Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DA POLÍCIA CIVIL DO ESTADO DO PARÁ
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Apresentação
A Polícia Civil, como órgão da segurança pública
voltado à preservação da ordem pública, da incolumidade das
pessoas e do patrimônio, identificou a necessidade de
regulamentar os procedimentos relativos à Política de
Comunicação Social, visando fortalecer a imagem
institucional perante a sociedade.
Diante disso, é essencial fomentar estratégias que
visem levar ao público uma visão positiva sobre as atividades
desempenhadas nas Unidades que integram a instituição
policial, quando da divulgação de suas atividades.
Este manual, portanto, norteia os rumos dos
procedimentos a serem adotados na corporação policial
voltados à normatização das condutas a serem adotadas
pelas autoridades policiais no atendimento à imprensa, com
relação ao cerimonial responsável pela organização de
eventos (solenidades) institucionais e quanto à produção de
material audiovisual (vídeos e fotos).
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
SUMÁRIO
O que é notícia? .............................................................................. 4
Estratégias de divulgação ............................................................... 5
As Fontes da Informação Institucional ............................................. 6
Relacionamento jornalista/fonte ...................................................... 7
Orientações para atendimento à Imprensa ...................................... 8
Notas Oficiais .................................................................................. 9
Mídias Sociais ............................................................................... 10
Atribuições do assessor ................................................................ 11
Produtos e Serviços da Assessoria de Comunicação .................... 12
Cobertura de Operações ............................................................... 13
Normatização de crises ................................................................. 16
Orientações em situações de crise ................................................ 17
Cerimonial de Eventos .................................................................. 18
Composição da mesa .................................................................... 20
Eventos normatizados ................................................................... 21
Roteiro do Cerimonial .................................................................... 21
Previsão de Imprevistos ................................................................ 22
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
O que é notícia?
Não está na esfera de competência do assessor de
comunicação o poder de editar e publicar matérias nos
veículos de comunicação social, como rádios, jornais e
televisores. Esse é o papel dos jornalistas e dos editores, que
trabalham nesses meios de comunicação, e depende da linha
editorial da cada veículo de comunicação. Mas o que for
relevante dentro das instituições deve chegar aos jornalistas –
esta, sim, é uma tarefa das Assessorias.
As Assessorias de Comunicação devem ter
conhecimento máximo das informações advindas da
Administração para que possam utilizá-las no momento
adequado e, principalmente, quando demandadas. Para um
melhor aproveitamento das notícias, a informação enviada às
redações deve ter boa qualidade de conteúdo e forma (texto
claro, objetivo, etc), ou seja, conter atributos essenciais da
informação jornalística. Quanto mais rica em atributos
jornalísticos (atualidade, interesse público, proximidade com a
realidade do público destinatário, etc) maior seu nível de
interesse.
A divulgação de notícias depende de conhecimento
sobre como funcionam os meios de comunicação – para
atender plenamente as exigências editoriais e operacionais de
cada veículo – e de permanente “corpo a corpo” com a
imprensa. Para desempenhar com eficiência o papel de
mediador na relação da instituição com os veículos de
comunicação, o assessor também precisa conhecer a
estrutura interna e a natureza das atribuições do órgão.
Portanto, deve ser tratada como parceira, em regime de
absoluta confiança, sendo informados das conquistas,
preocupações, riscos e cenários, de modo a participar da
visão estratégica da Polícia Civil como um todo.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Estratégias de divulgação
O trabalho prévio para o contato com a mídia é o Plano
de Comunicação. Em um Plano podem ser utilizados um ou
mais instrumentos: release, entrevista exclusiva, entrevista
coletiva, nota exclusiva para colunistas, nota oficial, etc. Cabe
ao assessor recomendar a melhor opção, de acordo com o
assunto, e a partir de uma visão estratégica que dimensione o
nível de repercussão a ser alcançado, o público-alvo,
concorrência de outros temas, etc.
O Plano de Comunicação deve apontar conjunto de
ações mais adequadas para alcançar resultados. Vale a pena
destacar que há casos que não interessam a PC se
pronunciar. Para que a área de assessoria possa atuar em
condições favoráveis, as unidades e gestores de ações
devem observar o ritmo da mídia. Horários e prazos não
constituem apenas detalhes, mas peças essenciais no
processo de produção jornalística. Enviar releases com
antecedência possibilita maiores perspectivas de inserção do
assunto no noticiário. As sugestões de pauta devem ser
encaminhadas permitindo que o veículo – caso se interesse
pelo evento/fato/assunto – possa preparar-se para a
cobertura, deslocando repórter ou equipe, reservando espaço
para a matéria na edição do dia e outros procedimentos.
Demorar a dar informações ao jornalista significa,
provavelmente, que ele publicará a informação incompleta ou
desistirá da sua matéria em favor daquela que conseguir
apurar a tempo. O repórter obedece a rígidos prazos de
apuração e edição e sempre tem pressa. Portanto, a
demanda dos veículos de comunicação é sempre urgente e
prioritária. Principalmente quando o assunto é polêmico,
negativo e merecedor de explicações.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
As Fontes da Informação Institucional
Na Polícia Civil estão estabelecidos os seguintes
critérios para a representação da instituição junto aos meios
de comunicação:
O Delegado-Geral é o principal porta-voz;
Os Diretores falam e podem assumir condição de
porta-vozes, manifestando-se a respeito de temas de
suas respectivas áreas de atuação ou sobre temas
designados pelo Delegado-Geral;
Os Superintendentes Regionais são os porta-vozes
regionais. Podem, em algumas situações, indicar
outras fontes (Titulares de Delegacias que tenham
conhecimento específico sobre determinado assunto)
para atendimento à imprensa;
Técnicos que tenham domínio do assunto a ser tratado
podem assumir a posição de porta-vozes, após prévia
designação dos Diretores ou Superintendentes
Regionais;
Em situações de crise, onde a posição institucional da
Polícia Civil deva ser preservada, será determinado um
porta-voz específico capacitado para prestar
esclarecimentos aos públicos-alvos.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Relacionamento jornalista/fonte
Notícia é matéria-prima dos repórteres e para obtê-la
há um árduo trabalho de apuração. A concorrência acirrada
entre os veículos de comunicação nos dias atuais, em busca
do “furo”, ou seja, a notícia em primeira mão, faz com que os
contatos entre repórter e fonte sejam cada vez mais
presentes no cotidiano. Um dos elementos que facilitam a
vida do repórter é contar com um grupo de fontes qualificadas
e credenciadas. Assumir o papel de fonte de um repórter
significa experimentar oportunidades de divulgar ações
positivas, mas, ao mesmo tempo, assumir riscos. O
relacionamento entre fontes e jornalistas precisa ser pautado
pelo entendimento de que é importante estabelecer apoio
mútuo no desempenho dos papéis sociais de ambas as
partes. No caso da imprensa, informar corretamente o público
e, no caso das instituições, gerarem serviços e prestar contas
à sociedade.
Não se pode confundir bom relacionamento profissional
com amizade. Cada vez mais o interesse do repórter é o
“furo” da reportagem, a notícia exclusiva. Indiscrições,
informações em off (aquelas situações nas quais a fonte pede
sigilo e solicita não divulgar o nome), confidências e intrigas
de bastidores devem ser evitadas. A fonte credenciada e apta
a abordar determinado corre o risco de atender a imprensa,
prestar as informações necessárias, mas, no dia seguinte, ser
surpreendida com uma matéria jornalística negativa ou com
interpretações inteiramente equivocadas.
Vale salientar que, cada vez mais, a sociedade vive em
um mundo em que a quantidade de informações disponíveis é
cada vez maior, graças às ferramentas de comunicação,
como as mídias sociais e aplicativos de celular. Diante disso,
manter uma imagem positiva de uma corporação da
envergadura da Polícia Civil junto à sociedade é um desafio.
Além disso, manter uma positiva na mídia é um
trabalho complexo diante do reduzido espaço disponível.
Assim é fundamental que a instituição compreenda a
importância da mídia para o estreitamento dos laços com o
público-alvo.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Orientações para atendimento à Imprensa
Para se chegar ao objetivo principal deste manual, que
é “regulamentar os procedimentos relativos à Política de
Comunicação Social, visando fortalecer a imagem
institucional perante a sociedade”, é necessário nortear
condutas dos profissionais que irão atuar com fontes da
Imprensa em entrevistas. Vamos pontuá-las:
Não são autorizadas as gravações de entrevistas sem
que a autoridade policial esteja trajando a vestimenta
adequada ao ambiente forense. Salvo em casos de
operações.
As entrevistas deverão ser concedidas, quando no
interior de Unidades Policiais, em frente a um banner
institucional, que servirá como pano de fundo para
identificação da Polícia Civil do Pará.
Não são autorizadas as participações em programas
jornalísticos sem o conhecimento prévio da Assessoria de
Comunicação ou determinação do Delegado-Geral, da
Diretoria ou do Superintendente Regional.
Materiais fotográficos e/ou cinematográficos de
operações só devem ser disponibilizados para a imprensa por
intermédio da Assessoria de Comunicação ou com o
conhecimento dela.
Não são autorizadas gravações de imagens ou fotos
por parte da Imprensa dentro das dependências – Delegacias,
Seccionais, Divisões e outras Unidades da Polícia Civil - sem
o prévio conhecimento e autorização do titular da unidade
policial. Para tanto, dependendo do assunto, a autoridade
policial deve autorizar a filmagem.
Durante as entrevistas, devem-se evitar termos
“policialescos”, “juridiquês” ou palavras depreciativas, como
“meliantes”, “elementos”, “lograram êxito”, “modus operandi”,
“incontinenti” e “tantos” anos de cadeia. Vamos adotar termos
mais adequados, como acusado, indiciado, modo de agir,
detenção, etc.
Se houver uma crise institucional e o jornalista chegar
para cobrir o fato, evite uma atitude de confronto. Qualquer
declaração mal dada nesse momento pode contribuir para
desgastar o relacionamento com a imprensa ou mesmo
endossar versões que não correspondam aos fatos. O ideal é
não prestar qualquer declaração antes de manter contato com
a Diretoria, que repassará a situação à Assessoria de
Comunicação, para traçar a melhor estratégia de
comunicação, tais como apontar um porta-voz da corporação
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
para gravar a entrevista ou a instituição se manifestar por
meio de nota oficial.
Procure ter uma visão global dos interesses da Polícia
Civil tendo em vista a crise em andamento. O interesse em
resolver a situação da melhor maneira demonstra
profissionalismo e respeito. São atitudes indispensáveis para
sustentar a credibilidade. Se palavras são importantes, os
atos têm forte impacto comunicativo.
Notas Oficiais
As notas oficiais emitidas pela Comunicação Social da
Polícia Civil devem ser veiculadas na Agência de Notícias do
Governo do Estado (Agência Pará), que é responsável em
difundir as ações realizadas pela instituição, através da
Imprensa. O público-alvo das notas emitidas pela PC é na sua
maioria formado por jornalistas. Desta forma, o texto deve ser
claro e objetivo, sem termos jurídicos ou policialescos.
Nas notas oficiais, vamos também evitar palavras
“policialescas”, “juridiquês” e termos depreciativos, como
“meliantes”, “elementos”, “lograram êxito” e “modus operandi”.
Os adjetivos também devem ser economizados, pois revelam
opinião pessoal e tornam o texto subjetivo. Textos longos com
muitos detalhes não são necessários em uma redação
objetiva.
Os detalhes podem ser divulgados numa coletiva ou ao
telefone pelo comunicador. A nota não tem como pretensão
esgotar o assunto em questão. As perguntas básicas: “O
que?” “Como?” “Onde?” “Quando?” “Quem?” “Por quê?”
devem ser respondidas no texto, preferencialmente no lide -
no primeiro parágrafo da nota.
É preciso ter cuidado para divulgar apenas o que é
realização da PC. Ações da PRF, PM ou outro órgão só
interessam se a PC tiver participado diretamente da ação. O
comunicador deve zelar para que a Polícia Civil seja uma só.
Destacar delegacias específicas como Fluvial, Repressão a
Entorpecentes ou Meio Ambiente não é informação relevante
para a imprensa, que deve enxergar a Polícia Civil como uma
só. Também não devem ser destacados nomes de
coordenadores ou chefes de operações, a PC trabalha
sempre em equipe, não tem um rosto.
Quando receber informação para realização de nota, o
assessor deve estar atento aos nomes sugeridos às
operações. Alguns chefes gostam de dar nomes a qualquer
ação da polícia, mesmo as de rotina. O comunicador deve
aconselhar a reserva de nomes apenas para as operações de
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
destaque, aquelas com motivo e planejamento especial e
grande número de policiais.
Mídias Sociais
A principal função da Assessoria de Comunicação é
compreender, valorizar e maximizar as oportunidades de
comunicação. No atual contexto, a Internet quebrou o
paradigma de que a produção de conteúdo era restrita a
indivíduos ou reduzida a conglomerados midiáticos com poder
para dominar uma tecnologia específica e impor pautas
jornalísticas. O conteúdo e as ideias compartilhadas nas
redes sociais começam a contrapor essa hegemonia dos
meios tradicionais de comunicação e já representam fonte de
insegurança estatal, uma vez que possibilitam rápida difusão
de informação a público altamente qualificado.
Assim sendo, urge a utilização das mídias sociais por
órgãos públicos para que possa ser gerada informação ao
público que a consumirá naturalmente. A utilização desta
informação representa o conceito da chamada "cauda longa",
ou seja, a difusão de informações disponibilizadas pelo órgão
público aos cidadãos que compartilhariam entre si sem a
interveniência da imprensa. No mesmo sentido, a versão
dada pela instituição a fatos demandados pelos meios de
comunicação passa a ganhar relevância, tendo em vista que
pode ser colocada à disposição da sociedade através de
meios próprios de divulgação.
Entretanto, este espaço requer atenção. Nessa toada,
as mídias sociais devem ser integradas às estratégias de
comunicação organizacional já utilizadas. Não há substituição
das formas tradicionais de comunicação, mas
complementação. O que se procura atingir é uma lacuna de
público. Faz-se necessário construir um ambiente de
confiança e credibilidade. De outro modo, a comunicação
interna também se faz de extrema importância, a partir da
conscientização de que cada servidor é a imagem
exteriorizada da instituição, ou seja, é a própria instituição
corporificada. Diante dessa constatação, o corpo de
servidores precisa estar ciente do maior número possível de
informações, desde que não haja segredo sobre as mesmas.
A partir dessa postura, o corpo de servidores passa a ser um
difusor natural de notícias positivas.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Atribuições do assessor
Conforme previsto no Regimento Interno da Polícia
Civil, o assessor de Comunicação Responsabilidades
do assessor tem como principais atribuições:
Articulação dos processos de Comunicação Social da
instituição policial em consonância com o Delegado-
Geral e a Secretaria de Estado de Comunicação do
Governo do Pará.
Propor, desenvolver, coordenar e executar atividades
relacionadas à comunicação institucional (interna e
externa) da Polícia Civil.
Organizar e manter atualização diária do portal
institucional na Internet.
Desenvolver ações de orientação, informação e de
utilidade pública, bem como, promover a divulgação de
ações positivas da instituição.
Avaliar e aprovar os materiais gráficos, audiovisuais e
de web produzidos por todos os setores do Governo
para fins de divulgação interna e externa.
Contato direto com os profissionais dos órgãos de
imprensa, para atendimento das demandas
jornalísticas.
Atuação nos processos de aproximação da instituição
com a mídia, fornecendo notícias e pautas,
recepcionando e preparando notícias das unidades da
Polícia Civil para divulgação na mídia.
Subsidiar os meios de comunicação com informações
das ações desenvolvidas pela instituição.
Agendamento de entrevistas – individuais ou coletivas
– de representantes da instituição policial com
jornalistas.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Produtos e Serviços da Assessoria de
Comunicação
Sugestão de Pauta: Informe sucinto enviado aos
veículos de comunicação a respeito de determinado
assunto de interesse para o veículo e à sociedade.
Press Release: Ferramenta que a Assessoria usa para
organizar as informações que está divulgando. Trata-
se de um texto, cuja essência é a informação.
Mailing list de Jornalistas: Listagem atualizada com
nome, editoria, telefone, e-mail e Whatsapp de
jornalistas.
Contato com a Imprensa: Normalmente feito por
telefone para aprofundar informações enviadas por e-
mail ou confirmar presenças em coletivas, marcar
encontros com assessorado, etc.
Entrevista Exclusiva: São oferecidas a um único
veículo de comunicação. A iniciativa costuma valorizar
a informação e conquistar espaços mais qualificados
de mídia espontânea. Trata-se de ação que deve ser
evitada, somente sendo utilizada em casos
excepcionais.
Entrevista Coletiva: Convocada quando o assessorado
tem informações importantes para todos os veículos.
Só deve ser organizada quando o assunto for muito
relevante para o setor representado e/ou de interesse
público. Geralmente utilizada quando da ocorrência de
operações policiais ou assuntos de alta relevância.
Para tanto, alguns rituais deverão ser seguidos:
o As entrevistas coletivas deverão contar com as
presenças dos representantes de cada órgão
envolvido na ação quando for concedida no
auditório da Delegacia-Geral.
o A posição de cada integrante se dará do centro
para as laterais. No Centro, ficará o delegado-
geral, se for participar, ou representante
indicado pelo DG, e os demais diretores da
Polícia Civil e convidados.
o Quando houver pessoas presas, primeiramente,
serão prestadas as informações aos jornalistas
e, após as entrevistas, poderá ocorrer ou não a
apresentação de presos, desde que os
indiciados concordem com suas apresentações
aos repórteres.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
o Em entrevistas coletivas fora da Delegacia-
Geral, o banner com o brasão institucional da
instituição ao fundo do entrevistado é
obrigatório, para fortalecer a imagem da
instituição policial.
Sinopse: Resumo das notícias veiculadas nos jornais e
revistas de maior circulação. Também se faz resumo
de publicações específicas da área de interesse do
assessorado.
Vídeos e Filmes Institucionais: O assessor deve definir
o conteúdo das peças junto com o assessorado e
organizar o briefing a ser passado para o produtor.
Deve, ainda, acompanhar e aprovar o roteiro e a
edição da peça.
Informativos: Esses produtos são de cunho jornalístico
e voltados para o segmento no qual o assessor atua e
que serão distribuídos para um público específico.
Esses veículos informam as ações da
entidade/empresa e os conceitos e opiniões afeitos ao
público leitor.
Cobertura de Operações
Para que a divulgação das operações ocorra de forma
eficaz e eficiente é necessário observar alguns procedimentos
básicos. É importante estar atento a alguns cuidados típicos
da divulgação de ações policiais:
As operações policiais, via de regra, principalmente as
que irão gerar maior repercussão na mídia, devem
contar sempre com acompanhamento da Assessoria
de Comunicação e recebendo informações em tempo
real dos resultados no andamento da operação.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Para tanto, a Assessoria de Comunicação deverá ser
informada sempre que uma grande operação for
realizada para viabilizar a melhor forma de divulgação
possível dos resultados.
Sempre que possível, a Assessoria de Comunicação
deve ser incluída no planejamento operacional, para
que todos os agentes envolvidos na ação estejam
cientes da presença do assessor de comunicação, no
acompanhamento da operação.
O ideal é que a Assessoria de Comunicação
acompanhe a operação, registrando imagens, do
andamento do trabalho policial, para se ter imagens de
qualidade e que rendem uma melhor divulgação do
trabalho por meio dos veículos de comunicação,
principalmente, para televisões e portais de notícia.
As fotos oficiais da operação deverão contar sempre
que banners institucionais, ao fundo, com a marca
institucional da Polícia Civil, para fortalecer a imagem
da instituição, no caso da apresentação de objetos
apreendidos, como armas e drogas. No caso da
apresentação de presos, as imagens deles somente
serão feitas mediante consentimento do indiciado.
Outras imagens, como fotos e vídeos de operações
policiais, só serão divulgadas após passar por
avaliação da coordenação da operação e da
Assessoria de Comunicação.
Antes de qualquer divulgação, as imagens registradas
passarão por uma avaliação do assessor de
comunicação e autoridades responsáveis pela
operação, diante da necessidade de ser editar partes
dos vídeos que possam comprometer o trabalho
policial, como áudios com palavras obscenas, pessoas
suspeitas deitadas no chão algemadas ou não.
Em alguns casos, o momento da prisão do suspeito
também não será divulgada para preservar a imagem
de pessoas, já que, entre o suspeito, poderão estar
outras pessoas que nada têm a ver com o caso.
Em determinadas operações, serão preservadas as
imagens e nomes de empresas e instituições públicas
ou privadas, dependendo da natureza da operação e
mediante a orientação da coordenação da ação
policial. Em operações muito direcionadas a
determinadas instituições, como Prefeituras, órgãos
estatais, cujo foco são servidores públicos envolvidos
em crimes contra a administração pública, a divulgação
do nome do órgão faz-se necessária, em prol do bem
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
público. Por exemplo, uma operação iniciada com
investigação sobre desvio de carteiras de motoristas
por servidores públicos dentro do Departamento
Estadual de Trânsito, por exemplo, a divulgação do
nome do órgão público faz necessária, para mostrar a
transparência da investigação policial. Para tanto,
sempre será importante a presença de um
representante oficial do órgão durante a entrevista
coletiva.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Normatização de crises
Em meio ao cotidiano de ocorrências de crimes
diversos, os profissionais que integram a Polícia Civil se
deparam rotineiramente com situações de crises,
representadas por fatos do dia-a-dia, que geram repercussão
na sociedade e que podem até comprometer não só a
imagem institucional como a do Estado como um todo.
As crises podem ser de natureza interna, quando
ocorrem dentro de instituições ou envolvem servidores
públicos, ou de natureza externa, quando não ocorrem dentro
das instituições, mas acabam por gerar uma mobilização mais
acentuada da corporação policial. Uma rebelião em massa
em presídios, por exemplo, gera uma maior mobilização das
instituições de segurança pública, como Sistema
Penitenciário, Polícia Militar e Polícia Civil.
Uma crise interna pode, muitas vezes, torna-se uma
crise externa, e vice-versa, e até gerar novas crises. Nesses
momentos, é preciso que os gestores da Polícia Civil estejam
bem orientados e a Assessoria de Comunicação esteja
acompanhando de perto, para definir de forma a Polícia Civil
vai se manifestar e que será o porta-voz oficial da instituição
policial perante a imprensa.
Muitas vezes, a prevenção de crises institucionais é
possível, o que pode atenuar as consequências, ou mesmo
evitar uma crise, com planejamento e ações comunicativas
eficientes. Para tanto, é fundamental monitorar situações de
risco que podem gerar uma crise.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Orientações em situações de crise
Para que os discursos sejam unificados, é fundamental
que todos os integrantes da diretoria e a Assessoria de
Comunicação estejam afinados, para que não haja
desencontros de informações durante o contato com a
imprensa. Para tanto, algumas orientações são básicas:
Em via de regra, as entrevistas devem ter a supervisão
e orientação da Assessoria de Comunicação.
Os discursos devem ser coordenados e uniformizados,
mediante orientação da administração superior da Polícia
Civil.
Os discursos devem ser corporativos, em situações de
crise. A fala do gestor é a fala do Governo.
Portanto, deve se definir o porta-voz da instituição com
a imprensa. Alguém vai ter que falar com a imprensa;
As falas têm de transmitir segurança e sinceridade
tanto ao repórter quanto ao público, para que não gerem
desconfianças nos gestores públicos;
As informações a serem repassadas aos repórteres
devem ser previamente conversadas para que somente seja
repassado o que for necessário dentro do contexto da crise.
A entrevista coletiva deve se pautar não só nas
providências adotadas para se resolver o problema posto em
questão, mas também deve conter informações sobre
resultados de ações positivas;
A fala do gestor, em hipótese alguma, deve
menosprezar a crise, e sim se pautar em dados concretos e
completos, apontando previsões para resolução dos
problemas e mostrando os caminhos que devem ser feitos
para chegar à solução, passando assim credibilidade à
sociedade.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Cerimonial de Eventos
Tão importante quanto trabalhar a imagem positiva da
Polícia Civil perante os veículos de comunicação é trabalhar a
imagem institucional internamente, de modo a também
fortalecer os serviços prestados pela instituição, valorizar e
reconhecer pessoas, entidades e organizações, como
parceiras fundamentais na busca dos resultados satisfatórios
à Instituição Policial.
Dessa forma, trabalhar as solenidades oficiais da
corporação, mostrando o grau de organização corporativa, é
indispensável para estreitar ainda mais os laços de integração
com as demais entidades públicas, privadas ou do terceiro
setor, e com o público em geral.
De acordo com o Regimento Interno da Polícia Civil, o
Cerimonial de Eventos é uma das funções do Centro de
Relações Públicas, da Assessoria de Comunicação.
Conforme o artigo 12, do mesmo Regimento, cabe ao Centro
de Relações Públicas:
Organizar o cerimonial dos eventos promovidos
pela Polícia Civil;
Estabelecer contatos com os demais setores da
Instituição com fins na organização de eventos;
Manter permanente contato com o Gabinete do
Delegado Geral para acompanhamento de sua
agenda de trabalho;
Acompanhar o Delegado Geral em solenidades
oficiais;
Desempenhar outras atividades correlatas e/ou
atribuídas, de acordo com a missão e funções
do órgão.
Assim, para que o Cerimonial de Eventos resulte no
sucesso pleno, é necessário adotar algumas medidas
importantes:
Planejar o evento antes de tudo. Levantar
necessidades, definir o público-alvo do evento e
levantar orçamento para cobrir as despesas da
solenidade.
Os convites terão formato padrão da Polícia Civil
e serão enviados via E-Mail com o cuidado
necessário para confirmar o recebimento. No
convite deverá constar a definição do tipo de
traje para o evento.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
O menu do coquetel a ser servido deve ser
padrão a todos os eventos solenes da
corporação.
A ornamentação e escolha do local do evento
devem ser adequadas à solenidade.
O Cerimonial deve ser atinar à elaboração e à
lista de convidados.
A recepção das autoridades é fundamental para
o êxito do evento.
A elaboração dos discursos é fundamental. Deve
se procurar tomar conhecimento do discurso dos
representantes da Polícia Civil no evento.
Antes de anunciar nomes de convidados,
procurar confirmar as presenças dos mesmos ou
de representantes dos convidados no local do
evento, para serem formalmente anunciados.
Antes de iniciar o evento, orientar e direcionar as
ações, desde os recepcionistas, mestre-de-
cerimônias, pessoal de apoio, etc, e verificar
funcionamento dos recursos materiais (data-
show, computador, retro-projetores, microfones,
caneta, bloco, entre outros) a serem usados no
evento.
Ao final do evento, o Cerimonial fará a avaliação,
por meio de relatório, para prestação de contas.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Composição da mesa
A composição da mesa oficial do evento deve seguir a
seguinte regra:
Colocam-se as autoridades à direita ou à esquerda da
autoridade máxima, que ficará ao centro. Será
obedecida a ordem de precedência.
A abertura das solenidades oficiais deve contar com a
exibição do Hino Nacional do Brasil e o fechamento
com o Hino do Pará ou da Polícia Civil, dependendo da
natureza do evento.
A maior autoridade presente é que vai presidir a
cerimônia. É ele quem abre com a fala de abertura e
encerra o evento com a fala final. Cada um que for
falar no evento, deve se referir à mesa oficial, citando
os nomes e cargos das autoridades presentes, ou
citando uma delas, geralmente a maior autoridade
presente, para se referir em seu nome para dirigir a
palavra às demais.
O número de componentes na mesa oficial é relativo à
natureza do evento, mas, via de regra, o Cerimonial
deve evitar exageros com o número de pessoas. Em
média sete pessoas com o mínimo de três deverão
compor a mesa oficial.
A ordem de chamada para composição de mesa
sempre é da maior para a menor autoridade. A ordem
de chamada para os pronunciamentos segue a ordem
inversa, isto é, fala por último a maior autoridade. A
ordem de citação é da maior para a menor autoridade.
Antes da composição da mesa, todos os presentes
deverão ficar de pé e só sentarão novamente após a
execução do Hino Nacional do Brasil.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
Eventos normatizados
Na Polícia Civil, as solenidades que deverão seguir as
orientações do Cerimonial do Evento são:
Solenidades em geral, como a de entrega de
comendas alusivas ao Dia da Polícia Civil.
Seminários em geral.
Ciclos de Palestras.
Os demais eventos podem seguir roteiros livres,
dependendo da natureza de cada evento, como Workshops,
festas de aniversários, reunião de planejamento operacional,
entre outros.
Roteiro do Cerimonial
O roteiro do Cerimonial é um item importante para o
bom andamento do evento. Para tanto, algumas medidas
devem ser adotadas para tal fim:
O Mestre de Cerimônias é quem conduz as fases da
solenidade, desde o antes, o durante e pós.
O roteiro deve ser objetivo. O início deve conter a
saudação inicial, com um bom dia, se for de dia, e o
anúncio do evento, sempre com: A Polícia Civil do Pará
agradece a presença de todos para a solenidade que
se inicia.
Em seguida, chamam-se os integrantes da mesa oficial
na ordem já orientada anteriormente.
Pede-se que todos os presentes fiquem de pé para
execução do Hino Nacional do Brasil.
Após o Hino todos se sentam.
Anuncia-se o início com a convocação do Delegado-
Geral para a fala de abertura.
Por conseguinte, são chamadas outras autoridades
presentes e seguem as demais atividades previstas na
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
solenidade, como entregas de medalhas e placas,
entre outras.
Previsão de Imprevistos
O planejamento do Cerimonial de Evento deve trabalhar
com a possibilidade de imprevistos, para assim adotar as
medidas necessárias para equacionar o problema tão longo
aconteça. Entre os itens que devem ser avaliados com
antecedência, para evitar imprevistos, estão:
Local do Evento: Os acessos devem ser facilitados aos
convidados. Para tanto, deve-se verificar, com
antecedência, meios para facilitar a chegada das
pessoas ao local. Se for um auditório, verificar locais
de estacionamento, com acesso fácil, e se possível,
com vagas reservadas para cada convidado. Da
mesma forma, os assentos no auditório deverão estar
previamente com as indicações de vagas reservadas
aos convidados.
Infraestrutura do local: O espaço deve contar com
banheiros suficientes ao público convidado e ter área
de recepção. O local é arejado, com refrigeração
interna. Está devidamente higienizado, com ambiente
sem cheiro de mofo e com sonorização em
funcionamento normal.
Tenha em mãos sempre um contato de buffet, por
exemplo, para atender possível imprevisto.
Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará
Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DA POLÍCIA CIVIL DO ESTADO DO PARÁ