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Instruções para elaboração e Instruções para elaboração e protocolo de RMS protocolo de RMS - Requisição de Material ou - Requisição de Material ou Serviço - Serviço - Seção Técnica de Materiais – UNESP – Campus de São José do Rio Preto - maio/2012 -

Instruções para elaboração e protocolo de RMS - Requisição de Material ou Serviço -

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Instruções para elaboração e protocolo de RMS - Requisição de Material ou Serviço -. Seção Técnica de Materiais – UNESP – Campus de São José do Rio Preto - maio/2012 -. Modelo padrão de RMS. Outros Modelos de RMS - Passagens aéreas -. Outros Modelos de RMS - Auxílio Financeiro a Docentes -. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Instruções para elaboração e Instruções para elaboração e protocolo de RMS protocolo de RMS

- Requisição de Material ou Serviço -- Requisição de Material ou Serviço -

Seção Técnica de Materiais – UNESP – Campus de São José do Rio Preto

- maio/2012 -

Page 2: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Modelo padrão de RMSModelo padrão de RMS

Page 3: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Outros Modelos de RMSOutros Modelos de RMS- Passagens aéreas - - Passagens aéreas -

Page 4: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Outros Modelos de RMSOutros Modelos de RMS- Auxílio Financeiro a Docentes - Auxílio Financeiro a Docentes

--

Page 5: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Outros Modelos de RMSOutros Modelos de RMS- Auxílio Financeiro a - Auxílio Financeiro a

Estudantes -Estudantes -

Page 6: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Outros Modelos de RMSOutros Modelos de RMS - Ajuda de Custo – Docentes - Ajuda de Custo – Docentes

externosexternos

Page 7: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Itens essenciais da RMS Itens essenciais da RMS no momento do protocolono momento do protocolo

• Número da RMSNúmero da RMS• Unidade requisitanteUnidade requisitante• Número do itemNúmero do item• Quantidade do itemQuantidade do item• Unidade de medida do itemUnidade de medida do item• Descrição do material ou serviçoDescrição do material ou serviço• Valor estimadoValor estimado• Justificativa para aquisição / contrataçãoJustificativa para aquisição / contratação• Indicação de recursos orçamentáriosIndicação de recursos orçamentários• Assinatura do requisitanteAssinatura do requisitante• Assinatura da DSAA / Seção Técnica de MateriaisAssinatura da DSAA / Seção Técnica de Materiais• Informações AdicionaisInformações Adicionais• Orçamento anexoOrçamento anexo

Page 8: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

1. Número da RMS1. Número da RMS

Solicitar, por telefone ou pessoalmente, Solicitar, por telefone ou pessoalmente, os números de RMS para:os números de RMS para:

• Seção Técnica de Materiais – Seção Técnica de Materiais – requisições de comprarequisições de compra

• DSAA – requisições de contratação de DSAA – requisições de contratação de serviçoserviço

Page 9: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

2. Unidade Requisitante2. Unidade Requisitante

Serão considerados como “Unidade Requisitante”:Serão considerados como “Unidade Requisitante”:

Departamentos de EnsinoDepartamentos de Ensino Coordenadorias de CursosCoordenadorias de Cursos Coordenadorias de Programas de Pós-GraduaçãoCoordenadorias de Programas de Pós-Graduação Diretorias TécnicasDiretorias Técnicas Diretorias de ServiçosDiretorias de Serviços Seções AdministrativasSeções Administrativas Setores AdministrativosSetores Administrativos

Caso o recurso seja proveniente de projetos, o docente Caso o recurso seja proveniente de projetos, o docente responsável pelo projeto deverá assinar a RMS, e, no responsável pelo projeto deverá assinar a RMS, e, no campo requisitante, deverá indicar seu nome na frente da campo requisitante, deverá indicar seu nome na frente da identificação do Departamento ao qual pertence.identificação do Departamento ao qual pertence.

Page 10: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Estrutura AdministrativaEstrutura AdministrativaCampus de São José do Rio Campus de São José do Rio

PretoPreto

** considerar no organograma o Restaurante Universitário, submetido à DTAd e o Departamento de Matemática Aplicada aos Departamentos de Ensino

Page 11: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

3. Número do Item3. Número do Item Elencar os itens em ordem crescente Elencar os itens em ordem crescente (1, 2, 3,...)(1, 2, 3,...)

4. Quantidade do Item4. Quantidade do ItemIndicar a quantidade a ser adquirida. Não tem limite de Indicar a quantidade a ser adquirida. Não tem limite de itens a serem adquiridos em uma mesma RMS. Caso o itens a serem adquiridos em uma mesma RMS. Caso o número de itens ultrapasse a quantidade de linhas do número de itens ultrapasse a quantidade de linhas do modelo padrão da RMS, o valor estimado deverá ser modelo padrão da RMS, o valor estimado deverá ser transportado para outra folha e dar sequência na descrição transportado para outra folha e dar sequência na descrição dos demais itens.dos demais itens.

5. Unidade de medida do Item5. Unidade de medida do ItemIndicar a unidade de medida (ex.: unidade, caixa, litro, Indicar a unidade de medida (ex.: unidade, caixa, litro, frasco, pino, resma, pacote, etc). Quando a unidade se frasco, pino, resma, pacote, etc). Quando a unidade se referir a embalagens com quantidade superior a uma referir a embalagens com quantidade superior a uma unidade, indicar, na frente do material a quantidade que unidade, indicar, na frente do material a quantidade que deverá constar em cada embalagem (caixa, pino, resma, deverá constar em cada embalagem (caixa, pino, resma, pacote, etc)pacote, etc)

Page 12: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

6. Descrição do material ou 6. Descrição do material ou serviçoserviço

"O sucesso de uma boa compra depende da descrição do "O sucesso de uma boa compra depende da descrição do objeto"objeto"

Na RMS deverá constar a descrição detalhada do objeto, sem Na RMS deverá constar a descrição detalhada do objeto, sem indicação de marca e modelo. Acrescentar o maior indicação de marca e modelo. Acrescentar o maior detalhamento possível, para que os licitantes encaminhem o detalhamento possível, para que os licitantes encaminhem o orçamento com as descrições corretas do que se pretende orçamento com as descrições corretas do que se pretende comprar / contratar.comprar / contratar.

Lei Federal nº 8.666/93 Lei Federal nº 8.666/93 Artigo 14:Artigo 14: “ “Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu

objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causadado causa””

Artigo 15, parágrafo 7º:Artigo 15, parágrafo 7º: “ “Nas compras deverão ser observadas ainda:Nas compras deverão ser observadas ainda: I – a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de I – a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de

marcamarca””

Page 13: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Exceções:Exceções:

• Caso haja a necessidade de padronização de mobiliários pré-Caso haja a necessidade de padronização de mobiliários pré-existentes no local, encaminhar a justificativa e indicar a existentes no local, encaminhar a justificativa e indicar a marca, modelo e cor que se deve adquirir. Para que seja marca, modelo e cor que se deve adquirir. Para que seja utilizada esta justificativa, o sistema patrimonial deverá conter utilizada esta justificativa, o sistema patrimonial deverá conter o registro do bem pré-existente.o registro do bem pré-existente.

• Caso haja algum experimento em andamento e o produto Caso haja algum experimento em andamento e o produto químico a ser adquirido deva ser de determinada marca para químico a ser adquirido deva ser de determinada marca para que não altere o resultado do experimento – encaminhar que não altere o resultado do experimento – encaminhar justificativa e indicar a marca que deve ser adquirida;justificativa e indicar a marca que deve ser adquirida;

• Em caso de exclusividade, a RMS deverá vir acompanhada do Em caso de exclusividade, a RMS deverá vir acompanhada do orçamento e Carta de Exclusividade da empresa, emitida por orçamento e Carta de Exclusividade da empresa, emitida por Órgão da Categoria ou Entidade de Classe.Órgão da Categoria ou Entidade de Classe.

• Demais casos em que fique demonstrada que apenas Demais casos em que fique demonstrada que apenas determinada marca atenda ás necessidades do requisitante. determinada marca atenda ás necessidades do requisitante. Lembramos que justificativas como “é a melhor marca”, “rende Lembramos que justificativas como “é a melhor marca”, “rende mais”, etc, deverão ser comprovadas, caso a concorrência mais”, etc, deverão ser comprovadas, caso a concorrência solicite tal comprovação.solicite tal comprovação.

Page 14: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

7. Valor estimado7. Valor estimado

Para que possamos comprovar o valor estimado indicado Para que possamos comprovar o valor estimado indicado na RMS, esta deverá ser protocolada, acompanhada de 1 na RMS, esta deverá ser protocolada, acompanhada de 1 orçamento no mesmo valor mencionado.orçamento no mesmo valor mencionado.

O valor estimado será utilizado para verificação de O valor estimado será utilizado para verificação de disponibilidade orçamentária. Caso no momento da compra disponibilidade orçamentária. Caso no momento da compra o valor final seja superior ao estimado, dependeremos de o valor final seja superior ao estimado, dependeremos de autorização da Seção Técnica de Finanças para autorização da Seção Técnica de Finanças para concretização da compra.concretização da compra.

• Preço unitário (atacado)Preço unitário (atacado)

**Detalhes a respeito do orçamento que deverá acompanhar a RMS serão abordados **Detalhes a respeito do orçamento que deverá acompanhar a RMS serão abordados mais adiante.mais adiante.

Page 15: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

8. Justificativa para aquisição / 8. Justificativa para aquisição / contrataçãocontratação

• Na justificativa deverá constar os Na justificativa deverá constar os motivos pelos quais a motivos pelos quais a compra/contratação deva ser efetuada.compra/contratação deva ser efetuada.

• Justificativas como: “para uso do Justificativas como: “para uso do Departamento”, “para uso do Departamento”, “para uso do Instituto”, não serão aceitas pelo Sr. Instituto”, não serão aceitas pelo Sr. Diretor. As justificativas deverão ser Diretor. As justificativas deverão ser mais detalhadas.mais detalhadas.

Page 16: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

9. Indicação de Recursos 9. Indicação de Recursos OrçamentáriosOrçamentários

Neste campo, deverão constar todos os dados Neste campo, deverão constar todos os dados referentes aos recursos que serão utilizados para referentes aos recursos que serão utilizados para adquirir / contratar tal solicitação.adquirir / contratar tal solicitação.

Caso os recursos a serem utilizados sejam do Caso os recursos a serem utilizados sejam do Instituto, deverá constar “Recursos da Direção”.Instituto, deverá constar “Recursos da Direção”.

Não será aceita RMS sem a indicação dos Não será aceita RMS sem a indicação dos recursos, considerando o disposto no artigo 14 da recursos, considerando o disposto no artigo 14 da Lei Federal nº 8.666/93: “Lei Federal nº 8.666/93: “Nenhuma compra será Nenhuma compra será feita sem... indicação dos recursos orçamentários feita sem... indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causacausa””

Page 17: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

10. Assinatura do 10. Assinatura do requisitanterequisitante

A RMS deverá ser assinada pelo responsável pela A RMS deverá ser assinada pelo responsável pela Unidade Requisitante que constar no seu topo, cuja Unidade Requisitante que constar no seu topo, cuja assinatura deverá ser identificada por carimbo ou assinatura deverá ser identificada por carimbo ou nome por extenso.nome por extenso.

Caso o recurso seja proveniente de projetos, o Caso o recurso seja proveniente de projetos, o docente responsável pelo projeto deverá assinar a docente responsável pelo projeto deverá assinar a RMS, e, no campo requisitante, deverá indicar seu RMS, e, no campo requisitante, deverá indicar seu nome na frente da identificação do Departamento nome na frente da identificação do Departamento ao qual pertence.ao qual pertence.

** Cuidado! Algumas Unidades Requisitantes estão solicitando material ** Cuidado! Algumas Unidades Requisitantes estão solicitando material

com recursos pelos quais não são responsáveis. *Gera Termo de com recursos pelos quais não são responsáveis. *Gera Termo de Responsabilidade e depois alegam não serem os responsáveis.Responsabilidade e depois alegam não serem os responsáveis.

Page 18: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

11. Conferência da RMS 11. Conferência da RMS pela DSAA ou pela DSAA ou

Seção Técnica de MateriaisSeção Técnica de Materiais

• Este procedimento se faz necessário para que Este procedimento se faz necessário para que os itens da RMS sejam conferidos e estejam os itens da RMS sejam conferidos e estejam corretos e de acordo com as exigências corretos e de acordo com as exigências legais.legais.

• Caso este procedimento não seja cumprido, Caso este procedimento não seja cumprido, corre-se o risco de, após protocolada, a RMS corre-se o risco de, após protocolada, a RMS retorne ao requisitante, para que providencie retorne ao requisitante, para que providencie as devidas correções e/ou alterações, as devidas correções e/ou alterações, atrasando os procedimentos necessários para atrasando os procedimentos necessários para efetivação da compra/contratação.efetivação da compra/contratação.

Page 19: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

12. Informações adicionais12. Informações adicionais

• Nos casos de conserto de equipamentos, deverá ser Nos casos de conserto de equipamentos, deverá ser mencionado o número do patrimônio do bem a ser mencionado o número do patrimônio do bem a ser reparado;reparado;

• Quando for solicitado bem permanente, deverá ser Quando for solicitado bem permanente, deverá ser indicado o local onde será instaladoindicado o local onde será instalado;;

• Quando houver data definida para utilização do Quando houver data definida para utilização do material solicitado, esta deverá ser indicada para material solicitado, esta deverá ser indicada para que possamos programar a entrega (observar que a que possamos programar a entrega (observar que a RMS deverá ser protocolada com tempo suficiente RMS deverá ser protocolada com tempo suficiente para o cumprimento dos trâmites processuais)para o cumprimento dos trâmites processuais)

• Outras informações que entendam serem Outras informações que entendam serem necessárias.necessárias.

Page 20: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Fluxograma trâmite RMSFluxograma trâmite RMS

** BUSCAR MELHOR VISUALIZAÇÃO NA PÁGINA DA STM

Page 21: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

13. Orçamento anexo à RMS13. Orçamento anexo à RMSO orçamento anexado à RMS servirá para:O orçamento anexado à RMS servirá para:

• Servir como preço referencial, quando da análise dos demais Servir como preço referencial, quando da análise dos demais orçamentos obtidos pela STM, em atendimento ao disposto no Decreto orçamentos obtidos pela STM, em atendimento ao disposto no Decreto Estadual nº 34.350, de 11/12/1991;Estadual nº 34.350, de 11/12/1991;

• Comprovar o valor estimado na RMS;Comprovar o valor estimado na RMS;

• Demonstrar a forma como o mercado descreve/comercializa o Demonstrar a forma como o mercado descreve/comercializa o material/serviço solicitado;material/serviço solicitado;

• Caso outras empresas não retornem nossa solicitação de orçamento, a Caso outras empresas não retornem nossa solicitação de orçamento, a compra/contratação não será prejudicada – entraremos em contato com compra/contratação não será prejudicada – entraremos em contato com a empresa que forneceu o orçamento e verificar a possibilidade de a empresa que forneceu o orçamento e verificar a possibilidade de contratação;contratação;

Page 22: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Por que o orçamento emitido Por que o orçamento emitido pela internet não deve ser pela internet não deve ser

utilizado?utilizado?• A maioria das empresas que disponibilizam preços em seus sites A maioria das empresas que disponibilizam preços em seus sites

não comercializam com o Estado, nas condições exigidas pela não comercializam com o Estado, nas condições exigidas pela legislação (preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento legislação (preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento após a entrega do material, pagamento mediante depósito em após a entrega do material, pagamento mediante depósito em conta no Banco do Brasil ou emissão de boleto bancário, emissão conta no Banco do Brasil ou emissão de boleto bancário, emissão de nota fiscal eletrônica, isenção de cobrança de frete, etc.)de nota fiscal eletrônica, isenção de cobrança de frete, etc.)

• Apresentam preços inferiores aos de mercado*, considerando que Apresentam preços inferiores aos de mercado*, considerando que o pagamento, geralmente é antecipado à entrega, utilizando-se de o pagamento, geralmente é antecipado à entrega, utilizando-se de cartões de crédito.cartões de crédito.

• Não apresentam a data de validade da proposta, correndo-se o Não apresentam a data de validade da proposta, correndo-se o risco de, após a emissão da Nota de Empenho, a empresa não risco de, após a emissão da Nota de Empenho, a empresa não manter o preço. Ocorrendo isto, o processo retornará para STM manter o preço. Ocorrendo isto, o processo retornará para STM informá-lo novamente, devendo ser emitida nova Nota de informá-lo novamente, devendo ser emitida nova Nota de Empenho, atrasando ainda mais a entrega do material (os sites Empenho, atrasando ainda mais a entrega do material (os sites trabalham muito com preço promocional).trabalham muito com preço promocional).

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Condições legais para Condições legais para contratar com a UNESP:contratar com a UNESP:

• Preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento Preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento (contados após a entrega) – Decreto Estadual nº 43.914, de (contados após a entrega) – Decreto Estadual nº 43.914, de 26/03/199926/03/1999

• Pagamento deverá ser efetuado por meio de depósito Pagamento deverá ser efetuado por meio de depósito bancário em agência do Banco do Brasil – Decreto Estadual bancário em agência do Banco do Brasil – Decreto Estadual nº 55.357, de 18/01/2010 – artigo 2º (exceção: pagamento nº 55.357, de 18/01/2010 – artigo 2º (exceção: pagamento por meio de boleto bancário);por meio de boleto bancário);

• Em se tratando de aquisição de materiais, a empresa Em se tratando de aquisição de materiais, a empresa deverá fornecer Nota Fiscal Eletrônica (Venda) – Portarias deverá fornecer Nota Fiscal Eletrônica (Venda) – Portarias CAT nº 162 de 29/12/2008 e nº 173, de 01/09/2009;CAT nº 162 de 29/12/2008 e nº 173, de 01/09/2009;

Page 25: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Orçamento legalmente válido Orçamento legalmente válido deve conter:deve conter:

• Data de sua emissão;Data de sua emissão;

• Preço unitário e total;Preço unitário e total;

• Prazo de entrega em nosso almoxarifado;Prazo de entrega em nosso almoxarifado;

• Marca e modelo (se for o caso);Marca e modelo (se for o caso);

• Prazo de validade do orçamento (mínimo de 30 dias);Prazo de validade do orçamento (mínimo de 30 dias);

• Condições de pagamento: 30 dias após a entrega, com depósito bancário em Condições de pagamento: 30 dias após a entrega, com depósito bancário em agência do Banco do Brasil (regra) ou por meio de boleto bancário(exceção) - agência do Banco do Brasil (regra) ou por meio de boleto bancário(exceção) - *CadUni*CadUni

• Número da agência e conta corrente no Banco do Brasil;Número da agência e conta corrente no Banco do Brasil;

• Dados cadastrais: razão social, endereço, telefone, e-mail e CNPJ da empresa Dados cadastrais: razão social, endereço, telefone, e-mail e CNPJ da empresa

• Informar se a Nota Fiscal será de Venda ou Prestação de Serviços;Informar se a Nota Fiscal será de Venda ou Prestação de Serviços;

• Se a Nota Fiscal for de Venda de Materiais, a mesma deverá ser, Se a Nota Fiscal for de Venda de Materiais, a mesma deverá ser, obrigatoriamente, Eletrônica.obrigatoriamente, Eletrônica.

Page 26: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

CadUniCadUni

No CadUni – Cadastro Unificado de No CadUni – Cadastro Unificado de fornecedores da UNESP, não fornecedores da UNESP, não conseguimos cadastrar dados para conseguimos cadastrar dados para pagamento que sejam diversos de pagamento que sejam diversos de depósito em conta corrente no Banco depósito em conta corrente no Banco do Brasil ou boleto bancário.do Brasil ou boleto bancário.

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Page 29: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Efetivação da Compra / Efetivação da Compra / ContrataçãoContratação

Selecionado o fornecedor, com base em Selecionado o fornecedor, com base em sua proposta comercial é emitida uma sua proposta comercial é emitida uma Nota de Empenho a seu favor, que o Nota de Empenho a seu favor, que o autoriza a entregar o material ou autoriza a entregar o material ou executar o serviço. O executar o serviço. O conjunto proposta conjunto proposta comercial –comercial – nota de empenho tem valor nota de empenho tem valor de contratode contrato e gera obrigações e direitos e gera obrigações e direitos tanto ao fornecedor como à UNESP – Lei tanto ao fornecedor como à UNESP – Lei Federal nº 8.666/93, artigo 62, parágrafo Federal nº 8.666/93, artigo 62, parágrafo 2º.2º.

Page 30: Instruções para elaboração e  protocolo de RMS  - Requisição de Material ou Serviço -

Diante do exposto, conclui-se que a relação Diante do exposto, conclui-se que a relação contratual somente estará estabelecida contratual somente estará estabelecida após a emissão da Nota de Empenho.após a emissão da Nota de Empenho.

Assim, Assim, despesas geradas por serviços despesas geradas por serviços realizados e compras efetuadas antes da realizados e compras efetuadas antes da emissão da Nota de Empenho, serão de emissão da Nota de Empenho, serão de responsabilidade do requisitante, responsabilidade do requisitante, isentando-se a administração de qualquer isentando-se a administração de qualquer responsabilidaderesponsabilidade – – Comunicado GD nº 05/2012 – Comunicado GD nº 05/2012 – UNESP - Câmpus de São José do Rio Preto.UNESP - Câmpus de São José do Rio Preto.