Upload
dinhcong
View
473
Download
21
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL TREINAMENTU ADMINISTRASAUN
ANO AKCADÉMIKU 2012
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 1
KONTEUDUIntrodusaun................................................................................................................................................4
Definisaun Administrasaun..................................................................................................................5
Atividade
Organizasaun.............................................................................................................................................6
a. Organigrama b. jestor/manajer c. knar servisu kada departamentud. liña komunikasaune. habelidade jestor
jestaun tempu..........................................................................................................................................13
a. habelidade jestaun tempub. habelidade foti disijaun
koñese oinsa uza ekipamentu eskritoriu........................................................................................19
Oinsa hakerek karta legal no karta privadu..................................................................................19
Jestaun arkivu dokumentus.................................................................................................................22
Apontamentus ba Ekipamnetu(asset list)......................................................................................24
Servisu ho professional.......................................................................................................................24
Aprende halo ..........................................................................................................................................26
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 2
Avizu Hakerek Nain
Manual treinu Administrasaun ne’e produs husi Action for Change Foundation (ACF) uza
ba periodu 2010-2015
Hakerek nain : Martinho Soares
Edisisaun : Primeiru
Editor : Jose De Jesus
Direitu hotu iha hakerek nain nia liman. Manual Administrasaun ne’e sei uza iha area Treinamentu
nia laran no la iha parte ida maka atu publika se la iha autolizasaun husi. hakerek nain
Dili, Maio 2012
Hakerek Nain
Martinho Soares
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 3
1. IntrodusaunAction for change foundation (acf) hanesan organizasaun laos governu nian ne’ebe base
iha dili i komesa hari iha 17 fulan maio tinan 2010, husi ema Timor oan no esforso
maka’as atu kapasita joven Timor liu husi atividades treinamento ne’ebe organizasaun
ne’e elebora ona, hodi nune’e garantia ba futuru sustantavel.
Centru treinamento ACF estabelese hare ba kondisaun joven Timor oan ne’ebe falta
rekursu/sumber daya atu buka servisu, rekursu atu halo komunikasaun iha Dalen ingles,
portugues, no servisu seluk hanesan servidu eskritorio nian, no difisil atu uja teknologia
modernu nian haesan: komputador no teknologia seluk ne’ebe mundu komesa la’o ba oin
ona.
Tantu ne’e ACF loke kursu gestaun publiku hodi fo trinamento ba joven Timor oan sira
ne’ebe iha intrese hodi prepara sira nia an molok atu ba buka servisu tamba skill mak sai
fator determinante ba ema nia esperiensia tomak ne’ebe nia hetan, hodi fo valor ba futuru
ne’ebe diak.
Prepara ITA nia an molok buka servisu
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 4
2. ADMINISTRASAUN
Definisaun
Administrasaun mai husi Dalen Latina ka Latin ho letra to iha lingua Ingles ninia signifika
katak Ba (kepada) no Ministrare signifika katak to serve ou to conduct ne’e ninia
signifika katak atendementu/servi, ajuda no konsola.
Hare ba liafuan hirak iha leten mak administrasaun hanesan prosesu ne’ebe em jeral
hetan husi esforsu hotu hanesan; grupo, governu, swasta/sivil kiik ka boot, hodi atinji
objektivu hamutuk. Ou administrasaun ne’e hanesan atividade grupu ne’ebe servisu hodi
halo hotu asigmentu ka servisu ne’ebe iha organizasaun ne’e nia laran.
Ne’e fo hanoin mai ita katak iha organizasaun ka entidade governamental ou
organizasaun ka entidade non-governamental, kompania privadu no kompania
Internasional wainhira hetan rejultadu ka susesu nebe’e diak tenke kaer metin prinsipiu
fundamental nebe’e hato’o iha leten i sai hanesan fundu baziku hodi halao aktividade iha
organizasaun nia laran
Aktividade 1.1
Halo diskusaun grupu
1. Kona ba atendementu (pelayanan) iha organizasaun ne oinsa?
2. Kona ba ajuda malu iha organizasaun ka kompania laran
3. Oinsa atu halo konselamentu ba staf iha organizasaun nia laran
4. Kada grupu halo aprezetasaun rejultadu diskusaun
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 5
3. ORGANIZASAUN
Organizasaun katak grupu ida nebe’e iha ninia struktura responsablidade klaru, hetan
legal husi orgaun kompotente, iha programa servisu nebe’e klaru, iha mos estatutu atu
hodi atinji objektivu organizasaun nian. Nune’e bele fo benefisiu ba ,individual, grupu ka
komunidade ne’ebe programa ba aktividades organizasaun nian impelementa ba. Atu ita
servisu ho diak dahuluk ita identifika organizasaun ne’ebe ita servisu ba, wainhira
identifika ona organizasaun ne’ebe ita servisu ba tenke hatene mos pontus importante
husi organizasaun ne’e nian.
Pontus hirak ne’ebe importante atu hatene mak;
Tenke buka hatene responsavel organizasaun nian.
Buka hatene area servisu organizasaun nian.
Hatene programa servisu organizasan nian
Pronto ona atu halo servisu
Hatan resposta rasik wainhira hatene ona organizasaun ne’e
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 6
ORGANIGRAMA ONG KAKATUA TREINING CENTRE
Hare ba organigrama iha leten organizasaun ida-idak sempre iha nia sturturara rasik
depende ba humana no rekursu ne’ebe iha hodi prense ba pozisaun ne’ebe iha, maibe
dala barak srutura ne’ebe kompletu sempre hetan husi ong internasional, kompañia
international, no organizasaun governu nian.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 7
Direktur
Chefe administrasaun/Finansas
Chefe Kontabilidade
Depart. desportu
Chefe Operasional
Manajer projetu Chefe Fiskalizador
Depart. logistika
Depart. porosaun
Depart. Edukasaun
Sekertario/a
Konsilheiro/a
Jestor/Manajer
Jestor mak ema ne’ebe servisu liu husi ema seluk i koordena atividades ruma hodi atinji organizasaun nia alvu/hakarak.
Estrata/tinkat manajer
Iha organizasaun trdisional, dala ruma jestor konsidera sai hanesan jestor ne’ebe ass liu (top management), jestor nivel klaran (middle management), no jestor nivil kiik (frist line management).
Estrata ka nivel manajemen tolu nebe’e hato’o iha leten iha ninia responsavel no knar
ida-idak.
Responsavel no knaar servisu Manajemen nivel as/ Top Manager
Ita rekoñese hanesan official executivu, nia knar servisu mak halo planu ba atividades ka
estrategia organizasaun nian i orienta organizasaun ne’e nia lalaok. Ex top management
mak hanesan CEO (chief executive officer), CIO (chief information officer), no CFO (chief
financial officer).
Mananajemen Intermediariu/ Middle Manager
Manajemen Intermediariu mai husi jestaun sira ne’ebe iha liña dahuluk no jestaun ass liu,
no nia servisu nudar estafeta/penhubung entre gertaun ass no kiik. Nia pozisaun mak
hanesan; xeffe seksaun, xeffe projetu, ka pabrika nst.
Manajemen Lina Baziku/First Line Manager
Manajemen Lina Baziku/First Line Manager ita koñese nudar jestaun ba operasaun ba
nivel kiik liu, nia servisu mak lidera no sai hanesan supervizador ba empregado non
manajer ne’ebe envolve ba organizasaun nia laran, dala ruma ita bolu hanesan
supervisor, jestor esktitoriu, jestor departamento, ka mandor.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 8
Laos organizasaun hotu mak termina sira nia servisu ho strata hanesan ne’e, exemplu iha
organizasaun ne’ebe fleksibel no simples ho nia servisu ne’ebe dinamismu, signifika katak
muda husi projetu ida ba projetu seluk tuir servisu ne’ebe iha.
Atividade 1.2 diskusaun grupu
Fahe grupu, kada grupu ida-idak tenke hili nia lideransa iha ministro ida nia laran depois
fahe pozisaun no servisu hodi apresenta nia servisu no funsaun.
1) Ministerio finansas
2) Ministerio solidaridade social
3) Ministerio edukasaun
4) Ministerio saude
5) Ministerio estatal e ordenamento teritoria
6) Ministerio agrikultura
7) Ministerio telekomunikasaun
8) Secretario estado do formasaun professional e emprego.
Tipu departamentu kada ministerio, Oranizasaun ka kompania Ida
Iha Organizasaun governu nian, organizasaun laos governu ka kompania sempre iha
departamentu ka unidade oin-oin tuir nivel Organizasaun ka kompania nian,
Departamentu geral em ne’ebe mosu iha Organizasaun ka kompania nia laran mak
hanesan tuir mai ne’e.
Departamentu Finansas
Departamentu Administrasaun
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 9
Departamentu Ekipamentus-Eskritoriu
Departamentu Recursus Humanus
Departamentu Trasporte
Knaar servisu kada Departamentu idak-idak nian
Departamentu finansas ninia kna’ar servisu maka toma konta responsavel ba
alokasaun orsamentu tuir departamentu idak-idak nian no aktividades hirak ne’ebe
iha Organisasun ka kompania nia laran.
Departamentu Adminstrasaun halao knar servisu atu maneja sistema
administrasaun ne’ebe efektivu iha Organizasaun ka kompania laran nia laran hodi
implementa servisu ho profesionalismu.
Departamentu Ekipamentus, Eskritoriu nia servisu atu toma konta i responsavel ba
ekipamentus no eskritoriu tomak ne’ebe Organizasaun ka kompania presija atu
hala’o aktividades servisu nian.
Departamentu rekursu Umanu iha responsavel atu kontrola no identifika staf ka
funsionariu sira ninia kapasidade hodi jere aktividades servisu nian no tau assuntu
relasionadu ho servisu nian.
Departamentu Transporte iha responsavel atu prepara transporte wainhira Direktur
ka staf sira presija atu halao servisu Organizasaun ka kompani nian iha lokal no
mos iha Internasional.
Mai ita komesa ita nia aktividade
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 10
Liña komunikasaun
Komunikasaun sai meus importante atu komunika hodi nune’e hatene sitausaun ema
diak-idak nian iha ne’ebe nia iha ba. Tantau ne’e hare fali ba iha organizasaun governu ka
kompañia ida presiza Liña komunikasaun ne’ebe diak atu nune’e bele alkansa programa
organizasaun nian. Bain-bain iha Organizasaun ka Kompania ida nia laran bele liu husi
komunikasaun formal no komunikasaun non formal.
Komunikasaun formal signifika katak komunikasaun ne’ebe akontese entre ulun nain ho
staff sira iha nivel kiik tuir kuadrado organizasaun nian no halo komunikasaun ho
sistematika ne’ebe formal.
Komunikasaun ba baze hanesan komunikasaun ne’ebe halo Husi Direktor,
Manager mai kraik.
Ezemplu: komunikasaun kona ba regulamentu, planu servisu Organizasaun nian.
Komunikasaun ba leten signifika katak hala’o komunikasaun husi kraik ba leten
hanesan departamentu ka staf sira hato’o relatoriu final aktividade nian ba leten
(Direktor , Manager) ka hato’o problemas ka difikuldades nebe’e staf sira infrenta
iha Organizasaun nia laran
Komunikasaun non formal hanesan wainhira hala’o komunikasaun la tuir lina kuadru
Organizasaun no hala’o komunikasaun liu husi konversa bain-bain ka komunikasaun liu
husi telephone. Iha komunikasaun balun ita bele uja komunikasaun non formal. Dala
barak Komunikasaun non formal ladun fo efektivu tanba dala balun informasaun ne’ebe
divulga la loos (la klaru).
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 11
Habelidade jestor
Robert l katz iha 1970 nia hateten kada jestor tenke iha habelidade tolu, habelidade tolu
ne’e mak hanesan;
1. Ketrampilan konseptual/conceptual skiil
Jestor nivel ass tenke iha habelidade halo konsep/idea ka gagasan, atu nune’e
organizasaun bele la’o ba oin, idea hirak ne’e sei haforsa ho realizasaun husi konsep ne’e
rasik, prosesu ne’e sai hanesan planu servisu nian.
2. Habildade iha relasaun ho ema seluk / humanity skill.
Alem de kapasidade konsepsional , jeitor mos persiza iha komunikasaun ou
habilidade mantein relasaun ho ema seluk ne’ebe mos hanaran habilidade humanidade
nian. Atu sai jestor ne’ebe diak tenke hetan simpati husi empregado sira .liu husi
komunikasaun ida ne’ebe diak , kria amizade no nudar maun ida sei halo empregador
sira senti respeito no sira sei nakloke/terbuka jeitor nivel as , nivel mediu / klaran liu .
3. habilidade teknika / ketrampilan teknis (technical skill)
Em jeral habilidade ida ne’e nudar bukae ba jeitor nivel kiik/karik liu. Habilidade ida ne’e
hanes kapasidade hodi halo ‘o servisu ruma, hanesan uza computer, akuitansi no
fasilidade seluk ne’ebe mundu agora avansadu liu ona.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 12
4. MANAJEMEN TEMPU
Ricky w. Griffin aumenta abelidade baze rua ne’ebe sai improtante ba jestor tenke iha
mak hanesan.
1. Habelidade jestaun ba tempu
Nudar habelidade ida husi humana atu uja tempu ne’ebe los no diak
Manajemen tempu hanesan planu, organizadu, asaun no produktivu tempu. Tempu sai
hanesan rekursu ida nebe’e uja atu halao servisu ho organizadu atu efektivu no efisiense.
Efektivu wainhira hare ba tempu nebe’e uja atu halao servisu tuir orariu ne’ebe determina
antes. Efisiense iha ninia pontus kalkula rua, primeiruhare ba tempu nebe’e minimiza atu
halao servisu ka aktividades no sigundudetermin tempu ne’ebe atu halao servisu ka
aktividades iha Organizasaun ka kompania nia laran.
Koalia kona ba manajemen tempu tenke iha kualidade tempu ne’ebe bazeia ba indicator haat ne’ebe tuir mai ne’e.
1. Nafatin halo planeia (merencanakan)
2. Nafatin halao organizadu (mengorganisir)
3. Nafatin halao asaun no (mengerakan atau tindakan)
4. Nafatin halao kontrole (pengawasan)
Prinsipiu haat ne’e esensial tebes ba geral aktividades ka geral servisu nebe’e atu hala’o.
Modelu akontese difikuldades servisu maka lases husi planu servisu nebe’e iha tempu
badak ho rasaun katak tempu nebe’e atu utiliza ba servisu badak tebes maibe
kapasitasaun progarama servisu nebe’e ho nivel nebe’e as ka nivel nebe’e bot, tan ne’e
prinsipiu haat ne’e ajuda ita atu kontrola no tau nafatin prinsipiu haat ne’e hodi halao
servisu atu minimiza difikuldades nebe’e hasoru iha fatin servisu ba.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 13
2. Habelidade foti disizasun/ ketrampilan menbuat keputusan.
Nudar kapasidade atu rejolve problema no dalan hodi hetan rezolusuan ba problema, no
kapasidade foti desijaun mak principal liu ba jestor liu-liu ba jestor nivel ass.
Manajemen Tempu fahe ba rua mak hanesan tuir mai ne’e.
1. Disiplina Servisu
2. Disiplina Horas
Disiplina Servisu
Disiplina hanesan liafuan ne’ebe ita sempre rona bebeik iha ita nia vida i ita hatene katak
liafuan disiplina ne’e ita determina ho regras ne’ebe tau hodi banati ka halo tuir regras
ne’ebe determina ona. No wainhira kontra regra ne’ebe determina ona maka sei hetan
multa tuir regra disiplina ne’ebe diside hamutuk iha forum nebe’e hetan legalmente husi
responsavel Organizasaun ka kompania ida nian. Tuir Soegeng Prijodarminto (1992) nia
halo komentariu kona ba kontestu Disiplina, i nia hateten katak Disiplina sai hanesan
kondisaun ida ne’ebe iha no mosu wainhira mai husi prosesu atetude ka hahalok ne’ebe
iha ninia valor-valor konsensia, pasensia konsederasaun. Jerry Wyckoff no Barbara C.
Unel (1990) identifika katak disiplina hanesan prosesu servisu ne’ebe lori ita nia hahalok
tuir regra-regra ne’ebe atu kontrola ita nia an rasik. Husi definisaun disiplina ne’ebe hato’o
ona iha leten maka hakerak nain halo rezumu ba disiplina ne’e hanesan asaun
manajemen atu dudu/muda staff Organizasaun hotu hodi banate tuir regra-regra disiplina
nebe’e implementa iha Organizasaun ka kompania ida nia laran.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 14
Kategoria Disiplina iha rua hanesan tuir mai ne’e.
Ho lian Ingles katak
1. Self discipline katak disiplina individu husi staff ne’ebe hatudu ninia hahalok servisu
iha organizasaun ida nia lararan.
2. Social discipline katak implementasaun disiplina geral ne’ebe iha Organizasaun nia
laran.
Tipu disiplina iha rua
1. Disiplina prevenetif / discipline preventif, katak asaun ne’ebe dudu/muda staf sira,
hodi tuir regra disiplina ne’ebe iha Organizasaun nia laran.
2. Disiplina Korektif katak implementasaun disiplina ba staf sira ne’ebe halo maneiras
oin-oin atu kontra regras disiplina nebe’e iha Organizasaun nia laran.
Etapa-etapa asaun atu fo multa ba staf nebe’e kontra regras disiplina
1. Sama atensaun lisan (Oral Warning)
2. Sama atensaun hakerek karta (Written Warning)
3. Disiplina hapara la aktivu servisu (discipline layoff)
4. Hasai husi servisu permanente (discharge)
Disiplina Servisu ho Horas
Hatudu servisu ho professional liu husi disiplina servisu ne’ebe diak no tau atensaun ba
servisu ne’ebe halo to ramata ho tempu ka horas nebe’e determina antes. Dala balun ita
hala’o servisu la tuir tempu ka horas ne’ebe tuir ita nia hakarak. Tempu ka horas ne’ebe
atu hala’o servisu badak maibe servisu ne’ebe atu halo barak liu tempu ne’ebe determina.
“So little time, so many to do”
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 15
Trik-trik/lankah-lankah jestaun ne’ebe ajuda ita boot sira atu maneja tempu ka horas
Hakerek aktividade nebe’e ita boot atu halo
Analiza ba ita boot nia aktividade
Hare fali ita boot nia job descripsi
Hakerek tarzet ramata servisu loron, semana, fulan ka no tinan
Hamenus ka halakon tiha aktividades nebe’e ladun preoridade
Halo lista ba servisu nebe’e atu hala’o loron-loron
Esplikasaun klean liu tan husi treinador/fasilitator
Mai ita tau atensaun no konsentrasaun ba treinador nia esplika.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 16
5. KOÑESE EKUIPAMENTOS ESKRITORIU NIAN
KOMPUTER MEETING ROOM
PRINTER ARMARI ARMARI
PRINTER PRINTERpirnter
nnb
telepon kantor telepon kantor telepon kantor
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 17
12
3 4
5
1109
6 78
Hekter kalkulator
Hekter laminator plester
makina kopy lapijera armari arkivu dokumentos
hekter meja officinal projektor
usb/flash tamañu memo
Makina pirnter Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 18
131
Makina printer makina foto kopy
Plaster
projektor Plaster plastik
6. HAKEREK KARTA LEGAL NO KARTA PRIVADU
Iha komunikasaun liu husi karta ka surat ne’e importante ita atu hatene mekanismu saida
maka ita bele uza hodi hakerek karta ka surat ba ita nia Direktur, Manajer ka ba
Organizasaun seluk ne’ebe ita atu haruka surat ba. Liu husi pajina ida ne’e ita atu aprende
klean liu kona ba hakerek karta legal no hakerek karta privadu.
Definisaun karta Legal
Karta legal maka hanesan karta ne’ebe hakerek ho formatu tuir sistematika karta legal
nian. Karta ka surat legal ne’e maka hanesan karta ne’ebe ita hakerek ba iha internal
Organizasaun no ba eksternal. Ba internal maka hanesan hakerek surat ka karta ba
Direktor, Manajer, ka entre departamentu iha Organizasaun nia laran
Ba eksternal maka hanesan karta ka surat ne’ebe hakerek ba Organizasaun ka kompania
seluk no surat ka karta ne’ebe hakerek ba Governu.
Makanismu karta legal maka hanesan tuir mai ne:
Karta ka surat iha kop
Numeru Ref
Ba
Husi
Assuntu
Ho Reispeita
Ense ka hakerek karta tuir assuntu nebe’e iha
Ramata ho liafuan taka karta
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 19
Identifika Eskritoriu
Laminator
Stapler/Hekter
Sticky Tape
Scanner
OHP tranparans
Makina foto copia
laminator
Hakerek naran no assinatura
Tau karimbu
Esplikassau
1. Karta ka Surat kop: Surat kop ne’e hakerek naran Organizasaun ka kompania
nian, fatin ka dirassaun Organizassun no numeru kontaktu.
2. Numeru Referensia: ne’e hatudu katak surat ka karta nebe’e ita hasai ba dala hira
ona ka numeru surat nebe’e ita hasai komesa hahu halao Organizasaun ka
kompania ate agora. Numeru, inklui mos fulan no tinan hasai surat ida ne’e
3. Ba (Kepada): Ne’e hatu ba ema ka Organizasaun ou kompania nebe’e ita hakerek
surat ka karta ba. Tau ema nia naran ka bele tau posizaun ema nian, bele mos tau
Organizasaun ka kompnia nia naran
4. Husi (Dari): Ne’e hatudu katak ema individual ka Organizasaun, kompania nebe’e
maka hakerek surat ka karta ne. Tau ema nebe’e hakerek surat nia naran ka tau
Organizasaun nia naran.
5. Assuntu (Perihal): Hakerek titulu ka nesesidade saida maka ita atu hakerek iha
karta laran tenke tau iha assuntu leten.
Exemplu: Konvite, Deklarasaun, Pedido Audensia, Proposta Apoiu Finanseiru, Material.
No seluk-seluk tan turi ita nia nesesidade hakerek surat ka karta.
6. Ho Respeita (Dengan Hormat): Ne’e hatudu ita nia komprementus ka ita nia
respeitu ba ema ka Organizasaun nebe’e ita atu hakerek surat ba molok hakerek
ita nia hanoin tomak ba surat ne’e
7. Ense ka hakerek surat ka karta tuir assuntu nebe’e iha: hakerek ita nia haoin ka
ita nia nesesidade tuir assuntu nebe’e ita hakerek ona iha leten. Hakerek ho dalen
nebe’eke diak, klaru no fasil ema atu komprende wainhira lee surat ka karta ne’e.
8. Ramata ho liafuan taka karta: ne’e hatudu katak wainhira hakerek surat ka karta
ida sempre to ramata. Liafuan hirak nebe’e atu hakerek iha ne maka ita hato’o ita
nia respeitu ba ema nia tempu nebe’e fo atu lee ona surat ka karta nebe’e. No
ramata hakerek i sei hato’o wainhira le ho resposta mai ita nia karta ne karik
presiza.
9. Hakerek naran no assinatura: Ne’e hatudu katak wainhira ramata ona hakerek
surat ka karta ne’e ita tenke tau ita nia naran, ita nia posizaun no assinatura husi ita
nebe’e hakerek karta ne’e. Dala balun ita maka hakerek surat maibe fo ba ema
seluk maka assinatura surat ne hanesan Direktor, Manajer.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 20
10.Tau karimbu: hanesan identidade Organizasaun ka kompania nian nebe’e fo legal
ba ita nia karta nebe’e ita hakerek atu haruka. Tan ne’e wainhira ramata assinatura
keta haluhan tau karimbu. (karik iha)
Aktividade 1.10 Prtatika Husi Partisipantes idak-idak1. Sra. Eliene Da Silva nudar Direktora NGO Timor Lao Hamutuk atu prepara karta
konvite ba Sr. Benjamin Do Santos nudar Direktor NGO Furak Timor atu koalia kona
ba servisu hamutuk iha area kapasitasaun ba Juventude sira.
2. Numeru karta nebe’e NGO Timor Lao Hamutuk hasai ate agora ho ninia numeru hamutuk
119 karta maka hasai ona.
husu ba partisipantes sira atu hakerek surat ka karta ida bazeia ba informasaunhirak
ne’ebe hato’o ona iha leten. Tempu rua nulu resin lima minute (25 menit) komesa agora
Karta PrivaduDefinisaun karta privadu
Karta privadu maka hanesan karta ka surat nebe’e ita hakerek ba ita nia kolegas sira
ne’ebe ita presiza.
Karta privadu ba emar sira nebe’e hato’o tuir mai ne’e:
Hakerek surat ka karta ba Inan aman
Hakerek ba familia sira
Hakerek ba kolegas servisu sira
Hakerek ba namoradu ka namorada sira
Hakerek ba fen ka laen nebe’e dook malu.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 21
7. JESTAUN ARKIVU DOKUMENTUS
Iha Organizasaun ka iha kompania ida tenke iha jestaun ba arkivu dokumentus ne’ebe
diak atu ajuda ita wainhira ita presiza dokumentus hirak ne’e la difisil atu hetan ka hare.
Mai ita hare oinsa jestaun arkivu dokumentus ne’ebe hato’o iha tuir mai ne’e:
Simu Karta Iha Organizasaun nia laran wainhira ita simu karta tenke tuir orden hirak ne’ebe tuir mai
ne’e:
Tau iha orden tuir prioridade
Loke karta (wainhira karta ne diriji duni mai ita)
Ramata rejista karta
Fahe karta
Fahe karta
Iha Organizasaun ka kompania boot, sempre iha seksaun ne’ebe toma konta atu fahe
karta tama tuir departamentu ka ba staf sira ne’ebe karta ne diriji ba. Iha seksaun atu fahe
karta tenke hatene karta ne’e, karta ne’e atu fahe ba Internal ka karta ne’e atu fahe ba
eksternal. Karta ne’ebe atu fahe ba internal maka hanesan karta ne’ebe ba entre staf iha
Organizasaun ida nia laran ka entre departamentu iha Organizasaun nia laran. Fahe karta
eksternal maka karta ne’ebe fahe ba Organizasaun ka kompania iha liur hanesan ita nia
parseru Organizasaun seluk.
Informasaun Jestaun Arkivu
Definisaun arkivu
Arkivu maka hanesan klarifika no rai dokumentus ho sistema ida ne’ebe diak i bainhira ita
presiza hare fali dokumentus ne’e bele foti ho lalais no fasil atu hetan tantu ne’e maka
dehan arkivu dokumentus.
Record Dokumentus
Record dokumentus hanesan informasaun ne’ebe uza ba Organizasaun ka kompania hodi
halao atividade ka halao negosiu tenke rai hotu ho kuidadu atu nune wainhira presiza bele
hare fali atu sai hanesan referensia ba aktividade oin ka future mai.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 22
Mekanismu arkivu dokumentus
Karta ba kliente
Memo interna
Relatoriu husi manajer departamentu
Relatoriu faan sasan no sosa sasan
Resivu konta ba staf
Serivu sosa material
Informasaun personel
Naran dirasaun ka kliente sira
Politika seguransa no dokumentus lei
Programa planu servisu nian
Exemplu arkuivu dukumentus
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 23
Sistema Arkivu dokumentusSistema arkivu dokumentus fahe ba parte 4 (haat) hanesan:
1. Sentral
Ho sistema ida ne’e hatudu katak surat ka karta ou record hotu rai iha fatin ida no toma
konta ema ida ka departamentu ida maka kontrola.
2. Desentraliza
Katak departamentu idak-idak maka kontrola rasik sira nia karta tama ka sai no record
dokumentus hirak ne’e.
3. Surat deit
Surat ka karta hotu iha folders ketak ketak
4. Elektronika
Surat ka dokumentus hotu rai iha database komputador
Iha kompania barak maka uja sistema hirak ne’e hotu atu nune fo garantia ba dokumentus
hira nebe’e importante no fo seguru ba file sira ne’e
8. Apontamentus ba Ekipamnetu (Asset list)
Apontamentu ekipamentus ne’e responsavel husi ofisial logistic nia ne’ebe atu toma konta
ba ekipamentos no materiais eskritorio nia hanesan kareta, Motor, computador, Printer,
Camera, Foto kopia, Armario, Mesa kadeira no seluk-seluk tan
Ninia ezemplo hare iha lista aneksu (Asset Register list)
9. SERVISU HO PROFESSIONAL
Definisaun
Servisu ho professional katak halao servisu ho suksesu nebe’e diak i tuir planu tempu
ne’ebe deterima antes no halao aktividade hotu tuir regras servisu ne’ebe tau ona
hanesan ponte ida atu lao tuir hodi hetan ita nia objektivu. Atu halao srvisu ho professional
maka ita tenke kria mekanismu nebe’e kondisional ba ita nia servisu iha Organizasaun nia
laran.
Tipu-tipu servisu professional
Servisu ho orariu nebe’e deterimna
Lista servisu nebe’e klaru
Identifika servisu ba tempu badak, tempu mediu no tempu naruk nian
Servisu lais no suksesu
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 24
Hato’o rezultadu servisu (Relatoriu Ramata Servisu)
Keta haluhan “tempu hanesan rekursu ida ba ita no ita nia negosiu”
Servisu ho profesional tenke tau pontus 4 ne’ebe importante maka hanesan tuir mai ne’e
1. Klarifika ita nia servisu
2. Tenke iha planu servisu
3. Tenke iha objektivu klaru
4. Hato’o rejultadu
Klarifika ita nia servisu
Wainhira ita atu halao servisu tenke hatene no kompriende saida maka ita atu komesa
halo
Ita iha ona informasaun detaillu hotu ne’ebe ita presiza?
Servisu hirak ne’e ramata ba bainhira?
Hare no repete instrusaun ba servisu ne’ebe ita determina
Tau iha lista tuirr mai ne’e
Aktividade 1.11 (Planu Semanal) hare iha aneksu Formato PlanuBa partisipantes sira atensaun ba formato nebe’e tuir mai hodi pratika hakerek planu
semanal;
Hato’o Rejultadu
Bainhira ita prepara ona ita nia planu servisu ka programa maka ita tenke hato’o rejultadu
planu servisu ka programa ne’e ba ema ne’ebe presiza atu hatene ita nia servisu ka ita nia
programa hodi hetan koñesementu ba ita nia servisu. Ba se maka
ita bele hato’o ita nia servisu ka ita nia programa ne’e ? Mai ita rona seluk husi treinador
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 25
10. Aprende halo relatoriu (Hare iha Anexo lista)
Wainhira iha Organizasaun ka kompania ida nia laran ita sempre hasoru liafuan ida
ne’ebe temi ona iha leten “Relatoriu”. Relatoriu katak hato’o ita nia rejultadu servisu liu
husi surat ka karta ne’ebe ita hato’o, iha relatoriu ne ita esplika detailu liu aktividades
ne’ebe halao durante ne’e to’o ramata.
Molok halo relatoriu identifika ita nia aktividade uluk
Tipu aktividade ka servisu ne’ebe ita halo
Material ne’ebe ita uza durante halao servisu
Hatene uluk ita nia suksesu servisu
Identifika problema ne’ebe ita hasoru durante aktividade ka servisu halao
Komesa hakerek relatoriu bazeia ba dadus ka informasaun hirak ne’ebe iha
Etape-etape hakerek relatorio
1. Titulu Relatoriu
2. Kontedu
3. Introdusaun
4. Objektivu
5. Hato’o aktividade servisu
6. Rezultadu Aktividade
7. Problema nebe’e hasoru
8. Solusaun atende problema
9. Ramata
10.Lianfuan ramata relatoriu
Hakerek relatoriu defende ba volume aktividade nebe’e ita halao, dala balun ita nia
aktividade ka servisu ninia volume kiik i ita prepara relatoriu mos tuir nivel aktividade
ne’ebe maka ita halo.
Tipu-tipu de relatorio maka hanesan tuir mai:
1. Relatoriu Kada Aktividade
2. Relatoriu Administrasaun
3. Relatoriu Finansas
4. Relatoriu Ekipamentus
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 26
Aktividade 1.12 (Relatorio Semanal) hare iha aneksu relatorio semanalBa partisipantes sira atensaun ba formato nebe’e tuir mai hodi pratika hakerek relatorio
semanal;
Aneksus;1. “Sample” Loging books
2. “Sample” Asset Register List
3. “Sample” Karta Legal
4. “Sample” Planu no Relatorio Semanal.
Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center Page 27