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Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
1
Associações Comunitárias de Poupança e Empréstimo (ACPE)
Guião de Formação do Oficial de Campo Versão 1.05
11 de Dezembro 2015
Hugh Allen e Mark Staehle
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Conteúdos
Prefácio ............................................................................................................................. 3
Acrónimos ......................................................................................................................... 4
Introdução para o Oficial de Campo .................................................................................... 5
Parte 1 O que é uma ACPE? ................................................................................... 6
Parte 2 Calendário de operações ............................................................................. 8
Parte 3 Reuniões preparatórias ............................................................................... 9
Reunião A: Orientação dos líderes locais e oficiais governamentais .........10
Reunião B: Introdução da ACPE à comunidade ........................................12
Reunião C: Primeira reunião com ACPEs potenciais ................................13
Parte 4 Módulos de formação 1 - 7 .........................................................................15
Módulo 1: Grupos, liderança e eleições...................................................16 Módulo 2: Desenvolvimento de políticas e regras para o Fundo Social, compra de acções e actividades de crédito .................19 Módulo 3: Desenvolvimento dos Estatutos do Grupo ..............................22 Módulo 4: Primeira reunião de poupança ................................................22 Módulo 5: Primeira reunião de desembolso de empréstimos ..................26 Módulo 6: Primeira reunião de reembolso de empréstimos .....................30 Módulo 7: Distribuição e graduação ........................................................36
Parte 5 Agentes Comunitários como formadores ....................................................38 Annexos ............................................................................................................................41
1 Procedimentos eleitorais .............................................................................41
2 Estatutos .....................................................................................................42
3 Kit................................................................................................................46
4 Guião consolidado do Oficial de Campo para os procedimentos das
reuniões ......................................................................................................48
5 Uso das cadernetas ....................................................................................52
6 Recolha de dados para o Sistema de Informação Gerencial .......................56
7 Contrato entre uma ACPE e um Agente Comunitário: Formato ...................61
8 Gestão do tempo do Oficial de Campo ........................................................62
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Prefácio
O objectivo deste manual
Este manual é parte duma série de dois: o primeiro para ser usado pelos Oficiais de Campo (OC) e o segundo pelos Agentes Comunitários (AC)1.
Os OCs são pessoal assalariado duma Agência Facilitadora (AF) ou das suas organizações parceiras, que iniciam e formam Associações Comunitárias de Poupança e Empréstimo (ACPE).
Os ACs são formadores baseados nas comunidades que não são pagos pelo projecto.
Estes manuais foram desenvolvidos para oferecer orientações práticas aos OCs e ACs sobre como treinar as ACPEs, duma forma simplificada. Evitámos de propósito apresentar um sistema de formação passo a passo, pois as organizações implementadoras podem ter as suas próprias abordagens pedagógicas. Em vez disso, temos especificado o que é que se tem que alcançar, focalizando mais os resultados e procedimentos ao nível do grupo.
Aproveitamento dos Agentes Comunitários
É cada vez mais evidente que uma das melhores maneiras de expandir o alcance com um custo mais baixo é treinar ACs que vivam nas comunidades visadas. Os ACs formam as ACPEs por uma remuneração – paga pelas ACPEs, eliminando assim a necessidade de apoio técnico externo a longo prazo. A maior vantagem desta abordagem é que se continua a formar (e apoiar) novas ACPEs mesmo depois de acabar o projecto.
Sabemos que isto funciona.
Em 2002 em Zanzibar, a CARE deixou 43 ACPEs e um grupo de ACs independentes. Cinco anos depois, estes 43 ACPEs tinham aumentado para mais de 250, sem investimentos adicionais por doadores.
Durante mais de 10 anos, todas as novas ACPEs da CARE em Níger no seu projecto de MMD têm sido formadas por CAs que são remunerados pelos seus serviços pelas ACPEs.
Todas as grandes agências de desenvolvimento que promovem micro-finanças baseadas nas comunidades estão a usar alguma variação do modelo com AC.
What’s new: Revisions to Version 1.05
This revised and updated version of the Field Officer Training Guide incorporates the following changes:
Changes to loan record-keeping. In the past few years it has become clear that loan record-keeping is the most problematic area for the Record-keeper. We have tested a passbook in which the total amount owing by the borrower is included as a separate line, removing the need to make a mental calculation of principal balance, service charge due and total owing. This has been field tested extensively and is considered to have clarified and simplified the loan repayment calculation process.
Hugh Allen e Mark Staehle
11 de de Dezembro 2015
1 Nota dos tradutores: Na tradução deste manual para português, optámos pelo uso do masculino na designação das
pessoas e dos cargos (por exemplo: Contador de Dinheiro, Guardião da Caixa, etc.), reconhecendo que não é uma solução correcta, nem que corresponde à realidade, pois muitas vezes a maior parte das pessoas envolvidas nas ACPEs são mulheres. No entanto, achando pesado demais recorrer à repetição de 'ela/ele' ao longo do texto, preferimos esta forma tradicional do português de incluir no 'ele' tanto os homens como as mulheres, afim de melhorar a fluidez e a simplicidade do texto.
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Acrónimos
AC ............................................................................................................. Agente Comunitário
ACPE ou 'Associação' ou 'Grupo'............Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo
AF .......................... Agência Facilitadora, forma e financia as Organizações Implementadoras
CARE ......................................................... Cooperative for Assistance and Relief Everywhere
IMF.. ...................................................................................... …..... Instituição Micro-financeira
MMD...... .............................. Mata Masu Dubara ('Mulheres em Movimento' em língua hausa )
O projecto pioneiro de ACPE da CARE em Níger
OC ................................................................................................................. Oficial de Campo
ONG .................................................................................... Organização Não Governamental
TShs .............................................................................................................. Xelim tanzaniano
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Introdução para o Oficial de Campo Parabéns por ter sido seleccionado como Oficial de Campo (OC) para dar formação e apoio às Associações Comunitárias de Poupança e Empréstimo (ACPE)! Elas só vão prosperar através dos seus esforços: você está no cerne do programa.
O OC é uma pessoa paga que começa o seu trabalho directamente por iniciar ACPEs e, supervisada por um Supervisor a tempo inteiro, se responsabiliza por um conjunto de entre dez a quinze ACPEs para formar. Dá-se esta responsabilidade ao OC, porque as primeiras ACPEs criadas numa comunidade serão vistas como exemplo e por isso é importante que elas sejam um sucesso e operem duma forma correcta. Por esta razão é muito mais importante concentrar-se na qualidade destas primeiras ACPEs do que criar uma grande quantidade delas.
Uma vez que o OC tenha iniciado as primeiras ACPEs, ele observa cuidadosamente os membros para ver se há pessoas no grupo que possam também ser formadores das ACPEs. Depois de seis a nove meses, o OC selecciona um total de seis a oito pessoas que são capazes de fazer este trabalho (escolhidas das suas dez a quinze ACPEs) e começa a dar-lhes formação para serem formadores. Estas pessoas são chamadas Agentes Comunitários (AC) e a ideia é que elas sejam originárias das comunidades que vão servir e que, depois de algum tempo, elas próprias iniciem anualmente entre três a seis ACPEs, cobrando um preço pelos seus serviços, ou investindo nas ACPEs que servem. Nos anos a seguir, o OC só iniciará mais algumas ACPEs e funcionará a maior parte do tempo como supervisor dos ACs.
Depois de um ano de supervisão, o OC e o seu supervisor fazem um exame formal de cada CA e, ao passar o exame, o AC torna-se um provedor certificado e independente dos serviços de formação das ACPEs, com um rendimento estável. Nesta altura o OC passará para uma outra área recomeçando o processo.
Desta forma, o OC não só dá formação às ACPEs, como também está a construir um sistema auto-financiado de provisão sustentável de serviços que permitirá a criação contínua de novas ACPEs. O seu papel exige que seja habilitado como treinador, um bom planificador e gestor, e que esteja sempre à procura de boa qualidade. É muito importante enfocar na disciplina e nos procedimentos ao capacitar e aconselhar as ACPEs, assim como ao supervisar os ACs. É isso que dá sucesso às ACPEs. Deve seguir os procedimentos cuidadosamente, e ensinar as suas ACPEs a fazer o mesmo.
Os resultados dos seus esforços serão permanentes e você sentir-se-á satisfeito com o trabalho. Boa sorte!
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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1 O que é uma ACPE?
Uma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo (ACPE) é um grupo de dez a vinte e cinco pessoas que poupam dinheiro juntos e podem levar pequenos empréstimos a partir dessas poupanças. As actividades da ACPE têm lugar em 'ciclos' de mais ou menos um ano, depois do qual as poupanças acumuladas e os lucros são divididos entre os membros de acordo com as quantidades de dinheiro que cada um tem poupado.
A gestão das ACPEs é feita pelos membros. O pessoal do programa (OC) e os Agentes Comunitários (AC) dão formação aos membros, mas eles nunca gerem a ACPE, nem escrevem nas cadernetas nem tocam no dinheiro que pertence aos membros.
As ACPEs são formadas pelos Oficiais de Campo (pessoal assalariado do programa) ou pelos Agentes Comunitários (que recebem uma remuneração das ACPEs pela formação). Os Agentes Comunitários são membros das ACPEs que são identificados por terem a capacidade para formar outras ACPEs. O papel dum Agente Comunitário é:
formar novas ACPEs
assistir às ACPEs que formou quando estas quiserem assistência entre os ciclos (nas distribuições, mudanças de membros, alterações dos Estatutos, eleições..)
providenciar formação de reciclagem
assistir na resolução de conflitos
O primeiro ciclo duma ACPE é um ciclo de formação e supervisão com duração de pelo menos 36 semanas. Durante este primeiro ciclo, os Grupos têm encontros semanais. Isto pode ser alterado mais tarde, de acordo com a opinião do Grupo.
Os membros poupam através da compra de entre uma a cinco acções em cada reunião. O valor da acção é decidido pela ACPE no início de cada ciclo. Em cada reunião, todos os membros têm o direito de comprar entre uma a cinco acções. O valor da acção não pode ser alterado durante o ciclo.
Os membros podem decidir ter um Fundo Social, a ser usado para pequenas ajudas monetárias quando um membro tem algum problema. É obrigatório no primeiro ciclo, mas opcional nos ciclos a seguir.
O Fundo de Empréstimos consiste em dinheiro contribuído na forma de acções e lucros dos empréstimos (das taxas de serviço).
Todos os membros têm o direito de receber um empréstimo de um máximo de três vezes o valor das suas acções.
A taxa mensal de serviço para os empréstimos é definida pelos membros no início do ciclo na forma dum valor percentual. Não pode ser alterada durante o ciclo.
Os empréstimos são desembolsados e reembolsados uma vez em cada quatro semanas. Todos os empréstimos devem ser reembolsados num máximo de doze semanas durante o primeiro ciclo. O membro pode reembolsar as importâncias que quiser em cada reunião de empréstimos, mas deve reembolsar a totalidade dentro do período acordado.
Todas as transacções da ACPE são efectuadas nas reuniões em frente de todos os membros. Para assegurar que não há transacções fora das reuniões da ACPE, o dinheiro e as cadernetas são guardados numa caixa trancada com três cadeados. As três chaves são guardadas por três membros, nenhum dos quais é membro da Comissão de Gestão.
O roubo de caixas por outras pessoas é muito raro, mas os membros têm que se responsabilizar pela segurança.
Todos os membros têm uma caderneta individual. As compras de acções são registadas na primeira metade da caderneta usando um carimbo. Os empréstimos são registados no verso da caderneta. Os saldos do Fundo de Empréstimos e do Fundo Social são registados pelo
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Conservador do Registo num caderno e memorizados por todos os membros em cada reunião.
As cadernetas ficam fechadas na caixa entre as reuniões. Isto é muito importante, para evitar a falsificação dos registos das acções compradas pelos membros, ou a alteração dos registos dos empréstimos.
O Grupo tem uma Comissão de Gestão de cinco pessoas elegida para um ciclo. Os Grupos desenvolvem Estatutos que incluem as políticas do Grupo em relação ao Fundo Social, a compra de acções e a empréstimos. Cada membro tem um voto nas eleições da Comissão de Gestão e na elaboração dos Estatutos.
No fim de cada ciclo anual, todos os empréstimos em falta são recuperados e o Fundo de Empréstimos é distribuído. O Fundo de Empréstimos (que inclui os lucros) é dividido pelo número total das acções compradas pelos membros durante o ciclo, para calcular o valor da acção. Cada membro recebe então a sua parte, de acordo com o número de acções que comprou. Deste modo, não é preciso fazer nenhum cálculo complicado dos lucros.
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2 Calendário de operações
As ACPEs são formadas pelos Oficiais de Campo (OC) durante um período de pelo menos 36 semanas, de acordo com o calendário abaixo.
Fase preparatória: Oferece informação geral a membros potenciais da ACPE. Eles decidem se querem ser formados.
Fase intensiva: 12 semanas. Começa com quatro visitas na primeira semana e continua com seis visitas durante as seguintes 11 semanas.
Fase de desenvolvimento: 12 semanas. Três visitas só durante as reuniões de empréstimos.
Fase de maturidade: 12 semanas. Duas visitas: uma para supervisão leve e outra para ajudar a ACPE a preparar-se para a distribuição e para a graduação.
Figura 1: Calendário de formação e supervisão da ACPE
Nota: Os círculos vermelhos indicam a presença do Supervisor na primeira reunião de poupança, nas duas mudanças de fase e n distribuição.
Nota: O OC pode aumentar a frequência das suas visitas na fase intensiva e pode também prolongar a fase, se for necessário tempo adicional para a ACPE chegar a gerir com confiança a compra das acções sem ajuda. A frequência das visitas na fase de desenvolvimento não precisa de ser aumentada, pois todas as visitas têm lugar durante as reuniões de desembolso e de reembolso dos empréstimos.
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3 Reuniões preparatórias
A fase preparatória tem três objectivos:
obter permissão das autoridades e líderes locais para trabalhar numa área particular e ganhar o seu apoio para organizar um encontro público a fim de descrever como funciona o programa
descrever neste evento público como funciona o programa e como as pessoas podem ter mais informação
oferecer uma descrição detalhada do funcionamento duma ACPE: o que as pessoas precisam de fazer para participar e o que o OC se compromete a fazer
A tabela 1 abaixo apresenta a ordem em que estas reuniões têm lugar e o seu conteúdo.
Tabela 1: Reuniões Preparatórias
Reunião A
Supervisor e OC orientam os líderes locais e oficiais
governamentais
Reunião B
OC apresenta a ACPE à comunidade
Reunião C
Primeira reunião do OC com os grupos recem formados
Reunião aberta. Qualquer pessoa pode assistir. Normalmente organizada num lugar público, tal como mercado,
escola, igreja, mesquita, etc
Assistem só as pessoas que estão comprometidas a aderir a uma ACPE e que o demostram tendo se organizado num grupo
Apresentação da Organização Implementadora
Os grupos a serem visados
Os serviços a ofrecer
O papel dos líderes e administradores locais
Tipo de reunião
Conteúdo
Comentários
Como funciona a metodologia
Como as pessoas interessadas podem formar novas ACPEs
Descrição passo-a-passo de como funciona uma ACPE
Qualidades dos bons membros
Obrigações das ACPEs e dos OCs
Calendário da formação
Data e lugar da primeira formação
Isto pode levar mais do que uma reunião e pode envolver oficiais regionais, distritais e locais antes de chegar às comunidades.
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Reunião A: Orientação dos líderes locais e oficiais governamentais
Um projecto deve informar as administrações governamentais nos diferentes níveis sobre o que pretende fazer. Normalmente isto inicia-se ao nível do distrito (ou equivalente) e continua descendo até à comunidade local visada. Pode ser necessário mais do que uma reunião.
O mais importante é contactar os administradores e os líderes tradicionais. São eles que podem organizar uma assembleia pública e que têm acesso aos líderes com influência nas comunidades.
Quais são os assuntos a tratar nesta reunião
O Supervisor apresenta aos reunidos a si próprio, o projecto e a Organização Implementadora, assim como o OC.
A intenção e os objectivos do projecto: promover a capacidade de grupos na comunidade para mobilizar poupanças, usar estas poupanças para iniciar um fundo de empréstimos e um fundo social para ajudar os membros em emergências.
Uma ACPE vai oferecer:
A oportunidade para poupar e emprestar de forma flexível de acordo com as necessidades, e fazer lucros atractivos com as poupanças. As pessoas muito pobres vão ver que as ACPEs respondem à maior parte das suas necessidades de poupança e crédito, pois não há problemas tais como a exigência de depósitos mínimos avultados, cargos ocultos, procedimentos complicados ou dificuldades em ter acesso a empréstimos.
As ACPEs podem assistir os membros em caso de falecimentos, doenças ou desastres naturais, enquanto que os prestamistas locais podem não estar disponíveis para oferecer este serviço aos mais pobres.
As ACPEs ajudam os seus membros a aumentar a sua autoestima e a sua autoconfiança.
A história do projecto e de outros similares no mundo: existem mais de três milhões de pessoas pobres a gerir com sucesso as suas ACPEs no mundo inteiro. Mais de 90 por cento das ACPEs iniciadas conseguem manter-se unidas e continuar a funcionar bem por muitos anos.
As ACPEs são capacitadas para gerir as suas actividades durante um ciclo de entre nove meses a um ano. Um OC assistirá à maior parte das reuniões do Grupo para treinar e ajudar. Depois do primeiro ciclo, o Grupo começa a gerir-se sozinho.
Passado um ano, o OC seleccionará algumas pessoas das ACPEs que iniciou, para serem formadas e continuar o trabalho em troca de uma remuneração paga pelas ACPEs. Isto vai criar novos empregos locais e assegurar que as ACPEs tenham uma pessoa na comunidade que possa ajudar a resolver problemas.
O OC promete o seguinte à comunidade:
Confiabilidade
Integridade
A construção dum serviço sustentável apoiado pela comunidade e que terá um impacto económico importante. Particularmente as mulheres podem esperar ser beneficiadas.
O que é que o Supervisor precisa dos líderes governamentais e comunitários:
a sua permissão para o OC trabalhar na área
a mobilização por parte deles para que a comunidade assista a uma reunião pública, em que a metodologia da ACPE será explicada e os grupos comunitários convidados a
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participar
retroalimentação: o Supervisor deverá solicitar perguntas e comentários.
Os preparativos para a reunião pública: O OC assegura que alguém é responsabilizado para organizar a reunião e se define uma data em que o OC possa encontrar-se com toda a comunidade. A reunião deverá juntar uns 50-100 membros potenciais das ACPEs, assim como líderes locais (tais como líderes religiosos e grandes negociantes locais) que possam falar sobre o assunto em outras comunidades. O lugar e a data da reunião deverão ser acordados nesta ocasião para o OC poder planificar a sua presença.
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Reunião B: Apresentação da metodologia da ACPE à comunidade
Isto deveria ser um encontro alargado e aberto, que se anuncia atempadamente através dos líderes locais. Haverá muitas perguntas. O objectivo deste encontro é aumentar o interesse, para induzir muitos grupos potenciais a assistirem à reunião C.
O que explicar:
A intenção é iniciar grupos de poupança e empréstimo, geridos pelas comunidades, e que pertencem aos seus membros.
A promoção das ACPEs não é um programa do governo.
Todos os fundos usados para providenciar empréstimos aos membros vêm dos esforços dos próprios membros. O programa não dá nenhum dinheiro às ACPEs para emprestar aos seus membros.
O tamanho do Grupo não pode ser menor que dez membros ou maior que vinte e cinco.
Uma caixa metálica será vendida a cada Grupo. Ela tem três cadeados e contem todos os materiais necessários para gerir uma ACPE. Esta caixa não pode ser aberta entre as reuniões semanais.
Os membros das ACPEs serão capacitados em como poupar dinheiro regularmente, levar empréstimos a partir do dinheiro poupado e distribuir as poupanças e os lucros cada ano de acordo com as contribuições de cada pessoa.
O OC está lá só para ensinar o sistema ao Grupo. Os membros é que gerem as suas actividades, e o OC nunca pode:
mexer no dinheiro do Grupo
escrever nos registos do Grupo
levar a caixa de dinheiro
pedir um empréstimo
pedir um presente
A formação e supervisão levam mais ou menos nove meses. Passado este período, a ACPE fica independente e continua a operar sem ajuda. No entanto, o OC continua a estar disponível para conselhos e apoio.
O OC fica a trabalhar aproximadamente um ano numa localidade. Durante este tempo, o OC identifica pessoas locais que serão formadas para continuar o trabalho, supervisando-as para assegurar a alta qualidade contínua das ACPEs.
Os membros do Grupo a ser formado decidem onde e quando serão organizadas as reuniões.
Depois, o OC avisa a assembleia que ele voltará à comunidade numa data a combinar, para ver se há pessoas interessadas, e que vai nessa altura fazer os preparativos para começar a formação. Os interessados devem formar grupos de dez a vinte e cinco membros antes da Reunião C. Antes de encerrar o encontro, o OC enfatiza o seguinte:
Os membros devem conhecer-se e ter confiança uns nos outros.
Os líderes só serão eleitos depois do início da formação.
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Reunião C: Primeira reunião com ACPEs potenciais
Esta reunião será assistida apenas pelas pessoas interessadas em fazer parte duma ACPE e que já se organizaram em grupos de dez a vinte e cinco pessoas que se conhecem e confiam umas nas outras.
O que explicar:
O OC descreve os aspectos básicos duma ACPE:
Uma ACPE é criada para que as pessoas possam poupar e emprestar dinheiro e ter um fundo de emergência.
Os membros são auto-seleccionados e a ACPE é gerida pelos seus membros.
Cada Grupo tem Estatutos escritos e regras claras.
Algumas regras, tais como a quantidade a poupar, ou a taxa de serviço nos empréstimos, são decididas pelos membros.
Algumas outras regras, tais como a necessidade de eleições anuais, já estão fixadas, pois verificou-se que isto é importante.
Cada Grupo tem uma Comissão de Gestão que é democraticamente eleita e muda cada ano.
Os membros têm que assistir a todas as reuniões e comprar pelo menos uma acção em cada reunião.
Existem multas para os casos de atrasos e faltas às reuniões.
O Grupo permite que cada membro compre entre uma a cinco acções cada semana. O preço da acção é definido pelos membros.
O dinheiro recolhido da compra das acções é usado para fazer pequenos empréstimos aos membros, que são reembolsados durante um período máximo de três meses.
Em todos os empréstimos, tem que se pagar uma taxa de serviço, duma percentagem decidida pelos membros.
Existe um Fundo Social, do qual os membros podem, em caso de emergência, receber pequenas doações.
Todo o dinheiro do Grupo é guardado numa caixa com três cadeados e as chaves ficam com três membros diferentes do Grupo que não fazem parte da Comissão de Gestão.
A caixa só pode ser aberta nas reuniões, de modo que todas as transacções são efectuadas em frente de todos os membros.
O sistema de registos baseia-se em simples cadernetas individuais e na memorização colectiva de informação importante, tal como a quantidade de dinheiro na caixa e quem não tem pago a sua contribuição ao Fundo Social.
Cada membro tem uma caderneta, em que são registados as suas poupanças e os seus empréstimos.
As cadernetas ficam trancadas na caixa entre as reuniões para evitar que alguém altere os registos.
Os membros decidem sobre o período de operação da ACPE antes de poder distribuir os lucros. Este período é chamado o ciclo, e nunca dura menos de nove meses ou mais de doze meses.
No fim de cada ciclo, todos os empréstimos são reembolsados e todas as poupanças e todos os lucros são distribuídos aos membros de acordo com o número de acções que cada um comprou.
A caixa e os seus conteúdos serão fornecidos pelo programa e devem ser pagos pelo Grupo. Isto significa um pagamento inicial de pelo menos 25 % e o restante a ser pago antes do fim do ciclo. Se existe um saldo no fim do ciclo, o Grupo tem que fazer este pagamento do Fundo de Empréstimos antes de proceder à sua distribuição.
O período de formação e supervisão é de 36 semanas. Depois deste período, a ACPE continua a operar independentemente sem qualquer apoio externo.
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Durante o período de formação, a ACPE reúne-se semanalmente, e o OC visita-a quinze vezes.
Uma vez independente, a ACPE receberá visitas do OC nas suas reuniões apenas se estas forem requisitadas pelos membros.
O OC explica que existem sete módulos de formação:
Grupos, liderança e eleições
Fundo Social, compra de acções e actividades de crédito
Desenvolvimento dos Estatutos do Grupo
Primeira reunião de poupança
Primeira reunião de desembolso de empréstimos
Primeira reunião de reembolso de empréstimos
Distribuição e graduação
As pessoas devem estar conscientes das qualidades que são precisas para serem membros. Por isso, o OC enumera as qualidades de um bom membro e sugere que os que não se sentem capazes de corresponder a estas qualificações não deveriam fazer parte do Grupo. Os bons membros devem:
conhecer-se e vir dum meio económico semelhante
não viver muito longe de onde se vão fazer as reuniões
ter reputação de ser honestos e dignos de confiança
poder assistir a todas as reuniões
chegar às reuniões a tempo
seguir as regras
ter uma personalidade colaborativa (Alguém conhecido por causar conflitos provavelmente não deveria entrar)
ter a capacidade de comprar pelo menos uma acção cada semana
ter a capacidade de reembolsar os empréstimos a tempo
Só deve haver um membro de cada agregado familiar. Será melhor que os membros do mesmo agregado se juntem a diferentes ACPEs.
O OC e os novos Grupos arranjam data e lugar para a primeira formação.
IMPORTANTE O OC nunca deve dar formação a mais do que uma ACPE numa mesma ocasião.
Todas as ACPEs devem ser formadas individualmente.
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4 Módulos de formação 1 - 7
Tabela 2: Diagrama do calendário de formação
Auto-selecção individual
Papel da Assem-bleia Geral
Papel dos líderes
Preparação para as eleições
Eleições
Políticas e regras relativas a:
Fundo Social
Compra de acções
Empréstimos
Reembolsos
Módulo 1
Grupos, Liderança e
Eleições
Módulo 2
Fundo Social, Compra de acções e Actividades de
crédito
Módulo 3
Desenvolvimento dos Estatutos do
Grupo
Módulo 4
Primeira reunião de poupança
Módulo 5
Primeira reunião de desembolso de empréstimos
Módulo 6
Primeira reunião de reembolso de
empréstimos
Módulo 7
Distribuição e graduação
Governação do Grupo
Combinando as políticas e regras do Módulo 2 com decisões sobre a governação a um documento único de Estatutos
Supervisão da primeira reunião em que se toca em dinheiro
Contribuição ao Fundo Social,
Compra de acções
Supervisão dos primeiros desembolsos de
empréstimos
Supervisão dos primeiros reembolsos de
empréstimos
Distribuição do Fundo de Empréstimos no fim do
ciclo
Semana 1 Semana 4 Semana 8 Fim do ciclo
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Módulo 1: Grupos, liderança e eleições
Objectivo da reunião
O OC explica que o objectivo da reunião é dar um nome ao Grupo e eleger líderes que vão gerir o Grupo durante um ano. O OC explica que as eleições são organizadas cada ano e que ele também facilitará as próximas eleições daí a um ano.
Auto-selecção individual
O OC revisa outra vez as qualidades de um bom membro e sugere que os que não se sentem capazes de corresponder a estas qualificações deveriam ficar de fora. Os bons membros devem:
conhecer-se e vir dum meio económico semelhante
não viver muito longe de onde se vão fazer as reuniões
ter reputação de ser honestos e dignos de confiança
poder assistir a todas as reuniões
chegar às reuniões a tempo
seguir as regras
ter uma personalidade colaborativa (Alguém conhecido por causar conflitos provavelmente não deveria entrar)
ter a capacidade de comprar pelo menos uma acção cada semana
ter a capacidade de reembolsar os empréstimos a tempo
Só deve haver um membro de cada agregado familiar. Será melhor que os membros do mesmo agregado se juntem a diferentes ACPEs.
Eleições
O grupo escolhe um nome para a ACPE e o OC dá-lhe um número
O OC explica:
Todos os membros têm os mesmos direitos.
A Comissão de Gestão é elegida pelos membros, que também a podem demitir em caso de má gestão.
A Comissão de Gestão serve durante um ano, depois uma nova Comissão será elegida.
A seguir, o OC enumera as qualificações necessárias para cada posição da Comissão e as tarefas que cada pessoa elegida deve cumprir, de acordo com as seguintes tabelas:
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Tabela 3: Qualidades e responsabilidades do Presidente
Tabela 4: Qualidades e responsabilidades do Conservador do Registo
Qualities Responsibilities
Ser bom com números e saber fazer contas
Saber escrever duma forma clara
Ter reputação de ser digno de confiança
Ser sempre pontual
Concordar em trabalhar horas extra para aprender com o OC, se necessário
Assegurar que todas as transacções do Fundo Social, de compra de acções e de empréstimos sejam realizadas de acordo com o procedimento correcto e que todas as regras sejam seguidas
Efectuar todos os lançamentos nas cadernetas sobre as acções e empréstimos
Anunciar em voz alta os saldos do Fundo Social e do Fundo de Empréstimos em cada reunião
Tabela 5: Qualidades e responsabilidades do Guardião da Caixa
Qualidades Responsabilidades
Ser digno de confiança
Ser proveniente duma família com uma boa reputação (ninguém na sua família deveria ser considerado desconfiável)
Viver numa casa com boa segurança
Ser sempre pontual
Guardar a caixa em segurança entre as reuniões
Assegurar que tenha acompanhamento no caminho para as e das reuniões, se for necessário
Trazer a caixa às reuniões sem se atrasar
Qualidades Responsabilidades
Ser respeitado
Ser confiante e calmo quando falar diante de outras pessoas
Tratar toda a gente com igualdade
Ouvir os outros e pedir as suas opiniões
Ser organizado
Ser pontual, não se atrasar
Manter a ordem nas reuniões, anunciar a agenda e dirigir os debates
Assegurar que as reuniões sigam os procedimentos correctos e que se respeite os Estatutos
Manter a disciplina e cobrar multas quando necessário
Facilitar os debates e assegurar que todas as opiniões sejam ouvidas
Resolver conflitos
Representar o Grupo fora, inclusive junto dos oficiais locais do governo
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Tabela 6: Qualidades e responsabilidades dos Contadores de Dinheiro
Qualidades Responsabilidades
Ser capaz de contar rápida e correctamente
Ser digno de confiança
Ser calmo e organizado
Ser sempre pontual
Contar todas as importâncias de dinheiro pagas a, ou levantadas da ACPE
Informar o Conservador do Registo sobre os montantes correctos a serem registados nas cadernetas
A seguir, o OC organiza as eleições dos oficiais, começando com o Presidente e usando os procedimentos definidos em Anexo 1.
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Módulo 2: Fundo Social, compra de acções e actividades de crédito
Objectivo da reunião
O OC diz que o objectivo da reunião é desenvolver uma série de regras sobre como os membros vão fazer poupanças através da compra de acções, como vão receber empréstimos e reembolsá-los e como vão arranjar um seguro aos membros através do Fundo Social.
Disposição dos assentos
O diagrama abaixo mostra como os membros se sentam numa reunião. A ordem em que estão sentados é muito importante por duas razões:
permite que todos os membros vejam bem o que está a acontecer
assegura que todos os membros façam as suas transacções em ordem
O diagrama mostra uma ACPE com dezoito membros. O número pode ser menor ou maior.
Figura 2: Desenho dum lugar de reunião: Grupo de dezoito membros
O OC inicia a reunião organizando os membros para se sentarem de acordo com este desenho.
Mesa Tigela de multas
1.
Presidente
2. Conserv.
do Registo
3. Guardião
da Caixa
4. Contador de Dinheiro
5. Contador de Dinheiro
Banco
13 14 12 11
7
10 9 8
6
16 15
17
18
Tigela de cont. do dinheiro
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Fundo Social
O OC diz que o Grupo pode querer criar um Fundo Social para providenciar pequenas doações para os membros com problemas sérios. (Este é um serviço opcional e um grupo pode decidir não ter um Fundo Social.) As ajudas são muitas vezes concedidas para apoiar em casos de:
gastos funerais
catástrofes, tais como incêndio ou destruição da casa
perda de gado
Em seguida, o Grupo decide o montante regular a ser contribuído ao Fundo Social. O OC comenta que:
O Fundo Social é guardado separadamente do Fundo de Empréstimos, na sua própria bolsa.
O Fundo Social é usado para dar doações, não empréstimos.
Os Estatutos incluem a definição dos montantes a serem pagos no caso da morte dum membro e dos seus familiares; o Grupo também pode decidir fazer pagamentos para outro tipo de perdas se quiser.
Regras para a compra de acções
O OC explica que os membros poupam dinheiro numa ACPE através da compra de acções. Em cada reunião, cada membro tem a possibilidade de comprar entre uma a cinco acções. O OC pergunta qual deveria ser o valor da acção, e explica:
O valor é alto demais, se os membros mais pobres tiverem problemas em poupar regularmente pelo menos para uma acção.
O valor é baixo demais se, durante os meses mais magros do ano, os membros menos pobres sentem que comprar cinco acções não lhes é suficiente.
Regras para os empréstimos
O OC explica que os membros podem comprar acções para poupar todas as semanas, mas só podem levar empréstimos uma vez em quatro semanas. Permitir os empréstimos apenas a cada quatro semanas:
faz com que a maior parte das reuniões sejam curtas
faz com que os registos fiquem simples (empréstimos em todas as reuniões tornam os registos muito complicados)
permite o Fundo de Empréstimos crescer, de modo a que os membros possam emprestar importâncias úteis
Em seguida, pergunta-se ao Grupo para que motivos se pode conceder empréstimos. O OC diz que os membros não deveriam pedir empréstimos que não possam reembolsar facilmente.
O OC diz que a importância emprestada por qualquer membro não pode ser mais do que três vezes as suas poupanças. Explica que é melhor assim, para assegurar que todos tenham acesso justo aos empréstimos e que os empréstimos não sejam arriscados demais.
Depois, pergunta-se ao Grupo quanto tempo é que os membros deveriam poder ter para reembolsar. A duração máxima de empréstimo não deve ultrapassar três meses. O Grupo decide o tempo máximo que os membros podem ter para reembolsar um empréstimo e o OC anota-o por escrito.
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O OC explica que ao levar empréstimos, os membros devem pagar uma taxa de serviço a cada quatro semanas. É um pagamento ao Grupo por poder levar emprestado dinheiro, mas que volta aos membros na distribuição anual. O Grupo deve depois decidir quanto será a taxa de serviço, e o OC anota a sua decisão. O OC esclarece que a taxa mensal de serviço é uma percentagem:
baseada no montante do empréstimo
paga de quatro em quatro semanas
o mesmo montante cada mês até ao reembolso total
Se os membros ficam confusos sobre qual deve ser a taxa de serviço, o OC pode dar as seguintes orientações:
Uma taxa de serviço muito baixa pode aliciar os membros a emprestar mais do que conseguem reembolsar facilmente. Por esta razão, não deve ser menos de cinco por cento.
Uma taxa de serviço que é alta demais pode desencorajar os membros de pedir emprestado e assim tornar a ACPE menos útil. Por esta razão, não deve ser mais de dez por cento.
Uma taxa de serviço de dez por cento é fácil de calcular: um empréstimo de 1.000 leva uma taxa mensal de serviço de 100 em cada reunião de empréstimos.
Segurança dos fundos do Grupo
O OC entrega o kit (ver o Anexo 3), recebe o pagamento inicial de 25 % e lembra o Grupo de que o restante tem que ser pago antes do fim do ciclo.
Os programas ACPE devem usar caixas que se podem trancar. A razão de ter três cadeados é poder guardar o dinheiro e os registos dos membros em segurança e garantir que não possa haver transacções privadas entre as reuniões.
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Módulo 3: Desenvolvimento dos Estatutos do Grupo
Antes de ir a esta reunião, o OC faz uma cópia do Anexo 2, o formulário para os Estatutos, para levar a cópia em branco à reunião.
O formulário em branco sobre os Estatutos, em Anexo 2, permite o OC anotar as decisões do Grupo. Uma parte dele já está preenchido, pois a experiência mostrou que algumas coisas devem ser iguais para todas as ACPEs. As decisões que o próprio Grupo tem que tomar vêem-se como espaços brancos sublinhados.
O OC explica que as regras elaboradas na reunião anterior serão incluídas nos Estatutos, mas que esta presente reunião vai concentrar-se nas regras que ajudem o Grupo a governar-se, inclusive as decisões já tomadas sobre o Fundo Social, a compra de acções e os empréstimos.
O OC percorre o formulário em branco, ponto por ponto, e ajuda os membros a chegarem ao acordo sobre cada ponto. A seguir, o OC ajuda-os a preencher os espaços em branco. O OC nunca deve pensar que já sabe o que o Grupo vai decidir e preencher o formulário antes de ir à reunião.
Uma vez o formulário preenchido, todos os membros assinam os Estatutos para mostrar o seu acordo.
A ACPE não deve sentir-se com pressa para finalizar estes assuntos numa reunião. A experiência mostra que este processo pode levar duas (ou mesmo três) reuniões para acabar.
Módulo 4: Primeira reunião de poupança
O OC diz que esta reunião é a primeira oportunidade para os membros comprarem acções e que ele vai orientá-los nos passos a dar. Depois, o OC explica que a partir de agora, ele só lá estará para apoiar a Comissão de Gestão, que já é responsável pelas reuniões.
Kit e Responsáveis pelas Chaves
O Grupo fica a saber que a segurança do kit será da responsabilidade do Guardião da Caixa, que tem que trazer a caixa a todas as reuniões do Grupo.
O OC informa os membros que para além de terem nomeado a Comissão de Gestão, será preciso nomear ainda três outras pessoas, chamadas Responsáveis pelas Chaves, que guardarão as chaves, de modo a que a caixa só possa ser aberta nas reuniões. Estas pessoas podem ser identificadas em debate, considerando os seguintes critérios:
não podem ser membros da Comissão de Gestão
não devem ser membros da mesma família
devem ser membros que sempre assistem às reuniões e sempre chegam a tempo
Gerir uma reunião: Geral
Nesta altura, a Comissão de Gestão aprende apenas a como gerir uma reunião de poupança. O OC explica novamente que a primeira reunião de empréstimos só terá lugar daí a três semanas.
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O OC usa a Tabela 7 para facilitar a primeira reunião de poupança e refere ao Anexo 5 para demonstrar ao Grupo o sistema de compra de acções e o registo das poupanças nas cadernetas dos membros. O OC deve estudar a matéria de antemão.
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Tabela 7: Procedimentos para a primeira reunião de poupança
Ponto de agenda
Primeira reunião de poupança – Procedimentos
1. Abertura da reunião
O Presidente chama a reunião à ordem
O Conservador do Registo chama os membros pelos nomes
Os Responsáveis pelas Chaves abrem a caixa, que fica em frente do Guardião da Caixa
A tigela de multas está colocada em frente do Presidente, a fim de poder cobrar multas durante a reunião
O Conservador do Registo chama cada membro por ordem numérica para entregar a cada um o seu cartão de número e lembrar que tem que trazé-lo sempre às reuniões
O Conservador do Registo escreve o nome e o número de cada membro numa caderneta, mas não a entrega ao membro
Fundo Social
(se o Grupo não tiver um Fundo Social, passar ao ponto 3)
O Presidente declara que serão feitas as contribuições ao Fundo Social
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número, para entregar a sua contribuição aos Contadores de Dinheiro
Ao chegar à frente, o membro entrega a sua contribuição para o Fundo Social aos Contadores de Dinheiro e recebe a sua caderneta
Os Contadores de Dinheiro confirmam que cada membro entrega a contribuição correcta e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro
Os Contadores de Dinheiro contam o montante total na tigela e anunciam-no aos membros
O Conservador do Registo diz que cada um deve memorizar este montante para a próxima reunião
O Conservador do Registo aponta o montante no caderno
O dinheiro do Fundo Social é colocado na sua bolsa na caixa
3. Compra de acções/ poupança
O Presidente anuncia que agora os membros vão comprar acções
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número para chegar à frente
Cada membro chega à frente na sua vez e compra entre uma a cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro e a sua caderneta ao Conservador do Registo
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro e anunciam o número das acções compradas pelo membro
O Conservador do Registo carimba o número correcto de acções na caderneta do membro e risca os quadrados não usados
O membro verifica que o número de carimbos novos na sua caderneta está correcto: a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião
4. Despesas O Presidente pergunta ao Conservador do Registo se haverá quaisquer despesas necessárias a pagar antes da próxima reunião. Se alguma despesa for aprovada por todos os membros, o Presidente diz aos Contadores de Dinheiro para tirar a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e entregá-la ao membro responsável pelo pagamento da despesa.
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Ponto de agenda
Primeira reunião de poupança – Procedimentos
5. Cálculo do saldo do Fundo de Emprés-timos
Os Contadores de Dinheiro passam o dinheiro da tigela de multas para a tigela de contagem do dinheiro
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro na tigela de contagem e o Conservador do Registo anuncia o total ao Grupo
O Conservador do Registo diz ao Grupo que este dinheiro constitui o seu Fundo de Empréstimos
O Conservador do Registo aponta esta importância no caderno
Os Contadores de Dinheiro colocam o dinheiro do Fundo de Empréstimos na sua bolsa na caixa
6. Saldos finais
O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do Fundo Social e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Conservador do Registo anuncia outra vez o total do Fundo de Empréstimos e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Presidente chama os Responsáveis pelas Chaves para trancarem a caixa
7. Encerra-mento
O Presidente convida os membros a debaterem qualquer assunto de interesse
O Presidente anuncia a data e hora da próxima reunião e lembra a todos para trazerem as suas contribuições ao Fundo Social e o seu dinheiro para comprar acções
O Presidente informa os membros que eles vão poder solicitar um empréstimo na primeira reunião de empréstimos, daí a três semanas
Ao acabar o debate, o Presidente encerra a reunião
Nota: Para as duas visitas depois desta reunião (entre a Formação 4 e a Formação 5) o OC deve usar o Anexo 4: Guião consolidado do Oficial de Campo para os procedimentos das reuniões O Conservador do Registo lança os seguintes dados no seu caderno no fim de cada reunião: Tabela 8: Registo Semanal dos Saldos - Exemplo
Data Dinheiro na bolsa do Fundo de
Empréstimos Dinheiro na bolsa do Fundo
Social
4/1/10 TShs 144,600 TShs 24,600
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Módulo 5: Primeira reunião de desembolso de empréstimos
Objectivo da reunião
Esta reunião tem lugar três semanas depois da primeira reunião de poupança (ver Figura 1, pág. 8). O OC diz aos membros, que esta reunião é a primeira ocasião para solicitar empréstimos, logo depois de finalizar as actividades referentes ao Fundo Social e à compra de acções.
Primeiro desembolso de empréstimos
O OC diz que os empréstimos serão, a partir de agora, desembolsados e reembolsados a cada quatro semanas. Isto é muito importante. O OC não pode permitir que o Grupo desembolse empréstimos em cada reunião. Deve ser assim para:
manter a maior parte das reuniões curtas
manter o registo simples e compreensível para os membros e para o Conservador do Registo
permitir o crescimento do Fundo de Empréstimos entre as reuniões de empréstimos
O OC usa a Tabela 9 (na próxima página) para facilitar a primeira reunião de empréstimos e refere ao Anexo 5 para ajudar a ACPE a entender o sistema do registo dos empréstimos. O OC deve estudar a matéria de antemão.
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Tabela 9: Procedimentos para a primeira reunião de empréstimos
Ponto de agenda
Primeira reunião de empréstimos – Procedimentos
1. Abertura da reunião
O Presidente chama a reunião à ordem
O Conservador do Registo chama os membros pelos nomes
Os Responsáveis pelas Chaves abrem a caixa, que fica em frente do Guardião da Caixa
A tigela de multas está colocada em frente do Presidente, a fim de poder cobrar multas durante a reunião
2. Fundo Social
(se o Grupo não tiver um Fundo Social, passar ao ponto 3)
O Conservador do Registo pede ao Grupo para recordar o saldo do Fundo Social da reunião anterior
A seguir, os Contadores de Dinheiro tiram o dinheiro da bolsa do Fundo Social, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro, contam-no e anunciam a importância aos membros
O Presidente declara que serão feitas as contribuições para o Fundo Social
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número, para entregar a sua contribuição aos Contadores de Dinheiro
Ao chegar à frente, o membro entrega a sua contribuição para o Fundo Social aos Contadores de Dinheiro e recebe a sua caderneta
Os Contadores de Dinheiro confirmam que cada membro entrega a contribuição correcta e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro
Depois, o Conservador do Registo pergunta se algum membro falhou o seu pagamento ao Fundo Social na reunião anterior. Se sim, pede-se que pague agora.
O Conservador do Registo pergunta se há alguém que precise de ajuda do Fundo Social. Os membros que precisarem fazem as suas solicitações ao Grupo.
Se a maior parte dos membros aprovar o pedido, o montante é concedido ao membro de acordo com os Estatutos
Os Contadores de Dinheiro contam o montante que restou na tigela de contagem do dinheiro e anunciam-no aos membros
O Conservador do Registo solicita a todos que memorizem este montante para a próxima reunião
O Conservador do Registo aponta o montante no caderno
O dinheiro do Fundo Social é colocado na sua bolsa na caixa
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Ponto de agenda
Primeira reunião de empréstimos – Procedimentos
3. Compra de acções/ Poupança
O Conservador do Registo pede aos membros para recordar o saldo do Fundo de Empréstimos da reunião anterior
Os Contadores de Dinheiro tiram o Fundo de Empréstimos da sua bolsa e contam-no, anunciando o montante aos membros
Ao concordar que o montante relembrado e o montante contado são iguais, o dinheiro é colocado na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente anuncia que agora os membros vão comprar acções
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número para chegar à frente
Cada membro chega à frente na sua vez e compra entre uma a cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro e a sua caderneta ao Conservador do Registo
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro e anunciam o número de acções compradas pelo membro
O Conservador do Registo carimba o número correcto de acções na caderneta do membro e risca os quadrados não usados
O membro verifica que o número de carimbos novos na sua caderneta é correcto: a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião
(Se um membro precisar de levantar dinheiro, solicita o levantamento em vez de comprar acções. No caso de levantamento, o Conservador do Registo risca a quantidade de acções da caderneta do membro que corresponde ao valor do levantamento e os Contadores de Dinheiro entregam o dinheiro da tigela de contagem. O valor da acção entregue ao membro é igual ao seu preço original de compra.)
4. Despesas
Se foi entregue dinheiro para despesas na reunião anterior, a pessoa que fez o pagamento dá contas e devolve possíveis trocos aos Contadores de Dinheiro que os colocam na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente pergunta ao Conservador do Registo se haverá quaisquer despesas necessárias a pagar antes da próxima reunião. Se alguma despesa for aprovada por todos os membros, o Presidente diz aos Contadores de Dinheiro para tirar a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e entregá-la ao membro responsável pelo pagamento da despesa.
5. Cálculo do novo saldo do Fundo de Emprés-timos
Os Contadores de Dinheiro passam o dinheiro da tigela de multas para a tigela de contagem do dinheiro
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro da tigela de contagem e o Conservador do Registo anuncia o total ao Grupo
O Conservador do Registo informa ao Grupo que este é o dinheiro disponível para empréstimos nesta reunião
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Ponto de agenda
Primeira reunião de empréstimos – Procedimentos
6. Concessão de emprés-timos
O Presidente convida os membros a solicitar empréstimos, recordando a duração e o montante máximos para emprestar (três vezes as poupanças do membro)
Cada membro que quer pedir um empréstimo, faz a sua solicitação ao Grupo em voz alta, mencionando o montante, o motivo e o tempo em que pretende reembolsar
O Conservador do Registo calcula o valor total das solicitações e anuncia-o
Se o valor total dos empréstimos solicitados for mais elevado do que o dinheiro disponível no Fundo de Empréstimos, o Grupo deve debater ajustamentos aos montantes individuais solicitados até todos os membros ficarem satisfeitos
Uma vez decididas as quantias que cada membro que solicitou vai receber, o Conservador do Registo chama cada um à frente pela ordem dos seus números de membro
A seguir, o Conservador do Registo introduz o número do empréstimo, o montante emprestado e a taxa de serviço na caderneta do membro
O Conservador do Registo diz aos Contadores de Dinheiro para entregar ao membro o montante emprestado da tigela de contagem do dinheiro
O membro conta o dinheiro e assina a caderneta
O Conservador do Registo pede ao membro para anunciar em voz alta o montante devido e a data de reembolso
Este processo repete-se até se desembolsar todos os empréstimos
Depois, os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro restante na tigela de contagem e anunciam o montante ao Grupo
O Conservador do Registo diz ao Grupo que este é o dinheiro que constitui o seu Fundo de Empréstimos
O Conservador do Registo aponta o montante no caderno
Os Contadores de Dinheiro colocam o Fundo de Empréstimos na sua bolsa na caixa
7. Saldos finais
O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do Fundo Social e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Conservador do Registo anuncia outra vez o total do Fundo de Empréstimos e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Presidente chama os Responsáveis pelas Chaves para trancarem a caixa
8. Encerra-mento
Antes de encerrar a reunião, o Presidente convida os membros a debaterem qualquer outro assunto de interesse
O Presidente anuncia a data e hora da próxima reunião
Ao acabar o debate, a Presidente encerra a reunião
Nota: Para a visita única entre a Formação 5 e a Formação 6 o OC deve usar o Anexo 4: Guião consolidado do Oficial de Campo para os procedimentos das reuniões
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Módulo 6: Primeira reunião de reembolso de empréstimos
Objectivo da reunião
Esta reunião tem lugar quatro semanas depois do primeiro desembolso de empréstimos (ver Figura 1, pág. 8). O OC diz que nesta reunião será a primeira vez que a Associação receberá reembolsos de empréstimos e que ele orientará os membros nestes passos.
Primeiro reembolso de empréstimos
O OC relembra os membros que os empréstimos são concedidos e reembolsados apenas a cada quatro semanas, mesmo que o Grupo se encontre semanalmente.
O OC usa a Tabela 10 para facilitar a primeira reunião de reembolsos de empréstimos e refere ao Anexo 5 para ajudar a ACPE a entender o sistema de registo dos empréstimos. O OC deve estudar a matéria de antemão.
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Tabela 10: Procedimentos para a reunião de empréstimos com os primeiros reembolsos
Ponto de agenda
Reunião de Empréstimos com os primeiros reembolsos – Procedimentos
1. Abertura O Presidente chama a reunião à ordem
O Conservador do Registo chama os membros pelos nomes
Os Responsáveis pelas Chaves abrem a caixa, que fica em frente do Guardião da Caixa
A tigela de multas está colocada em frente do Presidente, a fim de poder cobrar multas durante a reunião
2. Fundo Social
(se o Grupo não tiver um Fundo Social, passar ao ponto 3)
O Conservador do Registo pede ao Grupo para recordar o saldo do Fundo Social da reunião anterior
A seguir, os Contadores de Dinheiro tiram o dinheiro da bolsa do Fundo Social, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro, contam-no e anunciam a importância aos membros
O Presidente declara que serão feitas as contribuições para o Fundo Social
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número, para entregar a sua contribuição aos Contadores de Dinheiro
Ao chegar à frente, o membro entrega a sua contribuição para o Fundo Social aos Contadores de Dinheiro e recebe a sua caderneta
Os Contadores de Dinheiro confirmam que cada membro entrega a contribuição correcta e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro
Depois, o Conservador do Registo pergunta se algum membro falhou o seu pagamento ao Fundo Social na reunião anterior. Se sim, pede-se que pague agora.
O Conservador do Registo pergunta se há alguém que precise de ajuda do Fundo Social. Os membros que precisarem fazem as suas solicitações ao Grupo.
Se a maior parte dos membros aprovar o pedido, o montante é concedido ao membro de acordo com os Estatutos
Os Contadores de Dinheiro contam o montante que restou na tigela de contagem do dinheiro e anunciam-no aos membros
O Conservador do Registo solicita a todos que memorizem este montante para a próxima reunião
O Conservador do Registo aponta o montante no caderno
O dinheiro do Fundo Social é colocado na sua bolsa na caixa
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Ponto de agenda
Reunião de Empréstimos com os primeiros reembolsos – Procedimentos
3. Compra de acções/ poupança
O Conservador do Registo pede aos membros para recordar o saldo do Fundo de Empréstimos da reunião anterior
Os Contadores de Dinheiro tiram o Fundo de Empréstimos da sua bolsa e contam-no, anunciando o montante aos membros
Ao concordar que o montante relembrado e o montante contado são iguais, o dinheiro é colocado na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente anuncia que agora os membros vão comprar acções
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número para chegar à frente
Cada membro chega à frente na sua vez e compra entre uma a cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro e a sua caderneta ao Conservador do Registo
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro e anunciam o número de acções compradas pelo membro
O Conservador do Registo carimba o número correcto de acções na caderneta do membro e risca os quadrados não usados
O membro verifica que o número de carimbos novos na sua caderneta é correcto: a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião
(Se um membro precisar de levantar dinheiro, solicita o levantamento em vez de comprar acções. No caso de levantamento, o Conservador do Registo risca a quantidade de acções da caderneta do membro que corresponde ao valor do levantamento e os Contadores de Dinheiro entregam o dinheiro da tigela de contagem. O valor da acção entregue ao membro é igual ao seu preço original de compra.)
4. Despesas Se foi entregue dinheiro para despesas na reunião anterior, a pessoa que fez o pagamento dá contas e devolve possíveis trocos aos Contadores de Dinheiro que os colocam na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente pergunta ao Conservador do Registo se haverá quaisquer despesas necessárias a pagar antes da próxima reunião. Se alguma despesa for aprovada por todos os membros, o Presidente diz aos Contadores de Dinheiro para tirar a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e entregá-la ao membro responsável pelo pagamento da despesa.
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Ponto de agenda
Reunião de Empréstimos com os primeiros reembolsos – Procedimentos
5. Reembolso de emprés-timos
O Presidente pede aos membros que têm empréstimos a reembolsar para se identificarem
Referindo-se às cadernetas dos membros, o Conservador do Registo confirma a identidade destes e a quantia devida por cada um
Cada devedor é chamado à frente para fazer o seu reembolso aos Contadores de Dinheiro. O pagamento não pode ser menor do que a taxa de serviço devida.
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro reembolsado, anunciam o montante e colocam-no na tigela de contagem do dinheiro
O Conservador do Registo introduz o montante pago na caderneta do membro na linha ´Pago´
O Conservador do Registo calcula o saldo remanescente da dívida e introduz este valor na linha ´Saldo´ na caderneta do membro
Se o saldo remanescente for zero, o Conservador do Registo assina a caderneta e anuncia que o empréstimo já está reembolsado, cancelando o empréstimo com uma linha vermelha a atravessar a página diagonalmente
Se restar saldo para pagar, o Conservador do Registo calcula a taxa de serviço a pagar na próxima reunião e introduz este valor no seu quadrado na caderneta. O membro devedor assina no lugar da assinatura.
6. Cálculo do novo saldo do Fundo de Emprés-timos
Os Contadores de Dinheiro passam o dinheiro da tigela de multas para a tigela de contagem do dinheiro
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro da tigela de contagem e o Conservador do Registo anuncia o total ao Grupo
O Conservador do Registo informa ao Grupo que este é o dinheiro disponível para empréstimos nesta reunião
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Ponto de agenda
Reunião de Empréstimos com os primeiros reembolsos – Procedimentos
7. Concessão de emprés-timos
O Presidente convida os membros a solicitar empréstimos, recordando a duração e o montante máximos para emprestar (três vezes as poupanças do membro)
Cada membro que quer pedir um empréstimo, faz a sua solicitação ao Grupo em voz alta, mencionando o montante, o motivo e o tempo em que pretende reembolsar
O Conservador do Registo calcula o valor total das solicitações e anuncia-o
Se o valor total dos empréstimos solicitados for mais elevado do que o dinheiro disponível no Fundo de Empréstimos, o Grupo deve debater ajustamentos aos montantes individuais solicitados até todos os membros ficarem satisfeitos
Uma vez decididas as quantias que cada membro que solicitou vai receber, o Conservador do Registo chama cada um à frente pela ordem dos seus números de membro
A seguir, o Conservador do Registo introduz o número do empréstimo, o montante emprestado e a taxa de serviço na caderneta do membro
O Conservador do Registo diz aos Contadores de Dinheiro para entregar ao membro o montante emprestado da tigela de contagem do dinheiro
O membro conta o dinheiro e assina a caderneta
O Conservador do Registo pede ao membro para anunciar em voz alta o montante devido e a data de reembolso
Este processo repete-se até se desembolsar todos os empréstimos
Depois, os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro restante na tigela de contagem e anunciam o montante ao Grupo
O Conservador do Registo diz ao Grupo que este é o dinheiro que constitui o seu Fundo de Empréstimos
O Conservador do Registo aponta a importância no caderno
Os Contadores de Dinheiro colocam o Fundo de Empréstimos na sua bolsa na caixa
8. Saldos finais
O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do Fundo Social e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Conservador do Registo anuncia outra vez o total do Fundo de Empréstimos e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Presidente chama os Responsáveis pelas Chaves para trancarem a caixa
9. Encerra-mento
Antes de encerrar a reunião, o Presidente convida os membros a debaterem qualquer outro assunto de interesse
O Presidente anuncia a data e hora da próxima reunião
Ao acabar o debate, o Presidente encerra a reunião
A partir de agora, o OC usa em todas as reuniões o Guião consolidado do Oficial de Campo para os procedimentos das reuniões, Anexo 4. Deve plastificar o documento e levá-lo sempre para o campo.
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Fases de desenvolvimento e maturidade Figura 3: Transição para a fase de desenvolvimento
O OC deverá planificar uma visita do seu Supervisor para assistir a uma reunião no fim da fase intensiva, na semana 12 (marcado com círculo vermelho). O Supervisor avaliará o nível de desempenho do Grupo, aprovando a sua transição para a próxima fase ou recomendando formação adicional. Depois do Supervisor do OC ter aprovado que a ACPE transite à fase de desenvolvimento, o OC fará três visitas durante esta segunda fase, em cada reunião de empréstimos. O seu papel será diferente nesta fase de desenvolvimento. O OC deverá observar as reuniões em silêncio, e só intervir se a Comissão cometer erros ou infringir as regras.
O OC deverá planificar uma segunda visita para o seu Supervisor na semana 24, no fim da fase de desenvolvimento (marcado com círculo vermelho). O Supervisor avaliará o nível do Grupo, quer aprovando-o para passar à fase de maturidade, quer recomendando formação adicional.
Durante a fase de maturidade, o OC só faz duas visitas. O Grupo já consegue gerir bem as suas reuniões normais. O objectivo principal das visitas do OC nesta fase é de ajudar a ACPE a preparar e gerir a sua primeira reunião de distribuição (Módulo de Formação 7, marcado com círculo vermelho).
O OC assistirá à reunião de distribuição, para observar e para se juntar à celebração. No Módulo de Formação 7, o OC ensinará ao Grupo os procedimentos de distribuição, assim como os de iniciar o próximo ciclo.
Informação para o SIG deveria ser recolhida também em todas as reuniões marcadas com círculo vermelho. Devido à presença do Supervisor, esta é uma actividade supervisada, aumentando assim a confiabilidade dos dados recolhidos. Não há necessidade de recolher informação mais frequentemente.
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Módulo 7: Distribuição e graduação
Tabela 11: Procedimentos para a distribuição no fim do ciclo
Ponto de agenda
Procedimentos para a distribuição
1. Distri-buição
O dinheiro do Fundo Social é contado, o montante anunciado e guardado. Não será distribuído.
O dinheiro dos reembolsos e das multas, que entrou nesta reunião, junta-se com o Fundo de Empréstimos
Se algum membro ainda deve dinheiro ao Grupo, o montante é recuperado cancelando a quantidade de acções da sua caderneta que corresponde ao valor da dívida
Os Contadores de Dinheiro começam a contar o Fundo de Empréstimos
Enquanto os Contadores contam, o Conservador do Registo pega nas cadernetas e conta a quantidade total de acções do Grupo
Depois de os Contadores terem acabado as suas contas, o Conservador do Registo usa a máquina calculadora para dividir o total do Fundo de Empréstimos pelo número total de acções. Isto determina o valor duma acção. Deve ser apontado com três casas decimais (por exemplo: TShs 756,244).
A seguir, o Conservador do Registo multiplica o número de acções em cada caderneta pelo valor duma acção, e anuncia a quantidade de acções e o montante, arredondando para baixo para a unidade mais pequena da moeda. Depois, ele pede aos Contadores de Dinheiro para meter esta quantidade de dinheiro dentro da caderneta, que é posta ao lado.
O Contador de Registo cancela todas as acções dos membros marcando uma cruz grande em cada página da caderneta em que há carimbos de acções
Todas as cadernetas são tratadas desta maneira antes de alguém receber algum dinheiro. Ao completar o processo, ficará um montante pequeno devido aos arredondamentos, mas não deverá faltar dinheiro. Se faltar, o processo será repetido até se chegar aos montantes correctos. Qualquer pequeno remanescente será colocado no Fundo Social.
Todos os membros recebem as suas cadernetas com todo o dinheiro. É muito importante entregar o dinheiro de cada membro nas suas mãos.
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2. Prepara-ção para o próximo ciclo
Qualquer membro que quiser deixar o Grupo, pode fazê-lo
Novos membros podem ser admitidos, se todos os membros restantes concordarem
Os membros que continuam no Grupo decidem sobre o preço da acção para o próximo ciclo
Se o Grupo quiser estabelecer um capital inicial para iniciar o próximo ciclo, deve fazê-lo nesta altura. Todos os membros, inclusive os novos, devem contribuir com um montante igual, que pode, nesta única ocasião, ultrapassar o limite de cinco acções.
A quantidade de acções é registada na caderneta de cada membro, no quadrado ´Número inicial de acções nesta página´
Os Contadores de Dinheiro contam o capital inicial e colocam-no na bolsa do Fundo de Empréstimos na caixa
O Presidente anuncia o montante e explica que isto é o saldo do Fundo de Empréstimos para iniciar o próximo ciclo
A caixa é trancada, e assim fica finalizado formalmente o ciclo
O OC explica ao Grupo que na sua próxima reunião, têm que organizar eleições e revisar os seus Estatutos, que os novos membros têm que assinar.
O OC sugere que pode assistir à próxima reunião para ajudar na revisão dos Estatutos e nas eleições.
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5 Agentes Comunitários como formadores
5.1 Agentes Comunitários
Os Agentes Comunitários (AC) são uma maneira de expandir o programa com baixo custo e de criar uma capacidade permanente auto-financiada para apoiar as ACPEs nas comunidades locais. Os ACs são membros de ACPEs com capacidade e motivação para formar novas ACPEs mediante um pagamento pelo próprio Grupo.
Ao envolver ACs, o papel do OC muda. O OC começa directamente por iniciar e capacitar ACPEs em áreas onde este sistema não é conhecido (estas podem ser chamadas ACPEs 'iniciais'). Isto é necessário para criar procura para os serviços de formação de ACPEs, o que só pode ser feito através da demonstração de ACPEs bem funcionáveis. Ao mesmo tempo, o OC identifica entre os membros das ACPEs pessoas que podem qualificar-se para serem capacitadas como ACs. Quando os novos ACs forem seleccionados e formados, o OC reduz o seu cargo de formação e usa a maior parte do tempo supervisando os ACs.
As ACPEs iniciais devem situar-se relativamente longe umas das outras, de modo a que cada AC tenha a oportunidade de formar umas cinco a seis ACPEs paralelamente e de continuar a aumentar o número de ACPEs durante vários anos2. O tamanho da área geográfica reservada para cada AC dependerá da densidade populacional, e a motivação do AC para criar grupos em lugares distantes dependerá do seu meio de transporte (a pé, de bicicleta, transportes públicos, etc.).
Neste modelo, o OC inicia os primeiros dez a quinze Grupos numa área geográfica relativamente grande. A seguir, selecciona os ACs, um por Grupo inicial, logo depois de completar a fase intensiva de formação de três meses. São os ACs, e não o OC, que continuam a mobilização e formação de novos grupos na área sob a supervisão do OC. Neste modelo são providenciadas bicicletas aos ACs3.
Usar os ACs como formadores é um modelo já testado, mas em diferentes formas, e é preciso adoptar um conjunto de princípios em comum – no entanto, ainda há muito para aprender. A grande vantagem dos ACs, para além da redução potencial dos custos de implementação, é a possibilidade de providenciar um conselheiro de confiança, que possa apoiar as ACPEs que lutam com procedimentos democráticos, cálculos de distribuição e conflitos ocasionais. Igualmente importante é que o AC poderá continuar a iniciar novas ACPEs até satisfazer a procura local, sem mais investimentos de fora.
5.2 Mecanismos para compensar os Agentes Comunitários
Os ACs não são voluntários, nem trabalham por um salário de 'incentivo' a mando de uma organização implementadora. Desde o início, os ACs assumem que serão pagos pelas ACPEs, e sabem que o seu relacionamento com a organização implementadora se baseia no entendimento, que durante um ano eles serão apoiados para se tornarem formadores independentes e competentes de novas ACPEs e ajudados a desenvolver procura do mercado que eles depois poderão aproveitar para o seu próprio benefício.
Sendo assim, logo que se comece a implementar o modelo de ACs, cada nova ACPE pagará pelos seus serviços de formação e supervisão. O pagamento deverá ser de mais ou menos um a dois dólares por sessão de formação, pago duma maneira conveniente tanto para o AC como para os membros da ACPE. Organizações implementadoras distintas estão presentemente a experimentar diferentes mecanismos de compensação dos ACs, e sugerem-se as seguintes opções:
2 Esta tem sido a carga típica de trabalho dos ACs até agora. 3 A pesar do OC trabalhar com umas dez a quinze ACPEs iniciais, só seleccionará um máximo de oito pessoas para capacitar como ACs. Com mais gente, não poderia oferecer supervisão adequada.
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uma remuneração de um a dois dólares para cada uma das quinze visitas de formação, paga em dinheiro
de três a cinco acções para cada visita de formação e supervisão, com a condição que o AC complete a formação; isto permite que o AC participe no sucesso da ACPE recebendo os lucros na distribuição4
Uma vez estabelecido o nível duma remuneração padrão, ela torna-se a norma numa região, eliminando a necessidade de os ACs negociarem termos diferentes para cada contrato de formação com cada ACPE.
5.3 Identificação dos Agentes Comunitários
Os ACs são identificados pelo OC, em colaboração com os membros de cada Grupo. No entanto, os membros não devem votar pelo AC. A experiência mostra que uma decisão democrática pode levar a eleger um indivíduo popular ou com influência, que não tenha as capacidades requisitadas. O AC deve ser identificado pelo OC com base nos seguintes critérios. O AC deve:
distinguir-se nas reuniões como um motivador nato, aprendendo rápido os procedimentos e reconhecendo a importância da disciplina nas reuniões
ter capacidade suficiente para ler, escrever e calcular (demonstrada)
ter energia para capacitar uma grande quantia de ACPEs e fazer as viagens necessárias
ser sempre pontual
ser conhecido como honesto
ter expressado vontade forte e sincera de formar ACPEs
O OC não seleccionará um indivíduo que não corresponda a estes critérios, independentemente se este tem, ou não, o apoio do Grupo. Por outro lado, o OC nunca seleccionará alguém que não tenha o apoio da sua ACPE. O papel do Grupo é mais confirmar do que seleccionar o AC.
5.4 Capacitação dos Agentes Comunitários
Uma vez seleccionado, o AC receberá uma capacitação formal e uma cópia do Guião de Formação do Agente Comunitário, que inclui todas as ferramentas necessárias para um AC trabalhar na formação e supervisão de ACPEs, assim como os formatos de contratos usados para formalizar o relacionamento entre o AC e a ACPE. A capacitação dos ACs tem dois componentes:
Três dias de aulas em que o OC percorre todos os módulos de formação. O AC já os conhece, mas o OC enfocará nas ferramentas e técnicas de formação, assim como na gestão de tempo.
Pelo menos um mês a acompanhar o OC nas suas visitas de formação às ACPEs para observar a formação e a supervisão.
Completa a formação, o AC será solicitado a calendarizar o seu tempo de acordo com o Anexo 9.
5.5 Apresentação do AC à ACPE
Depois de ter sido capacitado pelo OC, o AC é formalmente apresentado à ACPE que ele capacitará. O OC acompanha o AC em todas estas visitas e apresenta o AC à ACPE como
4 Este mecanismo ainda não foi testado. Uma desvantagem previsível deste modelo é o incentivo para o AC de encorajar um preço mais alto da acção e uma taxa de serviço mais alta para os empréstimos. No entanto, o factor positivo de ligar o sucesso do AC ao sucesso da ACPE valeria a pena testar.
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um facilitador competente que dará formação à ACPE durante um período de nove meses, em que ele fará quinze visitas.
O OC já informou a ACPE, na reunião inicial, sobre a remuneração a ser paga ao AC. O OC confirma que a ACPE está de acordo, elabora o contrato do AC e acorda a forma preferível de remuneração (dinheiro ou acções). O formato do contrato está no Anexo 8. O envolvimento do OC neste processo é importante, pois impede que a ACPE se aproveite do AC, ou que o AC tente prolongar a sua relação com a ACPE cobrando pagamento por mais tempo do que necessário.
O OC acompanhará o AC a reuniões de diferentes ACPEs em que diferentes módulos serão ensinados. Significa que o OC assistirá a uma reunião em que o Módulo 1 é ensinado pelo AC numa ACPE. Depois, acompanhará o AC a uma reunião duma outra ACPE em que o módulo 2 será ensinado, etc. Isto NÃO significa que o OC acompanha o AC a todos os sete módulos de formação em todas as ACPEs.
5.6 Certificação do Agente Comunitário
Para o AC ser mais do que um OC sem salário, cujo trabalho acaba quando o programa acaba, é importante que haja uma verificação independente das suas capacidades. No fim da supervisão de um ano, o AC será examinado. Isto consiste, parcialmente, na avaliação pelo OC ao longo do ano, mas com a validação pelo Supervisor do OC, que acompanhará o AC a pelo menos duas reuniões de formação e supervisão. O processo de certificação tem que ser mais do que uma formalidade a cumprir. Deve haver uma proporção de ACs que podem falhar, ou requerer reciclagem e uma extensão do seu período de supervisão, antes de receber o seu certificado. Os OC's também devem ser avaliados neste processo, em relação à qualidade dos candidatos para AC.
A partir do momento em que os ACs são certificados, o programa considera-os como independentes e capazes de dar formação às ACPEs à sua discrição, assim como de cobrar remunerações padrão já reconhecidas nas suas áreas de actuação.
5.7 Papel dos Agentes Comunitários nas ACPEs graduadas
As Organizações Implementadoras ainda estão no processo de aprender sobre o aproveitamento dos ACs para apoiar as ACPEs graduadas. Até agora, os ACs têm sido usados como formadores de novas ACPEs. No entanto, existem vários papéis potenciais para os ACs que poderiam ser testados pelas Organizações Implementadoras:
Apoio nas distribuições e eleições anuais. Isto reforça a necessidade da distribuição anual, e ajuda a assegurar que as ACPEs elegem as suas Comissões de Gestão cada ano. As ACPEs devem pagar uma remuneração por estes serviços.
Apoio fornecido quando necessitado, para reciclagem e resolução de conflitos. Estas também seriam visitas pagas.
ACs como agentes comerciais para instituições financeiras que oferecem serviços às ACPEs. Os exemplos poderiam incluir:
venda por comissão de diferentes tipos de seguro
serviços pagos para facilitar o acesso aos serviços de poupança de Instituições Financeiras formais (a remuneração seria provavelmente paga pela instituição)
serviços pagos para facilitar o acesso a crédito adicional (a remuneração seria provavelmente paga pela ACPE)
Serviços pagos providenciados a programas financiados por doadores para a implementação de programas complementares ou recolha de dados
A metodologia de ACPE é desenhada para não requerer apoio contínuo depois da graduação. Porém, estes serviços proporcionados pelos ACs poderiam ser uma mais-valia e contribuir para a sustentabilidade a longo prazo onde as circunstâncias o permitam.
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Anexo 1: Procedimentos eleitorais
O OC prepara os membros para as eleições e explica o processo (ver Figura 4, em baixo). Ele traz três sacos à reunião do Grupo, cada um de cor diferente, com um cartão de mesma cor (saco vermelho com cartão vermelho, etc.) Traz também uma pedrinha para cada membro.
Cada um dos dois ou três candidatos para um cargo recebe um cartão colorido. Os sacos são colocados por detrás de uma cortina (ou dentro dum edifício) a uma distância da reunião e escondidos da vista dos membros e dos transeuntes. Cada membro passa por sua vez por detrás da cortina (ou dentro do edifício) e, escondido dos restantes membros, mas sob a olhada do OC, coloca a sua pedrinha no saco da sua escolha.
Quando todos os membros tiverem votado, o OC conta os votos em frente dos membros tirando as pedrinhas de cada saco. Assegura que nenhumas pedrinhas adicionais foram colocadas nos sacos – o total das pedrinhas deve ser igual ao número de membros a votar.
No fim das eleições, o OC explica que, no próximo ciclo, um membro de confiança será o observador, concordando não votar.
Figura 4: Diagrama do procedimento eleitoral
Oficial de
Campo
Edifício ou cortina que esconde os sacos (ou as latas) de diferentes cores da vista das pessoas externas
Edifício ou cortina que esconde os sacos (ou as latas) de diferentes cores da vista dos membros
Membros
Membro que já votou volta ao seu lugar
Membro entra ao edifício/ atrás da cortina para votar
Sacos de diferentes cores
Candidatos: cada um mostrando um cartão de cor diferente
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Anexo 2: Estatutos
Parte 1: Como governar o Grupo
I. INFORMAÇÃO BÁSICA SOBRE O GRUPO
Nome do Grupo:
Endereço:
O Grupo foi constituído em: ______________________________________________
Data da inscrição oficial: _________________________________________________
II. OBJECTIVO DO GRUPO
O Objectivo do Grupo é ser um provedor independente e lucrativo de serviços financeiros para os seus membros.
Os serviços que o Grupo oferece aos seus membros para atingir este objectivo são:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
III. RELACIONAMENTO COM AS FONTES EXTERNAS DE SERVIÇOS FINANCEIROS
O Grupo não pedirá empréstimos de Instituições Financeiras durante o seu primeiro ciclo de operações. Se o fizer nos ciclos futuros, será de acordo com as seguintes regras:
O empréstimo para o Grupo não excederá o valor do montante total da distribuição do ciclo anterior.
Será o Grupo a levar o empréstimo, e não os seus membros individuais.
O Grupo concederá empréstimos aos seus membros a partir do montante emprestado, sem providenciar informação sobre isto à instituição.
Se o Grupo tiver um empréstimo de uma Instituição Financeira, os membros concordam que o montante emprestado por um membro não pode exceder cinco vezes o montante total das suas acções. (Sem ser de Instituição Financeira externa, a regra continua três vezes o total das acções do membro.)
Se o Grupo tiver um empréstimo de uma Instituição Financeira, as poupanças dos membros não serão usadas como depósito de garantia.
IV. QUEM PODE SER MEMBRO DO GRUPO?
Idade mínima ___________________________________________________________
Sexo _________________________________________________________________
Morada _______________________________________________________________
Outras circunstâncias comuns _____________________________________________
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V. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO DE GESTÃO
Presidente
Conservador do Registo
Guardião da Caixa
Dois Contadores de Dinheiro
VI. PROCEDIMENTOS ELEITORAIS
As eleições devem ser organizadas no início de cada ciclo novo.
Dois é o número mínimo de pessoas que têm que candidatar-se por cada cargo.
Um membro pode ser reeleito ao mesmo cargo apenas uma vez.
O número mínimo de membros que têm que estar presentes para que se realize uma eleição é: _____________________________________________________________ .
O procedimento eleitoral deve permitir que o voto de todos seja secreto.
Um candidato para qualquer cargo tem que ser proposto por um outro membro.
VII. DESTITUIÇÃO DE OFICIAIS DOS SEUS CARGOS NO PERÍODO ENTRE AS ELEIÇÕES
Qualquer membro pode, em qualquer momento, requerer o voto de desconfiança em relação a um membro da Comissão de Gestão.
O membro da Comissão tem que demitir-se se a maioria dos membros decidir destituí-lo.
Serão necessárias eleições para preencher a vaga.
VIII. REUNIÕES
Para a compra de acções o Grupo reúne-se cada semana.
As acções são compradas em cada reunião, mas as transacções para desembolsar e reembolsar empréstimos são efectuadas só nas reuniões de empréstimos, realizadas de quatro em quatro semanas. O Grupo realiza a distribuição cada ano.
IX. MEMBROS QUE ABANDONAM O GRUPO
Se um membro abandonar o Grupo antes de acabar o ciclo, o dinheiro com que comprou acções é-lhe devolvido, deduzindo qualquer dívida por empréstimo ou taxa de serviço.
IX. EXPULSÃO DO GRUPO
As razões pelas quais uma pessoa pode ser expulsa do Grupo são:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
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XI. MULTAS
A seguinte tabela enumera as multas a cobrar.
XII. EMENDAS AOS ESTATUTOS
Para poder modificar os Estatutos, dois terços dos membros têm que estar de acordo.
Qualquer membro pode propor uma emenda aos Estatutos
Transgressão Montante
Faltar a uma reunião
Chegar atrasado a uma reunião
Esquecer-se das regras do Grupo
Perder o cartão do número de membro
Esquecer-se da chave
Conversar durante os debates
Faltar ao respeito para com um outro membro
Esquecer-se das decisões ou dos saldos da reunião anterior
Não cumprir as suas funções, por parte dum membro da Comissão de Gestão
(outro)
(outro)
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Parte 2: Serviços oferecidos pelo Grupo
I. POUPANÇA
Os membros podem comprar entre uma a cinco acções em cada reunião.
O preço da compra duma acção é: __________________________________________ .
No início de cada ciclo futuro, os membros podem decidir fazer uma contribuição inicial dum montante igual para todos e concordado conjuntamente, a fim de acelerar o crescimento do Fundo de Empréstimos. Só nesta ocasião, o número de acções compradas por um membro pode ultrapassar cinco, se todos os membros concordarem.
II. CONCESSÃO DE EMPRÉSTIMOS
O montante máximo de empréstimo para qualquer membro é três vezes o valor das suas poupanças.
A duração máxima de reembolso é de 24 semanas, mas só de 12 semanas durante o primeiro ciclo.
O membro tem que reembolsar todo o seu empréstimo antes de poder levar outro.
A taxa de serviço a ser cobrada a cada quatro semanas é: __________%.
Se um membro falecer e tiver um empréstimo por reembolsar, será tratado da seguinte maneira:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
A prioridade mais alta será dada a empréstimos para: ___________________________
A segunda prioridade será dada a empréstimos para: ___________________________
A terceira prioridade será dada a empréstimos para: ___________________________
III. FUNDO SOCIAL
O Fundo Social é só para conceder doações, ou seja não se faz empréstimos deste fundo.
A contribuição ao Fundo Social por membro por reunião será de: __________________
No caso de falecimento dum membro será concedido o montante de: ______________
No caso de falecimento do cônjuge dum membro será concedido o montante de: _____
No caso de falecimento dum filho dum membro será concedido o montante de: _______
No caso de falecimento dum dos pais dum membro será concedido o montante de: ___
Outro: _________________________________________________________________
Outro: _________________________________________________________________
Outro: _________________________________________________________________
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Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________ Nome: ____________________________ Assinatura: ___________________________
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Anexo 3: Kit
O kit é composto por:
Uma caixa metálica forte, bem feita, que se possa fechar com três cadeados
Três cadeados de boa qualidade, cada um com duas chaves
25 cadernetas
25 cartões de membro com número
Um carimbo para registar as acções
Uma almofada de carimbo e um frasco extra de tinta
Uma régua
Duas canetas: uma preta ou azul, outra vermelha
Uma calculadora de boa qualidade
Duas tigelas de plástico de cores diferentes, de pelos menos 30 cm de diâmetro e 15 cm de profundidade (uma para as multas e outra para a contagem do dinheiro)
Duas bolsas de tecido, com cordas para amarrar, uma de uma cor para o Fundo Social, outra de outra cor para o Fundo de Empréstimos
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Anexo 4: Guião consolidado do Oficial de Campo para os procedimentos das reuniões Este Guião deve ser copiado e plastificado para ser usado como referência no campo e sempre consultado nas reuniões dos Grupos, depois de completar a formação.
Tabela 12: Guião consolidado para os procedimentos das reuniões
Ponto de agenda
Procedimentos
1. Abertura da reunião
O Presidente chama a reunião à ordem
O Conservador do Registo chama os membros pelos nomes
Os Responsáveis pelas Chaves abrem a caixa, que fica em frente do Guardião da Caixa
A tigela de multas está colocada em frente do Presidente, a fim de poder cobrar multas durante a reunião
2. Fundo Social
(se o Grupo não tiver um Fundo Social, passar ao ponto 3)
O Conservador do Registo pede ao Grupo para recordar o saldo do Fundo Social da reunião anterior
A seguir, os Contadores de Dinheiro tiram o dinheiro da bolsa do Fundo Social, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro, contam-no e anunciam a importância aos membros
O Presidente declara que serão feitas as contribuições para o Fundo Social
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número, para entregar a sua contribuição aos Contadores de Dinheiro
Ao chegar à frente, o membro entrega a sua contribuição para o Fundo Social aos Contadores de Dinheiro e recebe a sua caderneta
Os Contadores de Dinheiro confirmam que cada membro entrega a contribuição correcta e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro
Depois, o Conservador do Registo pergunta se algum membro falhou o seu pagamento ao Fundo Social na reunião anterior. Se sim, pede-se que pague agora.
O Conservador do Registo pergunta se há alguém que precise de ajuda do Fundo Social. Os membros que precisarem fazem as suas solicitações ao Grupo
Se a maior parte dos membros aprovar o pedido, o montante é concedido ao membro de acordo com os Estatutos
Os Contadores de Dinheiro contam o montante que restou na tigela de contagem do dinheiro e anunciam-no aos membros
O Conservador do Registo solicita a todos que memorizem este montante para a próxima reunião
O Conservador do Registo aponta o montante no caderno
O dinheiro do Fundo Social é colocado na sua bolsa na caixa
Guião do Programa ACPE – Oficial de Campo
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Ponto de agenda
Procedimentos
3. Compra de acções/ poupança
O Conservador do Registo pede aos membros para recordar o saldo do Fundo de Empréstimos da reunião anterior
Os Contadores de Dinheiro tiram o Fundo de Empréstimos da sua bolsa e contam-no, anunciando o montante aos membros
Ao concordar que o montante relembrado e o montante contado são iguais, o dinheiro é colocado na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente anuncia que agora os membros vão comprar acções
O Conservador do Registo chama cada membro pelo seu número para chegar à frente
Cada membro chega à frente na sua vez e compra entre uma a cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro e a sua caderneta ao Conservador do Registo
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro e anunciam o número de acções compradas pelo membro
O Conservador do Registo carimba o número correcto de acções na caderneta do membro e risca os quadrados não usados
O membro verifica que o número de carimbos novos na sua caderneta é correcto: a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião
(Se um membro precisar de levantar dinheiro, solicita o levantamento em vez de comprar acções. No caso de levantamento, o Conservador do Registo risca a quantidade de acções da caderneta do membro que corresponde ao valor do levantamento e os Contadores de Dinheiro entregam o dinheiro da tigela de contagem. O valor da acção entregue ao membro é igual ao seu preço original de compra.)
4. Despesas Se foi entregue dinheiro para despesas na reunião anterior, a pessoa que fez o pagamento dá contas e devolve possíveis trocos aos Contadores de Dinheiro que os colocam na tigela de contagem do dinheiro
O Presidente pergunta ao Conservador do Registo se haverá quaisquer despesas necessárias a pagar antes da próxima reunião. Se alguma despesa for aprovada por todos os membros, o Presidente diz aos Contadores de Dinheiro para tirar a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e entregá-la ao membro responsável pelo pagamento da despesa.
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Ponto de agenda
Procedimentos
5. Reembolso de emprés-timos
(se este não for uma reunião de empréstimos, passar ao ponto 6 e depois ao ponto 8)
O Presidente pede aos membros que têm empréstimos a reembolsar para se identificarem
Referindo-se às cadernetas dos membros, o Conservador do Registo confirma a identidade destes e a quantia devida por cada um
Cada devedor é chamado à frente para fazer o seu reembolso aos Contadores de Dinheiro. O pagamento não pode ser menor do que a taxa de serviço devida.
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro reembolsado, anunciam o montante e colocam-no na tigela de contagem do dinheiro
O Conservador do Registo introduz o montante pago na caderneta do membro na linha ´Pago´
O Conservador do Registo calcula o saldo remanescente da dívida e introduz este valor na linha ´Saldo´ na caderneta do membro
Se o saldo remanescente for zero, o Conservador do Registo assina a caderneta e anuncia que o empréstimo já está reembolsado, cancelando o empréstimo com uma linha vermelha a atravessar a página diagonalmente
Se restar saldo para pagar, o Conservador do Registo calcula a taxa de serviço a pagar na próxima reunião e introduz este valor no seu quadrado na caderneta. O membro devedor assina no lugar da assinatura.
6. Cálculo do novo saldo do Fundo de Emprés-timos
Os Contadores de Dinheiro passam o dinheiro da tigela de multas para a tigela de contagem do dinheiro
Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro da tigela de contagem e o Conservador do Registo anuncia o total ao Grupo
O Conservador do Registo informa ao Grupo que este é o dinheiro disponível para empréstimos nesta reunião
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Ponto de agenda
Procedimentos
7. Concessão de emprés-timos
O Presidente convida os membros a solicitar empréstimos, recordando a duração e o montante máximos para emprestar (três vezes as poupanças do membro)
Cada membro que quer pedir um empréstimo, faz a sua solicitação ao Grupo em voz alta, mencionando o montante, o motivo e o tempo em que pretende reembolsar
O Conservador do Registo calcula o valor total das solicitações e anuncia-o
Se o valor total dos empréstimos solicitados for mais elevado do que o dinheiro disponível no Fundo de Empréstimos, o Grupo deve debater ajustamentos aos montantes individuais solicitados até todos os membros ficarem satisfeitos
Uma vez decididas as quantias que cada membro que solicitou vai receber, o Conservador do Registo chama cada um à frente pela ordem dos seus números de membro
A seguir, o Conservador do Registo introduz o número do empréstimo, o montante emprestado e a taxa de serviço na caderneta do membro
O Conservador do Registo diz aos Contadores de Dinheiro para entregar ao membro o montante emprestado da tigela de contagem do dinheiro
O membro conta o dinheiro e assina a caderneta
O Conservador do Registo pede ao membro para anunciar em voz alta o montante devido e a data de reembolso
Este processo repete-se até se desembolsar todos os empréstimos
Depois, os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro restante na tigela de contagem e anunciam o montante ao Grupo
O Conservador do Registo diz ao Grupo que este é o dinheiro que constitui o seu Fundo de Empréstimos
O Conservador do Registo aponta a importância no caderno
Os Contadores de Dinheiro colocam o Fundo de Empréstimos na sua bolsa na caixa
8. Saldos finais
O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do Fundo Social e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Conservador do Registo anuncia outra vez o total do Fundo de Empréstimos e o Presidente pede aos membros para o memorizarem para a próxima reunião
O Presidente chama os Responsáveis pelas Chaves para trancarem a caixa
9. Encerra-mento
Antes de encerrar a reunião, o Presidente convida os membros a debaterem qualquer outro assunto de interesse
O Presidente anuncia a data e hora da próxima reunião
Ao acabar o debate, a Presidente encerra a reunião
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Anexo 5: Uso das cadernetas
Poupança
Os membros das ACPEs poupam na forma de acções, que são carimbadas na parte de frente das suas cadernetas, como se mostra na Figura 5.
Figura 5: Caderneta com onze acções carimbadas
Explicação: A ilustração mostra que houve cinco reuniões e este membro comprou onze acções.
Quando um membro compra as suas acções, o Conservador do Registo carimba na sua caderneta o número de acções compradas e o membro confirma que o número de carimbos corresponde ao número de acções que comprou.
Em cada linha, os espaços vazios são riscados diagonalmente, para impedir lançamentos fraudulentos posteriores.
O valor das acções compradas é 11 x TShs 500 = TShs 5.500.
Figura 6: Caderneta mostrando a venda de três acções
Explicação: Passadas duas reuniões, na sétima reunião do ciclo, esta pessoa não tinha conseguido poupar nada. Para mostrar que ela não comprou nenhuma acção nesta reunião, a linha inteira da reunião nº 7 foi riscada diagonalmente pelo Conservador do Registo.
Além disso, a pessoa pediu para vender três acções, recebendo assim TShs 1.500 (3 x 500 = TShs 1.500).
As três acções que ela tinha comprado nas reuniões nº 5 e 6 foram canceladas, usando a caneta vermelha para riscar os carimbos, e o dinheiro foi lhe entregue.
A possibilidade de vender as suas acções permite aos membros acesso às suas poupanças, mas todos os membros devem compreender que vendendo vão perder ganhos futuros, quando os lucros forem distribuídos. Uma vez vendidas, as acções não podem ser colocadas de volta.
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Figura 7: Situação no fim de treze reuniões
Explicação: A Figura 7 mostra a caderneta com uma página toda preenchida. Na altura da 13ª reunião (a caderneta tem 13 linhas numa página, para cobrir um quarto do ano), a pessoa tinha comprado um total de 28 acções. Mas, como já vimos, ela vendeu três acções compradas nas reuniões 5 e 6. Por isso, na 13ª reunião, a quantidade de acções compradas que restam é 25.
Este número acrescenta-se ao número de acções no início da página e a soma é lançada no quadrado 'Número final de acções nesta página'. Na página seguinte, este número será copiado no quadrado 'Número inicial de acções nesta página'.
A Figura 7 mostra o número total de acções do membro no fim do período. O resultado é cumulativo e será diferente no fim de cada página.
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Empréstimos
Os empréstimos são registados no verso das cadernetas. Não são registados com carimbos, senão escritos em números.
Figura 8: Registo de empréstimo de membro (1)
Explicação: O exemplo à esquerda é o primeiro empréstimo duma membro (Mónica), como indicado na coluna 'Nº de Empréstimo' . Ela leva um empréstimo de TShs 30.000. Não aparece nenhuma data, pois as reuniões de empréstimos seguem-se cada quatro semanas.
A taxa de serviço é de 3.000 TShs, já que o seu Grupo cobra 10% do valor do empréstimo a cada quatro semanas. Neste caso, a duração do empréstimo é de 12 semanas, indicada pela palavra 'Fim' em frente da linha 'Pago', 12 semanas mais tarde.
Mónica assina para mostrar que ela entende que deve TShs 30.000 pelo empréstimo e 3.000 pela taxa de serviço para as primeiras quatro semanas.
Figura 9: Registo de empréstimo de membro (2)
Explicação: Na próxima reunião de empréstimos, quatro semanas mais tarde, Mónica paga a taxa de serviço de TShs 3.000, mas não faz nenhum reembolso do empréstimo. Este movimento é lançado na sua caderneta conforme a Figura 9.
Isto mostra que depois de pagar a taxa de serviço, ela ainda deve TShs 30.000 (30.000 de empréstimo, mais 3.000 de taxa de serviço, menos 3.000 de taxa de serviço paga). A taxa de serviço de mais TShs 3.000 é acrescentada para cobrir as próximas quatro semanas.
Assim, informa-se a Mónica que ela deve TShs 33.000.
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Figura 10: Registo de empréstimo de membro (3)
Explicação: Depois de outras quatro semanas, Mónica faz um reembolso de TShs 10.000. Já que ela devia TShs 33.000 (30.000 de empréstimo mais 3.000 de taxa de serviço acumulada), significa que o seu saldo neste momento é de TShs 23.000.
O Conservador do Registo recebe os TShs 10.000 e anota o saldo de 23.000 na linha seguinte. Também adiciona uma taxa de serviço de 3.000, que será reembolsada na próxima reunião de empréstimos. Assim, o total da dívida é de TShs 26.000.
Figura 11: Registo de empréstimo de membro (4)
Explicação: A Figura 11 à esquerda mostra que na próxima reunião Mónica paga na totalidade os TShs 26.000 devidos. O Conservador do Registo (Helen) lança 26.000 na linha 'Pago' e assina o registo.
Uma vez pago na totalidade o empréstimo, o Conservador do Registo traça uma linha vermelha diagonal atravessando todo o registo do empréstimo. Isto indica que o empréstimo foi totalmente reembolsado.
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Anexo 6: Recolha de dados para o Sistema de Informação Gerencial
O Sistema de Informação Gerencial (SIG) é uma ferramenta importante, para o seu Supervisor saber como está a andar o seu trabalho, assim como para o seu Director de Programa e os doadores entenderem o progresso do projecto. O seu Supervisor vai entrevistá-lo regularmente (provavelmente a cada um ou dois meses), e vai poder indicar quais dos seus Grupos estão a andar bem, e quais podem precisar de ajuda para melhorar. Para poder fazer isto, você precisa de recolher alguma informação sobre todos os Grupos com que trabalha. Será necessário fazê-lo no início do ciclo na reunião da semana 4, assim como em cada mudança de fase, ou seja, na reunião da semana 12, na da semana 24 e na da semana 36. Não será necessário recolher estas informações mais vezes do que isto.
Quando você começar a trabalhar com ACs, vai precisar de colaborar com eles para recolher estes dados ao mesmo tempo, e deve programar as suas visitas de supervisão aos Grupos formados pelo AC para coincidir com o fim de cada fase na semanas 12, 24 e 36. A recolha de dados é da responsabilidade do OC. Não pode pedir aos ACs para recolher esta informação para si enquanto você os supervisa, mas deve, sim, mostrar-lhes como se faz a recolha, de maneira que eles sejam capazes de recolher dados para o programa depois de se tornarem independentes.
A Tabela 15 é um exemplo do Formulário de Recolha de Dados completo, preenchido no início do ciclo e em cada mudança de fase.
A Tabela 16 resume o significado de todos os termos do Formulário de Recolha de Dados. É muito importante que você entenda a terminologia, porque se não a entender, e recolher dados errados, o sistema produzirá relatórios erróneos. Se o OC tiver dúvidas, deve consultar o seu Supervisor. Se este tiver dúvidas sobre as definições ou métodos de recolha de dados, o programa deve contactar [email protected] para esclarecer as dúvidas.
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Table 15: Field Officer’s Data Collection Form
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A tabela mostra os dados preenchidos duma ACPE.
As duas colunas à esquerda mostram os dados requeridos e os próprios dados (respostas), preenchidos aqui como exemplo. As duas colunas à direita são apenas usadas pelo OC para adicionar e chegar ao valor total de todas as compras de acções e ao valor total de empréstimos a reembolsar pelos membros da ACPE. Destina-se a simplificar os pontos mais difíceis no formulário de recolha de dados usado pelo OC (pontos 15, 16 e 17).
O OC procede da seguinte maneira:
Poupanças
Recolhe todas as cadernetas antes que sejam guardadas na caixa no fim da reunião.
Abre cada caderneta na página da reunião de hoje e adiciona todas as acções carimbadas nesta página. Adiciona esta figura ao 'Número inicial de acções nesta página'. Lança a quantidade total de acções na linha com o número do membro.
Conta o número total de acções e o escreve no quadrado 'Total'.
No quadrado a seguir, escreve o preço duma acção (neste exemplo = 500).
Multiplica esta quantia pelo número escrito no quadrado 'Total'.
Lança o resultado no quadrado 'Valor total das poupanças neste ciclo'.
Empréstimos
Nas cadernetas dos membros, identifica os empréstimos que ainda têm que ser reembolsados e o saldo que cada membro com empréstimo deve. Lança este montante na linha com o número do respectivo membro. Não inclui as taxas de serviço a pagar.
No caso raro em que o membro tenha mais do que um empréstimo por reembolsar, adiciona-os.
Conta o valor total dos empréstimos por reembolsar e escreve-o no quadrado 'Total'.
O OC preenche este formulário para cada Grupo no início do ciclo e em cada mudança de fase e entrega-o ao seu Supervisor.
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Table 16 (1): Data definitions
1 Nom do grupo O nome que o grupo escolheu. Perguntar aos membros. Não muda.
2 Nº. do grupo O número do grupo. Deve ser um número único, só para este grupo. Indicado pelo programa. Não muda.
3 Ligação a poupanças externas
Se o grupo está, ou não, a poupar numa instituição financeira formal, como um banco ou os Correios.
Perguntar aos membros
4 Ligação ao crédito externo
Se o grupo está, ou não, a emprestar duma instituição financeira formal, como um banco ou uma IMF (instituição micro-financeira)
Perguntar aos membros
5 Data do primeiro treinamento
A data em que o grupo recebeu a primeira formação para poupar e emprestar. É anterior à data em que começou a poupar e pode referir a uma data antes do ciclo anterior.
Documentação da formação
6 Data de início das poupanças neste ciclo
A data em que o grupo começou a fazer poupanças no ciclo em curso. Não é a data em que o grupo foi criado.
Perguntar aos membros. Não muda.
7 Grupo treinado por Seleccionar na folha de SETUP no MIS. É a pessoa que deu a formação ao grupo.
Você deve conhecer. Não muda.
8 Membros no início do ciclo
O número de membros no grupo quando começou as actividades de poupança e empréstimos durante o ciclo em curso.
Anotar durante a visita. Não muda.
9 Data de recolha de dados
A data em que os dados no presente formulário foram recolhidos. Anotar durante a visita
10 Membros registados na visita
O número de membros que são considerados membros pelo grupo (pelos outros membros). Não é só o número de pessoas presentes na reunião visitada (podem estar ausentes por razões importantes). É a soma dos homens activos e das mulheres activas.
Perguntar aos membros
11 Homens registados na visita
O número de homens membros que são considerados membros pelo grupo. Não só os que estão presentes.
Perguntar aos membros
12 Mulheres registadas na visita
O número de mulheres membros que são consideradas membros pelo grupo. Não só as que estão presentes.
Perguntar aos membros
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Table 16 (2): Data definitions
13 Nº de memb. participam reunião
O número de membros presentes na reunião em que estes dados foram recolhidos. Observação
14 Desistências desde iníc. ciclo
O número de membros que abandonaram o grupo por qualquer razão (morte, mudança, razões pessoais, expulsão por não pagar dívida, etc.) desde o início do ciclo em curso.
Perguntar aos membros
15 Valor acumulado das poupanças neste ciclo
Apenas para o ciclo em curso, contar a quantidade de acções/poupança nas cadernetas dos membros, deduzindo as possíveis canceladas. NÃO incluir os juros pagos.
Cadernetas dos membros
16 Nº de empréstimos activos
O número de empréstimos com algum saldo por pagar (tanto a tempo como atrasado).
Cadernetas dos membros
17 Valor de empréstimos activos
O total dos saldos dos empréstimos por reembolsar. Cadernetas dos membros
18 Baixas desde o início do ciclo
O valor de todos os empréstimos que o grupo definiu como não recuperáveis. É um montante cumulativo.
Cadernetas dos membros
19 Fundo emprés.: dinh. caixa/banco
O montante de dinheiro no bolso do Fundo de Empréstimo na Caixa, mais qualquer dinheiro alocado neste Fundo que está depositado pelo grupo em qualquer instituição financeira ou por via de telemóvel
Contar o dinheiro no bolso do Fundo de Empréstimo e verificar os possíveis extratos da conta bancária ou recibos de depósito
20 Dinheiro em outros fundos
Dinheiro em todos os outros tipos de fundos (Fundo Social, de Educação, de Despesas, etc.) guardado na Caixa ou depositado em qualquer instituição financeira. Não deve incluir dinheiro que pertence ao Fundo de Empréstimos.
Contar o dinheiro no bolso do Fundo Social
21 Bens no início do ciclo O preço total de compra dos bens (edifícios, animais, móveis, ferramentas agrícolas, etc.) que o grupo possuía antes do início do ciclo em curso, antes de começar as poupanças deste ciclo.
Perguntar aos membros. Não muda.
22 Bens agora O preço total de compra dos bens que são propriedade do grupo na altura da recolha destes dados. Não está necessariamente relacionado com o valor da linha anterior (bens no início do ciclo).
Perguntar aos membros
23 Dividas O valor total de dinheiro que o grupo deve a qualquer individual ou instituição. Perguntar aos membros
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Anexo 7: Contrato entre a ACPE e o AC
Este é um contrato entre ____________________________ (Nome do Agente Comunitário)
e __________________________________________________________ (Nome do Grupo)
O Agente Comunitário concorda em:
providenciar formação de alta qualidade sobre ACPE, realizando 15 visitas num período de 36 semanas (ou por mais tempo se necessário)
chegar pontualmente na hora e lugar combinado da reunião
Nunca mexer no dinheiro do Grupo, nem escrever nos seus registos ou levar a caixa
nunca pedir um empréstimo pessoal
nunca pedir nenhum presente ao Grupo
A ACPE concorda em:
assegurar que todos os membros cheguem pontualmente e assistam a todas as reuniões
seguir as regras e os procedimentos ensinados
pagar ao AC por cada uma das 15 visitas de formação a quantia de_______
o pagamento será feito na forma seleccionada pelo AC abaixo (marcar a caixa relevante):
em dinheiro por cada visita de formação
em acções de valor equivalente por cada visita de formação
As reuniões terão lugar em (local): _____________________________________________
A hora do início da reunião será: _______________________________________________
O número de telefone do AC é: ________________________________________________
O número de telefone do Presidente da ACPE (ou outra pessoa responsável) é: _________
Data e assinatura do AC ______________________________________________________
Data e assinatura do Presidente ________________________________________________
Data e assinatura da testemunha _______________________________________________
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Anexo 8: Gestão do tempo do Oficial de Campo