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Manual Básico do Usuário
Simplificação de Processos
Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores
Brasília – DF, Maio de 2015
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Sumário
Simplificação de Processos: .................................................................................................................... 3
Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores de Processo: ............................................. 3
O que é o GPWeb? ...................................................................................................................................... 3
Acesso ao sistema GPWeb ...................................................................................................................... 4
Acessar o Plano de Ação: ........................................................................................................................ 5
Registrar o monitoramento do Plano de Ação. ................................................................................ 6
Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s) indicador(es) do Processo Simplificado: ....... 7
Atualizar o valor do(s) indicador(es) do processo simplificado: .............................................. 9
Atualizar o checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado: ..................................... 10
Alterar o valor do(s) indicador(es) do processo do processo simplificado: ....................... 11
Atualizar Checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado: ........................................ 12
Verificar a evolução do Indicador do processo simplificado: ................................................... 14
Lista de Figuras
Figura 1: Tela de Login. ........................................................................................................................... 4
Figura 2: Tela inicial do GPWeb. ........................................................................................................... 4
Figura 3: Acesso aos Planos de Ação. ................................................................................................ 5
Figura 4: Lista dos Planos de Ação. ..................................................................................................... 5
Figura 5: Tela Detalhes do Plano de Ação. ....................................................................................... 6
Figura 6: Registrar Ocorrência. ............................................................................................................. 6
Figura 7: Registro de Ocorrências. ...................................................................................................... 6
Figura 8: Detalhes do Plano de Ação. ................................................................................................. 8
Figura 9: Detalhes do Indicador ........................................................................................................... 8
. Figura 10: Indicadores da Composição ........................................................................................... 9
Figura 11: Valor do Indicador.............................................................................................................. 10
Figura 12: Checklist do Indicador. ..................................................................................................... 10
Figura 13: Valor do Indicador.............................................................................................................. 11
Figura 14: Registros do Checklist. ..................................................................................................... 13
Figura 15: Detalhes do Indicador – Aba Gráfico. ......................................................................... 14
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Simplificação de Processos:
As simplificações de processos de trabalho são um recurso bastante estimulado
na Anvisa e seu objetivo é buscar a excelência na gestão mediante o emprego de
processos de trabalho fluidos e ágeis. Desde o diagnostico elaborado no escopo do
planejamento estratégico, as simplificações da casa tem sido realizadas com o apoio
de uma consultoria externa especializada na utilização da ferramenta Aris.
A simplificação de processos visa promover harmonização de procedimentos,
agilidade nos processos de trabalho e alinhamento das ações às iniciativas
estratégicas e aos macroprocessos definidos pela Agência quando da elaboração de
seu Planejamento Estratégico. Além disso, a simplificação visa contribuir para melhor
efetividade dos processos de trabalho por meio da remoção de entraves burocráticos
de processos, procedimentos, rotinas ou atividades.
Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores de Processo:
O monitoramento dos planos de ação e indicadores dos processos simplificados
é uma atividade que faz parte da meta da ADI, do ciclo de 2014-2015: “Realizar
nove simplificações de processos, indicados pelas Superintendências”.
O monitoramento busca identificar a situação de execução dos planos de ação e
os valores dos indicadores dos processos simplificados. Para esta atividade será
utilizado o software GPWeb e para isso, o(s) responsável(is) pelos planos de ação e
indicadores devem seguir as orientações deste manual.
Cada responsável está associado ao plano de ação e aos indicadores que devem
ser mensurados.
O que é o GPWeb?
O GPWeb é um sistema de gerenciamento de projetos, que busca estruturar
ideias de projetos e gestão.
Observação: Por ser um software livre, o sistema GPWeb não funciona corretamente
no navegador MS - Internet Explorer. Recomendamos a utilização dos navegadores:
Chrome ou Firefox.
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Acesso ao sistema GPWeb
O sistema GPWeb deve ser acessado pelo link: www20.anvisa.gov.br/GPWeb. O
sistema abrirá a tela de login indicada a seguir:
Figura 1: Tela de Login.
Observação: Caso o responsável pelo monitoramento da ADI não possua login de
acesso ao sistema GPWeb, ele deve solicitar sua inclusão por meio do e-mail:
[email protected], informando o Nome Completo, Login da Rede Anvisa e o CPF.
Após o login realizado, a tela inicial do sistema será aberta (Figura 2).
Figura 2: Tela inicial do GPWeb.
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Acessar o Plano de Ação:
Para acessar o plano de ação o responsável pelo monitoramento deve
clicar em Gestão > Planos de Ação (Figura 3). Será aberta a Tela “Lista de
Planos de Ação” contendo a lista de todos os planos de ação (Figura 4), aos
quais o responsável está associado. O responsável deverá clicar no “nome do
plano de ação”, na lista de planos de ação, para que os detalhes do plano de
ação sejam apresentados.
Figura 3: Acesso aos Planos de Ação.
Na Tela Lista dos Planos de Ação, o responsável pode utilizar os filtros
disponíveis (Organização, Usuário, Filtro) para filtrar os planos de ação, aos
quais está associado. Para isso dever selecionar a(s) opção(ões) e clicar no
botão “Filtrar” .
Figura 4: Lista dos Planos de Ação.
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Após localizar o(s) plano(s) de ação, o responsável deve clicar sobre o
“nome do plano de ação” para visualizar os detalhes do plano de ação e as
ações associadas (Figura 5).
Registrar o monitoramento do Plano de Ação.
Figura 5: Tela Detalhes do Plano de Ação.
O monitoramento do Plano de Ação é realizado por meio do “Registro
de Ocorrências” referentes à execução das ações realizadas (Figura 6).
Clique em “Registrar Ocorrência”. Serão apresentadas as opções para o
registro do andamento do plano de ação (Figura 7).
Figura 6: Registrar Ocorrência.
Figura 7: Registro de Ocorrências.
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Na aba “Registrar Ocorrências”, execute os seguintes procedimentos:
1. Atualize o valor do campo “Progresso”, informando o percentual
de execução das ações realizadas de acordo com o estabelecido no
controle interno da área;
2. No campo “Descrição”, detalhe as ações que foram executadas e
se os prazos previstos estão sendo cumpridos, e
3. Clique no botão “Salvar” para gravar as informações.
Importante: Inclua os arquivos que correspondem às evidências de
execução das ações relatadas. No canto superior direito da tela “Detalhes do
Plano de Ação” existe o botão “arquivo”. Clique neste botão e faça o
registro do arquivo.
Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s) indicador(es) do Processo
Simplificado:
Acesse novamente a tela de “Detalhes do Plano de Ação”, por meio
do Menu > Gestão > Planos de Ação. Na lista de planos de ação, selecione
e clique no “Nome do Plano de Ação” para abrir a tela “Detalhes do Plano de
Ação” (Figura 8).
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Figura 8: Detalhes do Plano de Ação.
Nesta tela, observe a aba “Indicadores”. Nela está a lista de
indicadores do processo simplificado. Clique na “Descrição do Indicador”
para que seja aberta a tela de “Detalhes do Indicador” (Figura 9).
Figura 9: Detalhes do Indicador
Na tela de “Detalhes do Indicador” são apresentadas as informações
sobre o indicador associado ao processo simplificado.
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Importante: Se o indicador for um “índice” (composição formada por mais
de um indicador) é apresentada esta figura: no lado direito do nome do
indicador. Clique na “Figura” para visualizar os indicadores da composição
(Figura 10).
. Figura 10: Indicadores da Composição
Clique no nome do indicador para sua seleção e feche a janela. O
sistema apresenta os dados do indicador selecionado na tela “Detalhes do
Indicador” (Figura 9).
Na tela “Detalhes do Indicador”, clique na opção “Inserir valor” para
acessar a tela “Valor do Indicador” (Figura 11) ou clique na opção preencher
checklist para acessar a tela “Preencher checklist” (Figura 12).
Atualizar o valor do(s) indicador(es) do processo simplificado:
Preencha o campo “Valor” e clique na opção “Incluir” para registrar
o “Valor do Indicador”.
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Figura 11: Valor do Indicador.
Atualizar o checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado:
Marque os itens do checklist correspondentes às etapas já realizadas
(Figura 12) e clique na opção “Salvar” para registrar os itens do Checklist
realizados.
Figura 12: Checklist do Indicador.
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Alterar o valor do(s) indicador(es) do processo do processo
simplificado:
Caso seja necessário atualizar algum o “Valor de um Indicador
associado ao processo”, devem ser realizados os seguintes passos:
1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o
item: Acessar Plano de Ação;
2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações
do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)
indicador(es) do processo simplificado;
3. Clique na opção “Inserir Valor”. Será apresentada a “Tela Valor
do Indicador”, contendo a lista de valores já registrados. (Figura
13). A lista de valores registrados fica na parte inferior da tela.
Figura 13: Valor do Indicador.
Para alterar um valor já cadastrado, deve-se clicar no botão “Editar
Valor” , que fica no lado direito da tela, na lista de valores registrados. Ao
clicar no botão “Editar Valor” o sistema GPWeb preenche os campos: Data da
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Aferição, Valor e Descrição, permitindo sua alteração. Altere os campos
necessários e clique no botão “Confirmar” para gravar a alteração
realizada. Caso deseje cancelar a operação, clique no botão “Cancelar a
Edição” .
Se for necessário excluir um valor registrado, clique no botão “Excluir
Valor” e confirme a operação.
Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as
atividades de monitoramento.
Atualizar Checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado:
Caso seja necessário atualizar algum item do “Checklist de um
Indicador associado ao plano de ação”, devem ser realizados os seguintes
passos:
1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o
item: Acessar o Plano de Ação;
2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações
do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)
indicador(es) do processo simplificado;
3. Clique na opção “Preencher Checklist”. Será apresentada a
“Tela Preencher Checklist” contendo os registros já realizados.
(Figura 14). A lista de registros fica na parte inferior da tela.
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Figura 14: Registros do Checklist.
Para alterar um registro já cadastrado, deve-se clicar no botão “Editar”
, que fica no lado direito da tela, na lista de registros. Ao clicar no botão
“Editar” o sistema GPWeb preenche os itens do checklist com as marcações já
registradas e os campos: Evidências/Justificativa e Data da Aferição,
permitindo sua alteração. Altere os campos necessários e clique no botão
“Salvar” para gravar a alteração realizada. Caso deseje cancelar a operação,
clique no botão “Cancelar”.
Se for necessário excluir um registro, clique no botão “Excluir” e
confirme a operação.
Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as
atividades de monitoramento.
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Verificar a evolução do Indicador do processo simplificado:
Para verificar a evolução do Indicador vinculado ao processo execute os
seguintes passos:
1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o
item: Acessar o Plano de Ação;
2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações
do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)
indicador(es) do processo simplificado;;
3. Localize a clique na “Aba Gráfico” conforme apresentado na
Figura 14. Selecione as opções que desejar: Gráfico, Agrupador,
Valores, Pontuação, Título Max. e Min., Nr. Pontos e Data Final.
Após a seleção clique no botão “Exibir” . Geralmente as
opções de apresentação já estão predefinidas.
Figura 15: Detalhes do Indicador – Aba Gráfico.