Auditoria Interna e Governo das SociedadesAviso N.º 5/2008 – Perspectiva do implementador

04 de Novembro de 2008

IPAI - XV Conferência Anual

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Conteúdos

► Visão geral do Aviso

► Abordagem ao processo de implementação

► Plano de implementação

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ControloInterno

Gestão do risco

Auditoria interna Compliance

Visão geral do Aviso

•Área de controlo interno enquanto elemento “agregador” e “dinamizador”do sistema de controlo interno

•Trilogia regulamentar:• Gestão do risco• Compliance• Auditoria interna

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Visão geral do AvisoPrincipais impactos

► Revisão das abordagens internas aos temas do controlo interno

► Sistematização dos processos ligados às funções de controlo e supervisão – gestão do risco, compliance e auditoria interna (prioridade)

► Maior integração dos resultados do Relatório de Controlo Interno no processo de supervisão, pelo Órgão de Gestão e revisão dos fluxos de informação, estrutura e governação

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Abordagem ao processo de implementaçãoFramework de controlo interno

Framework de controlo interno

Elementos estruturantes do

framework

Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de

controlo interno

► Sistematização e formalização das principais políticas, estrutura e processos

ligados às funções de governação, às funções requeridas – branqueamento de

capitais e compliance -, às funções de controlo e supervisão – controlo interno,

gestão do risco e auditoria interna –, e às funções de gestão significativa dos

processos e negócio

► Relatório de Controlo Interno

Políticas e directrizes

Estrutura

Perfis e responsabilidades

Fluxos de informação

Relacionamentos

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► Espelhe as orientações estratégicas para o controlo interno, alinhadas com a exposição ao risco considerada aceitável para o Grupo

► Apresente à organização a responsabilidade transversal sobre o ambiente de controlo

► Explicite os critérios de formalização e avaliação da robustez do sistema de gestão de riscos

► Sintetize e clarifique os processos de comunicação, bem como as linhas de partilha de informação e reporte

► Liste as acções de monitorização do sistema de controlo interno, bem como o nível de segurança que pretende assegurar com as mesmas

Ambiente de controlo

Sistema de gestão de

riscos

Processos informação ecomunicação

Monitorização do sistema de

controlo interno

Elementos estruturantes do frameworkPolíticas e directrizes

Para fins de consolidação do sistema de controlo interno, o Órgão de Administração deverá definir uma política que:

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Elementos estruturantes do frameworkPolíticas e directrizes

Divulgar boas práticas internas

Garantir cumprimento regulamentar

Potenciar gestão de

riscos com a mitigação

Assegurar adesão a

políticas de gestão

Risk covergence

Controlo Interno

Gestão de riscosO

rgan

izaç

ão

Auditoria Interna

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Elementos estruturantes do frameworkEstrutura

Conselho de Administração

Grupo

Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo

Auditoria Interna Corporativa Outras funções corporativas

Outras funções corporativas Outras funções corporativas

Área Corporativa de

Controlo Interno

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Elementos estruturantes do frameworkPerfis e responsabilidades – Área Corporativa de CI

► Responsabilidades► Planear e coordenar as actividades de controlo interno a desenvolver

obrigatoriamente pelas entidades do Grupo

► Determinar as actividades e controlos chave a nível do Grupo

► Monitorizar o ambiente de controlo composto pelos controlos chave

► Produzir o Relatório de Controlo Interno do Grupo

► Realizar reuniões formais e periódicas com o Conselho de Administração para discussão dos temas de controlo interno

Conselho de Administração

Grupo

Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo

Auditoria Interna Corporativa Outras funções corporativas

Outras funções corporativas Outras funções corporativas

Área Corporativa de Controlo Interno

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Elementos estruturantes do frameworkPerfis e responsabilidades – Área Corporativa de CI

► Perfis► Elemento com experiência em matérias de controlo interno, nomeadamente

auditoria interna, gestão do risco operacional, entre outras matérias regulamentares. Este elemento deverá possuir conhecimento interno da organização

► Elementos com funções de suporte à gestão da Área Corporativa de Controlo Interno (CI), com conhecimento da organização e sensibilidade para os temas de controlo interno e idealmente de gestão do risco operacional

Conselho de Administração

Grupo

Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo

Auditoria Interna Corporativa Outras funções corporativas

Outras funções corporativas Outras funções corporativas

Área Corporativa de Controlo Interno

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Elementos estruturantes do frameworkPerfis e responsabilidades – ACI Individual

► Função de reporte

►Adaptação àimplementação corporativa

►Dependência da prestação de serviços internos de controlo (das entidades Tipo A ou Tipo B)

►Não requer corpo fixo de funcionamento

► Função de reporte e de controlo

►Adaptação àimplementação corporativa

►Autonomia para exercer determinadas funções de controlo independentes da Área Corporativa de CI

►Não requer corpo fixo de funcionamento

► Função de reporte e de controlo

► Coordenação de um projecto de implementação plena/independente

►Autonomia para exercer funções de controlo independentes da Área Corporativa de CI

►Requer corpo fixo de funcionamento

Tipo CTipo BTipo A

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Órgão Administração do Grupo

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Função Corporativa

Conselho deAdministração da

Banif, SGPS

Órgão deAdministração daEntidade do Grupo

Função Homóloga

Órgão Administração do Grupo

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► Comunicação Interna:a) Reuniões periódicas com agenda fixa para monitorizar status do Controlo Internob) Fórum de partilha e tomada de decisões c) Relação orientada para o dia-a-dia da organização: gestão de riscos e controlos d) Área Corporativa de CI como objecto de auditoria e partilha de informação para

planos de acçãoe) Gestão partilhada da conformidade com as exigências regulamentares f) Relação baseada na gestão do modelo processual: Área Corporativa de CI pode

assumir parte da função

Elementos estruturantes do frameworkFluxos de informação e relacionamentos

Conselho deAdministração da

EntidadeComité de

Controlo Interno

(a)(b)

(c)

(d)

NCIRisco

Compliance

Organização

Auditoria

(f)

(e)

Conselho deAdministração da

EntidadeComité de

Controlo Interno

(a)(b)

(c)

(d)

CIRisco

Compliance

Organização

Auditoria

(f)

(e)

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Elementos estruturantes do frameworkCiclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno

Definição do plano de trabalho

Elaboração do Relatório de Controlo

Interno

Objectivo da definição do plano de trabalho

Definir (ou actualizar) o ciclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno, através da comunicação dos objectivos estipulados a nível corporativo para os conteúdos do mesmo, bem como (re)definição de responsabilidades, fluxos de informação e reporte – e documentação apensa –, e calendarização dos trabalhos.

Framework de controlo interno

Elementos estruturantes do

framework

Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de

controlo interno

► Sistematização e formalização das principais políticas, estrutura e processos

ligados às funções de governação, às funções requeridas – branqueamento de

capitais e compliance -, às funções de controlo e supervisão – controlo interno,

gestão do risco e auditoria interna –, e às funções de gestão significativa dos

processos e negócio

► Relatório de Controlo Interno

Políticas e directrizes

Estrutura

Perfis e responsabilidades

Fluxos de informação

Relacionamentos

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Elementos estruturantes do frameworkCiclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno

Definição do plano de trabalho

Co

nse

lho

de

A

dm

inis

tra

ção

do

Gru

po

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Tip

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voN

CI

ind

ivid

ua

lT

ipo

CN

CI

ind

ivid

ua

lT

ipo

B

Comunicar framework de

controlo interno

PlanoelaboraçãoRCI (final)

Validar planoelaboração

RCI

Identificar interlocutores

chave

Identificar interlocutores

chave

Elaborar plano trabalho

detalhado

(mesa de trabalho)

Identificar interlocutores

chave

Harmonizar e validar

cumprimento requisitos

FrameworkControloInterno

Confirmar requisitos

funcionais e informacionais

Confirmar requisitos

funcionais e informacionais

Confirmar requisitos

funcionais e informacionais

PlanoelaboraçãoRCI (draft)

Plano de trabalho (exemplificativo)

1. Calendário

2. Índice do Relatório de Controlo Interno: 2.0. Interlocutor chave 2.1. Informação requerida 2.2. Documentação de suporte 2.3. Fontes de informação

3. Fluxos de informação: 3.1. Linhas de reporte funcional 3.2. Linhas de reporte hierárquico

4. Harmonização e validação

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Plano de implementação

Framework de controlo interno

Elementos estruturantes do

framework

Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de

controlo interno

► Aprovação do framework de controlo interno em Conselho de Administração e sua divulgação à organização

► Instalação da Área de Controlo Interno como “motor” do processo de sistematização e formalização do sistema de controlo interno

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Plano de implementaçãoCalendário