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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS
(INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS)
Inspecção-Geral da Defesa Nacional
LISBOA, 2011
“Ordinariamente todos os ministros são inteligentes, escrevem bem, discursam com cortesia e pura dicção, vão a faustosas inaugurações e são excelentes convivas. Porém, são nulos a resolver crises. Não têm a austeridade, nem a concepção, nem o instinto político, nem a experiência que faz o estadista. É
assim que há muito tempo em Portugal são regidos os destinos políticos. Política de acaso, política de compadrio, politica de expediente. País governado ao
acaso, governado por vaidades e por interesses, por epor privilégio e influência de camarilha, será possível conservar a sua
Eça de Queiroz, 1867 in Jornal “O Distrito de Évora”
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“Ordinariamente todos os ministros são inteligentes, escrevem bem, discursam com cortesia e pura dicção, vão a faustosas inaugurações e são excelentes convivas. Porém, são nulos a resolver crises. Não têm a austeridade, nem a
tico, nem a experiência que faz o estadista. É assim que há muito tempo em Portugal são regidos os destinos políticos. Política
de acaso, política de compadrio, politica de expediente. País governado ao acaso, governado por vaidades e por interesses, por especulação e corrupção,
por privilégio e influência de camarilha, será possível conservar a sua independência?”
Eça de Queiroz, 1867 in Jornal “O Distrito de Évora”
CARTA DO INSPECTOR-GERAL DA DEFESA NACI
1. GESTÃO DO RISCO, CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES
2. CARACTERIZAÇÃO GERAL
2.1. NATUREZA E REGIME
2.2. MISSÃO ................................
2.3. VISÃO ................................
2.4. VALORES................................
2.5. ESTRATÉGIA................................
2.6. CLIENTES ................................
2.7. ESTRUTURA ORGÂNICA
2.8. RESPONSÁVEIS ................................
2.9 RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
3. REFORÇO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
3.1. METODOLOGIA ................................
3.1.1. Identificação dos riscos
3.1.2. Análise dos riscos
3.1.3. Prevenção
3.1.4. Monitorização e Controlo dos Riscos
3.1.5. Documentação do Sistema de Controlo Interno
3.2. ACÇÕES DE DIVULGAÇÃO
3.3. AUDITORIAS ................................
3.4. CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO
3.5. GABINETE DE CONTROLO
4. IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISE E PREVENÇÃO DOS R
5. LISTA DE SIGLAS ................................
6. LISTA DE ANEXOS ................................
7. BIBLIOGRAFIA ................................
Í N D I C E
GERAL DA DEFESA NACIONAL ................................................................
RUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS ................................
CARACTERIZAÇÃO GERAL DA IGDN ................................................................................................
EGIME JURÍDICO ................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
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................................................................................................
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STRUTURA ORGÂNICA ................................................................................................
................................................................................................
UMANOS E FINANCEIROS ................................................................
E CONTROLO INTERNO ................................................................
................................................................................................
Identificação dos riscos................................................................................................
Análise dos riscos ................................................................................................
Prevenção ................................................................................................
Monitorização e Controlo dos Riscos ................................................................
Documentação do Sistema de Controlo Interno ................................
CÇÕES DE DIVULGAÇÃO SOBRE O PLANO ................................................................
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ONITORIZAÇÃO DO PLANO ................................................................
ONTROLO INTERNO ................................................................................................
SE E PREVENÇÃO DOS RISCOS ................................................................
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CARTA DO INSPECTOR-GERAL DA DEFESA NACI
O Plano de Gestão de Riscos (incluindo os Nacional foi elaborado de acordo Organizations of the Treadway CommissionPrevenção da Corrupção, de 01 de Jumonitorização e prevenção, e aferir eventuais responsabilidades associadas à gestão dos recursos públicos.
De acordo com a referida Recomendação, património públicos, seja qual for a natureza da entidade gestora administrativa ou empresarial princípios de interesse geral, nomeadamente de prossecuçproporcionalidade, da transparência, da justiça, da imparcialidade, da boa fé e da boa administração…”sendo assumido que o fenómeno da corrupção constitui uma violação clara de tais princípios.
Para uma inequívoca prevenção estarão envolvidos transversalmente neste Plano, o Inspectore os colaboradores em geral, competindo a todos uma gestão dos riscbem como a apresentação de medidas de prevenção, para que este documento, de forma dinâmica, reflicta sempre as actualizações decorrentes das realidades temporais das diversas áreas e serviços.
Tentando espelhar as melhores práticas relativas à oportunidade de melhoria do Sistema de Controlo Interno existenteimplementação que valoriza a prioritizaçãodivulgação e publicitação documental e legislativa, e o estabelecimento de auditorias internas, visando incrementar a cultura de responsabilidade existente entre os colaboradores, incutir o cumprimento das regras éticas e deontológicas e ampliar a consciencialização para o cumprimento das suas obrigações face a situações irregulares e de corrupção.
Existe confiança inabalável na disponibilidade de todos para colaborarem na implementação do presente Plano, constituindo uma responsainteresse público, está também a IGDN constituída como organização de apoio à governação, com todas as responsabilidades inerentes de liderança institucional nesta matéria.
Atendendo ao antecedente e ao disposto na alínea d) do n.º 1 do artigo 7.º do Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, alterada pelo artigo 2.º da Lei n.º 51/2005, de 30 de Abril, e em observância da Recomendação n.º 1/2009, de 1Corrupção:
a) Aprovo o Plano de Gestão de Riscos da Inspecção
b) Determino:
a. O envio de cópia ao Gabinete de Sua Exa. o Ministro da Defesa Nacional;
b. O envio de cópia ao Conselho de Prevenção da Corr
c. O envio de cópia à Secretariasítio do Ministério na
d. A divulgação a todo o organismo através da publicação na
Lisboa, Inspecção-Geral da Defesa Nacional,
O Inspector-Geral da Defesa Nacional
GERAL DA DEFESA NACIONAL
ncluindo os de Corrupção e Infracções Conexas) da Inspecçãofoi elaborado de acordo com normas internacionais emanadas do Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (COSO), e seguindo a Recomendação n.º 1/2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção, de 01 de Julho, a fim de permitir identificar situações de risco, efectuar a sua monitorização e prevenção, e aferir eventuais responsabilidades associadas à gestão dos recursos públicos.
De acordo com a referida Recomendação, “a actividade de gestão e administração de dinheiros, valores e públicos, seja qual for a natureza da entidade gestora – de direito público ou de direito privado,
administrativa ou empresarial – deve nos termos da Constituição da República e da lei pautarprincípios de interesse geral, nomeadamente de prossecução do interesse público, da igualdade, da proporcionalidade, da transparência, da justiça, da imparcialidade, da boa fé e da boa administração…”sendo assumido que o fenómeno da corrupção constitui uma violação clara de tais princípios.
ca prevenção de riscos de gestão, incluindo os da corrupção e infracções conexasestarão envolvidos transversalmente neste Plano, o Inspector-Geral, os dirigentes superiores e intermédios e os colaboradores em geral, competindo a todos uma gestão dos riscos no desempenho das suas funções, bem como a apresentação de medidas de prevenção, para que este documento, de forma dinâmica, reflicta sempre as actualizações decorrentes das realidades temporais das diversas áreas e serviços.
es práticas relativas à gestão e prevenção da corrupção, o Plano constituioportunidade de melhoria do Sistema de Controlo Interno existente, assente numa
prioritização e mitigação dos riscos, a adopção de medidas de sensibilizaçãodivulgação e publicitação documental e legislativa, e o estabelecimento de auditorias internas, visando incrementar a cultura de responsabilidade existente entre os colaboradores, incutir o cumprimento das
ógicas e ampliar a consciencialização para o cumprimento das suas obrigações face a situações irregulares e de corrupção.
Existe confiança inabalável na disponibilidade de todos para colaborarem na implementação do presente Plano, constituindo uma responsabilidade acrescida, porque além da prossecução da excelência em prol do interesse público, está também a IGDN constituída como organização de apoio à governação, com todas as responsabilidades inerentes de liderança institucional nesta matéria.
o antecedente e ao disposto na alínea d) do n.º 1 do artigo 7.º do Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, alterada pelo artigo 2.º da Lei n.º 51/2005, de 30 de Abril, e em observância da Recomendação n.º 1/2009, de 1 de Junho, do Conselho de Prevenção da
Aprovo o Plano de Gestão de Riscos da Inspecção-Geral da Defesa Nacional;
O envio de cópia ao Gabinete de Sua Exa. o Ministro da Defesa Nacional;
O envio de cópia ao Conselho de Prevenção da Corrupção;
O envio de cópia à Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional, para publicitação no sítio do Ministério na internet;
A divulgação a todo o organismo através da publicação na intranet.
Geral da Defesa Nacional, 29 de Abril de 2011.
Geral da Defesa Nacional, Rogério Rodrigues
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da Inspecção-Geral da Defesa Committee of Sponsoring
Recomendação n.º 1/2009 do Conselho de situações de risco, efectuar a sua
monitorização e prevenção, e aferir eventuais responsabilidades associadas à gestão dos recursos públicos.
“a actividade de gestão e administração de dinheiros, valores e de direito público ou de direito privado,
deve nos termos da Constituição da República e da lei pautar-se por ão do interesse público, da igualdade, da
proporcionalidade, da transparência, da justiça, da imparcialidade, da boa fé e da boa administração…”, sendo assumido que o fenómeno da corrupção constitui uma violação clara de tais princípios.
da corrupção e infracções conexas, Geral, os dirigentes superiores e intermédios
os no desempenho das suas funções, bem como a apresentação de medidas de prevenção, para que este documento, de forma dinâmica, reflicta sempre as actualizações decorrentes das realidades temporais das diversas áreas e serviços.
prevenção da corrupção, o Plano constitui uma assente numa metodologia de
medidas de sensibilização, divulgação e publicitação documental e legislativa, e o estabelecimento de auditorias internas, visando incrementar a cultura de responsabilidade existente entre os colaboradores, incutir o cumprimento das
ógicas e ampliar a consciencialização para o cumprimento das suas obrigações face a
Existe confiança inabalável na disponibilidade de todos para colaborarem na implementação do presente bilidade acrescida, porque além da prossecução da excelência em prol do
interesse público, está também a IGDN constituída como organização de apoio à governação, com todas as
o antecedente e ao disposto na alínea d) do n.º 1 do artigo 7.º do Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, alterada pelo artigo 2.º da Lei n.º 51/2005, de 30
onselho de Prevenção da
O envio de cópia ao Gabinete de Sua Exa. o Ministro da Defesa Nacional;
Geral do Ministério da Defesa Nacional, para publicitação no
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1. GESTÃO DO RISCO, CORRUPÇÃO E INFRACÇÕ
Com uma adaptação livre da processo realizado pela direcção processos internos da instituiçãoe gerir os riscos dentro de um nívelà realização dos objectivos planeados
Como base de desenvolvimento do Controlo Interno, a COSO componentes, das quais se destaca
� Controlo do Ambiente
� Gestão do Risco – referente à identificação, análise, prevenção e monitorização do risco;
� Controlo das Actividades a garantir que os objectivos sejam atingidos;
� Informação e Comunicação um controlo efectivo dos sistemas, relatórios e a sua comunicação dentro da instituição
� Monitorização – que dos processos ao longo do tempo
Figura 0
Como objectivo global que esteve na sua criação e se mantém até à actualidade, a COSO doutrina no estudo dos factores que conduzem a relatórios financeiros fraudulentosde recomendações que possam prevenir fenómeno, a Corrupção, constitui um obstáculo ao normal funcionamento e desenvolvimento das instituições, do estado e uma subtracção dos direitos de cidadania. É um fenómeno que existe tanto no sector público como no sector privado, e que deverá constituirEstado e das instituições portuguesas na próxima década, encontrandotratado pelas organizações internacionais de âmbito global (ONU) e regional (UE).
Configuram-se portanto, duas vertentes fundamentais narelacionados com o desempenho relativamente aos objectivos; e corrupção e infracções conexas, que embora fazendo parte integrante da primeira, se destaca pela severidade dos danos que provoca nas organizações, e por constituir actualmente o seu combate uma prioridade nos panoramas nacional e internacional.
Gestão do Risco
CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS
definição emanada pela COSO, "a gestão do risco organizacionção e pelos restantes colaboradores aplicado no ambiente e
processos internos da instituição, planeado para identificar acontecimentos que possam afectar a entidade dentro de um nível aceitável, para assim proporcionar uma segurança
s objectivos planeados".
Como base de desenvolvimento do Controlo Interno, a COSO apresenta como referência cinco componentes, das quais se destacam:
mbiente – que respeita à consciencialização dos colaboradores da organização;
referente à identificação, análise, prevenção e monitorização do risco;
Controlo das Actividades – definição de políticas e procedimentos pela organização, dea garantir que os objectivos sejam atingidos;
Informação e Comunicação – focada na natureza e qualidade da informação necessária para um controlo efectivo dos sistemas, relatórios e a sua comunicação dentro da instituição
que envolve a avaliação da qualidade e efectividade dos controlos internos dos processos ao longo do tempo.
01 – Elementos do Controlo Interno, segundo a referência COSO.
Como objectivo global que esteve na sua criação e se mantém até à actualidade, a COSO o estudo dos factores que conduzem a relatórios financeiros fraudulentos,
de recomendações que possam prevenir esta prática ancestral. Uma das componentes inerentes constitui um obstáculo ao normal funcionamento e desenvolvimento das
instituições, do estado e uma subtracção dos direitos de cidadania. É um fenómeno que existe tanto no sector público como no sector privado, e que deverá constituir-se como uma das grandEstado e das instituições portuguesas na próxima década, encontrando-se perfeitamente identificado e tratado pelas organizações internacionais de âmbito global (ONU) e regional (UE).
se portanto, duas vertentes fundamentais na gestão de risco: 1) a que envolve riscos de gestão relacionados com o desempenho relativamente aos objectivos; e 2) a outra, respeitante a riscos de corrupção e infracções conexas, que embora fazendo parte integrante da primeira, se destaca pela
e dos danos que provoca nas organizações, e por constituir actualmente o seu combate uma prioridade nos panoramas nacional e internacional.
ControloInterno
Controlo do Ambiente
Monitorização
Informação Comunicação
Controlo das Actividades
Gestão do
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COSO, "a gestão do risco organizacional é um aplicado no ambiente estratégico e aos
, planeado para identificar acontecimentos que possam afectar a entidade proporcionar uma segurança razoável em relação
como referência cinco
que respeita à consciencialização dos colaboradores da organização;
referente à identificação, análise, prevenção e monitorização do risco;
definição de políticas e procedimentos pela organização, de forma
focada na natureza e qualidade da informação necessária para um controlo efectivo dos sistemas, relatórios e a sua comunicação dentro da instituição;
lve a avaliação da qualidade e efectividade dos controlos internos
Como objectivo global que esteve na sua criação e se mantém até à actualidade, a COSO tem incidido a sua , e ao desenvolvimento
Uma das componentes inerentes aquele constitui um obstáculo ao normal funcionamento e desenvolvimento das
instituições, do estado e uma subtracção dos direitos de cidadania. É um fenómeno que existe tanto no se como uma das grandes preocupações do
se perfeitamente identificado e
a que envolve riscos de gestão a outra, respeitante a riscos de
corrupção e infracções conexas, que embora fazendo parte integrante da primeira, se destaca pela e dos danos que provoca nas organizações, e por constituir actualmente o seu combate uma
Monitorização
O crime de corrupção no ordenamento jurPenal e no Estatuto Disciplinar dos Trabalhadorvertente penal e a vertente disciplinar.
Dos crimes cometidos no exercício de funções públicas, a Penal como, “ … o funcionário que por si, ou por interposta pessoa com o seu consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, sem que lhe seja devida, vantagem patrimonial ou não patrimonial, ou a sua promessa, como contrapartida de acto ou de o
Assim, constitui uma situação de corrupção, a prática de um qualquer acto ou a sua omissão, seja lícito ou ilícito, contra o recebimento ou a promessa de uma qualquer compensação que não seja próprio ou para um terceiro.
Para além disso existe um conjunto de infracções definidas no Código Penal, que se consideram conexas à corrupção pelo facto de se revelarem igualmente prejudiciais ao bom func
económica
Tráficoinfluência
O crime de corrupção no ordenamento jurídico, está vertido com as respectivas consequências no Código Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funções Públicas, tendo
disciplinar.
Dos crimes cometidos no exercício de funções públicas, a corrupção é definida no art.º 372º do funcionário que por si, ou por interposta pessoa com o seu consentimento ou ratificação,
solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, sem que lhe seja devida, vantagem patrimonial ou não patrimonial, ou a sua promessa, como contrapartida de acto ou de omissão…”.
Figura 02 – Elementos do crime de corrupção.
Assim, constitui uma situação de corrupção, a prática de um qualquer acto ou a sua omissão, seja lícito ou ilícito, contra o recebimento ou a promessa de uma qualquer compensação que não seja
Figura 03 – Infracções conexas.
Para além disso existe um conjunto de infracções definidas no Código Penal, que se consideram conexas à corrupção pelo facto de se revelarem igualmente prejudiciais ao bom funcionamento das instituições e dos
Corrupção
Peculato
Concussão
Abuso de poder
Participaçãoeconómica em
negócio
Tráfico de influência
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do com as respectivas consequências no Código , tendo duas vertentes, a
é definida no art.º 372º do Código funcionário que por si, ou por interposta pessoa com o seu consentimento ou ratificação,
solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, sem que lhe seja devida, vantagem patrimonial ou não
Assim, constitui uma situação de corrupção, a prática de um qualquer acto ou a sua omissão, seja lícito ou ilícito, contra o recebimento ou a promessa de uma qualquer compensação que não seja devida para o
Para além disso existe um conjunto de infracções definidas no Código Penal, que se consideram conexas à ionamento das instituições e dos
mercados, designadamente, o tráfico de influêncianegócio
4, a concussão
5 e o abuso de poder
No Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funções Públicasde 9 de Setembro, o crime de corrupção e/nos artigos referentes a: efeitos da pronúncia e da condenação em processo penalserem considerados infracção penaltrabalhador
10, e cessação da comissão de serviço
Todos estes crimes têm em comum o facto de permitirem a obtenção de uma vantagem ou compensações ilícitas.
1 (Artigo 335.º do Código Penal) Dos crimes contra a realização do Estado de direito, o Tráfico de quem, por si ou por interposta pessoa, com o seu consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiropatrimonial ou não patrimonial, ou a sua promessa, para abusar da sua influência, real o2 (Artigo 363.º do Código Penal) Pratica um acto de suborno quem convencer ou tentar convencer outra pessoa, através de dádiva ou promessa de vantagem patrimonial ou não patrimonial, a prestar falso depoimentofalso testemunho, perícia, interpretação ou tradução, sem que estes venham a ser cometidos. Conduta do trabalhador que ilegitimamente se apropriar, em proveito próprio ou de outra pessoa, de dinheiro ou qualhe tenha sido entregue, esteja na sua posse ou lhe seja acessível em razão das suas funções.3 (Artigos 375.º e 376.º do Código Penal) pessoa, de dinheiro ou qualquer coisa móvel, pública ou particular, que lhe tenha sido entregue, esteja na sua posse ou lhe sacessível em razão das suas funções. 4 (Artigo 377.º do Código Penal) Participação económica em negócio é um casocomportamento do trabalhador que, com intenção de obter, para si ou para terceiro, participação económica ilícita, lesar em njurídico os interesses patrimoniais que, no todo ou em parte, lhe cumpre, em rrealizar. 5 (Artigo 379.º do Código Penal) A concussão, crime de abuso de autoridade, constituiexercício das suas funções ou de poderes de facto delas decorrratificação, receber, para si, para o Estado ou para terceiro, mediante indução em erro ou aproveitamento de erro da vítima, patrimonial que lhe não seja devida, ou seja superior à 6 (Artigo 382.º do Código Penal) Dos crimes de abuso de autoridade, o abuso de poder é o comportamento do trabalhador que abusar de poderes ou violar deveres inerentes às suas funções, coprejuízo a outra pessoa. 7 (Artigo 7.º da Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro
quando a infracção penal constitua também infracção disciplinar8 (Artigo 8.º da Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro
obrigatoriamente notícia deles ao Ministério Públdo Código de Processo Penal. 9 (Artigo 17.º da Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) T
cumprimento dos deveres funcionais e àqueles cujos cofunção, nomeadamente: dispensem tratamento de favor a determinada entidade, singular ou colectivadolo, o dever de imparcialidade no exercício das funçõescontas nos prazos legais. 10 (Artigo 18.º da Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro
indirectamente, dádivas, gratificações, participações em lucros ou outras vanretardar qualquer serviço ou procedimento11 (Artigo 18.º da Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro
infracção disciplinar de que tenham conhecimento no
o tráfico de influência1, o suborno
2, o peculato
3, a participação económica em
o abuso de poder6.
Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funções Públicas aprovado pela Lei n.º 58/2008de 9 de Setembro, o crime de corrupção e/ou infracções conexas encontra-se regulado, designadamente,
efeitos da pronúncia e da condenação em processo penalconsiderados infracção penal
8, suspensão
9, demissão e despedimento por facto imputável ao
essação da comissão de serviço11
.
stes crimes têm em comum o facto de permitirem a obtenção de uma vantagem ou compensações
Dos crimes contra a realização do Estado de direito, o Tráfico de influência é o comportamento de
quem, por si ou por interposta pessoa, com o seu consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiropatrimonial ou não patrimonial, ou a sua promessa, para abusar da sua influência, real ou suposta, junto de qualquer entidade pública.
Pratica um acto de suborno quem convencer ou tentar convencer outra pessoa, através de dádiva ou promessa de vantagem patrimonial ou não patrimonial, a prestar falso depoimento ou declaração em processo judicial, ou a prestar falso testemunho, perícia, interpretação ou tradução, sem que estes venham a ser cometidos. Conduta do trabalhador que ilegitimamente se apropriar, em proveito próprio ou de outra pessoa, de dinheiro ou qualquer coisa móvel, pública ou particular, que lhe tenha sido entregue, esteja na sua posse ou lhe seja acessível em razão das suas funções.
(Artigos 375.º e 376.º do Código Penal) Conduta do trabalhador que ilegitimamente se apropriar, em proveito própripessoa, de dinheiro ou qualquer coisa móvel, pública ou particular, que lhe tenha sido entregue, esteja na sua posse ou lhe s
Participação económica em negócio é um caso especial do crime de peculato, que constitui comportamento do trabalhador que, com intenção de obter, para si ou para terceiro, participação económica ilícita, lesar em njurídico os interesses patrimoniais que, no todo ou em parte, lhe cumpre, em razão da sua função, administrar, fiscalizar, defender ou
A concussão, crime de abuso de autoridade, constitui-se como a conduta do trabalhador que, no exercício das suas funções ou de poderes de facto delas decorrentes, por si ou por interposta pessoa com o seu consentimento ou ratificação, receber, para si, para o Estado ou para terceiro, mediante indução em erro ou aproveitamento de erro da vítima, patrimonial que lhe não seja devida, ou seja superior à devida, nomeadamente contribuição, taxa, emolumento, multa ou coima.
Dos crimes de abuso de autoridade, o abuso de poder é o comportamento do trabalhador que abusar de poderes ou violar deveres inerentes às suas funções, com intenção de obter, para si ou para terceiro, benefício ilegítimo ou causar
Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) A condenação em processo penal não prejudica o exercício da acção disciplinar
constitua também infracção disciplinar.
Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) Quando os factos sejam passíveis de ser considerados infracção penal, dá
obrigatoriamente notícia deles ao Ministério Público competente para promover o procedimento criminal, nos termos do artigo 242.º
ei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) Trabalhadores que actuem com grave negligência ou com
cumprimento dos deveres funcionais e àqueles cujos comportamentos atentem gravemente contra a dignidade e o prestígio da ispensem tratamento de favor a determinada entidade, singular ou colectiva; violem, com culpa grave ou
dolo, o dever de imparcialidade no exercício das funções; e recebam fundos, cobrem receitas ou recolham verbas
Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) Em resultado da função que exercem, solicitem ou aceit
participações em lucros ou outras vantagens patrimoniais, ainda que retardar qualquer serviço ou procedimento.
Lei n.º 58/2008, de 9 de Setembro) Titulares de cargos dirigentes e equiparados que não participem cri
de que tenham conhecimento no exercício das suas funções, que revista carácter penal
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participação económica em
aprovado pela Lei n.º 58/2008, se regulado, designadamente,
efeitos da pronúncia e da condenação em processo penal7, factos passíveis de
emissão e despedimento por facto imputável ao
stes crimes têm em comum o facto de permitirem a obtenção de uma vantagem ou compensações
influência é o comportamento de quem, por si ou por interposta pessoa, com o seu consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, vantagem
u suposta, junto de qualquer entidade pública.
Pratica um acto de suborno quem convencer ou tentar convencer outra pessoa, através de dádiva ou ou declaração em processo judicial, ou a prestar
falso testemunho, perícia, interpretação ou tradução, sem que estes venham a ser cometidos. Conduta do trabalhador que lquer coisa móvel, pública ou particular, que
Conduta do trabalhador que ilegitimamente se apropriar, em proveito próprio ou de outra pessoa, de dinheiro ou qualquer coisa móvel, pública ou particular, que lhe tenha sido entregue, esteja na sua posse ou lhe seja
especial do crime de peculato, que constitui comportamento do trabalhador que, com intenção de obter, para si ou para terceiro, participação económica ilícita, lesar em negócio
azão da sua função, administrar, fiscalizar, defender ou
se como a conduta do trabalhador que, no entes, por si ou por interposta pessoa com o seu consentimento ou
ratificação, receber, para si, para o Estado ou para terceiro, mediante indução em erro ou aproveitamento de erro da vítima, vantagem devida, nomeadamente contribuição, taxa, emolumento, multa ou coima.
Dos crimes de abuso de autoridade, o abuso de poder é o comportamento do trabalhador que abusar m intenção de obter, para si ou para terceiro, benefício ilegítimo ou causar
exercício da acção disciplinar
erados infracção penal, dá-se
mento criminal, nos termos do artigo 242.º
balhadores que actuem com grave negligência ou com grave desinteresse pelo
atentem gravemente contra a dignidade e o prestígio da iolem, com culpa grave ou
cebam fundos, cobrem receitas ou recolham verbas de que não prestem
Em resultado da função que exercem, solicitem ou aceitem, directa ou
tagens patrimoniais, ainda que sem o fim de acelerar ou
o participem criminalmente
exercício das suas funções, que revista carácter penal.
2. CARACTERIZAÇÃO GERAL DA
2.1. NATUREZA E REGIME JU
A Inspecção-Geral da Defesa Nacional, doravante designada por IGDN, é um serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa (DecretoSetembro, artigo 1.º).
2.2. MISSÃO
Constitui missão da IGDN assegurar, numa perspectiva sistémica, o acompanhamento e avaliação permanentes da execução das políticas na área da defesa, contribuindo para a melhoria de funcionamento das estruturas da defesa nacional, apreciar a legalidade e regularidade dos actos prArmadas, serviços e organismos do Ministério da Defesa Nacional (MDN), sujeitos à superintendência ou tutela do membro do Governo responsável pela área da defesa nacional, bem como avaliar a sua gestão e os seus resultados, através do controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira (Decreto214/2009, artigo 2.º).
2.3. VISÃO
De acordo com o Plano Estratégico para o triénio 2011interno onde a sua actividade se insere, coexcelência de controlo integrado, suporte à gestão e decisão, no âmbito do MDN”
2.4. VALORES
Os valores adoptados pela IGDN, comportamentos diários dos seus colaboradores, são a Motivação, a Integridade, a Imparcialidade e a Competência.
2.5. ESTRATÉGIA
A perspectiva estratégica da IGDN reflectida no Plano Estratégico para o Triénio 2011reforçar as áreas de intervenção e suas atribuições, designadamente no domínio do conceito integrado de análise de risco, com vista a intensificar os mecanismos de avaliação e reNacional.
Motivação
ACTERIZAÇÃO GERAL DA IGDN
NATUREZA E REGIME JURÍDICO
Geral da Defesa Nacional, doravante designada por IGDN, é um serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa (Decreto-Lei n.º 214/2009, de 4 de
assegurar, numa perspectiva sistémica, o acompanhamento e avaliação permanentes da execução das políticas na área da defesa, contribuindo para a melhoria de funcionamento das estruturas da defesa nacional, apreciar a legalidade e regularidade dos actos prArmadas, serviços e organismos do Ministério da Defesa Nacional (MDN), sujeitos à superintendência ou tutela do membro do Governo responsável pela área da defesa nacional, bem como avaliar a sua gestão e
controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira (Decreto
De acordo com o Plano Estratégico para o triénio 2011-2013 e após identificação do ambiente externo e interno onde a sua actividade se insere, constitui Visão da IGDN ser reconhecida como um excelência de controlo integrado, suporte à gestão e decisão, no âmbito do MDN”.
Os valores adoptados pela IGDN, enquanto princípios intemporais que a guiam e que se evidenciam nos comportamentos diários dos seus colaboradores, são a Motivação, a Integridade, a Imparcialidade e a
Figura 04 – Valores da IGDN.
IGDN reflectida no Plano Estratégico para o Triénio 2011reforçar as áreas de intervenção e suas atribuições, designadamente no domínio do conceito integrado de análise de risco, com vista a intensificar os mecanismos de avaliação e responsabilidade na área da Defesa
Motivação
Integridade
Imparcialidade
Competência
“Os colaboradores agem de forma competente e empenham-se continuamente na valorização profissional.”
“Os colaboradores tratam de forma imparcial todos os cidadãos.”
“Os colaboradores regem-se pela integridade de carácter.”
“Condição do colaborador que influencia e direcciona o seu comportamento. É o impulso interno que leva à acção.”
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Geral da Defesa Nacional, doravante designada por IGDN, é um serviço central da Lei n.º 214/2009, de 4 de
assegurar, numa perspectiva sistémica, o acompanhamento e avaliação permanentes da execução das políticas na área da defesa, contribuindo para a melhoria de funcionamento das estruturas da defesa nacional, apreciar a legalidade e regularidade dos actos praticados pelas Forças Armadas, serviços e organismos do Ministério da Defesa Nacional (MDN), sujeitos à superintendência ou tutela do membro do Governo responsável pela área da defesa nacional, bem como avaliar a sua gestão e
controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira (Decreto-Lei n.º
2013 e após identificação do ambiente externo e nstitui Visão da IGDN ser reconhecida como um “Centro de
enquanto princípios intemporais que a guiam e que se evidenciam nos comportamentos diários dos seus colaboradores, são a Motivação, a Integridade, a Imparcialidade e a
IGDN reflectida no Plano Estratégico para o Triénio 2011-2013, visa ampliar e reforçar as áreas de intervenção e suas atribuições, designadamente no domínio do conceito integrado de
sponsabilidade na área da Defesa
“Os colaboradores agem de forma
Para o efeito, no âmbito do processo de implementação das reformas decorrentes do novo enquadramento legislativo e da necessidade de uma maior integração e articulação entre os serviços do MDN e respectivos processos, bem como uma maior racionalização e optimização na utilização dos recursos disponíveis, a perspectiva estratégica da IGDN está focalizada para:
� O reforço das suas atribuições, designadamente no domínio do conceito estratégico integrado de Análise de Risco;
� A constituição de equipas de projecto temporárias de natureza multidisciplinar, tendo em vista uma maior flexibilidade orgânica;
� A criação de bases de dados de conhecimento, destinadas a organizar, explorar e melhorar a informação disponível de modo
� O desenvolvimento do seu sistema de indicadores de desempenho;
� A assunção das responsabilidades decorrentes do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI).
Consequentemente, foram definidos como objectivos estratégicos da IGDN:
� Aumentar e melhorar a actividade inspectiva;
� Inovar, simplificar e automatizar processos;
� Implementar programas de motivação e políticas de formação.
2.6. CLIENTES
A IGDN tem como objectivo principalcorrecta administração dos meios humanos, materiais e financeiros postos à disposição das Forças Armadas e demais organismos e serviços integrados no MDN ou sob a superintendência ou tutela docolaborando ainda como órgão de inspecção sectorial com outras entidades da Administração Pública.
2.7. ESTRUTURA ORGÂNICA
A IGDN adopta, no que se refere ao tipo de organização interna, um modelo estrutural misto matricial na área de inspecção e de estrutura hierarquizada na área de suporte orgânicas nucleares: a Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria (DSIA) e a Direcção de Serviços de Planeamento, Organização e Administração (DSPOA).
A estrutura hierarquizada compreende três unidades orgânicas flexíveis. Uma na dependência directa da DSIA – Divisão de Análise de Risco e de Procedimentos de Inspecção e Auditoria (DARPIA) dependência directa da DSPOA Administrativo (DAA).
A estrutura matricial compreende duas equipas multidisciplinares Auditoria 1 (EMIA1) e Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 2 (EMIA2) direcção da DSIA.
Prevê-se a implementação de um Gabinete de Controlo Interno a formalizar durante o ano de 2011uma estrutura autónoma, a activar temporalmente e com nomeação formal dos seus membros pela Direcção da IGDN, de acordo com a
Para o efeito, no âmbito do processo de implementação das reformas decorrentes do novo enquadramento legislativo e da necessidade de uma maior integração e articulação entre os serviços do MDN e respectivos
sos, bem como uma maior racionalização e optimização na utilização dos recursos disponíveis, a perspectiva estratégica da IGDN está focalizada para:
O reforço das suas atribuições, designadamente no domínio do conceito estratégico integrado Risco;
A constituição de equipas de projecto temporárias de natureza multidisciplinar, tendo em vista uma maior flexibilidade orgânica;
A criação de bases de dados de conhecimento, destinadas a organizar, explorar e melhorar a informação disponível de modo a potenciar a qualidade do capital humano existente;
O desenvolvimento do seu sistema de indicadores de desempenho;
A assunção das responsabilidades decorrentes do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI).
foram definidos como objectivos estratégicos da IGDN:
Aumentar e melhorar a actividade inspectiva;
Inovar, simplificar e automatizar processos;
Implementar programas de motivação e políticas de formação.
A IGDN tem como objectivo principal o apoio ao Ministro da Defesa Nacional, por via do controlo da correcta administração dos meios humanos, materiais e financeiros postos à disposição das Forças Armadas e demais organismos e serviços integrados no MDN ou sob a superintendência ou tutela docolaborando ainda como órgão de inspecção sectorial com outras entidades da Administração Pública.
ESTRUTURA ORGÂNICA
A IGDN adopta, no que se refere ao tipo de organização interna, um modelo estrutural misto área de inspecção e de estrutura hierarquizada na área de suporte – erigido em duas unidades
orgânicas nucleares: a Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria (DSIA) e a Direcção de Serviços de Planeamento, Organização e Administração (DSPOA).
ra hierarquizada compreende três unidades orgânicas flexíveis. Uma na dependência directa da Divisão de Análise de Risco e de Procedimentos de Inspecção e Auditoria (DARPIA)
DSPOA – Divisão de Planeamento e Organização (DPO) e Divisão de Apoio
A estrutura matricial compreende duas equipas multidisciplinares – Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 1 (EMIA1) e Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 2 (EMIA2) –
se a implementação de um Gabinete de Controlo Interno a formalizar durante o ano de 2011, a activar temporalmente e com nomeação formal dos seus membros pela
Direcção da IGDN, de acordo com a necessidade do desenvolvimento de actividades de auditoria interna
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Para o efeito, no âmbito do processo de implementação das reformas decorrentes do novo enquadramento legislativo e da necessidade de uma maior integração e articulação entre os serviços do MDN e respectivos
sos, bem como uma maior racionalização e optimização na utilização dos recursos disponíveis, a
O reforço das suas atribuições, designadamente no domínio do conceito estratégico integrado
A constituição de equipas de projecto temporárias de natureza multidisciplinar, tendo em
A criação de bases de dados de conhecimento, destinadas a organizar, explorar e melhorar a a potenciar a qualidade do capital humano existente;
A assunção das responsabilidades decorrentes do Sistema de Controlo Interno da
o apoio ao Ministro da Defesa Nacional, por via do controlo da correcta administração dos meios humanos, materiais e financeiros postos à disposição das Forças Armadas e demais organismos e serviços integrados no MDN ou sob a superintendência ou tutela do ministro, colaborando ainda como órgão de inspecção sectorial com outras entidades da Administração Pública.
A IGDN adopta, no que se refere ao tipo de organização interna, um modelo estrutural misto – de estrutura erigido em duas unidades
orgânicas nucleares: a Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria (DSIA) e a Direcção de Serviços de
ra hierarquizada compreende três unidades orgânicas flexíveis. Uma na dependência directa da Divisão de Análise de Risco e de Procedimentos de Inspecção e Auditoria (DARPIA) – e duas na
ação (DPO) e Divisão de Apoio
Equipa Multidisciplinar de Inspecção e – sob a coordenação e
se a implementação de um Gabinete de Controlo Interno a formalizar durante o ano de 2011, sendo , a activar temporalmente e com nomeação formal dos seus membros pela
de auditoria interna.
Direcção de Serviços de Planeamento, Organização
e Administração (DSPOA)
Divisão de Apoio Administrativo
(DAA)
Planeamento e Organização
Conselho de Inspecção (CI)
Secção de Pessoal, Expediente e Arquivo (SPEA)
Secção de Contabilidade, Economato e Património(SCEP)
2.8. RESPONSÁVEIS
A IGDN é dirigida por um inspector
Em 31 de Dezembro de 2010 existiam, em efectividade de funções, 2 dirigentes em cargos de direcção superior e 5 dirigentes em cargos de direcção intermédia.
As responsabilidades no âmbito deste
DECISOR
Inspector-Geral
Dirigentes das Direcções de Serviço e Divisões
Coordenador do Gabinete de Controlo Interno
Quadro
2.9 RECURSOS HUMANOS E F
De acordo com o Plano de Actividades dede 52 colaboradores (quadro 2).descrita na figura 5.
Inspector - Geral
Subinspector - Geral
Direcção de Serviços de Organização
e Administração
Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria
(DSIA)
Divisão de Planeamento e Organização (DPO)
Divisão de Análise de Risco e de Procedimentos de Inspecção e Auditoria
(DARPIA)
Conselho de Inspecção
Unidade de Operação e Administração de
Sistemas (UOAS)
Gabinete de Planeamento e Organização (GPO)
Gabinete de Análise de Risco
(GAR)
Gabinete de Inspecção e Auditoria (GIA)
Unidade de Obtenção e
Tratamento de Dados (UOTD)
Gabinete de Controlo Interno
(GCI)
Figura 05 – Estrutura orgânica da IGDN.
A IGDN é dirigida por um inspector-geral, coadjuvado por um subinspector-geral.
Dezembro de 2010 existiam, em efectividade de funções, 2 dirigentes em cargos de direcção superior e 5 dirigentes em cargos de direcção intermédia.
âmbito deste Plano são as indicadas no quadro 1.
FUNÇÃO E RESPONSABILIDADES
Constitui-se como o Gestor do Plano; Estabelece a arquitectura e critérios da gestão de risco, bem como da sua revisão; Recebe e comunica os riscos, tomando as decisões inseridas na sua competência.São os responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano na parte respectiva; Identificam, recolhem e comunicam ao Inspector-Geral qualquer ocorrência de risco com maior probabilidade e/ou maior gravidade; Responsabilizam-se pela eficácia das medidas de controlo de risco na parte respectiva.Acompanha a execução das medidas previstas no Plano e elabora o respectivo Relatório Anual; Apoia a consolidação e revisão/actualização do Plano.
Quadro 01 – Funções e responsabilidades inerentes ao Plano
RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
o Plano de Actividades de 2011, a IGDN prevê a afectação de recursos humanos num total . A distribuição destes recursos, por área de actividade, é a que se encontra
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Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria
Equipas Multidisciplinares
(EMIA)
Dezembro de 2010 existiam, em efectividade de funções, 2 dirigentes em cargos de direcção
Estabelece a arquitectura e critérios da gestão de risco, bem como da oportunidade da
Recebe e comunica os riscos, tomando as decisões inseridas na sua competência. São os responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano na parte
Geral qualquer ocorrência de risco
se pela eficácia das medidas de controlo de risco na parte respectiva. Acompanha a execução das medidas previstas no Plano e elabora o respectivo
2011, a IGDN prevê a afectação de recursos humanos num total por área de actividade, é a que se encontra
Dirigentes Superiores Director de Serviços Chefe de Divisão Inspector Técnico Superior Militares Técnico de Informática Coordenador Técnico Assistente Técnico Assistente Operacional
TOTAL
a) 1 Chefe de equipa multidisciplinar b) 2 Assistentes operacionais do QEI/INDEP
A preparação do projecto de orçamento da IGDN, regeSistema de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP)e Remunerações (LVCR)
14 e fundamentou
serviço, e no correspondente mapa de pessoal
Na elaboração do orçamento de funcionamento, tendo em conta o actual Estado em vigor e o Programa de Estadespesa.
12 Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, alterada e republicada pela Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, alterada pela Lei n.º 23/2003, de 2 de Julho e alterada e republicada pela Lei n.º 48/2004, de 24 de Agosto.
13 Lei n.º 66-B/2007, de 28 de DezembroDezembro.
14 Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, alterada pelAbril, Lei 34/2010 de 02 de Setembro
Dotações Orçamentais Remunerações Certas e Permanentes
Abonos Variáveis ou Eventuais
Segurança Social
Aquisição de Bens e Serviços
Aquisição de Serviços
Aquisição Bens Capital
REMUNERAÇÕES CERTAS E PERMANENTES
SEGURANÇA SOCIAL
AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS
ABONOS VARIÁVEIS OU EVENTUAIS
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
AQUISIÇÃO BENS CAPITAL
DIRECÇÃO DSIA DSPOA TOTAL2 2 2 a) 1 3 2 a) 2 4 12 12
1 1 1 5 2 8 2 2
1 2 3 1 1 7 9 1 7 b) 8
TOTAL 7 22 23 52
1 Chefe de equipa multidisciplinar 2 Assistentes operacionais do QEI/INDEP
Quadro 02 – Mapa de pessoal
Figura 06 – Distribuição por principais actividades
de orçamento da IGDN, rege-se pela Lei do Enquadramento OrçamentalSistema de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP)
13 e pela Lei de Vínculos, Carreiras
e fundamentou-se nas actividades planeadas, na definição dos objectivos do ndente mapa de pessoal.
Quadro 03 – Recursos financeiros
Na elaboração do orçamento de funcionamento, tendo em conta o actual contexto do Orçamento de Estado em vigor e o Programa de Estabilidade e Crescimento, privilegiou-se a redução e contenção da
Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, alterada e republicada pela Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, alterada pela
de 2 de Julho e alterada e republicada pela Lei n.º 48/2004, de 24 de Agosto.
B/2007, de 28 de Dezembro, alterada pelas Lei 64-A/2008, de 31 de Dezembro, e Lei 55
A/2008, de 27 de Fevereiro, alterada pelas Lei 64-A/2008 de 31 de Dezembro, Lei n.º 3
Lei 34/2010 de 02 de Setembro, e Lei 55-A/2010 de 31 de Dezembro.
Dirigentes (13%)
Informática (6%)
Actividade Inspectiva (42%)
Actividades de Apoio (44%)
% Orçamento 74%
4%
11%
3%
7%
2%
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REMUNERAÇÕES CERTAS E PERMANENTES
SEGURANÇA SOCIAL
AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS
ABONOS VARIÁVEIS OU EVENTUAIS
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
AQUISIÇÃO BENS CAPITAL
TOTAL
se pela Lei do Enquadramento Orçamental12
, pelo e pela Lei de Vínculos, Carreiras
se nas actividades planeadas, na definição dos objectivos do
contexto do Orçamento de redução e contenção da
Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, alterada e republicada pela Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, alterada pela
Lei 55-A/2010, de 31 de
Lei n.º 3-B/2010, de 28 de
Dirigentes (13%)
Informática (6%)
Actividade Inspectiva (42%)
Actividades de Apoio (44%)
3. REFORÇO DO SISTEMA D
Por princípio, qualquer organização, privada ou pública, com fins lucrativos proporcionar valor à sua comunidade, e pquantidade de incerteza que a oportunidades, e como referido instituições que, através de um plano de gestão de risco, apoie
O Plano de Gestão de Riscos (PGR) proporcionando informação aos dirigentser geridos. O PGR tem em atenção os objectivos estratégicos e operacionais estabelecidos no plano de actividades, e reflecte os riscos decorrende corrupção e infracções conexas.
De acordo com a Deliberação de 4 de Março de 2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), considera-se risco o facto, acontecimento, situação ou cirinfracção conexa. Os riscos poderão ser identificados e classificados quanto à sua probabilidade de ocorrência e à gravidade das suas consequências.
A implementação do Plano de Gestão de Riscos metodologia em que se identificam e classificam os riscosprevenção da corrupção e riscos conexos; a realização de iniciativas de âmbito informativo, divulgação e implementações organizativasAbril do CPC; e a elaboração e aprovação de documentação conducente à formalização dos processos internos da IGDN.
De forma a garantir um reforço efectivo do Sistema de Controlo Interno, das funções legalmente atribuídas às unidades orgânicas que estruturam a IGDN (unidades orgânicas flexíveis e equipas multidisciplinares), eprocessos, importa definir e regulamentar as competências, responsabilidades e momentos de intervençãode um órgão de controlo internoaprovado, a designação de Gabinete de Controlo Interno.
3.1. METODOLOGIA
A metodologia seguida para a implementação prática do PGR tem início com um levantamento exaustivo dos riscos associados aos processos internos, envolvendo quatro fases cíclicas, que pasidentificação, análise, prevenção, e monitorização e controlo,
3.1.1. Identificação dos riscos
Nesta fase, são identificados os potenciais riscos de cada processo interno, sendo responsabilidade dos gestores dos processos a contribuição activa para uma correcta identificação, validação e actualização dos riscos idenRiscos de Gestão (Anexo A) a este documento.
3.1.2. Análise dos riscos
Através de colaboração estreita entre a Direcçãoprobabilidades de ocorrência dos riscos identificados, o seu impacto em caso de ocorrência, a sua ordenação em termos de importância e prioridades.
REFORÇO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
ualquer organização, privada ou pública, com fins lucrativos à sua comunidade, e para que isso seja possível, a sua gestão tem que determinar a
quantidade de incerteza que a instituição está preparada para aceitar. A incerteza representacomo referido anteriormente, a COSO propõe um sistema de controlo interno nas
instituições que, através de um plano de gestão de risco, apoie o processo de tomada de decisão
(PGR) na IGDN constitui um meio que apoia e refina o processo de ão aos dirigentes sobre os riscos mais importantes e sobre a forma como estão a
tem em atenção os objectivos estratégicos e operacionais estabelecidos no plano de os riscos decorrentes dos processos internos da organização, incluindo os
de corrupção e infracções conexas.
De acordo com a Deliberação de 4 de Março de 2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), se risco o facto, acontecimento, situação ou circunstância susceptível de gerar corrupção ou uma
infracção conexa. Os riscos poderão ser identificados e classificados quanto à sua probabilidade de ocorrência e à gravidade das suas consequências.
A implementação do Plano de Gestão de Riscos da IGDN tem por base: o estabelecimento de uma metodologia em que se identificam e classificam os riscos de gestão, medidas e acções concretas de prevenção da corrupção e riscos conexos; a realização de iniciativas de âmbito informativo,
organizativas, conforme preconizado na Recomendação n.º 1/2010, de 7 de Abril do CPC; e a elaboração e aprovação de documentação conducente à formalização dos processos
garantir um reforço efectivo do Sistema de Controlo Interno, efectivar o princdas funções legalmente atribuídas às unidades orgânicas que estruturam a IGDN (unidades orgânicas flexíveis e equipas multidisciplinares), e garantir um controlo centralizado dos riscos existentes nesses
definir e regulamentar as competências, responsabilidades e momentos de intervençãonterno. Esse órgão, já previsto na estrutura da IGDN (figura 4)
a designação de Gabinete de Controlo Interno.
A metodologia seguida para a implementação prática do PGR tem início com um levantamento exaustivo dos riscos associados aos processos internos, envolvendo quatro fases cíclicas, que pasidentificação, análise, prevenção, e monitorização e controlo, detalhadas de seguida.
Identificação dos riscos
Nesta fase, são identificados os potenciais riscos de gestão, de corrupção e infracções conexas associados a interno, sendo responsabilidade dos gestores dos processos a contribuição activa para uma
correcta identificação, validação e actualização dos riscos identificados, sendo expressos este documento.
de colaboração estreita entre a Direcção e os gestores dos processos, são avaliadas as probabilidades de ocorrência dos riscos identificados, o seu impacto em caso de ocorrência, a sua ordenação em termos de importância e prioridades.
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ualquer organização, privada ou pública, com fins lucrativos ou não, existe para gestão tem que determinar a
está preparada para aceitar. A incerteza representa riscos e um sistema de controlo interno nas
o processo de tomada de decisão.
o processo de decisão, es sobre os riscos mais importantes e sobre a forma como estão a
tem em atenção os objectivos estratégicos e operacionais estabelecidos no plano de tes dos processos internos da organização, incluindo os específicos
De acordo com a Deliberação de 4 de Março de 2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), cunstância susceptível de gerar corrupção ou uma
infracção conexa. Os riscos poderão ser identificados e classificados quanto à sua probabilidade de
or base: o estabelecimento de uma , medidas e acções concretas de
prevenção da corrupção e riscos conexos; a realização de iniciativas de âmbito informativo, acções de , conforme preconizado na Recomendação n.º 1/2010, de 7 de
Abril do CPC; e a elaboração e aprovação de documentação conducente à formalização dos processos
efectivar o princípio da segregação das funções legalmente atribuídas às unidades orgânicas que estruturam a IGDN (unidades orgânicas
dos riscos existentes nesses definir e regulamentar as competências, responsabilidades e momentos de intervenção
Esse órgão, já previsto na estrutura da IGDN (figura 4), tomará, caso
A metodologia seguida para a implementação prática do PGR tem início com um levantamento exaustivo dos riscos associados aos processos internos, envolvendo quatro fases cíclicas, que passam pela
corrupção e infracções conexas associados a interno, sendo responsabilidade dos gestores dos processos a contribuição activa para uma
expressos numa Matriz de
e os gestores dos processos, são avaliadas as probabilidades de ocorrência dos riscos identificados, o seu impacto em caso de ocorrência, a sua
Gravidade Probabilidade de ocorrência
E: Elevado
M: Moderado
B: Baixo
E: Elevada
M: Moderada
B: Baixa
3.1.3. Prevenção
Após a identificação e prioritização dos riscos, e (tipificadas e apresentadas em apropor, validar e actualizar os procedimentos mais adequados a adoptar que previnam a sua ocorrência, tendo em conta o pessoal disponível e as características específicas de cada serviço.
3.1.4. Monitorização e Controlo dos Riscos
Após a definição dos procedimentos proceder-se à monitorização, com recurso a procedimentos adoptados. Os resultados das um relatório anual complementado com uma matriz do tipo por matriz de probabilidade / gravidade dos riscos
PROBABILIDADE
Elevada
Moderada
Baixa
Legenda: Risco 01 – Descrição do risco 01Risco 02 – Descrição do risco 02Risco 03 – Descrição do risco 03Risco 04 – Descrição do risco 04
3.1.5. Documentação do Sistema de Controlo Interno
Tendo sido levantados os riscos de gestão, incluindo os de corrupção e infracçmatriz de perfil de risco, importa definir a documentação de suporte ao Sistema de Controlo Interno da IGDN. Esta destina-se a auxiliar os dirigentes e gestores dos processos a supervisionar mais relevantes de controlo interno, nomeada
� Deveres dos trabalhadores que exercem funções públicas� Declaração de Imparcialidade
Probabilidade de ocorrência Exposição ao risco
E: Elevada
M: Moderada
B: Baixa
(Gravidade * Probabilidade de ocorrência):
E: Elevada (E*E; E*M; M*E)
M: Moderada (E*B; M*M; B*E)
B: Baixa (M*B; B*M; B*B)
Quadro 04 – Matriz de exposição ao risco
Após a identificação e prioritização dos riscos, e efectuado o levantamento de medidas de prevençãanexo), compete aos gestores dos processos internos a responsabilidade de
propor, validar e actualizar os procedimentos mais adequados a adoptar que previnam a sua ocorrência, tendo em conta o pessoal disponível e as características específicas de cada serviço.
Controlo dos Riscos
procedimentos a adoptar que previnam a ocorrência dos riscos enunciados, deverá com recurso a auditorias internas, da eficácia das medidas de prevenção e dos
Os resultados das auditorias serão comunicados à Direcçãoum relatório anual complementado com uma matriz do tipo Summary Risk Profile (SRP)por matriz de probabilidade / gravidade dos riscos (apresentada no Anexo B).
Linha de tolerância do risco
Risco 01 Risco 02
Risco 03
Todos os restantes riscos
Risco 04
Baixa Moderada Elevada
Gravidade
Descrição do risco 01 Descrição do risco 02 Descrição do risco 03 Descrição do risco 04
Quadro 05 – Matriz de perfil de risco
Documentação do Sistema de Controlo Interno
Tendo sido levantados os riscos de gestão, incluindo os de corrupção e infracções conexas, e , importa definir a documentação de suporte ao Sistema de Controlo Interno da
auxiliar os dirigentes e gestores dos processos a supervisionar mais relevantes de controlo interno, nomeadamente no que respeita a:
everes dos trabalhadores que exercem funções públicas (Anexo C)de Imparcialidade (Anexo D);
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Exposição ao risco
(Gravidade * Probabilidade de ocorrência):
Elevada (E*E; E*M; M*E)
Moderada (E*B; M*M; B*E)
Baixa (M*B; B*M; B*B)
medidas de prevenção nexo), compete aos gestores dos processos internos a responsabilidade de
propor, validar e actualizar os procedimentos mais adequados a adoptar que previnam a sua ocorrência,
dos riscos enunciados, deverá a eficácia das medidas de prevenção e dos
irecção, sendo objecto de Summary Risk Profile (SRP), também designada
a
ões conexas, e mapeados na , importa definir a documentação de suporte ao Sistema de Controlo Interno da
auxiliar os dirigentes e gestores dos processos a supervisionar e reforçar os aspectos
(Anexo C);
� Declaração de i� Check-lists de verificação interna dos processos da IGDN (Anexos F a � Avaliação de fornecedor / qualidade do fornecimento� Utilização da Red
3.2. ACÇÕES DE DIVULGAÇÃO
Constituem-se por: informação aos colaboradores da disponibilização do PGR na página electrónica da IGDN; a criação de uma página na temáticas do controlo interno e prevenção da corrupção e riscos conexosinquérito online, destinado a todos os colaboradores, sobre os princípios gerais que regem a actividade administrativa e dos agentes da Administração
3.3. AUDITORIAS
Os diversos processos inerentes às actividades da IGDNgrau de fiabilidade do controlo dos processos e actividades desenvolvidas, designadamenteidentificados neste Plano. Para a execução de auditorias de auditores que, temporalmente, serão afectos ao sistema de controlo interno
3.4. CONTROLO E MONITORIZ
Concorrentemente ao levantamento dos riscos, têm contribuem para ampliar a transparêincrementar uma cultura de responsabilidade e de probidade, nomeadamente através da:
� Aprovação do Manual de Auditoria;
� Modelação dos Processos Internos, com a definição e aprovação formal dos pinternos da IGDN, incluindo a descrição das actividades, organogramas e
A documentação acima referida serve de suporte à identificação de novos riscos, e à actividade de monitorização e controlo dos riscos
Numa fase de implementação emissão de um relatório anualreferidas as não conformidades e oportunidades de melhoria, bem como as recomendaçpara uma melhoria contínua dos processos.
3.5. GABINETE DE CONTROLO
Efectivar a criação de um órgão de controlo interno, sob a denominação de (GCI), durante o ano de 2011, com pa desenvolver, em complementaridade e temporal dos seus membros constituintes.
15 Nessa página será divulgado o PGR, a principal legislação referente a corrupção e infracções conexas, e documentação lenquadrante. Serão também divulgadas as acções previstas e efectuadas, relatórios produzidos, questões mais frequentes (FAQs)endereço para esclarecimento de dúvidas e ligações para sítios da internet com relevância para o tema16 Como a legalidade, a prossecução do interesse público, a igualdade e imparcialidade, bem como os impedimentos dos titulares de órgãos e agentes, destinado a aferir o conhecimento geral sobre estas matérias e inferir da necessidade de formação e divulgacomplementar.
Declaração de incompatibilidades, impedimentos e inibições (Anexo E);de verificação interna dos processos da IGDN (Anexos F a
valiação de fornecedor / qualidade do fornecimento (Anexo O); Utilização da Rede / Equipamento de Informático da IGDN (Anexo P
ACÇÕES DE DIVULGAÇÃO SOBRE O PLANO
informação aos colaboradores da disponibilização do PGR na página electrónica da IGDN; a criação de uma página na internet do MDN e na intranet da IGDN com conteúdos relativos temáticas do controlo interno e prevenção da corrupção e riscos conexos
15; bem como, a elaboração de um
, destinado a todos os colaboradores, sobre os princípios gerais que regem a actividade administrativa e dos agentes da Administração
16.
nerentes às actividades da IGDN, serão objecto de auditoria regular, que verifiquegrau de fiabilidade do controlo dos processos e actividades desenvolvidas, designadamente
Para a execução de auditorias aos processos internos, será constituídade auditores que, temporalmente, serão afectos ao sistema de controlo interno.
CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO
o levantamento dos riscos, têm sido elaborados pela IGDN diversos documentos quecontribuem para ampliar a transparência da acção pública, cumprir recomendações internacionais, e incrementar uma cultura de responsabilidade e de probidade, nomeadamente através da:
Aprovação do Manual de Auditoria;
Modelação dos Processos Internos, com a definição e aprovação formal dos pinternos da IGDN, incluindo a descrição das actividades, organogramas e
A documentação acima referida serve de suporte à identificação de novos riscos, e à actividade de torização e controlo dos riscos.
inicial, a IGDN, deverá ter como objectivo de monitorização periódica a são de um relatório anual, onde será efectuada a avaliação interna do Plano
referidas as não conformidades e oportunidades de melhoria, bem como as recomendaça melhoria contínua dos processos.
GABINETE DE CONTROLO INTERNO
órgão de controlo interno, sob a denominação de Gabinete de Controlo Internocom publicação de normativo sobre as competências e principais actividades
complementaridade com as já atribuídas à DSIA e DSPOA, bem como a nomeação membros constituintes.
Nessa página será divulgado o PGR, a principal legislação referente a corrupção e infracções conexas, e documentação l
enquadrante. Serão também divulgadas as acções previstas e efectuadas, relatórios produzidos, questões mais frequentes (FAQs)endereço para esclarecimento de dúvidas e ligações para sítios da internet com relevância para o tema.
alidade, a prossecução do interesse público, a igualdade e imparcialidade, bem como os impedimentos dos titulares de órgãos e agentes, destinado a aferir o conhecimento geral sobre estas matérias e inferir da necessidade de formação e divulga
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(Anexo E); de verificação interna dos processos da IGDN (Anexos F a N);
P).
informação aos colaboradores da disponibilização do PGR na página electrónica da intranet da IGDN com conteúdos relativos às
m como, a elaboração de um , destinado a todos os colaboradores, sobre os princípios gerais que regem a actividade
objecto de auditoria regular, que verifique o grau de fiabilidade do controlo dos processos e actividades desenvolvidas, designadamente, face aos riscos
, será constituída uma bolsa
pela IGDN diversos documentos que ncia da acção pública, cumprir recomendações internacionais, e
incrementar uma cultura de responsabilidade e de probidade, nomeadamente através da:
Modelação dos Processos Internos, com a definição e aprovação formal dos processos internos da IGDN, incluindo a descrição das actividades, organogramas e check-lists.
A documentação acima referida serve de suporte à identificação de novos riscos, e à actividade de
ter como objectivo de monitorização periódica a lano. No relatório, serão
referidas as não conformidades e oportunidades de melhoria, bem como as recomendações necessárias
Gabinete de Controlo Interno e principais actividades
bem como a nomeação formal
Nessa página será divulgado o PGR, a principal legislação referente a corrupção e infracções conexas, e documentação legislativa enquadrante. Serão também divulgadas as acções previstas e efectuadas, relatórios produzidos, questões mais frequentes (FAQs), um
alidade, a prossecução do interesse público, a igualdade e imparcialidade, bem como os impedimentos dos titulares de órgãos e agentes, destinado a aferir o conhecimento geral sobre estas matérias e inferir da necessidade de formação e divulgação
4. IDENTIFICAÇÃO, ANÁLI
Tal como referido na metodologia, importa identificar e analisar os riscos inerentes a cada processo interno, designadamentecorrupção e infracções conexas (vide quadro actualização dos procedimentos a adoptar para uma efectiva e cíclica prevenção.
PROCESSOS
PARTE COMUM
INSTRUMENTOS DE GESTÃO
GESTÃO DOS RECURSOS HUMANOS
GESTÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS
GESTÃO DOS RECURSOS PATRIMONIAIS
SIADAP
GESTÃO DOCUMENTAL
SEGURANÇA, CONTROLO E MONITORIZAÇÃO
AUDITORIAS / INSPECÇÕES, INQUÉRITOS,
DENÚNCIAS, PARTICIPAÇÕES, RECLAMAÇÕES E
Em Anexo, são disponibilizadas as matrizes de risco descritos detalhadamente por cada um dos descrição das principais actividades, infracção conexa), definida a gravidade avaliada a exposição ao risco (RSC) no contexto da IGDN, bem comosua prevenção.
O conjunto integrado das matrizes de risco por processo, constitui a base para a Matriz de Perfil de Risco da IGDN (Anexo B).
17 A responsabilidade de gestão e monitorização deste processo é da DSPOA. Contudo, a responsabilidade pela harmonização de objectivos e avaliações, bem como pelos riscos identificados e afectos ao processo, são do Conselho Coordenador de Avaliação.Relativamente às avaliações e definição de objectivos, a responsabilidade é partilhada pela Direcção, DSPOA e DSIA, nas compoque a cada uma diz respeito.
18 Este processo está dependente da aprovação do Regulamento do Procedimento de Inspecção
IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISE E PREVENÇÃO DOS RISCOS
Tal como referido na metodologia, importa identificar e analisar os riscos de gestão inerentes a cada processo interno, designadamente aqueles que são susceptíveis de comportarem riscos de
upção e infracções conexas (vide quadro 6), bem como, definir os responsáveis pela implementação e actualização dos procedimentos a adoptar para uma efectiva e cíclica prevenção.
ÇÃO
, SINDICÂNCIAS E OUTRAS AVERIGUAÇÕES
ECLAMAÇÕES E EXPOSIÇÕES18
Quadro 06 – Matriz de perfil de risco
Anexo, são disponibilizadas as matrizes de risco com aqueles considerados transversais à IGDNcada um dos processos internos. Para cada processo interno foi efectuada
actividades, foram levantados os riscos de gestão (incluindo os de a gravidade associada (GRV), calculada a probabilidade de ocorrência (PRB) e
risco (RSC) no contexto da IGDN, bem como propostas as medidas
O conjunto integrado das matrizes de risco por processo, constitui a base para a elaboração sistemática Matriz de Perfil de Risco da IGDN (Anexo B).
A responsabilidade de gestão e monitorização deste processo é da DSPOA. Contudo, a responsabilidade pela harmonização de
objectivos e avaliações, bem como pelos riscos identificados e afectos ao processo, são do Conselho Coordenador de Avaliação.Relativamente às avaliações e definição de objectivos, a responsabilidade é partilhada pela Direcção, DSPOA e DSIA, nas compo
a aprovação do Regulamento do Procedimento de Inspecção.
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de gestão comuns à IGDN e os são susceptíveis de comportarem riscos de
definir os responsáveis pela implementação e
RESPONSÁVEIS
TRANSVERSAL
DSPOA
DSPOA
DSPOA
DSPOA
DSPOA17
DSPOA
DSIA E DSPOA
DSIA
DSIA
transversais à IGDN, e s internos. Para cada processo interno foi efectuada a
(incluindo os de corrupção ou bilidade de ocorrência (PRB) e
as medidas a adoptar para a
elaboração sistemática da
A responsabilidade de gestão e monitorização deste processo é da DSPOA. Contudo, a responsabilidade pela harmonização de objectivos e avaliações, bem como pelos riscos identificados e afectos ao processo, são do Conselho Coordenador de Avaliação. Relativamente às avaliações e definição de objectivos, a responsabilidade é partilhada pela Direcção, DSPOA e DSIA, nas componentes
5. LISTA DE SIGLAS
CCA Conselho de Coordenação da A
CCP Código de Contratação Pública
CP Código Penal;
CPA Código do Procedimento Administrativo
CPC Conselho de Prevenção da Corrupção;
COMP Comissão Paritária
COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
DAA Divisão de Apoio Administrativo;
DL Decreto-lei;
DPO Divisão de Planeamento e Organização;
DSIA Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria;
DSPOA Direcção de Serviços de Planeamento, Organização e Administração;
EMIA1 Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 1;
EMIA2 Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 2;
GEADAP Gestão Integrada da Avaliação de Desempenho da
GRV Gravidade;
IGDN Inspecção-Geral da Defesa Nacional;
LVCR Lei sobre regimes Vinculação, Carreiras e Remunerações
MDN Ministério da Defesa Nacional;
NR Número do Risco
OE Orçamento de Estado
PGR Plano de Gestão de
PRB Probabilidade de Ocorrência
RCM Resolução do Conselho de Ministros
RCTFP Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas
RSC Exposição ao Risco;
SCI Sistema de Controlo Interno da
SIADAP Sistema Integrado de Avalia
SIMPOC Sistema de Monitorização de Projectos e Organização do Conhecimento
SI/TIC Sistemas de Inform
SRP Summary of Risk Profile.
Conselho de Coordenação da Avaliação;
Código de Contratação Pública;
;
Código do Procedimento Administrativo;
Conselho de Prevenção da Corrupção;
Comissão Paritária;
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Divisão de Apoio Administrativo;
Divisão de Planeamento e Organização;
Direcção de Serviços de Inspecção e Auditoria;
Direcção de Serviços de Planeamento, Organização e Administração;
Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 1;
Equipa Multidisciplinar de Inspecção e Auditoria 2;
Gestão Integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública
Geral da Defesa Nacional;
Lei sobre regimes Vinculação, Carreiras e Remunerações;
Ministério da Defesa Nacional;
Número do Risco;
Orçamento de Estado;
Plano de Gestão de Riscos (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas);
Probabilidade de Ocorrência;
Resolução do Conselho de Ministros;
Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas;
Exposição ao Risco;
Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado;
Sistema Integrado de Avaliação da Administração Pública;
Sistema de Monitorização de Projectos e Organização do Conhecimento
Informação/Tecnologias de Informação e Comunicação
Summary of Risk Profile.
Página 16 de 18
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Direcção de Serviços de Planeamento, Organização e Administração;
Administração Pública;
Riscos (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas);
Administração Financeira do Estado;
Sistema de Monitorização de Projectos e Organização do Conhecimento;
/Tecnologias de Informação e Comunicação;
6. LISTA DE ANEXOS
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
Anexo B - Matriz de Perfil de Risco da IGDN
Anexo C - Deveres dos Trabalhadores que Exercem Funções Públicas
Anexo D - Declaração de Imparcialidade
Anexo E - Declaração de Incompatibilidades, Impedimentos e Inibições
Anexo F - Verificação interna Comum a todos os processos
Anexo G - Verificação interna Indicadores de Gestão
Anexo H - Verificação Interna Gestão dos Recu
Anexo I - Verificação Interna Gestão dos Recursos Financeiros
Anexo J - Verificação Interna Gestão de Recursos Patrimoniais
Anexo K - Verificação Interna Controlo e Monitorização
Anexo L - Verificação Interna SIADAP
Anexo M - Verificação Interna Gestão Documental
Anexo N - Verificação Interna Auditorias / Inspecções
Anexo O - Ficha de Avaliação de Fornecedor / Qualidade do Fornecimento
Anexo P - Utilização da Rede / Equipamento de Informático da IGDN
Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
Matriz de Perfil de Risco da IGDN
Deveres dos Trabalhadores que Exercem Funções Públicas
Declaração de Imparcialidade
Declaração de Incompatibilidades, Impedimentos e Inibições
Verificação interna Comum a todos os processos
Verificação interna Indicadores de Gestão
Verificação Interna Gestão dos Recursos Humanos
Verificação Interna Gestão dos Recursos Financeiros
Verificação Interna Gestão de Recursos Patrimoniais
Verificação Interna Controlo e Monitorização
Verificação Interna SIADAP
rna Gestão Documental
Verificação Interna Auditorias / Inspecções
Ficha de Avaliação de Fornecedor / Qualidade do Fornecimento
Utilização da Rede / Equipamento de Informático da IGDN
Página 17 de 18
Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
7. BIBLIOGRAFIA
“Plano de Gestão de Riscos de CorrupçãoMarço, pp 1-15. “Plano de Gestão de Riscos de Corrupçãodo Norte (DRAPN). 2010, Dezembr “Plano de Gestão de Riscos de CorrupçãoOrdenamento do Território (IGAOT) “Plano de Gestão de Riscos de CorrupçãoAdministração Interna. 2009, Agost “Plano de Gestão de Riscos de Corrupção(IGAI). 2009, Dezembro, pp 1-44 “Plano de Gestão de Riscos de Corrupção(ANACOM). 2009, Dezembro, pp “Plano de Prevenção de Riscos de Gestão Incluindo os Nacional De Municípios Portugueses (ANMP)
“Plano de Gestão de Riscos de CorrupçãoAcção Social. 2009, Outubro, pp “Plano de Prevenção de Riscos de Dezembro, pp 1-19. “Plano de Prevenção de Riscos de Gestão Incluindo os do Tribunal de Contas (Sedes e Secções Regionais “The Five Components of Internal Control”Commission (COSO). 2011, Fevereir
Corrupção e Infracções Conexas”. Direcção-Geral do Orçamento. 2010,
Corrupção e Infracções Conexas”. Direcção Regional de Agricultura e Pescas , Dezembro, pp 1-138.
Corrupção e Infracções Conexas”. Inspecção-Geral do Ambiente e (IGAOT). 2009, Dezembro, pp 1-21.
Corrupção e Infracções Conexas”. Secretaria-Geral do Ministério da 9, Agosto, pp 1-16.
Corrupção e Infracções Conexas”. Inspecção-Geral da Administração Interna44.
Corrupção e Infracções Conexas”. Autoridade Nacional de Comunicaçõeso, pp 1-46.
Prevenção de Riscos de Gestão Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas”e Municípios Portugueses (ANMP). 2009, Dezembro, pp 1-30.
Corrupção e Infracções Conexas”. Instituto Politécnico de Leiria e Serviços de 1-26.
Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas”. Universidade de Évora
Prevenção de Riscos de Gestão Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas”(Sedes e Secções Regionais). 2009, Outubro, pp 1-39.
“The Five Components of Internal Control”. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway 011, Fevereiro, pp 1-3.
Página 18 de 18
Geral do Orçamento. 2010,
Direcção Regional de Agricultura e Pescas
Ambiente e
Geral do Ministério da
Geral da Administração Interna
Autoridade Nacional de Comunicações
Conexas”. Associação
de Leiria e Serviços de
Universidade de Évora. 2009,
Conexas”. Direcção-Geral
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração, Dirigentes e Colaboradores
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(2) PRB(3) RSC(4) MEDIDAS PROPOSTAS
Exercício ético e profissional das funções
Risco de quebra dos deveres funcionais e
valores, tais como a independência,
integridade, responsabilidade,
transparência, objectividade,
imparcialidade e confidencialidade.
14.º, 5.º e 6.º CPA 372.º e
379.º CP 3.º ED RCTFPM M M
Acompanhamento e supervisão pelos dirigentes do rigoroso cumprimento dos
princípios e normas éticas inerentes às funções; Observância de
orientações e mecanismos que garantam a prevenção e o cumprimento dos
princípios e valores estabelecidos, nomeadamente quanto aos riscos de
cumplicidade, parcialidade, falta de objectividade na actividade profissional,
ocorrência de conflitos de interesses, acumulação de funções públicas e
recebimento de ofertas; Observância de medidas conducentes
a prevenir a quebra de sigilo, designadamente quanto aos mecanismos de acesso
e acompanhamento restrito dos processos, nas suas diferentes fases;
Ampla divulgação e subscrição de uma declaração de compromisso relativa a
incompatibilidades, impedimentos ou escusa, a implementar de modo geral entre
todos os trabalhadores da IGDN; Colegialidade na tomada de
decisão; Rotatividade adequada dos colaboradores.
Controlo de qualidadeRisco de falha do controlo de qualidade
dos procedimentos e produtos.2 Processos Internos M M M
Supervisão e revisão dos procedimentos adoptados e dos produtos elaborados;
Adopção e difusão das melhores práticas e conhecimentos; Segregação de
funções.
Competências técnicas
Risco de inadequação do perfil técnico e
comportamental ao exercício das
funções.
3Plano de Actividades,
Processos InternosB B B
Partilha de conhecimentos, experiências e informação técnica; Adequação
das necessidades formativas ao perfil exigido; Motivação individual e dos
grupos de trabalho; Rotatividade dos colaboradores;
Mecanismos de aferição externa dos comportamentos no exercício das funções.
Atendimento e relacionamento com
terceiros
Risco de prestação de informação
inadequada ou com falta de
objectividade..
4 Processos Internos, RCTFP B B BDefinição de níveis de responsabilidade; Acompanhamento
pelos dirigentes e reporte aos mesmos das matérias questionadas;
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: COMUM
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração, Dirigentes e Colaboradores
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(2) PRB(3) RSC(4) MEDIDAS PROPOSTAS
Actualização de dados no Sistema de
Monitorização de Projectos e
Organização do Conhecimento
Risco de prestação de informação
inadequada e de falhas na
Monitorização de Desempenho. Falta
de integridade e fiabilidade da
informação.
5Processos Internos,
Manual do SIMPOCM M M
Supervisão e revisão dos dados inseridos;
Implementação de sistema de indicadores automatizados de alerta do
colaborador em falta e do respectivo supervisor.
Atingir os objectivos individuais,
partilhados, estratégicos e operacionais
Risco de não alcançar os objectivos
propostos no Plano de Actividades.6 Plano de Actividades B B B
Supervisão, monitorização e revisão dos dados inseridos;
Implementação de sistema de indicadores automatizados de alerta, com
percentagem cumprida por objectivo.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: INDICADORES DE GESTÃO
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Justificação indevida de faltas;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Concussão.
74.º, 5.º e 6.º CPA 372.º e
379.º CP 3.º ED RCTFPM M M
Atribuição de dias de férias em número
superior ao que o funcionário tem
direito; Corrupção passiva para acto
ilícito.
84.º, 5.º e 6.º CPA 372.º CP
RCTFPM M M
Considerar indevidamente que se
encontram cumpridos os requisitos;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Concussão.
94.º, 5.º e 6.º CPA 372.º e
379.º CP 3.º ED RCTFPM M M
Existência de incompatibilidades na
acumulação de funções; Acumulação de
funções sem prévia autorização.
104.º, 5.º e 6.º CPA 25.º e
LVCRM M M
Ampla divulgação e subscrição de uma declaração de compromisso relativa a
incompatibilidades, impedimentos ou escusa, a implementar de modo geral entre
todos os trabalhadores da IGDN; Auditoria anual, num período aleatório, ao
cumprimento do programa específico para esta área, no âmbito do sistema de
controlo interno.
Divulgação do regime de impedimentos, associada à obrigatoriedade de entrega,
pelos membros do júri, de uma declaração de inexistência de impedimentos, que
deverá ser expressa sob a forma escrita, e apensa ao procedimento em causa.
Colegialidade na tomada de decisão.
Rotatividade dos colaboradores designados para a constituição de Júris.
Adequação dos métodos de selecção ao perfil do cargo privilegiando sempre que
possível a prova de conhecimentos.
Elaboração de um manual de procedimentos de recrutamento, avaliação e
selecção, ou de outros actos de gestão de pessoal, a fornecer ao júri, ressalvando
para a necessidade de fundamentação das suas decisões.
Elaboração de regras específicas de recrutamento para a carreira especial de
inspecção.
Auditoria aleatória a um número mínimo de processos individuais nas vertentes
de habilitações académicas, formação e avaliação.
Medidas de segurança nos arquivos dos processos individuais.
Acesso restrito aos funcionários da Secção de Pessoal e interessados.
Segregação de funções.
Cruzamento sistemático da informação e realização de testes de conformidade.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
E
13
12
11
M
B M
M
E B M
M
Acesso indevido às informações pessoais
e quebra de sigilo.
Recrutamento e selecção de pessoal
Risco de quebra dos deveres de
transparência, isenção e imparcialidade,
podendo configurar potenciais crimes de
abuso de poder e tráfico de influência.
4.º, 5.º e 6.º CPA 372.º e
379.º CP 3.º ED LVCR
Falhas no registo da informação das
bases de dados do pessoal.
Registo individual dos trabalhadores
4.º, 5.º e 6.º CPA 372.º e
379.º CP 3.º ED LVCR
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º, 373.º e
382.º CP 3.º ED
Gestão e controlo de assiduidadeAcesso restrito ao sistema de controlo; Auditoria anual, num período aleatório,
ao cumprimento do programa específico para esta área, no âmbito do sistema de
controlo interno; Revisão das regras existentes, visando o reforço das medidas de
prevenção da corrupção e infracções conexas (ex. segregação de funções e
rotatividade); Auditoria anual, num período aleatório, ao cumprimento do
programa específico para esta área, no âmbito do sistema de controlo interno.
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS HUMANOS
Análise de requerimentos de pessoal
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Reforço da informação / formação sobre as fases obrigatórias nos procedimentos
de contratação.
Aprovação de instruções/procedimentos escritos que regulem os procedimentos
de planeamento, com todas as fases do concurso e seus possíveis incidentes.
Maior exigência na planificação das actividades com adequada antecedência.
Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a
informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de
Acesso aos Documentos Administrativos.
Utilização da plataforma electrónica de contratação pública.
Inexistente/Deficiente sistema
estruturado de avaliação das
necessidades, facilitando a sob
reaquisição de material e/ou serviços e
dificultando o tratamento eficiente das
estimativas de custos.
15 CCP M B B
Implementação/reforço de sistema estruturado de avaliação das necessidades
associado a uma base de dados com informação relevante sobre aquisições
anteriores e respectivas cotações.
Planeamento deficiente dos
procedimentos obstando a que não
sejam assegurados prazos razoáveis.
16 CCP M B BConsagração de critérios internos que determinem e delimitem as urgências,
dimensão e realização dos estudos necessários.
Ausência de mecanismos que obriguem
à rotatividade dos elementos dos júris 17 Processos Internos M B BCriação de regras de rotatividade dos elementos que compõem júris de
concursos.Aquisição de bens e serviços
14
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS
Violação dos princípios gerais de
contratação.
CCP 113.º, 335.º, 373.º,
377.º e 382.º CP 3.º ED
DL 18/08 de 29/01 DL
197/99 de 08/06
E B M
à rotatividade dos elementos dos júris
de concursos.
17 Processos Internos M B Bconcursos.
Análise e verificação de que as clausulas técnicas fixadas no caderno de encargos
são claras, completas e não discriminatórias.
Elaboração do modelo de avaliação das propostas com carácter objectivo,
baseado em factores quantificáveis e comparáveis.
Critérios de adjudicação e factores/subfactores de avaliação das propostas
enunciados de forma clara, não discriminatórios e com suficiente pormenor no
respectivo programa do procedimento ou convite.
Escolha de critérios, factores e subfactores de avaliação das propostas, e sua
ponderação relativa, adequada a cada aquisição em concreto.
Definição de critérios e modelo de avaliação no caderno de encargos, antes de
abertura do convite.
Admissão deliberada nos
procedimentos, de entidades com
impedimentos legais.
19 CCP E B M
Verificação da regularidade dos documentos comprovativos de que as entidades
não estão impedidas de participar nos procedimentos, com supervisão e
monitorização por pessoa responsável.
Comparação dos prazos de apresentação das propostas com os prazos
estipulados e verificação dos demais prazos legais.
Verificação da base de dados de contratos e respectiva calendarização, com
elaboração de listagem mensal dos contratos susceptíveis de renovação, para
que a avaliação da mesma se processe com uma antecedência mínima de 60 dias
em relação à data de denúncia.
18
20
B
Deficiente controlo dos prazos com
intenção de favorecer terceiros.
CCP 4.º, 5.º e 6.º CPA 3.º
ED 335.º, 372.º, 373.º e
377.º CP
E B M
Não fixação ou fixação incompleta das
especificações técnicas (tendo em conta
o bem ou serviço objecto do contrato a
celebrar), e enunciação deficiente e
insuficiente dos critérios de adjudicação,
e dos factores e eventuais subfactores
de avaliação das propostas.
CCP M B
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS
Deficiente controlo dos prazos com
intenção de favorecer terceiros.21
CCP 4.º, 5.º e 6.º CPA 3.º
ED 335.º, 372.º, 373.º e
377.º CP
E B M
Controlo através de sistema informático com alerta e reporte automático dos
prazos estabelecidos para a vigência dos contratos (incluindo as suas eventuais
prorrogações) de forma a não exceder os 3 anos, excepto nas situações
legalmente previstas.
Implementação da rotatividade de pessoal com responsabilidades nesta matéria.
Reforço do controlo por pessoal dirigente.
Garantir a legalidade e regularidade das cláusulas contratuais.
Elaboração do clausulado de forma clara e rigorosa, evitando erros, lacunas ou
omissões que possam implicar, designadamente, o agravamento dos custos
contratuais ou o adiamento dos prazos de execução.
Elaboração coerente dos documentos de modo a garantir a correspondência
entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respectivo concurso.
Revisão jurídica do clausulado.
Definição de responsável interno pelo controlo de execução do contrato de
aquisição de bens e serviços.
22
23
Aquisição de bens e serviços
Participação regular e sistemática dos
mesmos colaboradores na negociação e
na redacção do articulado legal dos
contratos, existindo o risco de eventuais
situações de conluio e favorecimento.
Existência de ambiguidades, lacunas e
omissões no clausulado legal e ausência
de correspondência entre as cláusulas
contratuais e as estabelecidas nas peças
do concurso, que fragilizem
deliberadamente a parte contratante.
B
E
CCP M B
CCP B M
aquisição de bens e serviços.
Fiscalização regular do desempenho do contratante e da qualidade dos
fornecimentos, de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade
estabelecidos nos contratos.
Controlo rigoroso dos contratos celebrados garantindo a sua concordância com
os valores definidos.
Envio de advertências, em devido tempo, ao fornecedor/prestador de
serviços/empreiteiro, logo que se detectem situações irregulares e/ou
derrapagem de custos e de prazos contratuais.
Contratualização de serviços ou
trabalhos “adicionais” sem
fundamentação ou fundamentação
insuficiente ou incorrecta, configurando
eventual prática de conluio com a
entidade contratada.
25 CCP M B B
Verificação das condições dos serviços e obras “adicionais” justificadas pela
ocorrência de uma circunstância imprevista, e exigência de comprovação da
circunstância, juntando a respectiva documentação.
Efectivação de pedidos de compra ao
mercado sem controlo.26 CCP M B B
Pedidos efectuados através de requisições externas pré-numeradas
tipograficamente e assinadas por funcionário competente, com excepção dos
procedimentos elaborados na plataforma electrónica.
Segregação de funções e obtenção de declarações de interesses privados dos
funcionários.
Rotatividade das responsabilidades dos funcionários afectos a este sector.
Utilização da plataforma electrónica de contratação pública.
Aumento da rotatividade de fornecedores/prestadores de serviços.
24
27
Aquisição de bens e serviços
Inexistência de controlo e monitorização
relativamente à execução dos contratos
celebrados, com resultados lesivos para
o Estado.
B
Possibilidade de situações de conluio
entre concorrentes e eventual
corrupção de funcionários.
CCP, CP B B
CCP E B M
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS FINANCEIROS
Aquisição de bens e serviços
Fraccionamento da despesa e repetição
de procedimentos de aquisição do
mesmo bem/serviço ao longo do ano;
28
4.º, 5.º e 6.º CPA 335.º,
372.º 373.º e 377.º CP 3.º
ED DL 18/2008 de 29/01 DL
197/99 de 08/06
M B B
Maior exigência de planificação das actividades com adequada antecedência;
Maior informação e sensibilização dos trabalhadores sobre a necessidade de
planificação anual; Melhoria do processo de gestão de stocks; Reforço dos testes
de conformidade a processos de aquisição; Auditorias periódicas e aleatórias a
processos de aquisições; Consulta de peritos externos; Aumento da rotatividade
de fornecedores/prestadores de serviços.
Validação de despesas sem prévio
cabimento na respectiva dotação 29
OE CCP DL 26/02 de 14/02
DL 18/08 de 29/01 DL E B M
Implementar procedimentos que garantam o controlo do cumprimento da
obrigatoriedade de cabimento antes da validação de qualquer despesa.
Despesas objecto de inadequada
classificação económica.30 CCP, CP M B B
Conferência pelos responsáveis se a classificação efectuada está de acordo com o
classificador das receitas e despesas.
Autorização da despesa efectuada após cabimentação pela entidade
competente, e autorização superior.
Arquitectar procedimentos com normas e regulamentos bem definidos,
nomeadamente para controlar o cumprimento da obrigatoriedade de cabimento
antes da autorização e pagamento de qualquer despesa.
Pagamento de despesas sem efectivação
da entrega do bem e/ou da prestação do
serviço.
32 CCP, CP E B MIndicação no documento de despesa, por pessoa responsável, de que o bem foi
devidamente recebido ou de que o serviço foi efectivamente prestado.
Pagamento de despesas sem verificação
da existência de certidão indicativa da
situação tributária e contributiva do
fornecedor.
33 CCP, CP E B M
Controlo das certidões da situação tributária e contributiva através de sistema de
informação próprio, com inserção de comprovativo no processo de despesa
respectivo.
31
Operações contabilísticas e de
tesouraria
Pagamento de despesas sem
autorização da entidade competente.CCP, CP E B M
Não configura risco de
fornecedor.
Implementar procedimentos que garantam o controlo dos critérios de reembolso
antes da validação de qualquer despesa.
Registo metódico dos factos, sendo que todas as operações devem ser relevadas
de uma forma sistémica e sequencial e todas as passagens dos documentos pelos
Conferências da informação intermédia e final.
Acompanhamento e controlo da execução das medidas previstas em norma de
controlo interno.
Acompanhamento e supervisão da actividade pelos dirigentes.
Processamento de remunerações e
outros abonos
Conferências aleatórias no âmbito do sistema de controlo interno desta área e
realização de testes de conformidade (conferência da folha de processamento
dos vencimentos, abonos e descontos, numa base de amostragem).
Segregação de funções e da responsabilidade das operações.
Deslocação em serviço público
Deslocação em serviço público sem
prévia autorização, ou inexistência de
necessidade de deslocamento.
37
4.º, 5.º e 6.º CPA DL
106/98, DL 192/95 RCM
51/2006
M M MAuditoria anual, num período aleatório, ao cumprimento do programa específico
para esta área, no âmbito do sistema de controlo interno.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
35
36
34
M
Operações contabilísticas e de
tesouraria
Processamento indevido de
remunerações e outros abonos,
podendo configurar eventual risco de
infracções conexas.
4.º, 5.º e 6.º CPA 372.º CP
3.º EDE B
B M
Risco de desvio de dinheiros e valores.4.º, 5.º e 6.º CPA 372.º CP
3.º ED RCM 112/2002E B M
Controlo indevido dos compromissos
assumidos e das dotações orçamentais
disponíveis com intenção deliberada de
favorecer terceiros.
4.º, 5.º e 6.º CPA 372.º CP
3.º ED RCM 112/2002E
Não configura risco de
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Promoção de 4 acções de fiscalização por ano, a promover pelo responsável pelas
aquisições.
Reavaliação das regras de controlo interno existentes, visando o reforço das
medidas de prevenção da corrupção e infracções conexas (ex. rotatividade de
pessoal).
Recepção do material por dois colaboradores.
Actos prévios de certificação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços
adquiridos, assim como a medição dos trabalhos e a vistoria da obra,
relativamente à emissão da ordem de pagamento.
Avaliação física, quantitativa e qualitativa dos bens e serviços adquiridos através
de factura ou guia de remessa e aposta a menção de “recebido” e “conferido”.
Definição prévia das responsabilidades dos trabalhadores intervenientes nos
processos de aquisição de bens e serviços nas empreitadas; Acompanhamento e
gestão dos contratos de aquisição de bens e serviços.
Acompanhamento e gestão dos contratos de aquisição de bens e serviços.
Segregação de funções.
Reforço do controlo da monitorização da aplicação de requisição de economato.
Conferências da informação intermédia e final.
Elaboração de contagens físicas anuais aos bens existentes em armazém.
Desconhecimento e/ou falta de controlo
dos bens pelo responsável.42
Portaria 671/2000, de
17/04M B B
Elaboração de um Regulamento de Inventário e Cadastro do Património e
cumprimento das regras e procedimentos estipulados.
Efectivação de abates de bens sem
controlo, monitorização e autorização
pela entidade competente, podendo
resultar na utilização indevida de bens
abatidos.
43Portaria 671/2000, de
17/04 M B B
Realização de testes de conformidade (ex: conferências físicas periódicas para
verificar se os bens abatidos ainda se encontram no local; se a autorização de
abate foi proferida pelo órgão com competências para o efeito; se os bens a
abater foram isolados, em local de acesso restrito e controlado; e se a justificação
do abate foi efectuada por técnico interno ou verificação externa).
Realização de testes de conformidade de forma a verificar se os bens estão
inventariados e correctamente etiquetados.
Obrigatoriedade de colocação de listagem com material existente em cada
sala/gabinete.
Acompanhamento e supervisão da actividade pelos superiores hierárquicos.
Organização do cadastro e manutenção
actualizada do inventário dos bens sob
responsabilidade da IGDN
Cedência de equipamento por pessoa ou
órgão sem competência, com eventual
prática de actos anuláveis.
454.º e 135.º CPA 376.º e
382.º CP 3.º EDM B B
Realização de conferências físicas periódicas e aleatórias às requisições de
material referente a cedência de equipamentos.
Ausente inventariação de bens ofertados
à instituição, podendo configurar
eventual apropriação ou utilização
indevida.
464.º CPA 375.º, 376.º e
382.º CP 3.º EDM B B
Reforço das medidas de controlo interno, numa perspectiva de prevenção da
corrupção e infracções conexas (ex. divulgação acrescida das regras sobre
aceitação de doações e ofertas).
4.º CPA Portaria 671/2000,
de 17/04 375.º, 376.º e
382.º CP 3.º ED
4.º, 5.º e 6.º CPA 335.º,
372.º e 382.º CP 3.º ED
Portaria 671/2000, de
17/04
4.º, 5.º e 6.º CPA 335.º,
372.º e 382.º CP 3.º ED
M
B B
B
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS PATRIMONIAIS
Divergências verificadas entre os registos
contabilísticos e as contagens físicas,
podendo configurar eventual desvio ou
utilização indevida de bens.
Portaria 671/2000, de
17/04
Ausente etiquetagem de bens,
facilitando e/ou fomentando a
apropriação ou utilização indevida de
bens.
B
M B B
BM
B
M B B
M
Recepção do material
Desvio ou não fiscalização da quantidade
e qualidade do material; Retenção de
material para uso próprio do
trabalhador; Entrega, pelos
fornecedores, de quantidades de
material inferiores às contratadas;
Conluio entre os adjudicatários e os
funcionários; Corrupção passiva para
acto ilícito; Tráfico de Influência.
Organização do cadastro e manutenção
actualizada do inventário dos bens sob
responsabilidade da IGDN
Deficiente controlo na área do
aprovisionamento relativamente à
execução dos contratos, gestão de
stocks e recepção e armazenagem de
bens.
Inexistência de acto que certifique as
quantidades e a qualidade dos bens e
serviços, antes da emissão da ordem de
pagamento.
41
44
38
39
40
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOS RECURSOS PATRIMONIAIS
Desvio ou não fiscalização da quantidade Elaboração de um Regulamento do Uso de Veículos da IGDN e cumprimento das
normas nele constantes.
Implementação da prática da elaboração de requisições de veículos para as
actividades.
Implementação da prática da existência de despacho de autorização para
condução da viatura do serviço por pessoal não habilitado directamente para o
efeito.
Rotatividade contínua dos motoristas afectos ás viaturas.
Preenchimento do boletim diário de serviço e seu controlo sistemático pelo
superior hierárquico imediato.
Efectuar controlo regular do boletim diário de serviço com as requisições de
viatura e monitorização dos quilómetros, distâncias e percursos percorridos.
Existência de livro de manutenção do veículo com as reparações e manutenção
discriminadas.
Avaliação prévia da necessidade da reparação por mais do que um funcionário
competente para o efeito.
Confirmação, por mais do que um funcionário competente para o efeito, das
reparações e intervenções efectuadas nas viaturas.
Segregação de funções na gestão do parque de viaturas.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
DL 170/2008, de 26/08 M
DL 170/2008, de 26/08 M
B
M
B
M47
Gestão do parque de viaturas
Avaliação desajustada da necessidade da
Reparação, provocando despesas em
excesso; Reparação dada como aceite,
sem corresponder aos padrões de
qualidade exigíveis no respeitante a
peças e serviços.
Utilização indevida dos veículos,
configurando eventual crime de
peculato.
48
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Politicas e procedimentos de segurança informáticos documentados adequados à
actividade e funcionamento da IGDN, com base nas funções desempenhadas e a
"necessidade em saber" que, entre outros, incluam:
• Atribuição, para todos os recursos SI/TIC, de responsáveis pelas
autorizações de segurança e conteúdos;
• Procedimentos de autorização, de definição de perfis de segurança e de
atribuição de permissões de acesso a dados, informação e aplicações;
• Procedimentos de identificação, registo e actualização das permissões de
acesso autorizadas;
• Normas de exploração dos SI/TIC's disponíveis, tais como, Internet, correio
electrónico, equipamentos portáteis, periféricos e meios de armazenamento
ou de transporte de dados;
• Normas de arquivo e de preservação de informação digital;
• Procedimentos de auditoria, monitorização, teste e controlo da
conformidade da execução das politicas e procedimentos de segurança
estabelecidas.
Responsabilização dos
utilizadores de SI/TIC
Extravio, deterioração ou inutilização dos
meios informáticos existentes.
Perda ou alteração de dados e
informação.
Cedência ou partilha de passwords com
terceiros.
Utilização de software não autorizado.
50Manual de Políticas e
Procedimentos SI/TICE B M
A existência de termo de responsabilidade assinado pelos utilizadores, bem como
a sua instrução e consciencialização relativamente às politicas, procedimentos e
normas de segurança estabelecidas como garante da correcta exploração dos
meios informáticos disponibilizados e do devido tratamento dos dados e
informação existente.
Continuidade de serviço dos SI/TIC
Interrupções e serviço e consequente
indisponibilidade ou perda de dados e de
informação.
51Plano de Actividades da
IGDNE B M
Reavaliação dos mecanismos e do procedimentos de salvaguarda e de
recuperação de dados, informações e aplicações essenciais ao funcionamento da
IGDN e de continuidade de serviço dos SI/TIC.
Actualidade da informação e dados nas
aplicações informáticas em exploração
Desactualização de dados e da
informação disponibilizada.
Falta de integridade e fiabilidade da
informação.
52Plano de Actividades da
IGDNM B B
Existência de responsáveis pelos conteúdos das diversas aplicações em exploração
e estabelecimento normas e procedimentos que visem garantir a actualização dos
dados e da informação existente.
Auditorias à actualidade, integridade e conformidade dos dados e da informação
disponibilizada pelas aplicações em exploração pela IGDN.
Monitorização dos indicadores de
desempenho
Inexistência de sistema de controlo
efectivo que garanta advertências logo
que sejam detectada situações de
desvios ou atrasos nos indicadores de
desempenho da IGDN.
53
Plano de Actividades da
IGDN Processo
Indicadores de
Desempenho
M B B
Monitorização regular do desempenho dos processos; Controlo regular da
actividade desenvolvida por cada colaborador; Calendarização sistemática e
atempada das actividades desenvolvidas, com validação do responsável de
serviço; Envio de advertências, através de sistema informático, aos responsáveis
dos processos/projectos logo que se detectem situações de desvios ou atrasos
nos indicadores de desempenho da IGDN.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
49
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: SEGURANÇA, CONTROLO E MONITORIZAÇÃO
Segurança dos dados, informações e das
aplicações informáticas
Acesso indevido a dados, informações ou
aplicações. Eliminação ou adulteração de
dados e informação. Perda de
autenticidade e fidedignidade de
informação digital. Quebra de sigilo. Uso
indevido de informação classificada.
Manual de Políticas e
Procedimentos SI/TICE B M
Responsável: Conselho Coordenador da Avaliação/Director de Serviços de Inspecção e Auditoria/Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Realizar acções periódicas de controlo, monitorização e avaliação dos objectivos
propostos a cada avaliado.
Elaboração de um Manual do SIADAP e sua divulgação pela estrutura
organizacional.
Verificação e análise da suficiência, relevância e adequabilidade dos critérios de
superação face aos objectivos propostos.
Acções de controlo de qualidade sobre a avaliação proposta pelos avaliadores,
pela confrontação do trabalho desenvolvido pelos colaboradores, atitude
demonstrada e auto-avaliação efectuada.
Avaliação criteriosa das classificações de distinção, de forma a não serem afectas
sempre aos mesmos avaliados como rotina, sem ter em conta o grau de exigência
e relevância do cumprimento dos diversos objectivos para a missão da IGDN.
Manutenção/parametrização do
GEADAP
Carregamento da COMP e do CCA
Não carregamento atempado dos dados,
provocando: - Falta de
integridade e fiabilidade da informação;
- Indisponibilidade dos indicadores de
gestão de recursos humanos e
desempenho previstos; -
Ilegalidade de procedimentos.
55
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º e 373.º CP
3.º ED
B B B
Realizar acções periódicas de controlo aos colaboradores, verificando se estes, no
âmbito das suas tarefas, garantem a rápida identificação e carregamento dos
dados necessários ao processo de obtenção de indicadores e emissão de
relatórios gerados pelo GEADAP.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
54Avaliação de desempenho
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Risco de quebra dos deveres de
transparência, isenção e imparcialidade,
podendo configurar potenciais crimes de
abuso de poder e tráfico de influência;
Favorecimento de avaliados; Definição
intencional de objectivos pouco precisos
e de baixo grau de exigência.
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º, 373.º e
382.º CP 3.º ED
E B M
Responsável: Director de Serviços de Planeamento, Organização e Administração
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Normalização e gestão de versões dos
impressos oficiais da IGDN.
Utilização de impressos não aprovados
superiormente; Gestão de versões dos
impressos oficiais da IGDN incorrecta,
provocando disparidades na
documentação.
56
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º, 373.º e
382.º CP 3.º ED
B B B Numeração dos diversos documentos, com listagem aprovada superiormente.
Organização do fluxo de documentação,
desde a cadeia de aprovação até o seu
arquivamento.
Deficiente controlo da documentação e
dificuldade/impossibilidade de
rastreabilidade dos documentos.
57
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º e 373.º CP
3.º ED
B B BImplementação de sistema que garanta a integridade da documentação ao longo
da cadeia de aprovação.
Entrada e saída de documentação.
Erros intencionais no reencaminhamento
de documentação, provocando atrasos
inaceitáveis na cadeia de aprovação da
IGDN e na correspondência recebida do
e para o exterior.
58
4.º, 5.º, 6.º e 44.º a 48.º
CPA 335.º, 372.º e 373.º CP
3.º ED
B B BImplementação de sistema que garanta o registo de entrada e saída da
documentação ao longo da cadeia de aprovação.
Reforço das medidas de controlo interno, numa perspectiva de prevenção da
corrupção e infracções conexas (ex. verificação periódica e aleatória dos
procedimentos de aquisição de obras, de forma a garantir que são sempre
autorizadas superiormente, e as obras registadas no catálogo da Biblioteca da
IGDN).Acções regulares de contagem das publicações presenciadas por funcionário não
afecto à área.
Definição criteriosa de formas de controlo do acesso ás publicações.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão da biblioteca
Deficiente controlo na guarda e no
acesso às publicações expostas na
biblioteca, podendo configurar um
eventual crime de peculato.
594.º CPA 375.º, 376.º e
382.º CP 3.º EDM B B
Responsável: Director de Serviços de Inspecção e Auditoria
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Intensificação do controlo realizado pela estrutura dirigente da IGDN, através de
um maior acompanhamento das equipas de inspecção nas diferentes fases da
actividade inspectiva, de forma a garantir o cumprimento do dever de sigilo
profissional.
Controlo do circuito dos processos, de forma a permitir identificar os
colaboradores que tiveram contacto com o mesmo (processo) e aferir eventuais
responsabilidades, sancionando-as, funcionando como uma medida preventiva e
dissuatória relativamente a potenciais prevaricadores.
Concepção e implementação de procedimentos que visem controlar e assegurar o
cumprimento das disposições legais sobre incompatibilidades e impedimentos
vigentes para as carreiras de inspecção, designadamente os que permitam
evitar/impedir:
• Acções inspectivas em órgãos, serviços ou empresas onde os inspectores
tenham exercido funções há menos de três anos ou onde as exerçam em
regime de acumulação;
• Hospedagem, onerosa ou gratuita, em estabelecimento que seja
propriedade ou tutelada por dirigentes em órgãos, serviços, ou empresas
inspeccionados, quando estes sejam objecto de qualquer acção de natureza
inspectiva;
• Acções inspectivas em órgãos, serviços ou empresas onde exerçam funções,
ou prestem serviços, parentes seus ou afins, em qualquer grau da linha recta
ou até ao 3º grau da linha colateral;
• Aceitação de bens ou produtos de qualquer espécie de órgãos, serviços ou
empresas que tenham ou venham a ser inspeccionadas.
Garantir que as acções de inspecção são preferencialmente realizadas em equipa.
Elaborar e implementar um Manual de Auditoria para um correcto e uniforme
exercício das acções de natureza inspectiva, que inclua um código de ética para o
adequado exercício da profissão.
Promoção da rotatividade nas equipas de inspecção relativamente ao
objecto/entidade inspeccionado(a), evitando potenciais situações de conluio entre
os colaboradores e aquelas entidades.
Elaboração e implementação de procedimentos de supervisão e revisão de
auditoria e controlo nomeadamente com vista à garantia de não omissão de
factos relevantes.
Intensificação do controlo realizado pela estrutura dirigente, através de um maior
acompanhamento das equipas de inspecção nas diferentes fases da actividade
inspectiva.
Implementação de medidas de controlo do cumprimento do prazo previsto para a
instrução dos processos, recorrendo a alertas através de sistema informático.
Intensificação do controlo realizado pela estrutura dirigente, através de um maior
acompanhamento da instrução dos processos.
61
62
63 BM B
MM M
E B M
Ausência deliberada de independência,
integridade e objectividade na realização
de acções de natureza inspectiva.
Adulteração e omissão intencional de
evidências, dados e informação, de
forma a beneficiar terceiros.
Prolongamento intencional da instrução
dos processos, visando a sua prescrição
e/ou extinção das responsabilidades que
recairiam sobre os respectivos autores.
Inspecções, Auditorias, Inquéritos e
Sindicâncias
Inspecções, Auditorias, Inquéritos e
Sindicâncias
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: AUDITORIAS/INSPECÇÕES, INQUÉRITOS, SINDICÂNCIAS E OUTRAS AVERIGUAÇÕES
E B M60Transmissão ou uso indevido de
informação confidencial.DL 170/09, de 03/08
DL 170/09, de 03/08
DL 276/07, de 31/08
DL 276/07, de 31/08
Responsável: Director de Serviços de Inspecção e Auditoria
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: AUDITORIAS/INSPECÇÕES, INQUÉRITOS, SINDICÂNCIAS E OUTRAS AVERIGUAÇÕES
Registo metódico e sistemático dos factos, sendo que todas as operações devem
ser rastreáveis e reconstituíveis de uma forma sistémica e sequencial, e todas as
passagens dos documentos pelos diversos sectores devem ficar documentadas.
Elaboração e implementação de um Regulamento Arquivístico da IGDN (em
colaboração com os restantes sectores organizacionais), aplicável à
documentação produzida e recebida no âmbito das competências e atribuições da
IGDN.
Definição, no âmbito do Manual de Auditoria, de regras específicas quanto à
constituição de dossiers correntes e permanentes e de papeis de trabalho, bem
como, regras quanto à sua guarda e acesso.
Acções regulares de verificação do cumprimento das regras de manuseamento e
utilização dos documentos.
Definição, no âmbito do Manual de Auditoria, de regras específicas quanto ao
manuseamento, à guarda e acesso a equipamentos alocados à DSIA.
Acções regulares de verificação do cumprimento das regras de manuseamento e
utilização dos equipamentos.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
64
Guarda e conservação dos equipamentos
Extravio dos equipamentos, utilização
indevida ou sua inutilização, por acção
humana.
65 B
E B M
E M
Guarda e conservação dos documentos
Extravio da documentação associada à
realização de acções de natureza
inspectiva ou sua inutilização, por acção
humana.
DL 276/07, de 31/08
205.º e 234.º CP 3.º ED
DL 276/07, de 31/08
Processos Internos
Responsável: Director de Serviços de Inspecção e Auditoria
DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE RISCOS IDENTIFICADOS NR.(1) DISPOSIÇÃO LEGAL GRV(1) PRB(2) RSC(3) MEDIDAS PROPOSTAS
Intensificação do controlo pela estrutura dirigente, através de um maior
acompanhamento das equipas nas diferentes fases da actividade inspectiva, de
forma a garantir o cumprimento do dever de sigilo profissional.
Controlo do circuito dos processos, de forma a permitir identificar os
colaboradores que tiveram contacto com o mesmo (processo) e aferir eventuais
responsabilidades, sancionando-as, funcionando como uma medida preventiva
e dissuasória relativamente a potenciais prevaricadores.
Concepção e implementação de procedimentos que visem controlar e assegurar
o cumprimento das disposições legais sobre incompatibilidades e
impedimentos.Garantir que as verificações efectuadas são preferencialmente realizadas por
mais de que um membro da DSIA.
Elaborar e implementar um Manual de Auditoria para um correcto e uniforme
exercício das verificações a efectuar.
Elaboração e implementação de procedimentos de supervisão e revisão de
verificação e controlo para garantia de não omissão de factos relevantes
Intensificação do controlo realizado pela estrutura dirigente, através de um
maior acompanhamento das Direcções intermédias e superior nas diferentes
fases de análise processual.
Implementação de medidas de controlo do cumprimento do prazo previsto para
a instrução dos processos, recorrendo a alertas através de sistema informático.
Intensificação do controlo realizado pela estrutura dirigente, através de um
maior acompanhamento da instrução dos processos.
Registo metódico e sistemático dos factos, sendo que todas as operações devem
ser rastreáveis e reconstituíveis de uma forma sistémica e sequencial, e todas as
passagens dos documentos pelos diversos sectores devem ficar documentadas.
Elaboração e implementação de um Regulamento Arquivístico da IGDN (em
colaboração com os restantes sectores organizacionais), aplicável à
documentação produzida e recebida no âmbito das competências e atribuições
da IGDN.Definição, no âmbito do Manual de Auditoria, de regras específicas quanto à
constituição de dossiers correntes e permanentes e de papeis de trabalho, bem
como, regras quanto à sua guarda e acesso.Acções regulares de verificação do cumprimento das regras de manuseamento e
utilização dos documentos.
NOTAS: (1) NR: Número;
(2) GRV: Gravidade;
(3) PRB: Probabilidade de ocorrência;
(4) RSC: Exposição ao Risco
LEGENDA: E: Elevado; M: Moderado; B: Baixo
Ausência deliberada de independência,
integridade e objectividade na
realização da análise processual e/ou
acções de natureza inspectiva (se
avançar para esta fase posterior).
M
B
M M
M
E
M B
M
M
B
DL 170/09, de 03/08
66
67
68
Apreciação de denúncias, participações,
reclamações ou exposições
Prolongamento intencional da instrução
dos processos, visando a sua prescrição
e/ou extinção das responsabilidades
que recairiam sobre os respectivos
autores.
DL 276/07, de 31/08
Adulteração e omissão intencional de
evidências, dados e informação, de
forma a beneficiar terceiros.
DL 276/07, de 31/07
69
Anexo A - Matriz de Riscos de Gestão (Incluindo os de Corrupção e Infracções Conexas)
PROCESSO: DENÚNCIAS, PARTICIPAÇÕES, RECLAMAÇÕES E EXPOSIÇÕES
Transmissão ou uso indevido de
informação confidencial.DL 170/09, de 03/08 E B
Guarda e conservação dos documentos
Extravio da documentação associada à
realização de acções de natureza
inspectiva ou sua inutilização, por acção
humana.
205.º e 234.º CP 3.º ED
DL 276/07, de 31/08
Processos Internos
E B70
Anexo B - Matriz de Perfil de Risco da IGDN
Probabilidade Linha de tolerância do risco
Elevada
Moderada
47
2
1
5
37
67
61
8
7
9
13
10Moderada
55
66
70
68
47
54
65
60
62
64
50
49
51
19
14
21
20
23
29
24
31
33
32
35
34
36
12
11
2
1
5
37
67
61
4
3 6
57
56
58
8
7
9
13
10
15
17
16
22
18
25
27
26
28
30
39
38
41
40
42
44
43
46
45
48
52
53
63
69
59
Baixa
55
66
70
68
47
54
65
60
62
64
50
49
51
19
14
21
20
23
29
24
31
33
32
35
34
36
12
11
2
1
5
37
67
61
4
3 6
57
56
58
8
7
9
13
10
15
17
16
22
18
25
27
26
28
30
39
38
41
40
42
44
43
46
45
48
52
53
63
69
59
Baixa Moderada Elevada Gravidade
RISCOS / PROCESSOS: (1 a 4) COMUM.
55
66
70
68
47
54
65
60
62
64
50
49
51
19
14
21
20
23
29
24
31
33
32
35
34
36
12
11
2
1
5
37
67
61
4
3 6
57
56
58
8
7
9
13
10
15
17
16
22
18
25
27
26
28
30
39
38
41
40
42
44
43
46
45
48
52
53
63
69
59
RISCOS / PROCESSOS: COMUM.
RISCOS / PROCESSOS: (5 e 6) INDICADORES DE GESTÃO.
RISCOS / PROCESSOS: (7 a 13) GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS; (14 a 37) GESTÃO DE RECURSOS FINANCEIROS; (38 a 48) GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS.
RISCOS / PROCESSOS: (49 a 53) SEGURANÇA, CONTROLO E MONITORIZAÇÃO.
RISCOS / PROCESSOS: (54 e 55) SIADAP.
RISCOS / PROCESSOS: (56 a 59) GESTÃO DOCUMENTAL.
55
66
70
68
47
54
65
60
62
64
50
49
51
19
14
21
20
23
29
24
31
33
32
35
34
36
12
11
2
1
5
37
67
61
4
3 6
57
56
58
8
7
9
13
10
15
17
16
22
18
25
27
26
28
30
39
38
41
40
42
44
43
46
45
48
52
53
63
69
59
RISCOS / PROCESSOS: GESTÃO DOCUMENTAL.
RISCOS / PROCESSOS: (60 a 65) AUDITORIAS/INSPECÇÕES, INQUÉRITOS, SINDICÂNCIAS; (66 a 70) DENÚNCIAS, PARTICIPAÇÕES, RECLAMAÇÕES E EXPOSIÇÕES.
55
66
70
68
47
54
65
60
62
64
50
49
51
19
14
21
20
23
29
24
31
33
32
35
34
36
12
11
2
1
5
37
67
61
4
3 6
57
56
58
8
7
9
13
10
15
17
16
22
18
25
27
26
28
30
39
38
41
40
42
44
43
46
45
48
52
53
63
69
59
Anexo C - Deveres dos Trabalhadores que Exercem Funções Públicas
DEVERES DOS TRABALHADORES QUE EXERCEM FUNÇÕES PÚBLICAS
De entre os deveres gerais dos trabalhadores, destacam-se:
� O dever de prossecução do interesse público - consiste na sua defesa, no respeito pela
Constituição, pelas leis e pelos direitos e interesses legalmente protegidos dos cidadãos;
� O dever de isenção - consiste em não retirar vantagens, directas ou indirectas, pecuniárias ou
outras, para si ou para terceiro, das funções que exerce;
� O dever de imparcialidade - consiste em desempenhar as funções com equidistância
relativamente aos interesses com que seja confrontado, sem discriminar positiva ou
negativamente qualquer deles, na perspectiva do respeito pela igualdade dos cidadãos;
� O dever de informação - consiste em prestar ao cidadão, nos termos legais, a informação que
seja solicitada, com ressalva daquela que, naqueles termos, não deva ser divulgada;
� O dever de zelo - consiste em conhecer e aplicar as normas legais e regulamentares e as
ordens e instruções dos superiores hierárquicos, bem como exercer as funções de acordo
com os objectivos que tenham sido fixados e utilizando as competências que tenham sido
consideradas adequadas.
Anexo D - Declaração de Imparcialidade
DECLARAÇÃO
(Garantias de Imparcialidade)
(Nome)------------------------------------------------------, a exercer funções na (Unidade Orgânica) ----------
-------------------------, desta Inspecção, em regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas por Tempo
Indeterminado / Nomeação / Comissão de Serviço , tendo sido designado pelo Sr. Inspector-Geral da
Inspecção-Geral da Defesa Nacional, para integrar o Júri do Procedimento Concursal ----------------------------,
declaro sob compromisso de honra, que não me encontro em nenhuma das situações integráveis nas
normas contidas no art.º 44.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei
n.º 442/91, com a nova redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 23 de Janeiro.
Mais declaro, sob compromisso de honra, que não me encontro impedido ao abrigo de qualquer norma
prevista em Lei especial.
Inspecção-Geral da Defesa Nacional, Lisboa, --/--/--
Assinatura
Anexo E - Declaração de incompatibilidades, impedimentos e inibições
DECLARAÇÃO
(Garantias de não impedimento)
(Nome)------------------------------------------------------, a exercer funções na (Unidade Orgânica) ----------
-------------------------, desta Inspecção, em regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas por Tempo
Indeterminado / Nomeação / Comissão de Serviço ,, tendo sido designado pelo Sr. Inspector-Geral da
Inspecção Geral da Defesa Nacional, para desempenhar funções de, ----------------------------, declaro sob
compromisso de honra, que não me encontro em nenhuma das situações previstos na Lei, designadamente:
� Na Constituição da República Portuguesa;
� No Código do Procedimento Administrativo (artigos 44.º a 51.º);
� No Regime de Vinculação, de Carreiras e de Remunerações dos trabalhadores que exercem funções
públicas, Lei 12-A (artigos 26.º a 30.º);
� No Regime da Carreira Especial de Inspecção, Decreto-Lei n.º 170/2009, de 3 de Agosto (n.º 2 do
artigo 7.º e artigo 8.º);
� No Estatuto do Pessoal Dirigente dos serviços e organismos da administração central, regional e local
do Estado, ou de qualquer norma prevista em Lei especial.
Mais declara que, caso se venha a encontrar em situação de incompatibilidade, impedimento ou escusa, dela
dará imediato conhecimento ao respectivo superior hierárquico ou ao presidente do órgão ou júri de que faça
parte.
Inspecção-Geral da Defesa Nacional, Lisboa, --/--/--
Assinatura
Anexo F - Verificação interna Comum a todos os processos
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Comum
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades dos processos? □ □ B – Ética e Qualidade
Há evidências de colegialidade na tomada de decisão? □ □ Há evidências de adequada rotatividade de funções dos colaboradores? □ □ Há evidências de supervisão e revisão dos procedimentos adoptados e dos produtos elaborados? □ □
Há evidências da adopção e difusão das melhores práticas e conhecimentos? □ □ Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Competências técnicas
Está definido um perfil para cada posto de trabalho? □ □ O perfil do colaborador está ajustado ao perfil do posto de trabalho? □ □ Em caso de perfil de colaborador desajustado em relação ao perfil do posto de trabalho, há evidências de formação de forma a adequá-lo à função? □ □ D. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
E. Oportunidades de melhoria:
F. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
G. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e
participação de:
H. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
I. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo G - Verificação interna Indicadores de Gestão
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Indicadores de Gestão
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ Existe um Plano de Actividades aprovado superiormente? □ □ Há evidências de comunicação correcta de dados para o Quadro de Avaliação e Responsabilização? □ □
Há Relatórios de Actividades anuais aprovados? □ □ B – Sistema de Monitorização de Projectos e Organização do Conhecimento
Os parâmetros inseridos reflectem os indicadores dos projectos aprovados no Plano de Actividades? □ □
Há um sistema de indicadores automatizados de alerta do colaborador em falta? □ □ Há um sistema de indicadores automatizados de alerta do supervisor em falta? □ □ A acessibilidade é comprovadamente segura e selectiva de acordo com o perfil do utilizador? □ □
Há indicadores de controlo do desempenho dos processos? □ □ Há um sistema de indicadores automatizados de alerta para desempenho dos processos? □ □ C. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
D. Oportunidades de melhoria:
E. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
F. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e
participação de:
G. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
H. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo H - Verificação interna Gestão dos Recursos Humanos
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Gestão dos Recursos Humanos
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Faltas, assiduidade e férias
A justificação de falta ao serviço é feita com documento formal entregue pelo colaborador? □ □ O documento formal de justificação de falta ao serviço entregue pelo colaborador é legalmente válido? □ □
A justificação de falta é validada pelo Chefe directo do colaborador? □ □ Existe acesso restrito ao sistema de controlo de assiduidade? □ □ O mapa de férias está actualizado e as alterações existentes foram inseridas? □ □ A marcação e alteração de férias são efectuadas com registo documental validado pelo Chefe directo do colaborador? □ □
A alteração de férias foi autorizada superiormente? □ □ Existe acesso restrito ao sistema de controlo de marcação e alteração de férias? □ □ O requerimento de licença sem vencimento cumpre os requisitos legais? □ □ D – Desempenho de funções, recrutamento e formação
Há autorização superior na acumulação de funções de colaborador? □ □ Existe necessidade comprovada na solicitação de deslocação em serviço público? □ □ O período de tempo decorrido na deslocação em serviço público corresponde ao expectável pelo Chefe que solicitou a deslocação? □ □ A solicitação de deslocação em serviço público foi visada pelo Chefe directo do colaborador? □ □
A solicitação de deslocação em serviço público foi aprovada superiormente? □ □ A solicitação de deslocação em serviço público tem cabimento na respectiva dotação orçamental? □ □
As solicitações de deslocação em serviço público estão registadas e contabilizadas? □ □ No recrutamento de pessoal existem nomeações de júris diferenciados para cada concurso? □ □ Há uma bolsa de júris criada para recrutamento de pessoal? □ □
Há sorteio de pelo menos dois membros do júri? □ □ Há uma declaração de inexistência de impedimento, expressa sob a forma escrita, e apensa ao procedimento concursal em causa, para cada membro do júri? □ □ É efectuado o recurso preferencial a pelo menos um membro do júri e/ou especialista externo à IGDN? □ □
Existem regras gerais de rotatividade dos elementos que compõem os júris de concurso? □ □ Na selecção de candidato em regime de mobilidade é verificada a implementação do regulamento de mobilidade? □ □ No recrutamento e selecção de candidato em regime de mobilidade, são validados por mais de um responsável o grau e data de entrega dos documentos de habilitação entregues por candidato?
□ □
As alterações aos processos individuais são comprovadas por documentação oficial? □ □ Existe necessidade comprovada de formação? □ □ A formação solicitada é adequada ao desempenho de funções do colaborador? □ □ Existe Plano de Formação aprovado superiormente? □ □ A formação solicitada está contemplada no Plano de Formação? □ □ A formação é avaliada pelo formando, após o seu decurso? □ □ O desempenho decorrente da formação é avaliado pelo Chefe directo do colaborador, após o seu decurso? □ □ E efectuado, por colaborador, o nº de acções de formação previsto em Plano de Actividades? □ □ D. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
E. Oportunidades de melhoria:
F. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
G. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e
participação de:
H. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
I. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo I - Verificação interna Gestão dos Recursos Financeiros
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Gestão dos Recursos Financeiros
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Pagamento de despesas
A despesa efectuada tem prévio cabimento na respectiva dotação orçamental? □ □ A despesa efectuada é objecto de adequada classificação económica? □ □ A despesa foi efectuada com autorização superior? □ □ Existe conferência da classificação de despesa pelos responsáveis? □ □ Existe classificador das receitas e despesas? □ □ Existe sistema de informação com numeração dos recibos e inserção de comprovativo no processo de despesa? □ □ Existe factura de que o bem foi devidamente recebido ou de que o serviço foi efectivamente prestado? □ □ Existe certidão indicativa da situação tributária e contributiva do beneficiário do pagamento? □ □ D – Planeamento da contratação Existem instruções/procedimentos escritos que regulem os procedimentos de planeamento, com todas as fases do concurso e seus possíveis incidentes? □ □
É efectuado o recurso à utilização da plataforma electrónica de contratação pública? □ □ Existe um sistema estruturado de avaliação das necessidades de bens e serviços? □ □ Estão definidos critérios internos que determinem e delimitem as urgências, dimensão e circunstâncias de aquisição de bens, serviços e estudos necessários? □ □
Existem nomeações de júris diferenciados para cada concurso? □ □ Há uma bolsa de júris criada para procedimentos de aquisições? □ □ Há sorteio de pelo menos dois membros do júri para cada concurso? □ □ Existem regras gerais de rotatividade dos elementos que compõem os júris de concursos? □ □ Há uma declaração de inexistência de impedimento, expressa sob a forma escrita, e apensa ao procedimento concursal em causa, para cada membro do júri? □ □ É efectuada uma análise e verificação de que as cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos são claras, completas e não discriminatórias? □ □
Existe um modelo de avaliação das propostas com carácter objectivo, baseado em factores quantificáveis e comparáveis? □ □ Os critérios de adjudicação e factores / subfactores de avaliação das propostas estão enunciados de forma clara, com ponderação adequada e com suficiente pormenor? □ □ A definição dos critérios e do modelo de avaliação no caderno de encargos foi definido antes de abertura do convite? □ □ A admissão de entidades nos procedimentos de aquisição foi documentalmente confirmada por mais de um colaborador? □ □ Foram definidas cláusulas que prevejam e regulem com o devido rigor o eventual suprimento de erros e omissões? □ □ E – Celebração e execução da contratação
A revisão jurídica do clausulado foi efectuada? □ □ Foi confirmada a concordância entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respectivo concurso? □ □ Está nomeado responsável pela fiscalização regular do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade estabelecidos nos contratos? □ □
Os custos do contrato estão em concordância com os valores definidos no concurso? □ □ Existem advertências enviadas ao fornecedor/prestador de serviços/empreiteiro, logo que foram detectadas situações irregulares e/ou derrapagem de custos e de prazos contratuais? □ □ Existe comprovativo pela ocorrência de circunstância imprevista que justifique alteração de condições dos serviços ou obras “adicionais”? □ □ Foi efectuada avaliação do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas, relativo aos diversos fornecedores / prestadores de serviços / empreiteiros?
□ □
Existe rotatividade de fornecedores/prestadores de bens e serviços? □ □ F – Aquisição de bens e serviços
Existem requisições externas pré-numeradas tipograficamente? □ □ As requisições externas estão assinadas por colaborador competente? □ □ Estão definidos os procedimentos para a utilização da plataforma electrónica? □ □ Os responsáveis na utilização da plataforma electrónica possuem assinatura digital válida? □ □ É efectuada avaliação física, quantitativa e qualitativa dos bens e serviços adquiridos através de factura ou guia de remessa e aposta a menção de “recebido” e “conferido”? □ □
É efectuada a consulta, recolha e validação de preços recorrendo à Internet? □ □ É efectuada determinação do preço base sem consulta do mercado e posterior cruzamento com a consulta ao mercado? □ □
Foi acautelada a inexistência de fraccionamento da despesa? □ □ Existe repetição de procedimentos de aquisição do mesmo bem/serviço ao longo do ano? □ □ A recepção de material é conferida, documentada e executada por dois colaboradores? □ □ Existe sistema de controlo dos contratos susceptíveis de renovação, com alerta e reporte automático? □ □
Os contratos susceptíveis de renovação não excedem 3 anos? □ □ Os contratos susceptíveis de renovação que excedem 3 anos estão previstos na lei? □ □ É efectuada uma avaliação do fornecedor? □ □ G – Remunerações e abonos Existe um sistema de controlo da realização e pagamento das despesas, e da liquidação e cobrança das receitas? □ □ A realização e pagamento das despesas e a liquidação e cobrança das receitas estão documentadas, aprovadas, e de acordo com a legislação em vigor? □ □
O abono de ajudas de custo está coerente com os documentos de deslocação em serviço? □ □ O abono de ajudas de custo está coerente com a legislação em vigor? □ □ O reembolso de despesas com telefones domiciliários e com telefones móveis para uso oficial cumpre os requisitos legais? □ □
O reembolso de despesas com a ADSE está de acordo com as tabelas aprovadas e cumpre os requisitos legais? □ □
O processamento de remunerações cumpre os requisitos legais? □ □ O processamento da recuperação de vencimento de exercício perdido cumpre os requisitos legais? □ □
Existe validação formal das remunerações e abonos por mais que um responsável? □ □
H. Anomalias Verificadas a merecer tratamento especial:
I. Oportunidades de melhoria:
J. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente
superior:
K. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e
participação do
L. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
M. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo J - Verificação interna Gestão de Recursos Patrimoniais
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Gestão dos Recursos Patrimoniais
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Inventário
Existe registo contabilístico do inventário sob responsabilidade da IGDN? □ □ As requisições de material estão assinadas pelo responsável da unidade/secção requisitante? □ □ São elaboradas periodicamente contagens físicas documentadas dos bens existentes nas instalações? □ □
São elaboradas contagens físicas anuais documentadas aos bens existentes em armazém? □ □ As contagens físicas são executadas e documentadas por mais de um colaborador? □ □ Os bens existentes nos diferentes compartimentos da IGDN estão etiquetados? □ □ Os bens existentes nos diferentes compartimentos da IGDN estão listados em local visível? □ □ Existe um Regulamento de Inventário e Cadastro do Património? □ □ Há rotatividade de funções relativamente ao registo, armazenamento e inventariação de bens? □ □ O abate de bens é documentado e tem autorização superior? □ □ A transferência de bens é documentada e tem autorização superior? □ □ O abate de bens tem autorização do órgão competente? □ □ O abate de bens tem justificação exarada por técnico competente, ou por verificação externa? □ □ Os bens abatidos foram identificados e segregados em local de acesso restrito e controlado, até à sua eliminação física? □ □
Existe acesso restrito ao sistema e documentos de inventário? □ □ D – Parque automóvel
Existe um regulamento do uso dos veículos da IGDN? □ □ Existe um sistema de requisições para utilização dos veículos da IGDN? □ □ A requisição para uso do veículo da IGDN está visada pelo Chefe directo do colaborador? □ □
A requisição para uso do veículo da IGDN foi aprovada superiormente? □ □ Existe boletim diário de serviço de cada viatura? □ □ O boletim diário de serviço de cada viatura está correctamente preenchido, e é fechado após cada dia de trabalho? □ □ O boletim diário de serviço é verificado mensalmente e validado com as requisições de viaturas? □ □ Existe um sistema de controlo das viaturas, com os dados da quilometragem, revisões efectuadas e restante manutenção? □ □ Existe livro de manutenção do veículo actualizado com indicação das reparações e manutenções discriminadas? □ □
A requisição de reparação/manutenção foi autorizada superiormente? □ □ Para a avaliação de estimativa de custos de reparação e manutenção, foram obtidos orçamentos de pelo menos 3 entidades diferentes? □ □ A avaliação de necessidade de reparação/manutenção foi verificada por mais de um colaborador? □ □
Está implementado sistema para avaliação da qualidade da reparação/manutenção? □ □ A qualidade da reparação/manutenção é avaliada por mais de um colaborador? □ □ É efectuada confirmação por mais de um colaborador de que as peças/sobressalentes foram colocadas efectivamente? □ □ E. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
F. Oportunidades de melhoria:
G. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
H. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e participação
de:
I. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
J. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo K - Verificação interna Controlo e Monitorização
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Controlo e Monitorização
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Inventário de Equipamento Tecnologias Informação Existe registo contabilístico do equipamento afecto às tecnologias da informação e comunicação (TIC) sob responsabilidade da IGDN? □ □
As requisições de material estão assinadas pelo responsável da unidade/secção requisitante? □ □ São elaboradas periodicamente contagens físicas documentadas dos equipamentos TIC existentes nas instalações? □ □ São elaboradas contagens físicas anuais documentadas aos equipamentos TIC existentes em armazém? □ □
As contagens físicas são executadas e documentadas por mais de um colaborador? □ □ Os equipamentos TIC existentes nos diferentes compartimentos da IGDN estão etiquetados? □ □ Os equipamentos TIC existentes nos diferentes compartimentos da IGDN estão listados em local visível? □ □ Há rotatividade de funções relativamente ao registo, armazenamento e inventariação de equipamentos TIC? □ □
O abate de equipamentos TIC é documentado e tem autorização superior? □ □ A transferência de equipamentos TIC é documentada e tem autorização superior? □ □ O abate de equipamentos TIC tem autorização do órgão competente? □ □ O abate de equipamentos TIC tem justificação exarada por técnico competente, ou por verificação externa? □ □ Os equipamentos TIC abatidos foram identificados e segregados em local de acesso restrito e controlado, até à sua eliminação física? □ □
Existe acesso restrito ao sistema e documentos de inventário? □ □ D – Segurança informática Existe listagem superiormente aprovada com todo o pessoal autorizado e definições de acesso às directorias/computadores/sistemas, validadas pelo Chefe directo de cada colaborador?
□ □
A listagem está assinada pelos colaboradores e superiormente aprovada? □ □ O anti-vírus é actualizado regularmente? □ □
Existe listagem de anti-vírus com relatórios periódicos de máquinas infectadas? □ □ É comunicada oficialmente ao órgão competente a listagem de máquinas infectadas? □ □ É efectuada a desactivação das portas USB nos computadores pessoais? □ □ Existe documento com responsabilização dos utilizadores relativamente à utilização, acesso, salvaguarda e segurança da informação? □ □ E – SIMPOC O sistema de monitorização permite avaliar instantaneamente os indicadores de desempenho dos processos? □ □
O sistema de monitorização tem controlo de acessos adequado aos utilizadores? □ □ Os indicadores de desempenho dos processos avaliam correctamente os objectivos do Plano de Actividades? □ □ F. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
G. Oportunidades de melhoria:
H. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
I. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e participação
de:
J. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
K. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo L - Verificação interna SIADAP
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
SIADAP
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B – Avaliação do SIADAP Os objectivos definidos a cada avaliado estão normalizados com os restantes objectivos definidos para as categorias funcionais equivalentes na IGDN? □ □ Foi cumprida a legalidade do processo em cada uma das distintas fases do processo de avaliação? □ □
O avaliado tomou conhecimento e concordou com os objectivos definidos? □ □ Os dados inseridos no sistema GEADAP foram confirmados pelo avaliador e existe cópia documental dos mesmos? □ □ No caso de alteração de objectivo, o avaliado tomou conhecimento e concordou com essa alteração? □ □ Foi reunido o Conselho de Avaliação e existem evidências de uma classificação criteriosa e ordenada dos candidatos a classificações de distinção e excelência? □ □ O avaliador dos candidatos à classificação de excelência elaborou documento justificativo, descritivo e razoável pelo facto do colaborador exceder os objectivos atingidos? □ □ As razões apresentadas pelo avaliador dos candidatos à classificação de excelência estão de acordo com a importância relativa dos objectivos para o cumprimento da missão da IGDN? □ □
O avaliado tem acesso ao GEADAP e à documentação em todas as fases do processo? □ □ C. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
D. Oportunidades de melhoria:
E. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
F. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e participação
de:
G. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
H. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo M - Verificação interna Gestão Documental
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Gestão Documental
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Gestão Documental
Os processos da IGDN estão definidos descritivamente? □ □ Os processos da IGDN estão modelados em fluxograma? □ □ Existe mapeamento das relações entre os vários processos da IGDN? □ □ As actividades afectas a cada processo da IGDN estão definidas descritivamente? □ □ As actividades afectas a cada processo da IGDN estão modeladas em fluxograma? □ □ Estão definidos os responsáveis por cada processo? □ □ Estão definidos os responsáveis por cada etapa de actividade? □ □ Está definida uma cadeia de aprovação documental? □ □ Estão definidas as Instruções de Trabalho afectas a cada actividade? □ □ Existe um sistema único de entrada e saída de documentação? □ □ Existe registo documental de entrada e saída de documentação? □ □ Existem desvios temporais entre o registo documental de entrada e saída de documentação, e a sua recepção interna/externa? □ □ A requisição para aquisição de obras bibliográficas está visada pelo Chefe directo e tem autorização superior? □ □
As obras bibliográficas são inventariadas e registadas como património bibliográfico da IGDN? □ □ As obras bibliográficas requisitadas são registadas em impresso ou sistema próprio? □ □ As obras bibliográficas estão catalogadas de acordo com as normas em vigor? □ □ São elaboradas periodicamente contagens físicas das obras bibliográficas? □ □ Existe um Regulamento Arquivístico da IGDN? □ □ D. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
E. Oportunidades de melhoria:
F. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
G. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e participação
de:
H. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
I. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo N - Verificação interna Auditorias / Inspecções
RELATÓRIO DE VERIFICAÇÃO INTERNA
Auditorias / Inspecções / Denúncias / Participações
Direcção de Serviços:
Serviço:
Conformidade: Conforme Não Conforme
A – Organização
Todos os responsáveis estão designados? □ □ Há declarações de incompatibilidades assinadas? □ □ Há declarações de imparcialidade assinadas? □ □ Há segregação de funções nas diferentes actividades do processo? □ □ B - Arquivos e Documentação
Os documentos utilizados são normalizados e estão aprovados? □ □ O arquivo de saída/entrada de documentos permite rastreabilidade de processos? □ □ Os registos de saída e entrada de documentação apresentam prazos aceitáveis (1 dia)? □ □ O carregamento de dados no SIMPOC está actualizado, no respeitante aos colaboradores e a validação foi efectuada pelo responsável do processo/projecto? □ □
Existem registos de reclamações no atendimento aos colaboradores ou clientes? □ □ C – Actividade Inspectiva
Existe nomeação formal de colaborador para auditoria/inspecção? □ □ Existe um Manual de Inspecção aprovado? □ □ O planeamento da auditoria/inspecção reflecte de forma clara e objectiva as orientações determinadas no âmbito da estratégia da IGDN e da Tutela? □ □ O colaborador nomeado para auditoria/inspecção exerceu funções há menos de três anos ou exerce funções em regime de acumulação no órgão a auditar? □ □ O colaborador nomeado para auditoria/inspecção aceitou hospedagem, onerosa ou gratuita pelo órgão inspeccionado? □ □ O colaborador nomeado para auditoria/inspecção aceitou hospedagem, onerosa ou gratuita em instalação tutelada ou propriedade do responsável pelo órgão inspeccionado? □ □
A actividade de inspecção é executada (por princípio) em equipa? □ □ É controlado, através de sistema de indicadores automatizados, o cumprimento dos prazos previstos para as actividades de planeamento, execução e relato de auditoria/inspecção? □ □ O relatório de auditoria/inspecção segue o articulado pré-definido no Manual de Inspecção, e reflecte objectividade e qualidade? □ □ O objecto da auditoria/inspecção é relevante do ponto de vista da quantidade e variedade dos riscos associados, garantindo uma suficiente abrangência de áreas de risco? □ □ O objecto da auditoria/inspecção é relevante do ponto de vista do risco e da materialidade das situações objecto de controlo? □ □ Existe controlo documental da localização, prazos e estado do contraditório/reclamação/denúncia? □ □
O Relatório Final de Auditoria foi aprovado superiormente? □ □ D. Anomalias verificadas a merecer tratamento especial:
E. Oportunidades de melhoria:
F. Propostas a dirigir ao Responsável Hierárquico de nível imediatamente superior:
G. Participação na Verificação
A presente verificação, para além do signatário na qualidade de Responsável pelo Controlo Interno, contou com a presença e participação
de:
H. Notificação
Tomei conhecimento do presente relatório:
I. Responsável pelo Controlo Local e data da verificação
Local:
Data:
Anexo O - Ficha de avaliação de fornecedor / qualidade do fornecimento
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DA IGDN
SERVIÇO/ Representante Serviço/bens:
BEM: Nome/função:
FORNECEDOR:
PESSOA A CONTACTAR:
Tipo de fornecimento Índice de Desempenho - Id
Nº fornecimentos A B* C* Observações
S N
A - Cumprimento dos prazos de entrega - Sim – 2 Não – 0
B – Cumprimento das especificações da requisição
C – Qualidade do produto ou serviço
*Preencher de acordo com: NA – não aplicável; 0 – Mau (Justificar)
Avaliação: (A) + (3×B) +(3× C) 1 – Aceitável; 2 – Bom; 3 – Muito Bom
Anexo P - Utilização da Rede / Equipamento de Informático da IGDN
DECLARAÇÃO
(Condições de Utilização da Rede e Equipamento Informático)
(Nome)------------------------------------------------------, a exercer funções na (Unidade Orgânica) ----------
-------------------------, desta Inspecção, em regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas por Tempo
Indeterminado / Nomeação / Comissão de Serviço , declaro sob compromisso de honra, cumprir as seguintes condições
para a utilização da rede da IGDN e do equipamento informático distribuído:
� Zelar pelo equipamento informático distribuído, não sendo permitida qualquer remoção, desconexão de partes, substituição ou alteração nas suas características físicas ou técnicas;
� Estar ciente de que a password de acesso ao sistema é pessoal e intransmissível, devendo garantir o seu sigilo e trocando-a periodicamente de acordo com a política definida;
� Respeitar áreas de acesso restrito, não executando tentativas de acesso às áreas e/ou máquinas alheias para as quais não tenha permissões de acesso;
� Não fazer uso da rede para molestar, ameaçar ou ofender outros utilizadores ou terceiros, por qualquer meio, seja por textos, imagens, vídeos ou correio electrónico;
� Não fazer uso da rede para circulação de propaganda política;
� Não tomar atitudes ou acções que possam directa ou indirectamente indisponibilizar recursos da rede e dos sistemas;
� Não executar programas que tenham como finalidade a descodificação de passwords, a monitorização da rede, a leitura de dados de terceiros, a propagação de vírus informático, a destruição de arquivos ou a indisponibilização de serviços;
� Manter os dados actualizados e efectuar cópias de segurança, evitando a perda de informações valiosas;
� Não executar programas, instalar equipamentos ou executar acções que possam facilitar o acesso à rede de utilizadores não autorizados;
� Não fazer uso de direitos especiais de acesso ou de quaisquer outros privilégios já extintos com o término do período de ocupação de cargo ou função dentro da IGDN;
� Todo o software executado no equipamento informático deverá ser devidamente licenciado, sendo
expressamente vedada a utilização de outro que não esteja licenciado pela IGDN.
Inspecção-Geral da Defesa Nacional, Lisboa, --/--/--
Assinatura
