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ManualCadastro de Inventário

Gestor - Versão 12.2atualização 22.04.13

Manual Cadastro de Inventário - Gestorwww.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades

Manual Cadastro de Inventário - Gestor Através da contagem de inventário (balanço de estoque) você realiza todo o levantamento de informações dos produtos que constam em seu estoque. Através da opção Cadastro de Inventário do seu Gestor, você tem a oportunidade de identificar todas as faltas e sobras de mercadorias para, assim, certificar-se da movimentação dos produtos de sua loja. O presente manual contem instruções sobre como o sistema Gestor administra a organização do inventário de sua loja. Indica como realizar alterações, conferir um inventário já realizado e como importar uma coleta de dados feita pelo coletor de dados. Vamos entender, então, como realizar estes procedimentos.

Antes de começar a contagem: Em retaguarda, envie a autorização de contagem para o Gestor; Preferencialmente, separe os produtos por segmentos, pois facilita a organização; Confira se todos os produtos têm etiqueta de código de barras; Dê entrada em todas as notas fiscais de produtos que já chegaram na loja. Se você confirmar uma nota

antes de iniciar a contagem do inventário, você deverá bipar os produtos desta nota na contagem.

O inventário é finalizado em loja, e não em retaguarda; Realize a contagem de inventário, preferencialmente, quando a loja estiver fechada para o público; Os dias mais indicados para a contagem de inventário são segunda-feira, terça-feira, quarta-feira ou aos

feriados. Sugerimos não realizar contagem sexta-feira, sábado ou domingo; Um dia antes da contagem programada, deixe o caixa aberto; Realize a contagem de inventário mensalmente, para um melhor controle do seu estoque; A loja deve bipar na contagem todos os produtos existentes tanto em frente de loja, vitrine, balcão caixa;

quanto em estoque – exceção aos produtos que estão consignados ou em conserto, pois entram automaticamente na contagem;

É fundamental que o inventário seja homologado no mesmo dia da contagem; Após bipar todos os produtos, a loja deve analisar possíveis faltas e sobras, antes da homologação do

inventário; pois o que for homologado na contagem de inventário será considerado como a posição de estoque atual.

1. Como acessar Cadastro de Inventário___________________________________2. Tela inicial do Cadastro de Inventário___________________________________3. Adicionando uma contagem de inventário_______________________________4. Adicionando uma contagem através do botão <Adicionar Setor>___________ 4.1. Leitora Código Barra__________________________________________ 4.2. Referência___________________________________________________ 5. Adiconando uma contagem através do botão <Coletor de Dados>_6. Importando contagem de Retaguarda__________________________________7. Excluindo uma Contagem de Inventário_______________________________8. Conferir Inventário___________________________________________________ 8.1. Visualizando as referências dos itens presentes na contagem__________8. 9. Como visualizar relatório de Sobras e Faltas_______________________________ 9.1. Exemplo e análise de produto faltando na contagem_______________ 9.2. Exemplo e análise de produto sobrando na contagem______________ 9.3. Motivos para falta de produtos_________________________________ 9.4. Motivos para sobras de produtos_______________________________10. Relatório de Auditoria_______________________________________________11. Confirmando a contagem____________________________________________

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Para acessar o Cadastro de Inventário clique no botão <Cadastro Geral>, na tela inicial do Gestor.

1. Como acessar Cadastro de Inventário

Em seguida, aparece um menu lateral. Clique em <Cadastro Inventário>.

Observe que para acessar o Cadastro de Inventário você deverá autenticar seu usuário, pois o acesso é restrito a usuários autorizados. Digite seu usuário e senha e clique em <Acessar>.

É importante salientar que antes de realizar o procedimento de contagem de inventário, em Retaguarda você deve enviar uma autorização para a loja.Para mais informações, acesse o guia de número 225 “Como enviar somente vendas para a conferência de inventário?”Dessa forma, você poderá finalizar o procedimento de contagem em Loja.

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Nesta tela você tem uma série de filtros que permitem a busca por inventário.

Você poderá definir uma busca preenchendo as seguintes abas:

Período: defina o período em que o inventário foi realizado.

Tipo de Inventário: defina se o inventário é “Total”, “Parcial” ou “Específico”.

Tipo Homologação: defina se é “Real” ou “Retroativa”.

Situação: defina se é uma contagem “Aberta” ou seja que não foi concluída, ou “Fechada” que já tenha sido concluída.

Para fazer a pesquisa, clique em <Procurar>.

2. Tela inicial do Cadastro de Inventário

Selecione o usuário e digite a senha e clique em <Acessar>.

A opção <Adicionar Inventário> permite que você adicione produtos ao seu inventário.

Vamos então visualizar como cadastrar produtos no estoque.

Clique no botão <Adicionar Inventário>.

3. Adicionando uma contagem de Inventário

Para efetuar esse tipo de operação, o usuário logado deverá ter permissão habilitada no “Cadastro de Usuários”. Para mais informações acesse o Manual “Cadastro de Usuários”.

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Na tela de Inventário, clique em <Adicionar Setor> para adicionar uma contagem.

4. Adicionando uma contagem através do botão <Adicionar Setor>

Na tela de “Inventário”, você deve especificar o tipo de contagem que está realizando, assim como o tipo de homologação.

No campo “Tipo de contagem”, você encontra as seguintes opções:

Total: você poderá efetuar a contagem total de seu estoque.

Parcial: serão conferidos apenas itens informados na contagem, conforme a classificação escolhida.

Específico: o sistema irá analisar apenas as referências bipadas na contagem.

Logo abaixo, no campo “Tipo Homologação” você encontra as seguintes opções:

Real: contagem padrão, só serão levados em consideração os itens bipados, feita no mesmo momento em que os registros estão sendo feitos.

Retroativa: escolha a opção caso tenha feito a contagem anteriormente e não tenha homologado o inventário no mesmo dia, ou seja, mostra uma posição anterior, criando um prospecto para o estoque atual. É importante salientar que selecionando esta opção você deverá definir a data da contagem realizada anteriormente.

Nesta mesma tela ainda é possível visualizar mais 3 botões, que são:

<Coletor de Dados>;<Importar Contagem>;<Conferir Inventário>.Veremos adiante a funcionalidade de cada botão.

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Feito isso, o sistema informará que o tipo de contagem selecionado não poderá ser desfeito. Clique em <Sim> caso deseje continuar com a operação.

Há duas maneiras de inserir os itens para a contagem:

Por “Referência”: você irá digitar a referência do produto e informar a grade

Por “Código de Barras” você deverá bipar os produtos.

Na tela que aparece em seguida, digite no campo “Setor” um nome para identificação desta contagem, a fim de facilitar a organização. Por exemplo, nomear a contagem por setor, arara, prateleira, marca, etc.

Você também pode teclar o botão F2 do seu teclado e selecionar o produto através da tela de Pesquisa de Produtos cadastrados no Gestor.

Sugerimos que a contagem seja sempre feita pela opção “Leitora Código Barra”, para maior segurança.

4.1 Leitora Código Barra

Nesta opção você bipa cada produto individualmente. O tamanho, cor e demais características do produto estão presentes no código de barra.

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Observe que a relação dos produtos aparece na tela abaixo, conforme cada inclusão.

Clique em <Voltar> para prosseguir.

Preencha as informações sobre o produto e clique em <Incluir>.

Novamente na tela inicial do “Inventário” você confere, no centro da tela, a contagem realizada.

4.2 Referência

Nesta opção você primeiramente digita a referência e deve teclar ENTER em seu teclado. Assim você libera os campos para informar os tamanhos dos produtos presentes no estoque da loja que entrarão na contagem.

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Você será direcionado para a tela de “Contagem”, onde terá acesso aos detalhes de cada item.

Para obter mais informações sobre a contagem, clique no ícone de edição.

Na tela inicial do módulo de inventário, clique no botão <Coletor de Dados>.

A função “Coletor de dados” do Gestor é utilizada para adicionar produtos na contagem de inventário através do equipamento coletor de dados.

Para começar a contagem, defina o nome do “Setor” e clique no botão <...>.

O Gestor é compatível com qualquer marca de coletor de dados que gere arquivo TXT ou possa ser configurado. Ao bipar os produtos, o coletor gera um arquivo no formato TXT. Este arquivo é lido pelo Gestor que segue a configuração:

Códigodebarras;quantidadeou Códigodebarra,quantidade ou Códigodebarra.

Para excluir um item da contagem, basta clicar no ícone de exclusão (“lixeira”).

5. Adicionando uma contagem através do botão <Coletor de Dados>.

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Observe que aparecerão os produtos sendo importados.

Já se o produto não estiver cadastrado no sistema, você pode clicar em <Exportar não Encontrados> para gerar uma listagem das referências para verificação.

Ao finalizar a contagem através do coletor, basta clicar em <Importar a Contagem> para importar a contagem do inventário a partir do seu computador para o sistema Gestor.

Ao abrir esta tela, procure o arquivo que foi salvo no seu computador e clique em <Abrir>.

Após receber todos os dados, abre outra tela e você poderá visualizar todos os produtos a serem importados, além de verificar o “Total de Itens”, “Total Encontrado” e “Total não Encontrado” pelo sistema.

Você também poderá marcar a opção “Mostrar Somente os Não Encontrados”.

Alguns motivos podem ocasionar os “Não Encontrados”: o código que foi bipado não consta no cadastro de produtos ou o leitor bipou incorretamente.

Selecione o arquivo coletor com produtos relacionados ao nome do setor sinalizado anteriormente.

Recomendamos cadastrar no sistema Gestor os produtos que não foram encontrados no sistema para seguir com o procedimento de contagem de inventário.

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Selecionado o setor, clicando no ícone de “lixeira”, você poderá excluir da contagem item desejado.

Ao clicar em <Importar a Contagem> o sistema pede a confirmação. Clique em <Sim> para finalizar o procedimento.

Se clicar em <Não>, voltará para a tela de importação de arquivos e você deverá clicar em <Exportar Não Encontrados>.

Caso clique em <Exportar não Encontrados> você deve escolher o local onde o arquivo será salvo. Por fim, clique em <OK>.

Na tela inicial, você terá à disposição os itens importados.

Você poderá pesquisar uma referência específica, digitando no campo “Pesquisa Código de Barras” o código de barras do produto e o sistema sinaliza em qual setor importado o mesmo se encontra.

Para acessar todos os itens de um coletor importado, basta clicar no ícone de edição.

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Os produtos que não foram encontrados no sistema pelo coletor de dados não poderão ser incluídos na contagem.Sendo assim, você terá a opção de salvá-los em um arquivo ou simplesmente descartá-los. É importante ressaltar que se

você optar por qualquer uma destas opções sem verificar por que os produtos não foram encontrados pelo Gestor, eles não irão entrar na contagem e poderá ocasionar uma sobra de estoque físico e falta. Ou, ainda, se for a primeira vez que for inserir tais produtos, eles ficarão sem constar no sistema.

Agora que você já cadastrou os produtos no seu estoque, isto é, cadastrou um inventário – quer seja através do botão <Adicionar Inventário>, ou do botão <Coletor de Dados> – é preciso receber a atualização das informações da retaguarda.

Clique em <Sim>, para confirmar a exclusão.

Em seguida, clique em <Sim> para excluir o item ou em <Não> para excluir apenas a quantidade apresentada para o produto.

6. Importando Contagem de Retaguarda

Na tela de “Inventário”, clique no botão <Importar Contagem>.

É importante salientar que este botão poderá ser visualizado somente em casos em que estajam “pendentes” contagens realizadas em Retaguarda que foram enviadas para loja.

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Selecione a contagem realizada em Retaguarda.Você poderá visualizar a contagem na ordem em

que foram feitas em Retaguarda.Clicando no ícone de edição, você poderá visualizar

os itens bipados.Clicando no ícone de lixeira, você excluirá o setor

bipado.

Selecione o setor desejado marcando o “Checkbox” e clique em <Importar>.

Na tela logo abaixo, você terá os setores bipados.Para visualizar os itens presentes em cada setor

bipado em Retaguarda, clique no ícone de edição do setor.

Após clicar no ícone de edição do setor bipado em Retaguarda, você poderá também realizar a exclusão do item desejado, clicando no ícone de “Lixeira”.

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Para excluir uma contagem de inventário clique em <Excluir Inventário>.

7. Excluindo uma Contagem de Inventário

Este procedimento pode ser repetido em caso de setor ou inventário completo.

Você poderá também realizar a exclusão de setores indesejados para a contagem.

Na tela de “Inventário”, após realizar a contagem dos itens, clique em <Conferir Inventário>.

8. Conferir Inventário

Aparecerá uma mensagem confirmando a exclusão. Se você realmente deseja excluir toda a contagem, clique em <Sim>. Caso contrário, clique em <Não>.

Caso você exclua o a contagem em questão, toda a contagem será perdida.

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O sistema irá iniciar uma pesquisa efetuando um comparativo com a última contagem feita na loja e toda a movimentação de estoque, como as vendas, trocas, devoluções, entradas, brindes, etc. Aguarde enquanto o processo é realizado.

A consolidação das informações é diferente em casos de contagens Parciais ou Específicas.

No topo da tela você encontra uma série de informações a respeito do inventário em questão:

Total estoque inventário: número de itens na contagem;

Total faltas: número de produtos não encontrados nesta contagem;

Total sobras: número de produtos desta contagem que não foram encontrados no último inventário.

Possíveis motivos de falta: venda não registrada, devolução à fábrica, o produto está consignado ou em conserto, transferência entre lojas, e brindes não registrados.

Logo abaixo, você encontra uma série de filtros que permitem a busca por itens específicos na contagem:

Tipo de Visualização: Conferência e Grade; Divergências: Faltas, Sobras e Faltas/Sobras; Coleção: defina a busca de itens através de uma

coleção específica; Linha: defina a busca de itens através de uma

linha específica; Artigo: defina a busca de itens através de um

artigo específica;

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Referência/Código de Barras: realize a busca de um item específico digitando a referência ou bipando o código de barras;

Fornecedor :Realize a busca de itens por fornecedor; Marca: realize a busca de itens por marca.

Na tela de “Conferência de Inventário”, você encontra 3 botões que são:

<Relatório de Divergências>: recurso utilizado para visualizar através de relatório produtos com sobra ou falta.

<Relatório de Auditoria>: recurso utilizado para comparar uma contagem antiga com a atual.

<Confirmar Contagem>: utilizado após a conferência, para confirmar a contagem de inventário realizada.

Você poderá marcar a opção de “Mostrar sobras e faltas com valor de venda”. Dessa forma, você poderá visualizar os valores referentes as sobras e faltas.

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Mais abaixo, você tem acesso as informações referentes ao número total de itens do estoque atual, contagem atual e do valor total dos produtos.

No centro da tela, você consegue visualizar todas as informações referentes a contagem. Como por exemplo um comparativo entre o estoque atual e a contagem.

8.1 Visualizando as referências dos itens presentes na contagem

Clique no ícone de edição do item presente na contagem.

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Clique no botão <Relatório de Divergências>.

9. Como visualizar o relatório de Sobras e Faltas

Você tem acesso as informações referentes ao item selecionado, como por exemplo:

Referência; Código de Barras; Descrição;

O sistema indicará se o item em questão representa uma sobra ou falta.

Se caso você deseja visualizar o relatório de faltas, clique em <Sim>, ou caso você deseja visualizar o relatório de sobras, clique em <Não>.

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Conheça o modelo de relatório gerado pelo sistema, para conferência das referências de falta e sobra.

Nesta tela de exemplo tem-se um relatório de faltas. Você pode imprimir ou salvar o relatório, basta clicar em um dos ícones no canto superior esquerdo do relatório.

Siglas

Estoque Anterior: se refere aos itens do estoque anterior;

Estoque Inv Atual: se refere a posição atual do estoque;

Diverg: se refere aos itens que não se encontram na comparação do estoque anterior e atual;

Ant: contagem Anterior; Ent: indica toda a movimentação de entrada do

produto; Sai: indica toda a movimentação de saída do

produto; Cont: se refere ao número de contagem; Csig: produto que está consignado para um

cliente (não precisa ser bipado na contagem); Cser: produto que foi enviado para o conserto

(não precisa ser bipado na contagem).

No centro da tela, você consegue visualizar todas as informações referentes a contagem. Como por exemplo um comparativo entre o estoque atual e a contagem.

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9.1 Exemplo e análise de produto faltando na contagem

Veja a referência 100744686 está mostrando:

Vamos analisar cada um desses números e siglas apresentados nesta tela.

Ant. 0 : indica que não foi bipada uma peça na contagem Anterior.

Ent. 2:indica que o produto teve duas entradasSai. 0: indica que o produto não teve saidasCont: 0: Produto não foi bipado na contagem atualCsig e Cser 0 : significa que não tem nenhum produto

consignado ou em conserto.

Neste exemplo podemos notar que o produto em questão se encontra em falta. Isso porque foram dadas duas entradas para a referência, porém no estoque atual a referência se encontra zerada.

9.2 Exemplo e análise de produto sobrando na contagem

Veja a referência 34392466 está mostrando:

Vamos analisar cada um desses números e siglas apresentados nesta tela.

Ant. 0 : indica que não foi bipada uma peça na contagem Anterior.

Ent. 0: indica que o produto não teve nenhuma entrada.

Sai. 0: indica que o produto não teve saidas.Cont: 1: Indica que o produto foi contado apenas

uma única vez.Csig e Cser 0 : significa que não tem nenhum produto

consignado ou em conserto.

Neste exemplo podemos notar que o produto em questão foi contado porém a referência não se encontra no estoque anterior causando assim uma sobra.

É muito importante entender o que houve com este produto, por quê motivo ele não foi bipado na contagem atual. Recomendamos retornar à contagem e verificar no estoque a presença deste produto para, então, bipar o produto. Assim, constará na contagem atual.

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9.3 Motivos para a falta de produtos

Venda não Cadastrada no Sistema: caso esse produto tenha sido vendido no dia de hoje, para solucionar esta falta, você somente precisa registrar a venda. Clique em “Voltar” e vá até a opção de Venda para registrá-la. Você não perderá a sua contagem de inventário por estar fazendo alguma operação, você somente não pode fechar o caixa do dia anterior ao de terminar a contagem de inventário. No entanto, se a venda foi efetuada em algum dia anterior, você até pode registrar esta venda, mas no fechamento de caixa vai aparecer uma falta de caixa (dinheiro), já que este valor foi recebido antes.

Consignado não cadastrado no sistema: se o produto foi consignado para algum cliente e não for registrado no Gestor. Para solucionar você somente precisa ir em Cadastro de Cliente e cadastrar o produto que foi consignado para determinada cliente.

Contar a menos o produto na contagem do sistema: se por algum motivo o produto não foi contado nesse inventário, você somente precisa retornar à tela de cadastro de inventário e inserir a referência.

Produto cadastrado com tamanho errado: pode acontecer de você ter bipado/digitado um produto mas com outra numeração, é bom verificar, pois provavelmente irá ocasionar uma sobra também em outra numeração. Pode acontecer de você bipar uma caixa, mas que na realidade o produto não se encontre mais na loja, isso irá ocasionar uma sobra e uma falta. Neste caso, para solucionar, você deve excluir o número errado que registrou e registrar o produto com a numeração correta no inventário.

Troca de produto registrado com tamanho errado: pode acontecer da cliente trocar um M por um G e por algum acaso a consultora/gerente registrar que foi trocado um G por um M. Este fato irá ocasionar uma falta do G, que foi o produto que a cliente levou na troca, e uma sobra do M, que foi o produto que a cliente trouxe para a troca. Para solucionar você deve realizar o procedimento:

1. Registre a entrada do M e a saída do G (para o seu sistema voltar às informações como era antes), na opção de Troca, em Movimentação de Estoque.

2. Agora que você tem certeza da troca com a saída de G e entrada de M, você deve registrar esta saída, para, então, validar o procedimento no Gestor.

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9.4 Motivos para sobra de produtos

Devolução de consignado não registrado no sistema: se uma cliente devolveu um produto que estava consignado para ela e, por algum motivo, a consultora/gerente não registrou esta devolução de consignado no sistema, isto ocasionará uma sobra de produto. Para resolver esta situação você deve registrar a devolução do produto consignado.

Produto cadastrado com tamanho errado: pode acontecer de você ter bipado/digitado um produto, mas com outra numeração. Portanto, é importante fazer uma verificação, pois provavelmente irá ocasionar uma sobra também em outra numeração.

Entrada de produto não registrado no sistema: se este produto chegou da fábrica e não foi dada a entrada, ocasionará uma sobra. Portanto, para você resolver esta situação, dê entrada de produto.

Devolução de produto não registrada: se um cliente devolver um produto que comprou e a consultora/gerente esquecer de registrar esta devolução, irá ocasionar uma sobra portanto você deve registrar que este produto foi devolvido para a loja.

Registrar venda duas vezes: se uma venda for registrada duas vezes no sistema ocasionará uma sobra de produto, já que na realidade foi vendido somente um produto desta referência na venda.

Troca de produto registrado com número trocado: pode acontecer da cliente trocar um 36 por um 37 e por algum motivo a consultora/gerente inverter os registros no lançamento da troca, ou seja, ao invés de dar saída de um 37 e entrada em um 36, registrou uma saída de um 36 e uma entrada de um 37. Para solucionar você deve realizar o procedimento:

1. Registre a entrada do 37 e a saída do 36, isso para o seu sistema voltar as informações como era antes, na opção de Troca, em Movimentação de Estoque.

2. Agora que você tem certeza da troca com a saída de 37 e entrada de 36, você deve registrar esta saída para, então, validar o procedimento no Gestor.

Bipar/digitar duas vezes a mesma referência: se um produto foi bipado/digitado mais de uma vez ele poderá lhe acusar uma sobra de um produto, portanto para solucionar você somente precisa excluir da contagem o produto que bipou/digitou a mais.

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Esta opção gera um relatório que permite conferir e comparar uma contagem antiga com a atual.

Para executar o procedimento clique em <Relatório de Auditoria>.

Clique em <Confirmar Contagem>.

10. Relatório de Auditoria

11. Confirmando a contagem

Você poderá visualizar, então, o relatório.

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Em caso de sobras ou faltas, esta é a mensagem que aparecerá.

Ao clicar em <Sim>, o Gestor iniciará o processo para gerar o relatório de inventário.

Ao confirmar a contagem, se houver sobras ou faltas, o sistema solicita uma confirmação para o fechamento de estoque.

Se concordar, clique em <Sim> e estará confirmando que o estoque será fechado mesmo com as divergências.

Para continuar ajustando, clique em <Não>.Na tela ao lado, o sistema informa que existem notas

fiscais pendentes de confirmação e questiona se você irá prosseguir com a confirmação da contagem mesmo assim ou se irá confirmar as notas primeiro.

O sistema irá emitir um aviso e, caso clique em <Sim>, não poderá mais lançar vendas, ou movimentar o estoque neste dia, tendo que fechar o caixa obrigatoriamente após a confirmação da contagem.

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O sistema mostra um relatório de posição de estoque após a contagem. Clique no ícone da impressora para imprimir ou no ícone do disquete para salvar.

Após a conclusão e fechamento do inventário, o sistema retorna à tela inicial.

Ao finalizar, o Gestor emite uma mensagem de término.

Muito bem! Agora você já conhece o recurso que o sistema lhe proporciona para melhor administrar seuestoque, o Cadastro de Inventário. Siga atento aos manuais e conheça o Gestor ainda mais!Boas vendas!

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