Guia Pratico UPO

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Text of Guia Pratico UPO

  • GUIA PRTICO DO SISTEMA INTEGRADO DE PROTOCOLO DO

    ESTADO DO RIO DE JANEIRO UPO

    ELABORADO POR: TEN CEL BM QOC/91 JOO LUIZ OLIVEIRA DE MORAES - SUSAD/SEDEC

    JUNHO/2006

    GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL

    SUBSECRETARIA ADJUNTA ADMINISTRATIVA

  • Elaborado por Ten Cel BM QOC/91 - JOO LUIZ OLIVEIRA DE MORAES SUSAD/SEDEC

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    SUMRIO PAG.

    Introduo ......................................................................................................... 3Sobre o Sistema Integrado de Protocolo - UPO ............................................... 41 - Acessando o Sistema Integrado de Protocolo UPO ................................. 62 - Utilizando os Dez Menus Existentes ............................................................ 82.1 - Incluso ..................................................................................................... 82.1.1 - Incluso de Processo do rgo ............................................................ 82.1.2 - Incluso de Processo de Outro rgo ................................................... 92.1.3 - Incluso de Documento Gerador ........................................................... 112.2 - Transao de Processos/Documentos ..................................................... 122.2.1 - Carga ..................................................................................................... 122.2.2 - Alterao de Processo/Documento ....................................................... 142.2.3 - Alterao de Carga de Processo/Documento ........................................ 152.2.4 - Anexao de Processo/Documento ....................................................... 162.2.5 - Desanexao de Processo/Documento ................................................. 172.2.6 - Excluso de Processo/Documento ........................................................ 182.3 - Transao de Documentos Geradores ..................................................... 192.3.1 - Carga de Documento Gerador ............................................................... 192.3.2 - Alterao de Documento Gerador ......................................................... 202.3.3 - Alterao de Carga de Documento Gerador ......................................... 212.3.4 - Anexao de Documento Gerador ........................................................ 232.3.5 - Desanexao de Documento Gerador .................................................. 242.3.6 - Excluso de Documento Gerador .......................................................... 252.3.7 - Transformao de Documento em Processo ........................................ 262.4 - Guia via Internet ........................................................................................ 272.4.1 - Emisso de Guia de Remessa - Processo/Documento ......................... 272.4.2 - Emisso de Guia de Remessa - Documento Gerador ........................... 292.4.3 - Emisso de Guia de Remessa - rgo ................................................. 302.4.4 - Reemisso de Guia de Remessa .......................................................... 312.5 - Tarefas Administrativas ............................................................................ 312.5.1 - Relatrios ............................................................................................... 312.5.2 - Tabelas .................................................................................................. 402.5.3 - Estatsticas Gerenciais .......................................................................... 482.5.4 - Administrao ........................................................................................ 512.5.5 - Guia Eletrnica ...................................................................................... 522.6 - Consulta .................................................................................................... 532.6.1 - Consulta por Processo/Documento ....................................................... 532.6.2 - Consulta por Documento Gerador ......................................................... 542.6.3 - Consulta por Matrcula ........................................................................... 552.6.4 - Consulta por Interessado ....................................................................... 562.6.5 - Consulta por Ficha Nominal ................................................................... 572.6.6 - Consulta por Todas as Tramitaes ...................................................... 582.6.7 - Consulta por cdigo de Assuntos .......................................................... 592.6.8 - Consulta por Palavra-Chave .................................................................. 602.6.9 - Consulta por Processo/Documento - Faixa Numrica ........................... 602.6.10 - Consulta por Tramitao no rgo ...................................................... 612.6.11 - Consulta por Recebimento por Processo ............................................ 622.6.12 - Consulta por Tramitaes Efetuadas pelo rgo ................................ 642.7 - Portal ......................................................................................................... 652.8 - Sair ............................................................................................................ 652.9 - Ajuda 662.10 - Imprimir Tela Principal ............................................................................ 66

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    Introduo A utilizao do UPO, operando modernamente via internet, obrigatria para a administrao pblica direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro, conforme o que estabelece o Decreto Estadual n 31.634, de 06/08/2002. A Subsecretaria Adjunta Administrativa (SUSAD), organismo da Secretaria de Estado da Defesa Civil (SEDEC), com o objetivo de facilitar a orientao e dirimir possveis dvidas dos operadores do Sistema de Controle de Processos e Documentos UPO (assim identificado no menu de ajuda do Portal Corporativo do PRODERJ) e, tambm, denominado Sistema Integrado de Protocolo UPO (Decreto Estadual n 31.634, de 06/08/02), apresenta este conjunto de instrues, organizadas como guia para os usurios do sistema UPO, que se encontram no menu Ajuda (daquele sistema). A vantagem deste guia prtico para os servidores a possibilidade de operar o sistema e, ao mesmo tempo, afastar as dvidas que surjam sem necessidade de abrir a tela da Ajuda, o que, certamente, para a maioria dos que venham a oper-lo, representaria dificuldade. Como todo trabalho que se presta facilitao do uso de um sistema, deve-se considerar o princpio do dinamismo, isto , este guia prtico poder ser melhorado. Para tanto, alm dos Oficiais colaboradores sua feitura, pertencentes a esta SUSAD Ten Cel BM Roberto Marinho, Ten Cel BM Fumaux, Ten Cel BM De Moraes e Maj BM Carlos Godoy, contamos com o auxlio dos operadores visando o aperfeioamento desta ferramenta. Para efeitos deste guia, utilizar-se- a denominao Sistema Integrado de Protocolo UPO ou simplesmente UPO. ADENIL RIBEIRO DA SILVA Cel BM Subsecretrio Adjunto Administrativo da SEDEC

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    Sobre o Sistema Integrado de Protocolo UPO O UPO foi desenvolvido no final da dcada de 80, em ADABAS/NATURAL, sendo executado no mainframe. No incio do ano 2000, o sistema sofreu uma reestruturao evolutiva atendendo novas demandas de modernizao do Estado. A partir de outubro de 2001, recebeu interface grfica resguardando todo o investimento anterior, mantendo a integridade, confiabilidade e segurana dos dados. O UPO foi pioneiro na Amrica Latina na utilizao de uma soluo que aproveita toda a estrutura de da plataforma original, disponibilizando-a no ambiente WEB. O UPO permite o gerenciamento de processos e documentos da administrao pblica, desde a formao at o arquivamento, possibilitando a integrao dos rgos da administrao direta e indireta do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro. O Sistema UPO representa, desde sua implantao, a melhoria no atendimento ao cidado e a otimizao dos procedimentos administrativos, possibilitando a transparncia das aes governamentais para a sociedade e para os parceiros do governo em seus negcios. O controle e a tramitao de processos administrativos e documentos so executados cada vez que um funcionrio de um dos rgos estaduais cria, altera ou movimenta um expediente. Isso representa, por ms, milhares de acessos ao sistema. O Sistema Integrado de Protocolo - UPO proporciona a execuo de uma srie grande de procedimentos referentes ao cadastro, controle e pesquisa dos diversos tipos de expedientes (documentos e processos), tanto os produzidos pelos rgos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, como aqueles recebidos de outras esferas de governo. Dentre as vantagens que o sistema oferece, podemos citar: 1 - Localizao de todo tipo de expediente (documentos oficiais e processos

    administrativos) que esteja com carga para um determinado departamento, diviso, coordenao, coordenadoria, seo ou servidor militar ou civil de um rgo da estrutura do Governo do Estado do Rio de Janeiro ou fora dela;

    2 - Conhecimento e controle da quantidade e a relao dos expedientes em

    processamento, em determinado momento e em qualquer rgo; 3 - Verificao da ltima providncia adotada quanto determinada matria; 4 - Facilitao na localizao de um expediente, mesmo desconhecidos seu nmero,

    espcie e rgo gerador, atravs de qualquer das palavras-chave ou da matrcula ou nome do interessado ou do assunto;

    5 - Indicao da desnecessidade da produo de expediente sobre matria j

    tratada em outro regularmente cadastrado no sistema, possibilitando adoo de providncias incontroversas;

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