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INSTRUTIVO ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO
• Instrutivo de Solicitação de Apoio a Eventos • Ofício da instituição ao Decit/SCTIE/MS (modelo, Anexo I); • Carta da instituição para solicitação e prestação de contas (modelo, Anexo II) • Formulário de solicitação de apoio financeiro (modelo, Anexo III) • Projeto atualizado (modelo, Anexo IV) • Termo de responsabilidade (modelo, Anexo V) • Planilha de detalhamento do orçamento (modelo, Anexo VI) • Cópia do Comprovante de inscrição e de situação cadastral (CNPJ/CGC) (Orientações, Anexo
VII) • Cópia do Estatuto da entidade pública ou privada, sem fins lucrativos (Orientações, Anexo
VIII) • Cópia do ata de nomeação do responsável legal da entidade pública ou privada, sem fins
lucrativos (Orientações, Anexo IX) • Cópia da tela do Portal da Transparência – Cadastro das Entidades Privadas Sem Fins
Lucrativos Impedidas (CEPIM) (Orientações, Anexo X) • Cópia do Regimento Interno (Orientações, Anexo XI); • Agenda prévia do evento (Orientações, Anexo XII); • Lista prévia de participantes do evento (Orientações e modelo, Anexo XIII)
PRESTAÇÃO DE CONTAS
• Balancete de execução (Orientações e modelo, Anexo Ia) • Relatório de receitas (anexo IIa); • Relatório de aplicação dos recursos organizado conforme consta no Manual de Prestação de
Contas (anexo IIIa); • Relatório Técnico formato físico e digital (anexo IVa); • Lista diária dos participantes (Orientações e modelo, Anexo XIII); • Documentação comprobatória dos gastos efetuados conforme especificado no Manual de
Prestação de Contas (Anexo Va).
ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO
INSTRUTIVO DE SOLICITAÇÃO DE APOIO Orientações: O instrutivo de solicitação de apoio aplica-se a eventos pontuais como reuniões, capacitações e workshops previstos para serem realizados no prazo máximo de 90 (noventa) dias. Para a execução do evento, não são autorizadas as seguintes despesas: a. Salários; b. Honorários e horas-aula para funcionários pertencentes ao quadro de pessoal da instituição; c. Aquisição de equipamentos e material permanente; d. Coquetéis e recepções; e. Bebidas alcoólicas; f. Atrações artísticas e artes cênicas (coreográficas ou pantomímicas); g. Brindes e prêmios; h. Ornamentação e flores; i. Gorjetas diversas; j. Pagamento de serviços básicos (água, luz, telefone, limpeza, vigilância, etc.); k. Transporte dentro do perímetro urbano e táxi; l. Aluguel de veículo diretamente com locadoras; m. Combustíveis, lubrificantes e manutenção de veículos da instituição e/ou de particulares; n. Taxa administrativa e apoio operacional; o. Contratação de empresas para terceirização do evento; p. Contratação de empresas para terceirização da elaboração da prestação de contas; q. Contratação de empresas para terceirização de assessoria jurídica; r. Contratação de empresas para terceirização de assessoria contábil. Orçamento Detalhado: O orçamento detalhado deve seguir as orientações do item 8.4 do Termo de referência da chamada. O orçamento deverá ser apresentado com valores inteiros (R$ 42,00); O orçamento deverá ser distribuído em três categorias de gastos; Cada categoria de gasto não poderá ultrapassar 60% do valor total do Apoio Financeiro; O orçamento deverá ter as seguintes categorias de gastos:
CATEGORIA DE GASTOS ELEMENTOS DE DESPESAS
Categoria 1 Passagens Categoria 2 Diárias
Categoria 3
Hospedagem Alimentação Translado Locação de espaço físico Locação de equipamentos Material de consumo Material de divulgação Fotocópias e impressão Recursos humanos Tradução/editoração/diagramação e degravação
Repasse e execução de recursos: O repasse e execução de recursos devem seguir as orientações do item 14 doTermo de referência da chamada.
1. O repasse dos recursos será efetuado pela OPAS/OMS por meio de transferência bancária, sendo imprescindível a informação correta dos dados bancários da conta ativa específica para o recebimento dos recursos pela instituição. 2. Os rendimentos obtidos oriundos de aplicação financeira em conta poupança deverão ser comprovados na prestação de contas correspondente, e poderão ser revertidos para cobrir despesas do evento. Caso não sejam utilizados, deverão ser devolvidos para OPAS/OMS. 3. A instituição deverá utilizar os recursos de acordo com o orçamento aprovado no formulário de solicitação de apoio financeiro para cursos e seminários. Será permitido, sem consulta prévia, o remanejamento entre os elementos de despesas, de no máximo, 10% do valor inicialmente estabelecido para cada um deles. 4. Caso haja necessidade de realizar remanejamento superior a 10% entre os elementos de despesas, é imprescindível o envio prévio de uma solicitação, por meio de oficio e cópia do novo orçamento proposto, com a respectiva justificativa, para análise e deliberação do responsável técnico do apoio financeiro para cursos e seminários na OPAS/OMS. 5. Em caso de cancelamento ou adiamento do evento, a notificação ou solicitação deve ser encaminhada ao responsável técnico na OPAS/OMS, por meio de oficio. Os recursos recebidos e não utilizados deverão ser devolvidos por boleto bancário emitido pela OPAS/OMS. Orientações Gerais: A instituição beneficiária deve estar ciente e informar aos participantes que a OPAS/OMS no Brasil e o Decit/SCTIE/MS, apesar de contribuírem financeiramente para a realização do evento, não poderão ser responsabilizados por possíveis acidentes que possam ocorrer durante o evento. É proibida a utilização da Logomarca ou Logotipo da Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde, em qualquer modalidade e material de divulgação do evento, sem autorização prévia e formal.
Anexo I - Ofício da instituição ao Decit/SCTIE/MS Modelo de correspondência a ser apresentado em papel timbrado da Instituição
Cidade/Estado/Data Ao Decit/SCTIE/MS 1ª Chamada Pública de Apoio a Eventos Técnico-Científicos em Saúde – 2015 Setor Comercial Norte, Quadra 2, projeção “C”, Térreo, Sala 03 Brasília-DF, CEP 70.712-902 Senhor Diretor, Encaminhamos a documentação exigida para a 1ª Chamada Pública de Apoio a Eventos Técnico-Científicos em Saúde – 2015, conforme resultado divulgado. Informamos estar cientes das exigências normativas no Edital e Termo de Referência da Chamada Pública e concordamos em receber o apoio financeiro destinado à execução do evento (título do evento). O evento será realizado no período de.............a...........na cidade de .................../............ Comprometemo-nos a utilizar os recursos do orçamento total proposto no valor de R$ .............. (.............por extenso................).
A documentação exigida, relacionada abaixo, será apresentada em conformidade com o instrutivo recebido:
a) Carta da instituição (modelo, Anexo ); b) Formulário de solicitação de apoio financeiro (modelo, Anexo ); c) Projeto atualizado (modelo, Anexo ); d) Termo de responsabilidade (modelo, Anexo ); e) Planilha de detalhamento do orçamento (modelo, Anexo ); f) Cópia do Comprovante de inscrição e de situação cadastral (CNPJ/CGC)
(Orientações, Anexo ); g) Cópia do Estatuto da Instituição (Orientações, Anexo ); h) Cópia do ata de nomeação do responsável legal da instituição (Orientações, Anexo ); i) Cópia da tela do Portal da Transparência – Cadastro das Entidades Privadas Sem Fins
Lucrativos Impedidas (Orientações, Anexo ); j) Cópia do Regimento Interno (Orientações, Anexo ); k) Agenda prévia do evento (Orientações, Anexo ); l) Lista prévia de participantes do evento (Orientações, Anexo ).
Atenciosamente, ______________________________________________________ Nome/assinatura/carimbo do representante legal da Instituição
Anexo II- Carta da instituição para solicitação e prestação de contas Modelo de correspondência a ser apresentado em papel timbrado da Instituição
Cidade/Estado/Data À Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde Dr Joaquin Molina, Representante da OPAS/OMS no Brasil Setor de Embaixadas Norte – Lote 19 Brasília-DF - CEP: 70.800-400 Senhor Representante, Encaminhamos o formulário de solicitação de apoio financeiro para Cursos e Seminários, devidamente assinado/carimbado e datado e informamos estar cientes das exigências normativas da Organização Pan-Americana da Saúde/ Organização Mundial da Saúde – OPAS/OMS no Brasil - e concordamos em receber o apoio financeiro destinado à execução do evento (título do evento). O evento será realizado no período de.............a...........na cidade de .................../............ Comprometemo-nos a utilizar os recursos do orçamento total proposto no valor de R$ .............. (.............por extenso................), exclusivamente para atender a finalidade mencionada e apresentar a documentação referente a prestação de contas, no prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos, a contar do término do evento.
A documentação exigida, relacionada abaixo, será apresentada em conformidade com o instrutivo recebido:
– Balancete de execução (anexo I); – Relatório de receitas (anexo II); – Relatório de aplicação dos recursos (anexo III) organizado conforme consta no Manual de
Prestação de Contas; – Relatório Técnico (anexo IV) formato físico e digital; – Lista diária dos participantes; – Documentação comprobatória dos gastos efetuados conforme especificado no Manual de
Prestação de Contas.
Atenciosamente, ______________________________________________________ Nome/assinatura/carimbo do representante legal da Instituição
Anexo III - Formulário de solicitação de apoio financeiro
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE APOIO FINANCEIRO PARA CURSOS E SEMINÁRIOS
1. IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO BENEFICIÁRIA1 Instituição: Endereço completo da Instituição com CEP: Responsável Legal: Coordenador técnico/telefone/e-mail: Responsável pela prestação de contas/telefone/e-mail:
2. REFERÊNCIA BANCÁRIA Titular da Conta: CNPJ: Nome do Banco: Nº do Banco: Nº Agência: Nº Conta Corrente: Cidade/Estado: Obs.: A conta deve estar ativa
3. DETALHES DAS ATIVIDADES Nome do evento: Objetivos: Tipo de evento: ☐Curso ☐Seminário ☐Workshop ☐Outros:_____________________________ Descrição das atividades do evento: Número de horas previstas: Número previsto de participantes:
Nome da instituição representada Número de participantes
Local: Data de início do evento:
Data de término do evento:
4. ANTECEDENTES
5. JUSTIFICATIVA
6. RESULTADOS ESPERADOS
7. METODOLOGIA PARA DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS
8. METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
9. RELATÓRIO TÉCNICO DAS ATIVIDADES
10. ORÇAMENTO CATEGORIA DE GASTOS ELEMENTOS DE DESPESAS VALOR R$
Categoria 1 Passagens Categoria 2 Diárias
Categoria 3
Hospedagem Alimentação Translado Locação de espaço físico Locação de equipamentos Material de consumo Material de divulgação Fotocópias e impressão Recursos humanos Tradução/editoração/diagramação e degravação
TOTAL
11. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO (EM REAIS) PARCELA VALOR
12. ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL DA INSTITUIÇÃO
Nome do Representante Legal Assinatura, carimbo e data
13. APROVAÇÃO (Preenchimento exclusivo pela OPAS/OMS) Partida Orçamentária:
Tarefa:
Referência Seminário:
Data:
Oficial do Projeto:
Coordenador de Programa ou Representante:
Anexo IV - Projeto atualizado 1. DESCRIÇÃO DO EVENTO Nome do evento: Tipo de evento: ☐Curso ☐Seminário ☐Workshop ☐Outros:_____________________________ Local: Data de início do evento: Data de término do evento: Número de horas previstas: Número total previsto de participantes: ☐ Categoria 1 - Grande porte (acima 500 participantes) ☐ Categoria 2 - Médio porte (de 300 a 500 participantes) ☐ Categoria 3 - Pequeno porte (de 100 a 300 participantes) Nome da instituição representada Número de participantes 2. IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE Nome da Instituição: Endereço completo da Instituição com CEP: Nome do Responsável Legal: Nome do Coordenador técnico/telefone/e-mail: Nome do Responsável pela prestação de contas/telefone/e-mail: Detalhamento da contrapartida do proponente: 3. DETALHAMENTO DO PROJETO
a. ANTECEDENTES A.1
A.1 máximo de 500 palavras.
b. JUSTIFICATIVA
c. OBJETIVO(S)C.1 C.1 máximo de 300 palavras
d. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
e. RESULTADOS ESPERADOS
f. METODOLOGIA PARA DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS
g. METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
h. ORÇAMENTO DETALHADOH.1,2 H.1 máximo de 600 palavras. CATEGORIA DE GASTOS ELEMENTOS DE DESPESAS VALOR R$
Categoria 1 Passagens Categoria 2 Diárias
Categoria 3
Hospedagem Alimentação Translado Locação de espaço físico Locação de equipamentos Material de consumo Material de divulgação Fotocópias e impressão Recursos humanos Tradução/editoração/diagramação e degravação
TOTAL H.2 verificar as orientações das categorias de gastos.
Anexo V - Termo de responsabilidade
O (A) NOME DA INSTITUIÇÃO por meio do projeto DESCRIÇÃO DO PROJETO se
compromete a:
1. Utilizar os recursos do financiamento exclusivamente para a realização de despesas
vinculadas ao objeto do projeto.
2. Respeitar os princípios básicos que norteiam a aplicação de recursos públicos.
3. Apresentar o Relatório Técnico e Financeiro das atividades desenvolvidas ao final do
projeto.
O (A) NOME DA INSTITUIÇÃO informa que NOME DO COORDENADOR DO
PROJETO participa da equipe executora na qualidade de Coordenador Responsável e
comprometendo-se a executar o projeto de acordo com Plano de Trabalho apresentado, bem como
prestar contas da execução financeira.
Local e data
_______________________________________________
NOME DO COORDENADOR DO PROJETO
_______________________________________________ NOME DO REPRESENTANTE LEGAL DA INSTITUIÇÃO
Anexo VI - Planilha de detalhamento do orçamento O detalhamento do orçamento está disponível em formato Excel.
Orçamento Detalhado
CATEGORIA 1 - Passagens Aéreas e Terrestres
Descrição Quantidade Valor Unitário Total
Passagens Nacional R$ - Passagens Nacional Terrestre R$ - Passagens Internacional R$ - Total R$ -
CATEGORIA 1 - Viáticos
Descrição Quantidade Valor Unitário Total
Diárias nacionais R$ - Diárias internacionais R$ - Total R$ -
CATEGORIA 3
Descrição Quantidade Valor Unitário Total
Hospedagem R$ - Alimentação R$ -
Almoço R$ - Coffee break R$ -
Translado R$ - Locação de espaço físico R$ - Locação de equipamentos R$ - Material de consumo R$ - Material de divulgação R$ - Fotocópias e impressão R$ - Recursos humanos R$ -
Tradução/editoração/diagramação e degravação R$ -
Total R$ - TOTAL GERAL R$ -
INSTITUIÇÃO:
Técnico Responsável
USO INTERNO DA OPAS: Unidade Técnica Responsável
Anexo VII - Comprovante de inscrição e de situação cadastral (CNPJ/CGC) Orientações: Anexar cópia do comprovante de inscrição e de situação cadastral Ir ao site da Receita Federal http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp Digite o CNPJ (sem ponto, barra ou hífen) Digite os caracteres ao lado na imagem Clicar em consultar
Ao clicar aparecerá o comprovante de inscrição e de situação cadastral. Imprimir
Anexo VIII- Estatuto da Instituição Orientações: Anexar cópia do estatuto da entidade pública ou privada, sem fins lucrativos, com a assinatura e carimbo do representante legal.
Anexo XI - Ata de nomeação do responsável legal da instituição Orientações: Anexar cópia Ata de nomeação do responsável legal da entidade pública ou privada, sem fins lucrativos.
Anexo X- Tela do Portal da Transparência – Cadastro das Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM) Orientações: Anexar cópia Tela do Portal da Transparência – Cadastro das Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM), de consulta realizada para a entidade pública ou privada, sem fins lucrativos. Ir ao site do Portal da Transparência http://www.portaltransparencia.gov.br/cepim/ Digite o CNPJ (sem ponto, barra ou hífen)
Clicar em efetuar consulta. Caso o resultado seja negativo será encontrado a mensagem “Não foram encontrados registros que atendam o seguinte critério de busca: Número do CNPJ”. E caso o resultado seja positivo será apresentado os registros em “inadimplência efetiva”ou “impugnados”. Essa situação não é permitida pela OPAS/OMS no Brasil. Imprimir o resultado da consulta e anexar.
Anexo XI - Regimento Interno; Orientações: Anexar cópia do regimento interno da entidade pública ou privada, sem fins lucrativos.
Anexo XII - Agenda prévia do evento; Orientações: Anexar a proposta de agenda do evento, com número de dias, descrição das atividades, etapas, datas previstas, público alvo, resultados a serem alcançados, palestrantes ou instituições convidadas.
Anexo XIII - Lista prévia de participantes do evento Orientações: A lista prévia de participantes do evento deve conter o nome das instituições a serem convidadas, público alvo número de vagas destinadas. Na prestação de contas, a lista de presença diária dos participantes deve ser utilizada o modelo abaixo.
Nome do evento:
Local:
Data:
Dia 1 – manhã/tarde
Nº Nome completo Organização Cargo RG E-mail Assinatura
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Anexo Ia - Balancete de execução Orientações: O modelo de prestação de contas para o balancete de execução está em formato excel. O envio nesse formato é obrigatório. IDENTIFICAÇÃO DO INSTRUMENTO: BR/SEM/xxxxx
PERÍODO: DE / / A / / EVENTO:
RECEITA
Recebi da OPAS/OMS, para a realização do evento acima indicado, a importância de: -
Rendimento da aplicação em poupança ou conta remunerada (quando houver) -
TOTAL RECEITA R$ -
DESPESA
DISCRIMINAÇÃO QUANTIDADE VALOR TOTAL
CATEGORIA 1
Passagens Nacionais -
Passagens Nacionais Terrestres -
Passagens Internacionais -
TOTAL CATEGORIA 1 R$ -
CATEGORIA 2
Diárias Nacionais -
Diárias Internacionais -
TOTAL CATEGORIA 2 R$ -
CATEGORIA 3
Hospedagem -
Alimentação -
Translado -
Locação de espaço físico -
Locação de equipamentos -
Material de consumo -
Material de divulgação -
Fotocópias e impressão
Recursos humanos -
Tradução/editoração/diagramação e degravação -
TOTAL CATEGORIA 3 R$ -
TOTAL EXECUTADO (cat. 1 + cat. 2 + cat. 3)
R$ -
RESUMO FINANCEIRO RECEITA R$ -
DESPESA R$ -
TOTAL GERAL R$ - Observação: Recurso executado
Coordenador do Evento (Assinatura e carimbo)
e-mail:
Anexo IIa - Relatório de receitas Orientações: O modelo de prestação de contas para o relatório de receitas está em formato excel. O envio nesse formato é obrigatório.
BR/SEM/XXXXXX
Mês/Ano a Mês/Ano
RECEBIMENTO DE RECURSOS
Data Nota de Empenho Nota Fiscal Valor Bruto INSS ISS Valor
Líquido
-
- - - -
TOTAL GERAL
-
RENDIMENTOS DE APLICAÇÃO "ANO"
Janeiro
-
Fevereiro
-
Março
-
Abril
-
Maio
-
Junho
-
Julho
-
Agosto
-
Setembro
-
Outubro
-
Novembro
-
Dezembro
-
TOTAL 0.00
RENDIMENTOS DE APLICAÇÃO "ANO"
Janeiro
-
Fevereiro
-
Março
-
Abril
-
Maio
-
Junho
-
Julho
-
Agosto
-
Setembro
-
Outubro
-
Novembro
-
Dezembro
-
TOTAL 0.00
TOTAL GERAL 0.00
Nome Instituição
Nome Responsável Setor
Contatos
Anexo IIIa - Relatório de aplicação dos recursos organizado conforme consta no Manual de Prestação de Contas Orientações: O modelo de prestação de contas para o Relatório de aplicação dos recursos está em formato Excel. O envio nesse formato é obrigatório. Contratante: Organização Pan-Americana de Saúde - OPAS/OMS Contratada: Curso e Seminário BR/SEM/xxxxxxx.xxx
Objeto do Projeto: Vigência: dd/mm/aaaa A dd/mm/aaaa Período de Execução: mm/aaaa a mm/aaaa
Item Fornecedor CNPJ / CPF Especificação da Despesa CH/OB/TRF Data Valor
TRANSPORTE DE SALDO -
1
2
3
4
5
6
7
TOTAL GERAL -
Unidade Executora Analista Responsável
Nome Instituição
Nome Responsável
Nome Responsável Setor / email
Anexo IVa - Relatório Técnico formato físico e digital; Orientações: O modelo de prestação de contas para o Relatório Técnico está em formato Word, esse deve ser enviado em assinado, carimbo pelo representante legal e coordenador técnico da atividade e em formato digital (gravar em CD). O envio nesse formato é obrigatório. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO Nº do Curso e Seminário BR/SEM/________ Instituição Executora: Título do evento/projeto: Coordenador/e-mail: Vigência do Projeto: Data liberação recursos (dd/mm/aaaa): EXECUÇÃO DO PROJETO
1. Ocorreu alteração dos objetivos propostos/aprovados? Caso SIM, comentar:
2. Quais os objetivos propostos e os objetivos alcançados? Justifique
3. Indique a taxa percentual (0 –100) de sucesso do projeto (objetivos alcançados/objetivos propostos) em relação ao cronograma da proposta. Justifique
4. As atividades previstas foram cumpridas?
5. Os resultados previstos foram alcançados? Quais os meios de verificação?
6. Relacione os fatores positivos e negativos e como eles têm contribuído ou dificultado na
execução do projeto
7. Em caso de haver publicação como resultado, favor anexar uma via.
PERSPECTIVAS DE IMPACTO DO PROJETO Avalie as perspectivas de impacto do projeto RESULTADOS Avalie os resultados obtidos
CONCLUSÃO Apresentar a avaliação final resumida do desempenho do projeto. Nome Responsável Cargo: Assinatura Data:
Anexo Va - Documentação comprobatória dos gastos efetuados conforme especificado no Manual de Prestação de Contas ORIENTAÇÃO
• Abrir uma conta bancária exclusivamente para movimentar os recursos recebidos da OPAS/OMS;
• Utilizar os recursos recebidos da OPAS/OMS exclusivamente na consecução do objeto previsto, nas atividades descritas e durante o período estabelecido no contrato;
• Os documentos fiscais deverão ser emitidos em nome da instituição beneficiada, no entanto, o número do Curso e Seminário deve ser mencionado; os documentos fiscais deverão ser todos atestados e carimbados com “confere com original”;
• Todos os valores registrados na prestação de contas deverão estar expressos em moeda nacional, para prestações de contas com gastos efetuados em moeda estrangeira, deve-se utilizar o câmbio das Nações Unidas quando for realizada a conversão;
• Os recursos recebidos pela OPAS/OMS não podem ser aplicados em fundos de investimento, ações ou quaisquer outros investimentos. Entretanto, os recursos podem ser aplicados em poupança ou em conta remunerada, os rendimentos obtidos deverão ser comprovados na prestação de contas correspondente, e poderão ser revertidos para cobrir despesas do evento. Caso não sejam utilizados, deverão ser devolvidos para OPAS/OMS.
• Extrato bancário de todo o período deverá ser anexado à prestação de contas; • Eventuais remanejamentos de orçamento que ultrapassem 10% dos elementos de despesa
autorizados de acordo com o instrutivo deverão ser registrados via Ofício e aprovado pela OPAS/OMS;
• Com o intuito de monitorar a idoneidade das instituições beneficiárias, estas estão sujeitas a uma visita da OPAS/OMS pelo período de 05 (cinco) anos, por isso é importante manter nos arquivos a documentação original comprobatória das despesas efetuadas e documentação de suporte referente a prestações de contas apresentadas a OPAS/OMS.
• Não será aceita como comprovante de despesas na prestação de contas Nota Fiscal emitida pela própria instituição beneficiária.
PROCEDIMENTOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS • Separe os documentos fiscais (notas fiscais, recibos, faturas, etc.) de acordo com sua data de
pagamento e de acordo com o extrato bancário por ordem cronológica. • Separe os extratos na ordem cronológica, observando que a movimentação financeira
COMPLETA da conta corrente deve constar no extrato. • Relacione os documentos fiscais em um sumário conforme Anexo IIIa. • No caso de contratação de recursos humanos, o Termo de Referência deve acompanhar o
recibo devidamente preenchido e assinado. • Faça uma fotocópia de cada nota fiscal do material permanente e do material bibliográfico,
junte-as, grampeei-as e coloque no final da prestação. • Elaborar o ofício de encaminhamento. Nele constará seu nome e título do projeto e os dados
do responsável pela prestação de contas e informações para contato caso seja necessário esclarecimentos. Observações e/ou esclarecimentos poderão ser registrados neste ofício.
• Confira sua Prestação de Contas e remeta-a à OPAS/OMS via correio. • Envie a planilha em excel por e-mail para a área responsável pela análise da prestação de
contas no seguinte endereço: [email protected] . • Caso esteja prevista a elaboração de publicação, a instituição deverá encaminhar uma via para
a OPAS/OMS junto com a prestação de contas final. • Havendo o planejamento de reuniões/conferências/seminários, é necessário enviar lista de
presença de participantes, agenda, entre outros documentos que deem suporte à realização do evento.
DESPESAS ELEGÍVEIS E DOCUMENTAÇÃO SUPORTE CATEGORIAS 1 e 2 - Passagens / diárias É necessária a apresentação da seguinte documentação: a) Autorização de viagem - especificando objetivo da viagem, período e número de diárias a serem pagas ao participante; b) Comprovantes de embarque; c) Relatório de Missão; d) Recibo de pagamento de diárias assinado pelo técnico/consultor Observação: A instituição poderá optar por pagar uma ajuda de custo ou uma diária. Não será aceito pagamento de diária e ajuda de custo concomitantemente. Somente será aceito, se todos os documentos mencionados acima forem apresentados. CATEGORIA 3 - Locação de equipamentos, hospedagem, alimentação, translado, locação de espaço físico, material de consumo, material de divulgação, fotocópias e impressão, tradução/editoração/diagramação e degravação Contratação de Locação de equipamentos, hospedagem, alimentação, translado, locação de espaço físico, material de consumo, material de divulgação, fotocópias e impressão, tradução/editoração/diagramação e degravação
1. Elaboração do Termo de Referência - Documento com as estimativas de preços dos materiais/serviços a serem adquiridos/executados, bem como suas características. Deverá constar também quantidade, prazo e local de entrega se for o caso.
2. Elaboração de solicitação de proposta - Documento deverá ser encaminhado a possíveis fornecedores. Na solicitação de proposta deverá conter o termo de referência, porém, sem a estimativa de valores. Encaminhar para no mínimo 05 fornecedores a fim de se obter um mínimo de 03 propostas válidas.
3. Após recebimento das propostas: Emissão da planilha de comparação de preços; 4. Aprovação, pelo menor preço, mínimo de 3 propostas válidas; 5. Emissão da autorização de fornecimento.
Recursos humanos
1. Elaboração do Termo de Referência - Documento descrevendo quais atividades que precisam ser executadas, bem como suas características e requisitos para cumpri-las.
2. Pesquisa de mercado - Listar os profissionais aptos a desenvolver a atividade proposta no Termo de Referência e disponibilidade.
3. Justificativa – elabore justificativa técnica sobre a escolha do profissional.
