PROJECTO COLIBRI RCP 7

MANUAL DE UTILIZAO

GUIA RPIDO

Bem vindo ao Projecto Colibri RCP 7, um Software de Gesto Comercial multi-plataforma que aborda as principais necessidades da rea comercial de uma pequena e mdia empresa, fazendo o controlo compras, vendas, stocks e contas correntes.

Este o aspecto da aplicao :

Que se encontra dividido em duas vistas: Menu Principal e Informao.No Menu Principal onde poder aceder a toda a parte de gesto quer de Artigos, Clientes e Fornecedores, na vista de Informao onde pode encontrar novidades relativas aplicao, tais como novas actualizaes.

Configuraes IniciaisAntes de comear a emitir documentos deve em primeiro lugar preencher a informao relativa sua empresa, para isso deve aceder ao menu Ficheiro > Preferncias ou ento atravs do atalho CTRL + P, seleccione o ramo Dados da Empresa.

Nota : Por defeito existem apenas trs Cdigos Postais, para criar o seu, deve seleccionar o ramo Cdigos Postais e criar um novo.

Aps terminado este processo deve carregar no boto OK, para sair das Preferncias e a sua informao ficar automaticamente gravada, caso tenha algum campo assinalado a vermelho dever preenche-lo de forma a prosseguir pois campo obrigatrio.

Nas Preferncias onde faz a configurao da sua aplicao, criar novas taxas de IVA, criar novos Cdigos Postais, novas Famlias de Artigos, novos Tipos de Entidade, etc.

Gesto de ArtigosPara criar um Artigo o processo bastante simples, basta no Menu Principal expandir o ramo Artigos e fazer duplo clique em Ficheiro de Artigos, desta forma ir abrir uma nova vista sobre o lado direito com todos os Artigos que j tem introduzidos, para abrir um novo Artigo carregue no cone Novo Registo ou ento utilize o atalho F2.

Uma vez mais todos os campos assinalados a vermelho so de preenchimento obrigatrio, neste caso Cdigo de Artigo e Descrio. Na vista Registo de Artigo dever colocar a informao referente ao seu novo artigo, medida que for seleccionando os separadores existentes (Geral, Unidades, Preos, Composio, ) poder introduzir informao mais detalhada, uma vez finalizado o processo dever utilizar o cone Gravar ou ento utilizar o atalho F4. A aplicao comuta autenticamente de vista, apresentando Ficheiro de Artigos onde pode visualizar todos os Artigos que j esto lanados no sistema.

A qualquer altura pode editar um Artigo, excepto o seu Cdigo, para isso basta fazer duplo clique no Artigo na vista Ficheiro de Artigos e a sua ficha ser aberta, pode tambm remover um Artigo deste que este no tenha ainda qualquer movimento.

Gesto de Clientes / Fornecedores

Na vista Menu Principal expanda o ramo Clientes e faa duplo clique em Ficheiro de Clientes, aqui ir encontrar todos os clientes que j tem introduzidos, para criar um novo cliente utilize o cone Novo Registo ou ento o atalho F2.

O Nmero de Cliente sugerido de forma sequencial mas poder trocar a numerao, preencha todos os campos assinalados a vermelho, pois so obrigatrios. Aqui uma vez mais ir aparecer apenas os Cdigos Postais que j criou, para criar um novo, coloque o cursor do rato na caixa Cdigo Postal e aceda s Preferncias directamente com o atalho CTRL + P. Ao seleccionar os restantes separadores (Contactos, Financeira, Crdito, Diversos, etc) poder preencher com informao mais detalhada sobre o seu cliente, para concluir o processo utilize o cone Gravar ou ento o atalho F4.

A qualquer altura poder editar a ficha de um Cliente, na vista Ficheiro de Clientes faa duplo clique sobre o cliente para abrir a sua ficha e editar a sua informao excepto o seu cdigo, caso pretenda remover o cliente pode faz-lo na vista Ficheiro de Clientes, seleccionando o cliente e carregar no cone Remover Registo, tenha ateno que esta operao apenas permitida caso o cliente no tenha movimentos.Todo este processo valido na gesto de Fornecedores.

Emisso de Documentos

Factura

O processo de lanar documentos exactamente igual em todos, o que diverge o tipo de configurao associada ao documento, movimentao de Saldo Real / Saldo Pendente, movimentao de Stock Real / Reservado, de Facturao / Liquidao, etc., todas as configuraes associadas a cada documento pode ser vista e editada na Preferncias > Gesto de Documentos.

Como exemplo vamos demonstrar o processo de emisso de uma Factura, para tal no Menu Principal dever expandir o ramo Clientes e fazer duplo clique em Factura, este o aspecto do documento :

Tanto o nmero da Factura como a Data de Criao so sequenciais, sendo que a data sugerida da data actual. Para chamar o Cliente para a Factura dever ter o cursor do rato na caixa Nmero (a vermelho), que indica o nmero do Cliente, e aqui tem duas formas de chamar o Cliente a facturar :

Introduzir o Nmero do Cliente e carregar em ENTER Carregar na Barra de Espao para chamar a tabela de Clientes, seleccionar o

Cliente e carregar novamente na Barra de Espao.

Desta forma uma nova linha no separador Linhas ser aberto e aqui tem tambm duas formas de chamar o Artigo a facturar :

Introduzir o Cdigo de Artigo e carregar em ENTER Carregar na Barra de Espao para chamar a tabela de Artigos, seleccionar o Artigo

e carregar novamente na Barra de Espao, neste processo, pode chamar mais que um Artigo para a Factura basta para isso na altura de seleccionar o Artigo manter pressionada a tecla CTRL e ir seleccionando vrios.

Tendo o Cliente e o Artigo na Factura deve confirmar a restante informao, tal como Quantidade, Preo, etc, para saltar de coluna em coluna deve utilizar a tecla ENTER, uma vez finalizada a linha pode abrir novas utilizando o cone Nova Linha ou ento atravs do atalho CTRL + ENTER. Ao seleccionar os restantes separadores pode preencher o documento com mais informao, tal como Local de Carga / Descarga (separador Expedio)

Finalizado o documento, pode utilizar o cone Gravar ou F4 para gravar o documento, Prever Relatrio ou usar o atalho CTRL + F9 para visualizar o documento em PDF, ou ento imprimir utilizando o cone Imprimir Relatrio (F9), tenha ateno ao seguinte, depois de efectuar qualquer umas destas operaes no poder efectuar qualquer alterao sobre o mesmo, em caso de engano pode marcar o documento como Anulado, utilizando para o efeito o cone Remover Registo ou o atalho ALT + F2. Ao marcar um documento como anulado os stocks e conta corrente sero automaticamente revertidos.

Se na impresso utilizar folhas pr impressas deve utilizar o modelo de impresso B caso pretenda imprimir a informao da sua empresa nos documentos deve utilizar o modelo T, pode fazer esta alterao antes de imprimir o documento seleccionando o separador Diversos ou ento aceder s Preferncias > Gesto de Documentos e alterar no documento o template associado.

Recibo

Sendo o Recibo do tipo justificativo, aqui apenas temos de carregar documentos que estejam por liquidar, em primeiro lugar devemos chamar o cliente da mesma forma que foi explicado em Factura (ver ponto anterior). Para introduzir as linhas, no temos que colocar manualmente quais os documentos a liquidar, basta carregar no cone Aplicar Filtro (funil) para os documentos aparecerem de forma automtica.

Neste exemplo aparece mais que um documento para liquidar, aqui deve eliminar os que no quer liquidar, de que forma? Seleccionar o documento em causa e remover a linha respectiva utilizando o cone Remover Linha ou utilizando o atalho CTRL -

Caso seja um pagamento parcial, basta fazer duplo clique na coluna Ilquido c/ IVA do respectivo documento e introduzir o valor recebido.

No exemplo tambm apresentada uma Nota de Crdito, num cenrio destes o prprio documento faz o cruzamento de valores, ou seja, caso tenha uma Factura de 1000 Euros, pode lanar uma Nota de Crdito do mesmo valor e depois carregar estes dois documentos no Recibo.

Carregamento de Documentos (Guias para Facturas)

O processo para emitir uma Guia de Transporte exactamente igual ao da Factura ( ver Factura ), na impresso o documento ir sair sem preos por defeito, mas poder trocar essa configurao nas Preferncias > Gesto de Documentos.

Aps ter a guia concluda, transformar em Factura um processo bastante simples, aqui ter de abrir o documento Factura, introduzir o Nmero de Cliente e depois carregar no cone Aplicar Filtro, desta forma ir aparecer todas as guias em aberto que esto por facturar, pode optar por facturar todas ou ento especificar, neste caso remova as linhas que no quer facturar utilizando o cone Remover Linha ou ento o atalho CTRL -

Consultar Movimentos

Para visualizar todos os movimentos j efectuados na vista Menu Principal expanda o ramo Clientes e faa duplo clique em Movimento de Clientes, onde ser apresentado todos os movimentos de todos os clientes.

Para efectuar pesquisas sobre a informao dispe de duas opes : Pesquisa rpido , localizado no final da vista onde apenas pode pesquisar por um

critrio Pesquisa avanada, no topo da vista utilize o cone Editar Filtro junto de Pesquisa

Geral

Nota: O processo de pesquisa esta disponvel desta forma em todas as vistas

Pesquisas Avanadas

Esta uma funcionalidade bastante til na seleco de informao que realmente queremos , aps carregar em Editar Filtro uma vista de pesquisa ser aberta com aspecto semelhante a este :

Aqui podemos conjugar mais que um critrio de pesquisa, ento se eu pretender pesquisar todos os movimentos do cliente nmero 390 mas apenas de Setembro deve colocar como mostra o exemplo :

Data de Criao >= 01-09-2012 e

Listagens

Uma vez efectuada a pesquisa posso imprimir uma listagem com a informao que seleccionou, para isso na caixa de listagens, seleccione a listagem que pretende e carregue no cone Prever Relatrio para gerar o PDF.