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03 Introdução
06 A importância do planejamento de um orçamento empresarial
09 Os passos para elaborar o orçamento empresarial
21 Coloque o plano orçamentário em prática
24 Monitore as finanças e os resultados do plano
28 Conclusão
30 Sobre a Focco
CAPÍTULOINTRODUÇÃO
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INTRODUÇÃO
As finanças de uma empresa são um dos melhores
indicadores sobre a saúde do negócio, mas você
sabe como controlar esse campo tão importante
da organização? Acha que é preciso ter muitas
habilidades na área contábil? Acredita que tem o
entendimento necessário para criar um planejamento
de orçamento empresarial?
Ainda que as competências de um bom tomador de
decisão com conhecimento amplo sobre o negócio
englobem a capacidade de fazer um orçamento de
qualidade, muitos empresários ainda têm dúvidas
sobre os procedimentos necessários.
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INTRODUÇÃO
Escrevemos este guia para explicar a importância de
planejar um orçamento para a empresa, quais são os
passos para criar esse orçamento, como colocá-lo em
prática e por que monitorar o desempenho desse plano.
Continue a leitura deste material e fique por
dentro do assunto!
CAPÍTULOA IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL
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A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Toda empresa que deseja alcançar seus objetivos
de negócio com sucesso precisa de organização e
planejamento das atividades. Dentro desse plano não
pode faltar a definição do orçamento.
O orçamento empresarial é o que vai ajudar a definir a
complexidade e a duração das ações necessárias para
atingir as metas — afinal, elas dependem de recursos
financeiros, que são limitados.
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A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE UM ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Além disso, planejar o orçamento é uma forma de
evitar imprevistos, visto que ele permite estimar
os custos da empresa nos meses seguintes e
prever que tipo de investimentos é possível fazer,
de modo que as contas não fiquem no vermelho.
Podemos dizer que o orçamento é uma espécie
de restrição, um controle que guia os próximos
passos da empresa em busca dos seus objetivos.
Trata-se também de uma maneira de forçar os
tomadores de decisão a pensar à frente e orientar
melhor as tarefas administrativas e a escolha das
táticas, das ferramentas e de outros recursos de
uma estratégia.
Ao fim do período para o qual se estabeleceu o
orçamento, é fundamental que seja realizada
uma comparação entre os custos previstos e
as despesas reais. Uma avaliação detalhada
vai demonstrar se a sua equipe foi eficiente ao
respeitar as restrições ou se o orçamento foi
mal planejado e precisa ser preparado com mais
atenção da próxima vez.
CAPÍTULOOS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
É possível organizar um orçamento
empresarial de diversas formas, mas podemos
completar esse processo na forma de um
documento que pode ser elaborado em quatro
passos principais, como vamos ver a seguir.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
ANALISE A SITUAÇÃO ATUAL DA EMPRESA
A primeira etapa consiste em documentar
a situação da empresa, tanto em termos de
aspectos internos quanto externos. Comece
registrando os seguintes elementos:
• faturamento;
• taxa de crescimento no último período;
• previsões de crescimento — ou retração — do mercado;
• despesas e investimentos (trataremos sobre investimentos na seção 3.3.);
• porte (número de funcionários);
• tempo em operação;
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
• objetivos de negócio (aumentar o lucro, aumentar o reconhecimento da marca, conquistar mais clientes, educar o mercado etc.);
• perfil dos clientes (gênero, faixa etária, localização, classe social, interesses etc.);
• principais concorrentes;
• diferenciais de mercado;
• forças e fraquezas;
• ameaças e oportunidades.
Essas informações ajudarão a dar uma visão
geral sobre o contexto em que a companhia
se encontra, como está o seu desempenho
financeiro e quais são as perspectivas para o
futuro. Com isso em mãos, podemos ir para a
próxima etapa.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DEFINA AS METAS PARA O FUTURO DO NEGÓCIO
Com um entendimento profundo do negócio e uma noção
adequada dos objetivos que a empresa deseja atingir, temos
condições de definir as metas financeiras. Elas vão indicar o
progresso das ações e se elas estão levando a organização
para mais próximo do sucesso ou não.
As metas podem envolver os valores esperados
principalmente com:
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
• despesas fixas (custos que permanecem os mesmos, não importando se a empresa faturou mais ou menos, como seguros e aluguéis);
• despesas variáveis (normalmente são custos que variam conforme a produção, como matéria-prima);
• despesas semi-variáveis (são custos recorrentes, mas que variam conforme o volume de negócios, como as despesas com publicidade, energia elétrica e remuneração dos colaboradores);
• custos de produção;
• recursos humanos;
• investimentos.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Tenha em mente que elas devem ser realistas,
de forma que não forcem a equipe a trabalhar
com recursos insuficientes. As metas têm a
função de incentivar e desafiar o time a ter
um bom desempenho, e não de desmotivá-lo.
Vale lembrar que as metas devem considerar
as questões estratégicas do negócio.
Portanto, é essencial que haja a participação
de representantes das equipes de todos os
departamentos para assegurar que as metas
façam sentido e que seus respectivos times
possam se comprometer a alcançá-las.
Certifique-se de criar processos gerenciais
para acompanhar o cumprimento das metas
e escolha indicadores de desempenho que
permitam mensurar se essas metas de fato
foram atingidas.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Suponha que o objetivo da sua empresa seja aumentar
a lucratividade, ou seja, a relação entre o lucro e
a receita total. Com base nisso, ficou definido que
determinado departamento deveria cortar custos com
um certo serviço porque o gestor responsável afirmou
que a sua equipe conseguiria os mesmos resultados
sem precisar pagar por ele.
Nesse sentido, as metas para esse setor da empresa
poderiam ser:
• cancelar o serviço desnecessário;
• criar um processo para que o time continue produtivo sem precisar fazer uso desse serviço.
Não se esqueça de estabelecer prazos — eles é que
contribuem para dar andamento ao plano e para
desenvolver um cronograma — e lembre-se que
as metas relacionadas ao orçamento nem sempre
envolverão apenas valores financeiros, como acabamos
de ver no exemplo.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DEFINA QUAIS SÃO OS INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS
Compreendidas as peculiaridades do negócio e definidas
as metas, podemos começar a pensar nos investimentos
necessários. A visão sobre o que é investimento e o que é
despesa pode variar de empresa para empresa, mas a ideia é
que um investimento seja algo que dê algum tipo de retorno
para a organização.
Sendo assim, em geral, quando falamos de contratação de
pessoal, compra de novas máquinas e equipamentos, expansão
da linha de produção, assinaturas ou licenças de ferramentas que
aumentem a produtividade e outras medidas do gênero, estamos
nos referindo a investimentos.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Uma maneira de mapear os setores que mais precisam de
investimentos é por meio de soluções de tecnologia voltadas
para o planejamento de recursos empresariais, como um
software de ERP (Enterprise Resource Planning).
Já que ele integra as informações de toda a empresa e as
disponibiliza em tempo real, você terá uma percepção bastante
clara sobre problemas de performance, efeitos de sazonalidades
e outros contratempos que a empresa conseguiria contornar com
um aporte aplicado de forma correta.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
ALOQUE O ORÇAMENTO DE ACORDO COM AS PRIORIDADES, NECESSIDADES E POSSIBILIDADES
Nesta etapa, já temos tudo o que é preciso para definir o
orçamento para cada um dos departamentos, mas como saber se
estamos alocando uma quantidade justa de recursos para eles?
É aqui que devemos determinar a alocação de recursos segundo
a prioridade, a necessidade e a possibilidade.
As atividades de prioridade mais alta são aquelas que exigem
ação imediata e que trarão benefícios em curto prazo para
a empresa quando colocadas em prática. O que puder ser
postergado ou que demore muito a dar resultado pode ser
considerado de baixa prioridade.
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OS PASSOS PARA ELABORAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Já as medidas necessárias são aquelas sem as quais
a organização não consegue operar ou sem as quais
não será possível alcançar os objetivos traçados
para o negócio. Há certas coisas que auxiliariam a
companhia, mas que não são imprescindíveis para o
seu funcionamento.
As possibilidades dizem respeito à viabilidade de
um recurso ser incorporado à rotina de trabalho da
empresa. Imagine que exista um equipamento de
última geração capaz de triplicar a sua produção, mas
que só é vendido no exterior e não tem condições
de ser importado. Ainda que não haja possibilidades
de investir nesse recurso em um primeiro momento,
pode ser interessante criar alertas para verificar
eventualmente se as possibilidades mudaram.
Ao combinar prioridade, necessidade e possibilidade
você conseguirá tomar decisões mais sensatas sobre
a alocação de recursos que realmente farão diferença
para os departamentos e estão, ao mesmo tempo, de
acordo com a situação financeira da organização.
COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA
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COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA
Depois que o orçamento empresarial estiver pronto,
começa a fase de colocá-lo em prática.
A primeira medida aqui é garantir que os gestores
tenham acesso rápido e fácil ao plano orçamentário.
Como esse documento provavelmente será atualizado
diversas vezes (vamos entender o motivo no capítulo 5)
durante o andamento do plano, vale a pena disponibilizar
um arquivo digital com acesso seguro em vez de distribuir
cópias impressas sempre que houver uma nova versão.
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COLOQUE O PLANO ORÇAMENTÁRIO EM PRÁTICA
Em seguida, certifique-se de que os gestores
consultem o documento constantemente
para que suas ações não sejam determinadas
apenas pelos objetivos estratégicos do
negócio. Não há como negar a relevância
dessa visão, mas ela precisa estar em
sintonia com o planejamento de orçamento
— só assim a empresa poderá crescer com
equilíbrio e harmonia.
Nesse momento se faz necessária a
implantação de uma cultura voltada ao
respeito do orçamento da empresa. Deixe
claro que supérfluos não serão aceitos —
defina o que são gastos supérfluos para
não haver mal-entendidos — e estimule os
gestores a buscarem por oportunidades de
redução de despesas ou formas de melhorar
a rentabilidade. Isso vai ajudá-lo a elaborar os
próximos orçamentos.
MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO
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MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO
Agora que o plano orçamentário está em prática, temos
que saber se ele está gerando resultados como deveria.
Não basta apresentar o plano para os responsáveis e
simplesmente esperar que eles o cumpram — é preciso
acompanhar periodicamente a execução das ações.
• Você pode programar reuniões mensais com as equipes para abordar os seguintes pontos:
• verificar o andamento das metas;
• analisar se houve a ocorrência de alguma despesa que não estava orçada;
• conferir se os colaboradores conseguiram reduzir custos mais do que o esperado;
• ouvir sugestões e o feedback dos envolvidos sobre as expectativas deles em relação ao plano (se parece factível, se estão confiantes, se isso mudou suas rotinas etc.).
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MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO
Aliado a isso, você deve obter informações
sobre a situação do fluxo de caixa, verificar
como está a previsão de reservas e examinar se
ainda existem dívidas pendentes.
Com esses dados disponíveis, é possível fazer
ajustes no plano orçamentário de modo a
corrigir eventuais erros e otimizar as ações
visando gerar resultados ainda melhores.
Inclusive, você pode usar a experiência com
essas análises para criar um orçamento ainda
mais preciso e completo no próximo período de
exercício da empresa.
Aliás, utilizando um sistema de ERP você
poderá controlar todo o orçamento da empresa.
Depois que ele estiver planejado e definido,
é possível inserir no software os valores
previstos para cada área e os valores realizados
conforme eles ocorrem. Assim, o programa
consegue gerar um comparativo entre as metas
estabelecidas e a realidade.
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MONITORE AS FINANÇAS E OS RESULTADOS DO PLANO
Mas atenção: tenha consciência de que o orçamento
empresarial é um documento em constante
desenvolvimento, e não um mapa fixo e inquestionável
sobre o futuro financeiro da empresa. Esteja ciente
também de que existem certas condições que não
estão sob o controle da empresa e, em caso de
mudanças, podem exigir adaptações.
Nossa última dica, portanto, é não se esquecer de revisar
o orçamento sempre que houver um acontecimento
importante, como atualizações na legislação ou uma
rodada de investimentos. Verifique ainda se a empresa está
se encaminhando para o rumo esperado e se a realidade se
assemelha às estimativas do planejamento. Se notar que
há algo de errado, não tenha medo de alterar o documento.
CAPÍTULOCONCLUSÃO
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CONCLUSÃO
Muitos empresários ainda enxergam o orçamento
como uma ferramenta que atua contra a própria
empresa, mas a verdade é que isso só ocorre em
casos de planejamento descuidado, divulgação
insuficiente das informações desse plano, falta de um
acompanhamento atento e ausência de flexibilidade
para fazer alterações diante de mudanças.
O orçamento jamais pode ser um limitador do
sucesso da companhia — muito pelo contrário!
Ele é que vai ajudar a promover as ações futuras
com mais responsabilidade, sem deixar de lado
os objetivos estratégicos do negócio.
Por esse motivo, vale a pena seguir todas as
etapas que explicamos neste material. Por mais
trabalhoso que seja esse processo, sua execução
atenta — e com o auxílio de softwares como um
sistema de planejamento de recursos empresariais
— será capaz de dar mais controle e dinamismo
à empresa, permitindo um domínio maior sobre a
saúde financeira do negócio e proporcionando uma
capacidade de crescimento muito mais poderosa.
A Focco é uma empresa que há 27 anos
oferece as melhores práticas de gestão ao
mercado. Com experiência e profissionais
que entendem os segmentos em que atuam,
conhecemos bem o negócio dos nossos
clientes e, junto com ferramentas de ponta,
oferecemos um serviço decisivo para o
crescimento da sua empresa!
