INTERESSADO: DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO …

1 de 62

Relatório de Avaliação do Controle Interno 0010/2019

INTERESSADO: DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITOC/ CÓPIA: Tribunal de Contas do Estado de Mato GrossoASSUNTO: Relatório de Avaliação de Controle Interno

Controle Interno. Esta Avaliação de ControleInterno tem como objetivo Realizar Avaliação deControles Internos em Nível de Atividades NoDepartamento Estadual de Trânsito -DETRAN/MT, devendo observar as diretrizesconstantes no Plano de Avaliação de ControlesInternos – Exercício 2019.

Cuiabá - MTSetembro/2019

2 de 62

SUMÁRIO1. - Introdução2. - Metodologia3. - Identificações das áreas de riscos e levantamentos das Atividades4. - Avaliação dos Controles Internos

4.1. - Subsistema - Contabilidade4.1.1 - Ponto de Controle - Funcionalidades do Sistema FIPLAN4.1.2 - Ponto de Controle - Registros Contábeis4.2. - Subsistema - Gestão de Pessoas4.2.1 - Ponto de Controle - Cessão4.2.2 - Ponto de Controle - Estabilidade e Progressão4.2.3 - Ponto de Controle - Indenizações4.2.4 - Ponto de Controle - Licenças e Afastamentos4.3. - Subsistema - Contratações4.3.1 - Ponto de Controle - 2 - Fase Interna - Licitação4.3.2 - Ponto de Controle - 4 - Dispensas e Inexigibilidades4.3.3 - Ponto de Controle - 5 - Adesão a Ata de Registro de Preços4.3.4 - Ponto de Controle - 6 - Gestão e Fiscalização de contratos4.4. - Subsistema - Obras e Serviços de Engenharia4.4.1 - Ponto de Controle - Contratação de Obras Públicas

5. - Considerações sobre Avaliação dos Controles Internos

3 de 62

1 - INTRODUÇÃO

Trata-se de Avaliação de Controles Internos em Nível de Atividades realizada noDepartamento Estadual de Trânsito - DETRAN/MT, devendo observar as diretrizesconstantes no Plano de Avaliação de Controles Internos Exercício 2019, e as diretrizesestabelecidas na Ordem de Serviço nº 0113/2019, expedida pelo SecretárioControlador-Geral do Estado.

O objetivo da avaliação é apresentar um diagnóstico acerca do funcionamento, estruturae segurança dos controles internos, buscando identificar as fragilidades existentes e emque nível estas afetam o alcance dos objetivos organizacionais, indicando as açõesnecessárias para aperfeiçoar os processos administrativos e fortalecer a gestão doÓrgão/Entidade. A partir do resultado deste trabalho devem ser elaborados, pela unidade avaliada,Planos de Providências de Controle Interno PPCI, cujas ações propostas em respostaas recomendações emitidas, terão sua implementação monitorada por equipesespecializadas da Controladoria Geral do Estado - CGE. O desenvolvimento deste trabalho está alinhado com a missão institucional da CGE queé o de Contribuir com a melhoria dos serviços públicos, prestados pelo Poder Executivodo Estado de Mato Grosso, por meio do aperfeiçoamento dos Sistemas de Controles, daConduta dos Servidores e dos Fornecedores, ampliando a Transparência e fomentando

.o Controle Social Alinha-se também com o propósito de apoiar o controle externo no exercício de suamissão institucional, uma vez que cópia do presente relatório será encaminhada aoTribunal de Contas do Estado de Mato Grosso - TCE, em cumprimento ao que determinaa Resolução Normativa nº 12, de 04 de julho de 2017, que dispõe sobre osprocedimentos de avaliação dos controles internos do Poder Executivo Estadual e dáoutras providências. Adicionalmente, as avaliações de controles internos fornecem elementos para mapearriscos e selecionar atividades e processos para o acompanhamento simultâneo e pararealização de ações preventivas de orientação e capacitação no âmbito do Programa

, bem como, para subsidiar a elaboração dosCGE Orienta - Estado Integro e Eficazplanos anuais de auditoria da CGE.

4 de 62

O presente relatório está dividido nos seguintes capítulos: Metodologia; Identificação dasáreas de riscos e levantamento das atividades; Avaliação dos controles internos; eConclusões.

2 - METODOLOGIA

Neste trabalho, foram observados os procedimentos e técnicas estabelecidos no Manualde Auditoria da Controladoria Geral do Estado; o disposto na Resolução Normativa nº12/2017, do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso; bem como, as diretrizesestabelecidas no Plano Anual de Avaliação dos Controles Internos.

Na execução da avaliação de controles internos a CGE adotou o método Análise Problema Causa, conforme demonstrado na figura abaixo:

Por este método, busca-se inicialmente realizar a análise dos problemas relacionados acada Ponto de Controle (processos, subprocessos, atividades), através de testes deaderência a normas e procedimentos. Em seguida, procura-se identificar as fontes dascausas dos problemas, a partir da avaliação da estrutura, funcionamento e segurançados controles internos. Por fim, são apresentadas as recomendações com a propositura,de maneira factível, de possíveis soluções, no intuito de combater e/ou mitigar a causado problema.

Abaixo apresenta-se o detalhamento de cada uma das etapas da avaliação de controlesinternos.

5 de 62

Análise dos Problemas

Nesta etapa é apresentado o resultado dos testes de aderência a normas eprocedimentos.

Na análise dos problemas, o auditor aplica testes de aderência às normas e aosprocedimentos em relação a cada ponto de controle, mediante aplicação de métodoamostral, que consiste na escolha de uma parte dos elementos de uma população(processos licitatórios, convênios assinados, total de transações bancárias ou contábeis,servidores lotados em um órgão etc.) de forma que espelhe, com segurança técnica,todo o universo analisado em relação aos resultados encontrados no trabalho.

Para a avaliação de controles internos, a CGE adotou a Tabela Philips ao nível deconfiança de 95%, conforme apresentada abaixo:

Nesse sentido, as amostras definidas nos diferentes pontos de controle levam em contao tamanho das respectivas populações examinadas e têm como parâmetro distribuiçõesnormais com um nível de confiança de 95%.

Isto posto, cada resultado amostral, a partir de sua definição, é então confrontado comum nível tolerado de erros. Se porventura os resultados avaliados pelos auditores nodecorrer do trabalho ultrapassem os limites preestabelecidos, infere-se que o achadoreflete um problema recorrente não apenas no conjunto de elementos da amostra, masem toda a população.Ao responder às questões acerca da aderência a normas eprocedimentos o Auditor apresenta como resultado, o achado (problema detectado), adescrição da situação encontrada, o critério (fundamentação legal), o efeito(consequência da diferença constatada pela auditoria entre a situação encontrada e o

6 de 62

critério), bem como as evidências coletadas para apoiar os achados e as conclusões dotrabalho de auditoria.

- é a discrepância entre a situação encontrada e o critério de auditoria. OsAchadoachados são fatos significativos, dignos de relato pelo auditor, que serão usadospara responder às questões de auditoria. Ele decorre da comparação da situaçãoencontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidênciasjuntadas ao relatório.

(Problema Identificado) é a situação existente, identificadaSituação Encontradae documentada durante a fase de execução da auditoria. Pode ser evidenciada dediversas formas, dependendo das técnicas de auditoria empregadas.

- consiste em elemento ou conjunto de elementos comprobatóriosEvidênciasuficientes, adequados e pertinentes, obtidos por meio da aplicação das técnicasde auditoria. Respaldam as constatações e materializam-se em documentos,levantamentos, fotos, entrevistas etc.

- indica o estado requerido ou desejado ou a expectativa em relação aCritériouma situação objeto de auditoria. Reflete como deveria ser a gestão, provendo ocontexto para compreensão dos achados e avaliação das evidências. Trata-se dalegislação, dos regulamentos, das cláusulas contratuais, de convênios e de outrosajustes, das normas, da jurisprudência, do entendimento doutrinário ou ainda, dosreferenciais aceitos e/ou tecnicamente validados para o objeto sob análise, comopadrões e boas práticas que o auditor compara com a situação encontrada.

- são as consequências para o órgão/entidade, para o erário ou para aEfeitossociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Osefeitos podem ser reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, ou potenciais(riscos) aqueles que podem ou não se concretizar em decorrência do achado.

Identificação das Causas

Nesta etapa é apresentado o resultado da análise da estrutura, funcionamento esegurança dos controles.

Ao responder às questões acerca da estrutura, funcionamento e segurança doscontroles internos, o Auditor deve apresentar como resultado, a causa (vulnerabilidades

7 de 62

1.

2.

que são a razão da diferença entre a situação encontrada e o critério), bem como, asevidências e análises para apoiar as conclusões sobre as causas raiz dos problemasdetectados

Para se concluir qual é a causa do fato descrito, identifica-se qual o comportamento ou ofenômeno que, ao ser retirado do contexto (ou inserido, no caso de omissão) da falhaapontada, evitaria que essa ocorresse. A identificação da causa é de fundamentalimportância para que a equipe possa posteriormente elaborar as recomendações queserão dirigidas ao órgão/entidade.

Recomendações

Nesta etapa é proposta a adoção de ações sobre a causa raiz do problema detectado.

As recomendações consistem na definição das providências que deverão ser adotadaspelo gestor para dirimir as falhas apontadas no relatório. Sua elaboração tem comopropósito eliminar, mitigar e/ou reduzir a(s) causa(s) identificada(s), interrompendo,consequentemente, a ocorrência de novos problemas.

3 - IDENTIFICAÇÕES DAS ÁREAS DE RISCOS E LEVANTAMENTOS DASATIVIDADES

A identificação das áreas de riscos e levantamentos das atividades tem como finalidadeidentificar as áreas, processos e objetos de maior materialidade, relevância e risco paraa organização, tanto no nível do Poder Executivo quanto no nível de cada subsistema decontrole, bem como, o levantamento das atividades, objetivos e riscos inerentes aosobjetos identificados. Nesta etapa do trabalho, definem-se os órgãos que serão avaliados, a periodicidade emque serão avaliados, a intensidade da avaliação a ser aplicada em cada órgão/entidadee em cada área (subsistema de controle), bem como as atividades (pontos de controle)que serão objetos da avaliação. Trata-se de etapa preliminar de fundamental importância para o processo de avaliaçãodos controles internos. A seleção de objetos está baseada em dois objetivos:

Maximizar o impacto das ações de controle, levando-se em conta a capacidadeoperacional da CGE-MT (ISSAI 300/36); e

8 de 62

2. Planejar as ações de controle com base em critérios de materialidade, relevância,risco e oportunidade (Resolução TCU nº 269/2015), reduzindo-se a subjetividadeda escolha dos objetos a serem avaliados.

Dessa forma, a metodologia aplicada visa priorizar a avaliação de objetos que envolvammaior volume de recursos financeiros, atendam a objetivos mais relevantes para asociedade, estejam sujeitos a riscos mais elevados, e cujo controle seja consideradooportuno em face da viabilidade e dos benefícios de realizar a ação de controle em umdeterminado momento. A seleção de objetos a serem submetidos ao processo de avaliação de controlesinternos foi realizada mediante a adoção de metodologia estabelecida na Portaria nº35/2018/CGE/MT e sua aplicação para o Ciclo 2018-2020 pode ser verificada no Planode Avaliação de Controles Internos, ambos disponíveis no site:www.controladoria.mt.gov.br. O trabalho realizado foi sintetizado em uma Matriz de Significância que hierarquiza osobjetos de controle demonstrando o Nível de Significância dos Controles - NSC de cadaÓrgão ou Entidade no âmbito do Poder Executivo Estadual. O NSC é o resultado da conjugação de variáveis, critérios e dimensões e representa amagnitude de um risco em termos de impacto (consequência/efeito) e probabilidade(possibilidade de ocorrência). Assim, após levantadas as informações de cada variável, relacionada a cada um doscritérios, esses dados foram conjugados nas perspectivas de impacto e probabilidade,cujos resultados são apresentados em uma Matriz de Significância, da qual extraiu-se orecorte em relação ao órgão/entidade objeto dessa avaliação de controle:

9 de 62

1.

2.

3.

Observe que, em uma escala de zero a cem, onde mais próximo de 100 maior é o risco,o Nível de Significância do Controle identificado para o Departamento Estadual deTrânsito de Mato Grosso - DETRAN foi de 21,26. Isso significa que esse órgão/entidade,quando comparado com o universo de unidades que compõem a estrutura do PoderExecutivo Estadual, tem uma significância para o exercício do controle de 21,26%. Nomesmo sentido é sua a posição de hierarquização. Esse órgão/entidade ocupa a 7ªposição em um total de 45 órgãos, onde mais próximo de 1 maior a significância para ocontrole. Uma vez realizada a hierarquização, os órgãos/entidades foram categorizados (curvaABC) de modo a definir a periodicidade a qual os mesmos serão submetidos a avaliaçãode controles internos, conforme abaixo indicado:

Os órgãos/entidades classificados como A terão avaliação com periodicidadeanual;Os órgãos/entidades classificados como B terão avaliação com periodicidadebienal;Os órgãos/entidades classificados como C terão avaliação com periodicidadetrienal.

A categorização define o ciclo de avaliação de controles internos, que constitui umarotatividade entre os objetos que compõem o universo de auditoria em determinadoperíodo, de modo a evitar, por um lado a realização de diversas avaliações de controleinterno sobre o mesmo órgão/entidade e, de outro lado, a inexistência de trabalhos sobreoutros objetos associados a um menor nível de significância. Transportando o Nível de Significância do Controle para a curva ABC, o órgão/entidadeobteve a seguinte classificação:

Vale destacar que os órgãos foram distribuídos na curva ABC da seguinte forma: 10órgãos classificados como A, (86,54% do orçamento total), 14 órgãos, como B (6,95%do orçamento total) e 21 órgãos, como C (6.51% do orçamento total). Os dados acercado orçamento são referentes ao exercício em que a Matriz de Significância para o Ciclode Avaliações 2018-2020 fora construída.

10 de 62

Observa-se então que o DETRAN, em 7º, tem classificação A na curva ABC, junto comoutros 09 órgãos que somavam mais de 86% do orçamento total do Poder Executivo, ouseja, faz parte de um conjunto de órgãos/entidades que possuem a significância maisalta para a avaliação de controle. Um vez mapeado o risco do órgão/entidade e identificado o nível de significância para ocada área/subsistema de controle, foi elaborada a matriz de planejamento de auditoriade avaliação de controles internos, com definição dos pontos de controles a seremavaliados, bem como a amostra a ser selecionada. Desta forma, com base na seleção de objetos acima exposta, foi realizada a avaliaçãode controles internos no órgão/entidade que será apresentada no capítulo seguinte.

4 - AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

Neste capítulo será apresentado o resultado da avaliação dos controles internosrealizada em cada um dos subsistema de controle.

4.1 - SUBSISTEMA - CONTABILIDADE

Representa a estrutura de informações sobre identificação, mensuração, registro,controle, evidenciação e avaliação dos atos e dos fatos da gestão do patrimônio público,com o objetivo de orientar e suprir o processo de decisão, a prestação de contas e ainstrumentalização do controle social. A avaliação de controle interno deste subsistema está dividida nos pontos de controleadiante relacionados e foi realizada pelo(s) seguinte(s) auditor(es):Clenio Paes Landim Ferreira, Grazielle de Azevedo Fernandes Franco

4.1.1 - Ponto de Controle - Funcionalidades do Sistema FIPLAN

4.1.1.1 - Análise do Problema

Acompanhamento

Durante a realização da Avaliação de Controles Internos - 2018 (RACI nº 020/2018) foidetectada a seguinte impropriedade no Ponto de Controle "Funcionalidades do Sistema

11 de 62

FIPLAN":

Os registros de usuários do FIPLAN não estão de acordo com os perfis e normasvigentes.

Foi identificada 01 (uma) possível causa para o problema supracitado:

Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentos padronizados)desatualizadas ou inexistentes.

Pela análise de documentos, entrevistas e observação direta, constatou-se a seguinteevolução da situação:

Em relação à causa Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentospadronizados) desatualizadas ou inexistentes o setor contábil informou que as medidas,de controle quanto aos usuários FIPLAN já estão estipuladas na Portaria nº021/2012/GP/DETRAN, de 26 de abril de 2012, que estabelece regras de segurança aserem observados para liberação de acesso às informações e aos sistemas aplicativoscorporativos no DETRAN/MT (Plano de Providência do Controle Interno - PPCIImplementado nº 017/2018). No entanto, nota-se que a Portaria direciona aresponsabilidade pelas informações do sistema FIPLAN ao servidor lotado no cargo enão ao setor responsável.

Verificou-se ainda, que os problemas encontrados no exercício de 2018 foramregularizados após recomendações desta Especializada, entretanto nas movimentaçõesdo exercício de 2019, verifica-se que as causas ainda persistem, ou seja, não houvealteração/modificação ou implementação de medidas que melhorem a comunicaçãoentre os setores envolvidos quanto ao bloqueio de usuários e permissões concedidas nosistema FIPLAN, pois foram identificados usuários ativos que já foram desligados há trêsmeses.

Escopo

Neste ponto de controle foram analisados no Sistema Estadual de Administração dePessoas - SEAP o histórico de vínculos de 100% (cem por cento) dos usuários ativosconstantes no relatório de usuários ativos do Sistema Integrado de Planejamento,Contabilidade e Finanças do Estado de Mato Grosso - FIPLAN.

Os registros de usuários do sistema corporativo de contabilidade e finanças nãoestão de acordo com os perfis e normas vigentes

12 de 62

Ao analisar a relação de usuários ativos constantes do sistema FIPLAN no dia21/05/2019, UO 19301 - DETRAN, identificam-se 112 (cento e doze) usuários ativos,sendo que dos perfis cadastrados 03 (três) usuários encontram-se na situação funcionalde servidores desligados ou não encontrados.

Esta situação indica descumprimento do Decreto Estadual nº 1.374, de 03 de junho de2008, artigo 5º, quanto à manutenção rigorosa do controle dos usuários do sistemaFIPLAN e a revisão periódica das permissões concedidas a cada usuário.

Vale ressaltar, que esta Especializada emitiu a Orientação Técnica nº 09/2018, de 11 dedezembro de 2018, acerca dos procedimentos a serem adotados por ocasião doencerramento do Exercício 2018, quanto à necessidade dos ógãos/entidade proceder aolevantamento do cadastro de acessos ativos no FIPLAN e realizar o confronto entre osservidores em efetivo exercício na Unidade Orçamentária respectiva e os acessosconcedidos, promovendo as medidas corretivas decorrentes da detecção dedivergências.

Destaca-se ainda, o malote Nº 124572, de 28/01/2019, em que a Secretaria de Estadode Fazenda -SEFAZ/MT solicita as unidades orçamentárias que enviem a relação dosusuários ativos em razão da necessidade de revalidação desses usuários até28/02/2019 para o exercício de 2019.

Entretanto apesar da orientação e dos procedimentos adotados pelo órgão central decontabilidade no intuito de sanar essas divergências, constata-se que a Entidade aindanão adotou o acompanhamento ou procedimentos nos setores envolvidos quanto àatualização tempestiva no sistema FIPLAN dos usuários ativos ou inativos.

A não regularização tempestiva de usuários poderá facilitar o uso indevido deinformações do sistema FIPLAN.

4.1.1.2 - Identificação da(s) Causa(s)

Insuficiência na supervisão/monitoramento da gestão dos processos.

Em análise aos relatórios do FIPLAN, questionário e entrevista, constata-se ausência deacompanhamento e ou/monitoramento entre as unidades administrativas responsáveis eo setor de recursos humanos, quanto às ações de nomeação, cessão, exoneração,demissão ou aposentadoria de servidores para a atualização dos registros de usuáriosno sistema FIPLAN.

13 de 62

Os perfis de acesso dos usuários devem ser cancelados após o encerramento de suasatividades (exoneração, demissão, aposentadoria, etc.), ou ajustados após a mudançade atribuições na entidade.

O risco desse achado é a vulnerabilidade de acesso ao sistema FIPLAN e vazamento deinformações confidenciais.

4.1.1.3 - Recomendações

Elaborar rotinas de conformidade entre as unidades administrativas responsáveis e osetor de recursos humanos para atualização tempestiva no sistema FIPLAN debloqueios e permissões de usuários.

4.1.2 - Ponto de Controle - Registros Contábeis


Acompanhamento

Durante a realização da Avaliação de Controles Internos - 2018 (RACI nº 020/2018)foram detectadas as seguintes impropriedades no Ponto de Controle "RegistrosContábeis":

Execução de empréstimos entre órgãos/fontes ou repasses com ônus.Inscrição de Restos a Pagar sem Disponibilidade Financeira.Ativos e/ou passivos sem movimentação.

Foram identificadas 03 (três) possíveis causas para os problemas supracitados:

Insuficiência na supervisão/monitoramento da gestão dos processos.Processos mal concebidos/inconsistentes (exemplo: fluxo, desenho, etc.).Capacitação formal insuficiente/deficitária.


Em relação à causa "deficiência nos fluxos de informação e comunicação",verifica-se no exercício de 2019 a ausência de controles da disponibilidade nainscrição dos restos a pagar, persistindo assim, as impropriedades evidenciadas naavaliação anterior;

14 de 62

No tocante a causa "Processos mal concebidos/inconsistentes (exemplo: fluxo,desenho, etc.), nota-se a não elaboração de procedimentos/rotinas das atividadesdesenvolvidas no setor contábil;Em relação à causa "Capacitação formal insuficiente/deficitária, o setor contábilencaminhou a comunicação interna nº 096/2018/CCON - Coordenadoria deGestão de Pessoas solicitando a implementação e manutenção de um plano decapacitação contínuo a equipe do setor contábil. Porém, até a data de visita dessaequipe de auditoria não foi apresentada pela Entidade planos e ou/planejamentode capacitação para o exercício de 2019.

Escopo

Neste ponto de controle foram analisados e confrontados os registros contábeisconstantes nos relatórios do sistema FIPLAN (FIP 215 - Balancete mensal deverificação) do mês de março/2019 e exercícios anteriores (2007 a 2018), planilhas decontroles disponibilizadas pela Entidade, Balancetes Financeiros e Orçamentários dosmeses de dezembro/2018 e de janeiro a abril de 2019, em especial quanto ao item 26 -Demonstrativo analítico das contas bancárias, conforme anexo XXVIII, do Manual deOrientação para Remessa de Documentos ao Tribunal de Contas do Estado de MatoGrosso (Anexo Único, 5º versão).

As Garantias estão com prazo de validade vencido

No exame dos relatórios do FIPLAN FIP 215 Balancete Mensal de Verificação, ano2019, referente ao mês 03, foi identificado os seguintes registros:

Quadro - Registro de Garantias Contratuais:

Fonte: Fip215 - mês 03/2019, emitido em 20/05/2019.

Foi apresentado pelo setor contábil relação contendo 50 (cinquenta) garantiascontratuais (deposito em caução, carta fiança e apólice de seguros) vigentes e vencidos,totalizando o montante de R$ 2.316.790,10 (dois milhões, trezentos e dezesseis mil,setecentos e noventa reais e dez centavos). Confrontando os valores registrados no

15 de 62

sistema FIPLAN e a relação de garantais da autarquia não há diferença de registros, noentanto constatam-se 15 (quinze) garantias vencidas.

Cumpre enfatizar que os registros das garantias contratuais atende as determinaçõesdos artigos 55, VI, e 56, § 1º da Lei Federal nº 8.666/1993.

Além disso, há necessidade do contador ou responsável promover a conciliação dossaldos contábeis e respectivos ajustes contábeis obedecendo aos termos do art. 10 § 3ºe inciso VIII do artigo 8º do Decreto Estadual nº 1.974 de 25 de outubro de 2013, quevisa atender o princípio contábil da oportunidade, fidedignidade e consistência dasinformações sobre o patrimônio da Entidade.

Registros inadequados demonstram patrimônios irreais e inconsistentes bem comocontroles inadequados que consequentemente podem vir afetar negativamente oPatrimônio da Entidade.

Ausência ou inconsistência de registro de ATIVOS

Em análise ao FIP 215 - Balancete Mensal de Verificação, DETRAN/MT, mês 03,exercício de 2019, verifica-se várias contas sem movimentação e ou/ contas com saldosque persistem desde 2006, conforme demonstrado abaixo:

Quadro - Ativos com registros inconsistentes ou sem movimentação

Fonte: FIP 215 - dos exercícios de 2007 a 2019, UO: 19301 e 25301 - DETRAN/MT -FIPLAN.

De acordo com os incisos IV e V do artigo 8º do Decreto Estadual nº 1.974/2013,compete à unidade contábil da Entidade analisar os balanços, balancetes bem comorealizar a conformidade dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e

16 de 62

patrimonial.

Além desse fator, destaca-se o Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público, 8ªedição - pág.399 quanto a obrigatoriedade das unidades realizarem a conformidade desuas contas: " Cada unidade que realize a gestão de recursos públicos deverá serresponsável pelo acompanhamento, análise e consistência dos registros e saldos das

".contas contábeis, bem como os reflexos causados nos respectivos demonstrativos

O setor contábil deve realizar um levantamento destes saldos com o objetivo de verificarsua origem e consistência e se necessário providenciar as regularizações.

O risco da não compreensão dos registros patrimoniais prejudica o entendimento daformação, composição e evolução do patrimônio bem como a qualidade e a consistênciadas informações prestadas.

Pagamentos de despesas com juros e multas, decorrentes de pagamentos ematraso de faturas e tributos

Examinando os documentos de Liquidação - LIQ, referente ao exercício de 2019, de01/01/2019 a 24/05/2019, verificam-se 50 (cinquenta) registros de juros e multas nomontante de R$ 650,44 (seiscentos e cinquenta reais e quarenta e quatro centavos) emvirtude dos pagamentos em atraso de faturas, tais como energia elétrica, serviço deágua e esgoto, telefone, bem como tributos evidencia deficiência do planejamento dedesembolso financeiro e desvio de finalidade.

Estas despesas são consideradas não autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimôniopúblico (art. 15, da Lei Complementar nº 101/2000). É uma irregularidade classificadacomo grave de acordo o Manual de classificação de Irregularidades, 5ª Versão,aprovada pela Resolução Normativa do TCE-MT nº 02/2015.

O pagamento de juros e multas gera uma gestão antieconômica não condizente com ocaráter público da despesa ou com os gastos próprios da Entidade.


Deficiências nos fluxos de informação e comunicação.

Em análise no questionário, entrevistas e relatórios FIPLAN, no tocante aos processosde garantias contratuais, nota-se deficiência na comunicação e no fluxo de informaçãoentre a Gerência de Contratos e a Contabilidade quanto à atualização tempestiva das

17 de 62

garantias contratuais.

Cabe destacar, que é necessário implementar fluxo ou rotina definida entre a Gerênciade Contrato e o Setor Contábil, objetivando o registro tempestivo das garantias,concomitante a execução do contrato, as alterações contratuais, vigência e finalizaçãodesses contratos objetivando atender o regimento interno da entidade e as regrasprevistas nos artigos 55, VI, 56, §1º da Lei de Licitações.

De acordo com o regimento interno do DETRAN, em seu artigo 48, inciso IV, cabe aGerência de Contratos " acompanhar o cumprimento das disposições contratuais e

".propor a adoção de providências legais;

Ausência de clareza quanto às funções e responsabilidades.

O quadro de servidores da Coordenadoria Contábil é composto de 06 (seis) servidores,sendo 02(dois) estagiários.

Na alteração da estrutura organizacional do DETRAN/MT, no Decreto Estadual nº 60, de15 de março de 2019, foi extinta a Gerência Contábil permanecendo apenas aCoordenadoria Contábil. No entanto, as atividades da Gerência estipuladas noRegimento Interno da Entidade (Decreto Estadual nº 366/2015) estão sendo executadaspela Coordenadoria.

Frisa-se ainda, que o setor está atuando em atribuições não elencadas no regimentointerno da Entidade, como: repactuação e reajustamento de preços dos contratosvigentes, guarda dos arquivos da área administrativa e emissão da Nota deTransferência ao Credor - NTC nos processos de leilão.

Em análise ao Sistema de Protocolo do Estado de Mato Grosso RelatórioDocumento/Processo Tramitado na Coordenadoria de Contabilidade tem-se oquantitativo de 8586 (oito mil, quinhentos e oitenta e seis) de processos tramitados noexercício de 2018, e 6083 (seis mil e oitenta e três) no exercício de 2019 de processostramitados e de responsabilidade do setor contábil.

Quanto as NTC nos processos de leilão, conforme inciso V, artigo 60 do RegimentoInterno da Entidade são de responsabilidade da Gerência de Leilão: " V - conferir,analisar e elaborar o demonstrativo dos valores arrecadados, e valores de IPVA, multasdiversas e taxas do DETRAN/MT, referentes aos processos relativos à venda, em leilão

18 de 62

", cabendo ao Setor Contábilpúblico, de veículos apreendidos e bens da Autarquia;conforme inciso XII, artigo 37 do referido Regimento apenas a Prestação de Contas doLeilão: " XII - elaborar a prestação de contas do leilão".

Esse acúmulo de atividades é incompatível com as funções e responsabilidades do setorcontábil, fato que prejudica a realização de todas as atividades pertinentes ao setor, deforma integral e tempestiva.

Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentos padronizados)desatualizados ou inexistentes.

Em análise ao questionário, entrevista e análise dos documentos apresentados, nota-sea ausência de fluxo processual e rotinas de conformidade bem como deacompanhamento sistemático dos processos de pagamentos de faturas e tributos.

A elaboração de um fluxo processual é de suma importância, pois esclarece assequencias das atividades, gera eficiência, identificam obstáculos, pontos de melhorias epossibilita entender o processo na íntegra, e permite o compartilhamento doconhecimento na organização, uma vez que os processos de trabalho não estarão maisrestritos a quem os executa, mas documentados para a utilização de todos naorganização.

É necessária a criação de um fluxo de processos e procedimentos entre asCircunscrição Regional de Trânsito - CIRETRAN/MT e a Sede do DETRAN/MT parasanar a entrega de faturas em atraso bem como rotinas de conformidade dos processoscontábeis executados pelo setor.

A inexistência de um fluxo processual técnico detalhado a ser observado pelos setoresenvolvidos apresenta um risco ao controle eficiente dos registros contábeis euniformidade nos procedimentos dos processos contábeis.


Implementar fluxo processual e rotinas de conformidade dos registros de ativos epassivos com objetivo de verificar suas origens, consistências e providenciar asregularizações necessárias.

Elaborar fluxogramas entre os setores envolvidos com as Garantias Contratuais visandoregistros contábeis tempestivos.

19 de 62

Mapear o fluxo de atribuições do setor contábil e atualizar o Regimento Interno daEntidade;

Implementar fluxos processuais e rotinas de conformidade entre as CIRETRAN's e aSede do DETRAN/MT para sanar a entrega de faturas em atraso

4.2 - SUBSISTEMA - GESTÃO DE PESSOAS

Trata-se da estrutura de informações sobre a gestão de pessoas, especialmente, quantoà observância da legislação aplicável, a qualidade dos registros no Sistema deAdministração de Pessoas, procedimentos referentes aos principais eventos doSubsistema, desde a admissão, deveres funcionais, estabilidade e progressão, licençase afastamentos, folha de pagamento, até eventos relacionados a desligamentos.

A avaliação de controle interno deste subsistema está dividida nos pontos de controleadiante relacionados e foi realizada pelo(s) seguinte(s) auditor(es):

Fabíola Maria Belmonte Dourado, Fabio Marcelo Matos de Lima

4.2.1 - Ponto de Controle - Cessão


Acompanhamento:

Conforme informações constantes no Relatório de Monitoramento de Recomendaçõesrealizadas ao Detran como resultado da Avaliação de Controles realizada os anos de2017 e 2018, atualizado até 15/05/2019, verificou-se um grau de implementação de100% das recomendações pertencentes ao Subsistema Gestão de Pessoas (35recomendações).

Entretanto, após os testes realizados nesta Avaliação de controles internos, verificou-senovamente a ocorrência de achados identificados em avaliações anteriores, cujasrecomendações foram classificadas como implementadas, especificamente quanto àocorrência de servidores com acúmulo de licença-prêmio; servidores em processo decessão já em exercício antes dos atos publicados no DOE; prorrogações de cessãoanalisadas em tempo insuficiente para conclusão e publicação tempestiva antes do finalda vigência das cessões.

Amostra:

20 de 62

Foram solicitados ao Detran todos os processos de servidores com cessão vigente emabril/2019. De acordo com informações extraídas do SEAP e informações de controlerecebidas pela Detran, existiam 20 processos de cessões vigentes ou em trâmite paraprorrogação. Dos 20 processos, 9 referiam-se a servidores cedidos ao Detran e 11, aservidores do Detran cedidos a outros órgãos/entidades. Destaca-se que não háregistros das cessões externas no SEAP.

Foram disponibilizados para verificação 14 processos, pois os demais processosin locoencontravam-se em trâmite para prorrogação da cessão ou eram servidores cedidos aoDetran, cujos processos ficam no órgão de origem, sem cópia no órgão cessionário enão foram disponibilizados em meio digital.

Instrução processual inadequada

Verificou-se nos processos de cessão analisados, que, embora o Termo de Cessãotrate sobre o ônus da cessão (do órgão cedente ou cessionário), não consta noprocesso, Termo de Opção de Recebimento assinado pelo servidor, nas situações emque este é cedido ou requisitado para exercício de cargo em comissão.

A opção de recebimento foi estabelecida pela Lei Complementar nº 266, de 29 dedezembro de 2006:

Art. 15 O servidor civil ou militar, titular de cargo efetivo da Administração Direta,Autárquica ou Fundacional, nomeado em cargo em comissão, poderá optar pelosubsídio integral do cargo em comissão ou pelo percentual de comissionamentoaplicado sobre o valor do subsídio do cargo exclusivamente comissionado, conformeestabelecido na tabela do Anexo V desta Lei Complementar, acrescido ao seu subsídiomensal.

(...)

§3º O servidor ou empregado público cedido de outro ente ou outro Poder, com ônuspara o Poder Executivo estadual, em ocupando cargo em comissão em órgãos daAdministração direta, autárquica ou fundacional, poderá optar pelo subsídio do cargo emcomissão ou pelo percentual de comissionamento aplicado sobre o valor do subsídio docargo exclusivamente comissionado, acrescido à sua remuneração ou salário mensal.

A ausência da opção de recebimento no processo pode resultar em situações depagamento incorreto de cessão, seja por não aplicar o percentual de comissionamentonos casos em que o servidor opta pelo seu subsídio mensal ou nos casos de reembolso

21 de 62

integral de salário/remuneração.

Além da opção de recebimento, destaca-se a falta de clareza sobre a motivação dacessão em alguns processos, não deixando expresso quais funções serãodesempenhadas pelo servidor ou se a cessão é para exercício de cargo em comissão.

Destaca-se que, mesmo nos processos de prorrogação de cessão, devem ser avaliadasa conveniência e oportunidade do ato e o processo deve ser instruído com todos osdocumentos necessários a uma cessão inicial.

O art. 119 da Lei Complementar nº 04/1990 dispõe sobre as hipóteses de cessão:

Art. 119 O servidor poderá ser cedido para ter exercício em outro órgão ou entidade dosPoderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, nas seguinteshipóteses:

I - Para exercício de cargo em comissão ou função de confiança;

II - Em casos previstos em leis específicas.

§1 Nas hipóteses do inciso I deste artigo, o ônus da remuneração será do órgão ouentidade cessionária.

§2º Mediante autorização da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, o servidordo Poder Executivo poderá ter exercício em outro órgão da Administração PúblicaEstadual, que não tenha quadro próprio de pessoal, para fim determinado e a certoprazo.

A Lei Complementar nº 265, de 28 de dezembro de 2006, traz no do art. 3º comocaputpressupostos para a cessão o excepcional interesse público e disponibilidadeorçamentária e o §2º do mesmo artigo descreve as hipóteses de excepcional interessepúblico.

Art. 3º Observado excepcional interesse público e a disponibilidade orçamentária, oPoder Executivo do Estado de Mato Grosso poderá firmar a cessão de servidor ouempregado público oriundo de órgão ou entidade de qualquer dos Poderes da União,dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, suas autarquias, fundações,empresas públicas e sociedades de economia mista, para o exercício em qualquer deseus órgãos ou entidades, bem como de cargo em comissão ou função de confiança e,ainda, requisitar nos casos previstos em leis específicas.

22 de 62

(...)

§2º O excepcional interesse público para fins do disposto no se manifesta semprecaputna necessidade de remanejamento de pessoal com a finalidade de:

I - lotar pessoal entidades ou órgãos que foram objetos de reestruturação;

II - promover o ajustamento de pessoal às necessidades dos serviços para garantir odesenvolvimento das atividades do órgão cessionário.

Portanto, informações como Opção de Recebimento e motivação da cessão sãoinformações relevantes e essenciais, tanto para cumprimento da legislação quanto parao efetivo controle da concessão e da manutenção das referidas cessões e requisiçõesde servidores.

Publicação intempestiva do ato de cessão

As cessões vigentes ou em trâmite para prorrogação no mês de abril de 2019,correspondiam a 20 processos, sendo 4 cessões externas de servidores cedidos aoDetran, 5 cessões internas de servidores ao Detran e 9 cessões de servidores do Detrana outros órgãos/entidades do Estado.

Quadro Cessões vigentes no Detran em abril de 2019

23 de 62

Dos 20 processos de cessões, 12 tratavam-se de prorrogação de cessão e verificou-seque houve publicação tempestiva de 2 prorrogações. Abaixo, estão consolidadas asinformações referentes aos processos de prorrogação de cessão, a data de início daprorrogação e a respectiva data de publicação no DOE.

Quadro Publicações de Prorrogação de cessão

Já em relação às cessões que não se referiam a prorrogações, dos 8 servidorescedidos, houve publicação tempestiva de 2 cessões.

Quadro Publicações de Cessões

24 de 62

Portanto, 80% das cessões e prorrogações de cessão foram publicadas de formaintempestiva, e, em alguns casos, a própria publicação ressaltava que se tratava decessões com efeitos retroativos para fins de regularização da vida funcional do servidor.

Destaca-se, também, que houve 3 cessões externas de servidores cedidos ao Detran,cujas publicações não foram localizadas no DOE/MT:

Lourivaldo Barbosa Dias, servidor da Prefeitura de Colniza cedido ao Detran, comvigência de 02/04/2018 a 02/04/2019, cujo processo disponibilizado no órgão constavaapenas a minuta do Termo de Cessão aprovada mas não o Termo de Cessãoposteriormente assinado.Gilmar Jandrei Schwaab, servidor da Prefeitura de Canarana cedido ao Detran, comvigência de 28/06/2018 a 27/06/2019, processo não disponibilizado para verificação in

, sem publicação no DOE. Identificou-se publicação do extrato da cessão dolocoservidor no Diário Oficial Eletrônico dos Municípios de Mato Grosso, edição de03/06/2018.Everton Cândido Silva Oliveira, servidor da Prefeitura de Confresa cedido ao Detran,prorrogação da vigência, período de 08/05/2019 a 07/05/2020. Sem verificação doprocesso e não se identificou publicação no DOE. Verificou-se que houvein locopublicação da Portaria da Prefeitura cedendo o servidor, no Diário Oficial Eletrônico dosMunicípios de Mato Grosso, edição de 05/06/2019

A Lei Complementar nº 239, de 28 de dezembro de 2005, classifica em seu art. 3º, inc.II, o ato de cessão como um ato administrativo e estabelece em seu art. 4º que os atosadministrativos devem ser obrigatoriamente publicados, somente tendo validade após apublicação no órgão oficial. De acordo com o Manual de Cessão e Remoção dosServidores Públicos Estaduais, o servidor deve aguardar a publicação do ato no DiárioOficial do Estado (DOE) para, após isso, se apresentar ao órgão cessionário.

Ante o exposto, vislumbra-se que os servidores exerceram atividades no órgãocessionário sem a publicação do ato de cessão ou prorrogação da cessão. Da mesmaforma da cessão, a prorrogação da cessão possui validade após sua publicação no

25 de 62

órgão oficial e o processo de ambas deve ser iniciado em um prazo razoável que permitaa sua análise e publicação tempestivas.


Processos mal concebidos/inconsistentes (exemplo: fluxo, desenho, etc.).

Verificou-se que não há específico a ser aplicado nos processos de cessão,check-listsendo verificados alguns requisitos, entretanto, não é abrangente ao não incluir questãocomo o Termo de Opção de Recebimento, nos casos de cessão para exercício de cargoem comissão, ou motivação da cessão, ausente na maioria dos processos verificados. Aausência dessas informações relevantes pode prejudicar o efetivo controle das cessões.

Quanto à intempestividade de publicações de cessões, verifica-se que deve havermelhoria no fluxo processual das cessões, estabelecendo-se internamente prazos paraos trâmites necessários até a devida publicação.


Aplicar aos processos de cessão, incluindo-se dentre os requisitos, o Termocheck-listde Opção de Recebimento, nos casos de cessão para assumir cargo em comissão bemcomo informações sobre a motivação da cessão.

Formalizar fluxo processual dos processos de cessão no órgão e publicá-lo por meio denormativo interno, definindo-se prazo para início dos processos e prazos para trâmitesinternos até o encaminhamento tempestivo para publicação.

4.2.2 - Ponto de Controle - Estabilidade e Progressão


Amostra:

Conforme dados extraídos do SEAP foram constatadas 34 progressões - de nível e declasse, durante o período de referência (janeiro de 2019 a abrill de 2019).

Foram solicitados todos os processos ao órgão, no entanto, foram verificados 29progressões pois alguns processos ainda se encontravam em trâmite na SEPLAG .

Instrução processual inadequada

26 de 62

Identificou-se que o órgão encaminha o processo para homologação da ManifestaçãoTécnica pela SEPLAG, entretanto, um percentual alto desses processos retorna aoórgão para complementação e/ou retificação de informações e documentos.

Dos 29 processos de progressão analisados, 13 processos de progressão horizontalretornaram da SEPLAG ao DETRAN para complementação/retificação de documentose/ou informações, representando, portanto, um percentual de 44,83% dos processos daamostra.

Constituíram-se as principais inadequações para devolução dos processos:

Quadro Motivos de Devolução de processos de progressão pela SEPLAG

Manifestação Técnica da Progressão anterior não discriminava todos os títulosapresentados naquele processo sendo necessárias as cópias dos títulos apresentadosanteriormente;Retificação da data do efeito financeiro;Ausência de consulta de credenciamento de instituição de ensino superior junto aoMEC;Certificados de cursos à distância: sem código de validação e sem declaração dainstituição; divergência entre o certificado e as informações da validação dacertificação; cursos com carga horária superior a 12 horas diárias.

A Lei Complementar nº 505, de 06 de setembro de 2013, reestruturou a Carreira dosProfissionais do Serviço de Trânsito do Departamento Estadual de Trânsito eestabeleceu em seu art. 10, as séries de classes dos cargos da carreira e os requisitospara cada classe e dispôs, ainda, em seus artigos 11 e 12 sobre as formas demovimentação na carreira.

Já a Instrução Normativa Seges nº 03/2018 disciplinou procedimentos relativos aoprotocolo e instrução de processo referente a progressões horizontais, assim como ainstrução processual relativa à apresentação de certificados, diplomas e demaisdocumentos comprobatórios de formação de nível escolar e de cursos deaperfeiçoamento, qualificação e capacitação profissional nos processos referentes àenquadramento e progressão horizontal dos servidores públicos.

Portanto, para concessão das progressões, o processo deve ser instruído pelointeressado considerando-se a Lei de Carreira do Servidor e, no caso de progressãohorizontal, as instruções da IN nº 03/2018.

27 de 62

No caso de processos que não estejam devidamente instruídos quando encaminhados àSEPLAG, acaba resultando em morosidade para conclusão dos processos além dereexecução de tarefas pelos setores envolvidos nos trâmites dos processos.



Os processos de progressão não são instruídos com auxílio de um o quecheck-listfavorece a ocorrência de ausência de documentos necessários ou documentos que nãoestejam com a legislação aplicável.

A Manifestação Técnica constante no processo de progressão, embora apresentediversos requisitos necessários para a concessão da progressão, não representa em sium formulário de conformidade, deixando margem, portanto para instrução processualincompleta ou em desacordo com os critérios legais.

A utilização de um para instruir processos dessa natureza constitui-se,check-listportanto, como uma medida de controle e que colabora com o processo de supervisãorealizado na etapa de conferência da Manifestação Técnica pelo gestor da área.


Aplicar na instrução dos processos de progressões, encaminhando-os para acheck-listhomologação com todas as informações e documentos necessários, de acordo com alegislação aplicável.

4.2.3 - Ponto de Controle - Indenizações


Instrução processual inadequado

Foram solicitadas ao DETRAN as atas de reunião do Conselho Estadual de Trânsito -CETRAN do ano de 2019 até então realizadas, para fins de avaliação da conformidadedocumental diante das normas aplicáveis.

A partir do recebimento de referida documentação, identificou-se que as atas de reuniãodo CETRAN não mencionam expressamente, em seu preâmbulo, o nome dosconselheiros que integraram a reunião, limitando-se a indicar genericamente a

28 de 62

a.

participação de conselheiros, da seguinte forma: [...] sob a presidência do Presidente doCETRAN Senhor [...] e com a presença dos demais Conselheiros que assinam apresente Ata, foi realizada sessão ordinária deste Conselho. [...].

Diante da ausência de menção expressa, no preâmbulo da ata, do nome do conselheiroque teria participado da reunião, há risco de assinatura a posteriori por parte de membrodo conselho sem que se tenha participado da reunião, o que geraria pagamento dejetons (rubrica 2420 - Jeton) sem efetiva presença na reunião, em desacordo com o art.4º da Lei Estadual nº 9.073/2008 que exige a efetiva presença dos membros para quepercebam tal rubrica, conforme observável nas seguintes atas:

membro Edvaldo Belisário dos Santos: assinatura observável somente após oquadro contendo a relação nominal de membros presentes, na página deassinaturas da Ata de Reunião nº 1.246/2019/CETRAN-MT (14/02/2019):

b. membro Ronize Antonio Barbosa: assinatura observável somente após o quadro

29 de 62

contendo a relação nominal de membros presentes, na página de assinaturas daAta de Reunião nº 1.247/2019/CETRAN-MT (21/3/2019):

Vale ressaltar que referidas práticas de assinatura após o quadro contendo a relação denomes não foram observadas nas demais atas examinadas do período de janeiro,fevereiro, março e abril de 2019.

Referidas práticas enunciam, portanto, oportunidade de melhoria relativamente àpadronização documental e, consequentemente, à instrução mais segura e adequadados processos relativos a pagamentos de Jeton, já que a assinatura de ata de reuniãosem que a presença já tenha sido mencionada expressamente em seu preâmbuloenseja a existência de risco de assinatura "a posteriori" de membro que não tenhaefetivamente participado da reunião, o que resultaria no pagamento indevido do jeton e,consequentemente, no prejuízo ao erário.


Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentos padronizados)

30 de 62

desatualizados ou inexistentes.

Acerca da ausência de menção expressa, no preâmbulo da ata de reunião de conselhodo CETRAN-MT, do nome do membro que nela esteja presente, combinada comassinatura fora do quadro contendo a relação de nomes dos membros presentes,indica-se como causa a inadequada padronização de referidas atas de reunião, já que,pelo modo como atualmente estão estruturadas, não eliminam o risco da assinatura "aposteriori".


Otimizar a padronização da ata de reunião do CETRAN-MT, constante nos processos depagamento de Jeton, passando-se a nela constar, já no preâmbulo de referida ata,expressamente, o nome dos membros presentes ao invés de indicação genérica do tipo"[...] com a presença dos demais Conselheiros[...]", passando-se a constar, também, aofim, o quadro de assinaturas somente dos membros presentes, suprimindo-se apossibilidade de aposição de assinaturas fora do quadro de assinaturas, evitando-se apossibilidade de que sejam apostas a posteriori.

4.2.4 - Ponto de Controle - Licenças e Afastamentos


Amostra:

Solicitou-se ao órgão a relação de todos os servidores que se encontravam de licençaou afastados no período de janeiro a abril de 2019

Verificou-se que durante o período de referência foram concedidas 97 licenças: 8licenças à gestante; 2 licenças para tratamento de saúde/segurado INSS; 1 licença paratratamento de interesse particular; 66 licenças para tratamento de saúde; 13 licençaspara tratamento de saúde em pessoa da família; 1 licença-paternidade; 3 licenças paraexercício de mandato classista; 3 licenças por motivo de afastamento do cônjuge.

Foram selecionados 25 processos de licenças e afastamentos para verificação in loco.

Concessão inadequada de licença

Verificou-se que 3 (três) servidores do Detran encontram-se de licença para exercício demandato classista e constatou-se que para fins de verificação do limite de servidores

31 de 62

permitidos ao órgão para usufruírem a referida licença não foi considerado o requisito doquantitativo dos servidores filiados ao Sindicato dos Servidores do DepartamentoEstadual de Trânsito do Estado de Mato Grosso.

O direito à licença para o exercício de mandato classista foi previsto no art. 133 daConstituição Estadual, o qual foi alterado em 2015 pela Emenda Constitucional nº 73, e,posteriormente, teve sua redação anterior vigente após ser concedida liminar nos autosda ADI nº 1000218/04.2018.8.11.0000.

Art. 133 Quando no exercício de mandato eletivo em diretoria de entidade sindical ouassociativa, representativa de categoria profissional de membros da AdministraçãoPública, será colocado à disposição da entidade, desde que:

I - seja solicitado e não ultrapasse o limite de três servidores, em entidade quecongregue um mínimo de mil representados;

II - seja solicitado e não ultrapasse o limite de um servidor, em entidades quecongreguem menos de mil e mais de trezentos representados.

Inicialmente, foi concedida licença a dois servidores, por meio dos Processos nº64289/2018 e 64848/2018. Posteriormente, para a concessão da licença a outroservidor, Processo nº 93584/2018, foi encaminhado pelo Secretário de Estado deGestão (atual Seplag) à Procuradoria Geral do Estado de Mato Grosso paramanifestação sobre o deferimento da licença. Destacam-se, a seguir, trechos do Parecernº 544/SGACI/2018, de 17/09/2018, emitido pela Procuradoria Geral do Estado:

"Em se tratando de um direito que deverá ser exercido pelo servidor, por não serobrigatório, não é correto deduzir que todos os servidores de um determinado órgãopúblico são filiados ou associados da entidade sindical ou associativa, representativa dasua categoria profissional de membros da Administração Pública.

Não cabe à Administração Pública Estadual determinar o número de representados deuma entidade com base na lista de servidores ativos e inativos, pois é o Sindicato e/ouAssociação que detém o controle dos seus filiados/associados, cabendo aos mesmos oônus de comprovar perante a Administração Pública a quantidade dos seusrepresentados.

No caso, a SEGES deverá exigir do SINETRAN a lista de todos os servidores públicosestaduais que formalmente se filiaram ao sindicato para que seja possível identificar comsegurança o número de representados para fins de definição da quantidade de

32 de 62

servidores que poderão ser licenciados para o exercício de mandato classista no referidosindicato."

O Parecer conclui pela possibilidade de se deferir o direito à licença desde que estejadevidamente comprovando o número de representados do Sindicato dos Servidores doDepartamento de Trânsito do Estado de Mato Grosso - SINETRAN/MT na formaindicada no Parecer e que a disponibilidade de servidor(es) para a referida entidadeesteja dentro do limite permitido pelo art. 133 da Constituição Estadual.

Foi juntado ao processo, Ofício nº 91/2018, de 09 de novembro de 2018, emitido peloSINETRAN, declarando que o Sindicato congrega e representa atualmente o total de1096 (hum mil e noventa e seis) servidores efetivos da carreira dos Profissionais doSistema Nacional de Trânsito do Estado de Mato Grosso)".

Verifica-se, portanto, que o documento apresentado não cumpre o requisito presente noParecer da PGE, a qual manifestou que deveria ser apresentada a lista de todos osservidores públicos estaduais que formalmente se filiaram ao sindicato, sendo estequantitativo requisito essencial para a definição da quantidade de servidores que podemser licenciados para o exercício de mandato classista no Sindicato. Portanto, a merainformação do quantitativo de servidores da categoria que o Sindicato representa não éparâmetro para a análise da possibilidade da licença.

Contudo, houve a concessão da licença por meio do Ato Administrativo nº360/2018/SEGES, de 09/11/2018, assinado pelo Secretário de Estado de Gestão, e peloPresidente do Detran, mesmo sem a apresentação das informações necessárias e sema análise da conformidade das informações apresentadas com os parâmetros legais.

Em consulta à base de dados do SEAP, constatou-se os seguintes quantitativos deservidores ativos e inativos que tiveram o desconto da rubrica 6110 - Sindicato dosServidores do Detran/MT, nos meses de fevereiro a abril de 2019.

Verifica-se, assim, que nos meses de concessão das 03 licenças para exercício demandato classista (fevereiro e março de 2019), o número de servidores que tiveram a

33 de 62

rubrica correspondente ao desconto ao SINETRAN, corresponderam, respectivamente, a719 e 704 servidores. Em consulta aos dados do mês de referência desta Avaliação deControles (04/2019), identificou-se que houve 642 servidores com desconto da rubricade desconto ao Sindicato.

Portanto, constata-se que não foi juntado ao processo o requisito de quantitativo deservidores filiados ao Sindicato, consequentemente, não houve comprovação derequisito essencial para a definição de quantidade de servidores do órgão que poderiamestar em licença para exercício de mandato classista.

Ausência de escala licença-prêmio

Amostra:

A partir de dados extraídos do Sistema SEAP contendo todos os servidores ativos doórgão, seus períodos aquisitivos para a licença-prêmio e os períodos de usufruto,verificou-se servidores do órgão que se encontram com acúmulo de dois ou maisperíodos aquisitivos de licença-prêmio.

Comparou-se os dados do SEAP com as informações obtidas no IOMAT referente aconcessões e usufruto de licença-prêmio pelos servidores do Detran bem como osservidores em acúmulo de licenças e a Escala de Licença-Prêmio elaborada e publicadapelo órgão para 2019.

Deficiência ou ausência no controle de Licença -prêmio.

Verificou-se que 44 servidores do órgão encontram-se com acúmulo de dois ou maisperíodos aquisitivos de licença-prêmio.

De acordo com a Lei Complementar nº 04/1990, artigo 113, a licença-prêmio deverá serusufruída no período aquisitivo subsequente, não podendo haver acúmulo de duaslicenças-prêmio:

Art. 113. Para possibilitar o controle das concessões da licença, o órgão de lotaçãodeverá proceder anualmente à escala dos servidores, a fim de atender o disposto noartigo 109, Parágrafo 4º, e garantir os recursos orçamentários e financeiros necessáriosao pagamento, no caso de opção em espécie.

§ 1º O servidor não poderá acumular duas licenças-prêmio.

34 de 62

§ 2º O servidor deverá gozar a licença-prêmio concedida, obrigatoriamente, no períodoaquisitivo subsequente.

§ 3º Caso não usufrua no período subsequente, entrará, automaticamente, em gozo dareferida licença a partir do primeiro dia do terceiro período aquisitivo.

Observa-se que a atuação do órgão não vem sendo efetiva no sentido de cumprir alegislação quanto ao não acúmulo de licenças-prêmio nem quanto ao gozo imediato noterceiro período aquisitivo, das licenças em acúmulo.

Falha ou ausência de alimentação do Sistema SEAP de informações delicença-prêmio.

Identificou-se que há 53 servidores do Detran sem lançamentos de períodos aquisitivosde licença-prêmio no SEAP. Ressalta-se que foram realizadas consultas para verificar sehouve concessão de licenças nos períodos ausentes que justificassem a ausência dosperíodos mencionados.

No quadro abaixo, estão dispostas as matrículas dos servidores e os respectivosperíodos concessivos ausentes:

Quadro Ausências de registros de períodos concessivos de licença-prêmio

35 de 62

O Decreto nº 90/2019, estabelece em seu art. 3º que, independentemente derequerimento do servidor, a unidade de gestão de pessoas do órgão ou entidade delotação do servidor procederá, de ofício, à análise das informações funcionais para finsde publicação da concessão após decorrido o prazo máximo de 90 dias do término doperíodo aquisitivo da licença.

O Decreto nº 3.621/2004 (revogado pelo Decreto nº 90/2019) já previa em seu art. 3º aconcessão da licença de ofício, vencido o período aquisitivo da licença-prêmio.

Cabe ressaltar que, a ausência ou falha de alimentação do Sistema SEAP gera diversasfragilidades quanto à fidedignidade das informações, dentre estas, a veracidade doseventos de acúmulo.



36 de 62

A escala de licença-prêmio elaborada e publicada pelo órgão para o exercício de 2019contempla apenas 3 dos 11 servidores que atualmente possuem acúmulo superior a doisperíodos aquisitivos de licença-prêmio. Considerando-se os 3 servidores contempladosna escala, o usufruto das referidas licenças ainda não regularizou as pendências quecontinuam acima do legalmente permitido. No caso de acúmulo de licença-prêmio, ogozo da licença é obrigatório a partir do primeiro dia do terceiro período aquisitivo, fatonão identificado nos casos de servidores com acúmulos de licença no órgão.

A Lei Complementar nº 04/1990 em seu art. 113 trata sobre a elaboração da Escala deLicença-Prêmio pelo órgão de lotação, a fim de possibilitar o controle das concessões dalicença. Portanto, a escala de licença-prêmio permite ao órgão agendar e acompanharesse tipo de licença, sendo um instrumento adequado para gerenciamento dos acúmulosacima da quantidade legalmente permitida.

Atualmente, o Decreto nº 90/2019, estabelece em seu art. 10 a competência do titular daunidade de gestão de pessoas do ógão ou entidade, da notíficação do servidor emacúmulo indevido da licença-prêmio para gozo integral da licença no prazo de 180 diasda licença-prêmio acumulada, procedendo-se a inclusão na Escala Anual.

Anteriormente, o Decreto nº 1.179/2008 já estabelecia em seu art. 2º, a responsabilidadedo setor de recursos humanos do órgão/entidade de notificar os servidores para queestes informassem o período de gozo da licença, e caso os servidores não cumprissema determinação, teriam seus períodos de gozo fixados de ofício pelo setor de recursoshumanos do órgão/entidade.

De acordo com informações fornecidas pelo Setor de Gestão de Pessoas, para aelaboração da escala de licença-prêmio são considerados apenas os requerimentos dosservidores, e, após a escala, é realizado um levantamento de servidores em acúmulo. Oórgão realiza o controle de acúmulos de licença-prêmio por meio de planilha, a qualencontra-se em fase de atualização. Anteriormente ao Decreto nº 90/2019, o órgão nãoatuava de ofício e, no momento, estão realizando levantamento dos períodos aquisitivospara análise e concessão das licenças.

Além da ausência de atuação de ofício do órgão, ressalta-se que a inexistência derelatórios no SEAP que possibilitem a identificação de servidores em situação irregularno SEAP colabora para a dificuldade de gerenciamento das informações relativas àausência de pedido de concessão pelo servidor, bem como de servidores em acúmulode licença-prêmio.

Em relação às inconformidades identificadas na concessão de licença para mandato

37 de 62

classista verificou-se que a inclusão de etapa de supervisão antes da efetiva concessãodas licenças é medida de controle apta a colaborar para evitar concessões indevidas delicenças, pois após todos os trâmites necessários, é possível verificar se o processocontém todos os requisitos essenciais para concessão da licença.


Efetuar a análise dos processos de concessão de licença para mandato classistaconsiderando-se os requisitos da legislação e destacados no Parecer da PGE/MT.

Contemplar na escala de licença-prêmio todos os servidores do órgão que encontram-secom licença-prêmio acumulada ou que estejam no último ano do segundo períodoaquisitivo, de forma a evitar o acúmulo de licenças.

Solicitar à SEPLAG que no SEAP seja disponibilizado relatório contendo a relação dosservidores em acúmulo de licença-prêmio e demais informações necessárias.

Atuar de ofício nos casos em que os servidores adquiriram direito à licença-prêmio masnão a solicitaram, de forma que os registros no SEAP reflitam a realidade funcional doservidor.

4.3 - SUBSISTEMA - CONTRATAÇÕES

Compreende o controle do planejamento, execução, gestão e fiscalização deprocedimentos administrativos utilizados na contratação de serviços ou aquisição deprodutos pela Administração Pública direta ou indireta. A avaliação de controle interno deste subsistema está dividida nos pontos de controleadiante relacionados e foi realizada pelo(s) seguinte(s) auditor(es):Marcelo Henrique da Silva Soares, Breno Camargo Santiago, Tatiana de LimaPiovezan, Anderson Andrey Paes Escobar

4.3.1 - Ponto de Controle - 2 - Fase Interna - Licitação


ACOMPAMHAMENTO

Durante a realização da Avaliação de Controles Internos 2018 (RACI nº 20/2018) foramdetectadas as seguintes impropriedades no Ponto de Controle "Fase Interna - Licitação":

38 de 62

Exigência indevida de alvará de funcionamento que comprove localizaçãoespecífica do licitante;Exigência de apresentação de garantia de contrato após a sua efetiva celebração(correto seria até o momento da assinatura);Proibição indevida de participação de empresas com sócios em comum ouempresas de mesmo grupo econômico. (Exceto convite e dispensa de licitação);Estabelecimento de cláusulas desnecessárias ou inadequadas, que restrinjam ocaráter competitivo do certame.

Foram identificadas 5 (cinco) possíveis causas para os problemas supracitados:

Servidores em número insuficiente;Capacitação formal insuficiente/deficitária;Rotatividade excessiva (turn over) de servidores no setor;Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentos padronizados)desatualizados ou inexistentes;Processos mal concebidos/inconsistentes (exemplo: fluxos, desenho, etc.).


Para atender as causas Servidores em número insuficiente, Capacitação formalinsuficiente/deficitária e rotatividade excessiva (turn over) de servidores no setor foielaborado o Plano de Providências nº 020/2018. No referido expediente foramrelacionadas medidas para mapear as funções, atribuições e responsabilidades dosetor de aquisições com o fim de atualizar o Regimento Interno do Detran/MT.Entretanto tais providências não se relacionam com a insuficiência do número deservidores;No tocante aos Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentospadronizados) desatualizados ou inexistentes o Plano de Providência acimamencionado estabeleceu ações no sentido de reunir grupo de trabalho ou equipede planejamento com objetivo de construir o Plano Anual de Aquisições doDetran/MT. Ação esta, implementada.Já em relação a causa Processos mal concebidos/inconsistentes (exemplo: fluxos,desenho, etc.), houve uma redução do número de achados em consequência daotimização dos processos licitatórios do Detran/MT. No entanto, tal causa aindapersiste na avaliação do ano corrente.

Escopo

39 de 62

Para análise deste ponto de controle "Licitações Fase Interna" foram analisados osprocedimentos licitatórios envolvendo os Pregões Eletrônicos realizados pelo Detran/MTno período de maio/2018 a abril/2019. A amostra selecionada circunscreveram 20 (vinte)processos licitatórios nos quais foram submetidos aos procedimentos de auditoria deinspeção documental, análise de informações e entrevistas junto as unidade deaquisições e contratos do órgão.

Dando prosseguimento a análise, verificou-se na presente avaliação de controlesinternos os seguintes problemas:

Pesquisa de preço ou orçamento estimativo ausente ou deficitário

Constatou-se que nos Pregões Eletrônicos analisados, as fontes de pesquisas ou asjustificativas para não utilização de tais fontes, não fizeram parte das buscas pelospreços de referência no Detran.

Da amostra avaliada, é possível evidenciar que os estudos de preços são alicerçadossomente por pesquisas envolvendo empresas do ramo correspondente ao objetocontratual, ou por pregões de órgãos diversos, ou pesquisas na internet.

De acordo com o §2º artigo 7º do Decreto Estadual nº 840/2017, devem fazer parte doreferido levantamento contratos vigentes ou aquisições recentes do órgão; contratose/ou atas de outros órgãos; orçamentos de empresas que atuem no ramo do objeto;

40 de 62

pesquisas publicadas em mídias especializadas, sítios eletrônicos especializados ou dedomínio amplo e preços constantes nos sistemas públicos. Caso, eventualmente issonão ocorra, deve-se justificar a ausência dos critérios elencados anteriormente.

Nessa mesma linha, o Tribunal de Contas da União já se manifestou em seu Informativode Licitações e Contratos nº 264/2015:

As estimativas de preços prévias às licitações devem estar baseadas em cesta depreços aceitáveis, tais como os oriundos de pesquisas diretas com fornecedoresou em seus catálogos, valores adjudicados em licitações de órgãos públicos,sistemas de compras (Comprasnet), valores registrados em atas de SRP,avaliação de contratos recentes ou vigentes, compras e contratações realizadaspor corporações privadas em condições idênticas ou semelhantes".

A deficiência nos parâmetros de preço e a falta das justificativas pode ocasionar valoresincompatíveis com os praticados no mercado levando à aquisições desvantajosas econtrárias à eficiência na prestação do serviço público, além de elevar o risco delicitações desertas.

Outrossim, a motivação dos atos que impossibilitou a utilização de todas as fontes depesquisa resguardam os servidores que as realizaram e sustentam as informações demercado coletadas.



A causa identificada se demonstrou nos processos e fluxos no desempenho daspesquisas de preços de referência.

Apesar de existirem normas que definam as competências e atribuições das unidades doDetran, não se verificou nenhum expediente ou checklist de conformidade paraassegurar os levantamentos feitos os requisitos legais definidos pelo §2º do artigo 7º doDecreto Estadual nº 840/2017.

Os procedimentos para a realização dessa demanda para a valores resultante daspesquisas de mercado compatível com o objeto licitado não esgotaram os campos depesquisa e se limitaram aos orçamentos de empresas que atuam no ramos do objeto ouserviço licitado, bem como em atas de registro de preços de outros órgãos.

41 de 62

a. b.

1. 2.


Elaborar checklist de conformidade ou procedimentos de verificação relacionados àspesquisas de mercado, a fim de assegurar preços de referência condizentes com osvalores de mercado com base em fontes de pesquisa e justificativas confiáveis eadequadas.

4.3.2 - Ponto de Controle - 4 - Dispensas e Inexigibilidades


Escopo

De um universo de 35 (trinta e cinco) processos de Dispensas e Inexigibilidades, queocorreram de maio de 2018 a maio de 2019, foram extraídos 13 (treze) processos querepresentam, aproximadamente, 88,88% do volume financeiro do universo, obedecendoo seguinte quesito:

Seleção de processos em todas as modalidades (Dispensa e Inexigibilidade).Materialidade selecionando os procedimentos com maior vulto.

Acompanhamento

Quando comparada esta avaliação, com a avaliação realizada no órgão, no exercícioanterior, notamos que dos 2 achados apontados no relatório pretérito, nenhum deles foinovamente encontrado este ano, demonstrando uma melhora nos sistemas de controles.

Foi encontrado um novo problema em apenas 1 processo, o qual será debatido adiante.

Abaixo tece-se alguns comentários mais detalhados sobre a evolução apresentada.

Durante a realização da Avaliação de Controle Interno 2018 (RACI 020/2018), foramdetectadas as seguintes impropriedades no Ponto de Controle DISPENSA EINEXIGIBILIDADE (total de 2 problemas):

Instrução processual deficiente/inadequada;Ausência de certidões de regularidade jurídica e previdenciária, fiscal e trabalhistae da declaração da Lei n. 9854/99.

42 de 62

1.

Foi identificado 01 (uma) possível causa para os problemas supracitados:


Pela análise de documentos, entrevistas e observações direta, constatou-se umaevolução, tendo em vista que nenhum dos problemas anteriormente encontrados,estiveram presentes nos processos avaliados esse ano.

Sobre as providências adotadas pelo órgão, em relação ao relatório de 2018,constata-se no sistema de monitoramento da CGE, que todas as medidasrecomendadas tiveram sua implementação informada ou implementada.

Relatada as evoluções apresentadas, passa-se ao resultado das análises realizadasesse ano.

Ausência de justificativa que fundamentam a inexigibilidade.

Constatou-se que em 1 dos processos de inexigibilidade analisados que a justificativafundamentada para escolha da modalidade, não atendeu por completo aos requisitoslegais.

A autarquia não fundamentou a escolha do software de pesquisa de preço e sim aexclusividade na comercialização de um software previamente escolhido, o que nãocaracteriza a dispensa do Art. 25, I, da lei 8.666/93, tendo em vista que existem outrassoluções no mercado que fazem o mesmo serviço de pesquisa de preço o que permitiriaa competição.

No caso da escolha do sistema Banco de Preços, não foram encontradas no processo119874/2019 critérios objetivos que fundamentassem a escolha do software emdetrimento de outras soluções de mercado.

A justificativa para escolha do sistema se pautou basicamente pelos seguintes itens(extraído da folha 83 do processo):

43 de 62

Nota-se que são critérios subjetivos que alicerçam a escolha. Não ocorre demonstraçãoque o produto possui características peculiares não encontradas nos produtos que lhessão concorrentes, ou ainda características que sejam decisivas para contemplar ointeresse público.

Com efeito, entende-se que o processo não possui uma fundamentação que caracterizea inexigibilidade.



Os processos de Inexigibilidade, devem ser justificados mediante critérios objetivos etécnicos, que demonstrem a unicidade da solução escolhida, bem como a exclusividadedo seu fornecimento, fato conjunto que inviabiliza a competição.

No presente caso, observa-se que a autarquia envidou esforços no sentido dedemonstrar a exclusividade de um fornecedor, sem, contudo, evidenciar que apenas oseu software, era o único capaz de atender a sua necessidade.

Assim não houve justificativa efetiva da inexigibilidade, pois os documentos técnicos quecomprovassem a unicidade da solução, não foram juntados no processo.


44 de 62

a. b.

Incluir no manual e checklists, adotado pela autarquia, uma etapa de justificativa técnicaque alicerce a solução adequada, bem como a inviabilidade de competição nofornecimento da mesma.

4.3.3 - Ponto de Controle - 5 - Adesão a Ata de Registro de Preços


Escopo

De um universo de 14 (quatorze) processos de ADESÕES A ATAS DE REGISTRO DEPREÇO ARP que ocorreram de maio de 2018 a maio de 2019, foram extraídos 6 (seis)processos que representam, aproximadamente, 94.36% do volume financeiro douniverso, obedecendo o seguinte quesito:

Seleção de processos em todas as modalidades (Carona e Participante da ATA).Materialidade selecionando os procedimentos com maior vulto.

Da amostra supracitada foi adotado como erro tolerável o quantitativo de 1 processo.

Da avaliação

Quando comparada esta avaliação, com a avaliação realizada no órgão, no exercícioanterior, notamos que a exemplo do que acontecera na avaliação de 2018, o órgão estáinstruindo muito bem os processos de Adesões, não sendo detectado nenhum problema.

A utilização de checklists ajuda muito na organização e uniformidade processual, o quefacilita inclusive o trabalho de verificação processual.

É um órgão que manteve o nível de organização e maturidade processual. Inclusive játrabalhando com a digitalização completa de todos os processos.

4.3.4 - Ponto de Controle - 6 - Gestão e Fiscalização de contratos


ESCOPO

Foram analisados 18 (dezoito) processos de contratação para mensurar a eficácia dosistema de controle interno quanto ao ponto de controle Gestão e Fiscalização de

45 de 62

Contratos.

A amostra foi selecionada a partir dos processos de contratação realizados no períodode maio/2018 a abril/2019 de acordo com critérios de materialidade e risco. Amensuração de efeitos e identificação de causas incluiu ainda a inspeção documental decontratos anteriores ao período de análise.

Ausência ou insuficiência de documentos hábeis a comprovar a efetiva execuçãodos objetos contratados

Em todos os processos de pagamento de contratos que envolvem mão de obraanalisados, o atesto e a liquidação foram realizados a partir de documentos diferentes domês de competência do serviço. Explica-se: atesto e liquidação da nota fiscal referenteaos serviços prestados em Fevereiro/2018, por exemplo, é feito a partir da comprovaçãode recolhimento das contribuições previdenciárias, FGTS, e pagamento de salários domês de Janeiro/2018.

Essa impropriedade está evidenciada, por exemplo, nos processos nº. 026333-2018 e224608-2019.

O pagamento das empresas contratadas sem a comprovação de que essas empresascumpriram suas obrigações trabalhistas e previdenciárias contraria o Art.63 da Lei nº.4.320/1964, Art. 55, §3º, da Lei nº. 8.666/93 e também, estão em desacordo com oformulário de conformidade denominado Relatório de Acompanhamento de Fiscalizaçãodo Detran, no qual se destaca que a GFIP, folha de pagamento e demais documentoque devem ser apresentados são do mês de competência.

O procedimento atual permite que a Administração Estadual pague por serviços sem acomprovação de que a empresa contratada quitou suas obrigações trabalhistas eprevidenciárias referentes à competência respectiva. Dessa forma, gera-se o risco deque a contratada não realize a quitação das obrigações e que a Administração sejaresponsabilizada subsidiária (obrigações trabalhistas) ou solidariamente (obrigaçõesprevidenciárias).

O risco acima descrito se concretizou no Contrato nº 24/2015, no qual o DETRAN pagoua contratada pelos serviços prestados no mês de Dezembro/2017 e, posteriormente, foicondenado pela justiça do trabalho (RE 0000094-92.2018.5.23.0052) a pagar salários domês de Dezembro/2017 e Janeiro/2018 dos empregados terceirizados.

Contratos sem menção dos nomes das partes e os de seus representantes, da

46 de 62

finalidade, do ato que autorizou a sua lavratura, do número do processo dalicitação, da dispensa ou da inexigibilidade, e da sujeição dos contratantes àsnormas da Lei nº 8.666/93 e às cláusulas contratuais

Na amostra eleita, verificou-se em 06 (seis) processos a ausência de menção no textocontratual do ato que autorizou a sua lavratura, o que não atende um dos preceitosestabelecidos no artigo 61, caput, da Lei 8.666/93, de que todo contrato deve mencionaros nomes das partes e os de seus representantes, a finalidade, o ato que autorizou asua lavratura, o número do processo da licitação, da dispensa ou da inexigibilidade, asujeição dos contratantes às normas desta Lei e às cláusulas contratuais.

Resta claro no artigo 54 da Lei 8666/93 que o contrato fica vinculado ao ato que oautorizou, bem como a respectiva proposta, sob pena de nulidade.

Corroborando com essa previsão é nulo o contrato administrativo omisso em pontosfundamentais, ou firmado sem licitação quando exigida, ou resultante de licitaçãoirregular ou fraudada no julgamento, conforme a doutrina de HELY LOPES MEIRELLES(1996, p.177).

Dessa forma, ao atender aos requisitos estabelecidos no caput do artigo 61, da Lei8666/93 além de evitar nulidades, atende o princípio da transparência na AdministraçãoPública ao mesmo tempo contribuirá com os controles.

Falhas no recebimento, atualização ou controle da garantia contratual

Na amostra eleita, verificou-se em 02 (dois) processos de contratação a nãoapresentação da garantia prevista após a celebração contratual ou prorrogação deprazo. Observou-se que uma dessas ocorrências se deu em prorrogação contratualfracionada em meses.

A garantia contratual visa ressarcir a Administração por prejuízos provocados pelocontratado por não execução ou execução irregular do objeto contratual, bem como pararetenção de valores relativos a multas e indenizações devidas ao órgão por contadessas ou outras irregularidades perpetradas, conforme artigo 80, III, da Lei nº8.666/1993. Ela deve ser apresentada após a celebração do contrato (cf. Acórdão TCUnº 1883/2011 1º Câmara) e dentro de prazo fixado por cláusula contratual, devendo suaapresentação ser certificada no respectivo processo administrativo mediante a inserçãode comprovante de recolhimento da garantia e cópia do documento pertinente (apólicede seguro, carta de fiança, etc.), conforme preceitua o Manual Técnico de Normas eProcedimento do Sistema de Aquisições Governamentais (2009).

47 de 62

A não apresentação da garantia contratual envolve riscos significativos de danos aoscofres públicos por recusa na prestação ou irregularidades cometidas pelo contratadodurante a execução do objeto contratual, devendo a Administração aplicar as sançõesadministrativas pertinentes com vistas a obter o cumprimento da cláusula contratual queexigiu o prévio depósito da garantia.

De igual modo a não atualização da garantia contratual nos acréscimos ou prorrogaçõesdo respectivo Contrato, contraria o disposto no artigo 56, § 2º, da Lei nº 8.666/1993, etem por consequência o fato de que o órgão fica desamparado quanto à execução dagarantia diante de possíveis inexecuções ou irregularidades nas execuções contratuais,perpetradas pela contratada, especialmente quando a omissão se refere aos aditivos deprazo (prorrogações contratuais).

Publicação intempestiva ou deficiente das portarias de designação dos fiscais decontratos

Dentre a amostra relativa aos contratos administrativos e suas alterações, constatou-se,em 02 (dois) processos de contratação de bens e serviços, que a publicação da portariadesignando os fiscais de contratos não ocorreram tempestivamente.

O art. 67 da Lei nº 8.666/93 dispõe que a execução do contrato deverá seracompanhada e fiscalizada por representante da Administração especialmentedesignado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo cominformações pertinentes a essa atribuição.

O Decreto Estadual nº 840/2017 ao tratar o assunto foi esclarecedor e trouxe em seuartigo 99, § 3º, I, as informações mínimas que deverão constar nas designações dosfiscais de contratos, o que inclui o prazo de até três dias úteis após a publicação doextrato do contrato.

Assim, ao considerar objetivo da atividade fiscalizatória e para que alcance a suaefetividade, a designação do fiscal do contrato deve ocorrer de modo prévio ou nomáximo concomitante a celebração do contrato.

O prazo exigido demonstra a necessidade do representante da administração atuardesde o início da contratação e as informações exigidas para a publicação da portariabuscam conferir maior clareza e transparência ao ato de designação, facilita buscas,gestão e controle dos dados pelos órgãos ou agentes competentes.

48 de 62

Publicação intempestiva ou deficiente dos extratos dos contratos ou seusaditamentos no DOE

Constatou-se, em 04 itens da amostra relativa aos contratos administrativos e suasalterações, que a publicação dos extratos de contratos ou de aditivos contratuaisencontravam-se sem as informações relativas a dotação orçamentária, ao valor, vigênciaou prazo de execução.

Trata-se, no entanto, de informações essenciais, na forma do artigo 61, parágrafo único,da Lei nº 8.666/1993 e artigo 99, § 1º, do Decreto nº 840/2017.

A ausência dessas informações nos extratos contratuais publicados pelo órgãodesatende ao princípio da transparência e prejudica o acompanhamento e controle dospreceitos constantes dos supramencionados dispositivos legais e normativos.

Ausência ou insuficiência de acompanhamento e avaliação formais da execuçãocontratual

Dentre a amostra analisada, constatou-se em 04 (quatro) processos de aquisição debens e contratação de serviços, que o acompanhamento e avaliação formal da execuçãocontratual tem se mostrado insuficiente.

Esse item foi analisado visando verificar a atuação do fiscal no acompanhamento e naconferência e produção de documentação para assegurar a efetividade na execuçãocontratual.

Nesse achado constatou-se as seguintes situações: divergência entre o período descritona nota fiscal de serviços e o período referenciado na documentação comprobatória dosserviços; divergência entre o período descrito na nota fiscal e a competência derecolhimento das obrigações tributárias; relatórios de fiscalização em formato de checklist contendo repostas divergentes entre os próprios itens; falta de informação dasmedições, quantidades e da qualidade dos serviços prestados e bens entregues.

As anotações dos fiscais tem fundamento no artigo 67, § 1º, da Lei de Licitações nº8.666/1993 e, visa a transparência e eficácia da atuação dos mesmos. De outra banda, aausência ou a insuficiência da atividade de fiscalização pode acarretar uma grave falhanos controles administrativos, perdas financeiras para o Estado bem como demandasjudiciais. Esses apontamentos também podem indicar de que os fiscais não estãoatuando corretamente na efetiva fiscalização dos bens e serviços prestados pelasempresas ou pessoas contratadas.

49 de 62

Condenação ao pagamento de verbas trabalhistas de empregados terceirizados

O DETRAN/MT, ao longo de 2018, desembolsou o valor de R$1.260.552,97 (um milhão,duzentos e sessenta mil, quinhentos e cinquenta e dois reais e noventa e sete centavos)com pagamentos ao Tribunal Regional do Trabalho - 23ª Região - TRT/MT, conformeFIP 680.

Segundo informações da Advocacia Geral, unidade jurídica da autarquia, "aresponsabilização de forma subsidiária do DETRAN/MT nas reclamações trabalhistasmovidas por empregados das empresas terceirizadas representam a maior parte dascondenações pagas pelo DETRAN" (CI nº. 81/2017 - Advocacia Geral do DETRAN/MT).

A responsabilização subsidiária ocorre, nos termos da Súmula nº. 331 do TribunalSuperior do Trabalho TST, caso evidenciada a conduta culposa dos entes integrantesda Administração Pública no cumprimento das obrigações da Lei nº. 8.666/93,especialmente na fiscalização do cumprimento das obrigações contratuais e legais daprestadora de serviço como empregadora.

Sobre o efeito da responsabilidade subsidiária, transcrevemos a lição de Furtado e Viera(2019):

"Esse assunto é bastante polêmico na doutrina, mas, na prática, o que temocorrido de forma corriqueira é o pagamento duplicado por parte daAdministração, pois paga a fatura dos serviços prestados mensalmente,contemplando todos os custos da prestação dos serviços executados edemais encargos e paga novamente quando responsabilizadasubsidiariamente". (Gestão de Contratos de Terceirização na AdministraçãoPúbl ica, 7ª edição. Fórum: 2019, p. 62)



A forma de orientar e instruir os fiscais de contrato não tem produzido os resultadosesperados.

Apesar de a Coordenadoria de Aquisições e Contratos afirmar que "nunca mediuesforços em auxiliar os fiscais de contratos sobre quaisquer dúvidas inerentes ao

50 de 62

contratos" (CI nº. 472/2018), evidenciou-se que esses esforços não tem sido eficazes, napercepção dos fiscais de contratos do DETRAN/MT, posto que: 35,9% dos fiscaisapontam que a principal dificuldade na fiscalização é a falta de apoio dos demaissetores. (Entrevista por meio de formulário eletrônico)

Ilustra esse cenário de deficiência na forma de comunicação e falta de sinergia entre agestão e a fiscalização, os seguintes relatos de fiscais de contrato sobre ações demelhoria a serem adotadas:

"Maior interação entre os setores abrangidos diretamente e indiretamente no processode fiscalização e mais investimento em aperfeiçoamento técnico." (Fiscal 1).

"Hoje em dia fiscal está montando todo o processo sem nenhum apoio. Contratos efinanceiro devem cumprir a sua parte e não deixar o serviço todo nas contas do fiscal"(Fiscal 2).

"A aproximação da Gerência de Contratos com os fiscais, que praticamente não ocorre,isso poderia ser importante, no sentido de resolver problemas pontuais de maneira maisrápida e de sanar dúvidas também e parte de orientação seria ótimo." (Fiscal 3).

"A equipe de contratos, contabilidade devem dar aos fiscais recentes auxílio natramitação dos contratos, verifica-se que quando surge dúvida nem do setor sabe o quefazer, o fiscal de contrato fica perdido, vai aprendendo com os erros cometidos." (Fiscal4).


A praxe administrativa quanto ao atesto e liquidação de pagamento dos contratos demão de obra deve ser atualizada de modo a incorporar as melhores práticas degerenciamento de risco. Nesse sentido, é mandatório que o pagamento da contratadaseja realizado apenas mediante a comprovação do cumprimento das obrigaçõestrabalhistas, fiscais e previdenciárias sobre o serviço que está sendo pago (Art.63 da Leinº. 4.320/1964, Art. 55, §3º, da Lei nº. 8.666/93).

Posteriormente, dentro de um processo de maturidade institucional, a adoção deConta-Depósito Vinculada em contratos que envolvem mão de obra (boa prática adotadapela União desde a Instrução Normativa nº.02/2008) e, por fim, quando a entidadepossuir um alto nível de maturidade no gerenciamento de riscos, o pagamento pelo FatoGerador (boa prática recentemente regulamentada no âmbito da União pela InstruçãoNormativa nº.05/2017 e respectivo Caderno de Logística).

51 de 62

Rotatividade excessiva (turn over) de servidores no setor.

Por meio de entrevistas realizadas com servidores do Departamento Estadual deTrânsito constatou-se que a Gerência de Contratos conta com 05 (cinco) servidores e 03(três) estagiários, tendo suas atividades concentradas em 134 (cento e trinta e quatro)contratos do Departamento Estadual de Trânsito DETRAN.

A atual gerente informou que os servidores passaram a atuar no setor no primeirotrimestre de 2019, que à exceção de uma servidora que integrou a equipe no passado,os demais não tinham experiência em contratos, uma vez que atuavam em atividadesfinalísticas do Detran.

A Coordenadoria de Apoio Logístico (COAL), onde estão concentradas as atividades defiscalização dos contratos tem em seu quadro 14 (quatorze) servidores e 03 (três)estagiários e por meio da atual coordenadora foi informado que além da alteração naestrutura organizacional do DETRAN que reorganizou a COAL, houve também umarenovação de pessoal nessa coordenadoria, permanecendo apenas um dos servidoresque estava na estrutura anterior. Dessa forma, os ingressantes iniciaram as atividadesno mês de maio de 2019.

Informou-se também que desses 14 servidores lotados na COAL, 04 (quatro) seencontram de licença médica.

Por meio do questionário aplicado verificou-se que existe entre os servidores certodesinteresse em exercer a fiscalização de contratos. Isso ficou demonstrado na respostaà questão: Você tem interesse em permanecer atuando na fiscalização de contratosadministrativos? em que 64,1% responderam não.

Na entrevista realizada verificou-se que nessa questão do desinteresse também existecerto temor ao desenvolvimento das atividades de fiscalização e suas consequências.Esse fato também ficou demonstrado no questionário aplicado aos fiscais onde 79,5%responderam ter Receio de eventuais responsabilizações.

O fenômeno da rotatividade vem sendo observado nos setores envolvidos com ascontratações do Detran desde 2017 e isso enfraquece sobremaneira a produção deconhecimento e o estabelecimento de rotinas de trabalho, além de onerar chefias eservidores com constantes necessidades de treinamentos, principalmente os novosingressantes, e acarreta prejuízos à continuidade dos trabalhos em andamento.Trata-se, portanto, de causa vinculada a todos os problemas identificados, inclusive

52 de 62

aquele relacionado as formalidades contratuais, o acompanhamento das garantiascontratuais, publicação de extratos de contratos, portarias e à própria fiscalização doscontratos de bens e serviços do órgão.

Manuais, instruções ou normas (procedimentos e/ou documentos padronizados)desatualizados ou inexistentes.

A condenação do DETRAN/MT ao pagamento de verbas trabalhistas dos empregadosterceirizados decorre dos seguintes fatores: a) ineficácia da fiscalização e gestãocontratual em evitar a inadimplência da contratada; b) ausência de normas eprocedimentos quanto à representação judicial (CI nº.81/2017 da Advocacia Geral doDETRAN/MT e Resposta SID nº.211/2019).

Quanto à ineficácia da fiscalização e gestão contratual no DETRAN/MT, transcreve-setrecho proferido pelo juiz do trabalho Anesio Yssao Yamamura (RO0000094-92.2018.5.23.0052):

Omissão quanto às notificações de cunho fiscalizatório - sustenta oembargante haver omissão na sentença que o condenou de forma subsidiáriae sob a fundamentação em culpa "in vigilando" por ausência de fiscalização,sem apreciar as 6 (seis) notificações dirigidas por ele à empresa durante oano de 2017.

Neste particular, o embargante tem razão parcial pois a sentença, quanto aopedido de responsabilidade subsidiária do tomador de serviços (embargante)manifestou-se apenas na conclusão e, nos seguintes termos: "3). Acolhe-se opedido de responsabilidade subsidiária do 2º réu por eventualinadimplemento pela 1ª ré de pagar os valores decorrentes das obrigaçõesdesta sentença supra-assentadas."

Pois bem,

Em face dos documentos de notificação às fls. 129/142 é inegável que oembargante, ainda que de forma tímida, demonstrasse atos fiscalizatórios naexecução do contrato de prestação de serviço, mas a fiscalização foiinsuficiente e ineficaz à medida em que foram frontalmente descumpridas asleis trabalhistas.

Entretanto, sendo o embargante beneficiário dos serviços prestados peloautor e demais empregados da ré primaz e ciente das irregularidades por ela

53 de 62

cometidas, não promoveu uma fiscalização eficaz e adequada a evitar ainadimplência no pagamento dos direitos trabalhista advinda do contrato coma ré primaz, como de fato ocorreu.

A decisão é ilustrativa, pois demonstra que a simples notificação não é suficiente paraelidir a responsabilidade subsidiária da entidade contratante, sendo relevante, portanto,que existam procedimentos céleres para que a gestão de contratos, em atuaçãoconjunta com a fiscalização de contratos, consiga aplicar sanções de forma tempestivapara inibir os descumprimentos contratuais por parte da contratada.

A ausência de procedimentos e definição de responsabilidades e atividades fragiliza arepresentação judicial do DETRAN/MT levando, em alguns casos, à revelia (Processonº. 0000432-93.2016.5.23.0001) ou a representação sem apoio especializado (Processonº. 0000094-92.2018.5.23.0052).

Pontua-se que sem representação judicial adequada, ainda que a fiscalização mostre-seeficaz, o DETRAN/MT poderá ser responsabilizado em decorrência de revelia ou pelaincapacidade de demonstrar que houve diligência da fiscalização e gestão contratual.

Capacitação formal insuficiente/deficitária.

A presente causa foi percebida no questionário aplicado aos fiscais quando 76,9%responderam que a principal dificuldade na fiscalização de contratos esta na Falta deTreinamento e quando 69,2% responderam objetivamente não a questão Você se sentecapacitado para fiscalizar os contratos sob sua responsabilidade?.

E nesse sentido durante a entrevista realizada foi mencionada a preocupação empromover treinamentos à equipe.

Salienta-se que analisando conjuntamente a Capacitação formal insuficiente/deficitáriacom a causa da Rotatividade excessiva temos uma como consequência da outra. Eassim o ciclo: capacitação deficitária que acarreta a rotatividade e a rotatividadeexcessiva que acarreta a deficiência de capacitação.

Esse binômio é causa que se relaciona a todos os problemas identificados no ponto decontrole de gestão e fiscalização de contratos, tais como as deficiências apontadas naformalidade contratual, no acompanhamento das garantias contratuais, na publicação deextratos de contratos, nas portarias e na própria fiscalização dos contratos de bens eserviços do órgão.

54 de 62


Constatou-se por meio de entrevista que houve alteração da sistemática de publicaçãoda portaria de nomeação dos fiscais, ao criar uma etapa para a validação da portariapela Diretoria Administrativa Sistêmica e após isso encaminha-se para obtenção daassinatura do Presidente do DETRAN.

Nessa nova realidade o cumprimento do prazo estabelecido pelo Decreto nº 840, artigo99, § 3º, I, no qual prevê que no ato de assinatura do contrato deverá ser designado ofiscal do contrato, por portaria que identifique o contrato, suas partes, objeto e valor, onúmero do processo, o nome e matrícula do fiscal designado, o que deverá serpublicado no Diário Oficial do Estado até três dias úteis após a publicação do extrato docontrato.

Assim, o problema encontrado "Publicação intempestiva ou deficiente das portarias dedesignação dos fiscais de contratos" está condicionado ao trâmite do processo conformeestabelecido atualmente.


Detectou-se nos documentos analisados que os processos de contratação e fiscalizaçãotem apresentado falhas relacionadas a formação dos atos dos contratos e no exercícioda fiscalização, sendo uma das possíveis causas a insuficiência na supervisão emonitoramento da gestão dos processos.

Nessa ótica, os problemas relacionados ao controle das garantias contratuais,descumprimento de prazos de publicações e insuficiência nos procedimentos deavaliação da execução e fiscalização contratual podem ser evitados e até mesmocorrigidos.

Em entrevista obteve-se a informação de que cada servidor da Gerência de contratosacompanha aproximadamente 34 contratos em todas as suas etapas, desde aassinatura do contrato até o seu encerramento.

Assim, o fato de todo o processamento ficar exclusivamente a cargo de uma mesmapessoa traz a necessidade de uma supervisão mais acurada para evitar erros.

Ademais, a alta rotatividade de servidores e a insuficiência de capacitação são fatorescomplementares à presente causa.

55 de 62


Aprimorar a forma e instrumentos de comunicação e integração entre a gestão efiscalização dos contratos

Incorporar boas práticas de gerenciamento de risco na fiscalização de contratos

Atualizar o processo de responsabilização das empresas contratadas para inibirdescumprimentos contratuais

Estabelecer os procedimentos de representação judicial nas ações trabalhistasdecorrentes da execução dos contratos administrativos

Promover política de incentivo na área de gestão de pessoas visando a continuidade deservidores que atuam nas funções realizadas pelos setores responsáveis pelascontratações e fiscalização.

Capacitar os servidores diretamente envolvidos na contratação e fiscalização decontratos para o aprimoramento das atividades necessárias à gestão e desenvolvimentodos atos processuais dos contratos, da fiscalização e seus registros necessários.

Desenvolver metodologias para supervisão dos processos de contratação, com vistasatingir a eficácia (fazer as coisas certas) e a eficiência (fazer certo as coisas) durante aexecução dos contratos, que envolve os atos processuais, os procedimentos efiscalização.

4.4 - SUBSISTEMA - OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

Compreende o controle do planejamento, execução, gestão e fiscalização deprocedimentos administrativos utilizados na contratação de obras e serviços deengenharia pela Administração Pública Direta e Indireta.

A avaliação de controle interno deste subsistema está dividida nos pontos de controleadiante relacionados e foi realizada pelo(s) seguinte(s) auditor(es):

Eldemir Pereira de Oliveira, Mauro Alexandre Ferreira da Silva

56 de 62

4.4.1 - Ponto de Controle - Contratação de Obras Públicas


Amostra

Por solicitação desta especializada, o DETRAN disponibilizou 13 contratos de obras eserviços de engenharia, sendo a maior parte deles por dispensa de licitação e Tomadasde Preços; e uma adesão por carona em Ata de Registro de Preços, do Tribunal dejustiça do Estado (Ata de Registro de Preços nº 140/TJ-MT). Adotou-se os critérios deamostragem com nível de confiança de 95%, ou seja, enquadrou-se o conjunto decontratos analisados, na faixa populacional entre 10 - 19, com o tamanho da amostra de13 contratos, em que, de acordo com a Tabela Philips, o índice de problemas deve ser,no máximo, 01 (um) para que os controles da área sejam considerados aceitáveis; pois,se o número de problemas for acima desse índice, a equipe de auditoria deve indicarque os controles não são adequados.

Ausência ou deficiência no conteúdo do Projeto Básico de Engenharia.

Constata-se deficiência no conteúdo do Projeto Básico de Engenharia: o projeto básicode arquitetura não atende ao código de obra do município, impossibilitando a precisacaracterização da obra ou do serviço de engenharia, ou impossibilitando a avaliação docusto da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução. (Art. 6º, inciso IX, Lein° 8.666/93. Súmula 261/2010/TCU. Acórdão nº 632/2012 - TCU Plenário. OrientaçãoTécnica IBRAOP: OT - IBR 001/2006. GB 11 - RN 17/2010/TCE).

Esta deficiência gerou prejuízo ao erário, em razão da recisão contratual e necessidadede realização de um novo processo licitatório para a realização da obra, com as devidascorreções no projeto.

Execução de serviços de engenharia não especificados no objeto contratual.

Execução de serviços de engenharia diferente dos especificados em ARP, aderida por"carona". Foi detectado a execução de serviços de reforma e adequações dos espaçosfísicos, nos blocos 1 e 2 do complexo de edificações localizado na sede do DETRAN, emCuiabá-MT, divergentes do objeto estabelecido na Ata de Registro de Preços ARP140/2017, registrada pelo Tribunal de Justiça de Mato Grosso - TJ/MT, em que estãoespecificados serviços de manutenção predial preventiva e corretiva. Tais fatos foram

57 de 62

observados "in loco" e estão evidenciados nas fotos e detalhes deprojeto, às fls. 112 a115; e do contrato nº 043/2018/DETRAN-MT, às fls. 173 a 176, conforme consta doProcesso nº 363.548/2018.


Infraestrutura física insuficiente e inadequada

Problemas de manutenção no conjunto de edifícios que integram o complexo doDepartamento Estadual de Trânsito, tendo em vista que já transcorreram mais de 20anos, desde a sua construção, e não foram feitas as reformas necessárias ao adequadofuncionamento das instalações físicas. Em alguns locais visitados percebe-se asensação de risco de ocupação do espaço físico, em decorrência da existência deinúmeras trincas e rachaduras observadas nas paredes e pisos. Diante desse fato, oMinistério Público Estadual, em diligência, vistoriou as dependências do DETRAN-MT eobservou, em grande parte delas, péssimas condições de conservação, em locais deacesso ao público, inclusive, pela inexistência de banheiros para os usuários dosserviços prestados por aquele órgão, recomendando providências de seus gestores.Dada a notificação do MPE, o DETRAN fez adesão tipo carona à ARP nº 140/TJ-MT,visando solucionar o problema.

Insuficiência na supervisão/monitoramento da gestão.

A equipe de gestão e fiscalização do órgão, na premissa de atendimento emergencial àsrecomendações exaradas pelo Ministério Público Estadual promoveu a execução deserviços de engenharia divergentes daqueles que estão previstos na Ata de Registro dePreços nº 140/TJ, em que especifica como objeto contratual, serviços de manutençãopredial preventiva e corretiva. Por ocasião da realização da obra, a gestão do órgão nãoobservou, se os serviços executados estavam compatíveis às especificações do objetocontratado, em conformidade com o que foi estabelecido na ARP nº 140/TJ-MT.


Consultar o Código de Obras do município antes da elaboração dos projetos dalocalidade a ser atendida pela obra ou serviço de engenharia e obter a aprovação dosprojetos pelos órgãos competentes, antes do início do processo licitatório, evitandoatrasos e prejuízos ao erário.

58 de 62

Aperfeiçoar o processo de supervisão e monitoramento das ações administrativas demodo a se evitar a execução incorreta de objetos contratuais, observando-se as normas,legislação e especificidades constantes no Edital e Termo de Referência originárias doprocesso licitatório.

Investir no treinamento e capacitação da equipe de gestão, licitação e fiscalização decontratos de obras e serviços de engenharia, propiciando-lhes a atualização deconhecimentos e informações pertinentes à legislação de relacionados ao processolicitatório, formalização e execução de contratos.

Elaborar um plano de manutenção preventiva e corretiva, estabelecendo-se umaprogramação de realização de obras de reformas e adequações do espaço físico eserviços de manutenção, priorizando-se, inicialmente, os casos mais críticos e, nasequência, outros serviços de menor prioridade, porém necessários.

5 - CONSIDERAÇÕES SOBRE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

A presente avaliação permitiu realizar o diagnóstico da atual situação dos sistemas decontroles internos do Departamento Estadual de Trânsito DETRAN, em Nível deAtividades, e acompanhar eventuais providências adotadas pelo órgão/entidade emfunção de recomendações emitidas em avaliações anteriores. Com base na identificação de riscos apresentada no capítulo 3 deste relatório, foramanalisados 11 pontos de controles, representados por atividades ou processosadministrativos, divididos em 4 subsistemas (Contabilidade, Gestão de Pessoas,Contratações e Obras e Serviços de Engenharia) a fim de realizar análise dosproblemas, identificar as causas e apresentar recomendações de medidas a seremimplementadas para eliminar ou mitigar as fragilidades geradoras das falhas. Abaixo são apresentados os problemas detectados na Avaliação de Controles Internos2019:

59 de 62

Verifica-se a persistência de problemas detectados em relatórios de avaliação decontroles internos anteriores (RACI nº 20/2018), tais como:

Os registros dos usuários do FIPLAN não estão de acordo com os perfis e normasvigentes;Ausência ou inconsistência no registro de Ativos;Publicação intempestiva do ato de cessão;Publicação intempestiva ou deficiente dos extratos dos contratos ou seusaditamentos;Falhas no recebimento, atualização ou controle da garantia contratual;Publicação intempestiva ou deficiente das portarias de designação dos fiscais de

60 de 62

contratos;Ausência ou insuficiência de acompanhamento e avaliação formais da execuçãocontratual.

A recorrência de falhas indica que as medidas adotadas pelo órgão para sanar asfragilidades existentes não foram efetivas. Portanto, faz-se necessário que o DETRANreavalie as ações que estão sendo propostas nos Planos de Providência de ControleInterno - PPCI, de modo que as mesmas sejam uteis, pertinentes e objetivas, nos termosda Instrução Normativa CGE nº 03, de 13 de setembro de 2017. Como medida destinada ao tratamento das fragilidades nos sistemas de controlesinternos do órgão/entidade constatadas nesta avaliação, foram propostasrecomendações para atuar sobre as seguintes causas:

As vulnerabilidades mais representativas são processos mal concebidos/inconsistentes,insuficiência na supervisão/monitoramento da gestão de processos, manuais e

61 de 62

instruções ou normas desatualizados ou inexistentes e deficiências no fluxo des deinformação e comunicação. Desta forma, as vulnerabilidades supracitadas merecemmaior atenção da gestão do órgão. Por meio de análise de dados e de visitas realizadas ao órgão/entidade foi possívelverificar os processos de trabalho e os riscos a eles relacionados, identificar fragilidades,bem como as dificuldades enfrentadas pela gestão. Espera-se que o presente trabalhoforneça subsídios a gestão do órgão/entidade para aprimorar seus sistemas de controlesinternos, tornando-os mais eficientes, eficazes e efetivos de modo a fortalecer a gestão eaperfeiçoar seus processos contribuindo para o alcance dos resultados organizacionais.

É nosso relatório;

À apreciação superior.

Cuiabá, 12 de Setembro de 2019

_______________________________Paulo Farias Nazareth Netto

Superintendente de Controle em Gestão Sistêmica

_______________________________Anderson Andrey Paes Escobar

Auditor do Estado

_______________________________Breno Camargo Santiago

Auditor do Estado

_______________________________Clenio Paes Landim Ferreira

Auditor do Estado

_______________________________Eldemir Pereira de Oliveira

62 de 62

Auditor do Estado

_______________________________Fabio Marcelo Matos de Lima

Auditor do Estado

_______________________________Fabíola Maria Belmonte Dourado

Auditora do Estado

_______________________________Grazielle de Azevedo Fernandes Franco

Auditora do Estado

_______________________________Marcelo Henrique da Silva Soares

Auditor do Estado

_______________________________Mauro Alexandre Ferreira da Silva

Auditor do Estado

_______________________________Tatiana de Lima Piovezan

Auditora do Estado

Documents

INTERESSADO: DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO …