MANUAL DE ADIANTAMENTO · 2016. 11. 11. · Qualquer alteração do valor base mensal, deverá a solicitação vir acompanhada de autorização do superior. XIII – Encerramento

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO”

MANUAL DE ADIANTAMENTO

APRESENTAÇÃO As orientações seguintes tem como objetivo esclarecer eventuais dúvidas relacionadas com despesas pagas por adiantamento. O adiantamento é uma sistemática especial, prevista na administração pública, que permite a entrega de numerário a um determinado servidor para realizar despesas urgentes e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (Lei 4320/64 – artº 68) E importante salientar que, assim como as demais despesas, também aquelas feitas com adiantamento devem respeitar os três estágios da despesa pública: empenho, liquidação e pagamento.

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UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

“JÚ LIO DE MESQUITA FILHO”

Reitor Herman Jacobus Cornelis Voorwald

Vice- Reitor Julio Cezar Durigan

Pró-Reitor da Pró-Reitoria de Administração Ricardo Samih Georges Abi Rached

Diretor da Divisão de Contabilidade e Finanças Vera Lucia Vitor

Diretor Colaboradores

Zélia Regina Rodrigues Sobrinho Marlene remesso Ferreira Reinaldi

Março/2010 Atualizado em Janeiro/2016

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SUMÁRIO

Página I – Adiantamento.........................................................................................................................................................04

II - Ordenador de Despesa.........................................................................................................................................05

III - Quantidade de Adiantamento.............................................................................................................................. 05

IV - Solicitação de Adiantamento................................................................................................................................05

V - Valor do Adiantamento..........................................................................................................................................05

VI - Movimentação da Conta Corrente.......................................................................................................................06

VII – Numerário...........................................................................................................................................................06

VIII - Prazo para Aplicação.........................................................................................................................................06

IX - Prestação de Contas............................................................................................................................................07

X - Das Penalidades...................................................................................................................................................07

XI - Procedimentos após Empenho............................................................................................................................07

XII - Alteração do Valor Base......................................................................................................................................07

XIII - Encerramento da Conta.....................................................................................................................................07

XIV - Movimentação Bancária....................................................................................................................................08

XV - Cotação de Preços.............................................................................................................................................08

XVI - Proibições de Compras por Adiantamento........................................................................................................08

XVII - Comprovante de Despesas..............................................................................................................................09

XVIII - Exame da Prestação de Contas......................................................................................................................10

XIX - Questionamentos do Tribunal de Contas..........................................................................................................10

XX – Tabela Progressiva do IR/Fonte........................................................................................................................12

XXI – Modelo da Tela do SIGAD para solicitação de Autuação de Processo de Adiantamento................................13

XXII - Modelo de Solicitação de Autuação de Processo de Adiantamento efetuado no SIGAD................................14

XXIII - Modelo para pagamento de prestação de serviço Pessoa Física...................................................................15

XXIV – Modelo para reembolso de despesas por Quilometragem (DETIN)...............................................................16

XXV – Modelo para reembolso de despesas com Táxi..............................................................................................17

XXVI – Modelo para pagamento de prestador de Serviço Estrangeiro......................................................................18

XXVII – Instruções para recolhimento do INSS..........................................................................................................19

XXVIII – Conciliação do Extrato Bancário...................................................................................................................21

XXIV – Modelo de Ofício para abertura de Conta de Adiantamento, para as áreas encaminharem à DCF..............22

XXX - Modelo de Ofício para as áreas solicitarem substituição de Co-Responsável à DCF.....................................23

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I – Adiantamento • Art. 68 da Lei nº 4.320/64.

O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor sempre precedida de empenho na dotação própria, para fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação. • Art. 39, inciso I da Lei nº 10.320/68:

- Poderão realizar-se no regime de adiantamento aos gastos decorrentes: - De pagamento de despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delongas. O adiantamento é precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, serão concedidos apenas a servidores ativos da Universidade. Entende-se por despesas miúdas e de pronto pagamento aquelas realizadas, com:

a) Selos postais, telegramas, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupas, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz e força, gás e aquisição avulsa no interesse público de livros jornais e revistas e outras publicações.

b) Encadernações avulsas, artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo imediato.

c) Artigos farmacêuticos de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próprio imediato.

d) Outra despesa qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde de que devidamente justificada.

e) Conforme parágrafo único do Art. 60 da Lei 8666/93, é nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração, salvo de pequenas compras de pronto pagamento, assim entendidas aquelas de valor não superior a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art, 23, inciso II, alínea “a” desta lei, em regime de adiantamento. OBS: (Sendo admitida, por fornecedor o valor Maximo de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) de despesa).

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II – Ordenador de despesas: O ordenador de despesa será designado pelo Reitor, em conformidade com o art. 34 item XXI do Estatuto da UNESP.

III – Quantidade de Adiantamento

Serão concedidos 02 (dois) adiantamentos por servidor. IV - Solicitação de Adiantamento

As unidades deverão solicitar através de Ofício, que deverá ser encaminhado ao setor de Protocolo para abertura de processo, onde conste, expressamente, o nome e o período de aplicação. V - Valor do Adiantamento

Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem despesas com valor superior aos limites estabelecidos.

De acordo com o Decreto nº 48292, de 02/12/2003, e Resolução Unesp nº 31/89,

nenhum servidor poderá receber, a títulos de diárias, quantia superior a 50% (cinquenta por cento) de sua remuneração mensal.

Segue modelo para justificativa da utilização de 50% (cinquenta por cento) de diárias:

Ofício nº

Local, .........de........ de......... Prezado Senhor: Para fins de atendimento ao Decreto nº 48.292, de 02/12/2003, que dispõe sobre a concessão de diárias aos servidores da Administração Centralizada e das Autarquias, §s. 1º e 2º do artigo 8º, e a Resolução Unesp nº 31/89, de 11/04/1989, que dispõe sobre a concessão de diárias aos servidores desta Universidade, cumpre-nos informar que: Processo de Prestação de Contas de Adiantamento nº _________ Mês de referência: __________ Responsável: ______________ Foram efetuados pagamentos de diárias, quantia superior a 50% (cinquenta por cento) de sua retribuição mensal, aos servidores:

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Motivo: _________________

Nome do servidor

Registro Geral

Regime Jurídico de Contratação

Cargo ou Função

Valor da retribuição

mensal

Montante de diárias

pagas

_________________________________

Pró-Reitor de Administração Diretor da Unidade

Diretor da Unidade Complementar e/ou Coordenador Executivo do Campus Experimental

À Divisão de Contabilidade e Finanças Reitoria da UNESP (Obs. Cada situação deverá ser justificada, anexando ao processo 02 (duas) vias, das quais uma ficará no processo e a outra encaminhada à Coordenadoria Estadual de Controle Interno – CECI, da Secretaria da Fazenda) VI – Movimentação da Conta Corrente

A movimentação da conta corrente deverá conter 02 (duas) assinaturas, sendo obrigatória a assinatura pelo responsável do adiantamento e por outro titular da conta.

Qualquer alteração de titulares da conta deverá ser solicitada com antecedência, através de ofício, encaminhando a documentação para alteração junto ao Banco Nossa Caixa S.A. VII – Numerário O numerário será sempre depositado no Banco Nossa Caixa S.A., em conta corrente em nome da Universidade, específica e exclusiva para movimentação de adiantamento. VIII – Prazo para Aplicação

O prazo para aplicação dos adiantamentos será de 30 (tinta) dias corridos, considerando a data de emissão do empenho.

O prazo para prestação de contas dos adiantamentos será de 10 (dez) dias a partir do prazo final da aplicação do recurso.

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IX - Prestação de Contas

Cada processo corresponde a uma prestação de contas, devendo conter documentos e ser numerados:

- Ofício solicitação de recurso; - Nota de empenho; - Ordem de pagamento; - Documentação original quitada; - Recibos assinados, nome, endereço, RG, CPF; - Balancetes – assinados pelo titular; - Guia de recolhimento de saldos não utilizados; - Nota de anulação de empenho; - Extrato bancário do período de aplicação; - As despesas devem conter declaração de recebimento do material ou serviço; - Apresentação de documentos fiscais; - Abono. X - Das Penalidades - A ausência de prestação de contas deverá ser comunicada por escrito ao Diretor da Unidade em até 10 (dez) dias do término do prazo de prestação de contas. - Será impedida a concessão de novos adiantamentos enquanto perdurar a falta de prestação de contas. - O abono da prestação de contas compete à autoridade que foi nomeada, através do Diário Oficial do Estado pela Universidade. XI – Procedimentos após Empenho

Após o empenho e o pagamento do numerário, os processos serão devolvidos à Unidade para prestação de contas. XII – Alteração do Valor Base

Qualquer alteração do valor base mensal, deverá a solicitação vir acompanhada de autorização do superior. XIII – Encerramento da Conta

Quando da solicitação de encerramento da conta de adiantamento, por escrito, o responsável que tiver talões de cheques em seu poder deverá devolvê-los ao banco, para que se inutilizem os cheques remanescentes.

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XIV - Movimentação Bancária - O valor referente aos adiantamentos ficará obrigatoriamente depositado na conta de adiantamento do responsável, no Banco Nossa Caixa S/A, e os pagamentos das despesas serão sempre efetuados em cheques nominais ao credor. - Não se admite a manutenção habitual de saldos financeiros fora da conta bancária correspondente. - É expressamente vedado o uso de recursos de adiantamento para qualquer finalidade que não seja o pagamento das despesas do próprio adiantamento. - A conta bancária não poderá, por qualquer razão, apresentar SALDO NEGATIVO . Observar a inscrição de cheques emitidos e não apresentados, para que não ocorra a prescrição dos mesmos [30 (trinta) dias quando emitido no local e 60 (sessenta) dias em outro local do país]. - Observada a ocorrência de desfalque, extravios, furtos ou roubos de valores, o responsável pelo adiantamento deverá comunicar imediatamente ao Diretor da Unidade, que tomará as devidas providências. XV - Cotação de Preços - O valor das aquisições deverá ser precedido de pesquisas de preços de pelo menos 03 (três) fornecedores. - As pesquisas deverão permanecer no processo. - O responsável deverá ter a responsabilidade pela ocorrência dos preços de compras e serviços nas aquisições por adiantamento. - As despesas devidas a pessoas jurídicas, civis ou comerciais, de natureza profissional, sujeitas às retenções de Imposto de Renda e 11% (onze por cento) de INSS, sobre cessão de mão de obra, deverão ser recolhidas e, após pagamento, encaminhada uma cópia para o SARH e à DCF. - Deverá ser exigido do fornecedor que conste na NF destaque dos tributos a serem retidos. XVI – Proibições de Compras por Adiantamento - Despesas relativas a aquisições de itens mantidos em estoque. - Despesas com aquisições de cartões ou impressos de interesse pessoal, brindes, despesas com festas. - Despesas com flores, placas comemorativas, troféus, medalhas, despesas com solenidades, congressos, recepções e certames.

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- Despesas com remuneração de servidores da Universidade, a qualquer título. - Despesas relativas a aquisições de materiais permanentes, equipamentos ou materiais bibliográficos. - Despesas relativas a bebidas alcoólicas, frigobar, telefone, lavanderia, etc, no caso de notas de refeições ou eventuais diárias de hotel. XVII - Comprovante de Despesas - O responsável deverá efetuar, antes da prestação de contas, a conferência dos documentos e assiná-los, evitando assim devoluções por parte da contabilidade. - Se as notas fiscais estão corretamente preenchidas (razão social, CNPJ, endereço, data de emissão, valor, mercadoria descrita). - Sempre no original e primeira via, anexados ao processo e em ordem cronológica, obedecendo a sequência do balancete. - Notas Fiscais simplificadas devem ser acompanhadas de relação de mercadorias e preços, fornecidas pelas empresas. - Notas fiscais de lanches, refeições, diárias em hotéis, devem ser acompanhadas da relação de beneficiários e devidamente justificadas. - Cupons fiscais ou notas fiscais de combustíveis devem constar a quilometragem do veículo e assinatura com nome legível do motorista, inseridos no verso do documento. - Despesas com transportes: a) Ônibus – bilhete da passagem e do seguro contendo destino, data e valor, indicando o beneficiário e o motivo. b) Táxi – Formulário próprio (recibo) contendo valor, percurso, data, motivo e autorização superior. c) Portaria DETIN – Formulário próprio (recibo) indicando distância percorrida, data, localidade, motivo e autorização do superior. - Não serão aceita cartas de correção quando alterar valores, nome do remetente, data de emissão. - Somente serão inclusos na prestação de contas, documentos com emissão dentro do período de utilização dos recursos para o uso de adiantamento. - Não são aceitas cópias via fax. - Todas as despesas deverão ser justificadas. - A má utilização dos recursos de adiantamento será cobrada do responsável.

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XVIII - Exame da Prestação de Contas - Os processos serão examinados pela área de contabilidade, a qual caberá efetuar as solicitações de regularização, que deverão ser atendidas no prazo máximo de 05 (cinco) dias. - Todos os processos de adiantamento serão fiscalizados pelo Tribunal de Contas. - Quando correta, a prestação de contas será abonada pela pessoa responsável, designada pelo Reitor e publicada no Diário Oficial do Estado, ficando à disposição do Tribunal de Contas do Estado. XIX - Questionamentos do Tribunal de Contas - Em processos de adiantamentos, é considerada a data de pagamento do boleto bancário, e não da emissão. - O que torna uma Nota Fiscal irregular é rasura, adulteração, ilegível, segunda via, fax, rasgada ou colada, faltando pedaço, emitida por empresas irregulares. - O Tribunal de Contas não considera legalmente válidas as despesas efetivadas com cartão de crédito. - O ideal é emitir os adiantamentos obedecendo a classificação orçamentária própria, visando a transparência dos gastos públicos.

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Senhores responsáveis por Adiantamento, devemos lem brar sempre:

O que justifica um gasto é sempre a FINALIDADE, pois as Universidades Públicas possuem autonomia de gestão financeira e patrimonial, mas são consideradas sempre como entidades públicas - Lei nº 4320/1964.

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XX - Tabela Progressiva do IR/Fonte

A partir de abril do ano-calendário de 2015:

Base de Cálculo (R$)

Alíquota (%)

Parcela a deduzir do IR (R$)

Até 1.903,98 - - De 1.903,98 até 2.826,65 7,5 142,80 De 2.826,66 até 3.751,05 15 354,80 De 3.751,06 até 4.664,68 22,5 636,13

Acima de 4.664,68 27,5 869,36

Dedução por dependentes: R$ 189,59

Parcela isenta de aposentadoria e pensão (contribuinte a partir de 65 anos): R$ 1.903,98

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XXIV - Modelo para reembolso de despesas por Quilom etragem (DETIN)

R E C I B O

Recebi da Reitoria da UNESP a importância supra de R$ (valor por extenso) para o ressarcimento de despesas com transporte, no trajeto de ......... a ......... e vice-versa, com veículo próprio, marca ........., modelo........, placa......., para prestação de serviços na.........., no período semanal de...... a...........

Percurso: ........quilômetros Valor de quilômetro: R$ 0,49 (quarenta e nove centavos)

Referência: Portarias UNESP – 367/2000, 172/2011 e 134/2015

Por ser expressão da verdade, firmo o presente de acordo com a legislação vigente.

Local/Data/Ano Nome Função RG n° CPF n° Matrícula nº De acordo (responsável pelo evento)

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XXV - Modelo para reembolso de despesas com Táxi

R E C I B O

Recebi da .................................. a importância de R$...............(valor por extenso),

referente a(s) despesa(s) com táxi, a serviço da ...................., como segue:

De: À: R$: De: À: R$

Total: R$

Justificativa : ................................

Local/Data/Ano

Assinatura Nome

Cargo/Função Área de lotação

Autorizo a despesa Reitor, Pró-Reitor, Diretor e/ou Coordenador

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XXVI - Modelo para pagamento de prestador de Serviç o Estrangeiro

R E C I B O Valor Bruto .........................................................R$ Imposto de Renda (retenção 15%) ....................R$ Valor Líquido.......................................................R$ Recebi da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”, CNPJ n° 48.031.918/0001-24, a importância de R$ .............. (valor por extenso), referente a/o palestra e/ou proferida no........., no período de .................................. Local/Data/Ano Nome................................ Passaporte n°.................. País .................................. (Declaro não fazer parte do quadro de servidores da UNESP)

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XXVII - Instruções para recolhimento do INSS

Aos responsáveis por Adiantamento, quando o contratado é pessoa física:

Site do M.P.S – www.mps.gov.br (neste site é possível efetuar o preenchimento da guia

GPS, para recolhimento)

Quem pode se inscrever:

São segurados da Previdência Social os empregados domésticos, os trabalhadores avulsos, os contribuintes individuais e os trabalhadores rurais.

Contribuinte Individual:

Nesta categoria estão as pessoas que trabalham por conta própria (autônomos) e os

trabalhadores que prestam serviços de natureza eventual a empresas, sem vínculo empregatício. Na contratação de pessoa física para prestação de serviços sem vínculo empregatício deverão ser observadas:

a) Se o prestador tem registro junto à Prefeitura e INSS

b) Se possui o número do PIS/PASEP ou inscrição junto ao INSS c) Em caso afirmativo, solicitar o número do PIS ou NIT (Número de Inscrição do Trabalhador) d) Não possuindo os dados citados acima, solicitar RG, CPF, endereço, CEP e telefone, para que o responsável possa inscrevê-lo junto ao INSS.

De posse destes dados, o contratante deverá reter 11% (onze por cento) sobre o valor contratado do total do serviço, devendo a contratante (UNESP) recolher 20% (vinte por cento) do valor bruto do serviço ao INSS.

Os recolhimentos de 11% e 20% devem ser efetuados em uma única GPS (Guia da Previdência Social), em nome da “Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho”. Observação: O número do IDENTIFICADOR, constante no Campo 05 da guia GPS, deverá ser o nº do CNPJ da Unidade que está efetuada a despesa.

Deverá ser remetida à DCF (Divisão de Contabilidade e Finanças) cópia paga da guia de GPS, com os dados do prestador de serviço em que constem Nome, Número do RG, CPF do PIS e NIT, valor bruto do serviço, valor da retenção de 11% e os 20% despesa da Universidade.

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Exemplo de prestação de serviço através de pessoa física

Valor Bruto ............................................................R$ 800,00 INSS 11% .................................................................... R$ 88,00

IRRF (%)..........(-) Parcela a Deduzir .............................R$ Valor Líquido a pagar........................................R$ 712,00

INSS 20% sobre o Bruto (parcela da UNESP)........R$ 160,00

Guia da Previdência Social – GPS R$ 88,00 (+) R$ 160,00 = R$ 248,00

Modelo da Guia GPS para recolhimento do INSS

3. CÓDIGO DE PAGAMENTO

02402

4. COMPETÊNCIA 02/2010

MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – MPS INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – GPS

5. IDENTIFICADOR 48.031.918/0001-

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6. VALOR DO INSS

248,00

7.

8.

1. NOME OU RAZÃO SOCIAL/ FONE/ ENDEREÇO:

9. VALOR DE OUTRAS ENTIDADES

2. VENCIMENTO (Uso do INSS)

10. ATM, MULTA E JUROS

ATENÇÃO: É vedada a utilização de GPS para recolhimento de receita de valor inferior ao estipulado em Resolução publicada pelo INSS. A receita que resultar valor inferior deverá ser adicionada à contribuição ou importância correspondente nos meses subseqüentes, até que o total seja igual ou superior ao valor mínimo fixado.

11. TOTAL 248,00

12. AUTENTICAÇÃO BANCÁRIA

Nome do prestador de serviço – 11% R$ 88,00 – 20% R$ 160,00

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XXVIII – Conciliação do Extrato Bancário

MÊS:

SALDO INICIAL:

CONTA N°

Item de Despesa código:

Item de Despesa código:

PROCESSO

DATA DESPESA

CHEQUE N°

COMPENSADO DATA

EM TRÂNSITO

VALOR DO CHEQUE

SALDO FINAL

ITEM DE DESPESA ITEM DE DESPESA TOTAL COMPENSADO TOTAL EM TRÂNSITO = SALDO DO EXTRATO

Nome Função

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