Manuais Administrativos

1. Manuais Administrativos

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,

atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos

executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em

conjunto.

1.1 Vantagens - importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa; facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas; ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do

processo administrativo; possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa; evitam discussões e

equívocos; possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; possibilitam efetivo crescimento na

eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na

empresa; representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;

aprimoram o sistema de autoridade da empresa; representam um instrumento que pode elevar o moral do funcionário; representam

um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados; aumentam a

predisposição do pessoal para assumir responsabilidades; e representam um legado histórico da evolução administrativa da

empresa.

1.2 Desvantagens - constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que

possam ocorrer na empresa; sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente sérios inconvenientes

no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa; o custo de preparação e

de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício identificada pela empresa; quando não são

utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor; são em geral pouco flexíveis; incluem somente os

aspectos formais da empresa; quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e quando muito detalhados, correm o risco de

se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas; diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes, em um freio para a iniciativa individual; e seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e

inadequada.

1.3 Requisitos básicos para a utilização de manuais administrativos - necessidade real

e efetiva da empresa; ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;

ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário;

ter instruções autênticas, necessárias e suficientes; ser distribuído a todos os

funcionários que dele necessitem; ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos

usuários do sistema; ter adequada flexibilidade; e ter um processo contínuo de

revisão, atualização e distribuição.

2. Roteiro para elaboração de manual administrativo - identificação dos sistemas a serem considerados; seleção dos sistemas e subsistemas; seleção dos

tópicos, assuntos ou matérias; estudo dos campos dos problemas; pesquisa e classificação das fontes de

informações; reconhecimento e definição dos problemas; diferenciação dos diversos elementos dos

problemas; análises esquemáticas dos problemas identificados; avaliação dos critérios e padrões de

avaliação dos problemas; apreciação e avaliação dos fatores dos problemas; avaliação dos dados recolhidos;

reunião, ordenação e análise dos registros, fatos e informações; ensaios de possíveis soluções; ordenação e sistematização da exposição dos processos, dados e

informações; e escolha do estilo, forma de apresentação e redação.

A preparação de um manual também deve respeitar aspectos, como:

reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a empresa necessitar

de manuais; sugestão e escolha dos títulos e das finalidades dos manuais;

fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo; atribuição

de responsabilidades pelo preparo e atualização de cada manual; e critério

sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.

3. Tipos de manuais administrativos

3.1 Manual de organização - tem por finalidade enfatizar e

caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos (ou unidades

organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir os

deveres e as responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa.

3.2 Manual de normas e procedimentos - tem como

objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem

ser desenvolvidas.

3.3 Manual de políticas ou diretrizes - uma política pode ser

definida como um parâmetro para a tomada de decisão. Esse manual

deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser

seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo

de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos.

3.4 Manual de instruções especializadas - é aquele que agrupa

normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa – manual do

vendedor, manual da secretária etc. A apresentação desse tipo de manual

pela empresa é recomendável quando o número de funcionários que podem

utilizá-lo é suficientemente grande para justificar sua preparação.

3.5 Manual do empregado - é particularmente importante em

empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis

intermediários e inferiores da empresa. Propiciar ao novo

funcionário um rápido entendimento da empresa, explicitando seus

deveres e direitos.

3.6 Manual de finalidade múltipla - em algumas situações (e.g.:

tamanho da empresa), pode ser interessante fazer um único

manual, que atenda aos vários aspectos considerados pelos vários

tipos de manuais apresentados anteriormente.

4. Estrutura de um manual

4.1 Índice numérico ou sumário - é o índice básico com a indicação

do assunto e do número da página. Deve ser suficientemente detalhado

para permitir a rápida localização da informação necessária.

4.2 Apresentação - aqui é enfocado o seu objetivo.

Normalmente consiste numa carta de apresentação assinada pelo

Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja

comunicada a todos os funcionários a obrigatoriedade de respeito ao

conteúdo do manual.

4.3 Instruções para uso - deverá ser suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vários

funcionários envolvidos no processo.

4.4 Conteúdo básico – é a parte do manual que possui todo o

conteúdo principal – a razão de ser do manual. É a parte mais extensa

do manual.

4.5 Apêndice - nessa parte são colocados formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos etc; documentos que não devem

constar da parte de conteúdo básico, para evitar possível quebra

na clareza da leitura.

4.6 Glossário - é uma espécie de dicionário de termos técnicos que

serve para homogeneizar a conceituação dos termos básicos

utilizados no manual.

4.7 Índice temático - é o conjunto de temas relativos ao assunto do

manual e sua localização no conjunto.

4.8 Bibliografia - é uma lista das referências bibliográficas citadas no

texto.

5. Fases da elaboração do manual administrativo

5.1 Definição dos objetivos do manual administrativo - é a definição da razão de ser do manual. Um manual não é a solução mágica de todos os

problemas, mas a solução de muitos problemas pode ser

encaminhada por meio de um manual adequado.

5.2 Escolha do responsável pela preparação do manual

administrativo - é importante determinar o número de pessoas, bem como o perfil técnico-comportamental

das pessoas que vão trabalhar na elaboração do manual administrativo.

O que é melhor para a minha empresa: o uso de analistas internos e/ou consultores externos? Devo usar

comitês de trabalho?

5.3 Análise preliminar da empresa - essa é a fase inicial de contato dos

analistas internos ou externos à empresa com os futuros usuários do manual. Os responsáveis pela tarefa devem realizar

entrevistas com o pessoal de nível superior, visitas às instalações da

empresa, estudos de documentação, todo tipo de atividades que lhes permita um conhecimento global da organização na qual tem de desenvolver sua atividade.

5.4 Planejamento - o analista deverá projetar seu trabalho no

tempo, devendo para isso definir claramente a qualidade de

informação a ser levantada, as suas fontes, os colaboradores de

que vai necessitar e outros recursos materiais.

5.5 Levantamento de informações – feito através de entrevistas, observação direta,

questionário e análise de documentação.

5.6 Elaboração - a redação do texto deve ser feita de forma clara e curta, evitando ambigüidades, utilizando um

tom formal, com uniformidade de estilo, somente utilizando terminologias

técnicas quando for imprescindível e entendível, deve ser específico e não

geral, deve ser concreto e não abstrato, e deve preferir os verbos na forma ativa do que na forma passiva.

5.7 Distribuição – qual é a relação dos destinatários do manual.

5.8 Instrução - essa tarefa é de responsabilidade dos chefes das

unidades organizacionais envolvidas no processo. Uma forma

prática e amena de cumprir essa tarefa é criar situações cujas

soluções dependam da utilização do manual e mostrar aos usuários

como recorrer a ele.

5.9 Acompanhamento do uso - é importante para verificar a

eficiência e a eficácia do manual. A verificação pode ser feita através

de entrevistas, observações, elaboração de registros estatísticos

e etc. O processo de acompanhamento deve ser feito de

forma sistemática e contínua.

6. Processo de atualização do manual

6.1 Revisão - é uma nova impressão das folhas corrigidas.

6.2 Reemissão - é uma nova edição completa do corpo do manual administrativo. Deve

ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação

anterior do manual.

6.3 Cancelamento - o cancelamento de um manual

administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publicação da folha

de cancelamento.

7. Avaliação dos manuais administrativos - o que pensam os usuários sobre o manual? O título do manual é adequado e claro para suas finalidades? É de fácil leitura (linguagem, referências, revisão)? Com que freqüência é consultado? A encadernação é

adequada? Ela permite leitura e inserção fáceis dos materiais? Em que casos é consultado? Contém instruções para sua utilização? Elas são compreensíveis? Contém exemplos ilustrativos? Contém índice temático? Está bem ordenado? Permite localizar

facilmente a informação necessária? Que sistema de codificação de folha é utilizado? É o mais adequado? Os temas do corpo principal foram distribuídos de acordo com uma ordem lógica? As folhas são pré-impressas? Existem ilustrações, exemplos, modelos

que facilitam a compreensão? Está sempre atualizado? Qual o procedimento de atualização adotado? Quem são os responsáveis pela atualização? A diagramação é boa? Foram observados aspectos como: formato de tipos de impressão adequados, espaço suficiente entre as linhas, qualidade da impressão? Foi prevista a inclusão de

um glossário com a definição dos principais termos? O glossário é suficientemente amplo e claro? Foram colocados nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão no

corpo principal interrompe a fluidez da leitura? Foi previsto espaço em branco suficiente para permitir a anexação de novos parágrafos? Existe número suficiente de

exemplares? Desde que o manual entrou em vigência, foram observadas mudanças positivas na forma de execução das atividades? O conteúdo do manual fornece as

soluções de todas as situações que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por analogia? Suas dimensões permitem fácil manuseio e arquivamento

cômodo? As normas recém-elaboradas são inseridas no manual com antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com que antecedência? Qual o critério

adotado para diferenciar as normas recém-elaboradas daquelas que serão substituídas? O que é feito com as normas substituídas?