Livro Digital - Sped Contábil - Manual RJ.pdf

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econmico, Energia, Indstria e Servios Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro

MANUAL DE AUTENTICAO DOS LIVROS DIGITAIS

A obra propicia um complemento ao Anexo do Ato Declaratrio Executivo Cofis e tambm dispe

de procedimentos para a validade e eficcia dos instrumentos de escriturao conforme a Instruo

Normativa do Departamento de Registro Empresarial e Integrao (IN DREI).

CONSIDERANDO as disposies contidas na Lei n 8.934/94 (dispe sobre o Registro

Pblico de Empresas Mercantis e Atividades Afins), no Decreto n 1.800/96 (regulamenta a Lei n

8.934/94); no Decreto Lei n 486/69 (sobre escriturao e livros mercantis), regulamentado pelo

Decreto Federal n 64.567/69; na Lei n 10.406/02 (Cdigo Civil); no Regulamento do Imposto de

Renda (RIR/99); no Decreto n 3.000/99 (regulamenta a tributao, fiscalizao, arrecadao e

administrao do IR), na Lei n 5.172/66 (Cdigo Tributrio Nacional); nas Instrues Normativas

da (IN) RFB; do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e das Normas Brasileiras de

Contabilidade (NBC T).

ndice de perguntas Pginas

Informaes gerais 1

1) Responsabilidades da RFB 3

2) Funcionamento, validao e transmisso da ECD 4

3) Como descobrir a quantidade de linhas do arquivo e quais os atos que se deve utilizar para efetuar

o pagamento 6

4) Dois arquivos distintos do livro dirio para o Sped contbil foram gerados para mesma empresa.

Veja como gerar as guias 6

5) Estou com problemas para gerar a guia de pagamento no stio da Jucerja 6

6) Fracionamento do perodo que cabe a cada profissional da rea contbil 7

7) Inexistncia de fato contbil no exerccio social 7

8) Exigncias freqentes 7

9) Como retificar, reenviar ou substituir os livros contbeis digitais 11



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10) Assinando a escriturao e o requerimento digital no lugar do representante da empresa como

procurador 12

11) Consultar a situao dos livros para saber se foram autenticados ou se possuem alguma

exigncia 14

12) A eficcia probante da assinatura eletrnica e a validade jurdica do ato pertinente ao registro da

escriturao mercantil 14

13) Prazo para registro dos instrumentos de escriturao e responsabilidades da Jucerja 15

14) A sociedade simples, cujo perodo de escriturao correspondente poca em que estava

registrada no RCPJ (Registro Civil das Pessoas Jurdicas) e a obrigao com o Sped 15

15) Mudana do sistema de escriturao de livros do modo papel ou para o modo digital 16

16) Locais para autenticao e registros de livros em papel 16

17) Obrigado ao Sped e o livro em papel I 16

18) Obrigado ao Sped e o livro em papel II 16

19) Obrigado ao Sped e o livro em papel III 17

20) Extravio, deteriorao ou destruio dos livros 18



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Perguntas Frequentes

1. POSSUO UMA SOCIEDADE EMPRESRIA, REGISTRADA NA JUCERJA, E

GOSTARIA DE SABER SE TRIBUTAO DO IMPOSTO DE RENDA AO QUAL

ESTOU INSERIDO OBRIGA ME A ADOTAR A ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL?

QUAIS OS LIVROS ABRANGIDOS PELA ECD?

ESTOU COM DIFICULDADE NA VALIDAO DO SPED CONTBIL, POIS, O

SISTEMA CONSTANTEMENTE D UMA MENSAGEM DE ERRO. A QUEM DEVO

PROCURAR?

R: O Sped foi institudo pelo Decreto Federal n 6.022, de 22 de janeiro de 2007. E, segundo

artigo 5, o Sped ser administrado, pela Secretaria da Receita Federal. Sendo assim, atravs do

programa sped contbil, a RFB tem a finalidade de sistematizar e executar a estrutura dos livros

contbeis no formato digital, inclusive adequando as anlises, que so feitas de forma privativa pelas

Juntas Comerciais, baseadas em instrues normativas, leis, decretos, regulamentos e resolues

para que seja dada validade e eficcia aos instrumentos de escriturao.

E conforme, Arts. 22 II e 23 da IN DREI n 11/13 e IN RFB n 1.420/13, o programa sped contbil

ser disponibilizado pela RFB que dever possibilitar a execuo das funes abaixo, dentre

outras:

Validao e transmisso dos livros digitais; Assinatura digital do livro e do requerimento; Consulta, impresso e download: do termo de autenticao e das exigncias; Gerao e preenchimento do requerimento; Retificar e substituir o arquivo digital.

Portanto, informaes, problemas, erros e dvidas das questes acima e inclusive sobre: quando

elaborar o Balano e a Demonstrao do Resultado Econmico; de leiaute e verses do Validador e

Assinador PVA - e demais detalhes, so preferencialmente, de responsabilidade da Receita Federal.

No stio da Receita Federal do Brasil existe uma pgina com respostas as suas perguntas,

denominado: perguntas frequentes, mas caso as informaes no sejam suficientes entre em

contato atravs do fale conosco da Receita Federal.



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2. COMO FUNCIONA A VALIDAO E A TRANSMISSO DA ECD?

Introduo

R: A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato

especificado no Anexo do Ato Declaratrio Executivo Cofis.

Posteriormente, deve se baixar os programas Sped Contbil, Java e o Receitanet e instale os em

um computador ligado internet. Logo em seguida, importar o arquivo gerado pelo sistema da

contabilidade para o programa sped contbil e validar o arquivo contento a escriturao.

Escriturao

So, no mnimo, dois signatrios para assinatura da escriturao do livro digital: a(s) pessoa(s)

fsica(s) que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prtica de

tal ato e pelo profissional da rea contbil, que sempre deve assinar por ltimo.

Caso o representante legal no tenha poderes para assinar isoladamente, atente se para a

assinatura em conjunto, tanto da escriturao, quanto do requerimento.

Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurana mnima

tipo A3. Os certificados de pessoa jurdica (e-CNPJ ou e-PJ) no podem ser utilizados.

O livro pode ser anual, ao invs de mensal se o arquivo no ultrapassar 1GB. Em cada Gigabyte

h 11 milhes de linhas. Assim, provavelmente o grosso das escrituraes cabe em um livro.

Lembrando que todos os meses, sem furo, devem estar contidos no mesmo ano civil, ou seja, o livro conter, no mximo, um exerccio social.

Situaes Especiais

No deve conter frao de ms (exceto nos casos de incio de atividade, ciso parcial ou total,

fuso, incorporao, extino, transferncia ou transformao).

Entende-se por transformao e transferncia a alterao cadastral que implique em

mudana do NIRE.

A obrigatoriedade de entrega da ECD, no se aplica incorporadora, nos casos em que as

pessoas jurdicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societrio.



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Para as situaes especiais de ciso parcial (somente a empresa cindida), incorporao (se

incorporadora), transferncia ou transformao, converso, sero geradas duas escrituraes:

Exemplo de ciso parcial:

Ocorreu um evento em 01/10/2013. Uma escriturao deve ser entregue: de 01/10/2013 a

01/10/2013 e a outra de 02/10/2013 at 31/10/2013, idem se fosse dia 31/10/2013.

No caso de situao especial ocorrida em 31 de dezembro, somente ser exigida do

contribuinte a apresentao de uma ECD, de 1 de janeiro at 31 de dezembro do ano-calendrio.

Exemplo de transferncia:

Utilizar, em um arquivo, o NIRE da Junta Comercial de Origem, Art. 41 da IN DREI

n11/13, perodo corresponde poca em que ela estava registrada e fechar com o indicador de

situao especial de Transferncia.

E, em outro arquivo, com o novo NIRE, da Junta Comercial de Destino, iniciar perodo

tambm com o indicador de situao especial.

Importante

A data do fracionamento do livro para os casos de: extines, incio de atividade, transformao

e transferncia, devero atender o Art. 36 da Lei n 8.934/94, j que sero observadas as

normas reguladoras de registro pblico, combinando com o pargrafo nico do Art. 1.181 do

Cdigo Civil, que diz: no pode ter seus livros registrados/autenticados na Junta, pela falta de

inscrio, combinado com o Art. 967 do mesmo Cdigo; Art. 379 do CPC e, Art. 178 das Leis de

Falncias.

Nos casos de: incorporao, fuso e ciso, cuja data ser aquela que decorreu da operao entre

sociedades e que foram deliberadas na forma prevista para a alterao dos respectivos

estatutos ou contratos sociais, da deliberao da assemblia geral, das avaliaes feitas e do

protocolo e justificao, atendendo assim a Lei das S.A. nos Arts. 8, 224 e 225.

Requerimento Digital

O Requerimento deve ser assinado e transmitido, somente, pela pessoa fsica que, segundo os

documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prtica de tal. A exceo se

houver Procurao com outorga em nome do ente jurdico. Neste caso ele estar assinando como

procurador, conforme IN DREI n 11/13 Art. 24.

Ele ir pedir para preencher um requerimento no qual ser necessrio colocar o(s) nmero(s) do

identificador do documento de arrecadao (guia(s) de arrecadao), j pago, de acordo com as

quantidades de linhas geradas por aquele arquivo. Exemplo: 100199654 ou 100199654-100199655

(se houver pagamento para os excedentes).

A guia de arrecadao gerada no stio da Jucerja.



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* Pagamento: cobrado por arquivo enviado, com um valor bsico para livros digitais com

conjunto de at 500.000 linhas, mas caso algum arquivo ultrapasse essas 500.000 linhas, paga se

uma taxa adicional para cada grupo de 500.000 linhas excedentes.

* Identificador do documento de arrecadao: tal nmero est identificado no campo central da

guia de arrecadao, como: Nmero Documento. Essa guia de arrecadao gerada no stio da Junta do RJ, aps um cadastro pessoal que pode ser no nome e CPF de qualquer membro da

empresa. Atentar se para o vencimento do guia de arrecadao.

Posteriormente transmitir a escriturao para a Receita Federal, a prpria receita encaminhar os

arquivos da escriturao para a Jucerja, esta analisar e emitir uma notificao para o programa

sped contbil instalado na mquina da empresa.

3. COMO FAO PARA DESCOBRIR ESSA QUANTIDADE DE LINHAS DO ARQUIVO E

QUAIS OS ATOS QUE DEVO USAR PARA EFETUAR O PAGAMENTO?

R: Ao validar o arquivo no programa sped contbil gerado um termo de abertura e encerramento

do arquivo, ento no termo de encerramento identifica se o total de linhas daquele arquivo enviado.

Os atos so: 705 para arquivo com at 500.000 linhas e ato 706 para cada bloco de 500.000 linhas

excedentes.

4. GEREI DOIS ARQUIVOS DISTINTOS DO LIVRO DIRIO PARA O SPED CONTBIL,

SENDO UM DE N 19 E O OUTRO DE N 20 DA MESMA EMPRESA. O SOMATRIO

DAS LINHAS DOS DOIS LIVROS TOTALIZA 10.000. MINHA DVIDA :

DEVO PAGAR DUAS TAXAS, UMA PARA CADA LIVRO OU POSSO PAGAR UMA

NICA TAXA PARA OS DOIS?

R: A taxa paga por arquivo enviado, ou seja, gerar uma guia de arrecadao para cada arquivo.

5. ESTOU COM PROBLEMAS PARA GERAR A GUIA DE PAGAMENTO NO STIO DA

JUCERJA. O QUE EU FAO?

R: Entrar em contato com a Superintendncia de Informtica (Desenvolvimento) da Junta

Comercial do RJ com NIRE e CNPJ da empresa.



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6. GOSTARIA DE SABER SE UMA EMPRESA QUE EST SOB MINHA

RESPONSABILIDADE CONTBIL AT MAIO DEVER TER INFORMADO O SPED DE

JAN AT DEZ OU PODEMOS INFORMAR DE JAN AT MAI?

R: Neste caso possvel cada profissional da rea contbil responder por seu movimento

contbil. Respeitados os limites, o perodo da escriturao pode ser fracionado para que

cada profissional da rea contbil assine o perodo pelo qual responsvel tcnico.

7. A EMPRESA NO PERODO DE 2013 ENVIOU SUAS OBRIGAES ACESSRIAS

(DIPJ e DCTF) COMO INATIVAS.

A MOVIMENTAO OU QUALQUER OUTRO FATO CONTBIL DA EMPRESA

(COMPRAS PARA O ATIVO IMOBILIZADO, DESPESAS BANCRIAS E INCIDNCIA

DE TRIBUTOS), S VOLTARAM A OCORRER A PARTIR DE JANEIRO DE 2014.

ENTO PERGUNTO: ESSE LIVRO PODER SER REGISTRADO SEM PROBLEMAS?

R: Inexistindo fato contbil no exerccio social, a entidade poder arquivar ou enviar: declarao

especfica e declarao simplificada da pessoa jurdica inativa da RFB na Junta Comercial, atravs do Ato 508, ficando dispensada da apresentao do instrumento de escriturao do perodo

correspondente.

E, como exemplo de numerao, caso o livro dirio de 2012 estivesse registrado, com o n1, o

prximo livro dirio do ano 2014 seria de n2.

Posteriormente a isso, basta lanar no livro Dirio o Balano de Abertura para atualizao

Patrimonial da Empresa, conforme Art. 19 pargrafo nico da Lei 8.541/1992.

8. QUAIS OS DADOS QUE GERALMENTE INFORMADOS RESULTAM EM

EXIGNCIAS?

R: As principais exigncias so:

NOME EMPRESARIAL E MUNICPIO

O nome empresarial e o municpio da sede ou filial devero ser informados por completo,

exatamente como consta nos atos constitutivos e suas alteraes, conforme registrado e arquivado na

Jucerja, ou seja, como consta na poca da data da transmisso, que coincide com a lavratura dos

termos.

Quando Microempresa e Empresa de Pequeno Porte, colocar: ME ou EPP.

Aquela que entrar em processo de liquidao dever aditar o termo em liquidao. Nos casos de recuperao judicial dever acrescentar aps o seu nome empresarial a expresso em recuperao judicial, que ser excluda aps comunicao judicial sobre a sua recuperao.



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DATA DO ARQUIVAMENTO DOS ATOS CONSTITUTIVOS PELA JUCERJA

a data do ato de constituio da empresa na Jucerja, ou seja, do registro do NIRE. No confundir

com data da criao do CNPJ ou a data do incio das atividades.

Na dvida obtenha uma certido simplificada ou uma certido especfica se for o caso de filial.

DATA DE ARQUIVAMENTO DO ATO DE CONVERSO DE SOCIEDADE SIMPLES EM SOCIEDADE EMPRESRIA PELA JUCERJA

Essa opo somente para ser preenchida por empresas que deixaram de ter registro em cartrio

como sociedades simples - RCPJ - e se transferiram para a Junta Comercial. Em termos prticos, a

data do registro do NIRE na Jucerja.

Consequentemente, o campo data do arquivamento dos atos constitutivos no ser preenchido.

DATA DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO SOCIAL

Considerando a necessidade de uniformizar e atualizar os procedimentos relativos

autenticao dos instrumentos de escriturao, foi lanada nova IN DREI n 11 em 09.12.13

em substituio a IN DNRC 107/08. E com isso, os Arts. 10 e 12 II so claros ao dizer:

Aps, efetuada a escriturao, os Termos de Abertura e de Encerramento so lavrados, datados e assinados. E isso ocorre no momento da transmisso/assinatura requerimento.

Ou seja, como no conseguem os termos, retroagir a IN anterior (que foi revogada e que no pedia a

referida data no termo de abertura), faz se necessrio informar a data do encerramento do

exerccio social, art. 9, I alnea h, em qualquer livro/exerccio, ainda no transmitido/retificado

para registro.

> Segundo o Cdigo Civil, o Balano e a Demonstrao do Resultado Econmico devem ser elaborado no encerramento do exerccio social e transcrito no Dirio. Outras normas estabelecem

prazos diferentes. O Banco Central, por exemplo, estabelece que as demonstraes sejam semestrais.

Mas, essa data precisa ser indicada no estatuto ou contrato social, principalmente quando no

coincidir com o ano civil.

NATUREZA / FINALIDADE DO LIVRO

a denominao/nome do livro, ou seja, a finalidade a que se destina o instrumento de escriturao.

As denominaes dos livros mais comuns so DIRIO e DIRIO GERAL.

J os livros auxiliares so DIRIO AUXILIAR de..., RAZO AUXILIAR de..., LIVRO CAIXA, LIVRO REGISTRO DE INVENTRIO.



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FORMA DA ESCRITURAO CONTBIL

So previstas as seguintes formas de escriturao:

G - Dirio Geral;

R - Dirio com Escriturao Resumida (vinculado a livro auxiliar);

A - Dirio Auxiliar;

Z - Razo Auxiliar;

B - Livro de Balancetes Dirios e Balanos.

O Livro Dirio Resumido

o livro Dirio que obriga existncia de livros auxiliares e no pode coexistir, em relao a

um mesmo perodo, com os livros: Dirio e Balancetes Dirios e Balano. Devendo ainda constar

relao que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicao da finalidade

de cada um deles, seus respectivos nmeros seqenciais e o HASH.

Poder ser entregue em apenas um livro, todo o ano-calendrio, mas admite-se, a

escriturao conter mais de um livro por ano-calendrio, desde que os lanamentos totalizadores se

refiram a, no mximo, trinta dias.

O Livro Dirio Auxiliar

Um livro auxiliar tem por objetivo esclarecer e analisar a matria que se acha registrada de forma

resumida em outro livro, geralmente principal, quase sempre se referindo a uma conta ou objeto

definido. Previsto nos termos do 1 do Art. 1.184 do Cdigo Civil, contendo os lanamentos

individualizados das operaes lanadas no Dirio com Escriturao Resumida.

Os livros auxiliares observaro o mesmo meio, digital ou papel, ao qual foi transmitido o

Livro Dirio com Escriturao Resumida.

A escriturao das operaes de Sociedade em Conta de Participao (SCP) poder, opo

do scio ostensivo, ser efetuada nos livros deste ou em livros auxiliares prprios de modo a permitir

identificar sua vinculao com o dirio da referida sociedade - Art. 254, Decreto n 3.000 de 1999

e Instruo Normativa RFB n 1.486 de 2014.



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NMERO DE ORDEM DO LIVRO

A numerao dos livros seqencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel,

fichas ou digital). Assim, caso o livro anterior, em papel, seja o de n 20, o prximo (digital ou no),

do perodo seguinte, ser 21.

Obedecer a sequncia numrica, mesmo quando: a pessoa jurdica no mantiver escriturao

comercial, em um determinado perodo; em casos de transferncia da empresa de unidade de

federao; vinda de sociedade simples.

Aquela empresa que no tenha registrado o livro dirio, em nenhum momento, por conta da

legislao do imposto de renda, a numerao desse livro ser um, porm, iremos solicitar a apresentao dos termos anteriores, autenticados, dos livros caixas e, declarao emitida pela RFB

com a excluso do Simples e, ou a DIPJ para comprovao do incio do perodo obrigatrio.

Os livros Dirios (G e R) devem ter a mesma sequncia numrica (o dirio e o razo, quando em outras formas, cada um possuir uma numerao sequencial distinta), pois quando esto na

forma digital eles formam um livro digital nico, conforme Resoluo CFC 1299/10.

O livro Balancete Dirio e Balano (B) substitui o dirio (G e R), inclusive o seu perodo,

acrescenta se, ainda que, eles possuem numerao prpria Lei 10.406/02 Art. 1.185, Resoluo

CFC n 1.330/11 item 15.

No confundir: Balancete Dirio e Balano, com: Balano PATRIMONIAL e DRE, ao qual esse

deve ser elaborado, ao final de cada exerccio social, e transcritos no Livro Dirio, conforme Lei n

10.406/02 Art. 1.184 2 e Art. 1.180; NBC T 2.1.5 (Resoluo CFC 563/83).

Os Dirios Auxiliares (A) devem ter numerao prpria, sequencial, por espcie. Assim se foram utilizados Dirio Auxiliar de Contas a Pagar ou Fornecedores e Dirio Auxiliar de Clientes, cada um ter uma sequncia distinta. O mesmo se aplica ao Razo Auxiliar (Z).

QUALIFICAO DOS ASSINANTES E REPRESENTAO LEGAL

Veja a Tabela de Natureza Jurdica e Qualificao do Representante da Entidade e a Tabela de

Qualificao de Assinantes do Art. 10 1 IN DREI 11/2013. O nome deve ser sempre da pessoa fsica que assina, devendo estar completo e sem abreviaes, seja ele, o Representante Legal,

conforme atos arquivados na Jucerja ou o Profissional da rea contbil.

No caso da EIRELI existe apenas um scio, o qual denominado "Titular Pessoa Fsica, e que poder colocar um administrador no scio, mas devendo para isso destacar no contrato social.

Os livros e as demonstraes contbeis relativos a perodos anteriores podero ser assinados

pelos responsveis pela entidade da poca no perodo a que se refere escriturao ou pelos

atuais responsveis. Caso o representante legal no tenha poderes para assinar isoladamente, atente

se para a assinatura em conjunto, tanto da escriturao, quanto do requerimento.



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9. COMO RETIFICAR, REENVIAR OU SUBSTITUIR OS LIVROS?

R: O livro no poder ser retificado pela empresa quando estiver com: autenticao deferida

ou indeferida, em anlise (pela Junta Comercial) ou substitudo.

Portanto, verifique antes o andamento dos trabalhos de autenticao. Utilize, no PVA do Sped

Contbil, o menu "Consulta Situao". E faa a substituio imediatamente.

Corrija as informaes no arquivo (livro digital); - se o arquivo o que foi assinado, remova a

assinatura que est dentro do arquivo. A assinatura um conjunto de caracteres "estranhos" que

fica aps o registro 9999. Basta apagar tudo que fica aps tal registro. Para fazer isso, edite a

escriturao, no editor de texto do tipo Bloco de Notas.

Depois, valide o livro; Assine; Gere o requerimento de substituio. - o hash do livro a ser

substitudo , tambm, o nmero do recibo de entrega. Assine o requerimento; e, Transmita.

As exigncias formuladas pela Junta Comercial devero ser cumpridas em at trinta dias, contados

do dia subseqente data da cincia pelo interessado. Devolvido o livro retificado ou apresentado

novo livro, aps o prazo previsto, o instrumento de escriturao ser considerado novo pedido,

sujeito a novo pagamento dos servios correspondentes.

Observao: Em alguns casos de correo de exigncias feitas somente no requerimento, o hash da

escriturao substituta no alterado, como por exemplo, na troca de assinatura no requerimento.

Nessas situaes, para que um novo hash seja gerado, inclua um espao em branco em qualquer

campo texto (sem limitao de tamanho) da escriturao e adote novamente o procedimento.

S podero ser substitudos os livros transmitidos com NIRE errado aqueles que j estejam

com o status de: exigncia, recebido, aguardando processamento e pagamento ou tenham sido

transmitidos a partir de 05/08/2013, que foi a data que disponibilizou para download a verso 3.1.0

da ECD permitindo tal mudana.

Portanto, orientamos a transmitir os arquivos com o NIRE correto, atravs do requerimento normal

de autenticao e guarde os outros recibos para eventuais comprovaes, j que remetem a

necessidade de atender as exigncias feitas pelas juntas.



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Ofcio Circular n 118/2009/SCS/DNRC/GAB

Utiliza se, quando o livro j transmitido para o sistema Sped Contbil, tem a necessidade de

substituio por parte da empresa, mas ela no tendo tempo hbil para usar o requerimento

especfico de substituio atravs do PVA, solicita que se coloque em exigncia, antes da anlise

por parte das juntas.

A empresa atravs do Representante Legal (sendo atravs de procurador, seguir o processo descrito

na pergunta de n 10 desse manual), dever fazer uma Petio, atravs do ato 508, solicitando que

seja posto em exigncia conforme orientao do Ofcio Circular, porm verifique antes se o livro j

foi analisado.

A retificao de lanamento feito com erro, em livro j registrado/autenticado pela Junta

Comercial, dever ser efetuada nos livros de escriturao do exerccio em que foi constatada a

sua ocorrncia, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, no podendo o livro j

autenticado ser substitudo por outro, de mesmo nmero ou no, contendo a escriturao retificada.

Ocorrendo erro de fato, que torne imprestvel a escriturao, seja tanto nos livros em papel ou

fichas, quanto no digital, e que no possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere

demonstraes contbeis inconsistentes, dever ser feito Processo/Petio (Ato 508), para que o

Termo de Autenticao seja cancelado - captulo IV da IN DREI n 11/13 - que citar: Mandado

de Procedimento Fiscal ou Laudo detalhado, em anexo a Requerimento/Petio, que dever

esclarecer com base na cincia contbil a essncia dos fatos narrados, firmado por dois

Contabilistas, que ser datado, rubricado e assinado, que nele far constar a sua categoria

profissional e o seu nmero de registro em CRC.

Aps, deferimento, no caso dos livros digitais, a Junta Comercial enviar cpia do laudo e ofcio ao

DREI que encaminhar ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, que ficar responsvel

pelo cancelamento, no caso do Sped.

10. GOSTARIA DE ASSINAR O SPED CONTBIL NO LUGAR DO REPRESENTANTE

DA EMPRESA COMO PROCURADOR. O QUE FAO?

R: No caso de assinatura por procurador, o representante da empresa deve fazer uma procurao

eletrnica no stio da Receita Federal do Brasil e em seguida, dirigir se, ao protocolo da Jucerja e,

solicitar, atravs de processo, o arquivamento de outra procurao, elaborada pela empresa, pelo

Ato 503, IN DREI n 11/13 Art. 10 4.

A procurao eletrnica da Receita Federal, prevista na IN RFB 944/09, e utilizada para

acessar o e-CAC, e no pode ser utilizada para fins especficos na Jucerja.

O representante legal dever outorgar a procurao, em nome do seu ente jurdico para pessoa

fsica. Quando a procurao for OUTORGADA para o nome de uma pessoa jurdica, o

responsvel ser aquele que estiver com os documentos arquivados no cadastro da Junta Comercial como representante legal da empresa para a prtica de tal ato, e se substabelecida,

devendo constar expressamente, conforme Arts. 661 e 662 do Cdigo Civil, tanto na procurao,

quanto no substabelecimento, os poderes, para Requerer, Solicitar, Assinar: Termos de Livros,

Requerimentos/Processos e Peties na Jucerja.



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Indicar o perodo ao qual o procurador ficar responsvel: atual, posterior ou anterior, nesse

ltimo caso, se a transmisso ocorrer antes do arquivamento da procurao, que retroagir

data do ato da transmisso.

Clique aqui e veja um exemplo da procurao pessoa jurdica. A procurao pode ser por instrumento pblico ou instrumento particular, sendo esse com firma reconhecida do outorgante,

Art. 654, 2, c/c o art. 1.153 CC/2002.

Atentamos para verificar, conforme contrato social, se o outorgado teria poderes para assinar

isoladamente, mas sim em conjunto com outro mandatrio ou diretor, tanto a escriturao, quanto do

requerimento.

Caso a empresa tenha passado por processo de: transformao ou transferncia (no extinguindo

assim sua individualidade, porque permanece ntegros a pessoa jurdica); incorporao, fuso ou

ciso total (onde lhes suceder em todos os direitos e obrigaes), o representante legal e,ou

procurador, atuais, conforme estatuto /contrato social, podem estar se responsabilizando, pelo

perodo anterior da antiga sociedade poca. Porm, nas situaes de que a empresa sucessora esteja

inscrita em outro Estado - com exceo se ela possuir filiais aqui inscritas - deve se fazer o

arquivamento na Jucerja, de alm, do estatuto /contrato social e,ou procurao - em nome da nova

empresa - certido, confirmando o registro dessa empresa na junta e prova de inscrio do CNPJ.

Prestadores de Servio

Alm do realizar o processo acima, arquivar no Ato 506: termo de cesso; devendo tambm constar:

a especificao do servio a ser prestado; prova de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoa

Jurdica (CNPJ); certido confirmando registro na Junta Comercial; e a devida procurao e seu

substabelecimento.

Despachante Pblico

Seguir os procedimentos elencados na Lei n 1132, de 20 de fevereiro de 1987, nos Arts. 9 e 31.



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11. PRECISO CONSULTAR A SITUAO DE ALGUNS LIVROS PARA SABER SE

FORAM REGISTRADOS/AUTENTICADOS OU SE POSSUEM ALGUMA EXIGNCIA.

COMO FAO?

R: A verificao deve ser feita atravs do mesmo acesso que foi entregue/transmitido o seu

livro, ou seja, no prprio programa validador da Escriturao Contbil Digital. Nele possvel

consultar a situao dos livros, obter o termo de autenticao e no caso de exigncia verificar os seus

detalhes.

Outras opes so: atravs do Programa ReceitanetBX que alm de disponibilizar a situao,

permite recuperar e acessar o arquivo, original, transmitido, e, tambm, atravs do link: Consulta

Situao de Escriturao Contbil, mas esse acesso no permite consultar o detalhe de uma

eventual notificao e, normalmente no atualizado com a situao correta do livro, por isso de

preferncia aos programas.

Observao: O recibo que comprova a transmisso da escriturao no importado via

ReceitanetBX. Caso a empresa perca o recibo de transmisso da escriturao digital, dever tentar

transmitir a escriturao novamente via PVA do Sped Contbil. Nessa situao o Receitanet (e no o

ReceitanetBX) identificar que a escriturao digital j foi transmitida e far o download do recibo

novamente para a pasta estabelecida no PVA.

12. COMO POSSO CONFIRMAR A EFICCIA PROBANTE DA ASSINATURA

ELETRNICA BASEADA NA CERTIFICAO DIGITAL E A VALIDADE JURDICA DO

ATO PERTINENTE AO REGISTRO DA ESCRITURAO MERCANTIL?

R: A conformidade do Registro vai ao encontro dos Arts. 31, 32 III e 42 da Lei n 8.934/94 e seu

Decreto n. 1.800/96 nos Arts. 32 III , 51 e 75 e, sendo o caso, combinado com suas Portarias.

Somando se, a isso, a IN DREI 11/13 diz no art. 35 inciso IX que em relao ao livro digital,

conforme 2 no caso do inciso II do art. 14 dessa instruo, o Termo de Autenticao deve ser assinado por Servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurana mnima tipo

A3, emitido por entidade credenciada pela Infra estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).

Para eventual verificao, obtenha uma Certido Especfica de Livros Mercantis ou veja a

Publicao dos Atos decisrios Parte I JC no Dirio Oficial do Estado. E em relao certificao, consulte a Autoridade Certificadora.

A validao do registro se d por vrios pr requisitos, entre eles, os j citados nesse manual e, no

caso do Dirio, onde nele estar inscritos o Balano Patrimonial e a Demonstrao do Resultado do

Exerccio, acompanhados do respectivo Termo de Abertura e Termo de Encerramento do mesmo,

fundamentado no 2 do art. 1.184 da Lei 10.406/02; Art. 1.180, Lei 10.406/02; art. 177 da lei

6.404/76; NBC T 2.1.4 (Resoluo CFC 1330/11); Assinatura do Contador e do titular ou

representante legal da Entidade, fundamentado no 2 do art. 1.184 da Lei 10.406/02; 4 do art.

177 da lei 6.404/76; NBC T 2.1.4 (Resoluo CFC 1330/11); Prova de registro na Junta Comercial

ou Cartrio (Certificao digital, carimbo, etiqueta ou chancela da Junta Comercial), fundamentado

no art. 1.181, Lei 10.406/02; Resoluo CFC N 563/83; 2 do art. 1.184 da Lei 10.406/02;

Demonstrar escriturao Contbil/Fiscal/Pessoal regular, fundamentado na NBC T 2.1.5 (Resoluo

CFC 563/83); art. 1.179, Lei 10.406/02; art. 177 da Lei n 6.404/76.



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13. GOSTARIA DE SABER SE A JUNTA COMERCIAL TEM ALGUM PRAZO PARA

REGISTRO /AUTENTICAO DOS LIVROS E, QUE TIPOS DE INFORMAES,

PODEMOS OBTER COM A JUNTA?

R: Conforme Art. 32 e 43 da Lei n 8.934/94 e Lei n 11.598/2007, contados a partir do dia

seguinte ao recebimento ter sido protocolado, a Jucerja ir extrair o resumo e, com o termo de

abertura e de encerramento, juntamente com o requerimento, disponibilizado, estaremos fazendo

a anlise e executando os procedimentos de deferimento e emisso do Termo de Autenticao ou

de notificao do requerente quanto a exigncias ou de indeferimento, de acordo com os arts. 26 e

27 da referida IN DREI 11/13.

Consequentemente, a Junta Comercial estar responsvel por:

Analisar e Registrar os Livros Mercantis Digitais, Passar informaes de como Regularizar as Exigncias que a Empresa j tem conhecimento e Gerar e Verificar Guia do Documento de Arrecadao.

E conforme Art. 15, a autenticao dos Instrumentos de Escriturao, Balano, DRE e Termos no

se faro sem que:

I - esteja inscrita a entidade na Junta Comercial; II - os requisitos mencionados, em cada caso,

nesta IN DREI n 11/13, sejam atendidos; III - seja observada a seqncia do nmero de ordem

do instrumento e do perodo da escriturao.

s empresas que precisam participar de Licitao, obter Certides ou at provar suas situaes

econmico-financeiras, constantes de balanos patrimoniais, perante as Unidades Cadastradoras,

para fins de participao em licitaes, verificar o Ofcio Circular 383/2011 do DNRC.

Estatstica dos livros: https://www.sped.fazenda.gov.br/estatisticascontabil/

14. A SOCIEDADE SIMPLES, CUJO TODOS OS ATOS JURDICOS ENCONTRAM SE

ARQUIVADOS NO RCPJ-RJ, ESTARIA OBRIGADA A ENVIAR PARA O SISTEMA SPED

A SUA ESCRITURAO CONTBIL?

R: A Instruo Normativa RFB n 1.420/13 restringiu a obrigatoriedade a determinadas

sociedades e associaes, nesse caso deve se confirmar com a RFB, pois a Jucerja apenas

registra/autentica livros cujas empresas possuem NIRE e aqui esto registradas.

Observao: Sociedade simples, convertida em sociedade mercantil, no pode autenticar livro na

Junta Comercial, com perodo de Escriturao correspondente poca em que era Sociedade

simples.

As sociedades simples e associaes sem fins lucrativos, imune ou isenta, dedicada a atividade

de organizao religiosa devero autenticar seu livro Dirio no Registro Civil de Pessoas Jurdicas ou no Cartrio de Registro de Ttulos e Documentos, para que a escriturao nele

mantida, com observncia das disposies legais e comprovada por documentos hbeis, faa prova a

favor da pessoa jurdica (RIR/99, art. 258 4 ; e Lei n 10.406 de 2002, art. 982 e art. 1.181,

Pargrafo nico).



16

15. PRECISO REQUERER JUNTA COMERCIAL DO RIO DE JANEIRO

AUTORIZAO PARA MUDANA DO SISTEMA DE ESCRITURAO DE LIVROS

MERCANTIS DO MODO PAPEL OU PARA O MODO DIGITAL?

R: No se faz necessrio, porm, caso a empresa no esteja mais submetida ao regime de tributao (do imposto de renda) obrigatrio, sendo assim no obrigada ao Sped, e queira voltar a autenticar os

livros em papel, haver essa necessidade.

Acesse aqui um exemplo do Petio.

16. ESTOU COM LIVROS DIRIOS DE 2013 EM PAPEL PARA A AUTENTICAO,

COMO EFETUO O REGISTRO?

R: Se a empresa no est obrigada ao SPED, o registro dos livros em papel feita na Rua do

Lavrdio, 42 - Centro - RJ e nas Delegacias da Jucerja.

17. A EMPRESA PODER ENTREGAR A ECD E CONTINUAR A IMPRIMIR O LIVRO

DIRIO EM PAPEL, DISPENSANDO A AUTENTICAO DIGITAL?

R: Sendo obrigada ao SPED a empresa no pode registrar os livros em papel.

18. TENHO LIVROS ENCADERNADOS REFERENTES AOS DIRIOS DA EMPRESA

ENCERRADOS EM 31/12. NESSE CASO FAO A TRANSMISSO (SPED) E NO

AUTENTICO EM PAPEL?

R: Correto, transmitindo o Sped, no se deve registrar o livro em papel.



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19. J REALIZEI O REGISTRO DA ESCRITURAO DOS LIVROS DIRIOS DESSE

EXERCCIO, EM PAPEL. E AGORA, PRECISO FAZER A TRANSMISSO PARA O

SPED - ECD?

R: Sim, devendo transmitir o mesmo livro, ou seja, com o mesmo perodo e com o mesmo nmero

de ordem.

Apesar de cumprida a sua obrigao acessria com a RFB, no podem existir duas escrituraes

relativas ao mesmo perodo, por isso o livro digital ter sua autenticao indeferida pela Junta.

Outros casos:

Livro em papel que foi autenticado, em perodo obrigatrio a transmisso do livro digital.

Exemplo I: Perodo autenticado em Papel de 01/05/2013 a 31/07/2013.

obrigatria a transmisso do livro digital, em dois perodos de: 01/05/2013 a

31/07/2013 e de 01/08/2013 a 31/12/2013.

Exemplo II: Perodo autenticado em Papel de 01/05/2013 a 25/07/2013.

Por falta do indicador especial, em que se permite a justificativa do fracionamento do ms, deve se

complementar em papel 26/07/2013 a 31/07/2013.

E obrigatria a transmisso do livro digital, em dois perodos: 01/05/2013 a

31/07/2013 e de 01/08/2013 a 31/12/2013.

Livro com incio de obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano calendrio.

Exemplo: Empresa estava em um Regime, fora da obrigatoriedade, at o perodo de 25/07/2013,

nesse caso dever utilizar o indicador de situao especial, dando sequncia na numerao e no

perodo do livro em papel anteriormente registrado/autenticado.

E, em seguida enviar declarao de enquadramento, emitida pela RFB, confirmando a

mudana dos regimes.



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20. A PESSOA JURDICA OBRIGADA A CONSERVAR OS LIVROS E DOCUMENTOS

DA ESCRITURAO?

R: Sim. Enquanto a escriturao fica sob a responsabilidade do contabilista (art. 1.182 CC), a

pessoa jurdica obrigada a conservar em ordem, os livros, documentos e papis relativos sua

atividade, ou que se refiram a atos ou operaes que modifiquem ou possam vir a modificar sua

situao patrimonial.

Observao: Ocorrendo extravio, deteriorao ou destruio de qualquer dos instrumentos de

escriturao, a entidade far: publicar, em jornal de grande circulao do local de seu

estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste arquivar, em conjunto, minuciosa

informao, dentro de quarenta e oito horas, aps publicao, ao rgo competente do

Registro do Comrcio.

Na Receita Federal do Brasil, apresentar uma cpia do documento arquivado na Junta ou uma

carta de apresentao do referido documento, que dever receber o respectivo protocolo/recibo de

entrega na prpria folha de comunicao. Decreto n 3.000 de 1999 (art. 264 RIR/99).

Recomposta a escriturao:

Anexar ao Processo/Requerimento (Ato 701) de nova autenticao: cpia do documento protocolado

na Receita Federal, com o respectivo protocolo/recibo de entrega.

O novo instrumento receber o mesmo nmero de ordem do substitudo, devendo o Termo de

Autenticao ressalvar, expressamente, a ocorrncia comunicada na Junta.

A autenticao/registro de novo instrumento de escriturao s ser procedida aps o

cumprimento do disposto.

Os livros obrigatrios de escriturao comercial e os comprovantes dos lanamentos neles efetuados

sero conservados at que ocorra a prescrio dos crditos tributrios. Os lanamentos contbeis dos

fatos geradores de todas as contribuies previdencirias feitos no Livro Dirio, ao qual a guarda por

prazo ser permanente e, em caso de utilizao do Livro Razo, esse deve ser guardado pelo prazo

de 10 (dez) anos Art. 174 e 195 , Pargrafo nico, Lei n 5. 172/66.

No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio,

deteriorao ou destruio no Sped, a Junta Comercial no autenticar livro substitutivo, devendo o

empresrio ou sociedade obter reproduo do instrumento junto administradora daquele Sistema,

atravs do Receitanetbx.

Autorizamos a qualquer entidade que providencie a veiculao deste material nos seus portais,

inclusive a impresso e distribuio, desde que, mencione fontes de referncia e sua autoria.

LEI N 9.610, DE 19 DE FEVEREIRO DE 1998 Arts. 101 a 109

Das Sanes s Violaes dos Direitos Autorais



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Modelos dos Termos dos Livros Comerciais /Mercantis

Modelo de Termo de Abertura

Livro, com ______________ pginas ou folhas (conforme for o caso) numeradas de ___________ a ___________,

com nmero de ordem ___________, para finalidade/natureza do livro ___________________________________,

da empresa _____________________________________, NIRE __________________, de ____ / ____ / _____

CNPJ ______________________________, no municpio de _____________________.

Data de encerramento do exerccio social ____ / ____ / _____.

(Localidade), ____ / ____ / _____ *

Ass.______________________________________ Ass. ______________________________

Nome completo e legvel, Funo e CPF Nome completo e legvel, Nmero e UF de inscrio no CRC

do Representante Legal da Empresa e CPF do Profissional da rea Contbil

Modelo de Termo de Encerramento

Livro, com ______________ pginas ou folhas (conforme for o caso) numeradas de ___________ a ____________,

com nmero de ordem __________, para finalidade/natureza do livro _____________________________________,

referente ao perodo de escriturao de ____ / ____ / _____ a ____ / ____ / _____ da empresa________________-________________.

Data de incio do perodo da escriturao ____ / ____ / _____ (somente para os livros de natureza no contbil quando apresentados para autenticao em branco).

(Localidade), ____ / ____ / _____*

Ass._______________________________________ Ass.______________________________

Nome completo e legvel, Funo e CPF Nome completo e legvel, Nmero e UF de inscrio no CRC

do Representante Legal da Empresa e CPF do Profissional da rea Contbil

Art. 1.181 do Cdigo Civil: os livros obrigatrios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, pode

ser autenticado.

Art. 12 da IN DREI 11/2013: os instrumentos de escriturao, de carter obrigatrio, devero ser

submetidos autenticao pela Junta Comercial:

I - antes ou depois de efetuada a escriturao, quando se tratar de livros em papel, conjuntos de fichas

ou folhas contnuas. Portanto, aqueles livros que so reproduzido de forma Manual ou Mecanizado,

antes do uso do livro, podero conter autenticao no termo de abertura, bem como aps o seu uso, onde

se autenticar o termo de encerramento.

II - aps efetuada a escriturao, sero elaborados os termos, com datas atuais: quando se tratar de

Microfichas; e nos casos de livros elaborados de forma Digital /Eletrnico.

Art. 14 da IN DREI 11/2013: em relao aos livros em papel, fichas ou folhas contnuas e fichas

avulsas, por Termo, que conter declarao expressa da exatido dos Termos de Abertura e, de

Encerramento; no caso de conjunto de fichas ou folhas soltas, alm do termo de autenticao, sero

autenticadas todas as demais fichas e folhas soltas com a chancela da Junta Comercial.



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Dirio Resumido e Auxiliar

No Termo de Encerramento do livro Dirio com escriturao resumida dever constar relao

que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicao da finalidade de cada

um deles e seus respectivos nmeros sequenciais.

Cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, dever indicar o(s) nmero(s) do(s)

livro(s) Dirio(s) com escriturao resumida a que esteja(m) vinculado(s).

Os livros auxiliares observaro o mesmo meio do Livro Dirio com Escriturao Resumida,

digital ou papel. A autenticao de instrumentos de escriturao no se far sem que relativamente

ao livro Dirio, com escriturao resumida, os respectivos livros auxiliares estejam todos presentes

no ato da autenticao e que no ser autenticado o livro Dirio caso os livros auxiliares entre

em exigncia.

Livros Sociais (Societrios)

No caso de companhia, ela deve ter, alm dos livros obrigatrios para qualquer comerciante, os

seguintes, revestidos das mesmas formalidades legais:

Registro de Aes Nominativas. Esse livro inclui tanto as aes ordinrias, quanto as preferenciais,

pois esses so sempre aes nominativas;

Transferncia de Aes Nominativas;

Registro de Partes Beneficirias Nominativas e o de Transferncia de Partes Beneficirias

Nominativas;

Atas das Assemblias Gerais;

Presena dos Acionistas;

Atas das Reunies do Conselho de Administrao, se houver, e de Atas das Reunies de

Diretoria;

Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.



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Livros Fiscais

Esses livros so autenticados na Secretaria de Fazenda SEFAZ:

Registro de Entrada;

Registro de Sadas;

Registro de Controle da Produo e do Estoque;

Registro de Impresso de Documentos Fiscais;

Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias;

Registro de Inventrio;

Registro de Apurao do ICMS;

Registro de Apurao do IPI;

Movimentao de Combustveis;

Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente;

Movimentao de Produtos.

Ctrl D

Documents

Livro Digital - Sped Contábil - Manual RJ.pdf