Apostila de Informática Aplicada à ContábeisParte I

Prof. Fábio(07/02/2008)

Tópicos1. Porque informatizar2. Processo informatizado versus processo manual3. Entrada, processamento, saída4. Hardware

1. Bit (BInary digiT), Byte, Mega Byte, Giga Byte, Tera Byte, Penta Byte2. Sistemas de numeração octal, hexadecimal e decimal3. Componentes de hardware: CPU, Memórias e Periféricos4. Portas de comunicação

5. Software1. Linguagens de programação, Sistemas operacionais, Processador de Texto, Editor de texto, Planilha de

cálculos, Gerenciador de Bancos de Dados.6. Excel Básico

1. Preenchendo células da planilha2. Trabalhando com linhas e colunas

1. Inserindo linha em branco2. Removendo uma linha3. Movendo uma linha de lugar4. Alterando a Altura e Largura de Linhas e Colunas

3. Planilhas1. Inserindo e excluindo planilhas

4. Organizando as planilhas (Arrastar)5. Renomeando planilhas6. Imprimindo documento

7. Exercícios de fixação do conteúdo estudado

1 Introdução

1.1 Porque informatizarResumidamente, informatizar significa utilizar computadores (e seus periféricos) para auxiliarem na realização de tarefas que antes eram realizadas de modo totalmente manual. Vejamos alguns exemplos de vantagens que se pode obter por meio da informatização.

1. Solicitação de talões de cheques (exemplo ilustrativo)

1. Antes de serem totalmente informatizados, a solicitação de talões de cheque era realizada do seguinte modo. O cliente deveria dirigir-se a sua agência e solicitar um novo talão. Passados um determinado prazo (por exemplo, uma semana), o cliente deveria retornar a agência e verificar com o caixa do banco se o talão de cheques havia chegado. O caixa de banco solicitava o nome e o RG do cliente e ia até um ficheiro verificar se o talão de cheques havia chegado.

Havia muitos inconvenientes com este processamento manual:

• Cheques só poderiam ser solicitados e pegos durante o expediente do banco (das 10: às 16:00);

• O cliente deveria deslocar-se até o banco. Em alguns casos deveria deslocar-se mais de uma vez (a 1a vez para solicitar o talão; a segunda vez para ir buscar os cheques);

• O processo todo poderia ser bastante demorado (até uma semana).

2. Com o advento da informatização, todo o processo para aquisição de cheques passou a ser bem mais ágil e menos burocrático. O que antes poderia demorar até uma semana, pode ser feito hoje em poucos minutos! O cliente pode dirigir-se a uma agência bancária a qualquer hora do dia ou da noite, fazer sua solicitação diretamente em um caixa eletrônico, esperar que o caixa eletrônico

imprima os cheques (demora poucos minutos) e retirá-los.

2. A área de vendas de uma empresa (Exemplos ilustrativos)

1. Antes da informatização, o atendimento a um pedido de compras realizada por um cliente poderia ser bastante demorada. Todo o processo pode ser descrito do seguinte modo.

• Cliente faz um Pedido (por exemplo, 10 caixas de sabão em pó)

• O funcionário da empresa realiza as seguintes tarefas de modo a atender o Pedido:

1. Obtém o formulário apropriado ao Pedido (Além do formulário de pedidos, o funcionário também terá que lidar com outros papéis como notas fiscais, Faturas, Duplicatas, etc). Para isso, deve dirigir-se a um ficheiro e procurar o formulário adequado;

2. Posicionar o formulário na máquina de escrever;

3. Ler o pedido;

4. Datilografar (preencher o formulário com os dados constantes no Pedido);

5. Retirar o formulário da máquina

6. etc

• Só então a mercadoria poderia ser enviada ao cliente.

Veja que, novamente, este processo manual traz vários inconvenientes:

1. O cliente deve dirigir-se à empresa ou utilizar um telefone (Hoje em dia, em muitas empresas um Pedido pode ser efetuado de modo impessoal por meio de sistemas que estão integrados aos seus fornecedores);

2. O processo de datilografar o pedido pode ser razoavelmente demorado (para os padrões atuais). Imagine se ocorrer um erro durante a datilografia ... talvez todo o Pedido tenha que ser re-datilografado..

3. O formulário preenchido teria que ser enviado a algum outro departamento (talvez da área de estoque).

2. Com a informatização, o cliente “digita” o seu pedido em um sistema, o próprio sistema valida esse pedido e o envia diretamente ao setor de estoque. Tudo muito mais rápido e menos burocrático.

1.2 Processo informatizado versus processo manualNos exemplos da seção anterior, se compararmos as informações necessárias tanto pelo processamento manual quanto pelo informatizado, veremos que estas informações são muito simulares. Por exemplo, para solicitarmos um novo talão de cheques, precisaremos das seguintes informações (comuns tanto ao processo manual quanto ao informatizado):

1. Número da conta corrente;

2. Código da Agência bancária;

3. Indicar o número de cheques que queremos;

Por que isso acontece (ou seja, as informações são as mesma tanto no sistema manula quanto no informatizado) ?

Resposta: Por que as informações necessárias a um negócio dependem do negócio em si, E NÃO do tipo de processamento (manual ou informatizado). As informações SÃO mais estáveis (ou seja, mudam menos) do que os processos !

1.3 Entrada, processamento, saída

As atividades desenvolvidas numa empresa podem ser vista como um sistema que lê um conjunto de dados de entrada, processa esses dados e gera resultados (as saídas). A figura abaixo ilustra a área de vendas de uma empresa (que vimos no exemplo A área de vendas de uma empresa (Exemplos ilustrativos) da seção 1.1).

1.4 Exercícios (introdução)

1) Escolha uma atividade de contabilidade e

1. Fale como esta atividade era desempenhada Antes e Depois da informatização;

2. Organize a atividade segundo o modelo Entrada, processamento e saída;

3. As informações se mantiveram as mesmas (aproximadamente) antes e depois da informatização ?

2) Cite as vantagens da informatização na área de contabilidade (utilize suas palavras)

2 Hardware

2.1 Sistemas de numeraçãoÈ a maneira como representamos os números. Os principais sistemas de numeração são

1. decimal (dígitos de 0 a 9)

2. binário (dígito 0 ou 1)

3. octal (dígitos de 0 a 8)

4. Hexadecimal (dígitos de 0 a F)

O sistema decimal é o que utilizamos no nosso dia a dia. Já os sistemas binário, octal e hexadecimal são bastante utilizados em informática e eletrônica. O importante é que podemos converter um número de um sistema para o outro. A Tabela 1, abaixo, exemplifica.

Processamento- Obter o formulário- Posicioná-lo na máquina- Ler o Pedido- Datilografar- Retirar o formulário- etc.

Entrada-Pedido

Saída-Nota Fiscal- Fatura- Duplicata- etc.

Binária Octal Decimal Hexadecimal

00000 00 00 00

00001 01 01 01

00010 02 02 02

00011 03 03 03

00100 04 04 04

00101 05 05 05

00110 06 06 06

00111 07 07 07

01000 10 08 08

01001 11 09 09

01010 12 10 0A

01011 13 11 0B

01100 14 12 0C

Binária Octal Decimal Hexadecimal

01101 15 13 0D

01110 16 14 0E

01111 17 15 0F

10000 20 16 10

10001 21 17 11

10010 22 18 12

10011 23 19 13

10100 24 20 14

Tabela 1: comparação entre os sistemas binário, octal, decimal e hexadecimal

2.2 Calculadora do windows

A calculadora do windows possui uma opção que permite converter um número de uma base para outra. Como exemplo, vamos converter o número decimal 11 para a sua representação na base 2. Siga os seguintes passos.

1. Abra a calculadora do windows

1. Menu Iniciar > Todos os programas > acessórios > calculadora

2. Faça a calculadora exibir as opções de conversão (Modo científico)

1. Menu Exibir > científica

Figura 1: Calculadora do windows (Modo Padrão)

Base Hexadecimal (Hex), Decimal (Dec), Octal (Oct) e Binária (Bin).

Nesta figura, a base decimal está selecionada. Ou seja, os número digitados pelo usuário estarão na Base 10. Se, por exemplo, você quiser digitar um número diretamente na Base 2, altere a base para Bin.

2. Digite o número 11 (mantenha a opção Dec selecionada) e, em seguida, mude a base para binário (Selecione a opção Bin). O resultado é mostrado na próxima figura.

Base 2 Número 11 convertido para binário

2.3 Conversão entre os Sistemas de numeração

2.3.1 Decimal para binárioDividimos o decimal por 2. O binário correspondente será formado pelos restos da divisão contínua do número decimal pelo número 2. Os exemplos abaixo ajudarão no entendimento.

• Conversão do número 11 da base 10 para a base 2

1. 11/2 = 5 (resto 1)

2. 5/2 = 2 (resto 1)

3. 2/2 = 1 (resto 0)

1 0 1 1

• Conversão do número 10 da base 10 para a base 2

1. 10/2 = 5 (resto 0)

2. 5/2 = 2 (resto 1)

3. 2/2 = 1 (resto 0)

1 0 1 0

2.3.2 Binário para decimalOs exemplos abaixo ilustram o processo de conversão de binário para decimal.

1. Converter 1011 para a base 10

Potência 3 2 1 0

Número binário 1 0 1 1

1 x 23 0 x 22 1 x 21 1 x 20

Número decimal 8 + 0 + 2 + 1 = 11

A regra geral é esta:

1. Cada bit deve ser multiplicado por uma potência na de 2. Por exemplo, o bit mais à esquerda, é multiplicado pela potência 20. O próximo bit é multiplicado por 21, e assim por diate;

2. Em seguida, somam-se todos os valores. O resultado dessa soma é a representação decimal do número binário.

2.3.3 Número decimal para outra baseA conversão de um número decimal X para a sua representação na base Q é feita dividindo-se continuamente o número X pelo número Q, de modo parecido ao que se faz na conversão de decimal para binário (aliás, a conversão para a base 2 é um caso particular deste).

Exemplo:

1. Converter o decimal 11 para a sua representação octal (base 8)

1. Nesse caso, Q = 8. Temos

1. 11/8 = 1 (resto 3)

1 3

Tabela 2: Número 11 na base 8

2.3.4 Convertendo um Número de uma Base qualquer para a base decimalO exemplo abaixo ilustra o processo de conversão de uma base Q para decimal.

2. Converter 138 para a base 10

Potência 1 0

Número octal 1 3

1 x 81 3 x 80

Número na base 10 8 + 3 = 11

2.4 BitsA unidade de informação utilizada pelos computadores chama-se Bit (Binary digiT). Um é um dígito (número) que pode ser ou 0 ou 1. Por meio de bits, os computadores atuais podemos representar números, palavras, imagens, etc.

O exemplo a seguir ilustra como podemos representar números por meio de bits.

Número decimal Número binário

0 000

1 100

2 100

3 110

4 100

2.5 BytesInicialmente, o byte significava apenas um conjuntos de bits. Contudo, atualmente, um byte tem um significado bem mais específico, significando um conjunto de 8 bits.

2.6 Kilo bytes, Mega bytes, etcA tabela a seguir apresenta a relação entre as várias escalas.

unidade símbolo relação

bit b

byte B 8 bits

Kilo byte kB 1024 bytes (210 bytes)

Mega byte MB 1024 kB

Giga byte GB 1024 MB

Tera byte TB 1024 GB

Peta byte PB 1024 TB

Como se pode ver, uma unidade pode ser obtida da anterior multiplicando-a por 1024. Seguem alguns exemplos.

1. 1 MB correspondem a quantos bytes ?

1. Solução: 1 MB = 1024 KB = 1024 * (1024 bytes) = 1.048576 bytes

Veja que 01 Mega byte NÃO é igual a 01 milhão de bytes !!

2.7 Componentes de hardware: CPU, Memórias e Periféricos

2.7.1 CPU (Unidade Central de Processamento)

1. A unidade de aritmética e lógica é a responsável pela realização das operações aritméticas (soma, subtração, multiplicação, divisão, módulo, etc);

2. A unidade de controle organiza a troca de dados entre os componentes da CPU, bem como definir que instruções serão executadas;

3. O Registrador de Dados é uma memória interna da CPU cujo objetivo é armazenar os dados que estão sendo processados pela CPU;

4. O Registrador de instruções é uma memória interna da CPU cujo objetivo é armazenar a instrução que está sendo correntemente executada. Observe que o registrador de dados trabalha em conjunto com o registrador de instruções;

5. O Barramento é um condutor elétrico (normalmente fio metálico) que interconecta os elementos internos da CPU entre si, bem como aos demais componentes do computador. É interessante citar que, quando se fala, por exemplo, em um computador de 32 bits, significa que esse barramento é capaz de transmitir 32 bits simultaneamente. Veja que, quanto maior for o número de bits do barramento, mais rápido é o computador, pois maior será a quantidade de dados processados simultaneamente.

2.7.2 Memória RAM (Memória principal)Random Access Memory, ou memória de acesso randômico, é um tipo de memória volátil (ou seja, seu conteúdo é apagado sempre que o micro é desligado). É importante citar que TODAS os dados e programas processados pelo computador SEMPRE são carregados do HD (Hard Disk) para a memória RAM antes de serem utilizados. Por este motivo, as memórias RAMs são chamadas de memórias principais do computador.

Hoje em dia (2007), um computador típico possui 1 GB de memória RAM. Um computador usado em servidores tem 4 GB.

2.7.3 Memória de massa (ou secundária)

É um dispositivo de armazenamento não volátil capaz de armazenar grandes quantidades de dados. Hoje em dia, a capacidade de armazenamento típica desses dispositivos gira em torno dos 80 GB. Enquanto servidores de dados podem ter vários Tera Bytes.

A principal diferença entre as memórias RAM e as de Massa, além da capacidade de armazenamento, é o tempo necessário para que o computador leia os dados armazenados. As memórias RAMs, por serem

Barramento (BUS)

Unidade de Aritmética e lógica

Registrador de Dados

Unidade de controle Registrador de instruções

dispositivos puramente eletrônicos (isto é, sem partes mecânicas) podem ser acessadas em poucos nanosegundos. Em contrapartida, as memórias de massa possuem muitas partes mecânicas e, por consequência, o tempo de acesso é medido em milisegundos.

Observe que o tempo de acesso de memórias RAM são milhares de vezes menores do que o necessário para acessar uma memória de massa !!

2.7.4 Periféricos

São os dispositivos de entrada/saída que permitem a comunicação do computador com o mundo externo. Estes dispositivos podem ser:

1. Somente de Entrada (Teclados, mouse, leitores óticos, scanners, Joystick, CD-ROM, Microfone, etc);

2. Somente de Saída (Monitor de vídeo, Impressora, Plotter, saída de áudio (autofalantes));

3. Entrada e saída (Monitores de vídeo sensíveis ao toque, Modem, Unidades de disco)

2.8 Portas de comunicação

São interfaces nas quais podemos conectar os vários tipos de periféricos. Os principais tipos de portas são:

1. USB (Universal Serial Bus)

1. Permite a conexão/desconexão de dispositivos sem que precisemos desligar o computador. Esta interface possui três versões:

• USB 1.0

• Primeira versão, lançada em Novembro de 1995, no mesmo ano em que a Apple começou a utilizar portas FireWire.

• USB 1.1 • Lançada em Janeiro de 1996, primeira versão de sucesso do USB. Transmite dados a

1,5MB/s ou 12Mb/s. • USB 2.0

• Lançada em 2002, cuja maior novidade é o aumento da capacidade de velocidade de transferência de dados, e correção de alguns dados técnicos. Transmite dados até 480Mb/s.

2. Porta serial

Transporta um bit por vez. Estas portas são portas bastante lentas

3. Porta paralela

São capazes de transmitir vários bits simultaneamente.

2.9 Exercícios (Hardware)

2.9.1 Sistemas de numeração1. Qual o decimal equivalente a 110110112?

2. Qual o octal equivalente a 110110112?

3. Qual o hexadecimal equivalente a 110110112?

2.9.2 Capacidade de armazenamento1. Uma memória RAM de 512MB possui quantos bytes ?

2. Sabendo que uma letra ocupa 8 bits, quantas letras poderíamos armazenar em um disquete de 3.2 MB?

3. Se imaginarmos que, em média, uma palavra tem 8 caracteres, quantas palavras poderiam ser armazenadas no disquete do item anterior?

2.9.3 Componentes de um computador1. Qual a função da CPU, da memória RAM e da memória de massa ?

2. Hoje em dia, quais os valores típicos para memória RAM, memória de massa e para o clock do computador ?

3. Para que servem as portas de comunicação ?

4. Quais as principais portas de comunicação ?

5. Hoje em dia, quais as portas de comunicação mais utilizadas ?

6. Caso você precise especificar um computador para ser comprado, quais seriam as especificações que você proporia? (ou seja, quais seriam as especificações da memória RAM, HD, periféricos, CPU e portas de comunicação)

3 Excel BásicoO conteúdo desta seção encontra-se no arquivo 2317_789_Excell2003.zip, que pode ser baixado no endereço www.apostilando.com.

3.1 Exemplo 1 (Excel)

Nossa primeira atividade será montar a planilha mostrada abaixo. Esta planilha tem por objetivo cacular

● O faturamento Mensal

● O faturamento anual

resultantes da venda de quatro produtos: Engrenagens, Parafusos, Porcas e Arruelas. Este execício tem os seguintes objetivos:

1. Treinar conceitos básicos de planilhas

1. Inserir linhas, inserir colunas.

2. Copiar/colar fórmulas e dados.

2. Inserir dados nas células da planilha;

3. Inserir fórmulas simples (soma de valores).

4. Aplicar Formatações simples às células de uma planilha.

Figura 2: Fatura mensal e anual de produtos

A próxima figura mostra as partes que compõem esta planilha.

1. Título

• O texto localizado na área amarela é o título da planilha. Por meio do título, o usuário saberá qual a finalidade da planilha. Por este motivo, o título deve ser um texto que expresse bem o objetivo da planilha.

2. Legendas

• Os elementos localizados na região azul são textos. Funcionam como legendas que auxiliam o usuário a entender a planilha;

3. Dados de entrada

• Os elementos localizados na área branca (dentro do quadrado) são os dados digitados pelo usuário;

4. Fórmulas

• Os elementos localizados na região cinza são fórmulas que automaticamente calculam os faturamentos mensais e anuais de acordo com os dados digitados pelo usuário.

Nota: A página 3 do arquivo 2317_789_Excell2003.zip apresenta detalhes de como construir esta planilha.

TítuloLegendas

FórmulasDados de entrada

Nota: Para não ter que digitar as fórmula célula por célula, você pode utilizar o recurso copiar e colar. Por exemplo, copie o conteúdo da célula F6 e cole na célula F7. O Excel automaticamente atualizará a fórmula de acordo com a nova linha (isto é, ao invés de B6+C6+D6+E6, o excel utilizará B7+C7+D7+E7).

3.2 Exemplo 2 (Excel)

Neste exercício, criaremos uma planilha que calcula a média escolar de uma turma de alunos. Além de calcular a média, a planilha também indica quais alunos foram “Aprovados” e quais foram “reprovados”. Um aluno é aprovado quando sua média é maior ou igual a 5. Caso contrário o aluno está reprovado. Em resumo:

1. Media = (Nota1 + Nota2 + Nota3 + Nota4)/4

2. Se Media >= 5 então o aluno está “aprovado”

3. Se Media < 5 então o aluno está “reprovado”

Note que esta planilha fará uso da função SE. Esta função é dividida em três partes:

1. Na parte 1, colocamos um teste a ser realizada pela função SE. No nosso caso, o teste é Verificar se a Média é maior que ou igual a 5, ou seja, Media >= 5;

2. Na parte 2, colocamos o texto que deverá ser exibido caso o teste seja verdadeiro. No nosso caso, o texto a ser exibido caso a média sejam maior ou igual a 5 é “Aprovado” ;

3. Na parte 3, colocamos o texto a ser exibido no caso do teste ser falso. No nosso casos, o texto é “Reprovado”.

Supondo que a média final dos alunos fique na coluna F. A média do aluno localizado na linha 3 (ou seja, célula F3), seria definido pelo comando:

=SE(F3 >= 5; “Aprovado”;”Reprovado”)

Figura 3: Somando células

Fórmula para o cálculo do faturamento do mês de janeiro

Note que TODA função do Excel começa com o caractere = (igual). As próximas seções dão mais detalhes de como implementar esta planilha.

3.2.1 Leiaute da planilha de Médias

Para obter esse efeito (Recuperação em vermelho e Aprovado em azul), utilize a Formatação Condicional. Siga os passos abaixo:

1. Menu Foratar > Formatação condicional

2. Condição 1 (alunos aprovados):

1. Utilize a fórmula =G5 >=5

2. No botão formatar, escolha a cor azul

3. Condição 2 (alunos reprovados)

1. Utilize a fórmula =G4 < 5

2. No botão formatar, escolha a cor vermelha

3.2.2 Função MédiaPara calcular as médias (coluna “Média”), você pode utilizar a função Média. Por exemplo, para calcularmos a média da linha 3, precisamos das células B3, C3, D3 e E3. Então, a média é calculada pela expressão

=Média(B3:E3)

Nota: A expressão B3:E3 significa que estamos pegando os valores B3, C3, D3 e E3.

3.2.3 Fórmula SE As fórmulas SE (ou função se) são utilizadas na coluna “Resultado” da planilha mostrada na próxima figura. Veja que esta coluna utiliza as médias localizadas na coluna “Média”. Por exemplo, na célula G3 (linha 3 da coluna resultado), é colocada a seguinte entrada

=SE(F3>=5;”Aprovado”;”Reprovado”)

Figura 4: Inserindo a órmula média

Figura 5: Inserindo a fórmula Se

3.3 Exercícios no valor de 1,0 ponto

1. [0,5] Faça uma planilha no excel conforme mostrado na figura abaixo. A coluna “Situação” deverá automaticamente mostrar o texto “Ativo” ou “Passivo” dependo de o valor da coluna “Valor” ser positivo ou negativo, respectivamente.

2. [0,5] Represente a sua idade nas bases binária, octal e decimal.