MANUAL DE INTEGRAÇÃO

G5

X

CONTABIL

INTEGRAÇÃO DO G5 PHOENIX PARA O CONTÁBIL PHOENIX

Essa funcionalidade integra as informações digitadas no G5 Phoenix para o Contábil Phoenix,

fornecendo ao usuário um mecanismo onde não há necessidade de redigitação diminuindo assim a margem de erro.

Para ser realizada a integração das informações do G5 com o Contabil é necessário que os sistemas

estejam instalados no mesmo diretório e também é necessária a realização da configuração do plano de contas integráveis.

Cadastro das informações dentro do G5 Phoenix

1 – Cadastro da Empresa

No Menu Cadastro – Empresa – opção Escrita determinar os seguintes campos:-

As opções para o campo Tipo Caixa são:

1- Livro Caixa

2- Contabilidade Quando selecionada a opção “Livro Caixa” o sistema irá efetuar a integração das notas/serviços para o

Livro Caixa no programa Jr.Phoenix.

Quando selecionada a opção “Contabilidade” o sistema irá efetuar a integração das notas/serviços para

a contabilidade no programa Contábil Phoenix.

As opções para o campo PL. Contas Intg. são:-

1 – Plano de Contas Geral

2 – Plano de Contas Individual

Essa opção define se para a empresa ativa será utilizado o cadastro de plano de contas Geral ou se

será utilizado o Individual. O Cadastro do Plano de contas integráveis é efetuado considerando o Plano

de contas contábeis informado para a empresa. Para que se utiliza a opção 1 (Geral), é necessário que

todas as empresas com esta opção, estejam vinculadas ao mesmo plano de contas.

As opções para o campo Met. De Contab. são:-

1 – Sintético

2 – Analítico

Essa opção define se a integração dos participantes (Fornecedores/Cliente) utilizará o método

sintético, lançando todos na mesma conta contábil definida na tela de configuração do “Plano de

Contas Integráveis” ou buscando da ficha Automática; ou se a integração será de forma analítica,

buscando no cadastro do participante sua respectiva conta contábil.

Com essas informações, o usuário irá criar o Plano de contas integráveis, que nada mais é do que a

correlação entre os códigos de CFOP utilizados nas notas de compra e venda e os códigos de serviços

nas entradas e saídas de serviços com as contas contábeis existentes no plano de contas utilizado no

módulo Contábil Phoenix.

Quando optarmos pelo método Analítico:

– no caso de uma Nota Fiscal de Entrada o sistema debita a conta vinculada ao CFOP (Menu

Cadastro/Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Códigos Fiscais) e credita a conta do Participante (Menu Cadastro/Participantes(fornecedores/Clientes – Analíticos campo Conta

Contábil Fornecedor)

– no caso de uma Nota de Serviços Tomados o sistema debita a conta vinculada ao C/C (Menu Cadastro/Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Serviços) e credita a conta do Participante

(Menu Cadastro/Participantes(fornecedores/Clientes – Analíticos campo Conta Contábil

Fornecedor)

- no caso de uma Nota Fiscal de Saída o sistema debita o Participante (Cadastro dos Participantes Analíticos/ campo Conta Contábil Cliente) e Credita a informação vinculada ao CFOP (no Plano

de contas Integráveis – aba Códigos Fiscais)

- ou no caso de uma nota de Serviços Prestados o sistema debita o Participante (Cadastro dos Participantes Analíticos/ campo Conta Contábil Cliente) e Credita a informação vinculada ao C/C

(no Plano de contas Integráveis/Aba Serviços)

Quando optarmos pelo método Sintético: - no caso de uma Nota Fiscal de Entrada o sistema debita a conta vinculada ao CFOP (Menu

Cadastro/Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Códigos Fiscais) e credita a conta do

Participante (Menu Cadastro – Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Automáticas – campo

Fornecedor)

- no caso de uma Nota Serviço Tomado o sistema debita a conta vinculada ao C/C (Menu

Cadastro/Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Serviços) e credita a conta do Participante

(Menu Cadastro – Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Automáticas – campo

Fornecedor)

- no caso de uma Nota Fiscal de Saída o sistema debita o Participante (Menu Cadastro – Plano de

Contas Intg – Novo CFOP – aba Automáticas – campo Cliente) e Credita a informação vinculada

ao CFOP (Menu Cadastro – Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Códigos Fiscais)

- ou no caso de uma nota de Serviços Prestados o sistema debita o Participante (Menu Cadastro –

Plano de Contas Intg – Novo CFOP – aba Automáticas – campo Cliente) e Credita a informação

vinculada ao C/C (no Plano de contas Integráveis/Aba Serviços)

2 – Parâmetros de Integração Contábil

No Menu Cadastro – Parâmetros de Integração Contábil é possível cadastrar as configurações para integrar as informações de acordo com a necessidade de cada empresa:

Para cada empresa poderá ser feito um controle, por período, da configuração realizada para

integração contábil. A cada novo registro inserido nessa tela o usuário terá uma forma de integração

diferenciada de acordo com as opções selecionadas.

Para as Notas de Entrada, Notas de Saída, Serviços Prestados e Serviços tomados a forma de

contabilizar as contas poderá ser feita através das opções “Nota a Nota”, “Por Totais” ou “Por itens”

(essa opção será válida para as empresas que estiverem enquadradas no Sped, no cadastro da

empresa, ficha escrita).

O ICMS referente às Notas de Entrada e Notas de Saída terá as opções disponíveis para contabilização

sendo “Nota a Nota”, “Por Totais” ou “Não contabilizar”.

O IPI referente às Notas de Entrada e Notas de Saída terá as opções disponíveis para contabilização sendo “Nota a Nota”, “Por Totais” ou “Não contabilizar”.

O ISS referente aos Serviços Prestados e Serviços Tomados terá as opções disponíveis para

contabilização sendo “Nota a Nota”, “Por Totais” ou “Não contabilizar”.

O Pis/Cofins para as Notas de Entrada, Notas de Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados terá

as opções disponíveis para contabilização sendo “Nota a Nota”, “Por Totais” (*).

O Centro de Custo terá as opções de “Contabiliza” e “Não contabiliza”. Uma vez definido “Contabiliza”

a empresa deverá estar Enquadrada no Sped e ter um plano de centro de custo vinculado ao plano de

contas contábeis da empresa. Assim, os lançamentos de centro de custos serão feitos dentro do

lançamento dos itens das notas de entrada, saída, serviços prestados e tomados.

A opção A Vista/ A Prazo terá as opções disponíveis para “Separar a vista/prazo”, “Tudo a vista” ou

“Tudo a prazo”

(*)No quadro “Não contabilizar Contas” será possível escolher individualmente a não contabilização

do Pis/Cofins, ou ambos poderão ser selecionados para não contabilizar. Além disso, há a possibilidade

de selecionar os mesmos nos regimes cumulativo e não cumulativo quando se tratar de empresas que estão enquadradas no Lucro Real e que tenham esta situação. Esta funcionalidade de “Não

contabilizar” também poderá ser utilizada para o IRPJ, Contribuição Social, Simples e EFD Demais

Documentos e Operações.

A opção Considerar o valor do Pis/Cofins dos Itens, deverá ser marcada quando o usuário optar

pela contabilização das contribuições de acordo com o lançamento dos itens, fazendo com que a

funcionalidade atenda as situações onde existam alíquotas diferenciadas para as empresas

enquadradas no PIS e COFINS não cumulativo/cumulativo

Para as Empresas de Lucro Real essa opção estará habilitada a partir de 01/2012. Para as empresas

do Lucro Presumido, essa opção estará habilitada a partir de 01/2013, quando a empresa estiver

enquadrada no SPED no Cadastro da Empresa, ficha Escrita, possibilitando a contabilização do PIS/COFINS através do lançamento dos itens.

3–DETALHAMENTO DAS OPÇÕES

Notas de Entrada, Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados terão as opções – Nota a Nota, Por Totais e Por Itens.

A). Para as Notas

A.1) Nota a Nota - serão gerados lançamentos contábeis nota a nota, ou seja, se forem

escrituradas 50 notas no mês, teremos 50 lançamentos contábeis e o valor do lançamento será o total

da nota.

A.2) Por Totais - serão gerados lançamentos contábeis totalizando pelo CFOP, ou seja, se forem

lançadas 50 notas no mês e todas tiverem a mesma combinação da Centena do CFOP+C/C teremos

apenas 01 lançamento no contábil e o valor será a soma do valor total de todas as notas com a

mesma combinação. E quando se tratar de serviços prestados e tomados o sistema irá considerar a

soma dos lançamentos que tiverem o mesmo C/C para gerar o lançamento.

Em qualquer uma das opções serão gerados lançamentos simples no contábil.

A.3) Itens - nesta opção o sistema vai gerar lançamentos considerando o total da Nota, mas permitindo que itens diferentes sejam alocados em contas contábeis distintas. Essa opção vai existir

para as Notas Fiscais de entrada de mercadoria, saída de mercadoria e as Notas de Serviços. Serão

gerados lançamentos nota a nota, no entanto, serão apresentados na planilha considerando uma das

duas situações a seguir:

Se todos os itens, da nota ou serviço, pertencerem ao mesmo grupo, automaticamente irão

para a mesma conta contábil, portanto, o lançamento a ser apresentado será um lançamento

simples.

Se os itens, da nota ou serviço, pertencerem a grupos distintos irão para contas contábeis

diferentes, portanto o lançamento a ser apresentado será um múltiplo.

Exemplo:- Se na Nota Fiscal de “Entrada” existir vários itens o sistema vai debitar cada item para sua

respectiva conta (no entanto, contas idênticas o sistema irá somar o valor) e vai creditar o

participante ou a conta contábil informada no campo Contra partida.

Para que o sistema possa identificar a que conta contábil pertence o item, foram criados no Menu

Cadastro – Itens – Cadastro, Aba GRUPO os campos para informar as contas contábeis para

cada situação. Depois de cadastradas as contas o campo CONTA CONTABIL na aba Item ficará com a

informação SIM ,isso significa que existem contas cadastradas para o Grupo.

Cadastro de Itens – Aba Grupo

Os campos acima serão habilitados se no parâmetro de integração contábil campo “Planilhar

Contas” estiver com a opção “3-Por Itens”. Caso o usuário não tenha definido as contas contábeis, ao emitir a planilha contábil, o campo a debito ou a crédito virá como CC Inválido.

B). Para os Impostos (ICMS/IPI/PIS/COFINS e ISS)

Na opção “Nota a Nota”, o sistema irá verificar os impostos destacados na escrituração (nota fiscal

de entrada e de saída de produtos e serviços tomados e prestados) e serão gerados os lançamentos

contábeis um a um conforme a quantidade de notas escrituradas.

A opção “Por Totais” irá gerar lançamentos contábeis totalizando pela combinação da Centena + C/C, no caso das notas de entradas e saídas e pelo C/C quando se tratar de serviços prestados e

tomados, ou seja, a cada nota escriturada o sistema deve apurar o resultado da soma dos valores das

que pertencem a cada combinação para efetuar um lançamento.

4 – Plano de Contas Integráveis

Para elaborar o Plano de Contas Integráveis, o usuário deve acessar o Menu Cadastro – Plano de Contas Intg – Novo CFOP, clicar na opção definida no cadastro da empresa – campo Met.de Contab.

(Individual ou Geral) para iniciar o cadastro.

O sistema ira apresentar uma tela com as opções de abas “Códigos Fiscais”, “Serviço” e

“Automáticas”.

4.1 – Aba “Códigos Fiscais”

Na Aba “Códigos Fiscais”, teremos os seguintes campos:

Centena CFOP – Nesse campo deverá ser digitada a centena do CFOP, exemplo, CFOP 1.101 então

deverá ser digitado 101.

C/C – Esse campo permite que um mesmo CFOP seja destinado a varias contas contábeis. Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo “C/C”.

Como facilitador, se o usuário deixar no lançamento da nota, o campo em branco o sistema irá

entender que é o primeiro cadastro, ou seja, irá identificar o campo em branco como 1.

Exemplo:

CFOP (1) 101 – c/c 1 – Matéria Prima

CFOP (1) 101 – c/c 2 – Material de Embalagem (neste caso será necessário digitar 2)

CFOP (1) 102 – c/c 1 – Merc.p/revenda

CFOP (5) 101 – c/c 1 – Venda Prods.Industrializados

A tela para configuração de Notas Fiscais de Entrada e Saída será a mesma, porém o usuário terá

apenas que informar marcando no RadioButton qual situação

quer cadastrar primeiro.

PARTIDA – Nas entradas, o usuário informa a conta contábil. O sistema permite a pesquisa do plano

de contas teclando ctrl+enter.

Nas saídas, o usuário deve informar a palavra “CLIENTE”.

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a

conta cliente cadastrada na ABA “Automáticas” campo Cliente.

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta

cliente informada no cadastro do participante campo Conta Contábil Cliente.

CONTRA-PARTIDA – Nas entradas, o usuário deve informar a palavra "FORNECEDOR” .

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta fornecedor cadastrado na ABA “Automáticas” campo Fornecedor.

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta

fornecedor informada no cadastro do participante campo Conta Contábil Fornecedor.

Nas saídas, o usuário informa a conta contábil. O sistema permite a pesquisa do plano de contas teclando ctrl+enter.

HISTÓRICO – O usuário informa o nº do histórico utilizado na contabilidade. O sistema permite a

pesquisa do histórico teclando ctrl+enter.

COMPLEMENTO DO HISTÓRICO – O usuário poderá digitar informações complementares ao

histórico. Se necessário, o usuário poderá utilizar os “coringas” informados abaixo para trazer maiores informações ao lançamento.

Segue relação de “coringas”:-

“999999” “A999999” > levará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de agrupamento de

notas), ou apenas “999999” para levar apenas o nº da nota fiscal ( no caso de lançamento único)

“SER” > levará a série da NF

“DD/MM/AA” > levará o dia/mês/ano

“FFF” > levará o nome do fornecedor ou cliente.

Exemplo:- Conf.NF “999999” “A999999” “SER” “DD/MM/AA” “FFF”,

Caso o usuário não queira contabilizar determinados CFOPs, deve deixar o campo “Contabiliza” em

branco, ou colocar um asterisco (*) em todas as partidas e contrapartidas.

Os campos destinados aos impostos devem ser preenchidos com suas respectivas contas contábeis, O sistema permite a pesquisa do plano de contas teclando ctrl+enter.

Quando no parâmetro de integração contábil a opção “Planilhar Contas” estiver definida com a opção

“3- POR ITENS”, o sistema irá verificar as opções:

* Se estiver marcado “por itens” nas ENTRADAS, a conta PARTIDA para efeito da integração será lida

do cadastro do item, aba Grupo, campo Partida(Entrada/Tomados);

* Se estiver marcado “por itens” nas SAÍDAS, a CONTRA PARTIDA para efeito da integração será lida do cadastro do item, aba Grupo, campo C/Partida(Saída/Prestados);

* Os campos Partida (Devolução de Vendas) e C/Partida (Devolução de Compra) poderão ser usados

quando desejar efetuar a integração das devoluções tanto de Compras como de Venda por Itens, caso

não sejam informadas essas contas, o sistema irá buscar as contas do plano de contas integráveis, através do cadastro da centena do Cfop + C/C, para efeito da integração.

4.2 – Aba “Serviços”

No campo C/C o usuário irá digitar essa informação e nela serão amarradas as demais informações

para a integração.

A tela para configuração de Serviços Tomados e Prestados será a mesma, porém o usuário deverá

informar marcando no RadioButton qual situação quer cadastrar

primeiro.

Para os Serviços Tomados o usuário deve optar por tratar de forma analítica ou sintética, da

seguinte forma:-

Para integrar os serviços tomados de forma analítica, basta informar a palavra “FORNECEDOR” na

contra-partida. O sistema irá buscar a conta contábil no cadastro do participante.

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta fornecedor cadastrada na ABA “Automáticas” campo Fornecedor.

Para os Serviços Prestados o usuário deve optar por tratar de forma analítica ou sintética, da

seguinte forma:-

Para integrar os serviços prestados de forma analítica, basta informar a palavra “CLIENTE” na partida. O sistema irá buscar a conta contábil no cadastro do participante.

Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a

conta cliente cadastrado na ABA “Automáticas” campo Cliente.

Nos campos referentes aos Impostos Retidos, o usuário deve determinar em cada campo a conta contábil na qual deseja que o lançamento seja realizado.

4.3 – Aba “Automáticas”

Os campos “Fornecedor” e “Cliente” da ficha “Automáticas”, só deverão ser preenchidos com as

respectivas contas contábeis quando o método de contabilização for sintético, ou seja, quando existir

uma única conta contábil para todos os fornecedores e uma única conta contábil para todos os clientes.

No campo “Caixa” deverá ser informada a conta caixa ou banco.

Nos demais campos o usuário deve informar as contas contábeis (débito e crédito) correspondentes a

cada tributo.

Se optarmos, no cadastro das empresas, por: Método de Contabilização “Analítico” significa que na

contabilidade temos uma conta para cada fornecedor e para cada cliente.

Na tela de escrituração das notas existem os campos: A VISTA E A PRAZO. Com base nos valores

informados, o sistema fará a contabilização da seguinte forma:

Método de contabilização sintético

Quando tratar-se de operação à prazo, o sistema buscará a conta do fornecedor ou do cliente na ficha

“Automáticas”

Quando tratar-se de operação à vista, o sistema buscará a conta caixa ou conta banco na ficha “Automáticas”

Método de contabilização analítico

Quando tratar-se de operação à prazo, o sistema buscará a conta contábil no cadastro do fornecedor

ou do cliente analítico.

Quando tratar-se de operação à vista, o sistema buscará a conta caixa ou conta banco na ficha “Automáticas”

Dessa forma, quando houver lançamento com valor no campo a vista e no campo a prazo será lançado

um lançamento múltiplo para a contabilidade.

5 – Escrituração das Notas

A informação constante na tela inicial permitirá ao sistema buscar as contas vinculadas tanto na

partida como na contrapartida do plano de contas integráveis, para as empresas que optaram pela

integração “Nota a Nota”, “Por Totais” ou “Por Itens”.

Para tanto, o sistema irá verificar o campo “C.Fiscal” + “C/C”, na tela principal de lançamento de

notas, comparar a informação desses campos com a cadastrada no Plano de Contas Integrado e gerar

a informação para a Planilha contábil. Na opção de integração “Por item” o sistema buscará as informações na tela principal e na secundária que trata os itens.

Para a contabilização “Por Itens”, ao selecionar o item, o sistema irá apresentar no campo C/C (da tela

de lançamento) o código reduzido da conta contábil vinculada ao grupo ao qual o item pertence.

6 – Centro de Custo

A opção de rateio por centro de custo, na escrituração das notas, será habilitada apenas para as

empresas que estejam enquadradas no Sped, e no parâmetro de integração contábil a opção “Planilhar Centro de Custo” esteja com a opção “1-CONTABILIZA” definido em um dos campo (Nota de Entrada,

Saída, Serviços Prestados e Serviços Tomados)

6.1-CADASTRO DO CENTRO DE CUSTO

Se a empresa ativa possuir um plano de CENTRO DE CUSTO vinculado ao plano de contas contábil, o

sistema irá habilitar o preenchimento da informação do campo “Centro de Custo” dentro do lançamento dos itens das notas. Caso não tenha um plano de centro de custo vinculado ao plano de

contas, ao pressionar CTR+Enter na tela do lançamento do Rateio de centro de custo, será

apresentada uma mensagem “Não existe plano de centro de custo definido para o plano de

contas contábil da empresa”.

Os lançamentos por Centro de custo serão efetuados dentro da escrituração de notas/itens, campo

“Rateio de Centro de Custo”, conforme tela abaixo:

Para os serviços Prestados e Tomados, dentro do lançamento do item terá o quadro para efetuar o

lançamento por centro de custo.

Ao pressionar Ctrl+enter dentro desse campo o sistema abrirá a seguinte tela:

O sistema permitirá a consulta do Plano de contas de CENTRO DE CUSTO, utilizando o recurso das

teclas de atalho CTRL+Enter. O botão Recarregar será usado quando o valor do item tiver sido alterado após já ter sido gravado o lançamento com o rateio ou então quando os percentuais de rateio cadastrados lá no cadastro do item

forem alterados.

No Lançamento de Nota de Entrada e Serviços tomados, o sistema abrirá a tela do Lançamento de

centro de custo a Débito. Já no lançamento de Nota de Saída e Serviços Prestados, o sistema abrirá a

tela do lançamento de centro de custo a Crédito.

O usuário poderá vincular a conta de centro de custo, no cadastro do item, para que ao entrar na tela

de lançamento por centro de custo o sistema calcule o rateio automaticamente.

Para fazer o cadastro do rateio das contas de Centro de Custo nos itens, acesse o Menu Cadastro/

Item/Cadastro, tecle ctrl+entre no campo “Rateio de Centro de Custo” no final da tela.

Ao pressionar Ctrl Enter abrirá a tela abaixo:

Nessa tela será possível cadastrar os percentuais de rateio para cada item.

7 - Integração dos Demais Documentos e Operações.

A integração desses lançamentos estará disponível aos usuários que estiverem com a empresa enquadrada no Sped e realizarem algum tipo de lançamento no Menu Escrituração EFD Contribuições

/Demais Doctos e Operações. *Obs* Para as empresa do lucro presumido, enquadrada no Sped, a integração desses

lançamentos estará disponível a partir de 01/2013 e no parâmetro de integração contábil deverá estar marcada a opção “Considerar o valor do pis e cofins dos itens”. Ao acessar o Menu Escrituração/ Efd Contribuições/Demais Documentos e Operações foi criado um

campo chamado Integração Contábil.

Ao pressionar Ctrl+Enter nesse campo, teremos acesso a tela onde serão cadastradas as contas

contábeis para integração dos valores das Receitas/Despesas e também os valores referente ao pis e

cofins de cada lançamento.

Nessa tela será apresentado o campo com o plano de contas definido no cadastro da empresa.

Nos campos Partida e Contra Partida será possível acessar o plano de contas pressionando Ctrl+enter

e no campo dos históricos também poderá ser acessado o cadastro de histórico padrão.

Todos os lançamentos serão levados para a planilha contábil para que possam ser integrados junto com os demais lançamentos existentes.

8 – Planilha Contábil

A planilha contábil, que será utilizada apenas para conferência e impressão, será acessada pelo Menu

– Mensal – Planilha Contábil – Escrituração de Notas.

Ao acessar essa opção teremos a tela abaixo onde poderá ser feita a seleção por dia além de

selecionar os itens que deseja conferir.

A planilha modelo 1 tem a ordenação por Data.

A planilha modelo 2 ordena pelo número da nota e terá uma forma mais compactada de demonstrar os lançamentos.