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1 Manual Básico do Usuário Simplificação de Processos Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores Brasília – DF, Maio de 2015

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Manual Básico do Usuário

Simplificação de Processos

Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores

Brasília – DF, Maio de 2015

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Sumário

Simplificação de Processos: .................................................................................................................... 3

Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores de Processo: ............................................. 3

O que é o GPWeb? ...................................................................................................................................... 3

Acesso ao sistema GPWeb ...................................................................................................................... 4

Acessar o Plano de Ação: ........................................................................................................................ 5

Registrar o monitoramento do Plano de Ação. ................................................................................ 6

Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s) indicador(es) do Processo Simplificado: ....... 7

Atualizar o valor do(s) indicador(es) do processo simplificado: .............................................. 9

Atualizar o checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado: ..................................... 10

Alterar o valor do(s) indicador(es) do processo do processo simplificado: ....................... 11

Atualizar Checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado: ........................................ 12

Verificar a evolução do Indicador do processo simplificado: ................................................... 14

Lista de Figuras

Figura 1: Tela de Login. ........................................................................................................................... 4

Figura 2: Tela inicial do GPWeb. ........................................................................................................... 4

Figura 3: Acesso aos Planos de Ação. ................................................................................................ 5

Figura 4: Lista dos Planos de Ação. ..................................................................................................... 5

Figura 5: Tela Detalhes do Plano de Ação. ....................................................................................... 6

Figura 6: Registrar Ocorrência. ............................................................................................................. 6

Figura 7: Registro de Ocorrências. ...................................................................................................... 6

Figura 8: Detalhes do Plano de Ação. ................................................................................................. 8

Figura 9: Detalhes do Indicador ........................................................................................................... 8

. Figura 10: Indicadores da Composição ........................................................................................... 9

Figura 11: Valor do Indicador.............................................................................................................. 10

Figura 12: Checklist do Indicador. ..................................................................................................... 10

Figura 13: Valor do Indicador.............................................................................................................. 11

Figura 14: Registros do Checklist. ..................................................................................................... 13

Figura 15: Detalhes do Indicador – Aba Gráfico. ......................................................................... 14

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Simplificação de Processos:

As simplificações de processos de trabalho são um recurso bastante estimulado

na Anvisa e seu objetivo é buscar a excelência na gestão mediante o emprego de

processos de trabalho fluidos e ágeis. Desde o diagnostico elaborado no escopo do

planejamento estratégico, as simplificações da casa tem sido realizadas com o apoio

de uma consultoria externa especializada na utilização da ferramenta Aris.

A simplificação de processos visa promover harmonização de procedimentos,

agilidade nos processos de trabalho e alinhamento das ações às iniciativas

estratégicas e aos macroprocessos definidos pela Agência quando da elaboração de

seu Planejamento Estratégico. Além disso, a simplificação visa contribuir para melhor

efetividade dos processos de trabalho por meio da remoção de entraves burocráticos

de processos, procedimentos, rotinas ou atividades.

Monitoramento dos Planos de Ação e Indicadores de Processo:

O monitoramento dos planos de ação e indicadores dos processos simplificados

é uma atividade que faz parte da meta da ADI, do ciclo de 2014-2015: “Realizar

nove simplificações de processos, indicados pelas Superintendências”.

O monitoramento busca identificar a situação de execução dos planos de ação e

os valores dos indicadores dos processos simplificados. Para esta atividade será

utilizado o software GPWeb e para isso, o(s) responsável(is) pelos planos de ação e

indicadores devem seguir as orientações deste manual.

Cada responsável está associado ao plano de ação e aos indicadores que devem

ser mensurados.

O que é o GPWeb?

O GPWeb é um sistema de gerenciamento de projetos, que busca estruturar

ideias de projetos e gestão.

Observação: Por ser um software livre, o sistema GPWeb não funciona corretamente

no navegador MS - Internet Explorer. Recomendamos a utilização dos navegadores:

Chrome ou Firefox.

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Acesso ao sistema GPWeb

O sistema GPWeb deve ser acessado pelo link: www20.anvisa.gov.br/GPWeb. O

sistema abrirá a tela de login indicada a seguir:

Figura 1: Tela de Login.

Observação: Caso o responsável pelo monitoramento da ADI não possua login de

acesso ao sistema GPWeb, ele deve solicitar sua inclusão por meio do e-mail:

[email protected], informando o Nome Completo, Login da Rede Anvisa e o CPF.

Após o login realizado, a tela inicial do sistema será aberta (Figura 2).

Figura 2: Tela inicial do GPWeb.

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Acessar o Plano de Ação:

Para acessar o plano de ação o responsável pelo monitoramento deve

clicar em Gestão > Planos de Ação (Figura 3). Será aberta a Tela “Lista de

Planos de Ação” contendo a lista de todos os planos de ação (Figura 4), aos

quais o responsável está associado. O responsável deverá clicar no “nome do

plano de ação”, na lista de planos de ação, para que os detalhes do plano de

ação sejam apresentados.

Figura 3: Acesso aos Planos de Ação.

Na Tela Lista dos Planos de Ação, o responsável pode utilizar os filtros

disponíveis (Organização, Usuário, Filtro) para filtrar os planos de ação, aos

quais está associado. Para isso dever selecionar a(s) opção(ões) e clicar no

botão “Filtrar” .

Figura 4: Lista dos Planos de Ação.

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Após localizar o(s) plano(s) de ação, o responsável deve clicar sobre o

“nome do plano de ação” para visualizar os detalhes do plano de ação e as

ações associadas (Figura 5).

Registrar o monitoramento do Plano de Ação.

Figura 5: Tela Detalhes do Plano de Ação.

O monitoramento do Plano de Ação é realizado por meio do “Registro

de Ocorrências” referentes à execução das ações realizadas (Figura 6).

Clique em “Registrar Ocorrência”. Serão apresentadas as opções para o

registro do andamento do plano de ação (Figura 7).

Figura 6: Registrar Ocorrência.

Figura 7: Registro de Ocorrências.

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Na aba “Registrar Ocorrências”, execute os seguintes procedimentos:

1. Atualize o valor do campo “Progresso”, informando o percentual

de execução das ações realizadas de acordo com o estabelecido no

controle interno da área;

2. No campo “Descrição”, detalhe as ações que foram executadas e

se os prazos previstos estão sendo cumpridos, e

3. Clique no botão “Salvar” para gravar as informações.

Importante: Inclua os arquivos que correspondem às evidências de

execução das ações relatadas. No canto superior direito da tela “Detalhes do

Plano de Ação” existe o botão “arquivo”. Clique neste botão e faça o

registro do arquivo.

Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s) indicador(es) do Processo

Simplificado:

Acesse novamente a tela de “Detalhes do Plano de Ação”, por meio

do Menu > Gestão > Planos de Ação. Na lista de planos de ação, selecione

e clique no “Nome do Plano de Ação” para abrir a tela “Detalhes do Plano de

Ação” (Figura 8).

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Figura 8: Detalhes do Plano de Ação.

Nesta tela, observe a aba “Indicadores”. Nela está a lista de

indicadores do processo simplificado. Clique na “Descrição do Indicador”

para que seja aberta a tela de “Detalhes do Indicador” (Figura 9).

Figura 9: Detalhes do Indicador

Na tela de “Detalhes do Indicador” são apresentadas as informações

sobre o indicador associado ao processo simplificado.

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Importante: Se o indicador for um “índice” (composição formada por mais

de um indicador) é apresentada esta figura: no lado direito do nome do

indicador. Clique na “Figura” para visualizar os indicadores da composição

(Figura 10).

. Figura 10: Indicadores da Composição

Clique no nome do indicador para sua seleção e feche a janela. O

sistema apresenta os dados do indicador selecionado na tela “Detalhes do

Indicador” (Figura 9).

Na tela “Detalhes do Indicador”, clique na opção “Inserir valor” para

acessar a tela “Valor do Indicador” (Figura 11) ou clique na opção preencher

checklist para acessar a tela “Preencher checklist” (Figura 12).

Atualizar o valor do(s) indicador(es) do processo simplificado:

Preencha o campo “Valor” e clique na opção “Incluir” para registrar

o “Valor do Indicador”.

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Figura 11: Valor do Indicador.

Atualizar o checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado:

Marque os itens do checklist correspondentes às etapas já realizadas

(Figura 12) e clique na opção “Salvar” para registrar os itens do Checklist

realizados.

Figura 12: Checklist do Indicador.

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Alterar o valor do(s) indicador(es) do processo do processo

simplificado:

Caso seja necessário atualizar algum o “Valor de um Indicador

associado ao processo”, devem ser realizados os seguintes passos:

1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o

item: Acessar Plano de Ação;

2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações

do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)

indicador(es) do processo simplificado;

3. Clique na opção “Inserir Valor”. Será apresentada a “Tela Valor

do Indicador”, contendo a lista de valores já registrados. (Figura

13). A lista de valores registrados fica na parte inferior da tela.

Figura 13: Valor do Indicador.

Para alterar um valor já cadastrado, deve-se clicar no botão “Editar

Valor” , que fica no lado direito da tela, na lista de valores registrados. Ao

clicar no botão “Editar Valor” o sistema GPWeb preenche os campos: Data da

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Aferição, Valor e Descrição, permitindo sua alteração. Altere os campos

necessários e clique no botão “Confirmar” para gravar a alteração

realizada. Caso deseje cancelar a operação, clique no botão “Cancelar a

Edição” .

Se for necessário excluir um valor registrado, clique no botão “Excluir

Valor” e confirme a operação.

Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as

atividades de monitoramento.

Atualizar Checklist do(s) indicador(es) do processo simplificado:

Caso seja necessário atualizar algum item do “Checklist de um

Indicador associado ao plano de ação”, devem ser realizados os seguintes

passos:

1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o

item: Acessar o Plano de Ação;

2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações

do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)

indicador(es) do processo simplificado;

3. Clique na opção “Preencher Checklist”. Será apresentada a

“Tela Preencher Checklist” contendo os registros já realizados.

(Figura 14). A lista de registros fica na parte inferior da tela.

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Figura 14: Registros do Checklist.

Para alterar um registro já cadastrado, deve-se clicar no botão “Editar”

, que fica no lado direito da tela, na lista de registros. Ao clicar no botão

“Editar” o sistema GPWeb preenche os itens do checklist com as marcações já

registradas e os campos: Evidências/Justificativa e Data da Aferição,

permitindo sua alteração. Altere os campos necessários e clique no botão

“Salvar” para gravar a alteração realizada. Caso deseje cancelar a operação,

clique no botão “Cancelar”.

Se for necessário excluir um registro, clique no botão “Excluir” e

confirme a operação.

Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as

atividades de monitoramento.

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Verificar a evolução do Indicador do processo simplificado:

Para verificar a evolução do Indicador vinculado ao processo execute os

seguintes passos:

1. Acesse o plano de ação, ao qual o indicador está associado. Veja o

item: Acessar o Plano de Ação;

2. Acesse a “Tela Detalhes do Indicador” seguindo as orientações

do item: Atualizar o(s) valor(es) ou checklist do(s)

indicador(es) do processo simplificado;;

3. Localize a clique na “Aba Gráfico” conforme apresentado na

Figura 14. Selecione as opções que desejar: Gráfico, Agrupador,

Valores, Pontuação, Título Max. e Min., Nr. Pontos e Data Final.

Após a seleção clique no botão “Exibir” . Geralmente as

opções de apresentação já estão predefinidas.

Figura 15: Detalhes do Indicador – Aba Gráfico.