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PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS
BRASÍLIA-DF Março/2001
____________________________ APRESENTAÇÃO
O principal objetivo deste Manual é orientar os responsáveis pela documentação institucional na aplicação do Programa de Gestão de Documentos da
Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, aprovado
pela Resolução n. 217, de 22/12/1999, do Conselho da Justiça Federal republicada em 22/02/2000, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos
administrativos setoriais e gerais das Instituições da Justiça Federal.
É um Manual de referência capaz de habilitar o servidor, em qualquer
estágio de tramitação do documento ou processo, para:
• classificar os documentos no ato de sua produção ou recebimento;
• organizar o acervo institucional;
• analisar a documentação em seu valor intrínseco; • selecionar a documentação para a transferência ao arquivo ou
eliminação.
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO......................................................................................... 5 1.1 Características dos documentos ................................................................. 6 1.1.1 Gênero....................................................................................................... 7 1.1.2 Espécie ...................................................................................................... 7 1.1.3 Natureza .................................................................................................... 8 1.2 Órgãos de documentação........................................................................... 8 1.2.2 Biblioteca.................................................................................................. 8 1.2.3 Arquivo ..................................................................................................... 8 1.2.3.1 Tipos de arquivos ...................................................................................... 9 1.2.3.2 Finalidade do arquivo ............................................................................... 11 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS................................................................. 12 2.1 Conceitos................................................................................................... 13 2.2 Objetivos ................................................................................................... 13 2.3 Fases do processo de gestão......................................................................... 13 2.3.1 Produção.................................................................................................... 13 2.3.2 Uso/tramitação .......................................................................................... 13 2.3.3 Destinação ................................................................................................. 14 2.4 Vantagens.................................................................................................. 14 3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES ....................... 15 3.1 Atividades do protocolo............................................................................. 16 3.2 Atividades do arquivo corrente .................................................................. 16 4 SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL..................................... 18 4.1 Conceitos................................................................................................... 19 4.2 Objetivo do Plano de Classificação............................................................ 20 4.3 Plano de Classificação de Documentos Administrativos da Justiça Federal... 20 4.4 Aplicação do Plano de Classificação.......................................................... 21 4.5 Competência para classificar ..................................................................... 22 4.6 Principais métodos de arquivamento.......................................................... 22 4.6.1 Métodos básicos ........................................................................................ 22 4.7 Como arquivar........................................................................................... 23 5. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL............................................................... 25 5.1 Objetivos ................................................................................................... 26 5.2 Valoração dos documentos ........................................................................ 26 5.3 Prazo de guarda dos documentos ............................................................... 27 5.4 Como avaliar ............................................................................................. 27 6 TABELA DE TEMPORALIDADE ........................................................... 29 6.1 Elaboração da tabela de temporalidade dos documentos administrativos da Justiça Federal. ..................................................................................... 30 6.2 Procedimento para implantação e revisão ................................................. 31
7 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ...................................................... 32 8 TRANSFERÊNCIA.................................................................................. 34 9 RECOLHIMENTO .................................................................................. 36 10 SUPORTES DA INFORMAÇÃO ............................................................ 38 10.1 Novas Tecnologias ................................................................................... 39 10.2 Controle automático de documentos ........................................................ 39 11 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................... 40 11.1 Conservação de documentos..................................................................... 41 11.2 Agentes de deterioração............................................................................ 41 11.2.1 Agentes físicos ......................................................................................... 41 11.2.2 Agentes físico-mecânicos ......................................................................... 42 11.2.3 Agentes químicos ..................................................................................... 43 11.2.4 Agentes biológicos .................................................................................. 43 12 ROTINAS DE CONSERVAÇÃO ........................................................... 45 12.1 Limpeza................................................................................................... 46 12.2 Controle de microorganismos e insetos.................................................... 46 12.3 Remoção de fitas e etiquetas.................................................................... 46 12.4 Pequenos reparos..................................................................................... 46 12.5 Acondicionamento e armazenamento....................................................... 47 13 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................... 49 14 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA (atualização março 99)....................... 53
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____________________ 1. INTRODUÇÃO
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A Gestão de Documentos na Administração Pública está prevista na Constituição Federal, de 1888:
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da
sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I - as formas de expressão;
II - os modos de criar, fazer e viver;
III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados à
manifestações artístico-culturais;
V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§ 1º ........................................................................................... § 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem. O dispositivo sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a
Lei n. 8.159/91, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do
Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.
O Conselho da Justiça Federal, em sua sessão ordinária de 13 de dezembro
de 1999, aprovou o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da
Resolução n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Diário da Justiça, Seção
1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000.
1.1 Características dos documentos
Documento é a informação corporificada em qualquer suporte material da informação.
Documento de Arquivo é aquele criado em decorrência de atividades
específicas desenvolvidas por instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora.
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Documento Administrativo é aquele produzido e recebido pelo órgão na execução das atividades administrativas e de apoio especializado.
Os documentos podem ser caracterizados conforme o gênero, espécie ou
natureza.
1.1.1 Gênero
• textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; • cartográficos: mapas, plantas, ...;
• iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...;
• filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento),...; • sonoros: fitas cassetes, discos, ...;
• micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas, ...;
• informáticos: disquetes, discos óticos e outros.
1.1.2 Espécie
Nos atos administrativos do poder público, as espécies documentais mais comuns são as seguintes:
• atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das
autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria;
• atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os
assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
• atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e
ocorrências. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infração;
• atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos.
Ex.: certidão, atestado, traslado; • atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos
normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondência
individual ou pública e se caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, oficio, aviso, memorando, notificação telegrama, telex,
alvará, edital;
• atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é parte.
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Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste).
1.1.3 Natureza
Os documentos podem ser: • ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração;
• sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
1.2 Órgãos de documentação As noções de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram,
tanto pela finalidade e forma física dos documentos, quanto por serem instituições com
objetivos idênticos, isto é, funcionavam como depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos pelo homem.
Porém, com a evolução da humanidade, principalmente o advento da
imprensa, os campos de atuação dessas instituições foram sendo delimitados. Seus objetivos se tomaram bem definidos, apesar de terem funções
semelhantes.
1.2.1 Museu
Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do
público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
1.2.2 Biblioteca
É um organismo prestador de serviços de informação. Seu acervo é constituído pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto
ordenadamente para consulta, empréstimo ou fornecimento de cópia, com vistas ao
atendimento das necessidades de seus usuários.
1.2.3 Arquivo
É a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos,
visando à utilidade que podem oferecer no futuro.
Além desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n. 8.159/91, o termo Arquivo também pode ser usado para designar:
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• móvel para guarda de documentos; • local onde o acervo documental deve ser conservado;
• conjunto de documentos;
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;
• títulos de periódicos;
• documento eletrônico (armazenado em computador).
1.2.3.1 Tipos de arquivos
De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se em:
• público: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o
órgão produtor, ou seja, como de âmbito federal, estadual ou municipal; • privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, podendo ser institucionais e pessoais.
Conforme os estágios de arquivamento, pelos quais os documentos
tramitam os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermediário ou
Permanente. Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos
diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento despendido aos
documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o. desenvolvimento das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente.
a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos
fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que
são consultados. Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo corrente.
b) Arquivo Intermediário: tem sob sua guarda documentos originários do
arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem à administração que os
produziu e aguardam sua destinação final. Em geral é centralizado, pois esta característica permite:
• rapidez na localização: o fato de os documentos estarem concentrados
permite uma melhor organização (classificação, indexação, etc.) e, conseqüentemente, maior rapidez ao acesso;
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• liberação de espaço físico: em vez de ocupar espaço em cada gabinete, turma ou seção, os documentos ficam concentrados em um único local,
liberando os espaços dessas áreas para outras atividades dos servidores e
melhorando o ambiente de trabalho (o acúmulo de papéis e de poeira envolve a proliferação de microorganismos, ácaros, fungos etc., tomando o
local cada dia mais insalubre). As normas técnicas internacionais
recomendam que as salas de depósitos de documentos e de trabalho dos servidores de arquivo devam ser separadas;
• economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organização e
atendimento à consulta que são desenvolvidas em cada gabinete, turma ou seção mobilizam servidores que também trabalham em atividades
específicas da área judiciária - o julgamento e suas conseqüências. À
medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL, necessita-se de menor número de pessoas para realizar essas mesmas
tarefas;
• economia de tempo: tanto dos usuários que têm de percorrer cada gabinete solicitando cópia de documentos e informações, quanto dos
servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse
centralizado, o usuário iria a um só local e os servidores dos gabinetes teriam mais tempo para as tarefas jurídico-administrativas;
• economia de recursos materiais: a concentração de processos em um
arquivo permite padronizar os móveis e material de consumo utilizados para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior
quantidade e menor preço. Diminui a guarda de duplicatas e cópias
desnecessárias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material e equipamento envolvido nessa guarda;
• segurança: os arquivos devem se concentrar no térreo ou 1º andar,
devido ao peso dos papéis. Normalmente, os edifícios comuns enfrentam sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando não há
arquivo central;
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses
documentos são inalienáveis e imprescritíveis. O Arquivo Permanente surge após a
realização da avaliação dos documentos e tem um tratamento técnico diferenciado para os documentos, bem como condições de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos
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documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente.
1.2.3.2 Finalidade do arquivo É servir à administração, tendo como instrumento de apoio os documentos
por ele protegidos e preservados, visando a sua utilização. Quando o documento não
mais servir à Administração, pode ser selecionado para servir de fonte para a História e a memória da instituição.
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_____________________________ 2. GESTÃO DE DOCUMENTOS
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2.1 Conceitos Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às
atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criação até sua eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais.
2.2 Objetivos • objetivo geral: racionalizar o ciclo documental;
• objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação
governamental na hora e local exatos, atendendo às necessidades dos órgãos e administrações;
• objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, parágrafo 2°, da
CF de 1988: "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta
a quantos dela necessitam";
• objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, já tendo perdido o valor administrativo, fiscal
e legal.
• objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrográfica, do
processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na
área de gestão da informação.
2.3 F ases do processo de gestão
2.3.1 Produção
Deve-se ampliar a utilização dos documentos que são necessários, evitando-
se a produção daqueles que não são essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados.
2.3.2 Uso/ tramitação É necessário controlar o fluxo documental, por meio de:
• utilização e conservação dos documentos;
• sistemas de arquivos e de recuperação de informação; • gestão de arquivos;
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• gestão de correios e telecomunicações; • seleção e gestão de copiadoras;
• análises de sistemas;
• centros de arquivamento intermediários.
2.3.3 Destinação
Deve-se avaliar a massa documental, realizando: • avaliação de documentos;
• eliminação dos documentos;
• transferência de documentos. • identificação e descrição das séries de documentos;
• estabelecimento de programas de conservação e preservação de
documentos;
2.4 Vantagens
As vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização se caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a produção, tramitação,
utilização e destinação final do documento; pelo acesso rápido e disponibilidade da
informação governamental e pela utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a preservação dos documentos de valores históricos e científicos para sua
guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA,
estudos comprovam que a aplicação do Programa de Gestão de Documentos na administração pública federal dos EUA produziu uma economia de cerca de
U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998.
Há, ainda, outras vantagens: • clareza na distinção dos valores dos documentos;
• melhor organização dos documentos;
• maior consciência do valor dos arquivos; • redução considerável de custos governamentais.
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__________________________________________________ 3. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
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É essencial na administração pública o estabelecimento de normas para a gerência dos documentos na fase corrente.
Levando em consideração que os documentos correntes estão vinculados
aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificação, controle de expedição, tramitação e arquivamento, objetivando o acesso rápido e
preciso às informações neles contidas.
Todas essas operações técnicas caracterizam os serviços de gestão dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gestão e serem
coordenados por um gestor em cada instituição.
3.1 Atividades do protocolo
Serviço auxiliar, cuja principal função é informar rápida e precisamente a
localização exata da documentação em trânsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades:
• recebimento: receber a correspondência, separando-as quanto aos
aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários, abrir os documentos ostensivos, verificando a existência de
antecedentes;
• classificação: operação intelectual que consiste na interpretação do documento; é a análise e determinação do assunto do mesmo, conforme o plano de
classificação de documentos adotado;
• registro e movimentação: apor carimbo de protocolo, com o número e data do documento, classificação e encaminhamento da documentação, por meio do
devido controle, aos destinatários;
• expedição: receber a documentação expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cópias, e expedir o original
por correio ou malote, encaminhando a cópia ao setor remetente;
• atendimento: informar sobre a existência de determinado documento e sua localização/tramitação atual.
3.2 Atividades do arquivo corrente A relação das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos
correntes visam informar, com exatidão, todo o trâmite e conteúdo da documentação
produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades:
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• inspeção: verificar a existência de despachos destinando a documentação ao arquivamento;
• limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso
de grampos e clipes de aço, desdobrar folhas e verificar existência de sujeiras, promovendo a restauração das folhas em mau estado de conservação;
• análise:verificar a classificação atribuída no ato do recebimento,
ratificando-a ou retificando-a; • arquivamento: arquivar a documentação de acordo com o método
adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado
inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado; • empréstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde à própria
essência de sua formação, ou seja, servir à administração e à história. Aconselha-se a
utilização de guia-fora em substituição ao dossiê, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotação em controle manual ou sistema
informatizado.
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____________________________________________ 4. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL
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4.1 Conceitos • Classificação: é o agrupamento de elementos de acordo com as suas
diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo
de elementos. • Classificação de documentos de arquivo: refere-se à criação de um
sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada
instituição, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em
determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano
Schellemberg afirma que "os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores,
arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente."
• Classificação funcional: consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e
subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos
a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos. • Função: é toda competência de um órgão ou entidade com vistas a
cumprir os objetivos para os quais foram criados. São as atribuições estatutárias ou
regimentais, as responsabilidades, a missão desse órgão. • Atividade: é uma ação desempenhada para cumprir uma determinada
função. Divide-se em fim e meio.
• Atividades-fim: são aquelas executadas em funções específicas, próprias daquele órgão, razão da existência da entidade.
• Atividades-meio: são aquelas que constituem o apoio, os meios
utilizados pelo órgão para atingir seus fins. Executam funções básicas auxiliares para a sobrevivência de todo e qualquer órgão.
• Atos políticos: são operações de natureza normativa que determinam
uma diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. • Atos executivos: são operações de implementação das decisões
decorrentes dos atos de natureza política.
• Plano de Classificação: instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos
das diversas classes e subdivisões.
• Codificação: os códigos são associados à classificação a fim de facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e subdivisões. Podem ser
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usados códigos cromáticos (associação de cores às classes) e numéricos (existem diversos tipos: decimal, duplex, bloco numérico, dígito-terminal, alfanumérico etc.).
4.2 Objetivo do Plano de Classificação Garantia da uniformidade no tratamento da documentação. Sua
aplicabilidade traz a agilização da recuperação da informação e orienta a elaboração da
Tabela de Temporalidade. Plano de Classificação funcional, baseado nas funções e atividades do
órgão, procura recriar a configuração da instituição, a sua missão e as ações
desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituição, pois as atividades por ela realizadas geram documentos.
As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos
administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificação continuará a mesma, já que as
funções e atividades em geral não se alteram.
4.3 Plano de Classificação de Documentos Administrativos da Justiça Federal.
Entre as vantagens da adoção de Planos de Classificação, podemos citar as
mais importantes: • conservar os documentos de maneira ordenada e acessível;
• recuperar a informação contida nos documentos com maior rapidez e
segurança; • racionalizar a produção documental, por meio de um controle eficiente
da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitação mais racional;
• reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos;
• facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de
identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação; • promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimização
dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos
procedimentos, atividades e serviços de arquivo; • otimizar o uso do espaço físico ocupado com documentos, sobretudo nos
arquivos correntes;
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• proporcionar aos servidores um melhor ambiente na área dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido à conservação de
menor quantidade de documentos no local;
• preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos
servidores e do cidadão, uma vez que o plano de classificação reflete as funções e
atividades desempenhadas pela instituição.
4.4 Aplicação do Plano de Classificação
Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. O ideal é trabalhar com os documentos atuais e,
progressivamente, ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos,
sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes são mais consultados e a classificação servirá para uma rápida localização.
Em segundo lugar, porque o volume é menor do que o acumulado.
A aplicação do Plano de Classificação nos documentos dos setores é fundamental. Além dos documentos serem consultados com mais freqüência, serve
como treinamento para os servidores das diversas áreas, que ao classificar, aprendam
também a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos correntes. Ajuda também a compreender o funcionamento do Plano de Classificação
na prática e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que são tratados
próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados.
Os responsáveis pela aplicação do Plano nos setores devem ser os mesmos
servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos.
A partir da implantação do Plano de Classificação nas unidades setoriais, o
arquivo central só aceitará a transferência de documentos previamente classificados e avaliados. Porém a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central
deve também receber tratamento de classificação.
A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda
orienta o rearquivamento daquele que saiu para fins de empréstimo ou consulta. Deve
ser aposto na extremidade superior direita da primeira página do documento preenchido a lápis, pois a classificação pode ser revista no momento do arquivamento
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corrente ou transferência para o intermediário. A codificação deve ser atribuída ao documento quando da sua expedição ou recepção e irá acompanhar toda sua vida útil
seja na tramitação ou arquivamento, o que confere maior segurança no desempenho
das atividades arquivísticas.
4.5 Competência para classificar
O Plano de Classificação pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. Preferencialmente os
documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados,
pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detém melhores informações para enquadrá-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada.
O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua
autuação. Assim, sua tramitação pelas unidades, com uma definição de arquivamento padronizada, facilita o trabalho das secretárias e dos demais servidores encarregados
da guarda temporária nos setores.
4.6 Principais métodos de arquivamento
A tarefa de classificar exige do responsável ser conhecedor não só da
administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um método ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos
documentos e pela estrutura da organização.
Os métodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificação, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando
facilitar o arquivamento e a busca/recuperação do documento.
São divididos em básicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, direto ou indireto.
• Direto: busca o documento no local arquivado, sem intervenção de
instrumentos de pesquisas. • Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para
a localização do documento.
4.6.1 Métodos básicos
• Alfabético:
É direto. O acesso é feito no local de guarda. Tem como modalidades de ordenação as ordens alfabética e alfanumérica.
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O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetação e regras de ordenação.
• Geográfico:
É direto. Este método é utilizado quando o elemento principal considerado é a procedência ou local. Suas modalidades de ordenação podem ser pela cidade
(ordem alfabética), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem
alfabética) e país (primeiro o país, depois a capital e as localidades em ordem alfabética).
• Numérico:
Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenação pode ser pelo número, número e data e dígito-terminal. Este método tem como elemento principal a
ser considerado o número, e a escolha recai nos seguintes métodos: simples,
cronológico ou dígito-terminal. • Por assunto:
Toda organização dispõe de documentos que devem, com vantagens, ser
arquivados por este método utilizando o Plano de Classificação adotado. É o método mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.
As modalidades de ordenação podem ser alfabética ou numérica. Essa
última exige a elaboração de índice alfabético remissivo. A ordenação numérica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexação coordenada. O
unitermo é utilizado, com êxito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias,
microformas, discos, fitas cassetes, vídeos e mídias eletrônicas.
Algumas vantagens do sistema de classificação por assunto:
• atendimento mais rápido, custo operacional mais reduzido; • fácil triagem dos papéis descartáveis;
• uso mais econômico de equipamentos e de material.
4.7 Como arquivar
A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos. Miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-
arquivo, como um encarte. Auxilia a classificação, separando os documentos segundo
o melhor método de arquivamento (numérico, cronológico, alfabético, etc.).
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Os documentos não ficam presos à pasta suspensa, mas dentro do miolo, preferencialmente com prendedores plásticos, evitando a retirada da pasta suspensa do
seu local no arquivo, para fins de consulta de um só documento. Esse procedimento
evita os erros de arquivamento, e rearquivamento indevidamente e a colocação de pastas suspensas fora do lugar durante o manuseio.
A utilização de miolos facilita ainda a consulta da pasta por mais de um
usuário (se os documentos estiverem em miolos diferentes) e a transferência de documentos ao arquivo central os documentos podem ser retirados das pastas
suspensas e enviados ao arquivo central e a pasta permanece no arquivo da unidade.
Os anexos dos documentos podem ser arquivados nas estantes em caixas-arquivo, fazendo-se uma folha de referência na pasta do assunto respectivo, para não
se sobrecarregarem as pastas suspensas com volumes excessivos. Os anexos também
devem ser classificados e carimbados.
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______________________________ 5. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
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Processo de análise e seleção de documentos que a estabelece os prazos para guarda nas fases corrente e intermediária, e sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
5.1 Objetivos
São seus objetivos principais:
• reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação da documentação de valor
permanente; • controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de
suportes adequados para o registro da informação;
• conquistar espaço físico e reduzir o peso no edifício; • aproveitar melhor os recursos humanos e materiais;
• garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.
Nos arquivos setoriais, a avaliação é feita pelos servidores responsáveis
pela classificação e arquivamento dos documentos, que devem também aplicar a
Tabela de Temporalidade. Os documentos que devem permanecer guardados por mais tempo serão transferidos ao Arquivo Central, por meio de uma listagem: os que
puderem ser eliminados nos arquivos correntes devem ser relacionados na Listagem de
Eliminação e encaminhados ao Arquivo Central, para que seus técnicos efetuem os trâmites previstos na Resolução CJF n° 217/99 e nas normas do CONARQ.
5.2 Valoração dos documentos • Valor primário: é o valor que o documento apresenta para a consecução
dos fins explícitos a que se propõe;
• Valor administrativo: valor dos documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funções.
• Valor legal ou jurídico: valor dos documentos que envolvem direitos a
curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, e que possuem caráter probatório. Ressaltamos que o fim do prazo de prescrição de direitos não é autorização
para eliminar os documentos, que podem ainda ser necessários para outros fins.
• Valor fiscal: valor dos documentos relativos a operações financeiras e à comprovação de despesas e receitas.
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• Valor secundário: refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins outros que não aqueles para os quais foram originalmente criados; o documento
passa a ser fonte de pesquisa e informação sobre o próprio serviço e sobre pessoas,
fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, considera-se relevante. Nas Tabelas de Temporalidade das instituições públicas ou privadas, a guarda permanente
deve abranger as seguintes diretrizes, quanto aos documentos:
• relativos à origem, aos direitos, às razões da existência e aos objetivos da instituição;
• que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição;
• visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição; • que firmem jurisprudência;
• que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades
específicas da instituição; • de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser
guardado pelo menos um exemplar como amostra;
• com características artística e cultural extrínsecas.
5.3 Prazo de guarda dos documentos
Período de tempo em que o documento deve ser mantido no arquivo corrente e intermediário, aguardando destinação final. O prazo de guarda vincula-se à
determinação do valor primário do documento, de acordo com os seguintes fatores:
• existência de legislação que regula a prescrição legal de documentos públicos, ou seja, determinação dos prazos prescricionais;
• existência de outras fontes (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda do documento por precaução, em virtude de práticas
administrativas (prazos precaucionais);
• freqüência de consulta aos documentos.
5.4 Como avaliar
O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente deverão ser classificados com base no Plano de Classificação e avaliados com base na
Tabela de Temporalidade. O número de classificação e o prazo de guarda na unidade
são anotados no documento e lançados no sistema automatizado, se existir.
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O documento ficará arquivado na unidade até que cumpra o prazo para transferência ao Arquivo Central ou sua eliminação.
A Tabela aplica-se aos documentos produzidos em todos os períodos da
Justiça Federal abrangendo, portanto, os que serão gerados a partir de sua publicação, assim como o acervo acumulado até o momento.
Ela será utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos setoriais,
orientando a transferência periódica ao Arquivo Central quanto nos documentos acumulados nesse último.
O número de vias dos documentos especificados na Tabela tem por base
informações obtidas no Levantamento da Produção Documental mencionado. No entanto, podem ocorrer diferenças entre instituições. Caso o documento não seja
expedido em tal número de vias, as excedentes devem ser ignoradas, não efetivando
seu arquivamento. O prazo de guarda do original sempre corresponderá ao prazo da primeira
via na Tabela. Fotocópias podem ser consideradas como vias.
Documentos que se inserem em outras espécies documentais (por exemplo, atos em assentamentos funcionais, solicitações de serviços em processos
administrativos etc.) devem ter a mesma destinação desses.
O desentranhamento de peças dos processos ou dossiês não é recomendado em decorrência do princípio arquivístico da unicidade: “qualidade pela qual os
documentos de arquivo, a despeito da forma, espécie ou tipo, conservam o caráter
único em função de seu contexto de origem". Por meio deste princípio, pode-se comprovar a autenticidade e veracidade do documento. Portanto é recomendável evitar
a retirada de peças dos documentos arquivados, tanto na hipótese de serem eliminados
quanto na de guarda permanente.
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________________________________ 6. TABELA DE TEMPORALIDADE
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Registro esquemático do ciclo de vida da documentação da instituição. Elaborado após análise da documentação, determina o prazo de manutenção dos
documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além dos
critérios para microfilmagem, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. A Tabela de Temporalidade é o instrumento utilizado para a avaliação dos
documentos de arquivo, atividade essencial pois define quais os documentos serão
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podem ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e
o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a
sociedade. Visa estabelecer prazos de retenção para os documentos nas unidades
setoriais, regulamentar a transferência desses ao Arquivo Central e aí definir os prazos,
segundo os quais os documentos obterão uma destinação final: eliminação ou guarda permanente para fins históricos.
Disciplina a documentação desde a produção, determina aqueles que podem
ser eliminados e os que serão preservados devido ao seu valor como fonte para a História ou comprobatório para a instituição.
Além de padronizar os procedimentos de avaliação de documentos, a
Tabela de Temporalidade permite atingir as condições essenciais para a gestão de documentos, tais como a padronização dos tipos documentais, a racionalização na
produção de documentos e o estabelecimento de cronograma de transferência e
recolhimento para os arquivos intermediário e permanente.
6.1 Elaboração da Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da
Justiça Federal. A metodologia de elaboração utilizada partiu de um estudo denominado
"Levantamento da Produção Documental", realizado por amostragem no STJ, CJF,
TRFs – 1ª e 3ª, SJSP e SJSC, onde foram entrevistados representantes de cada unidade produtora dos documentos. Esses dados foram sistematizados e analisados por uma
Comissão de Avaliação, formada por especialistas que analisaram os prazos de
retenção propostos, verificando os valores administrativo, legal, fiscal e histórico. Os resultados estão consubstanciados na Tabela de Temporalidade que,
após a anuência de todas as instituições da Justiça Federal, foi submetida à aprovação
do Colegiado do Conselho da Justiça Federal, e divulgada por meio do ato legal que
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lhe conferiu legitimidade e publicidade, a Resolução n° 217, de 22 de dezembro de 1999, publica da no DJ SI, de 29/12/99, e republicada em 22/2/2000.
6.2 Procedimentos para implantação e revisão A Justiça Federal deve constituir Comissões Permanentes de Avaliação
Documental nos Tribunais Regionais Federais e grupos de avaliação de documentos
nas Seções Judiciárias, com a finalidade de adequar a Tabela de Temporalidade orientar a aplicação dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção e
proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos nela citados. As
comissões devem ainda, com base na Tabela, autorizar o descarte em intervalos regulares, aprovando o Termo de Eliminação elaborado pelas respectivas. unidades de
Arquivo e acompanhando os procedimentos necessários para à efetiva eliminação
desses. Os documentos ou assuntos não previstos no Plano de Classificação e na
Tabela de Temporalidade ou que caírem em desuso devem ser atualizados em reuniões
periódicas das Comissões Permanentes de Avaliação Documental dos TRF's, com base nas sugestões apresentadas pelos Grupos de Avaliação de Documentos das Seções
Judiciárias para fins de atualização desses instrumentos.
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_________________________________ 7. ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Refere-se à destruição dos documentos que não possuam valor permanente. Para algumas vias do documento, a eliminação pode ser efetuada no próprio arquivo
corrente, pelos servidores daquela unidade, sob a orientação da comissão ou grupo de
avaliação. De alguns documentos são eliminadas todas as vias, por não possuírem qualquer interesse para guarda permanente ou porque suas informações são
importantes, mas estão recapituladas em outro documento mais condensado,
justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto/freqüência e a folha de pagamento são elimináveis porque suas informações estão recapituladas na
ficha financeira, que será guardada permanentemente).
Recomenda-se não incinerar os documentos, para evitar o aumento da poluição do ar e reduzir o corte de madeiras com a reciclagem do papel. Por questão
de segurança, os documentos fragmentados por trituradores podem ser dissolvidos em
ácido, formando uma polpa para reciclagem. Este processo geralmente é executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado por um servidor da
instituição.
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___________________ 8. TRANSFERÊNCIA
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É a remessa dos documentos ao arquivo intermediário, onde serão conservados por período predetermu1ado, aguardando sua destinação final -
eliminação ou guarda permanente. Nos arquivos intermediários, ficam os documentos
que, cessado ou reduzido seu uso freqüente nas unidades produtoras, por razões de interesse administrativo e racionalização de recursos, são transferidos dos arquivos
correntes e aguardam destinação final em depósito de armazenagem temporária, e,
após, são eliminados ou recolhidos para guarda permanente em arquivos históricos, segundo os critérios da Tabela de Temporalidade Documental.
No caso dos processos, a unidade responsável pela decisão do seu
arquivamento é aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. Não será encaminhado para arquivamento o processo cujo teor não tenha tido
solução final. Só serão recebidos no Arquivo Central documentos classificados
segundo o Plano de Classificação e relacionados em guias próprias de transferência, que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores
responsáveis pela transferência e pelo recebimento, no Arquivo Central.
Os processos transferidos ao Arquivo Central devem conter despacho determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e o carimbo da
autoridade competente, com a respectiva função, aposto na última folha do processo.
O processo pode ser reativado, voltando a tramitar, com o seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente. Para o desarquivamento, o
servidor responsável pelo Arquivo deve preencher o Termo de Desarquivamento, que
registra a saída do processo para consulta, análise, emissão de fotocópia ou nova tramitação.
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__________________ 9. RECOLHIMENTO
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Remessa dos documentos de valor probatório, histórico ou informativo para guarda permanente. A Guarda Permanente, prevista na Tabela, é estabelecida de
acordo com o assunto do documento, seu conteúdo, a função para a qual foi criado e
não apenas baseado no tipo documental ou prazo prescricional. Documentos essenciais: os originais dos documentos vitais para reconstituir
a memória administrativa da instituição, sua origem, desenvolvimento, funcionamento
e até a extinção devem ser encaminhados diretamente ao arquivo assim que sejam produzidos (ex: Portarias, Resoluções, Balanços Financeiros Anuais, Relatório Anual
de Atividades etc.).
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_______________________________ 10. SUPORTES DA INFORMAÇÃO
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Os documentos elaborados em suportes diferenciados do papel (fotografias, fitas de vídeo, disquetes, CD-ROM, microfilmes, transparências e outros) são
considerados responsabilidade do arquivo, devendo obedecer às normas estabelecidas
na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação para os documentos em papel.
10.1 Novas tecnologias
A implantação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade possibilita um maior conhecimento da produção e do uso dos documentos, permitindo
que se defina os critérios para digitalização dos mesmos.
A microfilmagem ou digitalização do acervo, bem como a. impressão em papel de documentos existentes em sistemas informatizados (listagens, formulários,
requisições, cadastros, relatórios etc.) devem vir a ser regulamentados posteriormente.
Os documentos transferidos para outros suportes, por exemplo, disco óptico, devem obedecer à classificação e ao prazo de guarda e destinação previstos na
Tabela de Temporalidade. Se a destinação é guarda permanente, os originais ou vias
em papel não podem ser eliminados. Em alguns países é realizada a microfilmagem de todo o material a ser
digitalizado, e a digitalização é feita a partir do microfilme. Esse processo diminui o
custo da digitalização, sem contar que a durabilidade do microfilme é comprovadamente maior, tomando-se uma opção a mais para a preservação de
documentos importantes.
10.2 Controle automático de documentos
A informatização de rotinas e procedimentos da área de Arquivo pode ser
otimizada, caso se interligue esse sistema com os de controle de registro de entrada e movimentação de documentos. Essa interligação entre protocolo e arquivo evita que o
último tenha que cadastrar novamente os dados de cada processo, quando do seu
arquivamento.
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___________________________________ 11. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
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11.1 Conservação de documentos Para que o documento permaneça em condições de utilização são
necessários cuidados especiais visando à sua preservação.
Usuários da documentação produzida e recebida, especialmente os atos processuais, devem preocupar-se com a importância da conservação do patrimônio
público, histórico, comprobatório e cultural da instituição. Esse legado histórico é de
responsabilidade de todos. Os acervos documentais são constituídos, basicamente, por materiais
orgânicos (papel, tinta etc.) e, como tais, estão sujeitos a um contínuo processo de
deterioração. A conservação não pode simplesmente suspender um processo de
degradação já instalado. Porém, utilizando-se métodos téa1ico-científicos, reduz-se
o.ritmo desse processo. A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se pela luta contra
as causas da deterioração, buscando um maior prolongamento da vida útil de livros e
documentos.
11.2 Agentes de deterioração
Além da celulose, corantes, pigmentos, aditivos e outros materiais do papel, os documentos sofrem danos por efeitos exteriores, os quais podem estar ligados a
causas de ordem física, físico-mecânica, química e biológica Os problemas ocorrem
com o emprego de materiais inadequados na confecção dos documentos, mas também em situações de uso e guarda.
11.2.1 Agentes físicos • Luz: a luz, natural ou artificial, é um tipo de radiação eletromagnética
capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos documentos, induzindo um processo
de envelhecimento acelerado. As radiações visíveis e infravermelhas causam o esmaecimento das cores, a despolimerização da celulose e das proteínas, o
endurecimento de plásticos etc. Especialmente em regiões de clima tropical, a luz solar
contribui de maneira intensiva para a deterioração dos materiais arquivísticos. O aquecimento excessivo por efeitos da insolação altera, consideravelmente, as
condições ambientais, além de a ação direta da luz causar alterações físico-químicas.
• Temperatura e umidade: com relação aos problemas de radiações luminosas, o calor pode ser altamente nocivo aos materiais. Quanto mais alta é a
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temperatura, mais intensivas se processam as reações químicas de degradação, como, por exemplo, a oxidação com ruptura das ligações químicas e a perda das propriedades
originais dos materiais. A temperatura influencia de maneira determinante as
alterações da umidade do ar. A umidade relativa exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de ar a dada temperatura e a
quantidade máxima de água que esse volume poderia conter sem se verificar o
fenômeno de condensação. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha- se manter a temperatura (T) e a umidade relativa (UR),
respectivamente, entre 18 e 2TC e 50 e 60%. Em regiões de clima tropical, os valores
médios da T e UR oscilam muito acima dos ideais, exigindo tecnologia e recursos especiais para a manutenção dos parâmetros recomendados.
11.2.2 Agentes físico-mecânicos • Ausência de proteção: as formas de acondicionamento, normalmente
empregadas, pouco contribuem para a preservação de nossos acervos. Encadernações
mal feitas ou em mau estado, não protegem os documentos e permitem a penetração de poeira e de poluentes. A amarração com barbantes, quando provoca tensão, funciona
como "serrote", cortando as margens. Já o cadarço, embora mais aconselhável, pode
criar o mesmo dano, quando tencionado. No caso de mapas, a falta de mapotecas especialmente dimensionadas
obrigou muitas vezes a enrolá-los ou dobrá-los. A distensão das fibras, provocada pelo
enrolamento e pela dobra, fragiliza o papel. • Manuseio inadequado: os critérios para se manusear um documento
(livro, gravura, mapa, etc.) são determinantes de sua vida útil e de sua permanência.
Recomenda-se, portanto, a adoção de normas e procedimentos básicos que contribuirão consideravelmente para melhor conservação do acervo. Documentos em
mau estado, mal acondicionados e sujos passam uma imagem negativa da instituição e
levam muitas vezes o usuário a negligenciar as recomendações recebidas. O uso freqüente de determinadas coleções fatalmente levará os documentos a um desgaste,
que pode ser evitado por um programa de microfilmagem para a proteção dos
originais. • Desastres: constituem os fatores de maior gravidade na destruição dos
documentos. Arquivos, bibliotecas e museus têm sido vítimas de diversos sinistros em
todo o mundo. Todo arquivo deve elaborar um "Plano de Desastres", prevenindo sua ocorrência e planejar ações de salvamento dos documentos caso ocorram sinistros.
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11.2.3 Agentes químicos Toda documentação sofre reações indesejáveis com grande diversidade de
agentes químicos existentes no ar ou nos materiais que empregamos para sua proteção.
A ação progressiva dos poluentes é percebida na rápida destruição dos bens culturais, seja papel, pedra ou metal. Os mais porosos apresentam seguramente maior
vulnerabilidade.
• Poluentes atmosféricos: entre os principais componentes do ar encontram-se o oxigênio, o nitrogênio, o dióxido de carbono e o hidrogênio, que
permitem a combustão, a fermentação, a oxidação e a hidrólise dos materiais. No
interior de um edifício, funcionam diversos serviços, os quais empregam máquinas e reagentes químicos que liberam gases e vapores nocivos à saúde do indivíduo e à
preservação do acervo. As copiadoras eletrostáticas também volatilizam solventes e
liberam considerável quantidade de vapores de ozônio. O correto seria a condução desses poluentes para o exterior, por meio de exaustão. Em um edifício com sistema de
ar condicionado central, com renovação de ar inadequada, agravam-se cada vez mais
os problemas ambientais. • Poeira: no pó, estão contidas partículas de substâncias químicas
cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de
microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais. Pó não modifica somente a estética de nossos
documentos. As pequenas partículas minerais possuem ação cortante e abrasiva. A
aderência do pó não é apenas superficial, ele também se prende aos interstícios das fibras e, ainda, é absorvido por meio de ligações químicas. A poeira ainda potencializa
a ação de agentes biológicos, pois transporta muitos ácaros e microorganismos.
• Materiais instáveis: alguns produtos usados sobre o papel podem reduzir sua durabilidade. As tintas ácidas de compostos metálicos oxidantes, os grampos e
clipes metálicos causam efeitos corrosivos. Não deve ser esquecida a possibilidade de
transferência de elementos químicos nocivos, pelo contato das mãos, para os documentos, como o suor, resíduos gordurosos e saliva.
11.2.4 Agentes biológicos: Os ambientes úmidos, quentes e de pouca ventilação são os mais propícios
para a multiplicação de microorganismos. Insetos e até pequenos roedores devem ser
combatidos. Nas regiões tropicais, onde a umidade relativa e a temperatura alcançam níveis elevados, constituem habitat ideal para sua reprodução. Até mesmo o homem
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pode ser considerado um agente de deterioração do documento, talvez o mais nocivo deles.
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_______________________________ 12. ROTINAS DE CONSERVAÇÃO
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12.1 Limpeza O método mais simples de limpeza é a remoção do pó e demais sujidades a
seco. Remove-se o pó das lombadas e partes externas de encadernações com
aspiradores, e, para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.
Durante a limpeza, sempre que for possível, removem-se objetos que
causem danos aos documentos, tais como prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, substituindo-os, quando necessário, por materiais
"inertes", como o polipropileno.
12.2 Controle de microorganismos e insetos
O processo químico mais efetivo para desinfestação e desinfecção de
documentos é a fumigação, que deve ser realizada em uma câmara a vácuo. Exigem, porém precauções extremas para seu uso por serem produtos explosivos e inflamáveis
quando puros, além de extremamente tóxicos.
Porém o ambiente do arquivo, principalmente o intermediário, deve ser dedetizado com freqüência.
12.3 Remoção de fitas e etiquetas adesivas Os vários tipos de fitas e etiquetas adesivas diferem quanto à cola
empregada.
As que utilizam colas vegetais e animais podem provocar manchas escuras, mas em geral são facilmente removíveis. Basta a aplicação de água tépida, retirando,
ao mesmo tempo, o resíduo com papel absorvente.
Já as colas auto-adesivas provocam manchas de forma irreversível e reduzem pouco a pouco a resistência do papel no local afetado. Perdem ainda o poder
de aderência, à medida que a cola penetra no papel.
Deve-se evitar o uso de durex ou fita adesiva na restauração de documentos ou capas de processos. A forma adequada de fazer esses reparos é descrita a seguir.
12.4 Pequenos reparos Os rasgos que põem em risco a integridade do documento devem ser
reparados com materiais duráveis e reversíveis, sempre precedidos de uma limpeza.
Para papéis não muito espessos emprega-se o papel japonês ou similar, sem acidez e de baixa gramatura (10 a 20g/m2). O adesivo mais indicado é a metilcelulose
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ou carboxi-metilcelulose. A goma de amido utilizada largamente em reparos e restaurações, embora seja reversível e não cause danos aos papéis, tem mostrado, em
climas quentes e úmidos, a propensão para atrair microorganismos e insetos.
Os papéis devem ser rasgados no sentido longitudinal das fibras, isto é, no sentido que se rompe com maior facilidade. Quando o papel é rasgado em vez de
cortado, as fibras agregam-se melhor ao documento. Passa-se o adesivo em pequena
quantidade com um pincel sobre o rasgo e sobre ele cola-se a tira, fixando-a com uma espátula de osso, com movimentos circulares para não distender a fita. Pequenos pesos
sobre um papel absorvente evitam a ondulação durante a secagem.
Quando os papéis encontram-se muito fragilizados e ácidos, não devem ser reparados sem antes terem sido submetidos a um tratamento completo de restauração.
12.5 Acondicionamento e armazenamento Em primeiro lugar, antes do acondicionamento dos documentos em caixas-
arquivo, recomendamos a higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros
resíduos estranhos aos documentos. O tipo de material e mobiliário adequado para a guarda de documentos deve
corresponder à freqüência de uso dos mesmos, em função da durabilidade e facilidade
de acesso à consulta. Recomendamos: • arquivos correntes ou setoriais: uso de arquivos de gavetas,
preferencialmente em aço, com uso de pastas suspensas. Onde houver maior volume
de documentos e falta de espaço, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo. Recomendamos não utilizar as pastas verticais (tipo
"AZ"), por danificarem os documentos.
• arquivos intermediários ou centrais: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de aço, cuja espessura da chapa seja a mais forte possível para
suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento
deve, obrigatoriamente, ser feito em caixas-arquivo, com subdivisões internas. • arquivos permanentes ou históricos: uso de estantes fixas ou deslizantes,
obrigatoriamente de aço, cuja espessura da chapa seja a mais forte possível para
suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve obrigatoriamente ser feito em caixas-arquivo de papelão alcalino, com invólucros
internos também em papel alcalino. Os documentos de valor permanente devem estar
livres de qualquer contato com material oxidante (clipes, grampos, garras metálicas, etc.).
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• O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de
comprimento, ou 0,l4m de largura por 0,2,7m de altura e 0,39m de comprimento),
produzidas em material inerte ou alcalino.
As caixas-arquivo comerciais não-alcalinas podem ser usadas em arquivos
correntes ou intermediários, porém, quando utilizadas em arquivos permanentes devem ser obrigatoriamente em papelão alcalino. Documentos que excedam ao padrão
convencional devem ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões,
podendo serem confeccionadas caixas-arquivo sob medida no próprio arquivo. Quanto ao material das caixas arquivo, a diretora da Coordenação de
Conservação de Documentos do Arquivo Nacional afirma em parecer técnico que:
"para fins de preservação, certamente o polipropileno é mais adequado que o papelão. O polipropileno .é um material inerte, o que quer dizer que pouco reage com
elementos externos."
Portanto, recomendamos, em função da durabilidade e da possibilidade do uso de cores na classificação de documentos, o uso da caixa de polipropileno (plástico)
A de papelão, apesar de mais barata, tem uma durabilidade menor (rasgando e
deformando, tendo logo de ser substituída), e permite que a poeira se e entranhe e, dificilmente se consegue uma limpeza adequada, mesmo com o uso de aspirador de
pó.
Ao contrário do que se acreditava há pouco tempo, pesquisadores da Unicamp divulgaram que os armários de aço não oferecem risco de desmagnetização
dos documentos eletrônicos.
Documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos devem ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez.
A encadernação deve ser feita somente na unidade de arquivo, que analisará
os critérios e a conveniência desse procedimento, em função do uso e do prazo de guarda dos documentos.
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governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
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LEIS E DECRETOS-LEIS
DECRETO-LEI N° 25, de 30 de NOVEMBRO de 1937
Organiza a proteção do patrimônio histórico e artístico nacional.
DECRETO-LEI N° 2.848, de 7 de FEVEREIRO de 1940
Código Penal/Capítulo IV.
DECRETO-LEI. N° 3.365, de 21 de JUNHO de 1941
Dispõe sobre desapropriações é para utilidade pública.
LEI N° 5.433, de 8 de MAIO de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
LEI N° 5.471, de 9 de JULHO de 1968
Dispõe sobre a exportação de livros antigos e conjuntos bibliográficos brasileiros.
LEI N° 6.246, de 7 de OUTUBRO de 1975
Suspende a vigência do art. 1.125 do Código do Processo Civil.
LEI N° 6.546, de 4 de JULHO de 1978
Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo,
e dá outras providências
LEI N° 7.115, de 29 de AGOSTO de 1983
Dispõe sobre prova documental nos casos que indica, e dá outras providências.
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LEI N° 7.627, de 10 de NOVEMBRO de 1987 Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá
outras providências.
LEI N° 8.159, de 08 de JANEIRO de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e dá outras
providências
LEI N° 8.394, de 30 de DEZEMBRO de 1991
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.
LEI N° 9.051, de 18 de MAIO de 1995 Dispõe sobre a expedição de certidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de
situações.
LEI N° 9.507/ de 12 de NOVEMBRO de 1997
Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas data.
LEI N° 9.605, de 12 de FEVEREIRO de 1998
Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades
lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.
DECRETOS
DECRETO N° 1.173, de 29 de JUNHO de 1994
Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) e do sistema nacional de Arquivos (SINAR), e dá outras providências.
DECRETO N° 1.461, de 25 de ABRIL de 1995 Altera os arts. 3º e 7º do Decreto n° 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispõe sobre a
competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). DECRETO N° 1799, de 30 de JANEIRO de 1996
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Regulamenta a Lei n°. 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
DECRETO N° 2.134, de 24 de JANEIRO de 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras
providências.
DECRETO N° 2.182, de 20 de MARÇO de 1997
Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional.
DECRETO N° 2.942, de 18 de JANEIRO de 1999 Regulamenta os arts. ]O, 11 e 16 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos privados, e dá outras providências
DECRETO N° 2.910, de 29 de DEZEMBRO de 1998.
Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações
e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências.
PORTARIAS
PORTARIA N° 58 do MINISTÉRIO da JUSTIÇA, de 20 de JUNHO de 1996
Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de
documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto n° 1.799, de 30/1/1996.
RESOLUÇÕES do CONARQ RESOLUÇÃO N° 1, de 18 de OUTUBRO de 1995
Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ ou códigos de classificação de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.
RESOLUÇÃO N° 2, de 18 de OUTUBRO de 1995
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.
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RESOLUÇÃO N° 3, de 26 de DEZEMBRO de 1995
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ).
RESOLUÇÃO N°.4, de 28 de MARÇO de 1996
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos
às Atividades-Meio da Administração Pública.
RESOLUÇÃO N° 5, de 30 de SETEMBRO de 1996
Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários
Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
RESOLUÇÃO N° 6, de 15 de MAIO de 1997
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.
RESOLUÇÃO N° 7, de 20 de MAIO de 1997
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
RESOLUÇÃO N° 8, de 20 de MAIO de 1997 Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução n °4 do CONARQ.
RESOLUÇÃO N° 9, de 1 de JULHO de 1997 Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
INSTRUÇÕES NORMATIVAS
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INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 1 de ARQUIVO NACIONAL, de 18 de ABRIL de 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos no Arquivo
Nacional.
RESOLUÇÕES de OUTROS ÓRGÃOS
CONSELHO FEDERAL de MEDICINA
RESOLUÇÃO CFM N° 1331/89 [Prontuários médicos]
NORMAS da ABNT - Área de Documentação
NBR 5892 - Norma para datar - ago./89. NBR 6021 - Apresentação de periódicos - out./94.
NBR 6022 - Apresentação de artigos em publicações periódicas - ago./94.
NBR 6023 - Referências bibliográficas - ago./94. NBR 6024 - Numeração progressiva das seções de um documento - ago./89.
NBR 6025 - Revisão tipográfica - maio/80.
NBR 6026 - Legenda bibliográfica - mar./94. NBR 6027 - Sumário - ago. / 89.
NBR 6028 - Resumos - maio/90.
NBR 6029 -Apresentação de livros - maio/93. NBR 6030 -Apresentação de ofício ou carta formato A-4 - maio/80.
NBR 6031- Correções datilográficas - dez./80.
NBR 6032 -Abreviação de títulos de periódicos e publicações seriadas - ago./89. NBR 6033 -Ordem alfabética - ago./89.
NBR 6034 -Preparação de índice de publicações - ago./89.
NBR 9577 -Emprego de numeração de semanas - set./86. NBR 9578 -Arquivos - set./86.
NBR 10518 -Preparação de guias de bibliotecas, centros de informação e
documentação - abr./92. NBR 10519 -Critérios de avaliação de documentos de arquivo - out./88.
NBR 10520 -Apresentação de citações em documentos - abr./92.
NBR 10521- Numeração internacional para livro -ISBN - out./88. NBR 10522 -Abreviação na descrição bibliográfica - out./88.
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NBR 10523 - Entrada para nomes de língua portuguesa em registros bibliográficos - out./88. NBR 10524 - Preparação de folha de rosto de livro - out./88.
NBR 10525 - Numeração internacional para publicações seriadas -ISSN - out./88.
NBR 10526 - Editoração de traduções - out./88. NBR 10719 - Apresentação de relatórios técnico-científicos - ago./89.
NBR 12225 - Títulos de lombada - abr./92.
NBR 12256 - Apresentação de originais - abr./92. NBR 12676 - Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e
seleção de termos de indexação - ago./92.
NBR 12899 - Catalogação na publicação de monografias - ago./93. NBR 13031 -Apresentação de publicações oficiais - set./93.
