Manual definitivo Outlook 2003 CICCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCc

Microsoft Outlook 2003

Curso para aprender a utilizar el programa organizador personal Microsoft Outlook 2003, que permite manejar la información personal y profesional que se utiliza en el trabajo cotidiano en una oficina: programación de citas, eventos y reuniones, contactos, correo electrónico, tareas, notas, etc.

Outlook 2003

Se estudia la utilización del programa organizador personal Microsoft Outlook 2003, que permite manejar la información personal y profesional que se utiliza en el trabajo cotidiano en una oficina: programación de citas, eventos y reuniones, contactos, correo electrónico, tareas, notas, etc.

Introducción a Outlook 2003

Introducción al programa organizador personal Outlook, describiendo la manera de iniciar su ejecución (creando un perfil con los datos del usuario) y cerrarlo, así como de su entorno básico (menús y barras de herramientas, panel de exploración, etc.). También se introducen los distintos componentes o carpetas de Outlook, lo que son las vistas y la página Outlook para hoy. Finalmente se indica el modo de almacenar, importar y exportar los datos.

La lista de contactos

Descripción del componente o carpeta Contactos del programa organizador personal Outlook, que permite almacenar la información de las personas con las que se tiene contacto o relación en el trabajo o en la vida personal. Se describe el modo de crear, editar o modificar y eliminar contactos, así como las distintas vistas y cómo se puede buscar, ordenar o filtrar los contactos de la lista de contactos.

Operaciones con contactos

Se explican algunas utilidades o herramientas disponibles en el programa organizador personal Outlook para trabajar con la lista de contactos: cómo añadir una marca de seguimiento, llamar a los contactos de la lista, crear listas de distribución y combinar correspondencia, exportando los datos de la lista de contactos a un documento de Word. Finalmente, se estudia el proceso de impresión en Outlook.

Correo electrónico

Utilización del servicio de correo electrónico en el programa organizador personal Outlook: se describe la configuración del servicio, el uso de la libreta de direcciones y cómo se escriben y envían mensajes, explicando las opciones disponibles.

Gestión del correo

Utilización del servicio de correo electrónico en el programa organizador personal Outlook para recibir y gestionar el correo electrónico: se describe el modo de enviar y recibir los mensajes y los distintos modos de recepción (correo remoto). También se describen las distintas carpetas existentes en el componente Correo, el modo de administrar los mensajes de correo y el uso de las reglas.

El calendario

Funcionamiento de la carpeta Calendario en el programa organizador personal Outlook, en la que se pueden programar y administrar las citas, reuniones y eventos que se tenga que recordar, de forma que resulte más sencillo administrar el tiempo y que Outlook nos avise cuando se aproxime la fecha y hora indicadas.

Tareas, diario y notas

Descripción de las carpetas Tareas (para almacenar información acerca de las actividades que se tienen que realizar), Diario (para registrar cualquier actividad que se realice en el trabajo diario) y Notas en el programa organizador personal Outlook. También se estudia el modo de recuperar los elementos que se borren en Outlook, desde la carpeta Elementos eliminados.

Las aplicaciones pertenecientes a Office 2003 se adaptanperfectamente al trabajo cotidiano en una oficina o empresa.

Si embargo, en una oficina se genera y se debe manejar un granconjunto de información, que debería ser almacenada en algún lugarpara poder disponer de ella cuando queramos de una forma lo mássencilla y cómoda posible.

Pues bien: Outlook entra dentro de las aplicaciones llamadas“organizadores personales”, cuyo principal cometido es el de manejarla información personal y profesional que utilices a diario.

Outlook permite organizar los siguientes tipos de información:

Outlook para hoy reúne el correo electrónico, las reunionesprogramadas y la lista de tareas para ver, al mismo tiempo, todolo que hoy es importante tener presente.

Calendario para programar citas y reuniones diarias,semanales o a más largo plazo.

Programación y seguimiento de las tareas que debes llevar acabo.

Información sobre los contactos personales y profesionalesque tengas: clientes, proveedores, profesionales de distintossectores, amigos, etc.

Correo electrónico, ya sea el que surge a través de la red de tuempresa o el correo proveniente de una conexión a Internet.

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Introducción aa OOutlook 22003

1. QQUÉ EES OOUTLOOK

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Entradas de diario, donde se reflejará todo aquello que debasguardar sobre tu trabajo diario: quién ha llamado, dónde hasestado, con quién te has reunido, etc.

Notas al estilo de las post-it, donde podrás apuntar todo lo quese te ocurra en un momento dado y no sepas dónde guardarlo.

Como puedes ver, Outlook es mucho más que una agenda o unsimple programa de administración del correo electrónico.

Outlook 2003 es una versión mejorada de la versión anterior(Outlook XP), por lo que, si ya has trabajado con esta versión anterior,te familiarizarás rápidamente con él.

Para poner en funcionamiento Outlook 2003, haremos lomismo que en cualquier otro programa: seleccionar su opción

correspondiente en el menú Inicio de Windows.

Si no tienes ningún perfil creado en el sistema, al abrir Outlooktendrás que crear uno. Un perfil reúne la información necesaria sobreel usuario de Outlook (libretas de direcciones y cuentas de correoelectrónico).

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2. IINICIAR YY CCONFIGURAR

También pue-des ejecutar

Outlook pul-sando en el

icono queaparece en la

barra de iniciorápido deWindows

(justo a laderecha del

botón deInicio) o, si

creas un acce-so directo a

este programaen el escritorio

de Windows,haciendo

doble clic endicho acceso

directo.

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Para gestionar los perfiles de usuario, accede alelemento Correo del Panel de control de Windows(si muestras el Panel de control en su vista porcategorías, este elemento está dentro de la categoríaCuentas de usuario).

Si accedes a esteelemento Correo,se abrirá una ventanadesde la que puedesañadir y configurarlas cuentas de correoelectrónico y los archi-vos de datos deOutlook, además delos perfiles de usuario.

Por ejemplo, podríascrear distintos perfilessi el equipo fuerautilizado por más deuna persona. Cadauna tendría su propioperfil, con la configu-ración, direcciones,cuentas de correoelectrónico, etc.,propias de cada una.

En la lista de la parte inferior de la ventana puedes indicar elperfil que se usará en Outlook. Si activas la casilla Solicitarun perfil, cada vez que arranques Outlook, se mostrará unmensaje que te preguntará el perfil que se debe utilizar.

Si en tu equipo existe más de un perfil (de ti mismo o de otrosusuarios), deberías activar esta casilla para que, cada vez quese inicie Outlook, puedas indicar el perfil que vas a utilizar enla sesión de trabajo.

La primera vez que se inicia Outlook, hay que establecer suconfiguración. Para ello aparece un asistente, que nos guiará por losdistintos pasos.

Por defecto, al instalar el sistema operativo Windows, también seinstalan varias aplicaciones relacionadas con Internet, como elnavegador Internet Explorer o el programa de correo electrónicoOutlook Express.



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Outlook detecta los programas de correo electrónico uorganizadores que tengas instalados en tu ordenador y te permitecapturar los datos de los mismos e incorporarlos a la configuración deOutlook, de manera que puedas continuar trabajando con los datosalmacenados (mensajes, direcciones, etc.), sin necesidad deintroducirlos manualmente otra vez.

En el asistente puedes elegir el tipo de configuración según el tipode correo electrónico que vayas a utilizar con Outlook: puedes indicarsi deseas utilizar Outlook como una agenda, sin gestionar mensajes decorreo electrónico o seleccionar y configurar el tipo de servidor y lacuenta de correo que usarás.

De todas formas, en cualquier momento puedes añadir yconfigurar un servidor o una cuenta de correo electrónico, por lo quedejaremos este punto para más adelante, cuando tratemos este tema.

Después de indicar esta configuración inicial, aparece Outlook,dispuesto para comenzar a trabajar con él.

Las próximas veces que accedas a Outlook se ejecutarádirectamente, sin que tengas que especificar todas estas opciones quehemos visto ahora.

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Al entrar en Outlook 2003, podemos ver que su entorno tienevarios elementos típicos de las aplicaciones de Windows:

barra de menús desplegables, barra de herramientas, barra de estado,zona de trabajo, etc.

A la izquierda de la ventana apareceel Panel de exploración. A través de losbotones y opciones de este panelaccederás a cada uno de loscomponentes de la aplicación.

Fíjate en los distintos elementos ocomponentes de Outlook que aparecenen este panel: correo, calendario,contactos, etc. Para acceder a undeterminado componente, sólo tendrásque pulsar en él, en el Panel deexploración.

A continuación describiremosbrevemente los distintos componentes deOutlook:



3. CCOMPONENTES DDE OOUTLOOK

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Correo : en este componente puedes ver varias carpetasque permiten trabajar con el correo electrónico: bandeja deentrada, en la que se guardan los mensajes recibidos; bandejade salida, que almacena los mensajes a enviar; elementosenviados, que son los mensajes enviados; borrador, que sonlos mensajes inacabados, para que puedas completarlos másadelante, etc.

Calendario : aquí podrás introducir las citas y reunionesque tengas que recordar. Podrás acceder a un mes y a una fechaen concreto para crear las citas en el día adecuado.

Contactos : podrás incluir la información referente a loscontactos que mantengas. Podrás incluir el nombre, teléfono,dirección y toda aquella información que quieras guardar.

Tareas : en este componente se introducen las tareas otrabajos que tienes que realizar. Podrás indicar cuándoempiezan, cuándo deberían estar terminados, etc.

Notas : aquí se almacenan notas, como si fueran post-it. Siquieres guardar alguna cosa para recordarla más tarde, algunafrase, dirección, número de teléfono, número de serie, etc.,simplemente crea una nota en esta carpeta.

Diario : componente donde podrás guardar cualquierinformación que necesites recordar sobre tu trabajo diario:llamadas de teléfono, reuniones, documentos que utilizas, etc.

En las opciones del menú Irtambién aparecen los distintoselementos. Por lo tanto, otra forma deacceder a un componente esseleccionarlo desde este menú.

Cada uno de los componentes esen realidad una carpeta, en el sentidode que es el lugar donde se guardanlos elementos que crees en Outlook.

Con la opción Carpeta de estemenú Ir se abrirá una ventana, en laque se muestran todas las carpetasdisponibles en Outlook.

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Como ves, las distintascarpetas (Bandeja deentrada, Bandeja de salida,Calendario, Contactos,etc.), son subcarpetas deCarpetas personales.

Por ejemplo, laBandeja de entrada no esmás que una carpeta dondese almacenarán los mensajesde correo electrónico querecibas. En este caso, dichosmensajes son los elementosde esta carpeta.

Otra forma de acceder a un determinado componente de Outlookes seleccionarlo en esta lista de carpetas.

En cualquiera de las carpetas, la información que contiene puedeverse de distintas formas o vistas. Por ejemplo, en la carpetaCalendario podrás ver la lista de citas por día, por semana, porsemana laboral, etc. En la carpeta Contactos, podrás ver la lista decontactos en forma de tarjeta de visita, como lista de teléfonos, etc.

Podrás elegir el tipo de vista desde el menú Ver, desde losbotones de la barra de herramientas o desde el Panel de exploración,dependiendo del componente de que se trate. También podráspersonalizar las vistas, para mostrarlas de la forma que más te guste, ocrear más vistas.

Ten en cuenta también que cada componente de Outlook tiene suspropias vistas (recuerda que es lo mismo hablar de componente quede carpeta).

Con el botón Confi-gurar botones , en laparte inferior del Panelde exploración, tendrásacceso a un menú con elque podrás cambiar laapariencia de este panel.



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Con las opciones Mostrar más botones y Mostrar menosbotones podrás poner los botones con su icono y su nombre en el Panelde exploración o ponerlos simplemente con su icono en la parte inferiordel mismo (como aparece el botón de las Notas , por ejemplo).

También podrás añadir o quitar botones al Panel de exploracióno cambiar el orden en que aparecen, a través de Opciones del panelde exploración.

Con la opción Accesos directos del Panel de exploración semostrarán en él accesos directos a elementos de Outlook, para poderacceder a ellos. Puedes incluir las carpetas a las que accedas confrecuencia, para mostrarlas desde aquí.

Como hemos dicho, una misma información puede mostrarsede formas o en vistas distintas para obtener de ella una mayor

eficacia.

La página Outlook para hoy muestra una vista previa del día.Aquí se reúnen en una misma vista tres elementos importantes deinformación situados en tres apartados:

Calendario: lista de citas, reuniones, eventos, etc., programadaspara una fecha y hora determinadas.Tareas: lista de tareas o cosas por hacer.Mensajes: carpetas donde se guardan los mensajes de tu correoelectrónico.

En el Calendario podemos incluir y ver todos los eventos quetengamos programados, mientras que en Outlook para hoy sólo semostrarán los elementos que hoy te interese tener presentes.

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El botónLista dde ccarpe-

tas , queaparece en laparte inferiordel Panel ddeexploración,

muestra lalista de carpe-

tas en estepanel, de

forma quepuedas selec-cionar y mos-

trar la quequieras.

4. OOUTLOOK PPARA HHOY

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Puedes reorganizar y configurar el contenido y la forma de mostrarla información en la página de Outlook para hoy a través de la ventanaque aparece al pulsar el botón Personalizar Outlook para hoy.

Aunque por defecto sólo se muestran tres carpetas en el apartadoMensajes de Outlook para hoy, pulsando el botón Elegir carpetaspuedes seleccionar las carpetas que quieras ver.

Si quieres que se muestren no sólo los eventos de hoy, sinotambién de varios días siguientes, indica el número de días en elcampo Mostrar este número de días en mi calendario.

Por ejemplo, si indicas 5 en este campo, se mostrarán los eventosque estén programados dentro de los cinco días siguientes.

Para el apartado de Tareas, podemos indicar que se muestrenTodas las tareas o Las tareas para hoy, y hacer que aparezcanordenadas según el campo que especifiquemos.

Finalmente, en la parte inferior puedes seleccionar distintosestilos o formas de mostrar toda la información de los tres apartadosque aparecen en Outlook para hoy.

Una vez hayas configurado todos estos parámetros para adecuar opersonalizar Outlook para hoy a tu gusto, pulsa Guardar cambiospara hacerlos efectivos o Cancelar para no tener en cuenta los cambios.



Si activas lacasilla Aliniciar, iir

directamente aaOutlook pparahoy, cada vezque ejecutes

Outlook,la primera

página que semostrará será

ésta.

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La información que maneja Outlook sólo tiene sentido, en lamayoría de ocasiones, durante un determinado período de tiempo.

La programación de citas, reuniones, tareas, etc., es útil mientras aúnpueda llevarse a cabo. Si no has acudido a una cita que estaba programadapara un tiempo que ya ha pasado, “difícilmente” podrás acudir.

Por ello, Outlook permite archivar los datos que tengan unadeterminada antigüedad, que ya no son útiles, pero que quieresguardar a efectos de fichero histórico o de registro. Al archivar estosdatos, se descargan del fichero de carpetas personales, creando unocon dicha información histórica.

Utilizando el comando Archivar del menú Archivo, podrásindicar qué carpeta quieres guardar y, por lo tanto, en la que loselementos antiguos serán eliminados.

De esta forma podrías archivar los elementos de la Bandeja deentrada o las citas del Calendario. Otra información, como puede serla lista de Contactos, no suele ser archivada, ya que la mayoría deveces es una información siempre útil.

Deberás indicar la ubicación del archivo histórico e introducir sunombre en el campo Nombre del archivo histórico, con la extensiónpst. Se archivarán todos los elementos con fecha anterior a la indicadaen Archivar elementos anteriores al.

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5. AARCHIVAR YY SSALIR DDE OOUTLOOK

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Los archivos pst son archivos de carpetas personales deMicrosoft Outlook, y se suelen llamar archivos de datos. Esdecir, que toda la información de las carpetas que hay dentrode las carpetas personales se almacena en un archivo conextensión pst en el disco duro de tu ordenador.

En Outlook puedes crear distintos archivos de datos paraorganizar los datos en carpetas distintas. Por ejemplo, podríastener toda la información (mensajes, contactos, etc.) de unaempresa en un archivo de datos y la de otra empresa en otro.

Esto también te puede servir para compartir la información conotras personas o copiarla en otros ordenadores. Por ejemplo, sicreas un archivo de datos (es decir, con extensión pst) delcomponente Contactos, podrás abrir o importar este archivode datos en otro equipo, con lo que podrás disponer en él detodos los contactos que hubieras creado.

Outlook permite archivar automática y periódicamente lainformación que manejes en la aplicación. Para ello, accede alcomando Herramientas - Opciones y pulsa el botón Autoarchivar,situado en la ficha Otros.

Podrás indicar cada cuánto tiempo quieres que la información seatraspasada a un archivo de datos histórico en el campo EjecutarAutoarchivar cada x días.

También podrás indicar otras opciones, como si quieres guardarlos datos antiguos o simplemente eliminarlos del Outlook, si quieresque te pregunte en el momento en que se vaya a ejecutar el guardadoautomático, etc.

Si accedes a las propiedades de un componente o carpeta (a travésde la opción Archivo - Carpeta - Propiedades), en la fichaAutoarchivar del cuadro que se mostrará podrás indicar si loselementos de dicho componente se archivarán según lo indicado en elcuadro anterior o especificar la configuración que se seguirá en esecaso concreto.

Ten en cuenta que algunas carpetas, por ejemplo, la deContactos, no disponen de esta característica, por lo que suselementos sólo pueden ser archivados de forma manual.



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Si quieres hacer una copia de la lista de contactos o de otracarpeta sin que sean eliminados sus elementos, no utilices el comandoArchivar, sino la opción Archivo - Importar y exportar. De estaforma crearás copias de la información de Outlook sin eliminarla delas carpetas actuales.

Tendremos que seguir los pasos de un sencillo asistente que nosguiará por todo el proceso de exportación de los datos.

Puedes incluso indicar el formato del archivo que se creará alexportar la información: archivo de datos (con extensión pst), Accesso Excel, valores separados por comas o por tabulaciones en un archivode texto, ...

Finalmente, cuando hayas terminado el trabajo en Outlook,deberás salir de la aplicación. Para ello, dispones del comando Saliren el menú Archivo.

También puedes salir de Outlook cerrando la ventana principalcon su menú de control o pulsando el botón Cerrar , de la mismaforma que cualquier otra ventana de Windows.

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Esta opciónImportar yy

exportartambién nosserviría para

importar aOutlook datos

procedentesde otros

programasorganizadores

personales,Access, Excel,configuración

de las cuentas,correo o direc-ciones de otrosprogramas decorreo electró-

nico, etc.

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La información de clientes, proveedores o cualquier otrapersona o empresa con la que tengas relación en tu trabajo o

en tus actividades diarias tiene que ser guardada en algún lugar parapoder utilizarla cuando la necesites. Una de las posibilidades quetienes es elegir Microsoft Outlook como la aplicación para crear ygestionar tu lista de contactos.

También podemos utilizar otras aplicaciones de Office, comoExcel, Access o incluso Word. Normalmente se suele elegir Outlook;puedes utilizar Excel o Access si quieres manejar los contactos de otraforma o necesites utilizar toda la potencia de estos programas. En todocaso, lo menos conveniente suele ser el procesador de textos Word.

La lista de contactos de Outlook es uno de sus componentes másimportantes, y en ella podremos guardar los nombres, direcciones,teléfonos y muchos más datos sobre cualquier persona.

La forma de crear contactos e insertarlos en la carpeta ocomponente Contactos es muy sencilla: puedes utilizar el botónNuevo contacto de la barra de herramientas o el comandoequivalente en el menú Archivo - Nuevo o Acciones.

Esta forma de trabajar será siempre la misma en todas las carpetasde Outlook. Al situarte en una de ellas, tanto el primer botón de labarra de herramientas (el botón Nuevo) como el menú Acciones seadaptan al tipo de elemento que se puede almacenar en la carpeta.

Esto no quiere decir que tengas que estar situado en una determinadacarpeta en concreto para poder crear un determinado elemento.

Podrás crear cualquier tipode elemento (mensajes,contactos, citas, etc.) desdecualquier lugar de Outlook.Para ello, pulsa la flecha queaparece a la derecha del botónNuevo y seleccionael tipo de elemento que quierascrear, que siempre seráguardado en la carpeta correcta.Este menú también se muestracon la opción Nuevo del menúArchivo de Outlook.


La llista dde ccontactos

1. CCREAR UUNA LLISTA DDE CCONTACTOS

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Al indicar que queremos crear un nuevo contacto, aparece unaventana donde podemos introducir todos los datos de este nuevo contacto.La información que puedes introducir se divide en varias fichas:

General: permite introducir datos como el nombre, dirección,teléfonos, organización en la que trabaja y su puesto, direcciónde correo electrónico, etc.

Para introducir el nombre del contacto, lo mejor es pulsar elbotón Nombre completo. Así te asegurarás de que el nombrese introduce correctamente.

En el campo Archivar como se muestra cómo podrás ver elnombre del contacto en la lista de contactos. Si no te gusta laforma en que Outlook mostrará el nombre en la lista, ponte eneste campo y modifícalo. Por ejemplo, podrías agregar al nombreuna palabra que te recuerde alguna característica importante delcontacto, al estilo de: Casas Pérez, Gonzalo (Fontanero).

Puedes incluir distintos números de teléfono de contacto, bienel del lugar de trabajo, el particular, móvil, etc. El número deteléfono podrás utilizarlo con la función Automarcar, quepermite realizar una llamada telefónica a un determinadocontacto.

De la misma forma que con el nombre del contacto, puedespulsar el botón que está en el apartado Direcciones paraintroducir la dirección de forma correcta.

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Podrás indicar la dirección postal, es decir, a la que será enviado elcorreo, activando la casilla Dirección para la correspondencia.

Pulsando el botón de las secciones de los números deteléfono, direcciones y correo electrónico, puedes elegir el tipode dirección, de teléfono o de correo electrónico que vas aintroducir. Por ejemplo, puedes introducir las direcciones deltrabajo, particular y otra, dos teléfonos del trabajo, dosparticulares, fax particular y del trabajo, asistente, automóvil,etc., y hasta tres direcciones de correo electrónico.

En el campo Mostrar como se muestra lo que aparecerá en lasección Para del correo electrónico al enviar un mensaje a estecontacto. Por defecto se mostrará el nombre completo delcontacto, seguido de la dirección electrónica, entre paréntesis,pero puedes cambiar este valor simplemente escribiendo elnuevo texto que quieras que aparezca.

También podrás introducir la dirección de una página web deInternet y conseguir, de esta forma, el acceso directo a dichapágina. Esta circunstancia se suele usar normalmente cuando elcontacto sea una empresa que tenga un sitio web.

Incluso puedes añadir una foto a un contacto, para que te seamás fácil identificar a las personas de tu lista de contactos. Paracambiar o quitar la imagen de un contacto, utiliza las opcionescorrespondientes del menú Acciones.

En la parte inferior derecha del cuadro existe un campo dondepuedes escribir todas aquellas notas que quieras recordar sobreel contacto.

Pulsando el botón Contactos, puedes incluir, en el campo queaparece a su lado, los nombres de otros contactos que esténrelacionados con el actual.



La direcciónpostal será la

que aparecerácuando otros

programasutilicen los

contactos (porejemplo, al

imprimiretiquetas de

correo enWord).

Recuerda quepuedes intro-

ducir hastatres direccio-

nes, pero quesólo una debe

ser la postal.

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De la misma forma, pulsando Categorías, podrás introducirpalabras con las que organizar la lista de contactos. Porejemplo, podría interesarte dividir los contactos en clientesprincipales y otros clientes. Desde el cuadro que aparecepodrás seleccionar las categorías entre las predefinidas enOutlook o crear las tuyas propias.

Detalles: en esta ficha podrás introducir más información sobreel contacto, complementarios a los de la ficha anterior. Porejemplo, más datos sobre su trabajo (departamento, jefe, ...), elnombre de su cónyuge, etc.

Podrías introducir la fecha de su cumpleaños y conseguir asíque quedara reflejado en la agenda (carpeta Calendario), pararecordártelo.

Actividades: muestra las actividades relacionadas con estecontacto. Desplegando la lista de esta ficha, puedes elegir lacategoría sobre la que quieres mostrar las actividades.

Certificados: podrás importar identificadores digitales parapoder autentificar tus mensajes de correo electrónico. Así, lapersona que reciba tu mensaje sabrá que es auténtico y que erestú quién lo ha enviado.

Todos los campos: en esta ficha podrás ver la información delcontacto respecto a los campos de información que desees oque tú mismo crees.

No es necesario que completes todos los campos deinformación para poder crear un contacto: introduce sóloaquellos que realmente te sean de utilidad.

Una vez hayas completado la información de un contacto, pulsaen el botón Guardar y cerrar , situado en la barra de herramientasde este cuadro, para que Outlook lo agregue a la lista de contactos.

Pulsando el botón Guardar y nuevo , Outlook guardará losdatos introducidos y dejará esta ventana abierta, dispuesta paraintroducir los datos de un nuevo contacto.

Si accedes a la opción de menú Archivo - Guardar, los datosintroducidos se almacenarán, pero seguirá abierta la ventana con losdatos del contacto para poder seguir introduciéndolos o modificándolos.

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Tambiénpodrás indicarsi el elemento,en este caso elcontacto, seráprivado o no.Esta circuns-

tancia tendrásentido cuan-do tu lista de

contactospueda ser

vista por másde un usuario

al que lehayas dadopermiso. Si

está activadala casilla, sólopodrá ver este

contacto elcreador del

mismo.

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Una vez tienes una lista de contactos, hay que saber cómoeditar un contacto existente, eliminar contactos, ordenarlos

(para que te resulte sencillo localizar alguno de ellos) y verlos dedistintas formas en la carpeta Contactos.

Si quieres cambiar cualquier información referente a un contacto,no tienes más que volver a editarlo. Para ello, haz doble clic en elnombre del contacto, con lo que aparecerá la ventana dondeintrodujiste todos sus detalles.

Por otra parte, los contactos no son más que elementos que estánsituados en una carpeta. La forma de eliminarlos ya te la puedesimaginar: seleccionar el contacto y pulsar la tecla .

También podrás utilizar el botón Eliminar de la barra deherramientas o la opción Edición - Eliminar, pero siempre habiendoseleccionado antes el elemento a eliminar.

Si has borrado algún contacto accidentalmente o realizas algunaacción errónea, puedes volver a la situación anterior con la opciónDeshacer del menú Edición.



2. AADMINISTRAR LLOS CCONTACTOS

Puedes elimi-nar más de un

contacto a lavez. Para ello,utiliza la tecla[Mayús], si los

contactosestán segui-

dos, o la tecla[Ctrl], si noson adya-

centes, parapoder selec-

cionar más deun contacto.

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Otra acción que puedes llevar a cabo es ordenar la lista decontactos según un determinado campo de información. Para ello, hazclic con el botón derecho del ratón en una zona de la carpeta de contactossin ningún contacto y, en el menú que aparece, selecciona Ordenar.

Aparecerá un cuadro de diálogo a través del que podrás ordenarla lista de contactos hasta por cuatro campos distintos de información.

Predeterminadamente, los contactos se mantienen ordenadossegún el campo Archivar como. Así, cada vez que introduzcas unnuevo contacto, éste se añadirá en el lugar adecuado según lo indicadoen este campo.

Finalmente, hay que comentar el conjunto de vistas que presentala carpeta Contactos. Como ya sabes, una vista es una forma depresentar la información almacenada en una carpeta.

Cada una de las carpetas de Outlooktiene su propio conjunto de vistas.Dependiendo de lo que quieras hacer obuscar en cada momento, te será de utilidaduna u otra.

El conjunto de vistas de una carpetaestá disponible a través del menú Ver -Organizar por - Vista actual. Además, enlas carpetas de Contactos, Tareas, Notas yDiario, también puedes seleccionar la vistadesde el apartado Vista actual del Panelde exploración.

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La vista predeterminada es Tarjetas de visita, en la que se venlos principales detalles de cada uno de los contactos. Existen vistas enlas que los contactos aparecen agrupados (Por categoría, Pororganización, ...). En estos casos, los botones y te permitenmostrar y ocultar el detalle (es decir, los distintos contactos) de esegrupo.

Con la opción Mostrar campos del menú que se muestra alpulsar con el botón derecho del ratón en una zona sin contactos, podráselegir los campos que deben aparecer en la vista actual, pudiéndoloselegir de la lista de todos los campos que puedes introducir en elcontacto. La opción Más opciones de este mismo menú contextualpermite configurar las fuentes que se utilizan en la vista.

Con la opción Personalizar la vista actual de este menúcontextual (o pulsando en esta opción en el Panel de exploración) semostrará una ventana desde la que también puedes acceder a loscuadros de diálogo que permiten la modificación de los campos queaparecen en la vista, los campos por los que se ordena, las fuentes enlas que se muestra la información y si se debe filtrar la lista o no.

Además, en las vistas que tengan agrupados los contactos poralgún campo, podrás configurar el campo o campos (hasta cuatro) porlos que se agrupará.



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Cuando la lista de contactos es muy grande, puedesacceder rápidamente a un determinado contacto

mediante los botones situados en la parte derecha de laventana.

Al pulsar en uno de estos botones, accederás al primercontacto (situado según el orden de la lista) que coincida condicho botón.

Outlook dispone, además, de otros sistemas de búsqueda másavanzados. Por ejemplo, en la barra de herramientas está la listaBuscar un contacto .

Si escribes un nombre, una dirección de correo electrónico o unaorganización (o una parte de esta información) y pulsas , Outlookabrirá la ventana con los datos del contacto encontrado. Si hay varioscontactos que coinciden con el criterio de búsqueda, Outlook tepreguntará cuál de ellos quieres abrir.

Si pulsas el botón Buscar , en la barra de herramientas,se mostrará una barra de búsqueda, en la que también podrás buscarpor nombre, dirección u organización. Al pulsar Buscar ahora,Outlook sólo mostrará en la carpeta de contactos los contactos quecoincidan con el texto de búsqueda.

Cuantas más palabras indiques, más restringes la búsqueda a unospocos o a un único contacto, que será el buscado. Si indicas el nombrecompleto de una persona, sólo se mostrará el contacto con ese nombre.

Si pulsas Opciones y eliges Búsqueda avanzada, se muestra uncuadro con varias fichas, donde puedes realizar una búsqueda másminuciosa.

En la lista Buscar puedes elegir en qué lugar quieres que sebusque: Contactos, Mensajes, Tareas, etc. En la lista En puedesindicar los campos por los que se va a realizar la búsqueda. A máscampos, más tardará en realizarse el proceso de búsqueda.

Indica el texto en el campo Buscar las palabras y pulsa el botónBuscar ahora para iniciar la búsqueda.

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3. BBUSCAR CCONTACTOS

El botónBuscar een

permite elegirlas carpetas deOutlook donde

se buscará,mientras que

Borrar eliminael texto intro-ducido, mos-

trando denuevo todos

los contactos.

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Outlook localizará el contacto o los contactos adecuados,mostrándotelos en la parte inferior de la ventana. Para abrir uno deellos y ver sus datos, sólo tendrías que hacer doble clic en él.

Otra herramienta que proporciona Outlook son los filtros.Para utilizarlos, pulsa con el botón derecho del ratón en una

zona sin contactos y selecciona la opción Filtro.

La ventana que aparece es similar a la de la búsqueda avanzada.Sin embargo, en este caso, al introducir los campos y el texto y aceptarla ventana, sólo se mostrarán en la carpeta Contactos los contactosque coincidan con los criterios seleccionados.



4. FFILTROS

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Hay muchas opciones disponibles para filtrar la lista decontactos: filtrar por categorías, por el tamaño de los elementos, sialguno de los campos es o no vacío, si es igual, contiene o no contieneun determinado texto, etc.

A través del botón Campo dela ficha Avanzado podrás ver todoslos campos posibles por los quepuedes filtrar la lista.

En la ficha SQL podrías ver lasentencia SQL que se va generandoconforme vayas introduciendocondiciones. Incluso podrías crearmanualmente esta sentencia,escribiéndola directamente en estaficha.

Para quitar el filtro que hayas aplicado sobre los contactos,vuelve a acceder a la ventana de Filtrar y pulsa el botón Borrar todo.

Los filtros se diferencian en la búsqueda realizada a través delbotón Buscar de la barra de herramientas en que se permitenmuchas más posibilidades.

Para acabar, indicarte también que, a través del botón Opcionesde los contactos de la ficha Preferencias del cuadro que aparece alacceder a Herramientas - Opciones, podrás elegir el ordenpredeterminado con el que se mostrará el nombre completo de loscontactos y su nombre en el campo Archivar como, así como siOutlook debe comprobar si hay contactos duplicados.

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Ya sabemos cómo podemos crear y buscar los contactosexistentes en nuestra lista de contactos de Outlook. En esta

lección vamos a ver más opciones sobre esta lista, así como algunasacciones que podemos aplicar sobre los distintos contactos.

Una de las posibilidades que ofrece Outlook es marcar un mensajeo un contacto, para acordarte de que tienes que realizar un seguimientode un asunto. Para ello, se le incluye una marca de seguimiento.

Para añadir una marca de seguimiento a un contacto, seleccionael contacto y pulsa el botón Seguimiento .

En la lista Marca deeste cuadro de diálogo seselecciona el tipo deasunto por el que se realizael seguimiento (llamar,enviar una carta o uncorreo electrónico, etc.).

Si el asunto tiene que realizarse en una fecha, hay que indicarloen Vencimiento. En la lista de la derecha se indicará la hora.

En cualquier momento podemos ver los contactos con marca deseguimiento con la vista adecuada, accediendo a la vista Por marcade seguimiento. Los contactos se muestran clasificados en dosgrupos: los que están marcados y los que no lo están.

Al abrir un contacto que tenga una marca de seguimiento(haciendo doble clic sobre él), se indica, en la parte superior de laventana, el motivo y la fecha y hora de dicha marca.

Para eliminar una marca de un contacto, pulsa de nuevo el botónSeguimiento y, en el cuadro que aparece, pulsa Borrar marca.


Operaciones ccon ccontactos

1. SSEGUIMIENTO

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Recuerda que, al abrir una ventana de un contacto, puedes ver losdatos de los otros contactos de la lista con los botones Elementoanterior o Elemento siguiente .

Cuando llegue el día y la hora que has asignado a la marca deun contacto, Outlook te mostrará un cuadro de aviso, pararecordarte lo que tenías que hacer.

Como puedes comprobar, las posibilidades de Outlook paratrabajar con los contactos son realmente numerosas. Entre

estas características, dispones de la función Automarcar.

Ya no será necesario consultar tu agenda para averiguar elnúmero de teléfono de un contacto: haz que sea Outlook el que seencargue de realizar la llamada.

Para utilizar esta función, selecciona un contacto de la lista ypulsa el botón Marcar de la barra de herramientas.

Outlook mostrará un cuadro con uno de los uno de los teléfonosque figuran en la ficha del contacto. Puedes elegir el teléfono al quequieras llamar desde la lista de este cuadro, además de poder abrir elcontacto, con lo que podrías ver toda la información correspondienteal mismo.

2


2. LLLAMAR AAL CCONTACTO

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Una vez hayas seleccionado el número de teléfono del contacto ytodo esté preparado, pulsa Iniciar llamada y Outlook marcará elteléfono indicado.

Una vez realizada la llamada, aparecerá un cuadro con el botónHablar. Lo único que tendrías que hacer es pulsar dicho botón yutilizar el teléfono para mantener la conversación. Cuando hayasacabado de hablar con el contacto, pulsa Finalizar llamada paracolgar.

Por otra parte, puede ser interesante la opción de registrar lallamada en tu diario, mediante la casilla Crear una nueva entrada delDiario al iniciar una nueva llamada. Así podrás saber cuánto duró lamisma y con quién has estado hablando por teléfono.

Si pulsas en la flecha queaparece en el botón Marcar ,podrás elegir el número al quellamarás de entre todos losnúmeros de teléfono definidos enel contacto (particular, trabajo,móvil, etc.).

Desde ahí también podrás volver a llamar a alguno de loscontactos a los que hayas llamado recientemente o realizar unallamada a un número de teléfono que no figure en ningún contacto.



Debes teneren cuenta que,para utilizar la

función deAutomarcado,

es necesariodisponer de

un módem yque el teléfono

de voz estéconectado al

mismo.

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Otro de los elementos de Outlook relativos a los contactos sonlas listas de distribución. Una lista de distribución no es

más que un conjunto de contactos, que te puede servir para enviarmensajes de una forma rápida y sencilla a todos ellos.

Por ejemplo, si sueles mandar mensajes a todas las personas deuna empresa o de un departamento, puedes crear una lista dedistribución en la que estén incluidas todas las personas de esaempresa o departamento, de forma que, cuando envíes un mensaje aesa lista de distribución, se envíe a todas las personas incluidas en lamisma.

Puedes crear una lista de distribución desde el menú Acciones,desde el menú Archivo - Nuevo o desplegando el menú del botónNuevo , en la barra de herramientas.

Lo primero que tienes que hacer es introducir un nombre paraidentificar a la lista de distribución, en el campo Nombre.

Con el botón Seleccionar integrantes podrás introducir personasa la lista de distribución de las existentes en los contactos de Outlook,mientras que Agregar nuevo permite introducir directamente elnombre y la dirección electrónica del integrante de la lista

En la ventana que aparece al pulsar Seleccionar integrantes,debes seleccionar los contactos que quieras y pulsar Integrantes, paraañadirlos a la lista de distribución.

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3. LLISTAS DDE DDISTRIBUCIÓN

Ten en cuentaque, al enviarun mensaje a

una lista dedistribución,

los destinata-rios verán sunombre y el

de los demásdestinatarios

en la líneaPara del

mensaje, enlugar de ver elnombre de lalista de distri-

bución.

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Mediante el botón Avanzadas de este cuadro podrás seleccionarNuevo, para agregar un nuevo contacto, Propiedades, para mostrar laventana del contacto seleccionado y consultar o modificar sus datos, yBuscar, que permite introducir un nombre para buscar los contactos.

Tras insertar o agregar los integrantes de la lista de distribución,en la ventana aparecen éstos. Si quieres quitar alguno de la lista,selecciónalo y pulsa Quitar.

Si modificas las direcciones electrónicas o eliminas algúncontacto, puedes actualizar la información de las listas de distribuciónpulsando el botón Actualizar ahora.

Observa que, al igual que en los contactos, también puedesintroducir Categorías para organizar tus listas de distribución. Porotro lado, en la ficha Notas podrás introducir información adicionalque quieras asociar a la lista.

Las listas de distribución se almacenan también en la carpeta decontactos de Outlook, indicando que se trata de una lista y no de uncontacto con el icono .

Al igual que los contactos, puedes editar una lista de distribución(para añadir o quitar miembros, modificar las categorías o las notas,etc.) haciendo doble clic en ella, así como eliminarla pulsando la tecla

o el botón Eliminar .



Puedes utilizarlas listas dde

distribución enmensajes,

solicitudes detarea, convo-

catorias dereunión y

otras listas dedistribución

(es decir, quepuedes crearuna lista dedistribución

cuyos miem-bros sean

otras listas dedistribución).

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Otra operación posible con los contactos es utilizar lacombinación de correspondencia, es decir, agregar los

nombres, direcciones y otros campos a un documento, para crearsobres, etiquetas, cartas personalizadas, faxes, etc.

Por ejemplo, podrías tener una carta modelo en el procesador detextos Word y fusionarla con una lista de destinatarios, de forma quese generara una carta para cada contacto con su nombre, dirección yteléfono.

Puedes iniciar la combinación de correspondencia en Word odesde Outlook. Nosotros, en este caso, veremos cómo partir deOutlook. Para ello, selecciona Combinar correspondencia en elmenú Herramientas.

En el apartado Contactos podemos indicar si se combinarántodos los contactos de la vista actual o sólo los que tengasseleccionados. Recuerda que puedes aplicar un filtro para tener en lavista sólo los contactos que quieras imprimir.

En Archivo de documento puedes elegir si la combinación sehará en un Nuevo documento o en un Documento existente.

En la lista Tipo de documento podrás indicar el tipo dedocumento que se creará: cartas modelo, etiquetas postales, sobres, etc.

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4. CCOMBINAR CCORRESPONDENCIA

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Una vez aceptas los datos de este cuadro, se muestra Word y elcuadro de Combinar correspondencia. Pulsa el botón Preparar paradefinir las características del tipo de documento (por ejemplo, si haselegido etiquetas postales, podrás seleccionar el modelo que quieras).

Tras cerrar la ventana, y ya en Word, puedes insertar los camposde la lista de contactos de Outlook que quieras, pulsando el botónInsertar campos combinados .

El botón Distribuir etiquetas te permite copiar los camposintroducidos en el resto de registros del documento (por ejemplo, sihas introducido los campos en la primera etiqueta, este botón copiarálos campos en el resto de etiquetas). Tras esto, puede combinar eldocumento con la información contenida en la lista de contactos deOutlook, pulsando el botón Ver datos combinados .

En ocasiones, necesitarás imprimir tu lista de contactos o loselementos de alguna otra de las carpetas de Outlook (tu

agenda de citas, tus mensajes, etc.), para disponer en papel de dichainformación.

Para imprimir los elementos incluidos en sus carpetas, Outlookpuede utilizar distintos estilos de impresión. Un estilo de impresiónes un conjunto de valores que incluye el tamaño del papel, el formatode página, etc., y que configura cómo va a imprimirse la información.

El proceso a seguir a la hora de imprimir en Outlook se puededividir en tres pasos:

Paso 1: Elegir un estilo de impresión.

Elige la opción Configurar página, en el menú Archivo, y eligeel estilo de impresión adecuado en este submenú. Dependiendo de lacarpeta y de la vista en la que te encuentres, dispondrás de distintosestilos para elegir.

Cuando quieras imprimir únicamente un elemento de una carpeta,elige el estilo de memorando. Outlook imprimirá el elemento quetengas seleccionado. Sin embargo, si quieres imprimir más de unelemento o incluso todos, utiliza cualquiera de los otros estilos deimpresión disponibles.



Ten en cuentaque estas soncaracterísticas

propias deWord. En estecaso, Outlooksólo funciona

como la fuentede datos.

5. IIMPRESIÓN EEN OOUTLOOK

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Al seleccionar un estilo de impresión, se mostrará un cuadro dediálogo con las características del estilo seleccionado. Podrías cambiaralguna de las opciones que presenta, aunque lo mejor en este caso seríacrear tu propio estilo de impresión.

Paso 2: Realizar una vista previa de la impresión.

Es conveniente observar cómo quedará la impresión antes dedecidirse finalmente a realizarla, para comprobar que se realizará de laforma que quieres.

Pulsando en el botón Vista preliminar de la ventana que aparecetras seleccionar el estilo, podrás ver el resultado de la impresión,siguiendo dicho estilo. Si es correcto, imprime finalmente; si no lo es,elige otro estilo de impresión o cambia alguna de las opciones delactual.

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Con la opciónDefinir eestilosde iimpresión

puedes modi-ficar, crear oeliminar tus

propios estilosde impresión.

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En la Vista preliminar aparece una barra de herramientas convarios botones. Veamos para qué sirve cada uno de ellos:

Página anterior (sólo si existe más de una página).

Página siguiente (sólo si existe más de una página).

Tamaño real: amplía el tamaño hasta mostrarlo tal comoquedará impreso.

Una página: muestra sólo una página.

Varias páginas: permite mostrar más de una página enpantalla.

Configurar página: permite acceder alcuadro de diálogo de configuración de la impresión, el quehemos visto antes.

Imprimir: con este botón accederás al cuadro dediálogo Imprimir.

Cerrar: cierra la vista previa.

Además, al mover el puntero del ratón por encima de la página,observarás cómo cambia de aspecto: se convierte en una lupa con unsigno más . Esto quiere decir que puedes ampliar la zona en la quete encuentras para verla a tamaño real.

Si el puntero del ratón muestra una lupa con un signo menos ,indicará que, al pulsar, se realizará una reducción del tamaño con el quese muestra la página.

Paso 3: Realizar la impresión.

Una vez has elegido un determinado estilo de impresión y hasrealizado una vista previa para comprobar que todo es correcto, es elmomento de realizar la impresión. Para ello, pulsa el botón Imprimir

de la vista previa.

En el cuadro de diálogo que aparecerá se introducen opcionespropias de impresión: podrás elegir otro estilo de impresión disponiblepara la carpeta a imprimir, indicar el número de copias, etc.



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En la sección Impresora aparece seleccionada la impresorapredeterminada de tu sistema, aunque podrás elegir cualquier otra delas que tengas instaladas a través de la lista de este apartado.

Una vez establecidas las opciones que quieras, acepta el cuadrode diálogo para iniciar el proceso de impresión.

También puedes ver una vista previa con la opción Archivo -Vista preliminar, o acceder directamente al cuadro de Imprimir conla opción Imprimir de este mismo menú o con el botón Imprimirde la barra de herramientas.

Aparte de los contactos, algunos de los listados más útiles enOutlook son:

Programación de las citas y reuniones para un día, semanao mes: te tendrás que colocar en la carpeta Calendario yelegir el estilo de impresión que quieras.

Programación de las tareas a realizar: en este caso, deberássituarte en la carpeta Tareas.

Resumen de los mensajes de correo electrónico recibidos:ponte en la carpeta Bandeja de entrada.

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32

Outlook es capaz de administrar distintos tipos de correoelectrónico, por lo que no necesitarás otra aplicación

específica para el correo que quieras enviar o recibir a través de unaconexión a Internet.

En Outlook puedes configurar cada tipo de correo electrónico queutilices (servidores, nombres de usuario y contraseñas, ...), de formaque se encargue del correo obtenido a través de cada uno, actuandocomo centro coordinador de todo tu correo electrónico.

Al configurar una cuenta de correo electrónico a través deInternet, hablaremos de “acceso telefónico a redes”, “servidor decorreo”, “nombre de usuario”, “contraseña”, etc. Si desconoces elsignificado de estos términos, tal vez te interesaría alguno de loscursos que tenemos disponibles sobre el mundo de Internet.

La primera vez que arranques Outlook, puedes crear y configuraruna cuenta de correo electrónico, así como importar la informaciónsobre las cuentas de otros programas que tengas en tu ordenador.

Si, en cualquier momento, quieres crear, modificar o eliminar lascuentas de correo de Outlook, accede a la opción Cuentas de correoelectrónico en el menú Herramientas.

Tendrás que seleccionar el tipo de correo electrónico de la cuentaque vas a crear. En cada uno de ellos deberás especificar suconfiguración propia. Recuerda que puedes tener varias cuentas decorreo electrónico, del mismo o de distintos tipos.

Ten en cuenta también que, al realizar este proceso, estamosagregando o modificando las cuentas del perfil activo en Outlook. Siquieres crear un perfil nuevo (o eliminar uno ya existente), debeshacerlo desde fuera de Outlook.


Correo eelectrónico

1. CCONFIGURAR EEL CCORREO

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Entre otras, puedes crear y utilizar cuentas de tipo:

POP3: Post Office Protocol 3 (Protocolo de Oficina deCorreos 3). Es la versión actual del protocolo POP y es unode los protocolos de correo electrónico más usuales entrelos proveedores de servicios de Internet (ISP).

IMAP: Internet Message Access Protocol. Almacena losmensajes en un servidor y permite leer solamente losencabezados de los mensajes, eligiendo los que quieresdescargar en tu equipo. Es un protocolo más reciente,soportado por menos proveedores de servicios de Internetque el anterior.

HTTP: protocolo de correo electrónico que permite leer yescribir mensajes a partir de una cuenta de correo creadaen un servidor de correo electrónico HTTP (como Hotmail,por ejemplo).

En el caso de una cuenta de correo de tipo POP3 (que es el másextendido para recibir y enviar mensajes a través de una conexión aInternet), tendremos que introducir la cuenta de usuario, contraseña,los servidores de correo de entrada y de salida, etc. Debes conocertodos estos datos necesarios, que te los habrá suministrado tuproveedor de Internet.

2

Correo electrónico

34

A través del botón Más configuraciones puedes indicar elnombre por el que te referirás a la cuenta que estás creando. De estamanera podrás diferenciar las distintas cuentas que crees.

También podrás introducir la compañía u organización dondetrabajas, así como una dirección de correo alternativa donde seenviarán las respuestas a los mensajes salientes.

En la ficha Conexión podrás elegir el tipo de conexión a Internetque tengas. Si optas por Conectar utilizando la línea telefónica,deberás seleccionar en la lista inferior del cuadro uno de los accesostelefónicos a redes que tengas creados.

Una vez creada y configurada la cuenta o cuentas de correoelectrónico, ya tienes a tu disposición la posibilidad de enviar y recibirmensajes.

Cuando envías mensajes de correo electrónico, es necesarioespecificar el destinatario de los mismos, es decir, la dirección

de la persona a la que va dirigido el mensaje. En estos casos, es muycómodo disponer de una libreta de direcciones, donde se almacenen lasdirecciones de correo electrónico que utilices con frecuencia.

El sistema operativo Windows 95 y las versiones superiores tienensu propia libreta de direcciones, en la que puedes introducir los nombresde las personas y sus correspondientes direcciones de correo electrónico.Esta dirección puede pertenecer a distintos sistemas de correo electrónico.


Correo electrónico

Cuando losusuarios

respondan atus mensajes,

los enviarán atu dirección, laque has usadopara enviarlos,

a menos queescribas una

dirección en elcampo Correoelectrónico dderespuesta, encuyo caso lasrespuestas se

enviarán aesta dirección.

2. LLIBRETA DDE DDIRECCIONES

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Sin embargo, si utilizas Outlook, es mejor hacer que la lista decontactos aparezca como libreta de direcciones.

Podrás mantener la libreta de Windows junto a la lista decontactos de Outlook o trasladar toda la información a Outlook,creando contactos según lo indicado en la libreta de direcciones deWindows.

La lista de contactos de Outlook puede o no actuar como libretade direcciones. Si actúa como tal, podrás buscar la dirección de correoutilizando la información almacenada en ella.

Para que la lista de contactos actúe como libreta de direcciones,ponte en la carpeta Contactos y accede a la opción Archivo - Carpeta -Propiedades de ''Contactos'' para ver el cuadro de las propiedades deesta carpeta.

En la ficha Libreta de direcciones de Outlook deberásasegurarte de que está activada la casilla Mostrar la carpeta comolibreta de direcciones de correo electrónico, para poder seleccionarlas direcciones de correo electrónico almacenadas en los contactos.

4

Correo electrónico

Otra forma deacceder a laspropiedades

de una carpe-ta de Outlookes pulsar con

el botón dere-cho del ratón

sobre el nom-bre de la car-peta, debajo

de la barra deherramientas,y seleccionar

la opciónPropiedades.

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Puedes enviar mensajes a cualquier persona cuya dirección decorreo electrónico conozcas. Podrás especificar directamente

dicha dirección en el e-mail o hacer uso de la libreta de direccionespara ello.

Estando en cualquiera de las carpetas del componente Correo deOutlook (Outlook para hoy, bandeja de entrada, de salida, elementosenviados, ...), al pulsar el botón Nuevo mensaje de correo ,podrás crear un nuevo mensaje.

Por defecto, Outlook utiliza el procesador Microsoft Word paraescribir los mensajes de correo electrónico. De esta manera, puedesutilizar las características de esta aplicación en tus mensajes (correcciónortográfica y gramatical, autocorrección, viñetas, tablas, etc.).

Para comprobar o cambiar el editor de correo predeterminado,accede a Herramientas - Opciones. En la ficha Formato decorreo podrás indicar si usarás Word como editorpredeterminado de los mensajes de correo electrónico y paraleer los mensajes con formato de texto enriquecido.


Correo electrónico

3. EESCRIBIR MMENSAJES

Recuerda quetambién

puedes crearun mensaje

nuevo desdecualquier

carpeta, con laopción corres-pondiente delmenú Archivo

- NNuevo odesde la lista

que aparece alpulsar en la

flecha delbotón

.De esta forma

aparecerátambién la

ventana en laque redactar

el mensaje decorreo electró-

nico.

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De todas formas, puedes seleccionar el editor para un mensajeen concreto seleccionándolo desde el menú Acciones -Nuevo mensaje de correo con.

Incluso, desde este mismo submenú, puedes crear un nuevomensaje de correo con Excel o Access.

Al crear un nuevo mensaje, deberás indicar la dirección deldestinatario o destinatarios; el asunto o tema fundamental del mensajey el mensaje en sí.

Hay tres tipos de destinatarios, según el campo donde los incluyas:

Para: son los destinatarios principales del mensaje.

CC (con copia): destinatarios a los que se les envía una copiadel mensaje. El resto de destinatarios sabrán que se ha enviadouna copia a los destinatarios CC, ya que sus nombres seránvisibles para los demás destinatarios del mensaje.

CCO (con copia oculta): destinatarios a los que se les envíauna copia del mensaje, pero el resto de destinatarios noconocen esta circunstancia (sus nombres no serán visibles parael resto de destinatarios).

Pulsando el botón Para, CC o CCO, no será necesario escribirdirectamente la dirección de correo electrónico, sino que podrásutilizar tu lista de contactos o la libreta de direcciones.

6

Correo electrónico

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También puedes escribir directamente la dirección en los camposde texto de Para, CC o CCO. En estos casos, si has mandadopreviamente algún mensaje a esa dirección de correo electrónico, al irescribiéndola, Outlook la reconocerá y la puede completar. Si hayvarios nombres que coinciden con la parte de la dirección escrita,Outlook te mostrará una lista con los posibles destinatarios, para queelijas el adecuado en lugar de seguir escribiendo.

Si quieres enviar a más de una dirección de correo electrónico,deberás separarlas por el signo de punto y coma ( ; ).

Por otro lado, si el campo CCO no está visible al enviar elmensaje, puedes mostrarlo a través del menú del botón Opciones

(o a través del menú Ver, si utilizas Outlook paraescribir el mensaje).

Tras indicar el destinatario o conjunto de destinatarios delmensaje, rellena el campo Asunto, donde se suele incluir un brevecomentario sobre la naturaleza del mensaje.

Finalmente, introduce el mensaje en sí en la parte inferior. Puedesaplicar características de formato de texto, como el uso de fuentes,realces, alineación de los párrafos, etc., con los distintos botones de labarra de herramientas o las opciones de menú.

Ten en cuenta que, si el destinatario del mensaje no poseeOutlook o un programa de correo electrónico que soporte estosformatos, no podrá ver estas características del mensaje, mostrándosesolamente el texto sin ningún tipo de formato ni realce.

Incluso puedes introducir hipervínculos a páginas web de Interneten el mensaje o en su campo Asunto. Esto permitirá a los destinatariosde tu mensaje explorar las páginas directamente, simplementehaciendo clic en los hipervínculos, sin necesidad de copiar primero ladirección y pegarla en el navegador web.

Por otra parte, es frecuente incluir archivos en los mensajes decorreo electrónico. Para ello, utiliza el botón Insertar archivo dela barra de herramientas, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo enel que podrás seleccionar el archivo a incluir.


Correo electrónico

39

Si pulsas en la parte derecha delbotón Insertar de este cuadro, puedesseleccionar Insertar como texto, con loque se incluirá el archivo seleccionadocomo texto dentro del propio mensaje.Esta opción sólo debe ser utilizada si elarchivo es de texto puro.

Desplegando el menú del botón Insertararchivo , puedes insertar un elemento deOutlook, es decir, un contacto, una tarea, unevento del calendario, etc. Si utilizas Outlookpara escribir los mensajes, utiliza el comandoInsertar - Elemento.

Puedes añadir un texto al final de todos los mensajes que envíes,para identificarte. Para ello, utiliza el comando Firma de correoelectrónico, del menú que se despliega en el botón Opciones

, para crear esta firma y no tener que escribirla cada vez.

Indica el nombre o título de la firma y el texto que se insertarácada vez que se incluya la firma en los mensajes. Podrás crear variasfirmas, cada una con un texto distinto para incluirlo como colofón opie en tus mensajes.

8

Correo electrónico

Si utilizasWord paracrear una

firma, éstaestará disponi-ble en Outlook

y viceversa.Los cambios

realizados enla firma apa-recerán inde-

pendiente-mente de si

utilizas Word oOutlook como

editor decorreo elec-

trónico.

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En Outlook también puedes crear y modificar firmas, desde laficha Formato de correo de la opción Herramientas - Opciones. Sinembargo, al crear la firma en Word, tienes la ventaja de que puedesinsertar imágenes e hipervínculos en éstas. Si quieres insertar unatarjeta de visita electrónica, conocidas habitualmente como vCard,debes hacerlo en Outlook.

Si escribes el mensaje en Word, con la opción Diseños de fondodel menú del botón Opciones , se abrirá una ventanadesde la que puedes elegir las fuentes que se usarán en el texto de losnuevos mensajes de correo, en el texto para responder o reenviarmensajes o en el texto de los mensajes de correo de texto sin formato.

Además, podrás elegir un tema para los mensajes. Los temas sonun conjunto de formatos y colores que se aplican a los mensajes.Determinan las fuentes, color o imagen de fondo, viñetas, líneashorizontales, etc., para los mensajes de correo electrónico que envíes.

Si escribes los mensajes en Word, puede elegir el tema o diseñode fondo que seguirán, mientras que, desde la ventana principal deOutlook, podrás modificar los diseños de fondo o descargar nuevosdesde Internet (desde la ficha Formato de correo del cuadro deHerramientas - Opciones).


Correo electrónico

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Existen distintas opciones que pueden afectar a la forma deenviar un mensaje de correo electrónico. Algunas de ellas

tendrán más sentido cuando recibas correo electrónico de tuscompañeros de trabajo a través de la red local, que cuando el correoelectrónico sea fruto de una conexión a Internet.

Características como dar importancia al mensaje, poder votar unadeterminada opción o conocer si el mensaje ha sido recibido sonopciones de envío que podrás utilizar si tanto tú como tus compañerosutilizan Outlook.

Estas opciones de envío las podrás encontrar en la ventana queaparece al pulsar el botón Opciones , en la ventana delmensaje.

En el apartado Configuración de mensaje podrás establecer laimportancia y la confidencialidad del mensaje. Estos detalles seespecificarán junto al mensaje, de forma que el destinatario podráactuar en función de ellos.

De forma equivalente podrías indicar la importancia del mensajecon los botones Importancia: Alta e Importancia: Baja dela barra de herramientas de la ventana del mensaje.

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Correo electrónico

4. OOPCIONES DDE EENVÍO

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Usando la opción Usar botones de voto, los destinatarios delmensaje recibirán la indicación de que deben votar una determinadaopción, respondiendo al mensaje. Puedes seleccionar las opcionesexistentes en la lista o escribirlas directamente, separándolas por elsigno de punto y coma.

Activando Solicitar confirmación de entrega para estemensaje, recibirás un mensaje de correo electrónico indicándote lafecha y hora de recepción del mensaje. Si activas Solicitarconfirmación de lectura para este mensaje, recibirás un mensaje enel que figurará la fecha y la hora en la que el destinatario ha abierto tucorreo.

En la sección Opciones de entrega podrás indicar cuándoquieres enviar el mensaje. Por ejemplo, podrías especificar que losmensajes se enviaran siempre a la misma hora, consiguiendo así enviarel mayor número posible al mismo tiempo.

Pulsando el botón Contactos, podrás vincular el mensaje a uno ovarios contactos de tu lista, mientras que Categorías permite asignarpalabras al mensaje, de forma que te puedan ser útiles para buscar oagrupar mensajes por categorías. Igual que en los contactos, puedesseleccionar una o varias de las categorías predefinidas de Outlook ocrear las tuyas propias.

Si utilizas Word para escribir el mensaje, puedes elegir el formatode dicho mensaje de correo desde la lista Formato del mensaje

, en la barra de herramientas, mientras que, si utilizas eleditor de Outlook, lo puedes seleccionar desde el menú Formato.Puedes seleccionar HTML, Texto enriquecido o Texto sin formato:

El formato predeterminado es HTML. Este formato essoportado por la mayoría de los programas de correoelectrónico; además, admite formato de texto, numeración yviñetas, imágenes, líneas horizontales, diseños de fondo, etc.

El Texto sin formato no admite formato de fuente, color, líneas,etc. La ventaja de este formato es que todos los programas decorreo electrónico pueden leer mensajes en este formato.

El formato de Texto enriquecido (RTF, Rich Text Format)sólo lo soportan ciertos programas de correo electrónico.Puedes usarlo al enviar mensajes a un Servidor de MicrosoftExchange, aunque es preferible utilizar el formato HTML.


Correo electrónico

El formatoHTML es el

formato másconveniente si

envías losmensajes por

Internet, debi-do a que es

soportado porla mayoría deprogramas decorreo electró-nico. También

se recomiendaeste formato si

envías losmensajes a

una organiza-ción que utili-za el Servidor

de MicrosoftExchange.

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Desde la ventana principal de Outlook puedes indicar el formatode mensaje predeterminado para mensajes nuevos desde la fichaFormato de correo del comando Herramientas - Opciones.

Además, si despliegas el submenú Acciones - Nuevo mensaje decorreo con, puedes elegir el formato concreto para el nuevo mensajeque se creará, independientemente del formato por defecto. Desde estesubmenú también puedes crear un mensaje con un diseño de fondoespecífico.

La última opción de envío que vamos a comentar es la posibilidadde marcar un mensaje para que tenga un seguimiento especial. Almarcar un mensaje, utilizando el botón , el destinatario recibirá unaindicación de la naturaleza del mismo, de forma que pueda actuar enconsecuencia.

Cuando hayas completado el mensaje y las opciones de envío, esel momento de pulsar el botón Enviar . Outlook situará elmensaje en la Bandeja de salida hasta que sea finalmente enviado,pasando a la carpeta Elementos enviados (si no has indicado otra cosaen las opciones del mensaje).

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Correo electrónico

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Vamos a continuar viendo más opciones disponibles enOutlook acerca del correo electrónico. Empezaremos

describiendo para qué sirven las distintas carpetas del componenteCorreo de Outlook.

En la Bandeja de entrada se mostrarán los mensajes recibidosen las cuentas de correo que tengas definidas.

Ya sabes que en la Bandeja desalida se guardan los mensajes que setienen que enviar, pero que aún no sehan enviado por cualquier motivo.Cuando los mensajes se envíen, sequitarán de la Bandeja de salida,situándose entonces en Elementosenviados.

En la carpeta Borrador seguardan los mensajes que estáscreando, pero que aún no has acabado.De esta forma, puedes empezar aescribir un mensaje, guardarlo en estacarpeta, completarlo más adelante ymandarlo entonces.

A medida que vas escribiendo un mensaje, Outlook lo guarda enesta carpeta Borrador cada tres minutos. Puedes cambiar esteintervalo de tiempo o la carpeta donde se guarda a través de lasopciones de correo electrónico.

En Elementos eliminados se almacenan los elementos que hayasborrado. Al eliminar cualquier elemento de Outlook (mensajes,contactos, citas, etc.), éste se mueve a esta carpeta, por si te hasequivocado o quieres recuperarlo más adelante.

A través de la sección Carpetas favoritas del Panel deexploración también puedes acceder a la Bandeja de entrada y a losElementos enviados.

Volviendo al tema del correo electrónico, para enviar y recibir elcorreo hacia y desde el servidor de correo, pulsa el botón Enviar yrecibir de la barra de herramientas o utiliza lasopciones del submenú Herramientas - Enviar y recibir.


Gestión ddel ccorreo

1. EENVIAR YY RRECIBIR

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Desde las opciones de este submenú puedes enviar y recibir el correode todas las cuentas de correo electrónico que tengas creadas o seleccionarla cuenta en concreto para recibir los mensajes de dicha cuenta.

Las opciones de este submenú también están disponibles a travésdel menú que se abre al pulsar en la flecha que está a la derecha delbotón Enviar y recibir .

En el proceso de envío y recepción primero se enviarían losmensajes pendientes (es decir, los que estuvieran en la Bandeja desalida) y luego se leerían los mensajes desde el servidor de correo,colocándolos en la Bandeja de entrada.

Cuando tienes mensajes no leídos en alguna carpeta, ésta se ve ennegrita, indicándote dicha circunstancia. Además, en el apartadoMensajes de Outlook para hoy, se ve el número de mensajes noleídos que tienes en las carpetas indicadas.

Después de recibir los mensajes, si te pones en la Bandeja deentrada, podrás ver los nuevos mensajes. Es esta lista de mensajespuedes ver el remitente, la fecha y hora y el asunto de los mensajes,así como también aparece señalada su importancia, si tienen algunamarca o fichero adjunto, etc.

En esta carpeta, al igual que ocurre en otras, puedes activar odesactivar el Panel de lectura, a través del que puedes ver el mensajeseleccionado. Inicialmente, en esta carpeta aparece en la parte derechade la ventana.

Desde las opciones del menú Ver - Panel de lectura puedes ponerel Panel de lectura en la parte derecha o inferior de la ventana, así comodesactivarlo, para ver el contenido del mensaje como más te guste.

2

Gestión del correo

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A través de la columna Estado de marca puedes marcar losmensajes, incluso asignando un color distinto a cada marca, de formaque te sea más fácil localizar o agrupar los mensajes. Por ejemplo,puedes señalar los mensajes urgentes con una marca roja y lospersonales con una marca amarilla.

Si pulsas en la columna Estado de marca de un mensaje, sepondrá una marca roja en el mismo . Si luego pulsaras otra vez, sepondría una marca de completado , que te podría indicar que ya hasrealizado las acciones pertinentes asociadas al mensaje.

Al pulsar con el botónderecho en la columna Estado demarca de un mensaje, semostrará un menú desde el quepuedes elegir el color de lamarca. Si quieres borrar la marca,selecciona Borrar marca de estemenú contextual.

Los distintos iconos queaparecen a la izquierda de losmensajes indican si ya los hemosleído ( ) o si todavía no loshemos leído ( ).


Gestión del correo

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Como siempre, en las opciones de Ver - Organizar por puedeselegir el modo de ver los mensajes. Por ejemplo, puedes ver losmensajes agrupados por fecha, por remitente, por marca deseguimiento, etc.

A través del submenú Vista actual de esta opción de menúpodrás elegir si quieres ver todos los mensajes, los mensajes recibidosen los últimos siete días o los mensajes sin leer, entre otras opciones.

En Outlook puedes decidir cuándo quieres enviar y recibir losmensajes de correo electrónico. Esto se establece en la

configuración del correo.

Además, también puedes usar el correo remoto, de forma queprimero sólo recibirás los encabezados de los mensajes que tengas, ydespués podrás indicar cuáles quieres recuperar y cuáles no.

Desde la ventana que aparece al elegir la opción Definir grupos deenvío o recepción, en el menú Herramientas - Enviar y recibir -Configuración de envío o recepción, puedes establecer la configuraciónde envío y recepción para los mensajes de correo electrónico.

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Gestión del correo

2. CCORREO RREMOTO

Esta ventanatambién está

accesible através delcomando

Herramientas- OOpciones, en

la fichaConfiguración

de ccorreo,pulsando el

botón Enviar yyrecibir.

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Como ves, puedes especificar que Outlook realiceautomáticamente el envío y recepción de mensajes cada x minutos oque realice esta operación al salir del programa.

Si pulsas el botón Editar, podrás modificar más configuracionesy opciones de envío y recepción.

En la parte izquierda de la ventana puedes ver las cuentas decorreo electrónico que tengas definidas. Si activas la casillaDescargar sólo encabezados, al realizar una operación de enviar orecibir, sólo se descargarán los encabezados de los mensajes.

Sin embargo, puedes trabajar con los encabezados directamentedesde Outlook, sin cambiar la configuración del correo. Si accedes ala opción Descargar encabezados en esta carpeta, desde el menúHerramientas - Enviar y recibir o desde el menú del botón Enviary recibir , Outlook descargará del servidor ymostrará en la Bandeja de entrada los encabezados de los mensajesnuevos que aún no habías recibido.

Los datos que figuran enlos encabezados de losmensajes incluyen el remitente,el asunto, la importancia, lafecha y hora y su tamaño.


Gestión del correo

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Una vez tengas marcados aquellos mensajes que quieras recibir,vuelve a conectarte para recogerlos finalmente. Para marcar unmensaje, selecciónalo y selecciona Marcar para descargarmensajes, en el menú Herramientas - Enviar y recibir; de estaforma, estarás indicando que quieres recuperar este mensaje.

Al marcar un mensaje para descargarlo, el icono se transformaen el icono , para indicarte esta circunstancia. El icono (queaparece a la izquierda del encabezado del mensaje) indica que sólo setrata del encabezado de los mensajes, y que el mensaje en sí sigue enel servidor de correo.

En caso contrario, puedes simplemente eliminarlo, con el botónEliminar o con la tecla , de forma que después, al conectartede nuevo, sólo recibirás los mensajes que realmente te interesan.

Una vez has seleccionado los mensajes que quieres recibir, es elmomento de volver a conectarse al servidor de correo y recibirlos.Para ello, selecciona la opción Herramientas - Enviar y recibir -Procesar todos los encabezados marcados.

Cuando recibes mensajes de correo electrónico, es posible queel remitente del mensaje espere una respuesta al mismo.

En este caso, lo habitual es incluir el mensaje recibido como partedel propio mensaje de respuesta, para que, así, el remitente sepa querecibiste correctamente su mensaje y además se centre en el mensajeque estás respondiendo.

Outlook permite responder únicamente al remitente o a todos losdestinatarios situados en los campos Para, CC y CCO del mensaje.

Para contestar el mensaje sólo al remitente, utiliza el botónResponder , mientras que, si quieres responder a todoslos destinatarios, haz clic en el botón Responder a todos

.

Outlook creará un nuevo mensaje en el que el destinatario yaestará introducido y en el que aparecerá, dentro del cuerpo delmensaje, el mensaje que está siendo respondido. Sólo tendrías queincluir lo que quieras como respuesta a dicho mensaje.

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Gestión del correo

3. RRESPONDER EEL CCORREO

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Con Reenviar podrás enviar de nuevo un mensajeque ya fue enviado con anterioridad y que podrías tener en la carpetaElementos enviados.

Al responder o reenviar un mensaje, el icono de dicho mensajecambia, indicando que se ha respondido o se ha reenviado elmismo. En el Panel de lectura, también puedes ver un texto que teindica que has respondido o reenviado el mensaje seleccionado.

Si accedes a Herramientas - Opciones y, en la fichaPreferencias, pulsas el botón Opciones de correo electrónico, podrásespecificar, en la sección En respuestas y envíos, el formato de textoque emplearás en los mensajes a los que respondas y reenvíes: siincluyes el mensaje original o no, si se incluye como un ficheroadjunto, como texto con sangría o con un prefijo, ...

Además, con el botón Fuentes de la ficha Formato de correopodrás elegir la fuente que se usará por defecto al responder y reenviarlos mensajes, así como la fuente que se utilizará para los mensajes detexto sin formato.


Gestión del correo

Estas opcionesde Responder,

Responder aatodos y

Reenviartambién seencuentran

disponibles enel menú

Acciones o enel menú con-textual de losmensajes (el

que aparece alpulsar con el

botón derechodel ratón

sobre ellos).

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En la parte inferior de esta ficha Formato de correo se indica sise debe introducir alguna firma al crear o al responder o reenviarmensajes.

Amedida que vayas recibiendo y enviando mensajes de correoelectrónico, te puede resultar muy útil el separarlos y

organizarlos según distintos criterios: mensajes del trabajo ypersonales, mensajes de una determinada empresa o persona, etc.

Para ello, puedes crear distintas carpetas en Outlook e irdistribuyendo los mensajes en su carpeta correspondiente.

Para crear una carpeta, despliega el menú del botón Nuevoy selecciona la opción Carpeta.

En la ventana queaparecerá, podrás intro-ducir el nombre de lanueva carpeta. En lalista Contenido de lacarpeta indicarás eltipo de elementos quevas a guardar en lacarpeta, mientras que enSeleccionar ubicaciónde la carpeta puedesseleccionar la carpetabajo la cual se situará lanueva carpeta que estáscreando.

8

Gestión del correo

4. AADMINISTRAR MMENSAJES

Tambiénpuedes crear

una nuevacarpeta conlas opciones

de menúArchivo -Nuevo -

Carpeta oArchivo -Carpeta -

Nuevacarpeta.

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Si quisieras añadir o quitar cualquier carpeta de la secciónCarpetas favoritas del Panel de exploración, no tienes más que usarel menú contextual de la carpeta (el que se muestra al pulsar el botónderecho del ratón sobre la carpeta).

Para mover o copiar un elemento a una de las nuevas carpetas quehayas creado o a otras carpeta, selecciona dicho elemento, accede a laopción Mover a una carpeta o Copiar en una carpeta del menúEdición y selecciona la carpeta destino.

Otra forma de mover mensajes, que quizás te pueda resultar máscómoda, es pulsar en el mensaje y arrastrarlo hasta la carpeta adecuada.

Por supuesto, dentro de cada carpeta puedes ordenar, agrupar ofiltrar los mensajes como quieras, pulsando el botón derecho del ratónen una zona de la carpeta sin mensajes y eligiendo la opción adecuada.

Para mover, copiar, eliminar o cambiar el nombre de una carpeta,ponte en ella y utiliza las opciones del menú Archivo - Carpeta o lasdel menú contextual de la carpeta.

Las carpetas de búsqueda soncarpetas virtuales que muestran losmensajes que cumplen los criterios debúsqueda que tiene especificadosdicha carpeta.

Por ejemplo, en la carpeta debúsqueda Correo grande aparecenlos mensajes de correo mayores que100 KB. En realidad, estos mensajesno están almacenados en esta carpeta,sino que esta carpeta es una especie defiltro de los mensajes del resto decarpetas, para mostrar los mensajescorrespondientes.

A través de la opción Archivo - Nuevo - Carpeta de búsquedapuedes crear tus propias carpetas de búsqueda, para poder ver encualquier momento y de una manera rápida, los mensajes que cumplanlos criterios que indiques.

Con la última opción de la lista de este cuadro podrás elegirlibremente los criterios de búsqueda de la carpeta de búsqueda quecrearás.


Gestión del correo

En la carpetade búsqueda

Correo ssin lleerse muestranlos mensajesque aún no

has leído,mientras que

en Para ssegui-miento apare-

cen los quetienen alguna

marca. Estasdos y la carpe-

ta Correogrande son las

carpetas debúsqueda pre-determinadas

de Outlook.

53

Ten en cuenta que, si borras una carpeta de búsqueda, no seeliminan los mensajes de correo que se mostraban en ella. Sinembargo, si eliminas algún mensaje desde una carpeta de búsqueda,este mensaje sí que se borrará de la carpeta de Outlook donde estuvieraguardado.

Otra herramienta útil de Outlook son las reglas. Con las reglaspuedes realizar automáticamente acciones con los mensajes,

al llegar éstos a la Bandeja de entrada o al enviar un mensaje.

Por ejemplo, puedes hacer que todos los mensajes de un emisor ocon un asunto determinado pasen a una carpeta en concreto, sereenvíen a otra persona o se marquen con una marca de cierto color.

Para ver, crear o modificar las reglas de Outlook, accede a Reglasy alertas, en el menú Herramientas. También puedes cambiar elorden en el que se aplican.

Si quieres crear una nueva regla a partir de otra existente, pulsaCopiar regla , mientras que, para crear una nueva regla,pulsa el botón Nueva regla .

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Gestión del correo

5. RREGLAS

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Puedes ver cómo Outlook dispone de varias plantillaspredefinidas para crear reglas de una manera sencilla: mover a unacarpeta o marcar los mensajes de una persona, reproducir un ciertosonido o mandar un mensaje al móvil al recibir mensajes de ciertapersona, etc.

Siguiendo los pasos del asistente, podrás indicar lascaracterísticas de la regla, así como modificar sus criterios. Trasseleccionar la plantilla que quieres utilizar, indica la condición ocondiciones que quieres comprobar, especificando los valoresconcretos pulsando en el texto subrayado del cuadro de la parteinferior de la ventana.

Después indicarías qué quieres hacer con los mensajes quecumplan con los criterios indicados en el anterior paso del asistente.También puedes agregar excepciones a las reglas, para tener en cuentacircunstancias especiales: aunque se cumplan los criterios definidos,una regla no se aplica a un mensaje si se cumple cualquiera de lasexcepciones especificadas.

Para finalizar, debes indicar el nombre de la nueva regla, si dicharegla se va a aplicar a los mensajes que se encuentren en la carpetaactual y si quieres activar o no la regla.


Gestión del correo

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La nueva regla se añadirá a la lista de reglas. Para activarla odesactivarla, simplemente tienes que marcar o desmarcar la casilla quese encuentra delante de la regla.

También puedes crear una nueva regla desde cero, con la opciónIniciar desde una regla en blanco, indicando tú mismo los criteriosa seguir en la misma.

Seleccionando la opción Crear regla del menú contextual decualquier mensaje, podrás crear una regla de forma rápida basada enlas condiciones de dicho mensaje (remitente, destinatario y asunto).

Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla,pulsa en Opciones avanzadas y sigue los pasos del asistente.

Al seleccionar la opción Herramientas - Organizar, aparece elPanel Organizar, desde el que también puedes seleccionar la vistaque quieres mostrar, a través de su sección Mediante vistas. Además,las carpetas que contienen mensajes permiten organizarlas de otramanera: mediante colores.

En el apartado Mediante colores puedes indicar un color distintopara los mensajes recibidos de una determinada persona o para losmensajes enviados sólo a ti.

12

Gestión del correo

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Además, pulsando Formato automático, podrás agregar nuevascondiciones según las cuales se vean los mensajes en un color o en otro.

Además de los colores, Outlook te muestra los encabezados delos mensajes no leídos en negrita y los leídos en texto normal (sinnegrita). Si seleccionas uno o varios mensajes, puedes marcarlos comoleídos o como no leídos de nuevo a través de las opcionescorrespondientes del menú Edición o del menú contextual de losmensajes.

Para finalizar, indicarte que Outlook tiene un filtro de correoelectrónico no deseado, que permite localizar los mensajes nodeseados (o spam) y moverlos a la carpeta de Correo electrónico nodeseado, para que puedas revisarlos cuando quieras.

Para seleccionar el nivel de protección que quieras contra elcorreo no deseado, dependiendo de la cantidad de spam que recibas yde lo estricto que quieras que funcione el filtro, accede a la opción demenú Acciones - Correo electrónico no deseado - Opciones para elcorreo no deseado.

A través de las otras fichas de este cuadro puedes añadirdirecciones de correo o dominios a las lista de remitentes seguros,destinatarios seguros o remitentes bloqueados, para que los mensajesprocedentes o dirigidos a estas personas no se traten nunca o se tratensiempre como correo electrónico no deseado.


Gestión del correo

Si activas lacasilla Confiar

también eencorreo eelectró-

nico dde mmisContactos, enla parte infe-

rior de la fichaRemitentesseguros de

este cuadro,las direcciones

de las perso-nas que ten-

gas en tu listade contactos

serán tratadascomo remi-

tentes seguros,por lo que

sus mensajesno se conside-

rarán comocorreo elec-

trónico nodeseado.

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También puedes seleccionar un mensaje y acceder a las opcionesde Correo electrónico no deseado (en el menú Acciones o en sumenú contextual) para añadir rápidamente el remitente o el nombre dedominio a las listas de remitentes seguros, destinatarios seguros oremitentes bloqueados.

Conforme vayas trabajando con el correo en Outlook, recuerdarevisar de vez en cuando la carpeta de Correo electrónico nodeseado. Si, efectivamente, se trata de spam, puedes borrar losmensajes. Si hay alguno que no sea spam, puedes pasarlo a la Bandejade entrada con la opción Correo electrónico no deseado - Marcarcomo correo que desea recibir.

En esta carpeta de Correo electrónico no deseado, esaconsejable desactivar el Panel de lectura, a través de la opciónadecuada del menú Ver - Panel de lectura, para evitar la lectura demensajes sospechosos o que puedan contener virus.

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Gestión del correo

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Microsoft Outlook permite programar y administrar las citasy reuniones que tengas en tu trabajo de forma electrónica.

Con el uso de esta característica, el cambio de hora o de lugar de unadeterminada cita ya no resultará ningún problema, así como labúsqueda de la hora más conveniente para realizarla.

Outlook te muestra la libreta de citas, es decir, dondeprogramarás tus citas, en la carpeta Calendario.

Cuando crees una cita, podrás establecer que Outlook se encarguede avisarte con antelación para que no llegues tarde a la misma.Además, podrás establecer citas periódicas, es decir, que se repitan enel mismo período de tiempo con cierta frecuencia.

Otra clase de información que puedes introducir en la libreta decitas son los eventos. Un evento es una ocasión o acontecimientoespecial que tienes que recordar, pero que no está asociado con unahora específica, sino con todo el día.

Por ejemplo, son eventos un seminario, el principio de una feriao convención, etc. También puedes establecer eventos anuales, esdecir, eventos que se repiten en la misma fecha todos los años, comoaniversarios, cumpleaños, etc. Los eventos se incluyen en la libreta decitas sin ocupar bloques de tiempo en ésta.


El ccalendario

1. OOPCIONES DDEL CCALENDARIO

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Antes de empezar a trabajar con elCalendario de Outlook, veremos ciertasopciones que son útiles en el trabajo condicho componente. Estas opciones seaplicarán sobre todas las citas y reunionesque crees en la carpeta, excepto si túmismo, expresamente, cambias dichasopciones para alguna de las citas oreuniones que vayas creando.

Ya sabes que, en esta carpeta ocomponente Calendario, puedes situarteen la fecha que quieras a partir delbuscador de fechas, que está situado en laparte superior del Panel de exploración.

Si quieres que Outlook te avise con suficiente antelación de laexistencia de una cita programada, establece dicho intervalo en Avisopredeterminado, en la ficha Preferencias del cuadro de Opciones(accesible a través del menú de Herramientas).

Pulsa el botón Opciones del Calendario para personalizar elcalendario, de forma que se ajuste a tu forma de trabajar.

Por ejemplo, podrás indicar cuál es la jornada laboral, cuál es elhorario de dicha jornada, etc. Outlook representará en el Calendariode forma distinta la jornada laboral de la que no lo es.

También podrías mostrar losnúmeros de las semanas en el exploradoro buscador de fechas, en el Panel deexploración, para poder saber la semanadel año en la que te encuentras.

2

El calendario

60

Si tu empresa se relaciona con gente de distintos países, podrásestablecer una zona horaria adicional y así conocer tanto tu hora localcomo la de la zona del contacto. Utiliza para ello el botón Zona horaria.

Esto permite establecer la mejor hora para programar citas. Porejemplo, si quieres realizar una llamada de teléfono a una persona que estáen el extranjero, deberás saber si dicha persona está en su jornada laboral.

Finalmente, es importante establecer si se van o no a producir losavisos que indiquen, con suficiente antelación, la existencia de citasprogramadas. Para ello, en el cuadro de Opciones, muestra la fichaOtros y pulsa el botón Opciones avanzadas. Después pulsa el botónOpciones de aviso.

Si desactivas lacasilla Mostrar el avisodel cuadro que aparece,Outlook no mostrará losavisos de tus citas o reu-niones, independiente-mente de que lo indiquesal crear las citas.

Por lo tanto, deberás asegurarte que esta casilla está activada siquieres que Outlook te comunique la existencia de citas a las quedebes acudir. Por otra parte, puedes indicar un sonido determinadopara que acompañe al mensaje de aviso.


El calendario

Tambiénpodrás cam-biar el colorde fondo delcalendario yagregar los

días no labo-rables o festi-vos de distin-tos países alcalendario.

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Si quieres cambiar el intervalo de tiempo en que se divide lalibreta de citas, selecciona Ver - Organizar por - Vista actual -Personalizar la vista actual y pulsa el botón Más opciones (estaventana también aparece al pulsar el botón derecho en una zona vacíadel calendario y seleccionar Más opciones). Desde ahí también podrásespecificar las fuentes que se usan en esta carpeta Calendario.

La forma de crear citas es similar a la creación de mensajes ocontactos: pulsa el botón Nueva cita o utiliza la

opción adecuada del menú Acciones o del menú Archivo - Nuevo.

En cualquiera de los casos, recuerda que las opcionesestablecidas según hemos visto en el capítulo anterior serán válidaspara todas las nuevas citas, aunque puedes cambiarlas de formaindividual para cada una de las que insertes en tu libreta de citas.

Para crear una nueva cita, puedes seleccionar previamente lashoras en el calendario (pulsando y arrastrando) o introducir lainformación de la hora de comienzo y de fin directamente en laventana de la cita.

Por defecto, el período de tiempo para la cita son treinta minutos,que es el intervalo en que está dividida la libreta de citas, pero puedesestablecer la hora de inicio y la hora de fin que quieras a través de estaventana.

4

El calendario

2. CCREAR CCITAS

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Además de las horas, tendrás que rellenar la informaciónreferente a la cita: Asunto, lugar o Ubicación donde se celebrará, siquieres o no que se muestre un aviso, introducir las notas que quierasen el campo de la parte inferior de la ventana, etc.

Utiliza la lista desplegable Mostrar la hora como para indicarcómo debe mostrarse el intervalo de tiempo en el que se desarrollarála cita. Puedes indicar que se muestre como No disponible u ocupado(lo más usual), Libre, Provisional o Fuera de la oficina.

Con la lista Etiqueta puedes aplicar una etiqueta codificada porcolor a la cita, de manera que veas, en un solo vistazo, el tipo de citade que se trata. Puedes aplicar un color a las citas de manera individualo crear una regla de formato automática.

En Aviso puedes indicar si se debe mostrar un aviso, la antelaciónrespecto al inicio de la cita con el que se debe mostrar y el sonido quese debe reproducir. Como ves, desde la ventana de la cita puedesseleccionar unas opciones distintas a las establecidas en las opcionesde aviso de Outlook para la cita en concreto.

También puedes indicar una importancia a la cita con los botonesde la barra de herramientas, así como contactos a los que asociar la citay categorías de la misma.

En la ficha Programación puedes consultar si las personas conlas que piensas reunirte tienen tiempo libre en el intervalo de tiempoen el que se celebrará la reunión.

Finalmente, pulsa en Guardar y cerrar para que la nuevacita quede reflejada en la libreta de citas. La cita se mostrará en losintervalos de tiempo regulares más cercanos, en los que está divididala libreta de citas.


El calendario

En el casoProvisional,

Outlook mos-trará la cita en

la libreta decitas, peroaparecerá

como dispo-nible cuando

otras personasvean tu calen-

dario. Estopuede servir

para los casosen los que no

sabes sipodrás acudir

a la cita o loharás sólo si

no tienes otracita en el

mismomomento.

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Al seleccionar una cita, haciendo clic en el controlador azul de suizquierda, podrás ver la existencia de tres controladores de cita decolor azul. El controlador de la izquierda permite mover la cita a otrolugar; los situados en la parte superior e inferior permiten cambiar suduración, simplemente arrastrándolos.

Haciendo doble clic en elcontrolador izquierdo de lacita, se abre la ventana de lacita, para que veas omodifiques sus datos.

Aunque tengas ocupado un bloque de tiempo con una cita,Outlook te permite programar otra cita para el mismo tiempo. En elcaso de que programes dos citas en el mismo tiempo, tienes que ser túmismo quien tenga que darle sentido a esta situación; Outlooksimplemente te permite hacer esto.

En la vista del calendario, Outlook aplica un borde distinto a cadatipo de cita (No disponible, Libre, Provisional o Fuera de la oficina).

Por otra parte, el color de relleno con el que se muestra la cita enel calendario es el que has especificado en la lista Etiqueta de la cita.A través del botón Colorear calendario de la barra deherramientas también puedes colorear la cita seleccionada.

Con la opción Editar etiquetaspuedes personalizar el tipo de citaindicado para cada color, para adecuarloa tu gusto o a tu forma de trabajar.

Mediante la opción Formatoautomático de este botón Colorearcalendario puedes establecer reglaspara las citas, de forma que se coloreen deun determinado color cuando se cumplanciertas condiciones (por ejemplo, las citasque tengan una determinada palabra en elAsunto, las organizadas o a las que asistauna determinada persona, con ciertacategoría, etc.).

Además, Outlook marca en negrita los días en el buscador defechas para los cuales se ha realizado la programación de alguna cita.

6

El calendario

Todas estasopciones del

botónColorear

calendario

tambiénse encuentrandisponibles a

través delmenú Edición

de Outlook.

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Si una determinada cita tiene lugar regularmente, es decir, sesuele repetir en el mismo período de tiempo cada día, semana

o mes, puedes establecerla como periódica y evitarte, de esta forma,el tener que introducirla manualmente en cada período.

Indicando cada cuánto tiempo se repite la cita, crearás una seriede citas. Si quieres modificar alguna de estas citas, puedes hacerlocomo con cualquier otra cita, e incluso puedes cambiar un parámetropara toda la serie de citas.

Para crear una cita periódica, selecciona la opción Nueva citaperiódica en el menú Acciones.

Aparece una nueva ventana donde podrás introducir los detallesde la serie de citas. Debes indicar la frecuencia con que ocurre la cita(diaria, semanal, mensual o anualmente), hasta cuándo debenprogramarse las citas, etc.

Después, introduce los detalles de la cita, de la misma forma quehemos indicado en el capítulo anterior.

Otra forma de crear una cita periódica es a través de una citanormal. Después de crearla, pulsa el botón Periodicidad

de la ventana de la cita.

De cualquiera de las dos formas, el resultado será el mismo:aparecerá la ventana Repetir cita para introducir los datos dela repetición de la serie de citas.


El calendario

3. CCREAR CCITAS PPERIÓDICAS

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Cuando crees citas periódicas, tendrás la posibilidad de modificaruna instancia de la serie, es decir, una de las citas que la componen, otoda la serie en sí.

Al editar una cita periódica (haciendo doble clic en su marcadorizquierdo), Outlook te preguntará qué es lo que quieres hacer: realizarla edición de esta cita en particular o si el cambio a efectuar debeafectar a toda la serie de citas, como puede ser el cambio en su hora deinicio o la duración de la misma.

Esto también ocurre cuando se elimina una cita periódica: podráseliminar todo la serie de citas o sólo determinada instancia de lamisma. Recuerda que, para eliminar una cita, debes seleccionarla ypulsar el botón Eliminar o la tecla .

Al crear una cita periódica, se indica con un símbolo en forma deflecha circular , en el calendario. Si la cita tiene aviso, se indica conel icono .

Cuando quieras recordar una actividad o una ocasión especialque esté relacionada con un día, pero no con una

determinada hora del día, o si quieres anotar una cita, pero no conocescon exactitud a qué hora se va a celebrar, introduce un evento en lugarde una cita.

Al introducir un evento, éste se relaciona con el día, sin consumiru ocupar bloques de tiempo de la agenda de dicho día.

Podrás insertar dos tipos de eventos en tu agenda de Outlook:eventos y eventos periódicos. El significado es el mismo que en elcaso de las citas.

8

El calendario

4. IINTRODUCIR EEVENTOS

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Para insertar un evento en tu agenda de Outlook, accede a laopción Acciones - Nuevo evento Todo el día.

Las propiedades de los eventos son similares a las de las citas. Sinembargo, Outlook establecerá automáticamente la duración “todo eldía” para el evento, indicando esta característica propia de los eventosque hemos dicho antes.

Una vez introducido el evento en la libreta de citas, verás cómose sitúa en la parte superior de ésta, sin ocupar ningún bloque detiempo.

Cuando quieras editar un determinado evento, haz doble clicsobre él y volverá a aparecer la ventana del evento, donde puedesrealizar cualquier modificación.

Una reunión es una cita especial, ya que hay que convocar alos asistentes y se debe conseguir un lugar para celebrarla.

En Outlook podrás elegir la mejor hora posible para realizar lareunión, de forma que los invitados puedan asistir a ella. Además,podrás enviar mensajes de correo electrónico en los que se indique laconvocatoria de la misma.

Para crear una reunión, sitúate en un bloque de tiempo de lacarpeta Calendario y elige Organizar una reunión en el menúAcciones.

A través de la ventana que aparecerá podrás invitar a losasistentes de la reunión y, lo que es más importante, comprobar elestado de sus agendas, de forma que puedas elegir una hora a la quepuedan asistir todos.


El calendario

No es necesa-rio insertar

desde el prin-cipio una cita

o un eventoperiódico: siquieres con-

vertirlos de untipo a otro, lo

único quedebes hacer es

pulsar en elbotón

Periodicidad

del cuadro dediálogo de lacita o evento.

5. PPLANEAR UUNA RREUNIÓN

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En el panel de la derecha queda representada la situación de lasagendas de los asistentes a la reunión. Un fragmento azul indica queen ese intervalo el asistente está ocupado, por lo que la reunión nodebería realizarse en ese momento.

A través de la opción De la libreta de direcciones del botónAgregar otros, selecciona los asistentes a la reunión. Outlook enviaráun mensaje de correo electrónico a cada uno, indicándoles que hansido convocados.

Los invitados se pueden dividir en tres categorías:

Necesario: la reunión no se puede realizar sin la presencia dela persona indicada.Opcional: el invitado no es imprescindible.Recurso: se tratará seguramente de la persona encargada dealguna sala o recurso necesario para la reunión.

Tras seleccionar los invitados, Outlook te permite unirte alservicio de disponibilidad por Internet de Microsoft Office. Éste es unservicio basado en la Web que proporciona Microsoft y que permitepublicar bloques de tiempo de disponibilidad en una ubicación deInternet compartida. Este servicio es útil para las personas que notienen acceso a tu calendario, pero que sí tienen acceso a Internet.

Através de este servicio, las horas ocupadas por ti también se muestranen la convocatoria de una persona que intente programar una reunión, de lamisma manera que te permite ver los tiempos de disponibilidad de otraspersonas para programar las reuniones teniendo en cuenta esto.

10

El calendario

68

Finalmente, pulsa en el botón Crear reunión e introduce lainformación que describa la reunión, sus detalles particulares. Cuandoacabes, pulsa en el botón Enviar . Outlook enviará unmensaje de correo electrónico a cada uno de los asistentes,indicándoles la convocatoria a la reunión.

Si quieres que los invitados a la reunión confirmen su asistencia,mantén activada la opción Solicitar respuestas en el menú Accionesde la ventana de la reunión. Así los invitados recibirán, junto a laconvocatoria, la indicación de que deben confirmar su asistencia.

Además, si tienes activada la opción Permitir nuevas propuestasde plazos, también en este menú Acciones, los invitados a la reuniónpodrán, al recibir la convocatoria de la misma, proponer una nueva horade la reunión al organizador.

En la libreta de citas, una reunión se representa con el icono .

Para proponer nuevas horas de reunión al recibir unaconvocatoria, abre dicha convocatoria, pulsa en Proponer nueva horay selecciona la hora que quieres proponer.

Al enviar la nueva propuesta, se envía con un mensajepredeterminado que indica que quieres proponer una nuevahora, pero que aceptas provisionalmente la reunión.

Si quieres cambiar este mensaje predeterminado, accede aHerramientas - Opciones y pulsa Opciones delCalendario; selecciona, en la lista Utilizar esta respuesta alproponer nuevas horas de reunión, la opción que quieras.

En la convocatoria de la reunión abierta, a través del menúAcciones también puedes elegir si rechazas o aceptasprovisionalmente esa reunión en concreto, al proponer nuevashoras.


El calendario

Además, losusuarios que

tengan el ser-vidor Microsoft

Exchangepodrán ver lashoras disponi-bles y ocupa-das de cada

asistente antesde entregar lanueva hora de

la reunión.

69

Si has establecido que Outlook te tiene que avisar de las citas,eventos o reuniones, al acercarse la hora (dependiendo del

tiempo de antelación que hayas indicado), te aparecerá una ventanapara recordártelo.

Con el botón Descartar se cierra el aviso, indicando que ya te hasdado por enterado, mientras que, si pulsas Posponer, haces que elaviso vuelva a mostrarse pasado el tiempo indicado en la parte inferior.

En caso de que se muestre más de una cita, con Descartar todosindicas que te das por avisado de todas las citas mostradas.

Para finalizar, una opción que te puede ser útil es guardar elcalendario y la información introducida como una página web. Paraello, accede a Archivo - Guardar como página Web.

12

El calendario

Al descartaruna cita, sedesactiva elaviso de la

misma (por lotanto, ya no se

mostrará elicono en

el calendario).Si quieres vol-ver a activar elaviso para una

cita, ábrelay activa de

nuevo lacasilla Aviso.

6. AAVISOS

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En esta ventana establecerás las opciones usadas al guardar elcalendario como página web: el número de días que se guardarán, siquieres guardar los detalles que contiene el campo de notas de la cita,la imagen que se usará de fondo en el calendario, ...

Si está activa la casilla Abrir la página Web guardada en elexplorador, después de guardar la página se abrirá el navegadorpredeterminado de tu sistema con el archivo creado.

Tras indicar el directorio y el nombre del archivo donde se crearáel fichero, pulsa el botón Guardar para crear dicho archivo HTML.


El calendario

71

Uno de los aspectos más difíciles en la administración deltrabajo de una oficina es el control de aquellas tareas o

actividades que tienen que realizarse. Pero no menos importante esconocer en todo momento cuál es el estado de realización de dichastareas. En ambos aspectos Outlook puede ayudarte.

La carpeta Tareas es el lugar en el que crearás la lista con lasactividades a realizar. El trabajo en esta carpeta es parecido al que yahemos visto en otras carpetas, por lo que no tendrás ningún problemapara acostumbrarte.

El proceso a seguir es el siguiente: crea nuevas tareas, introducelos datos descriptivos de las mismas y realiza su seguimiento.

Como siempre, podrás utilizar el botón Nueva tarea , elcomando Nueva tarea del menú Acciones o la opción Tarea en elmenú Archivo - Nuevo.

En la ventana que aparecerá, similar a la de citas o reuniones,deberás introducir los detalles particulares de la tarea en la ficha Tarea.La ficha Detalles permite realizar un seguimiento de la tarea: fecha definalización, control de facturación, horas de trabajo total o real, etc.

Puedes introducir el asunto principal y una descripción de latarea, la fecha de inicio y la de vencimiento, el estado de la tarea, sidebe mostrar o no un aviso y cuándo lo mostrará, etc. Algunosdetalles, como la prioridad, son fruto de una programación previa dela tarea.


Tareas, ddiario yy nnotas

1. CCREAR TTAREAS

72

Outlook no es una aplicación de programación de proyectos, loúnico que puede hacer es administrar la información que introduzcas,no decirte qué deberías hacer y en qué momento.

En muchos casos, estarás asignando a un determinado proyectoun conjunto de distintas tareas. En esta situación, puede ser útil dividiru organizar las tareas según los proyectos de los que se trate cada una.

Outlook te permite la división de la lista de tareas en proyectos através del campo de Categorías. Para asignar una categoría o proyectoa una tarea, escríbelo directamente en este campo.

Para ver las tareas organizadas según la categoría o categoríasintroducidas en las mismas, selecciona la vista Por categoría, a travésdel menú Ver - Organizar por - Vista actual o desde el apartadoVista actual del Panel de exploración.

Al igual que las citas, podrás crear tareas periódicas, indicandoque se repiten en un determinado período de tiempo. Para ello, utilizael botón Periodicidad de la ventana de la tarea.

Además, si la tarea te impide realizar cualquier otra labor, seríaimportante reflejar el estado ocupado en tu libreta de citas. Para ello,crea una cita relacionada con la tarea (recuerda que, inicialmente, lastareas no ocupan intervalos de tiempo en tu libreta de citas).

Para esto, puedes pulsar y arrastrar la tarea hasta la carpetaCalendario, con lo que se creará una cita en esta carpeta Calendario,indicando que estás ocupado realizando la tarea. En los detalles de estacita puedes indicar la hora de inicio y de fin, cómo se debe mostrar lacita, el color de la misma, etc.

Además, en la carpeta Calendario también puedes mostrar uncuadro de tareas, donde podrás insertar o modificar tareasdirectamente, sin necesidad de hacerlo desde la carpeta Tareas. Paramostrar u ocultar este cuadro de tareas, selecciona la opción de menúVer - Cuadro de tareas desde la carpeta Calendario.

Por defecto, en esta lista de tareas se muestran las tareas para eldía actual. Puedes especificar las tareas que se deben mostrar desde laopción Ver - Vista Cuadro de tareas o pulsando el botón derecho delratón en una zona de dicha lista sin tareas y accediendo a las opcionesdel submenú Vista del cuadro de tareas.

2


Pulsando elbotón

Categorías,puedes selec-cionar alguna

de las cate-gorías predefi-

nidas enOutlook, asícomo añadir

tus propiascategorías,

para que tesea más fácilasignarlas alos distintos

elementos quecrees enOutlook.

73

Como ya hemos indicado, es tan importante el poder saber quétareas se han programado como el hecho de conocer cuál es

el estado de las mismas.

En Outlook podrás indicar el estado de realización de las tareas einformación referente a su desarrollo, para después hacer lafacturación, e incluso podrás obtener un informe detallado de toda estainformación.

En la ficha Detalles de la ventana de la tarea es el lugar dondedebes de introducir la información de seguimiento de la tarea:

Indica la fecha de finalización.Indica el trabajo que está previsto realizar (Trabajo total) y elque se ha realizado (Trabajo real).Indica datos de facturación: kilómetros realizados, a quién hayque facturar, quién ha intervenido en la tarea, etc.

En la lista Estado de la ficha Tarea podrás indicar si la tarea hacomenzado, ha acabado, está en curso, aplazada, ...

Este dato, junto al del porcentaje que ha sido completado, tepermitirá conocer cómo va la realización de la tarea: tal como seprogramó, atrasada o adelantada.



2. SSEGUIMIENTO DDE UUNA TTAREA

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Finalmente, comentarte que puedes asignar una tarea a otrapersona cuando no puedas realizarla tú mismo. Para ello, eligeAsignar tarea en el menú Acciones (o pulsa el botón equivalente enla barra de herramientas ). Outlook creará un mensaje decorreo electrónico donde se incluirá la tarea seleccionada.

Una vez enviado dicho mensaje, el destinatario lo recibirá en subandeja de entrada como Solicitud de tarea. Si decide aceptar la tarea,ésta aparecerá en su carpeta Tareas.

En la lista de tareas se muestra la prioridad de cada tarea (las quetienen el símbolo tienen una prioridad alta, mientras que las otrasson normales), su estado y el porcentaje de la tarea que ha sidocompletado.

Cuando una tarea ha sido marcada como completada, aparecetachada en la lista de tareas, mientras que, las tareas retrasadas,aparecen en color rojo.

En la vista Outlook para hoy puedes ver, al mismo tiempo, lascitas y eventos que tienes programados en el Calendario, las Tareasa realizar y los mensajes de correo electrónico de las tres bandejasindicadas.

Recuerda que puedes personalizar la vista Outlook para hoypulsando el botón Personalizar Outlook para hoy. En el caso de lastareas, puedes elegir entre mostrar todas las tareas o sólo las tareaspara el día actual, así como el orden en el que se mostrarán.

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Al asignar unatarea a otra

persona, pue-des manteneruna copia de

dicha tareaen tu lista,

aunque ya noserás el pro-

pietariode la misma,

así como soli-citar que temantengan

informado delestado de

realización.

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Haciendo clic en cualquier tarea o cualquier elemento delCalendario abrirás su ventana, con lo que podrás ver o modificar susdetalles. Además, si pulsas en el texto Calendario, Tareas oMensajes de esta vista, se abrirá la carpeta correspondiente (si pulsasMensajes, se abrirá la Bandeja de entrada).

Outlook tiene una carpeta especial, llamada Diario, dondepodrás llevar el registro de cualquier actividad que realices

en tu trabajo habitual: llamadas de teléfono, trabajo con ciertodocumento de Office, asistencia a reuniones, etc.

Lo importante al trabajar con el Diario es configurarlo de formaque sólo se vean reflejados en él aquellos elementos que realmente teinteresen.

Outlook permite registrar en el diario de dos formas distintas:automática y manualmente:

En el primer caso, no tendrás que crear entradas de diario parareflejar la actividad correspondiente, sino que Outlook laregistrará de forma automática.

En el segundo caso, podrás registrar de forma individual laactividad que quieras recordar en el diario. Esta segunda formapermite la introducción y registro de prácticamente cualquieractividad que lleves a cabo.



3. EEL DDIARIO

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En la ventana de Opciones del Diario podrás especificar paraqué elementos y actividades se debe crear una entrada en el diario deforma automática (esta ventana, aparte de aparecer al acceder al diario,también la puedes mostrar pulsando el botón Opciones del Diario dela ficha Preferencias del cuadro de las opciones de Outlook).

Puedes crear entradas para tres tipos de información:

Grabar automáticamente estos elementos: informaciónreferente a elementos típicos que crees en tu trabajo diario,como recepción y envío de mensajes de correo electrónico,convocatorias de reunión, etc.

Es decir, cada vez que crees un elemento de este tipo enOutlook, se creará su correspondiente entrada en el diario quelo refleje, si decides activar dicha casilla.

Para estos contactos: información en la que se veaninvolucrados de alguna forma los contactos que tengas en tulista de contactos. Activando la casilla correspondiente en estecampo, harás que el diario refleje cualquier actividadrelacionada con ese contacto.

Grabar también archivos de: información referente a lamanipulación de documentos de Office. Es decir, si creas outilizas un documento de Word, una base de datos de Access,etc., esta situación quedará reflejada en el diario, si así se indicaen esta sección.

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77

Por otra parte, las entradas del diario se crean como accesosdirectos. Si quieres poder abrir, desde la carpeta Diario, el elementorelacionado con la entrada del diario, asegúrate de tener activada lacasilla Abrir el elemento correspondiente a la entrada del Diario.

En caso contrario, se abrirá la propia entrada del diario, dondeaparecerá el elemento que produjo el registro de dicha entrada (eldocumento, el mensaje, etc.).

Existen ciertos elementos de Outlook que no pueden registrarseautomáticamente: citas, reuniones, tareas, llamadas de teléfonoutilizando la función Automarcar o notas. Si quieres incluirlos,tendrás que hacerlo manualmente.

Si quieres registrar una conversación, la recepción de unacircular, etc., es decir, elementos que no son manejados en Outlook,regístralos también de forma manual. Utiliza para ello la opciónNueva entrada del Diario desde el menú Acciones o pulsa el botónNueva entrada del Diario desde esta carpeta.

Especifica en esta ventana las características de la entrada, agregacualquier elemento o fichero a través del menú Insertar e incorpora laentrada al diario utilizando el botón Guardar y cerrar .

Dependiendo del tipo de la entrada del diario creada, se mostraráun icono u otro en la carpeta del Diario. En esta carpeta tambiénpuedes cambiar la vista a través del Panel de exploración o utilizarlos botones , o de la barra de herramientas.



Además,podrás utilizar

un cronó-metro, de

forma quequede refle-

jado el tiempoque has esta-

do ocupadocon la entrada

del diario.Piensa, por

ejemplo, en lafacturación a

un clientesegún el

tiempo quehas estadohablandocon él por

teléfono.

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En la carpeta Notas puedes guardar todo lo que se te ocurra enun momento dado (preguntas, ideas, recordatorios, ...) y que

no sepas dónde guardarlo.

Puedes ver estas notas como el equivalente electrónico de laspost-it o notas de papel adhesivas.

Al igual que en el resto de carpetas de Outlook, para crear unanota nueva pulsa el botón Nueva nota o accede a la opciónadecuada del menú Archivo - Nuevo o Acciones.

Tras escribir el texto quequisieras recordar o almacenar en lanota, puedes pulsar el botón paracerrarla.

El botón , situado en la partesuperior izquierda de la nota, muestrael menú de la misma.

Desde la opción Color de dicho menúpuedes cambiar el color de fondo de la notaactual, mientras que con las opcionesCategorías y Contactos puedes asignar unao varias categorías a una nota y asociarla auno o varios contactos.

Con Guardar como puedes guardar lanota en un archivo en tu disco duro. Tambiénpuedes cambiar el tamaño de la nota queestás editando, pulsando y arrastrando encualquiera de sus bordes.

En esta carpeta Notas también puedeselegir varias vistas, así como personalizar elmodo en el que se mostrarán las notasexistentes.

En el menú Ver también puedes activar o desactivar el Panel delectura, para ver el texto de la nota seleccionada en él.

Para editar una nota, haz doble clic en ella. Puedes dejar abiertaslas notas mientras trabajas en Outlook, pudiendo mostrarlas a través dela barra de tareas de Windows.

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4. NNOTAS YY EELEMENTOS EELIMINADOS

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Desde la ventana de opciones de Outlook, puedes pulsar el botónOpciones de Notas para cambiar el color, el tamaño de la nota y lafuente predeterminada para las nuevas notas que se creen.

El último componente de Outlook que veremos será la carpeta deElementos eliminados, que se encuentra dentro del componenteCorreo.

Al eliminar cualquier elemento de Outlook, éste se mueve a estacarpeta. Si quieres recuperar cualquier elemento, selecciónalo ymuévelo a la carpeta correspondiente, a través de la opción Mover auna carpeta en el menú Edición o en el menú contextual del elemento(el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre elmismo).

Para eliminar definitivamente los elementos, bórralos de lacarpeta de Elementos eliminados. Para eliminar los elementosmanualmente, actúa de la misma manera que en el resto de carpetas deOutlook: selecciona el elemento o elementos y pulsa la tecla o elbotón Eliminar .

Desde la opción Herramientas - Vaciar carpeta ''Elementoseliminados'' puedes eliminar de golpe todos los elementos existentesen la carpeta Elementos eliminados.

Mediante la casilla Vaciar la carpeta Elementos eliminados alsalir de la ficha Otros de la ventana de las opciones de Outlook,puedes vaciar automáticamente dicha carpeta al cerrar Outlook.



Desde laventana que

aparece alpulsar el

botónOpciones

avanzadas dela ficha Otrosdel cuadro de

las opcionesde Outlook, la

casilla Al vverNotas, mmostrar

fecha yy hhorapermite mos-

trar, en laparte inferiorde cada nota,

la fecha y lahora en quese creó o se

modificó porúltima vez.

Para eliminarcualquier

elemento sinpasar por la

carpeta deElementos

eliminados,selecciónalo y

mantén pulsa-da la tecla

[Mayús] mien-tras pulsas latecla [Supr] o

el botón

Eliminar .Ten cuidado,

porque, aleliminar de

esta manera,no los podrás

recuperar.

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Si dispones de una cuenta de correo de Microsoft ExchangeServer, puedes recuperar los elementos eliminados de lacarpeta de Elementos eliminados. Para ello, accede, desdela carpeta de Elementos eliminados, a la opción Recuperarelementos eliminados del menú Herramientas.

Ten en cuenta que, para que esta opción funcione, eladministrador la debe habilitar en el servidor de MicrosoftExchange 5.5 o superior. Ten en cuenta también que puededarse el caso de que no puedas recuperar algunos elementoseliminados, si ha transcurrido el tiempo establecido por eladministrador durante el que se pueden guardar los elementoseliminados.

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ACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADES

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1 Introducción a Outlook 2003

En esta primera actividad vamos a familiarizarnos con el entorno deOutlook 2003 y con sus distintos componentes. Esto es lo que

tienes que hacer:

Pon en marcha Outlook 2003 utilizando el menú de Inicio deWindows. Si no lo está, maximiza su ventana.

Si es la primera vez que inicias Outlook, al ejecutarlo te aparecerá elasistente para configurarlo. Indica en él que no quieres configurarninguna cuenta de correo electrónico.

Cierra Outlook y crea un nuevo perfil en tu sistema operativo con tunombre. Vuelve a iniciar Outlook con el perfil que acabas de crear.

Accede a los componentes de Outlook a través del Panel deexploración: muestra el correo, los contactos, las tareas, el calendarioy las notas. Accede a alguno de estos componentes desde el menú Ir.

Muestra la lista de carpetas de Outlook y accede a alguna de ellas.Comprueba cómo es lo mismo acceder de esta forma que con el Panelde exploración o con el menú Ir.

Accede a los componentes Contactos, Tareas y Notas y fíjate enlas distintas vistas de estos componentes, que aparecen en el Panel deexploración. Cuando creemos distintos elementos en cada uno deestos componentes, podrás ver mejor la diferencia entre cada una deellas.

Muestra la página Outlook para hoy y configúrala de varias formasdistintas.

Muestra el Calendario e introduce dos eventos en el día siguiente odos días después del actual. El primero de ellos indicará una reunión conejecutivos de una empresa (de 10 a 12 horas) y el otro para recordarteque tienes que ir a recoger un regalo para el cumpleaños de un familiar(de 12:30 a 13:30 horas).

Organiza el Calendario con distintos modos de vista (por día, pormes, por semana, etc.). Cuando termines de experimentar, muestra elcalendario con la vista inicial (por día).

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Muestra Outlook para hoy. Fíjate cómo aparecen los eventos quehas introducido en el calendario.

Elimina los dos eventos que has introducido en el calendario.

Para finalizar la actividad, sal de Outlook.

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2 La lista de contactos

Para practicar lo que hemos visto en la lección, vamos a crear unalista de contactos en Outlook.

Abre Outlook e introduce los siguientes contactos:

Carlos Novell Martínez Julio Illescas ArbonaEmpresa: Gestoría Ficón Empresa: Transportes Fast, S.A.Dirección trabajo: Dirección trabajo: C/ Numancia, 24 C/ del Norte, 56 08034 Barcelona 28041 Madrid Barcelona MadridTel. trabajo: 932854357 Dirección particular:[email protected] Plaza de España, 7, 2º, pta. 4www.ficon.es 28700 San Sebastián de losDepartamento: Laboral ReyesJefe: Luís Rojo Madrid

Tel. trabajo: 902854835Tel. particular: 912663842

Alejandro Pereda García Eva Blanco SantosDirección particular: Empresa: Transportes Fast, S.A. Av. Germanías, 63, 3-B Dirección trabajo: 46700 Gandia C/ del Norte, 56 Valencia 28041 MadridTel. particular: 962874357 MadridMóvil: 656468353 Dirección particular:Dir. 1: [email protected] C/ San José, 13-4ªDir. 2: [email protected] 28864 AjalvirProfesión: Electricista MadridDía cumpleaños: 9-11-2004 Tel. particular: 918469035

Fax particular: 916459649

Rafael Aguilar Pérez Rosa Iglesias CanoEmpresa: Memotec, S.A. Dirección particular:Dirección trabajo: Paseo Castellana, 82, pta. 5 Ctra. De Rubí, 24 28230 Las Rozas 08534 Badalona Madrid Barcelona Tel. particular: 9137037146Tel. trabajo: 932854357 Móvil: [email protected] [email protected]

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Cristina Álvarez Fuente Marta Pereira GómezEmpresa: Colegio San Cosme Dirección trabajo:Puesto: Profesora preescolar C/ Bilbao, 32-CDirección trabajo: 48990 Algorta C/ Felipe II, 78 Vizcaya 08013 Barcelona Tel. trabajo: 944306549 Barcelona Tel. particular: 945738105Tel. trabajo: 936331020 [email protected] trabajo: 936358205 Cónyuge: Pepe MarínTel. particular: 931853072 Aniversario: 22-1-2005

Las fotografías de algunos de estos contactos las puedes encontrarentre los archivos de la lección. Añade estas fotos a cada uno de loscontactos correspondientes.

En los contactos que tengan más de una dirección, establece laprimera de ellas como dirección postal.

Muestra la carpeta Calendario y verifica si aparecen losrecordatorios sobre las fechas de cumpleaños y de aniversario de loscontactos.

Muestra los contactos con todas y cada una de las vistas disponiblesen la carpeta Contactos.

Busca los contactos cuyo apellido comience por “Per”. Después,busca los contactos introduciendo algún nombre o apellido; compruebacómo Outlook encuentra el contacto adecuado y te lo muestra.

Utiliza los botones que aparecen en la parte derecha de la ventanapara buscar los distintos contactos.

Accede al cuadro de diálogo de uno de los contactos y muestra losdatos de los contactos anteriores y siguientes pulsando los botonescorrespondientes.

Cuando hayas acabado y te sientas cómodo trabajando y usando lacarpeta Contactos, sal de Outlook.

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3 Operaciones con contactos

Ahora seguiremos trabajando con los contactos que tenemos enOutlook, viendo varias de las herramientas disponibles.

Partiremos de la lista de contactos que hemos creado en la lecciónanterior. Marca uno de los contactos para tener presente que debesenviarle un correo electrónico el día 14 de diciembre de 2004.

Marca otro, para que te recuerde que debes llamarle por teléfono eldía 29 de noviembre a las 10 de la mañana.

Si cambias la fecha de tu ordenador y estableces una de estas dos,verás como Outlook te avisa sobre lo que habías indicado en la marca.

Crea una lista de distribución, asignándole el nombre Clientes eincluyendo en ella los contactos Carlos Novell, Rafael Aguilar y MartaPereira.

Cambia la dirección de correo electrónico del contacto RafaelAguilar, introduciendo [email protected] como su nuevadirección. Comprueba si se ha actualizado la dirección de este contactoen la lista de distribución Clientes. Si no es así, actualiza esta direcciónen dicha lista de distribución.

Si tienes Word instalado en tu ordenador, obtén un documento eneste procesador de textos con las etiquetas del tipo Avery TamañosA4 y A5, concretamente la C91149-Tarjeta de visita, con los datosde la lista de contactos de Outlook (por ejemplo, puedes poner elnombre, la dirección y el teléfono del trabajo de los contactos).

Guarda este documento de Word con el nombre de Etiquetas.doc.

Muestra una vista de tu lista de contactos con varios estilos deimpresión. Si tienes una impresora conectada a tu ordenador, imprimela lista en el estilo Tarjeta de visita.

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4 Correo electrónico

En esta actividad trabajaremos con el correo electrónico. Pararealizarla, evidentemente es necesario que dispongas de una

conexión a Internet y de los datos de una cuenta de correo electrónico.Además, también deberemos conocer una dirección de correo electrónico(de un amigo, del trabajo, etc.), donde enviar mensajes.

También puedes hacer la actividad si instalas un módem (aunque no lotengas físicamente instalado en tu ordenador) desde el Panel de control deWindows y si creas una conexión nueva, mediante el Asistente paraconexión nueva.

Veamos qué es lo que hay que hacer:

Configura Outlook para que pueda enviar y recibir mensajes decorreo electrónico por medio de Internet. Para ello, agrega la cuenta decorreo electrónico al perfil con el que trabajas en Outlook.

Crea un contacto con los datos de la persona o empresa de la queconozcas su dirección electrónica.

Redacta un mensaje, indicando como asunto Reunión urgente.Como texto del mensaje, escribe:

Le adjunto un documento con las nuevas tarifas de precios.Deberíamos reunirnos urgentemente lo antes posible paracomentar el contenido del documento adjunto.

Por lo tanto, la importancia o prioridad de este mensaje deberásmarcarla como Alta.

Incluye en el mensaje un archivo de un documento creado con unprocesador de textos, como Microsoft Word.

Crea un texto como Firma y añádelo al final del texto del mensaje.El texto debe indicar Sin otro particular y, en la línea siguiente, pon tunombre.

Envía este mensaje de correo.

Si habías usado Word para crear el anterior mensaje, crea un nuevomensaje de correo, eligiendo esta vez el editor de Outlook paraescribirlo. Fíjate en los cambios en las barras de herramientas y menúsentre este editor y Word.

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Escribe lo que quieras como asunto y como el texto del mensaje yenvíalo.

Comprueba en qué carpeta se han colocado los mensajes de correo,después de enviarlos.

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5 Gestión del correo

Vamos a seguir practicando el uso del correo electrónico enOutlook.

Crea las carpetas Clientes y Proveedores dentro de la carpetaBandeja de entrada de Outlook. Dentro de la carpeta Clientes, creaotra nueva carpeta, que se llame Importantes.

Crea una nueva carpeta de búsqueda, que muestre el correo quehayas recibido durante la semana actual.

Envía y recibe el correo electrónico. Si no tienes ningún mensajenuevo, puedes enviarte uno o varios mensajes a ti mismo, para ver lo queocurre al recibir mensajes. ¿En qué carpeta se han colocado losmensajes recibidos?

Comprueba si aparecen los mensajes recibidos en la carpeta debúsqueda que has creado. Mueve alguno de los mensajes recibidos ala carpeta Clientes y otro a la carpeta Proveedores. ¿Se siguenmostrando en la carpeta de búsqueda?

Añade una marca azul a alguno de los mensajes recibidos y una marcaroja a otro. ¿En qué carpeta de búsqueda de las predeterminadas enOutlook puedes ver estos mensajes marcados?

Responde a alguno de los mensajes recibidos.

Para acabar, vuelve a comprobar si tienes correo nuevo y sal deOutlook.

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6 El calendario

Vamos a crear algunas citas y eventos en el calendario de Outlook,para practicar este aspecto.

Muestra la carpeta Calendario de Outlook y haz que se vean losnúmeros de la semana en el buscador de fechas.

Indica dos zonas horarias: una para España, marcada con la etiquetaESP, y otra para el Japón, denominada JAPÓN, y situada en la zonahoraria de Osaka, Sapporo y Tokio.

Crea para el día siguiente al actual los elementos en el calendario conlas siguientes características:

De 9:00 a 9:30 de la mañana:Asunto: Teleconferencia con asociados de Osaka.Avisar con 10 minutos de antelación.Notas: Solicitar datos de producción a la secretaria.

De 10:00 a 13:00:Asunto: Reunión con trabajadores sobre producción.Asistirán Alejandro Pereda García y Rosa Iglesias Cano

como necesarios, mientras que Marta Pereira Gómezasistirá como opcional. Los datos de estar personas debenexistir en la carpeta Contactos.

Envía mensajes a los asistentes.

De 16:30 a 17:30, crear una cita periódica:Asunto: Recoger ropa de lavandería.Esta cita debe repetirse de forma semanal todos los martes.

Incluir un evento con el asunto Felicitar a Jaime por sucumpleaños.

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7 Tareas, diario y notas

Podemos dividir esta actividad en varias partes: primerotrabajaremos con las tareas y las notas, y luego veremos cómo

podemos recuperar los elementos que hayamos eliminado.

Crea las siguientes tareas en la carpeta correspondiente de Outlook.Se trata de unas tareas que pueden darse en el proyecto de creación deun libro o manual; por lo tanto, establece el proyecto Creación libroa todas ellas. Establece las fechas de inicio y vencimiento en el díaindicado del mes actual, en el que te encuentres.

Asunto: Obtención de material necesarioInicio: día 1. Vencimiento: día 3.Estado: completada.

Asunto: Preparación de textosInicio: día 3. Vencimiento: día 15.Estado: en curso. % completado: 40 %.

Asunto: Preparación de imágenesInicio: día 10. Vencimiento: día 18.Estado: en curso. % completado: 10 %.

Asunto: Revisión de ortografíaInicio: día 11. Vencimiento: día 17.Estado: en curso. % completado: 15 %.

Asunto: Maquetación del libroInicio: día 20. Vencimiento: día 24.Estado: no comenzada. Prioridad: alta.

Asunto: Revisón de estilo y revisión finalInicio: día 24. Vencimiento: día 27.Estado: aplazada.

Asunto: Envío a imprentaInicio: día 28. Vencimiento: día 30.Estado: no comenzada.

Muestra la carpeta Tareas en todas las vistas disponibles, fijándoteen cómo aparecen las tareas en cada una de ellas.

Ponte en la página Outlook para hoy y fíjate cómo se muestran ahílas tareas que acabas de crear.

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Elimina la tarea con asunto Envío a imprenta.

Crea un par de notas en Outlook, con los siguientes textos en cadauna de ellas:

El CD-ROM de los programas se lo ha llevado Javier parainstalarlo en el departamento de Compras.

Llamar al pintor para pedir presupuesto.

Establece el color de la primera nota como amarillo (por defecto, esel color predeterminado de las notas en Outlook) y el de la segundacomo verde.

Imagínate que ya nos ha devuelto Javier el CD-ROM. Por lo tanto,elimina la primera de estas dos notas.

Ponte en la carpeta de Elementos eliminados y fíjate en loselementos que hay en ella. Supón que nos habíamos equivocado y queno teníamos que haber eliminado la tarea: restaura esta tarea que habíaseliminado antes, volviéndola a poner en su lugar correspondiente.

Ponte en la carpeta Tareas y comprueba que, efectivamente, hemosrecuperado la tarea que habíamos eliminado antes.

Vacía la carpeta de Elementos eliminados y sal de Outlook paraacabar la actividad.

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En esta actividad final utilizaremos varios de los conceptos quehemos visto durante todo el curso. Esto es lo que tienes que hacer:

Crea un nuevo perfil en Windows con el nombre Final. IniciaOutlook entrando con este nuevo perfil.

Configura Outlook para que, cada vez que lo ejecutes, muestre lapágina Outlook para hoy. Configura esta página para que muestre lacarpeta Notas en el apartado Mensajes, que muestre todas las tareasy selecciona el estilo Invierno.

Introduce los contactos siguientes, tras lo que los debes mostrar contodas las vistas posibles:

Eusebio Portales Soriano Matilde Garaicoechea MengualDirección particular: Dirección trabajo: Plaza Navarro Reverter, 3 C/ Pimentel, 62 24033 Valladolid 08032 BarcelonaTel. particular: 983525438 Tel. trabajo: [email protected] Tel. particular: 935234361

[email protected]

Alberto Mendizábal Cuevas Alicia Merino BeltránDirección trabajo: Dirección particular: Avda. Príncipe, 11 C/ Sufragio, 7-4ª 45024 Bilbao 28053 MadridDirección particular: Tel. particular: 914532951 C/ Pastores, 53-2º-C [email protected] 45024 BilbaoTel. trabajo: [email protected]

Crea un mensaje de correo electrónico cuyo destinatario será elcontacto Matilde Garaicoechea Mengual. Los datos del mensaje son:

Asunto: Envío de dibujos solicitados Texto: Aquí te adjunto el archivo con los dibujos que mesolicitaste.

Adjunta un archivo de una imagen al mensaje. Por ejemplo,puedes utilizar cualquier archivo con extensión bmp que esté enel directorio de Windows.

ACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESFinal

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Añade al calendario una cita periódica de frecuencia mensual. La citase repetirá el primer jueves de cada mes de 8 a 10 de la noche y tendrácomo asunto Reunión de la asociación de padres de alumnos.

Incluye en el calendario una reunión a las 10 de la mañana del díasiguiente, con una duración de 3 horas, a la que invitarás a todas laspersonas incluidas en tus contactos.

Crea una nueva carpeta, de nombre Mensajes importantes,dentro de la carpeta Carpetas personales.

Crea una regla para que, cada vez que llegue un mensaje de correoimportante, se coloque en esta nueva carpeta.

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Documents

Manual definitivo Outlook 2003 CICCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCc