Manual de Utilização SharePoint 2013

Manual de utilizao SharePoint 2013

CETEC CN de Tecnologia da Informao

Coordenao INFRATI

TODAS AS INFORMAES AQUI CONTIDAS SO

CONFIDENCIAIS.

Somente as equipes tcnicas da CAIXA esto autorizadas, pela

natureza das suas funes, a receber tais informaes. Nenhuma

informao deve ser divulgada sem autorizao. Outras pessoas ou

empresas devero ser autorizadas pela unidade elaboradora de

acordo com a poltica vigente sobre divulgao de informaes

corporativas.

Este documento contm informaes proprietrias.

Verso 1.0

Maro/2014

Sumrio

Viso geral do Sharepoint 2013 ............................................................................. 3

Listas ..................................................................................................................... 3

Bibliotecas .............................................................................................................. 5

Pginas .................................................................................................................. 6

Plano para a colaborao e a computao social no SharePoint Server 2013 ......... 7

Gerenciamento de Documentos em Bibliotecas ...................................................... 10

Carregar Arquivo .................................................................................................. 10

Carregar vrios Arquivos ...................................................................................... 11

Excluir Documentos ............................................................................................. 11

Baixar Documentos .............................................................................................. 11

Quando uma biblioteca de site tem uma exigncia de check-out? ....................... 12

Gerenciamento de permisses do site .................................................................... 15

Verifique se voc tem as permisses corretas. .................................................... 15

Examine as configuraes de permisses existentes para seu site. .................... 16

Para Criar um grupo ............................................................................................. 18

Adicionar usurios a um grupo ............................................................................. 19

Remover usurios de um grupo ........................................................................... 20

Conceder a um grupo acesso a um site ............................................................... 21

Excluir um grupo .................................................................................................. 21

Atribuir um novo nvel de permisso a um grupo ................................................. 22

Adicionar, alterar ou remover um administrador de conjunto de sites .................. 22

Gerenciamento do Repositrio de Termos ................. Erro! Indicador no definido.

Acessar o Gerenciamento de Repositrio de TermosErro! Indicador no

definido.

Criando um novo termo ........................................... Erro! Indicador no definido.

Excluindo um termo ................................................ Erro! Indicador no definido.

Movendo um termo ................................................. Erro! Indicador no definido.

Viso geral do Sharepoint 2013

Sharepoint uma plataforma Web desenvolvida pela Microsoft. Trata-se de um

conjunto de produtos que possibilitam ao Negcio pr em prtica suas diversas

necessidades de colaborao, redes sociais, portais de informao e sites pblicos,

gerenciamento de contedo, inteligncia do Negcio e aplicaes negociais.

Abaixo listamos alguns desses produtos.

Listas

So similares a uma planilha do Excel ou uma tabela no Access, contudo com

algumas diferenas como ao abrir pr exemplo ao abrir uma planilha do Excel, que

vem em branco quando criada, o Sharepoint permite criar uma srie de listas pr-

definidas que possuem colunas e formulrios e possibilitam rastrear desde contatos

a tarefas.

Abaixo algumas listas pr-definidas no Sharepoint:

Acompanhamento de Questes Uma lista de questes ou problemas

associados a um projeto ou item. Voc

pode atribuir, priorizar e acompanhar o

status das questes.

Avisos Uma lista de itens de notcias, status e

outras breves informaes.

Calendrios Calendrio de reunies, prazos finais ou

outros eventos. Informaes de

calendrio podem ser sincronizadas

com o Microsoft Outlook ou outros

programas compatveis.

Contatos Lista de pessoas com as quais a sua

equipe trabalha, como clientes ou

parceiros. Listas de contatos podem ser

sincronizadas com o Microsoft Outlook

ou outros programas compatveis.

Importar Planilha Possibilidade de criao de lista que

duplique as colunas e os dados de uma

planilha pr-existente com

possibilidades importao atravs de

Microsoft Excel ou outro programa

compatvel.

Links Um lista de pginas da Web ou outros

recursos.

Lista de Status Um local para acompanhar e exibir um

conjunto de metas. cones coloridos

exibem em que grau as metas foram

realizadas.

Lista Externa Crie uma lista externa para exibir os

dados em um Tipo de Contedo

Externo.

Lista Personalizada Uma lista em branco qual voc pode

adicionar suas prprias colunas e modos

de exibio. Use-a se nenhum dos tipos

de lista internos for semelhante lista

que voc deseja criar.

Lista Personalizada na Exibio da

Folha de Dados

Uma lista em branco que exibida como

uma planilha para facilitar a entrada de

dados. Voc pode adicionar suas

prprias colunas e modos de exibio.

Esse tipo de lista requer um controle

ActiveX de folha de dados de lista

compatvel, como aquele fornecido no

Microsoft Office.

Pesquisa Uma lista de perguntas que voc deseja

fazer para as pessoas. Pesquisas

permitem criar perguntas rapidamente e

exibir resumos grficos das respostas.

Enquetes

Quadro de Discusso Um local para realizar discusses ao

estilo de grupo de notcias ou fruns.

Quadros de discusso facilitam o

gerenciamento de segmentos de

discusso e podem ser configurados de

modo a exigirem aprovao para todas

as postagens.

Tarefas Um local para tarefas pessoais ou da

equipe.

Tarefas do Projeto Um local para tarefas pessoais ou da

equipe. Listas de tarefas de projeto

fornecem um modo de exibio de

Grfico de Gantt e podem ser abertas

pelo Microsoft Project ou outros

programas compatveis.

Bibliotecas

So locais onde possvel armazenar informaes diversas. Podem ser:

Biblioteca de Ativos Um local para compartilhar, procurar e

gerenciar ativos de mdia avanada,

como arquivos de imagens, udio e

vdeo.

Biblioteca de Conexo de Dados Um local em que voc pode

compartilhar facilmente arquivos que

contm informaes sobre conexes

de dados externos.

Biblioteca de Documentos Um local para armazenar documentos

ou outros arquivos que voc queira

compartilhar. Bibliotecas de

documentos permitem pastas, controle

de verso e check-out.

Biblioteca de Formulrios Um local para gerenciar formulrios

comerciais, como relatrios de status

ou ordens de compra. Bibliotecas de

formulrios exigem um editor de XML

compatvel, como o Microsoft InfoPath.

Biblioteca de Imagens Um local para carregar e compartilhar

Imagens.

Biblioteca de Pginas Wiki Um conjunto interconectado de pginas

da Web facilmente editveis, que

podem conter texto, imagens e Web

Parts.

Biblioteca de Relatrios Um local onde voc pode criar e

gerenciar facilmente pginas da Web e

documentos para acompanhar

mtricas, metas e informaes sobre

business intelligence.

Biblioteca de Slides Crie uma biblioteca de slides quando

quiser compartilhar slides do Microsoft

Powerpoint ou de um aplicativo

compatvel. As bibliotecas de slides

tambm tm recursos especiais para

localizar, gerenciar e reutilizar slides.

Pginas

Pgina Uma pgina que pode ser facilmente

editada no navegador da Web usando

Edio na Web. As pginas podem ter

texto, imagens e links do tipo Wiki, alm

de listas e outras Web Parts. Pginas

so teis para colaborao em

pequenos projetos.

Pgina de publicao Crie uma pgina de modelos que seja

armazenada na lista Pginas de um

site de publicao que possa usar

agendamento, fluxo de trabalho, cache

e outros recursos de publicao.

Pgina de Web Part Uma pgina capaz de exibir uma

agregao das informaes de outras

fontes. As pginas de web-part podem

exibir vrios tipos de dados, incluindo

listas, outras pginas da Web,

resultados de pesquisa ou dados

recuperados de outros servidores.

Plano para a colaborao e a computao social no SharePoint Server 2013

O SharePoint Server 2013 implementa caractersticas que fazem a empresa de

computao social e colaborao mais fcil. Ferramentas de redes sociais, como

Meus Sites e tecnologias de contedo social, como blogs, wikis e Really Simple

Syndication (RSS), so exemplos de recursos de computao social. Estas

caractersticas permitem aos usurios capturar e compartilhar o conhecimento e a

experincia que necessrio para fazer o seu trabalho com facilidade. Esse

compartilhamento de informaes incentiva a colaborao, melhora a inovao, e

tem como alvo o contedo relevante para as pessoas que tm que v-lo. Voc pode

adaptar o contedo para cada usurio, permitindo que os administradores definam

polticas para proteger a privacidade.

A computao social e recursos de colaborao no SharePoint Server 2013

so construdos sobre uma base de dados de propriedades que integra informaes

sobre pessoas de vrios tipos de aplicaes de negcios e servios de diretrio.

O bom entendimento e planejamento de computao social e recursos de

colaborao muito importante para a criao de solues eficazes SharePoint.

Os seguintes artigos sobre o planejamento para a computao social e

colaborao no SharePoint 2013 esto disponveis para visualizao online.

Contedo Descrio

Vdeo: Viso geral da computao social

no SharePoint Server 2013

Assista a um vdeo da

empresa de computao

social e colaborao no

SharePoint Server 2013,

incluindo Meus Sites,

sites de comunidades, e

de microblog.

Terminologia de computao social e

conceitos no SharePoint Server 2013

Saiba mais sobre a

terminologia e conceitos

relacionados

computao social no

SharePoint Server 2013.

Viso geral dos meus sites no

SharePoint Server 2013

Saiba mais sobre os

benefcios e usos dos

meus sites no SharePoint

Server 2013.

Planejar Meus Sites do SharePoint

Server 2013

Saiba como planejar

Meus Sites arquitetura,

servios relacionados, e

outras consideraes

quando planejando

implantar Meus Sites.

Viso geral das comunidades no


Saiba mais sobre

conceitos, benefcios e

usos dos Sites e Portais

da Comunidade

comunitrias no


Plano para as comunidades em


Saiba como planejar

Sites comunitrias e

portais de comunidades

no SharePoint Server

2013.

Viso geral dos recursos do microblog,

feeds, eo servio de cache distribudo no


Conhea os recursos do

microblog, newsfeed, eo

servio de cache

distribudo no SharePoint

Server 2013.

Plano de alimentos eo servio de cache

distribudo no SharePoint Server 2013

Aprenda a planejar para

implementar recursos de

microblog, o feed de

notcias, eo servio de

cache distribudo no


Viso geral de remoo de segurana,

polticas administrativas, e as

configuraes de privacidade para feeds

sociais no SharePoint Server 2013

Saiba mais sobre como a

remoo de segurana,

polticas administrativas,

e as configuraes de

privacidade do usurio

afetam alimenta no


Viso de OneDrive for Business no


Saiba mais sobre

OneDrive for Business,

sua arquitetura, e os

benefcios do uso

OneDrive for Business no


Plano para OneDrive para Negcios em


Saiba mais sobre o

desempenho, segurana

e outras consideraes

para a implementao

OneDrive for Business no


Gerenciamento de Documentos em Bibliotecas

Uma biblioteca do SharePoint um local em um site em que voc pode criar,

armazenar, atualizar e colaborar nos arquivos com os membros da equipe. Cada tipo

de biblioteca documento, imagem, formulrio, pgina wiki, ativos, gerenciamento

de traduo, relatrio, registro, conexes de dados e slide exibem listas de

arquivos e informaes-chave sobre os arquivos, o que ajuda as pessoas a usarem

os arquivos para trabalhar em conjunto.

Quando terminar com uma biblioteca, voc pode enviar os arquivos para o

arquivo morto, excluir a biblioteca no utilizada e liberar espao em disco no servidor.

Carregar Arquivo

Existem diversas maneiras de carregar arquivos no Sharepoint2013.

1. Navegue at a biblioteca em que deseja carregar um documento, clique na

opo Novo Documento, selecionar a opo Carregar Arquivo Existente no

balo que ser exibido. Selecione o arquivo que deseja carregar e clique em

OK.

2. Outra forma de carregar arquivos, clicar na aba Arquivos , Carregar

Documento. Na caixa de dilogo que ser exibida, selecionar o arquivo a ser

inserido e clicar em OK.

A opo Carregar vrios documentos foi preterida da caixa de dialogo no


Carregar vrios Arquivos

1. Para fazer upload de vrios documentos, imagens e outros tipos de arquivos

para sua biblioteca, dever ser feito arrastando-os do seu computador para

uma biblioteca em seu site. Primeiro, abra a biblioteca em seu site. Em seguida,

localize os documentos no seu computador que voc deseja carregar,

selecione-as e

arraste-os para o espao em sua biblioteca, onde ele diz, arrastar os arquivos

aqui.

NOTA : Se voc no v a opo de arrastar e soltar arquivos, instalar a ltima

verso do seu software de navegao ou o Microsoft Office 2013. Este recurso

requer o Office 2013 ou verso mais recente do Internet Explorer, Firefox ou

Chrome.

Excluir Documentos

1. Selecione um ou mais arquivos, clicar na aba Arquivos e em seguida em

Excluir Documentos;

Baixar Documentos

1. Selecione o documento que deseja baixar;

2. Clique na barra superior no menu Arquivos , Baixar uma Cpia .

O que acontece quando uma biblioteca de site tem uma exigncia de check-out?

Uma forma de controlar a colaborao no documento exigir o check-out dos

arquivos, especialmente quando vrios usurios tm acesso biblioteca. Se voc

tiver feito check-out em um arquivo, pode ter certeza de que outras pessoas no

podem sobrescrev-lo. Entretanto, voc tambm est impedindo que outras pessoas

vejam as alteraes mais recentes ou que elas mesmas faam alteraes. Por isso,

importante que voc faa check-in nos arquivos imediatamente.

IMPORTANTE: No configure a biblioteca de site para exigir check-out se as

pessoas planejam fazer coautoria de documentos na biblioteca. As pessoas no

podem trabalhar simultaneamente em documentos quando a exigncia de check-out

est ativada.

Quando voc trabalha em uma biblioteca que exige check-out de arquivos, til

entender o impacto das suas aes.

Se voc fizer isso Isso o que acontece

Criar ou adicionar um arquivo a uma

biblioteca de site

Inicialmente, feito check-out do arquivo

para voc. Faa check-in na biblioteca

para que as outras pessoas possam ver

e trabalhar com o arquivo.

Abrir um arquivo para edio feito check-out automaticamente no

arquivo quando voc clica em Editar no

. Uma caixa de

mensagem alerta que voc est prestes

a fazer check-out no arquivo e o oferece

a oportunidade de edit-lo na pasta local

de rascunhos.

Depois do check-out, o cone do arquivo

fica verde, seta apontando para baixo

indicando que o arquivo agora est

checked-out. Ningum mais pode alterar

o arquivo nem salvar suas alteraes

enquanto o arquivo estiver checked-out.

Fazer alteraes nas informaes sobre

o arquivo (as propriedades)

Se o arquivo ainda no estiver checked-

out para voc, faa isso para poder fazer

alteraes nas propriedades, como

ttulo, nome do autor, data de concluso,

nmero de palavras, etc. Suas

alteraes s tero efeito depois que

voc fizer check-in no arquivo.

Tentar abrir um arquivo que est

checked-out para algum

As opes Fazer Check-out e Fazer

Check-in esto indisponveis. No

possvel fazer check-out em um arquivo

que outra pessoa j o fez. Se voc tentar

fazer isso, uma mensagem informar

que o arquivo est checked-out por outra

pessoa.

Voc pode, no entanto, descobrir quem

est com a posse do arquivo

posicionando o mouse sobre o cone do

arquivo. O nome da pessoa que fez

check-out exibido em uma dica de

ferramenta.

Voc pode contatar essa pessoa para

solicitar que ela faa check-in do arquivo

se voc precisar dele rapidamente.

Fazer check-in do arquivo Voc solicitado a inserir um comentrio

sobre as alteraes feitas. Se sua

biblioteca controlar verses, seus

comentrios se tornaro parte do

histrico de verso. Se tanto as verses

principais quanto as secundrias forem

controladas, voc receber uma

mensagem para escolher de que tipo de

verso est fazendo check-in. Examine

a seo Consulte tambm deste artigo

para obter mais informaes sobre o

controle de verso.

Manter um arquivo checked-out por um

longo tempo

Ningum poder ver suas alteraes ou

editar o arquivo enquanto ele estiver

checked-out para voc. Embora isso

seja til enquanto voc est fazendo

alteraes, tambm pode impedir que

outras pessoas executem as tarefas s

quais foram atribudas. uma boa

prtica de negcios e cortesia comum

fazer check-in no arquivo o mais rpido

possvel depois que fizer check-out nele.

Em algumas circunstncias, um

administrador pode ter que forar o

check-in do arquivo.

Gerenciamento de permisses do site

A integridade, confidencialidade e privacidade das informaes crticas da

misso da sua organizao dependem da segurana do seu site, especificamente,

quem voc escolhe para conceder acesso ao seu site.

O processo de concesso e restrio de acesso aos sites e contedo do

SharePoint chamado de gerenciamento de permisses.

Gerencie permisses usando grupos do SharePoint, que controlam a

associao, ou usando permisses refinadas, que ajudam a controlar o contedo em

nvel de item ou documento. Este artigo concentra-se na utilizao de grupos do

SharePoint para controlar o acesso a um site.

Verifique se voc tem as permisses corretas.

Para gerenciar as permisses para um site, voc deve ter o nvel Gerenciar

Permisses para o site ou contedo.

Para verificar se voc pode gerenciar as permisses de um site, clique no cone

da engrenagem no canto superior direito no menu Configuraes do Site e

verifique se voc pode ver o campo Usurios e Permisses , Permisses do Site,

que tem a seguinte aparncia:

Se no for possvel visualizar o link Permisses do Site, ser necessrio

solicitar a permisso ao administrador.

Examine as configuraes de permisses existentes para seu site.

H duas situaes em que voc provavelmente est pensando sobre

permisses de um site: Voc adicionou um novo site a um conjunto de sites. Se esse

for o caso, seu novo site herda as configuraes de permisses do site acima dele

na hierarquia do conjunto de sites.

Voc se apropriou de um site existente que foi criado por outra pessoa. Se esse

for o caso, o site pode no herdar as configuraes de permisses do site acima dele

o proprietrio anterior pode ter interrompido essa herana para definir

configuraes de permisso personalizadas.

De qualquer forma, voc pode ver quem tem acesso ao seu site na pgina de

permisso do site. Tambm possvel verificar nessa pgina se o site herda

permisses do site acima dele.

Para abrir a pgina de permisso do site clique no cone da engrenagem

no canto superior direito no menu Configuraes do Site e verifique se voc pode

ver o campo Usurios e Permisses, Permisses do Site, que tem a seguinte

aparncia:

Abaixo um exemplo da pgina de permisses

A coluna Nome lista grupos do SharePoint ou pessoas com permisses para o

site.

A coluna Nveis de Permisso lista os nveis de permisso concedidos.

Observao: Voc pode verificar os nveis de permisso de qualquer pessoa da

organizao.

Clique em Verificar Permisses na pgina de permisses do site clique no cone da

engrenagem no canto superior direito no menu Configuraes do Site,

Permisses do Site clicando no cone Verificar Permisses

Digite o nome da pessoa ou matricula desejada no campo Usurio\Grupo e clique

em Verificar Agora. As permisses que o usurio/grupo possui no site sero

apresentadas conforme abaixo.

Para obter mais informaes sobre como funcionam os nveis de permisso com os

grupos do SharePoint, consulte Anatomia das permisses do SharePoint.

Para Criar um grupo

1. No seu site ou site de equipe, clique em Configuraes e

em Configuraes de Site.

2. Na pgina Configuraes de Site, em Usurios e Permisses, clique

em Permisses de Site.

A pgina de permisses ser exibida.

3. Na guia Permisses, clique em Criar Grupo.

4. Na pgina Criar Grupo, nas sees Nome e Sobre mim, digite um nome e

uma descrio para esse grupo do SharePoint.

5. Na seo Proprietrio do grupo, especifique o nico proprietrio desse grupo

de segurana.

6. Na seo Configuraes de Grupo, especifique quem pode exibir e editar a

associao desse grupo.

7. Na seo Solicitaes de Associao, selecione as configuraes que

deseja aplicar s solicitaes para ingressar ou sair do grupo. Voc pode

especificar o endereo de e-mail para os quais as solicitaes devem ser

enviadas.

8. Na seo Conceder ao Grupo Permisso para este Site, escolha o nvel de

permisso desse grupo.

9. Clique em Criar.

Adicionar usurios a um grupo

1. Voc pode adicionar usurios a um grupo a qualquer momento.

2. Clicar em Configuraes , Configuraes do site em Usurios e Permisses,

clique em Permisses de Site , selecione o grupo a ser inserida a permisso ,

em seguida selecionar na aba Permisses , conceder , conceder permisso

3. Por padro, a caixa de dilogo Compartilhar exibe a mensagem Convidar

pessoas para Editar. Isso convida os usurios adicionados a ingressarem no

grupo Membros do SharePoint.

Para escolher um grupo e um nvel de permisso diferente, clique em Mostrar

opes e ento escolha um grupo ou um nvel de permisso do SharePoint

diferente

4. Na caixa Inserir nomes ou endereos de e-mail, ou Todos, insira o nome ou o

endereo de e-mail do usurio ou grupo que deseja adicionar. Quando o nome

aparecer em uma caixa de confirmao abaixo da sua entrada, selecione o

nome para adicion-lo caixa de texto. Se quiser adicionar mais nomes, repita

estas etapas.

5. (Opcional) Insira uma mensagem personalizada para enviar aos novos

usurios em Incluir uma mensagem pessoal neste convite.

6. Clique em Compartilhar.

Remover usurios de um grupo

1. No site ou no site de equipe, clique em Configuraes e ento clique



em Pessoas e Grupos.

3. Na pgina Pessoas e Grupos, no Incio Rpido, clique no link do grupo do qual

voc deseja remover usurios.

4. Marque as caixas de seleo ao lado dos usurios que deseja remover, clique

em Aes e ento em Remover Usurios do Grupo.

5. Na janela de confirmao, clique em OK.

Conceder a um grupo acesso a um site

1. No Site de Equipe, clique em Configuraes e em Configuraes de Site.



3. Na guia Permisses, clique em Conceder Permisses.

4. Na caixa de dilogo Compartilhar, digite os nomes dos grupos do SharePoint

aos quais voc deseja conceder acesso.

5. Por padro, a caixa de dilogo Compartilhar exibe a mensagem Convidar

pessoas a Editar. Isso concede permisses no grupo Membros do

SharePoint. Para escolher um nvel de permisso diferente, clique

em Mostrar opes e ento escolha um grupo ou nvel de permisso do

SharePoint diferente selecionar um grupo ou nvel de permisso.

6. Clique em Compartilhar.

Excluir um grupo

1. No seu Site de Equipe ou site, clique em Configuraes e



em Pessoas e Grupos.

3. No Incio Rpido, clique no nome do grupo do SharePoint que voc deseja

excluir.

4. Em Configuraes, clique em Configuraes de Grupo.

5. Na parte inferior da pgina Alterar Configuraes de Grupo, clique

em Excluir.

6. Na janela de confirmao, clique em OK.

Atribuir um novo nvel de permisso a um grupo

1. Se voc personalizou um nvel de permisso, ou criou um novo nvel de

permisso, poder atribu-lo a grupos ou usurios.

2. No seu site de equipe, clique em Configuraes e clique




4. Marque a caixa de seleo ao lado do usurio ou do grupo ao qual voc

deseja atribuir o novo nvel de permisso.

5. Na guia Permisses, clique em Editar Permisses do Usurio.

6. Na pgina Editar Permisses, marque a caixa de seleo ao lado do nome

do novo nvel de permisso.

Se voc selecionar vrios nveis de permisso, o nvel de permisso

atribudo ao grupo ser a unio das permisses individuais nos diferentes

nveis. Ou seja, se um nvel incluir as permisses (A, B, C) e o outro nvel

incluir as permisses (C, D), o novo nvel do grupo incluir as permisses

(A, B, C, D).

7. Clique em OK.

Adicionar, alterar ou remover um administrador de conjunto de sites

1. No site ou no site de equipe, clique em Configuraes e depois

em Configuraes do Site.


em Administradores de conjunto de sites.

OBSERVAO: Para exibir o link Administradores de conjunto de sites,

voc dever ser um administrador de conjunto de sites, um Administrador

do SharePoint Online ou um Administrador global. Esse link no exibido a

Proprietrios do Site.

3. Na caixa Administradores de conjunto de sites, siga um destes

procedimentos:

4. Para adicionar um administrador de conjunto de sites, digite o nome ou o

alias de usurio da pessoa que voc deseja adicionar.

5. Para alterar um administrador de conjunto de sites, clique no X ao lado do

nome da pessoa e insira um novo nome.

6. Para remover um administrador de conjunto de sites, clique no X ao lado do

nome da pessoa.

7. Clique em OK.

Documents

Manual de Utilização SharePoint 2013