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Macaé, Agosto de 2017. Guia do usuário – GED Perfil: Leitor

Guia do usuário GED Perfil: Leitor - IIS Windows Server · 02 Gestão Eletrônica de Documentos Navegadores Por se tratar de uma aplicação web, o GED é acessado a partir de um

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Macaé, Agosto de 2017.

Guia do usuário –GEDPerfil: Leitor

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01 Gestão Eletrônica de Documentos

Introdução

Este guia de referência visa abordar as funcionalidades padrões do dia-a-dia daaplicação de guarda eletrônica de documentos – GED, capacitando os integrantesda OOG Unidade Perfuração e permitindo o uso fundamental da ferramenta paraos usuários que possuem perfil de Leitor.

Ao término dos estudos você estará apto a:

Pesquisar documentos por Unidade ou Especialidade;

Pesquisar se há algum documento da UNP para um determinado assunto ou palavra;

Localizar um documento digital que outra pessoa armazenou;

Evidenciar que um determinado documento existe em casos de auditoria;

Visualizar um preview do documento sem baixá-lo para sua máquina;

Listar os documentos que existam em um determinado departamento.

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02 Gestão Eletrônica de Documentos

Navegadores

Por se tratar de uma aplicação web, o GED é acessado a partir de um navegador com suporte a CSS 3 e HTML 5.

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03 Gestão Eletrônica de Documentos

Iniciando o GED

Para facilitar o acesso offshore, o GED está instalado no servidor local de cadaUnidade. Por isso, cada sonda possui sua própria URL de acesso:

ged.oog.comURL de acesso da Base

o1.ged.oog.comURL de acesso da ODN1

o2.ged.oog.comURL de acesso da ODN2

o3.ged.oog.comURL de acesso da ODN3

n6.ged.oog.comURL de acesso da N06

n8.ged.oog.comURL de acesso da N08

n9.ged.oog.comURL de acesso da N09

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04 Gestão Eletrônica de Documentos

Iniciando o GED

Abra o navegador e digite a URL correspondente à sua unidade.

Após digitar a URL, o login será automático e a home da aplicação será exibida.

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05 Gestão Eletrônica de Documentos

Detalhando a Home

Dashboard do usuário logado: Relatórios, Rascunhos, Notificações, Pendências, Configurações.

Detalhes da versão instalada. Importante para acionar suporte

Menu funcional: as opções podem variar conforme o perfil do usuário

Ao clicar no logotipo da Odebrecht, você será direcionado para a página inicialEsconder/mostrar

menuUsuário Logado

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06 Gestão Eletrônica de Documentos

Atualizando as Configurações Pessoais

Para a melhor visualização dos documentos, cada usuário deverá atualizar suas configurações pessoais conforme os passos abaixo:

A partir disso, selecione “Configurações Pessoais”

Passo 1 Clique na engrenagem na parte superior à direita da tela

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07 Gestão Eletrônica de Documentos

Configurações Pessoais

As configurações ao lado foram pensadas para que a sua pesquisa de documentos aconteça da melhor maneira possível, a partir da árvore de Locais de Guarda construída.

Siga o padrão indicado para ter a melhor experiência com o GED!

Página inicial padrão: Locais de Guarda

Unidade padrão: UNP – Gestão

Idioma: Português

Tipo de ordenação: Alfabética crescente

Locais de Guarda e Tipos de documento - visualização: Árvore

Passo 2

Após preencher, clique em salvar

Altere somente os campos destacados, de acordo com as instruções abaixo.

BORDO: Preencha aqui o seu nome completo

BASE: Preencha aqui o seu cargo

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08 Gestão Eletrônica de Documentos

Configurações Pessoais

Atenção integrantes de Bordo:

Considerando que o login dos integrantes de bordo são realizados por função, é obrigatório que O CAMPO NOMESEJA ATUALIZADO A CADA EMBARQUE.

Passo 2

Após preencher, clique em salvar

BORDO: Preencha aqui o seu nome completo

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09 Gestão Eletrônica de Documentos

Configurações Pessoais

Após configurar, a página inicial será exibida dessa maneira: Esta configuração define a página

inicial de maneira a facilitar a

pesquisa por Locais de Guarda.

Este símbolo indica que você não possui acesso aos documentos daquele Local de Guarda

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10 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisa de Documentos – Página Inicial

A página inicial foi configurada para possibilitar a pesquisa por Locais de

Guarda. Os Locais de Guarda são os locais de armazenamento dos

documentos e foram segmentados para facilitar a pesquisa dos documentos

das unidades. Dessa maneira, será possível encontrar facilmente o tipo

documental referente a determinada especialidade de cada Unidade.

Pesquisa por Locais de Guarda

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Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda

Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIIIClique no “+” ao lado da caixa SIGOP para abrir os locais das unidades marítimas e da Base.

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12 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda

Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Clique no “+” ao lado da unidade desejada. Nesse exemplo, estamos procurando por documentos da NorbeVIII.

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13 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda

Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII A estrutura de documentos do GED está

segmentada em Unidades / Área ou

Especialidade emissora do documento / Tipo

de Documento. No exemplo ao lado temos:

7. N08 SIGOP = Unidade

7.5 SUBSEA = especialidade offshore

responsável pela emissão do documento

7.5.1 INSTRUÇÃO DE TAREFA = tipo de

documento

Clicando no “+” aparecerão as subpastas

daquela pasta. Clicando no “–” as subpastas

são recolhidas.

O símbolo “✔” indica que existem documentos

ali. O símbolo “✔” indica que aquele é um

local de guarda organizacional (dentro dele

existem sublocais que podem possuir mais

sublocais ou documentos)

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14 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisa de Documentos – Página InicialPesquisa por Locais de Guarda

Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIIIClique na lupa

para visualizar os documentos.

Lembre-se que só existem documentos onde “✔” for verde!

Clique no local para visualizar as suas características e

informações.

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15 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisa de Documentos – Página InicialEx: Local de guarda Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII

Após clicar no local de

guarda, o GED traz como

resultado as informações

e detalhes do local onde

estão as instruções de

tarefa da Norbe VIII da

especialidade Subsea.

Os integrantes também podem

acessar os documentos deste

local de guarda clicando neste ícone.

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Pesquisa de Documentos – Página InicialEx: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII

Após clicar na ou no ,

o GED traz como resultado

todas as instruções de

tarefa da Norbe VIII da

especialidade Subsea.

A mesma lógica se repete

para todos os documentos

das unidades.

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Outros Tipos de Pesquisa

Os outros métodos de pesquisa são:

Listar, Encontrar e Minhas pesquisas.

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18 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Listar

Utilizando a função LISTAR, o usuário realiza a pesquisa utilizando como critérios iniciaiso Local de Guarda e o Tipo Documental, podendo posteriormente filtrar os resultados

com critérios baseados nos Atributos dos documentos listados.

Insira o local de guarda que contém os documentos que deseja listar. Obs: somente os locais de guarda publicáveis “✔” possuem

documentos.

Insira o tipo documental que deseja listar.

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Outros Tipos de Pesquisa

Exemplo de aplicação da busca Listar

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20 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Minhas Pesquisas

Utilizando a função “Minhas Pesquisas”, o usuário poderá criar pesquisas personalizadas utilizando vários critérios distintos,

podendo inclusive salvar esse método de pesquisa para utilizar posteriormente.

Ao clicar neste botão ousuário tem a opção decriar uma buscacustomizada

Local onde estãodisponibilizadas asbuscas salvas.

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Minhas Pesquisas

Neste método é apresentada ao usuário uma tela com váriasopções de filtros para a definição de uma pesquisa compostaque pode ser salva para ser repetida posteriormente. Épossível combinar critérios de busca como Local de Guarda eTipo de Documento, além de adicionar filtros

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Minhas Pesquisas

São apresentados ao usuário os campos Local de Guarda e Tipos deDocumento, além de filtros customizáveis que podem ser somados de formadinâmica, utilizando os operadores booleanos “E” ou “OU”. Preenchendo umou vários desses critérios e pressionando a tecla PESQUISAR, serãoapresentados imediatamente abaixo os Documentos que correspondem aocritério preenchido.

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Minhas Pesquisas

Clique aqui e salve suabusca avançada

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Meus Documentos

Clique aqui e visualizeas buscas salvas ecompartilhadas comvocê

Compartilhe suas buscascom outros integrantes

Suas buscas salvas

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Meus Documentos

Suas buscas salvas

Buscas compartilhadas com você

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Outros Tipos de Pesquisa

Encontrar Utilizando a função ENCONTRAR o usuário pode alternar entre métodos de pesquisa diferentes, cada um destes métodos tem

um comportamento diferente de acordo com os critérios de busca selecionados.

Ícone lupa: identifica de maneira ilustrativa que o método de pesquisa usado é por palavra-chave

Campo de busca: onde devem ser informados os argumentos da busca (nesse caso, as palavras-chave)

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por palavra-chave

Imagine que você queira buscar o maior número de documentos referente a determinada especialidade/assunto.

Para esses casos, o ideal é que se faça a pesquisa por palavra-chave. Esse é o tipo de pesquisa que chamamos de Google like. Nesse tipo de pesquisa palavras-chave são digitadas e procuradas:

no Título;

nas Tags (se houver);

no(s) atributo(s) (informações) customizado(s), se houver;

no conteúdo de arquivos que foram anexados, se houver;

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por palavra-chave

Exemplo de pesquisa por palavra-chave:

Quero pesquisar os documentos referentes ao “moonpool”.

O GED aguarda que a tecla ENTER seja pressionada para identificar o termo.

ENTER

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por palavra-chave

O GED retornou os documentos que contém a palavra “moonpool”, dentro dos critérios de pesquisa.

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30 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por palavra-chave

Você pode filtrar ainda mais a sua pesquisa adicionando outra(s) palavra(s)-chave. Suponha que você decida ver documentos da Norbe VIII relacionados ao “moonpool”. Para isso, adicionei à pesquisa a sigla n08, que é a informação que identifica todos os documentos da Norbe VIII.

Siglas das unidades:ODN 1 OD1ODN 2 OD2ODN 3 OD3Norbe VI N06Norbe VIII N08Norbe IX N09

IMPORTANTE!

Não se esqueça de pressionar o Enter para cada termo da pesquisa

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31 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Tipos de Documento

Para ativar este modo de pesquisa clique no ícone da Lupa e selecione Tipos deDocumento:

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32 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Tipo de Documento

Com o método de Pesquisa por Tipos de documento, no campo de busca, deve-sedigitar nomes (parciais ou totais) relacionados à Tipos de Documento para compor ocritério de busca.

Ao pressionar a tecla ENTER, o resultado da busca será exibido imediatamente abaixo.

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Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Tipo de DocumentoA busca retornou os documentos referentes ao critério da pesquisa: instrução de tarefa

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34 Gestão Eletrônica de Documentos

Outros Tipos de Pesquisa

Pesquisa por Tipo de Documento

Com a definição do Tipo Documental, podemos continuar refinando o resultado dapesquisa. Ao digitarmos mais um termo, o GED exibe a lista de documentosconsiderando também os demais termos usados como critérios de pesquisa.

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35 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Nenhum documento encontrado

Caso o(s) termo(s) não seja(m) encontrados, o GED não exibe nenhum documento

e no rodapé visualizamos a mensagem “Sem informações!”:

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Pesquisar

Ordenar resultado

Usando a caixa de ordenação, o GED permite que o resultado da busca seja ordenadocom as seguintes opções:

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37 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Ordenar resultado

Alfabética crescente (TÍTULO)

Alfabética decrescente (TÍTULO)

Data crescente (PUBLICADO EM)

Data decrescente (PUBLICADO EM)

Orientamos as suasconfigurações para oordenamento padrão emAlfabética Crescente.

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Pesquisar

Pesquisar – resultado – Análise de Cores

No resultado de uma pesquisa, note que, imediatamente abaixo do Título do Documento, o GED apresenta uma barra com cores.

Cada cor representa onde o critério informado na busca foi encontrado naquele documento, conforme a seguinte legenda:

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39 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Análise de CoresSignifica que a palavra digitada durante a pesquisa foi encontrada no título e no conteúdo do documento (arquivos).

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40 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Modos de Exibição

O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis:

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41 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Modos de Exibição

O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis:

Grade: Exibe uma miniatura para cada documento encontrado. Permite visualizarminiaturas dos anexos um a um (alternando com as figuras das setas esquerda edireita);

Lista: Exibe uma linha para cada documento encontrado. Para consultar odocumento, clique no Título ou no botão Acessar ou no botão Visualizar ;

Galeria: Exibe uma miniatura para cada anexo (arquivo) do documento, permiteselecionar um ou mais arquivos para compartilhar, por exemplo.

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42 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Modos de Exibição

Exemplo de Exibição em Grade

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43 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Modos de Exibição

Exemplo de Exibição em Lista

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44 Gestão Eletrônica de Documentos

Pesquisar

Pesquisar – resultado – Modos de Exibição

Exemplo de Exibição em Galeria

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Macaé, Agosto de 2017.

Obrigada!