ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Secretaria-Geral
Braslia2010
Presidente da RepblicaLuiz Incio Lula da SilvaAdvocacia-Geral da
UnioLus Incio Lucena AdamsSecretria-GeralGildenora Batista Dantas
MilhomemCoordenadora-Geral de Documentao e InformaoMaria Dalva
Pimentel Mendes Fernandes
ADVOCACIA-GERAL DA UNIOSECRETARIA-GERALCOORDENAO-GERAL DE
DOCUMENTAO E INFORMAO
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Braslia2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia-Geral Da UnioCoordenao-Geral de Documentao e
InformaoSIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGUFones (61) 3105-8907 /
8467Fax (61) 3105-8232Site: www.agu.gov.br 70610-460 Braslia DF
Organizao:Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDIAdemir Braz
da Silva CGDI/PCUAdriana Barbosa Lima CGDIJos de Lisboa Vaz Filho
CGDI Leila Cristiane Petry CGDIurea de Souza Oliveira dos Santos
CGDI/PCUMrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta
publicao desde que citada a fonte.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e
Informao. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo.
Braslia: AGU, 2010. 157 p. , il.Sumrio
ROTINAS DE PROTOCOLO
Apresentao81. Introduo9Consideraes iniciais10Importncia do
manual10Siglas11Objetivos11Legislao referencial para
documentao12Legislao Federal12Resoluo do Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ12Portarias do Poder Executivo12Portarias da
Advocacia-Geral da Unio13Conceitos e definies13Unidades
envolvidas18Usurios e clientes19II. Protocolo20Protocolo21Protocolo
pela Internet21Macroprocesso do protocolo21Sistema de controle de
documentos da AGU AGUDoc22III. Rotinas de
Protocolo24Recebimento25Correspondncia25Recebimento25Recibo26Formas
de recebimento26Rotinas para recebimento via guich de
protocolo27Rotinas para recebimento via malote27Triagem27Abertura
de documentos e correspondncias27Prazos28Rotina de triagem de
documentos28Cadastramento28Nmero nico de processo e documento
NUP29Tabela de unidades29Cadastramento de unidades29NUP
externo29NUP interno30Anlise documental30Tipo de documento30Nmero
do documento31Procedncia/Origem31Data do
documento31Destino31Interessado31Assunto32Documentos
vinculados32Documento32Classificao de documentos32Documentos
sigilosos ateno especial33Documento ostensivo33Cadastrando um
documento33Realizando pesquisa de antecedentes40Montando
documentos41Rotina de cadastramento de
documento41Processo42Autuao42Partes de um processo42Numerao de
folhas e de peas43Tratamento fsico dos documentos e
processos44Rotina de cadastramento de processo44Encerramento e
abertura de volumes44Rotina de encerramento e abertura de
volumes45Juntadas45Rotina de juntada por anexao de documento a
documento45Rotina de juntada por anexao de processo a
processo46Rotina de juntada por anexao de documento a
processo46Apensao47Rotina de apensao de
processos47Desapensao47Rotina de desapensao de
processos48Desentranhamento48Rotina de
desentranhamento48Desmembramento49Rotina de desmembramento de
processo constitudo49Tramitao50Rotina de tramitao de processos e
documentos51Rotina de recebimento eletrnico51IV. Rotinas de
Expedio52Expedio53Mensageria interna53Rotinas de expedio via
mensageria interna53Mensageria externa54Rotinas de expedio via
mensageria externa54Malote55Expedio de malotes55Guia de remessa de
malote55Rotina de expedio via malote56Servios dos Correios57Carto
de postagem57Tipos de postagem57Servios adicionais dos
Correios58Envelopes59Formatao dos envelopes60Correspondncias de
urgncia60Relao das correspondncias encaminhadas expedio60Preparao
dos envelopes pelos setores para expedio via
Correios.......61Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de
Expedio62Orientaes sobre a utilizao dos servios dos
Correios62Escolhendo o tipo de postagem62Envelopes63Rastreamento de
correspondncias63Pesos e Dimenses64Objetos que no transportados
pelos Correios65Principais motivos para atraso de entrega65Mais
informaes66V. Segurana da Informao67Ciclo documental e segurana da
informao68Segurana da Informao68Procedimentos e segurana da
informao70Sistemas e segurana da informao71Acesso a informao pela
Internet72Acesso ao AGUDoc e senhas72O elemento humano na segurana
da informao73Responsabilidade pela informao74Alguns cuidados no
tratamento da informao74Consideraes finais sobre segurana da
informao76ROTINAS DE ARQUIVOI.Introduo78Consideraes
iniciais79Sigla79Objetivos79Legislao referencial das atividades de
arquivo79Conceitos e Definies82Sistema de arquivos86
II. Estrutura de Arquivo88Estrutura bsica necessria89Recursos
Humanos89Instalao fsica89Recursos materiais90
III . Arquivo92Conceito93Finalidade do arquivo93Tipos de
arquivo93Documento94Formato94Gnero94Espcie95Natureza95Documento
arquivstico96Processo96Gesto de documentos96Avaliao de
documentos97Idade dos arquivos97
IV.Metodologia de Organizao98Plano de classificao99Cdigo de
Classificao99
V. Rotinas de Arquivamento100Verificao
Prvia101Recebimento101Classificao101Ordenao102Arquivamento103Emprstimo103Cpia
de documentos104Como quantificar documentos104
VI. Destinao de Documentos106Avaliao documental107Tabela de
temporalidade107Como utilizar a tabela108Eliminao de
documentos108Como classificar os documentos para
eliminar109Transferncia109Recolhimento110
VII. Conservao de Documentos111Como preservar os
documentos112Acondicionamento e guarda113
VIII. Registro no Sistema AGUDoc114Telas do
agudocBibliografia115
Disposies finais118
Bibliografia119Anexos120Exemplos de envelope, carimbos,
etiquetas e capa de processo121Exemplo de envelope121Exemplo de
carimbo de NUP121Exemplo de carimbo de numerao121Exemplo de
etiqueta de capa de processo121Exemplo de capa de
processo122Exemplos de formulrios para expedio123Exemplo de guia
dos Correios123Exemplo de guia de remessa de malote124Documentos
gerados pelo sistema AGUDoc125Exemplo de Resumo de
Pesquisa125Exemplo de Papeleta de Encaminhamento126Exemplo de
Recibo127Modelo de termos de juntada128Modelo de Termo de Juntada
de Processo a Processo128Instrues de preenchimento129Modelo de
Termo de Juntada de Documento a Processo130Instrues de
preenchimento131Modelo de Termo de Apensao132Instrues de
preenchimento133Modelo de Termo de Desapensao134Instrues de
preenchimento135Modelo de Termo de Desentranhamento136Instrues de
preenchimento137Modelo de Termo de Desmembramento138Instrues de
preenchimento139Modelo de Termo de Encerramento de
Volume140Instrues de preenchimento141Modelo de Termo de Abertura de
Volume142Instrues de preenchimento143Tabela de unidades144Listagem
de eliminao de documentos148Termo de eliminao de
documentos150Edital de cincia de eliminao de documentos152Guia de
Transferncia154Modelo de Lombada156
Apresentao
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da
Procuradoria-Geral Federal na defesa judicial e extrajudicial da
Unio, bem como nas atividades de consultoria e de assessoramento
jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio um volume
considervel de documentos que necessitam de devido tratamento. Os
documentos e processos refletem as atividades do rgo e so de
extrema importncia, pois servem para a tomada de decises, como
fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da histria
e da cultura da instituio.
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a
Secretaria-Geral, visando o aprimoramento da gesto da instituio,
desenvolveu o Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio da
Advocacia-Geral da Unio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal -
PGF. Este instrumento pretende sistematizar e padronizar conceitos,
regras e procedimentos administrativos relativos gesto
documental.
Tem como objetivo ser fonte de informao sobre as atividades
desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas Unidades
Protocolizadoras, no mbito da Advocacia-Geral da Unio e da
Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades de protocolo das
Procuradorias-Regionais da Unio, Procuradorias-Regionais Federais,
Procuradorias nos Estados, Procuradorias-Seccionais e Escritrios de
Representao. Visa tambm disseminar as instrues bsicas e necessrias
operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da AGU
AGUDoc.
interessante destacar dois fatores crticos de sucesso para a
segurana da informao, bem como a localizao rpida e efetiva dos
documentos que circulam na AGU: i) a qualidade das informaes no ato
do cadastramento dos documentos e processos; e ii) a atualizao das
informaes do(s) trmite(s) dos documentos (principalmente em relao
ao recebimento eletrnico). Dessa forma, a efetiva gesto de
documentos depende da uniformizao dos procedimentos e da qualificao
dos colaboradores envolvidos em todo o ciclo documental.
Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe
da Coordenao-Geral de Documentao e Informao, identificada com a
melhoria contnua da qualidade dos servios prestados pela
Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a colaborao de todos os
servidores que contriburam e apoiaram a elaborao deste Manual, em
especial aos servidores da Coordenao-Geral de Documentao e Informao
e aos servidores das unidades protocolizadoras das unidades da AGU
pelo trabalho executado.
Nesse sentido, destaca-se a necessidade de colaborao de todas as
reas com sugestes, assim como divulgao, que permitam o
aprimoramento das aes da rea de documentao. O contedo deste
trabalho no definitivo, tendo em vista a necessidade de atualizao
peridica ou em virtude de alteraes na legislao em vigor.
O Manual, como ferramenta de trabalho, est estruturado em
tpicos, podendo sua leitura ser dirigida a pontos especficos.
Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil acesso para
consultas rotineiras.
Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de
Protocolo e Expedio. Posteriormente sero distribudos volumes
complementares, tratando das demais atividades que compem a gesto
documental.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
1. INTRODUO
Consideraes iniciais
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos
procedimentos administrativos para as unidades protocolizadoras
consolidadas neste Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio
est fundamentada nos seguintes itens: O 2 do art. 216 da Constituio
Federal determina que cumpre administrao federal, na forma da lei,
a gesto da documentao governamental e as providncias para fraquear
sua consulta a quantos dela necessitem;O art. 37 em seu 3, inciso
II, da Constituio Federal, trata do acesso a registros
administrativos e a informaes sobre atos de governo;Os artigos 1, 2
e 3 da Lei 8.159, de janeiro de 1991, define a competncia do Poder
Pblico quanto gesto documental, a proteo a documentos e arquivos e
conceitua a gesto de documentos;A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de
1999, regula o processo administrativo no mbito da Administrao
Pblica Federal;O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus
os incisos VII, VIII, XI, XIV b), XV h), l) e m) tratam da conduta
dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao acesso e divulgao
de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das atividades;A
necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e
orientaes para a correta realizao do trabalho referente documentao
administrativa da AGU;As orientaes agrupadas permitiro que os
servidores tenham fonte de consulta uniforme, trazendo agilidade e
segurana aos procedimentos administrativos;Por fim, h a necessidade
de atualizar e padronizar diversas regras e procedimentos em vigor.
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual,
entende-se por unidades da AGU:
Os rgos de direo superior da AGU;O rgo vinculado AGU, a
Procuradoria-Geral Federal;Os rgos de execuo da AGU;O rgo de
assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;Os rgos
auxiliares do Advogado-Geral da Unio;O rgo de assistncia direta e
imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio;A Escola da
AGU.
Importncia do manual
O Manual de Procedimentos do Protocolo trata das atividades
operacionais no rgo e busca a efetividade nos procedimentos
propostos e adeso das unidades protocolizadoras da AGU aos
regulamentos relativos ao tratamento da documentao da
instituio.
Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central
Unificado depende dos servios das unidades protocolizadoras para a
obteno de registro completo e abrangente do fluxo de todos os
documentos e processos. Em outros rgos governamentais, a implantao
e a efetiva utilizao de procedimentos similares ocorreram por fora
de normas operacionais, reforando e dando credibilidade aos
procedimentos e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em
relao ao Manual de Gerenciamento de Documentos do Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto: " um passo decisivo no sentido de
padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades
Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento,
registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e
destinao de processos e documentos, no mbito do Ministrio,
regulamentado por Norma Operacional". Siglas
AGUAdvocacia-Geral da Unio
AGUDocSistema de Controle de Documentos da AGU
CGDICoordenao-Geral de Documentao e Informao
CGRHCoordenao-Geral de Recursos Humanos
GTIGerncia de Tecnologia e Informao
CONARQComisso Nacional de Arquivo
DVDgito verificador
ECTEmpresa Brasileira de Correios e Telgrafos
GRMGuia de Remessa de Malote
MPOGMinistrio do Planejamento, Oramento e Gesto
NUPNmero nico de Processo
PCUProtocolo Central Unificado
PGFProcuradoria-Geral Federal
PGUProcuradoria-Geral da Unio
SGAGUSecretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio
SGCTSecretaria-Geral de Contencioso
SISGSistema de Servios Gerais (administrado pelo Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto).
STFSuperior Tribunal Federal
Objetivos
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de: Ser fonte de
informao para os servidores e colaboradores da AGU; Ser referncia s
atividades desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas
Unidades Protocolizadoras; Disponibilizar as instrues bsicas e
necessrias operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da
AGU - AGUDoc. Legislao referencial para documentao
Legislao Federal
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o
Regime Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias
e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a
Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras
providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo
Administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o
Sistema de Servios Gerais SISG dos rgos civis da Administrao
Federal Direta, das Autarquias Federais e Fundaes Pblicas e d
outras providncias.BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994.
Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do
Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o
art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d
outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a
Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao
Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a
Estrutura e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comisso da
Advocacia-Geral da Unio, na parte referente organizao de sua
Secretaria-Geral, e d outras providncias.
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de
2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de
maro de 1996, que dispe sobre o cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades de apoio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de
guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s
atividades de apoio da Administrao Pblica.
Portarias do Poder Executivo
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria
Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os
procedimentos para a utilizao dos servios de Protocolo no mbito da
Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do
Sistema de Servios Gerais SISG.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria
Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia
da Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do
Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos
s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero
nico de processos e documentos.
PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006.
Disciplina a divulgao de dados e informaes pelos rgos e entidades
da Administrao Pblica Federal, por meio da rede mundial de
computadores Internet, e d outras providncias.
Portarias da Advocacia-Geral da Unio
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto
de 1993. Estabelece as normas para recebimento, autuao, movimentao
juntada, divulgao, expedio, arquivamento, fornecimento de certides
e cpias de processos e documentos na AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de
outubro de 2002. Institui o Protocolo Central Unificado no edifcio
sede da AGU.
Conceitos e definies
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e
representar convenientemente a informao contida no documento,
atravs de procedimentos de transformao, com o propsito de armazenar
e possibilitar a recuperao da dita informao ao futuro interessado,
de modo a que este obtenha o mximo de informao (aspecto
quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo
mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em
matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo
sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de
uso corrente nos rgos produtores, por razo de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a
guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.ATIVIDADE-FIM:
a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para
o desempenho de atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como
caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura
do processo. Na formao do processo devero ser observados os
documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis
financeiras, ou requeira anlise, informaes, despachos e decises de
diversas unidades organizacionais de uma instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou
processo; que acompanhar o documento ou processo.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida
por oficial de justia, e entregue pessoa citada ou intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo exemplar (integral
ou parcial) de um original, validada por uma autoridade competente
(notarial ou administrativa, investida para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio
eletrnico. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de
Correio eletrnico tenha valor documental e possa ser aceita como
documento original, necessrio existir certificao digital que ateste
a identidade do remetente, na forma estabelecida em
lei.CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula
nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Classifica-se como
interna / externa, oficial / particular, recebida / expedida.
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida
entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes
para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao
mantida entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas
estranhas Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os rgos
ou entidades da Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as
unidades do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa
recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou
externamente no mbito da Administrao Pblica Federal.
DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensados, quando sua
finalidade for atingida.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo, que
poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do
interessado.
DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documentao de um ou mais
processos para formao de novo processo; depende de autorizao e
instrues especficas do rgo interessado.
DESPACHO: Ver Folha de Despacho.
DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autenticao utilizado
para verificar a validade e a autenticidade de um valor numrico,
evitando fraudes ou erros de transmisso ou digitao.
DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de
atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio
legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou
sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre
a matria nele tratada.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova
fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo
na execuo das atividades administrativas e de apoio
especializado.
DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso
irrestrito.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo teor somente ser
conhecido por servidor autorizado.
DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assunto no deve ser
do conhecimento do pblico em geral.
DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas medidas de
segurana e cujo teor ou caractersticas devam ser de conhecimento
exclusivamente de servidores diretamente ligados ao seu estudo e
manuseio.
DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramitao requer maior
celeridade que a rotineira.
DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se renem
informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade
especfica.
ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por
indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitao e
cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e,
pela expressa desistncia do interessado.
FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada no servio
pblico pela Instruo Normativa n 4 (6 de maro de 1992). Deve ser
utilizado para transmisso de mensagens urgentes e para o envio
antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, no
desobrigando o encaminhamento a seu tempo, do documento original.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax, no
podero se constituir em peas de processo (Portaria Normativa. n. 5
- MPOG)
FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade
administrativa no caso submetido sua apreciao, podendo ser favorvel
ou desfavorvel pretenso solicitado pelo administrador, servidor
pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo
ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso
seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do
processo. (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do
processo.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-conduto,
documento que permite a uma pessoa ir a determinado lugar. No
sentido comercial, um documento que acompanha a fatura, ou ento
aquele que se presta a fazer um recolhimento, transferncia, remoo,
trnsito, pagamento, guia de alfndega, guia de despacho e assim por
diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes,
o sentido de parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo
fato ou pedido, prestando os esclarecimentos necessrios para que a
autoridade d seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o
processo ou documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou
jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses
individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que,
sem terem iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam
ser afetados pela deciso a ser adotada; as organizaes e associaes
representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as
pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou
interesses difusos.JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a
outro, ou de um documento a um processo; ou ainda de um documento a
outro.
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou
mais processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal),
desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto. Pode ocorrer juntada de documento a documento,
processo a processo ou documento a processo.
NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do
processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos
mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero
atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de
origem (Portaria Normativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das fazes de uma folha de papel do
processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a
parte que provocou o processo ou a parte que se defende. Pode
receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requerido, impetrante
e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra
o processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade,
encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e
expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores
especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s
atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito d rea a
qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades
do protocolo central.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo
informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais
competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou o conjunto de
documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como
procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos
ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento
protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais
procedimentos. O processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou
mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria indispensvel
instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de sua matria,
poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua
deciso.
PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se
originou o processo ou documento.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver a cincia de
desaparecimento ou extravio de processo.
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados do documento, feita
em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da
correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados com o
objetivo de orientar o servidor interessado ou o superior imediato
para determinada ao. um documento oficial no qual uma autoridade
expe a atividade de uma repartio, ou presta conta de seus atos a
uma autoridade de nvel superior.
RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem
numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades de
protocolo.
SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do
interessado do processo ou documento.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota utilizada para
informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por
intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para registrar a separao
fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser feito por
intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para registrar o
encerramento do processo; pode ser feito por intermdio de carimbo
especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para
registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser
feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para
registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser
feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar que uma pea
que foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao
proceder anexao foi constada a ausncia de uma pea; pode ser feito
por intermdio de carimbo especfico.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna
ou externa, atravs de sistema prprio.
TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documentao que ser
protocolada e cadastrada.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha,
dentre suas competncias, independentemente de sua denominao e
hierarquia, na estrutura do rgo que integra, a responsabilidade
pela autuao/numerao de processos e/ou documentos.
USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com informaes
sobre os documentos ou processos. H situaes em que o usurio pode
tambm ser o cliente.
Unidades envolvidas
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e
Arquivo da Advocacia-Geral da Unio so:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo
planejamento, coordenao, orientao e controle das atividades
relativas documentao e informao no mbito dos protocolos e arquivos
da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos
procedimentos arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao,
arquivamento e destinao final de documentos, alm de gerenciar o
sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que possibilita
e agiliza o trabalho desenvolvido.
Unidade Protocolizadora Responsvel por: Receber, registrar e
autuar os processos, a correspondncia oficial e os demais
documentos encaminhados AGU; Classificar e organizar os registros
de movimentao de documentos, processos e correspondncias,
mantendo-os atualizados em sistema de dados prprio - AGUDoc;
Efetuar a expedio externa e interna de documentos, processos,
correspondncias e objetos; Organizar, executar e controlar os
procedimentos relativos movimentao de malotes entre as unidades da
AGU; Controlar a movimentao de correspondncias, bem como a utilizao
dos cartes de postagem pelas unidades da AGU; Prestar informaes
sobre a movimentao de documentos e processos que no sejam de
natureza sigilosa; Fornecer, mediante autorizao superior, certides
e cpias de peas de processo e documentos; Atender aos pedidos de
informaes e pesquisas sobre documentos ou processos no sigilosos;
Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de documentos ou
processos, bem como a desapensao, solicitadas formalmente por
autoridade competente.
Protocolo Central Unificado Responsvel por atender as unidades
da Advocacia-Geral da Unio instaladas no mesmo edifcio, realizando
atividades operacionais referentes a recebimento, autuao, registro,
controle de movimentao, classificao e organizao, prestao de
informaes e expedio de documentos, processos e correspondncias.
Arquivo Responsvel por: Receber documentos e processos
tramitados para os arquivos corrente, intermedirio e permanente,
bem como as atividades operacionais referentes ao arquivamento, e
desarquivamento; Acondicionar, armazenar e enderear no sistema
AGUDoc os documentos e processos recebidos; Zelar pela documentao
arquivada, adotando as providncias necessrias a sua segurana e
conservao; Atender s solicitaes de desarquivamento de processos e
documentos; Aplicar e rever periodicamente a tabela de
temporalidade, por meio da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos - CAD, visando destinao final do acervo documental;
Servio de Apoio Unidades organizacionais que tm, entre suas
competncias, o recebimento, registro, autuao, tramitao e expedio de
documentos e processos no mbito da AGU. Usurios e clientes
Clientes so aqueles que utilizam a informao sobre documentos e
processos ou que os acompanham, quais sejam: as unidades da
Advocacia-Geral da Unio, as pessoas fsicas ou jurdicas, instituies
e outros rgos externos AGU.
So usurios/operadores do Protocolo e Arquivo aqueles que acessam
e alimentam o sistema AGUDoc com informaes sobre os documentos e
processos e executam diretamente as atividades relativas
documentao.Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Em algumas situaes, o usurio pode tambm ser o cliente. importante
ressaltar a existncia desses dois perfis, uma vez que as
necessidades dos clientes nem sempre coincidem com as dos usurios.
As decises em relao ao sistema e aos procedimentos devem considerar
o pblico a que se destinam.19
i1. protocolo
Protocolo
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da
Unio so responsveis pela gerao e movimentao de um grande volume de
documentos e processos. Todas as aes, atendendo aos princpios da
Administrao Pblica, devem estar amparadas em regulamentao. Isso
implica produo de informaes sobre fatos e decises materializados em
suporte documental, por meio fsico ou eletrnico.
O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de
correspondncias, documentos e processos, assim como pelo controle
do seu fluxo na instituio. Por meio de suas atividades, apoiadas
num sistema operacional eletrnico, que se tornam possveis a
consulta e a localizao de processos ou documentos que tenham sido
entregues ao Protocolo.
De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os
protocolos devem funcionar nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para
prestao de servios e informaes ao pblico, inclusive por telefone,
sobre a movimentao de documentos ou processos, desde que no sejam
de natureza sigilosa. O acesso s dependncias internas vedado a
pessoas estranhas aos setores de protocolo e arquivo.
Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de
expediente, pelo menos um servidor incumbido de receber
correspondncias, documentos e processos (servio de apoio).
Protocolo pela Internet
So freqentes as entradas de requerimentos e documentos de cunho
administrativo nos setores de protocolo das unidades. Sejam esses
pedidos oriundos de servidores, membros ou pessoas fsicas ou
jurdicas estranhas AGU, as informaes de carter administrativo so de
livre acesso aos interessados.
No site da AGU possvel consultar a tramitao de documentos ou
processos de carter administrativo. O interessado deve entrar no
site da AGU: www.agu.gov.br. Em seguida, clicar na opo "Consulta a
Protocolo, digitar o nome completo do interessado, o cdigo de
segurana gerado automaticamente pelo prprio site e, por fim, clicar
em Pesquisar.
Tambm est disponvel a opo para acompanhamento por e-mail. Para
isso, o usurio do site deve fazer um breve cadastro na prpria
pgina, que o habilitar a receber por e-mail informaes sobre o
andamento do requerimento ou documento. O usurio poder solicitar a
suspenso do acompanhamento por e-mail quando no precisar mais
receber as informaes solicitadas. Macroprocesso do protocolo
Figura 01: Macroprocesso do setor de protocolo As rotinas do
Protocolo se iniciam com a entrada de correspondncias, documentos e
processos destinados s vrias unidades e reas da AGU. Em seguida,
estes so verificados, analisados, registrados, autuados (quando for
o caso) tramitados e expedidos. Ao final desse fluxo, os documentos
e processos estaro de posse das reas de destino, alm das informaes
a eles relacionadas, disponibilizadas para consulta via Sistema
AGUDoc e pela internet. Nesse ltimo caso, o acesso s informaes pelo
site da AGU, somente possvel quando tratarem-se de informaes
administrativas (Ver Protocolo pela Internet, na pgina 21). Sistema
de controle de documentos da AGU - AGUDoc
As atividades de protocolo so operacionalizadas com o suporte do
Sistema de Controle de Documentos da Advocacia-Geral da Unio
AGUDoc. Sua finalidade receber, cadastrar e tramitar toda a
documentao recebida ou expedida no mbito da AGU.
Figura 02: Atividades realizadas no AGUDoc
O AGUDoc est disponvel no Portal de Informaes e Servios da AGU.
Todos os servidores em exerccio na AGU podem utilizar o Sistema
para fins de consulta e pesquisa, inclusive pela internet. No
entanto, apenas os usurios e operadores do Sistema previamente
cadastrados podem inserir, alterar ou excluir dados. A solicitao de
habilitao para operar o Sistema feita pelo Gestor da Unidade, nos
perfis previstos no AGUDoc.
A gesto do Sistema de responsabilidade da Coordenao-Geral de
Documentao e Informao CGDI. O servidor titular da CGDI gestor geral
do AGUDoc e responsvel pela especificao do treinamento necessrio
para sua operao, determinao de perfis de acesso, incluso, bloqueio
e excluso de usurios, alm de incluso de tabelas e dados no
Sistema.
Vantagens do Sistema AGUDoc:Integra as atividades de protocolo e
arquivo de todas as unidades da AGU;Controla a tramitao de
documentos e processos nas unidades da AGU e seu envio para rgos e
pessoas fsicas e jurdicas externos instituio;Possui grande
capacidade de pesquisa;Possibilita a recuperao imediata da informao
previamente cadastrada;Permite a localizao fsica da documentao via
Sistema;Emite diversos tipos de relatrios;Propicia o controle de
prazos pelos prprios usurios;Acompanhamento individualizado de
Documentos e Processos;O recebimento eletrnico leva a economia de
papel e garante a segurana na localizao fsica de documentos e
processos;Oferece base de treinamento para simulao de utilizao do
Sistema.
Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um
servidor designado pelo titular de sua Unidade para: Habilitar e
orientar os servidores para operacionalizao do AGUDoc; Acompanhar
as atualizaes e desenvolvimento do AGUDoc; Efetuar correes
necessrias referentes ao cadastramento de documentos e processos;
Realizar e gerenciar a mudana de lotao de usurios entre setores de
sua Unidade e Visualizar e gerar relatrios do Sistema.
Mais informaes sobre o sistema AGUDoc podem ser obtidas na pgina
inicial do sistema, pelo cone "Manual do Usurio ou encaminhando
questionamentos atravs do cone Fale Conosco.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
23
ii1. rotinas deprotocolo
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Partindo da ampla perspectiva sobre as atividades de Protocolo,
conceituadas no captulo anterior, passaremos a descrever as rotinas
da rea.
As rotinas de protocolo envolvem vrias atividades, desde a
entrada de correspondncia, documentos e processos pelas formas
descritas a seguir passando pelo seu manuseio, tratamento, anlise,
insero de dados no Sistema e envio s unidades da AGU ou externas.
Esse captulo trar os principais conceitos e tarefas envolvidas nas
rotinas de protocolo e deve servir como referncia para a correta
realizao do trabalho. Sero tratados os procedimentos relativos a
recebimento, triagem, cadastramento, anlise documental, conceito de
documento e processo, juntadas diversas e tramitao.
Recebimento
Correspondncia Correspondncia toda espcie de comunicao escrita
que circula entre entidades pblicas e/ou privadas.
Classificao da Correspondnciaa. Quanto natureza:Oficial:
Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da Administrao
Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou empresas
privadas.Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades
ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica.b. Quanto ao mbito de movimentao:Interna: Correspondncia
mantida entre as unidades da AGU.Externa: Correspondncia mantida
entre as unidades da AGU e outros rgos da Administrao Pblica,
entidades privadas, no governamentais ou pessoas fsicas.c. Quanto
origem:Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos
Protocolos Centrais Unificados e unidades protocolizadoras da
AGU.Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para
destinatrios internos ou externos.
Recebimento No recebimento de correspondncias e documentos dever
ser verificado: Se esto dirigidos autoridade competente; Se contm
assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se de
servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula;
Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado;
Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo
expresso, se pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de
certido; Quando referente a pedido de certido, deve especificar o
fim a que se destina e o endereo completo do interessado.
Observao: No ser recebido o documento que desatenta a qualquer
dos requisitos enumerados anteriormente. Aquele que indevidamente o
for, ser devolvido ao remetente.
A seguir, h um modelo de envelope padro, que possui todas as
informaes necessrias sua completa identificao quanto origem e
destino.
No caso de no localizao do destinatrio, o envelope receber o
carimbo "DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao
remetente.
Figura 03: Modelo padronizado de envelope
Ateno! Toda documentao que der entrada no protocolo deve ser
registrada no relgio-datador antes de sua insero no Sistema para
comprovar o momento de seu recebimento e possibilitar uma posterior
conferncia. importante ressaltar que documentos oficiais esto
destinados ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa.
Portanto, quando um documento oficial for encaminhado a um
destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto para as
providncias cabveis.
Recibo O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento
de um documento ou correspondncia. Deve-se identificar o servidor
que recebe (pelo nome e cargo escritos de forma legvel, digitados
ou carimbados), a data e hora e assinar o recibo. Essa forma de
recebimento por meio de recibo fsico - deve ser adotada somente
para envio a unidades externas AGU.
Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e
tramitados no Sistema AGUDoc, deve-se efetuar o recebimento
eletrnico tempestivamente, ou seja, assim que forem conferidos os
documentos ou processos recebidos.
Ateno! O no recebimento eletrnico acarreta a carga de
responsabilidade sobre a localizao de documentos e processos para a
unidade que consta no Sistema e dificulta sua localizao quando
necessrio. A localizao no Sistema deve corresponder SEMPRE
localizao fsica. O recebimento eletrnico a nica forma de garantir
com segurana a localizao de documentos e processos. Por isso,
sempre que receber documentos e processos, deve ser dado a baixa no
Sistema AGUDoc de forma a possibilitar o seu resgate fsico quando
for preciso.
As correspondncias, documentos e processos ser recebidos no
Protocolo de diversas formas.
Formas de recebimento de documentos, processos e
correspondnciasa. Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os
documentos e processos so entregues diretamente no balco por
pessoal interno ou externo.
b. Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so
enviados ao Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo
Central (Braslia) ou de outras Unidades da AGU;
c. Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os
documentos e processos so recebidos e enviados por meio de sedex,
carta, telegrama, encomenda etc. no guich do Protocolo.
Rotinas para recebimento via guich de protocolo1. Recebe os
documentos, processos e correspondncias, juntamente com a Guia de
Remessa - para malote; ou com Recibo - para correspondncias e
processos entregues no guich.2. Confere os documentos e processos
comparando com a descrio contida na guia de remessa ou recibo.3.
Verifica se os documentos e processos esto dirigidos autoridade
competente.4. Se confere, atesta o recebimento. Caso contrrio,
devolve. Ateno no ato do recebimento. No deixar essa conferncia
para depois!5. Quando se tratar de recebimento de documentao
externa, assina o recibo e identifica o servidor com carimbo ou
nome e matrcula legveis.6. Devolve o recibo ao entregador.7.
Registra no documento a hora do recebimento por meio do
relgio-datador.8. Encaminha a documentao para triagem.
Para mais detalhes sobre os procedimentos de triagem, consulte o
prximo item deste Manual, nesta pgina.
Rotinas para recebimento via malote A diferena no tratamento da
correspondncia e documentao recebida via malote somente relativa s
sacolas de malote. Todos os procedimentos de triagem e
cadastramento so idnticos aps a abertura de envelopes ou do
malote.1. Recebe o Malote.2. Abre o Malote, retira a Guia de
Remessa de Malote (GRM) em duas vias.3. Confere a documentao
contida no Malote Se correto, atesta o recebimento.4. Se faltar
algum documento relacionado, grifa o item e faz a observao no verso
das duas vias da Guia, data, assina e se identifica com carimbo ou
nome e matrcula legveis.5. Se no foi registrado o documento na
Guia, acrescenta nas duas vias da mesma.6. Aps a conferncia e
assinada as Guias, arquiva a 1 via e devolve a 2 via para a unidade
de origem no Malote.7. Encaminha os documentos ao Servio de
Triagem.
Triagem
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser
protocolada (j registrada no relgio-datador, conforme orientao
anterior), separada e cadastrada.
Abertura de documentos e correspondncias Aps verificao das
informaes nos envelopes, verifica-se a possibilidade de abertura
dos mesmos.
Lembre-se que NO podem ser abertos:Correspondncia
particular;Correspondncia, processo ou documento
confidencial;Correspondncia, processo ou documento de carter
licitatrio.
Prazos Verificar os documentos e processos que possuem prazos e
so urgentes. Os documentos e processos de carter urgente tero
tratamento preferencial, com encaminhamento imediato.No caso de
Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e processos
por Unidade Protocolizadora (NUP).
Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes
devem ser guardados agrupados por data de recebimento e guardados
por um perodo de trinta dias.
Rotina de triagem de documentos1. Recebida a documentao entregue
pelos Correios, verifica se o envelope pode ser aberto.2. Compara a
documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso encontre
documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena
Unidade, ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve aos
Correios3. Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve.4. Se o
envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e
envia para expedio.5. Se pode ser aberto, verifica se est dirigido
a autoridade competente, se contm assinatura e, havendo anexos e
apensos, se eles correspondem ao declarado no documento.6. Registra
a hora do recebimento no relgio-datador do documento contido no
envelope. A mesma orientao vale para os documentos de procedncia
interna e que so entregues diretamente no guich do Protocolo.7.
Verifica se h documentao urgente.8. Se houver documentao urgente,
envia imediatamente para cadastramento e expedio.9. No caso de PCU
faz a separao por unidade Protocolizadora.10. Encaminha os
documentos e processos para cadastramento. Aqueles j cadastrados,
encaminha para tramitao e/ou expedio.11. Mantm os envelopes por, no
mnimo, 30 dias para comprovao do recebimento, caso necessrio.
Cadastramento
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de
entrega, deve ser feito o registro de seu contedo no Sistema
AGUDoc. O cadastramento consiste na insero dos dados do documento,
com o objetivo de controlar a movimentao de documentos e processos,
fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados
e permitir sua localizao quando necessrio.
O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e
decises que devero ser tomadas a partir das informaes contidas no
documento. Por isso, deve ser feito com ateno de maneira a extrair,
de forma clara e precisa, os elementos necessrios sua identificao
inequvoca. Deve ser dada especial ateno aos documentos recebidos
que no contenham NUP, realizando pesquisa de antecedentes antes de
proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de
informaes e transtornos advindos de tramitaes equivocadas.
Nmero nico de processo e documento NUP De acordo com a Portaria
Normativa n 3/2003 do MPOG, deve ser atribuda numerao nica de
processos aos rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios,
autarquias e fundaes federais.
O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou
processo, sendo atribudo aos documentos e processos na unidade
protocolizadora de origem. O NUP constitudo de quinze dgitos,
acrescidos mais dois dgitos de verificao (DV). Todos os documentos
e processos recebidos e expedidos pelas unidades protocolizadoras
da AGU devem receber uma numerao.0 0 0 0 0 . 0 0 0 0 0 0 / 0 0 0 0
- 0 0
1 grupo2 grupo3 grupo4 grupo
Refere-se ao cdigo numrico atribudo a cada unidade
protocolizadora; identifica o rgo de origem do processo.Determina o
registro seqencial dos processos e documentos cadastrados.
reiniciado a cada ano.Indica o ano de formao do processo ou
documento.Digito verificador que garante unicidade ao nmero
gerado.
Quadro: Estrutura do nmero nico de processo e documento.
Tabela de unidades Para utilizao da sistemtica de numerao nica
de processo, os rgos integrantes do Sistema de Servios Gerais
(SISG) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MPOG devem
obedecer s faixas numricas de codificao de unidades
protocolizadoras definidas pela Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do MPOG. As unidades da AGU recebero numerao entre as
faixas numricas de 00400 a 00599. Para mais informaes sobre as
faixas de NUP das unidades da AGU, ver Anexo.
Cadastramento de unidades Quando uma nova unidade inicia suas
atividades, necessrio atribuir um cdigo de unidade protocolizadora
(cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao de criao de NUP, bem
como a insero da nova unidade no Sistema deve ser feita formalmente
pelo chefe da unidade Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A
atribuio feita pelo SISG do MPOG.
NUP externo Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal
Direta, Autarquias e Fundaes, mantero em seu cadastramento e sua
tramitao, o mesmo nmero recebido no rgo de origem, vedada assim,
atribuio de nova numerao. No caso de retorno de documentos ou
processos j cadastrados, ser atribuda numerao da AGU ao novo
documento que encaminha o documento ou processo (Portaria Normativa
n 03/ 2003, do MPOG), fazendo a referncia a qual documento anterior
se refere a resposta ou considerao.
NUP interno O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento
deve ser transcrito na parte superior direita da primeira folha de
cada documento ou pea de processo, por meio de carimbo ou transcrio
manual com letra legvel. Cada unidade deve providenciar a confeco
de carimbo prprio, identificando sua Unidade. Exemplo de
carimbo:
Figura 04: Exemplo de carimbo de NUP
Os espaos reservados para o NUP, data e hora devero ser
preenchidos caneta esferogrfica, com letra legvel Anlise
documental
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito
com base no Assunto e no somente no tipo de documento. Para tanto,
antes do cadastramento no Sistema, importante que se extraiam as
informaes-chave que permitiro sua identificao de maneira
inequvoca.
Tipo de documento Os principais tipos de documentos de comunicao
na Administrao Pblica so:
*So considerados tipo de documento somente para a AGU. Se
apresentam como formulrio.**Deve ser utilizado, excepcionalmente,
quando no est identificado em nenhum dos casos listados.Nmero do
documento Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo
que expede. Para efeito de identificao do nmero do documento,
considera-se a numerao, ano e sigla Alguns documentos no possuem
numerao, devendo ser identificados como "S/N" (sem nmero).
O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem,
exceto, quando a sigla vier antes da numerao. O padro
NMERO/ANO/SIGLA deve ser adotado no ato do cadastramento. A sigla
antes do nmero tende a dificultar a filtragem na pesquisa quando
for necessrio localizar o documento.
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer sua
descrio em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou
caracteres alfanumricos que o identificam. Para indicar se o
documento ofcio, memorando, parecer, nota jurdica etc., existe uma
opo no Sistema denominada Tipo de Documento.Por exemplo: Ofcio n
17/2008/CCAF/AGU Tipo de documento: Ofcio Reproduzir como Nmero do
Documento: 17/2008/CCAF/AGU
Procedncia/Origem O rgo/unidade que emitiu o documento. A
procedncia pode ser identificada pela sigla que acompanha a numerao
do documento (NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo cabealho ou pela assinatura.
Pode ter procedncia interna (unidade da AGU) ou externa (outros
rgos).
Data do documento A data em que o documento foi produzido e
assinado. Pode estar localizada no canto superior direito do
documento ou aps o contedo.
Destino Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento
ou processo. O documento pode ter um destino interno (qualquer
unidade da AGU) ou externo (outros rgos). A identificao do destino
pode estar no cabealho ou no rodap do documento.
Interessado A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do
documento ou processo. de quem se trata o documento ou processo.
Segundo a lei 9.784/99:
Ateno! O interessado no , necessariamente, a pessoa que assina o
documento. No caso de Requerimento, a procedncia e o interessado
podem ser coincidentes.Art. 9 So legitimados como interessados no
processo administrativo:I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem
como titulares de direitos ou interesses individuais, ou no
exerccio do direito de representao;(...)III- as organizaes e
associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos;IV- as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto
a direitos ou interesses difusos.
Assunto E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e
conciso e no necessariamente reproduzir integralmente todo o texto
do documento. Veja o quadro O certo e o errado na descrio do
assunto, na pgina seguinte.
Documentos vinculados So outros documentos que fazem referncia
ao documento analisado. Os documentos vinculados podem ou no estar
juntados ou apensados.
Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebe-se um
ofcio em resposta (B). O oficio de resposta (B) um documento
vinculado ao ofcio que o solicitou (A) e deve ser citado quando do
cadastramento de (B).
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto: Linguagem
inapropriada:Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o
processo de minha me.Correto: Solicita informaes sobre processo n
000934.034930/2001-65 Muito sucinto:Errado: FriasCorreto: Solicitao
de frias no perodo 10/01/2001 a 10/02/2002. Muito extenso:Errado:
Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de Madureira/RJ em
ateno a solicitao contida no oficio 0025/AGU,com data de 11 de maro
de 2001 (documento cadastrado nesta unidade sob o n
00055555555/2001-111) conforme informao .dos tcnicos desta gerncia
,at a presente data ,no consta nos arquivos de prprios nacionais
cadastrado para o imvel localizado na Rua Joo n 222 , Saudades ,
neste municpio , RJ e tambm no e formado por terreno de marinha
e/ou acrescidos.Correto: Resposta ao ofcio 0025/AGU/2001 referente
ao proc. N 1997.000.003365-9 de usucapio.
Documento
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte
material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem
numa determinada poca ou lugar.
Classificao de documentosa. Quanto espcie:Administrativo:
Referente s atividades puramente administrativas;Judicial:
Referente s aes judiciais e extrajudiciais;Consultivo: Referente ao
assessoramento e orientao jurdica. Busca dirimir dvidas entre
pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial.b.
Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela pode
receber diferentes classificaes.
Documentos sigilosos ateno especial Podemos dizer, de maneira
bem simplificada, que na AGU existem duas grandes rea cuja gesto da
informao merece tratamento diferenciado quanto a seu tratamento e
divulgao: questes relacionadas defesa da Unio e alguns temas
relacionados gesto administrativa e de pessoal. importante saber
que existe regulamentao por parte do Governo Federal para o
tratamento de dados e informaes de carter sigiloso. As principais
regulamentaes esto no Decreto n 4.553/2002, que classifica as
informaes de acordo com sua importncia:
Reservado: Dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles
previstos;Confidencial: Dados ou informaes que, no interesse do
Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e
cuja revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou
acarretar danos segurana da sociedade e do Estado;Secreto: Dados ou
informaes referentes a sistemas, instalaes, projetos, planos ou
operaes de interesse nacional, a assuntos diplomticos e de
inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes
estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano
grave segurana da sociedade e do Estado;Ultra-secreto: Dados ou
informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais,
a plano ou operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a
projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de
interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo
conhecimento no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente
grave segurana da sociedade e do Estado.
Quando as informaes j foram classificadas, seu tratamento
relativamente simples. Convm destacar, no entanto, que para o
tratamento de informaes no classificadas determinados padres de
conduta so altamente recomendveis: A AGU trata, na defesa da Unio
com informaes que, se divulgadas, podem comprometer o andamento de
processos ou prejudicar a defesa. Por outro lado, deve-se ter
bastante cuidado para no divulgar informaes que possam comprometer
a honra e a imagem de pessoas envolvidas em processos
administrativos (especialmente processo administrativo disciplinar)
ou fornecer informaes sobre procedimentos administrativos, com
nfase queles ligados a processos licitatrios.
Dedicaremos uma seo especial ao tratamento de informaes e
documentos sensveis no final deste Manual.
Documento ostensivo Documento sem classificao quanto ao grau de
sigilo, cujo acesso livre.
Cadastrando um documento obrigatrio o cadastro de todos os
documentos expedidos e recebidos pelas unidades da AGU no Sistema
AGUDoc.
O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver
sendo encaminhado para rgos externos s unidades da AGU.
O Sistema AGUDoc tem a opo de recebimento eletrnico e TODOS os
usurios devem dar baixa em suas pendncias para assegurar que os
documentos sejam localizados no momento em que for necessrio.
Sempre que se recebe um documento ou processo fisicamente, deve-se
executar o recebimento eletrnico, que substitui o recibo de papel.
Essa a nica forma de garantir, com segurana, que o Sistema reflita
a real localizao de documentos e processos.
Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser
seu tratamento, vamos falar um pouco sobre seu tratamento no
Sistema AGUDoc. Voc ter informaes mais detalhadas sobre as
funcionalidades do AGUDoc no Manual do Sistema.
Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
NUP- NUP novo: gerado automaticamente pelo Sistema a partir da
Unidade de lotao do usurio.- Nos protocolos centrais unificados
(PCUs), o cadastrador dever selecionar a unidade protocolizadora
para gerao de NUP novo correspondente quela unidade.- NUP externo:
para documentos recebidos e que j foram cadastrados por rgos e
entidades externas a AGU.- NUP interno anterior ao AGUDOC: para
identificao de documentos antigos, cadastrados em sistemas
anteriores ao AGUDoc.Ao selecionar estas duas opes anteriores
(externo e anterior ao AGUDoc), o nmero dever ser informado pelo
cadastrador.
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
Documento ouProcessoToda documentao deve ser cadastrada como
documento.Porm, alguns documentos, dependendo do assunto e prvio
acordo entre o Protocolo e a rea responsvel, devero iniciar como
processo.
Tipo dedocumentoO tipo de documento dever ser escolhido entre
aqueles apresentados na tabela do Sistema, conforme orientao no
item Anlise Documental (p. 50)Em situaes excepcionais, somente
quando o tipo no estiver relacionado na lista oferecida pelo
Sistema, selecionar como DOCUMENTO.
Status do DocumentoNo ato da incluso, o documento sempre ser
classificado como principal. O Sistema atribui este status
automaticamente.
Nmero do documentoO nmero deve ser cadastrado como consta no
documento, sem citar o tipo de documento no campo Nmero do
Documento.Errado: OFCIO089/2007/AGUCorreto: 089/2007/AGU- No caso
da sigla constar antes da numerao, deve-se cadastrar na seguinte
seqncia: NUMERAO/ANO/SIGLA.Exemplo: 725/2007/AGU;- No caso de cpia,
o nmero deve ser cadastrado incluindo
NUMERAO/ANO/SIGLA(COPIA).Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).- Quando o
documento no possuir numerao, deve-se inserir: S/N (sem nmero).
Data derecebimento ouexpedioPreenchido automaticamente pelo
Sistema.
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
Data dodocumentoDeve ser a data que consta no documento,
observando que o ano deve ter quatro dgitos.Quando o documento no
possuir data, deve-se informar a data de entrada na instituio e
fazer a devida ressalva no campo Observao.
EspcieVerificar se o documento administrativo, judicial ou
consultivo.Dependendo da espcie selecionada, o Sistema abrir campos
especficos de cadastramento.A opo de consulta pela Internet est
disponvel apenas para documentos ou processos administrativos
podem.
Recebido ouExpedido- Recebido todo o documento que entra na
unidade.- Expedido todo documento produzido na unidade e que ser
expedido.
PrazoSempre que constar no documento ou processo, ou pedido por
meio de despacho, o prazo deve ser inserido no Sistema.Deve-se
informar a quantidade de dias corridos do prazo. O Sistema gera
automaticamente a data final do prazo.
SensvelOpo do Sistema para cadastramento de documentos e
processos sigilosos. Disponvel somente para usurios
habilitados.
Data deValidadeData em que expira a restrio de acesso ao
documento ou processo sigiloso. Deve ser definida pela autoridade
competente. Pode ocorrer em casos cujo assunto no se requeira mais
sigilo. Por exemplo, termos de um edital de licitao aps a sua
concluso.
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
MotivoRazo que levou classificao do documento como sensvel.
AutorVisvel somente para documentos judiciais. Informar o nome
do autor por extenso.Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como autora, ora como
r.
RuVisvel somente para documentos judiciais. Informar o nome do
ru por extenso.Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como autora, ora como
r.
CPF/CGCNo caso de documentos judiciais, caso haja o nmero do CPF
ou do CGC, expresso no documento, inform-lo neste campo.
Procedncia- Interna: De qualquer unidade da AGU.- Externa: De
unidades da Administrao Pblica que no pertenam AGU. importante que
a procedncia seja especfica do setor que deu origem ao documento ou
processo. A procedncia pode ser identificada a partir da sigla na
numerao do documento ou pelo cabealho que geralmente vem
acompanhado do braso ou logo do rgo.Exemplo:
725/2007/AGU/PSU/MGA.(numerao) (sigla)A procedncia interna da
Procuradoria-Seccional da Maring.Se necessrio, utilize o campo
Complemento para indicar pessoa ou unidade/setor que remeteu o
documento.
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
InteressadoAquele de quem trata o documento ou processo. de
extrema importncia nos casos que haja mais de um interessado, que
se cadastre por extenso o nome de todos os interessados.- No
permitido o uso da expresso E OUTROS.Quando se tratar de documentos
ou processos judiciais, o interessado ser sempre a parte contrria
Unio.Importante! A pessoa que assina (procurador, coordenador,
advogado) no ser o Interessado, exceto em casos de
Requerimento.Quando se tratar de assunto de interesse da Unidade,
como por exemplo, Solicitao de Suprimento de Fundos, o interessado
ser a Unidade.
AssuntoPara que atinja sua finalidade de ser campo principal
para pesquisa, o assunto deve ser descrito por duas partes: a
primeira parte com descrio geral e a segunda parte com descrio
especfica (por exemplo: perodo, nmero de fatura, nmero de ao ou
mandado, objeto de ao, objeto de mandado, entre outros).a. Os
documentos judiciais devem conter as seguintes informaes:1. tipo de
documento;2. nmero (inclusive com os pontos, barras e hfens);3.
objeto (contedo).Quando for cadastrado o nmero de uma ao ou
processo, importante escrev-lo da maneira como consta no documento,
incluindo os zeros, mesmo que antes da numerao.Ex:
0000.15.30.0708-1 (forma correta).Exemplo:
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
Assuntob. Os documentos administrativos devem conter as
seguintes informaes:1. tipo de documento;2. perodo/objeto a que se
refere.Exemplo:
Deve-se evitar encaminhar um documento administrativo com vrios
assuntos e interessados diferentes para no dificultar a busca de
informaes. Mais informaes no item Anlise Documental (p. 50).
ValorVisvel somente para documentos consultivos.Informar o valor
estimado do processo de licitao em consulta.
Documentos vinculadosSempre antes de iniciar o cadastramento,
deve-se verificar se existe antecedente que ser o vnculo do
documento ou processo.- Informar somente o NUP do documento
vinculado.
ObservaoInformao adicional cujo contedo no essencial busca, mas
ajuda na sua especificao.- Avisar sobre desmembramento,
desentranhamento, apensao, volumes, etc.
DestinoPode ser Interno/Externo/Usurio- Interno: quando
tramitado entre unidades da AGU;- Externo: destinado a rgos e
entidades externas;- Usurio: quando tramitado para um servidor
especfico.
CAMPOINSTRUES DE CADASTRAMENTO
Despacho- Despacho o encaminhamento que d andamento ao processo,
sem tomada de deciso definitiva.- Deve ser preenchido quando
solicitado pela autoridade competente. No obrigatrio.
Prazo- Deve ser preenchido quando solicitado pela autoridade
competente ou quando indicado no documento ou processo.
Ateno! No caso de um documento tratar de mais de um assunto ou
interessado, o mesmo dever ser desmembrado, ou seja, devem-se gerar
tantas cpias quantos forem os assuntos ou interessados constantes
do documento e cadastrar cada cpia com novo NUP (no confundir com
"Gerao de cpia no sistema)
Exemplo: Memorando para a CGRH encaminhando certido de
nascimento, recibo de identidade funcional e atestado mdico; ou,
Memorando para a SGCT com proposta de procedimento junto ao Supremo
Tribunal Federal (STF) em mais de uma ao.
No campo "Nmero do Documento, deve-se cadastrar o original como
nas instrues e as cpias incluindo NUMERAO/SIGLA(COPIA). Exemplo:
725/2007/AGU(COPIA).
Realizando pesquisa de antecedentes Os documentos que ingressam
na AGU podem se referir a outros que j tramitam na instituio. de
fundamental importncia, antes do cadastramento, realizar a pesquisa
por assunto, interessado, nmero do documento etc. para verificar a
existncia de tais documentos. Quando for encontrado antecedente,
deve-se realizar o vnculo no campo Documentos vinculados de forma a
fornecer subsdio no tratamento do tema. Esse vnculo gera uma
pesquisa cujo resumo deve ser encaminhado junto com o documento ou
processo ao destinatrio.
Ateno! O cadastrador de documentos ou processos deve somente
encaminhar as informaes que tenham conexo com o documento ou
processo em tratamento, no detendo autonomia para juntar ou apensar
documentos ou processos. Cabe autoridade competente avaliar a
relevncia de vinculao do documento antecedente ao novo documento ou
processo para proceder sua juntada por anexao ou apensao.
O "Resumo da Pesquisa indica os documentos ou processos que j
foram cadastrados no Sistema: NUP, nmero, tipo, data, assunto,
destino e data do ltimo trmite. O resumo da pesquisa tem por
objetivo fornecer informaes sobre documentos ou processos
anteriores que possam oferecer subsdios ou ter vinculao a assuntos
j tratados ou em tratamento na AGU. Para mais informaes, veja como
realizar pesquisa de antecedente no Manual do AGUDoc.
Montando documentos O documento, depois de cadastrado, seguir
com o Resumo da Pesquisa (quando existir referncia anterior) e a
Papeleta de Encaminhamento. O recibo deve ser dado de forma
eletrnica pelo prprio destinatrio, sem necessidade de emisso de via
em papel. A impresso de recibo deve ser feita SOMENTE quando o
destinatrio for entidade externa AGU.
Acompanham o documento cadastrado:
Papeleta de Encaminhamento Deve ser enviada somente junto com
documentos cadastrados. No se usa papeleta para encaminhar
processos, que j tm capa com os dados de seu contedo. A papeleta
indica o contedo do documento de forma clara e objetiva: NUP, Tipo
de Documento, Nmero do Documento, Interessado, Assunto, Destino,
Etc.
Documento Toda informao registrada em suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova
fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar. Deve-se anotar o NUP gerado pelo Sistema
no canto superior direito do documento.
Resumo da Pesquisa Lista outros documentos ou processos que
fazem referncia a assuntos e procedimentos que j esto em tratamento
na Instituio.
ReciboComprova o recebimento de um documento ou processo.
utilizado em verso impressa SOMENTE para envio de documentos ou
processos a entidades externas AGU. Para unidades da AGU, o recibo
eletrnico, diretamente no Sistema AGUDoc e comprova o recebimento
de um documento ou processo.Na verso impressa, o recibo deve
identificar o servidor que recebe, a data e hora e a assinatura em
letra de forma legvel ou carimbo.
Rotina de cadastramento de documento no sistema e preparao
fsica:1. Recebe a documentao para registro.2. Confere a documentao
(documento ou processo).3. Analisa o documento.4. Pesquisa por
assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc.5. Imprime
Resumo da Pesquisa caso se trate de documento.6. Abre TELA DE
INCLUSO no Sistema.7. Digita as informaes analisadas.8. Tramita no
Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade
responsvel.9. Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso
de cadastramento de documento o Sistema no permite a impresso de
etiqueta.10. Carimba o documento no canto superior direito e anota
NUP gerada pelo Sistema ou transcreve manualmente com letra
legvel.11. Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da
Pesquisa e documento.12. Encaminha para distribuio (escaninho).
Processo
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma
solicitao ou emitir uma deciso. Um processo pode receber informaes,
pareceres, anexos e despachos que so tramitados em conjunto, ou
seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitao.
Autuao a ao pela qual um documento passa a constituir um
processo. Visa dar forma processual aos documentos que requeiram
anlises, informaes e decises. A autuao de processo ocorrer nos
seguintes casos:Mediante despacho de autoridade competente;Quando
acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora.
No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de
carter social, tais como convites para festividades, homenagens,
agradecimentos e comunicaes de posse ou afastamento de cargos, bem
como as requisies de material ou prestao de servios, informaes e
outros que, por sua menor importncia, possam ser atendidos
diretamente em suas respectivas reas.
A autuao de documentos classificados como RESERVADO,
CONFIDENCIAL, SECRETO ou ULTRA-SECRETO ser processada somente por
servidor com competncia e designao para tal. A autuao de documentos
ou processos sigilosos ocorrer da mesma forma que os demais, tendo
como ressalva a especificao no campo do Sistema denominado
"Sensvel" do grau de sigilo expresso. Somente o cadastrador
habilitado tem acesso a esse campo. O cadastrador designado da
unidade de protocolo central ou setorial, aps a autuao, deve lacrar
o envelope, apondo NUP, o rgo e nome do destinatrio e o carimbo
correspondente ao grau de sigilo.
Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento
sigiloso deve ser colocado em dois envelopes. O primeiro (interno)
deve conter o grau de sigilo indicado, o segundo (externo) deve
seguir para autoridade competente ou interessado com os dados
completos necessrios ao encaminhamento e a expresso "Pessoal", para
evitar que seja aberto por terceiros.
As responsabilidades decorrentes da manipulao e divulgao
indevida de informaes de carter sigiloso esto detalhadas no captulo
V deste Manual. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por
um documento original. No entanto, pode ser feita a autuao
utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor
tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de
firmas. Quando for necessria a autuao a partir de cpia, deve ser
solicitada por meio de despacho da autoridade competente.
Partes de um processoFolha de despacho: Pode ser produzida e
impressa no prprio Sistema e destina-se a solicitaes ou informaes
inerentes ao processo. Deve ser includa ao final do processo no
momento em que for atendida a solicitao.Capa: A capa do processo,
na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo Sistema), com
identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia, interessado e
assunto do documento que originou o processo. Tambm contm as
anotaes de encaminhamento descritas na coluna DISTRIBUIO e os
nmeros dos processos juntados, apensados e volumes no campo ANEXOS.
Etiquetas de Urgente e Confidencial sero apostas, quando for o
caso, no canto superior direito, devendo ser tomadas as providncias
necessrias para o atendimento celeridade e ao sigilo. O modelo e a
especificao tcnica para aquisio de capa de processo esto no
Anexo.Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha
ou pea inicial do processo. As orientaes quanto retirada de outras
partes do processo est na seqncia deste Manual.Outros documentos
que compem o processo: Ao processo so agrupados informaes,
pareceres, anexos, despachos e outros, que devero ser numerados
seqencialmente. No caso em que a pea do processo tiver um tamanho
reduzido como, por exemplo, comprovantes de pagamento, cartes de
embarque, fotos, etc., essa ser colada em folha de papel branco,
apondo-se o carimbo da numerao, de modo que o canto superior
direito do documento contenha o referido carimbo.
Numerao de folhas e de peas As folhas dos processos sero
numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado
carimbo prprio para colocao no nmero, aposto no canto superior
direito da pgina, recebendo a folha inicial o nmero 01. No campo do
carimbo tambm deve constar a rubrica do servidor que inserir a
folha ao processo.
Ateno! Cuidados com a numerao quando autuar ou tratar processos:
A capa do processo no ser numerada. No item a seguir ser tratado
como proceder nos casos de juntada. A numerao das peas do processo
iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente
e seguir seqncia numrica pelas unidades que as adicionarem. Nenhum
processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido
diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. Os processos oriundos
de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero
suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta.
No havendo falhas, deve prosseguir com a seqncia numrica existente.
Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes, deve-se
apor o carimbo EM BRANCO.
Figura 05: Exemplo de carimbo Em branco.
Quando por falha ou omisso, for constatada a necessidade da
correo da numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a numerao
anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as
folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia:
Figura 06: Exemplo de correo de numerao.
Tratamento fsico dos documentos e processos Deve-se dar adequado
tratamento fsico aos documentos e processos. Observar cuidados de
higiene e manuseio, fazer furos centralizados, as dobras necessrias
com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada.
Evitar uso de grampos metlicos, clipes. Preservar informaes ao apor
elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Ao lidar com documentos
ou processos, evitar contato com lquidos ou alimentos.
Rotina de cadastramento de processo no Sistema, autuao e
preparao fsica:1. Recebe o documento para registro.2. Confere a
documentao (documento ou processo).3. Analisa o processo e o
documento que o encaminha.4. Pesquisa por assunto, interessado,
nmero do documento, procedncia etc.5. Imprime Resumo da Pesquisa
para o caso de cadastramento de documento.6. Abre TELA DE
INCLUSO.7. Digita as informaes analisadas.8. Tramita no Sistema o
processo cadastrado.9. Imprime Etiqueta.10. Capeia o conjunto de
documentos que compe o processo juntado, colocando colchetes e
obedecendo ordem do conjunto documental, conforme solicitado no
despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa de
processo, ver Anexo.11. Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver
modelo de etiqueta de processo no Anexo.12. Identifica na capa a
unidade para a qual o processo ser encaminhado.13. Se houver, anota
processos juntados ou apensados ao processo.14. Anota o NUP, apondo
carimbo no canto superior direito da primeira folha da pea
inicial.15. Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da
folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo.16.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrar documento (p. 37),
no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve
ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos
documentos ou processos recebidos.
Encerramento e abertura de volumes Os autos no devero exceder a
200 folhas em cada volume. Quando o processo contiver nmero de
folhas excedente ao limite fixado, devem ser abertos novos volumes.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o Sistema com a
informao de novo volume 1 Volume, 2 Volume, 3 Volume e assim por
diante. (Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, do
MPOG).
Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um
documento contendo 50 folhas. O volume dever ser encerrado,
mediante lavratura de Termo de Encerramento de Volume e aberto
outro volume com o Termo de Abertura para conter as 50
folhas.Rotina de encerramento e abertura de volumes:1. Recebe o
processo para encerramento de volume.2. Confere a numerao das
pginas e faz correes, se necessrio.3. No volume a ser encerrado,
aps a ltima folha do processo, inclui o TERMO DE ENCERRAMENTO DE
VOLUME, devidamente numerado, conforme modelo no Anexo.4. Quando
houver novo volume a ser aberto, logo aps a capa, inclui o TERMO DE
ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado (obedecendo seqncia do
volume anterior), sem numerar a contracapa do volume anterior e a
capa do novo volume, numerando a partir da primeira folha do novo
volume, conforme modelo no Anexo.5. Fazer a indicao do volume na
capa do processo (1 VOLUME, 2 VOLUME, 3 Volume e assim por
diante).6. Registra no Sistema no campo Observao.7. Encaminha para
distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documentos (p.
33), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento
deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos
documentos ou processos recebidos.
Juntadas
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e
eletronicamente em um processo, mediante solicitao formal,
originais ou cpias de documentos, contendo instrues, ato,
pareceres, registro de decises e informaes relevantes para o
assunto de que trata o processo.
So formas de juntada: Juntada de documento a documento; Juntada
de processo a processo; Juntada de documento a processo.
A juntada ocorrer somente a partir de solicitao formal.
Ateno!A juntada ser feita somente quando houver dependncia entre
os processos e documentos a serem juntados.Uma vez feita a juntada
por anexao, no ser possvel desfaz-la.Caso seja necessrio unir
processos ou documentos temporariamente, o procedimento o de
juntada por apensao.
Rotina de juntada por anexao de documento a documento:1. Recebe
os documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de
juntada.2. Analisa a solicitao e verifica os documentos.3. Agrupa
os documentos e suas respectivas Papeletas de Encaminhamento4.
Agrupa o despacho de solicitao de juntada.5. Preenche, imprime e
agrupa o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A DOCUMENTO, conforme modelo
no Anexo.6. No se numera documentos juntados enquanto no for
solicitada formalmente sua autuao.7. Registra no Sistema que os
documentos foram juntados no campo Observao.8. Tramita o documento
principal.9. Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p.
33), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento
deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos
documentos ou processos recebidos.
Rotina de juntada por anexao de processo a processo:1. Recebe os
processos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada.2.
Analisa a solicitao e verifica os processos.3. Preenche e imprime o
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO, conforme modelo no
Anexo.4. Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA
emitido pelo protocolo.5. Ao final do processo primrio, antes de
sua contracapa, ape o processo secundrio.6. Numera o processo
secundrio seqencialmente a partir da capa (inclusive a capa e o
Termo de Juntada).7. Elimina a contracapa do processo secundrio.8.
Registra na capa do processo principal o nmero dos processos
juntados.9. Entra no Sistema com o NUP do processo principal.
Registra a juntada no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando
Juntar/Apensar.10. Tramita o processo principal. Observao: a partir
da juntada, somente tramitar no Sistema o processo principal, uma
vez que o secundrio passa a ser parte dele.11. Encaminha para
distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p.
33), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento
deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos
documentos ou processos recebidos.
Rotina de juntada por anexao de documento a processo:1. Recebe
os processos e documentos a serem juntados e o despacho de
solicitao de juntada.2. Analisa a solicitao e verifica os
documentos e o processo.3. Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE
DOCUMENTO A PROCESSO, conforme modelo no Anexo.4. Agrupa o despacho
de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo.5. Ao
final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o documento
juntado.6. Numera as folhas do documento juntado seqencialmente,
inclusive a Papeleta de Encaminhamento e o Termo de Juntada.7.
Registra na capa do processo principal o NUP do documento
juntado.8. Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a
juntada do(s) documentos no Sistema clicando no Link Alterao,
solicitando Juntar/Apensar.9. Tramita no Sistema o processo
principal.10. Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: Da
mesma forma que nas orientaes anteriores, o recebimento deve ser
feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos
ou processos recebidos. No ser impresso recibo para tramitao
interna.
Apensao Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um
processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de
tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou
no.
A apensao ocorrer somente a partir de despacho com solicitao de
autoridade competente.
Ateno! Na apensao, cada processo mantm sua identidade e
independncia de numerao.
Rotina de apensao de processos1. Recebe os processos a serem
apensados e o despacho de solicitao de apensao.2. Analisa a
solicitao de apensao e verifica os processos, conforme modelo do
Anexo.3. Mantm superposto um processo ao outro, prendendo a
contracapa do processo primrio (principal) capa do secundrio e
assim por diante.4. Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE APENSAO
aos processos.5. Ao final do processo secundrio (que est sendo
apensado), agrupa o despacho de solicitao de apensao e o TERMO DE
APENSAO emitido pelo protocolo.6. Anota na parte inferior da capa
do processo primrio (principal) os dados do(s) processo(s)
apensado(s).7. Mantm a numerao original dos processos apensados.
Observao: No renumerar processos apensados.8. Registra a apensao no
Sistema.9. Tramita no Sistema o processo principal.10. Entra no
Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos processos no
Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.11.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que
solicitou a apensao no ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia.
Somente ser emitido recibo fsico para unidades externas AGU. rgos e
entidades externas AGU no podem solicitar apensao de processos.
Desapensao A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada
de decises em processos que j tenham antecedentes e tratem de
assuntos similares. Quando a deciso j foi tomada ou o assunto,
tratado, os processos podem ser separados e voltar a tramitar
separadamente (ou serem arquivados).
Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por
apensao. Ao final da deciso ou encerramento do processo, os
processos devero ser desapensados. A desapensao ocorrer mediante
despacho de solicitao da autoridade competente.Rotina de desapensao
de processos:1. Recebe os processos a serem desapensados e o
despacho de solicitao de desapensao.2. Analisa a solicitao e
verifica os documentos.3. Separa os processos superpostos.4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESAPENSAO disponvel no Anexo
indicando para qual destino esto sendo tramitados cada um dos
processos desapensados.5. Ape o TERMO DE DESAPENSAO ao final de
cada processo desapensado.6. Informa na parte inferior da capa do
processo principal a data da desapensao dos processos, tornando sem
efeito a anotao na capa do processo feito poca da apensao.7.
Registra no Sistema que os processos foram desapensados no campo
Observao.8. Tramita no Sistema os processos.9. Encaminha para
distribuio (escaninho).
Observao: O recibo eletrnico deve ser dado pela rea que
solicitou a desapensao ou pela autoridade por ela designada para
receber os processos desapensados. rgos e entidades externas AGU no
podem solicitar desapensao de processos.
Desentranhamento Dese
