INSTRUTORES:Rogério Nery – Metodologia em Gerenciamento de Projetos William de Almeida – SIGEPAlan Nord – Gerente do Projeto de Implantação do EGP SEPLAN(UPE/SEPLAN)

EQUIPE DE T.I.:Cláudia ArraisEdmilson LopesHelder ReisKessler DiegoMarcel KuniochiSilbene BuenoThaíssa CerqueiraWellington Gomes

CONSULTORES CPqD:Elizete José Alves, PMPRomilda Santos Silva, PMP

SUPERVISÃO:Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)

RESPONSÁVEL PELO PROJETO:Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE

OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP DOS PROJETOS DE NEGÓCIO COM

SUBPROJETO DE TI

Projeto

de

Negócio

Subprojeto de TI

PÚBLICO ALVO DAS OFICINAS

Minuta da Portaria Regulamentadora – GAB/SEPLANArt. 1º - Determinar que as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto (TAP) e Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos que possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou aprimoramento de ferramentas tecnológicas ou informatização de processos de negócio, em conformidade com a sistemática de gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e orientada na SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.

O que é o TAP?O Termo de Abertura do Projeto (TAP):

– Descreve o projeto pretendido sem aprofundar o detalhamento;

– Tem por objetivo:• Obter aprovação (dar existência formal ao projeto);• Autorizar a aplicação de recursos organizacionais.

Partes do TAP1. Identificação do projeto;2. Plano de escopo;3. Partes interessadas;4. Plano de recursos;5. Plano de tempo (cronograma);

6. Plano de riscos;7. Plano de custos;8. Plano de comunicação;9. Aprovação do projeto.

1. Identificação do projeto1.1 Nome do projeto-Denominação sucinta que indique o objetivo do projeto.-Exemplo:Remodelagem do processo de elaboração do plano de ação (PTA)

1.2 Patrocinador do projeto- Órgão ou entidade que apoia o projeto (apoio político, organizacional e financeiro);- Representado pela maior autoridade do órgão;- Toma decisões referentes ao projeto;- Intermediador junto à alta administração.Exemplo:Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral - SEPLAN

1. Identificação do projeto1.3 Programa de Governo

1.4 Projeto orçamentário- Programa e projeto presentes no PPA e na LOA;- Previsão dos recursos financeiros;- Visa a manter alinhamento com o Plano Estratégico.Exemplo:Programa XXX e Ação YYYY

1.5 Gerente do projeto- Pessoa designada para gerenciar o projeto.Exemplo:Rogério Camargo Nery

1. Identificação do projeto

1.6 Atribuições do gerente- Breve descrição das atribuições do gerente de projeto.Exemplo:Gerenciar o plano de projeto, liderar a equipe, coordenar reuniões, articular os interesses das partes interessadas, entre outras atribuições, visando a assegurar a execução dentro dos padrões planejados.

2. Plano de escopo

2.1 Problema/oportunidade- Identificação do problema que demanda uma solução, ou da oportunidade que

favorece um aproveitamento.Exemplo:Inadequação do planejamento das ações anuais às reais necessidades dos órgãos e entidades do Estado de Mato Grosso.

O problema está ligado à realidade que se quer alterar!Processo inadequado de planejamento, vinculado ao teto orçamentário (causa);Funcionamento da ferramenta (FIPLAN) de acordo com o processo inadequado – o módulo PTA só é liberado após o teto orçamentário (causa);Baixa qualidade da execução das metas físicas e financeiras (consequência);Grande quantidade de realocação de recursos orçamentários (consequência).

2. Plano de escopo

2.2 Objetivo- Demonstra o impacto que se pretende alcançar ao final do projeto (objetivo geral) e as

mudanças necessárias para se alcançar esse impacto (objetivos específicos).Exemplo:-Possibilitar o planejamento de ações anuais coerentes com as necessidades e demandas do Estado, independentemente do teto orçamentária;- Remodelar os processos de planejamento das ações anuais;- Adequar o Módulo PTA no FIPLAN;- Implantar os novos processos nos órgãos de planejamento.

2. Plano de escopo2.3 Justificativa- Aponta os motivos pelos quais o projeto deve ser considerado necessário, viável e

útil;- Importante para o convencimento do patrocinador.

Na justificativa procure demonstrar:- Características do público alvo;- Demonstração técnica de que os resultados são os mais adequados;- Evidências da necessidade;- Evidências da viabilidade (adequação aos recursos humanos, materiais e

financeiros);- Evidências da utilidade.

2. Plano de escopo2.4 Escopo do projeto- Identifica todo o trabalho (entregas) necessário para alcançar o objetivo do

projeto.Exemplos:- Escopo do projeto:

- Planejamento;- Análise dos processos de planejamento de ações anuais;- Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais;- Adequação do módulo PTA no FIPLAN;- Implantação dos novos processos de planejamento de ações anuais nos órgãos;- Encerramento.

2. Plano de escopoExemplos:- Escopo do produto:

- Processo de planejamento desvinculado do processo de liberação do teto orçamentário;- Módulo PTA no FIPLAN contemplando a abertura para lançamento independentemente da liberação do teto orçamentário.

Exemplos:- Fora do escopo:

- Não será revisado o modelo do PTA;- Não será feito o mapeamento dos atuais processos de planejamento das ações anuais.

2. Plano de escopo

2.5 Resultados (produtos e serviços)- Informa o que se pretende ver realizado ao final da execução do projeto.Exemplo:- Processos de planejamento de ações anuais analisados e remodelados;- Módulo PTA do FIPLAN adequado aos novos processos;- Novos processos de planejamento de ações anuais implementados em X órgãos;- Melhoria da eficiência no cumprimento das metas físicas e financeiras em X%;- Diminuição da realocação de recursos orçamentários em X%.

2. Plano de escopo2.6 Legado- Representa os benefícios e vantagens decorrentes dos resultados do projeto.Exemplo:- Mudança da cultura de planejamento nos órgãos e entidades estaduais;- Planos de ações anuais que reflitam as ações que de fato serão realizadas pelos órgãos;- Planos de ações anuais efetivamente gerenciáveis.

2.7 Abrangência- Indica o alcance do projeto no tocante à área geográfica, público alvo ou pessoas envolvidas

na execução.Exemplo:- Todo o sistema de planejamento do Estado de Mato Grosso.

2. Plano de escopo2.8 Premissas- São suposições assumidas como verdadeiras para o projeto, em muitos casos sem

comprovação;- Influenciam no planejamento do projeto;- Podem representar riscos.Exemplo:- Os processos atuais de planejamento das ações anuais já estão devidamente

mapeados e estruturados;- O CEPROMAT fará a análise das funcionalidades e requisitos do módulo PTA após a

remodelagem dos processos;- É necessário que servidores da Superintendência de Orçamento componham a

equipe de projeto;- O CONDES precisa aprovar os processos remodelados para que estes sejam

implementados.

2. Plano de escopo

2.9 Restrições- São limitações internas ou externas ao projeto;- Interferem no planejamento.Exemplo:- O projeto deve ser encerrado até 30/06/2016;- Os servidores da Superintendência de Orçamento só tem disponibilidade de participação no projeto entre janeiro e março de cada ano.

3. Partes interessadas- Organizações, grupos ou pessoas que têm seus interesses afetados pelo

projeto;- Estão envolvidas no planejamento e na execução do projeto, ou são

afetadas pela execução ou pelo resultado (papel/função).Exemplo:- CEPROMAT;- Superintendência de Orçamento;- SEFAZ-MT;- CONDES.

4. Plano de recursos

- Identificação e caracterização dos recursos humanos e materiais necessários;- É aconselhável gerenciar os recursos humanos e materiais separadamente.Exemplo:- Secretária, analistas de TI;- Sala de reuniões, impressora, papel.

5. Plano de tempo (cronograma)

- No TAP, indica a sequência de datas e prazos das fases e entregas previstas no escopo.Exemplo:

- Prazo inicial: 01/08/2014; prazo final: 31/12/2015; - Planejamento (de 01/08/2014 a 30/12/2014);- Análise dos processos de planejamento de ações anuais (de 01/01/2015 a 15/02/2015);- Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais (de 16/02/2015 a 30/04/2015);- Análise dos novos processos pelo CEPROMAT (de 01/05/2015 a 31/05/2015);- Re-remodelagem e reanálise (de 01/06/2015 a 31/07/2015);- Adequação do módulo PTA no FIPLAN (de 01/08/2015 a 31/08/2015);- Implementação dos novos processos nos órgãos (de 01/09/2015 a 31/10/2015);- Encerramento (de 01/11/2015 a 31/12/2015).

6. Plano de risco

- Risco é qualquer ocorrência que pode afetar a execução do projeto;- Os riscos podem ser positivos ou negativos;- Classificações: estratégicos, técnicos, operacionais, jurídicos, políticos, gerais.Exemplo:

- Processos atuais de planejamento das ações anuais não mapeados;- Indisponibilidade do CEPROMAT e dos servidores da Superintendência de Orçamento para participar do projeto;- Impossibilidade de o FIPLAN suportar as alterações propostas nos processos.

6. Plano de risco

Tabela de priorização de riscos

7. Plano de custos

- Identificação e caracterização dos gastos financeiros que ocorrerão no processo;

- Inicialmente, o Estado de Mato Grosso trabalha apenas com o gerenciamento de custos diretos.

Exemplo:- Consultoria para análise de processos: R$ 8.000,00;- Viagens para visita técnica: R$ 10.000,00.

8. Plano de comunicação- Descrição da estratégia de comunicação para o projeto;- No TAP é um modelo padrão bastante simplificado.

9. Aprovação do projeto- Campo destinado à aprovação formal do TAP pelo representante do órgão patrocinador;- Efeitos da autorização:

- Passa o projeto para a fase de planejamento;- Dá autoridade ao Gerente do Projeto;- Confirma o apoio do Patrocinador (político, financeiro, etc.);- Autoriza o Gerente de Projeto a utilizar recursos do órgão.

Projeto de Negócio

Subprojeto de TI

Termo de Abertura do Projeto (TAP DO PROJETO DE NEGÓCIO)

I – Identificação do Projeto;II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:Problema/Oportunidade;Objetivo;Justificativa;Escopo do Projeto;Resultados.III – Plano de Tempo;IV – Plano de Custo.

TAP DO SUBPROJETO DE TII – Identificação do Projeto;II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:Problema/Oportunidade;Objetivo;Justificativa;Escopo do Projeto;Resultados;Premissas;Restrições.III – Parte Interessadas;IV – Plano de Tempo;V – Plano de Custo;VI – Plano de Comunicação.

CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

Oficinas de Elaboração de TAP 21 a 25 de julho de 2014Trabalhos internos das Equipes 28/07 a 07/08 de 2014Prazo Final para encaminhar os TAPs à UPE 8 de agosto de 2014Análise dos TAPs pela Equipe UPE 11 a 15 de agosto de 2014Apresentação dos TAPs elaborados 19 de agosto de 2014

EQUIPE DE ORIENTAÇÃO:Rogério Nery (SECOPA) – rogerionery@secopa.mt.gov.brWilliam de Almeida (UPE/SEPLAN) – williamalmeida@seplan.mt.gov.brAlan Nord (UPE/SEPLAN) – alannord@seplan.mt.gov.br

MUITO OBRIGADO!