Manual de Cotação Votorantim - supplycentre.quadrem.net de Cotacao... · Uma solicitação de Cotação (RFQ) é enviada por um comprador para solicitar informações de preços

© Quadrem International Ltd.

Manual de Cotação – Votorantim


Versão Data da modificação

Modificado por Comentários

1.0 11/12/2008 Luiz Fernando Menta Versão inicial

2.0 27/04/2009 Ellen Ramos Atualização

3.0 24/08/2011 Moisés Ferreira Atualização

4.0 18/01/2012 Leandro Cassitas Atualização


Quadrem International Ltda. Todos os direitos reservados.

Todos os conteúdos deste Manual do Usuário, e também o nome Quadrem, seus logo,

marca e estilo são de propriedade da Quadrem Internacional Ltda (“Quadrem”), e são

protegidas sob marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países

em todo o mundo, acordos e outras leis.

Qualquer uso desautorizado, reprodução, disseminação, preparação de trabalho derivado,

desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software

representado por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita

pela Quadrem Internacional Ltda e estritamente proibida. Alem disso, algumas marcas e

outras propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e

seus respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também

serão reservados.

O software é planejado pela Quadrem para ser acessado e utilizado somente pelos

usuários registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não são

registrados no portal dos usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste

Software ou o uso desta documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do

Software e desta documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal.


ÍNDICE

1. VISUALIZAR COTAÇÃO ................................................................................................................... 5

2. RESPONDER COTAÇÃO .................................................................................................................... 6

2.1. PREENCHENDO OS IMPOSTOS CORRETAMENTE ..................................................................................... 8 2.2. INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES ..................................................................................................... 9 2.3. TERMOS DE ENTREGA ........................................................................................................................ 90 2.4. NOTES ................................................................................................................................................ 10

3. OFERTA OFF LINE ................................................................................................................................ 12

3.1. PREENCHIMENTO DA PLANILHA XLS ................................................................................................. 13 3.2. PREENCHIMENTO DOS IMPOSTOS PELA PLANILHA XLS ...................................................................... 14 3.3. IMPORTAR PLANILHA DE QUOTE OFERTA .......................................................................................... 16

4. DECLINAR COTAÇÃO ......................................................................................................................... 20

4.1. DECLINAR COTAÇÃO NA MINHA ÁREA DE TRABALHO ....................................................................... 20 4.2. DECLINAR COTAÇÃO NO RESUMO DA OFERTA ................................................................................... 21 4.3. DECLINAR ITEM DE UMA COTAÇÃO .................................................................................................... 22

5. PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA ............................................................................................. 24

6. ATENDIMENTO QUADREM ................................................................................................................ 26

1. Visualizar Cotação

Uma solicitação de Cotação (RFQ) é enviada por um comprador para solicitar

informações de preços de um ou mais itens. Este dispositivo normalmente é usado para

solicitações simples, que podem ser facilmente respondidas pelo fornecedor através de uma

Cotação.

Clicar em “RFQ - Coleta de preços”.


6

Após clicar em “RFQ’s – Coletas de Preços”, será listado na parte inferior todas as cotações novas.

2. Responder Cotação

Para responder a cotação, siga os procedimentos abaixo:

Clicar no número da cotação desejada

1º - A aba “Notes” possui informações relevantes para a cotação. Neste campo o fornecedor deve inserir informações

2º - Abrir o item para responder a cotação.


7

Observações do Preenchimento dos Campos:

Código da Mercadoria – Preencher no formato XXXX.XX.XX.

Esse campo é de preenchimento obrigatório e representa o NCM.

Prazo de entrega – Preencher em dias corridos, utilizando apenas números

Preço Unitário – Preencher o preço unitário com ICMS incluso.

Preço baseado em quantidade – Preencher a quantidade por preço.

1º - Campos a serem preenchidos nesta tela pelo fornecedor: “Prazo de entrega”, “Preço Unitário” e

Notas de item que o fornecedor poderá preencher e enviar ao comprador.

Notas de item que o comprador envia para o fornecedor.


8

2.1. Preenchendo os impostos

2.1.1 - Itens de serviço e fornecedores participantes do simples.

Para estes casos, o preço unitário deve ser o preço bruto e manter a alíquota “0”.

2.1.2 - Itens de Material.

O ICMS sempre deve estar incluso no preço unitário.

O IPI e ICMS Substituição tributária sempre devem ser destacado.

Os impostos devem ser preenchidos item a item (Através da tela “Informações gerais”)

ou de uma única vez (Acessando o menu “Opções Multi-linhas”).

Para preencher os impostos é preciso clicar no botão “Habilitar impostos”.

1º - Clicar HABILITAR IMPOSTOS

2º - Na janela de informação do ICMS

de substituição, clicar em OK se for

necessário informar o valor, caso

contrario, CANCELAR.

3º - Informe a sigla do Estado do

Imposto

4° - Informar alíquota do imposto

(Cheia). 5º - Caso o fornecedor tenha que

informar a redução da base de cálculo

deverá preencher o campo

"Percentual de redução da base de

cálculo" Ex.: Se a redução for de 25%

deve ser inserido a diferença para 100

que é igual a 75 sem o sinal de (%).

Obs.:

- Os Impostos inseridos através da

opção multi-linhas serão aplicados

para todos os itens, caso precise

alterar alguma linha, clique no item

desejado na tela de informações

gerais.

- Caso os impostos não sejam

preenchidos corretamente, conforme

procedimentos abaixo, a Votorantim

não receberá a oferta, pois não será

aceita pelo sistema Votorantim.


9

2.2. Informações dos Participantes

Nesta área o portal disponibiliza informações sobre o comprador e fornecedor.

2.3. Termos de Entrega

Em “Termos de Entrega”, na aba Informação de pagamento selecionar o Código

dos termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de

transporte.

Preencher o campo dias para pagamento

Selecione o Tipo de Frete (Incoterm). Caso não exista o incoterm desejado poderá selecionar a opção OUTRO.


10

2.4. Notes

Para verificar informações enviadas pelo comprador sobre esta cotação, deve-se clicar

no campo Notas do comprador. Nesta área possuem diversas informações colocadas pelo

Comprador, fundamentais para ajudar o fornecedor nas respostas das Cotações, como: As

regras da Cotação, Qual documento vai ser gerado a partir desta Cotação (contrato

de fornecimento ou uma compra SPOT), dados da transportadora e condições de

Pagamento.

No campo “Notas para o comprador” adicione informações sobre a cotação para o

comprador, como por exemplo: nº da sua proposta, contato (nome, tel e e-mail), termos de

garantia, validade da proposta, reajuste cambial caso seja cotação com base em moeda

estrangeira, informações técnicas e demais particularidades que o fornecedor achar relevante

informar ao comprador.

Observação: O Comprador pode desconsiderar a proposta do fornecedor se alguma regra ou

informação que tiver em Notas do Comprador não for seguida. Se a Cotação gerar um

contrato de compra, o fornecedor não pode alterar a quantidade. Se for SPOT ele deve seguir

todas as regras solicitadas pelo Comprador.

Clique em “Notes” para verificar todas as informações do Comprador referentes a esta cotação.

Verifique aqui os comentários enviados pelo Comprador

Adicione informações técnicas e demais particularidades que achar relevante informar ao comprador.


11

Após inserir a sua proposta para os itens, clique no botão “Atualizar” e em seguida em

“Submeter” para enviar sua oferta para a Votorantim.

Caso o fornecedor queira, ele poderá salvar a oferta e não submeter, esta Quote

(Resposta da RFQ) ficará na lista de documentos pendentes de envio na “Minha área de

trabalho”. Sendo possível imprimir a oferta para conferir os impostos inseridos antes de

enviar.

O fornecedor poderá clicar na Quote pendente e terminar de preencher e submetâ-la,

caso não faça isso e a mesma expire o status da Quote ficará como "to be deleted" e a RFQ

ficará com status "expired".

Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para

confirmar a ação.

Caso a cotação seja submetida sem o preenchimento das informações de impostos o

portal irá apresentar a mensagem abaixo:

Clique em “ok” para preencher os impostos, ou em “Cancelar” para submeter sua

resposta.

1. Clique em Atualizar. 2. Clique em Submeter para enviar sua proposta à Votorantim.

Clique em imprimir antes de submeter para conferir os impostos inseridos.


12

3. Oferta Off Line

A funcionalidade oferta Off Line permite que o fornecedor exporte sua RFQ – Coleta de

Preço para uma planilha, no formato XLS (Excel) e faça o preenchimento da sua resposta

através desta planilha. Em seguida, poderá importar sua resposta para o portal criando assim

um documento pendente (Quote – Oferta)

Clique em Exportar XLS para preencher sua oferta off line.

Salve a planilha em Excel em alguma pasta para preenchimento posterior.


13

3.1. Preenchimento da Planilha XLS

Click em opções para habilitar as macros.


14

Os campos a serem preenchidos na planilha são:

1. Número da Coleta: Preencher com o número interno de controle do fornecedor, na coluna

B.

2. Datas de Validades (opcional): Com a data inicio no formato DD/MM/AAAA, na coluna E e com a data fim no mesmo formato, na coluna F. 3. Número do produto do fornecedor (opcional): Preencher com o código do produto do

fornecedor separado por “-“. Preencher nas colunas E e G.

4. Prazo de entrega: Preencher com o prazo de entrega em dias úteis, na coluna K.

5. Preço Unitário: Preencha o preço unitário com ICMS incluso dos itens, separando as casas

decimais por vírgula, na coluna P.

6. Notas do fornecedor (opcional): Utilize a coluna R para adicionar seus comentários ao

comprador, caso necessário.

3.2. Preenchimento dos impostos pela Planilha XLS

Se desejar inserir os impostos pela planilha selecione imposto “sim”, na coluna U. O

Excel irá lhe transferir automaticamente para a pasta “ Tax Detail”, onde deverá ser informado

os impostos da mesma forma orientada no item 2.1. deste Manual, clicar no botão “Save” a

direita da tabela. Conforme abaixo.


15

Atenção:

Para que o envio de sua oferta off-line seja realizado com sucesso, é necessário que algumas medidas

sejam tomadas.

1. As macros do Excel deve ser ativadas ao abrir a planilha.

2. Não pode deixar espaço nas células.

3. O prazo deve ser maior que "0" em todos os itens aceitos.

4. O preço deve ser maior que "0,00" em todos os itens aceitos.

selecione imposto “sim”

Selecione primeiro

ICMS

Segundo IPI

Terceiro ICMS- ST

Caso possua

Para ICMS

selecionar sempre “YES”

Para IPI, ICMS-ST sempre selecionar “NO”

OBS: Para os campos

adicionais, imposto e base,

selecionar “YES”


16

3.3. Importar Planilha de Quote Oferta

Após o preenchimento off line da planilha, clique em “Importar” referente a RFQ para

importar sua resposta para a cotação.

Ao clicar em “Importar XLS”, aparecerá a tela abaixo para seleção da planilha que

deseja importar.

Clique em Importar XLS para importar sua oferta.

Clique em Procurar para pesquisar o documento.


17

Quando a importação for concluída, aparecerá uma mensagem de confirmação,

conforme tela abaixo.

Após a importação da sua oferta, será criada uma Quote – Oferta para essa RFQ e

para visualizá-la, clique em “Quotes - Ofertas”, em documentos pendentes.

Selecione o documento e clique em Abrir.

Em seguida, clique em “Importar” para realizar a importação da sua oferta.


18

Ao abrir sua oferta, os dados importados já aparecerão na tela, para finalizar,

preencha as informações de termos de entrega

Clique em “Quotes – Ofertas” para verificar sua oferta, finalizá-la e submetê-la.

Selecione a sua oferta, clicando no número do documento.


19

Em “Termos de Entrega”, na aba Informação de pagamento selecionar o Código dos

termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de transporte.

Preencher o campo dias para pagamento

Selecione o Tipo de Frete (CIF / FOB).


20

4. DECLINAR COTAÇÃO

4.1. Declinar cotação na Minha Área de Trabalho

Selecione a cotação que deseja rejeitar e clique no link Decline a direita da tela.

Abrirá uma tela para que o fornecedor informe o motivo da não participação na Cotação. Após

inserir os comentários, clicar em “Submeter” para confirmar o declínio, ou em “Cancelar” para

retornar para a tela anterior.

Para declinar toda a Cotação, o usuário deve clicar em “Decline” na Área de Trabalho.

Inserir os comentários: Motivo pelo qual não irá participar.

Clicar em Submeter


21

4.2. Declinar Cotação no Resumo da oferta

Clique no link do número da cotação.

Abrirá a tela Resumo da Oferta. Clique no botão “Decline” na parte superior da tela.

Abrirá uma tela para informar o motivo da rejeição da cotação. Após incluir as informações,

clique no botão Submeter.


22

Aparecerá uma mensagem confirmando que a cotação foi declinada.

4.3. Declinar item de uma Cotação

1. Para declinar um item da Cotação, marque a opção “Rejeitar”, referente ao item. ATENÇÃO: Ao rejeitar qualquer item da cotação, não deverão ser preenchidos os campos: Quantidade, preço unitário e os impostos.

2. Clique em Atualizar


23

Abrirá uma tela para o fornecedor informar o motivo da rejeição da Cotação. Após inserir os

comentários, clicar em “Salvar” para confirmar o declínio, ou em “Cancelar” para retornar para

a tela anterior.

Após Atualizar, clique no botão “Submeter” na parte superior da tela para enviar a resposta

para a Votorantim.

Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para confirmar

a ação.

OBS.: Lembramos que é de extrema importância para a Votorantim a justificativa do declínio

de uma cotação e/ou de um item, por isso sempre quando o fornecedor for declinar deve

justificar o motivo pelo qual não irá participar, utilizando o campo “Decline Note”.


24

5. PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA

Para visualizar as cotações respondidas, clique em “Procurar > Document Search” ou em

“Documento History Report”.

Selecionando a opção “Document Search” aparecerá a tela de busca abaixo, defina seus

critérios e clique em “Procurar”

Selecione a opção “Oferta” no campo Tipo de Processamento e “Respondido” no campo Status do Processamento. Utilize os campos “Procurar Data Inicial e Procurar Data Final” se desejar definir um período especifico.


25

Após clicar em “Procurar”, os documentos com essas características serão listados abaixo.

A outro opção de busca é selecionando a opção “Document history Resport”. Ao clicar

nesse link aparecerá a tela de busca abaixo.

No campo “Nº do Documento” preencha com o número da cotação e no tipo do

documento selecione a opção “Oferta”.

Após preencher os campos acima, clique em “Gerar Relatório”.


26

Após clicar em “Gerar Relatório” o resultado da pesquisa será apresentado abaixo:

6. ATENDIMENTO QUADREM

Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de

atendimento 0800-604-7171 ou e-mail para [email protected], de segunda à sexta-feira

das 8h às 20h.

Clique no número da Quote para visualizá-la.

mailto:[email protected]

Documents

Manual de Cotação Votorantim - supplycentre.quadrem.net de Cotacao... · Uma solicitação de Cotação (RFQ) é enviada por um comprador para solicitar informações de preços