Manual de Padrões - Inmetro - Superintendência do ... · Pag: 3/32 Manual de Manutenção Predial 1 Introdução O desenvolvimento do módulo de Manutenção Predial tem como objetivo

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SGI

Manual

Manutenção Predial

SGI – Sistema de Gestão Integrada do INMETRO – Manutenção Predial – 0 3 /2013

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Sumário

1. Introdução..............................................................................................................................3

2. Cadastros Básicos..................................................................................................................5

2.1 Medidores de Consumo...................................................................................................5

2.2 Cadastro de Extintores.....................................................................................................7

2.3 Cadastro de Parâmetros de validade de Extintores..........................................................9

2.4 Cadastro de Materiais, Modelos e Marcas....................................................................10

3. Cadastros de Movimentos...................................................................................................12

3.1 Leitura de Consumo.......................................................................................................12

3.2 Manutenção de Extintores.............................................................................................13

3.3 Administração das Requisições de Manutenção Predial................................................14

3.4 Requisição de Serviços de Manutenção Predial.............................................................20

3.5 Plano de Manutenção...................................................................................................23

3.6 Entrada de Materiais......................................................................................................24

3.7 Solicitação de Material...................................................................................................25

4. Consultas..............................................................................................................................28

4.1 Histórico de Manutenções de Extintores.......................................................................28

4.2 Listagem de Requisições de Manutenção Predial...........................................................29

4.3 Consulta de Materiais....................................................................................................30

5. Relatório...............................................................................................................................31

5.1 Relatório de Consumo....................................................................................................31

5.2 Relatório de Extintores...................................................................................................31


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Manual de Manutenção Predial

1 Introdução

O desenvolvimento do módulo de Manutenção Predial tem como objetivo aprimorar a gestão das tarefas e da administração da manutenção predial, possibilitando um melhor planejamento, controle e execução, evitando assim, o controle através de planilhas eletrônicas do setor, possibilitando um controle mais preciso e fácil na gestão de das diversas tarefas do setor de manutenção, como o controle de extintores e consumo de água e energia elétrica.

O acesso ao sistema está disponível no SGI através do seguinte caminho:

Aplicações/3 - Administrativas/3.8 – Manutenção Predial

Para ter acesso ao módulo, será necessário solicitar acesso para a área de TI de seu Estado.

Após acessar as telas, as opções estarão disponíveis também no menu de acesso rápido do formulário principal (inicial) do SGI:


Figura 1: Acesso ao módulo de Manutenção Predial

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Para a plena utilização do módulo de Manutenção Predial, são recomendados outros manuais e guias rápidos, tais como:

a. “MANUAL BÁSICO - ACESSO EXTERNO”: http://www2.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/SISTEMA/Manual_Acesso_Externo.pdf

b. “CADASTRO DE ESTABELECIMENTOS/DETENTORES/PROPRIETÁRIOS”: http://www.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/PROPRIETARIOS/Guia_Rapido_Novo_Cadastro_de_Estabelecimentos_Detentores_Proprietarios.pdf

Estes manuais complementares, entre outros, estão disponíveis no SGI acessando o menu “Utilitários / Manuais”, onde na coluna “busca rápida” deve-se informar o título dos manuais acima identificados para pesquisa. Como dica, informe apenas uma palavra relevante separada por “%”. Ex: %PAD%


Figura 2: Menu de acesso rápido do SGI

http://www2.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/SISTEMA/Manual_Acesso_Externo.pdf

http://www2.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/SISTEMA/Manual_Acesso_Externo.pdf

http://www.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/PROPRIETARIOS/Guia_Rapido_Novo_Cadastro_de_Estabelecimentos_Detentores_Proprietarios.pdf

http://www.inmetro.rs.gov.br/publico/ARQUIVOS/Manuais_SGI/PROPRIETARIOS/Guia_Rapido_Novo_Cadastro_de_Estabelecimentos_Detentores_Proprietarios.pdf

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2 Cadastros Básicos

2.1 Medidores de Consumo

O cadastro de Medidores de Consumo está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.1.1 – Medidores de Consumo”.

Este cadastro está disponível para acesso e manipulação de todos os órgãos delegados/superintendências. É aqui que cada Medidor de Consumo existente deve ser detalhado.

O objetivo deste cadastro é disponibilizar as informações dos Medidores para que o controle de Leitura de Consumo possa ser lançado com exatidão.

Ao acessar o cadastro de Medidores de Consumo, o formulário (tela) entrará em modo inserção de novo medidor. Caso não seja este seu objetivo, troque o status da tela (F7 ou botão pesquisar) pra prosseguir.

A coluna “Código”, representa o controle interno do SGI e o código facilitado de pesquisa. Ela é gerada automaticamente pelo SGI e estará disponível apenas em consultas.

A coluna “Nro Instalação (Cliente/Imóvel)” representa o Número de Instalação para medidores de energia elétrica, e o Número de Cliente/Imóvel para medidores de Água e Esgoto.

O “Local” refere-se a localização do Medidor, contando com uma Lista de valores para facilitar seu cadastro. Já a "Leitura Atual do medidor” refere-se ao valor que o medidor encontra-se no momento do cadastro.


Figura 3: Exemplo do cadastro de Medidores de Consumo

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A coluna “Concessionária” representa a companhia que oferece o serviço referente ao medidor, contando com uma Lista de valores para facilitar seu cadastro.

O “Tipo de Medidor” oferece as escolhas dos diferentes tipos de medidores. Ex.: água e esgoto, energia elétrica.

O Valor Demanda Contratada representa um valor que só diz respeito aos medidores de Energia Elétrica, portanto, somente se o medidor for do tipo “Energia Elétrica” o formulário (tela) habilitará a coluna “Valor Demanda Contratada”, caso contrario esta coluna desabilitará.

A coluna de “Nro de Medidor/ Nro Hidrômetro” representam números de medidores para Energia Elétrica e para Água e Esgoto, respectivamente.


Figura 4: Exemplo inserção de Local e Concessionária para Medidores de Consumo

Figura 5: Exemplo da ativação do campo Valor Demanda Contratada

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O Endereço do medidor fica disponível no campo de mesmo nome e é cadastrado por meio da tela disponível no botão ao lado do campo, conforme demonstra a figura 6.

O campo “Número/Compl” é um campo para livre digitação do número e de um possível complemento para o endereço previamente preenchido. “Observação” serve para as possíveis notações serão necessárias sobre um medidor.

2.2 Cadastro de Extintores

O cadastro de Extintores está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.1.2 – Cadastro de Extintores”.

Este cadastro está disponível para acesso e manipulação de todos os órgãos delegados/superintendências. É aqui que cada Extintor de incêndio patrimoniado pelo Inmetro deve ser detalhado.

O objetivo deste cadastro é disponibilizar as informações dos Extintores para ser efetuado o controle dos mesmos e de suas manutenções.


Figura 6: Exemplo Endereço

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A coluna “Patrimônio”, apontado pela ( ) na Figura 7, serve para vincular o item de extintor cadastrado no patrimônio com o novo cadastro de extintores. Desta forma, o extintor terá todos os dados referentes a seu patrimônio em seu cadastro. Este campo é obrigatório para se inciar o cadastro de um extintor e conta com um botão de lista de valores ao seu lado para facilitar sua busca.

Apontado pela ( ), um grupo de campos é demonstrado na Figura 7. Estes campos são trazidos pelo patrimônio, entretanto o campo de “Marca” e “Nr de Ordem” podem receber novos valores neste cadastro. “Nro de Serie” e “Situação do Patrimônio” serão sempre referentes ao patrimônio não podendo ser alteradas neste formulário. O mesmo ocorre com o campos apontados pela ( ), que são todos trazidos pelo patrimônio, com finalidade informativa.

Apontado pela ( ), está o grupo de campos do extintor a ser preenchidos, na Figura 7. Entre estes campos estão: “Tipo de Extintor”, onde deve ser definido com que tipo de substância que que aquele extintor está e será abastecido; o campo “Capacidade” define o quanto desta substancia o extintor é capaz de carregar em sua capacidade máxima. Este campo recebe sua unidade de medida automaticamente de acordo com o tipo de extintor definido para o respectivo item. A “Data de Fabricação” é o campo que deve receber a data de fabricação do casco do extintor (importante não confundir com datas de carga ou reteste). O campo “Observação” é um campo opcional que serve para possíveis notações, como avarias ou motivo da desativação.

O campo “Contrato”, apontado pela ( ) na Figura 7, deve receber o código do contrato de aquisição 2o qual o extintor a ser cadastrado faz parte. Este campo é obrigatório


Figura 7: Tela de cadastro de Extintores

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para o cadastro de um extintor e conta com um botão de lista de valores ao seu lado para facilitar sua busca, assim como a descrição do contrato ao lado.

Apontado pela ( ) na figura 7, está o grupo de campos referentes ao selo do extintor. Estes campos são: “Nr Selo do INMETRO”, campo que deve receber o código do selo aplicado ao extintor; a “Data de Validade do Selo”, campo que deve receber um valor de mês e ano (MM/YYYY); “Data de Reteste”, campo que deve receber um valor ano (YYYY); e a “Data Carga”, campo que deve receber um valor de mês e ano, assim como a Data de validade. Todos estes campos encontram-se no próprio Selo do extintor. Com exceção da Data de validade, todos estes campos apontados pela ( ) são obrigatórios para o cadastro do extintor e são de fundamental importância, pois são responsáveis pela geração dos alertas de manutenção futura que este extintor necessitará.

2.3 Cadastro de Parâmetros de validade de Extintores

O cadastro de Parâmetros de Validade de Extintores está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.1.3 – Parâmetros de Validade de Extintores”.

O objetivo deste cadastro é parametrizar a quantidade de meses de validade de uma recarga e de um reteste de extintores de acordo com o período legal, facilitando os cálculos por parte do sistema e o cadastro por parte do usuário para com as data de vencimento

Na primeira parte da tela, o formulário com o fundo branco é reservado para a inclusão de novas parametrizações. O campo “Tipo Operação”, apontado pela ( ) na figura 8, lista as opções de possíveis operações que podem ter suas validades parametrizadas. Deve ser o primeiro campo a ser selecionado.

Apontada com ( ), na figura 8, o campo “Meses de Validade” deve receber a quantidade de meses de validade da referida operação. O campo “Período”, apontado pelas ( )e ( ), refere-se a data inicio e fim de valia da lei de validade da operação.


Figura 8: Tela de cadastro de Extintores

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Para novos parâmetros, que venham a substituir o vigente, apenas o campo inicial de “Período” é obrigatório. Para inserções de parâmetros para fins de históricos (inativos e com datas relativas ao passado), a data fim deve ser preenchida.

Ao inserir um novo parâmetro sem a data final, este parâmetro será assumido como o ativo para esta operação, estabelecendo a data de inicio deste parâmetro como a data de fim para a atual validade.

Na segunda parte da tela, o formulário com o fundo azulado, demonstra a lista de parâmetros existente referente ao tipo de operação selecionado no campo “Tipo Operação”. Estes dados são referenciais e servem apenas para consulta e visualização, conforme apontados por ( ), ( ) e ( ).

O campo “Ativo”, apontado pela ( ), mostra o parâmetro vigente que será usado para os cálculos atuais da operação no modulo. Importante salientar que este será o parâmetro encerrado caso um novo seja inserido para esta mesma operação.

2.4 Cadastro de Materiais, Modelos e Marcas

O cadastro de Materiais, Modelos e Marcas está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.1.4 – Materiais; Modelos e Marcas”.

O objetivo desta tela é possibilitar o cadastro de materiais, modelos e marcas, informações que, justas podem compor um a descrição de um item do controle de materiais da manutenção predial.

A primeira aba da tela permite ao usuário o cadastro do material per si. Apontado pela . ,, na figura 9, encontra-se o código do material, que será gerado automaticamente pelo sistema. Ainda na figura 9, na , encontra-se a descrição do material. Este campo deve receber a nomenclatura simples do material, enquanto que no , o usuário informará, através de uma lista de valores, qual unidade de medida é mais adequada para o material.


Figura 9: Tela de cadastro de Materiais, Modelos e Marcas (Aba Material)

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A segunda aba permite ao usuário o cadastro do modelo que pode classificar um material. O Modelo é composto apenas de Código e Descrição, sendo que o primeiro é gerado automaticamente pelo sistema (apontado pela . na figura 10) e o segundo deve ser informado manualmente pelo usuário no campo apontado pela . na figura 10.

A terceira aba permite ao usuário o cadastro da marca que pode classificar um material. O Material é composto apenas de Código e Descrição, sendo que o primeiro é gerado automaticamente pelo sistema (apontado pela . na figura 10) e o segundo deve ser informado manualmente pelo usuário no campo apontado pela . na figura 10.


Figura 10: Tela de cadastro de Materiais, Modelos e Marcas (Aba Modelo)

Figura 11: Tela de cadastro de Materiais, Modelos e Marcas (Aba Marca)

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3 Cadastros de Movimentos

3.1 Leitura de Consumo

O cadastro de Leitura de Consumo está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.1 – Leitura Consumo”. É aqui que cada Leitura de Consumo referente a cada medidor deve ser cadastrada.

Ao acessar o cadastro de Leitura de Consumo, o formulário (tela) entrará em modo inserção de novas leituras. Caso não seja este seu objetivo, troque o status da tela (F7 ou botão pesquisar) pra prosseguir.

A coluna “Medidor”, refere-se ao medidor do qual a leitura de consumo está sendo feita. A coluna conta com uma lista de valores de medidores com a finalidade de facilitar o cadastro. Esta lista de valores apresenta os valores de código do medidor e, concatenados, as colunas de Concessionária, Código de Cliente/Imóvel e Número do Hidrômetro para Medidores do tipo “Água e Esgoto”, e Concessionaria, Número de Instalação e Número de Medidor para medidores do tipo “Energia Elétrica”. Estes valores são apresentados na lista para facilitar a identificação do medidor na seleção.

A coluna de “Data Leitura” é preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual e não pode ser alterada no momento da inserção. A “Leitura Realizada” corresponde ao campo onde o a nova leitura realizada deve ser preenchida. Neste campo o usuário deve informar o valor registrado no medidor. Com o preenchimento da leitura, automaticamente o sistema ira calcular o campo “Qtd. Consumo Dia”. A Leitura Realizada é um campo obrigatório e deve sempre conter um valor maior que o último valor registrado para o medidor.


Figura 13: Exemplo Leitura de Consumo e Qtd. Consumo Dia

Figura 12: Exemplo Leitura de Consumo

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É importante salientar que somente a última leitura de cada medidor pode ter seu valor de leitura realizada alterada. Registros anteriores não terão permissão de alteração.

3.2 Manutenção de Extintores

O cadastro de Manutenção de Extintores está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.2 – Manutenção de Extintores”. Toda nova carga, reteste ou outra manutenção deverá ser cadastrada no sistema para fins de controle e é aqui que cada uma delas, referente a cada um dos extintor deve ser registrada.

Ao acessar o cadastro de Manutenção de Extintores, o formulário (tela) entrará em modo inserção de novas manutenções. Se seu objetivo não é este e você busca efetuar uma consulta de manutenções, aconselha-se o uso da tela “8.13.2.1 – Histórico de Manutenções de Extintor”, para a obtenção de melhores resultados.

Para efetuar o cadastro o usuário deve inicialmente informar o Patrimônio do Extintor à sofrer manutenção no campo “Patrimônio Extintor”, apontado na figura 14 pela ( ). Este campo tem a sua disposição uma lista de valores, disponível no botão ao lado do campo para simplificar a busca.

Ao preencher um Patrimônio Extintor válido, a tela retorna o grupo de dados gerais do Extintor, (apontados na figura 14 pela( ) e os dados de localização (apontados na figura 14 pela ( ) para validação do extintor. Estes dados não podem ser alterados nesta tela. Caso necessário, os dados de extintores podem ser alterados na tela “8.13.1.1.2 – Cadastro de Extintores”, e os dados de Localização através das telas de Patrimônio, ambos podendo usar o patrimônio como meio de busca.


Figura 14: Tela de Manutenção de Extintores

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Apontado pela ( ) na figura 14, está o campo de “Contrato”. Este campo deve receber o número do contrato referente a manutenção que foi ou será efetuada no extintor. Importante salientar que, um contrato pode ter mais de uma empresa contratada, portanto aconselha-se fortemente que sempre seja usado a lista de valores, localizada no botão ao lado do campo para que não ocorram equívocos, como cadastrar o Contrato correto porém com a Contratada errada.

No campo “Tipo de Operação”, apontado pela ( ) na figura 14, o usuário deve escolher o tipo da manutenção que será registrada, podendo selecionar entre Carga e Reteste.

Apontado pela ( ) na figura 14, está o campo “Nr. Selo Inmetro”. Este campo deve receber o número do selo do Inmetro colocado no extintor ao ser efetuada esta manutenção. Este é um campo obrigatório.

O campo “Data Selo”, apontado pela ( ) na figura 14, é o campo onde o usuário deve informar a data em que ocorreu a manutenção. Está data é um campo obrigatório no cadastro devido sua fundamental importância para a geração das novas validades do extintor.

3.3 Administração das Requisições de Manutenção Predial

A tela de Administração de Requisições de Manutenção Predial está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.3 – Administração de Requisições”. Esta tela é destinada para os prestadores do setor de Manutenção Predial que farão a administração das solicitações de serviços de manutenção. A administração da requisição é efetuada através da movimentação das situações, iniciando a partir do momento em que o prestador inicia a avaliação da solicitação de serviço.


Figura 15: Tela de Administração de Requisições de Serviço de Manutenção Predial

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Na figura 15, as áreas em tom azul demonstram as informações da requisição já definidas. Na área , encontram-se número de sequência e o ano, ambos podem ser utilizado para pesquisar pela requisição. Na área encontram-se os dados do requisitante e a Ocorrência. Estas informações estão dispostas na tela para fins de contato, como ramal e e-mail, e para definição das tarefas que serão registradas posteriormente nesta tela. Na área . estão dispostos os itens de manutenção, separados por patrimoniais e locais, como na tela de cadastro de Requisição de Serviço de Manutenção Predial.

Apontado pela , encontra-se o campo “Situação”, que demonstra em que fase está a requisição. Este campo não pode ser diretamente alterado, mas pode ser utilizado para pesquisar requisições.

O campo “Responsável”, apontado pela na figura 15, define o responsável pela área para onde esta requisição esta sendo solicitada. Este campo é obrigatório para a administração da requisição e pode ser preenchido simplesmente pelo preenchimento da matricula do prestador responsável ou pesquisado e definido através da lista de valores acessada pelo botão ao lado do campo.

O campo “Tipo de Manutenção”, apontado pela na figura 15, conta com uma lista dos diferentes tipos de manutenção que é de obrigatório preenchimento para a administração da requisição.

A data de previsão localiza-se no campo apontado pela na figura 15. Este campo deve receber a data de previsão de inicio da requisição. Tanto “Tipo de Manutenção”, quanto “Data Previsão”, só podem ser alterados nas fases de analise da requisição.

O campo “Data de Conclusão” apresenta a data de termino da requisição. Esta data é preenchida automaticamente com a data vigente quando a requisição é alterado para a situação de “Tarefas concluídas”. Este campo pode ser identificado na figura 15 pela .

O campo “Classificação da Requisição” apresenta o campo que deve ser informado para fins de controle da requisição. Este campo pode ser identificado na figura 15 pela .

Na figura 15, apontado pela , encontra-se o campo auxiliar “Dica”. Este campo fica disponível na tela para auxiliar o usuário dando dicas relativas a atual situação da requisição.


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Na figura 16 são destacadas as movimentações. É através deste grupo de botões que a administração das requisições deve ser efetivada. Isto quer dizer que um movimento especifico, como por exemplo iniciar a avaliação da requisição, só pode ser executada na atual situação da requisição se o botão de “Avaliar Requisição” estiver habilitado.

Um botão desabilitado significa que aquela movimentação é indaqueca, e portanto não pode ser realizada. Como pode ser visto na figura 16, uma requisição com situação “Em Avaliação” não poderá ser finalizada através do botão “Requisições solucionadas”.

O botão “Avaliar Requisições” efetua o recebimento da requisição aberta e inicia a análise da solução do mesmo. Este botão pode ser identificado pelo na figura 16.

O botão “Enviar para Atendimento” aloca a requisição para o grupo de atividades que tenha seu inicio imediato. Para ser enviada para atendimento, uma requisição requer ao menos uma tarefa alocada a si mesma, assim como exige o preenchimento dos campos obrigatórios disponíveis na tela. Este botão pode ser identificado pela pelo na figura 16.

O botão “Agendar Atendimento” aloca a requisição para ser atendimento para ter seu inicio no dia informado no campo “Data de Previsão”. Assim como o envio para atendimento,

uma requisição requer ao menos uma tarefa alocada a si mesma, assim como exige o preenchimento dos campos obrigatórios para ter seu atendimento agendado. Este botão pode ser identificado pela pelo na figura 16.


Figura 16: Tela de Administração de Requisições de Serviço – Foco nos Movimentos

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O botão “Aguardar Pendência” movimenta a requisição para o estado de espera. Este movimento deve ser utilizado quando a necessidade de aguardar uma licitação, avaliação técnica ou qualquer resposta de terceiros que influencie na avaliação ou no atendimento de uma requisição. Ao colocar a requisição em situação de pendência, uma janela abrirá e ele terá que detalhar qual a pendência. Este botão pode ser identificado pela na figura 16.

O botão “Retornar Pendência” movimenta a requisição de volta para sua situação anterior a pendência. Assim como na pendência, é necessário informar a resolução da pendencia em tela. Para tal, ao clicar no botão “Retornar Pendência”, uma janela abrirá para que o usuário possa digitar a resolução. Este botão pode ser identificado pela na figura 16.

Em alguns casos, uma solicitação não será executada, podendo ser por motivos de valores, técnicos ou pelo problema reportado ser inexistente. Para estes casos, a requisição deverá ser cancelada, por meio do botão “Cancelar Requisição”. Ao cancelar uma requisição, abrirá uma janela solicitando ao usuário o motivo do cancelamento. Está transcrição da descrição do cancelamento é obrigatório para a modificação da situação. Este botão pode ser identificado pela na figura 16.

Ao ter todas suas tarefas finalizadas, o prestador da manutenção predial, poderá finalizar a requisição, pressionando o botão “Requisição Solucionada”. Este botão pode ser identificado pela na figura 16. Uma requisição com situação “Tarefas Solucionadas”, situação gerada a partir do botão “Requisição Solucionada”, representa a finalização dos trabalhos por parte do setor de manutenção.

Esta situação retorna a requisição ao requisitante para que o mesmo a avalie. Uma avaliação positiva, finaliza a requisição, enquanto uma avaliação negativa, exige justificativa e


Figura 17: Tela de Administração de Requisições de Serviço – Aba de Tarefas

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retorna a requisição para situação de análise. A aba Histórico, possui as mesmas funcionalidades encontradas na aba de mesmo nome da tela Requisição de Serviços de Manutenção Predial, as instruções para esta tela encontram-se na figura 17 e em suas explicações, neste manual.

A aba de Tarefas, apresentada na figura 17, é o local na tela de Administração de Requisições de Serviço que permite a divisão, o cadastro e o controle das tarefas de uma requisição.

Cada Item de manutenção pode receber uma ou mais tarefas para o atendimento de uma requisição. Por isto, as tarefas são cadastradas vinculadas sempre a um item de manutenção da requisição. Estes itens são listados na tela para que o usuário possa navegar por eles e escolher qual recebera uma nova tarefa. Esta lista de itens pode ser vista na figura 17 apontada pelo .

Uma tarefa sempre estará vinculada uma empresa contratada e, por subsequencia, a um contrato, ou a um Suprimento de fundo. No grupo de campos apontado pela , na figura 17, o contrato deve ser definido através do uso da lista de valores, acessado no botão ao lado do campo. Caso a tarefa venha a ser precise ser vinculada a um suprimento de fundo, devem ser usados os campos apontados pela na figura 17.

No caso de Contrato e contratada, o uso da lista é importante pois, um único contrato pode ter mais de uma empresa contratada, sendo então fundamental que a contratada correta venha a ser selecionada no cadastro. É obrigatório o preenchimento do Contrato ou de um suprimentos de fundos.

O campo “Situação da Tarefa”, apontado pela na figura 17, define a atual situação da tarefa. Este campo pode estar definido como “Aguardando”, “Em Execução” ou “Finalizada”. Ao ser alterado, este campo informa automaticamente a data de inicio (para quando a situação é alterada para “Em Execução”) ou a data de finalização da tarefa (para quando a situação é alterada para “Finalizado”).

Apontado pela na figura 17, está o campo “Data de Previsão de Conclusão”, onde será informada a data estimada de resolução da requisição.

O campo “Data de Inicio”, apontado pela na figura 17, representa a data em que a requisição foi iniciada e enviada para atendimento.

O campo “Data de Finalização”, apontado pela na figura 17, representa a data em que a requisição foi concluída e entregue pra avaliação do requisitante. Este campo é preenchido automaticamente quando a requisição é movida para a situação de “Tarefas Concluídas”.

Toda tarefas deve ter seu nível de prioridade definido. Esta informação auxilia na definição qual atividade deve ser atendida antes, por isso é fundamental o seu preenchimento na analise da requisição. Esta informação deve ser definida no campo “Avaliação de Prioridade”, que pode ser encontrado na figura 17, apontado pela .


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O campo “Descrição da Tarefa” deve receber a transcrição do que deve ser executado pelo prestador naquela tarefa. Este campo pode ser identificado pela na figura 17. Para facilitar o preenchimento da descrição da tarefa, a tela traz, apontada pela na figura 17, a transcrição do problema apontado para o item de manutenção selecionado. É importante compreender que um mesmo item de manutenção pode ter mais de uma tarefa vinculada. Para navegar nas diferentes tarefas de um item de manutenção, o usuários pode utilizara a barra de navegação lateral, apontada pela na figura 17.

Para que possam ser definidos os prestadores que efetuarão a tarefa, é importante definir que tipo serão estes prestadores. Apontado pela , encontra-se um campo de seleção com as opções de prestador interno e prestador externo. Selecionar prestador interno significa que o(s) prestador(es) que serão alocados nesta tarefa fazem parte do grupo de prestadores e terceiros alocados no local, enquanto a opção de prestador externo corresponde ao(s) prestador(es) corresponde a terceiros contratados apenas para o atendimento da tarefa. Importante salientar que prestadores externos não estarão cadastrados no sistema e, portanto, não estarão disponíveis para cadastro. Entretanto, mesmo em caso de tipo de externo é necessário informar um funcionário do setor de manutenção predial que será o responsável pela controle da execução da tarefa por parte do terceiro externo.

Necessariamente, uma tarefa sempre terá ao menos um prestador alocado para efetuar seu atendimento. Por isso, no canto inferior esquerdo da tela, apontado pela na figura 17, encontram-se os campos que podem receber um ou mais prestadores. Este prestador pode ser preenchido diretamente por meio do preenchimento de sua matricula ou através da lista de valores, acessada no botão ao lado do campo de matrícula.

No canto inferior direito da tela encontra-se o bloco de dados que deve receber os materiais que serão utilizados para a resolução da tarefa. Apontado pela na figura 17, encontra-se o campo para o preenchimento do material, que pode ser efetuado através do preenchimento código ou por meio da lista de valores, acessada pelo botão ao lado do campo “Código”. Ao informar o item, automaticamente, a tela trás uma sugestão de unidade de medida a ser utilizada, conforme cadastrado nas telas do Almoxarifado. Entretanto, o usuário a cadastrar uma tarefa pode modificar essa unidade de medida através do botão, apontado pela . na figura 17.

Em complemento ao material, a tela exige o preenchimento da quantidade daquele item que será utilizado na resolução da tarefa. Esta informação deve ser informada no campo “Qtd.”, apontado pela na figura 17.

Na área , encontram-se botões de atalho para os movimentos de requisição. Estes botões existem também nesta aba para facilitar o movimento das requisições.


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3.4 Requisição de Serviços de Manutenção Predial

O cadastro de Requisição de Serviços de manutenção Predial está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.4 – Requisição de Serviços”.

Este cadastro está disponível para acesso e manipulação de todos os órgãos delegados/superintendências. É aqui que cada Requisição de Serviço de Manutenção Predial deverá ser efetuado. Este cadastro estará disponível para todos usuários do sistema, visto que qualquer usuário poderá solicitar um serviço de manutenção predial.

Este tela é o local destinado para o requisitante cadastrar um possível serviço de manutenção, assim como acompanhar sua situação desta requisição e avaliar a solução desta requisição após a resolução de suas tarefas.

A tela possui duas abas, que podem ser identificadas por ( ) na figura 18. Esta figura apresenta a aba de Requisição, onde serão efetuados os cadastros das solicitações de manutenção predial.

O “Nro. Sequência”, apontado pela ( ) na figura 18, apresenta o código de sequência da requisição e o ano. Ambos valores são gerados automaticamente no cadastramento da requisição. No inicio de um novo ano, o número de sequencia é reiniciado.


Figura 18: Tela de Requisição de Serviços de Manutenção Predial

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Ao lado, encontra-se o campo “Data”, apontado pela na figura 18. Este campo é preenchido automaticamente quando o cadastramento da requisição é efetuada com a data do dia vigente.

Apontado pela na figura 18, o campo “Situação”, é o local onde tanto o solicitante, quanto o administrador podem identificar em que nível da resolução encontra-se a requisição.

Cada modificação, ou seja movimentação, que é efetuado na requisição modifica sua situação. Quando a requisição é finalizada pelo setor de Manutenção Predial, a requisição recebe a situação de “Tarefas Concluídas”. Esta situação habilitará o botão “Avaliação”, identificado pela na figura 18. Este botão acessa a janela onde o solicitante poda efetuar a avaliação da resolução da requisição, informando se o problema foi solucionado, como avalia a resolução e podendo deixar observações sobre a requisição, conforme apresentado na figura 19.

Apontada com ( ), na figura 18, encontram-se os campos de dados do Requisitante. Estes valores são obtidos através do preenchimento da matricula do usuário ou por meio da Lista de valores, acessível pelo botão, localizado ao lado do campo. Ao iniciar a tela, o campo virá informado com a matricula do usuário logado para facilitar o cadastro, mas ainda permitira o preenchimento de outra matricula.

No grupo de dados ao lado, apontado pela na figura 16, encontram-se, para fins apenas informativos, os campos de “Data de Conclusão”, “Data de Previsão” e “Tipo de Manutenção”. Todos estes campos são preenchidos pelo prestador da manutenção predial na avaliação da requisição.

O campo “Descrição da Requisição”, apontado pelo na figura 18, é o espaço reservado para o requisitante descrever o motivo de sua ocorrência, descrevendo os detalhes dos problemas encontrados. Este campo deve ser utilizado para requisições com uma única


Figura 19: Avaliação de Requisição

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descrição. Para múltiplos problemas, a descrição pode ser feita individualmente no campo “Descrição da Ocorrência” do Item de Manutenção

Na parte mais baixa da tela, encontra-se a área dos Itens de manutenção. Item de Manutenção é o patrimônio ou local com que requer atendimento. Esta área oferece ao requisitante a possibilidade de vincular a requisição a um patrimônio, apontado pela na figura 18, e/ou um local, apontado pela na figura 18. É de fundamental importância que as ocorrências informadas no campo de “Descrição da Ocorrência” descrevam especificamente o problema para com o patrimônio ou o local informado. Para tanto, a tela exige o preenchimento de ao menos um item de manutenção.

Na aba Histórico, será o local onde o requisitante poderá conferir o todo o histórico de situações com suas observações.

Como visto na figura 20, apontado pela , encontra-se o campo “Situação”, que define a situação que foi atribuída a requisição naquela data, definida pelo campo de “Data de Alteração”, apontado pela na figura 20. Ao lado, o campo “Usuário”, informa o usuário do sistema que efetuou a mudança de situação. Este campo pode ser identificado pelo na figura 20.

Apontado pelo na figura 20, encontra-se o campo “Detalhamento”. Este campo demonstra a descrição detalhada do histórico, contendo especificações ou informações de motivo, de acordo com a situação referenciada.


Figura 20: Tela de Requisição de Serviços de Manutenção Predial – Aba de Histórico

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O usuário requisitante pode inserir observações no histórico para fins de notação. Para isso basta clicar no botão apontado pela na figura 20. O requisitante será direcionado ao campo “Detalhamento” para descrevê-lo. Os outros campos terão preenchimento automático. Não é possível inserir nenhum outro tipo de situação diferente de observação.

3.5 Plano de Manutenção

O cadastro de Plano de Manutenção está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.5 – Plano de Manutenção”.

Para fins de cadastro, o primeiro dado a ser informado do Plano de Manutenção é o de “Descrição Plano”. Ao salvar, a tela automaticamente gerará um código e o colocará em situação igual a “Aberto”. Estes campos estão apontados pela na figura 21.

O Plano de Manutenção estará atrelado a um contrato e, consequentemente, a uma contratada. Este contrato deve ser informado através dos campos apontados pela na figura 21, podendo ser buscado através da lista de valores.

No bloco central, o usuário informará os diferentes serviços que serão englobados por este plano de manutenção e este contrato. No campo apontado pela na figura 21, o usuário pode dar um titulo ou descrição para o serviço. No campo de “Tipo de Manutenção” ( na figura 21), usuário pode definir entre “patrimonial”, para manutenções relacionadas a


Figura 21: Tela de Plano de Manutenção

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patrimônios, e “Não-Patrimonial” para manutenções não relacionadas a patrimônios. Apontado pela , encontra-se o campo “Grupo de Serviço”, que deve ser escolhido pelo usuário com a área de atuação mais adequado para esta manutenção.

Nos campos de Agendamento, são definidas as datas de execução destas tarefas.No , deve ser informadas a próxima data daquele atendimento. A frequência com que essa data deverá ser atualizada, será informada na “Periodicidade” ( na figura 21). Alguns atendimentos precisam ter seu dia da semana definido, para tal, basta clicar no botão “Dias da Semana”, marcar os dias onde este atendimento poderá ser realizado e clicar em voltar.

O botão “Dias da Semana” encontra-se apontado pela na figura 21. Para suspender um determinado serviço de um plano de manutenção sem prejudicar o restante dos serviços basta o marcar o a caixa de Cancelamento, apontada pela na figura 21.

Cada serviço pode ser direcionado para um grupo de itens de manutenção (locais ou patrimônios). Estes itens serão os que receberão a o serviço agendado. O cadastro destes itens, feitos nos campos apontados pela , pode ser feito através da lista de valores e posteriormente, cancelado através da caixa de cancelamento, apontada pela .

A tela conta, também com sistema de autorizadores, registrando responsável e data, como pode ser vista apontada pela . Com o botão apontado pela , usuário poderá fechar situação / enviar e-mail para a liberação autorização do plano.

A tela ainda oferece a opção de cancelar completamente o Plano de Manutenção, através do botão apontado pela na figura 21 e importar planos antigos para serem usados como base para planos novos, trazendo serviços e itens de manutenção, através do botão apontado pela na figura 21.

3.6 Entrada de Materiais

O cadastro de Entradas de Materiais da Manutenção Predial está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.6 – Entradas de Materiais”.


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A entrada de um ou mais materiais sempre deve ter uma origem. Esta origem poderá ser o almoxarifado, uma compra por orçamento ou uma compra por suprimento de fundo.

Na parte superior da tela, o usuário poderá informar uma das três origens para esta entrada. Se a origem for compra por orçamento, o orçamento de origem deverá ser informado no campo apontado pela na figura 22. Se a entrada venha do almoxarifado, a requisição de almoxarifado deverá ser informada no campo apontado pela na figura 22. Caso a origem da entrada seja de suprimento de fundos, o mesmo deverá ser informado no campo apontado pelo na figura 22.

Os campos Número de Entrada ( na figura 22), Ano ( na figura 22) e Data ( … na figura 22) são gerados automaticamente pelo sistema ao cadastrar a entrada e podem ser utilizados como campos de busca referenciais posteriormente. Importante reparar que só é permitido o cadastro de uma origem diferente por entrada.

Com a origem determinada, o usuário pode informar os itens que estarão nesta entrada, suas respectivas quantidades e valores.

Esta definição é feita inicialmente pela combinação de Material ( na figura 22), Modelo ( na figura 22) e Marca ( na figura 22). Automaticamente, o sistema mostrará a unidade de medida padrão definida para este material no campo de Unidade, apontado pela . na figura 22. A quantidade de itens deverá ser preenchida no campo apontado na figura 22 pela , assim como o valor unitário do item que deve ser preenchido no campo apontado na figura 22 pela .

Com a quantidade e o valor informados, o sistema calculará o valor total do material ( . na figura 22) e o valor total da entrada ( na figura 22). A tela disponibiliza um acesso direto a tela consulta do item para checar a quantidade do mesmo disponível por meio do botão apontado pela na figura 22.


Figura 22: Tela de Entradas de Materiais

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Para proteger os dados, as entradas cadastradas só são contabilizadas a partir do momento em que o usuário finaliza seu cadastro, por meio do botão apontado pela na figura 22. Caso a entrada possua erro ou precise ser cancelada, o usuário poderá cancelar a entrada através do botão apontado pela na figura 22. A situação da entrada será sempre apresentada no campo de situação ( na figura 22).

3.7 Solicitação de Material

O cadastro de Solicitações de Materiais está disponível na opção “Aplicações, 8.13.1.2.7 – Solicitações de Materiais”.

A tela de Solicitação de Materiais possui duas abas. A aba de Movimento de Saída é apresentada na figura 23.

A Solicitação de material ou Saída de materiais do controle da Manutenção Predial sempre estará atrelada a uma O.S. de atendimento interna do setor.


Figura 23: Tela de Solicitação de Materiais (Aba Movimento de Saída)

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Portanto, o preenchimento da Requisição de Serviço de Manutenção faz-se obrigatória. O preenchimento da O.S. ( na figura 23) e do Ano ( na figura 23) pode ser feito diretamente através da lista de valores ou manualmente. Em ambos os casos a lista mostrará as tarefas atreladas a esta requisição. É importante que a tarefa correta seja selecionada para que a movimentação de materiais seja vinculada diretamente a aquela atividade. Com os dados informados a tela demonstrará o nome do Requisitante ( na figura 23).

Após a definição da O.S. e da tarefa, o usuário poderá cadastrar os materiais que serão baixados do controle para serem utilizados no atendimento desta O.S. Este cadastro inicia-se pela definição do Material/Modelo/Marca ( na figura 23) através de uma lista de valores acessível no botão ao lado do campo. Esta lista apresentará somente itens que constam no controle de materiais.

Ao selecionar um material, automaticamente a tela mostrará a unidade de medida utilizada para o mesmo no campo Unidade, apontado pela na figura 23. A quantidade de exemplares do material a serem baixados é definida pelo campo “Qtd.”, apontado pela na figura 23.

O valor unitário ( na figura 23), o valor total do material ( na figura 23) e o total geral do movimento de saída ( na figura 23) são calculados e apresentados após o cadastro do movimento de saída.

Assim como na tela de Entrada de materiais, a tela de Solicitação de Materiais disponibiliza um acesso direto a tela consulta do item para checar a quantidade do mesmo disponível por meio do botão apontado pela na figura 23.


Figura 24: Tela de Solicitação de Materiais (Aba Devolução)

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Apresentada na figura 24, a aba de Devolução oferece ao usuário a possibilidade de retornar as sobras e excessos para o controle de materiais.

Para efetuar a devolução de materiais, o usuário deve preencher a saída de origem desta devolução. Para simplificar esta procura, o usuário deve informar a O.S. referenciada nesta saída ( na figura 24), filtrando a lista de valores de saídas. O campo “Ano”, apontado pela na figura 24, pode ser utilizado para pesquisar pela requisição de serviço. Após o preenchimento da requisição de serviço o sistema trará automaticamente o nome do requisitante ( na figura 24).

Ao preencher o número da saída ( na figura 24) o sistema trará automaticamente o Ano ( na figura 24) . Este valor pode ser informado através da lista de valores.

Após o preenchimento da Requisição de Serviço e da Saída, o usuário deve pressionar o botão “Mostrar itens”, apontado pela na figura 24, assim a tela trará, no bloco inferior, a lista dos materiais do movimento de saída informado.

A lista de materiais é composta pela descrição do Material / Modelo / Marca ( na figura 24) , a unidade de medida deste item ( na figura 24) e a quantidade destes itens que foram movimentadas ( na figura 24) .

Para efetuar a devolução de materiais, basta preencher o campo “Qtd. de Devolução” ( na figura 24) com a quantidade a ser devolvida de cada item e finalizar a devolução pressionando o botão “Efetuar Devolução”, apontado pela na figura 24.

É importante salientar que devoluções não poderão ser desfeita ou cancelada, por isso a tela questionará o usuário antes de efetuar a devolução.

4 Consultas

4.1 Histórico de Manutenções de Extintores

A Consulta de Histórico de Manutenções de Extintores está disponível na opção “Aplicações, 8.13.3.1 – Histórico de Manutenções de Extintores”. Através desta tela o usuário poderá consultar todas as manutenções efetuadas em um extintor, verificando além dos dados da manutenção, as validades geradas por elas.


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Para efetuar a consulta, o usuário deve inicialmente informar o Patrimônio do Extintor que deseja ser consultado no campo “Patrimônio Extintor”, apontado na figura 25 pela ( ).

Este campo tem a sua disposição uma lista de valores, disponível no botão ao lado do campo para facilitar a busca. Após o preenchimento de um Patrimônio de Extintor valido basta efetuar a busca ( pressionar F8). O grupo de campos apontado pela ( )na figura 25, trará os dados referente ao extintor, enquanto o bloco de cor verde trará a o histórico referente ao extintor informado.

No botão “Emitir relatório”, apontado pelo ( ) na figura 25, o usuário pode emitir a mesma resultado obtido na consulta demonstrada em tela em forma de relatório. O relatório exigirá apenas o preenchimento adequando do Patrimônio Extintor para sua emissão.

4.2 Listagem de Requisições de Manutenção Predial

A tela de Listagem de Requisições de Manutenção Predial está disponível na opção “Aplicações, 8.13.2.2 – Listagem de Requisições”. Esta tela é destinada para todos os prestadores que desejem consultar listas de requisições e acessar as opções de acordo com seu tipo de permissão.


Figura 25: Tela de Histórico de Manutenção de Extintores

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Para efetuar a consulta, o usuário pode usar os filtros de pesquisa, apontados pelo . na figura 26. Entretanto, nenhum destes campos é obrigatório para a pesquisa. Para aplicas os filtros na pesquisa basta pressionar o botão “Pesquisar”.

No bloco do resultado da pesquisa pode ser encontrada o número de sequência e seu ano para identificação inicial da requisição. Este campo é apontado pelo na figura 26.

Apontado pela na figura 26, encontra-se o campo “Espera (dias)”. Este campo informa a quantas horas o chamado foi aberto e ainda não foi finalizado. Caso o chamados esteja concluído ou cancelado, o campo ficará com valor zerado.

Ao identificar a requisição procurada o usuário poderá acessá-la através do botão apontado pela na figura 26. Este acesso é diferenciado para cada tipo de usuário. Ao pressionar este botão o requisitante é direcionado para a tela Requisição de Serviços, enquanto os usuários prestadores do setor de Manutenção Predial que farão o atendimento e avaliação das requisições serão direcionados para a tela Administração das Requisições.

O campo apontado pela na figura 26, apresenta a data de cadastro do requisição, efetuada na Requisição de Serviços. Ao lado encontra-se o campo de “Situação”, que informa a atual situação da requisição pesquisada, apontado pela na figura 26.

Apontado pela na figura 26, encontra-se os campos do requisitante deste chamado, sendo compostos por sua matrícula e seu nome.


Figura 26: Tela de Listagem de Requisição de Serviços de Manutenção Predial

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Em amarelo, encontra-se o campo “Ocorrência”, que pode ser identificado pela na figura 26. Este campo contem a descrição da solicitação feita na tela Requisição de Serviços pelo requisitante. Para facilitar a leitura, devido ao tamanho de seus textos, este campo pode ser visualizado por meio do duplo clique, apresentando uma versão maior do campo, que pode ser diminuída novamente através do duplo clique. O campo também conta com um acesso completo de suas informações através do botão apontado pela na figura 26.

4.3 Consulta de Materiais

A tela de Consulta de Materiais está disponível na opção “Aplicações, 8.13.2.3 – Consulta de Materiais”. Esta tela possibilita consultar as quantidades de itens disponíveis no controle de materiais.

Para efetuar a consulta, o usuário pode usar os filtros de pesquisa, apontados pela . na figura 26. Entretanto, nenhum destes campos é obrigatório para a pesquisa. Para aplicas os filtros na pesquisa basta pressionar o botão “Consultar”.

No bloco do resultado da pesquisa pode ser encontrada as descrições de Material / Modelo / Marca. Este campo é apontado pela na figura 27. Apontado pela na figura 27, encontra-se a unidade de medida definida para o material.

Apontado pela na figura 27, encontra-se o campo “Valor Unitário Médio”. Este campo informa a quantas unidades restam deste item no controle de materiais .

5 Relatório

5.1 Relatório de Consumo

O relatório para verificação do consumo pode ser disponibilizado nos formatos mensal e anual. No tipo mensal os dados são agrupados por dia, já no modo anual são agrupados por ano. Em ambos os casos, os dados são exibidos por medidor.

Seu acesso está disponível em “Aplicações, 8.13.3.1 – Relatório de Consumo”.

Informe os filtros desejados para visualização dos consumos.


Figura 27: Tela de Consulta de Materiais

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5.2 Relatório de Extintores

O relatório de extintores pode ser filtrados por Regional, Tipo de carga do Extintor, Situação atual do extintor e por seu período de vencimento.

Seu acesso está disponível em “Aplicações, 8.13.3.2 – Relatório de Extintores”.


Figura 28: Tela Emissão de Relatório de consumo

Figura 29: Tela Emissão de Relatório de Extintores

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