Lição 01 - Arquivos e Pastas de Trabalho

LIÇÃO 1 - ARQUIVOS E PASTAS DE TRABALHO


esta lição, teremos uma visão geral sobre ferramentas de gerenciamento de arquivos e pastas de trabalho. Trataremos de questões como a utilização de

senhas para gravar arquivos, a construção de modelos e operações com planilhas. NPROTEGENDO ARQUIVOS

É muito comum desejarmos proteger arquivos no nosso computador. Várias são as razões para isso. Pode ocorrer que o arquivo que desejamos proteger contenha informações que não devem ser do conhecimento de outras pessoas, ou pode ser que queiramos evitar alterações indesejáveis no arquivo, mesmo que não intencionais, feitas por nós mesmos ou por outros usuários.

Proteger arquivos no Excel é tarefa simples. O que temos a fazer é clicar no botão Opções, no momento em que estivermos salvando um arquivo pela primeira vez, ou no momento em que estivermos utilizando o recurso Salvar Como. Veja a tela reproduzida a seguir. Ela é obtida após o clique no botão Opções, na tela Salvar Como.

Vejamos o que acontece quando utilizamos somente uma das duas opções de senha.

A opção Senha de proteção permite definir uma senha de leitura e escrita. Isso significa que o usuário somente poderá abrir o arquivo e/ou efetuar alterações se souber a senha de proteção. Na figura ao lado temos a tela que é exibida quando se tenta abrir um arquivo que contém senha de

proteção.

A opção Senha de gravação permite definir uma senha somente de escrita, ou seja, o arquivo poderá ser aberto por qualquer usuário, mas alterações poderão ser efetuadas somente por quem conhecer a senha de gravação. Veja a figura ao lado.

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EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 1

Bem, e o que acontece se definirmos duas senhas, uma de proteção e outra de gravação? Nesse caso, quando alguém tentar abrir o arquivo, receberá uma mensagem solicitando a senha de proteção. Se o usuário conhecer essa senha e digitá-la, na próxima tela o Excel solicitará a senha de gravação. Se o usuário conhecer também essa senha, poderá visualizar e alterar o arquivo. Caso contrário, terá a opção de ainda assim abrir o arquivo somente para leitura ou cancelar a operação.

A opção Recomendável somente leitura fará com que, no momento da abertura do arquivo, seja apresentada uma tela informando que o arquivo deve ser aberto somente no modo leitura, a menos que alterações tenham que ser efetuadas. O usuário poderá escolher a forma em que o arquivo será aberto ou cancelar o processo.

Prática

Suponha que desejemos produzir três planilhas para nossa empresa. Uma para controlar o Caixa, outra para armazenar dados estatísticos da empresa - tais como evolução das vendas, número de funcionários, lucro por funcionário, etc. - e uma terceira para conter a tabela de comissões de venda. Essa tabela valerá para um semestre.

O acesso à planilha Caixa deverá ser restrito a um pequeno grupo de funcionários. Assim, atribuiremos uma senha de proteção a essa planilha. Essa senha será comunicada somente aos funcionários responsáveis pelo caixa da empresa.

A planilha Estatística poderá ser visualizada por todos os diretores da empresa, mas sua atualização estará a cargo de um departamento específico. Essa planilha deverá ter uma senha de proteção e outra de gravação.

Finalmente, a planilha Comissões poderá ser visualizada por todos os funcionários, mas somente será alterada ao final do semestre. Vamos atribuir-lhe uma senha de gravação, que será informada apenas ao funcionário encarregado pela sua atualização ao final do semestre.

Vamos à solução. Criaremos três planilhas, mas como não nos interessa o conteúdo, digitaremos qualquer informação na célula A1 de cada uma delas.

1. Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Caixa na célula A1.

2. Aperte CTRL+B ou clique no botão Salvar.

3. Na tela Salvar Como, localize e abre a pasta Excel Avançado. Clique no botão Opções.

4. Na caixa Senha de proteção da tela Opções para Salvar, digite money. Clique em OK.

5. Na tela Confirmar Senha, insira novamente a senha money. Clique em OK.

6. O Excel volta à tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Caixa, na pasta Excel Avançado. Feche o arquivo Caixa.

7. Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Estatística na célula A1.

8. Aperte CTRL+B ou clique no botão Salvar.

9. Na tela Salvar Como, clique no botão Opções.

10.Na caixa Senha de proteção da tela Opções para Salvar, digite protege.

11.Na caixa Senha de gravação da tela Opções para Salvar, digite grava. Clique em OK.

12.Na tela Confirmar Senha, confirme a senha protege. Clique em OK.

13.Na tela Confirmar Senha, confirme a senha grava. Clique em OK.

14.O Excel volta à tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Estatística, na pasta Excel Avançado. Feche o arquivo Estatística.

15.Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Comissões na célula A1.

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16.Aperte CTRL+B ou clique no botão Salvar.

17.Na tela Salvar Como, clique no botão Opções.

18.Na caixa Senha de gravação da tela Opções para Salvar, digite tabela. Clique em OK.

19.Na tela Confirmar Senha, insira novamente a senha tabela. Clique em OK.

20.O Excel volta à tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Comissões, na pasta Excel Avançado. Feche o arquivo Comissões.

Agora que você já criou os três arquivos, experimente abri-los. Lembre-se de que:

· o arquivo Caixa possui a senha de proteção money;

· o arquivo Estatística possui a senha de proteção protege e a senha de gravação grava;

· o arquivo Comissões possui a senha de gravação tabela, que foi fornecida apenas a um funcionário.

Como exercício proposto, crie outra planilha, salve-a com a opção Recomendável somente leitura e feche-a. Em seguida, tente abri-la e veja as opções que estarão disponíveis para esse arquivo.

CONSTRUINDO MODELOS

Observe os problemas a seguir:

21.Construir uma planilha para acompanhar as receitas e despesas de uma empresa durante o ano.

22.Construir uma planilha para armazenar e processar as notas escolares dos alunos de um colégio.

23.Construir uma planilha para estimar a quantidade de material que deverá ser utilizada na construção de casas populares.

As planilhas elaboradas para resolver os problemas acima têm em comum o fato de que, em geral, podem ser re-utilizadas para cada conjunto variável de dados. Por exemplo, uma planilha Notas poderia ser elaborada de tal forma que pudesse ser utilizada para calcular as notas dos alunos da 1ª, da 2ª ou de qualquer série de um colégio. Uma outra planilha para processar as receitas e despesas do mês de janeiro também poderia ser utilizada para processar as receitas e despesas de outros meses.

Em geral, quando construímos planilhas para esses casos, o que fazemos é elaborar uma estrutura contendo títulos, itens, fórmulas e todos os demais elementos que não sofrerão variações. Nessa fase, é comum incluir um conjunto de dados, fictícios ou não, para facilitar a elaboração das fórmulas e a eliminação de erros. Quando tudo está pronto, apagamos aquele conjunto de dados e salvamos nosso arquivo com um nome que indique que aquela planilha será uma matriz para outras planilhas específicas. Quando necessitarmos utilizar essa matriz, o que teremos a fazer é abri-la, digitar os dados específicos e salvar o arquivo com um outro nome, de forma a manter o original sem alterações.

Até aqui, tudo o que falamos nesta seção não é novidade para você. Entretanto, existe uma forma mais eficiente de elaborar nossas planilhas. É a utilização de

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DICAS

Se você tentar salvar um arquivo que tenha sido aberto no modo somente leitura, o Excel apresentará a tela Salvar Como, permitindo-lhe que você possa salvar as alterações como um arquivo diferente do original.

Não esqueça as senhas que você utilizar na gravação dos arquivos.

DICAS

Se você tentar salvar um arquivo que tenha sido aberto no modo somente leitura, o Excel apresentará a tela Salvar Como, permitindo-lhe que você possa salvar as alterações como um arquivo diferente do original.

Não esqueça as senhas que você utilizar na gravação dos arquivos.


modelos. Com esse recurso, podemos economizar tempo e adquirir maior segurança no nosso trabalho. É possível que você já conheça e utilize os arquivos do tipo modelo. De qualquer forma, vale a pena ler os comentários que faremos a seguir, como forma de revisar o assunto. Neste curso, a maior parte das planilhas que faremos serão do tipo modelo.

No Excel 7.0, qualquer pasta de trabalho pode ser um modelo. Veremos como fazer isso através de um exemplo prático.

Prática

Na pasta Excel Avançado, há uma planilha chamada Escola Duque de Caxias, que foi elaborada para a apuração do resultado final dos alunos da escola. Vamos utilizar essa planilha para falarmos sobre a criação de modelos. Por ora, não estamos interessados nas fórmulas e/ou outros recursos utilizados na planilha. Assim, se você ainda não o fez, abra agora o arquivo Escola Duque de Caxias.

Trata-se de uma planilha simples. Há uma fórmula para somar as quatro notas, outra para calcular a média e uma terceira para informar o resultado final do aluno: aprovado ou reprovado.

Vamos definir que a escola não possui nenhuma turma com mais de 50 alunos. Além disso, todas as séries estão sujeitas ao mesmo sistema de notas. Durante o ano são apuradas 4 notas bimestrais e é aprovado o aluno que consegue média igual ou superior a 60. Caso contrário, o aluno é reprovado. Muito bem, nessas condições podemos dizer que a planilha atual pode ser utilizada para calcular as notas de todas as classes. Por isso, vamos salvá-la como um modelo.

24.Com o arquivo Escola Duque de Caixas aberto, clique no menu Arquivo e escolha a opção Salvar Como.

25.Na caixa Nome do arquivo, substitua Escola Duque de Caxias por Notas Escolares.

26.Na caixa Salvar como tipo, escolha a opção Modelo. Observe que a pasta disponível na caixa “Salvar em” passa a ser a pasta Modelos.

27.Clique no botão Salvar e feche o arquivo.

Vamos entender o que aconteceu até aqui. Bem, quando o Excel foi instalado no seu computador, foi criada uma pasta chamada Modelos, dentro da pasta onde o software foi instalado. Quando você salvou a planilha anterior com o nome Notas Escolares e tipo Modelo, esse arquivo ficou armazenado dentro da pasta Modelos do Excel. E o que significa isso? Significa que, a partir de agora, você pode utilizar esse arquivo como uma matriz para planilhas específicas, sem o risco de alterar o original. Suponha, por exemplo, que desejemos lançar as notas dos alunos de Português da 1ª série do 2º grau. Faça o seguinte:

28.Clique em Arquivo/Novo. Observe que a planilha Notas Escolares aparece como uma opção na guia Geral.

29.Dê um clique duplo em Notas Escolares.

Com esse procedimento, o Excel fornece uma cópia da planilha Notas Escolares, evitando que façamos alterações no arquivo original - o modelo. Podemos então digitar os dados referentes à disciplina de Português dos alunos da 1ª série do 2º grau. Ao final do trabalho, basta salvar a planilha normalmente.

Bem, você deve ter percebido que a utilização de modelos é simples. Entretanto, temos ainda algumas observações importantes a fazer.

30.Na realidade, não é necessário salvar uma planilha como Modelo para que ela tenha essa propriedade. Basta salvar a planilha na pasta Modelos, que é uma sub-pasta da pasta de instalação do Excel. Com esse procedimento, a planilha ficará disponível como modelo através do menu Arquivo/Novo, na guia Geral.

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31.Ao usar o menu Arquivo/Novo, você deve ter percebido a existência de outra guia além da opção Geral. Trata-se da guia Soluções de Planilha. Essa guia está disponível porque há uma pasta chamada Soluções de Planilha, dentro da pasta Modelos do Excel. Além disso, essa pasta Soluções de Planilha contém alguns arquivos de planilha. Caso não possuísse nenhum arquivo de planilha, ela não apareceria na tela de abertura de um novo arquivo.

32.Você pode criar uma nova pasta dentro da pasta Modelos para conter seus modelos de planilha. Por exemplo, se você criar uma pasta chamada Empresa dentro da pasta Modelos e salvar algum arquivo de planilha nessa pasta, ela ficará como uma guia disponível na opção Arquivo/Novo. Os arquivos de planilha que ela contiver ficarão disponíveis como modelos.

33.Lembre-se: quando você salva algum arquivo dentro da pasta Modelos (e fora de qualquer sub-pasta), ele fica disponível na guia Geral da opção Arquivo/Novo.

NOTA

· Para salvar os modelos que criaremos durante o curso, utilizaremos a pasta Excel Avançado, dentro da pasta Modelos de Off95.

PLANILHAS, PASTAS DE TRABALHO E ARQUIVOS

Até aqui, temos utilizado os termos acima sem nos preocuparmos com o significado exato de cada um deles. A partir de agora, entretanto, passaremos a utilizá-los de maneira mais adequada.

É possível, por exemplo, que você esteja habituado a chamar de planilha um documento produzido pelo Excel. Na realidade, um documento do Excel é uma pasta de trabalho, que pode ser composta por uma ou mais planilhas. Planilha é cada uma das sub-divisões principais de uma pasta de trabalho do Excel.

Neste curso, empregaremos o termo pasta de trabalho ou arquivo quando nos referirmos a um documento do Excel.

NOTA

· O termo pasta também é empregado no ambiente Windows 95 para designar o que no DOS era chamado de diretório. Nesse sentido, pasta é uma estrutura capaz de conter outras pastas e/ou arquivos. Neste curso, quando mencionarmos apenas a palavra pasta, estaremos nos referindo a essa estrutura do disco. Por outro lado, utilizaremos o termo pastas de trabalho para designar arquivos do Excel.

Vimos que cada uma das divisões de uma pasta de trabalho do Excel é uma planilha. Por padrão, uma pasta de trabalho nova contém 16 planilhas, chamadas Plan1 a Plan16. Você pode mudar o número padrão de planilhas que aparecem em uma pasta de trabalho, através do menu Ferramentas/Opções, guia Geral. Veja a próxima figura.

A guia Geral contém a caixa de edição Nº de planilhas na nova pasta. O valor padrão é 16, que pode ser aumentado até 255. O valor 255 é o número máximo de planilhas que uma nova pasta de trabalho pode conter. Entretanto, após aberto um novo arquivo com 255 planilhas, ainda assim será possível incluir quantas planilhas desejarmos posteriormente. O número máximo de planilhas em uma pasta de trabalho depende da memória disponível no sistema.

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Em uma pasta de trabalho é possível inserir, excluir, renomear, mover e copiar planilhas. Além disso, podemos selecionar várias planilhas e editá-las ao mesmo tempo, economizando tempo de trabalho. Veremos todas essas ferramentas nas lições iniciais deste curso.

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As guias de planilhas


O menu de atalho da guia de planilha

As operações que estudaremos adiante podem ser disparadas através de opções disponíveis em itens de menu. Entretanto, uma maneira fácil de trabalharmos com planilhas é a utilização do menu de atalho da guia de planilha. Para ativá-lo, é necessário dar um clique com o botão direito do mouse sobre as guia de planilha em uma pasta de trabalho.

No estudo a seguir, daremos preferência à utilização do menu de atalho, mas deixaremos indicadas outras opções disponíveis para a realização das operações com planilhas.

Visualizando as guias de planilhas

À esquerda das guias de planilhas, temos quatro botões. Eles são utilizados para a visualização das guias de planilhas da pasta de

trabalho. O primeiro botão leva à primeira planilha, o segundo para a planilha anterior ao ponto da planilha atual, o terceiro para a próxima planilha e o quarto para a última planilha da pasta de trabalho. Observe que a função desses botões não é abrir uma planilha da pasta de trabalho, mas sim rolar as guias de planilhas. O usuário deve clicar na guia da planilha desejada quando ela estiver visível.

Selecionando mais de uma planilha

Várias operações com planilhas podem ser executadas de uma só vez com uma ou mais planilhas selecionadas. Por exemplo, é possível excluir três planilhas de uma só vez, desde que elas estejam convenientemente selecionadas.

Para selecionar planilhas adjacentes, clique na guia referente à primeira planilha do intervalo, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na última planilha do intervalo. Se a última planilha do intervalo não estiver visível, utilize as setas de movimentação localizadas à esquerda das guias de planilha para chegar até à planilha desejada.

Para selecionar planilhas não adjacentes, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas planilhas a selecionar.

Inserindo e excluindo planilhas

Inserir planilhas é fácil. Para essa tarefa, você deve clicar com o botão direito do mouse sobre o nome de uma planilha já existente na pasta de trabalho. O Excel apresenta a caixa de diálogo Inserir, semelhante à tela disponível através da opção Arquivo/Novo. Nessa tela, você deve escolher o tipo de planilha a inserir e clicar em OK. A inserção é feita à esquerda da planilha anteriormente

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DICA

Existem teclas de atalho para abrir as planilhas anterior ou posterior à planilha atual. São, respectivamente, CTRL+PAGEUP e CTRL+PAGEDOWN.

DICA

Existem teclas de atalho para abrir as planilhas anterior ou posterior à planilha atual. São, respectivamente, CTRL+PAGEUP e CTRL+PAGEDOWN.


selecionada com o botão direito do mouse. Veja na figura a seguir o resultado da inserção de uma planilha à esquerda de Plan4.

Observe que a planilha inserida é numerada de forma a obedecer a seqüência das planilhas já existentes na pasta de trabalho. No exemplo acima, havia 16 planilhas na pasta.

Além do menu de atalho, você pode utilizar a opção Planilha, disponível através do menu Inserir. Essa opção é diferente da utilização do menu de atalho por não apresentar a caixa de diálogo Inserir, que permite a seleção do tipo de planilha que se deseja inserir.

Para apagar uma planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a guia correspondente e escolha a opção Excluir. Se desejar excluir mais de uma planilha, mantenha a tecla SHIFT pressionada para selecionar o intervalo de planilhas, ou mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione as planilhas não adjacentes que serão excluídas. Em seguida, clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha a opção Excluir.

Outra caminho para a exclusão de planilhas é o menu Editar/Excluir Planilha.

NOTAS

1. Cada planilha em branco consome espaço adicional do disco. É conveniente excluir as planilhas em branco não utilizadas em uma pasta de trabalho. Faremos isso em vários exercícios deste curso.

2. É impossível desfazer os comandos Inserir e Excluir planilha. Uma inserção acidental geralmente não causa transtornos, mas excluir uma planilha por engano pode não ser agradável. Assim, fique atento quando estiver excluindo planilhas!

Renomeando planilhas

É possível atribuir nomes diferentes de Plan1, Plan2, etc. às planilhas de sua pasta de trabalho. Para executar essa tarefa, você deve clicar com o botão direito do mouse sobre a guia da planilha que se quer renomear e escolher a opção Renomear no menu de atalho. Na caixa de diálogo Renomear Planilha, basta digitar o nome

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DICA

Você pode inserir mais de uma planilha de uma só vez. Por exemplo, para inserir duas novas planilhas, mantenha a tecla SHIFT pressionada e selecione duas planilhas existentes. Em seguida, clique com o botão direito sobre as planilhas selecionadas e escolha Inserir no menu de atalho. Na caixa de diálogo Inserir, escolha um tipo de planilha e clique em OK.

DICA

Você pode inserir mais de uma planilha de uma só vez. Por exemplo, para inserir duas novas planilhas, mantenha a tecla SHIFT pressionada e selecione duas planilhas existentes. Em seguida, clique com o botão direito sobre as planilhas selecionadas e escolha Inserir no menu de atalho. Na caixa de diálogo Inserir, escolha um tipo de planilha e clique em OK.


desejado na caixa Nome e clicar em OK. Existem algumas regras para a formação dos nomes de planilhas. São elas:

· Você pode usar no máximo 31 caracteres.

· Não pode haver duas planilhas com o mesmo nome.

· O nome não pode conter dois-pontos, barra invertida, barra comum, asterisco ou ponto de interrogação.

· O nome não pode começar com um colchete de abertura seguido por zero ou mais caracteres e terminar com um colchete de fechamento.

Vimos que é possível utilizar até 31 caracteres para os nomes das planilhas. Mas lembre-se de que o nome usado determina a largura da guia correspondente na parte inferior da janela da pasta de trabalho. É recomendável a utilização de nomes que sejam significativos, mas que não ocupem muito espaço.

Movendo e copiando planilhas

Suponha que desejemos mover a Plan1 para a posição à esquerda de Plan5. Mais uma vez podemos utilizar o menu de atalho da guia de planilha. A solução é clicar com o botão direito em Plan1 (a guia da planilha que será movida) e escolher a opção Mover ou Copiar. Aparece a caixa de diálogo Mover ou Copiar. Na caixa Antes da planilha, basta escolher Plan5 e, finalmente, clicar em OK.

Para copiar uma planilha, você pode seguir o mesmo procedimento anterior, apenas lembrando-se de marcar a caixa Criar cópia, que aparece na tela Mover ou Copiar. Observe que você pode mover ou copiar uma planilha para a própria pasta em uso, uma outra pasta aberta na sessão, ou para uma nova pasta. Essas opções estão disponíveis através da caixa Para pasta.

Uma maneira rápida de mover planilhas é clicar na guia da planilha quer se quer mover e arrastá-la para a nova posição. Quando você arrasta uma planilha, um pequeno ícone aparece e uma seta fina indica onde a planilha será inserida na posição das guias. Se você quiser mover a planilha para uma nova posição que não esteja visível em sua tela, simplesmente arraste por cima das guias visíveis para uma das direções. As guias rolam automaticamente na direção que você arrastar.

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DICA

Você pode renomear planilhas utilizando o menu Formatar/Planilha/Renomear. Uma maneira mais rápida ainda é dar um clique duplo na guia da planilha que será renomeada.

DICA

Você pode renomear planilhas utilizando o menu Formatar/Planilha/Renomear. Uma maneira mais rápida ainda é dar um clique duplo na guia da planilha que será renomeada.


Para copiar planilhas, você pode utilizar técnicas similares do mouse. Primeiro selecione a(s) planilha(s) que você deseja copiar e mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto arrasta a(s) planilha(s) para a nova posição. À medida que você arrasta, um sinal de mais aparece no ícone de planilha. Esse sinal de mais é característico das operações de cópia dos programas para Windows 95.

Prática

Vamos trabalhar com a pasta de trabalho Notas de Português para praticar algumas operações de planilha.

34.Abra a pasta de trabalho Notas de Português.

35.Observe as planilhas Plan1, Plan2, Plan3 e Plan4. Elas conterão, respectivamente, as notas dos alunos da 8ª, 6ª, 5ª e 7ª séries. Primeiramente, vamos atribuir nomes mais adequados a essas planilhas.

36.Dê um duplo clique na guia Plan1. Na caixa Nome da tela Renomear Planilha, digite 8ª série. Dica: para produzir o símbolo ª, mantenha a tecla ALT do lado esquerdo do teclado pressionada enquanto digita o número 166 no bloco numérico.

37.Utilizando o mesmo procedimento, renomeie Plan2 para 6ª série, Plan3 para 5ª série e Plan4 para 7ª série.

38.Agora, vamos ordenar as planilhas. Arraste a planilha 8ª série para a posição à direita da planilha 7ª série.

39.Arraste a planilha 5ª série para a primeira posição da pasta de trabalho.

40.Dissemos anteriormente que, nos nossos exercícios, iremos excluir as planilhas não utilizadas. É o que faremos agora com as planilhas Plan5 a Plan16.

41.Clique na guia Plan5.

42.Clique no botão de visualização da última planilha.

43.Aperte a tecla SHIFT e clique em Plan16.

44.Clique com o botão direito sobre qualquer ponto das guias de planilhas selecionadas.

45.No menu de atalho, escolha Excluir e confirme a exclusão em seguida.

46.Volte à visualização da primeira planilha e salve o arquivo.

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Lição 01 - Arquivos e Pastas de Trabalho