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Guia do Serviço EcoFactura (Receptor)
da Generix Group Portugal
Este manual visa ser uma ajuda na utilização do Serviço On-Demand Ecofactura. São descritas as várias funcionalidades com base em vários printscreens retirados da aplicação. Os printscreens tentam proporcionar uma rápida adaptação ao utilizador a esta nova ferramenta de trabalho.
Tentou-se ao longo destas páginas não utilizar uma linguagem muito técnica para melhor facilitar a interpretação por parte do utilizador.
Em algum ponto em que lhe pareça menos claro, deverá entrar em contacto com o nosso Serviço de Apoio a Projetos e Clientes, através do portal http://mygenerixsupport.com ou em alternativa para o e-mail [email protected],caso não possua ainda conta.
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Índice Aceder ao Serviço Ecofactura ...................................................................................................................................................... 1
Menus ................................................................................................................................................................. 2
Documentos .......................................................................................................................................... 2
Visualizar documento em PDF .............................................................................................................. 3
Estado do Documento ........................................................................................................................... 3
Informação do documento.................................................................................................................... 4
Opções de Pesquisa ............................................................................................................................... 4
Exportar para XLS .................................................................................................................................. 6
Expandir Vista ........................................................................................................................................ 7
Administração ....................................................................................................................................... 8
Utilizador ............................................................................................................................................. 10
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Aceder ao Serviço Ecofactura
Para aceder ao serviço eInvoice deverá iniciar uma sessão no seu browser (Internet Explorer , Firefox ,
Chrome , etc) e no campo endereço escrever:
http://einvoice.generixpt.com De seguida pressionar a tecla ENTER. Esta ação fará surgir uma janela semelhante à apresentada na Figura 1.
Figura 1 - Janela inicial do Serviço eInvoice.
Deverá introduzir o username e a password enviados por e-mail. Após introduzido o “Nome de utilizador:” e a
“Palavra chave:” deverá selecionar o botão apresentado na Figura 1. Se os dados introduzidos estiverem corretos obterá uma janela semelhante à apresentada na Figura 2, que se trata da Janela inicial do repositório. A mesma encontra-se dividida em três grupos, Figura 2.
Figura 2 – Janela inicial dividida em três grupos.
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1. Menus O grupo 1 apresentado na Figura 2, incluí vários menus:
Documentos; Administração; Utilizador;
Cada menu será descrito nos pontos seguintes, com todas as suas funcionalidades. 2. Opções de Pesquisa
Aqui no grupo 2, são apresentados vários campos de filtragem para a listagem de documentos a surgir no grupo 3.
3. Listagem de Documentos O grupo 3 é onde é apresentado a listagem de documentos com bases nos critérios de filtragem definidos no grupo 2. Por defeito na listagem inicial os valores de opção de filtragem não estão ativos e são apresentados todos os documentos ordenados do mais recente para o mais antigo.
Menus
Documentos Quando selecionado o menu Documentos, terá o seguinte aspeto, Figura 3, idêntico ao apresentado na página
inicial.
Figura 3 - Menu Documentos.
Aqui poderá logo à partida visualizar alguns dados dos documentos processados pelo Ecofactura. A tabela
apresentada possui as seguintes colunas:
Info;
Estado (cor vermelha insucesso e cor azul sucesso);
Data Integração;
Tipo;
Numero;
Data Documento;
Emissor;
Recetor;
Sentido;
Total Documento;
Número de processamentos;
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As colunas poderão ser configuráveis, basta selecionar o botão e indicar as colunas pretendidas, assinalado a azul na Figura 3.
É possível para cada documento, visualizar ainda mais algumas opções que estão ocultas por defeito. Para as revelar deve selecionar um documento e carregar no botão assinalado da Figura 4.
Figura 4 - Documento selecionado.
Essa ação fará surgir as opções apresentadas na Figura 5 que serão descritas nos pontos seguintes.
Figura 5 - Opções documento selecionado.
Visualizar documento em PDF Nesta opção é possível efetuar uma visualização do documento selecionado, para tal deve selecionar o botão
apresentado na Figura 5. Essa ação fará uma visualização do PDF armazenado onde obterá um ficheiro PDF semelhante ao apresentado na Figura 6.
Figura 6 - Documento em PDF.
Estado do Documento
É possível na coluna estado, ver o estado em que o documento se encontra, . Aqui ficará registado o estado final do documento.
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Informação do documento
Na coluna Info, se selecionar o botão , fará surgir a seguinte janela, Figura 7, com todos os detalhes do processamento da mensagem.
Figura 7 - Visualizar detalhes do documento.
Terá possibilidade de ver as diferentes fases do processo em forma de tabela cronológica.
Opções de Pesquisa Para filtrar a listagem de documentos apresentada existem vários campos, Figura 8.
Figura 8 - Opções de Pesquisa.
Os campos são:
Nº documento: Número de documento que pretende consultar;
Tipo: Indicar o tipo de documento que pretende (Fatura, Nota de Crédito ou Débito);
Sub Tipo: indicar o subtipo do(s) documento(s) se aplicável;
Emissor: escolher o emissor do(s) documento(s);
Receptor: escolher o destinatário do(s) documento(s);
Estados: indicar o estado que pretende visualizar;
Data do Documento (desde): indicar a data inicial do(s) documento(s);
Data Integração (desde): indicar a data inicial de desmaterialização do(s) documento(s);
Nº Encomenda: indicar o número de encomenda a que se refere o documento se aplicável;
Data do Documento (fim): indicar a data final do(s) documento(s);
Data Integração (fim): indicar a data final de desmaterialização do(s) documento(s); Existe ainda a possibilidade de adicionar mais campos de filtragem, para tal deve selecionar o botão
que fará surgir novas opções, Figura 9.
Figura 9 - Opções avançadas de pesquisa.
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É possível adicionar filtragem dos seguintes campos, Figura 10.
Figura 10 - Campos possíveis adicionar para filtragem avançada.
Com os campos da Figura 10, é possível aplicar as seguintes condições, Figura 11.
Figura 11 - Opção da condição de filtragem do elemento.
Se houver a necessidade de adicionar mais campos de filtragem deve selecionar o botão . Esta ação fará adicionar outro elemento de filtragem, Figura 12.
Figura 12 - Adição de mais um elemento na filtragem avançada.
Para eliminar um elemento de filtragem deve selecionar . Após definidos todos os campos de filtragem, para visualizar os documentos aplicando essa filtragem deve
selecionar o botão e surgirá a listagem de documentos respetiva.
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Exportar para XLS Se pretender exportar uma listagem em Excel da listagem de documentos, deverá selecionar o botão
. Essa ação fará surgir a janela de exportação, Figura 13, onde questiona se pretende visualizar ou guardar o Excel exportado.
Figura 13 – Exportação do documento no formato XLS.
O documento que irá obter será semelhante ao apresentado na Figura 14.
Figura 14 - Documento com a exportação em formato XLS.
A listagem apresentada na Figura 14 apenas apresenta os documentos que respeitam a filtragem realizada e não
os documentos selecionado com .
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Expandir Vista Existe a possibilidade de aumentar o número de campos visíveis na listagem dos documentos, para o fazer deve
selecionar , que fará surgir uma listagem semelhante à apresentada na Figura 15.
Figura 15
Figura 15 - Listagem das colunas a adicionar ou remover.
Aqui poderá indicar as colunas que pretende visualizar, bastando selecionar o campo na listagem, Figura 15
ou remover as colunas, bastando retirar a seleção do campo.
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Administração Ao selecionar o menu Administração, acederá à Gestão de Utilizadores, Figura 16.
Figura 16 - Gestão de Utilizadores
Surgirá a listagem de utilizadores autorizados a aceder à conta EcoFactura, Figura 17.
Figura 17 - Listagem de utilizadores.
Para adicionar um utilizador adicional ao pré-configurado, deverá selecionar o botão , que fará surgir a janela para introduzir os dados do novo utilizador e definir as permissões, Figura 18.
Figura 18 - Dados de Identificação do utilizador a adicionar.
No menu Identificação deverão ser indicados os seguintes campos:
Endereço e-mail: E-mail do utilizador a adicionar e com o qual irá receber as facturas;
Nome Completo: Nome ou identificação do utilizador;
Password e Confirme a Password: Introduzir a password nos dois campos;
Número Telefone: Contacto telefónico do utilizador;
Lingua: Escolher uma das línguas disponíveis ;
Activo: Indicar se o utilizador fica activo ou não.
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Após preenchidos todos os dados obrigatórios no menu Identificação (campos assinalados com asterisco) passa-se ao menu Permissões, Figura 19.
Figura 19 - Permissões do utilizador a adicionar.
No menu Permissões é possível selecionar os seguintes campos:
Receptor EcoFactura: indicar se o utilizar recebe ou não os e-mails com as facturas;
Visualizar apenas documentos de Ecofactura: Para restringir o utilizador apenas a consultar documentos Ecofactura e não outras facturas EDI;
Reenviar Documentos: Possibilitar ao utilizador a possibilidade de emitir as facturas por e-mail novamente;
Anular Documentos: não aplicável no âmbito de receptor de Ecofatura;
Gerir utilizadores: indicar se o utilizador criado poderá ou não adicionar mais utilizadores à conta Ecofactura;
Associar sub entidades: No âmbito de parceiros com o mesmo NIF e vários sub-departamentos, indicar os sub-departamentos que o utilizador poderá ver. Exemplo: existe um Parceiro A com três sub-departamentos (1,2 e 3), e três utilizadores distintos (X, Y e Z) para consultarem as facturas de cada sub-departamento do parceiro A respectivamente. Foram dadas as seguintes permissões. Utilizador X -> Parceiro A_dep_1, utilizador Y -> Parceiro A_dep_2 e utilizador Z -> Parceiro A_dep_3
Associar entidades: Deverá introduzir as letras que identificam a entidades que este utilizador irá poder visualizar. Assim que houver uma entidade cuja letra indicada exista, Figura 20, aparecerá no campo. Basta selecionar e a entidade fica adicionada.
Figura 20 - Escolher entidades.
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Para concluir o processo de criação de um novo utilizador deverá selecionar o botão ou
.
Utilizador O menu utilizador, terá acesso aos dados pessoais associados à conta criada, Figura 21.
Figura 21 - Menu Utilizador.
É possível consultar e editar os dados do utilizador apresentados na Figura 22.
Figura 22 - Editar dados do utilizador.
Quando pretender guardar todas as alterações realizadas, deve selecionar o botão .
