Manual de Procedimentos Sistema Corpore Rm.fapex

5/11/2018 Manual de Procedimentos Sistema Corpore Rm.fapex - slidepdf.com

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

SISTEMA CORPORE RM.FAPEX

VERSÃO BETADEZEMBRO/2006



SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO.............................................. .................................................... .............................................. 3 2. COMO ACESSAR A PÁGINA DA WEB .................................................. .................................................... ....... 4 3. COMO MUDAR SUA SENHA DE ACESSO .............................................. .................................................... ...... 6 4. COMO VISUALIZAR E/OU IMPRIMIR RELATÓRIOS ................................................ ....................................... 7

4.1. PARA VISUALIZAR O SALDO FINANCEIRO DO PROJETO ............................................. ............................. 9 4.2. PARA VISUALIZAR TODAS AS MOVIMENTAÇÕES DO PROJETO POR RUBRICA....................................... 10 4.3. PARA VISUALIZAR AS MOVIMENTAÇÕES DE AUTÔNOMOS E DIÁRIAS DO PROJETO............................. 10 4.4. PARA VISUALIZAR RELATÓRIOS GERADOS ANTERIORMENTE..................................................... ........... 10

5. COMO SOLICITAR CUBOS.................................................. .................................................... ......................... 12 6. COMO EFETUAR SOLICITAÇÕES DE COMPRAS E SERVIÇOS.................................................. ........................ 18 7. COMO EFETUAR CONSULTAS DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ....................................................... ............... 34 8. APÊNDICE ............................................. .................................................... ...................................................... 37

8.1. RESPONSABILIDADES................................................. ..................................................... ........................ 37 8.2. COMPETÊNCIAS................................................ ..................................................... .................................. 37 8.3. DEFINIÇÕES ............................................ .................................................... ............................................ 38 8.4. PROCEDIMENTOS DE CADASTRO DE LOCAL DE ESTOQUE....................................................... .............. 39 8.5. PROCEDIMENTOS DE CADASTRAMENTO DE ITENS (PRODUTOS/SERVIÇOS) ........................................ 39



1. INTRODUÇÃO

Bem-vindo ao Manual de Procedimentos do Portal Corpore RM FAPEX!

Este Manual tem a finalidade de orientar você, professor e pesquisador, na utilização das ferramentas disponíveisno Portal, através de demonstrações passo-a-passo.

O Corpore RM FAPEX é um sistema integrado de gestão com base de dados única. Através dele, funcionários daFundação e Coordenadores de projetos poderão, via web, acompanhar a movimentação orçamentária efinanceira dos projetos em tempo real, além de solicitar compras de produtos e contratação de serviços comsegurança.

Com a implantação deste novo sistema, estamos melhorando a qualidade dos serviços prestados aos projetos,estabelecendo um relacionamento mais próximo, pessoal e ágil com o coordenador.

O uso do Portal Corpore RM FAPEX traz vantagens como:

• Acesso a informações e processos, dentro e fora do ambiente físico da FAPEX, em qualquer lugar domundo, com segurança total;

•

Compartilhamento de base de dados única garantindo a integridade das solicitações e informações;• Atualização imediata e automática das estações no caso de upgrade da versão do software;• Fácil de aprender e simples de operar. Um sistema bastante amigável.

PORTAL CORPORE RM FAPEX: A INFORMAÇÃO N A VELOCIDADE QUE VOCÊ PRECISA!



2. COMO ACESSAR A PÁGINA DA WEB

Passo 1 – Acesse a página da FAPEX, através do endereço http://www.fapex.org.br

Passo 2 - Na página da FAPEX clique no botão Coordenadores.

Passo 3 - Clique no botão Acompanhamento de Projetos . O sistema abrirá o Portal Corpore RM FAPEX.

Passo 4 - Digite o seu login de Usuário, a sua Senha e clique no botão Entrar.



Será aberta a tela inicial do Portal Corpore RM FAPEX.

Para navegar no Portal Corpore RM FAPEX é muito simples. Na barra inferior da tela ficam os botões que dãoacesso às diversas opções de navegação:

1- Portal – Volta à página inicial do portal;2- Educacional – (Em construção);3- Administrativo – Este botão dá acesso às telas de Faturamento e Relatórios;4- Recursos Humanos – (Em construção);5- CR M – (Em construção);6- Gerenciar – Este botão dá acesso ao menu dos Cubos de Decisão .

Nas áreas disponíveis, é possível ter acesso às seguintes ferramentas:

•

Administrativo:o Faturamento: Solicitação de compras e consultas dos movimentos gerados nos processo decompras e financeiros;

o Relatórios: Emissão dos relatórios orçamentários e financeiros dos Projetos.

• Gerenciar:o Cubos de Decisão: São relatórios personalizados de acordo com as necessidades do

coordenador.

A seguir, serão demonstrados os passos para acessar as diversas ferramentas disponíveis.



3. COMO MUDAR SUA SENHA DE ACESSO

Passo 1 – Acesse o Portal Corpore RM FAPEX. Caso já esteja no Portal clique no botão Início. Na tela principaldo Portal, clique no link Ambiente.

Passo 2 - Será aberta uma janela com os ícones Contexto e Senha. Clique no ícone Senha pra realizar aalteração.

Passo 3 - Será aberta uma tela com os campos Senha Atual, Nova Senha e Confirmar Nova Senha. Apóspreencher estes campos clique no link Concluir. Sua nova senha será cadastrada e poderá ser utilizada nopróximo acesso no Portal Corpore RM FAPEX.



4. COMO VISUALIZAR E/ OU IMPRI MIR RELATÓRIOS

Passo 1 - Acesse o Portal Corpore RM FAPEX. Caso já esteja no Portal clique no botão Início. Na tela inicial doPortal, clique no botão Administrativo.

Passo 2 – Na tela seguinte selecione o botão Relatórios.

Será aberta a tela contendo a Árvore de Relatórios disponíveis:

• Extrato Consolidado por Projeto e Sub-projeto – mostra as movimentações financeiras do projetocomo um todo;

• Movimen tação Financeira por Rubrica – mostra a movimentação financeira do projeto de cada umadas rubricas;

• Autonômos e Diárias – mostra exclusivamente a movimentação financeira nestas duas rubricas.



Passo 3 – Dê um duplo clique sobre o relatório desejado.

Será aberta a tela com as guias Filtros e Parâmetros , onde deverão ser especificados o período do relatório enúmero do projeto.

Passo 4 – Marque Aguardar Agendamento . Clique OK .



Nota 1: O Agendamento é um campo obrigatório que tem a finalidade de marcar previamente a geração de umrelatório em uma data específica. Ao marcar a opção Aguardar Agendamento você estará informando aosistema que deseja a geração instantânea do relatório.

As telas abaixo mostram (a ) o instante em que o relatório solicitado está sendo gerado, com o aviso paraaguardar a abertura do arquivo e (b ) o relatório em si. O formato do relatório é PDF, necessitando do aplicativo Adobe Acrobat Reader para ser gerado. Verifique se você já tem instalado em seu computador este programa.

Nota 2: Você pode salvar e imprimir o relatório, envia-lo por e-mail, aumentar o zoom, dentre outras funções.

4.1. PARA VISUALIZAR O SALDO FINANCEIRO DO PROJETO

Na tela de relatórios dê clique duplo em Extrato Consolidado por Projeto e Sub-projeto.

(a) (b)


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4.2. PARA VISUALIZAR TODAS AS MOVIMENTAÇÕES DO PROJETO POR RUBRICA

Na tela de relatórios dê clique duplo em Movimentação Financeira por Rubrica

4.3. PARA VISUALIZAR AS MOVIMENTAÇÕES DE AUTÔNOMOS E DIÁRIAS DO PROJETO

Na tela de relatórios dê clique duplo em Autonômos e Diárias .

4.4. PARA VISUALIZAR RELATÓRIOS GERADOS ANTERIORMENTE

Passo 1 – Para verificar todos os relatórios basta clicar em Visualizar .



Passo 2 – Após clicar em Visualizar , aparecerá uma lista contendo todos os relatórios já gerados. Dando umclique duplo em um determinado item é possível fazer uma consulta ao relatório.

Depois de selecionado o item, automaticamente aparecerá o relatório em PDF.



5. COMO SOLICITAR CUBOS

Passo 1 – Acesse o Portal Corpore RM FAPEX. Caso já esteja no Portal clique no botão Início. Na tela inicial doPortal, clique no botão Gerenciar.

Passo 2 – Será aberta a tela contendo a relação dos Cubos de cada área da FAPEX.

Passo 3 – Clique no ícone referente à área do respectivo Cubo que deseja visualizar.

Atualmente os cubos disponíveis via WEB são:

• Financeiro – contém informações das movimentações financeiras e saldo das rubricas e do projetoconsolidado:

o Despesa com pessoal;o Saldo financeiro.

• Comercial – contém informações sobre compras de material e serviços relativas a cada projeto:

o Acompanhamento de compras em andamento;o Materiais/ Serviço realizados por projetos.



Passo 4 – Clique no nome do Cubo que deseja visualizar. A tela abaixo mostra a relação dos CubosFinanceiros disponíveis na WEB para o controle dos projetos por parte do Coordenador.

Passo 5 – Digite na janela aberta o Código Reduzido do seu projeto ou Código do Usuário, a depender dasolicitação feita pelo sistema, e clique em OK .

Será aberta a tela contendo o Cubo. Para que o Cubo seja exibido é necessário que o aplicativo Java estejainstalado em seu computador.



Nota 1: Você pode formatar o Cubo da maneira que desejar, arrastando e soltando os campos de posição paraobter um relatório parametrizado e personalizado. Por exemplo, criando uma planilha no Cubo de SaldoFinanceiro com informações sobre a movimentação diária no ano de 2006 da rubrica equipamento e materialpermanente . Siga os passos seguintes.

Passo 6 – Clique na seta do campo de posição DESC_RUBRICA. Aparecerá a descrição das rubricas existentesno projeto.

Passo 7 – Deixe selecionado somente a rubrica EQUIP. E MATERIAL P ERMANENTE.

Passo 8 – Clique, segure e arraste o campo de posição DI A até a posição desejada. Se preferir disponibilizar em

coluna arraste até o campo de posição DESC_RUBRICA. Solte o campo DI A para formar a nova coluna.





A tela abaixo mostra o campo de posição DI A exibido em forma de coluna.

Se preferir disponibilizar em linha, arraste o campo DI A até o campo PAGREC . Solte o campo DI A para que sejaformada a nova linha.

A tela abaixo mostra o campo de posição DI A exibido em forma de linha.



Passo 9 – Caso queira exportar para o Excel o cubo criado, basta clicar no botão . Verifique se o ActiveX estáem seu computador este programa.

Passo 10 - Para entrar em outro tipo de cubo (ex: Comercial) basta clicar em Nativos e reiniciar o processo.



6. COMO EFETUAR SOLICITAÇÕES DE COMPRAS E SERVIÇOS.


Passo 2 – Na tela seguinte clique no botão Faturamento .

Será aberta a tela de Solicitação de Compras Inicial, onde estão contidos os campos Filial e o Tipo deMovimento, cujos preenchimentos são obrigatórios.



Passo 3 – Preencha o campo obrigatório Filial, que é a organização responsável pela emissão da ordem decompra. Digite o código 1 (hum) no primeiro campo à esquerda e em seguida tecle TAB no teclado do seucomputador. Aparecerá o nome FAPEX descrito no campo ao lado. Ou clique no botão Lupa.

Passo 4 – Será aberta uma tela contendo a opção de filial disponível. Dê um clique duplo em cima da opçãoFAPEX. O sistema retornará para a tela anterior com o campo preenchido.

Nota 1: Este campo será sempre preenchido com a filial FAPEX.

Passo 5 – Preencha o campo Tipo de Movim ento, que representa a modalidade de solicitação. Clique no botãoLupa para abrir o filtro ou digite o código do tipo de movimento e tecle TAB no teclado do seu computador.



A tela abaixo mostra o filtro aberto através do botão Lupa.

Passo 6 - Dê um clique duplo com o cursor em cima da opção desejada.

O sistema retornará para a tela anterior com o campo preenchido.

Passo 7 – Clique no botão OK.

Será aberta a tela para inclusão da Solicitação de Compra Inicial.

Passo 8 – Para iniciar o processo de registro da Solicitação de Compra Inicial clique no link Novo Movimento.



Será aberta a tela contendo as Guias Identificação, Cabeçalho e Tabelas .

Para preencher corretamente as guias da tela de Movimento, descritas acima, inicie pela Guia Tabelas, parater acesso ao Centro de Custo do Projeto e consequentemente ao código que identifica o Local de Entrega damercadoria ou serviço.

Passo 9 – Clique na Guia Tabelas: esta guia possibilita o enquadramento da modalidade da compra/serviço e oregistro do Centro de Custo do Projeto em questão.

Passo 10 - Clique no Botão Lupa do campo Enquadramento, que define a modalidade de compra do produto/serviço (Ex.: cotação, licitação etc).



Passo 11 – Será aberta a tela contendo as opções de enquadramento. Dê um clique duplo na opção desejada.

O Sistema retorna automaticamente para a Guia Tabelas com o campo Enquadramento preenchido.

Passo 12 – Clique no botão Lupa do campo Centro de Custo.

Nota 2 – Cada projeto está associado a um Centro de Custo.

Passo 13 – Clique no botão Filtrar e escolha a opção Reduzido , que corresponde ao número do seu projeto.



Passo 14 – Digite o código reduzido do Projeto e clique em Filtrar.

Será aberta a tela contendo a relação dos seus subprojetos.

Passo 15 - Escolha a opção e dê um clique duplo no subprojeto correspondente, caso não tenha o códigoreduzido.

O Sistema retorna automaticamente para a Guia Tabelas com o campo Centro de Custo preenchido.

Nota 3 – Anote os seis últimos números do Centro de Custo do projeto, que serão utilizados posteriormente naGuia Identificação, no item local de estoque.

Passo 16 – Preencha a Guia Cabeçalho: esta guia traz as informações sobre a data de criação, horário dainclusão, usuário de criação, bem como a data limite para a entrega do item solicitado. Clique no botão de Datade Entrega.



Passo 17 - Será aberto um calendário onde deverá ser escolhido o mês e o dia referente ao limite da data deentrega da mercadoria/serviço. Este campo também pode ser preenchido digitando a data (dd/mm/aaaa).

Passo 18 – Clique na Guia Identificação: Nesta guia ficam registrados os dados que identificam o Status doMovimento, a Data de Emissão da solicitação da compra, o Número do Movimento que identificará a solicitação eo local onde o item comprado deverá ser entregue. Para o sistema o Local de Estoque corresponde ao local deentrega, ou seja, o endereço da unidade física ou onde o projeto se desenvolve. O Local de Estoque deverá sercadastrado previamente pelo Técnico de Projetos para que conste na base de dados do sistema corporativo. Videprocedimento em anexo I.



Passo 19 - Digite o código do Local de Estoque, que corresponde os 6 últimos números do Centro de Custo doseu projeto, no primeiro campo à esquerda, acrescido do dígito (01,02,03...) correspondente ao endereço onde oprojeto está sendo desenvolvido, e em seguida tecle TAB. Caso não seja localizado o Centro de Custo, clique nobotão Lupa e acesse o filtro Local de Estoque.

Será aberta a tela contendo a relação dos locais de entrega de cada projeto administrado pela FAPEX.

Passo 20 - Abra o Filtro e escolha a opção Código.

Passo 21 – Digite os seis últimos números do Centro de Custo e clique no botão Filtrar.



O sistema mostrará o código dos locais de entrega disponíveis para Centro de Custo. Dê um clique duplo sobre oendereço desejado.

O Sistema retorna automaticamente para a Guia Identificação com o campo Local de Estoque preenchido.

Passo 22 – Para incluir o item e/ou serviço a ser adquirido clique no botão Item do Movimento.



Passo 23 – Será aberta a tela abaixo. Clique no link Novo Item do M ovimento.

Uma tela será aberta contendo as Guias Identificação, Tabelas e Histórico, que deverão ser preenchidas comos dados referentes ao(s) item(ns) a ser(em) solicitado(s).

Passo 24 – Preencha a Guia Identificação: esta guia contém os campos para a especificação do produto/serviço, quantidade e a unidade de medida do item. Inicialmente clique no botão Lupa do produto.

Passo 25 - Será aberta a tela contendo as opções de produtos/serviços. Dê um clique no Filtro e selecione aopção Nome Fantasia.



Passo 26 – Digite o nome do item (produto/serviço) desejado e clique em Filtrar.

Passo 27 – Aparecerá a relação de itens com especificações. Dê um duplo clique na opção desejada.

Nota 4 – Caso o item não esteja cadastrado deverá ser solicitado seu cadastramento ao técnico da gerência deprojetos. Vide procedimento no Anexo II.

O Sistema retorna automaticamente para a Guia Identificação com o campo Produto preenchido.

Passo 28 – Clique no botão Lupa no campo Unidade para definir a unidade de medida do item.



Passo 29 - Será aberta a tela contendo as opções de unidades de medida. Dê um clique no Filtro e selecione aopção Descrição.

Passo 30 – Digite o nome da unidade desejada e clique no botão Filtrar.

Passo 31 – Aparecerá a relação de unidades. Dê um duplo clique na opção desejada.

O Sistema retorna automaticamente para a Guia Identificação com o campo Unidade preenchido.



Passo 32 – Digite a quantidade desejada no campo Quantidade.

Observação: A quantidade esta relacionada a unidade de medida escolhida. Por exemplo, escolhendo a unidadecaixa para papel A4, a quantidade indicada representa o número de caixas a serem compradas e não o númerode folhas ou resmas de papel A4.

Passo 33 – Preencha a Guia Tabelas: esta guia contém o campo para preenchimento da Rubrica correspondente ao item que está sendo solicitado. Clique no botão Lupa do campo Rubrica.

Passo 34 - Será aberta a tela contendo as rubricas. Dê duplo clique na rubrica desejada.



O Sistema retorna automaticamente para a Guia Tabelas com o campo Rubrica preenchido.

Passo 35 – Preencha a Guia Histórico: esta guia possibilita que se detalhe melhor a descrição do produto e/ouserviço solicitado, incorporando informações específicas do item. Preenchimento opcional.

Passo 36 – Após o preenchimento de todas as guias para inclusão do item, clique no botão Salvar e Fechar. Osistema retorna automaticamente para a tela Movimento com o item incluído.

Para acrescentar um novo item clique novamente no link Novo Item Movimento e repita o processo descrito apartir do Passo 23.



Passo 37 – Para alterar os dados do item, dê duplo clique no item a ser editado. Será aberta novamente a telaItem de M ovimento. Feitas as alterações, clique no botão Salvar e Fechar .

Passo 38 – Para excluir um item, selecione e clique no botão Excluir.

Aparecerá uma tela de confirmação.

Passo 39 – Finalizada a inclusão de itens, clique no botão Salvar.



O respectivo número da SC I aparecerá no cabeçalho da tela. Com este número você poderá obter informaçõesno sistema sobre o andamento da sua solicitação dentro da FAPEX.

Nota 5: Sua SCI será automaticamente enviada para o técnico que a validará e a encaminhará para o setor decompras.



7. COMO EFETUAR CONSULTAS DE SOLICITAÇÃO DE COMPR AS


Passo 2 – Na tela do Administrativo, clique no botão Faturamento.

Passo 3 – Preencha os Campos Filial e Tipo de Movimento, conforme procedimentos descritos nos Passos 3a 7 do item 6 (Como Efetuar Solicitação De Compras).

Passo 4 - Será aberta a tela de Movimento. Selecione o filtro desejado e clique no botão Filtrar.

O Filtro Todos seleciona todas as SCI emitidas para o(s) seu(s) projetos a partir de Janeiro/ 2006;O Filtro de Hoje seleciona todas as SCI emitidas para o(s) seu(s) projetos no mesmo dia da consulta;O Filtro Todos Pendentes seleciona todas as SCI emitidas o(s) seu(s) projetos, e que estão em processo inicialde compras.



Aparecerá na tela as SCIs filtradas.

Passo 5 – Para localizar uma solicitação específica, dentre as SCIs filtradas, abra o botão Localizar e escolha ocritério da consulta.

Passo 6 – Em seguida, digite no campo Localizar a descrição do critério escolhido e clique no botão Localizar.



O sistema marcará o movimento procurado.

Passo 7 - Com um clique duplo do cursor em cima da linha marcada você poderá abrir a tela Movimento,mostrando a SCI incluída anteriormente. Você pode ter acesso às informações contidas nas Guias Identificação,Cabeçalho e Tabelas , abrindo uma de cada vez.

Clicando no botão Itens do Movimento, você terá acesso às informações sobre o(s) item(ns) solicitado(s) nestaSCI.



8. APÊNDICE

8.1. RESPONSABILIDADES

• A responsabilidade pela Solicitação de Compras é do Coordenador do Projeto;

• A responsabilidade pela qualidade da Solicitação de Compras é do Técnico de Acompanhamento do Projeto;

• A responsabilidade pelo processamento da compra é do SESUP- Setor de Suprimentos da FAPEX.

8.2. COMPETÊNCIAS

8.2.1. Compete ao Coordenador dos Projetos:• Obedecer à Legislação em vigor no que diz respeito à utilização do recurso público;

• Observar se o item está aprovado no Plano de Trabalho;

• Informar corretamente os dados cadastrais do projeto;

• Encaminhar a solicitação de compras observando o prazo previsto para a sua concretização;

• Organizar as solicitações de compras com antecedência necessária nos casos de encerramento dos projetos;

• Especificar corretamente e completamente o item a ser adquirido;• Definir a quantidade do item;

• Definir a unidade de medida do item;

• Sugerir preço e fornecedor, quando necessário;

8.2.2. Compete ao Técnico de Acompanhamento dos Projetos:• Organizar o processo de compras de cada projeto junto ao Coordenador;

• Orientar o Coordenador sobre a elaboração da solicitação da compra;

• Associar a especificação dos produtos à especificação dos itens cadastrados no sistema RM Nucleus;

• Confirmar se a solicitação do Coordenador está de acordo com a Legislação em vigor no que diz respeito àutilização do recurso público;

• Confirmar se o item está aprovado no Plano de Trabalho;

• Confirmar se existe verba disponível para atender à solicitação;

• Confirmar se o projeto está no prazo vigente;

• Analisar a solicitação de compras atentando para as informações e a especificação do item;

• Adequar a melhor modalidade da compra – Compra direta, com cotação, licitada, com dispensa de licitação;

• Interagir com o Coordenador para dirimir as dúvidas e/ou efetuar os ajustes necessários;

• Homologar e encaminhar a Solicitação de Compra ao SESUP;

• Encaminhar mapa de preços para o Coordenador do projeto, quando assim for definido;• Controlar o saldo dos projetos;

• Acompanhar a realização das despesas e receitas dos projetos;

• Diligenciar o processo de compra junto ao SESUP;

• Manter o coordenador informado sobre as etapas do processo de compra;

• Oferecer ao Coordenador do Projeto um atendimento qualificado;

8.2.3 Compete ao SESUP:• Receber as Solicitações de Compras;

• Analisar as especificações, unidades de medidas, local de entrega;• Interagir com o técnico de acompanhamento do projeto para dirimir as dúvidas e/ou efetuar os ajustes

necessários;



• Manter o cadastro de fornecedores atualizado e qualificado;

• Cotar preços;

• Diligenciar as repostas de cotação de preços;

• Fazer cumprir o prazo de 72 horas para cotação de preços;

• Elaborar mapa de preços;

• Encaminhar para o técnico, quando assim for definido;• Escolher o melhor fornecedor para cada compra;

• Emitir a Ordem de Fornecimento – OF para o melhor fornecedor;

• Diligenciar a entrega do material na unidade do projeto;

• Diligenciar o recebimento da Nota Fiscal – NF na FAPEX;

• Cadastrar a Nota Fiscal no sistema RM Nucleus;

• Cumprir os prazos para realização das compras;

• Oferecer ao Coordenador do Projeto um atendimento qualificado;

8.3. DEFINIÇÕES

8.3.1. Enquadramentos ou Modalidades da Compra

• Compra Direta – Compra cotada pelo Coordenador: Nesta modalidade o Coordenador efetua a(s)cotação(ões) e encaminha para a FAPEX para que seja emitida a OF – Ordem de Fornecimento, documentoque autoriza ao fornecedor entregar o(s) material(ais) e/ou serviço(s). Para que a modalidade Compra Diretaseja efetivada pelo SESUP, é necessário que todas as informações para a geração da OF constem da SCI, taiscomo: fornecedor, item especificado claramente, quantidade, valor, prazo para entrega, condições depagamento, local de entrega, nº do orçamento no fornecedor. A falta de apenas um destes dados configura amodalidade de Compra Cotada pelo SESUP

• Compra Cotada – Compra cotada pelo SESUP: Nesta modalidade o Coordenador faz a solicitação da

compra, especificando detalhadamente o item, a quantidade, a unidade de medida e local de entrega. Estamodalidade de compra pode ser totalmente gerida pelo SESUP. Neste caso o processo é completamenteexecutado pela FAPEX, ou seja: mínimo de 03 cotações, análise das propostas, negociação com o fornecedor eemissão da Ordem de Fornecimento – OF.

• Compra Licitada: Esta modalidade é aplicada nos casos de compras que excedam R$ 8.000,00 (oito milreais), na rubrica ou no projeto, em atendimento à Lei 8.866/93, podendo ser efetuada através das seguintesmodalidades: Carta Convite, Pregão Eletrônico, Concorrência Pública.

• Dispensa de Licitação: Esta modalidade é aplicada nos casos de compras que não ultrapassem o valor de R$8.000,00 (oito mil reais), na rubrica ou no projeto, ou outros casos particulares previstos na Lei 8.866/93.

• Inexigibil idade: Esta modalidade é aplicada nos casos de compras em que há inviabilidade de competição,tendo em vista que apenas um fornecedor reúne qualidades que o tornam único e exclusivo para atender asespecificações da compra.

• Importação: Modalidade que atende as compras com necessidades de serem efetuadas fora do País.

8.3.2. Moviment os gerados pelo sistema

• SCI – Solicitação de Compra Inicial: É o código de série do movimento gerado pelo sistema para umasolicitação de compra inicial.

• SCI Pendente: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a solicitação de compra foiincluída no RM Nucleus, mas que ainda não foi recebida pelo SESUP. Ou seja, ainda não foi dado início aoprocesso de compra.

• SCI Recebida: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que o SESUP recebeu a solicitação de

compras e já deu início ao processo.• SCI Cancelada: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a SCI foi cancelada antes de ser

recebida pelo SESUP.



• SCI Desdobrada: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que não foi recebida toda aquantidade da ordem de compra. Neste caso são gerados dois movimentos, um desdobrado e um "pendente"com itens que ficaram pendentes.

• SC – Solicitação de Compra: É o status do movimento gerado pelo sistema para uma solicitação recebidapelo SESUP e em processo de compra.

• SC Pendente: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a solicitação foi recebida peloSESUP e se encontra em processo de compra – Licitação, dispensa de licitação e/ou cotação de preços, mas

que ainda não gerou lançamentos de Contas a Pagar.

• SC Recebida: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que o processo de compra já gerou aOrdem de Fornecimento, ou seja, a licitação ou a cotação de preços foi concluído e já pode ter sido geradolançamento de Contas a Pagar

• SC Cancelada: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a SC foi cancelada. Neste casoela retorna para o Status de SCI PENDENTE.

• OF – Ordem de Fornecimento: É o status do movimento gerado pelo sistema para as Ordens deFornecimento

• OF Pendente: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a ordem de fornecimento foiemitida, mas o material ainda não foi recebido e/ou a Nota Fiscal ainda não foi entregue na FAPEX e ainda nãogerou lançamento de Contas a Pagar.

• OF Cancelada: É o status do movimento gerado pelo sistema indicando que a OF foi cancelada. Neste caso oprocesso de compra retorna para o Status de SC RECEBIDA, possibilitando ao SESUP substituir o fornecedor, sefor o caso. Só se pode cancelar uma OF com Status PENDENTE.

• Nota Rápida - Compra realizada diretamente pelo Coordenador: Nesta modalidade, o Coordenador jáefetuou a compra e encaminha a NF, em nome da FAPEX, cabendo a esta apenas o pagamento da NF. Nestecaso não há necessidade de geração de uma SCI. A inclusão da NF é feita diretamente no SESUP, através deum Filtro específico no sistema.

8.4. PROCEDIMENTOS DE CADASTRO DE LOCAL DE ESTOQUE

Verificando que o Local de Estoque (entrega) desejado não está disponível na base de dados do sistema, entreem contato com o técnico responsável pelo acompanhamento do seu projeto e solicite a inclusão de um novoendereço.

Informe, via fax, telefone ou e-mail, o endereço completo do novo Local de Estoque, atentando para todos osdetalhes possíveis, de forma a facilitar a entrega do produto pelo fornecedor.

Observação: No caso do Local de Estoque ser uma das unidades da Universidade Federal da Bahia, informe oandar e número da sala onde o produto deve ser entregue. Desta forma, evitará que o produto seja recebido emoutro local.

8.5. PROCEDIMENTOS DE CADASTRAMENTO DE ITENS (PRODUTOS/SERVIÇOS)

Verificando que o item da Solicitação de Compras não está disponível na base de dados do sistema, entre emcontato com o técnico responsável pelo acompanhamento do seu projeto e solicite a inclusão do mesmo. Estasolicitação pode ser feita via fax, telefone ou e-mail.

Especifique detalhadamente o produto/serviço desejado, para facilitar o processo de compra, evitando o envio deum produto que não atenda às necessidades e/ou às características pensadas inicialmente pelo Coordenador.

Ex: Caso item da solicitação de compra seja uma cadeira, especificar se deve ser giratória ou fixa, com braço,com rodas, com ajuste de altura, além do tipo de revestimento.

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