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Manual de Captura, Descrio,
Guarda e Transferncia do Acervo
de Imagens em Papel e/ou Digitais da
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
Rio de Janeiro 2013
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Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. Secretaria Municipal da
Casa Civil. Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
P923 Manual de captura, descrio, guarda e transferncia do acervo
de imagens em papel e/ou digitais da Prefeitura da Cidade do Rio de
Janeiro/ . Rio de Janeiro: Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro/
Casa Civil/ Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, 2013. 15 p.
1. Documentos pblicos Rio de Janeiro (Cidade) Preservao Manuais. 2.
Documentao audiovisual Rio de Janeiro (Cidade) Manuais. 3.
Fotografias Rio de Janeiro (Cidade) Manuais. I. Ttulo.
CDD 025.84
FICHA TCNICA Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro Rua
Amoroso Lima, 15, Cidade Nova Rio de Janeiro CEP: 20211-120
Administrao: (21) 2273-3141 Homepage:
http://www.rio.rj.gov.br/arquivo E-mail: [email protected]
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro Beatriz Kushnir
(Diretora) Ana Claudia Braga das Neves (Gesto de Documentos) Ruth
Pontes (Subgerncia de Documentao Especial)
http://www.rio.rj.gov.br/arquivo
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SUMRIO
Apresentao 4
Objetivo 4
Resultados esperados 4
1. Contratao de fotgrafos 5
2. Quanto captura 5
3. Descrio 5
4. rea de Guarda 5
4.1. Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR) 6
4.2. Iluminao 6
4.3. Armazenamento 6
4.4. Acondicionamento 6
4.5. Manuseio 7
5. Contratao de servios terceirizados 7
5.1. Responsabilidades da Contratante 7
5.2. Responsabilidades da Contratada 8
6. Transferncia das imagens 9
7. Referncias 10
7.1. Bibliografia 10
7.2. Legislao 11
8. Anexos 12
Anexo 1 - Formulrio de descrio de documentos 12
Anexo 2 - Modelo de espelho para transferncia de acervo 14
Anexo 3 - Recomendaes para transferncia de imagens digitais
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APRESENTAO O Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro - AGCRJ,
rgo encarregado da gesto, preservao e acesso aos documentos da
Administrao Pblica Municipal, apresenta o Manual de Captura,
Descrio, Guarda e Transferncia do Acervo de Imagens em Papel e/ou
Digitais da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
OBJETIVO O objetivo deste manual auxiliar os rgos vinculados
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro detentores e produtores de
documentos arquivsticos audiovisuais e digitais, de valor
permanente, quanto captura, guarda e transferncia dos seus acervos
ao AGCRJ.
RESULTADOS ESPERADOS
salvaguardar o acervo imagtico da PCRJ e, consequentemente, a
memria do Executivo Municipal;
disponibilizar um modelo para orientar a descrio de imagens
fotogrficas e/ou em movimento, digitais e/ou em papel, visando
garantir a segurana e o controle das informaes inerentes s
imagens;
possibilitar a prospeco de acervos no arrolados at o momento e
assim permitir a construo de Polticas Pblicas que possibilitem a
gesto e o acesso;
auxiliar o Gestor Pblico nos itens que devero compor os Termos
de Referncia, Contratos, etc., nos quais o produto (final ou no)
seja a captura de imagens digitais e/ou em movimento. importante
ressaltar que a autoria ser do fotgrafo ou cmeraman, etc., mas que
a propriedade ser da PCRJ, cabendo ao AGCRJ garantir a guarda
segura e o acesso amplo.
Nesse sentido, como Gestores da Poltica Municipal de Arquivos, e
embasados na Lei de Acesso Informao, estamos encaminhando a
normatizao para auxiliar esta tarefa.
Equipe tcnica do AGCRJ
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1. Contratao de Fotgrafos
Para garantir a segurana do uso das fotografias por parte da
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, os contratos de prestao de
servios fotogrficos devero estipular uma clusula na qual o fotgrafo
ter garantido o seu direito autoria das fotografias, mas ceder
definitivamente o direito patrimonial das imagens Secretaria
contratante ou prpria PCRJ; Fica vedada ao autor a aquisio de cpia
das fotografias, bem como a disponibilizao do material a terceiros;
Quando houver contrato com empresas geradoras de material
fotogrfico digital, o AGCRJ dever ter cincia e participar das
etapas de contratao.
2. Quanto Captura Consiste na produo da imagem digital e/ou em
movimento, fixando-a num suporte. As imagens devero ser capturadas
em alta resoluo e armazenadas em mdia de boa qualidade, de
preferncia HD externo, com as seguintes descries:
data da captura; nome do local, do evento; personalidades
presentes na imagem; o nome do fotgrafo; dimenso da imagem; resoluo
linear da imagem.
3. Descrio Para otimizar a recuperao da informao no momento da
guarda da documentao e descrio das imagens foi elaborado o
formulrio (anexo 1) que constitui um instrumento com dados
relevantes sobre o documento e a discriminao de cada campo.
4. rea de Guarda Caso a instituio decida manter a documentao sob
sua custdia, ser necessrio solicitar visita tcnica para verificao
das instalaes do(s) depsito(s) visando preservar a guarda de acordo
com as recomendaes a seguir. Caso contrrio, poder ser transferido
para o AGCRJ que possui em suas dependncias condies ambientais e
recursos materiais adequados para a guarda dos documentos. Nesta
ocasio, ser disponibilizada, quando solicitado, uma cpia do
material para o rgo produtor. Dentre os maiores fatores que
contribuem para a deteriorao dos documentos esto a climatizao, a
radiao ultravioleta, alm das reas de armazenamento,
acondicionamento e manuseio inadequados.
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4.1. Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR) Os controles de
temperatura e de umidade relativa do ar no ambiente de guarda devem
ser monitorados.
O acervo se preserva por mais tempo em temperaturas baixas e
necessita ser mantido durante 24 horas por dia. A sugesto para o
ambiente :
para imagens em papel, entre 5C (cor) e 12C (preto e branco) com
oscilao de 1C para mais ou para menos e 35% com oscilao por volta
de 5% para mais ou para menos para a umidade relativa;
para imagens digitais, entre 18-25C e umidade relativa entre
45-50%;
para documentos audiovisuais, entre 25-30% de umidade relativa e
10C de temperatura.
4.2. Iluminao Quanto iluminao, o acervo no pode estar
diretamente exposto luz fluorescente e solar em virtude das radiaes
ultravioleta (UV). conveniente o uso de lmpadas com baixa incidncia
de radiao UV, como as incandescentes (de tungstnio) e as LED.
4.3. Armazenamento O mobilirio deve ser de ao carbono
fosfatizado com pintura eletrosttica.
4.4. Acondicionamento Os materiais indicados para o
acondicionamento individual dos documentos so:
Imagens em papel Material plstico tipo polister, polietileno e o
polipropileno Materiais de papel com pH prximo ao 7,0. Pastas com
prendedores e hastes plsticas
Audiovisual e mdia digital Estojos ou caixas de material inerte
ou sem acidez
Todos os materiais devem ser armazenados na posio vertical.
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4.5. Manuseio Quanto ao manuseio, deve-se sempre usar luvas de
algodo. As mdias digitais devem ser manuseadas pela borda ou pelo
orifcio central. O uso de alguns objetos devem ser evitados pois
provocam danos e reduzem o tempo de durao das fotografias em papel,
como por exemplo:
colas e fitas adesivas;
clipes e grampos metlicos. D preferncia aos de plstico;
bailarina de metal, liga de borracha;
caneta. Prefira lpis grafite macio (6B) e limite-se a fazer
anotaes no verso da imagem em papel.
Outros fatores a serem evitados so:
alimentos e bebidas nas reas de guarda de documentos;
material audiovisual e mdia digital prximos a campos
magnticos;
nunca usar sua roupa para limpar o disco. Se a mdia digital
estiver suja, limpe-a usando um pano macio, seco e algodo;
as etiquetas de identificao nos materiais audiovisuais e
digitais devem ser preenchidas antes de coladas no suporte.
5. Contratao de servios terceirizados O manuseio, o preparo e a
captura dos documentos originais devem ser preferencialmente
realizados no local da contratante.
5.1. Responsabilidades da Contratante A contratante ser
responsvel por:
apresentar o acervo documental identificado, higienizado,
planificado, reparado e acondicionado;
estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e
entregues;
supervisionar o servio contratado durante o perodo de
execuo;
evitar a movimentao do acervo original para o local de captura
digital e avaliar o servio e produtos no momento de entrega.
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5.2. Responsabilidades da Contratada Ser responsabilidade da
contratada:
o manuseio do acervo conforme as recomendaes da organizao
contratante;
oferecer as condies fsicas e tcnicas para a segurana do acervo
original;
utilizar equipamentos que no ofeream risco evidente ou potencial
ao acervo;
fazer o controle de qualidade da imagem digital e dos metadados
tcnicos;
realizar a entrega dos formatos de arquivos digitais requeridos
e nas mdias de armazenamento indicadas pela Contratante.
Qualquer interveno fsica no documento original s poder ser
realizada por pessoal especializado em conservao e com
acompanhamento permanente da contratante ou por pessoa ou organizao
qualificada e autorizada por ela, a partir de consulta prvia ao
AGCRJ. Visando a segurana e preservao das imagens digitais, os
arquivos gerados precisaro ser entregues em trs verses.
De acordo com a Resoluo N 31 do Conselho Nacional de Arquivos
CONARQ que Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de
Documentos Arquivsticos Permanentes, a matriz e as cpias de
segurana e acesso devero ser apresentadas da seguinte forma:
matriz alta resoluo (600dpi) formato TIFF armazenada em HD
externo
cpia de segurana baixa resoluo (300dpi) formato JPEG armazenada
em discos de DVD
cpia para acesso baixa resoluo (75 dpi) formato JPEG armazenada
em discos de DVD
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6. Transferncia das Imagens De acordo com o Decreto n 20.113, de
25 de junho de 2001, que determina o Arquivo Geral da Cidade do Rio
de Janeiro como Gestor Matricial do Sistema de Memria da Cidade do
Rio de Janeiro, no Pargrafo nico, -Cabe ao Arquivo Geral da Cidade
do Rio de Janeiro orientar todos os responsveis setoriais e a estes
informar e interagir com o Arquivo da Cidade de forma a decidir
sobre o valor cultural, o lugar e a forma de guarda de todos os
elementos. E ratificado pela Lei n 3.404, de junho de 2002, que
dispe que dever do Poder Pblico Municipal a Gesto Documental e a
proteo especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio,
a transferncia das imagens deve obedecer a alguns requisitos:
Alguns conjuntos documentais podero ser classificados como de
valor permanente no momento da produo, em funo de sua importncia
probatria, histrica, artstico-cultural, cientfica ou informativa
como disposto no Decreto n.. 22.615, de 30 de janeiro de 2003, Art.
19, inciso IV - "Garantir tratamento especial aos documentos
correntes que j nasam com valor permanente, assegurando sua
preservao para fins de recolhimento.";
O recolhimento de documentos considerados de valor permanente s
ocorrer aps o acervo ter sido classificado e avaliado como tal.
Para isso, indispensvel que o assunto dos documentos tenha sido
registrado em Tabela de Temporalidade do rgo produtor e publi-cado
em Dirio Oficial para cincia de toda a sociedade;
Os documentos ao serem recolhidos ao AGCRJ devero estar
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
de instrumento descritivo que permita sua identificao seja em meio
digital e/ou fsico. Acondicionados em caixas-arquivo com espe-lho
para identificao, como no anexo 2;
De acordo com a legislao acima e visando a segurana e preservao
das imagens digitais quando atribudas de valor permanente, estas
devero ser recolhidas pelo AGCRJ e armazenadas em HD ou gravadas em
CDs/DVDs, no formato especificado no anexo 3.
Estas imagens digitais posteriormente sero transferidas para o
Storage que o AGCRJ compartilha com o IPLANRIO, para sua melhor
segurana. Certos de contar com a sua colaborao, o AGCRJ, por meio
da Gerncia de Documentao Escrita e Especial, est aberto a sanar as
dvidas atravs do e-mail do setor e do institucional. E-mail:
[email protected] e [email protected] * vedada a
reproduo desta publicao em qualquer outro suporte que no seja o
papel.
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7. Referncias bibliogrficas
7.1. Bibliografia ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio
brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro,
2005. BOGARD, Jonh W. C. Van. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas. Rio de Janeiro:
Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Arquivo
Nacional, 2001.(Caderno Tcnico n 42).
CONWAY, Paul. Preservao no Universo Digital. Rio de Janeiro:
Projeto Conservao Preventiva
em Bibliotecas e Arquivos. Arquivo Nacional, 2001.(Caderno
Tcnico n 52).
FISCHER, Monique C.; ROBB Andrew. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de fil-mes fotogrficos. Rio de Janeiro: Projeto
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Arquivo Nacional,
2001. (Caderno Tcnico n 41).
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de Arquivo:
elaborao de instrumentos
de pesquisa. So Paulo: Arquivo do estado, 2002. 29p.
MUSTARDO, Peter; KENNEDY, Nora. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos de salvaguardar suas colees. Rio de Janeiro: Projeto
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Ar-quivo Nacional,
2001. (Caderno Tcnico n 39).
OGDEN, Sherelyn (ed). Procedimentos de Conservao. Rio de
Janeiro: Projeto Conservao Pre-ventiva em Bibliotecas e Arquivos.
Arquivo Nacional, 2001. (Caderno Tcnico n 10 a 12).
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos:
uma viso arquivstica. Braslia:
ABARQ, 2005.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Organizao do acervo fotogrfico
das entidades nacionais do Sistema Indstria: metodologia. Braslia:
CNI/SESI/SENAI/IEL. 2007.
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7.2. Legislao BRASIL. Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998.
Altera, atualiza e consolida a legislao sobre
direitos autorais e d outras providncias. CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 6, de 15 de maio de 1997. Dispe
sobre
diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 31, de 28 de
abril de 2010. Dispe
sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos
Arquivsticos Permanentes.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do
Brasil. Braslia, DF: Senado,
1988. Decreto n 20.113, de 25 de junho de 2001. Cria o Sistema
de Memria da Cidade. Decreto n 22.615, de 30 de janeiro de 2003.
Regulamenta a Lei n 3.404 de 06 de junho de 2002,
que dispe sobre a Poltica Municipal de Arquivos Pblicos e
Privados. Decreto n 28.520, de 10 de outubro de 2007. Dispe sobre a
realizao do I Censo dos Arquivos
da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro CA-PCRJ e d outras
providncias. Decreto n 35.606, de 15 de maio de 2012. Regula, em
mbito municipal, a Lei de Acesso a
Informaes Lei Federal n 12.527,de 18 de novembro de 2011, e d
outras providncias. Lei n 3.404, de 5 de junho de 2002. Dispe sobre
a poltica municipal de arquivos Pblicos e
privados, o acesso aos documentos Pblicos municipais e d outras
providncias. Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011. Lei de Acesso
Informao.
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Anexo 1 - Formulrio de descrio de documentos
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro Arquivo Geral da Cidade
do Rio de Janeiro
rgo
Data
Local
Fotgrafo
Diretor
Ttulo
Dimenso
Resoluo
Durao
Cromia
Sistema sonoro
Legenda
Formato
Tipo de rolo
Descrio:
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Instrues para o preenchimento: rgo: nome do rgo vinculado a PCRJ
responsvel pela custdia do documento. Data: informar a data da
foto. Local: local onde a imagem foi registrada. Fotgrafo: indica o
nome do fotgrafo. Ttulo: nome dado ao documento. Dimenso:
especifica o tamanho da imagem em centmetros ou pixels. Resoluo:
apresenta a resoluo linear da imagem em DPI. Cromia: determina a
cor da imagem em preto e branco ou colorida. Formato: apresenta o
formato da imagem digitalizada em JPEG ou TIFF. Descrio: descrio
sumria da imagem. Fornece informaes relevantes sobre a imagem, tais
como os personagens, o local, objetos. No caso dos documentos
audiovisuais, preencher tambm os campos: Diretor: nome do Diretor.
Durao: tempo de durao. Sistema sonoro: informar se possui udio ou
no. Legenda: informar se possui legenda ou no. Tipo de rolo:
informar o tipo de rolo apresentado.
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Nmero da Caixa
Anexo 2 - Modelo de espelho para transferncia de acervo
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
ARQUIVO GERAL DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
rgo:
Ttulo:
Dimenso e suporte:
Datas-Limite:
Data de transferncia ao AGCRJ:
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Anexo 3 - Recomendaes para transferncia de imagens digitais
Tipo de documento Tipo de Reproduo Formato de arquivo
digital
Resoluo mnima,
modo de cor e observaes
Fotografias (Preto e Branco e Cor)
Preto e Branco, Cor
TIFF sem compresso Resoluo de 600 dpi, escala 1:1, 24 bits (8
bits por canal de cor)
Negativos fotogrficos e diapositivos (a)
Preto e Branco, Cor
TIFF sem compresso Resoluo mnima de 3000 dpi, 24 bits (8 bits
por canal de cor)
