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MANUAL DE ESTILO DE FACOELCHE 2015
1. Introducción
2. Tiempos y estilo de Presentación
3. Audiovisuales y Presentaciones: Requerimientos técnicos
4. Calidad y Contenidos de las Presentaciones
5. Esquema, formato y discusión de los Temas
1. Introducción
FacoElche es una reunión de carácter científico muy dinámica en la que prima la
discusión y la presentación concisa, práctica y de alta calidad, tanto en lo
expositivo como en lo iconográfico.
La experiencia de todos los años previos de FacoElche nos indica la necesidad
de disponer de un “Manual de Estilo”. De esta manera facilitaremos a aquéllos
que acuden por primera vez a participar en nuestro evento el que puedan
conocer las normas para realizar sus presentaciones y el conocer cómo se
desenvuelve la reunión en general. Su contenido puede parecer muy obvio para
algunos de los que hayan participado anteriormente, pero incluso para éstos
habrá detalles que les vendrán bien conocer y revisar.
Todos los participantes deben seguir las instrucciones plasmadas en este
manual, excepto cuando el sentido común y las excepciones ocasionales sirvan
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para la mejora del evento. Nuestro libro de estilo debe ser visto y utilizado como
un medio; esto es, no constituye un fin en sí mismo.
2. Tiempos y estilo de Presentación
FacoElche siempre tiene un programa amplio, exigente y con tiempos muy
definidos e individualizados siendo evidente que cualquier desajuste horario
puede echar por tierra la credibilidad y el éxito de la reunión. Se mezclan
presentaciones de tiempos muy diversos. Hay conferencias con tiempos entre
los 15 y los 20 minutos y presentaciones cortas que van desde los 3 hasta los 10
minutos. El tiempo de cada presentación está pactado previamente entre el
Director del Curso y el ponente y es muy importante que éste se ciña al tiempo
asignado. Tan importante que, como veremos posteriormente, de no cumplirse
en el tiempo previsto se le cierra el micrófono.
Esta política de tiempos complica mucho la organización pero valora el mensaje
que se quiere transmitir. De hecho casi todas las presentaciones tienen una
duración de 5 minutos y en la mayor parte de las ocasiones es tiempo más que
de sobra para transmitir lo que uno tiene que decir.
Las presentaciones tienen un carácter eminentemente práctico y con el objeto
de transmitir un conocimiento claro y conciso sobre un tema concreto. El
principio básico es: “Hay un mensaje que quiero transmitir y lo voy a hacer de
manera fácil, didáctica y simple”.
No se excluyen las presentaciones científicas convencionales estructuradas en
el clásico esquema de Introducción, Material y Métodos, Resultados, Discusión
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y Conclusiones. En este supuesto se debe hacer de manera muy sucinta para
llegar de forma clara y directa al mensaje que se quiere transmitir y que interesa
a la audiencia
No hacen falta agradecimientos a la invitación, revisión del tema, relación de
citas bibliográficas, tablas prolijas de estadística, hay que ceñirse a lo que uno
va a hablar para que luego se pueda discutir.
Pongamos algunos ejemplos reales presentados otros años cambiando los
temas pero ilustrativos de presentaciones fallidas:
Alguien quiere presentar una nueva aplicación del Azul Tripán para teñir
el pterigion. Esta presentación se debe ceñir exclusivamente a éso, no
hace falta revisar la historia del azul tripán ni de los otros colorantes
vitales, ni el resto de sus aplicaciones clínicas. Todo éso YA LO
CONOCEMOS y por tanto sobra. Es un truco nuevo y en 3-4 minutos está
resuelto y queda tiempo para discutirlo. El caso real duró 17 minutos de
presentación.
Hay uno que descubre que las lentes tóricas tiene una tasa muy alta de
Glaucoma postquirúrgico no descrita hasta ahora. Idea interesante que
nos va a mover a todos a ser más cuidadosos en el seguimiento de los
pacientes con esta lente implantada. En 5-6 minutos se puede exponer
haciendo algunas consideraciones al respecto y que se pueda discutir
después. Por tanto es obvio que no nos hace falta que se presente un
resumen de todos los glaucomas postquirurgicos, ni de las clases de
lentes tóricas, ni honrar la memoria del que las inventó. Esto le lleva 8
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minutos y cuando se quiere meter en materia, ya ha sobrepasado en dos
minutos el tiempo pactado. El análogo duró 12 minutos de presentación.
Tradicionalmente, y salvo casos y circunstancias extremas, la organización no
retiraba la palabra, ni apagaba el micrófono, ni ponía contadores a la vista de
todo el público, pues aun siendo prácticas correctas y aceptadas,
considerábamos que no nos hacía falta si los ponentes cumplían con los
compromisos pactados. Con el paso de los años se había podido ir depurando a
los “cometiempos”, hasta el punto de que o se habían reconvertido o ya no eran
habituales de nuestro evento.
Pese a ello, el aumento del número de presentaciones y de ponentes nos obligó
en su momento a tener un control estricto de los tiempos para poder cumplir
con el horario y evitar al máximo retrasos injustificables. Este control estricto
favorece además la discusión posterior de lo expuesto por el panel de expertos
y público de la sala, lo que es beneficioso para todos.
A todos los ponentes se les notificará por parte de la organización de manera
clara y con la debida antelación el tiempo que disponen para su o sus
presentaciones. Habrá un cronómetro digital a la vista del ponente para controlar
su tiempo. Cubierto éste se retirará el sonido del micrófono, aunque seguirá
la presentación en pantalla durante un minuto más, tras el cual se cerrará el
audiovisual.
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3. Audiovisuales y Presentaciones: Requerimientos técnicos
Ha sido un objetivo desde el principio de FacoElche que en nuestro curso se
dispusiera de los últimos adelantos técnicos en materia de audiovisuales. De
esta manera asegurábamos a los ponentes la mejor calidad y a los asistentes
facilidad para poder seguir el curso con los numerosos monitores y pantallas.
Las presentaciones deben ir en soporte informático, en PowerPoint en
cualquiera de sus ediciones, para ser cargadas en la red del curso y se
pueda agilizar el inicio de las mismas. En los ordenadores de FacoElche
disponemos de PowerPoint 2013, la última versión disponible hasta el
momento. Dicha versión podrá leer cualquier versión previa de PowerPoint
(97 / 2000 / XP / 2003 / 2007 / 2010), aunque es posible que no trate
perfectamente alguna transición o algún efecto.
No se permitirá presentaciones con el propio ordenador en el atril. En el supuesto
que una presentación probada no pueda correr en la red, desde la secretaría se
lanzará la señal al atril, donde el panelista dispondrá de ratón y teclado para el
manejo de su presentación desde su ordenador en remoto.
Se pueden presentar también en formato DVD, asegurándose que se encuentren
cerrados y listos y probado su correcto funcionamiento en aparatos diferentes al
que se utilizó para la edición.
Cabe recordar que en PowerPoint existe una opción para preparar una
presentación y sus archivos de vídeo vinculados en una carpeta, listos para
entregar. Dicha opción se encuentra en:
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Office 97 y Office 2000
1. En el menú archivo, haga clic en Empaquetar publicaciones .
2. Siga las instrucciones del asistente de empaquetado.
3. Debe seleccionar la casilla de verificación incluir archivos vinculados. En este momento,
puede decidir incrustar fuentes TrueType con la presentación si utiliza fuentes distintas
a las habituales del sistema.
4. Le recomendamos que no incluya el Visor.
Office 2003
1. En el menú archivo, haga clic en Empaquetar para CD-ROM .
2. En las Opciones deberá indicar:
1. Que no se desea incluir el visor de PowerPoint
2. Marcar Incluir archivos vinculados
3. Marcar Incrustar Fuentes TrueType si utiliza fuentes distintas a las habituales
del sistema.
3. Después de aceptar las opciones, pulsamos en el botón Copiar a la carpeta… e
indicamos donde deseamos guardar la presentación lista para llevar.
Office 2007:
1. En el botón Office, haga clic en Publica y luego en Empaquetar para CD .
2. En las Opciones deberá indicar:
1. Tipo de paquete: Paquete de archivo
2. Marcar Archivos vinculados
3. Marcar Fuentes TrueType incrustadas si utiliza fuentes distintas a las
habituales del sistema.
3. Después de aceptar las opciones, pulsamos en el botón Copiar a la carpeta… e
indicamos donde deseamos guardar la presentación lista para llevar.
Office 2010:
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar y enviar, luego en Empaquetar
presentación para CD y en Empaquetar para CD-ROM .
2. En las Opciones deberá indicar:
1. Marcar Archivos vinculados
2. Marcar Fuentes TrueType incrustadas si utiliza fuentes distintas a las
habituales del sistema.
3. Después de aceptar las opciones, pulsamos en el botón Copiar a la carpeta… e
indicamos donde deseamos guardar la presentación lista para llevar.
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Office 2013:
4. En el menú Archivo, haga clic en Exportar y luego en Empaquetar presentación para
CD .
5. En las Opciones deberá indicar:
1. Marcar Archivos vinculados
2. Marcar Fuentes TrueType incrustadas si utiliza fuentes distintas a las
habituales del sistema.
6. Después de aceptar las opciones, pulsamos en el botón Copiar a la carpeta… e
indicamos donde deseamos guardar la presentación lista para llevar.
Deben entregarse con la suficiente antelación para probarlas y porque entre
otras cosas hay que depurarlas dado el alto nivel de Pendrive que se traen
infectados con virus. Al acabar la presentación, los ponentes pueden pasar para
proceder al borrado de la misma de los ordenadores de la Organización
Referentes a videos y codecs, hay que comentar que existe un elevado
número de codecs disponible a la hora de codificar un vídeo. Los más
estándar son wmv, y mp4 (h.264). Para asegurarnos de que funcionarán con
cualquier instalación de PowerPoint, se recomienda usar cualquiera de estos
dos. Cualquier instalación de Windows trae incorporado un programa para
poder pasar de otros formatos a wmv. Además, la última versión PowerPoint
2013 tiene una ventaja, y es que detecta si hemos incluido vídeos que pueden
no ser compatibles. Si es así, en el menú “Archivo – Información” veremos un
botón para “Optimizar la compatibilidad” que convertirá automáticamente
nuestros vídeos videos vinculados o incrustados a formatos compatibles,
incrustando en la presentación los vídeos vinculados.
Si se usan programas profesionales de edición de video y se usan codecs
propietarios, intentar convertir los videos a wmv o mp4 (h.264). Aunque nuestra
organización dispone de una amplia galería de codecs utilizados habitualmente
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por muchos de los ponentes, con el paso de los años ha ido acumulando otros
no tan usuales. No obstante, es posible que no dispongamos de alguno
concreto, de ahí la recomendación inicial. Usuarios avanzados y en caso de
duda, deben aportar su codec con su presentación.
Como hemos comentado para la presentación en general, para asegurarnos de
que nuestro video correrá, se debe presentar en la secretaría de audiovisuales
con tiempo suficiente para probarlo y, en caso de problemas, poder convertirlo.
En un evento en el que prima la imagen, la cuestión de los codecs no es nimia
en absoluto. Todos tenemos presente en la memoria el fracaso de algunos de
los grandes congresos nacionales a la hora de presentar películas, por
problemas de codecs de la empresa de audiovisuales.
Recomendamos que las presentaciones se descarguen con antelación
suficiente, ya que existen videos muy pesados cuya descarga no es inmediata y
por tanto hay que abrirlos con el tiempo preciso.
Usuarios de MAC:
Dados los reiterados problemas que originan los Mac en un evento como
el nuestro, sus usuarios aportarán en Pen-Drive o en Cd o DVD su
presentación para ser cargada en un sistema Mac centralizado en el
Centro de Audiovisuales. Desde éste se lanzará a la red para presentarse
de forma ordinaria.
La presentación irá en un formato ordinario de Mac tipo PowerPoint o
Keynote.
Solo en el caso de que por problemas técnicos no se pudiera lanzar la
señal por no reconocimiento de la misma, se podrá utilizar el ordenador
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propio pero desde el Centro de Audiovisuales, quien lo lanzará a la red y
el ponente lo podrá manejar en remoto desde su atril, donde dispondrá de
ratón y teclado.
En el supuesto de que se deba utilizar su ordenador, el ponente deberá
aportar su propio cable adaptador de Mini DisplayPort a VGA para poder
conectarlo a nuestro sistema de video. La Organización no garantiza el
disponer de las diferentes variantes de cables existentes en el mercado.
Para mayor información o cualquier duda hay que dirigirse al responsable de
nuestra organización, Sr. Gordillo en el e-mail:
4. Calidad y Contenidos de las Presentaciones
En FacoElche prima la calidad de las imágenes y películas. Así las diapositivas
electrónicas deben cuidar la cantidad de texto que llevan. Existe una regla no
escrita de que en una diapositiva no debe haber más texto del que pondríamos
en una tarjeta de visita; llegan mejor presentaciones ricas en imágenes que en
palabras. Asimismo, hay que cuidar las animaciones de las diapositivas, pues un
exceso de las mismas enlentece la presentación.
Hay que cuidar la elección de los colores de la diapositiva para que queden bien
contrastados y sean fácilmente visibles. Determinadas combinaciones de colores
pueden quedar bien en la pantalla del ordenador, pero luego pueden no ser
adecuadas para su proyección en la sala. De manera sucinta, los fondos oscuros
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deben llevar letras, signos, flechas, etc. en colores claros (blancos, amarillos,
celeste, etc.) y viceversa: sobre los fondos claros o blancos, contenidos oscuros.
En caso de duda y con fondos claros o no oscuros conviene añadirle una sombra
negra a las letras para que queden más perfiladas. Se debe mantener el mismo
fondo de la diapositiva durante toda la presentación para evitar confusión entre
los asistentes.
Cuando se utilizaban carruseles de diapositivas se sabía que en promedio una
diapositiva o una pareja simultánea suponían aproximadamente un minuto de
exposición. Con los medios actuales esto no es válido puesto que una diapositiva
con múltiples animaciones puede durar muchos minutos. Es por ello que no se
limita el número de diapositivas, quedando éste al criterio del ponente y en
relación al tiempo asignado a su presentación.
Las películas deben ir editadas intentando se ciñan a las secuencias de interés.
Películas de baja calidad como desenfocadas, desencuadradas, quemadas, etc.,
no deben ser utilizadas salvo que su excepcional interés científico lo permita.
Asimismo, y siguiendo normas de los concursos internacionales, se deben
mostrar las imágenes quirúrgicas de manera análoga a como las ve el cirujano;
así, y como ejemplo, la incisión principal de una catarata debe quedar en la parte
inferior de la pantalla.
5. Esquema, formato y discusión de los Temas
FacoElche es una reunión muy participativa que se presta a la discusión.
Desgraciadamente lo apretado del programa no permite tener toda la discusión
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que quisiéramos, aunque hemos ganado mucho con las diferentes mesas
redondas que hay a lo largo del curso
Desde hace años las sesiones se configuran con un grupo de Moderadores
expertos en el tema de la sesión. La sesión es presidida por un Coordinador, el
cual junto con el Director, va introduciendo a los ponentes y dirige las preguntas
a los moderadores.
La presencia de moderadores no indica necesariamente ni que todos tengan que
opinar ni que todos los temas se vayan a discutir. Asimismo, su presencia no
anula las preguntas de la sala, tan necesarias para la participación.
Hay que resaltar que tanto el coordinador como los moderadores de una sesión
no tienen que preparar presentación alguna para su cometido. Puede que al
margen de su papel alguno tenga una participación específica en esa misma
sesión, la cual presentarán de manera convencional.
FacoElche fue pionera en nuestro país en la utilización del doble atril. Así
cuando alguien está presentando su charla el siguiente conferenciante está en
el atril de enfrente con la presentación cargada y listo para empezar. Los
ponentes deben estar atentos a ese detalle para ir ocupando el atril en el que
intervendrán, siendo ésta una manera simple y eficaz de agilizar la sesión.
Se recomienda que los ponentes, y en especial los que van a intervenir en breve,
estén sentados en las dos primeras filas de la sala, reservadas a tal efecto para
todos ellos. Evitamos así pérdidas de tiempo derivadas de la búsqueda en la sala
del siguiente participante.
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Las mesas redondas de FacoElche han abordado diferentes formatos:
“convencional”, “diez hombres sin piedad”, “al revés”, etc. Todas ellas han tenido
algo en común y es que los participantes no tienen que preparar nada, sólo
sentarse y opinar. Se considera que son expertos en el tema y por ello están
invitados a participar, pues interesa su opinión y saber lo que realmente hacen
en su actividad diaria.
El formato en el que los invitados exponen una parte del tema sucesivamente y
luego se sientan para ser preguntados, aunque válido para otros eventos, no
interesa en FacoElche ya que de esta forma lo que se consigue, en la mayor
parte de las ocasiones, es anular el diálogo posterior.
Es responsabilidad de los directores de las mesas redondas la confección de las
preguntas y de las presentaciones de las mismas en el caso de que la mesa se
realice con soporte de imagen. Asimismo son encargados de dirigir las preguntas
a ponentes concretos. Se huye del modelo en el que todos opinan de todo puesto
que la experiencia nos dice que consume mucho tiempo y limita el interés de la
mesa. Si una opinión coincide con las ya expresadas se pasará a la siguiente
pregunta. Obviamente se espera que las respuestas sean asimismo breves y no
“comunicaciones no solicitadas”. Salvo excepciones muy puntuales, en las
mesas redondas, no hay participación de los asistentes en la sala.
Debemos resaltar que en la dinámica de una mesa redonda o de una discusión
en la que puede haber hasta ocho participantes, una pregunta se zanja con dos
o tres respuestas y no con la opinión de los ocho. La experiencia nos dice que,
ese esquema es válido y agiliza la discusión; pese a ello, la importancia de una
cuestión puntual puede obligar a solicitar la opinión de toda la mesa.
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En el programa se incluyen siempre algunas preguntas a título ilustrativo de las
que saldrán en la mesa. No necesariamente sean esas preguntas las que se
hagan en el transcurso de la misma; se colocan en programa de forma
orientativa.
Las sesiones que referimos como “Facoalarmas” son una modificación de una
mesa redonda. En ella, tras la introducción por parte del Director, un panelista
expone durante un tiempo medio de 6-8 minutos una situación de presumible
alarma socio-sanitaria, para a continuación ser debatida por un grupo de
expertos. En otras ocasiones, y con otros nombres, se plantea con esquema
similar la presentación de algún tema muy novedoso y controvertido que de
manera específica se merece un debate concreto y singular.
En las presentaciones del tipo PRO/CON, SI/NO, etc. se busca establecer las
dos caras de una controversia, las opiniones enfrentadas que en ocasiones
puede ocurrir que no coincidan totalmente con las opiniones de los ponentes. Se
buscan opiniones aceradas, lúcidas y concretas, incluso con un toque de humor
para hacer una confrontación amable y constructiva.
En la sesión quirúrgica en directo, se dispone de un grupo de comentaristas
en la sala presidido por dos moderadores. Asimismo hay uno o dos
coordinadores que actúan como secretarios de la mesa de comentaristas, Éstos
no necesariamente han de estar sentados todos al mismo tiempo, dado que por
su duración conviene que se produzca una rotación entre los mismos a criterio
de los moderadores y coordinadores.
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La misión de la mesa es hacer comentarios hacia la sala de lo que se ve en la
cirugía y hacer preguntas por sí mismos o en nombre de los asistentes a los
cirujanos o a los comentaristas de quirófano. Igualmente, los coordinadores
permitirán y controlarán preguntas directas de los asistentes.
Las conferencias de FacoElche tienen una duración entre los 12 y los 20
minutos. Se abordan temas diversos, algunos de ellos como avances científicos,
aspectos del trabajo específico de un autor sobre una materia concreta,
revisiones de la experiencia de un ponente prestigioso, etc. Su formato es libre
y a criterio del conferenciante. Suele haber como mínimo una de apertura y otra
de clausura, pudiendo impartirse alguna más en determinadas ediciones de
FacoElche.
Los “Faco-Tweets” son micropresentaciones de hasta 3 minutos de duración
con otros 2 de discusión o comentario. Al igual que los tweets de Twitter, busca
dar una idea breve y concisa sobre algo. La forma del Faco-Tweet es libre, así
puede ser una serie de diapositivas, un video montado y editado, mixto, etc.
Los bloques de complicaciones tienen un formato de ¿y ahora qué?. Su
esquema es una introducción de un problema o de una complicación en dos
minutos, seguido de una discusión de 3-4 minutos. Concluye con la resolución
del caso en otros 3-4 minutos para que el total no supere los diez.
