manual do utilizador

como retirar o melhor deste add-in para Excel

www.lainnovatis.com

última revisão: Março 2015

versão do iManage®: 1.1

iMANAGE® v1.1

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1. Índice

1. Índice ........................................................................................................................ 2 2. Introdução ................................................................................................................. 3 3. Público Alvo .............................................................................................................. 3 4. Primeiros passos ...................................................................................................... 3 4.1. Como obter o iMANAGE® ...................................................................................... 3 4.2. Requisitos do sistema ............................................................................................ 4 4.3. Instalação .............................................................................................................. 4 5. Como utilizar o iMANAGE® ....................................................................................... 5 5.1. Estrutura ................................................................................................................ 5 5.2. Novo projecto ......................................................................................................... 5 5.2.1. Carregar balancetes ........................................................................................... 6 5.2.2.Validar a estrutura do relatório ............................................................................. 7 5.3. Atalhos de navegação rápida ................................................................................. 9 5.4. Dashboards ........................................................................................................... 9 5.4.1 Criar novos dashboards ..................................................................................... 10 5.5. Ferramentas auxiliares......................................................................................... 13 5.6. Exportação de dados ........................................................................................... 13 5.7. Sobre ................................................................................................................... 15

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2. Introdução

O iMANAGE® é um programa que o auxiliará na elaboração de relatórios

de gestão, e na comunicação dos mesmos, para que disponha sempre

da informação mais importante e atualizada para a sua tomada de

decisão.

É uma ferramenta de fácil utilização, uma vez que se encontra integrado

com o MS Excel®, não dependendo de nenhum outro programa

informático. É um programa indispensável para auditores e contabilistas.

Simples e intuitivo.

3. Público Alvo

O iMANAGE® é a aplicação essencial para gestores ou profissionais

dos departamentos de controlo de gestão. Este add-in torna o trabalho

de reporting muito mais rápido e simples através do preenchimento

automático de um template com diversos mapas de informação

financeira.

Vista do iMANAGE® no Excel

4. Primeiros passos

4.1. Como obter o iMANAGE®

Poderá obter o iMANAGE® através da loja online em

http://www.lainnovatis.com/produto/iManage/, ou contactando

diretamente a LA INNOVATIS através do e-mail info@lainnovatis.com.

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4.2. Requisitos do sistema

O iMANAGE® corre em qualquer computador que cumpra os requisitos

do Office 2007, 2010 ou superior, e utilize o MS Windows como sistema

operativo (por exemplo Windows XP, Vista, 7 ou 8).

O iMANAGE® ocupa apenas cerca de 0,5 Mb de espaço no disco.

Recomendamos que utilize uma resolução de ecrã no mínimo de

1024x768 pixéis, embora o iManage® funcione em resoluções inferiores.

Cada licença do iMANAGE® apenas poderá ser utilizada num único

computador. Cada licença está condicionada pelo número de série do

disco rígido onde é instalado, não sendo, portanto, possível a sua

instalação noutros computadores.

4.3. Instalação

Não é necessário proceder a qualquer rotina de instalação do

iMANAGE®. O iMANAGE® é iniciado clicando simplesmente no ficheiro

“iMANAGE add-in.xlam”.

Na primeira utilização do ficheiro iMANAGE® será pedida uma chave de

ativação. Envie o número de série que lhe aparecer no ecrã por email

para a LA INNOVATIS (info@lainnovatis.com).

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5. Como utilizar o iManage®

5.1. Estrutura

Tecnicamente, o iMANAGE® consiste num add-in (ficheiro com extensão

“*.xlam”) e num template (ficheiro com extensão “.xltx”) com mapas de

informação financeira.

Para abrir o iMANAGE®, clique no ficheiro “iMANAGE – add-in.xlam”.

Verá um novo separador na barra de ferramentas, com o nome

“iMANAGE”.

Para abrir um novo projeto em branco, clique no botão “Template”.

5.2. Novo projeto

Para elaborar um novo projeto deverá seguir os seguintes passos, que

descrevemos à frente em maior detalhe:

Carregar o template do iMANAGE®.

Importar para o ficheiro os balancetes acumulados e mensais para o

período em análise.

Add-in

Template

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iMANAGE já com dados carregados

5.2.1. Carregar balancetes

Para a elaboração de cada projeto, o iMANAGE® necessita de ter carregados

os balancetes acumulados (na folha “Base TB’s acumulados”) e mensais (na

folha “Base TB’s mensais”) do período de referência e do período comparativo.

Deverá apenas selecionar o ficheiro que exportou do seu ERP e importar para

o iMANAGE® através do botão ‘Importar Balancetes’, não sendo necessário

qualquer trabalho prévio.

Clicando no botão ‘Importar balancetes’ o utilizador poderá escolher se deseja

importar um balancete acumulado ou mensal. Dependendo desta escolha, e no

caso do ficheiro a importar conter dados acumulados ou mensais, o iMANAGE®

irá importar os dados para a respetiva base de dados (folha “Base TB’s

acumulados” ou folha “Base TB’s mensais”).

Caso o utilizador esteja a importar um balancete de um período já existente na

base de dados, este receberá um alerta.

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5.2.2. Validar a estrutura do relatório

Sabemos como é importante em qualquer análise que façamos, que os dados

sejam fiáveis. Para ajudar a garantir a integridade do ficheiro, o iMANAGE foi

dotado de uma importante ferramenta de validações. Neste menu, podemos

testar o ficheiro para eventuais erros que possam existir, sendo criada uma

nova folha resumo com os erros encontrados. Podemos ainda validar tipos

erros em específico, selecionando para isso uma das opções do menu,

mostrado na imagem seguinte.

Como se pode ver pela figura abaixo, o iMANAGE® tem em todo o seu

template, diversos controlos que ajudam o utilizador a controlar de forma fácil a

integridade dos dados, assim como o rigor das análises que está a efetuar.

Semáforos para sinalizar

erros

Controlos de

cruzamento de dados

(cross-checks)

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Quando escolhemos validar algum tipo de erro em específico, é-nos

apresentada uma nova janela com um resumo dos erros encontrados. Depois,

apenas temos de percorrer os valores desta janela, e o iMANAGE® seleciona

automaticamente a célula que contém o erro, para que seja facilmente

encontrado.

Se decidirmos validar o ficheiro na sua totalidade, ser-nos-á apresentada uma

nova folha com o resumo de todos os testes efetuados pelo sistema de

validação, onde facilmente conseguimos consultar todos os erros que o nosso

ficheiro ainda possa conter.

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5.3. Atalhos de navegação rápida

Dado que um relatório de gestão compreende diversas folhas de

cálculo, o iMANAGE® possui um conjunto de botões de navegação

que irão tornar a sua experiência de navegação no ficheiro bastante

mais agradável.

Através destes menus podemos aceder de forma rápida, a qualquer

parte do nosso documento bastando, para isso, escolher a folha para

onde queremos navegar:

5.4. Dashboards

Por forma a facilitar a partilha de informação e torná-la mais visual,

desenvolvemos uma ferramenta que permite a criação de

Dashboards.

Através deste menu podemos facilmente criar novos dashboards

(com diferentes layouts), carregar dashboards previamente criados,

ou simplesmente atualizar os gráficos existentes em todo o ficheiro.

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5.4.1. Criar novos dashboards

Para criar um novo dashboard temos apenas que clicar sobre o

botão ‘Dashboards’ e seguir os passos que nos são apresentados na

nova janela:

A partir daqui, temos apenas de seguir 3 passos até termos o nosso

dashboard pronto.

1. Escolher layout - Escolher o tipo de layout que queremos. O

iMANAGE® permite criar dashboards com 4, 6 8 ou 10 gráficos por

folha. De acordo o n.º de gráficos selecionados, a orientação da

página é automaticamente alterada para horizontal ou vertical.

2. Selecionar - Após decidir qual o tipo de layout a utilizar, devemos

escolher os gráficos que queremos incluir no novo dashboard.

Utilizando o formulário disponibilizado podemos navegar pelas

diversas folhas existentes no ficheiro que contêm gráficos que

possam ser utilizados no dashboard.

Selecionamos uma determinada folha, e automaticamente são-nos

apresentados todos os gráficos existentes nessa folha. Aqui,

apenas temos de escolher os gráficos que queremos utilizar.

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3. Ordenar – Após escolher os gráficos que fazem parte do

dashboard, podemos reordenar a disposição pela qual os gráficos

irão aparecer. Tendo sempre em conta que a colocação é

efetuado de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Podemos ainda escolher o estilo e esquema de cor para o nosso

dashboard, introduzindo os valores nas caixas de texto respetivas.

Antes do dashboard ser criado devemos atribuir um nome e

selecionar, ou não, a opção de tornar o dashboard disponível para

utilizações futuras (no caso de eliminar-mos acidentalmente a folha,

podemos facilmente recarregar o dashboard).

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O resultado é apresentado na imagem seguinte.

Com as ferramentas de exportação do iMANAGE, que iremos

detalhar mais à frente, a partilha do dashboard é um processo

bastante simples.

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5.5. Ferramentas auxiliares

Estas ferramentas permitem, acima de tudo, uma maior facilidade no que

respeita à formatação das células do ficheiro utilizado. Permite preencher com

zeros as células vazias num determinado perímetro de células, inserir

variações absolutas e percentuais nas colunas adjacentes a uma tabela, ou

formatar um conjunto de células selecionado como cabeçalho.

Sempre que o utilizador definir um novo controlo (semáforo ou cross-

check) deve garantir que a célula é formatada recorrendo a estes botões, sob

pena de o valor da célula não ser incluída na rotina de validações.

5.6. Exportação de dados

Neste conjunto de botões, o utilizador poderá facilmente exportar os dados do

ficheiro para diversos formatos com o mínimo de esforço.

Pode exportar para PDF, especificando se deseja exportar a folha ativa, ou

apenas uma área em específico através do formulário disponibilizado para o

efeito.

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Poderá também exportar uma área em específico para uma apresentação

PowerPoint, ou adicionar determinado gráfico a uma apresentação já existente.

Através do botão ‘Email’ consegue anexar o ficheiro ativo a um email com

bastante rapidez (para utilizar esta função deverá ter o MS Outlook instalado).

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5.7. Sobre

No último separador do iMANAGE® poderá ter acesso a informações sobre o

add-in que acabou de adquirir, tal como a data de validade da sua licença, e

um link direto para a página web da LA INNOVATIS.

Caso tenha chegado ao fim do seu trabalho de reporting, poderá também

fechar a barra de comandos do iMANAGE® através do botão que se encontra

no último grupo.