Manual Aplicação da Tabela Temporalidade versão ?· § padronização da tipologia documental; §…

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  • TREINAMENTO

    Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP

    Manual de aplicao do Plano de Classificao e Tabela de

    Temporalidade de Documentos da Administrao

    Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio

    MMaannuuaall ddee AApplliiccaaoo ddoo PPllaannoo ddee CCllaassssiiffiiccaaoo

    ee TTaabbeellaa ddee TTeemmppoorraalliiddaaddee ddee DDooccuummeennttooss ddaa

    AAddmmiinniissttrraaoo PPbblliiccaa ddoo EEssttaaddoo ddee SSoo PPaauulloo::

    AAttiivviiddaaddeess--MMeeiioo

    ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

    Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP

  • Manual de aplicao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos da

    Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio

    Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao) Hilda Delatorre

    Camila Brandi de Souza Eliana Martinelli

    Governo do Estado de So Paulo So Paulo

    2008

  • GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

    Jos Serra Governador

    CASA CIVIL

    Aloysio Nunes Ferreira Filho Secretrio Chefe

    ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

    Carlos de Almeida Prado Bacellar Coordenador

    DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP

    Ieda Pimenta Bernardes Diretora Tcnica

  • FICHA CATALOGRFICA ______________________________________________________________________________________________________________________

    Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao) Aplicao do plano de classificao e tabelas de temporalidade de documentos da administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-meio / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre, Camila Brandi de Souza, Eliana Martinelli. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008 72 p. ISBN: 978-85-61599-01-0 1. Arquivologia 2. Arquivos pblicos So Paulo (Estado) 3. Gesto documental 4. Plano de classificao 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Pblicos So Paulo (Estado) I. Ttulo ______________________________________________________________________________

    Copyright 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP Rua Voluntrios da Ptria, 596, 02010-000, So Paulo-SP

    Fone: (0xx11) 6221-3990 saesp@arquivoestado.sp.gov.br

    www.saesp.sp.gov.br

    Arquivo Pblico do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br

  • Manual de aplicao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos:

    Atividades-Meio

    Este manual foi preparado pela equipe de tcnicos em arquivo do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP para subsidiar o treinamento Aplicao da Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio, oferecido pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do SAESP, s Comisses de

    Avaliao de Documentos institudas nos rgos e entidades do governo paulista.

  • ndice M D U L O 1

    Arquivo do Estado 6

    Sistema de Arquivos do Estado de So

    Paulo SAESP 6

    Legislao arquivstica 7

    M D U L O 2

    Um Sistema de Gesto Documental para

    o Estado de So Paulo 9

    Objetivos do Projeto Um Sistema de

    Gesto Documental para o Estado de So

    Paulo 10

    Breve histrico do Projeto 11

    Agentes envolvidos no Projeto 12

    Estratgias adotadas no

    desenvolvimento do Projeto 12

    Produtos do Projeto 13

    MDULO 3

    Aplicao do Plano de Classificao e da

    Tabela de Temporalidade 14

    Planejamento das atividades 15

    Quem tem competncia para planejar as

    atividades de aplicao do Plano de

    Classificao e da Tabela de

    Temporalidade no rgo ou entidade? 16

    O que justifica a realizao do trabalho? 18

    Conhecer a produo documental 18

    Plano de Classificao de Documentos 20

    ndice alfabtico, remissivo e permutado 25

    Tabela de Temporalidade de Documentos27

    Como eliminar documentos pblicos com

    segurana? 30

    Como aplicar o Plano de Classificao e

    a Tabela de Temporalidade na massa

    documental acumulada? 33

    M D U L O 4

    Benefcios da Gesto Documental pra a

    Administrao Pblica do Estado de So

    Paulo 35

    A N E X O I

    Ementas das Funes e Subfunes 36

    A N E X O I I

    Legislao 42

    A N E X O I I I

    Dicas para conservar o documento 70

  • A P L I C A O P L A N O D E C L A S S I F I C A O E T T D A T I V I D A D E S - M E I O

    6

    ARQUIVO DO ESTADO nstituio criada em 1721, o Arquivo do Estado de So Paulo a mais

    antiga repartio pblica do Estado. Alm de Arquivo Histrico do Estado,

    o rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP,

    institudo pelo Decreto estadual n 22.789, de 19 de outubro de 1984, e, nessa

    condio, responsvel pela coordenao geral da implantao de uma poltica

    arquivstica na administrao estadual, propondo normas e procedimentos de

    organizao de arquivos, autorizando eliminaes de documentos e prestando

    orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema.

    SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP

    ara assegurar a proteo e a preservao dos documentos arquivsticos do Poder

    Pblico Estadual, harmonizar as diversas fases da administrao dos

    documentos arquivsticos (corrente, intermediria e permanente) e facilitar o acesso ao

    patrimnio arquivstico pblico o SAESP, em parceria com as Comisses de Avaliao

    de Documentos de Arquivo institudas nas Secretarias de Estado, Fundaes,

    Autarquias, Empresas Pblicas, Sociedades de Economia mista, Entidades Privadas

    encarregadas da gesto de servios pblicos e Organizaes Sociais, vem

    desenvolvendo um conjunto de aes que, uma vez implementadas, garantiro ao

    Estado de So Paulo um Sistema de Gesto Documental efetivo. Entre as aes

    Mdulo

    I

    P

  • 7 A P L I C A O P L A N O D E C L A S S I F I C A O E T T D A T I V I D A D E S - M E I O

    7

    estacam-se as consolidadas no Plano de Classificao e na Tabela de

    Temporalidade de Documentos, instrumentos de gesto documental, a saber:

    elaborao de frmulas e padres homogneos para o registro dos

    atos administrativo independentemente do suporte;

    atribuio de cdigos de classificao;

    definio da temporalidade dos documentos;

    padronizao da tipologia documental;

    garantia de acesso aos administradores e ao usurio do servio

    pblico.

  • 8 A P L I C A O P L A N O D E C L A S S I F I C A O E T T D A T I V I D A D E S - M E I O

    8

    LEGISLAO ARQUIVSTICA ORIENTA TODO TRABALHO DO SAESP

    Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991

    Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e

    privados

    Decreto Estadual n. 22.789, de 19 de outubro de 1984

    Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo

    Decreto Estadual n. 29.838, de 18 de abril de 1989 Dispe sobre a constituio da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas

    Secretarias de Estado

    Decreto Estadual 48.897, de 27 de agosto de 2004 Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de

    Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do

    Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos

    de arquivo e d providncias correlatas.

    Decreto Estadual 48.898, de 27 de agosto de 2004 Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da

    Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e d providncias correlatas.

    Informao: toda legislao arquivstica, federal, estadual e municipal, pode ser obtida no site do SAESP www.saesp.sp.gov.br

  • 9 A P L I C A O P L A N O D E C L A S S I F I C A O E T T D A T I V I D A D E S - M E I O

    9

    Um Sistema de Gesto Documental para o Estado de So Paulo

    om a exploso da produo documental, principalmente a partir de 1950,

    os rgos pblicos sentiram a necessidade de repensar a questo da

    organizao de seus documentos. Era preciso, para administrar os arquivos, pensar

    os documentos desde o momento de sua criao, racionalizao de seu uso,

    distribuio, arquivamento permanente ou eliminao.

    Ao conjunto de conhecimentos, procedimentos e polticas que viabilizaram a

    eficcia da administrao dos documentos, chamou-se Gesto Documental.

    Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

    referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e

    intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

    Lei Federal 8.159/91, art. 3

    Mdulo

    C

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    OBJETIVOS DO PROJETO UM SISTEMA DE GESTO DOCUMENTAL PARA O ESTADO DE SOPAULO

    presente manual apresenta o Decreto n. 48.898, de 27 de agosto de 2004, que

    aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos

    da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, e o Decreto n.

    48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os

    documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de

    Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo,

    define normas para a avaliao, guarda e eliminao de

    documentos de arquivo.

    A importncia de elaborar e oficializar esses dois instrumentos

    de gesto documental foi reforada ao longo do

    desenvolvimento do trabalho pela necessidade urgente e

    recorrente aos rgos da Administrao Pau