INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL ONTROL INTERNO ...€¦ · 1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTION 1.1 Componente del Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

Carrera 23 No. 33-211 Barrio el Nogal www.unidaddelicoresdelmeta.com / e-mail: [email protected]

Teléfonos: 6705626 – 6705613 - 6705614 Villavicencio – Meta

Código: GRH02-PR07-FR01 Oficio Emisión: Mayo 27 de 2014- Vigencia: Mayo 27 de 2014-Version: 03

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PERIODO DE JULIO, AGOSTO, SEPTIEMBRE Y OCTUBRE 2017

(Artículo 9 Ley 1474 de 2011)

OFICINA DE CONTROL INTERNO

UNIDAD DE LICORES DEL META

La Oficina de Control Interno en cumplimiento a las disposiciones legales consagradas en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011,

exterioriza a los entes externos y ciudadanía en general, avances y dificultades presentadas en cada uno de los módulos y eje

transversal, conforme al Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, de acuerdo a lo estructurado por el Manual Técnico de MECI 2014.

http://www.unidaddelicoresdelmeta.com/




INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PERIODO DE JULIO, AGOSTO, SEPTIEMBRE Y OCTUBRE 2017 (Artículo 9 Ley 1474 d e 2011)

MECI 2014

1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTION 1.1 Componente del Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Hubo dificultad en la planeación 2017, y por ende sin resultados de avances. No se ha cumplido con el cronograma que se estableció dentro del código de ética para la vigencia 2017.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano La información no fue suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad, para el periodo correspondiente de julio a octubre de 2017, fue solicitada por la oficina de control interno mediante correo institucional el día 31 de octubre para que fuera suministrada la respuesta el día 5 de noviembre de 2017 y no se obtuvo contestación, sobre las actividades que se desarrollaron durante el periodo de julio a octubre de 2017.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos

La información no fue suministrada por la secretaria de gerencia, para el periodo correspondiente de julio a

octubre de 2017, fue solicitada por la oficina de control interno mediante correo institucional el día 31 de

octubre de 2017, para que fuera suministrada la respuesta el día 5 de noviembre de 2017 y no se obtuvo

contestación sobre las resoluciones como actividades que se desarrollaron durante éste periodo de julio a

octubre de 2017.

Hubo entrada de producto maquilada en la industria licorera de caldas para el periodo de julio a octubre de

2017.

Se facturó desde el numero 4379 hasta la 4565

Se está cumpliendo con el programa de limpieza y desinfección de las bodegas de almacenamiento de producto

terminado

Continua el área de almacén en proceso de revisión y análisis de algunos procedimientos que requieren de actualización.





Se encuentra en trámite el producto defectuoso ante la Industria Licorera de Caldas, el cual se desconoce el número del

lote.

El trámite que se ha venido realizando para el análisis de muestras alteradas, falsificadas o fraudulentas corresponden

a los radicados 867, 1014.

Se ha tenido dificultad para en dar aplicabilidad a la resolución número 607 de octubre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, el cual tiene aplicación a partir del 1 de enero de 2017, modifica las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público. Lo que indica que se debe generar nuevas políticas, reportes y subirlos junto con la taxonomía XBRL según lo dispuesto en ésta resolución. Se reunió el Comité de calidad, el día 17 de octubre de 2017, donde se trató el tema de los planes de mejoramiento pero no se han hecho avances a las acciones. La empresa continua con la dificultad de la página web para que los ciudadanos puedan acceder a ver la información debido a un cambio en su diseño para mejorar el acceso a la información de una manera eficaz y eficiente. El plan anticorrupción y de atención al ciudadano no ha tenido avances, las acciones están con porcentaje en cero. La empresa presentó el informe pormenorizado de control interno con corte a junio de 2017. El Consejo Departamental de Archivo devuelve sin convalida las tablas de retención documental TRD las cuales fueron evaluadas y no cumplen aun con todos los requisitos técnicos, lo que indica que las TRD deberán ajustarse y corregirse.

La empresa ha tenido dificultad en cumplir con las fechas establecidas en el decreto 0437 de 2014 para convocar a

reuniones de junta directiva ordinaria, de acuerdo a lo contemplado en el decreto 0437 de 2014 en el artículo quinto

establece: “La Junta Directiva de la Unidad se reunirá de manera ordinaria cuatro (04) veces al año, una dentro de los tres (03) primeros meses para la aprobación de balances y estados financieros, la segunda en el segundo trimestre y las

otras dos (02) en el segundo semestre para la aprobación del presupuesto de la siguiente vigencia. También se reunirá

de manera extraordinaria por convocatoria del Presidente de la Junta o de su delegado o del Gerente General de la

Unidad. Lo que indica:

FECHAS TEMA OBSERVACION

Enero, Febrero, Marzo

Dentro De Los Tres Primeros Meses

Balances Estados Financieros

Reunión junta directiva, 15 y 22 de marzo 2017, acta 001 de 2017, sin aprobar, pendiente firmas

Abril, Mayo, Junio Segundo Trimestre NO HUBO

Julio, Agosto, Septiembre

Segundo Semestre Aprobación Del Presupuesto De La Siguiente Vigencia

NO HUBO

Octubre, Noviembre, Diciembre

Segundo Semestre EXTRAORDINARIA PENDIENTE ORDINARIA





Se realizó la reunión de Junta Directiva en las fechas de 15 de marzo y 22 de marzo de 2017 según acta número 001

de 2017, sigue sin firmas, quedando pendiente su aprobación para la siguiente reunión, para el periodo de seguimiento

no hubo reunión del comité de junta directiva de la Unidad.

Los invitamos que nos sigan a través de las redes sociales Facebook en el siguiente link encontrando las actividades que se realizaron durante el periodo comprendido de julio a octubre de 2017: https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/pcb.1921056888182046/1921055494848852/?type=3&theater https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/videos/1976590752628659/ Inicia producción en el mes de julio ejecutándose la totalidad del convenio firmado con la Industria Licorera del Caldas, el convenio con Valle se inició en el mes de octubre de 2017 y encuentra en prueba la caja wrapp, la caja es de color café, presión al vacío, no tiene nido, es una caja delicada y delgada, se encuentra en prueba. Se reunió el comité directivo el 02 de octubre 2017 donde el tema central fue sobre el ron en bodega, donde se solicita conceptos técnicos contable, almacén, química, jurídico y cotizaciones. Contratos, CDP, RPS, no fue suministrada la información por la subdirectora Administrativa y financiera, ni auxiliar administrativo de presupuesto y contratación.

1.2.2 Modelo de operación por procesos

La empresa aún no ha definido la caracterización pendiente cuenta con diez (10) procesos con sus nueve (09) caracterizaciones. La Unidad de Licores del Meta cuenta con diez procesos denominados: Planeación Estratégica, Sistema Integrado de Gestión, Gestión de Producción, Gestión Técnica, Gestión Comercial, Gestión Administrativa, Gestión Financiera (Tesorería), Gestión Documental, Gestión Contratación, Seguimiento y Control. El líder del proceso de planeación estratégica es el gerente general El líder del proceso de Sistema Integrado de Gestión es el Representante de la Alta Dirección (asesor) El líder del proceso de gestión de producción es el profesional especializado (química), Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión técnica es el profesional especializado (química), Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión comercial es el Subdirector Comercial y técnico El líder del proceso de gestión administrativa es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de gestión financiera es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de gestión documental es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de contratación es el Subdirector Administrativo y financiero El líder del proceso de seguimiento y control es el asesor de la Oficina de Control Interno Mapa de procesos de la Unidad de Licores del Meta


https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/pcb.1921056888182046/1921055494848852/?type=3&theater

https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/photos/pcb.1921056888182046/1921055494848852/?type=3&theater

https://www.facebook.com/aguardiente.llanero.oficial/videos/1976590752628659/




1.2.2 Estructura Organizacional

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Juan Carlos Saravia Nombre: Carolina García Nombre: Edisson Rosero

Cargo: Consultor Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera

Cargo: Gerente

Fecha: 01/11/2015 Fecha: 01/11/2015 Fecha: 01/11/2015





1.2.3 Indicadores de gestión La empresa para el periodo comprendido de julio, agosto, septiembre y octubre de 2017 sigue manteniendo lo que había construido indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para medir y evaluar el avance en la gestión, lo que indica que se cuenta con indicadores de gestión para la vigencia 2016-2017 que se ha diseñado para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso, pero no se utilizan y se alimentan los indicadores, lo que no permite que se analizan las mediciones obtenidas a partir de los indicadores, lo que hace que no se realice la validación de la capacidad y consistencia, y por tal razón no se realiza ajustes de acuerdo para las correcciones y mejoras que se puedan presentan en los procesos, excepto el indicador del proceso de gestión comercial que mide la gestión en ventas, (Control Ventas). Lo que dificulta la toma de decisiones concretas sobre datos reales sobre lo que la empresa ha ejecutado de acuerdo con los planteamientos.





Se viene solicitando los registros y el representante de la alta dirección ha estado conversando con los líderes de los procesos para que suministren la información y así conocer la gestión de la Unidad de Licores del Meta, a través del despliegue de objetivos (indicadores de gestión), a la que no se ha dado respuesta oportuna por parte de responsables.

PROCESO CODIGO INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

PLE-01Satisfacer los requisitos de calidad establecidos y

acordados con los clientes

Sumatoria del porcentaje de Satisfacion del cliente externo obtenido por

encuesta/ No total de encuestas aplicadas a clientes externos>90% SEMESTRAL

PLE-02Garantizar el mejoramiento continuo de sus

procesos .Procesos con acciones correctivas cerradas*100/ No total de procesos 100% SEMESTRAL

PLE-03 Cumplir de los requisitos legales aplicables.No de requisitos legales aplicables con cumplimiento*100/ No de requisitos

legales identificados100% SEMESTRAL

SGC-01Controlar el adecuado tratamiento de los servicios

no conformes reportados

No de Servicios No conformes con tratamiento y cierre *100/ No de servicios

no conformes reportados 90% SEMESTRAL

SGC-02Gestionar el adecuado análisis de los indicadores

registrados.

No de Indicadores que cuentan con análisis de resultados*100/ No de

indicadores establecidos en la matriz de indicadores100% SEMESTRAL

GPR-01Gestionar el cumplimiento del plan de produccion

aprobado

No de actividades establecidas en el plan de produccion cumplidas *100/ No

de Actividades programadas en el plan de produccion100% MENSUAL

GPR-02 Volumen de produccion mensual Volumen de produccion mensual Und MENSUAL

GTE-01Porcentaje de cumplimiento de inspecciones

tecnicas

No de inspecciones tecnicas realizadas*100/ No deInspecciones tecnicas

programadas100% MENSUAL

GTE-02 Volumen de licor adulterado detectado Volumen de licor adulterado detectado mensual Und MENSUAL

GE

ST

ION

CO

ME

RC

IAL

GCO-01 Ventas Valor ventas mes - Valor ventas mes anterior / Valor ventas mes anterior *100 >2% MENSUAL

GE

ST

ION

DE

PR

OD

UC

ION

Pla

ne

ac

ión

Es

tra

tég

ica

SIS

TE

MA

INT

EG

RA

DO

DE

GE

ST

ION

INDICE INDICADORES

GE

ST

ION

TE

CN

ICA





1.2.4 Políticas de Operación (Manual de Procedimientos, Manual de Calidad, Manual de Sistema de

Desarrollo Administrativo, Manual Ambiental)

PROCESO CODIGO INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

GAD-01 N° de accidentes de trabajo ocurridos 0 MENSUAL

GAD-02 N° Trabajadores con exámen Médico Ocupacional*100 / N° Trabajadores total 100% ANUAL

GAD-03Promover de la calidad de vida laboral y

bienestar

Sumatoria de la calificación de impacto positivo de las actividades de

promoción de la calidad de vida laboral y la prevención de enfermedades

ocupacionales / No total de actividades de promoción de la calidad de vida

laboral y la prevención de enfermedades

90% ANUAL

GAD-04Asegurar el desarrollo de las competencias de su

talento humano

No de trabajadores con calificación inferior que cuentan con planes de

mejoramiento de su desempeño*100/ No total de trabajadores con calificación

inferior.

90% ANUAL

GE

ST

ION

FIN

AN

CIE

RA

GFI-01 Medicion de la ejecucion del gasto Total de gastos ejecutados*100/ Total de presupuesto de gastos definitivo 100% SEMESTRAL

GE

ST

ION

DO

CU

ME

NT

AL

GDO-01 Ordenacion DocumentalNo de Carpetas organizadas tecnicamente*100/ No de Carpetas recibidas en

el periodo.100% SEMESTRAL

GE

ST

ION

DE

CO

NT

RA

TA

CIO

N

GCT-01 Procesos contractualesNo de procesos contractuales formalizados*100/ No de Solicitudes de inicio

de proceso contractual100% SEMESTRAL

SCO-01 Cumplimiento del Programa de Auditorías Nº Auditorías Internas realizadas x 100 / Nº Auditorías Internas programadas 100% ANUAL

SCO-02 Seguimiento de la gestion del riesgoNo de controles a riesgos ejecutados*100/ No de controles identificados en la

matriz de riesgos100% SEMESTRAL

SCO-03Asegurar la gestión adecuada de las acciones

correctivas abiertas

No de Acciones Correctivas cerradas* 100/ No de Acciones Correctivas

abiertas90% SEMESTRAL

SCO-04Asegurar la gestión adecuada de las acciones

preventivas abiertas

No de Acciones Preventivas cerradas* 100/ No de Acciones preventivas

abiertas90% SEMESTRAL

SE

GU

IMIE

NT

O Y

CO

NT

RO

L

INDICE INDICADORESG

ES

TIO

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA Prevenir enfermedades ocupacionales de sus

colaboradores, accidentes, daños a la propiedad

y el impacto socio- ambiental





Manual de Operaciones (o también denominado Manual de Procesos y Procedimientos o Manual de Calidad), contiene debidamente documentados y actualizados los procesos caracterizados, las políticas de operación institucional, el mapa de procesos, los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo y los indicadores de los procesos. Cada vez que se presenta un cambio la empresa actualiza el Manual de Operaciones frente a cambios en los procesos, en el mapa de procesos, en los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo en los indicadores de los procesos y en las políticas de operación institucionales. El Manual de Operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad, es utilizado como herramienta de consulta divulgado entre los interesados, a través del servidor de la Unidad de Licores del Meta.

Procesos y Procedimientos Para la definición de los procesos se tuvo en cuenta como insumo los requisitos relacionados con: El cliente; Legales; Implícitos (inherentes al servicio o uso del producto); De la Entidad Los procesos determinados para la ejecución de las funciones de la Entidad Cuentan con caracterizaciones; Tienen definido un mapa de riesgos; Tienen definidos procedimientos para su ejecución; Tienen definidos indicadores para su medición (eficiencia, eficacia, efectividad según corresponda) Frente a la estructura de procesos es posible afirmar que se constituyen en una herramienta que facilita la operación de la Entidad; Su estructura actual responde a las actividades que realmente se realizan en la Entidad; Garantizan la gestión del conocimiento; Su estructura es esencialmente documental Manual de Operaciones (o también denominado Manual de Procesos y Procedimientos o Manual de Calidad), contiene documentados, pero no debidamente actualizados en los procedimientos establecidos en algunos procesos, en el mapa de riesgos, y, la estructura organizacional de la empresa (organigrama) A través de la resolución 004 del 8 de enero de 2016 de adopta el Sistema Integrado de gestión MECI 1000:2014 y NTC GP1000:2009. El cual contiene el manual integrado de gestión contenido del objetivo, alcance y responsabilidad, plataforma estratégica, requisitos generales y de documentación, legales y del cliente, identificación de riesgos y determinación de controles, compromiso de la alta dirección, funciones, responsabilidad y autoridad. Seguimiento y Medición, control del producto no conforme, auditoria interna, mejora. UNO. Cuenta con la caracterización del proceso del Sistema integrado cuyo nombre proceso PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, líder del proceso: GERENTE.

OBJETIVO: Establecer los lineamientos de la entidad a través de la misión, visión, política de calidad, objetivos de calidad con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios y las partes interesadas., asegurando el crecimiento de la entidad. ALCANCE: Planeación Estratégicas, Dirección, Coordinación, Orientación y Control de las actividades de la entidad, cumpliendo con las disposiciones legales pertinentes. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de Revisión por la Dirección

2. Procedimiento de correspondencia

3. Procedimiento PQR

DOS. Nombre PROCESO SISTEMA INTEGRADO, líder del proceso: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de las directrices establecidas para el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión de la entidad, enfocado hacia la adecuación, conveniencia, eficiencia, eficacia y efectividad del mismo.





ALCANCE: Incluye actividades para el Control de Documentos, Control de registros, Planes de Acción correctivas, Planes de Acción Preventivas, Correcciones, Mejoras, Tratamiento al Servicio no Conforme y Generación de Informes. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento control de documentos y registro de cambios

2. Procedimiento acciones correctivas preventivas y de mejora

3. Procedimiento Administración de Riesgos

TRES. Nombre proceso, PROCESO DE PRODUCCION (externo), líder del proceso: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

OBJETIVO: Producir Licores en las cantidades, fechas y calidad solicitada por la Unidad de Licores del Meta ALCANCE: Producción de bebidas alcohólicas, reportes, manejo de inventarios, control de calidad. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de identificación y trazabilidad de Licores

CUATRO. NOMBRE DEL PROCESO TECNICO, LIDER DEL PROCESO PROFESIONAL ESPECIALIZADO

OBJETIVO: Ejecutar los procesos de planeación, producción, mejoramiento y calidad de los productos que elabore la unidad de licores del Meta, en aras de garantizar y fortalecer el objeto comercial de la entidad. ALCANCE: Investigación y desarrollo de productos, requisitos técnicos, reclamos por control de calidad, verificación de la autenticidad de los productos fabricados por la organización, PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento para análisis de muestras alteradas falsificadas o fraudulentas

2. Procedimiento para reclamos por control de calidad

3. Procedimiento para disposición y baja de elementos

CINCO. NOMBRE PROCESO GESTIÓN COMERCIAL, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTOR COMERCIAL Y TECNICO

OBJETIVO: Planear y controla los procesos de comercialización de los productos y marcas de la ULM de conformidad con las normas vigentes, y las políticas institucionales, con celeridad, transparencia y efectividad. ALCANCE: Identificación de la disponibilidad de recursos y la formulación de actividades estratégicas, con el fin de desarrollar competencias desde la generación de la demanda hasta la culminación de la venta, involucrando a las áreas para dar soluciones. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad

2. Procedimiento de acompañamiento a evento, oficial, gubernamental o privado

3. Procedimiento Comercialización

SEIS. NOMBRE PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO.

OBJETIVO: Dirigir, controlar y ejecutar la gestión del talento humano y administración de nómina de personal, y los asuntos generales de administración, operación, mantenimiento, almacén, gestión documental, sistemas y servicios generales con celeridad, transparencia y efectividad. ALCANCE: TALENTO HUMANO Novedades de personal, desvinculación de personal, nómina y seguridad social, viáticos, almacén, archivo general y mensajería. SISTEMAS: Incluye actividades de desarrollo y soporte de software operativo, instalación, mantenimiento y soporte de equipos, recuperación y almacenamiento de información y conectividad con la entidad a nivel de datos. GESTION DOCUMENTAL: Inicia desde la recepción, distribución, almacenamiento, protección, recuperación, control del tiempo de retención y disposición final de los documentos internos y externos.





ALMACEN: Incluye actividades de Recepción, entrega, almacenamiento, administración, codificación, mantenimiento, protección de recursos físicos, elaboración de inventarios, Generación de informes internos y externos. PROCEDIMIENTOS

1. Liquidación y elaboración de nomina

2. Atención a solicitudes de soporte de software y hardware

3. Archivo plano para órganos de control

4. Administración de la página web

5. Backups de seguridad de datos

6. Entrada y salida de almacén de bienes de consumo y devolutivos

7. Tramite de cuenta a proveedores internos y externos de la empresa

8. Entradas de almacén de producto terminado

9. Salida de almacén de producto terminado

10. Salida de almacén de producto terminado

11. Procedimiento de administración del PAC

12. Procedimiento de certificado de disponibilidad presupuestal

SIETE. NOMBRE PROCESO GESTION FINANCIERA, Tesorería, presupuestal, contabilidad. LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO: TESORERIA: Garantizar el adecuado manejo de los recursos financieros de la entidad, de acuerdo a la normatividad vigente, para el cumplimiento de todos los compromisos adquiridos. PRESUPUESTAL: Consolidar y administrar los ingresos y gastos de la entidad, para cumplir con los compromisos financieros, operativos, y los establecidos en el plan de acción aprobado por la Junta Directiva. CONTABLE: Consolidar y certificar la información financiera de la unidad de licores del meta. ALCANCE: TESORERIA: Inicia con la aprobación de presupuesto, ejecución de presupuesto, generar la ejecución presupuestal de ingresos y ejecución presupuestal de egresos, generación de reportes. PRESUPUESTO: Elaboración de los presupuestos de ingresos y gastos de cada dirección, seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas. CONTABLE: Todos los procesos. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento de elaboración de orden de pedido para degustación o venta y facturación

2. Procedimiento ingreso a caja

3. Procedimiento de administración de recursos de cuentas

OCHO. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FALTA LA CARACTERIZACION, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTOS

1. Acta Comité Evaluador documental

2. Procedimiento de elaboración documental

3. Procedimiento de preservación a largo plazo

4. Procedimiento de transferencias documentales

5. Procedimiento de verificación de inventario, evaluación y descarte de material documental

6. Procedimiento de digitalización de documentos

7. Procedimiento de Valoración documental

8. Procedimiento de eliminación de documentos

9. Procedimiento de consulta, préstamo y devolución de documentación

10. Procedimiento de catalogación, clasificación y análisis de la información





11. Acta de eliminación documental

NUEVE. NOMBRE PROCESO, PROCESO DE CONTRATACIÓN, LIDER DEL PROCESO: SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO: Adelantar los procesos de licitación y contratación de prestación de servicios, de bienes y de personal necesario para el funcionamiento de la Unidad de Licores del Meta. ALCANCE: Garantizar el adecuado cumplimiento de los parámetros legales en materia contractual dentro de la entidad. PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento planeación de contratación

2. Procedimiento de contratación

3. Procedimiento postcontractual

DIEZ. NOMBRE PROCESO, SEGUIMIENTO Y CONTROL LIDER DEL PROCESO: JEFE OFICINA CONTROL INTERNO

OBJETIVO: Garantizar directrices que permitan efectuar el seguimiento y control a los procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), mediante auditorias; con el fin de verificar el adecuado, conveniente, eficiente, eficaz y efectivo desempeño de la Entidad. ALCANCE: Incluye actividades como: Planear, ejecutar, evaluar, controlar, mejorar y la generación de informes internos y externos. PROCEDIMIENTO

1. Auditoria

1.3 Componente Administración del Riesgo La empresa formuló el plan anticorrupción y atención al ciudadano y realiza su seguimiento de acuerdo a las fechas establecidas, pero ha tenido dificultades en hacer oportunamente los ajustes. No se registraron durante el periodo de julio, agosto, septiembre y octubre 2017 nuevos riesgos para la empresa. El mapa de riesgos institucional no se ha actualiza por que ha tenido dificultades en presentar los resultados del monitoreo o seguimiento realizado. Con respecto a la aplicación y seguimiento a los controles, no se hace periocidad a las mediciones de los indicadores, a las mediciones de los indicadores, y, no se revisan y/o ajustan los controles a partir de los análisis obtenidos. Frente a cambios en los factores de riesgo los mapas de riesgos no todos de manera oportuna son actualizados, ni divulgados una vez que han sido actualizados. El mapa de riesgos institucional no contiene todos los riesgos con mayor impacto para la entidad; ni contiene todos los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción; ni se realiza monitoreo o seguimiento de acuerdo con la periodicidad establecida en la política de administración del riesgo; ni se divulga oportunamente cuando se ha actualizado.





I E

1. Planeación

Estratégica

Establecer los lineamientos de la entidad a

través de la misión, visión, política de

calidad, objetivos de calidad con el

propósito de aumentar la satisfacción de

los usuarios y las partes interesadas.,

asegurando el crecimiento de la entidad.

xConcentración de autoridad o

exceso de poder

* Socializar los procedimientos establecidos

para el flujo de información, participación y

consulta.

Representante de la

alta Dirección

No de comités

realizados *100/ No

de comités

programados.

XIncumplimiento de metas de

indicadores

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios de

medición de la gestión de los proceso ( Meta

y responsables)

Representante de la

alta Dirección

No de indicadores

con registro de

medición *100 / No

de indicadores.

X Desactualización del SGC

1. Auditorias de calidad.

2, Aplicación de los Planes de mejoramiento

3. Capacitación de los funcionarios en la

importancia del SGC

Representante de la

alta Dirección

Procesos

desactualizados/total

de procesos

3. Gestión de

producción

Producir Licores en las cantidades, fechas

y calidad solicitada por la Unidad de

Licores del Meta

x Perdida producto terminado

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios en

la recepción de producto terminado y en el

manejo adecuado de inventarios.

Profesional de

Laboratorio

No de unidad

reportadas como

perdidas*100/ No de

Unidades

programadas para

recepción

4. Gestión Técnica

Ejecutar los procesos de planeación,

producción, mejoramiento y calidad de los

productos que elabore la unidad de licores

del Meta, en aras de garantizar y fortalecer

el objeto comercial de la entidad.

XProducto no conforme en

rotación comercial

* Establecer ,socializar y ejecutar criterios

para la realización de inspección que

garanticen la calidad del producto.

Profesional de

Laboratorio

No de inspecciones

realizadas*100/ No

de inspecciones

programadas

5. Gestión Comercial

GESTION COMERCIAL: Desarrollar todas

las actividades, estrategias y campañas

necesarias, que contribuyan al incremento

del consumo de nuestros productos

mediante el fortalecimiento en los

departamentos en los cuales se hace

presencia y/o la introducción en nuevo

mercados, buscando la satisfacción del

cliente en calidad y servicio.

ALMACEN: Garantizar la Administración y

coordinación de los recursos físicos,

inherentes al funcionamiento de la Entidad.

x

Altos costos en degustación y

participación comercial sin

impactos positivos para la

Unida de Licores.


para la entrega de degustación de producto y

participación comercial en eventos.

Subdirector comercial

No de unidad de

producto entregadas

en degustación*100/

No de unidad de

producto

programadas para

entrega

2.Sistema Integrado de

gestión

Garantizar el cumplimiento de las

directrices establecidas para el

mejoramiento continuo del sistema

integrado de gestión de la entidad,

enfocado hacia la adecuación,

conveniencia, eficiencia, eficacia y

efectividad del mismo.

RIESGO ACCIONES RESPONSABLE INDICADORESPROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

TIPO





2. Módulo de Evaluación y Seguimiento 2.1 Componente Autoevaluación Institucional

I E

X Perdida de bienes


para actualización de inventarios, asignación

de bienes devolutivos y bajas .

Subdirectora

Administrativa

No de bienes

devolutivos

asignados *100/ No

de bienes

devolutivos en

inventario

XNo pago de parafiscales y

seguridad social.


para el pago de parafiscales y seguridad

social.

Subdirectora

Administrativa

No de reportes de no

pago de parafiscales

y seguridad social.

X

Funcionamiento inadecuado de

los sistemas de información de

la Unidad de Licores.


para el control y mantenimiento preventivo y

correctivo de los sistemas de información.

Subdirectora

Administrativa

No de inspecciones

realizadas*100/ No

de inspecciones

programadas

XPresentación de informe en

fechas vencidas.

* Establecer ,socializar y ejecutar Criterios y

Cronograma de presentación de informesÁrea de Contabilidad

Informes

presentados

oportunamente*100/

No de Informes

programados para

presentación.

XElaboración extemporánea de

declaraciones

Establecer ,socializar y ejecutar mapa de

calendarios de impuestos nacionales,

departamentales y municipales

Área de Contabilidad

Declaraciones

presentadas

oportunamente*100/

No de Declaraciones

programados para

presentación.

X

Inadecuada identificación

de las Necesidades

contractuales. Inadecuada

o falta de los estudios y

requisitos previos al

proceso contractual.

Inadecuada tipificación de

la modalidad y tipo de

contratos.

* Establecer ,socializar y ejecutar Criterios

para la adecuada identificación

de las Necesidades

contractuales,

requisitos previos al

proceso contractual , tipificación de

la modalidad y tipo de

contratos.

Líder del proceso

No de correcciones

contractuales *100/

No de Contratos

XNo cumplimiento al objeto

contractual

* Verificación de informe de cumplimiento

contractual.Supervisor asignado

No de informes

presentados*100/ No

de informes

programados.

8. Gestión Financiera

TESORERIA: Garantizar el adecuado

manejo de los recursos financieros de la

entidad, de acuerdo a la normatividad

vigente, para el cumplimiento de todos los

compromisos adquiridos.

PRESUPUESTAL: Consolidar y administrar

los ingresos y gastos de la entidad, para

cumplir con los compromisos financieros,

operativos, y los establecidos en el plan

de acción aprobado por la Junta Directiva.

XErros en traslados bancarios

.


para la verificación de traslados bancarios.Tesorería

No de traslados

bancarios

realizados*100/ No

de traslados

bancarios

programados.

9. Gestión Documental

Establecer criterios para la adecuada

gestión documental de los registros de la

entidad.

X

Registros documental no

ingresados a los inventarios

documentales.


para la organización documental.Líder del proceso

No de procesos con

inventario

documental*100/No

de procesos

10.Seguimiento y

Control

Garantizar directrices que permitan

efectuar el seguimiento y control a los

procesos del SGC, mediante auditorias;

con el fin de verificar el adecuado,

conveniente, eficiente, eficaz y efectivo

desempeño de la Entidad.

XIncumplimiento del programa de

auditorias.


para el desarrollo de auditorias.Líder del proceso

No de auditorias

ejecutadas*100/ No

de auditorias

programadas.

Consolidar y certificar la información

financiera de la unidad de licores del meta

Dirigir, controlar y ejecutar la gestión del

talento humano y administración de nómina

de personal, y los asuntos generales de

administración, operación, mantenimiento,

almacén, gestión documental, sistemas y

servicios generales con celeridad,

transparencia y efectividad.

7. Gestión Contractual

Contratar de manera oportuna y

transparente y objetiva la adquisición de

bienes o servicios para satisfacer las

necesidades y el funcionamiento de la

entidad.

6. GESTION

CONTABLE

RIESGO ACCIONES

6. Gestión

Administrativa

RESPONSABLE INDICADORESPROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

TIPO





2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión La información no fue suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad, para el periodo correspondiente de julio a octubre de 2017, fue solicitada por la oficina de control interno mediante correo institucional el día 31 de octubre para que fuera suministrada la respuesta el día 5 de noviembre de 2017 y no se obtuvo contestación, sobre las actividades que se desarrollaron durante el periodo de julio a octubre de 2017. Ver numeral 1.2.3 indicadores de gestión de éste informe, donde fue establecido, pero aún falta la información (registro) y el informe sobre los resultados, para la toma de decisiones, igualmente no se realizó informe y seguimiento a los acuerdos de gestión No se tiene una política establecida para la evaluación por resultados de los servidores públicos de la empresa y para los gerentes públicos. Falta actualizar el normograma de la Empresa. La empresa no cuenta con los acuerdos de gestión, un programa de incentivos, las evaluaciones de desempeño, un plan anual de vacantes un plan de previsión del recurso humano para la vigencia 2017. No se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones la contratación para la provisión, por concurso, de empleos de carrera administrativa

No se presentaron procesos disciplinarios en contra de los Servidores Públicos de la Unidad.

2.2 Componente de Auditoria Interna 2.2.1 Auditoria Interna





La Oficina de Control Interno ha presentado los siguientes informes: Se dio inicio a la Auditoria sobre servicio al ciudadano (transversal), grupos de valor. Se diligenció el Formulario de Reporte de Avances de la Gestión FURAG II correspondiente al mes de octubre de 2017. Informe pormenorizado de control interno periodo de marzo, abril, mayo y junio de 2017, presentado en Julio de 2017. Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano periodo de mayo, junio, julio y agosto de 2017, presentado en julio de 2017. Se reunió el comité del sistema de gestión de la calidad, el 17 de octubre de 2017, el cual se llevó acabo la revisión por la alta dirección encontrándose que las dos subdirecciones de la Unidad de Licores del Meta, no han ejecutado las acciones. No se ha llevado a través del comité de conciliación y defensa judicial, las acciones de repetición. Hubo dificultad para trabajar los mapas de riesgos. Las PQRs se realizan a través del informe pormenorizado cada cuatro meses. No se programaron las auditorias de calidad, ni se llevaron a cabo por parte de la alta dirección. No se llevó a cabo los arqueos de caja por parte del profesional universitario con funciones de contador, la oficina de control interno requirió la información en varias ocasiones. La Subdireccion Administrativa y Financiera con funciones de Talento Humano, es la directa responsable del manejo de la Plataforma SIGEP, y lleva un registro en el formato para distribución de planta de personal. No se pudo dar inicio ni realizar la auditoria de gestión de talento humano a la contratación porque hubo dificultades en la entrega de la información a la auditoria sobre servicio al ciudadano por consiguiente no se ha finalizado la auditoria. La Contraloría Departamental del Meta inició auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad especial, línea participación ciudadana, vigencia 2016-2017, con ocasión a la denuncia 085 de 2017 por presuntas irregularidades en la Unidad de Licores del Meta.

2.3 Componentes Planes de Mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento Se suscribió plan de mejoramiento con la Contraloría Departamental del Meta a la auditoria de la denuncia 052 de 2017, donde quedaron establecidos siete hallazgos, donde son responsables las dos subdirecciones de la Unidad de Licores del Meta. La fecha de terminación a las acciones está para el 31 de enero de 2018. El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental del Meta en relación a la denuncia 083 de la SUPERSALUD, se envió avances el cual las acciones vence el 31 de diciembre de 2017, quedando un avance del 45 por ciento, quedando pendiente un 55 por ciento. Plan de Mejoramiento 2017 Auditoria forense 2014-2015 SUPERSALUD, quien es responsable de las acciones es la subdirección administrativa y financiera y la contadora quienes no han dado respuesta a las acciones y avances que se hallan adelantado, lo que indica que el porcentaje de avance no hay, es decir es cero por ciento.





La alta dirección realizó la reunión del comité de calidad, pero los responsables no han avanzado en las acciones, lo que dificulta los avances de cierres en la ejecución de auditorías de calidad. La empresa no cuenta con planes de mejoramiento individual debido a que no se ha realizado la evaluación por resultados y los evaluados por desempeño tienen puntajes altos, y no se lleva los acuerdos de gestión. En el plan Anual de Adquisiciones la empresa no ha realizado ajustes. Los gerentes públicos no han sido evaluados.

Eje transversal Información y Comunicación La empresa radico 420 solicitudes durante el periodo de julio a octubre de 2017. Los radicados corresponden desde el numero 744 hasta el número 1163.

Descripción Julio Agosto Septiembre Octubre Totalxdescripcion

Derechos de petición 1 0 1 0 2

Procesos judiciales 0 0 0 0 0

Otros (facturas, cuentas de cobro, propuestas, oficos varios, etc.

54 58 31 42 185

Solicitudes de apoyo e incentivo 92 90 79 82 343 Agradecimientos 4 5 1 1 11

Denuncias 1 0 0 0 1

Quejas 0 0 0 0 0

PQR 0 1 1 0 2

Totales por mes 152 154 113 125 544

Relación de las solicitudes de apoyo e incentivo

MES

RESPUESTA Solicitudes Aprobadas - Anuladas (NO reclamaron O NO cumplieron con Ipoconsumo)

Total solicitudes recibidas

Aprobadas Negadas

ENERO 14 10 0 24

FEBRERO 36 18 5 54

MARZO 71 26 1 97

ABRIL 25 13 1 38

MAYO 56 13 4 69





JUNIO 71 40 3 111

JULIO 54 23 1 77

AGOSTO 50 37 4 87

SEPTIEMBRE 45 34 0 79

OCTUBRE 10 37 0 47

Total periodo 159 131 5 295 Nota: La diferencia de 48 radicados menos en la Subdirección Comercial y técnica obedece a la radicación de solicitudes con demasiada antelación como privados o públicos. Se hizo teleconferencia el 19 de julio de 2017 con el contratista UPSERVICES S.A.S. acta reunión número siete, donde se solicita para la nueva página web con punto gov punto co, se exija el cumplimiento a los lineamientos de gobierno en línea según decreto 2693 de 2012 entre otros. Sobre el archivo la subdirectora administrativa y financiera, ni la auxiliar administrativa de archivo no suministro información para éste periodo.


Documents

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL ONTROL INTERNO ...€¦ · 1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTION 1.1 Componente del Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos