Manual da Qualidade - Egas Moniz · O presente Manual descreve a estrutura do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) implementado na Egas Moniz – Cooperativa de Ensino Superior,

Manual da Qualidade

Data| 24/07/2017 Revisão| 09 Código| MQ.EM

| Elaborado por | Graciete Silva|

| Verificado por | --- |

| Aprovado por | J. João Mendes |

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| Mapa de alterações

Nº Revisão Data Motivo das alterações

Rev. 09 24-07-2017 Revisão geral do documento decorrente da mudança disruptiva introduzida no SGQ.


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ÍNDICE

1| Introdução ............................................................................ 7

2| Apresentação da Egas Moniz, C.R.L. ............................................. 8

2.1| Identificação .......................................................................................... 8

2.2| Descrição (nota histórica e constituição) ........................................................ 8

2.3| Organização ......................................................................................... 10

3| A Gestão da Qualidade ........................................................... 14

3.1| O caminho da gestão da qualidade ............................................................. 14

3.2| O contexto atual e os desafios futuros ......................................................... 16

3.3| Comprometimento da Gestão da EGAS MONIZ ................................................ 17

3.2.1| Missão .............................................................................................. 17

3.2.2| Visão ................................................................................................ 17

3.2.3| Valores ............................................................................................. 18

3.2.4| Política da Qualidade ........................................................................... 18

3.4| Âmbito da certificação ............................................................................ 19

3.5| Estruturas e níveis de responsabilidade no SGQ .............................................. 19

3.6| Estrutura documental e documentos de referência ......................................... 21

3.7| Sistemas de informação e comunicação ....................................................... 22

3.8| Processos do SGQ .................................................................................. 24

3.9| Identificação e envolvimento das partes interessadas ...................................... 29

3.10| Avaliação de riscos e oportunidades ............................................................ 33

3.11| O ciclo da melhoria contínua e os mecanismos de garantia da qualidade ............... 34


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| Índice de figuras

Figura 1 - Organograma global da EGAS MONIZ......................................................... 11

Figura 2 - Organograma das unidades orgânicas de ensino da EGAS MONIZ. ...................... 12

Figura 3 - Organograma das unidades funcionais da EGAS MONIZ. .................................. 13

Figura 4 - Estrutura documental interna do SGQ. ...................................................... 21

Figura 5 - Mapa de processos do SGQ. ................................................................... 26

Figura 6 - Matriz de influência/poder vs. interesse relativa às principais partes interessadas da EGAS MONIZ. .................................................................................................. 31

| Índice de tabelas

Tabela 1 – Dados de caraterização da EGAS MONIZ ...................................................... 8

Tabela 2 – Sistemas de informação e comunicação .................................................... 22

Tabela 3 – Resumo dos processos constituídos no âmbito do SGQ. ................................. 27

Tabela 4 – Identificação das principais partes interessadas. ......................................... 30

Tabela 5 – Mecanismos de envolvimento das partes interessadas no SGQ (exemplos). ......... 32

Tabela 6 – Materialização do ciclo da melhoria contínua no SGQ. .................................. 34


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| Lista de acrónimos e siglas

A3ES - Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior

CiiEM - Centro de Investigação Interdisciplinar Egas Moniz

Cmicros - Centro de Microscopia Eletrónica e Histopatologia Egas Moniz

ENQA - European Association for Quality Assurance in Higher Education

ESSEM – Escola Superior de Saúde Egas Moniz

FCT - Fundação para a Ciência e Tecnologia

ID&I – Investigação, Desenvolvimento e Inovação

IES – Instituição de Ensino Superior

IPQ – Instituto Português da Qualidade

ISCSEM – Instituto Superior de Ciências da Saúde Egas Moniz

ISO - International Organization for Standardization

LCFPEM - Laboratório de Ciências Forenses e Psicológicas Egas Moniz

LMAEM - Laboratório de Microbiologia Aplicada Egas Moniz

PUC - Plano da Unidade Curricular

RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal

RSEM - Residência Sénior Egas Moniz

SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade

SIGQ - Sistema Interno de Garantia da Qualidade

SWOT – Strengths, Weakness, Opportunities, Threats


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1| Introdução

O presente Manual descreve a estrutura do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

implementado na Egas Moniz – Cooperativa de Ensino Superior, C.R.L. (adiante designada por

EGAS MONIZ).

O SGQ baseia-se nas cláusulas da norma ISO 9001:2015 (adiante designada por ISO 9001) e nos

referenciais para os sistemas internos de garantia da qualidade nas instituições de ensino

superior, adotados pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES).

Atendendo a que o conceito de sistema de gestão da qualidade integra os mecanismos de

garantia da qualidade, optou-se por manter a sua designação como tal, i.e. SGQ.

Faz-se seguidamente uma breve apresentação da EGAS MONIZ e da sua estrutura orgânica. No

ponto seguinte do Manual encontra-se discriminado o caminho percorrido neste contexto da

gestão da qualidade, passados dez anos do início da sua implementação, e caracteriza-se o

contexto e alguns dos principais desafios que se colocam atualmente à instituição. Segue-se a

apresentação do comprometimento da gestão da EGAS MONIZ, a apresentação das estruturas e

níveis de responsabilidade, a estrutura documental, documentos de referência e sistemas de

informação e comunicação existentes. É apresentado o mapa de processos do SGQ e um breve

resumo dos mesmos, assim como a identificação e envolvimento das partes interessadas e a

metodologia de avaliação de riscos adotada. Termina-se com a referência ao ciclo da melhoria

contínua e aos mecanismos de garantia da qualidade desenvolvidos no contexto do SGQ.


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2| Apresentação da Egas Moniz, C.R.L.

2.1| Identificação

Tabela 1 – Dados de caraterização da EGAS MONIZ

Denominação social Egas Moniz – Cooperativa de Ensino Superior, C.R.L.

Localização Campus Universitário, Quinta da Granja, Monte de Caparica, 2829 - 511 Caparica

Capital social 500.000 €

Objeto A criação de estabelecimentos de ensino superior, universitário e politécnico, nos quais se lecione o ensino em conformidade com a lei em vigor e designadamente:

- A criação da Universidade de Ciências e Saúde Egas Moniz, dando continuidade ao Instituto Superior de Ciências da Saúde - Sul;

- A criação da Escola Superior de Saúde Egas Moniz;

- A criação da Escola Superior de Humanidades e Turismo;

- A criação do Instituto Politécnico Egas Moniz.

A promoção da investigação científica e da extensão universitária;

A constituição de uma ou mais sociedades unipessoais por quotas, na área da formação, prestação de serviços de saúde e outras.

Estrutura jurídica Cooperativa

CAE 85420 (Rev.03)

NIPC 504 218 611

Telefone (+351) 21 294 68 00

Fax (+351) 21 294 68 68

E-mail [email protected]

URL http://www.egasmoniz.com.pt/

2.2| Descrição (nota histórica e constituição)

A Egas Moniz - Cooperativa de Ensino Superior, C.R.L. (EGAS MONIZ) surgiu em 1998 a partir da

cisão parcial da CESPU – Cooperativa de Ensino Superior Politécnico e Universitário C.R.L. Nessa

altura ficou titular do Instituto Superior de Ciências da Saúde – Sul (ISCS - Sul), estabelecimento

de ensino superior fundado e em funcionamento desde 1987. Tem vindo, desde essa altura, a

desenvolver um projeto educativo autónomo de ciências e saúde, que levou à criação, em 1999,

da Escola Superior de Ciências da Saúde Egas Moniz (ESSEM) e à alteração da designação do ISCS

– Sul para Instituto Superior de Ciências da Saúde Egas Moniz (ISCSEM) em 2005.

Considerou-se naquela altura, tal como hoje, que a sociedade civil tem um papel fundamental

a desempenhar na construção de uma sociedade educativa plural, promovendo a defesa dos

direitos e liberdades fundamentais no domínio da educação e do ensino e, designadamente, a


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liberdade de ensinar e de aprender, o direito de opção educativa e a igualdade de

oportunidades e de condições de acesso e de frequência no quadro do sistema educativo.

Assim, preconizou-se um projeto educativo maioritariamente vocacionado para as ciências da

saúde por se reconhecerem graves carências nesta área e, deste modo, pela edificação daquele

projeto, contribuir, no âmbito das suas atividades, para a modernização e aperfeiçoamento das

ciências e da saúde, para o desenvolvimento da sociedade portuguesa, na melhoria da sua

qualidade de vida e bem-estar, e para a cooperação entre países nestes domínios com especial

ligação aos países de língua oficial portuguesa.

A EGAS MONIZ e os seus dois estabelecimentos de ensino superior, o Instituto Superior de

Ciências da Saúde Egas Moniz (ISCSEM) e a Escola Superior de Saúde Egas Moniz (ESSEM)

constituem uma referência no panorama do ensino da saúde nacional.

Localizadas num campus com cerca de 5 ha, sito no Monte de Caparica (concelho de Almada),

as duas instituições oferecem um leque diversificado de licenciaturas, mestrados e pós-

graduações na área das ciências da saúde, contando com cerca de 2.000 discentes e de 300

docentes. A aposta na qualidade e qualificação do corpo docente, bem como das instalações e

equipamentos, traduz-se no nível de competência dos formados da EGAS MONIZ.

O bem-estar e o conforto dos discentes é assegurado pela existência, no campus, de cafetarias

com serviço de refeições e cantina, um campo de jogos, ginásio, áreas de convívio e lazer,

reprografia, livraria, bem como, instalações para as associações de estudantes. Para os

discentes deslocados do seu local habitual de residência, a EGAS MONIZ possui uma residência

universitária com 211 quartos.

É preocupação constante da EGAS MONIZ e sua responsabilidade direta, disponibilizar todos os

meios necessários a um bom desempenho por parte de docentes e discentes e, desta forma

potenciar o sucesso escolar.

Para além da vida académica, a própria essência da instituição, em que todos os discentes das

licenciaturas e mestrados integrados são cooperadores e participam ativamente nas decisões,

promove um espírito aberto e uma forma de estar e viver em sociedade que se afigura como

uma mais-valia na sua formação.

Ao longo dos últimos anos, largas centenas de profissionais altamente qualificados foram

formados nas duas instituições da EGAS MONIZ e encontram-se perfeitamente integrados no

mercado de trabalho, desempenhando com qualidade e rigor as suas funções.

De destacar, ao nível da investigação, o Centro de Investigação Interdisciplinar Egas Moniz

(CiiEM), como Unidade de Investigação e Desenvolvimento criada em 2009.


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O CiiEM tem como missão ser uma unidade de referência na investigação, desenvolvimento,

inovação e formação avançada na área das Ciências da Saúde e da Vida. A sua estrutura assenta

num forte apoio multidisciplinar e transversal das ciências fundamentais aplicadas às Ciências

da Saúde e da Vida. Está em curso, desde de 2015, um programa de restruturação do CiiEM,

apoiado pelo projeto UID/BIM/04585/2016, financiado pela Fundação para a Ciência e

Tecnologia (FCT). Esta unidade de I&D agrega docentes do ISCSEM, da ESSEM e de outras

unidades orgânicas da Egas Moniz. A sua natureza interdisciplinar manifesta-se na formação de

equipas com membros doutorados em áreas fundamentais e com outros membros das áreas de

foco da unidade. Esta organização vetorial, das ciências fundamentais para as ciências

aplicadas, materializa-se com equipas mistas com valências em Matemática, Física, Química ou

Biologia e especialistas em Farmácia, Medicina Dentária, Nutrição, Forenses, entre outras.

Adicionalmente e como expressão da sua missão, a Egas Moniz possui clínicas, laboratórios,

centros e gabinetes de investigação para interligação com a sociedade (ex. o Centro de

Genética Médica e Nutrição Pediátrica), uma residência sénior, entre outras estruturas. Estas

constituem também valências da aplicação da experiência consolidada de ensino e investigação

na prestação de serviços à comunidade. Destaque-se que estas atividades permitem uma troca

de experiências e aumento do leque de oportunidades formativas, facilitando e completando a

preparação global dos discentes, para além de desenvolverem uma ação importante de apoio

social aos habitantes do distrito de Setúbal e limítrofes.

Neste sentido e adicionalmente, a EGAS MONIZ tem vindo a criar empresas unipessoais com o

propósito de prestar serviços à comunidade, dinamizar os laboratórios e angariar fontes de

receitas próprias para as atividades. Estes incluem, por ex., o Laboratório de Microbiologia

Aplicada Egas Moniz (LMAEM), Centro de Microscopia Eletrónica e Histopatologia Egas Moniz

(Cmicros), o Laboratório de Ciências Forenses e Psicológicas Egas Moniz (LCFPEM) e a Residência

Sénior Egas Moniz (RSEM).

A EGAS MONIZ, com o empenho de todos aqueles que nela trabalham e dos seus discentes, tem

vindo a ser cada vez mais sinónimo de sucesso, prestígio e reconhecimento.

2.3| Organização

A EGAS MONIZ está estruturada de acordo com os Organogramas apresentados nas páginas

seguintes. As funções associadas aos organogramas, e as responsabilidades de cada órgão,

encontram-se expressas nos Estatutos da EGAS MONIZ, do ISCSEM, da ESSEM, do CiiEM,

regulamentos de funcionamento e nas descrições de funções.


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Figura 1 - Organograma global da EGAS MONIZ.


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Figura 2 - Organograma das unidades orgânicas de ensino e investigação da EGAS MONIZ.

EGAS MONIZ C.R.L.

ISCSEMEnsino Universitário

ESSEMEnsino Politécnico

Diretor

Órgãos de GovernoÓrgãos de Governo

Provedor do Estudante

Conselho Pedagógico

Conselho Técnico-Científico

Estruturas de Apoio aos Ciclos de Estudos

Ciclos de Estudo

Departamentos

Coordenador

Centros de Investigação

Gabinetes Gerais

Clínicas

Laboratórios

Gabinete DisciplinarGabinete de Avaliação

Conselho Científico

Conselho Pedagógico

Diretor

Ciclos de Estudo

Estruturas de Apoio aos Ciclos de Estudos

Comissão Pedagógica

Comissão Científica

Departamentos

Coordenador

Administração

Serviços Académicos


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Figura 3 - Organograma das unidades funcionais da EGAS MONIZ.

EGAS MONIZ C.R.L.

Administração

Serviços de Apoio

Ação Social Relações Externas

Comissão de Acompanhamento

do SGQ

Fiscal ÚnicoComunicação

eMarketing

Gestão da Qualidade

Internacionalização do Ensino

Internacionalização da Investigação

Acordo e Protocolos

Mobilidade de Estudantes, Docentes

e não Docentes

Recursos humanos

Aprovisionamento / Compras

Gestão Financeira

Informática

Biblioteca

Manutenção de Equipamentos

Manutenção de Infraestruturas

Gabinete de Formação

Pedagógica

Serviços académicos

Responsabilidade Social

Alumni eInserção

Profissional dos Diplomados

Residência Universitária

GIVAGabinete de

Inserção na Vida Ativa


3| A Gestão da Qualidade

3.1| O caminho da gestão da qualidade

A implementação do SGQ iniciou-se em 2007, de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2008,

tendo-se alcançado a sua certificação em abril de 2010. Completados já dois ciclos da

certificação, a EGAS MONIZ encontra-se atualmente a trabalhar na transição para a norma NP

EN ISO 9001:2015, cujo processo estará completo em inícios de 2018.

Em 2011, a EGAS MONIZ candidatou-se e foi selecionada pela Agência de Avaliação e

Acreditação do Ensino Superior (A3ES), entre catorze instituições/unidades de ensino superior

propostas, para participar, juntamente com quatro outras instituições de ensino, no exercício

experimental de auditoria dos Sistemas Internos de Garantia da Qualidade (SIGQ). Tal processo

culminou com a obtenção da certificação, em 2013, do SIGQ, tendo sido concedida pelo período

de três anos. A EGAS MONIZ tornou-se assim na 1ª Instituição de Ensino Superior Privado na área

da Saúde a ter o seu SIGQ certificado pela A3ES. A EGAS MONIZ encontra-se atualmente a

trabalhar no processo que levará a nova proposta de certificação, previsivelmente no ano letivo

de 2018/19.

Dez anos volvidos após o início da implementação do SGQ, sabendo que estes foram anos de

trabalho árduo e contínuo, feitos com esforço e dedicação e que muitas foram as batalhas

travadas, importa fazer-se uma reflexão, sobre o caminho percorrido, bem como caraterizar o

contexto atual (interno e externo) e definir os passos a dar no futuro.

Ao olhar para trás, facilmente se conseguem identificar as vitórias alcançadas, assim como os

principais desafios surgidos que, na maioria dos casos, foram superados, tendo-se alcançado o

sucesso.

A melhoria organizacional e todo o suporte documental criado são reconhecidamente um dos

principais e primeiros benefícios alcançados. A implementação do SGQ obrigou a reorganizar a

instituição, a ter-se um melhor conhecimento dos processos internos, à sua definição por

escrito, assim como ao estabelecimento de procedimentos. Refira-se, por ex. e a este nível, a

implementação dos Programas das Unidades Curriculares e o seu impacte no processo de ensino-

aprendizagem.

A tomada de decisão sustentada em dados reais, com base nos indicadores de desempenho

definidos e a mecânica introduzida para sistematicamente se detetar falhas, analisar as suas

causas e atuar sobre as mesmas, através da definição de correções e ações de melhoria, foi

igualmente um dos benefícios alcançados. Foi criado um sistema de informação de suporte à

gestão da instituição e que conta atualmente com várias ferramentas informáticas de apoio,

desenvolvidas em resposta às necessidades surgidas.


Uma melhor afetação e desenvolvimento, quer dos recursos, quer das condições existentes, foi

igualmente um ganho deste processo de implementação do SGQ.

O envolvimento progressivo dos funcionários, criando um sentimento de pertença comum e

levando ao desenvolvimento de uma cultura interna de qualidade, constitui igualmente um

aspeto positivo. Embora este seja um processo que requer continuidade e que ainda apresenta

vários desafios, a verdade é que, com a implementação do SGQ, aumentou-se a perceção das

interdependências existentes no trabalho de cada serviço e potenciou-se a qualidade das

relações humanas.

Refira-se ainda e como um dos principais benefícios, o aumento da satisfação dos discentes da

EGAS MONIZ, indo-se ao encontro das suas necessidades e expectativas. A implementação dos

questionários de satisfação para a totalidade das unidades curriculares (melhoria introduzida

decorrente da certificação pela A3ES), outros mecanismos de envolvimento dos discentes e a

própria natureza da instituição, transmitem aos discentes um sentimento de participação. Tal

não significa, contudo, que não se procurem novas formas e mais abrangentes de os envolver

no contexto do nosso SGQ, dando mais retorno da informação e das melhorias ocorridas.

De destacar igualmente a melhoria verificada ao nível da disseminação da informação,

especialmente para o exterior, com o desenvolvimento em 2013 do novo sítio de Internet da

EGAS MONIZ, assim como a melhoria da visibilidade e divulgação da Instituição e da sua oferta

formativa e de serviços.

A par destes desenvolvimentos, a aposta na internacionalização e na investigação permanecem

como objetivos inalterados desde o início, em permanente evolução e sistematização no SGQ.

A adoção da norma ISO 9001 e dos European Standards and Guidelines (e subsequentes

referenciais adotados pela A3ES) têm sido essenciais para o desenvolvimento da instituição e

do seu SGQ. Se, por um lado a certificação por via da ISO 9001 veio dar a estrutura e introduzir

a mecânica para a melhoria contínua da instituição, os referenciais adotados pela A3ES

proporcionam uma melhoria mais centrada nos respetivos propósitos da instituição, em

particular nos três pilares basilares da missão e atividade das IES, que são o processo ensino-

aprendizagem, a investigação e a extensão universitária.

Embora o SGQ da EGAS MONIZ tenha sido, conceptual e inicialmente, desenvolvido para

promover a melhoria contínua do ensino e dos seus serviços de apoio, importa que o mesmo

englobe e evidencie, de igual modo, de forma sistemática e consistente, os outros dois pilares

da missão da instituição.

Torna-se, igualmente, importante perceber porque não foi dado um salto qualitativo nos três

anos de certificação do SGQ pela A3ES (de 2013 a 2016).


Estes aspetos têm sido alvo de reflexão entre a gestão de topo da EGAS MONIZ e a estrutura da

Gestão da Qualidade. Para potenciar e alargar esta reflexão foi realizado, no dia 18 de julho

de 2017, o workshop “SGQ da Egas Moniz: 10 anos depois. Conquistas, dificuldades e evolução

futura”. Neste contou-se com a participação dos gestores de processo (onde se inclui pessoal

docente, não docente e dirigentes de órgãos de gestão da EGAS MONIZ) e com representantes

de discentes.

Este processo de reflexão culminou com uma mudança disruptiva do SGQ, com a reengenharia

do mesmo e redefinição do mapa de processos (conforme apresentado no ponto 3.8).

3.2| O contexto atual e os desafios futuros

A EGAS MONIZ, para além da sua capacidade económica (receitas próprias) e de gestão,

apresenta como fatores distintivos o excelente ambiente académico da instituição (entre a

comunidade de discentes, docentes e funcionários), o ensino de proximidade, a qualidade da

oferta formativa e do seu campus universitário.

A qualidade do ensino decorre não só das infraestruturas amplas e bem equipadas mas

especialmente da qualificação do seu corpo docente, da forte aposta na componente

prática/clínica e de estágios integrados nos curricula dos cursos. Resultados de inquéritos

realizados aos nossos diplomados, em dados apurados pela própria EGAS MONIZ mas também

por instituições independentes, revelam, de uma forma geral, uma boa colocação no mercado

de trabalho e taxa de empregabilidade.

Ao nível do capital humano, a EGAS MONIZ investe continuamente na sua formação, sendo de

destacar a existência do Gabinete de Formação Pedagógica (com atividades formativas,

coaching individual e de observação em contexto de aula, entre outras).

No interface entre o ensino, a investigação e a comunidade, a EGAS MONIZ possui ainda

unidades de prestação de cuidados de saúde próprias, laboratórios e gabinetes que prestam

serviços à comunidade, para além do seu Centro de Investigação Interdisciplinar e Centro de

Genética Médica e Nutrição Pediátrica.

Contudo e não obstante estes fatores distintivos, verifica-se um contexto de novas realidades,

decorrentes não só da demografia como também do contexto social da Europa e do próprio

mundo.

Adicionalmente e na sociedade do século XXI, num contexto em constante evolução, altamente

regulado e exigente, a EGAS MONIZ desempenha, cada vez mais, um papel abrangente,

interventivo e de criação de valor, em parceria com os diferentes agentes da sociedade (partes

interessadas).


Neste papel das IES, inclui-se não só a responsabilidade na formação técnica dos jovens, de

forma a prepará-los em última instância para a sua inserção no mercado de trabalho e exercício

das suas funções, como se espera que as IES contribuam também para a sua formação humana

e cívica. Em paralelo, as IES são importantes polos de criação de conhecimento (através das

atividades de ID&I), tendo igualmente responsabilidade na transferência deste know-how para

a comunidade local e global.

A importância do envolvimento das partes interessadas pelas IES e de se corresponder às suas

necessidades e expetativas, assim como a transparência, a responsabilidade social e os

princípios de avaliação, prestação de contas e responsabilização, que se traduzem globalmente

no conceito de Accountability, estão na ordem do dia.

Conclui-se, portanto, que os desafios que se colocam às IES, no geral, e à EGAS MONIZ, em

particular, são de natureza variada e complexa, aos quais o seu SGQ deverá dar resposta e que,

na verdade, estão em linha com a ideia / desafio de que “The quest for the Holy Grail of

optimum quality assurance is more about smart systems than about large ones”, Ko Scheele.

3.3| Comprometimento da Gestão da EGAS MONIZ

A Política de Qualidade tem em conta os princípios estabelecidos pela norma ISO 9001, a

legislação, referenciais para os sistemas internos de garantia da qualidade nas instituições de

ensino superior, regulamentos e boas práticas do sector de atividade em que se insere, assim

como os princípios orientadores adotados pela EGAS MONIZ, decorrentes da missão e visão da

Instituição. Estes princípios estão incorporados na cultura da comunidade EGAS MONIZ,

traduzindo-se na procura permanente da satisfação das partes interessadas e na contínua

melhoria da qualidade dos serviços prestados.

3.2.1| Missão

Dedicada ao avanço do conhecimento, à aprendizagem e à educação dos seus estudantes, ao

serviço da melhoria das condições de saúde da sociedade global, no século XXI.

3.2.2| Visão

Ser uma instituição de ensino de referência na formação de profissionais de saúde, garantindo

que estes atinjam uma sólida formação técnica e humana.

Ser uma instituição que, para além de assegurar os seus propósitos de formação e investigação,

consegue, simultaneamente, constituir-se como um polo de responsabilidade social fortemente


inserido na comunidade local, prestando cuidados de saúde e outros à Comunidade,

particularmente aos mais carenciados.

3.2.3| Valores

1. Excelência

Com vista a alcançar os padrões mais altos do conhecimento, pensamento crítico,

profissionalismo e resultados, incluindo os serviços clínicos e outros prestados pela Instituição.

2. Ética

Incorporando integridade na prática e no comportamento.

3. Respeito

Pelas diferentes ideias, direitos, opiniões e perspetivas de todos os estudantes, docentes e não

docentes.

4. Colaboração

Entre disciplinas e profissões, com parceiros internos e externos.

5. Accountability

Equidade e transparência em todas as nossas atividades.

6. Responsabilidade Social

Indo de encontro às necessidades do outro, designadamente os mais carenciados e servindo as

necessidades da nossa comunidade.

7. Partilha

De valores, esforços e realizações, numa base de desenvolvimento universal da cultura como

base de uma sociedade mais justa, mais informada e mais equitativa.

3.2.4| Política da Qualidade

A EGAS MONIZ compromete-se com o desenvolvimento, implementação e melhoria contínua da

eficácia de um SGQ, de acordo com a norma ISO 9001 e com os referenciais para os sistemas

internos de garantia da qualidade nas instituições de ensino superior, por forma a potenciar o

desempenho da Organização na formação de técnicos de saúde, enquanto pilar base da sua

atividade.

A EGAS MONIZ focaliza-se na satisfação das suas múltiplas partes interessadas com a melhoria

da saúde da sociedade.


A EGAS MONIZ pretende manter a sua contínua valorização e crescimento sustentado, suportado

no seu capital humano: estudantes, docentes e não docentes. Nesta estratégia de valorização

contínua, a EGAS MONIZ desenvolve parcerias visando aumentar a expressão da sua missão.

No desenvolvimento das suas atividades, a EGAS MONIZ assegura o cumprimento dos requisitos

legais, regulamentares e outros aplicáveis, nomeadamente de partes interessadas relevantes,

proporcionando um enquadramento para o estabelecimento e a revisão dos objetivos da

qualidade.

3.4| Âmbito da certificação

Embora o SGQ da EGAS MONIZ, no seu formato atual, abranja os três pilares da missão da

instituição, a sua certificação pela norma ISO 9001 aplica-se às atividades de:

� Ensino superior na área da saúde;

� Ensino pós-graduado na área da saúde;

� Formação profissional na área da saúde.

3.5| Estruturas e níveis de responsabilidade no SGQ

A gestão de topo da EGAS MONIZ é representada pelo Presidente da Direção da Egas Moniz,

tendo como principais responsabilidades:

� Assegurar a implementação do SGQ em conformidade com a norma ISO 9001, os

referenciais para os sistemas internos de garantia da qualidade nas instituições de

ensino superior, a legislação aplicável e os regulamentos internos;

� Assumir a responsabilização pela eficácia do SGQ e promover a melhoria;

� Estabelecer a política e os objetivos da qualidade, compatíveis com a orientação

estratégica da EGAS MONIZ;

� Promover a utilização da abordagem por processos e do pensamento baseado em risco;

� Assegurar a disponibilização dos recursos;

� Comunicar à organização e envolver os colaboradores para a importância de uma gestão

da qualidade eficaz e em conformidade com os requisitos dos clientes e outras partes

interessadas, de forma a atingir os objetivos propostos;

� Apoiar outras funções de gestão relevantes a demonstrar a sua liderança, na medida

aplicável às respetivas áreas de responsabilidade;


� Conduzir as revisões do SGQ;

� Assegurar o estabelecimento de canais de comunicação apropriados dentro da

organização.

A gestão de topo delega no Gestor da Qualidade as responsabilidades de:

� Divulgar a Política da Qualidade a toda a organização;

� Coordenar as atividades do SGQ da EGAS MONIZ, garantindo a sua implementação e

funcionamento;

� Participar na elaboração da documentação do SGQ;

� Gerir o plano das auditorias internas;

� Propor e colaborar no desenvolvimento de ações que visem a melhoria da qualidade

dos serviços prestados;

� Acompanhar a implementação das ações corretivas e preventivas;

� Reportar à Gestão de Topo os resultados do SGQ, com vista à sua revisão;

� Assegurar a promoção da sensibilização dos colaboradores da EGAS MONIZ para a

importância do SGQ.

A Comissão de Acompanhamento do SGQ apresenta a seguinte constituição:

� Presidente da Direção da Egas Moniz, que preside a comissão;

� Gestor da Qualidade;

� Diretor da ESSEM;

� Diretor do ISCSEM;

� Diretor executivo do CiiEM;

� Um membro da Direção da Egas Moniz, a designar;

� Presidente da Associação de Estudantes da ESSEM;

� Presidente da Associação de Estudantes do ISCSEM;

� Um representante do corpo docente da ESSEM, a designar;

� Um representante do corpo docente do ISCSEM, a designar;

� Um representante das subsidiárias, a designar pelo Presidente da Direção da EGAS

MONIZ;


� Dois representantes dos serviços de apoio, a designar;

� Um perito externo com competência no domínio da avaliação e garantia da qualidade

em IES, a designar pelo Presidente da Direção da EGAS MONIZ.

As atribuições da comissão e regime de funcionamento encontram-se ainda a ser

regulamentadas, no entanto, esta comissão terá manifestamente um papel de assessoria à

Administração da Egas Moniz, analisando o funcionamento geral do SGQ, elaborando relatórios

de apreciação, pronunciando-se e propondo ações de melhoria com impacte nos processos e/ou

na globalidade do SGQ.

3.6| Estrutura documental e documentos de referência

Os documentos do SGQ apresentam-se seguidamente.

Figura 4 - Estrutura documental interna do SGQ.

Os documentos internos reguladores de cada processo encontram-se identificados na respetiva

ficha de processo.

O SGQ para além documentos internos, tem ainda como base um conjunto de documentos

externos, dos quais se salientam os seguintes como estruturantes na área da qualidade e do

sector de atividade:

� Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro - Regime jurídico das instituições do ensino

superior;

� Lei n.º 38/2007, de 16 de agosto - Regime jurídico da avaliação da qualidade do ensino

superior;


� Decreto-lei nº 369/2007, de 5 de novembro - Cria a Agência de Avaliação e Acreditação

do Ensino Superior e aprova os respetivos estatutos;

� A3ES (2016). Auditoria dos Sistemas Internos de Garantia da Qualidade nas Instituições

de Ensino Superior – Manual para o processo de auditoria, Agência de Avaliação e

Acreditação do Ensino Superior (A3ES). V1.2 outubro de 2016;

� A3ES. (n.d.). Glossário da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior.

Disponível em http://www.a3es.pt/sites/default/files/Glossário A3ES.pdf;

� ENQA (2015). Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher

Education Area. Revised ESG approved by the Ministerial Conference in Yerevan, on 14-

15 May 2015;

� IPQ (2015). NP EN ISO 9001 – Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos. Monte de

Caparica;

� IPQ (2015). NP EN ISO 9001 – Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e

Vocabulário. Monte de Caparica.

A lista completa de documentos (de origem interna e externa) do SGQ encontra-se registada no

impresso IMP.EM.08_ZZ1 - Matriz da Documentação do SGQ.

3.7| Sistemas de informação e comunicação

Para um funcionamento eficaz (e tanto quanto possível eficiente) do SGQ, existem na EGAS

MONIZ um conjunto de ferramentas informáticas (plataformas, softwares, etc.) que dão suporte

às necessidades de informação e comunicação. Saliente-se a capacidade interna, que existe

atualmente, de desenvolver essas mesmas ferramentas pela equipa de informática da EGAS

MONIZ.

Sistematiza-se na tabela abaixo as principais ferramentas existentes ou em fase de

desenvolvimento.

Tabela 2 – Sistemas de informação e comunicação

Âmbito Descrição / Observações

Gestão académica:

SIGES - Sistema Integrado de Gestão do Ensino Superior

Corresponde a um conjunto de módulos de "backoffice" utilizado pelas diversas secretarias. Os módulos principais são o de: gestão académica (CSE) com a gestão dos diversos planos de estudo, avaliações, faltas, etc.; gestão financeira (CXA) com toda a componente de tesouraria como conta corrente,

1 Índice de Revisão



propinas, emolumentos, referências multibanco, importação dos pagamentos efetuados pela SIBS, multas automáticas, etc. Existem outros módulos periféricos para a gestão do serviço docente, horários, etc.

Portal académico (secretaria online):

netPA (plataforma WEB)

Disponibilização, via internet, a diversas informações para diversos perfis de utilizadores bem como a possibilidade de em alguns casos atualizar a informação do repositório central (SIGES).

Com o perfil "aluno" é possível consultar em tempo real toda a componente de avaliação, horário personalizado, sumários das unidades curriculares inscritas, contra corrente, dívidas, referências multibanco para pagamento na rede SIBS, inscrições a exames, inscrições a disciplinas e respetivas turmas no início de cada semestre, etc.

Existe também a possibilidade de interação com a secretaria como por exemplo na requisição de documentos (certidões, diploma, etc.) bem como na alteração de alguma informação como por exemplo atualizar a fotografia, nestes últimos casos é sempre necessário a validação por parte de um funcionário da secretaria académica.

O netPA é também utilizado pela comunidade docente, e permite a consulta de pautas, pautas fotográficas, consulta dos horários personalizados do docente, sendo que as funções principais são o lançamento de sumários e o lançamento de notas (com validação posterior pela secretaria académica, através da importação da pauta lançada pelo docente com a respetiva confirmação com a pauta impressa e assinada).

Turinitin Sistema que pretende promover a integridade académica e assegurar a vigilância contra a fraude académica.

Trata-se de uma ferramenta online que identifica correspondências de texto, através da comparação dos documentos submetidos com todos os documentos incluídos na base de dados Turnitin, gerando no final um relatório onde são apresentadas todas as fontes com texto semelhante e que possam constituir potenciais situações de plágio.

Leitura ótica:

Qualen Processamento e avaliação dos inquéritos de qualidade disponibilizados aos discentes e docentes.

Baixo rendimento escolar

(em desenvolvimento)

Deteção de discentes com baixo rendimento escolar, com sistema de alerta associado, para informação dos coordenadores de curso e atuação pelos mesmos, junto aos discentes e docentes.

Ensino à distância:

Moodle Plataforma de e-learning de apoio à lecionação dos ciclos de estudo e outros cursos.

Gestão documental:

Alfresco Repositório dos documentos do SGQ.

Biblioteca:

DocBase

Sistema de gestão integrada do acervo da biblioteca e dos seus utilizadores (inclui: o módulo de catalogação/indexação/classificação; o módulo de leitores/empréstimo; o módulo de pesquisa - local e remota).

Repositório

Integrado na rede RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal), o repositório institucional visa colecionar, preservar e disponibilizar o acesso à produção científica da comunidade académica da EGAS MONIZ, contribuindo



simultaneamente para o aumento da sua visibilidade e impacto no contexto da transferência de conhecimento.

Gestão do serviço docente Distribuição do serviço docente.

Inquérito a docentes


Recolha de informação sobre a atividade científica e pedagógica dos docentes.

Suporte ao processo de avaliação de desempenho do corpo docente.

Planeamento da atividade letiva:

Gestão de PUC


Elaboração, verificação e aprovação dos Programas das Unidades Curriculares (PUC) em sistema de workflow.

Logística:

Gestão de Compras

Emissão de requisições de compra e notas de encomenda.

Realização do controlo dos fornecimentos de bens e serviços.

Avaliação de fornecedores.

Software de Gestão:

Artsoft Processamento de dados contabilísticos e salários.

Manutenção da Infraestrutura:

ManWinWin Programa de manutenção preventiva e corretiva.

Software de gestão da Clínica:

Newsoft

Gestão de processos dos clientes e dos tratamentos.

Gestão da faturação e dos stocks.

Site da Egas Moniz Comunicação com o exterior.

3.8| Processos do SGQ

As atividades do SGQ são compreendidas e geridas como processos inter-relacionados e

interatuantes que funcionam como um sistema coerente.

Procedeu-se à sua agregação de acordo com a natureza das atividades, sendo que cada processo

possui clientes e outras partes interessadas (que podem ser tanto internas quanto externas)

que são afetadas pelo desempenho do processo, e que definem os resultados esperados para o

mesmo de acordo com as suas necessidades e expectativas.

A abordagem por processos permite um melhor conhecimento da organização e uma maior

transparência nas atividades realizadas, dado que prevê uma gestão horizontal, promovendo a

comunicação e interação entre as diferentes unidades funcionais. Permite igualmente uma

maior eficácia relativamente aos resultados, uniformizando os objetivos a atingir (definidos

pela gestão de topo da EGAS MONIZ) e criando valor no seio da organização.

Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em

três grupos:


� Processos de Gestão – relacionados com a gestão da organização, definindo as

orientações estratégicas para todo o SGQ;

� Processos Operacionais, diretamente relacionados com a realização da prestação de

serviços, decorrem da gestão estratégica e operam com base nos recursos fornecidos

pelos processos de suporte. Subdividem-se em:

› Processos Nucleares – que dão resposta aos três pilares da missão da EGAS

MONIZ;

› Processos Transversais – que promovem a sustentabilidade e a missão tripartida

da instituição;

� Processos de Suporte – dão apoio aos processos operacionais, assegurando os recursos

necessários.

O conjunto de processos que caracterizam os serviços da EGAS MONIZ e o seu SGQ, apresenta-

se seguidamente.

A revisão do mapa de processos inclui, como principais alterações:

� A criação de um novo processo nuclear, para agregar as atividades de interação com a

comunidade, como terceiro pilar da missão da EGAS MONIZ – e que estava como parte

integrante do processo anteriormente designado por “Planeamento Estratégico”;

� A criação dos processos (transversais) relativos às atividades de internacionalização e

comunicação e marketing, os quais estavam igualmente integrados no processo de

“Planeamento Estratégico”;

� A integração dos processos de “Planeamento Académico” como parte dos processos de

“Ensino” (nucleares), dado que dizem respeito às atividades de planeamento do ensino;

� A criação de um processo de suporte “Apoio ao estudante e ação social”, cujas

atividades não estavam devidamente integradas no SGQ.

� Alargamento do processo de “Logística” (suporte), passando a integrar os processos de

“Apoio às Aulas Práticas”, dado que estas atividades visam garantir a disponibilização

dos materiais e apoio necessários para a lecionação das aulas.

� Criação de um processo de “Gestão da Infraestrutura” que agrega as atividades de

manutenção dos equipamentos, edifícios e demais espaços físicos do campus, gestão

da emergência, sistemas e equipamentos informáticos.


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Figura 5 - Mapa de processos do SGQ.

Gestão estratégica

InvestigaçãoInteração com a

comunidade

Ensino ISCSEM

Ensino ESSEM

Formação profissional

Internacionalização

Comunicação e marketing

Logística Recursos humanos Gestão da infraestruturaNe

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Gestão académica Gestão da biblioteca Ap. estudante ação social


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A síntese dos processos encontra-se expressa na tabela abaixo. Remete-se para a tipologia de

documento do SGQ “Fichas de Processo”, o detalhe relativo às entradas e saídas de cada

processo, a sua origem e destino, assim como a descrição das atividades, intervenientes,

documentos reguladores e monitorização. Cada processo tem um gestor nomeado, identificado

na ficha de caracterização do processo, que é responsável pelo seu desempenho e por

concretizar os objetivos definidos, cabendo ao mesmo:

� Assegurar o planeamento e a implementação do processo de forma a garantir a

operação eficaz do processo;

� Elaborar e gerir os documentos do processo;

� Assegurar a monitorização do desempenho do processo;

� Implementar as ações necessárias para atingir os resultados planeados e a melhoria

contínua do processo.

Tabela 3 – Resumo dos processos constituídos no âmbito do SGQ.

Tipo de Processo

Designação Descrição

Ges

tão

Gestão Estratégica

� Definir, aprovar, difundir e monitorizar o plano e objetivos estratégicos.

� Criar, aprovar internamente, alterar e extinguir cursos.

� Gerir a avaliação e acreditação de ciclos de estudo.

� Gerir a comunicação com a Tutela.

� Definir o orçamento da Cooperativa e realizar a gestão económica e financeira da mesma.

� Elaborar o relatório anual de atividades e de contas.

� Gerir e rever o SGQ.

Nuc

lear

es

Ensino ESSEM (Politécnico)

� Planear o ano letivo dos ciclos de estudos e outros cursos da ESSEM.

� Realizar / gerir as atividades de lecionação, de acompanhamento da progressão académica do estudante, da avaliação da aprendizagem, e do acompanhamento da própria atividade de lecionação, aplicáveis aos ciclos de estudos e outros cursos da ESSEM.

� Acompanhar a inserção profissional dos diplomados e monitorizar o seu percurso.

Ensino ISCSEM (Universitário)

� Planear o ano letivo dos ciclos de estudos e outros cursos do ISCSEM.

� Realizar / gerir as atividades de lecionação, de acompanhamento da progressão académica do estudante, avaliação da aprendizagem e do acompanhamento da própria atividade de lecionação, aplicáveis aos ciclos de estudos e outros cursos do ISCSEM.

� Acompanhar a inserção profissional dos diplomados e monitorizar o seu percurso.


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Tipo de Processo


Formação Profissional

� Planear os cursos de formação profissional.

� Realizar / gerir as atividades formativas, desde a candidatura do formando à concretização do curso de formação, avaliação da aprendizagem e da atividade formativa desenvolvida.

� Acompanhar a inserção profissional dos formandos e monitorizar o seu percurso.

Investigação

� Apoiar e promover as atividades de investigação.

� Apoiar o bolseiro de investigação.

� Elaborar propostas de projetos de investigação.

� Gerir a produção científica.

� Gerir a divulgação científica e transferência de conhecimento.

Interação com a comunidade

� Gerir as atividades de prestação de serviços de extensão universitária.

� Gerir as atividades de transferência de conhecimento, voluntariado e outras de apoio à comunidade.

� Gerir as relações com os alumni.

� Promover o estabelecimento de acordos e protocolos de colaboração com a comunidade para potenciar a sua missão neste âmbito.

Tra

nsve

rsai

s

Internacionalização

� Gerir a mobilidade de estudantes, docentes e não docentes

� Promover o estabelecimento de acordos e protocolos visando a internacionalização do ensino e da investigação.

� Participar e promover ações que visem a internacionalização do ensino e da investigação.

Comunicação e marketing

� Gerir as atividades de promoção da EGAS MONIZ e de divulgação da sua oferta formativa.

� Gerir a comunicação, interna e externa, através do sítio de Internet da EGAS MONIZ, newsletter, redes sociais e demais mecanismos criados para o efeito.

Supo

rte

Apoio ao estudante e ação social

� Promover a integração do estudante (nacional e internacional) na Instituição.

� Promover o acesso e apoio a serviços médicos, de psicologia e outros.

� Processar os pedidos de bolsas de estudo e gerir a atribuição das bolsas mérito e de colaboração próprias da EGAS MONIZ.

� Gerir a residência universitária.

� Promover seminários e cursos de formação que potenciem o rendimento escolar dos estudantes e a sua integração no mercado de trabalho.

� Promover a bolsa de empregabilidade e realização de feiras de emprego.

Gestão Académica

� Realizar as atividades desencadeadas com o arranque de um novo curso e/ou ano letivo, desde a prestação da informação, candidatura e matrícula.

� Realizar / gerir o apoio à atividade letiva (gestão de pautas de avaliação, requerimentos, emissão de certidões e diplomas, entre outras).

Gestão da Biblioteca � Gerir o acervo da Biblioteca, indo ao encontro das necessidades de discentes e docentes no âmbito da lecionação


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Tipo de Processo


dos ciclos de estudos e outros cursos promovidos pela EGAS MONIZ.

� Gerir o repositório EGAS MONIZ.

� Prestar apoio / serviços no contexto da promoção de competências de literacia de informação e outras competências transversais que contribuam para o sucesso académico, bem como no suporte às atividades de Investigação.

Logística

� Gerir as necessidades de materiais e equipamentos necessários para as sessões práticas de laboratório, clínica e pré-clínico no âmbito da lecionação dos ciclos de estudos e outros cursos promovidos pela EGAS MONIZ.

� Realizar as atividades de preparação das aulas práticas de e/ou de distribuição de material e de apoio ao decurso das mesmas.

� Adquirir bens de consumo corrente, bens imobilizáveis e serviços para a EGAS MONIZ.

� Avaliar os fornecedores com relevância para a qualidade das atividades desenvolvidas.

Gestão de Recursos Humanos

� Garantir a seleção e contratação de pessoal docente e não docente, com competências adequadas às necessidades da EGAS MONIZ.

� Definir e assegurar a recolha e tratamento de informação relativa às competências do pessoal docente e não docente, os mecanismos de avaliação de desempenho, promoção e de reconhecimento do mérito.

� Gerir as necessidades de formação e a sua implementação.

� Gerir as atividades do gabinete de formação pedagógica.

Manutenção da Infraestrutura

� Gerir a operacionalidade das infraestruturas físicas (edificado e demais espaços do campus), dos equipamentos de electromedicina, laboratórios e de áreas técnicas, assim como dos sistemas e equipamentos informáticos.

� Assegurar a realização das atividades relativas à gestão da emergência.

3.9| Identificação e envolvimento das partes interessadas

Com a atual revisão do manual introduziu-se, no SGQ, um procedimento de identificação,

periódica e sistemática, das partes interessadas da EGAS MONIZ.

A metodologia utilizada, baseada na matriz de influência/poder vs. interesse, permitiu

classificar as partes interessadas, de forma a determinar as mais relevantes. Analisou-se

portanto, a influência/poder que cada uma das partes interessadas possui nos processos da

EGAS MONIZ e a predisposição/probabilidade que esta tem de exercer essa influência, que se

traduz no interesse.


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O objetivo deste exercício visou, não só a identificação mas também a determinação da melhor

forma de auscultação e envolvimento das partes interessadas relevantes, de forma a ir ao

encontro das suas necessidades e expectativas.

Deste primeiro exercício formal, em que se contou com a participação dos coordenadores de

curso, gestores de processo, responsáveis dos órgãos e serviços, foram identificadas as partes

interessadas (“microcosmos”) de cada uma das unidades de análise. Da recolha dessa

informação resultou a agregação das partes interessadas da EGAS MONIZ (“macrocosmos”), por

tipologia e a sua divisão em grupos, conforme indicado na tabela e figura abaixo indicadas.

Tabela 4 – Identificação das principais partes interessadas.

Partes Interessadas Internas Partes Interessadas Externas

Administração

Associações de Estudantes

Bolseiros

Coordenadores de curso

Discentes (nacionais e internacionais)

Docentes

Investigadores

Não docentes


Unidades Orgânicas e respetivos órgãos

A3ES

Alumni

Alunos de outras IES

Associação Portuguesa de Ensino Superior Privado

Autarquias locais

Candidatos a discentes e suas famílias

Clientes da prestação de serviços

Comunicação social

Comunidade em geral / sociedade

Empresas subsidiárias da EGAS MONIZ

Entidades empregadoras

Escolas secundárias

Famílias dos discentes

FCT - Fundação para a Ciência e Tecnologia

Fornecedores

IES Concorrentes

Locais de estágio

Ministério da Tutela

Ordens e associações profissionais

Organizações sindicais

Parceiros de projetos


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Figura 6 - Matriz de influência/poder vs. interesse relativa às principais partes interessadas da

EGAS MONIZ.

No que diz respeito ao envolvimento das partes interessadas no SGQ, na tabela abaixo

apresentam-se exemplos das principais formas de participação instituídas atualmente, sendo

que a EGAS MONIZ se encontra a reavaliar, numa perspetiva de melhoria contínua, as formas

de envolvimento, procurando novos mecanismos de participação mais efetivos. De referir que

a este nível está ainda prevista a procedimentação da participação de partes interessadas

externas na revisão regular dos curricula dos cursos e na conceção da oferta formativa.

Manter satisfeito Concentrar esforços

Responder às solicitações Manter informado

Infl

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Interesse

Empresas subsidiárias da Egas Moniz A3ES

Administração

Alumni

Associações de

Estudantes

Autarquias locais

Clientes da prestação de

serviços

Coordenadores de curso

Discentes (nacionais e

internacionais)

Docentes

Entidades empregadoras

Famílias dos discentes

Fornecedores

FCT

IES Concorrentes

Investigadores

Locais de estágio

Ministério da Tutela

Não docentes

Ordens e associações

profissionais

Parceiros de projetos


Unidades orgânicas e

órgãos

Alunos de outras IES

Associação Portuguesa de Ensino Superior

Privado (APESP)

Comunidade em geral / sociedade

Organizações sindicais

Bolseiros

Candidatos a discentes e suas famílias

Comunicação social

Escolas secundárias


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Tabela 5 – Mecanismos de envolvimento das partes interessadas no SGQ (exemplos).

Parte interessada Mecanismos de participação para a melhoria do

SGQ (exemplos)

Discentes e seus representantes

Eleição da administração da EGAS MONIZ

Assembleia geral

Conselho e comissões pedagógicas

Comissão de acompanhamento do SGQ

Inquéritos a matriculados e inquéritos de satisfação (que incluem a monitorização pedagógica)

Reclamações e sugestões

Recurso ao Provedor do Estudante

Reuniões periódicas com as Direções

Workshops para a melhoria do SGQ

Docentes e seus representantes

Conselho e comissões científicas / Conselho técnico-científico

Conselho e comissões pedagógicas


Inquéritos de satisfação

Levantamento das necessidades formativas


Relatórios de autoavaliação dos cursos e processos

Reuniões (de coordenação de curso)


Funcionários não docentes e seus representantes


Levantamento das necessidades formativas


Relatórios de autoavaliação dos serviços e processos

Reuniões


Diplomados Inquérito de opinião e empregabilidade

Locais de estágio Inquérito de satisfação

Entidades empregadoras, Ordens Profissionais Auscultação / realização de reuniões

Clientes de serviços Inquéritos de satisfação


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Neste contexto, merece especial destaque a circunstância da EGAS MONIZ ser uma Cooperativa

de Ensino Superior “global”, i.e. todos os discentes são obrigatoriamente cooperadores, que

garante o envolvimento de todos no planeamento, monitorização e avaliação da Instituição.

Toda a atividade e projetos da Cooperativa são divulgados anualmente, analisados, criticados

e discutidos em Assembleia Geral.

Por outro lado, trianualmente, ocorrem eleições em que os programas eleitorais são analisados,

discutidos, alterados e sufragados pelos discentes.

Também pelo facto de sermos um homem um voto, i.e. todos temos as mesmas obrigações e

direitos, leva a uma abertura muito grande e à sistemática troca de informação, sendo

frequente o aporte dos discentes com novas ideias, propostas de melhoria, de parcerias e de

novas atividades e cursos.

É importante salientar que este espírito e forma de atuar dá à EGAS MONIZ um grande conforto,

visto que os discentes efetivamente exercem uma cidadania ativa, empenham-se na melhoria

constante e são uma ajuda preciosa para o planeamento e a gestão da Instituição.

A informação recolhida através destes mecanismos é integrada na revisão do SGQ, realizada

em intervalos regulares, de forma a corrigir os aspetos que sejam considerados como não

conformes e a implementar as melhorias identificadas.

3.10| Avaliação de riscos e oportunidades

A tomada de decisões com base no risco é algo que se realiza regularmente no quotidiano,

muitas vezes de forma inconsciente e que faz parte do dia-a-dia das organizações. Contudo, o

pensamento baseado em risco não deverá ser apenas tarefa da gestão de topo mas passar a

fazer parte integrante da cultura da organização, de forma a promover, proactivamente, a

prevenção e melhoria.

O SGQ prevê uma metodologia para a determinação de riscos e oportunidades considerando os

resultados da avaliação do contexto da Organização, bem como dos requisitos das partes

interessadas relevantes. A metodologia assenta em:

� Avaliação de riscos: na aplicação dos critérios de “impacte” e “probabilidade de

ocorrência”;

� Avaliação de oportunidades: na aplicação do critério “impacte.”

Esta metodologia permite priorizar os riscos/oportunidades para os quais é mais relevante a

implementação de ações.


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Ao tratar tanto os riscos como as oportunidades, estabelece-se uma base para aumentar a

eficácia do SGQ, obter melhores resultados e prevenir ou reduzir efeitos negativos.

3.11| O ciclo da melhoria contínua e os mecanismos de garantia da

qualidade

O SGQ proporciona um enquadramento para o planeamento, a execução, a monitorização e a

melhoria do desempenho das atividades de gestão da qualidade – Ciclo da Melhoria Contínua

(Plan-Do-Check-Act). A abordagem do P-D-C-A é seguida quer para o sistema de gestão como

um todo, quer para cada processo, sendo dada igual importância a cada uma das fases do ciclo.

Tabela 6 – Materialização do ciclo da melhoria contínua no SGQ.

Fase Âmbito Materialização (exemplos)

Planear (Plan)

Estabelecer os objetivos do sistema e os seus processos, bem como os recursos necessários para obter resultados de acordo com os requisitos das partes interessadas, as políticas da organização e identificar e tratar riscos e oportunidades.

Política

Plano estratégico

Objetivos estratégicos

Planos de ação

Objetivos operacionais

Planos de atividades

Planos de estudos

Programas das unidades curriculares

Plano de formação

Planos de manutenção

Executar (Do) Implementar os processos.

Regulamentos

Procedimentos

Instruções de trabalho

Verificar (Check)

Monitorizar e (onde aplicável) medir os processos e os serviços resultantes por comparação com políticas, objetivos, requisitos e atividades planeadas e reportar os resultados.

Medição e monitorização (desempenho e concretização)

Auditorias internas

Relatórios de autoavaliação / atividades (cursos / processos / órgãos / serviços)

Avaliação externa

Inquéritos

Atuar (Act) Empreender ações para melhorar o desempenho, conforme necessário.

Definição de ações de correção, corretivas e para tratamento de riscos e oportunidades

Revisão pela gestão


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A visão da EGAS MONIZ está consubstanciada no seu Plano e objetivos estratégicos. Com base

nestes, são definidos planos de ação que especificam as ações a empreender, os responsáveis

e prazos de implementação, recursos envolvidos e mecanismos de monitorização.

De referir ainda que cada processo tem os seus objetivos específicos e operacionais, definidos

e documentados, em linha com a política da qualidade e estratégia da instituição, sendo o seu

grau de concretização igualmente acompanhado.

A execução das atividades é assegurada com base na provisão dos recursos humanos, materiais

e outros necessários, em conformidade com a legislação, estatutos, política e estratégia

definida, as quais se encontram consubstanciadas em regulamentos, procedimentos,

instruções, entre outros.

As atividades de medição e monitorização são asseguradas por cada um dos processos, que têm

os seus indicadores e periodicidade de medição definidos nas respetivas “Fichas de Processo”.

A monitorização global de todo o SGQ cabe à estrutura da Gestão da Qualidade. Esta

monitorização é feita através do acompanhamento regular do grau de cumprimento das ações

e dos objetivos da qualidade definidos, tratamento dado às reclamações e sugestões, eficácia

das ações corretivas e preventivas implementadas, entre outros.

A avaliação da adequabilidade das políticas, da concretização da estratégia e objetivos

definidos, que visam garantir a qualidade (i.e. que se traduzem na eficácia do sistema),

resultam dos mecanismos de:

� Avaliação interna - autoavaliação e auditoria;

� Avaliação externa - por entidades externas à EGAS MONIZ, resultante de processos

voluntários de certificação mas também de processos de avaliação, acreditação e

inspeção pelos organismos oficiais.

Os processos de auditoria, interna e externa, que são promovidos anualmente pela estrutura

da Gestão da Qualidade, têm um papel importante na melhoria do SGQ, ao avaliar, de forma

objetiva e imparcial, o grau de conformidade e o estado de implementação do SGQ com a

norma, legislação, regulamentação aplicável, assim como com o conjunto de documentação

interna definida. Decorrentes deste processo são identificadas, em primeiro lugar, as instâncias

de qualidade deficiente, i.e. não conformidades, mas também as oportunidades de melhoria,

e da análise de causas das quais resultam depois ações de correção e corretivas e poderão

resultar ações para tratar riscos e oportunidades (numa perspetiva proactiva de prevenção e

melhoria).

Adicionalmente, a estrutura da Gestão da Qualidade trabalha em conjunto com os gestores de

processo para a identificação das suas próprias instâncias de qualidade deficiente e

oportunidades de melhoria (i.e. para além dos processos formais de auditoria), as quais podem


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resultar da monitorização, dos mecanismos de auscultação e envolvimento das partes

interessadas, entre outros.

No que diz respeito à autoavaliação, todos os processos são responsáveis por realizar, pelo

menos, anualmente, o balanço das suas atividades (dependendo da natureza do processo, pode

haver um relatório semestral com um formato mais reduzido), num exercício que se espera de

reflexão crítica. Os relatórios de atividades dos órgãos e serviços são usados como input para a

autoavaliação dos processos.

Os relatórios de processo têm um modelo comum (aplicável de igual modo a todos os processos)

e contemplam:

� Os resultados do desempenho do processo, com a indicação dos resultados obtidos para

os principais indicadores e grau de conformidade com os objetivos estabelecidos;

� O retorno obtido pelas partes interessadas, quando relevante ou aplicável;

� O balanço dos resultados alcançados em auditorias, inspeções, e outros processos de

avaliação;

� O seguimento das ações definidas e das ações novas implementadas;

� A análise SWOT (Strengths – Weakness – Opportunities – Threats) do processo;

� As propostas de novas ações (com a respetiva calendarização e responsáveis), de forma

a corrigir falhas / desvios, evitar a sua recorrência, gerir os riscos e oportunidades.

Adicionalmente e caso necessário, são apresentadas propostas de reformulação de

objetivos.

Deste modo, está abrangida a totalidade da Organização (i.e. ensino, investigação, relação com

a comunidade e todos os serviços que suportam esta missão tripartida).

Neste contexto e no que ao ensino – aprendizagem diz respeito, merece particular relevância:

� O planeamento e execução das atividades de lecionação, organizadas em torno da

figura do Plano da Unidade Curricular (PUC), de acordo com modelo pré-definido, onde

consta a descrição dos objetivos, conteúdos programáticos, metodologias de avaliação,

etc. Os PUC são verificados e aprovados pelos órgãos, o que garante a adequação das

metodologias de avaliação, objetivos pedagógicos e conteúdos programáticos.

� A avaliação feita ao nível da unidade curricular e do curso (ciclos de estudos e demais

oferta formativa) e subsequente definição de propostas de ação. Refira-se a relevância

dos inquéritos de monitorização pedagógica, realizados a cada unidade curricular, os

inquéritos de satisfação realizados juntos ao corpo docente e todo o conjunto de

indicadores de desempenho que estão definidos no processo de Ensino.


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A autoanálise que é posteriormente promovida pela Coordenação dos Cursos, em conjunto com

o seu corpo docente, mas também pelos Conselhos Científicos e Pedagógicos das instituições

de ensino, é consubstanciada em relatórios próprios. Aos estudantes, através das suas

associações/núcleos e representantes de ano e curso, através dos mecanismos que estão

instituídos internamente, são dados a conhecer os resultados da monitorização e solicitadas

sugestões de melhoria, assim como dada retroação das ações anteriormente propostas e/ou

implementadas.

De referir a importância da reflexão crítica que resulta dos mecanismos acima descritos e que

é conduzida pelos coordenadores de curso (expressa no relatório de coordenação de curso), da

qual resultam, numa perspetiva de melhoria, ações para corrigir as instâncias de qualidade

deficiente, evitar a sua recorrência e implementar melhorias. É desta reflexão conjunta que

resulta a contínua adequação científica e pedagógica dos cursos, indo ao encontro das

necessidades e expetativas das suas diferentes partes interessadas. Os relatórios de

coordenação de curso estão estruturados de forma a dar evidência da reflexão que foi

conduzida (e apresentam uma estrutura análoga aos relatórios de processo), contemplando: a

análise dos seus indicadores e cumprimento com os objetivos definidos; o aporte dado

decorrente dos mecanismos de auscultação e envolvimento das partes interessadas; as falhas

detetadas, análise de causas, ações implementadas e sua eficácia; pontos fortes, fracos,

oportunidades e constrangimentos, assim como a identificação de novas ações a implementar.

Estes servem posteriormente de base para a elaboração do relatório do processo de Ensino,

onde se faz uma análise transversal a toda a oferta formativa e da qual resultam propostas de

ações que têm um impacte global no funcionamento do processo e dos seus cursos.

Relativamente ao processo de investigação, nomeadamente das atividades do CiiEM e das suas

linhas de investigação, importa referir que o mesmo tem um plano estratégico próprio, estando

organizado em quatro linhas de investigação. Conta com um Departamento de Gestão,

Monitorização e Consultoria, do qual faz parte uma comissão de acompanhamento, com

carácter consultivo constituída por elementos internos à organização e consultores externos de

projeção internacional, e um observatório responsável, entre outras atividades, pela recolha e

monitorização da atividade de investigação interna e pela avaliação de desempenho. A

atividade das linhas é submetida a uma avaliação anual por “Peer review” no final do ano,

sendo que a atividade individual dos investigadores é avaliada anualmente por apreciação da

respetiva produtividade, tendo objetivos definidos e que dão lugar a uma classificação que

influencia o financiamento futuro por parte da EGAS MONIZ ou poderá alterar o estatuto do

investigador face ao CiiEM.

No seu conjunto, as estruturas de Gestão e as Linhas de Investigação, através da avaliação que

conduzem, identificam, corrigem e previnem as assimetrias e carências da atividade científica


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e laboratorial através de ações apropriadas, as quais constam do relatório global do processo

de Investigação.

Com base nos relatórios desenvolvidos pelos processos, a estrutura da Gestão da Qualidade é

responsável por elaborar um relatório anual sobre o funcionamento de todo o SGQ, com

identificação dos pontos fortes e fracos do sistema, as dificuldades e oportunidades surgidas,

assim como as propostas de ações / recomendações de melhoria. Este relatório serve de apoio

à revisão pela gestão do SGQ, que é realizada pela Gestão de Topo da organização e onde se

avalia:

� As alterações em questões externas e internas que são relevantes para o SGQ;

� O desempenho e a eficácia do SGQ;

� O estado das ações estratégicas definidas e de anteriores revisões pela gestão;

� A satisfação dos clientes;

� O retorno das partes interessadas relevantes;

� A adequação dos recursos;

� A eficácia das ações empreendidas;

� As oportunidades de melhoria.

Desta revisão resultam decisões e ações estratégicas e/ou operacionais necessárias à melhoria

do SGQ.

Documents

Manual da Qualidade - Egas Moniz · O presente Manual descreve a estrutura do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) implementado na Egas Moniz – Cooperativa de Ensino Superior,