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O SAESP e a construção da Política de Gestão Documental: desafios e realizações Ieda Pimenta Bernardes Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Arquivo Público do Estado CASA CIVIL [email protected] 2013 III Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

III Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental ... · COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ... A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela ... de perícias

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O SAESP e a construção da Políticade Gestão Documental:

desafios e realizações

Ieda Pimenta Bernardes

Diretora Técnica do Departamento de Gestão do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Arquivo Público do EstadoCASA CIVIL

[email protected]

2013

III Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

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Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984

Objetivos principais:

• Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual

• Harmonizar as diversas fases dos documentos (corrente, intermediária e permanente)

• Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos

Criação do SAESP

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

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Decreto nº 22.789/1984: Secretarias e Autarquias.

Decreto nº 48.897/2004: amplia para Fundações, Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, e Organizações Sociais.

Decreto nº 54.276/2009: amplia ainda mais mediantecelebração de convênios ou termos de cooperação técnica:Autarquias de regime especial; Ministério Público Estadual,Defensoria Pública, órgãos dos Poderes Legislativo eJudiciário e Administrações Municipais.

Integrantes do SAESP

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Empresas

públicas

Autarquias

Sociedade de

Economia

mista

Entidades

privadas

encarregadas

de serviços

públicos

Fundações

Procuradoria

Geral do

Estado

Municípios

Ministério

Público

Organizações

sociais

Secretarias

Arquivos e Protocolos: normas e procedimentos comuns

Arquivo

Público do

Estado

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I - estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do SAESP e com unidades afins;

II - elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das atividades de arquivo;

III - prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema e a unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

(...)

XII - propor a política de acesso aos documentos públicos;

Atribuições do Arquivo Público como

ÓRGÃO CENTRAL do SAESP

Artigo 6º - Decreto nº 22.789/1984

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Seção Técnica de Arquivo

Intermediário

Setor Técnico de Registro

Setor Técnico de Seleção

Serviço de Arquivo Histórico

Seção Técnica de Manuscritos

Seção de Biblioteca e Hemeroteca

Seção de Publicações

Setor de Consultas

Seção de Estudos e Pesquisas

Setor de Registro e Catálogo

Setor de Reprodução

Setor de Imunologia

Setor de Encadernação e

Restauração

Seção de Administração

Setor de Comunicações Administrativas

Setor de Zeladoria

Arquivo do Estado órgão central do SAESP

Diretoria

Estrutura organizacional à época Decreto nº 20.955/1983 eDecreto nº 22.789/1984

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Desafios:

Atuação como órgão normativo: O APE era uma Divisão da Secretaria de Cultura

Ausência de um órgão responsável pela coordenação do Sistema na estrutura do APE

Falta de quadro técnico

Falta de uma ação orçamentária destinada ao SAESP

Falta de apoio institucional: resistências culturais, internas e externas

Implementação do SAESP

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Parceria com a ARQ-SP

Projeto "Como Fazer“ De 1997 a 2006.

– Realização de 63 oficinas de capacitação, de 16 horas-aula cada, coordenadas pelo SAESP. Abertas ao público em geral.

– 4.163 participantes

Realizações:

Construindo a política de gestão documental

1997

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COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.2/1998

Janice Gonçalves

– As oficinas de trabalho resultaram na produção da Coleção "Como Fazer, uma série de dez manuais técnicos, elaborados pelos professores, que constituem importante referência bibliográfica no Brasil.

– A publicação dos manuais foi fruto de uma parceria entre o Arquivo Público e Imprensa Oficial do Estado.

COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.1/1998Ieda Pimenta Bernardes

Publicação da Coleção “Como Fazer”1997

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COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS v.3/1999Helena Corrêa Machado e Ana Maria de Almeida Camargo

COMO FAZER CONSERVAÇÃO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS v.5/2001Norma Cianflone Cassares

COMO TRATAR COLEÇÕES DE FOTOGRAFIAS v.4/2000Patrícia de Fillipi, Solange Ferraz de Lima e Vânia Carneiro de Carvalho

COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA v.6/2002André Porto Ancona Lopez

Disponível em www.arquivoestado.sp.gov.br SAESP Publicações Técnicas:

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COMO FAZER PROGRAMAS DE REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.7/2002Esther Caldas Bertoletti

COMO FAZER ANÁLISE DIPLOMÁTICA E ANÁLISE TIPOLÓGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO v.8/2002Heloísa Liberalli Belloto

COMO IMPLANTAR CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO v.9/2003Viviane Tessitore

COMO ELABORAR VOCABULÁRIO v.10/2003Johanna Wilhelmina Smit e Nair Yumiko Kobashi

Disponível em www.arquivoestado.sp.gov.br SAESP Publicações Técnicas:

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– Decreto nº 29.838, de 18/4/1989: Criação das CADAs

– Grupos permanentes e multidisciplinares (5, 7 ou 9)

– Elaboração e aplicação de Planos de Classificação e TTD-Meio e Fim; definição de critérios de amostragem

– Atribuições ampliadas pelos Decretos nº 48.897/2004 e nº 58.052/2012

– Em 2004: 51 Comissões de Avaliação de Documentos e Arquivo

– Em 2013: 94 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso

Parceria com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso: interlocução com a Administração

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Projeto “Um Sistema de Gestão

Documental para o Estado”

Parceria com a FAPESP E A FFLCH

1999

Formulação e implementação de política pública de gestão documental

Definição de normas e procedimentos técnicos referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento

Financiado pela FAPESP dentro do Programa de Pesquisas em Políticas

Públicas

O trabalho contou com a colaboração de

51 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo

800 agentes públicos envolvidos

Concebido e executado por uma equipe de 4

profissionais do

DGSAESP no período

de Nov/99 a Dez/02

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Decreto nº. 48.897,

de 27 de agosto de 2004

Conjunto de normas e procedimentos

para a gestão, avaliação, preservação e

eliminação de documentos públicos

Projeto “Um Sistema de Gestão Documental para o Estado”

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Plano de Classificação: Identifica todos os documentos das atividades-meio (800 tipos)

Tabela de Temporalidade: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos

Decreto n. 48.898 de 27 de agosto de 2004

(disponível no sítiowww.arquivoestado.sp.gov.br)

Projeto “Um Sistema de Gestão Documental para o Estado”

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IDENTIFICA

DEFINE PRAZOS

DEFINE DESTINAÇÃO

Decreto nº 48.897/2004

Exemplo da Tabela de Temporalidade

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Conhecimento inédito

Ampla pesquisa e o mapeamento exaustivo de todas as funções e atividades das áreas administrativas do Estado;

Estudo inédito sobre a produção documental da administração estadual;

Definição de critérios para preservação e eliminação de documentos públicos.

A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio exigiu:

Com essa metodologia sendo divulgada, conseguimos ampliar a equipe e

conseguimos uma ação orçamentária para atender às necessidades do SAESP

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GESTÃO DOCUMENTAL &

TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

TECNOLOGIAS DA

INFORMAÇÃO

Projeto Spdoc (antigo Protocolo Único)

2004

• Ferramenta da política de gestão documental

• Incorpora os requisitos da gestão arquivística (PC e TTD)

• Solução única para a gestão dos documentos estaduais

• Integra os arquivos e protocolos

• Reúne informações sobre documentos em tramitação e arquivados

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– Termo de Cooperação assinado no ano de 2000 e renovado em 2009.

– Início do trabalho de assistência aos municípios

Ministério Público

zelar pelo cumprimento da

legislação federal e estadual sobre

arquivos e documentos públicos,

inclusive recebendo denúncias de

desrespeito a suas normas, para

as providências cabíveis

Arquivo do Estado/DGSAESP

atuar como órgão técnico

consultivo do Ministério Público na

área de arquivos, inclusive

atendendo a eventuais requisições

de perícias técnicas

Cooperação com o Ministério Público Estadual

2000

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Promoção da Gestão documental nos Municípios

“Programa de Institucionalização de Arquivos e implantação de Políticas Públicas Municipais de Gestão

Documental no Estado de São Paulo” (início em 2003)

– Realização de 10 encontros regionais sobre gestão documental no período de 2003 a 2012 (São Paulo (2), Campinas, Ribeirão Preto, Cunha, Santos, São José dos Campos, São José do Rio Preto, Casa Branca, Araraquara)

• Servidores municipais participantes: 1.296

• Municípios participantes: 382

– Arquivos Públicos Municipais institucionalizados: 80 (Em 2000: 33)

– Dos 645 municípios paulistas, 550 já receberam atendimento (Câmaras e Prefeituras)

XI ENCONTRO em Araraquara em 27 de Novembro próximo.

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Promoção da Gestão documental nos Municípios

– Ação conjunta com o Ministério Público Estadual:

• O APE elaborou 53 laudos técnicos para instruir os inquéritos civis e as ações civis públicas (2000-2013)

• O MP instaurou 61 procedimentos (IC, TAC, ACP)

– Criação do Núcleo (2006) e do Centro de Assistência aos Municípios (2009)

– Criação de uma ação orçamentária específica no orçamento do APE (2007)

– Participação no Programa Transparência Municipal: 17 Encontros Regionais e 3 Videoconferências (2013)

• Orientação para regulamentação da LAI

– Publicações e manuais técnicos

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Promoção da Gestão documental nos Municípios

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Criação de um setor responsável pela gestão do SAESP e redefinição jurídico-institucional do Arquivo Público

Departamento Técnico de Gestão do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo

Centro de Gestão Documental

Centro de Arquivo Administrativo

Departamento Técnico dePreservação da Memória e Difusão

Cultural

Centro de ArquivoPermanente

Centro de Apoio à Pesquisa

Secretaria da Cultura

Coordenadoria Arquivo Público do Estado de São Paulo

2006

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Decreto nº 54.276/2009

Departamento Técnico de Gestão do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo

Centro de Gestão Documental

Centro de Arquivo Administrativo

Centro de Assistência aos Municípios

Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais

Departamento Técnico dePreservação e Difusão do Acervo

Centro de ArquivoPermanente

Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa

Centro de Preservação

Centro de Acervo Iconográfico

e Cartográfico

Casa Civil

Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo

Centro de Processamento de

Informações Digitais

2009

Elaboração do Manual

de Normas e Procedimentos

de Protocolo para a

Administração Pública do Estado de São Paulo

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Departamento deGestão do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo

Núcleo de Assistência Técnicaaos Órgãos do SAESP

Núcleo deNormas Técnicas

Núcleo deFormação e Treinamento

Núcleo deMonitoria e Fiscalização

Núcleo deProcessamento Técnico

Núcleo deRegistro e Empréstimo

Central deAtendimento ao Cidadão (CAC)

Núcleo deApoio Logístico

Centro de Coordenação

dos Protocolos Estaduais

Centro de Gestão

Documental

Centro deAssistência

aos Municípios

Centro de Arquivo

Administrativo

Estrutura Atual

2009

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Instrução Normativa APE/SAESP – 1, de 10 de março de 2009

2009

• Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos digitais da Administração Direta e Indireta

• Define os requisitos e metadados para o desenvolvimento do SPdoc

Instrução Normativa APE/SAESP – 2, de 2 de dezembro de 2010

2010

• Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação

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Reforço da equipe DGSAESP com o ingresso dos Executivos Públicos e Oficiais Administrativos em 2010

Programa de Gestão Documental Itinerante - PGDI

2010

• Deslocamento de 10 equipes para prestar orientação técnica aos órgãos e entidades do SAESP:

• Orientar o recolhimento dos documentos de guarda permanente

• Orientar a aplicação da TTD-Meio

• Orientar a elaboração da TTD-Fim

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Projeto de modernização do SPdoc

Contrato com a PRODESP em 19/11/2012. (15 meses)

Valor: R$ 5.160.024,74

Objetivos:

• Modernização do SPdoc referencial (em conformidade com a Instrução Normativa APE/SAESP – 1, de 10/3/2009.

• Desenvolvimento dos requisitos do SPdoc digital.

2010: Convênio com o Arquivo Nacional (Projeto InterPARES). Projeto Internacional de Pesquisa sobre Documentos Digitais. Estudo de caso prevendo a análise de conformidade de Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc com os requisitos definidos pelo Projeto InterPARES.

O APE assume a coordenação do Comitê Gestor do SPdoc (Decreto 55.479/2010)

2010

2012

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Novas Parcerias

• Fundação SEADE: estudos técnicos para definição de critérios de amostragem de documentos

• Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo: para atuar junto às Administrações Municipais visando à implementação de políticas municipais de gestão e preservação documental, e acesso às informações

2011

2012

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Mudança do Centro de Arquivo Administrativo da Moóca para Santana

• Permaneceu na Moóca de

1997 a 2013

• Composto por cerca 77

mil caixas de arquivo,

Livros e 1.726 maços de

documentos de diversos

fundos (1941 - 2006)

• Avaliação da massa

documental acumulada

(38 mil caixas)

• Projeto de cadastramento

dos documentos em

sistema informatizado

2013

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Propor a política de acesso aos documentos públicos (Decreto nº 22.789/1984, Artigo 6º, XII)

GT (Projeto do Protocolo Único): estudo para

definição de critérios de sigilo (minuta de Decreto)

GT (Resolução CC-3, de 9-1-2012): Regulamentação

da Lei nº 12.527/2011. Redação do Decreto nº 58.052/2012

– Propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação (Artigo 5º)

– Coordenar os Serviços de Informações ao Cidadão - SIC (Artigo 9º): Estruturação da Central de Atendimento ao Cidadão - CAC

Gestão Documental & Acesso à InformaçãoRealizações

2012

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Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante:

II – implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos

A gestão documental é condição

para

o acesso à informação

Inovação do Decreto nº 58.052/2012

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Inovação do Decreto nº 58.052/2012Inovação do Decreto nº 58.052/2012

Integram a política de arquivos e

gestão documental

Serviços de protocolo e arquivo

Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

SPdoc

Serviços de Informações ao Cidadão - SIC

planos de classificação

tabelas de temporalidadede documentos

implementação do SPdoc

Ações estratégicas para o acesso à

informação

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GT (Resolução CC-63, de 23-5-2012): Criação

Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI. Minuta de Decreto finalizada em 25/9/2012.

GT (Resolução CC-71, de 11/6/2012): Propor ações

estratégicas para dar efetividade à política de acesso às informações notadamente a implantação do SPdoc e dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC.

Gestão Documental & Acesso à InformaçãoRealizações

2012

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Parceria entre o Arquivo Público do Estado Secretaria de Gestão Pública/UTIC

e PRODESP

• Definição de requisitos para o desenvolvimento do sistema integrado de informações ao cidadão – SIC.SP

• Redação de cartilha para a instalação dos SICs

GT (Resolução CC-71, de 11/6/2012)

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Página inicial do SIC.SP www.sic.sp.gov.br

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• orientar a instalação do novo serviço (SIC)

• gerenciar o banco de dados dos servidores que atuam nos SICs

• coordenar a integração sistêmica dos SICs

• consolidar dados e elaborar estatísticas sobre as demandas de consulta e perfis de usuários

• gestão compartilhada do sistema SIC.SP

Instalação da CAC - Central de Atendimento ao Cidadão

2012

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Identidade Visual do SIC / Acesso à Informação

2012

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• Elaboração de roteiros de orientação para as CADAs e os SICs

• Elaboração de vídeos e folders

• 400 servidores orientados para a instalação dos SICs

• Instalação da CAC com 240m2 em espaço nobre no APE

• 730 servidores designados para os SICs

• 224 SICs instalados

• Total de pedidos monitorados pelo SIC.SP: 14.295 (até 31/08)

• 315 servidores capacitados para o uso do SIC.SP

• Tempo médio de atendimento (pelos SICs): 7,5 dias

Implementação da LAI na Administração Estadual

2012

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Arquivo Público do Estado

• órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

• formula e implementa política de gestão e preservação documental

• formula política de acesso aos documentos e informações

• preserva e difunde os documentos de valor permanente da Administração Estadual

• coordena o Comitê Gestor do SPdoc(sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações)

• coordena os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC

Unidade da CASA CIVIL

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Desafios Atuais

REESTRUTURAÇÃO DO SAESP – Órgãos Setoriais

COORDENAR O RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE PARA A NOVA SEDE DO APE

PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO:

• Orientar as CADAs para:

Elaboração das TTD-Fim (5 já oficializadas)Elaboração das Tabelas de Documentos, Dados e

Informações Sigilosas e Pessoais: uniformização de critérios

• Capacitar servidores que atuam nos protocolos, arquivos e SICs

PROJETO SPDOC:

Implementação do SPdoc Referencial

Desenvolvimento dos módulos Digital e Repositório

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22/Outubro/2013

Arquivo Público do Estado

CASA CIVIL

Rua Voluntários da Pátria, 596

CEP 02010-000 - Santana

São Paulo/SP

Tel. 2089-8100

www.arquivoestado.sp.gov.br

Ieda Pimenta BernardesDiretora Técnica do

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado

de São Paulo

[email protected]