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ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL Florianópolis, 20 de julho de 2009.

Manual de Procedimentos AUDITORIA

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ESTADO DE SANTA CATARINASECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDADIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

Florianópolis, 20 de julho de 2009.

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APRESENTAÇÃO

À Diretoria de Auditoria Geral, Núcleo Técnico do Sistema de Controle Interno, compete programar, coordenar, orientar e incrementar atividades de auditagem ou outras a ela relacionadas, nos órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta, orientando tecnicamente as Unidades Setoriais e Seccionais sistêmicas, supervisionando-lhes as atividades e estabelecendo normas para a padronização, racionalização e controle das ações referentes às suas atividades.

A auditoria interna consiste nas atividades de avaliação, orientação, fiscalização, disseminação de boas práticas e assessoramento da administração, voltadas para o exame da adequação, eficiência e eficácia dos controles internos, da qualidade do desempenho das áreas em relação às suas atribuições, bem como da legalidade e legitimidade dos atos de gestão da Administração Pública Estadual.

O presente manual fundamenta-se no art. 23 do Decreto nº 2.056 de 20 de janeiro de 2009 e tem por finalidade básica a definição de conceitos e o estabelecimento de normas e procedimentos aplicáveis no âmbito da Diretoria de Auditoria Geral - DIAG, particularmente quanto à definição de competências, princípios, instrumentos de trabalho, técnicas e espécies de auditoria, padronização e tipos de documentos, trâmite de documentos e gestão do site.

Os Auditores Internos do Poder Executivo e os demais servidores da DIAG devem observar os aspectos legais, as normas e os procedimentos definidos neste manual, o qual estabelece critérios gerais que devem ser seguidos de forma a permitir que suas atuações sejam objetivas, sistemáticas e equânimes.

O Manual de Procedimentos deverá ser permanentemente atualizado e aprimorado, acompanhando a evolução das atividades da Diretoria de Auditoria Geral, das técnicas de auditoria e da Administração Pública.

Florianópolis, 17 de julho de 2009.

Antônio Marcos GavazzoniSecretário de Estado da Fazenda

Pedro MendesDiretor Geral

Francisco Vieira PinheiroDiretor de Auditoria Geral

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Elaborado por

André Pinheiro OliveiraAuditor Interno do Poder Executivo

Cristina Keller SartoriAuditora Interna do Poder Executivo

Gisele RafaeliAuditora Interna do Poder Executivo

Isadora CastelliAuditora Interna do Poder Executivo

Luciana Bernieri PereiraAuditora Interna do Poder Executivo

Maria Eliane Silva FurlanAuditora Interna do Poder Executivo

Marisa Zikan da SilvaAuditora Interna do Poder Executivo

Odilon Inácio Teixeira Auditor Interno do Poder Executivo

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Revisado por:

Herta Machado CapaverdeGerente de Auditoria de Atos de Pessoal

Jaime Luiz KleinGerente de Auditoria de Contas Públicas

Ana Cristina S. W. MazotiniGerente de Auditoria de Contratos

Sebastião Luiz PereiraGerente de Auditoria de Recursos Antecipados

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SUMÁRIO

1. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ............................................................... 8 2. COMPETÊNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL ............................. 8

2.1. GERÊNCIA DE AUDITORIA DE ATOS DE PESSOAL - GEAPE ................................................ 9 2.2. GERÊNCIA DE AUDITORIA DE CONTAS PÚBLICAS - GEAUP ................................................ 9 2.3. GERÊNCIA DE AUDITORIA DE CONTRATOS - GEAUC ......................................................... 9 2.4. GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS - GERAN ....................................... 9

3. ABRANGÊNCIA DE ATUAÇÃO DA DIAG ....................................................... 9 4. PRINCÍPIOS NORTEADORES DOS TRABALHOS DE AUDITORIA ............ 10 5. NORMAS DE AUDITORIA ............................................................................... 12

5.1. NORMAS RELATIVAS À CONDUTA DOS AUDITORES .............................................................. 13 5.2. NORMAS RELATIVAS À EXECUÇÃO DA AUDITORIA ............................................................... 14 5.3. NORMAS RELATIVAS À FORMA DE COMUNICAÇÃO ............................................................... 17 5.4. NORMAS RELATIVAS À MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO .......................................................... 18

6. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA ............................................................... 19 7. TÉCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO UTILIZADAS PELA DIAG . 20

7.1. CIRCULARIZAÇÃO OU CONFIRMAÇÃO EXTERNA ................................................................... 20 7.2. CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS ........................................................................................ 21 7.3. CORRELAÇÃO DAS INFORMAÇÕES OBTIDAS ....................................................................... 21 7.4. CORTE DAS OPERAÇÕES .............................................................................................. 21 7.5. ENTREVISTA ............................................................................................................. 21 7.6. EXAME DA DOCUMENTAÇÃO ORIGINAL ............................................................................. 21 7.7. EXAME DOS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS ........................................................................... 22 7.8. EXAME FÍSICO ........................................................................................................... 22 7.9. OBSERVAÇÃO DAS ATIVIDADES E CONDIÇÕES .................................................................... 22 7.10. AMOSTRAGEM ......................................................................................................... 22

7.10.1. Planejamento da amostra ....................................................................................... 23 7.10.2. Métodos de amostragem ........................................................................................ 24 7.10.3. Seleção da amostra ................................................................................................ 25 7.10.4. Avaliação dos resultados da amostra ..................................................................... 25

8. INSTRUMENTOS DE TRABALHO ................................................................. 26 8.1. PAPÉIS DE TRABALHO ................................................................................................. 26 8.2. MATRIZ DE RISCO ...................................................................................................... 26

8.2.1. Operacionalização .................................................................................................... 27

9. ESPÉCIES DE AUDITORIA ............................................................................ 28 9.1. AUDITORIA ORDINÁRIA ................................................................................................ 28

9.1.1. Auditoria de conformidade ........................................................................................ 28 9.1.2. Auditoria de acompanhamento ................................................................................. 28 9.1.3. Auditoria de avaliação da gestão .............................................................................. 29 9.1.4. Auditoria operacional ................................................................................................ 29

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9.2. AUDITORIA ESPECIAL .................................................................................................. 29

10. MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS ....................................................... 29 11. PADRONIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG ...... 31

11.1. REGRAS GERAIS ...................................................................................................... 31 11.1.1. Papel ...................................................................................................................... 31 11.1.2. Margens ................................................................................................................. 31 11.1.3. Formatação do texto ............................................................................................... 32 11.1.4. Sumário .................................................................................................................. 32 11.1.5. Numeração das páginas ......................................................................................... 33 11.1.6. Referências ............................................................................................................ 33 11.1.7. Citação de texto ...................................................................................................... 33 11.1.8. Remissão a texto legal ........................................................................................... 33 11.1.9. Datas ...................................................................................................................... 33 11.1.10. Abreviações .......................................................................................................... 34 11.1.11. Cabeçalhos ........................................................................................................... 34 11.1.12. Folha de continuação ........................................................................................... 34 11.1.13. Endereçamento .................................................................................................... 35 11.1.14. Assinatura ............................................................................................................ 35 11.1.15. Anexos ................................................................................................................. 35 11.1.16. Numeração dos documentos da DIAG ................................................................. 36 11.1.17. Armazenamento dos documentos na rede ........................................................... 36

12. TIPOS DE DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG ............................ 36 12.1. OFÍCIO .................................................................................................................. 36 12.2. COMUNICAÇÃO INTERNA ............................................................................................ 37 12.3. INFORMAÇÃO .......................................................................................................... 37 12.4. PARECER ............................................................................................................... 38 12.5. ORIENTAÇÃO TÉCNICA .............................................................................................. 38 12.6. PROGRAMA DE AUDITORIA ......................................................................................... 39 12.7. COMUNICAÇÃO DE AUDITORIA .................................................................................... 40 12.8. RELATÓRIO DE AUDITORIA ......................................................................................... 41

12.8.1. Normas relativas à elaboração de Relatório de Auditoria ....................................... 41 12.9. RELATÓRIO E CERTIFICADO DE AUDITORIA EM PROCESSO TOMADA DE CONTAS ESPECIAL ....... 43 12.10. PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - PAA/DIAG ........... 44

12.10.1. Critérios para a elaboração do PAA/DIAG ........................................................... 44 12.11. RELATÓRIO DE ATIVIDADES DA DIAG ....................................................................... 45

13. PROCESSO DE AUDITORIA ........................................................................ 46 13.1. FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO .................................................................................... 46

14. TRÂMITE DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS NA DIAG ....................... 47 14.1. DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DA DIAG .............................................................. 47 14.2. CÓPIAS DOS AUTOS DOS PROCESSOS ........................................................................... 48

15. GESTÃO DO SITE DA DIAG ......................................................................... 48 16. BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 50

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LISTA DE SIGLAS

ABNT – Associação Brasileira de Normas TécnicasAUDIBRA - Instituto dos Auditores Internos do BrasilAUDITOR - Auditor Interno do Poder ExecutivoCFC - Conselho Federal de ContabilidadeCA - Certificado de AuditoriaCI - Comunicação Interna CoA -Comunicação de AuditoriaDCOG - Diretoria de Contabilidade GeralDIAG - Diretoria de Auditoria GeralGAO - United States General Accounting OfficeGEAPE - Gerência de Auditoria de Atos de Pessoal GEAUC - Gerência de Auditoria de ContratosGEAUP - Gerência de Auditoria de Contas PúblicasGERAN - Gerência de Auditoria de Recursos AntecipadosIN - Instrução NormativaINTOSAI - Organização Internacional de Entidades FiscalizadorasLOA - Lei Orçamentária AnualPA - Programa de AuditoriaPAA/DIAG - Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral SEF - Secretaria de Estado da FazendaSPP - Sistema Controle de Processos PadrãoTCE - Tomada de Contas Especial

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1. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A Constituição Estadual no artigo 62 dispõe que os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:

I - avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos do Estado;

II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto à eficácia e à eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da Administração Estadual, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado;

III - exercer o controle das operações de crédito, avais e outras garantias, bem como dos direitos e haveres do Estado;

IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.No âmbito do Poder Executivo Estadual, o Sistema de Controle Interno foi

instituído sob a forma de sistema administrativo. A Lei Complementar nº 381, de 7 de maio de 2007, dispõe sobre o modelo de gestão e a estrutura organizacional da Administração Pública Estadual. Em seu art. 150 define que o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo tem como órgão central a Secretaria de Estado da Fazenda, e como núcleos técnicos a Diretoria de Auditoria Geral - DIAG e a Diretoria de Contabilidade Geral - DCOG.

Atualmente, o Sistema de Controle interno está regulamentado pelo Decreto Estadual nº 2.056, de 20 de janeiro de 2009.

2. COMPETÊNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

A Diretoria de Auditoria Geral - DIAG tem por finalidade básica verificar a legalidade e a legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística dos órgãos e entidades da Administração Pública, bem como analisar a aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado.

No cumprimento de suas competências, atuando preventivamente, a DIAG busca orientar, padronizar, racionalizar e normatizar as atividades de controle interno, visando à correta aplicação dos recursos públicos, à capacitação de servidores e à disseminação de boas práticas.

O Regimento Interno da Secretaria de Estado da Fazenda, aprovado pelo Decreto nº 3.874, de 28 de dezembro de 2005, estabelece as competências da Diretoria de Auditoria Geral - DIAG e de suas gerências.

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2.1. Gerência de Auditoria de Atos de Pessoal - GEAPE

À Gerência de Auditoria de Atos de Pessoal compete desenvolver as atividades relativas à análise, fiscalização, controle e orientação aos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, quanto ao fiel cumprimento das normas e dos atos de pessoal, a qualquer título, e sua repercussão financeira, zelando pela lisura dos procedimentos e pela correta aplicação dos recursos.

2.2. Gerência de Auditoria de Contas Públicas - GEAUP

A Gerência de Auditoria de Contas Públicas é responsável pela orientação, fiscalização, controle e acompanhamento do controle interno das contas públicas estaduais, especialmente quanto aos atos referentes à execução do orçamento e aos diversos estágios das receitas e despesas públicas.

2.3. Gerência de Auditoria de Contratos - GEAUC

À Gerência de Auditoria de Contratos compete orientar e fiscalizar os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta quanto à regularidade e à legalidade de seus processos licitatórios, suas dispensas ou inexigibilidades de licitação, bem como quanto à execução e à legalidade dos contratos, zelando pela lisura dos procedimentos e pela correta aplicação dos recursos.

2.4. Gerência de Auditoria de Recursos Antecipados - GERAN

A Gerência de Auditoria de Recursos Antecipados é responsável pela orientação, fiscalização, controle e acompanhamento da aplicação dos recursos financeiros repassados pelo Estado a título de adiantamento, subvenção social, convênio ou qualquer outra forma de transferência voluntária.

3. ABRANGÊNCIA DE ATUAÇÃO DA DIAG

Estão sujeitos à auditoria interna:a) os ordenadores de despesas das unidades da Administração Direta, das

Autarquias e das Fundações, bem como os dirigentes das empresas subsidiárias e controladas, ou quaisquer outras de cujo capital o Estado participe;

b) aqueles que arrecadarem, gerirem ou guardarem dinheiros, valores e bens do Estado, ou que por eles responderem;

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c) aqueles que, estipendiados ou não pelos cofres públicos, derem, por ação ou omissão, causa à perda, subtração ou extravio de valores, bens ou materiais do Estado pelos quais sejam responsáveis;

d) os responsáveis por entidades ou organizações de direito público ou privado que se utilizarem de contribuições para fins sociais, subvenções ou transferências à conta do orçamento do Estado;

e) os servidores públicos investidos em cargos efetivos, os nomeados para ocuparem cargos comissionados e os empregados;

f) todos os recursos extra-orçamentários e os recursos originários da Lei Orçamentária Anual, de créditos adicionais, de operações de crédito do Estado, assim como as receitas próprias e as aplicações da Administração Estadual Direta ou Indireta.

4. PRINCÍPIOS NORTEADORES DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

Os trabalhos de auditoria terão foco na prevenção, buscando fortalecer os controles prévios e concomitantes, e serão norteados pelos princípios constitucionais da administração pública, pelos princípios implícitos decorrentes de outras normas e por aqueles reconhecidos pela doutrina e jurisprudência, dentre os quais destacam-se:

a) legalidade: o administrador público somente poderá fazer o que estiver expressamente autorizado em lei e nas demais espécies normativas, inexistindo, portanto, incidência de sua vontade subjetiva, pois à Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza. A Administração deve indicar em cada ato praticado a sua devida fundamentação legal;

b) finalidade: impõe ao administrador público que atue vinculado ao interesse público e com obediência à finalidade específica da lei. O princípio da finalidade é elemento formador do ato administrativo e seu desvirtuamento gera nulidade do ato praticado;

c) impessoalidade: requer objetividade no atendimento do interesse público, vedada a promoção pessoal de agentes ou autoridades;

d) moralidade: estabelece que a Administração deve atuar segundo padrões éticos de probidade, decoro e boa-fé, por meio de um padrão de conduta normalmente aceito pela sociedade, devendo o agente público agir com honestidade e justiça em busca do melhor resultado para o interesse público, com base no que estabelece a lei. A moralidade exige proporcionalidade entre os meios e os fins a atingir, entre os sacrifícios impostos à coletividade e os benefícios por ela auferidos;

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e) publicidade: torna obrigatória a divulgação de atos, contratos e outros instrumentos celebrados pela Administração Pública para conhecimento, controle e início dos seus efeitos. A publicidade dar-se-á pela inserção do ato no Diário Oficial ou edital afixado em local próprio para divulgação oficial dos atos administrativos, ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas na Constituição Federal;

f) transparência: divulgação de relatórios e demonstrativos, visando permitir ao cidadão avaliar, por meio da informação disponibilizada, o grau de sucesso obtido no gerenciamento de receitas e despesas públicas, particularmente à luz das normas previstas na Lei de Responsabilidade Fiscal;

g) eficiência: dever do agente público de atuar produzindo resultados favoráveis à consecução dos fins a que o Estado se propõe. O aparelho do Estado deverá revelar-se apto a gerar mais benefícios com os recursos disponíveis, aumentando a produtividade e enfatizando a qualidade e o desempenho nos serviços públicos prestados;

h) eficácia: é o dever de administrar com base em ações planejadas, a fim de garantir a produção do efeito desejado;

i) efetividade: consolidação dos princípios da eficiência e da eficácia, cumprindo os objetivos propostos com qualidade e produtividade;

j) eqüidade: dever de a Administração Pública zelar para que suas ações não sejam elementos causadores de desigualdades;

k) economicidade: impõe à Administração Pública executar suas tarefas com a melhor relação custo-benefício na busca por bons resultados, evitando-se, assim, desperdícios;

l) legitimidade: todo ato administrativo deve ser expedido com todos os seus pressupostos atendidos, ou seja, expedido pela autoridade competente, com justos motivos, conforme objeto predefinido, na forma definida em norma e com propósito de atender ao interesse público;

m) motivação: descrição expressa dos pressupostos fáticos e jurídicos de cada ato administrativo expedido pela autoridade competente; permite confrontar os motivos explicitados com os atos praticados. A motivação dos atos administrativos deve ocorrer sempre, mesmo quando em atos discricionários, cuja exceção deverá estar prevista em norma (como é o caso da livre nomeação e exoneração de agentes para cargos comissionados, cuja motivação é facultativa por disposição constitucional/legal);

n) razoabilidade: é a aplicação da lógica racional para a tomada de decisão quanto à escolha do que for mais eficiente, conveniente, oportuno ou apto a atender ao interesse público. A razoabilidade vai se atrelar à congruência lógica entre as situações postas e as decisões administrativas;

o) proporcionalidade: adequação quantitativa entre meios e fins, vedada a imposição de obrigações, restrições e sanções em medida superior

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àquelas estritamente necessárias ao atendimento do objetivo pretendido;

p) segurança jurídica: não se deve alterar ato ou situação jurídica consolidada, definitiva, mediante aplicação retroativa de nova interpretação da lei, ou invalidar decisões com vícios sanáveis e que não acarretem lesão ao interesse público nem prejuízo a terceiros. É a garantia da observância do devido processo legal-administrativo, com a proteção dos institutos da preclusão, decadência, prescrição, coisa julgada, direito adquirido, bem como o respeito ao ato jurídico perfeito e acabado. É, também, a interpretação da norma administrativa da forma que melhor garanta o atendimento do fim público a que se dirige, vedada aplicação retroativa de nova interpretação;

q) ampla defesa/contraditório: garantia constitucional assegurada aos litigantes e acusados em geral de se defenderem com os meios e recursos de que a lei dispõe; de terem acesso aos autos; de obterem cópias de documentos; com apresentação de provas e razões antes da decisão; além de tomarem ciência da própria decisão. É a garantia de que a contradita será considerada efetivamente por quem cabe o julgamento;

r) interesse público: todas as ações adotadas pelo administrador público devem ter como motivação a obediência ao interesse coletivo. A utilidade ou interesse público é a finalidade própria da Administração Pública.

s) autotutela: poder da administração de anular os atos praticados em desrespeito à lei, bem como a prerrogativa administrativa de revogação de atos administrativos com base em juízo discricionário de conveniência e oportunidade, respeitados os direitos adquiridos e ressalvada a apreciação judicial.

5. NORMAS DE AUDITORIA

As normas de auditoria interna têm a finalidade de padronizar e esclarecer a terminologia utilizada no desempenho dos trabalhos, além de orientar os Auditores Internos do Poder Executivo quanto ao seu papel, suas responsabilidades e sua forma de atuação.

Para a elaboração das normas do presente Manual foram consultados o Código de Ética e Normas de Auditoria da INTOSAI; as Normas de Auditoria Governamental do GAO; as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna da AUDIBRA; a Instrução Normativa nº 01, de 6 de abril de 2001, da Secretaria Federal de Controle Interno; o Decreto Estadual nº 2.056, de 20 de janeiro de 2009, entre outros.

As normas de auditoria estão estruturadas da seguinte forma:a) normas relativas à conduta dos auditores;

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b) normas relativas à execução da auditoria;c) normas relativas à forma de comunicação;d) normas relativas à manifestação do auditado.

5.1. Normas relativas à conduta dos auditores

No desempenho de suas funções, o auditor deve observar os seguintes valores e princípios:

a) integridade: o auditor está obrigado a cumprir normas elevadas de conduta durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal dos órgãos ou entidades auditadas, tomando decisões de acordo com os interesses públicos e aplicando um critério de honradez absoluta na realização do seu trabalho;

b) independência: o auditor deve ser independente com relação ao órgão ou entidade auditada e a outros grupos de interesse externos, atuando conforme sua competência legal;

c) objetividade: o auditor deve apresentar o mais alto grau de objetividade na coleta, avaliação e comunicação de informações sobre a atividade ou processo em exame. Todo trabalho efetuado pelo auditor e, em particular, seus relatórios, deverão ser exatos e objetivos, baseando-se exclusivamente nas evidências obtidas e reunidas de acordo com as normas de auditoria, alcançando o objetivo do Programa de Auditoria com a melhor relação custo/benefício;

d) imparcialidade: a informação fornecida pelo órgão ou entidade auditada ou por terceiros deverá ser considerada de modo imparcial pelo auditor, o qual deve fazer uma avaliação equilibrada de todas as circunstâncias relevantes, não devendo ser influenciado de forma indevida pelos seus próprios interesses ou por outros na formulação de julgamentos e opiniões;

e) conflito de interesse: o auditor deve evitar relações que possam suscitar dúvidas sobre sua objetividade e independência e não deve se utilizar do cargo com propósitos privados, nem tampouco utilizar informação recebida no desempenho de suas obrigações como meio de obter benefícios pessoais para si ou para outrem;

f) neutralidade político-partidária: o auditor deve conservar sua independência com respeito às influências político-partidárias;

g) sigilo profissional: as informações obtidas pelo auditor durante a auditoria não deverão ser reveladas a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo aos responsáveis pelo cumprimento de determinações legais ou aos seus superiores hierárquicos, como parte dos procedimentos normais da Diretoria, em conformidade com as leis pertinentes;

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h) competência profissional: o auditor designado para realizar a auditoria deve possuir competência profissional para desempenhar as tarefas requeridas, ou seja, possuir conhecimentos, habilidades e experiências adequadas. Do mesmo modo, deve entender os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento do órgão ou entidade auditada;

i) desenvolvimento profissional: o auditor tem a obrigação continuada de se atualizar e melhorar as habilidades requeridas para o desempenho de suas responsabilidades;

j) zelo profissional: o auditor deve ser um profissional prudente e competente, sempre considerando a complexidade dos trabalhos de auditoria, incluindo a cuidadosa atenção ao planejamento, à obtenção e avaliação de evidência, à formação de opiniões e conclusões e à formulação de recomendações.

5.2. Normas relativas à execução da auditoria

Para a execução dos trabalhos de auditoria, devem ser observados os seguintes aspectos:

a) programação: as auditorias ordinárias são definidas no PAA/DIAG, elaborado pela DIAG em conjunto com as respectivas Gerências e aprovado pelo Secretário de Estado da Fazenda. As auditorias especiais, não previstas no PAA/DIAG, serão realizadas de acordo com o estabelecido pelo diretor e aprovadas pelo Secretário de Estado da Fazenda;

b) preparação da auditoria: nesta etapa é definida a equipe de auditoria e o seu coordenador. Compreende, ainda, a elaboração do Programa de Auditoria (PA), a ser aprovado pelo Diretor de Auditoria Geral e submetido à deliberação do Secretário de Estado da Fazenda. O auditor, ao elaborar o PA, deve planejar a execução da auditoria com o objetivo de garantir que seja de qualidade e executada de forma econômica, eficiente, eficaz e oportuna. O planejamento deve considerar os fatores relevantes, especialmente os seguintes:1) a observância do PAA/DIAG;2) o conhecimento da missão e dos objetivos estratégicos do órgão ou

entidade;3) o grau de confiabilidade do controle interno do órgão ou entidade

auditada; 4) os sistemas de administração financeira, planejamento e

orçamento, gestão patrimonial, gestão de materiais e serviços, gestão de recursos humanos e demais sistemas administrativos e operacionais;

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5) a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados;

6) os riscos de auditoria, quer pelo volume ou complexidade das transações e operações, quer pelo uso do trabalho de especialistas;

7) as orientações e as expectativas externadas pelo órgão central de controle interno aos auditores;

8) o conhecimento do resultado e das providências tomadas em relação a trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados;

9) o acesso aos sistemas informatizados vinculados ao objeto da auditoria devem estar disponíveis aos auditores antes do início da auditoria, com o fito de melhor planejar os trabalhos.

c) quantitativo de auditores: as auditorias in loco devem ser executadas por, preferencialmente, 2 (dois) auditores;

d) coordenador de equipe: o coordenador de equipe será indicado pelo gerente e identificado no Programa de Auditoria e no ofício de apresentação. Sua função é coordenar os trabalhos de auditoria, assegurar o cumprimento do PA e reportar ao gerente quaisquer ocorrências que impliquem desvios na realização das atribuições. O coordenador de equipe representa os auditores perante o gestor do órgão ou entidade, sendo responsável pela emissão de eventuais Comunicações de Auditoria. Deve também verificar se os documentos fornecidos pelo órgão ou entidade auditada identificam quem os elaborou ou forneceu, e se estão legíveis, datados e assinados;

e) contato com o gestor: antes do início da auditoria, sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos, deve ser feito um contato preliminar com o gestor do órgão ou entidade ou seu representante legal para apresentar os objetivos pretendidos;

f) reunião de abertura: reunião realizada com a direção do órgão ou entidade auditada na qual o diretor, gerente ou coordenador de equipe faz a entrega do ofício de apresentação dos auditores e a explanação dos objetivos da auditoria. Nesta ocasião são definidos os recursos materiais e humanos necessários ao bom andamento dos trabalhos, bem como o responsável no órgão ou entidade para acompanhar os trabalhos de auditoria;

g) livre acesso: o auditor, no exercício de suas funções, terá livre acesso a todas as dependências do órgão ou entidade examinada, assim como a documentos, sistemas informatizados, valores e informações consideradas indispensáveis ao cumprimento do Programa de Auditoria, não lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informação. Quando houver limitação da ação, o fato deverá ser comunicado de imediato pelo coordenador de equipe ao gerente, para que tome as providências necessárias;

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h) observância às leis e regulamentos aplicáveis: o auditor deve observar as leis e os regulamentos aplicáveis para satisfazer os objetivos da auditoria;

i) evidências de auditoria: o auditor deverá realizar, na extensão julgada necessária, os testes ou provas adequadas às circunstâncias, para obter evidências qualitativamente aceitáveis que fundamentem, de forma objetiva, suas conclusões. A validade do seu trabalho depende diretamente da qualidade da evidência, que será considerada satisfatória quando reunir as características de suficiência, adequação e pertinência. O auditor deve documentar adequadamente as evidências de auditoria nos papéis de trabalho, incluindo a fundamentação e o alcance do planejamento, do trabalho executado e das constatações de auditoria;

j) verificação de irregularidades: apesar da busca de irregularidades não ser o objetivo primordial das atividades da auditoria, o auditor deve estar consciente da possibilidade de, no decorrer dos exames, defrontar-se com tais ocorrências. Compete-lhe, assim, prestar especial atenção às transações ou situações que apresentem indícios de irregularidades e, quando obtiver evidências, comunicar de imediato o fato ao seu gerente para adoção das medidas cabíveis. A aplicação dos procedimentos especificados no Programa de Auditoria não garante necessariamente a detecção de toda irregularidade, sendo que a identificação posterior de situação imprópria ou irregular, ocorrida no período submetido a exame, não significa que o trabalho tenha sido inadequado;

k) recomendação de adoção ou suspensão de procedimentos: o auditor designado como coordenador de equipe deverá, caso detecte a ocorrência de irregularidades, comunicar por escrito os fatos ao Gerente, que comunicará ao Diretor de Auditoria Geral, que poderá recomendar ao órgão ou entidade, por meio de oficio, a adoção ou suspensão de procedimentos ou atos administrativos, até posterior análise, sempre que a continuidade destes possa resultar em dano ou prejuízo ao erário;

l) reunião de encerramento: no prazo de 10 (dez) dias úteis após o encerramento da auditoria in loco e, preferencialmente, após a emissão e aprovação pelo diretor do Relatório de Auditoria, a equipe de auditores, juntamente com diretor, gerente e/ou coordenador de equipe, deverá realizar uma reunião com os responsáveis dos órgãos ou entidades, objetivando apresentar o resumo do que foi constatado, recomendar a adoção de providências e informar as próximas etapas a serem desenvolvidas, quais sejam: prazo para manifestação, elaboração do Plano de Ação e emissão do Relatório de Auditoria de reanálise, o qual apreciará as manifestações do auditado;

m) relatório de auditoria: o relatório é um documento de caráter formal que contém o resultado dos exames efetuados, devendo ser elaborado no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis depois de finalizada a auditoria in loco, prorrogável por igual período, e apresentado de acordo com os critérios especificados no item 12.6. O relatório deve ser apresentado dentro do prazo para permitir que as ações preventivas, corretivas ou

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saneadoras sejam levadas ao conhecimento do auditado em tempo hábil para a adoção de providências;

n) supervisão e revisão: toda atividade de auditoria deve ser supervisionada pelo superior hierárquico ou por servidor a quem a função seja delegada. A supervisão deve abranger a verificação:1) do correto planejamento dos trabalhos de acordo com o objeto da

auditoria;2) da aplicação de procedimentos e técnicas para o atingimento das

metas/objetivos previstos para a execução dos trabalhos;3) da fiel observância dos objetivos estabelecidos no Programa de

Auditoria;4) da adequada formulação dos papéis de trabalho;5) da adequada utilização dos dados dos Sistemas Informatizados; 6) da necessária consistência das observações e conclusões;7) do cumprimento das normas e dos procedimentos de aplicação

geral.

5.3. Normas relativas à forma de comunicação

A Diretoria de Auditoria Geral, no cumprimento de suas competências, pode utilizar os seguintes instrumentos, conforme o objeto dos trabalhos: Relatório de Auditoria, Relatório e Certificado de Auditoria para Tomada de Contas Especial, Informação, Parecer, Orientação Técnica ou Comunicação de Auditoria, dentre outras formas de comunicação.

O auditor deve observar, nas suas diversas formas de comunicação, principalmente, os seguintes atributos:

a) coerência: resulta da utilização harmoniosa das palavras em relação ao sentido do texto, de modo que a mensagem se organize de forma sequenciada, tendo um início, um meio e um fim;

b) coesão: correto encadeamento lógico das idéias dentro do texto, resultando na relação de sentido entre uma idéia e outra;

c) concisão: apresentação de uma idéia em poucas palavras sem, contudo, comprometer-lhe a clareza. A expressão concisa desenvolve-se em sentido retilíneo, evitando adjetivação desnecessária, períodos extensos e confusos. Obtém-se a concisão ao eliminar os clichês, cortar redundâncias e retirar idéias excessivas;

d) impessoalidade: a forma de tratar os assuntos públicos deve ser impessoal, isto é, sem impressões individuais do redator ou direcionamento particular do assunto tratado. O verbo deve ser empregado na primeira pessoa do plural ou, ainda, na terceira pessoa do singular;

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e) objetividade: consiste na expressão exata de um pensamento, dispensando elementos que possam distrair o leitor do que se deseja transmitir. O texto objetivo foca as informações relevantes, demonstrando a existência real e material da informação;

f) clareza: colocação adequada das palavras, visando facilitar a compreensão da mensagem. Para comunicar-se com clareza, deve-se eliminar as redundâncias, utilizar frases curtas e concisas, adotar padrão culto de linguagem, evitar vocábulos de circulação restrita, construir as orações na ordem direta, buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o documento, dando preferência ao tempo presente ou ao futuro simples do presente e observar rigorosamente a correção gramatical;

g) convicção: demonstrar a certeza da informação, visando convencer qualquer pessoa a chegar às mesmas conclusões, evitando termos e expressões que possam ensejar dúvidas;

h) integridade: registrar a totalidade das informações de forma exata e imparcial, incluindo na comunicação todos os fatos observados, sem nenhuma omissão, proporcionando uma visão completa das irregularidades apontadas, recomendações efetuadas e conclusões;

i) fundamentação: identificar a legislação e, se relevante, a doutrina e a jurisprudência que fundamentam os apontamentos constantes dos relatórios, pareceres e demais documentos emitidos pela DIAG.

j) oportunidade: transmitir as informações com tempestividade, a fim de que os assuntos nelas abordados possam ser objeto de oportunas providências.

5.4. Normas relativas à manifestação do auditado

a) prazo para manifestação: concluído o Relatório de Auditoria, após a anuência expressa do Secretário de Estado da Fazenda, o diretor dará conhecimento formal do relatório à autoridade administrativa competente do órgão ou entidade auditada, concedendo prazo de 30 dias, a contar do recebimento, para manifestação. Os prazos computar-se-ão excluindo o dia do começo e incluindo o do vencimento. O controle dos prazos para manifestação será feito pela equipe de apoio da DIAG e incluirá todas as partes diligenciadas;

b) defesa de ex-ordenadores: caso o Relatório de Auditoria aponte irregularidades que resultem dano ao erário e que sejam atribuídas a ex-ordenadores de despesa, o Diretor de Auditoria Geral encaminhará ofício, dando-lhes conhecimento do relatório referente aos seus respectivos períodos de gestão, concedendo prazo de 30 dias, a contar do recebimento, para, desejando, manifestarem-se;

c) prorrogação do prazo para manifestação: em razão da extensão e da complexidade dos fatos apontados, o prazo poderá ser prorrogado por mais 30 dias, mediante solicitação formal do órgão ou entidade auditada ao Diretor de Auditoria Geral, antes de vencido o prazo inicial;

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d) abrangência da manifestação: será solicitada manifestação do auditado sobre as irregularidades apontadas no Relatório de Auditoria das quais decorram prejuízo ao erário ou outras impropriedades consideradas relevantes pela sua materialidade, reincidência ou risco que ofereça aos objetivos do órgão ou entidade; quanto às demais impropriedades, caberá ao auditado a opção de contraditá-las ou não;

e) protocolização: qualquer manifestação, resposta ou documento do órgão ou entidade auditada será encaminhado pela autoridade administrativa competente e dirigido ao Diretor de Auditoria Geral, devendo ser protocolizado na Secretaria de Estado da Fazenda e conter referência ao número do processo. O Relatório de Auditoria será considerado recebido pelo órgão ou entidade na data protocolizada no ofício de encaminhamento ou na data do Aviso de Recebimento, emitido pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. Os documentos relacionados com a auditoria interna considerar-se-ão recebidos pela Secretaria de Estado da Fazenda quando nela protocolizados ou, quando encaminhados, no dia em que, endereçados a este órgão, tiverem sido postados sob registro em repartição dos correios.

6. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Conforme a Norma Técnica Brasileira de Contabilidade NBC T 12 - Auditoria Interna, aprovada pela Resolução CFC nº 986, de 21/11/03, os procedimentos de auditoria interna constituem exames e investigações que permitem ao auditor obter subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações.

Os procedimentos de auditoria abrangem os seguintes testes:a) testes de observância: visam à obtenção de razoável segurança de que

os controles internos estabelecidos pela Administração Pública estão em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionários e administradores do órgão ou entidade. Na sua aplicação, devem ser considerados os seguintes procedimentos:1) inspeção: verificação de registros, documentos e ativos tangíveis;2) observação: acompanhamento de processo ou procedimento

quando de sua execução;3) investigação e confirmação: obtenção de informações perante

pessoas físicas ou jurídicas conhecedoras das transações e das operações, dentro ou fora do órgão ou entidade;

b) testes substantivos: visam à obtenção de evidências quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informações do órgão ou entidade.

As informações que fundamentam os resultados da auditoria interna são denominadas de evidências, que devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e úteis, de modo a fornecerem base sólida para as conclusões e recomendações.

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7. TÉCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO UTILIZADAS PELA DIAG

As técnicas de auditoria e fiscalização consistem no conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o auditor para a obtenção de evidências, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e úteis para conclusão dos trabalhos, evitando-se a aplicação de técnicas inadequadas, a execução de exames desnecessários e o desperdício de recursos humanos e tempo.

Atendendo aos postulados da eficiência e economicidade, quando a relação custo/benefício não justifique o deslocamento de uma equipe, as atividades de auditoria poderão se dar no âmbito da Diretoria de Auditoria Geral, com base nas informações dos órgãos ou entidades, obtidas por meio de exame de processo ou por meio eletrônico.

7.1. Circularização ou confirmação externa

Equivale à verificação da fidedignidade das informações obtidas internamente, junto a fontes externas ao auditado - pessoas não ligadas ao órgão ou entidade, seja por interesses comerciais ou afetivos - com a finalidade de obter confirmações em fonte diversa da origem dos dados ou outras informações externas necessárias para a análise da matéria auditada.

A circularização deve ser feita somente por meio de ofício assinado pelo diretor. O acompanhamento da remessa e obtenção das respostas dos pedidos circularizados deve ficar sob controle do coordenador de equipe, para evitar que haja influência ou modificação, por parte do auditado, dos dados ou respostas dos itens objeto do processo da circularização.

O pedido de confirmação de dados usados pela auditoria pode ser positivo ou negativo. O positivo é utilizado quando há necessidade de resposta da pessoa de quem se quer obter uma confirmação formal. Este pedido pode ser usado de duas formas:

a) branco: quando não se colocam valores nos pedidos de confirmação;b) preto: quando são utilizados saldos ou valores a serem confirmados na

data-base indicada.O pedido de confirmação negativo é utilizado quando a resposta for

necessária em caso de discordância da pessoa de quem se quer obter a confirmação, ou seja, na falta de confirmação, o auditor entende que a pessoa concorda com os valores colocados no pedido de confirmação. Este tipo de pedido é geralmente usado como complemento do pedido de confirmação positivo e deve ser expedido como carta registrada para assegurar que a pessoa de quem se quer obter a confirmação efetivamente recebeu tal pedido.

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7.2. Conferência de cálculos

Consiste na revisão das memórias de cálculo ou na confirmação de valores por meio da comparação de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados.

Esta técnica é amplamente utilizada em virtude de a quase totalidade das operações do órgão ou entidade envolver valores. Embora os valores auditados possam ter sido conferidos pelo órgão ou entidade, é de suma importância que sejam reconferidos.

7.3. Correlação das informações obtidas

Correlação consiste no cotejamento de informações obtidas de fontes independentes, autônomas e distintas, no interior da própria organização. Essa técnica procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidências.

7.4. Corte das operações

Equivale ao corte interruptivo das operações ou transações para apurar, de forma seccionada, a dinâmica de um procedimento, representando a fotografia do momento-chave de um processo.

7.5. Entrevista

Consiste na formulação de perguntas e obtenção de respostas adequadas e suficientes. Sua aplicação deve ser feita por auditor que tenha conhecimento do órgão ou entidade e da área sob exame, evitando-se questionamentos desnecessários que não sejam objeto da auditoria. As respostas podem ser obtidas por meio de declarações formais ou informais.

Toda informação obtida deve, dentro do possível, ser examinada, constatando-se sua efetiva comprovação e veracidade.

7.6. Exame da documentação original

Trata-se da comprovação de transações que, por exigências legais, comerciais ou de controle, são evidenciadas por meio de documentos comprobatórios. É o exame de processos, de atos formalizados e de documentos avulsos.

O uso desta técnica deve sempre ser conjugado com o de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal.

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O exame realizado pelo auditor sobre tais documentos deve observar os seguintes critérios:

a) autenticidade: constatar se a documentação é fidedigna e merece crédito;

b) aprovação: verificar se a operação e os documentos foram aprovados por pessoa autorizada;

c) normalidade: apurar se a transação refere-se à operação normal e está de acordo com os objetivos do órgão ou entidade;

d) registro: verificar se os registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados, foram adequados.

7.7. Exame dos lançamentos contábeis

É a técnica utilizada para constatação da veracidade das informações contábeis e fiscais, além de possibilitar levantamentos específicos nas análises, composições de saldos ou conciliações.

7.8. Exame físico

Consiste na verificação in loco, para atestar se há correspondência entre os registros e a existência física dos objetos e verificar a autenticidade, a qualidade, a quantidade e as condições de conservação ou armazenamento.

7.9. Observação das atividades e condições

Esta técnica envolve o poder de constatação visual do auditor, efetuando-se a comparação do comportamento observado com os padrões. Pode revelar erros, problemas ou deficiências que de outra forma seriam de difícil constatação.

A observação é a mais genérica de todas as técnicas de auditoria. Ela não se aplica à verificação específica de problemas, como a circularização ou a conferência de cálculos; entretanto, é útil em quase todas as fases do exame e não deve jamais ser omitida ou negligenciada.

7.10. Amostragem

Para a determinação da extensão de um teste de auditoria, o auditor pode utilizar técnicas de amostragem.

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A amostragem estatística é uma forma de seleção científica que proporciona o conhecimento do universo a partir do conhecimento de uma amostra. Todavia, a amostragem estatística é recomendável quando o universo possui características homogêneas.

Não é recomendada:a) em populações pequenas;b) quando as características da população forem de fácil mensuração,

mesmo que a população não seja pequena;c) quando o conhecimento deve ser exato.Quando a amostra for determinada pela experiência do auditor, ela será

considerada amostragem não-estatística. Tanto o método estatístico como o não-estatístico podem ser utilizados;

contudo, em ambos, o auditor deve planejar e selecionar a amostra, aplicar a essa amostra procedimentos de auditoria e avaliar os resultados, de forma a proporcionar adequada evidência.

7.10.1. Planejamento da amostra

Ao planejar e determinar a amostra de auditoria, o auditor deve levar em consideração os seguintes aspectos:

a) os objetivos específicos da auditoria;b) a população da qual o auditor deseja extrair a amostra;c) a estratificação da população;d) o tamanho da amostra;e) o risco da amostragem.Para auxiliar no planejamento eficiente e eficaz da amostra, pode ser

apropriado usar estratificação, que é o processo de dividir uma população em subpopulações, cada qual contendo um grupo de unidades de amostragem com características homogêneas ou similares.

O risco de amostragem surge da possibilidade de que a conclusão do auditor, com base em uma amostra, possa ser diferente da conclusão que seria alcançada se toda a população estivesse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria.

O tamanho da amostra é afetado pelo nível do risco de amostragem que o auditor está disposto a aceitar dos resultados da amostra. Quanto mais baixo o risco que o auditor estiver disposto a aceitar, maior deve ser o tamanho da amostra.

Se o auditor espera que a população contenha erro, é necessário examinar uma amostra maior. Tamanhos menores de amostra justificam-se quando se espera que a população esteja isenta de erros. Para facilitar a decisão, o auditor pode considerar aspectos como: erros identificados em auditorias anteriores, mudança

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nos procedimentos da entidade e evidência obtida na aplicação de outros procedimentos de auditoria.

7.10.2. Métodos de amostragem

a) método do valor monetárioO método de amostragem estatística do valor monetário faz com que a

unidade física deixe de ser o enfoque da seleção para dar lugar à unidade monetária. Assim, cada unidade monetária tem a mesma chance de ser auditada.

O processo seria a unidade física e seu valor, a unidade monetária, onde cada real (R$) dos processos teria a mesma probabilidade de ser selecionado em uma amostragem. O método poderia ser utilizado, por exemplo, quando da realização de uma auditoria em processos ou empenhos.

Após proceder à tabulação da população, o passo seguinte seria a determinação do tamanho da amostra. A escolha pode ser feita de duas maneiras: amostragem por números aleatórios ou amostragem sistemática.

b) tabela PhilipsA Tabela Philips determina em sua última coluna o número máximo de

problemas aceitáveis, ou seja, se o número de problemas for acima do índice, o auditor poderá concluir que os controles internos não são adequados.

Tabela IV - Tabela PhilipsTamanho da População

Tamanho da Amostra

Índice de Problemas

10-19 11 0120-50 13 0151-100 20 02101-200 35 03201-500 42 04501-1000 55 051001-2000 70 062001-5000 90 125001-10000 150 2410001-20000 220 3620001-50000 280 48Maior que 50001 350 60

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7.10.3. Seleção da amostra

O auditor deve selecionar itens de amostra de tal forma que se possa esperar que a mesma seja representativa da população. Este procedimento exige que todos os itens da população tenham a mesma oportunidade de serem selecionados.

A seleção de amostra poder ser feita por meio de:a) seleção aleatória ou randômica;b) seleção sistemática, observando um intervalo constante entre as

transações realizadas;c) seleção casual, a critério do auditor, baseada em sua experiência

profissional.Alguns procedimentos de auditoria não estão dentro da definição de

amostragem, como, por exemplo, os testes aplicados na totalidade de uma população, ou a aplicação de procedimentos de auditoria a todos os itens que tenham uma característica particular dentro de uma população (todos os itens acima de um certo valor). Nestes casos os itens não foram selecionados, impossibilitando a mesma chance de seleção a todos os itens da população.

7.10.4. Avaliação dos resultados da amostra

Tendo executado, em cada item da amostra, os procedimentos de auditoria apropriados, o auditor deve:

a) analisar qualquer erro detectado na amostra;b) extrapolar os erros encontrados na amostra para a população;c) reavaliar o risco de amostragem.Caso o auditor observe que existem características comuns nos erros

descobertos (mesmo credor, código de provento ou período de tempo, etc) poderá agrupar todos os itens da população que tenham características comuns e ampliar os procedimentos de auditoria nessa área.

Quando o erro projetado exceder o erro tolerável, o auditor deve reconsiderar sua avaliação anterior do risco de amostragem e, se esse risco for inaceitável, considerar a possibilidade de ampliar o procedimento de auditoria ou executar procedimentos de auditoria alternativos.

O auditor deve fazer constar do Relatório de Auditoria todas as considerações adotadas no planejamento amostral, tais como: população, método de amostragem utilizado, tamanho da amostra, dentre outros.

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8. INSTRUMENTOS DE TRABALHO

8.1. Papéis de trabalho

Conforme a Norma Técnica Brasileira de Contabilidade NBC T 12 - Auditoria Interna, aprovada pela Resolução CFC nº 986, de 21 de novembro de 2003, a auditoria interna deve ser documentada por meio de papéis de trabalho, elaborados em meio físico ou eletrônico.

Os papéis de trabalho são compostos por documentos, registros dos atos, informações e provas coletados no curso da auditoria. Devem ter abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreensão da extensão dos procedimentos de auditoria interna aplicados, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte à opinião e recomendações do auditor.

Sempre deve ser verificada a integridade das análises, demonstrações ou quaisquer outros documentos que componham os papéis de trabalho.

Os papéis de trabalho têm as seguintes finalidades:a) auxiliar na execução dos exames;b) evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas;c) servir de suporte aos relatórios e informações;d) fornecer um meio de revisão pelos superiores para determinar se o

serviço foi feito de forma adequada e eficaz, se as conclusões foram pertinentes e para considerar possíveis modificações nos procedimentos adotados e no Programa de Auditoria.

Os papéis de trabalho que consubstanciem os apontamentos do Relatório de Auditoria deverão ser juntados aos autos do processo. Os relatórios e/ou informações extraídos de sistemas informatizados que, pela extensão não justificam a sua impressão, devem ser armazenados em arquivos na pasta eletrônica do coordenador da equipe, devendo ser criada uma pasta para cada auditoria realizada.

8.2. Matriz de risco

A matriz de risco auxilia o planejamento quando seleciona previamente as áreas ou assuntos mais relevantes, determina o enfoque dos trabalhos, otimiza o tempo de duração da auditoria e potencializa os resultados.

A matriz de risco monitora um conjunto de variáveis que representam situações de risco em determinado órgão ou entidade, bem como seleciona os programas ou questões mais relevantes para a execução das diversas espécies de auditoria.

O objetivo da elaboração da matriz é a formação de uma seleção prioritária dos órgãos, entidades e fundos com administração própria ou dos programas de governo, sob o ponto de vista dos riscos envolvidos. Aqueles que obtiverem a maior

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pontuação apresentam maior risco e terão prioridade quando do planejamento dos trabalhos de auditoria interna.

8.2.1. Operacionalização

A matriz de risco será alimentada pelas peças orçamentárias do Governo do Estado e pelo acompanhamento do cumprimento das recomendações de auditoria, entre outros.

A cada variável se atribui uma pontuação (peso), cujo somatório indica o grau de fragilidade do órgão, entidade ou programa. A pontuação dar-se-á a partir da avaliação de cada item e poderá ser alterada, atribuindo-se peso maior para determinada variável em momento de acentuado comprometimento com algum programa, por exemplo.

O resultado da matriz de risco servirá de instrumento para o planejamento da auditoria, indicando de forma lógica e ordenada os órgãos, entidades ou programas prioritários. Como não é possível estabelecer uma equação matemática sem a influência de alguns quesitos subjetivos, é necessária a criação de mecanismos que possibilitem a constante reavaliação da matriz.

A tabulação dos dados será feita mediante a avaliação criteriosa de cada variável contemplada na matriz, com vistas a pontuá-la de forma a se obter o valor correspondente à relevância, ao risco e à materialidade.

a) relevância: representa a importância do órgão ou entidade sob o ponto de vista do interesse público, com foco voltado para o aspecto social, ambiental, de segurança pública, entre outros. Ela poderá ser identificada por meio:

1) do grau de inserção nas diretrizes do governo;2) do grau de inserção nos objetivos fundamentais do Estado;3) do impacto ambiental;4) de outros aspectos relevantes.

b) risco: a avaliação dos riscos de auditoria definirá a profundidade das atividades, uma vez que, quanto maior o risco, maior o número de procedimentos específicos para minimizá-lo;

c) materialidade: refere-se à importância, em termos de valores, que um bem, operação ou fato tem em um determinado contexto. Representa o montante de créditos orçamentários ou recursos financeiros alocados, em um exercício financeiro, em um órgão ou entidade ou em um projeto quando comparados ao orçamento global do Estado.

Quando o objetivo da matriz for ranquear órgãos ou entidades, os fundos deverão ser tratados de forma similar aos demais órgãos ou entidades, ou seja, avaliados e pontuados individualmente, exceto nos casos em que o fundo não tenha estrutura administrativa específica para sua gestão. Nesses casos, a pontuação a ser atribuída será a mesma do órgão ou entidade ao qual estiver vinculado.

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Quanto aos fundos que não tenham estrutura administrativa específica, a auditoria a ser empregada é basicamente a de conformidade contábil, que deverá apreciar também a legalidade das origens e aplicações dos recursos. Em referência às aplicações, a verificação fica resumida à destinação dada aos recursos (se está compatível com a prevista na legislação) e não a sua operacionalização (se foi licitado e processado adequadamente), cuja análise será efetuada por ocasião da auditoria na unidade gestora dos recursos.

Quando o objetivo da matriz for avaliar programas de governo, estes deverão ser analisados de forma individualizada, sendo que a materialidade deverá corresponder aos valores destinados ao respectivo programa na Lei Orçamentária Anual (LOA) referente ao exercício anterior ou corrente.

O ciclo de auditoria dos programas de governo será, preferencialmente, igual ao período de mandato do governante que o instituiu ou ao prazo de duração do programa, se fixado. Essa medida permitirá o acompanhamento mais adequado e concomitante dos programas selecionados, permitindo a sugestão de ações corretivas no curso de sua execução. As espécies de auditoria a serem empregadas nos programas de governo serão preferencialmente a de Conformidade e a Operacional.

9. ESPÉCIES DE AUDITORIA

9.1. Auditoria ordinária

9.1.1. Auditoria de conformidade

A auditoria de conformidade objetiva avaliar a adequação dos processos, procedimentos e atividades das unidades auditadas com a legislação e os regulamentos aplicáveis, bem como a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis sujeitos a sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial.

9.1.2. Auditoria de acompanhamento

A auditoria de acompanhamento objetiva atuar tempestivamente sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais positivos e negativos, evidenciando melhorias ou prevenindo gargalos nos processos ou procedimentos. Visa, ainda, avaliar a conformidade legal e contábil dos atos praticados e a avaliação das soluções técnicas implantadas, bem como fornecer informações para decisões gerenciais.

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9.1.3. Auditoria de avaliação da gestão

A auditoria de avaliação da gestão tem por objetivo precípuo certificar a regularidade das contas nos processos de prestação ou tomada de contas, no que se refere à execução de contratos, acordos, convênios ou ajustes, à probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração de valores ou outros bens do Estado ou a ele confiados, entre outros aspectos.

9.1.4. Auditoria operacional

A auditoria operacional consiste em avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional, ou parte dele, dos órgãos ou entidades da Administração Pública Estadual, programas de governo, projetos, atividades, sistemas administrativos ou segmentos destes, com a finalidade de emitir opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da eficiência, eficácia, efetividade e economicidade.

Procura auxiliar a administração na gerência e nos resultados, por meio de recomendações que visem a aprimorar os procedimentos, a melhorar os controles e a aumentar a responsabilidade gerencial.

Consiste em uma atividade de assessoramento ao gestor público, com vistas a aprimorar as práticas administrativas, sendo desenvolvida de forma tempestiva no contexto do setor público, atuando sobre a gestão, seus programas governamentais e sistemas informatizados.

9.2. Auditoria especial

A Auditoria Especial objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, podendo ser realizada por determinação expressa do Secretário de Estado da Fazenda para atender a pedido do Governador, de Secretários de Estado ou de dirigentes de entidades da Administração Indireta.

Classificam-se também como auditoria especial os demais trabalhos auditoriais não inseridos nas espécies anteriormente definidas.

10. MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS

O monitoramento das auditorias visa acompanhar as providências tomadas no âmbito do órgão ou entidade em resposta às recomendações contidas nos Relatórios de Auditoria emitidos pela DIAG. O objetivo do monitoramento é interagir com os gestores responsáveis, de forma a facilitar a implementação e o acompanhamento das recomendações.

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Além de acompanhar a evolução do desempenho dos órgãos ou entidades auditadas, o monitoramento fornece à DIAG e aos gestores as informações de que necessitam para verificar, de um lado, se as auditorias realizadas têm obtido os resultados esperados e, de outro, se as ações adotadas pelos gestores têm contribuído para o alcance dos resultados desejados, não apenas nos aspectos relativos à legalidade, mas também naqueles atinentes à economicidade, eficiência, eficácia, efetividade e eqüidade das despesas governamentais.

Objetivando aumentar a efetividade do monitoramento, recomenda-se a elaboração de um Plano de Ação, que consiste em um compromisso acordado com os gestores responsáveis pelo órgão ou entidade auditada, envolvendo, basicamente, um cronograma em que são definidas as medidas a serem adotadas, os responsáveis por sua execução e o prazo para a implementação das recomendações propostas no Relatório de Auditoria, conforme exemplo abaixo:

Recomendações/ Constatações

Medidas a serem adotadas

Prazo para implementação

Responsáveis pela execução

O Plano de Ação, via de regra, será elaborado pelos gestores do órgão ou entidade auditada, e apresentado no prazo de até 30 dias, juntamente com a manifestação referente ao Relatório de Auditoria. É interessante que os representantes da equipe de auditoria, bem como os responsáveis pelo controle interno, possam acompanhar o processo de construção do plano, de forma a incentivar que as metas sejam desafiadoras, que os prazos sejam realistas e que as dificuldades e obstáculos sejam devidamente considerados. Para tanto, após a emissão do Relatório de Auditoria, a equipe de auditoria deverá realizar reunião com o gestor do órgão ou entidade auditada ou com a pessoa por ele indicada, na qual serão tratados os seguintes assuntos:

a) recomendações constantes do Relatório de Auditoria;b) apresentação da proposta de monitoramento;c) identificação de recomendações-chave;d) elaboração do Plano de Ação;e) eventuais sugestões do auditado;f) outras questões consideradas relevantes.

Quando o gerente da área ou o Diretor de Auditoria Geral julgar conveniente, especialmente quando o resultado do trabalho de auditoria envolver mais de um órgão ou entidade, a equipe de auditoria poderá propor um Plano de Ação, com o objetivo de garantir a efetividade e a implementação das recomendações constantes do Relatório de Auditoria, bem como acelerar a resolução dos problemas ali apontados.

A DIAG, por meio da gerência que realizou a auditoria, deverá monitorar o cumprimento do Plano de Ação. O monitoramento deve ser realizado seis, doze e vinte e quatro meses após a apresentação do Relatório de Auditoria que apreciou a manifestação do auditado, conforme o caso.

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Após o monitoramento, será emitido um Relatório de Auditoria, o qual analisará a implementação das recomendações, devendo especificar, para cada recomendação, o grau de implementação (implementada, em implementação e não implentada) e o impacto decorrente. Se o número de recomendações for muito grande, sugere-se destacar as principais e analisar as restantes em conjunto.

Sempre que o Relatório de Auditoria contiver recomendação de adoção de providências administrativas para apuração de dano ou prejuízo ao erário, o monitoramento deverá ocorrer em 65 dias após o recebimento pelo gestor do órgão ou entidade do Relatório.

Para melhor avaliação dos resultados obtidos, recomenda-se:a) a realização de pelo menos uma verificação in loco seis meses após a

emissão do Relatório de Auditoria de reanálise;b) reuniões com o gestor do órgão ou entidade para avaliar a implementação

do plano de ação.O monitoramento deverá ser feito, preferencialmente, com a participação de

um integrante da equipe que realizou a auditoria.

11. PADRONIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG

Todos os documentos elaborados pela Diretoria de Auditoria Geral devem seguir os padrões estabelecidos neste Manual e, nos casos omissos, as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT.

11.1. Regras gerais

Com a finalidade de uniformizar os documentos produzidos pela DIAG, sua formatação deve seguir os modelos salvos na pasta da rede \\Diag\DOCUMENTOS\Modelos, obedecendo aos critérios descritos na seqüência.

11.1.1. Papel

Os documentos oficiais produzidos pela DIAG devem ser impressos em folhas de papel de formato A-4.

11.1.2. Margens

a) superior: 2,0cm ou 4 espaços simples, contados a partir da última informação do cabeçalho.

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b) inferior, contada do final da folha: 2,5cm c) direita: 1,5cmd) esquerda: 2,5cm

11.1.3. Formatação do texto

a) fonteFonte: Arial, corpo 12b) espaço linear e distância de parágrafo

1) distância da margem esquerda até o início do parágrafo: 1,5cm;2) entre linhas: espaço simples;3) entre parágrafos: espaçamento com 6 pt. antes e 6 pt. depois; 4) entre o texto e as citações, transcrições, ilustrações, tabelas ou

gráficos: espaçamento com 6 pt. antes e 6 pt. depois;5) nas notas de referências bibliográficas de rodapé: espaçamento

com 6 pt. antes e 6 pt. depois.c) destaque gráficoEm se tratando de matéria extensa ou complexa, para uma melhor

compreensão, o documento pode ser dividido em títulos e subtítulos, devidamente enumerados:

1) títulos: em letra maiúscula e negrito;2) subtítulos e divisões: em letra minúscula (com exceção da primeira

letra e dos nomes próprios) e em negrito;3) as palavras e expressões estrangeiras serão grifadas em itálico.

11.1.4. SumárioO sumário deve conter a relação dos títulos, subtítulos e anexos do

documento e suas respectivas páginas. O sumário constituirá página própria e será formalizado ao término do trabalho, sendo obrigatório para documentos com mais de 30 páginas e opcional para os demais.

Inicia-se com o título SUMÁRIO centralizado na folha e contém três colunas: a da esquerda enumera as divisões e subdivisões; a da direita indica o número das páginas; e a do centro, os títulos das divisões do documento. Horizontalmente os títulos das partes serão ligados por linhas pontilhadas aos números das páginas iniciais.

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11.1.5. Numeração das páginas

As páginas devem ser numeradas no centro da extremidade inferior do papel, a partir da segunda página, indicando sempre o número da página e o total de páginas do documento, observando a seguinte formatação:

Fonte: Arial, corpo 10.Ex.: x/y, 5/10, 12/53.

11.1.6. Referências

Referência é o conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento, que permite sua identificação individual.

A referência é constituída de elementos essenciais, que são as informações indispensáveis à identificação do documento, e, quando necessário, de elementos complementares. Sua elaboração deve seguir a NBR-6023, da ABNT.

Ex.: SOBRENOME, Prenome. Título: subtítulo. Local: Editora, ano de publicação. nº de pág. (opcional). Série (opcional).

11.1.7. Citação de texto

As transcrições inferiores a quatro linhas devem compor o corpo do texto, sendo citadas entre aspas. Quando ocuparem quatro linhas ou mais devem observar a seguinte formatação:

Fonte: Arial, corpo 10;Parágrafo (recuo): 4 cm

11.1.8. Remissão a texto legal

Na remissão a texto legal, deve-se observar que a primeira referência indique o seu número, seguido da data, sem abreviação do mês e ano: Lei Federal nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida, indicando apenas o número e o ano: Lei nº 8.112, de 1990 ou Lei nº 8.112/90.

11.1.9. Datas

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a) a indicação do ano deverá ser grafada sem ponto entre a casa do milhar e a da centena, ao contrário do número das leis:. 1998, 1999, 2000, e não 1.998, 1.999, 2.000;

b) as datas, quando grafadas por extenso, observarão as seguintes formas: 4 de março de 2001 e não 04 de março de 2001, 1º de maio de 2001 e não 1 de maio de 2001;

c) em datas abreviadas não se usa ponto, mas barra:14/07/2008.

11.1.10.Abreviações

Utilizar apenas siglas consagradas pelo uso, observando o princípio de que a primeira referência no texto seja acompanhada de seu significado.

11.1.11.Cabeçalhos

Todos os documentos oficiais produzidos pela DIAG devem trazer ao lado do brasão do Estado a identificação da esfera administrativa. O cabeçalho será constituído de tabela com bordas ocultas e duas células na horizontal. A primeira célula será destinada ao brasão do Estado de Santa Catarina e terá a largura de dois centímetros e meio. A segunda célula será dividida em quatro linhas, nas quais constarão, em letras maiúsculas, as seguintes informações, conforme exemplo abaixo:

ESTADO DE SANTA CATARINASECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDADIRETORIA DE AUDITORIA GERALGERÊNCIA DE XXXX ...

O cabeçalho receberá formatações definidas com alinhamento à esquerda, fonte Arial com dez pontos e espaçamento simples entre linhas. O cabeçalho será inserido a um centímetro da borda superior do papel.

11.1.12.Folha de continuação

Nas folhas de continuação e anexos dos ofícios deverá ser repetido o cabeçalho da folha inicial e, 2,0cm abaixo deste, entre parênteses, ser indicado o número da folha acrescido do tipo de documento.

Ex.: (Fl. 2 do Of. nº nnnn/aa, de dd/mm/aa) (Fl. 1 do Anexo 1 do Of. nº nnnn/aa, de dd/mm/aa)

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11.1.13.Endereçamento

No endereçamento interno das correspondências oficiais devem constar os seguintes elementos: forma de tratamento, nome do destinatário em letra maiúscula, cargo, nome da cidade e sigla do estado.

Ex.:Excelentíssimo SenhorFULANO DE TALSecretário de Estado da xxxFlorianópolis-SC

11.1.14.Assinatura

Deverá ser feita acima do nome e cargo do signatário, digitados apenas com iniciais maiúsculas, sem traço entre a assinatura e o nome. Quando houver mais de uma assinatura, deve ser observada a hierarquia crescente. O nome e o cargo são grafados em linhas distintas.

Quando ficarem somente as assinaturas na última página, repetir no topo da mesma: Documento nº nnnn/aa.

11.1.15.Anexos

As tabelas que forem extensas ou outros tipos de informações, tais como check list, organogramas, dentre outros, deverão ser acostados aos trabalhos de auditoria (Relatórios de Auditoria, Informações, Pareceres etc) na forma de anexo.

No corpo do trabalho de auditoria deverá ser mencionado o número do respectivo anexo, que deverá ser em algarismo romano (exemplo: Anexo I).

O cabeçalho da folha do anexo deverá ser no mesmo padrão dos trabalhos de auditoria. O número do Anexo deverá estar precedido do número do respectivo trabalho e do número do processo, conforme segue:

Relatório de Auditoria nº xxx/2009Processo PSEF nº xxxxxxx

Anexo IPara assinatura, deverão ser apostos apenas os carimbos dos auditores que

realizaram os trabalhos e respectivas rubricas e/ou assinaturas.

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11.1.16.Numeração dos documentos da DIAG

Os documentos produzidos na DIAG serão numerados e anexados aos autos do processo somente depois de concluídos e assinados pelo gerente e diretor. Após a assinatura do diretor, o servidor responsável pela numeração obterá o número na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numeração e preencherá todos os campos da planilha.

As exceções são a Comunicação de Auditoria, cuja numeração é reiniciada a cada nova auditoria e a Comunicação Interna, cuja numeração poderá ser obtida por todos os servidores na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numeração, devendo o responsável pelo documento preencher todos os campos da planilha.

Caso o documento já numerado não tenha prosseguimento, o campo destinado ao assunto do arquivo constante da pasta Numeração deve ser imediatamente preenchido com a palavra ANULADO.

11.1.17.Armazenamento dos documentos na rede

Os documentos, depois de concluídos e aprovados pelo gerente, devem ser salvos por este, na Pasta \\Diag\\DOCUMENTOS\EM APROVAÇÃO, em um dos formatos especificados no item 12, de acordo com a espécie do documento, deixando o campo da numeração para ser preenchido posteriormente.

Depois de assinados pelo diretor, um servidor responsável pela numeração salvará os documentos na pasta \\Diag\DOCUMENTOS respectiva e preencherá o campo da numeração. Na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numeração fará o hiperlink ao documento, de forma que, depois de assinado pelo Diretor de Auditoria Geral, o documento poderá ser visto, mas não mais alterado.

12. TIPOS DE DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG

12.1. Ofício

O Ofício é a comunicação externa escrita que as autoridades fazem entre si, com instituições públicas e privadas e com particulares, em caráter oficial. Deve tratar de matéria administrativa ou de encaminhamento.

No âmbito da DIAG, sua expedição compete ao Diretor de Auditoria Geral.Após a conclusão do Ofício da DIAG:a) copiar o Ofício para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAÇÃO\;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: OFDIAGnnnn-aa DESTINO

Assunto, onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

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12.2. Comunicação Interna

Comunicação Interna (CI) é a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em níveis diferentes.

Possui caráter meramente administrativo. Sua expedição compete, no âmbito da DIAG, ao diretor e aos gerentes ou a quem detiver a autorização destes, observando sempre a hierarquia. Não há vocativo obrigatório.

Após a conclusão da Comunicação Interna:a) abrir o arquivo da rede

\\Diag\\DOCUMENTOS\Numeração\aaaa\Comunicação Interna aaaa;b) preencher o arquivo com todos os dados na linha do número seqüencial

utilizado, conforme tabela a seguir:

Nº Data Quem Utilizou Assunto

c) copiar a CI para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\CI\aaaa;d) o nome do arquivo deve seguir o formato: CInnnn-aa DESTINO Assunto.

12.3. Informação

Informação é o documento que expressa o resultado das atividades de acompanhamento dos controles internos ou de levantamentos preliminares da gestão pública, podendo conter esclarecimentos necessários à posterior interpretação técnica ou jurídica, ou ainda, ser interlocutória ou preparatória de uma auditoria.

Serve para auxiliar os gestores na tomada de decisões, para apresentar resultados de levantamentos efetuados pela DIAG ou para sugerir providências a serem adotadas.

Deve ser aprovada pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral.A Informação decorre de uma necessidade verificada pela DIAG. Difere do

Parecer, o qual é emitido em função de um questionamento feito à DIAG.Após a aprovação da Informação, o gerente deve:a) copiar a Informação para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM

APROVAÇÃO;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Informação nnnn-aa DESTINO

Assunto, onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

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12.4. Parecer

Parecer é a manifestação devidamente fundamentada sobre assuntos inseridos no âmbito da Diretoria de Auditoria Geral, submetidos a sua consideração, oriundos dos órgãos e entidades do Poder Executivo, é elaborado por auditor, aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral .

Essa atividade não se confunde com as de consultoria e assessoramento jurídico, que competem à Procuradoria Geral do Estado e aos respectivos setoriais e seccionais de consultoria jurídica, nem com as atividades de competência dos órgãos centrais de cada um dos sistemas administrativos do Estado.

A Diretoria de Auditoria Geral somente emitirá Parecer sobre processo que anteceder a edição de atos normativos ou sobre consultas formuladas após sua apreciação pela assessoria jurídica do órgão responsável.

Após a assinatura, o gerente deve: a) copiar o Parecer para a rede na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\EM

APROVAÇÃO\;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Parecer nnnn-aa DESTINO

Assunto, onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

12.5. Orientação Técnica

A Orientação Técnica é o documento elaborado por auditor, aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral, que visa orientar os administradores de bens e recursos públicos nos assuntos pertinentes à área de competência da DIAG ou esclarecer dúvidas reiteradas e de interesse geral. A Orientação Técnica poderá ser apresentada na forma de Perguntas e Respostas, conforme modelo salvo na pasta da rede \\Diag\DOCUMENTOS\Modelos.

O processo de elaboração da Orientação Técnica deve seguir as seguintes etapas:

a) análise preliminar da necessidade da Orientação Técnica, quanto à orientação ou esclarecimento de dúvidas suscitadas em tese pelos órgãos ou entidades da Administração Pública, desde que estejam dentro do âmbito de atuação da DIAG;

b) busca de consenso, mediante encaminhamento do padrão proposto pelo autor aos demais servidores de sua Gerência de Auditoria ou às demais, dependendo da abrangência da matéria;

c) redação final da Orientação Técnica;d) aprovação do documento pela Gerência de Auditoria;e) envio da Orientação Técnica ao diretor para aprovação.

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Após a aprovação, o gerente deve: a) copiar a Orientação Técnica para a rede na pasta

\\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAÇÃO\;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: OTnnnn-aa Assunto, onde

nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

A equipe de apoio da DIAG providenciará a publicação no site, de forma que conste apenas a Gerência de origem e o nº da Orientação Técnica, retirando a identificação de quem elaborou o documento.

Tendo em vista as contínuas alterações que ocorrem no ordenamento jurídico, as Orientações Técnicas devem ser revisadas e reavaliadas periodicamente, para manterem coerência e sintonia com a legislação vigente. A responsabilidade pela revisão e reavaliação é do titular da Gerência que a emitiu. A nova Orientação Técnica deve consolidar o conteúdo da Orientação anterior, substituindo-a por completo. A versão anterior deverá ser mantida arquivada na íntegra, não podendo o número do documento ser reaproveitado.

A Orientação Técnica deve observar os seguintes critérios:a) quando a orientação citar um formulário, este deverá ser anexado à

orientação;b) no caso de a Orientação Técnica versar sobre sistema informatizado,

sempre que possível, o texto conterá o desenho das telas de uso, na ordem de acesso, acompanhado das devidas explicações.

12.6. Programa de Auditoria

Programa de Auditoria é o documento que sintetiza previamente cada auditoria a ser realizada, identificando, dentre outros aspectos, a espécie de auditoria, o órgão ou entidade auditada, o coordenador e a equipe de auditores, o período a ser examinado, os objetivos, os procedimentos a serem utilizados e o tempo estimado para sua conclusão.

Deve ser estruturado de forma a servir como guia e meio de controle da execução das auditorias e conter os detalhes necessários para propiciar ganhos na produtividade dos trabalhos.

O Programa de Auditoria será elaborado pela Gerência e aprovado pelo Diretor de Auditoria Geral, em consonância com o Plano Anual de Auditoria. Após aprovação pelo diretor, deve ser aberto um processo para deliberação pelo Secretário de Estado da Fazenda e conseqüente início dos trabalhos de auditoria.

O Programa de Auditoria deve ser aprovado com antecedência de, pelo menos, 10 (dez) dias do início da auditoria, devendo conter, no mínimo, as seguintes informações:

a) nº no PAA/DIAG: número correspondente à auditoria programada no Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral;

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b) órgão/entidade: especificar órgão ou entidade, áreas ou unidades a serem auditadas;

c) gerência responsável: nome completo da gerência e a sigla;d) espécie de auditoria: conforme item 9 deste manual;e) objetivo da auditoria: descrever o objetivo de forma precisa e sucinta,

delimitando a amplitude dos trabalhos;f) período de exame: informar o período abrangido nos trabalhos;g) documentos/fontes: citar documentação que será consultada para a

fundamentação dos trabalhos (empenhos, notas fiscais, processos), inclusive a referente a exames prévios ou outras instruções específicas;

h) legislação: elencar a legislação aplicável, normas e instruções vigentes sobre o objeto da auditoria;

i) procedimentos de auditoria: citar os principais procedimentos a serem utilizados, identificando a natureza e a extensão dos mesmos;

j) horas/homem: estimativa da quantidade de horas necessárias para a conclusão dos trabalhos, correspondente à auditoria programada no Plano Anual de Auditoria.

k) auditor(es) : especificar o(s) auditor(es) responsáveis pela execução dos trabalhos.

Após a aprovação, o gerente deve:a) copiar o Programa de Auditoria para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM

APROVAÇÃO\;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: PAnnnn-aa Gerência de

Origem - Órgão Auditado, onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

12.7. Comunicação de Auditoria

Comunicação de Auditoria é o documento elaborado por auditor, no decorrer dos exames, destinado ao órgão ou entidade auditada, com o fim de solicitar esclarecimentos, requisitar documentos e dar ciência de irregularidades constatadas.

Quando da auditoria, in loco a Comunicação de Auditoria deve ser emitida pelo coordenador de equipe, que é responsável por receber os documentos solicitados, verificar se os mesmos identificam quem os elaborou ou forneceu e se estão legíveis, datados e assinados.

Nas hipóteses em que a Comunicação de Auditoria objetivar dar ciência de irregularidades constatadas deverá ser assinada pelo coordenador de equipe em conjunto com gerente e o Diretor de Auditoria Geral.

O auditor deverá definir prazo suficiente e razoável para o cumprimento da Comunicação de Auditoria.

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Após a conclusão dos trabalhos in loco, salvar as Comunicações de Auditoria relativas ao referido processo na pasta \\Diag\Documentos\Comunicações de Auditoria, no formato: CoA-PSEFnnnnn-nnn nn Nome do Órgão.

12.8. Relatório de Auditoria

O Relatório de Auditoria é um documento de caráter formal que contém o resultado dos exames efetuados, devendo ser elaborado no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis depois de finalizada a auditoria in loco. Nos casos em que o objeto da auditoria for muito complexo ou extenso, o prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, mediante solicitação por meio de Comunicação Interna, devidamente motivada, elaborada pelo coordenador de equipe e aprovada pelo respectivo gerente e diretor.

O Relatório de Auditoria deve ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar claramente as conclusões, as recomendações e as providências a serem tomadas pela administração do órgão ou entidade. É emitido por auditor e aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral.

12.8.1. Normas relativas à elaboração de Relatório de Auditoria

O Relatório da Auditoria deverá abordar, no mínimo, os seguintes aspectos:a) identificação do número do processo;b) identificação do órgão ou entidade auditada;c) identificação do titular do órgão ou entidade auditada e, conforme o

período, do ordenador de despesas à época;d) definição do objetivo da auditoria e da extensão dos trabalhos; e) metodologia adotada;f) identificação das principais fontes e/ou documentos consultados;g) principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extensão;h) eventuais limitações ao alcance dos procedimentos de auditoria;i) descrição dos fatos constatados e evidências encontradas;j) riscos associados aos fatos constatados; k) conclusões e recomendações resultantes dos fatos constatados;l) apreciação, se for o caso, da implementação das recomendações de

relatórios de auditoria anteriores e/ou diligências;m) segregação de valores para cada exercício financeiro, no caso de a

auditoria abranger períodos de exercícios financeiros distintos.Os achados de auditoria (apontamentos) devem ser estruturados em itens e

subitens. Em cada item é necessário indicar:

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a) a descrição clara e objetiva dos fatos;b) a fundamentação (legislação, doutrina ou jurisprudência);c) as evidências de auditoria que subsidiam o apontamento e sua

localização no processo;d) o parágrafo conclusivo com:

• a recomendação do auditor acerca do apontamento, propondo, sempre que possível, alternativas de solução para as impropriedades; e/ou

• as restrições que precisam de manifestação por parte do órgão ou entidade, evidenciando os pontos que necessitam de esclarecimentos, de modo a diminuir a incidência de respostas evasivas.

Nas hipóteses em que a restrição objeto do apontamento tenha resultado dano ao erário, deverá ser indicado, sempre que possível:

a) a origem do débito;b) o valor histórico;c) a data da ocorrência;d) o responsável.O auditor deve usar de toda acuidade e prudência na elaboração do

Relatório de Auditoria, levando em conta o exame de todas as circunstâncias envolvidas na situação, avaliando a freqüência da incidência no exercício, a reincidência de constatação em exercícios anteriores, o descumprimento a recomendações anteriores e a ocorrência de prejuízo ao erário.

Na conclusão as constatações deverão ser numeradas para facilitar a compreensão, a manifestação, a adoção de providências pelos auditados e o monitoramento pela DIAG da implementação das recomendações. Deverá ainda identificar o item do Relatório a que se referem.

Quando as constatações demandarem providências de órgãos distintos, as recomendações devem ser segregadas em relação a cada órgão que deverá atender a diligência.

Depois de avaliadas as manifestações do ordenador de despesas do órgão ou entidade ou, após esgotado o prazo previsto para manifestação, será emitido novo Relatório Auditoria, que conterá recomendações ou proposições com base no Relatório de Auditoria preliminar. Este relatório deverá ser estruturado de modo a conter o apontamento contido na conclusão do Relatório de Auditoria preliminar, a manifestação apresentada pelo responsável e a reanálise.

Quando, na execução dos trabalhos, o auditor identificar situação relevante que mereça ser apontada em relatório específico, deverá levar o assunto à Gerência para apreciação da necessidade de abrir processo apartado. Nessa hipótese, o Relatório de Auditoria apartado se reportará ao mesmo Programa de Auditoria e deverá mencionar, em sua introdução, o número do processo original.

Após a aprovação do Relatório de Auditoria, o gerente deve:

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a) copiar o Relatório de Auditoria para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAÇÃO;

b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Relnnnn-aa Nome do Órgão Assunto, onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

12.9. Relatório e Certificado de Auditoria em processo Tomada de Contas Especial

Relatório e Certificado de Auditoria em processo de Tomada de Contas Especial é o documento emitido por auditor que contém manifestação acerca dos procedimentos adotados na Tomada de Contas Especial, em face dos quesitos enumerados em regulamento específico.

O relatório conterá, em sua conclusão, o Certificado de Auditoria que concluirá, conforme o caso:

a) pela regularidade: quando na gestão dos recursos públicos, relativos às contas tomadas, forem observadas as normas e os princípios da legalidade, legitimidade e economicidade;

b) pela regularidade com ressalvas: quando na gestão dos recursos públicos, relativos às contas tomadas, ficar evidenciada impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal que não resulte dano ao erário;

c) pela irregularidade: quando comprovada a omissão no dever de prestar contas, ou a ocorrência de dano ao erário decorrente de ato de gestão ilegítimo ou antieconômico injustificado, ou ainda a ocorrência de desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores públicos.

O Relatório e Certificado de Auditoria em processo de tomada de contas especial somente serão emitidos quando presentes todos os elementos determinados pelos normativos específicos. A ocorrência de falhas ou irregularidades no processo ou a ausência de quaisquer elementos necessários à Tomada de Contas Especial ensejará a devolução dos autos do processo ao órgão ou entidade, acompanhados de Informação, na qual constem os ajustes necessários.

Após a aprovação do Relatório e Certificado de Auditoria, o gerente deve: a) copiar o Relatório e Certificado de Auditoria para a rede na pasta

\\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAÇÃO\;b) o nome do arquivo deve seguir o formato: RTCEnnnn–aa Sigla Órgão

Auditado/Concedente do Recurso – nome da entidade que utilizou o recurso (quando for o caso), onde nnnn somente deverá ser preenchido pelo servidor responsável pela numeração.

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12.10. Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral - PAA/DIAG

Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral (PAA/DIAG) é o documento que contém a programação dos trabalhos de auditoria para o ano subseqüente. Será elaborado pela Diretoria de Auditoria Geral em conjunto com as Gerências e aprovado pelo Secretário de Estado da Fazenda, podendo ser revisto semestralmente, obedecidos os mesmos critérios de elaboração e aprovação.

Com a finalidade de garantir a uniformização do processo de planejamento e acompanhamento das auditorias e demais atividades realizadas pela DIAG, no PAA/DIAG devem ser elencados os critérios a serem adotados na programação das atividades desenvolvidas, que devem estar em sintonia com o planejamento estratégico da Secretaria de Estado da Fazenda e com a matriz de risco.

Os trabalhos de auditoria serão planejados de forma a otimizar os recursos humanos tanto quantitativamente (horas/homem), quanto no que se refere à qualificação técnica, ao perfil mais adequado à espécie de auditoria e à experiência profissional do auditor.

O gerente quantificará as horas/homem para cada trabalho, objetivando o preenchimento dos anexos que constarão do PAA/DIAG.

O PAA/DIAG conterá ainda programação sobre:a) capacitação de servidores lotados na DIAG; b) capacitação e orientação oferecidas aos órgãos e entidades;c) orientações técnicas e assessoramento; d) tomadas de contas especiais;e) elaboração e revisão de normativos;f) padronização de documentos e elaboração de rotinas;g) aquisição ou desenvolvimento de metodologias e softwares a serem

utilizados pela DIAG;h) monitoramento das recomendações de auditoria;i) outros assuntos julgados pertinentes.O acompanhamento da execução do PAA/DIAG deve ser realizado

semestralmente e constar dos autos do processo. Visa permitir a análise da eficiência e da eficácia dos trabalhos realizados, contribuindo para a evolução da qualidade dos serviços prestados pela auditoria interna à sociedade.

12.10.1.Critérios para a elaboração do PAA/DIAGPara a elaboração do PAA/DIAG, devem ser observados os seguintes

critérios, de acordo com a espécie de auditoria:a) auditoria de conformidade: priorizar auditorias em assuntos que

tenham impacto em diversos órgãos ou entidades da Administração Pública, considerando o seguinte:

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1) auditorias especiais solicitadas;2) denúncias recebidas;3) órgãos e entidades recentemente criados;4) volume dos recursos geridos;5) relevância dos assuntos a serem abordados;6) indícios de deficiências nos controles internos;7) tempo decorrido da última auditoria no órgão ou entidade, que não

deve ser inferior a 90 dias;8) órgãos ou entidades ainda não auditados;

b) auditoria de acompanhamento: Cada gerência de auditoria deve destacar, segundo suas competências, os processos ou procedimentos que, pelas suas peculiaridades, mereçam acompanhamento tempestivo no decorrer do ano. Os critérios para definição destes processos ou procedimentos deverão observar também as demandas geradas pelos programas de governo que estejam sendo implementados.

c) auditoria operacional: levar em consideração:1) o Plano de Governo;2) os programas estratégicos para o desenvolvimento do Estado de

Santa Catarina;3) os programas de amplo alcance social;4) os programas que demandem grandes investimentos;5) o Plano Plurianual, a Lei de Diretrizes Orçamentárias e a Lei

Orçamentária Anual, visando ao acompanhamento do nível de execução dos programas de governo e, em especial, quanto ao cumprimento dos objetivos estabelecidos em relação às metas físicas, ao atendimento do objetivo do programa e ao alcance do público alvo.

12.11. Relatório de Atividades da DIAG

O Relatório de Atividades da DIAG é o documento emitido trimestralmente que tem por finalidade apresentar o que foi realizado no período a que se refere. Conterá o relato sobre as atividades realizadas, em relação às ações planejadas constantes do PAA/DIAG, bem como sobre as demais ações que exigiram atuação da DIAG.

O Relatório de Atividades observará a seguinte estrutura de informações:a) quadro de servidores;b) descrição das auditorias realizadas;

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c) monitoramento quanto à implementação ou cumprimento, pelos órgãos ou entidades, de recomendações da DIAG, ou recomendações e determinações do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina;

d) fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a Diretoria;

e) informações sobre as ações de capacitação realizadas e os resultados alcançados, devendo-se apontar o quantitativo de servidores treinados e o desenvolvimento de novas metodologias, se for o caso;

f) informações sobre as ações de capacitação e orientação oferecidas aos órgãos e entidades, devendo-se apontar o quantitativo de servidores treinados;

g) informações sobre a realização de ações de fortalecimento da Diretoria, tais como revisão de normativos internos de auditoria, redesenhos organizacionais com impacto sobre as atividades da Diretoria e aquisição ou desenvolvimento de metodologias e softwares aplicados à ação de auditoria.

Ao descrever as auditorias realizadas a Gerência deverá informar:a) números dos relatórios;b) áreas, unidades e setores auditados;c) objetivos gerais e específicos;d) resultados alcançados;e) cronograma executado;f) recursos humanos e materiais empregados.Cada gerente é responsável pelo preenchimento e validação do Relatório de

Atividades da sua Gerência, de acordo com o protocolo repassado pela DIAG. O Relatório de Atividades encontra-se na rede \\Diag\DOCUMENTOS\Relatório de Atividades\aaaa.

13. PROCESSO DE AUDITORIA

13.1. Formalização do processo

Toda auditoria deve ser iniciada com a formalização do processo administrativo. Os documentos que devem fazer parte dos autos do processo de auditoria são os seguintes:

a) Comunicação Interna que solicitou a abertura do processo;b) documento que originou a auditoria, quando não prevista no PAA/DIAG;c) Programa de Auditoria;

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d) ofício de apresentação da equipe de auditoria ao órgão ou entidade auditada, com o recebido;

e) Comunicação de Auditoria, quando houver;f) outros documentos ou papéis de trabalho que a equipe considerar

indispensáveis para compor os autos do processo e que sirvam de base para a comprovação de evidências de auditoria.

g) Relatório de Auditoria;h) relatórios dos sistemas de informação, quando for o caso;i) cópia do ofício, recebido ou protocolizado, endereçado ao gestor do

órgão ou entidade auditada, concedendo prazo para manifestação;j) manifestação encaminhada pelo órgão ou entidade auditada, com os

respectivos anexos;k) Relatório de Auditoria contendo a apreciação da manifestação do

auditado;

14. TRÂMITE DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS NA DIAG

Todos os processos encaminhados à DIAG darão entrada no Protocolo Geral da Secretaria de Estado da Fazenda e serão encaminhados ao Gabinete do Diretor. Todos os processos deverão tramitar pelo Sistema de Controle de Processos Padrão – SPP, todos os documentos juntados aos autos devem estar numerados e as folhas rubricadas.

Após o registro no arquivo “Controle de Documentos DIAG”, o documento será repassado ao Diretor de Auditoria Geral, para avaliação e encaminhamento a uma das gerências ou à equipe de apoio da DIAG.

A saída dos processos dar-se-á mediante a confecção da Guia de Tramitação e, se for o caso, a emissão de Ofício, CI ou despacho para o local enviado.

No caso de documentos, deve-se observar se o documento foi registrado no livro de Saída de Documentos e no banco de dados de Controle de Documentos DIAG.

14.1. Disponibilização de Documentos da DIAG

Todos os documentos elaborados pela DIAG, elencados no item 12 deste manual, somente podem ser disponibilizado eletronicamente ou enviado por e-mail pelo Gabinete do Diretor, devendo ser convertido para o formato PDF.

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14.2. Cópias dos autos dos processos

A cópia de processos por particulares só poderá ser autorizada mediante solicitação por escrito, a qual deverá demonstrar o interesse individual ou coletivo que o solicitante pretende defender.

O fornecimento das cópias será feito exclusivamente pelo Gabinete da DIAG, mediante despacho do diretor.

15. GESTÃO DO SITE DA DIAG

A gestão do conteúdo do site www.sef.sc.gov.br/auditoria é de responsabilidade da Diretoria de Auditoria Geral.

A gestão é distribuída por assuntos da seguinte forma:a) item Competências: a atribuição de alterar, incluir e excluir informações

relativas à competência, ao organograma e a outros tópicos que venham a ser criados é do Gabinete do Diretor;

b) item Orientações: a atribuição de alterar, incluir e excluir documentos, legislação, Orientações Técnicas e outros temas que venham a ser criados relativos às atividades das Gerências é de cada gerente, que poderá delegar a outro servidor lotado na Gerência respectiva;

c) item Atividades: a atribuição de alterar, incluir e excluir informações relativas às atividades da DIAG é do Gabinete do Diretor e de cada gerente, que poderá delegar a outro servidor lotado na Gerência;

d) item Normas de Auditoria: a atribuição de alterar, incluir e excluir informações relativas às normas é de todas as Gerências;

e) item Publicações: a atribuição de alterar, incluir e excluir informações relativas a publicações de artigos de interesse para a auditoria e cursos ministrados ou freqüentados por auditores é de todas as Gerências;

f) item Glossário: a atribuição de alterar, incluir e excluir conceitos é de todas as Gerências;

g) item Contato: a atribuição de repassar as mensagens recebidas às respectivas Gerências é do Gabinete do Diretor, que poderá delegar a outro servidor;

h) item Auditoria Interna Orienta: a atribuição de alterar, incluir e excluir dados relacionados ao projeto é do Gabinete do Diretor, que poderá delegar a outro servidor;

i) item Recursos Públicos saiba quem recebeu: a atribuição de viabilizar a disponibilização dos dados e acompanhá-los é da Gerência de Auditoria de Recursos Antecipados;

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j) item Consulte pendências no CAUC: a atribuição de alterar, incluir e excluir informações é da Gerência de Auditoria de Recursos Antecipados.

O item Destaques de Auditoria conterá notícias relativas a assuntos relacionados à auditoria e sua gestão ocorrerá da seguinte forma:

a) as Gerências de Auditoria devem elaborar notícias, conforme relação a seguir:

1. GEAPE: dia 04 ou dia útil subseqüente de cada mês;2. GEAUP: dia 12 ou dia útil subseqüente de cada mês3. GEAUC: dia 20 ou dia útil subseqüente de cada mês;4. GERAN: dia 28 ou dia útil subseqüente de cada mês;

b) as Gerências podem incluir uma notícia em dia diverso do previsto, sem prejuízo do estabelecido no item anterior;

c) cabe ao Diretor de Auditoria Geral e aos gerentes estabelecer os assuntos que podem ser abordados no item Destaques de Auditoria.

Todos os materiais incluídos devem obedecer à seguinte formatação: fonte arial, tamanho 10, justificado.

A inserção dos dados no site deve obedecer às seguintes regras:a) o nome do arquivo deve ser salvo sem acentuação;b) o material a ser inserido deve ser transformado para o formato PDF,

salvo documentos que possuam campos para preenchimento dos usuários;

c) todo material deve ser baixado na pasta respectiva (ex.: cursos, sínteses, etc.);

d) o material a ser inserido no item orientações dever ser baixado na pasta da gerência respectiva;

Sempre que ocorrer alteração na legislação relativa aos assuntos tratados nos documentos constantes no item Orientações, os mesmos devem ser atualizados conforme a legislação vigente.

O novo documento deve conter no cabeçalho a menção à substituição do anterior, que deverá ser retirado do site.

A responsabilidade pela atualização, revisão e reavaliação dos documentos e informações inseridos no site é do titular da Gerência que os emitiu.

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16. BIBLIOGRAFIA

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