Manual Atos Oficiais MPF

7/22/2019 Manual Atos Oficiais MPF

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MANUAL DE

Redao e Padronizao

de Atos Ociais


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Ministrio Pblico Federal

Procuradoria Geral da Repblica

SAF Sul Quadra 4 Conj. C

CEP 70050-900 Braslia DFTelefone: (61) 3105-5100http://www.pgr.mpf.gov.br

Copyright 2013 - Ministrio Pblico Federal

Permitida a reproduo total ou parcial desta obra desde que sem ns lucrativos e citada a fonte.Disponvel tambm em: www.pgr.mpf.gov.br

Tiragem:?????exemplares

Secretaria Geral

Lauro Pinto Cardoso Neto

Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual

Josi Caixeta Calazans

Organizao: Gustavo Ferreira Souza e Zanoni Barbosa JniorEditorao e reviso:Secretaria de Comunicao SocialDepsito legal: Biblioteca Nacional do Rio de JaneiroNormalizao: Coordenadoria de Documentao e Informao Jurdica (SADP)

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

B823m

Brasil. Procuradoria Geral da Repblica.

Manual de redao e padronizao de atos ociais do Ministrio

Pblico Federal / organizao de Gustavo Ferreira Souza e Zanoni

Barbosa Jnior. Braslia : MPF-PGR, 2012.

90 p. : il.

Inclui bibliograa.

1. Redao ocial - modelo. 2. Correspondncia ocial normalizao I. Brasil. Procuradoria-Geral da Repblica. Secretaria de

Acompanhamento Documental e Processual. II. Souza, Gustavo Ferreira, Org.

III Barbosa Jnior, Zanoni, Org. IV. Ttulo.

CDD-351.7142


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S-G

S A D P

Braslia - DF2013

MANUAL DE

Redao e Padronizao

de Atos Ociais


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APRESENTAO

O Manual de Redao e Padronizao de Atos Ociais do Ministrio Pblico Federal tem como objetivo uni-formizar e simplicar o processo de elaborao de atos ociais, modernizando e agilizando a comunicao nombito da Instituio.

Ele surge para orientar e uniformizar a produo de atos ociais, auxiliando membros e servidores a elucidaras principais dvidas sobre forma e contedo desses documentos. Para isso, foram padronizados os atos maisutilizados nas unidades no MPF.

Compilado pela Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual, o Manual rene temas da redaoocial como: aspectos gramaticais, regras para elaborao dos atos normativos e da correspondncia ocial do

MPF, forma e estrutura dos atos ociais, e modelos dos atos ociais e documentos tcnicos.

O Manual no tem a pretenso de ser uma obra exaustiva sobre o tema, mas uma fonte seletiva para sanar asdvidas frequentes que ocorrem a quem escreve. De contedo acessvel e carter utilitrio, o Manual de Redaoe Padronizao de Atos Ociais do Ministrio Pblico Federal ser de consulta recorrente por todos os queprimam pela boa escrita.


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Aspectos

Gramaticais

CAPTULOI


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1 | COMO ESCREVER E CONVENCER

As pessoas que tm relaes de trabalho buscam linguagem compreensvel para que se estabelea o entendimen-to comum. Comunicao isso: participao, transmisso, troca de conhecimentos e experincias.

A falta de preciso na linguagem acarreta problemas para o desempenho de tarefas e, s vezes, prejudica asrelaes humanas, gerando desentendimentos, discusses e at reduo da produtividade.

Uma comunicao torna-se ecaz quando o redator, em vez de utilizar um cdigo aberto, usa um cdigo fecha-do. O cdigo aberto permite muitas interpretaes, enquanto que o fechado admite apenas um entendimento.Exemplo: Slvia, ligue s 15 horas para a Assessoria de Comunicao, fale com o assessor Carlos Antnio epergunte a ele se a reportagem sobre os servidores foi encaminhada para publicao.

Nesse caso, o cdigo fechado porque a secretria sabe a quem ligar, em qual horrio e qual informao deverobter. O redator dever estar atento ao repertrio lexical (vocabulrio) do receptor ou destinatrio. O repertrioenvolve a bagagem cultural de cada indivduo e ser eciente aquele que conseguir nivelar sua comunicao aonvel de compreenso do receptor sem macular o documento com erros grosseiros.

preciso ser econmico nas ideias e conciso em sua exposio, utilizando somente as palavras necessrias.Devem-se evitar as explicaes supruas e inteis, tratar de um assunto por vez, ser coerente e buscar alcanaro objetivo previamente traado. E isso ainda no suciente. A esttica, a visualizao do texto impresso nopapel, tudo deve ser feito tendo em vista atingir o leitor.

2 | O PARGRAFO

O pargrafo dever conter um tpico frasal, ou seja, uma ideia central. O mtodo de apresentar uma unidade decomposio como ideia central, qual se aglutinam outras secundrias e relacionadas, recomendado a todosque se dediquem redao ocial, pois esse tipo de frase confere delidade ao objetivo proposto e garante acoerncia das ideias.

As caractersticas do tpico frasal so a preciso e a pormenorizao. Deve transmitir uma ideia e no ser gen-rico demais. Exemplo: enviamos muitos processos a V. Sa. O correto seria Enviamos a V. Sa. os processos PGRns. 12369/2010, 8569/2011 e 2598/2012.

Deve ser pormenorizado. Exemplo: Em resposta ao Ofcio n 369, de V.Sa., referente ao pedido de disposioda servidora Marta Lgia Mendes Viana....


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3 | EMPREGO DE LETRAS MAISCULAS

Apesar de o emprego de letras maisculas e minsculas, aparentemente, ser usado pelas pessoas com diferentesnalidades, principalmente quando se deseja destacar ou no alguma palavra num texto, fundamental entenderque h regras a que esse uso submetido.

O que se observa hoje em dia so as seguintes tendncias:

as grandes companhias jornalsticas criam, para vrios casos, normas prprias e acabam criando uma tendncia;

o emprego de maisculas em excesso, os negritos, os sublinhados ou os destaques esto caindo de moda,j que "poluem" o texto.

Dessa forma, verica-se que:

mais formalidade, mais deferncia, mais nfase: maiscula;

mais modernidade, menos "poluio" grca, mais simplicidade: minscula.

Nunca se pode esquecer, no entanto, da regra taxativa que preceitua o emprego obrigatrio de letra inicial mai-scula nos substantivos prprios de qualquer natureza.

O emprego de letras maisculas obrigatrio:

a) No incio de perodo ou citao. Exemplos:

Ao longo de sua existncia, o MPF atingiu uma posio de destaque entre as instituies mais concei-tuadas do Brasil.

O procurador-geral da Repblica declarou, ao lanar o Plano Estratgico do MPF 2011-2020: "A mis-so do MPF promover a realizao da justia, a bem da sociedade e em defesa do Estado Democrticode Direito.

Observao: Se, depois dos dois pontos, vier um simples desdobramento da frase ou uma enumerao (e nouma citao direta), a palavra comear com minscula. Exemplo: O contexto do ensino superior brasileiroapresenta, entre outras, as seguintes grandes tendncias: expanso acelerada e interiorizao do ensino supe-rior, consolidao da ps-graduao e melhoria da qualicao do corpo docente.


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b) Nas datas ociais e nomes de fatos ou pocas histricas, de festas religiosas, de atos solenes e de grandesempreendimentos pblicos ou institucionais. Exemplos:

Sete de Setembro, Quinze de Novembro, Ano Novo, Idade Mdia, Era Crist, Antiguidade, Dia dasMes, Dia do Professor, Natal, Corpus Christi, Finados.

Observao: Empregue letra minscula em casos como os seguintes: era espacial, era nuclear, era pr-indus-trial, etc.

c) Nos ttulos de livros, teses, dissertaes, monograas, jornais, revistas, artigos, lmes, peas, msicas, telas,etc. Exemplos:

O Catecismo ao Alcance de Todos, O Racional e o Mitolgico em Wittgenstein, Os Sentidos da Justiaem Aristteles, Introduo a Estudos de Fonologia do Portugus Brasileiro.

Observao: Escrevem-se com inicial minscula os artigos, as preposies, as conjunes e os advrbiosdesses ttulos.

d) Nos nomes dos pontos cardeais e dos colaterais quando indicam as grandes regies do Brasil e do mun-do. Exemplos:

Sul, Nordeste, Leste Europeu, Oriente Mdio, etc.

Observao: Quando designam direes ou quando se empregam como adjetivo, escrevem-se com inicialminscula: o nordeste do Rio Grande do Sul; percorreu o Brasil de norte a sul, de leste a oeste; o sudoestede Santa Catarina; vento norte; litoral sul; zona leste, etc.

e) Nos nomes de disciplinas de um currculo ou de um exame. Exemplos:

Introduo Bblia, Teologia Moral V, Lngua Portuguesa I, Filosoa II, Histria da Psicologia, Mate-mtica B, Cirurgia IV, Mecnica Geral, etc.

f ) Nos ramos do conhecimento humano, quando tomados em sua dimenso mais ampla. Exemplos:

a tica, a Lingustica, a Filosoa, a Medicina, a Aeronutica, etc.


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g) Nos nomes de leis, decretos, atos ou diplomas ociais. Exemplos:

Decreto n 25.794; Portaria n 1054, de 17/9/2012; Lei dos Direitos Autorais n 9.609; Parecer n3/2012; Sesso n 1/00; Resoluo n 3/87 CSMPF, etc.

h) Nos nomes de eventos (cursos, palestras, conferncias, simpsios, feiras, festas, exposies, etc.).Exemplos:

Simpsio Internacional de Epilepsia; Jornada Paulista de Radiologia; II Congresso Gacho de EducaoMdica; Tcnicas de Ventilao em Neonatologia, etc.

i) Nos nomes de diversos setores de uma administrao ou instituio

A instituio que algum representa tem inicial maiscula. Assim:

Gabinete do Procurador-Geral da Repblica, Corregedoria do Ministrio Pblico Federal, ProcuradoriaFederal dos Direitos do Cidado, Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual, etc.

O ocupante do cargo, no entanto, indicado com inicial minscula:

o presidente da Repblica, o ministro da Fazenda, o secretrio do Planejamento, o procurador-geral daRepblica, o coordenador jurdico da Procuradoria da Repblica.

j) Nos nomes comuns, quando personicados ou individualizados. Exemplos:

o Estado (Rio Grande do Sul), o Pas, a Nao (o Brasil), etc.

k) Nos pronomes de tratamento e nas suas abreviaturas. Exemplos:

Vossa Excelncia, Vossa Senhoria, Senhor, Senhora, V. Exa., V. Sa., Sr., etc.

l) Em siglas, smbolos ou abreviaturas internacionais ou nacionalmente reguladas com maisculas, iniciais,

mediais ou nais, ou o todo em maisculas. Exemplos:

SADP, STI, ONU, PGR, MPF, etc.


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m) Opcionalmente nos nomes de logradouros pblicos (avenida, ruas, travessas, praas, pontes, viadutos,etc.). Exemplos:

avenida ou Avenida Farrapos, rua ou Rua Vicente da Fontoura, travessa ou Travessa Fonte da Sade,parque ou Parque Farroupilha, praa ou Praa So Sebastio, etc.

4 | CONCISO E ARGUMENTAO

O pensamento conciso resultado de muita reexo. Uma mensagem bem elaborada exige muito empenho: co-lher informaes corretas, reetir sobre elas, rascunhar o texto, corrigir, reescrever, ler em voz alta para perceber

ecos (palavras com terminaes iguais empregadas muito prximas umas das outras) e cacofonias (encontro ourepetio de sons que desagradam a audio).

Deve-se, ainda, vericar se o vocabulrio est altura do receptor, cortar ideias supruas, substituir palavrasque se repetem ou cognatas (com o mesmo radical), vericar se no houve cortes em demasia e se o texto estseco, descorts ou desprovido de contedo. Deve-se tambm evitar o palavrrio (excesso de adjetivos que nadaacrescentam em ideias).

Um erro comum, que resulta em monotonia ao texto, o uso de verbos auxiliares (ser, estar e outros com omesmo sentido) na formao de locues verbais. Isso pode ser facilmente solucionado com o uso do verbo no

seu tempo equivalente. Por exemplo: O secretrio-geral ir proporcionar aos servidores a concesso de grati-caes. Preferir a construo O secretrio-geral proporcionar....

A conciso traz clareza e correo frase. Para ser conciso, tambm necessrio recorrer ao dicionrio sempreque no se souber, com preciso, o signicado de palavras empregadas no texto.

A argumentao se refere justicativa de solicitaes, reclamaes ou encaminhamento de sugestes. Paraargumentar, deve-se enumerar fatos, e no opinies ou necessidades pessoais.

Exemplo: Por serem melhores, solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formato

ergonmico. O correto seria Solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formatoergonmico, pois de acordo com o disposto no Programa de Sade no Servio Pblico, no causam danos sade dos servidores.

Portanto, usar frases curtas e concisas, construir as oraes em ordem direta, buscando uniformidade do tempoverbal e usando os recursos de pontuao de forma mais ociosa.


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5 | COERNCIA, PRECISO E ORIGINALIDADE

A coerncia diz respeito a ideias no contraditrias, harmnicas, que devem obedecer, portanto, evoluonatural no texto e no podem estar em desacordo entre si. a coerncia que transforma um conjunto de frasesem um texto com sentido real. a principal caracterstica que um texto deve ter.

A preciso de um documento ocial se expressa ao utilizarmos palavras que no possuem duplo sentido ou sig-nicado vago. Devemos empregar apenas os termos necessrios enunciao daquilo que queremos transmitir,o que abrevia a redao e a recepo da mensagem.

Os termos que possuem signicao gurada no devem ser utilizados, pois a palavra pode no ter o mesmo sig-nicado para o emissor e para o receptor. Utilizar palavras mais simples evita interpretaes pessoais ou afetivas.

A originalidade revela o estilo do autor, sua maneira de dizer e exprimir ideias. Ser original ser sincero, mani-festar o que se pensa, fugir dos clichs, das expresses planas, dos preciosismos desnecessrios, das frases feitas.

Falta originalidade nas frases:

Vimos pela presente informar...

Esta tem por nalidade...

Temos a honra de participar-lhe...

Firmamos protestos de apreo e distinta considerao...

Sendo o que tnhamos para o momento...

6 | EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO

O uso dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado:

Vossa Excelncia para:

a) Poder Executivo: presidente da Repblica, vice-presidente da Repblica, ministros de Estado, advogadogeral da Unio, governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito Federal, ociais-generais das


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Foras Armadas, embaixadores, secretrios executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos denatureza especial, e prefeitos municipais;

b) Poder Legislativo: deputados federais e senadores, ministro do Tribunal de Contas da Unio, deputadosestaduais e distritais, conselheiros dos tribunais de contas estaduais e municipais, e presidentes das c-maras legislativas municipais;

c) Poder Judicirio: ministros dos tribunais superiores, membros de tribunais, juzes e auditores da JustiaMilitar;

d) Ministrio Pblico: membros do Ministrio Pblico.

O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos chefes de poder, em mbito federal, Excelentssi-mo Senhor, seguido do respectivo cargo:

Excelentssimo Senhor presidente da Repblica;

Excelentssimo Senhor presidente do Congresso Nacional;

Excelentssimo Senhor presidente do Supremo Tribunal Federal; e

Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica.

As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo:

Senhor senador;

Senhor juiz;

Senhor ministro; e

Senhor governador.


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6.1 | Concordncia com os pronomes de tratamento

O pronome de tratamento Vossa empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspon-dncia. Exemplo: Convidamos Vossa Excelncia para...; Comunicamos a Vossa Senhoria que...

O pronome de tratamento Sua empregado para a pessoa de quem se fala. Exemplo: A placa comemorativafoi descerrada por Sua Excelncia o Senhor procurador-geral da Repblica.

6.2 | Concordncia de pessoa

Os pronomes de tratamento, embora se reram pessoa com quem se fala, concordam com a terceira pessoa.

O verbo concorda com o substantivo que integra a locuo: Vossa Senhoria saber encaminhar o problema.Tambm os pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Soli-cito que Vossa Senhoria encaminhe seu pedido... (e no vosso pedido).

6.3 | Concordncia de gnero

Faz-se a concordncia no com o gnero gramatical, mas com o gnero do substantivo (sexo da pessoa re-presentada pelo pronome de tratamento). Exemplo: Vossa Senhoria ser arrolado como testemunha; VossaExcelncia ser informada imediatamente sobre a soluo dada ao caso; Diga a Sua Excelncia que ns oaguardamos no aeroporto.

6.4 | Gra a

No se devem abreviar os pronomes de tratamento em comunicaes dirigidas a altas autoridades dos Poderes

da Repblica e a altas autoridades eclesisticas. A forma por extenso demonstra maior respeito e deferncia,sendo, pois, recomendvel em correspondncia mais formal ou cerimoniosa.

Na correspondncia interna e na externa mais informal, nada impede que se abrevie a forma de tratamento,entretanto, mais conveniente que se utilizem as formas por extenso por serem mais elegantes e mais adequadas norma culta da lngua portuguesa.


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6.5 | Normas gerais

Fica abolido o uso do tratamento dignssimo (DD) e mui digno (MD), uma vez que dignidade pressupostode qualquer cargo pblico.

dispensvel o superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de V. Sa. suciente ouso de Senhor.

7 | PONTUAO - USO DA VRGULA

A vrgula marca uma pausa de pequena durao e empregada no s para separar elementos de uma orao,mas tambm oraes de um s perodo.

No interior da frase ela usada para:

separar o aposto. Exemplo: Alice, a jornalista, estava feliz;

separar o vocativo. Exemplo: Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica, Roberto Mon-teiro Gurgel;

separar o adjunto adverbial. Exemplo: Solicitamos o encaminhamento do processo Secretaria de Ad-ministrao e, aps, Diviso de Arquivo para ns de arquivamento;

separar expresses corretivas, explicativas, tais como: isto , ou melhor, quer dizer, data vnia, ou seja, porexemplo, e outras;

ocultar um verbo mencionado anteriormente. Exemplo: O decreto regulamenta os casos gerais; as por-tarias, os particulares; e

nas datas, separa os topnimos: Exemplo: Braslia, 11 de maro de 2012.

Constitui erro crasso usar vrgula entre termos com estreita ligao sinttica, como sujeito e o verbo ou entre overbo e seu complemento. Exemplo: O Excelentssimo Senhor procurador-geral da Repblica, institui, a partirdeste ano, o Programa Sade no Ministrio Pblico Federal.


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Comunicao Oficial

CAPTULOII


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8 | COMUNICAO ADMINISTRATIVA

A Comunicao ocial ou administrativa o meio pelo qual se procura estabelecer relaes de servio na admi-nistrao pblica. de carter funcional, devendo, portanto, caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padroculto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade.

Para o cumprimento desses princpios, necessrio o estabelecimento de critrios bsicos que orientem sis-tematicamente os redatores de comunicao ocial, relativamente s caractersticas formais dos documentos,apresentando-lhes modelos esquemticos e estruturas denidas para a emisso de atos ociais.

A adoo de critrios bsicos na elaborao de atos ociais possibilitar uma maior qualidade na comunicao,com o estabelecimento de um padro nico para cada tipo de documento ocial comum s diversas Unidades

que integram a estrutura do Ministrio Pblico Federal.

8.1 | Composio dos atos administrativos

Na elaborao dos atos ociais e de comunicao, mais importante que o rigor milimtrico de formatao oentendimento de qual ato mais adequado necessidade da comunicao, e tambm a compreenso da natu-reza e da forma de elaborao de cada um. importante tambm a compreenso da nalidade dos elementosconstitutivos e estruturais comuns a quase todos os atos administrativos. Por essa razo, passamos a explic-los

a seguir.

.. CabealhoTodo documento pblico deve ser passvel de identicao por qualquer pessoa, tanto no contexto da admi-nistrao pblica quanto fora dele. Da a importncia do cabealho, primeira informao que deve constarno documento.


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... ComposioA representao da estrutura administrativa deve estar em ordem hierrquica decrescente, at o nvel da unidade

responsvel pela publicao do ato, com o braso do Estado disposto ao centro, acima da descrio da hierarquia.

Para evitar cabealho extenso, a estrutura administrativa representada no deve ultrapassar quatro nveis, sendo que:

a) o primeiro nvel hierrquico deve ser sempre o Ministrio Pblico Federal;

b) o segundo nvel, a unidade gestora; e

c) o ltimo nvel, o setor responsvel pela elaborao do documento.

Quando necessrio, podem ser suprimidos do cabealho os nveis intermedirios que no comprometam oentendimento da organizao hierrquica.

O cabealho no pode ser composto apenas por siglas. Quando houver siglas, a graa por extenso do nome dorgo ou unidade deve anteced-las.

... FormataoO cabealho deve ser centralizado, grafado em letras maisculas, em negrito e com tamanho decrescente defonte. Fica melhor organizado quando elaborado em tabelas, que devem ter as bordas invisveis.

Exemplo:MINISTRIO PBLICO FEDERAL

SECRETARIA DE ACOMPANHAMENTO DOCUMENTAL E PROCESSUALCOORDENADORIA DE COMUNICAES ADMINISTRATIVAS

DIVISO DE EXPEDIENTE

Tomando o exemplo acima, verica-se que no necessrio constar a Procuradoria Geral da Repblica e a Se-cretaria Geral do MPF para que se possa entender a origem do documento, pois essa hierarquia intermediriapode ser compreendida de modo intuitivo.


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.. RodapNos atos de comunicao, principalmente no ofcio, alm do cabealho, deve estar expresso o endereo completo,

o telefone e o e-mail da unidade responsvel pelo documento.

O endereo, o telefone e o e-mail devem estar indicados em apenas duas linhas, grafados em letra minscula,sem negrito, com fonte tamanho 10, dispostos no rodap, juntamente com a marca da unidade gestora.

Exemplo:

Ministrio Pblico Federal

SAF Sul, Quadra 4, Conjunto C - CEP 70050-900 - Braslia/DFTel. (61) 3105.5911 Fax: (61) 3105.6273 e-mail: [email protected]

.. Identicao do documentoOs atos devem ser grafados por extenso, em letras maisculas e sem negrito. Nos atos com numerao sequen-cial, o nmero e a sigla da unidade que originou o ato devem ser separados por barra oblqua (/).

Nos atos normativos e processuais, a denominao e o nmero devem ser centralizados; nos documentos admi-nistrativos e atos de comunicao, alinhados esquerda.

Exemplo:

PORTARIA PGR N 70, DE 9 DE MARO DE 2012.

PARECER N 18/SADP

OFCIO N 15/SADP

.. VocativoNo uso de vocativos, deve ser considerada a adequao dos pronomes de tratamento e, em seguida, a refernciaao cargo do interlocutor, alinhados ao pargrafo e com a nalizao por vrgula (,).

Exemplos:

Senhora secretria de Acompanhamento Documental e Processual,

Senhora chefe da Diviso de Autuao e Processamento Administrativo,


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.. Local e dataLocal e data devem estar alinhados direita, com a data grafada por extenso, e com nalizao por ponto nal

(.). Em atos de comunicao, local e data devem estar localizados na parte superior do documento.

Exemplos:

Braslia, 10 de maro de 2012.

Em 10 de maro de 2012.

.. Fecho

Os fechos devem ser alinhados ao pargrafo e nalizados com vrgula (,).

a) para autoridades superiores:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Dessa frmula foram excludas as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tra-dio prprios.


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.. AssinaturaTodas as comunicaes devem ter, abaixo do fecho, o espao para a assinatura, sem delimitar a linha, o nome

de quem a expediu e o cargo que ocupa. Por motivo de segurana, quando houver mais de uma pgina, devertransferir para a seguinte a ltima linha anterior ao fecho para que a assinatura no que isolada.

A forma da identicao do signatrio deve ser a seguinte:

[espao para assinatura]

FULANO DE TAL

[cargo ou funo]

O nome deve ser grafado em maisculas e sem negrito e o cargo ou a funo deve estar associado unidade emque a autoridade est em exerccio. Quando houver necessidade de assinatura de duas autoridades, tcnicas ouadministrativas, ambas devem estar espacialmente simtricas.

Exemplo:


FULANO DE TAL

[cargo ou funo]


FULANO DE TAL

[cargo ou funo]

.. EndereamentoO endereamento deve ser iniciado por Ao ou seus derivados, de acordo com nmero e gnero do (s) interlo-cutor (es). Esse recurso usado somente em alguns atos de comunicao e no endereamento de correspon-dncia. No endereamento, deve ser considerado, tambm, a adequao dos pronomes de tratamento, seguidosda referncia do cargo do interlocutor, alinhado esquerda.

O endereamento indicado tanto no ato de comunicao quanto no envelope postal deve obedecer a seguinteordem de apresentao:

Tratamento de cortesia

Nome do destinatrio


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Cargo

Nome da rua, nmero complemento

Bairro

CEP Cidade - UF

Exemplo:

A Sua Senhoria o Senhor

FULANO DE TAL

Secretrio de Tecnologia da Informao

SAF Sul Quadra 4, Conjunto C

701451-011 Braslia DF

.. Formatao e estruturao

A elaborao dos atos ociais e de comunicao obedecer seguinte diagramao:

a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Romande corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes e 10nas linhas de rodap;

b) obrigatrio constar a numerao de pgina desde a segunda folha. Deve ser usada no canto inferiordireito da pgina com fonte tamanho 12;

c) O incio de cada pargrafo do texto dever ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda. O campo des-tinado margem esquerda ter 3,0 cm de largura. O campo destinado margem direita ter 2,0 cm;

d) As margens superior e inferior sero de 2 cm;

e) Deve ser utilizado espaamento entre linhas proporcional de 125%;

f ) Entre os pargrafos deve ser utilizado espaamento de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo;


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g) No se recomenda o uso de negritos, itlicos, sublinhados, letras maisculas, sombreamentos, relevos,bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento, salvo

em caso de extrema importncia. deselegante o negrito no nome do signatrio;

h) A impresso dever ser feita em cor preta em papel tamanho A-4, preferencialmente, reciclado. Corespodem ser usadas somente para grcos e ilustraes;

i) A marca do Ministrio Pblico Federal ou das Unidades Gestoras/Administrativas deve ser disposta norodap em todas as pginas dos atos de comunicao, principalmente no ofcio;

j) Entre a data e a indicao do destinatrio pode haver variao de espaos, visto que no h denio rgida;

k) O destinatrio deve conter o tratamento, o nome da autoridade ou pessoa a quem se destina cargo, Mu-nicpio/Estado e CEP;

l) Entre o destinatrio e o assunto haver dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho texto ede forma que os elementos quem bem distribudos na pgina;

m) A descrio do assunto deve ser sucinta, sendo de, no mximo oito palavras, para indicar ao receptor otema principal do documento;

n) Entre o assunto e o vocativo haver dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho do texto e de

forma que os elementos quem bem distribudos na pgina;

o) O vocativo deve ser Senhor acrescido do cargo ocupado pelo destinatrio. A exceo so os documentosa serem destinados aos chefes maiores dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio. Quando se tratarde cidados destitudos de autoridade, dever ser usado Prezado senhor. Em nenhuma hiptese sercolocado ilustrssimo, dignssimo ou mui digno (DD/MD);

p) Entre o vocativo e o texto devem ser deixados dois ou trs espaos simples, de acordo com o tamanho dotexto e de forma que os elementos quem bem distribudos na pgina;

q) Entre a ltima linha do texto e o fecho Atenciosamente ou Respeitosamente deve haver dois ou trsespaos simples;

r) Entre o fecho e a identicao do signatrio poder haver variao de espaos;

s) O signatrio ser o nome do emitente, com tamanho de fonte 12, sem negrito, itlico ou outra forma de


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destaque e logo abaixo o cargo ocupado; e

t) Na correspondncia ocial, a impresso pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margensesquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho).

9 | COMUNICAO TCNICA

A apresentao dos documentos tcnicos dever ter estrutura simplicada, sempre considerando as particula-ridades do assunto abordado. A estrutura bsica constar de: quadro de identicao, texto e anexos. Outroselementos, como sumrio, listas de guras e tabelas, podero ser utilizados em casos especcos, como aqueles

relacionados a anlises e estudos multidisciplinares, cuja complexidade os exigirem.

So documentos tcnicos:

a) Laudo: anlise de documentos e/ou dados, com objetivo de responder quesitos formulados pelo solici-tante, expressando conclusivamente opinio tcnica;

b) Parecer: instrumento utilizado para expressar a opinio fundamentada, tcnica ou jurdica, sobre de-terminado assunto. ato exarado com base na constatao de fatos e na anlise tcnica, administrativaou jurdica de documentos e/ou dados, com a indicao de soluo, favorvel ou contrria, segundo as

argumentaes apresentadas pelo autor do parecer;

c) Nota: resultado de levantamentos de dados bibliogrcos, documentos eletrnicos, entrevistas e outros,sem a emisso de opinio tcnica; e

d) Relatrio: relato de reunies, vistorias, audincias, viagens e outros eventos que no demandem anlisedocumental nem a emisso de opinio tcnica. O relatrio uma descrio pormenorizada de deter-minada atividade, de um projeto especco ou do perodo de tempo em que se desenvolveu uma ouvrias tarefas.


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9.1 | Composio dos documentos tcnicos

.. Quadro de identicaoNo quadro introdutrio devem constar os elementos apresentados nos modelos:

a) Laudo: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa);

b) Parecer: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa);

c) Nota: (Referncia, Unidade Solicitante, Ementa); e

d) Relatrio: (Referncia, Unidade Solicitante, Evento, Local).

.. EmentaPara que, efetivamente, possa se constituir em resumo do documento, necessrio que a ementa possua algumascaractersticas que, dada sua necessidade, constituem-se em requisitos sem os quais estaria ela descaracteriza-da: objetividade, conciso, armao, proposio, preciso, coerncia e correo.

Deve-se evitar na construo de ementas:

a) uso de qualicativos (adjetivos ou advrbios) de valor apenas retrico, visto carecerem de maior preciso,

comprometendo, assim, a objetividade. Exemplos: qualquer ilegalidade, mxime no tocante plena vali-dade, efetivamente, meramente, apurao exemplar, jamais, etc;

b) repetio de termos, o que compromete sua objetividade. Exemplos: sindicato / ilegitimidade do sindi-cato; substituio processual / inexistncia de substituio processual ampla; e

c) excessiva generalidade das palavras utilizadas.


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.. TextoNo texto, o assunto apresentado e desenvolvido, constituindo o que se denomina corpo do documento. A

sequncia do texto deve atender a uma ordenao lgica, levando o leitor a compreender todas as consideraesformuladas e induzindo-o concluso, que deve constituir o fecho do documento.

Antes de iniciar a redao do texto, recomendvel elaborar um roteiro bsico com todos os assuntos que de-vero ser incorporados, preparando-se, portanto, a itemizao geral do documento.

A parte textual dos documentos tcnicos deve conter as seguintes sees:

Introduo Parte em que se identica a autoridade do MPF que efetuou a solicitao, se justica omotivo ou necessidade do trabalho e na qual cada assunto apresentado como um todo, sem detalhes.

Tambm deve ser informada, resumidamente, a metodologia de trabalho ou anlise utilizada.

Desenvolvimento parte mais extensa, que visa descrever a anlise ou estudo, levantamentos realizados,metodologias empregadas e tcnicas utilizadas, assim como os resultados da leitura crtica dos documentosou o que foi visto/registrado durante o evento. Nesta seo, devem ser esclarecidas as dvidas ou respondi-dos os questionamentos da autoridade do Ministrio Pblico Federal que demandou a atividade tcnica.

Esta parte deve ser itemizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vrios itens de desenvolvimento/anlise e receber os ttulos apropriados.

Concluso parte integrante de pareceres e laudos que consiste na comunicao, de forma sinttica, dosresultados obtidos, ressaltando o seu alcance ou suas consequncias. Tambm pode apresentar sugestesde aes a serem adotadas.

.. FechamentoNo ltimo pargrafo do texto, dever ser escrito, conforme o caso: " o Laudo"; " o Parecer"; " a Nota" ou" o Relatrio".

.. Assinatura a relao dos autores, em ordem alfabtica, devendo constar o respectivo cargo ou rea de atuao prossional.O analista que organiza os textos, coordena o andamento dos trabalhos e realiza os contatos com a autoridadedo MPF que solicitou a anlise deve ser listado em primeiro lugar e identicado como coordenador de equipe.


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.. AnexosO anexo a matria suplementar, tal como especicaes, memrias de clculo, questionrios, estatsticas, foto-

graas, que se acrescenta ao documento como esclarecimento ou documentao.

Sero numerados com algarismos arbicos, seguidos do ttulo. Quando no houver possibilidade de incluir ottulo no prprio anexo, pode-se usar uma pgina de ttulo precedendo-o.

9.2| Formatao e estruturao

.. Formatao

A formatao dos documentos (laudo, parecer, nota e relatrio tcnico) seguir o padro estabelecido nosmodelos.

Destacam-se para o corpo de texto: fonte Times New Roman, tamanho 12; espaamento entre linhas de 125%;margem esquerda 3 cm, margem direita 2 cm, margens superior e inferior 2 cm; recuo de 1 linha do pargrafo2,5cm e espaamento entre pargrafos de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo.

.. ItemizaoDe acordo com as necessidades de elucidao do texto, o documento deve ser dividido em itens e subitens. Os

itens e subitens tero fonte Times New Roman, tamanho 12 e alinhamento esquerda. Os itens sero escritos emalgarismos arbicos com letras maisculas negritadas, os subitens sero escritos com algarismos arbicos sepa-rados por pontos e letras minsculas, negritadas, (ex.: Item 4, Subitem 1.1 e 1.1.1). Outras subdivises, quandonecessrias, devero ser indicadas por letras minsculas (a, b, c) seguidas de parntese.

Ao ser preparada a itemizao de um documento, deve-se cuidar para que haja uma diviso homognea entrevrios itens. Nesse sentido, devem-se evitar os itens demasiadamente extensos, se comparados com outros domesmo documento. Por outro lado, tambm devem ser evitadas as subdivises desnecessrias, sobretudo quandoos subitens propostos puderem ser alados a itens independentes.


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.. Elementos de realce Negrito: ser utilizado para ttulos, assim como para realar palavras e trechos no corpo do texto.

Aspas: so empregadas no incio e no nal de uma citao textual que no exceda trs linhas e em cita-es feitas em nota de rodap; em palavras empregadas em sentido diferente do habitual; em nomes deartigo de jornal, ttulos de matria, captulos de livro e similares.

Itlico: utiliza-se em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua ou no aportugue-sadas; nos nomes, em latim, de gneros e espcies biolgicas e nos nomes de instituies estrangeiras.Nas citaes em lngua estrangeira, no se usa o itlico.

.. Indicao de pginas e folhas de documentosPara fazer referncia, ao longo do texto da informao tcnica, a pginas ou folhas de documentos avulsos ouprocessos consultados, deve-se indicar entre parnteses, em sequncia e separados por vrgula: o nome ou asigla do documento/processo; o nmero do volume, se houver; as abreviaturas p. ou f., conforme se trate depgina(s) ou folha(s); e o(s) nmero(s) correspondente(s).

Quando a citao referir-se a mais de uma pgina, a respectiva indicao deve observar o seguinte: a) os nme-ros das pginas inicial e nal devem ser separados por trao quando forem citadas pginas consecutivas; e b) osnmeros devem ser separados por vrgula quando as pginas no forem consecutivas. Exemplos:

H indcios de que a rea degradada constitui APP (EIA, v. II, p. 3, 22, 37, 245).

Nota-se que o IPHAN (NT n 03/2009, p. 43-44) discorda do MPE (ACP, f. 357).

Vale ressaltar que as abreviaturas p. e f. tambm devero ser utilizadas quando se tratar de obras de refe-rncia em geral, como livros, revistas, monograas, teses, entre outros.

Quanto forma adequada de indicar os nmeros de 1 a 9 no texto, aconselha-se escrever por extenso os nme-ros de uma s palavra (um, dezesseis, cem, mil) e usar algarismos para os nmeros de mais de uma palavra. Noentanto, por se tratar apenas de conveno, pode-se adotar como alternativa escrever os nmeros de 0 a 9 por

extenso e usar os algarismos para os nmeros a partir de 10. Vale lembrar que se o nmero iniciar uma frase,dever ser grafado por extenso. Exemplo:

Vinte e cinco locais foram vistoriados no entorno dos trs riachos afetados pelo pesticida, tendo sido feitas16 coletas de amostras de solo e gua.


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.. CitaesCitao a meno, no texto, de informao extrada de outra fonte para esclarecer, ilustrar ou sustentar o as-

sunto apresentado. Devem ser evitadas citaes referentes a assuntos amplamente divulgados, rotineiros ou dedomnio pblico, bem como aqueles provenientes de publicaes de natureza didtica, que reproduzem de formaresumida os documentos originais, tais como apostilas.

As citaes podem ser diretas ou indiretas. A citao direta a transcrio literal de um texto ou parte dele queconserva a graa, a pontuao, o uso de maisculas e os idiomas originais, e que pode ser includa no texto ou emnota de rodap. A citao indireta redigida pelo autor do documento com base em ideias de outro autor ou autores.

As citaes curtas (de at trs linhas) podem ser inseridas no texto, entre aspas duplas, e as citaes longas (maisde trs linhas) devem constituir um pargrafo independente, recuando 4 cm da margem esquerda, em fonte

Times New Roman, tamanho 11, e com o espaamento 1 entre linhas, dispensando-se as aspas, nesse caso.

Independentemente do tipo de citao, as fontes das quais foram extradas devero ser indicadas no texto. Paratanto, deve-se utilizar o sistema autor-data ou o sistema numrico, adiante descritos, devendo-se cuidar paraque o sistema seja o mesmo do incio ao nal do documento, mantendo-se a uniformidade. Caso o nmero decitaes seja superior a cinco, deve-se adotar, preferencialmente, o sistema autor-data.

As omisses de trechos constantes do original so permitidas em citaes quando no alteram o sentido dotexto ou frase. So indicadas pelo uso de reticncias, entre colchetes [...]. Acrscimos e explicaes s citaesso tambm apresentados entre colchetes.

Para destacar palavra(s) ou frase(s) em citao, deve-se negrit-la(s) e usar a expresso [sem grifo no original]ou [grifo nosso] entre colchetes.

... Sistema autor-dataO sistema autor-data, ou alfabtico, aquele que apresenta, resumidamente, a fonte da citao no prprio corpodo texto. Para obter os dados completos dos documentos citados, o leitor deve recorrer lista de refernciasbibliogrcas, que, neste caso, obrigatria.

Devem-se observar as seguintes regras:

Quando a referncia no est includa na orao, o nome do autor escrito com letras maisculas, segui-do pelo ano de publicao do documento citado e, opcionalmente, da pgina ou seo da qual foi extradaa citao. A referncia deve vir entre parnteses e aps o trecho citado. Ex.: A vrgula separa conceitos,ideias, frases (REZENDE, 1981, p. 37-38).


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Quando a referncia est includa na orao, apenas a letra inicial do nome do autor escrita em maiscula e,entre parnteses, informa-se a data da publicao do documento e a paginao (esta opcional). Ex.: Segundo

Botelho (1997, p. 365, 369) os nomes de ruas, lugares pblicos ou particulares so grafados em maiscula.

Para citao com dois ou trs autores, deve-se obedecer seguinte construo: em citaes diretas, informaros respectivos sobrenomes separados por ponto e vrgula, data da obra e, opcionalmente, a pgina da citao;e, em citaes indiretas, informar os sobrenomes dos autores e a data da obra entre parnteses. Ex.: "(VALLS;VERGUEIRO, 1998)" ou "Conforme destacam Vall e Vergueiro (1998)".

Com mais de trs autores, indica-se somente o nome do primeiro autor, seguido da expresso "et al.".Ex.: As pessoas quando esto dormindo no so inativas (CARDOSO et al., 1997).

... Sistema numrico:No sistema numrico, tambm chamado citao-nota, a obra ou outra fonte da qual foi extrada a citao indicada em nota de rodap especca, denominada nota de referncia. O nmero da nota, no texto, pode serindicado ao nal da frase, aps algum termo relevante citado ou aps o nome do autor.

Deve-se observar que a utilizao desse sistema dispensa a apresentao da lista de referncias bibliogrcas no m dodocumento. As regras gerais para elaborao das notas de referncia so as indicadas nos itens 9.2.6 e 9.2.7. Exemplo:

No texto: Para Fenelon, a estratgia capitalista de dominao do operrio fora das fbricas foi complexa.

No rodap: 3 FENELON, D. R. Fontes para o estudo da industrializao no Brasil: 1899-1945. RevistaBrasileira de Histria, So Paulo, v. 3, p. 79-115, mar. 1982.

.. Notas de rodapAs notas de rodap podem ser de dois tipos:

a) notas de contedo evitam explicaes longas dentro do texto, prejudiciais linha de argumentao, eso tambm usadas para esclarecer termos tcnicos ou ajuntar comentrios adicionais; e

b) notas de referncia vinculadas s citaes diretas e indiretas, indicam as fontes consultadas a partirda referncia completa no chamado sistema numrico (vide item 9.2.5.2). Devem seguir as orientaesindicadas em "Referncias bibliogrcas".

No texto, a primeira linha comea na margem de pargrafo (aps o nmero da nota) e as linhas seguintes, na margemesquerda do texto, sem recuo. Utiliza-se fonte Times New Roman, tamanho 10 e espaamento simples entre linhas.


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.. Referncias bibliogrcasUma referncia bibliogrca um conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento,

e que permite a identicao individual da fonte citada (NBR 10520,2002, p. 2).

Os elementos das referncias bibliogrcas dividem-se em dois conjuntos:

a) elementos essenciais: autor, ttulo, impresso (local, editor e data); e

b) elementos complementares: compilador, organizador (indicao de responsabilidade), tradutor, notas bi-bliogrcas (nmero de pginas ou volumes, ilustraes, dimenses), srie, notas especiais, ISBN e ISSN.

Nas referncias, as obras so alinhadas em ordem alfabtica do nome do autor.

A lista de referncias bibliogrcas apenas deve ser elaborada quando se utiliza o sistema autor-data no docu-mento, mas as regras aqui indicadas tambm se aplicam s notas de referncia do sistema numrico.

Vale observar que a lista de referncias bibliogrcas deve ser apresentada em item numerado especco, con-forme a sequncia adotada no documento, sempre aps o campo das assinaturas.

.. Tabelas, quadros e ilustraesAs tabelas, os quadros e as ilustraes (ex.: grcos, mapas, guras, imagens e fotograas) devem ser inseridos

no texto o mais perto possvel do trecho a que se referem ou ilustram.

Por constiturem importante forma de apresentao de dados, devem ser elaborados de forma que sejam autoex-plicativos, com ttulos adequados, apresentao clara das informaes e unidades. Podem ser inseridos no textoou apresentados como anexo.

As tabelas nunca so fechadas por linhas laterais e apresentam informaes de forma no discursiva, das quaiso dado numrico se destaca como informao central. Os quadros so fechados por linhas laterais e contminformaes textuais agrupadas em colunas. Os ttulos devero anteceder qualquer outro elemento e estar cen-tralizados, escritos com inicial maiscula, fonte Times New Roman, tamanho 12 e em negrito.

Os cabealhos das colunas e linhas devem ser centralizados horizontal e verticalmente em cada clula (en-contro de uma coluna com uma linha), escritos com inicial maiscula, fonte Times New Roman, tamanho 10,em negrito.


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As colunas e as linhas podem ser separadas por bordas e, para preenchimento, deve ser usada a fonte TimesNew Roman, tamanho 10, sem negrito, podendo o texto ser alinhado direita no caso de valores (monetrios

ou no), visando facilitar a comparao entre linhas. As unidades devem seguir a nomenclatura ocial brasileira.Excepcionalmente, poder ser usada fonte de tamanho at o limite de 8, quando os textos no puderem serabreviados ou simplicados.

As clulas no devem car em branco, devendo apresentar sempre um nmero ou sinal convencional. Os sinais aempregar so os seguintes: trao (-), quando o dado for nulo; e trs pontos () quando no se dispuser de dados.

Ao nal da tabela ou quadro, abaixo e junto ltima borda, devem ser colocadas a(s) fonte(s) de consulta, asnotas e as observaes, com o uso de fonte Times New Roman, tamanho 10. As notas devem apresentar refe-rncias numricas, entre parnteses, que constem do quadro ou tabela. As observaes so genricas para todo

o quadro ou tabela.

No caso de fotograas, diagramas, desenhos, mapas, gravuras, etc. que explicitam ou complementam visualmenteo texto, todas devero ser denominadas como guras (Figura). J os grcos devero ser denominados (Grco).Diferentemente dos quadros e tabelas, as guras e os grcos no so precedidos de ttulo. A descrio deve serfeita na parte inferior, iniciando pelo termo correspondente (Figura./Grco.), em caixa alta, seguida do nmerode ordem de correspondncia no texto, em algarismos arbicos, usando a fonte Times New Roman, tamanho 10.Toda ilustrao que j tenha sido previamente empregada em outra publicao deve indicar a fonte consultada,abaixo da legenda.

10 | ATOS NORMATIVOS

A redao de atos normativos segue princpios bem denidos que devem ser observados ao se desempenhar talfuno. A correta estruturao do texto facilita a compreenso das conexes entre os dispositivos e evita dvidasquanto a situaes especcas ou excepcionais. No Ministrio Pblico Federal, so considerados atos normativosa resoluo, a portaria e a instruo normativa, conforme caracterizados neste Manual

A seguir, tem-se um resumo com as principais orientaes sobre os elementos bsicos do texto normativo.


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10.1 | Composio dos atos normativos

Os atos normativos so estruturados em trs partes bsicas:Os atos normativos so estruturados em trs partes bsicas: parte preliminar, compreendendo a epgrafe, a ementa, o prembulo, o enunciado do objeto e a indicao

do mbito de aplicao das disposies normativas;

parte normativa, compreendendo o texto das normas de contedo substantivo relacionadas com a ma-tria regulada; e

parte nal, compreendendo as disposies pertinentes s medidas necessrias implementao das nor-mas de contedo substantivo, s disposies transitrias, se for o caso, clusula de vigncia e clusula

de revogao, quando couber.

..| EpgrafeA denominao do ato normativo, a sigla quando for o caso), o nmero e a marcao temporal devem ser gra-A denominao do ato normativo, a sigla (quando for o caso), o nmero e a marcao temporal devem ser gra-fados por extenso, em letras maisculas e sem negrito, e com a finalizao por ponto final .).fados por extenso, em letras maisculas e sem negrito, e com a finalizao por ponto final (.).Exemplo:Exemplo:RESOLUO N 1, DE 27 DE MARO DE 2012.RESOLUO N 1, DE 27 DE MARO DE 2012.

.. EmentaContm o resumo do assunto que motivou o ato. A ementa car alinhada direita e dever ser grafada semnegrito ou itlico.

Exemplo:

Dispe sobre a regulamentao e uniformizao dosDispe sobre a regulamentao e uniformizao dosprocedimentos referentes doao de bens de informticaprocedimentos referentes doao de bens de informticano mbito da Procuradoria da Repblica do Estado deno mbito da Procuradoria da Repblica do Estado deSo Paulo e Procuradorias da Repblica nos Municpios.So Paulo e Procuradorias da Repblica nos Municpios.


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.. PrembuloIndicar o rgo do MPF competente para a prtica do ato e a base legal em que se apoia para expedir o

ato normativo.

No prembulo, a autoridade competente, mediante ordem de execuo, baixa o ato de que titular utilizando-seda forma verbal resolve, nos termos da competncia de que esteja investida.

.. ArtigoO artigo a unidade bsica para apresentao, diviso ou agrupamento de assuntos em um texto normativo. a parte que forma diviso ou subdiviso em uma norma e que tem relao de conjunto com a que a precede oucom a que a segue.

De acordo com a Lei Complementar n 95/1998 (alterada pela Lei Complementar n 107/2001) e com oDecreto n 4.176/2002, que estabelecem normas e diretrizes para a elaborao, redao, alterao e consolida-o - entre outros aspectos - de atos normativos, so as seguintes as regras fundamentais em relao ao artigo:

A unidade bsica de articulao ser o artigo, indicado pela abreviatura Art., seguida de numerao or-dinal at o nono, inclusive, e cardinal a partir deste. No primeiro caso, a numerao do artigo separadado texto por dois espaos em branco, sem traos ou outros sinais. A partir do dcimo artigo, utiliza-seum ponto separando o numeral do texto que o segue:

Art. 9 Os objetivos do Planejamento Estratgico do MPF so:

Art. 10. Os objetivos do Projeto Wiki MPF so:

Os artigos se desdobram em pargrafos ou em incisos; e, dentro deles, os pargrafos se desdobram emincisos, os incisos em alneas e as alneas em itens.

Em remisses a artigos de um texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada art. seguida do n-mero correspondente. Por outro lado, usa-se a palavra artigo, por extenso, se vier empregada em sentidogenrico ou no vier expresso o respectivo numeral:

A Lei Complementar n 75, no seu art. 37, trata (...);

A norma faz referncia ao artigo anterior;

O artigo da Resoluo que trata (...).


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O texto de um artigo se inicia sempre por maiscula e termina por ponto, salvo nos casos em que conti-ver incisos, quando dever terminar por dois-pontos.

.. PargrafoOs pargrafos constituem, na tcnica legislativa, a imediata diviso de um artigo ou, ainda, uma disposiosecundria que explica ou modica a disposio principal.

Os pargrafos so representados pelo sinal grco , seguido de numerao ordinal at o nono, inclusive, ecardinal a partir deste (da mesma forma que os artigos).

Deve-se, ainda, observar:

At o 9, dispensado o uso de ponto e indicada a incluso de dois espaos brancos entre o numerale o texto; a partir do 10, emprega-se o ponto. Nas citaes e referncias bibliogrcas em um textocorrido, usa-se o sinal grco (). Quando a referncia for a mais de um pargrafo, usa-se o referido sinalduplicado ().

Usa-se a palavra pargrafo, por extenso, quando o pargrafo for nico ou quando o sentido for vago,indeterminado, e estiver desacompanhado do nmero respectivo:

Art. 18. O Subcomit Gestor de Tabelas ser constitudo (...)

Pargrafo nico. O SGT ser coordenado (...)

A norma contida no pargrafo anterior (...)

O texto de um pargrafo se inicia por maiscula e encerra por ponto nal, exceto quando se subdivideem incisos, situao em que se empregam dois-pontos antes das subdivises.

.. Incisos

Os incisos so utilizados como elementos discriminativos de um artigo ou de um pargrafo se o assunto neletratado no puder ser condensado no prprio artigo ou no se mostrar adequado a constituir pargrafo. Os inci-sos so indicados por algarismos romanos, seguidos de travesso e separados por ponto e vrgula, salvo o ltimo,que se encerra em ponto; o inciso que contiver desdobramento em alneas se encerra por dois-pontos. O textode um inciso iniciado por letra minscula, a menos que a primeira palavra seja nome prprio:

Art. 111. So rgos da Justia do Trabalho:


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I - o Tribunal Superior do Trabalho; e

II - os Tribunais Regionais do Trabalho.

.. ItensOs itens so desdobramentos das alneas e vm indicados por algarismos arbicos. As letras iniciais e a pontua-o dos textos dos itens seguem o padro dos incisos:

Art. 1 Atribuir Comisso de Implantao do Sistema nico as seguintes atividades:

I - realizar testes no Sistema:

a) at 6 (seis) meses aps implantao denitiva nas seguintes Unidades:

1. nas Coordenadorias Jurdicas;

2. nos Protocolos Jurdicos de cada Unidade.


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Forma e Estrutura

dos Atos Oficiais

CAPTULOIII


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11 | FORMA E ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS E DECOMUNICAO

11.1 | Apostila

Ato com a nalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou reticar outro ato administrativo publicadoanteriormente. Destinada ao interessado e s unidades de controle cadastral, a apostila um documento com-plementar a um ato, conrmando as alteraes publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os.

Usualmente, as apostilas reticam atos ou documentos referentes a nomeao, promoo, ascenso, transfern-cia, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo, remoo, lotao, exonerao, demisso,

dispensa, disponibilidade e aposentadoria.

A apostila pode reticar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, mas a nalidade sersempre a mesma: reticao ou aditamento.

.. Elementosa) Timbre: compe-se do braso e da identicao do rgo;

b) Identicao do documento: em letras maisculas e centralizadas sobre o texto;

c) Texto: o contedo da apostila. Quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve serfeita exposio sinttica da correo (ou qualquer outro propsito que motive a expedio do docu-mento), com referncia ao ato originalmente publicado. Visando preservao da data de validade, otexto deve mencionar expressamente o nmero, o dia e a pgina do veculo de publicao em que o atonormativo original foi publicado;

d) Na reticao ou no aditamento de documento administrativo, o texto deve ser iniciado citando o cargo daautoridade competente seguido do fundamento legal que ampara o ato. Em seguida, deve ser feita a expo-sio sinttica da correo ou do aditamento e as razes que o motivaram. O texto deve mencionar expres-

samente o nmero, o dia e a pgina do veculo de publicao em que o ato normativo original foi publicado;

e) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letrasminsculas. Esse pargrafo no numerado; e

f ) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esseselementos devem ser centralizados na pgina.


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11.2 | Ata

Ata o registro sucinto das ocorrncias e das decises de assembleia, reunio, congresso, mesa redonda, conven-o etc. Os fatos ocorridos nessas ocasies devem ser relatados com a mxima delidade.

O texto da ata deve ser escrito seguidamente sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de pargrafos.Tambm no se deixam espaos em que possam ser inseridas modicaes posteriores. Os numerais devem serescritos sempre por extenso e evitadas as abreviaturas.

A ata normalmente redigida por um secretrio efetivo ou, na falta deste, por um secretrio designado para a ocasio.

.. Elementos

a) Timbre: compe-se do braso e da identicao do rgo.

b) Identicao do documento: grafada sem negrito, em letras maisculas, e posicionada de forma centra-lizada no papel. No caso de a reunio ou assembleia tratar de um nico assunto, recomendvel que eleseja mencionado logo abaixo da identicao, para facilitar consultas posteriores. Quando houver vriassesses ou reunies sobre o mesmo assunto, recomenda-se numerar as atas.

c) Texto: o contedo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara e concisa e seguir o padro da

lngua culta, observando-se a impessoalidade e a formalidade. Compe-se de: 1) dia, ms, ano e hora dareunio (por extenso); 2) local da reunio; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4) ordemdo dia; 5) fecho (que dever iniciar-se com a expresso Nada mais havendo a tratar... ou... Nada maisa deliberar...); e 6) assinaturas do presidente, do secretrio e de alguns participantes. Essas partes nose encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se sequenciadas, acompanhando o uxo dainformao. possvel, assim, reconhec-las na estrutura do texto.

11.3 | Atestado

O atestado ato comprovador de situao ou fato conhecido pela Administrao, mas que no consta de qual-quer documento em poder da organizao. Diz respeito a eventos passveis de frequentes modicaes. Umservidor pblico pode, em razo de seu ofcio ou de sua funo, fornecer atestado a outrem.


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.. Elementos

a) Timbre: compe-se do braso e da identicao do rgo;

b) Identicao do documento: os atestados no so numerados, basta nomin-los. Convm numer-los nocaso de se tornarem rotineiros;

c) Texto: constitui a exposio do que se atesta, se possvel com a indicao especca da nalidade do ato.O atestado , geralmente, estruturado em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-losa partir do segundo;

d) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letras

minsculas. Esse pargrafo no numerado; e

e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esseselementos devem ser centralizados na pgina.

11.4 | Certido

Ato pelo qual se arma, por escrito, a existncia de um fato ou de uma situao que podem ser vericados em

assentamento pblico (autos, procedimentos, despachos, etc). Difere do atestado em dois aspectos: 1) atm-se,obrigatoriamente, a documentos que se encontram em poder da organizao; 2) refere-se a situaes de naturezapermanente.

A certido, desde que autenticada, tem a mesma fora probante do documento original e pode ser fornecida porqualquer dirigente da instituio no mbito de sua competncia. A autenticao pode ser feita por cdigo decerticao digital ou por selo de segurana aplicado no documento com assinatura a tinta.

.. | Elementos


b) Identicao do documento: as certides no so numeradas. Basta escrever a palavra certido emletras maisculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convm numer-las no caso de setornarem rotineiras;


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c) Texto: o teor do que se certica, se possvel com a indicao especca da nalidade do ato. A cer-tido , geralmente, estruturada em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-los a

partir do segundo;

d) Local e data: So registrados por extenso. Na graa do ms, devem ser utilizadas letras minsculas. Essepargrafo no numerado; e

e) Assinatura: tem que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos de-vem ser centralizados na pgina.

11.5 | Declarao ato pelo qual o servidor ou a Administrao arma a existncia de um direito ou de um fato em relao a algoou algum, no importando se favorvel ou no. redigida da mesma forma que o atestado.

Quando parte do servidor, mesmo que a pedido da instituio, a declarao pessoal. Quando a manifestao da prpria instituio, por intermdio de seus titulares, a declarao administrativa.

.. Elementos

a) Timbre: compe-se do braso, da identicao do rgo e da unidade;

b) Identicao do documento: as declaraes no so numeradas. Basta escrever a palavra declaraoem letras maisculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convm numer-las no caso de setornarem rotineiras;

c) Texto: o teor do que se declara, se possvel com a indicao especca da nalidade do ato. Se a declaraofor a respeito de algum, deve conter referncia aos seus documentos de identicao. A declarao ge-ralmente estruturada em nico pargrafo. Se houver mais de dois, deve-se numer-los a partir do segundo;

d) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. O ms deve ser grafado em letrasminsculas. Esse pargrafo no numerado; e

e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementosdevem ser centralizados na pgina.


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11.6 | Despacho

Ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciao. Destinado ao interessado e s outrasunidades da administrao, o despacho usado para proferir uma deciso, uma ordenao ou sugerir o prosse-guimento de um processo/expediente.

O despacho pode ser:

a) decisrio: d soluo e pe termo questo;

b) ordinatrio: apenas d andamento ao documento;

c) interlocutrio: no resolve terminantemente a questo, apenas a transfere autoridade de hierarquiasuperior, inferior, ou de outra unidade da estrutura organizacional do rgo; e

d) saneador: aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento.

Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, lndero, etc), expresses (De acordo, etc)ou textos mais longos. Quando o despacho for curto, pode ser escrito no prprio corpo do documento de que parte.

.. Elementosa) Timbre: identica o rgo, a secretaria, a coordenadoria, a diviso e a seo;

b) Identicao do documento: compe-se do nmero do documento seguido do ano. Esses dados sosempre separados por barra e complementados pela indicao do processo a que se refere o despacho, edo qual ele far parte, e pelo assunto do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numerao dispensada. Se o despacho for de pequena extenso e registrado no prprio documento, conter apenastexto, data e assinatura;

c) Destinatrio: indica o receptor do despacho. Alinhado esquerda, composto pela forma de tratamento

adequada ao destinatrio, seguida do cargo que ocupa;

d) Texto: contm as informaes da deciso ou do encaminhamento. Se houver mais de um pargrafo, deve--se numer-los a partir do segundo;


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e) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. Grafa-se o ms com inicial mins-cula. Esse pargrafo no numerado; e

f ) Assinatura: campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esseselementos devem ser centralizados na pgina.

11.7 | Fac-smile (FAX)

um instrumento de transmisso de mensagens que se caracteriza pela agilidade. Deve, por isso, ser utilizadopara a transmisso de assuntos ociais de urgncia. A comunicao chega ao destinatrio por via telefnica, e o

original do documento ca com o expedidor. Havendo a necessidade, a documentao transmitida ser enca-minhada posteriormente.

O fax tanto pode ser o ato administrativo em si (com mensagem e numerao prprias mensagem fax) quan-to servir apenas de folha de rosto para o encaminhamento de outro ato (ofcio, portaria, relatrio, entre outros).

.. Requisitos para o envio de um Fax:a) folha de rosto (se o texto da comunicao for pequeno, pode-se utilizar o campo mensagem da folha de

rosto esse o caso em que o fax o ato administrativo em si);

b) identicao do emissor - nome do servidor responsvel pelo contedo e transmisso da mensagem; e

c) numerao das pginas de transmisso.

11.8 | Informe/Informao

Informe/Informao o ato por meio do qual o servidor se manifesta acerca de assunto submetido a sua apre-

ciao, com o objetivo de melhor fundamentar questes levantadas ou aclarar fatos no sucientemente relata-dos. Serve, essencialmente, ao fornecimento de elementos exigidos ao bom trmite documental, a m de que osdados apresentados auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na soluo de problemas. Tem comofundamento o exame de processo ou de fato de que se tenha conhecimento.


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A informao deve ater-se somente ao necessrio para a soluo do que consta no procedimento, sem armaessubjetivas ou incertas.

O resumo da questo que motivou o ato poder iniciar a informao, de modo a permitir que o leitor tomeconhecimento do assunto tratado.

.. Elementosa) Timbre: identica o rgo, a secretaria, a coordenadoria e a seo;

b) Identicao do documento: inclui o nome e o nmero do ato. Esses dados so complementados pelareferncia ao processo a que se refere a informao, e do qual ela far parte, e pelo assunto do ato;

c) Invocao: invoca o destinatrio pelo cargo que ocupa e seguido de vrgula;

d) Texto: consiste no contedo da informao, elaborado com clareza e conciso. A introduo relata bre-vemente a questo que motivou o ato, de modo a permitir que o leitor identique de imediato o assuntotratado no documento. O desenvolvimento contm todas as questes demandadas ou consideradas es-senciais para o esclarecimento da situao analisada. Alm disso, exceo do fecho, todos os pargrafosso numerados para facilitar possveis remisses;

e) Fecho: deve ser sinttico. Ex.: o que informo ou Era o que tnhamos a informar; considerao do

secretrio-geral do Ministrio Pblico Federal;

f ) Local e data: so registrados por extenso e sem qualquer supresso. Grafa-se o ms com inicial mins-cula; e

g) Assinatura: item constitudo pelo conjunto assinatura, nome e cargo do expedidor. Esses elementoscaro centralizados na pgina.

11.9 | Instruo NormativaInstruo normativa o ato do procurador-geral da Repblica e/ou do secretrio-geral do MPF destinado acomplementar, integrar ou interpretar a lei ou regulamento, e diz respeito rotina dos trabalhos e ao estabeleci-mento de diretrizes para as unidades do MPF, bem como estabelecer normas, mtodos e procedimentos sobrematria especca destinados a orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuies.


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.. ElementosA instruo normativa compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada. A ordem normatizadora

constitui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do ato, que o texto.


b) Identicao do documento: inclui o nome do ato em letras maisculas, seguido do nmero de registroe da data do documento;

c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a instruo normativa. A ementa car alinhada direita;

d) Prembulo: inicia a instruo normativa e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto.Abre com a nominao O PROCURADOR-GERAL DA REPBLICA ou O SECRETRIO--GERAL DO MINISTRIO PBLICO FEDERAL, seguida normalmente da expresso no usode suas atribuies e das consideraes que justicam a expedio da instruo normativa. Nas consi-deraes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. comumente nalizado com aexpresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;

e) Texto: constitui o prprio contedo da instruo normativa, o que ela regula ou expressa. Tem a mesmaestrutura da portaria, com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas; e

f ) Assinatura: item constitudo pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso o procura-dor-geral ou o secretrio-geral. Esses elementos caro centralizados na pgina.

11.10 | Instruo de Servio

Ato normativo de efeito interno, de competncia dos titulares das unidades gestoras, destinado a complementar,integrar ou interpretar a lei, regulamento e as instrues normativas, a m de orientar a conduta funcional dosagentes da administrao no desempenho de suas atribuies e assegurar a unidade de ao na execuo das

atividades do rgo.

.. ElementosA instruo de servio compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada. A ordem normatizadora cons-titui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao do ato, que o texto;


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b) Identicao do documento: inclui o nome do ato em letras maisculas, seguido do nmero de registroe da data do documento;

c) Ementa: contm o resumo do assunto que motivou a instruo de servio. A ementa car alinhada direita;

d) Prembulo: inicia a instruo de servio e no integra a matria normatizada, que corresponde ao texto.Abre com a nominao, seguida normalmente da expresso no uso de suas atribuies e das conside-raes que justicam a expedio da instruo de servio. Nas consideraes, deve-se citar a norma quefundamenta o ato e outros motivos. comumente nalizado com a expresso RESOLVE, registrada

em um novo pargrafo e em letras maisculas; e

e) Texto: constitui o prprio contedo da instruo de servio, o que ela regula ou expressa. Tem a mesmaestrutura da portaria, com a diviso do assunto em artigos, pargrafos, incisos e alneas.

f ) Assinatura: item constitudo pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso, o titular daunidade gestora. Esses elementos caro centralizados na pgina.

11.11| Memorando e Memorando CircularO memorando um tipo de correspondncia interna e caracteriza-se pela gil comunicao entre servidores eunidades de um mesmo rgo.

Pode conter qualquer assunto que diga respeito atividade administrativa, inclusive comunicaes extensas,como exposio de projetos, ideias, diretrizes, etc, mas sua tramitao deve pautar-se pela simplicidade. Osdespachos que a ele se seguem, portanto, devem ser dados no prprio documento e, na ausncia de espao, emfolha de continuao.

O memorando circular apresenta as mesmas caractersticas do memorando e diferencia-se dele apenas por serendereado a vrios destinatrios.

Se o texto for longo, usa-se folha de continuao, que no deve conter o braso, apenas a identicao do rgo.O tipo e o nmero do memorando devem ser repetidos na folha de continuao, devidamente numerada.

Esses elementos caro alinhados esquerda, assim dispostos: Fl. 2 do Memorando n. 4/SADP, de 14-3-2012.


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O texto prossegue aps dois espaos simples.

No texto, exceo do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados para facilitar possveis remisses.

.. Elementosa) Timbre: identica a unidade;

b) Identicao do documento: composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso, seguido direta-mente do nmero de registro e da identicao da unidade expedidora;

c) Data: deve estar alinhada direita, na linha imediatamente inferior da identicao do documento, e

escrita por extenso. Ex.: Em 18 de maro de 2012 ou Braslia, 18 de maro de 2012;

d) Destinatrio: o destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;

e) Assunto: consiste no que est sendo tratado no memorando;

f ) Texto: constitui o contedo do documento. O objeto que motivou o memorando deve ser sempre men-cionado, evitando-se, dessa forma, informaes vagas ou incompletas, tais como: Em ateno ao Me-morando n 03/04, informo que a data 1-12-11. O assunto deve ser abordado de forma clara: Emateno ao Memorando n. 03/04, que trata das frias de servidores desta Coordenadoria, informo que

elas se iniciaram no dia 1-12-11;

g) Fecho: apresenta a saudao do signatrio. As expresses utilizadas so: Respeitosamente para auto-ridades de hierarquia superior do destinatrio e Atenciosamente para autoridades de mesma ouinferior hierarquia. O fecho segue o mesmo alinhamento dos pargrafos do texto; e

h) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do remetente. Esses elementos caro centra-lizados na pgina.

11.12 | Mensagem eletrnica (e-mail)

A mensagem eletrnica ou e-mail, pela sua agilidade, constitui um dos mais ecientes meios de comunicao,visto que pode ser lido praticamente ao mesmo tempo em que remetido. Por isso, vem sendo usado como maisuma alternativa para a correspondncia no servio pblico.


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Se o e-mail tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos mesmos princpios que norteiam a redao ocial,ou seja, a clareza, a conciso, a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observncia s regras do padro

culto da lngua. O texto deve ter um vocativo, a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e aidenticao do remetente (nome, cargo, entre outros detalhes).

O uso do e-mail tem-se generalizado nas comunicaes entre as unidades do Ministrio Pblico Federal. Mui-tas vezes as mensagens so impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatrios deprocedimentos praticados pelo servidor.

O correio eletrnico pode ser utilizado para a comunicao entre os servidores da organizao, entre a institui-o e o cidado e entre a instituio e outros rgos.

.. Forma de utilizao Digite o endereo do destinatrio por ltimo. Isso evitar remessas equivocadas e outros problemas

semelhantes.

Verique sempre se o endereo eletrnico est correto.

Faa todas as revises antes de enviar a mensagem, para que no seja necessrio reenviar o e-mail reti-cando possveis erros.

Certique-se de que os anexos realmente esto sendo enviados e de que so os adequados para a mensagem.

No mande vrias vezes o mesmo e-mail para ter certeza de que chegou. Se o endereo eletrnicoestiver correto, ele chegar. Alm disso, o sistema oferece alternativas para saber se o texto foi recebidoe se foi aberto.

O campo assunto sempre deve ser preenchido. Esse procedimento tornar a comunicao mais rpida eeciente, pois o destinatrio perceber imediatamente o motivo da mensagem. Por isso, seja objetivo eclaro ao delimitar o assunto.

Verique a lista de endereos, que j ca impressa em seu correio eletrnico, evitando o envio de infor-mao reservada a um destinatrio que no deveria receb-la.

O campo destinado redao da mensagem no deve ser utilizado para textos longos e a criao dememorandos, ofcios e outras comunicaes ociais. Documentos dessa natureza devem ser enviadosem arquivo anexo.


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Utilize abreviaturas quando forem absolutamente necessrias e gramaticalmente corretas. O vocabulrioinformal e as abreviaturas esdrxulas como naum, tb e vc em vez de no, tambm e voc empre-

gados na internet devem ser abolidos em mensagens eletrnicas que tratem de assuntos prossionais.

Seja econmico na formatao, pois o destinatrio pode no ter acesso a determinados programas erecursos, como Page Maker,Power Point,animao e outros. A melhor opo formatar o mnimo ne-cessrio. Evite tambm grcos, tabelas e textos pesados.

Tome cuidado ao utilizar smbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destina-trio. Se o formato do documento for importante, envie-o em anexo processado no Word, Openou PDF.

Deve-se fazer distino entre as mensagens particulares e as prossionais, criando pastas para diferen-

ci-las e, acima de tudo, no classicar as pessoais como prioritrias. Ao encaminhar uma mensagemprossional, conveniente evidenciar que se trata de assunto de trabalho. No divulgue informaescondenciais.

A criao de listas de endereos por grupos de pessoas til quando se enviam mensagens regularmentepara um mesmo grupo.

Alguns sistemas anexam resposta dada a um e-mail todo o histrico das mensagens trocadas. Entre-tanto, quase sempre esse histrico desnecessrio e s aumenta o tamanho da mensagem. Alm disso,retransmitir o contedo recebido anteriormente pode ser inadequado.

As mensagens enviadas e/ou recebidas pelas caixas postais institucionais tm, obrigatoriamente, a identi-cao clara do autor, a quem so imputadas as mesmas responsabilidades relativas ao uso de uma caixapostal individual.

.. Elementos

a) Identicao do e-mail: composta pelos campos que indicam o remetente, a data de envio, o destinatrioe o assunto;

b) Vocativo: invoca o destinatrio e seguido de vrgula. O uso dos pronomes de tratamento no torgido quanto nos outros atos ociais administrativos, no entanto, necessrio dirigir-se ao leitor como devido respeito, visto que se trata de um texto prossional. suciente, mas tambm imprescindvel,que se use o tratamento senhor/senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do destinatrio;


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c) Texto: constitui o contedo do documento;

d) Fecho: apresenta a saudao do remetente. As expresses utilizadas so: Respeitosamente para auto-ridades de hierarquia superior do destinatrio e Atenciosamente para autoridades de mesma ouinferior hierarquia; e

e) Identicao: a mensagem eletrnica, como qualquer outro ato ocial, deve conter uma identicao,que pode apresentar, alm do nome do signatrio, o cargo, a titularidade, o telefone e o endereo do siteda instituio, entre outros detalhes. Essa identicao deve ser curta, com no mximo quatro linhas.

11.13 | Ofcio e Ofcio CircularOfcio um instrumento de comunicao escrita e formal com entes externos, que as autoridades endereamumas s outras ou a particulares, e que se caracteriza por obedecer determinada frmula epistolar e pelo for-mato do papel.

Cada ofcio deve abordar um nico assunto. Todos os pargrafos do texto devem ser numerados para facilitarpossveis remisses.

Se o ofcio for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar tal ocorrncia no corpo do texto. O

ofcio circular apresenta as mesmas caractersticas do ofcio e diferencia-se dele apenas por ser endereado avrios destinatrios.

.. Elementosa) Timbre: inclui o braso, a identicao do rgo em letras maisculas e a da unidade em letras mais-

culas e minsculas;

b) Identicao do documento: composta pelo tipo de ofcio, registrado por extenso, seguido do nmero deregistro e da sigla da unidade expedidora;

c) Local e data: posicionam-se direita, na linha imediatamente inferior da identicao do documento.No se usa abreviatura;

d) Destinatrio: item que indica o receptor do ofcio. Composto pela forma de tratamento adequada aodestinatrio, pelo nome dele em letras maisculas, o cargo ou funo e rgo a que pertence, alinhados esquerda. Caso o ofcio tenha mais de uma folha, o destinatrio ser mencionado apenas na primeira;


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e) Assunto: contm referncia ao assunto que motivou o ofcio;

f ) Vocativo: invoca o destinatrio e seguido de vrgula;

g) Texto: o texto do ofcio deve conter introduo, desenvolvimento e concluso, nos casos em que o obje-tivo no seja apenas o de encaminhar documentos;

A introduo apresentar, de forma objetiva, o assunto que motiva o expediente: Encaminho a VossaExcelncia..., Informo a Vossa Senhoria que..., Submeto apreciao de Vossa Senhoria..., em vez de com pesar que comunicamos que..., Temos a honra de informar que...

O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas ser

abordada em pargrafos distintos a m de que o texto ua com clareza.

h) A concluso simplesmente rearma a proposio que motivou o ato;

i) Fecho: apresenta a saudao ao destinatrio. So utilizadas as expresses Atenciosamente e Respeito-samente. A primeira para pessoas de mesma ou de inferior hierarquia e a segunda para autoridades dehierarquia superior do signatrio. O fecho segue o mesmo alinhamento dos pargrafos do texto; e

j) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos caro centrali-zados na pgina.

11.14 | Ordem de Servio

Ato de efeito interno, de competncia dos titulares das unidades gestoras ou administrativas, para denir atri-buies ou disciplinar trabalho no mbito de cada unidade. Deve conter: identicao da comunicao, comnumerao sequencial iniciada a cada ano civil e sigla do rgo emissor; local e data de comunicao; identi-cao do destinatrio; vocativo seguido de vrgula; texto utilizando um pargrafo por assunto; expresso deencerramento e identicao do emissor.

.. Elementosa) Timbre: compe-se da identicao do rgo, em letras maisculas, e da unidade gestora ou unidade

administrativa, em letras maisculas e minsculas;


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b) Identicao do documento: composta pelo nome do ato por extenso e em letras maisculas, seguido donmero e da data de expedio;

c) Prembulo: aberto com a nominao do expedidor do ato seguida normalmente da expresso no usode suas atribuies e das consideraes que justicam a expedio da ordem de servio. Nas conside-raes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. comumente nalizado com aexpresso RESOLVE, registrada em um novo pargrafo e em letras maisculas;

d) Texto: o contedo da ordem de servio, o que ela regula ou expressa. Pode conter tantos pargrafosquantos forem necessrios, numerados por algarismos arbicos, os quais, se for o caso, podero desdobrar-seem alneas; e

e) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ca-ro centralizados na pgina.

11.15 | Portaria

Portaria o ato da autoridade competente para dispor sobre assuntos de natureza predominantemente adminis-trativa, especialmente os relativos a pessoal (exonerao, delegao de competncia, designao, elogio, penali-dade e outros do gnero), bem como ao funcionamento dos servios do MPF (horrio de expediente, suspenso

de prazos legais, designao de comisses, etc.).

.. ElementosA portaria compreende a ordem normatizadora e a matria normatizada.

A ordem normatizadora constitui o prembulo, e a matria normatizada diz respeito prpria comunicao doato, que o texto.


b) Identicao do documento: composta pelo nome do ato por extenso e em letras maisculas, seguido donmero e da data de expedio;

c) Eme

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Manual Atos Oficiais MPF