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O SAESP e a construção da Políticade Gestão Documental:
desafios e realizações
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica do Departamento de Gestão do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Arquivo Público do EstadoCASA CIVIL
2013
III Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental
Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984
Objetivos principais:
• Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual
• Harmonizar as diversas fases dos documentos (corrente, intermediária e permanente)
• Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos
Criação do SAESP
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Decreto nº 22.789/1984: Secretarias e Autarquias.
Decreto nº 48.897/2004: amplia para Fundações, Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, e Organizações Sociais.
Decreto nº 54.276/2009: amplia ainda mais mediantecelebração de convênios ou termos de cooperação técnica:Autarquias de regime especial; Ministério Público Estadual,Defensoria Pública, órgãos dos Poderes Legislativo eJudiciário e Administrações Municipais.
Integrantes do SAESP
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Empresas
públicas
Autarquias
Sociedade de
Economia
mista
Entidades
privadas
encarregadas
de serviços
públicos
Fundações
Procuradoria
Geral do
Estado
Municípios
Ministério
Público
Organizações
sociais
Secretarias
Arquivos e Protocolos: normas e procedimentos comuns
Arquivo
Público do
Estado
I - estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do SAESP e com unidades afins;
II - elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das atividades de arquivo;
III - prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema e a unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;
(...)
XII - propor a política de acesso aos documentos públicos;
Atribuições do Arquivo Público como
ÓRGÃO CENTRAL do SAESP
Artigo 6º - Decreto nº 22.789/1984
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Seção Técnica de Arquivo
Intermediário
Setor Técnico de Registro
Setor Técnico de Seleção
Serviço de Arquivo Histórico
Seção Técnica de Manuscritos
Seção de Biblioteca e Hemeroteca
Seção de Publicações
Setor de Consultas
Seção de Estudos e Pesquisas
Setor de Registro e Catálogo
Setor de Reprodução
Setor de Imunologia
Setor de Encadernação e
Restauração
Seção de Administração
Setor de Comunicações Administrativas
Setor de Zeladoria
Arquivo do Estado órgão central do SAESP
Diretoria
Estrutura organizacional à época Decreto nº 20.955/1983 eDecreto nº 22.789/1984
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Desafios:
Atuação como órgão normativo: O APE era uma Divisão da Secretaria de Cultura
Ausência de um órgão responsável pela coordenação do Sistema na estrutura do APE
Falta de quadro técnico
Falta de uma ação orçamentária destinada ao SAESP
Falta de apoio institucional: resistências culturais, internas e externas
Implementação do SAESP
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Parceria com a ARQ-SP
Projeto "Como Fazer“ De 1997 a 2006.
– Realização de 63 oficinas de capacitação, de 16 horas-aula cada, coordenadas pelo SAESP. Abertas ao público em geral.
– 4.163 participantes
Realizações:
Construindo a política de gestão documental
1997
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.2/1998
Janice Gonçalves
– As oficinas de trabalho resultaram na produção da Coleção "Como Fazer, uma série de dez manuais técnicos, elaborados pelos professores, que constituem importante referência bibliográfica no Brasil.
– A publicação dos manuais foi fruto de uma parceria entre o Arquivo Público e Imprensa Oficial do Estado.
COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.1/1998Ieda Pimenta Bernardes
Publicação da Coleção “Como Fazer”1997
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS v.3/1999Helena Corrêa Machado e Ana Maria de Almeida Camargo
COMO FAZER CONSERVAÇÃO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS v.5/2001Norma Cianflone Cassares
COMO TRATAR COLEÇÕES DE FOTOGRAFIAS v.4/2000Patrícia de Fillipi, Solange Ferraz de Lima e Vânia Carneiro de Carvalho
COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA v.6/2002André Porto Ancona Lopez
Disponível em www.arquivoestado.sp.gov.br SAESP Publicações Técnicas:
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
COMO FAZER PROGRAMAS DE REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.7/2002Esther Caldas Bertoletti
COMO FAZER ANÁLISE DIPLOMÁTICA E ANÁLISE TIPOLÓGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO v.8/2002Heloísa Liberalli Belloto
COMO IMPLANTAR CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO v.9/2003Viviane Tessitore
COMO ELABORAR VOCABULÁRIO v.10/2003Johanna Wilhelmina Smit e Nair Yumiko Kobashi
Disponível em www.arquivoestado.sp.gov.br SAESP Publicações Técnicas:
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
– Decreto nº 29.838, de 18/4/1989: Criação das CADAs
– Grupos permanentes e multidisciplinares (5, 7 ou 9)
– Elaboração e aplicação de Planos de Classificação e TTD-Meio e Fim; definição de critérios de amostragem
– Atribuições ampliadas pelos Decretos nº 48.897/2004 e nº 58.052/2012
– Em 2004: 51 Comissões de Avaliação de Documentos e Arquivo
– Em 2013: 94 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso
Parceria com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso: interlocução com a Administração
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Projeto “Um Sistema de Gestão
Documental para o Estado”
Parceria com a FAPESP E A FFLCH
1999
Formulação e implementação de política pública de gestão documental
Definição de normas e procedimentos técnicos referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento
Financiado pela FAPESP dentro do Programa de Pesquisas em Políticas
Públicas
O trabalho contou com a colaboração de
51 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
800 agentes públicos envolvidos
Concebido e executado por uma equipe de 4
profissionais do
DGSAESP no período
de Nov/99 a Dez/02
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Decreto nº. 48.897,
de 27 de agosto de 2004
Conjunto de normas e procedimentos
para a gestão, avaliação, preservação e
eliminação de documentos públicos
Projeto “Um Sistema de Gestão Documental para o Estado”
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Plano de Classificação: Identifica todos os documentos das atividades-meio (800 tipos)
Tabela de Temporalidade: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos
Decreto n. 48.898 de 27 de agosto de 2004
(disponível no sítiowww.arquivoestado.sp.gov.br)
Projeto “Um Sistema de Gestão Documental para o Estado”
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
IDENTIFICA
DEFINE PRAZOS
DEFINE DESTINAÇÃO
Decreto nº 48.897/2004
Exemplo da Tabela de Temporalidade
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Conhecimento inédito
Ampla pesquisa e o mapeamento exaustivo de todas as funções e atividades das áreas administrativas do Estado;
Estudo inédito sobre a produção documental da administração estadual;
Definição de critérios para preservação e eliminação de documentos públicos.
A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio exigiu:
Com essa metodologia sendo divulgada, conseguimos ampliar a equipe e
conseguimos uma ação orçamentária para atender às necessidades do SAESP
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GESTÃO DOCUMENTAL &
TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
TECNOLOGIAS DA
INFORMAÇÃO
Projeto Spdoc (antigo Protocolo Único)
2004
• Ferramenta da política de gestão documental
• Incorpora os requisitos da gestão arquivística (PC e TTD)
• Solução única para a gestão dos documentos estaduais
• Integra os arquivos e protocolos
• Reúne informações sobre documentos em tramitação e arquivados
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
– Termo de Cooperação assinado no ano de 2000 e renovado em 2009.
– Início do trabalho de assistência aos municípios
Ministério Público
zelar pelo cumprimento da
legislação federal e estadual sobre
arquivos e documentos públicos,
inclusive recebendo denúncias de
desrespeito a suas normas, para
as providências cabíveis
Arquivo do Estado/DGSAESP
atuar como órgão técnico
consultivo do Ministério Público na
área de arquivos, inclusive
atendendo a eventuais requisições
de perícias técnicas
Cooperação com o Ministério Público Estadual
2000
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Promoção da Gestão documental nos Municípios
“Programa de Institucionalização de Arquivos e implantação de Políticas Públicas Municipais de Gestão
Documental no Estado de São Paulo” (início em 2003)
– Realização de 10 encontros regionais sobre gestão documental no período de 2003 a 2012 (São Paulo (2), Campinas, Ribeirão Preto, Cunha, Santos, São José dos Campos, São José do Rio Preto, Casa Branca, Araraquara)
• Servidores municipais participantes: 1.296
• Municípios participantes: 382
– Arquivos Públicos Municipais institucionalizados: 80 (Em 2000: 33)
– Dos 645 municípios paulistas, 550 já receberam atendimento (Câmaras e Prefeituras)
XI ENCONTRO em Araraquara em 27 de Novembro próximo.
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Promoção da Gestão documental nos Municípios
– Ação conjunta com o Ministério Público Estadual:
• O APE elaborou 53 laudos técnicos para instruir os inquéritos civis e as ações civis públicas (2000-2013)
• O MP instaurou 61 procedimentos (IC, TAC, ACP)
– Criação do Núcleo (2006) e do Centro de Assistência aos Municípios (2009)
– Criação de uma ação orçamentária específica no orçamento do APE (2007)
– Participação no Programa Transparência Municipal: 17 Encontros Regionais e 3 Videoconferências (2013)
• Orientação para regulamentação da LAI
– Publicações e manuais técnicos
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Promoção da Gestão documental nos Municípios
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Criação de um setor responsável pela gestão do SAESP e redefinição jurídico-institucional do Arquivo Público
Departamento Técnico de Gestão do Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo
Centro de Gestão Documental
Centro de Arquivo Administrativo
Departamento Técnico dePreservação da Memória e Difusão
Cultural
Centro de ArquivoPermanente
Centro de Apoio à Pesquisa
Secretaria da Cultura
Coordenadoria Arquivo Público do Estado de São Paulo
2006
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Decreto nº 54.276/2009
Departamento Técnico de Gestão do Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo
Centro de Gestão Documental
Centro de Arquivo Administrativo
Centro de Assistência aos Municípios
Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais
Departamento Técnico dePreservação e Difusão do Acervo
Centro de ArquivoPermanente
Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa
Centro de Preservação
Centro de Acervo Iconográfico
e Cartográfico
Casa Civil
Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo
Centro de Processamento de
Informações Digitais
2009
Elaboração do Manual
de Normas e Procedimentos
de Protocolo para a
Administração Pública do Estado de São Paulo
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Departamento deGestão do Sistema de
Arquivos do Estado de São Paulo
Núcleo de Assistência Técnicaaos Órgãos do SAESP
Núcleo deNormas Técnicas
Núcleo deFormação e Treinamento
Núcleo deMonitoria e Fiscalização
Núcleo deProcessamento Técnico
Núcleo deRegistro e Empréstimo
Central deAtendimento ao Cidadão (CAC)
Núcleo deApoio Logístico
Centro de Coordenação
dos Protocolos Estaduais
Centro de Gestão
Documental
Centro deAssistência
aos Municípios
Centro de Arquivo
Administrativo
Estrutura Atual
2009
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Instrução Normativa APE/SAESP – 1, de 10 de março de 2009
2009
• Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos digitais da Administração Direta e Indireta
• Define os requisitos e metadados para o desenvolvimento do SPdoc
Instrução Normativa APE/SAESP – 2, de 2 de dezembro de 2010
2010
• Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Reforço da equipe DGSAESP com o ingresso dos Executivos Públicos e Oficiais Administrativos em 2010
Programa de Gestão Documental Itinerante - PGDI
2010
• Deslocamento de 10 equipes para prestar orientação técnica aos órgãos e entidades do SAESP:
• Orientar o recolhimento dos documentos de guarda permanente
• Orientar a aplicação da TTD-Meio
• Orientar a elaboração da TTD-Fim
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Projeto de modernização do SPdoc
Contrato com a PRODESP em 19/11/2012. (15 meses)
Valor: R$ 5.160.024,74
Objetivos:
• Modernização do SPdoc referencial (em conformidade com a Instrução Normativa APE/SAESP – 1, de 10/3/2009.
• Desenvolvimento dos requisitos do SPdoc digital.
2010: Convênio com o Arquivo Nacional (Projeto InterPARES). Projeto Internacional de Pesquisa sobre Documentos Digitais. Estudo de caso prevendo a análise de conformidade de Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc com os requisitos definidos pelo Projeto InterPARES.
O APE assume a coordenação do Comitê Gestor do SPdoc (Decreto 55.479/2010)
2010
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Novas Parcerias
• Fundação SEADE: estudos técnicos para definição de critérios de amostragem de documentos
• Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo: para atuar junto às Administrações Municipais visando à implementação de políticas municipais de gestão e preservação documental, e acesso às informações
2011
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Mudança do Centro de Arquivo Administrativo da Moóca para Santana
• Permaneceu na Moóca de
1997 a 2013
• Composto por cerca 77
mil caixas de arquivo,
Livros e 1.726 maços de
documentos de diversos
fundos (1941 - 2006)
• Avaliação da massa
documental acumulada
(38 mil caixas)
• Projeto de cadastramento
dos documentos em
sistema informatizado
2013
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Propor a política de acesso aos documentos públicos (Decreto nº 22.789/1984, Artigo 6º, XII)
GT (Projeto do Protocolo Único): estudo para
definição de critérios de sigilo (minuta de Decreto)
GT (Resolução CC-3, de 9-1-2012): Regulamentação
da Lei nº 12.527/2011. Redação do Decreto nº 58.052/2012
– Propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação (Artigo 5º)
– Coordenar os Serviços de Informações ao Cidadão - SIC (Artigo 9º): Estruturação da Central de Atendimento ao Cidadão - CAC
Gestão Documental & Acesso à InformaçãoRealizações
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Artigo 2º - O direito fundamental de acesso a documentos, dados e informações será assegurado mediante:
II – implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos
A gestão documental é condição
para
o acesso à informação
Inovação do Decreto nº 58.052/2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Inovação do Decreto nº 58.052/2012Inovação do Decreto nº 58.052/2012
Integram a política de arquivos e
gestão documental
Serviços de protocolo e arquivo
Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA
SPdoc
Serviços de Informações ao Cidadão - SIC
planos de classificação
tabelas de temporalidadede documentos
implementação do SPdoc
Ações estratégicas para o acesso à
informação
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
GT (Resolução CC-63, de 23-5-2012): Criação
Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI. Minuta de Decreto finalizada em 25/9/2012.
GT (Resolução CC-71, de 11/6/2012): Propor ações
estratégicas para dar efetividade à política de acesso às informações notadamente a implantação do SPdoc e dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC.
Gestão Documental & Acesso à InformaçãoRealizações
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Parceria entre o Arquivo Público do Estado Secretaria de Gestão Pública/UTIC
e PRODESP
• Definição de requisitos para o desenvolvimento do sistema integrado de informações ao cidadão – SIC.SP
• Redação de cartilha para a instalação dos SICs
GT (Resolução CC-71, de 11/6/2012)
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Página inicial do SIC.SP www.sic.sp.gov.br
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
• orientar a instalação do novo serviço (SIC)
• gerenciar o banco de dados dos servidores que atuam nos SICs
• coordenar a integração sistêmica dos SICs
• consolidar dados e elaborar estatísticas sobre as demandas de consulta e perfis de usuários
• gestão compartilhada do sistema SIC.SP
Instalação da CAC - Central de Atendimento ao Cidadão
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Identidade Visual do SIC / Acesso à Informação
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
• Elaboração de roteiros de orientação para as CADAs e os SICs
• Elaboração de vídeos e folders
• 400 servidores orientados para a instalação dos SICs
• Instalação da CAC com 240m2 em espaço nobre no APE
• 730 servidores designados para os SICs
• 224 SICs instalados
• Total de pedidos monitorados pelo SIC.SP: 14.295 (até 31/08)
• 315 servidores capacitados para o uso do SIC.SP
• Tempo médio de atendimento (pelos SICs): 7,5 dias
Implementação da LAI na Administração Estadual
2012
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Arquivo Público do Estado
• órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
• formula e implementa política de gestão e preservação documental
• formula política de acesso aos documentos e informações
• preserva e difunde os documentos de valor permanente da Administração Estadual
• coordena o Comitê Gestor do SPdoc(sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações)
• coordena os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC
Unidade da CASA CIVIL
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Desafios Atuais
REESTRUTURAÇÃO DO SAESP – Órgãos Setoriais
COORDENAR O RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE PARA A NOVA SEDE DO APE
PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO:
• Orientar as CADAs para:
Elaboração das TTD-Fim (5 já oficializadas)Elaboração das Tabelas de Documentos, Dados e
Informações Sigilosas e Pessoais: uniformização de critérios
• Capacitar servidores que atuam nos protocolos, arquivos e SICs
PROJETO SPDOC:
Implementação do SPdoc Referencial
Desenvolvimento dos módulos Digital e Repositório
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
22/Outubro/2013
Arquivo Público do Estado
CASA CIVIL
Rua Voluntários da Pátria, 596
CEP 02010-000 - Santana
São Paulo/SP
Tel. 2089-8100
www.arquivoestado.sp.gov.br
Ieda Pimenta BernardesDiretora Técnica do
Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado
de São Paulo