Kaizen_DAFCG- Lipor

Projecto Kaizen - DAFCG LIPOR

Lisboa | 28 e 29 Junho 2011 Museu do Oriente

PATROCINADORES OURO

29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG

- Mónica Monteiro - 2

Apresentação

• Pegada Carbónica :

2010 – 372.551 ton CO2eq

Capitação – 401 kg CO2eq/hab

• Produção RU (2010) – 509.527 ton

• Capitação – 1,44 kg/hab/dia

• 8 Municípios

• Área – 648 km2

• População – 1 milhão habitantes

“Ser cada vez mais uma Organização de referência, através da valorização de recursos, da responsabilidade social e da eco-eficiência do desempenho.”

3

Visão da Organização

4

Estrutura Organizacional AI

CA

Administrador-

Delegado

Gabinete de Auditoria,

Sustentabilidade e

Qualidade Total

Gabinete Jurídico e de

Apoio aos Órgãos da

Associação

Gabinete de Serviços

de Informática e

Tecnologias da

Informação

Departamento de Produção e

Logística

Departamento de

Administração, Finanças e

Controlo de Gestão

Departamento de Educação,

Comunicação e Relações

Institucionais

Divisão de Operações,

Manutenção e Obras

Divisão de

Reciclagem e

Valorização

Multimaterial

Divisão de

Valorização Orgânica

Divisão de

Valorização

Energética e

Confinamento Técnico

Divisão de Recursos

Humanos e Formação

Divisão de

Contabilidade,

Finanças e Controlo

de Gestão

Divisão de Compras e

Aprovisionamento

Grupo dos Agentes

da Mudança

Grupo do Plano

Estratégico* Grupo da Prevenção

Grupo de Carbono

Zero

DAFCG Departamento de

Administração Finanças e Controlo de Gestão

5

DAFCG - Enquadramento

Mis

são

Prestar serviços de suporte, em diferentes valências, à actividade desenvolvida pela Organização nas diversas áreas de actuação.

A &

C

Pro

cess

os

Clie

nte

s Fi

nan

ceir

a

Equipa competente e alinhada

Processos Ágeis e Eficazes

Clientes Satisfeitos

Maior Rentabilidade e Custos Menores

Prestar serviços de suporte, em diferentes valências, à actividade desenvolvida pela Organização nas diversas áreas de actuação.

Missão

Honestidade

Exigência

Trabalho em Equipa

Inovação

Abertura

Fazer a diferença na Organização,

dinamizando a Mudança e a

Inovação!



Projecto Kaizen Office - DAFCG

Melhoria de Processos

Reforço do Espírito de Equipa

Melhoria da Produtividade

Redução de Custos

Projecto Kaizen

Mudança

Bom (para melhor)

K A I Z E N = Melhoria Contínua

Z E N

K A I

Todas as Pessoas (Everybody)! Todos os Dias (Everyday)! Todos as Áreas (Everywhere)!

Kaizen - Significado

8

Kaizen - Fases do Projecto



1. Auto-Organizar

Arquivo – Ineficiente gestão visual e elevada quantidade de “monos”.

Economato – Artigos armazenados sem qualquer método e difícil visualização do

que estava em falta.

Secretárias – Desarrumação, desorganização

e excesso de papeis

desnecessários ou repetidos.



Auto-Organizar

Secretária – Arrumação 100%

Arquivo – Pastas ordenadas de forma a facilitar arquivo e eliminação de

“monos”.

Economato – Artigos ordenados e com kanban´s para rápida

identificação do que está em falta.



2. Melhorar Tarefas Norma de utilização de fotocopiadora

Norma de utilização de fax



3. Melhorar Processos Área Indicador Antes

Recursos Humanos Lead Time de Processamento de

Salários

10 dias

Controlo de Gestão Lead Time na Emissão do Reporte

Mensal

(tempo despendido na produção de

informação vrs na ánalise de

informação)

3 Dias

79% vrs 21%

Contabilidade Lead time do fecho do mês

contabilístico

8 dias

Financeira Lead Time do Processo de

Pagamentos a Fornecedores

8,7 dias

Aprovisionamento Lead time do processo de Compras Regime Geral – 34 dias

Regime Simplificado-5 dias

Gestão de Armazéns

Nº de produtos em carteira 660 Produtos diferentes

3. Melhorar Processos

Metodologia de Trabalho

• Análise do processo actual com os colaboradores intervenientes no processo;

• Identificação das Oportunidades de melhoria;

• Definição do Plano de Acção (tarefa; data; responsável e custo);



Contabi l idade

Envio emai l

a

comunicar

fecho do

mês

Controlo Gestão 1

Veri ficar

actual izaçã

o de dados

Teste ao

funcionamento

dos mapas

Veri ficar a

actual ização

dos cubos no

cognos

Guardar

emai l na

pasta

Imprimir mapas

contabi l i s ticos

Veri ficar

mapas

contabi l ís ticos

PDF

Actual izar

dados no

cognos

Guardar

emai lsImprimir emai ls

Recolha de

informação

Imprimir

facturas

gestão l ipor

Fazer mapas

excel

Imprimir

mapas excel

Introdução

manual dos

dados

Gravar

mapas na

pasta

Actual izaçã

o mapas

loja

Copiar

mapas para

pasta

Actual izar

hiperl igaçõ

es

Controlo Gestão 2

Controlo Gestão 3

Veri ficar

actual ização

de dados de

estratégia

Finanças

Áreas InternasActual izar

dados

Actual izar dados

no APEX

Envio emai l

com

informação

Áreas Externas

Envio emai l

com

informação

Dados não enviados a

Dados não enviados a

Alterações códigos RH, contas POC e

artigos

Necessidade de actualizar folha a

folha

Dificuldades de processamento

Erros nos mapas

Introduções Manuais (sistemas não integrados)

Dados escritos no próprio

email

Necessidade de introduzir

subcontratos 2x

Desenvolvimento dos cubos /

Email cognos informar alteração

destes dados

Desenvolvimento dos cubos /

integração por SQLGarantir mapas a 100% a saída da contabilidade

Nº Área Tema Acção ResponsávelData

PlaneadaPDCA

Semana 13-17 Junho

1 Geral Internacional Desenvolvimento das tarefas do Projecto Internacional MM 24-05-2011 pdca

2 Pessoal kaizen 5's Informaticos MM 30-05-2011 pd

3 DAFCG Finanças Preparação da Reunião de Finanças MM p

4 DAFCG Controlo de Gestão Preparação da Reunião de Controlo Gestao MM p

5 DAFCG Contabilidade Preparação da Reunião de Contabilidade MM p

6 DAFCG Aprovisionamento Preparação da Reunião de Aprovisionamento MM 31-05-2011 pdca

7 DAFCG RH Preparação da Reunião de Recursos Humanos MM p

8 Geral Estratégia Preparação da Reunião de definição estratégica MM 27-05-2011 pd

9 DAFCG RH reunião Recursos Humanos MM p

10 DAFCG Geral Comunicar Reestruturação MM

11 DAFCG kaizen Projecto Melhoria Continua - Requesições Internas MM 30-05-2011 pdca

12 DAFCG kaizen Projecto Melhoria Continua - Avaliação de Fornecedores MM 30-05-2011 pdca

13 Geral Estratégia Depoimento PAEX FL

14 DAFCG kaizen Auditoria Kaizen MM 16-06-2011 pdca

15 DAFCG EstratégiaPreparação da Reunião de Definição estratégica com a

EQUIPAMM

16 Geral Geral Reporte Mensal MM

17 Geral GeralLer Estudo do BPI

MM

Plano de Acções - Áreas de

trabalhoObservações

P (vermelho): ainda não iniciado

PD (amarelo): em curso

PDCA (verde): já concluído



4. Gestão por Objectivos

PLANO MENSAL

Matriz Responsabilidades

MONITORIZAÇÃO CONCURSOS

PÚBLICOS

INDICADORES LEAD TIME

BSC



4. Gestão por Objectivos

2

5

8

5 4

3 3 2 2 2

3,6

Jan. Fev. Mar. Abril Mai. Jun Jul Agos. Set. Out.

Dias Emissão Reporte 2011

Dias emissão reporte Média

% Análise vs % Tratamento da Informação Real Reportes Set. e Out.: - % Análise = 41% - Tratamento = 59 %

ANTES 660 ARTIGOS

OBJECTIVO 379 ARTIGOS

HOJE 486 ARTIGOS

-27%

-40%



4. Autonomizar/Optimizar Processos Área Indicador Antes Dez.2010 Hoje

Recursos Humanos Lead Time de

Processamento de Salários

10 dias 5 dias 5 dias

Controlo de Gestão Lead Time na Emissão do

Reporte Mensal

(tempo despendido na

produção de informação vrs

na ánalise de informação)

3 Dias

79% vrs 21%

2 Dias

59% vrs 41%

2 Dias

60% vrs 40%

Contabilidade Lead time do fecho do mês

contabilístico

8 dias 6 dias 5 Dias

Financeira Lead Time do Processo de

Pagamentos a

Fornecedores

8,7 dias 3,5 dias 3,5 dias

Aprovisionamento Lead time do processo de

Compras

Regime Geral – 34 dias

Regime Simplificado-5

dias

Regime Geral – 22

dias

Regime

Simplificado-3 dias

Regime Geral – 22

dias

Regime Simplificado

– 0,8 dias

Gestão de

Armazéns

Nº de produtos em carteira 660 Produtos

diferentes

486 Produtos 471 Produtos



4. Autonomizar/Optimizar Processos

Plano de Acções 2011 0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Aprovisionamento Contabilidade Controlo Gestão Direcção Finanças /Tesouraria

RH

Auditoria Kaizen

Março Abril

8 23

114

p

pd

pdca

REUNIÃO DO DIA - DAFCGHorário: 12:00

Duração: 30m

Local: Tesouraria

Moderador: Rotativo

Inicio: 30-11-2010

13-Dez 14-Dez

Nº de novos Processos compra Elaborados Diário 8 9

Nº de Procedimentos semanal 6ª n.a. n.a.

valor de Requisições Internas recepcionadas Diário 13 (5.489,53) 12 ( 30.548,32)

Nº de Informações Propostas Diário 17 18

Nº de ocorrências processos semanal 6ª n.a n.a

Nº de Ocorrencias Responsabilidade semanal 6ª n.a n.a

Ponto situação Kaizen Diário proc. 87%; 5´s 90,68% proc. 87%; 5´s 90,68%

Grau de Execução do Processo Fecho de Mês Diário n.a. n.a.

Total de Despesa cabimentada Diário 65.285.215,03 65.286.523,46

Grau de execução da Despesa Diário 75,98% 75,98%

Nº de correcções contabilisticas efectuadas semanal 6ª n.a. n.a.

Rubricas com execução Superior ao Esperado semanal 6ª n.a. n.a.

Resultado de auditoria Interna semanal n.a. n.a.

Ponto de situação kaizen Diário 76,30% 88,60%

Saldos Bancários Exploração Diário 5.151.285,00 8.779.567,26

Saldos bancários - BEI Mensal

Saldos bancários - Reservas Mensal

Titulos Mensal

juros Bancários DP Mensal

Fluxos de Caixa (Recebimentos e pagamentos) Diário 440,13 -373.409,06

Responsabilidades da Organização semanal 6ª

Pagamentos fora de Prazo >60d - Valor Diário 0 1

Nº pagamentos Manuais Diário 4 14

Ponto situação Kaizen Diário Proc. 10% 5's 100% Proc. 10% 5's 100%

Nº de esclarecimentos a colaboradores Diário 24 20

Tempo dispendido com colaboradores Diário 150 110

Nº acções de formação interna realizadas Diário - -

Nº de inscrição em formação Externa Diário - -

Nº de horas de Formação Mensal - -

Nº de horas Extraordinárias realizadas Mensal - -

Taxa de absentismo Mensal - -

Taxa de Rotatividade Mensal - -

Nº Admissões Diário - -

Nº de Demissões Diário - -

Nº de participações ao Seguro Diário - -

Ponto Situação kaizen Diário 5'S- 100%; P-77,3% 5'S- 100%; P-77,3%

Grau de actualização dos Cubos de informação Diário ok ok

Nº de trabalhos Solicitados/propostos semanal 6ª

Nivel de serviço da Informatica (tickets informatica) Diário

- 52 tickets abertos (10,2% do

total tickets - 512) até dia 13 às

11h46m.

Tickets criados: 0

Tickets fechados: 0

- 52 tickets abertos (10,2% do

total tickets - 512) até dia 13 às

11h46m.

Tickets criados: 0

Tickets fechados: 0

Grau de Execução do QUAR Mensal

Grau de execução da Estratégia Mensal

Resultado liquido actual/ projectado Mensal

EBITDA Mensal

Ponto situação Kaizen Diário

Execução Total = 5296% num

total de 51 acções.

5 S's -> 88%

Num total de 25 acções:

- 3 não iniciadas (deslocação

monitores + 2 de normalização);

- 1 em curso (trolleys).

Processos -> 19,2%

Total de 26 acções.

Execução Total = 5296% num

total de 51 acções.

5 S's -> 88%

Num total de 25 acções:

- 3 não iniciadas (deslocação

monitores + 2 de normalização);

- 1 em curso (trolleys).

Processos -> 19,2%

Total de 26 acções.

Problemas/Informações relevantes Diário

Curiosidade Diário

Área Indicador

Comum

DCA

Contabilidade

Financeira

RH

Controlo

Gestão



5. Reforço da Comunicação Interna Reunião do Dia: •Monitorizar a actividade das diferentes áreas; •Partilha de informação e de identificação de problemas; •Maior proximidade entre as equipas; •Participação de todos os elementos do Departamento;



6. Sentimento dos colaboradores PONTOS POSITIVOS PONTOS NEGATIVOS

PONTOS PARA O FUTURO

• Sistematização/ visão integrada do trabalho diário de processos críticos; • Organização, regras e procedimentos • Pensar e fazer “simples” • Compromisso da equipa com a melhoria contínua; •Eliminação de tarefas sem valor acrescentado

• Dificuldade de concretização de acções dependentes de 3ºs; • Acumulação de tarefas;

• 5’s informáticos; • Manutenção do principio da Melhoria Continua; • Troca de experiências entre as áreas;

Questões:



Documents

Kaizen_DAFCG- Lipor