INDICADORES DE PROJETOS E DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS · 1. 17% dos participantes do Webinar PMI-São Paulo (30/set/2014) utilizam o Earned Value (376 profissionais participantes)

INDICADORES DE PROJETOS E DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Recife - PE, 27 de abril de 2016

Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP

Webinar – PMI-PE

Armando Terribili Filho

Dimmi come ti chiami... (1989)

De origem no adjetivo latino “terrificus” (terrível) que no italiano

transformou-se em “terribile”, dado como sobrenome pelas

características de ferocidade e falta de piedade.

Heráldica (1994)

Tigre rampante: .... simboliza o ânimo indômito e a

ferocidade nas empresas, caráter sanguinário e

vingativo.

Atuou como Diretor de Projetos em multinacional por muitos anos

Black belt com certificação PMP e ITIL

Atuação setor público e privado

Diretor Executivo da Impariamo – Cursos e Consultoria

Graduado em Matemática (ênfase Sistemas de Informação) – Fundação Santo André

Mestre em Administração de Empresas – FECAP - São Paulo

Pós-doutor e doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP)

Professor convidado da pós-graduação do SENAC, Universidade São Judas dentre outras.

Foi professor da FAAP por mais de 10 anos

Artigos publicados na Itália, Portugal, Espanha, EUA, México, Chile, Colômbia, Argentina e Costa Rica

Docente da ESIC Business & Marketing School (PR), Universidade Positivo (PR) e UNIVALI (SC)

LIVROS

(2010) (2011) (2014)

ARMANDO TERRIBILI FILHO, PMP

(2015, coautor)

Agenda

• Conceitos

• Tipos de Indicadores

• CPI / SPI

• Cockpit / Cockpit ampliado

• PMO / Criação de Indicadores

• Conclusão

Uma série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final de tal forma que se aja em relação a uma ou mais entradas a fim de se criar uma ou mais saídas.

(Fonte: PMBOK)

Processo

Esforço temporário

(Fonte: PMBOK)

Projeto

Início Fim

Gera algo

único

empreendido para criar um

produto, serviço ou resultado

ÚNICO

Singularidadee

Temporalidade

Projeto vs. Processo

Contínuos eRepetitivos

(Operações)

• Planejados, executados e controlados

• Realizados por pessoas

• Recursos (em geral, com

limitações e restrições)

EM COMUM

Organização pública ou privada

Estratégias(objetivos estratégicos)

Proj 1 Proj 2

Proj 3

Proj 1

Proj 2.

.

.

Proj 1 Proj 2

Proj 4

Proj 6

Proj 3

Proj 5

Meta 1 Meta 2 Meta n. . .

PROCESSOS

Os projetos também podem nascer de problemas ou oportunidades

específicas.

Proj n

Integração de Projeto e Processo

Indicadores

Estratégias(objetivos estratégicos)

Proj 1 Proj 2

Proj 3

Proj 1

Proj 2.

.

.

Proj 1 Proj 2

Meta 1 Meta 2 Meta n. . .

PROCESSOS

Os projetos também podem nascer de problemas ou oportunidades

específicas.

Proj n

Proj 3

Proj 5

Proj 4

Proj 6

São instrumentos de avaliação que permitem comprovar empiricamente e com objetividade, a progressão de uma

ou várias dimensões de um projeto diante das metas pré-estabelecidas.

Indicadores de Gerenciamento de Projeto

Status do Projeto A(em andamento)

1. Pequeno atraso

2. Custos relativamente dentro do orçamento

3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos

4. Nenhum imprevisto até o momento

5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não

Frases não fazem parte do nosso dia a dia?

Quais seriam as decisões do executivo com base neste cenário?

Qual avaliação geral deste projeto?

Status de Projeto

Status do Projeto B(em andamento)

1. Pequeno atraso





Para reflexão

A avaliação geral do

Projeto B é a mesma

do projeto A ?

Indicadores: conceito e tipos

O que é um indicador? Uma medição

Define um padrão (valor esperado)

Identifica variações

Possibilita identificar necessidade de ações

Área MédicaTemperatura: padrão normalidade (36°C ~ 37°C)

Afirmação 1:

Pacientes A e B: têm febre!

Afirmação 2:

Paciente A está com 38,5°C e o paciente B com 38,5°C

Temperatura

36,5

37,037,2

37,5

38,038,2

8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30

Informação pontual é a mais importante, mas histórica mostra tendências !

38,5

40,0

39,539,3

39,038,8

38,6

8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30

38,5

Ainda na Área Médica

Taxa de açúcar

no sangue

Pressão Arterial

Indicadores podem medir a saúde dos

projetos?

operacionais

Atividadese Recursos

Tipos de Indicadores

de impacto

ObjetivoGeral

de efetividade

Objetivoda Proposta

dedesempenho

Resultados

operacio-nais

Fonte: ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos? Guia prático para elaboração de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.

Indicador de Custos

CPI - Cost Performance Index

• Trabalha com Earned Value (EV)

• Fórmula: EV / custos reais incorridos no projeto

• Indicador de mercado

Atividade Valor Planejado

1 Lixar paredes 80

2 Pintar paredes 200

3 Limpar chão e janelas 50

TOTAL 330

%realização

100%

50%

0%

EV80

100

0

180

* =Custo Real

120

90

0

210

O QUE ACONTECEU

CPI0,67

1,11

-

0,86

• Fórmula: EV / custos reais incorridos no projeto

1,00(target)

- - -

+ + +

Interpretação: quanto de trabalho realizado (em $) para cada $1,00 gasto.

Indicador de Custos


1,20

• Permite projeções de custos para finalizar projeto

• Preciso e confiável

Problemas:1. 17% dos participantes do Webinar PMI-São Paulo (30/set/2014)

utilizam o Earned Value (376 profissionais participantes)

2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.

Características:

Indicador de Custos


1. Pequeno atraso

2. Custos relativamente dentro do orçamento3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos



Status do Projeto A

Cálculo do CPI = 0,92Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,92 de trabalho realizado

Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 8,7% em relação ao orçadoProjeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$108.700

1. Pequeno atraso

2. Custos relativamente dentro do orçamento3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos



Cálculo do CPI = 0,75Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,75 de trabalho realizado

Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 33,3% em relação ao orçadoProjeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$133.333

Status do Projeto B

• Ratings: verde, amarelo e vermelho

• Linguagem universal

• Interpretação imediata

Nota: Faixa de rating “amarelo” é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o CPI.

1,00(target)

0,00 0,90 +

CPI do A = 0,92

CPI do B = 0,75

Indicador de Custos


Indicador de Prazo

Análise de cronograma é de difícil quantificação

• Atividades iniciadas e concluídas

• Atividades iniciadas e ainda não-concluídas

• Atividades ainda não-iniciadas

Atrasos, antecipações e cumprimento de prazos

• Indicador de mercado

• Trabalha com Earned Value (EV)

• Fórmula: EV / custos planejados no período

• Exemplo, ao final do Dia 2

Características:

AtividadeValor

Planejado Dia 1 Dia 2 Dia 3

1 Lixar paredes 80 60 20 0

2 Pintar paredes 200 50 50 100

3 Limpar chão e janelas 50 0 20 30

TOTAL 330 110 90 130

%realização

100%75%20%

EV80

150

10

240

SPI1,001,500,50

1,20

* =

200

Indicador de Prazo

SPI – Schedule Performance Index

1,00(target)

- - -

+ + +Interpretação: Qual a velocidade de avanço do projeto, em relação à planejada.

(que tal “Speed” Performance Index para o SPI?)

Indicador de Prazo


SPI Velocidade

0,80 80%

0,85 85%

0,90 90%

0,95 95%

1,00 100%

1,05 105%

1,10 110%

1,15 115%

1,20 120%

Problema:

32% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo que apenas 13%, efetivamente).

Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – 2013 (PMSurvey – 676 organizações – mais de 88% do Brasil)

• Permite estimar prazo para finalizar projeto.

• Estimativa imprecisa, pois não considera Caminho Crítico e dependência de atividades, porém é um útil balizador.

Características:

Ponto positivo: 39% não utilizam, mas pretendem utilizar.

Indicador de Prazo


1. Pequeno atraso2. Custos relativamente dentro do orçamento




Cálculo do SPI = 0,95Leitura: projeto avança a 95% da velocidade planejadaProjeção para finalizar o projeto: acréscimo de 5,3% em relação ao planejadoProjeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 31 semanas e 3 dias.

Status do Projeto A

Ordem de grandeza. SPI alvo de muitas críticas. Não considera Caminho Crítico. Melhora do índice (projetos atrasados).

1. Pequeno atraso2. Custos relativamente dentro do orçamento




Cálculo do SPI = 0,85

Status do Projeto B

• Ratings: verde, amarelo e vermelho

• Linguagem universal

• Interpretação imediata

Nota: Faixa de rating “amarelo” é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o SPI.

1,00(target)

0,00 0,90 +

SPI do A = 0,95

SPI do B = 0,85

Indicador de Prazo


Checklist

• Avaliação da Equipe• Avaliação do(s) Gerente(s) do Projeto• Metodologia• Qualidade dos entregáveis

• Patrocinador = usuário final

Indicador de Satisfação do Patrocinador

Medição periódica (avaliar progresso)

Indicador geral e subindicadores

6,5

8,0

10,0

Cockpit na SaúdeTemperatura

Pressão Arterial

Taxa de açúcar no sangue

CockpitIndicador de Prazo

Indicador de Custos

Indicador de Sat. Patrocinador

Projeto A

Indicador de Custos

Indicador de Prazo


Projeto B

Rating geral

TCPI

TCPI – To-Complete Performance Index

Indica qual deve ser o CPI (Cost Performance Index) para o trabalho restante, para que o projeto seja concluído dentro do orçamento.

TSPI

TSPI – To-Complete Schedule Performance Index

Representa a projeção de desempenho de prazos que deve ser alcançado do momento atual até o final para que o projeto seja concluído no prazo.

ItemOrganizações que

mencionaram o item

1 Problemas de comunicação 68,1%

2 Escopo não definido adequadamente 59,6%

3 Não cumprimento dos prazos 54,9%

4 Mudanças de escopo constantes 52,5%

5 Recursos humanos insuficientes 47,5%

6 Riscos não avaliados corretamente 44,5%

7 Estimativas incorretas ou sem fundamento 41,5%

8 Não cumprimento do orçamento 39,6%

9 Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos 39,0%

10 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade 36,8%

Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização

Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013(amostra Brasil, somente)

1 PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO 68,1%

Cockpit ampliadoIndicador de Comunicação

Checklist• Plano de Comunicação• Organograma (responsabilidades)• Cronograma• Reuniões de Progresso / Reuniões Executivas (documentação)• Equipe: instruções & feedbacks• Procedimentos administrativos: lançamento de horas, despesas, etc.

?Entendeu?

6,5

8,0

10,0

PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO

1o. lugar entre 20 itens

Indicador de Riscos

Checklist - Plano de Gestão de Riscos

atualização responsabilidades abordagem para cada risco / ações de contingência valor de contingência com base nos riscos (vs. 5%, 8% ou 10%)

Cockpit ampliado

6,5

8,0

10,0

Revisitando os Projetos A e B1. Pequeno atraso



4. Nenhum imprevisto até o momento5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em

outros não

Projeto A

Indicador de Comunicação

Indicador de Riscos

Projeto B

1. Pequeno atraso





Projeto A

Indicador de Comunicação

Indicador de Riscos

Projeto BIndicador de Custos

Indicador de Prazo


Rating geral

Revisitando os Projetos A e B

Ind. de Comunicação

Ind. de Riscos

Ind. de Custos

Ind. de Prazos

Ind. de Sat. Patrocinador

PMO

VISÃOPROJETO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10P R O J E T O #

(Escritório de Projetos)

Criação de indicadores

1. Definir o que se quer medir e o objetivo; nomear o novo indicador

2. Definir as entradas: fontes, formas de coleta, amostra e periodicidade

3. Definir o tratamento dos dados e o formato do indicador (percentual, rating, faixa numérica ou outro)

4. Documentar quais são os níveis de normalidade e os de exceção

Etapa 1 - Definição do Indicador

0,00+

1,000,90

6,5

8,0

10,0

5. Testar o indicador, ajustar e corrigir

6. Divulgar o indicador: objetivo, aplicação e interpretação de resultados

7. Implantar e revisar continuamente

Etapa 2 - Implantação do Indicador

Criação de indicadores

A utilização de indicadores de gerenciamento de projetos é indispensável para o efetivo acompanhamento e tomada de decisões.

Utilize os indicadores criados na própria organização ou os disponíveis no mercado, porém gerenciar projetos deixou, há muito, de ser algo intuitivo, pois exige aplicação de gestão do conhecimento, metodologias e profissionalismo.

Conclusão

Principal Referência

Indicadores de Gerenciamento de Projetos: Monitoração Contínua

Site recomendadowww.indicadoresdeprojetos.com.br

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O lançamento do PDU é responsabilidade de cada participante. As

instruções de lançamento estarão disponíveis após o preenchimento

da Pesquisa de Satisfação.

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Datas: 25 - 26/07/2016

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VIII

Conferência de Gerenciamento

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Transformando Crise em Oportunidade,

maximizando Benefícios e Negócios de Sucesso

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