“Mais do que soluções, oferecemos experiências transformadoras.”

Concentrate on what you're good, delegate everything else

Concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto.

Steve Jobs

Delegando TarefasO que determina a importância do que é delegado não é a quantidade ou complexidade do que foi passado, mas sim seu valor corporativo. O prazo para execução é outro fator que deve ser acompanhado de perto para que a atividade seja executada de forma correta e no tempo previsto.

O Gerenciador de tarefas auxilia os gerentes nessa delegação, acompanhamento, controle e execução das mesmas.

Tarefa Finalizada

Flexibilidade

Desafios:

Importância Prazo

Trabalho em equipe

Comunicação

Motivação

A necessidade de se criar um gerenciador de rotinas foi baseada em um projeto de tecnologia dentro da empresa Dominando Soluções que contava com um Gerente de Projetos, 8 analistas e 4 colaboradores internos e externos. A maior dificuldade foi de gerencia-los por meio de e-mail, reuniões, telefones e relatórios, assim se perdia muito tempo e não tínhamos uma real posição do projeto.Procuramos ferramentas como Microsoft-Project e dotProject mas ficou inviável conhecê-las a fundo pois eram sistemas superdimensionados para empresas de grande porte. Imagina passar treinamento de uma ferramenta como esta para uma secretária que não tenha muito conhecimento de informática? Perde-se muito tempo no aprendizado e na maioria das vezes o sistema não é utilizado pela complexidade e por não atender as necessidades da empresa já que não é personalizado. Daí surgiu a motivação para criarmos algo simples, de fácil utilização e adaptável à realidade de cada projeto, empresa e até mesmo para o uso pessoal.

SCRUM

Metodologia usada

O Scrum é um processo de desenvolvimento iterativo e incremental para gerenciamento de projetos e desenvolvimento ágil de software.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. Metodologias ágeis de desenvolvimento de software são iterativas, ou seja, o trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de Sprints no caso do Scrum.

SCRUM

KANBAN

Taiichi Ohno

Kanban• Criador do STP (Sistema Toyota de Produção)

• Revolucionou o modo como as indústrias trabalham(prezando a qualidade, ao invés da produção em massa)

• Pai do Toyotismo e do Kanban (modelos utilizados até hoje)

• Um dos grandes percursores da economia japonesa

CRIAÇÃO

A metodologia Kanban se baseia num quadro branco dividido em fases, como:

• A Fazer• Fazendo• Pendente ou Impedido• Fechado/Concluído

Dentro dessas fases existem lembretes com posts para cada projeto e o nome de seu responsável como mostra no próximo slide.

Kanban

Concluindo...

Scrum / Kanban

A metodologia Scrum segue um padrão parecido com o Kanban, pois ambas são ferramentas de processo, que ajudam a reduzir o trabalho de forma eficiente, em pedaços menores, facilmente gerenciáveis.

Pode-se separar as tarefas e subdividi-las por “fases” em um quadro de notas, com as tarefas as serem realizadas, assim como notas pessoais que ajudem a realizar uma determinada tarefa.

Sobre o DEMANDA

Utilizando o mesmo quadro branco criamos um sistema capaz de:

• Cadastrar: – Todos os departamentos da empresa com seus responsáveis– Grupos e perfis com regras de acesso– Usuários do sistema– Clientes (Para acompanhamento de seus projetos)– Tipo de Projeto (Ativo e Concluído)– Projetos (Internos e Externos)– Status de cada demanda (A Fazer, Fazendo, Concluído)

Para quem Demandar?

• Podemos criar:

– Demandas pessoais– Demandas para outras pessoas– Demandas fixas com determinação do período– Informativo para outras pessoas– Prioridade de cada Demanda– Inclusão de anexos de qualquer extensão– Registro de cada atividade dentro da demanda– Relatórios com gráficos por usuário e por departamento

Conteúdo de uma DEMANDA

Responsável

Data Prevista com hora

Data do Término com hora

Tipo de Projeto

Projeto

Gerente do Projeto

Prioridade (se houver)

Descrição

Anexos

Repetições

Alertas e Lembretes

• Alertas por e-mail:– Na criação da Demanda– A cada ação evolutiva– No fechamento da Demanda– Diariamente com resumo das tarefas do dia

Visualização

Benefícios do Demanda

Benefícios do DemandaAcompanhamento pelo

cliente

Benefícios do DemandaEvitar/Reduzir o retrabalho

Benefícios do DemandaOrganização

Benefícios do Demanda

Maior rendimento do quadro funcional

Benefícios do Demanda

Elevar o nível da equipe

Benefícios do Demanda

Obter feedback imediatamente

Benefícios do Demanda

Percepção de trabalho bem feito

Benefícios do Demanda

Anexar documentos quando necessário

Benefícios do Demanda

Inclusão de registros em cada tarefa realizada

Benefícios do Demanda

Atender a qualquer tipo de atividade

Benefícios do Demanda

Noções de prazos reais e previstos

Outros Benefícios

Outros Benefícios Time Sheet Automático (Controla o tempo em

que cada usuário leva para cada demanda quando o mesmo estiver logado)

Time Manual (O usuário pode incluir o tempo manualmente de cada demanda “Recomendado para usuários externos”)

Kanban com período para as demandas (Podendo selecionar dias, semanas e mais de um mês em uma única visualização)

Filtro por status das demandas (Todas, Em execução, A fazer, Fazendo, Pendente e Verificando)

Lista com impressão de PDF de todas as demandas (Recomendado para usuários externos e Gestores)

A demanda que contiver anexo será visualizada com a imagem de um clips

Ao clicar em um post-it duas vezes, abre-se uma tela com as opções (Renomear demanda, trocar responsável (Disponível somente para Diretores e Gerentes) e cronômetro trabalhado por usuário)

Excluir anexo das demandas

OBS.: Tudo em uma única tela para facilitar o acesso

Outros Benefícios

Porcentagem de todos os projetos por fases e demandas (Recomendado para diretoria)

Modelo de demandas (processos)

PDF Time Sheet

Informar outro usuário

Gráficos para facilitar a visualização do gestor

Outros Benefícios

O nosso diferencial é ir contra sistemassuperdimensionados que não atendema real necessidade do seu negócio.

Melhore o relacionamento com o seu clientee sua equipe de trabalho, acompanhando passoa passo as atividades e projetos.

Demanda, com você aonde você estiver...

Obrigado pela sua atenção!

dominandosolucoes.com.br/demanda

dominandobsb