Lição 1 - Meios liquidos financeiros.pdf

Meios líquidos financeiros• Caixa

• Bancos

Venâncio Chirrime 1

Objectivos do estudo

• Descrever relevância dos meios financeiros na perspetiva das demostrações financeiras

• Discutir porque esta rúbrica e considerado de alto risco inerente

• Descrever os principais aspetos de natureza contabilística

• Identificar os objetivos de auditoria

• Discutir aspetos relevantes na determinação da estratégia da auditoria

• Aplicar o conceito de materialidade e de risco inerente

• Efetuar um levantamento do sistema de controlo interno, identificando os controlos essenciais e propor melhorias

• Desenhar e executar um programa de auditoria á área

• Explicar os procedimentos para confirmar os saldos evidenciados na contabilidade


Relevância do tema

• A relevância desta área para auditoria, centra se no aspeto qualitativoe não propriamente quantitativo, sendo que as empresas por motivosde gestão, deixam menores saldos líquidos disponíveis, daí a questãoda materialidade, entretanto o conjunto de transações que deramorigem a este saldo menor, é por natureza muito maior, sobretudonas operações de Caixa e Depósitos á ordem ao longo do período emanálise;

• Nesta base, quer na perspetiva de gestão quer na auditoria externa,esta área é considerada relevante, pois que é nela que se resume oprincípio e fim dos objetivos duma Entidade qualquer que seja osseus objetivos;


Expectativa dos auditores a nível de gestão

• A empresa deve dispor de fundos adequados para honrar as suas obrigações decurto prazo em primeiro lugar e os de médio e longo prazo a seguir;

• Manter elevados valores em Caixa ou Bancos a sua rentabilidade é nula oumínima, dai que as empresas devem manter valores mínimos disponíveis, massempre á medida das suas responsabilidades;

• As empresas devem elaborar mapas previsionais que permitam gerir os in e outfluxos da tesouraria, dado que as transações em caixa e bancos são por naturezade elevada quantidade

• Os movimentos ocorridos nesta área são de grande relevância para detetar errose fraudes originados na gestão de outros ativos e passivos. O facto de existiremintermediários financeiros torna a prova obtida de grande qualidade;


Aspectos de natureza contabilística

• O saldo de caixa deve ser constituído apenas pelos meios líquidos depagamento, ou seja meios que possam ser usados para fazer face àsobrigações;

• Os descobertos bancários devem ser registados na conta definanciamento – obtido sendo apresentados no passivo;

• Os instrumentos financeiros que não seja mensurados ao custo, ou aocusto amortizado, devem ser mensurados ao justo valor. Os custos datransação não devem ser incluídos no custo d aquisição, devendo serrefletidos numa conta de resultados;


Aspectos de natureza contabilística

• Uma transação em moeda estrangeira deve ser registada nomomento do reconhecimento inicial na moeda funcional, pelaaplicação á quantia de moeda estrangeira da taxa de câmbio entre amoeda funcional e a moeda estrangeira á data da transação;

• Á data do balanço os itens monetários em moeda estrangeira devemser transpostos pela cotação á data de fecho;

• Caso seja adquirido um instrumento financeiro que tenhaincorporado juro no valor de aquisição, este não deve fazer parte docusto de aquisição, devendo ser refletido numa outra conta deValores a Receber ou pagar;


Questões frequentes

• A caixa pode ser facilmente manipulada, sendo fortemente propensaá ocorrência de fraudes e de irregularidades, como é o caso de (i)pagamento de passivos que não ocorreram, mediante emissão defacturas falsas, duplicação dos comprovativos dos pagamentosexistentes no fudo fixo de caixa (ii) adulteração dos documentos comvista a receber valores superiores aos devidos (iii) desvio derecebimentos de clientes que se encontram em situação de cobrançaduvidosa, considerando essas dívidas como perdidas (iv) retenção dosmontantes cobradas aos clientes, creditando as contas individuais porcontrapartidas de descontos de igual importância aos montantesdesviados.



• Os depósitos em trânsito devem ser creditados pelo banco numespaço de tempo relativamente curto. Caso contrário pode se estarperante indícios de que o montante foi recebido e escriturado, maspode ter havido uma retenção indevida desses fundos por parte defuncionários menos honestos

• O conteúdo de caixa pode incluir operações mal contabilizadas, comoé o caso de vales de empréstimos a funcionários, comprovativos depagamento efetuados, cheques por depositar, cheques devolvidosque deverão ser imputados às respetivas rubricas



• Meios líquidos de pagamento em moeda indevidamente valorizados ádata das demonstrações financeiras;

• Outros instrumentos financeiros não ajustados ao seu valor á data dobalanço;

• Custos de transações de outros instrumentos financeiros, valorizadosao justo valor, indevidamente capitalizados;

• Não especialização dos juros


Risco Inerente

• Envolve por natureza inúmeras transações que podem gerar erros eimprecisões, além de que se trata de meios líquidos de pagamentoimediato, o que gera sentimento de cobiça e por conseguintepropenso a manipulação;

• A partir desta rubrica os utentes da informação financeira aferem acapacidade da empresa cumprir honrar os seus passivos a curtoprazo, transformando se assim numa área suscetível e manipulaçãocaso a liquidez seja escassa


Risco Inerente

• Práticas de operações que são ocultadas á Administração Tributária ecom esse objetivo essas operações não são relevadas nasdemonstrações financeiras, vulgo “sacos azuis” que geralmente sãodistribuídos aos Acionistas da Empresa;

• Estas práticas tenderão ser frequentes numa e noutra situação, emfunção da natureza da atividade que a empresa desenvolve, sendomais frequente nas áreas inseridas numa economia paralela ouinformal


Risco de controlo

As maiores fraudes por falta de controlo, traduzem se(i) desvio de cheques remetidos pelos clientes (ii)apropriação de pagamentos efetuadas pela empresa aterceiros (iii) obtenção de pagamentos através deemissão de falsos justificativos e desvio de dinheiropara fins pessoais.


Risco de controlo

Na estrutura da empresa deve haver (i) normas escritas relativas aorganização dos serviços de tesouraria e movimentação dos fundos (ii)a tesouraria deverá ter autonomia e diferenciação clara de funções e deresponsabilidade, especificando o funcionário responsável pelamovimentação dos valores (iii) a custódia dos fundos, as funções depagamento, contabilização e emissão, autorização de documentos deveser feita por pessoas distintas (iv) devem ser realizadas periodicamentereconciliações e esta função deve ser executada por pessoa diferentedaquele que tem responsabilidade pelo Caixa e Bancos


Risco de controlo

Nos pagamentos por caixa (i) deve existir regras que determinem aobrigatoriedade dos pagamentos serem efetuados por meio de chequeou transferência bancária quando ultrapassem um determinadomontante (ii) deve ser verificado se os documentos justificativos dospagamentos que se encontram em caixa são originais, estãodevidamente autorizados e correspondem a bens e serviços adquiridospela empresa; (iii) as importâncias que constam dos documentosdeverão ser comprovadas analiticamente em termos de quantidades,descontos e impostos (iv) deverá ser criado um fundo fixo de caixa


Risco de controlo

Nos recebimentos de caixa (i) regra geral, os recebimentos devem serefetuados por meio de cheque ou por transferência bancária, ficandoreservados os recebimentos em dinheiro aos casos em que a dinâmicados negócios os torne inevitáveis (ii) devem ser efetuadasreconciliações periódicas entre os registos de cobrança efetuados emdinheiro e em cheque, com as movimentações dos mesmos fundos nobanco (iii) devem evitar-se recebimentos em dinheiro, no entanto, casotal não seja possível, não deverão ser usados para efetuar pagamentosseja qual for a natureza devendo se depositar integralmente no própriodia ou no dia seguinte


Risco de controlo

Nas operações com Instituições Financeiras (i) a correspondência deveser aberta por um empregado que não tenha funções na contabilidadenem na Tesouraria e os cheques ao Portador devem ser cruzados e ofuncionário que recebe os cheques deverá elaborar uma listagem dosvalore recebidos (ii) a emissão de cheques deve ser efetuada comassinatura, no mínimo de duas pessoas, mediante apresentação decomprovativos do gasto, no qual se deve apor o carimbo de pago e apessoa que prepara o cheque deve ser diferente de quem assina (iii) oscheques anulados depois de total inutilização devem ser mantidosagrafados ao respetivo canhoto


Risco de controlo

• (iv) nunca devem ser assinados cheques em branco, sendo aconselháveldelegar os poderes de assinatura a três pessoas e obrigar á assinatura de duasnos cheques (v) devem ser feitas reconciliações bancárias numa base regular emanter os cheques num local seguro e os cheques não levantados pelosbeneficiários, por mãos de um mês devem ser anulados e notificar osbeneficiários

Medidas adicionais para reforço de controlo de disponibilidades, como sejafundo fixo de caixa e segregação de funções entre quem regista as operações equem gere os fluxos financeiros


Distorções potenciais na área dos meios líquidos financeiros

Distorções Exemplos Fraquezas que aumentam o risco

Registo de recebimentos fictícios Sobrevalorização através da transferência entre contas

sem o respetivo registo contabilístico

Inexistência de segregação de funções entre o registo

e autorização; a revisão das reconciliações bancarias

não é eficiente

Recebimentos não registados Recebimentos de clientes não registados Os Clientes deverão ser encorajados a solicitar recibos;

Inadequada supervisão das reconciliações bancárias

Cortes de operações ou cuttoff Registo intencional, no exercício correte, de

recebimentos que apenas ocorreram no exercício

seguinte

Erros de corte de operações e pressão para

sobrevalorização dos meios líquidos financeiros

Registo inadequada dos

pagamentos

Ordens de pagamentos dadas relativas a bens ainda

não rececionadas

Registo de pagamentos a fornecedores quando de facto

não foram efetuados

A autorização de pagamento não é antecedido de

confrontação ente guias de entrada de mercadorias e

faturas de fornecedores


Relação entre procedimentos substantivos e os objetivos de auditoria

Procedimentos substantivos Objetivos de auditoria

Contagem de caixa

Circularização de terceiros

Provas de corte

Existência, ocorrência, rigor, corte e

direitos

Análise das reconciliações bancárias Existência, plenitude, rigor e corte

Especialização de juros e valorização dos instrumentos financeiros Valorização e corte

Avaliar a apresentação e divulgação relacionadas com meios líquidos

financeiros

Apresentação e divulgação

Procedimentos analíticos Existência, direitos, valorização e

rigor


Procedimentos em relação á contagem de Caixa

• Contagem de caixa é verificação física dos fundos que compõem o Caixa, essesfundos normalmente são: notas, moedas, documentos comprovativos de despesaefetuadas e noutros casos cheques que ainda não tenham sodo depositados;

• Efetuar a contagem física de surpresa, mas sempre na presença de umresponsável da empresa, devendo se documentar o procedimento adotado e oresultado obtido que no fim deverá ser assinado pelo responsável de Caixa,Responsável da Empresa e o Auditor;

• Caso existam vários Caixa na empresa a contagem deverá ser feitasimultaneamente;

• Análise dos comprovativos das despesas que inclui a verificação da sua aprovaçãobem como a sua antiguidade


Procedimentos de circularização de bancos

• O objetivo deste procedimento, é obter a confirmação dos saldos bancários eoutras responsabilidades junto das instituições financeiras. As respostas sãoenviadas diretamente para Auditores.

• A informação requerida inclui (i) contas abertas em nome da empresa (ii) Saldosdas contas á ordem e se aplicação financeiras (iii) Empréstimos concedidos (iii)montante em divida relacionada com locações e com factoring (iv) informaçõessobre letras descontadas (v) existência de vales ou garantias (vi) restrições ámovimentações de contas ou aplicações financeiras (vii) pessoas com poderespara movimentara as contas

• Após receber as respostas das Instituições financeiras procede se a confrontaçãodas respostas com os registos contabilísticos e analisar as eventuais diferenças eseu impacto nas demonstrações financeiras


Procedimentos de circularização de bancos

• Procedimento análise das reconciliações e especialização de juros

• Solicitar cópia das reconciliações e verificar (i) a exatidão aritméticadas reconciliações (ii) analisar o impacto nas Df dos itens que nãoreconciliam (iii) documentar e arquivar toda a documentação geradana análise desta conta.

• Verificar a adequada especialização dos juros de depósitos a ordem edos depósitos a prazo e se os gastos ou rendimentos dosinstrumentos financeiros mensurados a justo valor foramcorretamente imputados no exercício


Procedimentos de prova de corte

• Comparação entre os depósitos bancários evidenciados no extrato eos movimentos efetuados pela empresa na conta de clientes

• Assegurar que os pagamentos que foram efetuados com dataposterior ao encerramento, correspondem a compras e a gastos deexercício e que estavam contabilizados como dividas a pagar á data deencerramento


Conclusões

• Um grande volume de transações resulta num elevado risco inerente

• Os controlos são geralmente elevados e testados em simultaneo com o ciclo das compras e das vendas;

• Reconciliações bancárias são um control importante na deteção e prevenção de erros e fraudes;

• Os saldos finais dos meios líquidos financeiros mas têm uma grandeimportância na liquidez da empresa;

• Os testes de corte são efectuados simultaneamente com os testes de corte no ciclo de compras e vendas


Conclusões

• É importante verificar as transações entre bancos que se efecuram nofinal do ano;

• Os principais testes substantivos a realaizar nesta área são (i)contagem e caixa, reconcliações bancárias, circularizaçao dos bancose testar se os itens de reconciliação ainda estão aberto no anoseguinte


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