Eficiência Consultoria

&

Projetos

PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE

PROFESSOR: MARCO ANTÔNIO COGHI

AMARILDO GOMES DE ARAÚJO

EDER SEVERIANO DOMINGOS

JOAO PEREIRA BRANCO

RODRIGO ARAÚJO CARVALHO

WELLINGTON MORAIS SALES

IPATINGA – MG

Eficicon

MBA GETENCIAMENTO DE PROJETOS GP3 – IPATINGA/MG

AMARILDO GOMES DE ARAÚJO

EDER SEVERIANO DOMINGOS

JOAO PEREIRA BRANCO

RODRIGO ARAÚJO CARVALHO

WELLINGTON MORAIS SALES

Integrantes do grupo

Objetivos da Consultoria

Visto ás reais necessidades e dificuldades enfrentadas pelo País Lisarb, o

presidente deste em um projeto inovador decidiu contratar a Eficicon para

prestar consultoria, com foco no desenvolvimento integrado de sistemas

e processos, atuando com objetivo de alinhamento da estratégia

organizacional e fornecendo suporte nas atividades do G.P. com intuito de

sanar e reduzir em 4 anos os problemas sócio/econômicos enfrentados

pelo país.

Objetivos

Alcançar a melhor performance utilizando as técnicas de Gerenciamentode Projetos a serem desenvolvidos de acordo com a estratégia denegocio da organização seguindo as etapas de posicionamento daGestão de Portfolio.

Objetivos do Planejamento Estratégico

Em estudos realizados no país por profissionais da Eficicon em conjunto

com assessoria da presidência, foram traçados os objetivos do

planejamento estratégico de acordo com as necessidades e objetivos da

organização:

• Aliança por um Lisarb mais justo;

• Política cidadã baseada em princípios e valores;

• Educação para a sociedade do conhecimento;

• Economia para uma sociedade sustentável;

• Proteção social;

• Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;

• Cultura e fortalecimento da diversidade;

• Política externa para século 21;

• Combate á corrupção.

Identificação do projetos

Segue abaixo a identificação de todos o projetos, em um total de 21 de

acordo com as necessidades do país:

Identificação de ProjetosPaz todos

Operação Segurança

Opinião Pública

Justiça Rápida

Participação Total

Igualdade Já

Política Limpa

Gerenciamento Ideal

Responsabilidade Coordenada

Operação saúde

Cidade Limpa

Vida Saúdavel

Sempre Tecnologia

100 Fronteira

Momento Cultural

Lisarb Social

Projeto Humanizar

Estado Solidário

Educação Para Todos

Conhecimento Já

Projeto Educar

Categorização dos projetos

Após a identificação dos projetos, passamos para fase de categorização,

ou seja, divisão dos projetos em grupos de acordo com suas semelhanças,

informações, objetivos e caracterização dos projetos identificados.

Segurança, saúde, cultura/social, política/economia, tecnologia e

educação.

Categorização dos projetos

Categorização dos projetos:

Categorização de Projetos

SegurançaPaz todos

Operação Segurança

Política / Economia

Opinião Pública

Justiça Rápida

Participação Total

Igualdade Já

Política Limpa

Gerenciamento Ideal

Responsabilidade Coordenada

Saúde

Operação saúde

Cidade Limpa

Vida Saúdavel

TecnologiaSempre Tecnologia

100 Fronteira

Cultuta / Social

Momento Cultural

Lisarb Social

Projeto Humanizar

Estado Solidário

Educação

Educação Para Todos

Conhecimento Já

Projeto Educar

alinhamento estratégico.

Avaliação dos projetos

Nesta etapa, coletaremos as informações

pertinentes ao processo de seleção, conforme

a tabela com critérios de avaliação dos

projetos.

Os critérios de avaliação e peso desses foram

definidos conforme necessidades e objetivos

quantitativos e qualitativos da organização

Lisarb, referentes ao negocio, aos riscos,

marketing, financeiros, técnicos e

Melhoria Qualidade de vida:

Siginificativa - 1

Boa - 2

Ruim - 3

Riscos:

Baixo - 1

Moderado - 2

Alto - 3

Confiabilidade Projeto:

Alta - 1

Média - 2

Baixa - 3

Tempo de Execução:

Até 1 ano - 1

Entre 1 e 3 anos - 2

Acima de 3 anos - 3

Custo:

Até 5 milhões - 1

Entre 5 e 50 milhões - 2

Acima de 50 milhões - 3

Percepção Popular:

Visão País - 1

Visão Estado - 2

Visão Cidade - 3

Geração de Empregos:

Acima de 3% mensal - 1

Entre 1% e 3 % mensal - 2

Até 1% mensal - 3

Indice de Educação (população):

3° Grau completo - 1

2° Grau Completo - 2

1° Grau completo - 3

Indice de Segurança:

Aumento significativo - 1

Razoável - 2

Não influencia - 3

Seleção dos Projetos

Durante o processo de seleção, os projetos serão avaliados quanto aos

critérios definidos durante o processo de avaliação. Análise dos resultados,

conforme metas de avaliação e alinhamento estratégico da organização

considerando fatores como capacidade financeira, capacidade do patrimônio,

recursos, tempo e riscos dos projetos.

Seleção dos Projetos

Processo de Seleção Resultados

Paz todos 1 1 1 1 1 3 3 3 1 15

Operação Segurança 1 3 1 2 2 3 3 1 1 17

Opinião Pública 1 2 2 1 1 2 3 3 2 17

Justiça Rápida 1 2 3 1 2 2 3 1 1 16

Participação Total 1 2 2 2 1 3 2 3 3 19

Igualdade Já 1 2 3 3 1 1 3 3 2 19

Política Limpa 2 3 3 2 1 1 2 3 2 19

Gerenciamento Ideal 2 3 2 3 2 3 3 1 3 22

Responsabilidade Coordenada 3 2 1 1 1 3 3 2 3 19

Operação saúde 1 1 2 2 2 3 2 2 3 18

Cidade Limpa 1 1 3 2 2 3 3 3 2 20

Vida Saúdavel 1 1 2 2 1 2 3 3 1 16

Sempre Tecnologia 2 1 1 3 2 3 3 2 1 18

100 Fronteira 3 3 3 3 3 1 3 1 1 21

Momento Cultural 1 1 1 1 3 1 3 3 2 14

Lisarb Social 1 1 3 2 1 1 3 3 2 17

Projeto Humanizar 1 1 2 2 1 3 3 3 3 19

Estado Solidário 2 2 2 3 3 2 3 3 3 23

Educação Para Todos 1 1 1 3 2 3 2 3 2 18

Conhecimento Já 1 1 3 3 1 3 3 3 2 20

Projeto Educar 1 1 3 3 1 3 3 3 2 20

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Processo de Priorização dos Projetos

Após processo de seleção foram definidos os seguintes projetos, priorizados conforme metas e objetos da organização Lisarb.

SegurançaPaz todos

Operação Segurança

Política / EconomiaOpinião Pública

Justiça Rápida

SaúdeOperação saúde

Vida Saúdavel

Tecnologia Sempre Tecnologia

Cultuta / SocialMomento Cultural

Lisarb Social

Educação Educação Para Todos

Processo de Balanceamento dos Projetos

O processo de balanceamento do portfólio contribui para o planejamento e

alocação de recursos de acordo com o alinhamento estratégico dentro do

perfil de risco desejado pela organização. Neste processo, deve-se revisar os

projetos selecionados e priorizados, adicionar novos projetos para

autorização, identificar projetos que não estão autorizados, com base no

processo de revisão e eliminar projetos a serem suspensos.

Tamanho das bolhas

Custo do projeto

Processo de Balanceamento dos Projetos

Um método usado durante balanceamento para análise de custo e benefício,

análise quantitativa, análise de distribuição de projetos durante os 4 anos,

análise de probabilidade, julgamento por especialistas conforme alinhamento

estratégico é o gráfico de bolhas.

Análise de Maturidade dos Projetos

De acordo com estudos realizados pela Eficicon, pode se perceber que o

nível de maturidade no Lisarb está lotada no nível de maturidade 2,

concretizada pelas informações á seguir,

• Documentos sem padronização para processos do G.P. básico;

• Baixo apoio e envolvimento para implantação do G.P.;

• Áreas funcionais envolvidas nos projetos maiores;

• Métricas básicas para custo, tempo e performance correlacionada e

informalizada.

Benefícios do PMO á ser implantado

• Definição e suporte á metodologia de gerenciamento de projeto;

• Definição e suporte á ferramenta de gerenciamento de projeto;

• Definição e acompanhamento de indicadores de desempenho;

• Apoio ás áreas funcionais no planejamento dos projetos;

• Apoio ás áreas funcionais no Controle dos projetos;

• Treinamento em gerenciamento de projetos;

• Gerir, manter e propagar o conhecimento relativo a projetos;

• Intervenção para recuperação de projetos com problemas;

• Revisão ou auditorias de projetos;

• Apoio a seleção, priorização e monitoramento de portfólio de projetos;

• Fornecer equipe para projetos (pool de recursos técnicos);

• Fornecer gerentes de projetos para as áreas funcionais.

Foco adotado

Com base no nível de maturidade de Lisarb, o principal foco de

implementação analisada pela Eficicon consistiu:

• Knowledge Management:

Todos passam a ter conhecimento dos procedimentos da organização e

nos ativos de processos organizacionais.

• Reporting:

Com á grande quantidade de projetos sendo executados em diferentes

categorias e segmentos, é de extrema importância ter um reporting ativo,

unificado e eficiente capaz de fornecer detalhes atualizados dos projetos.

Função adotada

Função do PMO adotada pela Eficicon,

• Métodos e Procedimentos

• Responsável pelo desenvolvimento da metodologia de gerência de

projetos assim como a avaliação do uso da metodologia e sua

performance.

• Gerência Técnica – Para facilitar as atividades ligadas á equipe de

projeto, transferências de conhecimento entre gerências de projetos.

Modelo adotado

De acordo com informações anteriores podemos definir os seguintes,

• Recomenda-se o modelo torre de controle mantendo o nivelamento com

os focos e funções;

• A situação da atual maturidade do Lisarb com a quantidade de projetos o

modelo Pool de Recursos indica quais gerentes devem ser designados de

acordo com o projeto.

• Para aumentar a performance o modelo Resouce Pool mantém um banco

de dados de experiência e habilidades dos gerentes de projetos;

• Por se ter uma maturidade baixa no Lisarb, o modelo Resouce Pool agirá

como responsável pela contratação direta dos gerentes, sendo acertivo na

execução do gerenciamento

PMO Nível 3 – Estratégico para auxiliar o presidente da Eficicon.

PMO Nível 2 – Para cada departamento do governo, sendo responsável pela propagação das

melhores praticas de Gerencia de projeto e pelo controle de alocação de recursos.

PMO Nível 2 –Para os projetos ou programa individuais haverá um PMO para

atender a demanda e controle dos problemas dos projetos.

Nível Hierárquico

Profissionais Envolvidos

De acordo com informações anteriores podemos definir os seguintes,

• Superintendente: Gere os padrões a serem adotados, as metodologias

aplicadas ao projeto, promove melhoria continua,

• Gerente e Especialistas: Responsável pelo historio de lições aprendidas

dos projetos, realiza a contratação e designação dos responsáveis.

• Supervisores de Obra: Acompanha e o programa e cronograma e reporta

para a gerencia, detém conhecimento para resposta técnicas das ações

e implementações.

Etapas de Implementação

Foram atribuídas na etapa de implementação do PMO características e

técnicas como á condução dos assesment, identificação do sponsor de

modo á determinar infraestrutura e staff, preparaçao da comunicação,

plano e budget, com a finalidade de gerar fundos estaffing para condução

de um roll out.

Etapas de Implementação

As etapas de implementações podem ser verificadas de acordo com

fluxograma abaixo,

Métricas de Sucesso

As métricas de sucesso adotadas neste projeto possuem indicadores

representativos, categorizados nas medidas quantitativas e qualitativas na

divulgação e revisão sistemática de modo á monitorar tempo, riscos,

escopo, gerenciamento de mudanças, comunicação, qualidade, custos e

integração.