Manual Operacionalabertura do gerenciador do banco de dados MySql. Caso apresente a tela a seguir clique em Desbloquear. Além de desbloquear o serviço do Mysql, caso tenha dificuldades

Este material descreve as funções do sistema Gensys Fiscal. Como os nossos sistemas são vendidos em famílias - Freedom, Discovery, Evolution, Enterprise -este manual foi então desenvolvido buscando uma visão geral todas as versões, sendo assim,algum menu ou opção descrita no manual pode não estar disponível para a versão do seu sistema. Qualquer dúvida ou divergência informada neste manual poderá ser comunicada ou esclarecida através do email [email protected]

RIG

NE

R

[Digite seu endereço] [D

igite seu telefone] [Digite seu endereço de em

ail] M

anual Operacional

Gensys – G

enius System – M

anual Gensys Fiscal - V

ersão 1.1 E

-mail: d

[email protected]

m -Telefone: (71) 3503-1999

Manual Gensys Fiscal - Versão 1.1 E-mail: [email protected]

2

BBEEMMVVIINNDDOO!!

É um grande prazer tê-lo como nosso cliente. Sua avaliação sobre a qualidade dos nossos produto é fundamental para o aprimoramento da nossa empresa, portanto, não hesite em nos mandar suas sugestões, reclamações, solicitações de novos relatórios e funções, e tudo mais que julgar necessário para facilitar a sua convivência com os Sistemas da Gensys®.

Para interagir conosco e adquirir novas versões, utilize o nosso site - www.GeniusNT.com , ou entre em contato conosco para mais informações. (Email [email protected]) Vamos definir os tópicos deste Manual Operacional e explicá-los gradativamente, tornando-o em uma leitura agradável e simples para que você possa entender tudo sem uso de muitos termos técnicos. E quando nos referirmos a eles, faremos uma descrição do mesmo para sua compreensão e também para acrescentar ainda mais seu vocabulário técnico.

Um Grande Abraço, da Equipe da Gensys – Genius System®


3

SSUUMMÁÁRRIIOO IINNSSTTAALLAAÇÇÃÃOO ............................................................................................................................................................ 05

COMO INSTALAR O SISTEMA ...................................................................................................................................... 05 CONFIGURANDO O FIREWALL DO WINDOWS XP .......................................................................................................... 07 INSTALANDO NO WINDOWS VISTA ............................................................................................................................. 08

CCOONNFFIIGGUURRAAÇÇÃÃOO DDOO BBAANNCCOO DDEE DDAADDOOSS ............................................................................................................. 09

INSTALANDO O SERVIDOR ......................................................................................................................................... 09 INSTALANDO UMA ESTAÇÃO DE TRABALHO ................................................................................................................. 09

PPRRIIMMEEIIRROO AACCEESSSSOO AAOO SSIISSTTEEMMAA .......................................................................................................................... 10

DEFININDO A PRIMEIRA SENHA DE ACESSO ................................................................................................................. 10

TTEELLAA IINNIICCIIAALL ............................................................................................................................................................ 11

BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DOS MÓDULOS E SUAS TABELAS ........................................................................................ 11 BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA ..................................................................................................................... 11 FUNÇÕES GERAIS .................................................................................................................................................... 12

Informações das Famílias ................................................................................................................................. 12 Oficializar ........................................................................................................................................................... 12 Komunik ............................................................................................................................................................. 13 Acesso ............................................................................................................................................................... 13 Agenda .............................................................................................................................................................. 13 Ponto ................................................................................................................................................................. 14 Visita .................................................................................................................................................................. 14 Internet .............................................................................................................................................................. 14 Mestre ................................................................................................................................................................ 15 F1 Help .............................................................................................................................................................. 15 Total ................................................................................................................................................................... 15

TELEFONES ............................................................................................................................................................. 15 FLIPER MESSENGER ................................................................................................................................................. 16

FFUUNNÇÇÕÕEESS BBÁÁSSIICCAASS DDEE UUTTIILLIIZZAAÇÇÃÃOO .................................................................................................................... 16

BUSCA ..................................................................................................................................................................... 16 CANCELAR ............................................................................................................................................................... 16 REFRESH ................................................................................................................................................................. 16 SALVAR .................................................................................................................................................................... 17 ESC ......................................................................................................................................................................... 17 EXCLUIR ................................................................................................................................................................... 17 FILTRO .................................................................................................................................................................... 17 INCLUIR ................................................................................................................................................................... 17 PREVIEW ................................................................................................................................................................. 17


4

TTAABBEELLAASS GGEERRAAIISS .................................................................................................................................................... 18

CLIENTE .................................................................................................................................................................. 18 FORNECEDOR .......................................................................................................................................................... 19 REVENDAS ............................................................................................................................................................... 19 FUNCIONÁRIO .......................................................................................................................................................... 20 EMPRESA ................................................................................................................................................................ 20 FORMA DE PAGAMENTO ............................................................................................................................................ 21 DÓLAR ..................................................................................................................................................................... 22 ESTADOS ................................................................................................................................................................. 22

UUTTIILLIITTÁÁRRIIOOSS ............................................................................................................................................................. 23

CONFIGURAÇÃO ....................................................................................................................................................... 23 ARQUIVAR ................................................................................................................................................................ 24 ATIVAR .................................................................................................................................................................... 25 DIREITOS ................................................................................................................................................................. 25 FTP ........................................................................................................................................................................ 25 CAPTURAR ............................................................................................................................................................... 26

SSYYSSTTEEMM .................................................................................................................................................................... 26

LOG ......................................................................................................................................................................... 26 REDE ....................................................................................................................................................................... 26 BACKUP ................................................................................................................................................................... 27 RESTAURA ............................................................................................................................................................... 28 USUÁRIOS ............................................................................................................................................................... 28 COMANDOS .............................................................................................................................................................. 28

EESSTTOOQQUUEE ................................................................................................................................................................. 29

ESTOQUE TABELAS .................................................................................................................................................. 29 Grupo ................................................................................................................................................................. 29 Subgrupo ........................................................................................................................................................... 29 Grupo x Subgrupo ............................................................................................................................................. 30 Tributo ............................................................................................................................................................... 30 Natureza ............................................................................................................................................................ 30 Unidade ............................................................................................................................................................. 31

ESTOQUE ................................................................................................................................................................ 31 Estoque - Cadastro ............................................................................................................................................ 31 Movimento ......................................................................................................................................................... 35 Como incluir um movimento ........................................................................................................................ 36 Ícones da movimentação de estoque .......................................................................................................... 37 Ajuste ................................................................................................................................................................. 38 Contagem .......................................................................................................................................................... 38 Kit de Produtos .................................................................................................................................................. 39 Unir Vendas ....................................................................................................................................................... 39


5

IINNSSTTAALLAAÇÇÃÃOO CCOOMMOO IINNSSTTAALLAARR OO SSIISSTTEEMMAA Confira a seguir o procedimento para realizar a instalação e a configuração do seu sistema. Execute o programa de instalação que foi baixado do site www.geniusnt.com, ou insira o CD do kit de instalação. Ao executar será apresentada a tela de boas-vindas.

Clique em NEXT >, para iniciar o processo de instalação do sistema.

A tela a seguinte informa a versão que está sendo instalada, clique em NEXT >


6

A tela de contrato de licença de uso irá aparecer nesta ela, você deve ler e confirmar que aceita os termos do contrato (I accept the terms in the license agreement), feito isso o botão NEXT> ficará habilitado, e você poderá clicar nele para continuar a instalação.

Aparecerá então a tela para que você indique a pasta onde deseja instalar o Gensys Fiscal, clicando em CHANGE (tela 1), por padrão a pasta selecionada é C:\GENIUS (tela 2). Um detalhe importante é que o banco de dados não fica instalado na pasta Genius e sim no caminho C:\MySQL, que é a pasta padrão de instalação do MySQL. Após determinar em qual pasta deseja instalar o sistema clique em Next >

A instalação se encarregará de criar os arquivos necessários para a execução do sistema. Para concluir a instalação clique em Finish. Após executar a instalação, o sistema cria na sua área de trabalho o atalho para acesso ao sistema Genius Fiscal. Para executa-lo basta dar duplo clique sobre o ícone. No primeiro acesso o sistema fará a criação do banco de dados:


7

CCOONNFFIIGGUURRAAÇÇÃÃOO DDOO FFIIRREEWWAALLLL DDOO WWIINNDDOOWWSS XXPP Vá ao menu Iniciar, Configurações, Painel de Controle e localize Firewall do Windows

Clique em Exceções, Adicionar Porta, Informe Nome = Genius e Número da Porta = 3306 e o tipo de conexão = TCP, pressione OK para confirmar as informações.

Pronto! Seu servidor está configurado e os demais computadores apartir de agora poderão acessar o banco de dados do sistema.


8

IINNSSTTAALLAANNDDOO OO SSIISSTTEEMMAA NNOO WWIINNDDOOWWSS VVIISSTTAA O procedimento no Windows Vista é o mesmo utilizado no Windows XP, é necessário a adição da porta 3306 no firewall do Windows . No entanto, algumas versões desse sistema operacional não possibilitam a abertura do gerenciador do banco de dados MySql. Caso apresente a tela a seguir clique em Desbloquear.

Além de desbloquear o serviço do Mysql, caso tenha dificuldades para abrir o sistema modifique as propriedades do arquivo executável do sistema clicando o botão direito do mouse sobre o arquivo GeniusFi.exe que fica localizado em C:\Genius


9

CCOONNFFIIGGUURRAAÇÇÃÃOO DDOO BBAANNCCOO DDEE DDAADDOOSS No primeiro acesso ao sistema Gensys Fiscal, é necessária a configuração do banco de dados definindo servidor e estações Para configurar a maquina como servidor de dados é importante saber o que isso significa: SERVIDOR GENSYS: Entende-se como servidor, o computador em que o banco de dados ficará armazenado, ele é, portanto, o principal computador e onde o GENSYS FISCAL deverá ser instalado primeiro. Os seus cadastros e lançamentos ficarão armazenados neste computador, sendo assim, os demais computadores só funcionarão (só irão acessar o GENSYS FISCAL) se o computador servidor estiver ligado e com o MySQL (banco de dados) funcionando. IINNSSTTAALLAANNDDOO OO SSEERRVVIIDDOORR DDEE DDAADDOOSS Para instalar o sistema como servidor Gensys Fiscal em rede, responda as perguntas da seguinte forma: Em seguida clique no botão gravar. O processo de instalação do servidor estará concluído. Se você estiver utilizando algum FIREWALL (como por exemplo o do Windows XP SP2 ) será preciso adicionar a porta 3306 para que os demais computadores da rede consigam conectar ao banco de dados. OBS: Mesmo que só exista um computador ele deverá ser considerado como o SERVIDOR. IINNSSTTAALLAANNDDOO UUMMAA EESSTTAAÇÇÃÃOO DDEE TTRRAABBAALLHHOO Para instalar o programa como estação,, responda a pergunta da seguinte forma: Em seguida clique no botão gravar.


10

PPRRIIMMEEIIRROO AACCEESSSSOO AAOO SSIISSTTEEMMAA DDEEFFIINNIINNDDOO PPRRIIMMEEIIRRAA SSEENNHHAA DDEE AACCEESSSSOO Ao acessar o sistema pela primeira vez será apresentada a tela de boas vindas:

Na próxima tela será definido o primeiro usuário do sistema. Memorize esse usuário e senha, pois esse será o usuário com acesso completo a todas as funções do sistema e este também definirá os próximos usuários e senhas que terão acesso ao sistema.

Nessa tela é possível mudar a senha e configurar email do usuário. Essas operações também podem ser feitas através de Utilitários / Direitos.


11

TTEELLAA IINNIICCIIAALL A seguir detalhamos a tela inicial do sistema.

11..BBAARRRRAA DDEE IIDDEENNTTIIFFIICCAAÇÇÃÃOO DDOOSS MMÓÓDDUULLOOSS EE SSUUAASS TTAABBEELLAASS Nessa barra temos disponíveis todos os módulos e suas respectivas tabelas, no primeiro acesso são disponibilizados todos os módulos do sistema Gensys Fiscal. Caso a sua empresa não tenha adquirido todos esses módulos, vá em Utilitários, Config, Geral rede, Sistemas Visíveis, Gensys Fiscal e desabilite os módulos que não gostaria de ter acesso. Na próxima abertura o sistema estará configurado e só exibirá os sistemas determinados pelo usuário. 22..BBAARRRRAA DDEE IIDDEENNTTIIFFIICCAAÇÇÃÃOO DDOO SSIISSTTEEMMAA

Na barra de identificação temos: data e hora – estará sempre sincronizada com o horário do seu computador versão do sistema – os sistemas da Gensys são atualizados constantemente com melhorias

e correções, por isso o número da versão é indicado na tela inicial Número serial – número de identificação da sua máquina, utilizado para oficialização dos

sistema. Anote esse número, pois precisará dele caso a máquina apresente algum defeito e precise reinstalar o sistema.

Número do IP – identificação do IP local ou do Servidor Nome do usuário – nome do usuário que estiver logado no sistema. Oficial, Demonstrativo, Bloqueado – legenda identificando os cadeados apresentados na

barra de identificação dos módulos e suas tabelas. Se o cadeado estiver verde significa que o sistema está liberado para uso, cadeado azul indica que o sistema ainda está em fase de


12

testes, cadeado vermelho o sistema está bloqueado para uso, caso tenha adquirido o módulo, deverá fazer a oficialização do sistema , disponível nas funções gerais.

33..FFUUNNÇÇÕÕEESS GGEERRAAIISS

Informações das famílias – os nossos sistemas são vendidos em famílias: Freedom, Discovery, Evolution e Enterprise. Nessa opção é discriminado quais as funções que estão disponíveis em cada família. Na primeira aba observe a divisão das famílias como uma tabela, na segunda aba todas as famílias e depois cada família individualmente.

Oficializar – tela para realizar a liberação do sistema. Caso a máquina esteja conectada na internet, na primeira tela informe a família, o módulo, cnpj ou cpf registrado na Gensys e em seguida o passaporte. Este passaporte é sua chave de acesso para conseguir senha de Oficialização. Se for a primeira vez que usa a oficialização automática o sistema aceitará o que for inserido no passaporte como sendo a chave e doravante esse será seu passaporte. Use um passaporte de fácil memorização com até 10 digitos de tamanho, apenas números. Para um mesmo cnpj será sempre o mesmo passaporte, portanto todos os módulos e máquinas da mesma empresa usará um único passaporte. Caso não possua internet, utilize a oficialização manual, a chave de oficialização poderá ser adquirida através do nosso site no seguinte endereço: www.geniusnt.com., ou através do sistema automático GHI pelo numero 3503-1970 ou ainda contactando o nosso telesuporte.


13

Komunik – Tela de Comunicação interna da empresa onde são feitos o registro de atividades, separadas por setor. Pode ser acompanhado cada atividade, responsabilizar ou capturar os atendimentos dos demais usuários.

Acesso - O ícone de acesso é onde o usuário deve identificar-se antes de executar qualquer ação no sistema. Observe que em UTILITARIOS-DIREITOS o perfil do usuário pode ser definido com as limitações e permissividades por usuário e senha. Assim, automaticamente quando o usuário acessar o sistema com a senha, os direitos já lhes serão definidos. Sempre que se ausentar da frente da máquina, clique neste ícone para que sejam desabilitadas todas as funções do sistema.

Agenda - Na agenda você irá localizar rapidamente os dados básicos das tabelas de cliente, fornecedor, funcionário, cliente potencial, indicador e parceiros comercias; Constando o endereço, telefones e email. Na Agenda é permitido fazer alteração dos dados desde que seja definida em direitos a possibilidade deste procedimento. No entanto exclusões e inclusões só devem ser realizadas nas respectivas tabelas. Só é possível inclui/excluir diretamente na Agenda Telefônica os Parceiros Comerciais.


14

Ponto - Ferramenta para controle de horas, definida por funcionário. Nele deve ser registrado a entrada e a saída da empresa, a saída e retorno do almoço. Uma vez registrado o horário não é possível altera-lo, a não ser através de um ajuste de horário na administração do ponto, em acesso completo.

Visita – Calendário para registro de visitas dos funcionários.

Internet – Se a máquina disponibilizar internet, esse web browser poderá ser utilizado para acesso à internet, com páginas fixas configuráveis pelo usuário.


15

Mestre - Curso multimídia. Neste curso áudio visual é possível tirar dúvidas acompanhando os procedimentos que são realizados com áudio e imagem.

F1 Help - Função básica do sistema, ajuda na utilização dos sistemas.

Total - Calculadora. Disponibiliza uma bobina com as informações já digitadas.

44..TTEELLEEFFOONNEESS

Disponibiliza os telefones de contato da Gensys – Genius System.


16

55..FFLLIIPPEERR MMEESSSSEENNGGEERR

Sistema de comunicação dos usuários do Gensys. Disponibiliza o envio de mensagens em tempo real ou offline. Permite o envio de mensagens para vários usuários ao mesmo tempo.

FFUUNNÇÇÕÕEESS BBÁÁSSIICCAASS DDEE UUTTIILLIIZZAAÇÇÃÃOO

Tem a função de localizar registros em tela. Para localizar, clique no ícone BUSCA, selecione a informação que deseja pesquisar, clique em siga. A informação digitada precisa coincidir com a registrada no banco de dados.

Tem a função de cancelar a última ação feita no sistema, só registra o cancelamento antes de que seja acionado o ícone Salvar.

Tem a função de atualizar os dados da tela ativa. Caso trabalhe com o sistema em rede e um outro usuário faça alguma modificação nos dados, esse ícone deverá ser utilizado para atualização dos dados na tela.


17

Tem a função de salvar novos registros ou alterações dos registros já existentes.

Ícone utilizado para sair de determinada tela ou sair completamente

O botão Excluir (DEL / DELETE), serve para eliminar completamente do banco de dados do sistema o registro que estiver selecionado na listagem pesquisada. Excluir significa remover fisicamente um registro do Banco de dados e uma vez executado este comando a reversão não é mais possível, apenas com a restauração do backup. Normalmente o sistema pergunta se realmente o usuário tem certeza se quer excluir antes de executar a função (informação definida em configuração). Você pode definir em direitos do usuário se o usuário pode ou não executar a função de excluir. Não é recomendada a exclusão de itens que possuam movimentação vinculada.

Esse ícone permite filtrar registro por opções mais específicas, com mais detalhes, maiores informações. Clique no ícone filtro, selecione a informação que deseja pesquisar. Todos os campos podem ser utilizados para localização de registros. Na abertura das telas, o sistema realiza um filtro automático, para visualizar todos os dados, clique o filtro e em seguida no ícone cancelar. Esse ícone é apresentado com cores diferentes, vermelho quando não utilizado e verde quando ativado.

O botão Incluir (INS / INSERT), irá criar um novo registro de cadastro (EM DESTAQUE AMARELO), onde deve inserir novos dados e informações no sistema.

Disponibiliza listagens para impressões. Apresenta os dados que estão na tela onde está localizado. Se antes de imprimir uma listagem o usuário realizar um filtro, apenas os dados filtrados irão aparecer na impressão. Para determinar a ordem dos dados impressos, clique sob a coluna que deseja ordenar.


18

TTAABBEELLAASS GGEERRAAIISS

Na aba TABELAS GERAIS esta localizado os ícones de cliente, fornecedor, revendedor, funcionário, empresa, forma de pagamento, dólar e estados. Nestes ícones é possível cadastrar, consultar informações diversas, excluir uma informação já cadastrada, além de alterar um registro. Para ter êxito na utilização do programa Genius é necessário que haja um prévio cadastro das informações localizadas nesta aba. Clientes

Tabela de clientes pode-se: cadastrar, consultar dados e montar diversas listagens e mala direta. Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. É possível adicionar imagens ao cliente.

Observe os ícones da parte superior da tabela: Busca - para localizar os clientes por nome fantasia, razão social, CPF ou CNPJ; Filtro – pesquisar dados como Atividade, Telefones; Excluir ; Cancelar; Incluir; Salvar; Preview – listagens sintéticas e analíticas; Refresh; Mala Direta – impressão de etiquetas de endereços; Atividade – tabela para cadastro das atividades desenvolvidas pelos clientes; Clonar – duplicação do cliente selecionado, sendo necessário a modificação do nome fantasia; Lista Email – criação de arquivo Txt com todos os emails cadastrados para os clientes; Esc.

Nessa tela temos a separação por abas, na primeira encontramos os dados complementares com telefones, numero de documentação. Na segunda endereço completo, incluindo o endereço de cobrança e email, caso a tabela de CEP esteja disponibilizada no banco de dados ao ser digitado


19

será apresentado o endereço completo do cliente. Na terceira aba, condições comerciais, disponibiliza dados comercias como por exemplo o limite de credito, utilizado para bloqueio de vendas. Na quarta aba, contatos, permite cadastro de contatos separados pelo setor. Na quinta e ultima aba, análise de crédito, para registro de dados empregatícios dos clientes. Fornecedor Tabela de fornecedores pode-se: cadastrar, consultar dados, listagens, mala direta e lista de emails. Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Esse cadastro conta com dados de documentação, endereço, atividade, condições comerciais.

Revendas Tabela de revendedores pode-se: cadastrar, consultar dados, listagens, lista de emails. Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Esse cadastro conta com dados de documentação, endereço, comissão, débitos, desempenho.


20

Funcionário

Tabela de vendedor / Funcionário, cadastro, consulta de dados e impressão de listagem. Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados, neste campo temos uma nova informação que é a comissão do vendedor que pode ser automática, assim que o mesmo efetivar a venda o % de comissão pode ser lançado. Para cadastrar esta informação preencha o campo comissão com o percentual da comissão. Alem dos dados básicos de cadastro, essa tabela conta com a possibilidade de inclusão da foto do funcionário e informação de ponto eletrônico. Quando o funcionário é demitido deve ser informada a data em demissão, a partir desse registro o sistema não apresentará o nome desse funcionário para as próximas movimentações. Destacamos o campo Profissao: nele deve constar as profissões de vendedor para executar vendas no módulo de frente de caixa e Garçom para o módulo Gourmet. .

Empresa Tabela de cadastro de empresas, essa tabela só deve ser utilizada para ativar o modo multi-empresa, para que possa ser controlado mais de uma empresa do grupo no sistema Matriz / Filiais. Essa tabela foi criada para permitir que o sistema possa gerenciar todas as empresas do seu grupo. Informe nessa tabela o nome de todas as empresas. Logo após a inclusão aparecerá automaticamente em todas as telas necessárias o campo empresa, que passa a ser de


21

preenchimento obrigatório. Pode ser determinado também nos direitos de cada usuário do sistema, qual a empresa visualizada por ele. Os dados dessa tabela também serão utilizados na geração do arquivo Sintegra, portanto, se sua empresa é obrigada a enviar esse arquivo preencha corretamente todos os dados solicitados.

Forma de Pagamento Tabela de formas de pagamento é destinada ao registro de todas as formas de pagamento utilizadas pela empresa, tanto pagamento aos fornecedores, como recebendo do seus clientes. Quando necessário, preencha taxas, tarifas e percentuais das administradoras dos cartões. Para cada forma de pagamento também pode ser atribuída a conta corrente que esta vinculada, o código relacionado à impressora fiscal, a rede do cartão, caso utilize o TEF. Quando o sistema estiver configurado para funcionamento em rede, esta tabela fica local em cada micro, ou seja, não compartilha esta informação com outras máquinas.


22

Dólar Tabela utilizada para conversão para o dólar. Todo o cadastro de estoque ficará registrado com o preço de venda em dólar e no momento da venda da mercadoria o sistema converte o valor para a moeda brasileira R$. Para utilização dessa tabela, deve ser habilitada a opção na Configuração do sistema.

Estados Tabela onde deve ser definido o ICMS de entrada e saída de cada estado, bem como ICMS Substituição, Margem de Lucro Presumido e MVA, podendo estes dados serem definidos no próprio cadastro da mercadoria.


23

UUTTIILLIITTÁÁRRIIOOSS

Configuração Configuração do sistema. Centraliza a personalização de todos os módulos da Gensys. A configuração é separada entre local e rede. Essa identificação pode ser notada pelas opções laterais (Geral Rede / Micro Local) ou pela cor do campo a ser alterado, azul escuro a alteração interfere em todos os sistemas da rede e verde a alteração é feita apenas para máquina local. É o caso por exemplo, das configurações do módulo Gourmet. Nessa opção você pode informar sua logomarca, quais campos são obrigatórios de preenchimento para cada tabela, como por exemplo a de clientes, personalização dos sistemas, como a atividade do módulo Serviços, configuração de formulários – nota fiscal, fatura, cheque, boleto – e na opção em destaque determine os sistemas que devem ficar visíveis para o Gensys Fiscal.


24

Na tela a seguir visualize as configurações do módulo Gourmet, separando alterações locais das alterações na rede.

Arquivar Separa as informações do movimento ativo do sistema, isto é, determina-se um período e os dados para serem enviados para um arquivo histórico, uma espécie de “arquivo morto” que pode ser

consultado a qualquer momento através do icone .


25

Ativar Retorna os dados que foram enviados pelo utilitário Arquivar para o movimento ativo. Não é necessário determinar todo o período arquivado, podendo ser especificado apenas o período e os dados que deseja ativar do banco de dados.

Direitos Definição das funções que cada usuário deve executar nos sistemas. Nessa tela é definido o nome, senha, sexo – que será utilizado como identificação no Fliper Messenger, Setor – que será utilizado no Komunik, adicionar foto do funcionário, período de férias e na aba direitos a determinação de cada função que o usuário irá trabalhar.

FTP Envio / Recebimento de arquivos de movimentação disponibilizados numa área de FTP. Utilizado somente em caso de ativação da multi-empresa. Executa a troca dos dados entre matriz e filiais.


26

Capturar Captura de dados de arquivos zipados do backup. Permite a integração de dados do backup sem remover os dados atuais utilizados. Para a captura é necessário que os arquivos estejam gravados em C:\Genius\Internet\Local. Antes de realizar a captura, determine a empresa, período e dados a serem capturados.

SSYYSSTTEEMM

Log O Log é a relação das atividades que cada usuário executou no sistema. Nem todas as operações são registradas, apenas as que são consideradas importantes ou por solicitação de clientes foram ativadas. Cada mês é criado um arquivo com log específicos, por exemplo Lg072009, representando o log de julho de 2009. Quando desejar visualizar o que foi registrado no log, primeiro informe o período, ou os demais campos que desejar e filtrar. Na próxima tela poderá ser visualizado o sistema, data, operação, usuários e descrição detalhada da atividade realizada. Rede Contém as informações de rede, onde é identificado se o sistema nessa maquina será o servidor dos dados ou uma estação de trabalho.


27

Backup Realiza o backup dos dados armazenados no sistema, isto é, copia todas as tabelas utilizadas no sistema até o momento compactando com a extensão .zip. O backup pode ser feito em uma pasta indicada no sistema C:\Genius\Backup\20090726, esta última pasta é criada diariamente representando o ano, mês e dia da gravação dos arquivos. Ou ainda em uma pasta ou diretório a escolha do usuário. Indicamos que no momento em que estiver realizando o backup, o servidor não esteja sendo utilizado na rede pelas estações de trabalho. O backup do sistema só é válido se for feito no servidor, pois nele estão concentrados todos os dados do sistema. O backup realizado nas estações de trabalho gravam apenas configurações e arquivos locais. O sistema também pode ser configurado para realizar um backup automática cada vez que for encerrado ou ainda pode ser programado um horário para a sua realização na configuração do sistema. A Gensys recomenda que seja feito um backup fora do micro servidor, em CD ou qualquer outra mídia confiável.

DICA IMPORTANTE SOBRE O BACKUP Todo banco de dados é uma estrutura “frágil”, a perda de índices que organizam seus dados no banco pode ser corrompida caso ocorra um desligamento acidental ou queda de energia. Por isso é importante manter a segurança das suas informações, faça backup regularmente e se possível adquira um no-break para o computador SERVIDOR, isso evita problemas de funcionamento do sistema e também perda de dados.


28

Restaura Realiza a restauração da cópia de uma ou várias tabelas do sistema. Somente podem ser restaurados os dados na máquina Servidor e nenhum usuário pode estar logado ao sistema. Esse processo substitui o arquivo atual pelo arquivo do backup, ou seja, se for restaurado um período anterior ao utilizado, será perdido todos os dados posteriores a data solicitada, sendo necessário a inserção dos dados.

Usuários Nessa opção fica disponível o nome de todos os usuários que utilizam ou utilizaram o sistema em algum momento.

Comandos Função que permite uma modificação direta no banco de dados. Recomendamos que essa opção seja executada com orientação do suporte técnico da Gensys!


29

EESSTTOOQQUUEE

ESTOQUE TABELAS

Grupo Tem a função de separar os itens do cadastro de estoque pelas suas características em comum. Utilizado em listagens e relatórios de estoque. Poderá ser adicionado imagens a cada grupo cadastrado. Caso seja utilizado o módulo Frente de Caixa, essa imagem será visualizada na tela de vendas do PDV.

Subgrupo Tem a função de subdividir os grupos de estoque, para melhor definir os itens cadastrados no estoque, no entanto não cadastre subgrupos tão específicos a ponto de ser o próprio item. Poderá ser adicionado imagens a cada subgrupo cadastrado. Caso seja utilizado o módulo Frente de Caixa, essa imagem será visualizada na tela de vendas do PDV.


30

Grupo x Subgrupo Relação entre os grupos e subgrupos cadastrados.

Tributo Relação das situações tributárias e percentuais de cada uma pra utilização no cadastro das mercadorias. Caso utilize impressora fiscal, deverá adicionar a informação do código fiscal de cada situação tributaria. Esse código poderá ser consultado na leitura X da impressora fiscal.

Natureza Cadastro das Naturezas de Operação das notas fiscais, também conhecida como códigos fiscais de operação (CFOP).


31

Unidade Cadastro das unidades de medidas utilizadas nos itens do cadastro de estoque.

ESTOQUE Estoque – Cadastro No cadastro de estoque pode ser cadastrado itens do tipo: produto (cor branca ou azul claro), serviço (lílas), matéria prima (verde), patrimônio (roxo), locação (laranja), consumo (azul).


32

Na primeira aba cadastre os dados complementares do estoque: tipo, unidade, observação display – informativo para movimentação do item, nome do fornecedor, grupo e subgrupo, menor preço, comissão em percentual e em reais, peso, localização, data da ultima compra – preenchimento automático após o lançamento da compra, três campos extras para a identificar especificidades dos produtos – podem ser renomeados na configuração do estoque, quantidade para gerar códigos de barras, tipo de embalagem, data da atualização do cadastro, preço de venda anterior, preço de custo anterior, preço de compra, preço de custo, percentual de lucro venda, preços de venda, promoção, revenda, promoção revenda e custo médio. O cadastro disponibiliza a pesquisa dos itens através do Filtro, nele é possível localizar os itens, separando por grupo, subgrupo, tipo, situação do saldo, entre outros campos do cadastro.

O cadastro disponibiliza várias listagens relacionadas ao cadastro dos itens, após usar o filtro vocês pode imprimir apenas os dados resultantes da pesquisa feita.

O cadastro conta com geração de código de barras e controle de numeração de serie.


33

Na segunda aba, temos o cadastro da parte fiscal dos itens. Código tributário, percentual de redução, percentual de ICMS, código tributário da impressora fiscal – localizar na leitura X, também pode ser identificado na tabela de tributos.

Na terceira aba, temos a opção de fotos, pode ser adicionada no item ou no grupo e subgrupo.

Na quarta aba, opção home Page, para quem trabalha com vendas online em site da internet.


34

Na quinta aba, calculo de preços, pode ser utilizada formulas do próprio sistema ou criar sua própria formula na aba 8.

Na aba 6 crie os dados para cotação de produtos.


35

Na sétima aba fica o registro para o sistema Gourmet, nele é possível identificar a impressora local ou da rede que deverá imprimir o item após a venda, alem do modelo da impressão. Para quem utiliza o modelo Fast Food, é possível adicionar a imagem do produto.

Na aba 9, relacione o nome dos vendedores e suas comissões.

Movimento de estoque É no movimento de estoque que ficam armazenadas todas as transações feitas com os itens do estoque. Nessa tela também são incluídas as movimentações: venda, compra, ordem de serviço, orçamento, pedido cliente, pedido fornecedor, pré-pedido, entrada interna, devolução fornecedor, compra consignada, devolução de venda consignada, devolução do cliente, consignação, frete/remessa, transportes e consumo. As opções expedição e cancelada não são incluídos, a expedição captura as vendas feitas e cancelada armazena os cancelamentos feitos por cada movimentação.


36

CCoommoo iinncclluuiirr uummaa mmoovviimmeennttaaççããoo 11)) Escolha qual movimentação será incluída.

22)) Clique no ícone incluir.

33)) Informe, se houver, a empresa - usando a tecla F3, depois data, cliente - usando F3, funcionário (F3)

ou Revendedor (F4), percentual de comissão, natureza de operação, número da nota fiscal – será gerado automático durante a impressão, serie da nota, numero do cupom fiscal – gerado apartir da venda feita nos módulos que usam impressora fiscal, objeto –campo destinado por exemplo a armazenar a movimentação que a venda, ou seja, o número do orçamento ou ainda uma identificacao de um carro para quem trabalha com entrega e gera o relatório romaneio de entrega, ou o número do equipamento ou veiculo que é feito manutenção pelo módulo de Serviços.

44)) Itens da movimentação: código, descrição, unidade, quantidade, desconto em percentual ou em reais, percentual de acréscimo, ICMS, percentual de redução de base de cálculo, percentual de Ipi, situação tributaria, preço unitário, funcionário ou revendedor caso a comissão seja dada pelo item, preço total do item. Outras opções podem aparecer na movimentação, caso seja habilitada na configuração, como por exemplo o ICMS Substituicao, MVA.

55)) Defina o valor do frete, ICMS do frete, acréscimos, descontos e visualize o preço total da movimentação.

66)) Após todos os registros deverá ser informado o pagamento, se a vista ou a prazo.

77)) Em seguida, através do preview indique a impressão a ser feita: nota simples.


37

ÍÍccoonneess ddaa mmoovviimmeennttaaççããoo ddee eessttooqquuee

Registro do pagamento da movimentação.

Converte a movimentação para a opção desejada, por exemplo, um orçamento para uma venda.

Cadastro dos números de serie relacionados a cada produto.

Cadastro dos lotes bem como suas validades.

Cancelamento da movimentação, funciona como uma exclusão, no entanto ao invés de remover do banco o sistema direciona para a opção Cancelada.

Envia a movimentação selecionada para a opção expedição, possibilitando a conferência dos itens comercializados.

Lista com os itens de estoque, para consulta ou lançamento dos itens na movimentação, também é acionado pelo F3 no campo código ou descrição.

Geração de etiquetas de códigos de barras da compra feita, preservando as quantidades adquiridas.


38

Permite a transferência de estoque, no caso de uso do sistema como multi empresa, criando movimentação contraria para a empresa do grupo. Por exemplo, ao lançar a saída interna de uma empresa, esta pode ser transferida para entrada interna na outra.

Utiliza o cálculo da fórmula personalizada criada do cadastro de estoque para atualização dos valores de venda ou revenda após o registro da compra.

Ajuste de estoque Opção para informar saldo desejado de cada item do estoque. Geralmente utilizado após balanço da empresa. Poderá ser feita o ajuste individual de cada item informando o seu saldo desejado ou o ajuste comcomitante com o uso do leitor serial e a cada item repetido na leitura será adicionado a quantidade desejada. Esse ajuste cria no movimento de estoque uma entrada interna ou saída interna, dependendo da diferencia entre o saldo atual e o saldo desejado. Destacamos que essa operação não tem validade fiscal, portanto, para que esse ajuste seja considerado em um inventario fiscal é necessário a geração de nota fiscal que acoberte cada movimentação de entrada interna e saída interna.

Contagem Opção utilizada para checar a quantidade real de cada produto do estoque. Caso tenha dúvidas do saldo apresentado após a contagem, gere o relatório de estoque, Movimentação de produtos modelo analítico, com todos os dados a processar, de todo o período de uso do item.


39

Kit de Produtos Cadastro de kit para os produtos do estoque. Os kits não podem ter o código igual ao de nenhum item do estoque. Na composição do kit pode ser modificado o preço do item. Os kits não possuem saldo, portanto funcionam apenas como um atalho para os itens relacionados.

Documents

Manual Operacionalabertura do gerenciador do banco de dados MySql. Caso apresente a tela a seguir clique em Desbloquear. Além de desbloquear o serviço do Mysql, caso tenha dificuldades