INDICADORES DE DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE …icbench.net/docs/Documento_Workshops_Maio06.pdf · 1 Projecto de I&D – Indicadores de Desempenho e Produtividade Rua Dr. Roberto Frias

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Projecto de I&D – Indicadores de Desempenho e Produtividade

Rua Dr. Roberto Frias – 4200-465 PORTO – PORTUGAL – Tel. +351–22–508 2118/2195 Fax: +351-22-508 1940 e-mail: [email protected] [email protected]

P R O J E C T O D E I N V E S T I G A Ç Ã O E D E S E N V O L V I M E N T O

I N D I C A D O R E S D E D E S E M P E N H O E P R O D U T I V I D A D E – I D P– I N D Ú S T R I A D A C O N S T R U Ç Ã O –

A P R E S E N T A Ç Ã O D A P L A T A F O R M A i c B e n c hL i s b o a C e n t r o C u l t u r a l d e B e l é m 1 5 . M a i o . 2 0 0 6

P o r t o A u d i t ó r i o d a A I C C O P N 1 7 . M a i o . 2 0 0 6

Equipa de I&D

Jorge Moreira da Costa Professor Associado FEUP, Responsável e Coordenador do Projecto

Isabel Maria Horta Engenheira Civil, Bolseira de Investigação FEUP

Nuno Guimarães Engenheiro Civil, Gestão e Orientação operacional FEUP

João Falcão e Cunha Professor Associado Agregado FEUP

Henriqueta Nóvoa Professora Auxiliar FEUP

Rui Soucasaux Sousa Professor Auxiliar UC

Miguel Fernandes Engenheiro Informático, Bolseiro de Investigação MERCATURA/INEGI

Nuno Ramos Engenheiro Informático, Bolseiro de Investigação MERCATURA/INEGI

Pedro Messias Designer Gráfico, INEGI

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Título PROJECTO IDP - INDICADORES DE DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE

APRESENTAÇÃO DA PLATAFORMA ICBENCH

Datas 15.05.2006 Centro Cultural de Belém Lisboa 17.05.2006 Auditório da AICCOPN Porto

1. INTRODUÇÃO

Refere-se este documento à apresentação do enquadramento geral e primeiros resultados do Projecto de I&D Indicadores de Desempenho e Produtividade – IDP, em desenvolvimento pela FEUP e apoiado pelo IMOPPI e AdI.

De uma forma sintética serão expostos os conceitos fundamentais do benchmarking, as pesquisas efectuadas sobre estas ferramentas de gestão e o modo como surgiu a ideia inicial de desenvolver um formato aplicável à indústria da construção portuguesa, nas suas várias facetas. Na parte final serão apresentadas as linhas gerais da plataforma de aplicação desenvolvida e o modo como se prevê implementar e validar este projecto.

2. BENCHMARKING – MEDIÇÃO DO DESEMPENHO – PESQUISAS

O movimento, a nível mundial, para o alcance da melhoria da qualidade teve reflexos igualmente no sector da construção civil, levando as empresas a uma interrogação sobre o seu processo produtivo e a adopção de estratégias para a racionalização, visando a melhoria do desempenho face a um mercado cada vez mais competitivo.

Este movimento surge com maior dinâmica a partir de meados da década de 1980, revelando–se na indústria da construção um crescente interesse pela gestão da qualidade e, em consequência, a implementação de alguns sistemas de medição. Esta tendência reflecte a relevância dada à qualidade nos outros sectores da economia em todo o mundo, mas decorre também das mudanças que ao longo do tempo têm afectado este sector específico, entre as quais podem destacar–se a globalização da economia, a diminuição de recursos para construção, uma maior exigência dos clientes quanto à qualidade e ao padrão das edificações, e necessidades de maior organização e qualificação da mão-de-obra.

O Benchmarking é uma ferramenta que responde a esta necessidade das empresas, sendo um processo que permite avaliar os seus processos e produtos, com a possibilidade de se efectuar uma comparação, tanto interna – identificando operações de maior sucesso e outras com desempenho inferior, analisando as razões que estão na origem das diferenças – como externa – comparação com outras empresas do sector, suas concorrentes – permitindo o estabelecimento de novos patamares de desempenho e oportunidades de melhoria.

O Benchmarking tornou-se, assim, obrigatório para qualquer organização que deseje melhorar os seus produtos, serviços, processos e resultados.

A medição de desempenho, uma das vertentes do Benchmarking, é um assunto que tem sido analisado e discutido por diversos autores nas diferentes indústrias (MASKELL, 1991; KAPLAN, NORTON, 1992; SINK, TUTTLE, 1993; NEELY ET AL., 1994, etc). Esses autores destacam que a medição do desempenho é um elemento essencial para a gestão da empresa, pois fornece informações que ajudam ao planeamento e controlo dos processos de gestão, possibilitando ainda a monitorização, o controlo dos objectivos e das metas estratégicas. Estes autores apontam que para definir os indicadores de medida é necessário, antes de mais, um profundo entendimento dos processos e sua influência nas estratégias.

Em resposta aos problemas existentes, diversos esforços foram realizados para desenvolver propostas de sistemas de medição de desempenho eficazes, que possam ser efectivamente utilizados pelas empresas sem introduzir perturbações nos seus processos produtivos correntes. Foram analisados alguns sistemas desenvolvidos ao longo das últimas décadas, dos quais se destacam os referidos no Quadro 1.

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Quadro 1 – Alguns Sistemas de Medição de Desempenho

Destes sistemas, o que obteve maior destaque e divulgação no ambiente da indústria transformadora foi o Balanced ScoreCard; no entanto, recebeu receptividade algo reduzida nas empresas da área da construção, mesmo as mais sensibilizadas para esta problemática.

Por outro lado, a existência em vários países de programas e prémios que visam o reconhecimento da qualidade e da produtividade, nomeadamente o EFQM na Europa, o Malcom Baldrige Model nos EUA, o Modelo Iberoamericano, o Prémio Deming no Japão e muitos outros PNQ (Prémios Nacionais da Qualidade), têm também exigido das empresas a monitorização, o controlo, a avaliação e a melhoria contínua dos seus sistemas de gestão.

Assim, vários modelos a nível mundial foram desenvolvidos em paralelo com iniciativas e diversos prémios criados para fomentar a excelência do desempenho e, assim, a melhoria da competitividade e ampla troca de informações sobre métodos e sistemas de gestão que alcançaram o sucesso e sobre os benefícios decorrentes da utilização dessas estratégias é algo em permanente evolução e que a web disponibiliza com actualização quase diária. Numa panorâmica mundial foi possível identificar vários modelos em diferentes continentes, muitos deles concretizados em cerca de 60 Prémios e abarcando mais de 100 países.

A par destes programas e metodologias, outros métodos foram e são implementados em vários países para analisar e avaliar o sector da construção civil. Cresce o interesse pela questão da medição de indicadores de qualidade e produtividade e a sua incorporação nos programas de melhoria.

Neste contexto é produzido no Reino Unido em 1998 um relatório pioneiro, "Rethinking Construction", também conhecido por “Egan Report”, a partir do nome do presidente da comissão que o elaborou, Sir John Egan. No seguimento das opiniões nele expressas, em que o papel do Cliente era profusamente destacado, foram desenvolvidos e implementadas diversas medidas, nomeadamente o estabelecimento de indicadores, designados por KPI – Key Performance Indicators – utilizados pelas empresas da área da indústria da construção e pelo próprio governo para avaliar o nível de desempenho (performance) dessa indústria e definir metas anuais a atingir.

Tendo algumas semelhanças com esta iniciativa, foram identificados diversos países com programas e objectivos semelhantes. No âmbito desta investigação analisaram–se vários projectos e estudos, alguns ainda em desenvolvimento, procurando obter–se uma visão global dos mesmos. Os principais sistemas existentes, com alguma aplicação real, são os seguintes:

Construction Industry Institute (CII) Benchmarking and Metrics Programme – EUA, 1996;

Corporación de Desarrollo Tecnológico – Chile, 2001; DEN – Danish Construction Benchmarking – Dinamarca, 2002; Sistema de Indicadores para Benchmarking na Construção Civil – Brasil, 2003.

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Os estudos analisados com maior detalhe, ainda não implementados ou na sua fase inicial, ou ainda destinando–se a domínios diversos da construção são referidos no Quadro 2.

Quadro 2 – Alguns estudos sobre Indicadores de Performance/Desempenho

A partir do resultado desta pesquisa sobre os indicadores de performance e respectivos temas abordados, tanto nos projectos como nos estudos, é possível sintetizar na Fig. 1 as principais vertentes abrangidas e as respectivas frequências percentuais.

Fig. 1 – Indicadores de Performance – Principais temas abordados e frequência

Em paralelo com esta pesquisa foram também analisados Indicadores de Performance mais específicos e relacionados com a inovação, designados por Indicadores de Inovação. Esta pesquisa debruçou-se em estudos produzidos na Austrália, uma vez que esta temática apresenta grande desenvolvimento e expressão nesse país. Identificaram-se o Brite Project (2005), o NSW Government (2000) e o AEGIS (1999).

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3. ENQUADRAMENTO – A IDEIA ORIGINAL

Os Indicadores de Desempenho e Produtividade (IDP) são medidas de factores críticos para a obtenção de sucesso, utilizados pelas organizações para avaliar a sua actividade.

No Reino Unido, e na sequência do relatório "Rethinking Construction" de 1998, foram desenvolvidos diversos indicadores - KPI Key Performance Indicators – utilizados pelas empresas da área da indústria da construção e pelo próprio governo para avaliar o nível de desempenho (performance) dessa indústria e definir metas anuais a atingir.

O relatório enfatiza a necessidade de realizar práticas de benchmarking e a medição de indicadores efectivos de performance para se alcançar um contínuo crescimento. Pela primeira vez, a satisfação do Cliente foi colocada na primeira linha dos objectivos a atingir, sendo uma das mais graves deficiências detectadas no modo de gestão do processo construtivo da indústria da construção britânica.

Fig. 2 – Rethinking Construction – O papel do Cliente

Para atingir este resultado fundamental, as principais áreas a desenvolver foram identificadas e pospostas metas de melhoria a atingir. Foi definido um esquema de directivas, processos de negócio e objectivos que foram conhecidos como o modelo “5-4-7”.

Fig. 3 – Key Performance Indicators – Modelo de evolução e objectivos “5–4–7”

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Estes indicadores abarcam vários domínios do tecido produtivo, dividindo-se em duas perspectivas: desempenho de cada actividade (cada obra ou cada fornecimento, por exemplo) e desempenho global da empresa. Como exemplo, poderão referir-se:

Satisfação do Cliente – Produto e Serviço; Variação do custo e tempo de entrega estimados; Variação no custo de construção em comparação com o ano anterior; Satisfação da Empresa – comportamento e informação disponibilizada pelo Cliente e

pelos Consultores; prazos de pagamento; Produtividade e Rentabilidade; Segurança no trabalho; Qualificação profissional; Formação profissional por empregado; Redução de desperdícios e reutilização de embalagens.

Foram desenvolvidos indicadores para as seguintes áreas de actividade:

Indústria da Construção de forma geral; Indústria de produtos para a construção; Consultores; Empresas especializadas em Instalações Eléctricas e Mecânicas; Construtoras de habitações novas; Empresas especializadas em reabilitação, reparação e manutenção.

Além destas áreas específicas, existem ainda indicadores mais gerais que abordam:

Respeito pelas pessoas no trabalho - baixas por doença, horas de trabalho, satisfação dos trabalhadores, tempo de deslocação e outros;

Consciência ambiental – consumo de água, consumo de energia e outros.

Os indicadores são apresentados em forma de gráficos, associados a regras de cálculo definindo o processo de determinação do parâmetro a introduzir, como se pode observar no exemplo da figura seguinte.

Fig. 4 – Key Performance Indicator – Exemplo de gráfico de análise do desempenho

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A linha curva corresponde ao desempenho da indústria durante o ano anterior em relação a este indicador, obtido pela compilação dos resultados enviados pelas diversas empresas do sector; observa-se, por exemplo, que apenas 35% dessas empresas obtiveram um nível igual ou inferior a 7, enquanto 15% conseguiram um nível igual ou superior a 8,5.

A intersecção do resultado ( 1 ) com a curva ( 2 ) permite obter no eixo horizontal a avaliação do desempenho em comparação com a restante indústria ( 3 ); neste caso, 70% das empresas concorrentes obtiveram um resultado igual ou inferior, enquanto que 30% obtiveram resultado superior.

Esta avaliação pode ser efectuada tanto em cada acto individual como de forma agregada (anual ou mais regularmente), permitindo conhecer o efeito de medidas de gestão e garantia da qualidade implementadas no interior da empresa. Poderão ser, assim, definidas metas internas para cada organização de forma individual, bem como, já ao nível governamental ou de organismos sectoriais de classe, motivar as empresas para atingir, num dado ano, certos níveis de desempenho, reflectindo uma procura de excelência e de maior produtividade. Os níveis obtidos podem ser utilizados em campanhas de promoção pelas próprias empresas bem como servirem de parâmetros de valorização em concursos públicos ou privados, constituindo parte dos procedimentos de avaliação de propostas no sentido de “melhor valor” em vez de “mais baixo preço”.

É importante destacar que o objectivo destes indicadores não é a qualificação das empresas de forma isolada nem em relação a uma escala pré-definida, mas criar a possibilidade de cada empresa avaliar a sua prestação em relação aos seus concorrentes; no exemplo acima, um desempenho de 7/10 (70% do máximo possível) resulta num indicador de apenas 35%, já que 65% das empresas apresentaram um desempenho melhor. Será um sinal para que a empresa analisada incremente o seu nível de desempenho na vertente avaliada, já que muitos concorrentes fazem-no com mais eficiência.

Trata-se de um mecanismo de utilização perfeitamente voluntária; os resultados de cada empresa poderão manter-se apenas no conhecimento da mesma, se for essa a sua decisão. Os dados necessários para a criação e cálculo dos indicadores terão de ter origem nas diversas empresas, obviamente, mas toda a reserva e confidencialidade é garantida.

Os primeiros indicadores foram publicados em 1999, sendo anualmente actualizados e indicadas as metas propostas para as várias áreas da indústria da construção britânica.

4. ORIENTAÇÕES E ESTRATÉGIA DE DESENVOLVIMENTO

O Projecto IDP propôs–se desenvolver uma metodologia inspirada nestes modelos para a indústria da construção portuguesa. Esforços consideráveis têm sido empreendidos nos últimos anos no sentido de incrementar a qualidade dos produtos e serviços fornecidos nas várias vertentes daquela; no entanto, os resultados desses esforços são, em grande medida, desconhecidos, tanto na perspectiva geral da indústria como de cada organização por si, o que impede uma evolução sustentada do sector para processos produtivos de maior rentabilidade, eficiência e satisfação do cliente.

A experiência britânica, sendo uma das mais longas e de maior base de implementação, indicou pistas importantes para este trabalho; no entanto, a realidade empresarial portuguesa, processo organizativo das mesmas, informação correntemente disponível ou acessível com alguma facilidade e factores de investigação essenciais, conduziram ao estabelecimento de indicadores adaptados às condições nacionais e não a uma mera cópia do sistema inglês.

Por outro lado, contactos directos com a entidade responsável pelo programa britânico e, em particular, com algumas empresas e investigadores conhecedores da realidade que contribui para os KPI’s, revelou um nível de representatividade relativamente baixo das amostras em que se baseiam os indicadores anuais. Apenas como exemplo, os indicadores 2005 para o sub-sector dos Consultores foram obtidos a partir de 210 questionários (87 Arquitectos, 46

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Engenheiros e 77 Surveyors), recebidos após uma distribuição de 8000. Embora a entidade responsável pelo programa procure assegurar que estas amostras, mesmo algo reduzidas, possuam uma representatividade adequada, parece evidente que este aspecto pode ser um factor limitativo. O facto das respostas serem, fundamentalmente, recolhidas por via postal e o sistema ser basicamente unidireccional (ou seja, a informação disponibilizada pelas empresas apenas reverterá em seu benefício quando da publicação dos indicadores anuais), permitiu identificar algumas vertentes de evolução que se procurou contemplar no presente projecto.

Assim, desde muito cedo que foi assumida a opção de criar um sistema baseado na web. A crescente penetração e utilização corrente das TI nas empresas portuguesas deste sector, associada ao interesse pelo e-commerce motivou a Equipa de I&D em procurar idealizar um modelo que, por um lado, optimizasse a recolha e tratamento da informação necessária e, por outro, constituísse igualmente uma ferramenta que as empresas reconhecessem como útil para a sua actividade corrente.

Não se consegue gerir o que não se consegue medir (Anon)

Assim, o plano do projecto ultrapassa largamente a simples transposição para o contexto português do modelo britânico. Efectivamente, o projecto procurará, entre outros objectivos, conseguir:

Desenvolver uma interface de recolha de informações via web (em oposição ao sistema britânico, baseado em grande parte em respostas por via postal);

Incluir neste interface funcionalidades que permitam às empresas avaliar o seu desempenho em operações específicas à medida que os dados são obtidos, possibilitando alterações de estratégia em tempo útil;

Permitir obter indicadores introduzindo condicionamentos particulares (p.ex. empresas só de um dado distrito, com volume de negócios superior a um dado valor, especializadas num dado tipo de trabalho…);

Introduzir a avaliação de indicadores de eficiência técnica, permitindo um diagnóstico do nível de qualidade dos trabalhos executados.

Conforme se encontra estabelecido no Protocolo IMOPPI/AdI/FEUP que deu corpo ao projecto, embora se pretenda que os indicadores a desenvolver e aplicar tenham como foco primordial a Indústria da Construção nas suas várias vertentes (Execução, Projecto, Consultoria, Produção e Comercialização de Materiais), procurar–se–á que a sua explicitação – na medida do possível – tenha igualmente significado para outras áreas produtivas e de serviços. Deste modo, será possível efectuar uma comparação transversal entre diversos sectores, motivando a troca de experiências e processos de trabalho.

Este aspecto condicionou igualmente a arquitectura desenvolvida. Foi feito um grande esforço na criação de um modelo modular, de correcção, evolução e adaptação fácil, permitindo que a estrutura-base possa ser exportada para outros contextos – com indicadores, parâmetros e métodos de cálculo diversos – com rapidez e eficiência.

5. INDICADORES - CATEGORIAS E EXEMPLOS

Os KPI’s britânicos estabelecem–se em três vertentes principais:

Indicadores de âmbito Económico; Indicadores de âmbito Social; Indicadores de âmbito Ambiental.

No Balanced Scorecard (BSC), metodologia de avaliação da performance de empresas mais difundida no domínio da indústria transformadora, são contempladas quatro categorias essenciais:

Perspectiva do Cliente (Customer perspective);

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Perspectiva Financeira (Financial perspective); Perspectiva Interna do Processo de Negócio (Internal Business perspective); Perspectiva de Inovação e Aprendizagem (Innovation and Learning perspective).

Perante a diversidade de aspectos que se pretendem abordar com o desenvolvimento dos IDP’s para a indústria da construção portuguesa, cada um dos grupos atrás mencionado, tomado de forma isolada, surge como algo limitativo, em particular no respeitante à tradução efectiva dos conceitos subjacentes.

Assim, além de abordarem aspectos financeiros, os IDP’s cobrem também áreas ligadas à satisfação do cliente, motivação, aprendizagem organizacional, eficiência de processos internos, meio ambiente, avaliação de fornecedores, entre outros. Estão também incluídos indicadores de eficiência técnica, permitindo algum diagnóstico do nível de qualidade dos trabalhos executados, procurando agregar as diferentes perspectivas estudadas e adequando-as à realidade nacional do sector.

Deste modo, a versão implementada nesta fase inclui 23 indicadores que se enquadram nas seguintes categorias:

CLIENTE / SATISFAÇÃO; ECONÓMICOS / FINANCEIROS; PROCESSOS PRODUTIVOS / SEGURANÇA RECURSOS HUMANOS / APRENDIZAGEM; INOVAÇÃO / AMBIENTE.

No quadro da página seguinte identificam–se os indicadores em função destas categorias e da sua aplicabilidade aos diversos perfis de empresas.

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Quadro 3 – Lista de Indicadores IDP propostos

CONSTRUÇÃO CIVIL DESTINADO A PERIODICIDADE

INDICADOR EMPR CONS M.CONS EMPRESA CLIENTE ANUAL

POR

OPERAÇÃO

INDICADORES DE CLIENTE / SATISFAÇÃO 01 Satisfação do Cliente – Produto

02 Satisfação do Cliente – Serviço 03 Satisfação da Empresa – Colaboração

do Cliente

04 Satisfação da Empresa – Disponibilização de Pagamentos

05 Satisfação da Empresa – Trabalho Colaborativo

06 Repetição de negócio

INDICADORES ECONÓMICOS / FINANCEIROS

07 Produtividade

08 Rentabilidade

09 Crescimento das vendas

10 Facturação Pendente

INDICADORES DE PROCESSOS PRODUTIVOS / SEGURANÇA

11 Desvio do Custo

12 Desvio do Prazo

13 Impacto dos Defeitos na entrega

14 Defeitos

15 Frequência de Acidentes

16 Propostas com sucesso

INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS / APRENDIZAGEM

17 Subcontratação

18 Pessoal Permanente

19 Formação 20 Satisfação dos Funcionários INDICADORES DE INOVAÇÃO / AMBIENTE

21 Gestão de Resíduos Sólidos

22 Consumo de Água

23 Investimento em Tecnologia NOTAS: CONSTRUÇÃO CIVIL: EMPR = Construtores/Empreiteiros;

CONS = Consultores;

M.CONS = Produtores e Comerciantes de Materiais de Construção

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Como já foi referido, os indicadores destinam-se a empresas do sector da construção com três perfis: construção, consultoria e materiais de construção (fabricantes e comerciantes). Existe uma vertente marcada de Avaliação da Satisfação, tanto do Cliente em relação à prestação dos seus contratados, como de cada interveniente em relação à prestação dos restantes intervenientes, incluindo Cliente/Dono de Obra.

Os dados necessários para avaliação dos indicadores serão recolhidos na própria empresa, com periodicidades anual ou no final das operações realizadas. Aos Clientes será solicitada uma contribuição igualmente no final de cada operação (obras, projectos, fornecimentos).

Nas páginas seguintes apresentam–se dois exemplos de fichas de indicadores propostos para esta fase.

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IDP 01 SATISFAÇÃO DO CLIENTE – PRODUTO v 3.0 12.01.06

Geral Construção Civil Destinado a Periodicidade Categorias Construtor Empresa Anual Cliente Consultor Cliente Por operação Económicos Com. Materiais Processos R. Humanos Inovação

Objectivo Determinar a satisfação do Cliente com o desempenho do produto que adquiriu. Identificação do “Produto”:

Construtor – edifício ou obra de engenharia; Consultor – projecto, relatório, parecer ou similar; Comerciante – produto de construção (material, componente, sistema, etc).

Dados e origem Inquérito ao Cliente, a realizar após a conclusão da operação comercial (entre 3 meses e 2 anos).

Método de Determinação e Fórmulas

Através da resposta, utilizando a seguinte escala: Totalmente Totalmente insatisfeito satisfeito

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nem satisfeito nem insatisfeito

1. Adequação às expectativas 2. Ausência de defeitos, erros ou omissões na entrega 3. Cumprimento de prazo 4. Garantia de custo 5. Valor subjectivo da compra – apreciação do resultado obtido em face do investimento

efectuado (“value for money”) 6. Desempenho global

O indicador é obtido com base no valor obtido no item 6. Resultados numa escala de 1 a 10

Exemplo Respostas: 1. Adequação às expectativas 7 2. Ausência de defeitos, erros ou omissões na entrega 4 3. Cumprimento de prazo 3 4. Garantia de custo 8 5. Valor subjectivo da compra 8 6. Desempenho global 7

Bases temporais

FASE DE TESTE–PILOTO: projectos, obras e fornecimentos concluídos entre 01.01.2003 e 31.12.2005.

SITUAÇÃO CORRENTE: projectos, obras e fornecimentos concluídos entre 1.Janeiro e 31.Dezembro do ano–objecto.

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IDP 11 DESVIO DO CUSTO v 3.0 12.01.06

Geral Construção Civil Destinado a Periodicidade Categorias Construtor Empresa Anual Cliente Consultor Cliente Por operação Económicos Com. Materiais Processos R. Humanos Inovação

Objectivo Avaliar a credibilidade das estimativas orçamentais para o Projecto e Construção. Dados e origem A = data de decisão de investir

B = data de decisão de construir C = data do fecho da conta da obra ou do Projecto Custo estimado de Projecto em A (Proposta adjudicada à Equipa de Projecto) Custo efectivo de Projecto em C (incluindo Assistência Técnica e Trabalhos a Mais) Custo estimado de Construção em A (primeira estimativa orçamental apresentada pela Equipa de Projecto) Custo estimado de Construção em B (Adjudicação incluindo Auto de Erros e Omissões) Custo efectivo de Construção em C (incluindo Trabalhos a Mais)

Método de Determinação e Fórmulas

Através da utilização das seguintes fórmulas:

100xAemprojectodeestimadoCusto

AemprojectodeestimadoCustoCemprojectodeefectivoCustoojectoPrCustodoDesvio −=−

100xAemconstruçãodeestimadoCusto

AemconstruçãodeestimadoCustoBemconstruçãodeestimadoCustoConstrução1CustodoDesvio −=−

100xBemconstruçãodeestimadoCusto

BemconstruçãodeestimadoCustoCemconstruçãodeefectivoCustoConstrução2CustodoDesvio −=−

Resultados em %

Exemplo Adjudicação da Empreitada = € 1.000.000 Conta final da Empreitada = € 1.300.000

%30100x000.000.1

000.000.1000.300.1Construção2CustodoDesvio +=−

=−

Bases temporais

FASE DE TESTE–PILOTO: projectos e obras concluídos entre 01.01.2004 e 31.12.2005 e iniciados depois de 01.01.2003.

SITUAÇÃO CORRENTE: projectos e obras concluídos entre 1.Janeiro e 31.Dezembro do ano–objecto e iniciados depois de 1.Janeiro do ano anterior.

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6. IMPLEMENTAÇÃO

A implementação deste Projecto prevê uma fase–piloto em que foram seleccionadas cerca de 150 empresas dos três perfis de potenciais utilizadores da plataforma (50 construtoras, 50 consultoras e 50 comerciantes e/ou produtores de materiais).

Tratando-se de uma fase de teste, a selecção das empresas procurou garantir um potencial de receptividade adequado e igualmente alguma homogeneidade no perfil de actividade, de modo que os primeiros resultados, embora com amostra obviamente limitada, pudessem ter alguma representatividade para um dado segmento de mercado.

Deste modo, e com a colaboração de diversas associações empresariais, foram seleccionadas e contactadas empresas dos três perfis de actividade contemplando os seguintes requisitos:

Actividade principal direccionada para a construção de edifícios; Página web e endereços de correio electrónico em domínio próprio; Reconhecimento no meio profissional pela sua motivação e empenho na procura da

excelência.

Este grupo de empresas terá acesso à plataforma web desenvolvida (ver parágrafo seguinte), através de login e password específicos, podendo introduzir as informações necessárias ao desenvolvimento dos indicadores. No final desta fase do projecto, prevista para o quarto trimestre do corrente ano, será possível apresentar os primeiros indicadores e disponibilizar a plataforma à generalidade dos intervenientes na indústria.

7. A PLATAFORMA ICBENCH

Neste parágrafo será apresentada de forma sintética a estrutura da plataforma web que foi desenvolvida no âmbito do Projecto IDP. Serão abordados os seguintes aspectos:

Estrutura geral – objectivos; Esquema de navegação; Registo; Acesso à plataforma icBench; Módulos principais.

7.1. ESTRUTURA GERAL DA PLATAFORMA – OBJECTIVOS

O Projecto IDP desenvolveu uma plataforma que possui uma imagem identificativa própria. A criação do logótipo implicou a adopção de uma nova designação para a ferramenta concebida, icBench – benchmarks da indústria da construção.

A ferramenta de recolha e tratamento de informação desenvolvida pode ser acedida através da página web – www.icbench.net. Está em curso a criação de um domínio .pt.

A plataforma icBench pode ser executada a partir de qualquer navegador de Internet, não sendo necessária a instalação de qualquer software suplementar. O Sistema de Indicadores on-line possui um interface amigável, permitindo que o usuário possa navegar de forma fácil e

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intuitiva. Alguns testes de usabilidade foram já realizados, confirmando que este aspecto parece adequadamente contemplado.

A ferramenta possui diversas potencialidades e foi concebida com base nas duas vertentes do conceito de benchmarking preconizados: interno e externo. Por um lado, disponibiliza meios de auto-avaliação das empresas nas suas actividades produtivas, quer ao nível do desempenho anual quer em operações individuais; os domínios de análise são passíveis de ser seleccionados conforme a relevância que cada empresa considere que possuam para o seu negócio – benchmarking interno. Noutra perspectiva, os dados que a empresa e os seus clientes tenham introduzido com o objectivo de efectuar o auto-diagnóstico, serão inseridos numa base de dados global (dados introduzidos por todas as empresas aderentes), tornando possível que cada empresa, caso o deseje, possa avaliar o seu posicionamento em relação às suas concorrentes – benchmarking externo.

As principais funcionalidades e recursos permitidas pelo sistema são, assim, os seguintes:

Acesso ao sistema por um interlocutor da empresa (pessoa seleccionada no interior desta com funções na área da gestão da qualidade ou considerada a mais indicada para o diálogo com a plataforma) e pelos clientes seleccionados, tendo estes unicamente acesso aos inquéritos a eles dirigidos (a ferramenta permite enviar um e-mail pré-definido ao cliente, o qual acederá à plataforma através de um link específico nele constante);

Selecção dos indicadores considerados mais relevantes pela empresa;

Introdução de dados para a obtenção de indicadores anuais ou por operação;

Consulta dos inquéritos introduzidos;

Preenchimento dos questionários conforme os indicadores escolhidos. O resultado obtido comparado com todo o histórico existente nas bases de dados individual e global, possibilitará uma avaliação directa da performance da empresa, relativamente a um dado indicador;

Existência de um domínio específico de cada empresa, gerando gráficos de barras somente com os dados da mesma;

Visualização dos gráficos de anos anteriores e dos disponíveis no ano corrente;

Existência de um domínio global, gerando gráficos de curva acumulada e de radar, servindo de comparação com as demais empresas do sector participantes no projecto. Neste domínio está prevista a obtenção de indicadores introduzindo condicionamentos particulares, ou seja, permitir às empresas escolher a amostra com a qual se pretendem comparar (p.ex. empresas só de um dado distrito, com volume de negócios superior a um determinado valor, especializadas num dado tipo de trabalho, com um número limitado de trabalhadores, …);

Em todas as secções, possibilidade de guardar e imprimir os inquéritos respondidos com os dados preenchidos, bem como os gráficos dos resultados obtidos pela empresa, quer de diagnóstico individual quer de comparação global; o preenchimento dos inquéritos pode ser feito parcelarmente, à medida que as informações vão estando disponíveis, sendo apenas validadas e encerradas no final;

Monitorização e o tratamento dos dados, por parte dos gestores do sistema, para avaliar o nível de cobertura das respostas obtidas e ainda obter resultados a partir de respostas sectoriais.

Será de salientar que nesta ferramenta é garantida a total confidencialidade e sigilo das informações cedidas pelas empresas participantes do projecto, pelo que não será possível associar os dados introduzidos pelas empresas às mesmas. No entanto, os dados globais introduzidos por cada empresa serão acessíveis à mesma, de modo a permitir a monitorização do seu desempenho.

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Conforme já atrás referido, a plataforma está concebida com elevada modularidade, de modo que o modelo e filosofia de análise possa ser expandida para outras indústrias, possibilitando comparações transversais entre as mesmas através de alguns indicadores cujo significado seja equivalente entre elas. Por outro lado, alterações de processos de cálculo de indicadores, inclusão de novos indicadores ou remoção de existentes, inserção de comentários ou notas auxiliares, são facilitadas por uma ferramenta de back–office, reduzindo ao mínimo o lapso de tempo entre uma decisão de alteração e a sua efectivação na plataforma.

7.2. ESQUEMA DE NAVEGAÇÃO

O organograma da figura seguinte procura visualizar de forma sintetizada as funcionalidades contempladas na plataforma e a sequência de operações a realizar durante a utilização.

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ANUAIS OPERAÇÃO

REGISTO

ENVIO DE E-MAIL A CONFIRMAR PARTICIPAÇÃO

LOGIN

MÓDULO DADOS DA EMPRESA

MÓDULO INQUÉRITOS

Permite inserir/alterar os dados das Empresas

Inquérito respondido pelo Cliente

Alterar / Completar

Preenchimento efectuado com sucesso

MÓDULO GRÁFICOS

Permite visualizar os gráficos dos indicadores

INQUÉRITO ABERTO

INQUÉRITO FECHADO

Sim

Inquérito respondido pela Empresa

Inquérito respondido pela Empresa

e–mail para Cliente

Permite preencher/visualizar inquéritos

Não

AVALIAÇÃO INTERNA Permite efectuar um auto-

diagnóstico do seu desempenho

COMPARAÇÃO COM O MERCADO Permite conhecer o seu

posicionamento relativamente às concorrentes

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7.3. REGISTO NA PLATAFORMA ICBENCH

1. Para participar no Projecto icBench os utilizadores devem aceder ao site www.icbench.net;

2. Preencher o formulário de registo que se encontra disponível e atender às instruções que são fornecidas sob cada questão.

3. Após a recepção do pedido de registo e validação por parte da equipa de I&D, será enviado um e-mail a confirmar a participação da empresa no Projecto icBench.

7.4. ACESSO À PLATAFORMA ICBENCH

1. Após a recepção da confirmação, introduzindo o login e a password escolhidos no Registo acede-se directamente à plataforma;

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2. De seguida, surge a área reservada para cada empresa;

7.5. MÓDULOS PRINCIPAIS

O sistema é composto por 3 módulos principais, que estão sempre presentes e disponíveis na margem esquerda de qualquer écran e são:

DADOS DA EMPRESA – permite alterar/actualizar a ficha de identificação da empresa que foi definida no inquérito de Registo (p.ex. mudança de morada, alteração para empresa certificada, novo endereço web ou e–mail, etc);

INQUÉRITOS

• ANUAIS – permite o preenchimento/visualização dos questionários relativos aos indicadores anuais;

• POR OPERAÇÃO – permite o preenchimento/visualização dos questionários relativos aos indicadores por operação; contempla igualmente a possibilidade de enviar, de forma automática, para o Cliente, uma mensagem com exposição sintética dos objectivos do projecto e da plataforma e solicitação para o preenchimento da apreciação do trabalho prestado pela empresa (através de link específico inserido na mensagem);

GRÁFICOS

• AVALIAÇÃO INTERNA – permite a visualização de gráficos dos resultados obtidos nos indicadores internos; nesta perspectiva os gráficos preconizados são de barras, comparando os resultados da própria empresa.

• COMPARAÇÃO COM O MERCADO – permite a visualização dos gráficos de comparação com os resultados agregados das empresas concorrentes; os gráficos preconizados são em curva/linha, em que a empresa se compara com os resultados da indústria, isto é, pela determinação automática pelo sistema da medida de comparação – benchmark – da empresa em cada indicador. É ainda disponibilizado um gráfico síntese, de tipo radar, com a compilação dos valores obtidos (benchmarks) em cada indicador individual, possibilitando assim uma imagem visual do cômputo global do desempenho da empresa.

Foi ainda introduzida uma valência adicional que permite realizar comparações personalizadas, efectuando triagens à amostra na qual se pretendem comparar. Desta forma, é dada a possibilidade de definir certas características específicas (por

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exemplo, com actividade principal num dado local trabalhando, com Volume de Negócios superior a x, com número de trabalhadores entre dados limites, etc.).

Em cada situação é indicada a dimensão da amostra que contribuiu para os resultados visualizados, de modo a possibilitar um conhecimento da representatividade dos mesmos.

Faculta-se um simulador on-line do sistema na página inicial da plataforma (ou seja, na zona de acesso livre) permitindo conhecer previamente os contornos gerais dos procedimentos de inserção de dados. Para experimentar basta ir a www.icbench.net e entrar em Simulador da Ferramenta. É, contudo, importante salientar que é uma demonstração muito simplificada apenas para se ensaiarem alguns dos aspectos proporcionados pela ferramenta real. Todos os gráficos apresentados neste simulador resultam de dados pré–definidos.

7.6. MÓDULO – DADOS DA EMPRESA

Nesta secção encontram-se registados os dados da empresa. É possível confirmar todas as informações introduzidas e/ou alterar os dados.

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7.7. MÓDULO – INQUÉRITOS

Nesta secção encontram-se os dois tipos de inquéritos existentes: referentes a indicadores que são avaliados anualmente e indicadores que avaliam operações individuais, mas concluídas no período de cada ano.

7.7.1. INQUÉRITOS ANUAIS

Nesta sub–secção surge o inquérito que a empresa deve responder anualmente. É possível seleccionar os indicadores que a empresa pretender avaliar, surgindo no inquérito apenas os campos para a introdução dos dados relevantes para os mesmos.

7.7.2. INQUÉRITOS POR OPERAÇÃO

A plataforma adopta um esquema semelhante ao referido anteriormente para os inquéritos anuais.

7.7.3. TIPO DE INFORMAÇÃO A INTRODUZIR

As questões colocadas nos questionários a responder poderão ter três tipos de resposta:

Selecção de uma opção positiva ou negativa (sim/não);

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Introdução de valor numérico, que automaticamente será inserido na respectiva fórmula matemática intrínseca à determinação do indicador;

Selecção de um valor compreendido entre 1 e 10, para avaliação do grau de satisfação relativamente a um determinado aspecto.

Junto da identificação de cada campo surge uma explicação, sucinta mas concreta, do modo como os valores ou parâmetros devem ser considerados.

7.8. GRÁFICOS

Neste módulo é possível visualizar os gráficos de avaliação interna e os gráficos de comparação com o mercado.

7.8.1. GRÁFICOS DE AVALIAÇÃO INTERNA

Os gráficos de avaliação interna surgem em forma de gráficos de barras. Conforme as situações e dimensão da amostra, poderão comparar o desempenho em anos diversos ou apresentar o número ou percentagem de operações que atingiram cada nível de desempenho. Neste último caso, clicando em cada barra surge uma janela identificando as operações que atingiram o nível de desempenho correspondente.

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7.8.2. GRÁFICOS DE COMPARAÇÃO COM O MERCADO

1. Estes gráficos podem ser obtidos a partir:

Dos dados de todas as empresas do sector da construção que contribuem com informação para a plataforma;

Dos dados das empresas que pertencem ao mesmo perfil da empresa autenticada com a possibilidade de se efectuarem triagens/filtros à amostra para comparação, escolhendo-se gamas de valores ou condições para diferentes parâmetros (cf. figura seguinte).

2. Os gráficos de curva acumulada obtidos surgem com a imagem apresentada nas figuras seguintes. Em cada página podem encontrar–se os gráficos referentes aos indicadores de cada tema. As linhas horizontal/vertical e valor indicado no eixo horizontal corresponde ao benchmark da empresa, ao nível do desempenho médio anual ou de uma operação específica, conforme as situações.

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3. Além dos gráficos de curva acumulada são também produzidos gráficos de radar que agregam os benchmarks obtidos nos diferentes indicadores seleccionados na fase de criação do inquérito.

Este tipo de gráficos fornecem uma imagem de mais fácil percepção e interpretação da panorâmica global da empresa ao nível dos indicadores em que se avaliou, identificando de forma facilmente perceptível quais os indicadores que obtiveram resultados mais e menos favoráveis.

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8. NOTAS FINAIS

No momento presente a plataforma icBench está operacional e preparada para se submeter ao teste em ambiente real proporcionado pelas empresas seleccionadas para esta fase.

A Equipa de I&D espera que, sob o ponto de vista de funcionalidade e utilização, não surjam problemas relevantes e os que, eventualmente, se declararem, possam ser rapidamente solucionados, contribuindo para criar um espírito de confiança nos que agora acederão ao icBench, essencial para a fase de disponibilização mais alargada que se encontra prevista para o final do corrente ano.

No entanto, não deverá ser esquecido que esta é uma fase de TESTE. Ao efectuarmos a selecção daqueles aos quais propusemos que fossem nossos parceiros a partir de agora, temos esperança numa contribuição activa da sua parte. Detectando erros, omissões ou imprecisões; sugerindo simplificações; propondo novas funcionalidades ou a retirada de outras que não adicionem mais–valia ao processo, antes o complicando; identificando vertentes relevantes para a sua área de negócio e que não estejam contempladas; sugerindo processos mais eficientes de determinação de indicadores.

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Como se compreenderá, a plataforma será mantida com a forma actualmente disponibilizada durante toda esta fase, de modo a garantir uma estabilidade no interface com os seus utilizadores, ainda a familiarizar–se com a mesma. As contribuições destes nossos novos membros da equipa, juntamente com as das Entidades, Organismos e Associações Profissionais do sector irão sendo coligidas e tratadas, identificando as mais consensuais e de maior impacto. Essas alterações serão testadas numa versão de desenvolvimento da plataforma icBench (e não na versão de utilização), de modo que a versão pública prevista para o final do projecto seja, efectivamente, útil e vá ao encontro das necessidades das empresas e dos organismos que zelam pela criação, regulação e manutenção de um mercado da construção competitivo e de elevado desempenho.

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INDICADORES DE DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE …icbench.net/docs/Documento_Workshops_Maio06.pdf · 1 Projecto de I&D – Indicadores de Desempenho e Produtividade Rua Dr. Roberto Frias