Instituto Superior Técnico

Maria da Conceição IsaacEnterprise Content Management Specialist

Dezembro 2007

Fixed “Unstructured” Data

Ineficiências da Situação ActualEnterprise Information Explosion

Storage DemandPetabytes

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

1.800

2001 2002 2003 2004 2005 2006

Dynamic “Structured” Data

A informaçãoarmazenada cresce30% ao ano

Mais de 90% dos documentos têmorigem electrónica

Mais de 85% dainformação utilizadaé documentos nãoestruturados

São enviados por anomais de 600 biliões de mails

- Fontes Diversas

Ineficiências da Situação Actual

Em grandes organizaçõesperdem-se documentoem cada 12 segundos

Mais de 65% dainformação está sujeitaa prazos de retenção95% dos registos estãosujeitos a destruição

67% da informaçãoperdida estádirectamente relacionadacom erros manuseamento

É comum arquivar de forma errada 2-7% dos documentos

• Dificuldade de manutenção e gestãode vastos volumes documentais

• Dificuldade de acesso ao documentosem papel

• Falta de protecção contra “desastres”

• Dificuldade em responder rapidamente àssolicitações

• Dificuldade em partilhar geograficamenteconteúdos estáticos

• Dificuldade de preservação dos documentos

• Falta de recursos

• Decisões, documentos oficiais e outrosregistos importantes estãoencapsulados em mensagens de correioelectrónico, documentando importantestransacções de negócio

• As mensagens de correio devem ser consideradas formalmente e partilharo mesmo estatuto de outrosdocumentos de negócio

São gerados mais de 35 biliões

de mails por dia(Fonte: IDC)

“In today’s highly regulated and litigious world, an enterprise that fails to manage email as a record is testing fate.”

Gartner Group

““In todayIn today’’s s highly highly regulated and regulated and litigious world, litigious world, an enterprise an enterprise that fails to that fails to manage email manage email as a record is as a record is testing fate.testing fate.””

Gartner GroupGartner Group

Ineficiências da Situação Actual

Philip Morris

Fined 2.7 Million

by court

Zubulake v. UBS

Warburg

Unable t

o

Produce

Corporat

e

Email Re

cords

WILLFULLY DISTROYED EMAIL

JP Morgan Fined 2.1

Million by SEC

DID NOT RETAIN LONG ENOUGH

Murphy Oil vs.

Fluor Daniel

DID NOT DELETE ENOUGH EMAIL

DELETED TOO MUCH EMAIL

Ineficiências da Situação Actual

Standards e ConformidadeStandards e Conformidade

• Sarbanes-Oxley

• Basel II – for Banks

• EU Data Protection Directive -Data Protection Acts

• NP 4438 (ISO)

• MoReq

• ISO 9000 Series

• Freedom of Information Legislation

• …

Non -compliance is not an option

Litigation can be an even

bigger issue

Non -compliance is not an option

Litigation can be an even

bigger issue

Exigências Legislativas

Internet, e-goverment…

Qual é de facto a realidade empresarial?

Conteúdos Processos

• Será a falta de gestão e controlo dos documentos aumenta a exposição dasorganizações aos riscos relacionados com o não cumprimento da legislação, e fá-las incorrerem situações de litigio ou até de penalizações?

• Será que se está a condicionar e até a prejudicara produtividade, por falta de acesso facilitado à informação que se encontra, na maioria das vezes, dispersageograficamente?

85% não têm programasformais de gestão de registos

47% não incluem registoselectrónicos

38% não seguem de forma regular as politicas RIM

93% acreditam que virão a terlitigios pela falta dadefinição politicas regul.

62% têm dúvidas de poderdefender os seus própriosregistos

67% duvidam que osdepartamentos de TI’sentendam as politicas de RIM

Survey data from Cohasset Associates “A Call To Action”AIIM and ARMA 2003 study

• Será que os “Records/Registos” da vossaorganização estão actualizados ou estarãoalguns a ser retidos por tempo demasiado e outros destruídos antes do tempo?

• É dificil gerir os ciclos de vida da informação?

• Será que o cumprimentos da legislação, normase regulamentações, está em causa ou atépossivelmente em perigo, pela falta de um sistema electrónico que vos permita controlar osRegistos?

Qual é de facto a realidade empresarial?

Conteúdos Processos

85% não têm programasformais de gestão de registos,

47% não incluem registoselectrónicos.

38% não seguem de forma regular as politicas RIM

93% acreditam que virão a terlitigios pela falta dadefinição politicas regul.

62% têm dúvidas de poderdefender os seus própriosregistos

67% duvidam que osdepartamentos de TI’sentendam as politicas de RIM

Survey data from Cohasset Associates “A Call To Action”AIIM and ARMA 2003 study

BOAS PRBOAS PRÁÁTICAS PARA A CRIATICAS PARA A CRIAÇÇÃO E MANUTENÃO E MANUTENÇÇÃOÃODOS DOCUMENTOS COMO FORMA DE PROTEGERDOS DOCUMENTOS COMO FORMA DE PROTEGER

A MEMA MEMÓÓRIA FUTURARIA FUTURA

SECULO XXI SECULO XXI –– O O ssééculoculo do CONHECIMENTOdo CONHECIMENTO

CIDADANIA DIGITALCIDADANIA DIGITAL

MAIS CONHECIMENTO MAIS CONHECIMENTO –– MELHOR CIDADANIAMELHOR CIDADANIA

"As IDC predicted, the content applications markets have taken off, because customers have realized that they can not conduct business if they can't find or manage their

information,"

"Drivers for these markets include the need for regulatory compliance and records management, as well as

proven ROI for ecommerce and sales support.In the future, IDC believes that these markets will also be fueled by

interest in improving the productivity of information workers."

Susan Feldman, Research Vice President for Content Management and Retrieval Solutions Research at IDC

Qual é o futuro?

Gerir

Desenvolver

Gestores

UtilizadoresAutores

Conteudos

SistemasInformação

Criar DisponibilizarConteúdo

Gestão de Conteúdos/Documentos

• Gerir a criação dos documentos internos e externos

• Organizar electronicamente os documentos(estrutura de arquivo)

• Gerir o ciclo de vida dos documentos

• Histórico das acções sobre os documentos

• Gerir versões

• Gerir a circulação e aprovação electrónicados documentos

• Pesquisas de documentos e conteúdos

• Facilidade de utilização

• Reduzir as tarefas repetitivas

Gestão de Conteúdos/Documentos

Captura Gestão Pesquisa Disponibilização Integração

Documentos / Conteúdos

Digitalização

Fax ServerWeb Server

MS-Office

Origem Externa

Origem Interna

• Criação de Documentos• Integração Ms-Office• Gestão de Ciclo de Vida• Pesquisas• Controlo de Versões• Conversões• Publicação• Distribuição• Arquivo

Gestão de Conteúdos/Documentos

Devem disponibilizar:• Arquitectura Escalável e Modular• Desenho baseado em sistemas

abertos• Facilidade de Utilização• Funções Out-of-the-Box• Segurança• Alta Integridade de Dados• Presença de Mercado• Capacidade Técnica• Tecnologia Reconhecida

Indexação

• A classificação pode ser efectuada de forma manual ou automatizada.

• Automática para documentos estruturados:• Formulários • Inquéritos

ou semi-estruturados:• Facturas de Fornecedores• Notas de Encomenda

podem ser utilizados produtos específicos para captura automática de dados. Alguns dos dados captados poderão ser disponibilizados a sistemas ou aplicações de negócio.

• Para todos os outros tipo de documentos, poderáser efectuada uma pré classificação, através de reconhecimento de códigos de barra ou motores de OCR

Interpretação Automática de Documentos

• e-mail• Papel• Fax• Web• XML• PDF• Imagem• …

• ERP• CRM• G. Conteúdos• Arquivo• Aplic. Neg.• Mainframe•…

DestinoOrigem

Readsoft DOCUMENTS

Documentos Estruturados

Documentos Semi-

Estruturados

Readsoft DOCUMENTS

Digitalização, interpretação e disponibilizaçãoa outras aplicações…

Captar CRM

ERP

Arquivo

G. Conteúdos

Encomendas

MailroomsMailrooms

Semi-estruturados

Estruturados

Não-estruturados

Orden Encam

IndexingIndexing

Readsoft DOCUMENTS

Records Management

Retenção e ExpurgoRetenRetenççãoão e e ExpurgoExpurgo

Processos de NegócioProcessosProcessos de de NegNegóóciocio

Criação e UtilizaçãoCriaCriaççãoão e e UtilizaUtilizaççãoão

CaptarCaptar osos RegistosRegistos

LegislaLegislaççãoãoConteúdos do UtilizadorConteConteúúdosdos do do UtilizadorUtilizador

Records Management - Conformidade

Expurgo

Transição

Revisão

FileNet Records Management

Records Management

Efectua a Gestão Electrónica dos Registos

Gestão de Plano de Classificação

Possibilita, que o utilizador possafacilmente utilizar, gerir e pesquisarconteúdos em múltiplos repositórios

Efectua um controlo eficaz da segurançados registos

Permite a implementação e fortalecimento das politicas legais, efectuando uma eficiente gestão dos prazos de retenção

Disponibiliza mecanismos de controlo e auditoria

Workflows pré-definidos

ClienteClienteCliente ServiServiççoo a a ClientesClientes

ResoluResoluççãoão do do PedidoPedido

CaptarCaptar RegistoRegistoPedidoPedido

ReclamaReclamaççãoão

e-Mail Management

FileNet Records Management

Records Management

• Records Management é tecnologia, legislação e arquivo

• Abordagem multi-disciplinar

• O Records Management é um conjuntode competências e processos

Business ProcessManagement

Os Processos: O Momento da Decisão

Estaremos a cumprir com todosos passosnecessários?

Estarão a ser envolvidas as pessoasadequadas?

Será tomada a decisão correctaquandonecessário?

Business ProcessManagement

• 70% of executives surveyed said the performance of internal business processes have a direct impact on their firms.

• Only 10% of those surveyed said that they have sufficient visibility of business process to respond quickly and appropriately to change.

• An alarming 41% of executives say their firms do not manage in any systematic way the risks involved in changing processes.

Business Process ManagementMuito mais queautomatização

WORKFLOW – Business Process Management

Gestão de Tarefas, Intervenientes, Acções e Prazos

Capacidade de rápida adequaçãodos processos em reorganizaçõesou alterações legislativas

Análise, Simulação e Optimização

Melhoria contínua dos processos

Business Process Management – Mais que Workflow

Business Activity Monitor - DashboardsBusiness Activity Monitor - Dashboards

AnáliseAnálise

SimulaçãoSimulação

Metodologias

Anatomia de um Business Case

Análise da situação

Ambito, patrocinadores e objectivos

Pesquisa e Selecção

Incluir várias opções e analisar prós/contra

Justificação

Custo Total do Insucesso (TCF)

Beneficios intangíveis na melhoria dos processos de negócio

Beneficios tangíveis na melhoria dos processos de negócio (ROI)

Implementação

Pensar Grande - Começar Pequeno

Caso Prático

Quick-Win

Recomendações

Não se esqueçam de medir os resultados

Modelo de Implementação – Melhores Práticas

Planeamento das actividades do projectoAnálise dos requisitos – documentos, processos, estruturaorganizacionalConfiguração técnica da solução de acordo com os requisitosidentificadosTestes à SoluçãoFormação (utilização e administração)Entrada em Produção

•Monitorar

•Reportar

•Analisar

•Melhorar

Planea-mento eAnálise

Configu-ração

Testes Formação EntradaProdução

Gestão da Mudança

Gestão de Projecto

Casos Práticos

Criação Macro Estrutura Temática – Áreas Fim

Análise da Situação

Ambito – Criação do Plano

Patrocinadores – Secretaria-Geral e Divisão de Documentação eArquivo

Objectivos – Criação do Plano a dois níveis dentro dos prazos ecom o envolvimento de todos os organismos de um Ministério

Pesquisa, Selecção e Justificação

Incluir várias opções, analisar e decidir

Contratação do Fornecedor

• Constituição da Equipa de Projecto

• Apresentação do projecto a todos os intervenientes

• Reuniões com os serviços para apresentação da metodologia e prazos– entrega de FRD

• Elaboração do Plano em estreita colaboração com a equipa de Projecto

• Apresentação do Plano aos Organismos e recolha de sugestões

• Elaboração da Versão Final

Implementação

4 meses

Planeamento Recolha ElaboraçãoDiscussão

Versão Final

Gestão da Mudança

Gestão de Projecto

Consolidação

Aumento de ProdutividadeAumento de Produtividade 67%67%

A mesma equipa processa mais 25% de documentos com uma performance superior em 55%

45.000 docs/ano

18 dias

60.000 docs/ano

8 dias

Processo de Digitalização, Conferência e Aprovação de Documentos

Tempo Médio de Processamento

AntesAntes DepoisDepois

Conclusões

• Identificação de factores críticosp/funcionamento serviços

• Identificação de iniciativas

• Definição de prioridades• Valorização

Profissional

• Formação

• Suporte

• Análise situação actual

• Identificação defuturas necessidades

• Iniciativas intermédias

• Gestão da mudança

• Definição de processos

EstratEstratéégiagia

ProcessosProcessosProcessos

PessoasPessoas TecnologiaTecnologia

O planeamento é a chave do sucesso da implementação

Gestão da Mudança

Garantir o envolvimento de um conjunto representativode elementos que possam patrocinar o projecto

Identificar as funções principais do negócio

Entrevistar os utilizadores para melhor percepçãodos desafios que enfrentam e recolher a informaçãorelevante ao projecto

Identificar onde e em que formato se encontrapresentemente o conhecimento/informação

Garantir que os intervenientes aceitamculturalmente a necessidade da partilhada informação

Gestão da Mudança

Realizar acções de comunicação que permitam garantir o envolvimento dos utilizadores e fomentar a aceitação do projecto

Realizar acções de formação orientadasàs funcionalidades e não à tecnologia de forma a preparar eficientemente os utilizadores para a nova forma de trabalho

Garantir um suporte eficiente e local à entrada em produção acompanhado das acções de informaçãoadequadas

Conclusões

eGovermentSimplex

eGovermentApresentação de Francisco García Móran – Comissão Europeia

Francisco García Móran- European Commission

Director General for Informatics

CanaisCanais

UtenteUtente

Internet

ColaboradoresInternos

PrestadoresServiços

Entidades Oficiaise Jurídicas

Clientes

InternetInternetExtranetExtranet

OutrosOutros IntranetIntranet

Diferentes Canais – Múltiplos Conteúdos

A implementação de um repositório electrónico de informação corporativo, disponível a toda a Organização, permitirá a criação de um local centralizado de suporte a toda a informação.

As plataformas desta natureza assentam sobre arquitecturas abertas e orientadas à Web, o que poderátransformar-se num canal impulsionador da virtualizaçãode processos das Organizações

Acrescentam valor às Organizações que pretendam:

Ter independência no acesso a informação

Ter maior rapidez de acesso aos conteúdos

Criar os alicerces para suporte electrónico dos conteúdos potenciando o seu eventual intercambio electrónico

Permitem responder às necessidades existentes e ajudar a resolver grande parte dos problemas identificados

Grande Desafios – Maiores Benefícios

Maria da Conceição Isaacconceicao.isaac@gmail.com

Tel.: + 351 913287976