13Informaes dePlanejamento Logstico

Se a compensao de custos est no corao da logstica, entoinformao adequada de custos est no corao da compensa-o de custos.

W.S. Wayman, Jr.

"As informaes no podem ser melhores que os dados que as geraram" umamxima freqentemente citada sobre a qualidade da informao que alimenta o processodecisrio. Reconheceu-se h muito tempo que o desempenho do planejamento e con-trole gerencial depende da quantidade, forma e preciso das informaes disponveis.At alguns anos atrs, os dados na organizao eram classificados, recuperados emanipulados manualmente. Com a introduo e disseminao dos computadores nosnegcios, o manuseio da informao ficou bem mais formalizado. Elaborados sistemasde informao so hoje lugar-comum.

Neste captulo, examinaremos sistemas de informao gerenciais, que auxiliam aprojetar e a controlar o sistema logstico. Especificamente, vamos identificar onde osdados so obtidos, como o sistema manipula esses dados e em que forma a informao mais til para o pessoal de logstica.

ESCOPO DO SISTEMA DE INFORMAO

Definio

o sistema de informaes gerenciais refere-se a todo equipamento, procedimee pessoal que criam um fluxo de informaes utilizadas nas operaes dirias deorganizao e no planejamento e controle global das atividades da mesma. Pode incl

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o uso de computadores, mas estes no so obrigatrios. Uma quitanda precisa de bomsistema de informaes para registro de estoques, preos e contabilidade, assim comouma corporao muito grande. A informao de estoque para venda e compras pode sermantida num livro de registro em vez de numa fita ou disco magntico. Entretanto,computadores esto facilmente disponveis para toda classe de negcios (hoje, mesmopequenas imobilirias os usam para armazenar e recuperar dados de imveis) e toda aidia de sistema de informao ficou associada aos computadores de algum maneira.George Davis oferece uma definio, conforme este ponto de vista:

Um sistema de informaes gerenciais ... um sistema integrado ho-mem/mquina, que providencia informaes para apoiar as funes de opera-o, gerenciamento e tomada de deciso numa organizao. O sistema utilizahardware e software de computadores, procedimentos manuais, modelos geren-ciais e de deciso e uma base de dados.1

Note que o sistema de informaes tem um papel de suporte administrao; estrelacionado com todas as atividades da organizao e, geralmente, usa computadoresde alguma forma. Esta inter-relao entre as atividades de uma firma est esboa da naFigura 13.1.

Sistema de informaes logsticas

O sistema de infomaes logsticas (SIL) um subsistema do sistema de informa-es gerenciais (SIG), que providencia a informao especificamente necessria para aadministrao logstica. As necessidades logsticas podem ser separadas em quatronveis, Como mostra a Figura 13.2. A natureza da atividade indica no apenas o nvelorganizacional como tambm a sua abrangncia. Consideremos cada um dos quatronveis.

O nvel mais baixo da pirmide refere-se s transaes e s consultas. Exemplosdestas atividades so consultas sobre andamento de pedidos, verificao de estoque,preparao de manifestos e cotaes de frete. Estas interaes com o sistema ocorremcom grande freqncia e, portanto, a velocidade da informao muito importante. Osusurios tpicos deste nvel so o pessoal operacional, como funcionrios administrati-vos para atendimento de pedidos ou clculo de fretes.

O segundo nvel, de baixo para cima, envolve o uso de informao pelos supervi-sores de primeira linha. Supervisores de depsitos devem controlar a utilizao deespao, estoques, e produtividade da mo-de-obra nas operaes de atendimento depedidos. Um gerente de frota deve ter pessoas, equipamentos e peas de reposionecessrias para desempenhar o transporte e as entregas programadas. H tambmnecessidade de informaes na forma de relatrios de andamento e planejamento, quepodem ser gerados diariamente.

1. DAVIS, Gordon B. Management information systems: conceptual foundations, structure and development. NewYork: McGraw-HiU, 1974. p. 5.

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INFORMAESDE MARKETING

IAnlise devendas

INFORMAES IDE DISTRIBUiO Faturas

I Manifestosde cargaf0-

r--Ordens

devendas

Previso de -vendas

Pesquisa de -mercado

INFORMAESDE ENGENHARIA

Desenhos de Iengenharia ,. --'-----'--,

IListas demateriais

Desenhosda~ --,

ferramentas ProcedimentosL- I operacionais --

Programas Controlee 1--+ de trfego

necessidades I---

INFORMAESDE MANUFATURA

1- Pagamentos dos clientes

(recebimentos emdinheiro)

1MFORMAESDE COMPRA

l Registro decontas a pagarOrdens decompra

Ordens deproduo

Registrode folhas .r-'------,

Relatrio deI modeobra I

(Relatrios

de produo

L- -+I: Custo e/ou valores do estoque

Requisiode materiais

Fonte: SIMS Jr., E. Ralph. Automating administrative and engineering activities.Automation, p. 91,jun.1968.

Figura 13.1 O inter-relacionamento dos fluxos de informaes financeiras, de produo,de compras, de engenharia, de marketing e de distribuio e como se aplicana documentao de dados empresariais.

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8 Mdia.~ gerncia-;Ci:c]z Superviso

Informaes gerenciaispara planejamentoe deciso tticos

Altaadministrao

Informaes gerenciais paraplanejamento, decisoe controle operacionais

OperacionalProcessamento de transaesResposta a consultas

f----- Amplitude de utilizao do SIG

Fonte: Adaptado de HEAD, Robert V. Management information systems: a critical appraisal.Datamation, p. 23, maio 1967.

Figura 13.2 Hierarquia de utilizao do sistema de informaes logsticas (SIL).

o terceiro nvel pertence ao planejamento e controle tticos, sendo uma extensodo nvel supervisrio medida que seu ciclo de replanejamento for geralmente menorque um ano e maior que um dia. Alguns exemplos de problemas tticos so: reavaliaodos pontos de reposio de inventrio, seleo de transportadoras, arranjo fsico dearmazns e planejamento de espao e transporte com sazonaldade. Estas tarefasgeralmente envolvem a mdia gerncia, como o gerente de distribuio fsica ou detransporte.

Finalmente, o planejamento estratgico (longo prazo) envolve a definio demetas, polticas e objetivos, decidindo toda a estrutura logstica e, portanto, os recursosnecessrios para executar a distribuio e o suprimento. A velocidade do fluxo deinformao raramente crtica e o sistema consultado com freqncia irregular.Procedimentos manuais e armazenagem de dados off-line (ou seja, sem acesso instan-tneo) podem ser satisfatrios neste nvel de planejamento.

A hierarquia de planejamento e controle, tal como vista previamente, facilmenteidentificvel na Ford ou em outra grande empresa, mas no em pequenas firmas, comoum distribuidor de bebidas ou a mercearia da esquina. Numa pequena empresa, asmesmas tarefas gerenciais precisam ser executadas, mas por menos pessoas. A neces-

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sidade de informao a mesma, mas no preciso ter sofisticado sistema automatizadode informaes. Um sistema basicamente manual mais prtico.

Caractersticas de um sistema de informaes

Sistemas manuais e computadorizados so basicamente os mesmos. Um sistemabem projetado apia os usos da administrao conforme visto na seo precedente. Ascaractersticas bsicas de um sistema integrado de informaes esto identifica das naFigura 13.3. Elas refletem as funes bsicas de um sistema de informaes - transferir,armazenar e transformar informao.

TENTRADAS

SISTEMA DE COMPUTADORE BASE DE DADOS

1SADAS

1Recuperao

de dados

Documentospreparados:pedidos decompra,

manifestos etc.

Resultadosde anlise

Relatriosde ao

Figura 13.3 Estrutura bsica de um sistema de informaes logsticas.

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o sistema de informaes deve ser capaz de movimentar a informao desde ospontos onde obtida at os pontos onde necessria. Algumas das possveis maneirasde transmisso so o telefone, a correspondncia, o telex e mesmo a comunicao oral.Muitas vezes o processamento da informao centralizado, de modo que a funo decomunicao reduz-se ao contato com a parte apropriada do sistema.

A armazenagem de informaes outra funo. Quando os dados esto dispon-veis, mas no so usados imediatamente, ou seja, o controle e a tomada de deciso noocorrem ao mesmo tempo, o sistema de informao deve ter capacidade de armazena-gem de dados.

Projeto do sistema. Como mostra a Figura 13.3, existem trs caractersticasbsicas em qualquer sistema de informao moderno. H o elemento de entrada, oelemento de processamento da base de dados e o elemento de sada. A fase de entrada o conjunto de fontes de dados, dos mtodos para transferncia dos dados e dos meiospara disponibilizar esses dados para o processamento.

No mago de um sistema de informao esto (1) a base de dados, (2) osprocedimentos para recuperar dados, (3) os programas de processamento dos dados e(4) os programas de anlise dos dados. no processamento e na armazenagem dos dadosque se concentra a sofisticada tecnologia de computadores.

Os dados para propsitos logsticos chegam de muitas fontes e em muitos forma-tos. O esforo inicial da administrao de dados consiste em organiz-Ios e armazen-los em uma base de dados. Esta base inclui tanto registros manuais como arquivos decomputador. Quais dados so mantidos no computador, quais em forma manual, ousimplesmente no devem ser mantidos de modo estruturado? Esta questo tem toma-do-se cada vez mais importante medida que a capacidade de armazenagem doscomputadores vem crescendo. H uma tendncia natural para reter grande quantidadede dados irrelevantes simplesmente porque h capacidade disponvel. A manuteno deuma base de dados no gratuita e seu contedo deveria ser baseado: (1) na importnciada informao para as decises tomadas pela administrao, (2) na velocidade com quea informao deve ser recuperada e (3) na freqncia com que acessada. A informaousada no planejamento estratgico geralmente pode ser coletada quando necessria abaixo custo, enquanto os registros de estoques devem ser mantidos em forma facilmenteacessvel.

A recuperao de dados refere-se capacidade de retirar dados de sua basepraticamente na sua forma original. O funcionrio de transporte que consulta a tabelade frete a partir dos arquivos informatizados ou o gerente de atendimento a clientes queverifica o andamento de um pedido usam basicamente esta funo. A velocidade e aconvenincia so os benefcios obtidos da manipulao eficiente da informao.

O processamento dos dados uma das caractersticas mais populares do sistemade informaes. Quando os computadores foram introduzidos pela primeira vez nacomunidade de negcios, eles tinham o propsito de reduzir a carga associada ao clculode faturas para milhares de clientes e para preparar relatrios contbeis. Trinta anosdepois, a preparao de ordens de compra, manifestos e notas de cobrana de frete soatividades comuns de processamento de dados na logstica, assim como o controle detodo o fluxo de material (Figura 13.4). O processamento de dados representa uma

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converso relativamente simples e direta dos dados arquivados em algo mais til, comoo manifesto de carga.

Fluxo de informaes

~CENTRO DE

PROCESSAMENTODE DADOS

I00

Fluxo de materiais Transporte de distribuio

Fonte: SIMS Jr., E. Ralph. Appying automation techniques in industrial logistics. Automation, p.102, novo 1967.

Figura 13.4 Fluxo de informaes versus fluxo de materiais no sistema logstico.

A anlise de dados o emprego mais sofisticado e moderno do sistema deinformaes. Este pode conter qualquer quantidade de modelos matemticos e estats-ticos. Tais modelos geram informao til no tratamento dos problemas mais difceisde planejamento e controle. Por exemplo, onde deve-se localizar um depsito ou filial?Qual transportador deve ser escolhido? Como roteirizar as entregas dos clientes? Quala previso de vendas deste item para o proximo ms?

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A ltima caracterstica a comunicao das sadas do sistema com o usurio.Existem diversos tipos de sadas e de formas de transmisso. A primeira e mais bviaso os relatrios, tais como (1) os resumos gerenciais com estatsticas de custos edesempenho, (2) a posio de estoque ou andamento de pedidos, (3) os relatrios deexcees que comparam o desempenho desejado com o realmente obtido e (4) relatriosque iniciam aes (como pedidos de compra e ordens de produo). Um segundo tipode sada so documentos como os manifestos e notas fiscais. Finalmente, existem assadas que so os resultados das anlises de dados feitas com auxlio dos modelosmatemticos e estatsticos.

As caractersticas-chaves de um sistema de informao so as entradas, a capaci-dade de processamento e as sadas. Vamos examinar cada uma delas em maior detalhe,referindo-se especificamente s necessidades logsticas.

CONHECIMENTO DOS FATOS

Que dados devem ser coletados? Quais so as fontes dos mesmos? Com quefreqncia eles sero utilizados? Estas so as perguntas que o gerente ou analista delogstica deve responder antes do planejamento e controle de suas atividades. Asrespostas moldaro o sistema de informao que atende s necessidades particulares dalogstica.

Quais dados?

justo dizer que existe elevado grau de sobreposio entre as demandas deinformao da logstica com aquelas de marketing, produo e finanas. Alm disso,os problemas da administrao podem requerer dados em quantidades to grandes queseria impraticvel list-los ou mant-los de forma facilmente acessvel. Devemos,assim, ser seletivos quanto aos dados que devem permanecer no sistema de informaesda organizao.

Pode ser difcil extrapolar os dados mais importantes para a logstica a partirsomente do seu problema de planejamento mais importante, ou seja, planejar a estruturado sistema logstico. William Saunders desenvolveu uma lista deste tipo para o projetode um sistema de distribuio (Figura 13.5).

Uma vez identificados os dados bsicos (que podem ser diferentes daqueleslanados na Figura 13.5), o gerente ou analista devem prioriz-los. Os mais importantesdevem ser colocados em arquivos informatizados. Os dados de importncia mdiadevem ser mantidos na forma de relatrios em papei ou microfilme. Os restantes podemser recuperados a partir dos documentos originais, se necessrio.

Quais so as fontes?

As fontes de dados podem ser to diversificadas quanto os prprios dados.Entretanto, elas podem ser classificadas em quatro categorias: (1) pedidos de venda, (2)

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Custos de ( Custo~ de Mercadoriastransporte armazem danificadas ou

desaparecidas

I ICustos de Custos dedepsito depsitopropno pblico [ Volume de

~~sto do Lsto d;~ Ireclamaes

Custos de Custos de Itransportadoras transporte terreno construo I Taxas de I~aminho prprio Iregulares ou prprio

S armazenage Frete ferrovirioeg~ros Taxas de Fracionadocontratadas Equipamento do t -d "t manu enao Cheio~pOSI o Outras taxas Rodo fracionadoEquipamento e ma-

Rodo cheioterial de escrjtrioCustos de Areo

mo-de-obra Despachantes

Manuteno Contineres

Impostos I Frete hidrovirio. Administrao I Amortizao Ie depreciao

I Amortizao I Encargosfinanceiros- Encargos financeiros Retorno de

IRetorno do capital capitalI

LJ II I II I I Escavaoes I

( Custos de capital JCustos operacionais J Taxas de pesquisa Construo

Impostos Terraplenagem

Custos de Sistema eltrico

preparao do Sistema de incndio

terreno Sistema de

Ramais ferrovirios aquecimento

Acessos rodovirios Sistema decomunicao

Sistema de ventilaoOutros custos construts

I Frete ferrovirio I I Amortizao I I Manuteno do Terminal I Outros Justos IFrete ferrovirio e depreciao equipamento(cheio) Encargos Seguros

Rodovirio financeiros Transporte(parcelado) Retorno de capital

I supeLso IIRodovirio I

(cheio) I Equipamento de I I Fogo, roubo, coliso IAreo transporte MO transporte Perdas e danosDespachante Equipamento de Combustvel, CompensaesAssociaes de manuteno leo e outros trabalhistas

transportes Equipamento do I . _ I consumveis Outros segurosFrete hidrovirio territorial Supervlsao de Alugu~1 de I Superviso I Impostos de I

Estrutura manuteno equipamento MO terminal operao,MO manuteno Administrativos Equipamento licenciamentPeas de do terminal pedgios et

reposioEstrutura do Outros em ger

Ferramentas e terminalequipamentos Administrativode manuteno

Estruturas demanuteno

Administrativo

ac..

Fonte: SAUNDERS, William B. Designing a distribution system. Distribution, p. 32-36, jan. 1965.

Figura 13.5 Exemplos de informaes necessrias para administrao logstica.

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Administraoda distribuio

Custo de manuseide materiais

Diretor de distribuiocorpo gerencialPessoal administrativoCustos diversos de

escrHrio

Retorno doinvestimentoem estoque

I

Cust doespao ocupado

Custos de serviodo estoque

I Valor do estoquena fbrica

Valor do estoque emdepsitos pblicos

Valor do estoque emdepsitos prprios

Custos de manuseioSegurosFurtoDeterioraoObsolescnciaImpostos

Caixas reutilizveisCaixas de papeloEstofagem de cargaAcessrios de

empacotamentoCintas e prendedoresOutros materiais

Custos de capital

I~FerroAreoHidro

Investimento de capitalEncargos financeirosDepreciao

MateriaisSalrios e indiretosCustos da ra de

despachoEquipamento de

embalagemManuteno de

equipamentoCustos de transporte

da taraBens danificados

Volume reclam aeJ

EmpilhadeirasPaleteirasCorreiasTransportadoresPaletesEstantes e caixasOutros equipamentos

de manuseio

Pagamento-baseHoras extrasSeguro socialSeguro desempregoSeguro de vidaFundo de pensoFundo de sadeOutros

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registros internos, (3) fontes externas e (4) administrao. Dados provenientes destasfontes esto facilmente disponveis e devem ser consultados antes de conduzir-secustosas pesquisas. Evidentemente, os resultados de pesquisas tambm so fontes dedados para as decises logsticas.

Pedidos de venda. Podem ser considerados como fonte primria de informaologstica, pois contm dados bsicos de clientes e volumes. Dados tpicos so: (1)localizao do cliente, (2) itens solicitados, (3) peso dos itens, (4) valor (preo) do iteme (5) data do pedido. Estes documentos podem conter tambm dados de entregas, queso particularmente teis para o planejamento e controle. Por exemplo, temos infor-maes de tamanho e forma do carregamento,modo de transporte utilizado e depsitoou fbrica de origem da entrega. Pode-se reconhecer que o mesmo tipo de informaotambm obtida dos pedidos de compra que a empresa emite para seu suprimento.

Outros documentos usados na operao diria podem ser fontes potenciais dedados. Notas de cobranas de frete, documentos de reclamao de transporte e faturasso apenas alguns deles.

Registros internos. Muita informao preciosa pode ser obtida diretamente dosregistros internos da companhia. Temos, por exemplo, informaes de custos a partirde registros contbeis, estatsticas mantidas sobre fornecedores e registros de pessoal.Os registros internos podem ser fonte inexplorada de excelentes dados. Entretanto, elesno esto localizados num nico lugar dentro da organizao nem esto estruturados deforma adequada para auxiliar as decises logsticas. Por exemplo, possvel determinara poltica de controle de estoque da empresa usando-se dados internos, mas isto implicaagregar informaes de finanas (custo do capital), produo (custos de armazenageme manuseio), marketing (demanda do item), transporte (faixas da tabela de fretes) ecompras (tabela de preos e descontos por volume).

Fontes externas. O governo federal americano grande fonte de informaes, eo maior editor e financiador de pesquisas do mundo. Fornecedores e competidoresmuitas vezes proporcionam dados valiosos apenas para mostrar boa vontade ao pblico. comum empresas agruparem-se para conduzir pesquisas ou trocar informaes do seuinteresse. Revistas cientficas e de comrcio divulgam resultados de pesquisas e ava-liaes. Estas so apenas algumas das fontes externas que o pessoal de logstica podeutilizar para encontrar dados. Este tipo de informao tende a ser mais genrica do queaquela gerada internamente.

Administrao. O prprio pessoal da companhia pode ser valiosa fonte deinformao. Exemplos deste tipo de informao, baseada em julgamento e experincia,podem ser: previses de vendas futuras, aes dos concorrentes e disponibilidade futurade matrias-primas. Informaes deste tipo no so mantidas em arquivos da empresa,em registros magnticos ou em bibliotecas, devem ser retiradas das prprias pessoas.Como gerentes, consultores internos e especialistas esto prximos aos fatos geradoresde dados, eles podem ser boas fontes de informao.

288

Meio de armazenagem

A demanda de dados e informaes ditada pelas decises que precisam sertomadas. As decises logsticas necessitam de informaes com freqncia e rapidezvariadas e, assim, os mtodos de armazenagem e recuperao iro refletir estas neces-sidades. Geralmente, quanto mais acessvel deve ficar a informao, mais cara ser suaarmazenagem e recuperao. Assim, o uso de computadores justificvel para osproblemas mais freqentes. As atividades de previso de demanda, controle de estoque,preparao da cobrana de frete, programao de entregas e preparao de relatrios decustos requerem pronto acesso informao. A freqncia de consulta pode ser diria,semanal ou mensal.

J atividades como localizao de depsitos, arranjo fsico e reviso do equipa-mento de manuseio, exigem informao em intervalos aproximadamente anuais. Assim,sua armazenagem em computadores no econmica, ficando estas informaes guar-dadas em arquivos da companhia.

Finalmente, as informaes das atividades pouco freqentes, como a construode um depsito prprio ou a reviso da frota prpria, no precisam ser mantidas emmeios de fcil acesso. Pelo contrrio, toda vez que for necessria alguma informao,ela pode ser gerada novamente a partir de seus dados primrios.

Este mtodo de trs nveis ou enfoque ABC aplicado aos requisitos de manutenoda informao funciona como boa aproximao para classificar e identificar quais dadose informaes devem ser guardados e como. Serve tambm como guia para decidir quaisos tipos de armazenagem necessrios e em que quantidade devem ser providos.

OPERAES DO SISTEMA DE INFORMAES

Em que o sistema de informaes pode auxiliar o pessoal de logstica? Queoperaes pode executar alm da armazenagem e manuteno de dados? Ele auxilia ogerenciamento com o processamento, anlise e recuperao de dados e informaes.

Processamento de dados

Processar dados para conseguir informaes a funo bsica do sistema deinformaes. Atravs da codificao, manipulao aritmtica, classificao e consoli-dao, os dados so convertidos 'em informaes teis para a tomada de deciseslogsticas e para feitura de relatrios. Vamos considerar alguns desses processos.

Cdigo geogrfico. A logstica costuma relacionar os fluxos de produtos ouservios entre pontos geogrficos. Por isto, os dados de clientes, fornecedores, depsi-tos e produo deveriam estar amarrados com sua localizao. Por exemplo, os dadosde vendas geralmente chegam na empresa por meio de pedidos de venda. Os dadostpicos de um pedido so (1) endereo do cliente, (2) descrio dos itens comprados,(3) preos, (4) endereo do fornecedor e (5) o modo de transporte, Alguns problemasque podem ser mais facilmente resolvidos com o auxlio de referncias geogrficas de

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clientes so a localizao de depsitos, a estimativa de custos de transporte e a seleode fornecedores. A funo do processamento de dados converter esses dados declientes, que so geralmente endereos de ruas, em um cdigo numrico que matema-ticamente mais fcil de manipular, principalmente quando se deve determinar distnciasentre pontos.

Dar um cdigo numrico a uma localizao especfica para facilitar o clculo dedistncias no resultado da influncia da informtica na rea de negcios. Os primeirosesforos neste sentido remontam a 200 a.C., quando Eratstenes criou um sistema decoordenadas em latitudes e longitudes para plotar mares, terras, rios e cidades.2 Porvolta do sculo XVI, Strabo compilou em seu Geographia todos os locais conhecidosno mundo de ento.3

Mesmo nesses primrdios, existiam diversos tipos de codificao. Os cdigosmais comuns em logstica so (1) coordenadas lineares simples ou malha, (2) cdigospostais (como o ZIP americano) e (3) coordenadas de latitude-longitude. Uma codifi-cao linear simples feita com a colocao de uma malha retangular sobre um mapa,permitindo a identificao de qualquer local por uma oordenada vertical e outrahorizontal. Um exemplo de malha est mostrado na Figura 13.6, conforme havia sidodesenvolvido pela Railway Express Agency (uma firma agora extinta). Esta malha foiusada para agilizar o movimento de pequenas cargas, fornecendo a identificao rpidae precisa dos pontos de origem e destino do frete.

Figura 13.6 Sistema de malha de localizao para a antiga Railway Express Agency.

2. WERNER, Pamela A. A survey 01 national geocoding systems. (relatrio nODOT- TSC-OST-74-26.) Washington,D. C.: US Government Printing Office, 1974. p.1. '

3. Idem.

290

o cdigo postal serve como localizador no sistema dos correios. No caso dosEstados Unidos, o cdigo chamado de ZIp4 e auxilia a roteirizar as correspondncias,pois faz parte do endereo de todas as pessoas ou organizaes. Esse tipo de cdigoficou bastante popular para uso em logstica, uma vez que est facilmente disponvelna base de.dados de vendas e de compras da organizao. No um localizador topreciso quanto as coordenadas de uma malha (alguns locais tm mais de um cdigo ZIPe este tambm assimtrico), mas sua convenincia e sua disponibilidade podemcompensar esta desvantagem.

O sistema de latitude e longitude considerado como o mais preciso. Entretanto,os dados de latitude e longitude geralmente no esto facilmente disponveis para amaioria das empresas, no sendo usados na aquisio rotineira de dados. Seria o cdigode nossa preferncia, mas a inconvenincia de seu emprego remete-nos aos sistemas demalha retangular ou cdigo postal.

A funo do sistema de informaes pegar os dados de localizao da base dedados e convert-Ios em informao utilizvel. O cdigo geogrfico, executado pormtodo manual ou informatizado, uma operao bsica de processamento de dados.O cdigo de localizao fica armazenado no computador e recuperado quandonecessrio.

Previso. A projeo de tendncias histricas - de vendas, de necessidades demateriais ou custos - outra atividade bsica de processamento de dados, que convertedados histricos em previses. Previses para curto-prazo podem ser tratadas de modoaritmtico simplificado, quando comparadas com a previso de longo prazo (mais deseis meses). H, portanto, o uso de algum tipo de modelo de previso. Alguns mtodoscomuns so, por exemplo, mdia suavizada exponencialmente, sries temporais eregresso. Geralmente o computador empregado para realizar estes clculos.

0.75

r 0.50e.li

!u.0.25

o

// / Frete =

" / 0.25/cwt/ / O / / + 0.15/cwtmi"D

0//0 0/// O / O

/0 O"/0 O ~/

/g,,~ ;/

//

o 100 200 300 400Distncias (milhas)

500

Figura 13.7 Fretes mdicos do transporte [brica-depsito em funo da distncia.

4. Os cdigos ZIP americanos da poca eram formados por cinco dgitos numricos.

291

Anlise estatstica. A maioria dos sistemas computadorizados tem alguns progra-mas que servem para a transformao de dados. Os programas estatsticos so destetipo, pois apenas transformam os dados, no tentando otimizar solues dos problemaslogsticos. Eles proporcionam informao numa forma mais apropriada para posterioranlise gerencial. Por exemplo, os fretes de produtos especficos podem ser estimadosa partir dos produtos atualmente sendo manipulados pela empresa. Uma amostra dessesfretes permite o uso de anlise estatstica para verificar sua correlao com a distncia,conforme mostra a Figura 13.7. Aps a determinao desse relacionamento geral,podem-se estimar fretes desconhecidos se for dada a distncia entre origem e destino.Esta seria a informao de entrada para um problema qualquer como, por exemplo, alocalizao de depsitos adicionais, para os quais os fretes ainda no foram estabeleci-dos.

Anlise de dados

Alm da simples converso de dados numa forma mais tratvel, um sistema deinformaes moderno tambm contm uma srie de modelos de apoio deciso. Essesmodelos tiram informao a partir da base de dados ou por processamento e empregam-na para avaliar cursos de ao alternativos. O objetivo fazer o sistema procurar amelhor alternativa possvel.

Os modelos de apoio deciso so, em geral, programas" fechados" que aplicama diversos problemas logsticos. Por exemplo, comum encontrar modelos para con-trolar o nvel de estoques no canal de distribuio. Cerca de 85% das empresasamericanas tem este tipo de modelo. Alm disso, o sistema pode conter modelos paraproblemas de roteirizao de caminhes, localizao de armazns, arranjo fsico dedepsitos, programao da produo e consolidao de fretes. Tais modelos podem serdesenvolvidos por pessoal interno ou consultores externos, ou podem ser obtidos defontes de software, como a biblioteca SHARE da IBM ou fornecedores de programas.A anlise de dados uma funo adicional do sistema de informaes.

Recuperao de dados

Os sistemas de informao evoluram desde aqueles centrados principalmente noprocessamento de dados, como preparao de dados e faturamento, at aqueles capazesde realizar anlise de dados. Mais recentemente, as inovaes dos sistemas de informa-es logsticas concentraram-se na capacidade de recuperar dados. A recuperao dedados acessa uma base de dados relativamente extensa rapidamente e mostra a inf~r-mao no local onde est o usurio, muitas vezes num computador pessoal. Apesar deisso parecer uma tarefa relativamente simples, os problemas mais interessantes narecuperao de dados logsticos s foram solucionados recentemente. Esta demora foiresultante da inexistncia de equipamentos de comunicao entre micrcomputadorese computadores de grande porte, de mtodos eficazes de garantir a segurana dos dados,de mtodos eficientes para manter a base de dados atualizada e de meios adequadospara mostrar os dados recuperados. O potencial de economizar grande quantidade de

292

"Dando-se tempo suficiente, qualquer um pode dizer-lhe a informao que deseja sobre seu carregamento-onde est, quando deve chegar, quando saiu etc. a problema que, quando voc quer informao sobre sua carga,voc a quer agora-e no em algumas horas. a sistema de computadores e a rede de telecomunicaes da ABF inter-liga todos os nossos terminais, permitindo-nos dizer-lhe o que voc deseja saber-quando voc quiser.

a teleprocessamento apenas uma das muitas grandes vantagens da ABF. Nosso departamento de atendi-mento ao cliente vem mantendo o menor ndice de reclamaes do setor, pois ele trabalha para prevenir e eliminaros erros que causam perdas e danos. Nossos representantes so mais que vendedores, eles so consultores de trans-porte capacitados a prestar auxlio em qualquer coisa, desde problemas de carregamento e embalagem at a escolhade rotas. Nossa frota tem a menor idade mdia no setor, significando menos interrupes e menor tempo improdu-tivo. E ns combinamos todas essas vantagens no pacote mais completo, flexvel, eficiente e atraente de carga par-celada oferecido no mercado. Por isso, o momento de perceber que ns queremos levar sua carga.

Como dissemos, se voc tem tempo suficiente, qualquer outro pode fornecer-lhe informaes sobre seu car-regamento. Mas se voc deseja informao e no tem tempo para perder, chame a ABF. N6s temos as respostas."

I. . .'-o: ,..

SISTEMA DE CARGA ABF @)Subsidiria da Arkansas Bes! Corporation Fort Smith, Arkansas 7290LAgora com 57 terminais servindo 10 estados. telefone (501) 785-6346

Cortesia: ABF Freight System

Figura 13.8 A monitorao de cargas agora uma funo computadorizada do S/L.

293

trabalho manual e de melhorar a qualidade do processo de tomada de decises temmantido o elevado interesse neste assunto.

A aumento da capacidade de armazenagem de dados e a tela de tubo de raioscatdicos (televiso) tomou praticveis a consulta a tabelas de frete e a monitorao decargas, como mostra o anncio da ABF Freight System na Figura 13.8. A consulta detabelas de frete e a verificao de manifestos no computador tm sido metas de empresaspor muitos anos. A Goodyear Tire and Rubber Company, associada com a IBM, foicapaz de desenvolver um sistema desse tipo. Da mesma forma acontece com a monito-rao de cargas, especialmente em companhias ferrovirias. Graas aos esforos doDepartamento de Transportes americano e das ferrovias, uma srie de mtodos foramdesenvolvidos. Sua disseminao tem sido limitada pela falta de interesse das ferroviasem investir em leitores ticos para identificar a localizao de carros na rede.

INFO~AES DE SADA

A comunicao das informaes armazenadas e processadas aos interessados ocomponente final da estrutura do sistema de informao. Velocidade e formato so duasimportantes consideraes de projeto para esta parte do sistema. A informao usualmente expressa em relatrios informativos ou relatrios de ao.

Velocidade de acesso informao

a natureza do problema logstico especfico que determina a rapidez com que osistema deveria produzir a informao e como a comunicao deveria ser realizada.Definir localizao de depsitos ou rota de entregas so problemas que no necessitamde acesso muito rpido a informaes. Porm, programao e acompanhamento de cargaferroviria, reservas de empresas areas e posio de estoques muitas vezes exigem oacesso mais rpido possvel base de dados. Esses sistemas de informao so referidoscomo sistemas on-line em tempo real. Sistemas on-line em tempo real representam omodo mais sofisticado de manipular informaes e devem ser usados parcimoniosa-mente.

A maneira de mostrar a informao tambm afeta o tempo necessrio paradisponibiliz-Ia. tradicional ter a sada em papel, pois um meio permanente.Entretanto, est ficando mais comum a sada em vdeo, com a sada impressa comoopo. Alm disso, o emprego de terminais pequenos e baratos para entradas e sadaspermite colocar a informao de maneira aceitvel mesmo nos pontos mais remotos daoperao logstica. Reservas remotas de avio ou de aluguel de automveis so exce-lentes exemplos de sistemas on-line em tempo real.

Tipos de sadas

A sada de sistemas de informao toma duas formas gerais: relatrios informati-vos e relatrios de ao.

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Relatrios informativos. A administrao do fluxo de materiais e servios exigeuma srie de relatrios. Dentre esses, temos os relatrios de indicadores gerenciais, deposio ou andamento e de exceo.

Os relatrios de indicadores gerenciais do a informao que o pessoal de logsticaprecisa para iniciar uma ao. Eles em si no iniciam nenhuma medida. Exemplostpicos desses relatrios so os de custos de servios, produtividade, nvel de estoque eutilizao de frota. A capacidade de um sistema de informaes gerar esse tipo derelatrio enorme. Dada a quantidade desses relatrios necessria para a operaonormal de uma empresa, os prprios gerentes muitas vezes acabam queixando-se dovolume de papel que enviado para eles. Os relatrios gerenciais podem ser projetadosusando-se o conceito de desagregao. Ou seja, o gerente logstico recebe inicialmenteapenas o relatrio de nvel de agregao mais elevado, digamos os custos por serviode uma operao. Caso o custo de transporte esteja fora do esperado, o gerente podeverificar no sistema de informaes uma maneira de desagregar aquele custo de formamais detalhada. Passo a passo, o gerente pode quebrar a informao de custo at seunvel original. O mtodo de desagregao deriva-se do princpio de que o gerente nodeve ser sobrecarregado com informao mais desagregada do que o necessrio emdado instante.

Os relatrios de posio ou andamento tm o propsito especial de auxiliar opessoal de logstica a garantir uma operao tranqila. Relatrios com data de recepode pedidos, data e forma de expedio so exemplos dessas informaes rotineiras.Esses relatrios no iniciam nenhuma ao imediata.

Os relatrios de exceo so aqueles emitidos apenas quando h desvio assinalveldas condies planejadas. Por exemplo, caso os custos de transporte excedam umaporcentagem predefinida no planejamento, o sistema gera um relatrio sobre o fato.Este tipo de relatrio representa alto nvel de sofisticao por parte do sistema.Relatrios de exceo tm a vantagem de chamar a ateno do responsvel pela logsticaquando necessrio agir sobre uma rea particular da operao.

Relatrios de ao

Estes so comandos enviados pelo sistema de informaes logsticas para aexecuo de alguma atividade. Temos como exemplo as ordens de reposio de esto-ques, os romaneios de entregas e listas de coleta no armazm. Estes relatrios sobaseados em regras administrativas incorporadas do sistema computadorizado. O com-putador avalia continuamente os dados, usando estas regras e emite informao que asatende. Estes relatrios so considerados rotineiros e no necessitam de intervenogerencial. Por exemplo, o computador pode monitorar os nveis de estoque dos itens eemitir ordens de compra, caso o nvel de um item caia abaixo de um valor predefinido.A administrao pode querer mudar ou no os pedidos. Esses relatrios so bastanteteis para decises rotineiras feitas freqentemente.

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EXEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMAO

Descrevemos a estrutura geral de um sistema de informaes logsticas. Poucasempresas (se que alguma o fez) criaram um sistema to abrangente ou em escala togrande. Entretanto, algumas companhias desenvolveram excelentes subsistemas. Paraauxiliar a compreenso do que sistemas de informao podem fazer pela administraodo fluxo de materiais, vejamos dois exemplos de subsistemas desenvolvidos para tratarde problemas especficos. Eles daro boa idia do que est sendo conseguido.

Westinghouse Electric Company

Entrada e processamento de pedidos e controle de estoques so reas naturalmenteafeitas administrao informatizada. Um exemplo excelente, que acabou tornando-seclssico, o sistema desenvolvido pela Westinghouse para acelerar o processamentode pedidos de produtos industriais. Considere os seguintes detalhes:

Exemplo. No final da dcada de 50 e no incio da dcada de 60, aWestinghouse fazia uma das primeiras tentativas de emprego da tecnologia queestava transformando operaes da produo at a distribuio de produtos. Ocomputador servia como o crebro por trs do sistema de entrada de pedidos.Ele foi projetado para conter todos os fatos pertinentes acerca de 15.000 clientesque compravam a linha industrial diretamente da Westinghouse, incluindo acerca de 500 distribuidores que forneciam os produtos para milhares de peque-nos clientes. O computador armazenava o endereo e os descontos normaisoferecidos a cada um dos principais clientes. Ele tambm retinha os dados de60.000 produtos acabados da linha industrial, desde grandes motores eltricose transformadores at pequenas peas de reposio - dados de preos, peso,tabelas de descontos, programas de produo e a quantidade estocada em cadaum dos 26 depsitos regionais e 19 depsitos de fbrica por todos os EstadosUnidos. O equipamento manipulava em mdia 1.800 pedidos por dia, sendoque, em dias de pico, esse volume chegava a 2.400 ordens.

A partir do momento que um vendedor do escritrio de, digamos, Seattle,emite um pedido de um motor integral e o entrega ao atendente, quase todoprocesso do pedido automatizado. O atendente verifica o cdigo do motornum livro de cdigos, que to volumoso quanto uma lista telefnica, acres-centa o cdigo do cliente e os outros detalhes necessrios do pedido e enviatodos os dados por teletipo at Pittsburgh. A partir deste momento, o computa-dor toma a cena. Alm de algum manuseio de cartes perfurados, no feitonenhum contato humano com a ordem at que o motor seja despachado. Quandoo pedido chega de Seattle, o computador inicialmente verifica qual o depsitomais prximo ao cliente que tem o item disponvel. Ento, ajusta o registro deestoque. Se o nvel do inventrio cair a um valor predeterminado, a fbrica demotores eltricos em Buffalo recebe uma ordem de produo desse modelo. Aseguir, o computador pega na sua base de dados o desconto aplicvel ao cliente,calcula o imposto de circulao de mercadorias, as taxas de entrega e assim por

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diante, imprimindo ento uma fatura. Finalmente, transmite o pedido para odepsito designado, que emerge alguns segundos depois no teletipo do arma-zm, juntamente com o manifesto de carga, etiquetas com endereo para a caixae instrues para o pessoal de coleta, indicando qual a prateleira correta.

Toda esta operao demora em mdia 15 minutos. Em comparao, antesde a Westinghouse instalar o sistema em 1959, perdia-se em mdia cinco diaspara atender um pedido similar, sendo normalmente cinco dias repletos deangstia e confuso. Em primeiro lugar, o vendedor no precisa perder tempoprecioso verificando se o item est disponvel no estoque (agora tudo que eleprecisa fazer colocar uma consulta no teletipo, que o computador respondeem 10 minutos). Se o pedido era enviado pelos correios at o depsito oufbrica, isto demorava dois dias e mais dois ou trs dias eram necessrios paraos atendentes verificarem os preos e processar o trabalho burocrtico. Enquan-to isto estava ocorrendo, o vendedor impaciente ia at o telefone ou teletipopara verificar se o pedido j tinha sido expedido e tudo que acontecia eracongestionar ainda mais o sistema de comunicao da Westinghouse.

Ningum conhecia a posio de estoques em nvel nacional, pois tanto osdados de vendas como os de inventrio estavam semanas atrasados. Ademais,havia a tendncia de manter grandes estoques de "proteo" como garantiacontra o perigo de faltas. Como todo o processo era muito lento, os gerentes devendas pressionavam a companhia para manter uma enorme rede de armazns,para ficar perto do maior nmero possvel de clientes. Mesmo assim, um quartodos pedidos enviados Westinghouse no tinham estoques para cobri-Ios.

O novo sistema de entrada de pedidos alterou tudo isto. Com ele, aWestinghouse podia despachar pedidos de qualquer ponto, no importa quolonge estivesse - mesmo a partir da prpria fbrica - e, ainda assim, entregaras mercadorias aos clientes mais rpido do que antes. Em muitos casos, istosignifica entrega em 24 horas. A empresa pde fechar cinco de seus depsitosregionais. Abaixou tambm seus estoques totais e, numa linha de produtos,cortou seus estoques de 5 para 1,7 milhes de dlares. Mesmo assim, agora, naWestinghouse, s ocorrem faltas na proporo de um a cada 20 pedidosr'

Goodyear Tire and Rubber Company

Uma das primeiras e dramticas criaes de subsistemas computadorizados oSistema de Clculo e Auditoria de Fretes desenvolvido pela Goodyear em cooperaocom a IBM. Clculo computadorizado de fretes tem sido uma meta difcil para muitasempresas. Na Goodyear, foram necessrios trs anos e 14 pessoas para desenvolver osistema. Vejamos com maiores detalhes:

Exemplo. O problema de entregas da Goodyear envolvia 100.000 itens deprodutos de uma variedade de linhas, sendo as entregas feitas conforme tabelas

5. RIESER, Carl. The short-order economy. Fortune, p. 91 SS., ago. 1962.

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diferenciadas por classes de itens e por mercadorias. As cargas originavam-sede 300 fbricas e depsitos pelo pas e moviam-se para 70.000 destinos doms-ticos. Geravam-se cerca de 5.000 entregas dirias. Os manifestos destas entre-gas serviam como os documentos bsicos para o sistema de cobrana e auditoriade fretes. Cada origem enviava seus documentos at Akron, Ohio, onde eramprocessados em lotes diariamente. Finalmente, as notas de cobrana de fretedestas entregas eram "casadas" pelo computador com os manifestos respecti-vos.

O sistema de informaes coletava dados dos 4.000 transportadores usa-dos pela Goodyear, das mercadorias enviadas usando um cdigo de sete dgitosdo Cdigo-padro para Transporte de Mercadorias, dados de origem-destino naforma do Cdigo Padro de Localizao, taxas especficas da classe do item ouda mercadoria e outros encargos. A operao do sistema dividia-se em duaspartes: (1) clculo do frete e (2) auditoria. Quando cada manifesto era recebido.a partir de seu ponto de origem, ele era introduzido no computador. O despachotinha o valor pr-calculado pelo sistema a partir das informaes do manifestoe da sua base de dados. De todas as entregas, 85% delas conseguiam sercalculadas desta forma, enquanto apenas 13% eram pr-calculadas pelos velhosmtodos manuais.

Os valores pr-calculados eram retidos no sistema at que a nota de freteera devolvida pelo transportador. O computador ento comparava os valores danota com aqueles computados na operao de pr-clculo. Notas de cobranacom valores superiores aos calculados pela Goodyear eram reportados paradeciso manual. Cobranas corretas eram registradas em fita magntica. A fitaservia como autorizao para o setor de contas a pagar remeter a quantia totalao transportador. Est-se planejando agregar mdulos ao sistema, de forma quea consolidao da entrega possa ser avaliada, assim como colocar as entregasde suprimento sob o mesmo sistema. O projeto atual alcanou economias dedocumentao da ordem de um milho de dlares anuais do total de fretes de100 milhes por ano.6

RESUMO

Boa informao um ingrediente vital no planejamento, operao e controle desistemas logsticos. Com a crescente popularidade dos computadores na comunidadede negcios, eles transformaram-se nos principais guardies e manipula dores de boaparte do sistema de informaes operacionais de uma organizao. As atividades dearmazenagem de dados, classificao, manipulao e anlise so designadas aos siste-mas de informaes gerenciais. A estrutura composta por pessoas, equipamentos,mtodos e controle dirigidos para problemas especficos de fluxo de materiais chamada de sistema de informaes logsticas.

6. CARMAN, James R. Computers vs. our rate structure. Handling and Shipping Management, p. 62.65, dez. 1974.

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o sistema gera informao que utilizada por grande variedade de pessoas naorganizao, desde a alta administrao at o pessoal operacional, sendo empregadopara planejar, operar e controlar o sistema logstico. O sistema em si tem trs partesbsicas: (1) a entrada; (2) o processamento e (3) a sada. A complexidade do sistema,no importando se ele computadorizado ou manual, rpido ou lento, depende de aadministrao conhecer suas necessidades dos diversos tipos de informao para toma-da de deciso, do formato da informao e da rapidez com que ela deve ficar disponvel.Sistemas de informao esto ficando to importantes para o planejamento e controleda logstica que a administrao tem dado um espao organizacional especial para seucuidado e manuteno.

QUESTESEPROBLEMAS1. Um analista disse que colocar informaes teis nas mos do gerente de logstica

mais importante do que lhe fornecer procedimentos sofisticados de tomada dedeciso. O que ele quis dizer com esta afirmao?

2. Quais as diferenas e similaridades entre o sistema de informaes logsticas e osistema de informaes gerenciais (SIG)?

3. Na Figura 13.2 mostrada uma hierarquia de uso de informao. Utilizandoexemplos especficos, discuta como um sistema de informaes computadorizadocontribui para cada nvel de administrao logstica. Por que h menor utilidade emnvel de alta administrao do que em nvel operacional?

4. Identifique alguns dos tipos bsicos de informaes necessrias rotineiramente paraa tomada de decises, caso voc fosse:a. operar um depsito pblico;b. operar uma transportadora rodoviria;c. um gerente de distribuio fsica de um fabricante de aparelhos de som estreo;d. um gerente de suprimentos de um hospital.

5. Suponha que voc-estivesse envolvido no planejamento de localizao dos depsi-tos de uma firma. Este tipo de anlise geralmente necessita de .dados de (1) custosde transporte de e para o armazm, (2) custos de armazenagem, (3) custos demanuteno de estoques e (4) custos de processamento de pedidos. Quais seriam asfontes de informao?

6. Quais as vantagens e desvantagens de utilizar os seguintes tipos de mtodos decodificao geogrfica:a. coordenadas lineares ou malha retangular;b. cdigo ZIP (idntico ao CEP brasileiro);c. latitude e longitude.Avalie cada um deles em termos de simplicidade de uso, obteno de dados,preciso e possibilidade de o mtodo designar dois ou mais identificadores (nme-ros) mesma localizao.

7. Com o mapa do nordeste do estado de Nebraska, na Figura 13.9:

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