DBICT - Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia

FBB - Fundao Banco do Brasil

Introduo geral s cincias e tcnicas da informao e documentao

Claire Guinchat Michel Menou

Segunda edio corrigida e aumentada por Marie-France Blanquet

Introduo geral s cincias e tcnicas da informao e documentao

Introduo geral s cincias e tcnicas da informao e documentao

Claire Guinchat e Michel Menou

Segunda edio corrigida e aumentada por Marie-France Blanquet

Traduo de Mriam Vieira da Cunha

0 2

Braslia, 1994

S - . kJ U C .

L O/K,MCT/CNPq/IBICTFBB - Fundao Banco do BrasilDBICT - Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia

UNESCO 1981

Titulo original: Introduction gnrale aux sciences et techniques de Vtnformation et de la documentation. UNESCO, 1981, de autoria de Claire Guinchat e Michel Menou. Arte da capa: Alexandre Mimoglou

A presente edio a traduo da segunda edio francesa, revista e aumentada por Marie-France Blanquet UNESCO 1990 - segunda edio francesaDireitos desta edio cedidos ao Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT). proibida a reproduo de qualquer parte desta obra sem a prvia autorizao do IBICT.

IBICT 1994Coordenao editorial: Arthur Costa e Margaret de Palermo Projeto grfico: Nair Costa BarretoReviso e normalizao: Maria Ins Adjuto Ulhoa e Margaret de Palermo Editorao eletrnica: Rogrio Anderson, Arthur Costa, Cludia Rossi e Heloisa NevesTraduo: Mriam Vieira da Cunha

Guinchat, ClaireIntroduo geral s cincias e tcnicas da informao e documentao/

Claire Guinchat e Michel Menou. - 2. ed. corr. aum./ por Marie - France Blanquet/traduo de Mriam Vieira da Cunha. - Braslia: IBICT, 1994.

540 p.

Traduo de Introduction gnrale aux sciences et techniques de l'information et de la documentation

ISBN 85-7013-050-3

1. Cincia da Informao. 2. Documentao. I. Menou, Michel II. Blanquet, Marie-France comp. III. Cunha, Mriam Vieira da, trad. IV. Titulo

CDU 02:002

Primeira edio francesa, 1981 Primeira reimpresso, 1984 Segunda reimpresso, 1985Segunda edio francesa revista e aumentada, 1990 Traduo para o portugus, 1994

Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT) SAS, Quadra 5, lote 6, bloco H CEP: 70070-000 Braslia, DFTEL. (061) 217-6161- Telex 2481 CICT BR FAX 226-2677

Esta obra foi financiada pela Fundao Banco do Brasil (FBB).

Impresso no Brasil

Prefcio

A implantao de estruturas eficazes de biblioteconomia e documentao nos pases em desenvolvimento dificultada, em grande parte, pela ausncia ou insuficincia de pessoal qualificado.

Alguns pases, quando se conscientizaram que os especialistas da informao podem dar uma contribuio importante ao desenvolvimento, concentraram seus esforos na criao e no desenvolvimento de estruturas de formao, com a ajuda das organizaes internacionais, como a Unesco. Paralelamente, a Unesco prioriza a elaborao e a difuso de manuais de estudo adaptados s necessidades destes pases e de seus leitores.

Apesar destes esforos, estas necessidades ainda no esto satisfeitas. Na maioria dos pases em desenvolvimento, alguns organismos de biblioteconomia e documentao so administrados por pessoas que no possuem formao profissional. Foi necessrio, desta forma, pensar em todos aqueles que ao entrar na vida profissional, procuram em vo por um manual simples, que possa dar uma idia clara de sua misso futura e de sua importncia.

Para suprir esta lacuna, a Unesco confiou a elaborao deste manual a dois profissionais com grande experincia no assunto. Os autores desta obra contaram com a colaborao de profissionais de diversos pases que lhes proporcionaram uma ajuda generosa.

Este manual pretende ser uma introduo geral s cincias e tcnicas da documentao e da informao. A obra foi escrita com um vocabulrio simples e organizada em mdulos e mantm uma unidade de apresentao. Ela pretende ser um instrumento de autoformao. Esperamos que ela possa reforar a motivao e a eficcia das pessoas que iniciam uma carreira em uma biblioteca ou servio de informao ou que j exercem a profisso sem ter recebido a formao necessria.

Sumrio

Apresentao 13Nota da segunda edio 15Apresentao da traduo em portugus 17Introduo 19Os tipos de documentos 41Caractersticas 41Estrutura dos documentos 48Tempo de vida dos documentos 51Definio dos principais documentos 53Ilustraes 57As bibliografias e as obras de referncia: a literatura secundria 65 Obras de referncia 65Bibliografias 65Catlogos 67Dicionrios e obras de terminologia 68Enciclopdias 69Tratados e recenses anuais 70Repertrios 71Ilustraes 74A seleo e a aquisio 83Poltica de aquisio 83A busca dos documentos 84Formas de aquisio 86Procedimento;' de aquisio 89O armazenamento dos documentos 93Formas de armazenamento 93

Tipos de arranjo 94Agentes de deteriorao 96Recuperao e restaurao 97A descrio bibliogrfica 101reas de dados 102Procedimento 103Normas e formatos 104A descrio bibliogrfica dos documentos audio-visuais 116Ilustraes 119A descrio de contedo 121Objetivos 121Procedimento fundamental 124Modalidades de descrio de contedo 129As linguagens documentais 133As linguagens naturais 133As linguagens documentais 136Os tesauros 146Compatibilidade entre as linguagens documentais 149A elaborao de uma linguagem documental 153Ilustraes 158A classificao 167Objetivos 167Etapas 168Determinao dos assuntos 169Seleo dos nmeros de classificao 169A classificao automatizada 172A indexao 175Modalidades de indexao 176Etapas da indexao 177Indexao de documentos no-escritos 181Indexao automatizada 182Ilustraes 186O resumo 189Tipos de resumo 189Contedo do resumo 190Mtodo de realizao 191Problemas ligados a tipos particulares de documentos 193Os catlogos e os fichrios 197Apresentao material 198Procedimento de organizao 198Tipos de catlogos 199Ilustraes 205As instalaes e os equipamentos 211Desenvolvimento do estudo preliminar 211

Local e mobilirio 214Materiais e equipamentos 215A informtica nas unidades de informao 223Definio 224Pessoal especializado 224Equipamento: unidade central e perifricos 225Os programas 232Os programas de informtica documentria 234Linguagens de programao 236Modalidades de utilizao 236Os dados e os arquivos 237Estudo de oportunidade 240Anexo: o programa Microlsis 242A unidade de informao e as novas tecnologias 253Comunicao, telecomunicao e telemtica 255A produo, a gesto e o tratamento da informao: a inteligncia artificial 265As memrias ticas 275Anexo: Transdoc 289A indstria da informao 293Os produtores 295Os servios de bancos de dados 298O tldchargement (teletransferncia) 299As redes de telecomunicaes 300O usurio 301O videotexto 301A pesquisa da informao 305Procedimentos de pesquisa 305Etapas da pesquisa 309Perfil do usurio 314Tipos de pesquisa 316Pesquisa automatizada 317O programa de interrogao 322 avaliao dos sistemas de armazenamento e de pesquisa da informao 325Medidas de eficcia 325Principais causas de deficincia do sistema 328Avaliao dos custos 329Os tipos de unidades de informao e as redes 333Unidades de informao especializadas em documentos primrios 334 Centros e servios de documentao 337Centros e servios de anlise da informao 338Redes de informao 340Produtores 342

Os servios de difuso da informao 347Formas de difuso 347Direito autoral 349Formas de difuso de documentos primrios 349Difuso de documentos secundrios 356Difuso seletiva da informao 358Difuso de documentos tercirios 362Os servios de bancos de dados e as redes de telecomunicaes 363 Ilustraes 368Os programas e sistemas internacionais de informao 381A cooperao internacional na rea da informao 381Atividades das organizaes das Naes Unidas 388Atividades das organizaes internacionais governamentais 396Atividades dos organismos nacionais 403Atividades das organizaes internacionais no-govemamentais (ONG) 405 Sistemas internacionais de informao 409Anexo: apresentao de alguns sistemas de informao 412A normalizao 433Tipos de normas 434Organismos de normalizao 435O desenvolvimento de uma norma ISO 437Utilizao das normas 438Ilustraes 440A gesto e as polticas de uma unidade de informao 443Campo da gesto 443Organizao de uma unidade de informao 447Anlise das tarefas 450Oramento e financiamento 454Promoo e marketing 456Avaliao das atividades de informao 460Anlise de valor e anlise sistmica 461Anexo: alguns exemplos de descries de caigos em cincia da informao 465 A gesto e as polticas nacionais e internacionais de informao 467 Poltica nacional de informao 467Sistema nacional de informao: estrutura, componentes e objetivos 469 Estudo e tipologia dos sistemas nacionais de informao 474Participao nas atividades internacionais 475Os usurios 481Papel do usurio 482Categorias de usurios 483Obstculos comunicao 486Mtodos de estudo de usurios 488Formao de usurios 489A formao profissional 493

Possibilidades de formao 493

Tipos de programas de formao 494

Evoluo da formao 500

A profisso 505Perfil de um especialista da informao 505

Acesso profisso 507

Estatuto da profisso 509

As associaes profissionais 511

Fontes de informao profissional 512

O futuro da profisso 513

Anexo: Cdigo de Deontologia da Corporation des Bibliothcaires Professionnels du Quebec 519

A pesquisa em cincias e tcnicas da informao 525Papel e campos da pesquisa 525

Mtodos de pesquisa 527

Complemento bibliogrficoLista de siglas 531

Apresentao

Esta obra destina-se a todos que, possuindo um curso secundrio, iniciam uma carreira numa unidade de informao sem terem recebido uma formao bsica nas cincias e tcnicas de informao. Estas pessoas so, em geral, engajadas nas unidades de informao para executar tarefas especializadas. O objetivo deste manual ajudar estas pessoas a exercer melhor as atividades de informao, por uma viso de conjunto que pretende ser, ao mesmo tempo, completa, bem organizada e de fcil acesso. Esperamos que este objetivo tenha sido atingido.

Particularmente, esta obra dever permitir compreender a razo de ser das atividades de informao e suas relaes com o conjunto dos mecanismos de circulao da informao; e encontrar uma descrio das diversas operaes, instrumentos e conceitos relativos aos sistemas de informao para que possa lhes servir de guia aos seus leitores.

Este livro dever, desta forma, preparar o leitor para receber uma formao especializada em servio ou para freqentar cursos ad hoc. Ele no poder, em nenhuma hiptese, substituir uma formao bsica, aconselhvel a todo agente de informao. Dever apenas servir de paliativo aos efeitos negativos da ausncia de formao.

Este livro no se destina aquisio de uma aptido especial, mas pretende simplesmente explicar cada tarefa e situ-la no seu contexto. As qualificaes prticas devem ser adquiridas pela formao em servio, em cursos especializados e pela formao bsica em cincias e tcnicas da informao.

No se pretendeu aqui limitar-se s descries materiais, mas tentou- se mostrar a utilidade social da profisso. Buscamos ainda enfatizar que uma qualidade fundamental do profissional da informao o interesse pelas pessoas. Esperamos que este livro possa reforar a motivao dos seus leitores e oferecer-lhes perspectivas profissionais atraentes.

Este manual foi concebido como instrumento de autoformao, para uso individual. Entretanto, ele pode ser utilizado igualmente nas unidades de informao e nas escolas de cincia da informao como obra de referncia nos ciclos de formao, como guia para elaborao de cursos, ou como meio de controlar conhecimentos antes de uma formao especializada.

Pretendemos, em primeiro lugar, contribuir para a formao de pessoal para os sistemas de informao automatizados. Para tal, buscamos dar uma viso de conjunto das tcnicas de informao. , sem dvida, difcil efetuar esta tarefa de forma equilibrada. Temos conscincia deste problema e pensamos ter conseguido seu intento. Estamos conscientes de ter imposto, algumas vezes, pontos de vista pessoais, de forma a dar uma apresentao estruturada e coerente num campo do conhecimento ainda no muito definido. Em nossa opinio, a simplicidade e a unidade so mais importantes para o pblico visado que a viso de uma escola de pensamento.

Esta obra se caracteriza tambm por sua estrutura modular. Contm uma introduo que faz uma apresentao geral das atividades de informao e uma srie de captulos especializados que desenvolvem os diversos aspectos dos sistemas de informao. Cada captulo, ou grupo de captulos, pode ser utilizado independentemente para a introduo de um curso ou de uma determinada atividade. Isto explica as repeties que se encontram em alguns captulos.

Alm disso, cada captulo pode ser atualizado e complementado com anexos que correspondam s condies prprias dos usurios locais. Todos os captulos so seguidos por perguntas para ajudar o leitor na compreenso dos seus pontos essenciais. No final de cada captulo so indicadas algumas obras fundamentais que podero guiar os leitores que desejem aprofundar-se no assunto. A raridade de obras elementares em cincia da informao, a pobreza da literatura da rea e a heterogeneidade da literatura especializada em seu conjunto - exceo feita s obras em lngua inglesa - dificultaram a escolha da bibliografia.

A idia desta obra nasceu em um encontro entre responsveis de programas de formao do INIS, do Agris e da Unisist. Apesar de realizarem uma seleo cuidadosa, estas pessoas constataram que os participantes dos seminrios de formao tinham nveis de conhecimentos em informao e documentao muito desiguais. A mesma dificuldade foi constatada em cursos de formao realizados nas unidades de informao. Muitas vezes estas unidades so obrigadas a recrutar pessoas sem nenhuma formao e experincia na rea.

Por esta razo nos pareceu necessrio elaborar uma obra introdutria que fosse especialmente adaptada a estas necessidades e que pudesse ser difundida igualmente nas lnguas em que a literatura na rea de cincias da informao limitada.

Michel Menou, consultor da Unesco, preparou um plano detalhado da obra em colaborao com M.H. Binggeli do INIS, M.T. Martinelli do Agris

e J. Tocatlian da Unisist. A redao do livro foi confiada pela Unesco Claire Guinchat e Michel Menou que receberam o apoio das pessoas anteriormente citadas e de inmeros colegas, notadamente os membros e especialistas do Comite ad hoc sobre Polticas e Programas de Formao: G. Adda, M .A Gopinath, o professor S.I.A. Kotei, o professor J. Meyriat, o professor W.L. Saunders, o professor V. Slamecka, o Dr. F.WolfT, M.A. Adid, o professor A. Neelameghan, assim como H. Allaoui, A. Basset, M. Bonichon, o professor H. Borko e D. Saintville, que colaborou na redao de alguns captulos.

Os autores agradecem a todos aqueles que lhes ajudaram nesta delicada tarefa.

Eles assumem a responsabilidade pelas lacunas, erros ou insuficincias que por ventura possam existir neste livro.

Embora este trabalho tenha sido um desafio, esperamos que este livro possa ajudar seus colegas nos pases em desenvolvimento a comear ou continuar sua carreira profissional com interesse e eficcia, atravs de uma viso clara de seu trabalho e da importncia de suas tarefas.

As opinies expressas nesta obra no exprimem necessariamente o ponto de vista da Unesco.

Paris, fevereiro de 1979 Claire Guinchat Michel Menou

Nota da Segunda Edi&o

Esta nova edio foi preparada respeitando a filosofia da obra concebida pelos seus autores em 1979.

Nosso trabalho consistiu essencialmente em atualizar os nmeros, os dados, as datas e as informaes relativas a mudanas institucionais e organizacionais, decorrentes da evoluo da formao da profisso e das novas tecnologias. Tentamos descrever em cada captulo, o impacto da informtica e da telemtica em todos os aspectos das cincias da informao. Acrescentamos um captulo sobre a unidade de informao e as novas tecnologias com o objetivo de mostrar sua importncia. A indstria da informao foi tambm objeto de um novo captulo, pretendendo dar uma viso de conjunto desta realidade.

O mundo da informao est em plena mutao. O surgimento de novas atividades e o dinamismo cada vez maior desta rea nos levaram a refazer os captulos que descrevem os programas e os sistemas internacionais de informao, a normalizao e a profisso.

Algumas passagens que tratavam de tcnicas ultrapassadas ou em vias de extino foram modificadas ou suprimidas totalmente. Este o caso das passagens que se referem ao tratamento semi-automatizado da informao, por exemplo. Deixamos algumas explicaes essenciais compreenso destas informaes para os pases que ainda utilizam este tipo de tratamento.

Abibliografia de todos os captulos foi reformulada. Devido abundncia sobre alguns assuntos (como informtica documentria, por exemplo) ou a escassez de bibliografia sobre outros (como anlise documentria e tipos de documentos), seguimos os mesmos critrios de escolha dos autores, ou seja, a acessibilidade da literatura primria e o carter universal e geral da obra escolhida.

Agradecemos s pessoas que, neste trabalho de reviso, nos deram sua ajuda, seus conhecimentos e seu tempo.

Agradecemos particularmente a Michel Menou,Claire Guinchat e Courrier por nos terem dado sua confiana.

Bordeaux, 31 de julho de 1988 Marie-France Blanquet

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Apresentao da traduo em portugus

A formao de pessoal - formal ou informal, tradicional ou no - sempre uma atividade bastante complexa. Exige definio clara de objetivos, contedo programtico e pblico-alvo. A elaborao de instrumento de apoio educacional requer de seus produtores capacidade, habilidade e conhecimento, tanto do assunto tratado, como do fator contextual.

O presente manual preenche, com propriedade, esses requisitos. Constitui-se num instrumento bsico para autoformao de pessoal no graduado que esteja atuando em sistema de informao, particularmente, em pases onde a implantao e desenvolvimento de bibliotecas e centros de documentao so verdadeiros desafios.

A preocupao de apresentar o "como" executar as tcnicas de informao em base do "porque" torna essa obra uma fonte necessria e indispensvel comunidade que atua nas reas de biblioteconomia e documentao.

O IBICT, instituio que desde os seus primrdios se dedica formao de pessoal na rea de informao, espera que a traduo desse manual para a lngua portuguesa contribua para melhorar o desempenho dos sistemas de informao.

Introduo

Comunicao e informao so palavras importantes de nossa poca. Toda relao humana, toda atividade, pressupe uma forma de comunicao. Todo conhecimento comea por uma informao sobre o que acontece, o que se faz, o que se diz, o que se pensa. Isto sempre determinou a natureza e a qualidade das relaes humanas. Entretanto, nossa poca caracteriza-se pela dimenso e importncia deste fenmeno. Alm da comunicao interpessoal, existe a comunicao de massa, caracterizada pela quantidade de informaes transmitidas e pelo tamanho do seu pblico. Veiculada pela mdia - imprensa, rdio e televiso, esta informao escapa ao controle direto do usurio, que no pode chec-la, transform-la, nem responder-lhe imediatamente. Entre as duas formas extremas de comunicao - de pessoa a pessoa, de forma direta, e a transmitida pela mdia - funciona, em todos os domnios da atividade humana, uma srie de instituies investidas do poder e do dever de comunicar um saber, como a famlia, o sistema de ensino, os sistemas p ro fiss iona is e a adm in istrao. A lgum as destas in stitu ies especializaram-se no tratamento funcional da informao cientfica e tcnica, desde sua fonte at o usurio.

Efetivamente, a comunicao humana direta tributria do tempo e do espao. Para que ela possa durar, necessrio que deixe um trao, que seja registrada em livros, imagens, fotos ou discos, enfim, em um documento. Os objetivos das atividades documentais so selecionar, na massa de informaes veiculadas, os elementos de conhecimento, fornecer a qualquer pessoa as informaes de que ela necessita, no momento que as solicita, e ainda conservar estas informaes atualizadas, sem alter- las.

As formas de comunicao so extremamente variadas, mas o esquema geral praticamente igual. O princpio de toda comunicao a transmisso de uma mensagem entre uma fonte (emissor) e um destino (receptor) por um canal.

Introduo

O emissor, ou fonte, pode ser um indivduo, um grupo, ou uma Instituio. Uma mensagem intencional sempre concebida e transmitida para que possa ser entendida pelo destinatrio. o cdigo. Por exemplo, um francfono, que se dirija - por escrito ou oralmente - a outros francfonos, utilizar termos de linguagem. Um engenheiro encarregado de sinalizar uma estrada utilizar sinais internacionais do cdigo de estradas, que so compreendidos por todos.

O receptor, ou destinatrio, aquele que recebe a mensagem. Mas esta recepo nem sempre intencional. Ao contrrio do que se passa com o emissor, que procura apenas exprimir-se, o receptor mais submetido ao fluxo de mensagens que chegam de todos os lados e que muitas vezes no lhe so enviadas. Para compreender a mensagem, o receptor ter de selecionar o que lhe interessa na massa de informaes que recebe, decodificar os sinais transmitidos e reencontrar a mensagem original. A mensagem que circula entre o emissor e o receptor (esclarecimento, sinal, ou idia) somente pode ser compreendida se os dois plos dispem de um repertrio comum de signos (o cdigo) - que ambos compreendem de forma idntica -, ou se o cdigo traduzido de uma lngua para outra. Mesmo no caso de um sistema comum, algumas vezes produzem-se duas distores. A primeira quando a forma da mensagem na sada nem sempre corresponde ao seu contedo-objetivo na chegada (as palavras no refletem o que se queria dizer). A segunda quando o emissor e o receptor no se compreendem bem.

Figura 1 - Transmisso de uma mensagem

A falta de comunicao resultante deste processo pode se traduzir por empobrecimento de informao (o silncio) ou por excesso de informao (o rudo). Em ambos os casos, a qualidade da informao fica comprometida.

Introduo

O processo deve recomear, e perde-se tempo inutilmente.O canal, mdia, ou suporte da comunicao, varia de acordo com a sua

forma. Existe um grande nmero de meios de comunicao, como a vibrao do ar, que produz o som entre duas pessoas, as ondas hertzianas, os dedos da mo, os satlites artificiais e o papel, entre outros.

O processo da comunicao mais complicado do que parece ser. A prpria transmisso fator de distoro e de perda de informao. Alguns obstculos so provocados pela instituio que transmite a mensagem; outros, de carter tcnico, provm da forma de tratamento e de transferncia da informao; outros, de carter scio-psicolgico, esto ligados s relaes entre usurios e especialistas da informao; outros, finalmente, so de carter ideolgico e poltico.

A comunicao, porm, no se faz apenas em um nico sentido. O receptor geralmente reage ao envio de uma mensagem. Esta reao conhecida como Jeedback, ou retroalimentao, e pode se dar pelo rumor, carta, respostas formalizadas ou critica (como a crtica de imprensa). A natureza e a forma da resposta dependem da natureza e da forma da comunicao. A retroalimentao, ou Jeedback, , alm disso, portadora de uma dupla informao: em que medida a pergunta foi satisfeita? De que ponto de vista a resposta foi julgada deficiente? O estudo do Jeedback permite avaliar como uma mensagem recebida e aperfeioar o processo, tendo em vista a otimizao do resultado, buscando adequar a informao enviada informao recebida. Quanto mais prximos estiverem emissor e receptor, ou quanto mais os seus contatos forem estudados, mais eficaz ser o Jeedback. Mesmo quando o emissor parece distante do receptor, como, por exemplo, no caso de um emissor de televiso, ou do discurso de uma personalidade, a transmisso no unilateral, ela provoca uma reao. Para apreciar a natureza desta reao, desenvolveram-se inmeras formas de anlise e de controle, como as sondagens de opinio, as enquetes e as anlises de necessidades. A figura 1 mostra os pontos importantes da transmisso de uma mensagem.

A cincia da comunicao, de origem recente, desenvolveu-se a partir de diferentes disciplinas e em direes distintas, estabelecendo vrios modelos que explicam a comunicao: o modelo matemtico de Shannon; o esquema linear de Lasswell, de ordem sociolgica; o modelo ciberntico de Moles; o esquema de Katz, centralizado no estudo da mensagem, modificado por McLuhan; o estudo da mquina de comunicar" de Schaeffer; e a teoria da informao de Escarpit. Todas estas abordagens cientficas do esquema terico e das novas condies da comunicao introduzem as transformaes tcnicas e o desenvolvimento cientfico que caracterizam a nossa poca, e, em conseqncia, a demanda de informao.

Em uma poca em que a cincia domina a humanidade, a informao, elemento que a estimula, tem uma importncia primordial para a sociedade. A transferncia da informao cientfica e tcnica condio necessria ao progresso econmico e social. O progresso tcnico, fator de aumento da

Introduo

produtividade e da riqueza nacional, depende de dois elementos fundamentais: a inovao e o aperfeioamento dos procedimentos e mtodos que sero utilizados. A aplicao destes fatores de desenvolvimento, frutos da pesquisa cientifica, depende diretamente do acesso s descobertas. Qualquer atraso de informao, qualquer lacuna, significa estagnao e, muitas vezes, regresso.

Estar informado significa tambm poder analisar situaes, encontrar solues para problemas administrativos ou polticos, ju lgar com conhecimento de causa. A reduo das dvidas conduz naturalmente a melhores decises, que determinam, pelas escolhas sucessivas , o futuro de um setor, de uma atividade, de um pas.

Ensinar, aprender e formar-se pressupem, alm da relao pedaggica que se estabelece entre professor e aluno, recorrer aos fundos documentais e aos instrumentos de explorao e de difuso do conhecimento que constituem as bibliotecas e outras unidades de informao. O aumento da demanda educativa em um nmero crescente de pases, a obrigatoriedade imposta categorias cada vez mais variadas de profissionais para atualizar seus conhecimentos, pela formao permanente, e uma melhor qualificao, indispensvel ao progresso cientfico, so fundamentais para que os fatores de desenvolvimento multipliquem-se.

Os canais existentes entre a produo da informao e o usurio permitem a transferncia dos resultados de pesquisas que se transformam em benefcios para a sociedade, como no campo da sade e da alimentao, por exemplo. Eles possibilitam, ainda, a qualquer pessoa, compreender melhor o seu nvel de vida. Oferecem ao industrial, o comerciante, ao agricultor e a qualquer outro profissional, informaes objetivas que os ajudaro a tomar suas decises.

A cincia alimenta-se da cincia e este um fato fundamental. As descobertas cientficas e as inovaes tcnicas retrocederiam , e provavelmente desapareceriam, se a comunidade cientfica no pudesse dispor das informaes acumuladas ao longo dos anos. Esta uma das razes da fraca produtividade cientfica dos pases com poucos recursos documentais.

A produo da informao e o desenvolvimento cientfico esto repartidos no mundo de forma desigual. Muitos pases em desenvolvimento produzem apenas 1% da literatura cientfica mundial. Ela est concentrada nos grandes pases industrializados que possuem meios de dedicar uma parte importante da receita nacional pesquisa, educao e informao. Estes pases dispem de uma infra-estrutura capaz de atender a uma grande populao de usurios: bibliotecas, centros de documentao, centros de anlise de informao, pessoal especializado, profisses na rea de informao e formao institucionalizadas, canais de comunicao entre as fontes e seus usurios e uma poltica nacional de informao. Em quase todos estes pases, assiste-se a reorganizao destes organismos para maior racionalizao e integrao funcional, pelos diversos tipos de

Introduo

acordos de cooperao nacionais e internacionais.Nos pases em desenvolvimento, a situao completamente diferente.

Os recursos destinados produo cientfica e rede de transferncia da informao so, em geral, insuficientes. Na maioria dos casos, existe uma infra-estrutura de informao fraca, com predominncia de bibliotecas, entre as quais se encontram as mais antigas do mundo, com acervos de grande valor. A carncia de especialistas e de tcnicas evoludas traduz- se por um grande vazio entre os responsveis de alto nvel e o pessoal auxiliar. Os canais de transmisso de informao no funcionam no momento em que as necessidades so cada vez mais prementes e a demanda real.

necessrio reduzir o dficit de informao destes pases, inerente a um potencial e a um modo de produo cientfica restritos, pelo acesso aos dados disponveis em outros pases, ao invs de aumentar a produo destes dados, ao menos em uma primeira fase. Isto pressupe duas condies: criar uma infra-estrutura nacional adequada e integrar os pases mais industrializados ao sistema de transferncia de conhecimento para os pases em desenvolvimento.

Neste sentido, esto sendo feitos esforos considerveis. H alguns anos, o Programa Mundial de Informao Cientfica - Unisist-PGI1 -, patrocinado pela Unesco e por um conjunto de organizaes nacionais e internacionais, vem mostrando seus resultados. Este programa pretende coordenar a cooperao mundial no domnio da informao cientfica e tcnica, especialmente em beneficio dos pases em desenvolvimento.

Orientado de forma essencialmente prtica, o Unisist no um rgo centralizador, nem uma estrutura formal, mas um movimento mundial que tem como objetivo melhorar a transferncia da informao. Ele busca ampliar a disponibilidade e a acessibilidade da informao cientfica, considerando as d ificu ldades ligadas aos d iferen tes nveis de desenvolvim ento em diversos pases, bem como outros fatores institucionais: a conexo e a compatibilidade entre sistemas de informao, pelo emprego crescente de normas comuns e de tcnicas modernas de comunicao; e uma seletividade e flexibilidade cada vez maiores no tratamento e na distribuio da informao cientfica e tcnica, graas aos novos mecanismos institucionais confiados s organizaes cientficas2.

O termo exploso documentar caracteriza bem o crescimento da produo de documentos no mundo nos ltimos anos. O quadro 1 mostra

1. Unisist:Systmed'informatiquemondial, programmeintergouvernemental de 1'Unesco pour la coopration dans le domaine de 1'information scientifique et technologique, PGI: Programme gnral d'information.

2.. Unisist. tude sur la ralisation d' un systme mondial d ' Information scientifique, effectue par l'Organisation des Nations Unies pour 1'ducation, la Science et la culture et le Conseil International des unions scientifiques, p. 151. Paris, Unesco,1971.

Introduo

a amplitude deste fenmeno e permite observar as suas tendncias3. O volume da literatura peridica conhece o mesmo crescimento exponencial.

Esta taxa cresce rapidamente, caracterizando-se por uma acelerao contnua nos ltimos anos. contrariamente' a algumas previses de saturao e de retrocesso.

Este fenmeno deve-se. essencialmente, ao desenvolvimento da cincia moderna e da inovao tecnolgica. Pode-se ilustr-lo com o exemplo a seguir. De acordo com a National Education Association americana, foi necessrio esperar o ano de 1750 para que a sabedoria humana desde a poca de Cristo fosse duplicada. Uma nova duplicao se deu 150 anos mais tarde, em 1900. A quarta multiplicao do conjunto do saber cientfico aconteceu no decnio de 1950. Em outras palavras, pode-se afirmar que o conhecimento tecnolgico multiplicou-se por 10a cada 50 anos, aps mais de 2.800 anos. Em 1950, existia no mundo um milho de pesquisadores e engenheiros. Em 1900, eles eram cem mil, em 1850 dez mil e em 1800, mil"4.

Na verdade, o efetivo de pesquisadores e cientistas, que constituem a fonte principal do conhecimento e da informao cientfica, no cessa de aumentar, atingindo atualmente a casa dos dez milhes5. Alm disso, agrega-se comunidade cientfica propriamente dita outro tipo de usurios, como os administradores, os chefes de empresa, os industriais, os juristas, os polticos e os educadores, que so no apenas consumidores, mas cada vez mais produtores de novas informaes. A multiplicao da oferta resulta, de acordo com um processo natural, na multiplicao da demanda.

Todos os que, de uma forma ou de outra, participam da indstria do saber, isto , a produo, distribuio e consumo de conhecimentos, pertencem a estes grupos de usurios.

Pode-se afirmar, em principio, que toda transferncia de conhecimentos eqivale a uma transferncia de informaes e vice-versa"6 e que a indstria do saber, cuja razo de ser assegurar esta transmisso de conhecimentos-informaes, continua a crescer rapidamente em um mundo baseado no progresso cientfico.

Estes fenmenos influenciam a constituio dos fundos documentais. Alm do livro e do peridico editados pelos circuitos comerciais tradicionais, existe uma enorme gama de documentos no editados de todos os tipos, cuja difuso restrita. So os relatrios, as teses, os anais de congressos, as apostilas de cursos, os estudos e os preprints, entre outros, que formam o que se conhece como literatura subterrnea", ou literatura

3. Chiffres donns dans Unesco, Annuaire statistique 1987, p.5-17. Paris, Unesco,1987.

4. Cit dans Unisist..., op. cit., p. 11-12.5. G. Anderla, Unformation en 1985. Une tude prvisionnelle des besoins et des

ressources, p. 14 et 19. Paris, OCDE, 1973.6. G.Anderla, op. cit., p. 68.

Introduo

Quadro 1. A edio de livros no mundo

Continentes, grandes Edio de livros: nmero de ttulosregies e grupos de pases

1960 1970 1980 1985

Total mundial 332 000 521 000 715 500 798 500frica 5 000 8 000 12 000 13 500Amricas 35 000 105 000 142 000 158 000sia 51 000 75 000 138 000 189 000Europa (incluindoa Unio Sovitica) 239 000 317 000 411 000 426 000Oceania 2 000 7 000 12 500 12 000Pases desenvolvidos 285 000 451 000 570 000 581 500Pases emdesenvolvimento 47 000 70 000 145 500 217 000frica (excluindoos Estados rabes) 2 400 4 600 9 000 10 000sia (excluindo osEstados rabes) 49 900 73 700 134 500 186 000Estados rabes 3 700 4 700 6 500 7 000Amrica do Norte 18 000 83 000 99 000 104 000Amrica Latina e Caribe 17 000 22 000 43 000 54 000

[Fonte: Unesco, Annuaire Statstique 1987, Paris, Unesco, 1987, p.5]

no-convencional. Estes documentos so produzidos por organismos diversos, como instituies cientficas, universidades, centros de estudo e de pesquisa, e refletem suas atividades e preocupaes. Representam, em geral, a vanguarda da informao cientfica e sua fonte mais atualizada, constituindo-se uma forma de comunicao direta e privilegiada entre cientistas. Embora seja im possvel estim ar a quantidade destes documentos, sabe-se que seu nmero aumenta de forma considervel. Muitos documentos, como artigos e informaes da literatura primria, so idnticos, ou apresentados muitas vezes sob formas diferentes. Este o fenmeno da redundncia, que necessita cada vez mais da ao do documentalista para fazer a sntese e a seleo da informao.

Outro fator que complica este problema a reduo extraordinria da vida til de um documento. o fenmeno da obsolescncia. Em algumas reas, os conhecimentos renovam-se com tal rapidez, que se pode dizer que um livro est desatualizado no momento de sua publicao. Por esta razo, fundamental atualizar constantemente os fundos documentais,

Introduo

o que representa inmeras manipulaes manuais ou automatizadas de dados.

Os no-livros, como os discos, as fotografias, as fitas magnticas, os vdeos e qualquer outro tipo de documento que no tem o papel como suporte, aumentam esta massa de documentos e correspondem ao surgimento de um fenmeno importante de nossa sociedade: a exploso do audiovisual e da edio eletrnica. Este tipo de documento tem um futuro promissor. Entretanto, o seu tratamento e difuso so complicados porque pressupem tcnicas especficas e canais diversificados.

Para responder a este fluxo incessante de informaes, os organismos que tratam da informao desenvolveram-se em trs direes: pela diversificao, especializao e adoo de novas tcnicas. Esta expanso pode levar ao gigantismo, como o caso das grandes bibliotecas. A Biblioteca Nacional da Frana possui 36 milhes de documentos, a Biblioteca Lenin de Moscou, 72 milhes, e a Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos, a primeira biblioteca americana, que dobrou seu fundo documental em um perodo de 20 anos7. H, hoje, uma especializao cada vez maior, pela multiplicao das funes documentais, do pblico visado e dos setores atingidos. Criam-se organismos novos, como os bancos e bases de dados que armazenam informaes em uma quantidade impressionante. Em suma, as tcnicas transformam-se rapidamente.

A exploso documental conseqncia da exploso tecnolgica, principalmente nas reas ligadas s operaes documentais: a informtica, as telecomunicaes e a microedio.

A utilizao do computador no tratamento da informao um fenmeno reltivamente recente: data de 30 anos. Composto por dispositivos de entrada e de sada de dados que trabalham com uma rapidez prodigiosa, de memrias com capacidades quase ilimitadas e de unidades de clculo Infalveis, o computador revolucionou o tratamento da informao. As conseqncias deste fenmeno so mltiplas: concentrao da informao em enormes memrias, bancos e bases de dados numricos e/ou bibliogrficos, operaes extremamente rpidas que permitem todo tipo de manipulaes e inverso do processo de transferncia da informao. No mais o usurio nem o documento que se deslocam, mas a informao. A interrogao das bases pode ser feita distncia, a partir de terminais ligados a um arquivo central. O desenvolvimento das novas memrias com acesso direto permite que o usurio faa consultas imediatas pela pesquisa on-line.

Alm disso, os custos do tratamento automatizado e a lgica deste sistema, que pressupem urpa cooperao entre organismos, traduzem- se por uma regulamentao dos mtodos e dos procedimentos que permitem uma diviso de tarefas e de produtos. Assiste-se atualmente a uma transformao das estruturas tradicionais centralizadas, fechadas e

7. Worldguide Io librarians, Munich/New York/Londres/Paris, K. G. Sar, 1987.

Introduo

opacas, em redes de informao transparentes, fluidas e abertas, com mltiplos pontos de acesso. Os novos sistemas de alerta permitem antecipar-se demanda com exatido. A difuso seletiva da informao, isto , o envio de informaes selecionadas regularmente, de acordo com critrios especficos, a um usurio determinado, representa um dos aspectos mais interessantes da aproximao entre oferta e demanda da informao.

A utilizao do computador permite um grau de exatido, que tem contribudo enormemente para o desenvolvimento da anlise das necessidades de informao e dos comportamentos dos usurios, e traduz-se por um progresso qualitativo das relaes homem-mquina.

O uso conjunto das tcnicas de computao e das telecomunicaes - a telem tica - constitu i-se um dos elem entos prim ordia is do desenvolvimento dos sistemas e redes informatizadas. Este desenvolvimento se d pelas redes especializadas na transmisso de dados que utilizam a rede telefnica (os satlites de comunicao e as fibras ticas) e pelas redes gerais ou especializadas de computadores interconectados que permitem a comunicao de dados distncia.

Atualmente, outros meios de comunicao so oferecidos s unidades de informao: o telefacsmile, ou transmisso de textos distncia; a comunicao direta de pessoas pelos meios que permitem reunies distncia ou teleconferncia, a teleescrita, a interrogao distncia de bancos de dados e a utilizao de circuitos de vdeo. O objetivo destes instrumentos aproximar, da melhor forma possvel, o tempo e o espao entre o usurio e as fontes do saber. opinio unnime, a idia de que a informao automatizada suplantar definitivamente, no decorrer da dcadade 80-90, os procedimentos artesanais que, bem ou mal, asseguram, atualmente, a transmisso e a difuso de conhecimentos"8. Sem dvida, necessrio considerar esta opinio com cuidado, mas esta tendncia irreversvel.

A microedio e a microcpia tiveram um desenvolvimento enorme em detrimento dos meios clssicos, como o papel. Em alguns equipamentos de computador, os resultados da pesquisa so impressos diretamente em microficha. Este processo conhecido como Computer Output on Microform (COM). A enorme reduo do documento original, pela m icroform a, suprim e os problem as de espao decorren tes do armazenamento em papel e facilita a difuso e a distribuio de dados. Pode-se prever um grande desenvolvimento da edio e do arquivamento eletrnico de dados que tm como suporte as memrias ticas, como o videodisco, o disco tico numrico e o CD-ROM. Sua enorme capacidade de memria reduz enormemente os problemas de armazenamento de informaes. Com estes novos suportes pode-se dispor, tambm, de formas de difuso baratas e de tcnicas de busca muito elaboradas.

8. G. Anderla, op. cit.

Introduo

A conjuno destas tcnicas avanadas atenuam dois problemas essenciais resultantes da poluio da informao: o excesso de informao e sua desatualizao.

Alm disso, o desenvolvimento tcnico pressupe a realizao de um grande esforo qualitativo. O domnio deste conjunto de tcnicas exige a cooperao de especialistas de todas as disciplinas. Alm do domnio das cincias exatas e de sua aplicao (informtica, pesquisa operacional e ciberntica), necessrio o conhecimento de alguns aspectos das cincias humanas que levam em considerao problemas desconhecidos e ainda pouco estudados do tratamento da informao. A psicologia e as cincias do comportamento so utilizadas para esclarecer os mecanismos humanos da transferncia de conhecimentos: os processos de comunicao, os processos de aquisio, a anlise das necessidades e a interao homem- mquina. A semiologia e a lingstica permitem compreender os problemas ligados s linguagens documentrias e indexao, bem como a traduo automatizada, as anlises feitas por computador e a inteligncia artificial. As cincias da gesto e a economia possibilitam compreender a concepo e a administrao dos sistemas, pela anlise sistmica, avaliar os custos e desenvolver programas globais. As cincias da educao permitem organizar programas adaptados tanto formao profissional quanto formao de usurios. As cincias jurdicas e a sociologia so utilizadas para o estudo dos aspectos legais e sociais do tratamento da informao.

Forma-se, assim, um saber fundamental de natureza trandisciplinar que se constitui uma cincia nova, paradigmtica, isto , reconhecvel pelo seu corpus terico, com um consenso sobre seu objeto, sobre seus mtodos e procedimentos. Cincia convergente, procura de um princpio que buscar os conhecimentos atravs de uma viso global onde cada conhecimento estar situado com exatido e onde as relaes com os outros sero compreendidas com clareza"9. As cincias da informao, apesar de encontrarem-se ainda no seu incio e hesitarem muitas vezes em formalizar teoricamente a aplicao de suas pesquisas e o resultado de suas observaes, demonstram uma fecundidade terica e prtica extraordinrias.

A diversidade e a complexidade das operaes sucessivas exigidas pelo tratamento da informao justificam esta abordagem interdisciplinar. Fazer documentao no significa armazenar de forma lgica um certo nmero de documentos. A documentao memria, seleo de idias, reagrupamento de noes e de conceitos, sntese de dados. necessrio selecionar, avaliar, analisar, traduzir e recuperar documentos capazes de responder a necessidades especficas que mudam continuamente. Estas necessidades variam de acordo com o domnio do saber, com o estado dos conhecimentos, com a natureza dos usurios e com seus objetivos.

9. F. Russo, La pluridisciplinarit, tudes , vol. 338, n5, p.771, mai 1973.

Introduo

Estimativa Preliminar

1Aquisio Transferncia da InformaoObteno para um Suporte

Tratamento Material dos Documentos (Registro etc.)

Tratamento Intelectual dos Documentos

Difuso Seletiva da Informao (DSI)

Tratamento Material dos Documentos

(Armazenamento, Conservao etc.)

Pesquisa dos Documentos para a Informao e Confeco dos

Produtos Documentais

Reproduo

Publicao Consulta Emprstimo

Figura 2. Cadeia das operaes documentais (de acordo com a Association des DocumentalistesetBibliothcairesSpcialiss(ADBS)) Manuel dubibliothcaire-documentaliste travaillant dans les pays en dveloppement, 2.ed. Paris, PUF.1981

Introduo

Elas esto fundamentadas na proposio de que a informao recebida deve ser confivel, atual e imediatamente disponvel.

Isto pressupe um trabalho considervel, estruturado de acordo com um conjunto de operaes conhecidas como cadeia documental. Estas operaes so ligadas umas as outras, de tal forma que cada uma depende da que a precede, de acordo com a lgica do processo. Numa das extremidades da cadeia entram os documentos que sero tratados. Na outra extremidade, aparecem os resultados deste processo, os produtos documentais, que podem ser simples ou muito elaborados, como referncias e descrio dos documentos, instrumentos de pesquisa, publicaes secundrias e tercirias. A figura 2 ilustra o encadeamento das tarefas documentais.

A coleta de documentos, primeiro elo da cadeia, a operao que permite constituir e alimentar um fundo documental ou o conjunto de documentos utilizados por uma unidade de informao. Esta operao prev a localizao dos documentos, a seleo e os procedimentos de aquisio (gratuita ou paga). A coleta pressupe que o responsvel esteja regularmente informado sobre a evoluo dos conhecimentos e sobre a produo da rea de especializao e que a unidade de informao esteja integrada no circuito cientfico nacional e internacional, formal e informal. Quando se trata de publicaes editadas comercialmente, a coleta baseia- se em diversas fontes, relativamente confiveis e acessveis, como o depsito legal das bibliografias nacionais, os catlogos de editores, os ndices, as bibliografias de todo tipo e os repertrios. Quando se trata de literatura no-convencional, a busca das fontes toma uma forma diferente. Alm de o documentalista conhecer os organismos e os especialistas que produzem estas fontes, ele necessita organizar uma rede de trocas e de aquisio sistemticas, o que significa estar integrado no meio cientfico.

Alm disso, a aquisio no se faz ao acaso, mas em funo de uma poltica estritamente ligada aos interesses e aos objetivos da unidade de informao. Aseleo que precede aquisio pressupe um conhecimento muito preciso da demanda e de sua evoluo.

Procede-se, ento, as operaes de controle e registro material do documento. Depois do registro provisrio ou definitivo, inicia-se o tratamento intelectual: descrio bibliogrfica, descrio do contedo, armazenamento ou arquivamento, pesquisa e difuso. Todas estas operaes tm por objetivo encontrar imediatamente a informao necessria para responder demanda.

O primeiro passo identificar o documento. Este o objetivo da descrio bibliogrfica ou catalogao, que registra as caractersticas formais do documento como autor, ttulo, fonte, formato, lngua e data de edio. Estes dados so registrados em uma nota bibliogrfica que a identidade do documento.

A etapa seguinte a descrio de contedo, chamada tambm de anlise documentria. Suas principais operaes so a descrio das

Introduo

informaes que o documento traz e a traduo destas informaes na linguagem do sistema. O que aconteceria se o contedo do documento fosse descrito por uma linguagem natural, ou livre? O resultado seria a incompreenso e a confuso como conseqncia da ambigidade e da riqueza da linguagem natural, na qual as palavras no tm o mesmo sentido para todos. Como responder a uma questo, se ela colocada em uma linguagem diferente de sua resposta? Para minimizar esta dificuldade semntica, procede-se a uma traduo dos termos da pergunta e dos termos do documento que contm a resposta em uma linguagem comum, unvoca, isto , que tem o mesmo sentido para todos que a utilizam: a linguagem documental. Como a linguagem natural, ela composta de um lxico (conjunto de termos conhecidos, de acordo com os sistemas e as pocas em que foram criados, como palavras-chave, descritores, notaes ou ndices) e de uma sintaxe (ou conjunto de relaes entre as palavras, que podem ser um simples plano de classificao ou um conjunto complexo de relaes). O lxico e a sintaxe destas linguagens apresentam duas particularidades prprias ao tratamento documental. Por um lado, o vocabulrio purificado de tudo que possa complicar seu sentido: a ambigidade de forma e significado, a sinonmia, a pobreza informativa e a redundncia. Por outro lado, ele fixo: seu uso e suas relaes so codificados e no podem ser modificados. Desta forma, obtm-se um instrumento relativamente estvel, que pode ser modificado, se for necessrio. A descrio de contedo pode ser mais ou menos aprofundada conforme as necessidades.

O nvel mais elementar da descrio de contedo a classificao, que determina o assunto principal do documento e algumas vezes alguns assuntos secundrios. Estes assuntos sero traduzidos para as palavras apropriadas da linguagem documental. Em algumas bibliotecas no- especializadas, a classificao a nica forma de descrio de contedo utilizada. Para tal, utilizam-se os sistemas de classificao enciclopdicos ou muito gerais. O objetivo classificar as informaes de acordo com um nmero restrito de categorias e ordenar os fichrios de forma a se encontrar rapidamente o documento que contm estas informaes.

A indexao uma forma de descrio mais aprofundada e consiste em determinar os conceitos expressos em um documento, em funo de sua importncia para o sistema, e represent-los de acordo com os termos adequados da linguagem documental. Esta operao pressupe um conhecimento do assunto do documento e uma definio precisa do nvel de informao a ser preservado de forma a responder s necessidades dos usurios.

Por fim, a condensao permite restringir a forma inicial do documento em um resumo, de tamanho e tipo variveis de acordo com o nvel de anlise, o valor do documento e o sistema utilizado. O resumo permite facilitar seu registro na memria e reduzir o tempo de consulta.

Introduo

possibilitando ao usurio conhecer rapidamente as informaes contidas no texto do documento.

A partir destas operaes, o documento e a informao que ele contm so representados por uma nota bibliogrfica, que incorporada memria de armazenamento e pesquisa do sistema: o fichrio tradicional (ou catlogo) ou o fichrio de cartes perfurados, cada vez menos utilizado, e substituido pelos sistemas automatizados em suportes legveis por computador, como fitas magnticas, disquetes e discos rgidos. O documento propriamente dito ser armazenado em um local determinado de acordo com o mtodo utilizado pela unidade: por tipo de documento, formato, autor (classificao alfabtica), assunto (classificao sistemtica) ou ordem de chegada (classificao cronolgica). O armazenamento uma operao material que permite apenas localizar o documento. Uma identificao colocada no documento, o nmero de chamada, materializa esta localizao.

Os documentos, ou ao menos os documentos textuais, podem ser armazenados na sua forma original, em microforma, em suporte magntico ou ainda em suporte tico. A utilizao das microformas desenvolveu-se nas dcadas de 70 e 80. As vantagens desta forma de armazenamento, que permitem a economia de espao de at 95%, em alguns casos, a reduo de peso, a possibilidade de duplicar a coleo de forma imediata e a sua facilidade de difuso, justificam os inconvenientes de leitura e de conservao que existem, mas que so suscetveis de aperfeioamento. Os suportes magnticos apresentam igualmente grandes vantagens, como a grande capacidade de armazenamento e o acesso rpido informao, mas sua durao pequena, e, alm disso, seu contedo limita-se ao texto e ao grfico. Entretanto, as memrias ticas que sero certamente os meios de gesto da informao do futuro permitem armazenar, em um mesmo suporte, texto, imagem e som.

As operaes de pesquisa documental, tambm chamadas de seleo, efetuam-se a partir da memria, e no a partir do estoque de documentos. A pesquisa e a difuso da informao so o fundamento dos servios oferecidos aos usurios e a razo de ser da unidade de informao. A pesquisa manual (em catlogos de fichas), ou automatizada (na memria de um computador) pode ser realizada na forma retrospectiva (no conjunto do fundo documental de forma a recuperar todos os documentos capazes de responder a uma pergunta corrente) e na forma seletiva ou combinatria. A difuso da informao pode se dar pelo fornecimento do prprio documento, pelo fornecimento de referncias por meio de documentos secundrios, como as bibliografias, e pela prestao de informaes extradas e apresentadas em documentos de avaliao e sntese ou documentos tercirios. A difuso pode ser permanente, ocasional ou personalizada, de acordo com as necessidades do usurio. Pode ser ainda feita na unidade de informao, ou em domiclio. Cada forma de prestao

Introduo

destes servios supe modalidades diferentes, formas especficas e pblicos diversos.

Quase todas estas operaes podem ser realizadas com o auxlio do computador. Podem ser realizadas operaes de forma automatizada, a uma grande velocidade, que podem suprimir as duplicaes de trabalho e os processos manuais repetitivos, como a entrada e a seleo dos dados bibliogrficos em um formulrio legvel por mquina ou diretamente por meio da leitura automatizada de textos (leitura tica); o controle e a verificao; a indexao automtica, a partir de um tesauro armazenado no computador; o armazenamento de dados em arquivos e a pesquisa documental de acordo com diversos critrios e mtodos; a edio de produtos documentais, especialmente os ndices" e a resposta a perguntas. Outras tarefas que sero logo automatizadas so a condensao de dados e a traduo. As pesquisas atuais no campo da inteligncia artificial (IA) e a aplicao dos sistemas especialistas no campo da informao apresentam grandes perspectivas. O computador pode ser utilizado tambm para gerenciar a aquisio e na gesto contbil.

De acordo com sua vocao, as unidades de informao esto ligadas mais particularmente a uma das funes da cadeia documental que consiste de: a) armazenamento e consulta no local, como as bibliotecas tradicionais com vocao de preservar o patrimnio; b) descrio de contedo e difuso, como os centros e servios de documentao; c) anlise e extrao da informao contida nos documentos, como os centros de informao, os bancos de dados, os centros de anlise e de contato e os centros de avaliao; d) recenseamento de fontes de informao, como os centros de referncia e de orientao.

Embora as tarefas documentais articulem-se de forma lgica, no necessrio que todas sejam executadas pelo mesmo organismo. Existe atualmente uma diversificao constante dos organismos de tratamento da informao - conseqncia da exploso da oferta e da demanda de informao. O usurio que freqentava a biblioteca sem pressa para fazer pesquisas em um catlogo manual foi substitudo pelo homem apressado que exige uma informao atual, verificada e fornecida nos seus mnimos detalhes, em domiclio.

Os servios e produtos de informao multiplicam-se e diferenciam-se a partir da diversificao dos usurios. A proliferao de termos que designam as diversas unidades de informao traduz a enorme riqueza da informao documental. Entre estes organismos, pode-se citar as bibliotecas, os arquivos, as bibliotecas especializadas, os centros ou servios de documentao, os centros ou servios de anlise da informao, os servios de contato, os bancos e bases de dados, as mediatecas, os servios de orientao e os servios de compilao de dados. Na realidade, estas unidades diferenciam-se entre si, de acordo com o aspecto da cadeia documental que priorizam. Pode-se considerar que existem trs ramos de

Introduo

atividades principais: a conservao e o fornecimento de documentos primrios: a descrio de contedo e sua difuso, acompanhada pelo fornecimento de referncias e pela indicao das fontes ou documentos secundrios; e o fornecimento de informaes a partir de dados disponveis ou documentos tercirios. Na prtica, esta distino corresponde prestao de servios diversos e de produtos cada vez mais elaborados, destinados a diferentes usurios. Um estudante, por exemplo, que prepara uma tese de qumica deve dirigir-se a um centro de documentao especializado para informar-se sobre o que existe no assunto que lhe interessa e deve consultar ele prprio os documentos em questo. Um engenheiro que deseja saber o ltimo resultado de uma anlise pode obter esta informao por meio de um servio de anlise de dados em forma de informao pontual e imediatamente utilizvel. A figura 3 apresenta alguns canais de difuso da informao.

Enquanto as bibliotecas de conservao existem desde a Antigidade (a histria perpetua a memria da fabulosa Biblioteca de Alexandria, que conservava mais de 700 mil rolos de papiro no ano de 48 A.C.), os centros de documentao respondem a preocupaes mais atuais de sinalizao de uma literatura que se tornou muito numerosa e de difcil acesso para ser recuperada diretamente pelo usurio. Neste sentido, os centros de documentao vm especializando-se e esto ligados aos organismos mais variados, como empresas, universidades, administraes e instituies pblicas. Atendem a grupos de usurios muito especializados, algumas vezes extremamente reduzidos. O nmero de unidades de informao - mais de 100 mil no mundo inteiro - mostra a que ponto este sistema de alerta e pesquisa da informao tornou-se indispensvel.

As unidades do terceiro tipo so mais recentes. Elas tm como funo responder, de forma rpida e segura, a questes muito especializadas, fornecendo uma informao selecionada, verificada, avaliada e apresentada em forma de produtos como anlises, snteses e estudos de tendncias. Os servios de orientao, de intercmbio e de contato, encarregados de dirigir o usurio s fontes de informao que lhe interessam correspondem a outra tendncia atual.

Na realidade, se as unidades de informao privilegiam uma funo, elas no excluem totalmente as outras. por esta razo que os servios de documentao dispem muitas vezes de uma biblioteca que fornece tambm documentos secundrios.

Conservao, documentao e informao constituem os plos de um conjunto complexo de organismos que possuem denominaes variadas, com funes que se complementam. Desta forma, criaram-se redes de informao que concebem grandes sistemas integrados em nvel nacional e internacional. A noo de rede, isto , sistema de cooperao e de compartilhamento de tarefas, no nova, mas apoiou-se consideravelmente nas novas tcnicas de tratamento da informao (informtica e telecomunicaes). A interconexo pode ser feita em vrios nveis -

Introduo

Produtores

1--------Fontes de informao

(Informal)I

Conversas, cursos,conferncias etc.

(Formal) I___

1

(Quantitativa)(Publicada) (No-publicada)

Cartas ao redator preprints etc

EditoresRedatores

LivrosRevistas

TesesRelatrios

Servios dc resumos e indexao

B i b l i o t e c a s

Peridicos dc resumos e indexao

Centros de intercmbio

C e n t r o s d e i n f o r m a o

Catlogos, guias, servios de orientao etc.

Bibliografias especializadas Tradues etc.

- - Centros de dados

FontesprimriasSeleoProduoDistribuio

ServiossecundriosAnlise e Armazenamento da Informao

Inventriosquantitativos

ServiosterciriosAvaliaoConsolidao

Figura 3 - Alguns canais de difuso da informao. (Manuel pour les systmes ei services d'information, p.8 Paris, Unesco, 1977).

Introduo

territorial, funcional e setorial - e pode se sobrepor e se justapor, constituindo uma malha de trocas integradas. Existem redes especializadas em uma das funes documentais: aquisio, catalogao coletiva, armazenamento cooperativo (geralmente em microforma), armazenamento e elaborao de dados. Estas funes podem ser oferecidas em cooperao, de acordo com os procedimentos adotados pelos integrantes do sistema. As redes especializadas em uma disciplina, ou em um ramo de atividade, compreendem unidades especializadas em um setor do conhecimento, como medicina, cincias da terra, ou em uma atividade econmica ou industrial. Algumas redes so dirigidas a uma categoria especfica de usurios, como, por exemplo, as pequenas e mdias empresas, ou a administrao.

Atualmente, alguns grandes sistemas de informao com estruturas mais ou menos centralizadas coordenam a informao mundial em seu campo de especialidade. O INIS, por exemplo, especializado em informao nuclear, cobre a literatura deste assunto por intermdio de 68 centros nacionais e internacionais e 13 organizaes internacionais. O Medlars (Medicai Literature Automatic Retrieval System), especializado em medicina, est implantado em 85 pases. O Euronet, cujo objetivo era permitir o acesso a bancos de dados cientficos e tcnicos aos pases da Comunidade Econmica Europia, foi progressivamente substitudo, a partir de 1984, pela interconexo de redes pblicas de comutao de pacotes dos diferentes pases europeus. Entretanto, as aes de coordenao e de troca para as bases e bancos de dados continuam a realizar-se pela organizao Euronet-Diane.

A envergadura destes sistemas e a amplitude dos obstculos - de carter poltico, jurdico, financeiro, humano, econmico e lingstico -, que devem ser ultrapassados, demandam o apoio das autoridades governamentais e uma vontade politica coordenada.

O tratamento da informao feito de forma cooperativa traduz-se na racionalizao e na estruturao constante das instituies nacionais, de forma a integrar-se em um sistema. Qualquer esforo neste sentido pressupe considerar o desenvolvimento do tratamento da informao dentro de um planejamento global nacional. A concepo e a consolidao de um sistema nacional de informao, geralmente assumida por um organismo pblico, deve passar por dois estgios essenciais: a definio das linhas gerais do sistema em funo das condies nacionais e o reforo da infra-estrutura de informao.

A estas novas tarefas correspondem novas exigncias. Para dominar a informao j no suficiente o saber profissional baseado apenas nos conhecimentos tcnicos do livro (biblioteconomia) ou do documento (documentao). Alm disso, necessrio recorrer a disciplinas mltiplas. Desta forma, abre-se um vasto campo de pesquisa que no est to longe das prticas profissionais como pode parecer. Na realidade, os pesquisadores das cincias da informao apiam-se em mtodos e em

Introduo

observaes que necessitam da participao das unidades de informao. Por estar em contato direto com as operaes tcnicas e com os usurios, estas unidades fornecem elementos de estudo e dados, bem como possibilidades de experimentao indispensveis formulao e verificao de teorias. O impacto da pesquisa no tratamento da informao traduz-se por uma rpida evoluo dos procedimentos e das tcnicas. Todo especialista de informao de qualquer nivel v seu trabalho diretamente subsidiado e moldado pela contribuio da anlise fundamental.

A evoluo da demanda e a necessidade de passar da fase de fornecimento de documentos ou de referncias prestao de informaes transformaram a profisso. As funes dos profissionais da informao diversificaram-se e se especializaram. As fronteiras que os separam dos cientistas se atenuaram e evoluiram no sentido de uma melhor compreenso recproca. O profissional de informao necessita de novas competncias em lingstica, em informtica, em lgica e, naturalmente, no assunto tratado. possvel analisar apenas o que se compreende. Dois fatos traduzem esta interao necessria. Por um lado, um dos grandes objetivos dos especialistas de informao o desenvolvimento de aptides e tcnicas documentais bsicas pelos usurios, adquiridas mediante uma formao apropriada. Por outro lado, o especialista de informao deve ter uma dupla qualificao - em tcnicas documentais e no domnio, ou assunto que ele trata - bem como uma formao contnua para atualizar os seus conhecimentos.

Reforado pelo pessoal executivo e apoiado pelo pessoal de formao e de pesquisa, o corpo profissional apresenta perfis extremamente diversos, algumas vezes mal definidos: analistas, indexadores, catalogadores, analistas especializados, difusores de informao, analistas de sistema, generalistas, tcnicos e agentes de contato, que completam e enriquecem as atividades tradicionais do bibliotecrio e do arquivista. Entretanto, uma mesma preocupao os une: assegurar de forma eficaz o acesso informao, ao conhecimento, ao maior nmero possvel de usurios; e preservar a informao de fatores de degradao (deteno, ignorncia, deformao, subordinao ideolgica, segredo e censura).

Estes especialistas da informao, cujo desenvolvimento e harmonizao so uma das principais tendncias da sua profisso, necessitam de programas de educao e de formao diferenciados, ainda insuficientes, sobretudo nos paises pouco industrializados. Neste sentido, a cooperao internacional, feita atravs das grandes organizaes internacionais, como as Naes Unidas e suas agncias especializadas, ou por acordos e convenes bilaterais e multilaterais entre pases, desenvolveu-se de vrias formas. Est sendo empreendido um esforo importante no que diz respeito aos pases em desenvolvimento, com a realizao de programas de formao local ou em pases tecnicamente mais avanados, ou pelo envio de pessoal qualificado, e por meio de assistncia financeira - sem

Introduo

falar do fornecimento de documentos e de equipamentos. Qualquer pessoa que deseje formar-se em tcnicas de informao deve poder beneficiar-se das possibilidades oferecidas por uma rede de formao cada vez mais densa.

As profisses da informao apresentam caractersticas comuns, apesar de suas diferenas tcnicas. O especialista da informao - instrumento de comunicao e de contato, cuja curiosidade e esprito crtico so constantemente solicitados e postos a servio da coletividade - deve ser reciclado periodicamente. Sua Inteligncia estimulada pela amplitude das tarefas e das necessidades dos usurios. Este profissional exerce uma carreira nova, de grande atualidade, cujo papel intermedirio entre a cincia e a conscincia fundamental. A soluo do desafio lanado pela exploso documental est em grande parte em suas mos.

Bibliografia

Os manuais, glossrios e obras de referncia que tm por objetivo ascincias da informao esto assinaladas na bibliografia geral, no final dovolume.

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Introduo

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39

Os tipos de documentos

Um documento um objeto que fornece um dado ou uma informao. o suporte material do saber e da memria da humanidade. Entretanto, possvel buscar informaes em outras fontes, como, por exemplo, solicitando um esclarecimento a uma pessoa ou a um organismo, participando de uma reunio ou conferncia, visitando uma exposio, ouvindo um programa de rdio ou assistindo a um programa de televiso. Mas estas fontes renem, na sua maioria, informaes a partir de documentos.

Existe uma grande variedade de documentos. O especialista de informao deve conhecer bem suas caractersticas e ser capaz de identificar a categoria a que pertence cada um, de forma a poder trat-los e utiliz-los convenientemente.

Caractersticas

Os documentos podem diferenciar-se de acordo com suas caractersticas fsicas e intelectuais. As caractersticas fsicas so o material, a natureza dos smbolos utilizados, o tamanho, o peso, a apresentao, a forma de produo, a possibilidade de consult-los diretamente, ou a necessidade de utilizar um aparelho para este fim e a periodicidade, entre outras. As caractersticas intelectuais so o objetivo, o contedo, o assunto, o tipo de autor, a fonte, a forma de difuso, a acessibilidade e a originalidade, entre outras.

Os tipos de documentos

Caractersticas fsicas

Todas as caractersticas fsicas de um documento influem na sua forma de tratamento. O peso, o tamanho, a mobilidade, o grau de resistncia, a idade, o estado de conservao, a unicidade, a raridade ou multiplicidade so fatores que determinam a escolha e a anlise de um documento.

Natureza

De acordo com sua natureza, os documentos distinguem-se em textuais e no-textuais, o que determina o tipo de informao que eles transmitem. Cada uma destas categorias compreende uma grande variedade de documentos.

Os documentos textuais apresentam essencialmente as informaes em forma de texto escrito. So os livros, os peridicos, as fichas, os documentos administrativos, os textos de leis, os catlogos, os documentos comerciais e as patentes, entre outros.

Os documentos no-textuais podem ter uma parte de texto escrito, mas o essencial de suas informaes apresentado em outra forma. Estes documentos devem ser vistos, ouvidos ou manipulados. Os principais documentos no-textuais so:

- os documentos iconogrficos ou grficos: imagens, mapas, plantas, grficos, tabelas, cartazes, quadros, fotografias em papel e slides:

- os documentos sonoros: discos e fitas magnticas:- os documentos audiovisuais que combinam som e imagem: filmes,

audiovisuais, fitas e videodiscos;- os documentos de natureza material: objetos, amostras, maquetes,

monumentos, documentos em braile e jogos pedaggicos:- os documentos compostos, que renem documentos textuais e no-

textuais sobre um mesmo assunto, como os livros acompanhados de discos;

- os documentos magnticos utilizados em informtica, isto , os programas que permitem efetuar clculos, fazer gesto de arquivos e simulaes;

- os documentos eletrnicos utilizados em informtica. Veiculam texlo, imagem e som. So os documentos do futuro.

Materiais

O material o suporte fsico do documento. A natureza e o material tm caractersticas distintas. Um documento de natureza iconogrfca, como uma fotografia, pode apresentar-se em dois suportes diferentes: o filme negativo e a tiragem em papel. Os materiais tradicionais, como a pedra, o tijolo, a madeira, o osso e o tecido foram suplantados, ao longo da histria, pelo papel - que continua a ser o suporte mais comum. Mas a inovao

Os tipos de documentos

tecnolgica fez surgir novos suportes cada vez mais difundidos, como o plstico utilizado nos discos, os suportes magnticos utilizados nas fitas cassetes, discos e fitas de computador, discos e fitas de vdeo, os suportes qumicos fotossensveis utilizados nos filmes, nas fotografias e nas microformas. Nos ltimos anos, um novo suporte comeou a surgir: as memrias ticas ou documentos de leitura a laser como o videodisco, o disco tico-magntico, o disco tico-numrico (DON) e o disco compacto apenas para leitura (CD-ROM). As tecnologias ticas permitiram o desenvolvimento de suportes informatizados com maior capacidade de armazenamento e durao que os suportes magnticos. As memrias ticas tm suportes fsicos variados: o vidro, o alumnio e o polmero utilizados no DON; o plstico, o metal e o PVC, utilizados no videodisco: o macrolon, o alumnio e o plstico utilizados no CD-ROM. As propriedades fsico-qumicas dos materiais influenciam as condies de conservao e de utilizao de documentos.

Forma de produo

De acordo com sua forma de produo, os documentos podem distinguir- se em brutos e manufaturados. Os documentos brutos so objetos encontrados na natureza, como as amostras de terra, os minerais, as plantas, os ossos, os fsseis e os meteoritos. Os documentos manufaturados so objetos fabricados pelo homem. Podem ser objetos produzidos artesanal ou industrialmente como os vestgios arqueolgicos, as amostras e os prottipos, ou criaes intelectuais, como os objetos de arte, as obras literrias, artsticas, cientficas, tcnicas e os documentos utilitrios, fabricados mo ou por meio de mquinas.

As principais tcnicas de produo so a gravura, a litografia, a imprensa, a duplicao e os procedimentos fotogrficos eltricos ou fotoeltricos. Os documentos podem ser produzidos em pequena ou em grande escala.

As inovaes tcnicas e o uso de novos materiais tm modificado consideravelmente a forma de produo dos documentos manufaturados, bem como seu uso. Os meios de produo so atualmente mais diversificados e mais simples, alm de serem mais difundidos e mais potentes, o que permite uma produo maior.

Areprografa permite duplicar facilmente os documentos, multiplicando, desta forma, as possibilidades de acesso e de difuso reservadas at bem pouco tempo a uma minoria.

A microedio a edio de documentos em formatos extremamente reduzidos, tendo coino suporte um filme, uma ficha ou um carto. Apesar de ter certos inconvenientes, esta forma de edio traz vantagens considerveis na reduo de peso, de espao, e na facilidade de distribuio e de duplicao, simplificando o funcionamento das unidades de informao e a circulao da informao.

Os tipos de documentos

O registro da informao nas memrias ticas feito com a utilizao da tecnologia do laser. O principio geral do registro do som e da imagem o mesmo para o CD-ROM ou para o DON. A informao registrada em uma matriz original ou masterem forma de dados numricos, digitais ou digitalizados. Os discos so produzidos a partir desta matriz. As tcnicas de impresso, de leitura e as normas adotadas pelos fabricantes so muito diversificadas.

Um mesmo documento, textual ou iconogrfico pode apresentar-se em formato normal e em microforma, ou ainda em disco magntico ou tico. Portanto, possvel escolher o formato que apresenta as melhores condies de aquisio, de conservao e de utilizao. O uso da informtica no tratamento de textos, de imagens e de dados facilita e acelera consideravelmente a produo de documentos que podem ser transmitidos distncia.

Modalidades de utilizao

As modalidades de utilizao constituem tambm um critrio essencial na escolha dos documentos. Alguns podem ser utilizados diretamente pelo homem, outros necessitam de equipamentos especiais. As microformas s podem ser lidas por meio de aparelhos de leitura especiais. Os documentos audiovisuais podem ser utilizados somente com o auxlio de aparelhos de projeo de imagens e de reproduo do som. As memrias magnticas de computador so acessveis somente com equipamentos de informtica. As memrias ticas podem ser lidas em microcomputadores profissionais, com interface apropriada para tal. A unidade de informao que utiliza documentos deste tipo deve dispor de aparelhos em nmero suficiente. Alm disso, necessrio prever a sua manuteno. O custo destes equipamentos est diminuindo rapidamente. Eles so cada vez mais comuns e sua utilizao bastante fcil.

Periodicidade

A periodicidade uma caracterstica importante, principalmente para os documentos textuais. Alguns documentos so produzidos apenas uma vez. Outros so produzidos em srie. Uma publicao seriada um documento que aparece em volumes ou fascculos sucessivos, a intervalos mais ou menos regulares: so as colees de obras, os relatrios peridicos, as revistas e os jornais. O contedo de cada edio diferente. Entretanto, a apresentao fsica dos documentos, seu ttulo e outras caractersticas so iguais.

As revistas e os jornais so conhecidos como peridicos, porque aparecem, em princpio, a intervalos definidos e regulares. Sua periodicidade pode variar de 24 horas a um ano. importante conhecer a periodicidade das revistas para poder controlar sua chegada na unidade de informao.

Os tipos de documentos

Colees

As colees so uma outra forma de agrupar os documentos. Sua periodicidade irregular. Os documentos que pertencem a uma mesma coleo tm a mesma forma, geralmente o mesmo objetivo, e um contedo diferente, relativo a um mesmo tema, identificado por um ttulo ou por uma designao prpria da coleo. Muitas vezes, cada documento recebe um nmero de ordem na coleo. Existem colees de documentos sonoros, de fotografias em papel, de diapositivos e de outros tipos de documentos no-textuais, bem como colees de documentos textuais.

Fomxa de publicao

A forma de publicao permite estabelecer uma distino entre os documentos publicados e os no-publicados. Os primeiros so distribudos comercialmente e podem ser comprados por qualquer pessoa na instituio que os produziu, geralmente especializada nesta atividade, como as editoras ou as livrarias. Os documentos no-publicados no so comercializados e sua difuso , em geral, restrita. Constituem a chamada literatura subterrnea" ou literatura no-convencional", ou ainda literatura cinzenta". Alguns so manuscritos ou datilografados, outros so produzidos por processos de duplicao, ou impressos. Sua tiragem sempre limitada. So muitas vezes documentos de trabalho, teses e relatrios de estudos ou de pesquisas, reservados ao uso particular do autor ou ao uso interno das instituies que os produziram. Estes documentos podem sofrer alteraes.

Os documentos no-publicados tm um papel importante na pesquisa, na administrao e nas atividades de produo e de servios. Algumas vezes so publicados com muito atraso. Seu valor est no seu contedo, bem como na sua atualidade. So um meio de informao importante e muitas vezes nico em algumas reas do conhecimento. So documentos de difcil acesso, porque sua produo dispersa, porque no so publicados e muitas vezes no so repertoriados. Alguns deles permanecem secretos durante um determinado perodo e so acessveis apenas a um nmero restrito de pessoas autorizadas, como alguns documentos militares, polticos, administrativos e comerciais. Outros so limitados por sua forma de produo e por sua tiragem limitada, como, por exemplo, as teses no publicadas. Estes documentos devem ser sistem aticam ente procurados, mediante contatos pessoais com os autores ou com os organismos produtores.

Alguns documentos de carter pessoal e familiar so protegidos por disposies que probem a sua divulgao antes de um determinado perodo.

Os documentos manuscritos produzidos no dia-a-dia, como as cartas, as notaseas faturas, so, em geral, conservados por razes administrativas,

Os tipos de documentos

ou como prova. Podem adquirir um valor histrico independente de sua funo inicial, da mesma forma que os rascunhos e as notas.

Caractersticas intelectuais

As caractersticas intelectuais de um documento permitem definir seu valor, seu interesse, o pblico a que se destina e a forma de tratamento da informao.

Objetivo

O objetivo de um documento, ou a razo pela qual foi produzido varia muito. Um documento pode ser produzido para servir como prova, ou testemunho, para preparar outro documento, para expor idias ou resultados, para o trabalho, para o lazer, para o ensino, para a publicidade, ou para a divulgao e ainda para garantir os direitos de uma pessoa ou de uma coletividade.

Grau de elaborao

O grau de elaborao de um documento permite estabelecer uma distino essencial entre documentos primrios, secundrios e tercirios.

Os documentos primrios so os originais, elaborados por um autor.Os secundrios so aqueles que se referem aos documentos primrios

e que no existiriam sem estes. Trazem a descrio dos documentos primrios. So as bibliografias, os catlogos e os boletins de resumos, entre outros (ver o captulo "As bibliografias e as obras de referncia: a literatura secundria).

Os tercirios so aqueles elaborados a partir de documentos primrios e/ou secundrios. Renem, condensam e elaboram a informao original na forma que corresponde s necessidades de uma categoria definida de usurios. So as snteses e os estados-da-arte, entre outros (ver o captulo Os servios de difuso da informao").

Contedo

O contedo de um documento pode ser avaliado a partir do assunto tratado, da forma de apresentao, da exaustividade, da acessibilidade, do nvel cientfico, do grau de originalidade e de novidade, da idade das informaes, em funo da data de publicao do documento, e ainda do fato de o documento ter, em parte, ou essencialmente, dados numricos.

Todos estes critrios so relativos: um documento pode no trazer nenhuma informao nova, mas ser apresentado de forma mais clara e mais acessvel a determinado pblico. Um documento antigo pode ter seu

Os tipos de documentos

contedo completamente desatualizado, mas ser um testemunho importante de sua poca. Em cada atividade de informao, necessrio estabelecer os critrios mais importantes para avaliar cada documento.

Origem

A origem, a fonte e o autor de um documento exercem um papel importante na sua forma de utilizao. A fonte de um documento pode ser pblica ou privada, annima ou conhecida, individual ou coletiva, secreta ou divulgada. O autor pode ser uma pessoa, ou um grupo de pessoas, uma organizao ou vrias organizaes. A forma de obteno de um documento, seu tratamento e sua difuso podem ser influenciados por estas caractersticas.

A natureza mais ou menos confidencial de uma fonte de informao influencia o uso que pode ser feito desta fonte. Um jornalista, por exemplo, pode recusar-se a indicar a fonte onde buscou sua informao. Entretanto, esta fonte continua vlida, pois este procedimento admitido pela deontologia da profisso. Um cientista, ao contrrio, deve mostrar a prova do que afirma e citar as fontes.

Alguns documentos so de domnio pblico, isto , qualquer pessoa pode utiliz-los. Outros so protegidos pela propriedade literria e/ou artstica ou comercial, por algumas disposies do direito comum que probem sua utilizao durante um certo perodo sem o consentimento do autor, ou das pessoas citadas ou representadas, e sem o pagamento dos direitos autorais. Isto pode restringir consideravelmente as possibilidades de difuso. importante que os responsveis pelas unidades de informao conheam as disposies jurdicas relativas ao direito de informao e, particularmente, a legislao referente aos direitos autorais do seu pas. Esta legislao varia de um pas a outro.

Tipos de documentos

Se fosse estabelecida uma tipologia exaustiva, os tipos de documentos identificados pelas unidades de informao seriam mais diversificados. Sua identificao responde a preocupaes prticas, para facilitar as operaes de seleo, de armazenamento, de tratamento e de difuso da informao.

Geralmente distingue-se, no nvel formal, as monografias (documentos nicos que tratam de um assunto), as publicaes peridicas, as patentes e as normas, os documentos no-texluais (entre eles, as imagens, os mapas e as fotografias), os documentos secundrios e os documentos no- convencionais. Esias categorias so definidas em funo das necessidades e do tratamento que se pretende dar a cada tipo de documento.

No nvel intelectual, possvel distinguir geralmente os documentos essenciais, que tratam exclusivamente de assuntos que interessam

Os tipos de documentos

unidade de informao, e os documentos marginais. Estes ltimos podem ser divididos em dois subgrupos de documentos: os que contm, em uma certa proporo, informaes que interessam unidade de informao e aqueles que contm raramente este tipo de informao e que, em principio, devem ser descartados. Os documentos essenciais devem ser adquiridos e tratados em prioridade.

Esta distino puramente formal e depende das necessidades e dos objetivos da unidade de informao.

Estrutura dos documentos

A estrutura dos documentos varia de acordo com o seu tipo e de um documento a outro, mas existem traos comuns. Em alguns casos, o documento contm o conjunto de informaes necessrias ao seu tratamento. Em outros, ele deve ser acompanhado por outro documento que o identifica.

Monografias

Uma monografia tem, em geral, uma capa, uma pgina de rosto, um texto dividido em vrias partes e um sumrio que se encontra no incio ou no fim do volume. Alm desses elementos fixos, pode-se encontrar ilustraes e notas de p de pgina que completam as indicaes do texto com referncias e observaes. Estas notas podem estar localizadas no final dos captulos ou no final do volume. O prefcio que, em geral, escrito por uma pessoa diferente do autor, e a introduo encontram-se no incio da obra. O posfcio encontra-se no final da obra. A introduo, o prefcio e o posfcio apresentam, em geral, o autor, a obra, o assunto e as intenes do autor, ou fazem um resumo da obra. Pode-se encontrar ainda bibliografias no final do volume ou dos captulos, glossrios ou lxicos, ndices de assuntos, de lugares e de pessoas citadas e anexos com dados suplementares.

Publicaes seriadas

De acordo com o Sistema Internacional de Dados sobre Publicaes Seriadas (ISDS), uma publicao seriada uma publicao, impressa ou no, que aparece em fascculos ou em volumes sucessivos, com uma seqncia numrica ou cronolgica, durante um perodo de tempo indeterminado. Estas publicaes so os peridicos, os anurios, os relatrios, as atas de sociedades e as colees de monografias. Uma publicao peridica compe-se de uma capa, sempre a mesma para cada nmero, mas que pode ser modificada ao longo da vida do peridico e de um texto, que tem os seguintes elementos:

Os tipos de documentos

- um sumrio com a lista dos artigos e das sees do peridico;- vrios artigos, acompanhados ou no de um resumo, de ilustraes

e de bibliografia;uma parte informativa sobre a vida da instituio que edita a

revista, condies de assinatura e responsabilidades da publicao, informaes sobre o assunto em que o peridico especializado e um calendrio de eventos;

uma parte bibliogrfica, eventualmente com notcias e recenses de livros novos;

- um correio do leitor; publicidade.

Alm destes elementos, o peridico pode ter um editorial, assinado pelo diretor ou pelo redator da publicao, que apresenta geralmente sua opinio sobre um assunto de atualidade ou sobre os artigos do fascculo em questo. Alguns peridicos trazem resumos dos artigos em vrias lnguas e algumas vezes a traduo completa dos artigos em uma ou em duas linguas. Outros trazem artigos em vrias lnguas. So os peridicos bilnges ou multilnges.

A cada ano, os sumrios dos nmeros dos peridicos so reunidos em um ndice que remete cada tpico aos fascculos e pginas correspondentes. Estes ndices podem ser acumulados a cada cinco ou a cada dez anos. So instrumentos de pesquisa rpidos e seguros e facilitam a recuperao da informao.

Os peridicos so numerados em sries contnuas, por ano ou por volume.

Documentos no publicados

Os documentos no publicados tm uma estrutura muito varivel. Muitas vezes estes documentos no trazem as menes de autor, de ttulo, de data e de fonte, que se encontram, em geral, na pgina de rosto. Estes documentos, normalmente, no tm sumrio nem capa.

Documentos no-textuais

Aestrutura dos