MANUAL DO EMPRESÁRIO

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Introdução

O objetivo deste Manual é orientar, de forma rápida e resumida, o empresário

sobre as principais atribuições para sua empresa no âmbito da legislação Federal,

Estadual, Municipal, Previdenciário, Trabalhista e auxiliá-lo em práticas gerenciais, após

sua constituição.

O Manual está estruturado por capítulos, facilitando sua atualização periódica e

consultas rápidas. No capítulo I, apresentamos a estrutura/atribuições dos

departamentos da empresa contábil e nos demais as atribuições para as empresas,

propiciando, assim, uma visão clara dos deveres e obrigações do empresário para com

sua empresa, no atendimento à fiscalização, sócios, sociedade e contabilidade.

Ao final, o manual traz alguns modelos de documentos, para que o empresário

se familiarize e tenha a noção de seu preenchimento, função e destinação, bem como

algumas tabelas para melhor orientar o empresário no seu dia-a-dia.

Desta forma esperamos, contribuir para uma melhor comunicação, trabalho e

resultados entre a empresa, a contabilidade e órgãos públicos. Evitando assim,

notificações e multas indesejadas.

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Capítulo I - Estrutura da Empresa Contábil

1 - Organograma básico da empresa contábil

2 – Departamento Fiscal

É responsável por:

. Conferir os documentos fiscais enviados à contabilidade, pela empresa;

. promover a escrituração dos documentos fiscais, de acordo com a legislação vigente;

. calcular os impostos federais, estaduais e municipais;

. confeccionar as Declarações: como DASN, DIPJ, DIRF, DCTF, PER/DECOMP, DACON,

DIMOB, VAF/DAMEF, DAPI, SINTEGRA, DES, SPED FISCAL, SPED CONTABIL e EFD-CONT.

. atender às solicitações de documentos e informações de clientes.

Obs.: 1) O departamento trabalhará unicamente com os documentos enviados pela

empresa, sem os mesmos, não há como realizar os serviços.

2) Quando da necessidade de emissão de nota fiscal eletrônica ou cupom Fiscal, a

empresa deverá contratar fornecedor próprio destes sistemas.

Sócio/Diretor

Geralmente um contador

Depto Fiscal Depto

Pessoal

Depto

Contábil

Depto

Processo e

Recepção

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3 – Departamento Pessoal

É responsável por:

. Conferir os documentos referentes ao departamento pessoal, enviados pela empresa;

. registrar empregados, mediante solicitação por escrito, conforme modelo em anexo;

. elaborar folha de pagamento, mediante as informações apuradas e enviadas pela

empresa, (total de horas extras, faltas, atrasos, vale transportes e etc..)

. elaborar recibo de férias, mediante solicitação por escrito, modelo anexo;

. elaborar rescisões de contrato de trabalho, mediante solicitação por escrito, modelo

anexo;

. emitir Comunicado de Dispensa (seguro desemprego);

. emitir guias de recolhimentos Rescisórios, GFIP-FGTS, GPS-INSS, contribuições sindicais;

. Cadastrar o empregado no PIS;

. anotações e atualização de CTPS e

. Atender às solicitações de documentos e informações de clientes, dentro da

disponibilidade técnica do escritório contabil.

Obs.:

1) A administração de pessoal, como acertos, advertências, repreensões, recrutamentos,

rescisões de funcionários não registrados, cálculos decorrentes de reclamações

trabalhista e outros não são de responsabilidade do departamento pessoal.

2) Os serviços referentes à Segurança e Medicina do trabalho e CIPA, deverão ser

orientados por profissionais das áreas correlatas.

3) Caso sejam solicitados serviços fora da responsabilidade do departamento pessoal,

estes serão faturados à parte, conforme homem/horas profissionais.

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4 – Departamento Contábil

É responsável por:

. Conferir os documentos contábeis enviados pela empresa;

. escriturar os atos e fatos contábeis das empresas;

. emitir os livros: Diário e Razão;

.emitir Balancetes e Balanços, após fechamento do exercício;

.emitir as Demonstrações Contábeis e

. atender às solicitações de documentos e informações de clientes.

5 – Departamento Processos e Recepção

É responsável por:

. Constituir, alterar e dar baixa em empresas;

. solicitar parcelamentos de débitos tributários;

. solicitar emissão de Certidões Negativas de Débitos - CND;

. atualizar os registros nos órgãos (Federal, Estadual e Prefeituras);

.recepcionar clientes e receber documentos, protocolizar-los e encaminhá-los para os

devidos departamentos;

. atender às solicitações de documentos e informações de clientes.

Obs.: Caso a empresa necessite de licenças específicas (ambientais, florestais, Vigilância

sanitária e outras) deverá contratar profissionais específicos de cada área.

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Capítulo II – Orientações contábeis e Societárias

1 – Introdução

As pessoas jurídicas e equiparadas, perante a Legislação Comercial, Fisco Federal,

Ministério do trabalho e Previdência Social, independente do seu enquadramento

jurídico ou da forma de tributação perante o imposto de Renda, para seu funcionamento,

devem cumprir com obrigações e normas legais, efetuando o registro contábil de seus

atos societários.

Visando a contribuir para um melhor entendimento, conceituamos abaixo,

alguns termos contábeis:

Contabilidade

Contabilidade é a metodologia que controla o patrimônio e gerencia os

negócios. A contabilidade, para as pessoas jurídicas, empresas, é obrigatória por Lei e

está contida no código Comercial, Lei das S/A e Regulamento do Imposto de Renda e

Código Civil Brasileiro.

A contabilidade, munida de documentos e informações, corretas, alem de

atender a Legislação atual, pode ser ferramenta útil para auxiliar o empresário na tomada

de decisões, minimizando assim, prejuízos futuros.

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Balanço Patrimonial

Balanço Patrimonial é um documento contábil que reúne as atividades da

empresa, em um determinado período, nos seus aspectos patrimoniais e financeiros,

sendo atualmente obrigatório o seu levantamento anual, coincidente com o ano civil. È

amplamente solicitado por bancos, para geração e concessão de créditos financeiros e

pela fiscalização, e por órgãos públicos, quanto da participação em licitações públicas.

Para possuir validade, dever ser elaborado e subscrito por profissional devidamente

qualificado e registrado no CRC de jurisdição da empresa.

Livro Registro de Inventário

O Livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas e tem o

objetivo de registrar todas as mercadorias em estoques quando do levantamento do

balanço patrimonial da empresa, ou seja, registrar todo o estoque, existente na empresa,

no dia 31 de dezembro de cada ano. As pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro real

deverão escriturar o Livro Registro de Inventário ao final de cada período, ou seja, a cada

três meses ou ao final do ano de acordo com a orientação da empresa contábil.

Livro Caixa

O Livro Caixa é o registro diário de toda a movimentação financeira ocorrida na

empresa, como: vendas, a prazo e a vista, pagamentos e outros. Deverá ser elaborado

com base em documentos fiscais e contábeis legais, em nome da empresa, como: Notas

fiscais, recibos devidamente preenchidos, notas promissórias, boletos bancários, recibos

de depósitos bancários identificados, copias de cheques e outros documentos. Devendo

ser encaminhado à empresa contábil, mensalmente, juntamente com a documentação,

acima referida. Em caso de dúvidas, consulte a empresa contábil.

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Capítulo III – Orientações Fiscais e Tributárias

1 – Obrigações Federais

A Receita Federal do Brasil é responsável pela emissão do Cadastro Nacional das

Pessoas Jurídicas _ CNPJ e Cadastro das Pessoas Físicas _ CPF, e, também, pela

fiscalização de todas as operações financeiras movimentadas pela empresa e pelos

sócios.

Desta forma, fica evidente que, se a empresa tiver uma conta bancária, deverá

usá-la unicamente para movimentações de recebimentos e pagamentos referentes à

empresa, comprovadas por documentos fiscais e contábeis válidos. De outra forma

estará passivo a notificações e multas, conforme legislação vigente.

Para acompanhar a fiscalização, a Receita Federal, através de Lei, determinou as

seguintes modalidades de tributação:

1.1. Modalidade de tributação

1.1.1 – Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, aplicável às pessoas jurídicas

consideradas como Microempresas- ME e Empresas de Pequeno Porte – EPP, que

atendem as exigências previstas na Lei Complementar nº 123/2006.

Constitui-se em uma forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, por

meio da aplicação de percentuais progressivos, incidentes sobre uma única base de

cálculo: a receita bruta (o total das vendas/prestação de serviços). Unifica seis tributos

federais (Imposto de Renda Pessoa Jurídica, Contribuição Social s/Lucro Líquido, COFINS,

PIS, INSS patronal e IPI), além do ICMS (estadual) e o ISS (municipal), devidos

mensalmente.

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As pessoas jurídicas que se enquadram na condição de microempresa ou empresa de

pequeno porte e que atendam às exigências previstas em Lei, poderão optar pelo

ingresso ao Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – SIMPLES NACIONAL.

Para atendendo as exigências de faturamento e atividade econômica, no ato da opção,

não poderão ter débitos e/ou pendências, com a União, Estados e Municípios.

Obrigações a serem cumpridas pelas empresas optantes:

. elaborar a escrituração do Livro Registro de Inventário;

. Elaborar o livro caixa (a falta deste será motivo de desenquadramento do regime,

conforme Lei 123/2006);

. elaborar a escrituração simplificada, com todas as movimentações patrimoniais e

financeiras da empresa, inclusive movimentações bancárias (a falta desta informação

será motivo de desenquadramento do regime, conforme Lei 123/2006);

. elaborar a Declaração mensal Simplificada do Simples – DASN;

. elaborar a Declaração de imposto de renda retido na fonte – DIRF;

. manter em boa ordem e guarda toda a documentação conforme tabela de

temporalidade (ver capitulo VI);

. obrigatoriedade de usar o Emissor de Cupom Fiscal, caso a receita seja superior a

R$120.000,00 anuais, ou vende através de cartão de crédito e/ou possui computador ou

outro equipamento que possa induzir o consumidor a emissão do cupom fiscal (Art. Do

Regulamento do ICMS/2002);

. obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal eletrônica, se a empresa for fabricante,

importadora, atacadista ou vender para órgãos públicos;

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1.1.2 – Empresas optantes pelo Lucro Presumido

As Pessoas Jurídicas não obrigadas ao regime de tributação pelo Lucro Real, que tenham

auferido no ano-calendário anterior, receita bruta total que, acrescida das demais

receitas e dos ganhos de capital, não seja superior a R$ 48.000.000,00, podem optar pelo

regime de Lucro Presumido. Este regime consiste em presumir, a partir da receita bruta

os impostos federais.

Obrigações a serem cumpridas pelas empresas optantes:

. elaborar a escrituração do Livro Registro de Inventário;

.elaborar a escrituração contábil, com todas as movimentações patrimoniais e financeiras

da empresa, inclusive movimentações bancárias;

. elaborar a Declaração mensal das Contribuições e tributos Federais – DCTF E DACOM;

. elaborar a Declaração de imposto de renda retido na fonte – DIRF;

. elaborar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica – DIPJ;

. elaborar o SPED contábil e Fiscal, mensalmente;

. elaborar a Declaração de imposto de renda retido na fonte – DIRF;

. elaborar a Declaração de imposto Territorial Rural – ITR, se a empresa possuir imóvel

rural;

. manter em boa ordem e guarda toda a documentação conforme tabela de

temporalidade (ver capitulo VI);

. obrigatoriedade de usar o Emissor de Cupom Fiscal,

. obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal eletrônica, se a empresa for fabricante,

importadora, atacadista ou vender para órgãos públicos;

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1.1.3 – Empresas Lucro Real

É calculado sobre o resultado contábil, ou seja, receitas subtraídos os custos e despesas,

apurado mediante escrituração contábil, ajustado pelas adições e exclusões previstas no

regulamento do Imposto de Renda, tendo como período de apuração trimestral ou anual,

podendo recolher o imposto de renda e a contribuição social por meio de balancetes

mensais. Para aderir a este regime, a empresa tem que ter uma estrutura muito bem

definida para permitir que a contabilidade apure corretamente os valores a serem

tributados.

Neste regime e no lucro presumido, são devidos os seguintes impostos: Imposto de

Renda, Contribuição social s/lucro liquido, PIS e COFINS.

Ressaltamos as diferenças entre o Lucro Real e o Presumido:

. formas de apuração da base de calculo dos impostos, e

. as alíquotas adotadas.

Lucro Presumido Lucro Real

PIS 0,65% 1,65% (receita bruta)

COFINS 3,00% 7,6% (receita bruta)

CSSLL 1,08% 9,0% (lucro liquido)

IRPJ 1,80% 15,0% (lucro liquido)

Obrigações a serem cumprida pelas empresas Lucro Real:

. elaborar a escrituração do Livro Registro de Inventário;

. elaborar a escrituração do Livro LALUR;

.elaborar a escrituração contábil, com todas as movimentações patrimoniais e financeiras

da empresa, inclusive movimentações bancárias;

. elaborar a Declaração mensal das Contribuições e tributos Federais – DCTf e DACOM;

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. elaborar a Declaração de imposto de renda retido na fonte – DIRF;

. elaborar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica – DIPJ;

. elaborar o SPED contábil e Fiscal, mensalmente;

. elaborar o EF-CONT, mensalmente;

. elaborar a Declaração de imposto de renda retido na fonte – DIRF;

. elaborar a Declaração de imposto Territorial Rural – ITR, se a empresa possuir imóvel

rural;

. manter em boa ordem e guarda toda a documentação conforme tabela de

temporalidade (ver capitulo VI);

. obrigatoriedade de usar o Emissor de Cupom Fiscal,

. obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal eletrônica;

2 – Obrigações Estaduais

A secretaria da Receita Estadual é responsável pela emissão do Cartão de Inscrição

Estadual e pela fiscalização de todas as Pessoas Físicas e Jurídicas que praticam operações

de Circulação de Mercadorias e Serviços de Transporte e Comunicação.

2.1- Modalidades de Tributação

2.1.1 – Simples Nacional

Tratamento diferenciado para as Micro e Pequenas Empresas no âmbito do Estado de

Minas Gerais, a partir de 1º de julho de 2007, deixa de existir e passa a ser aplicado à

legislação do Simples Nacional, através da Lei complementar nº 123. Onde os valores de

ICMS são recolhidos juntamente com os impostos federais, em uma única guia, mediante

aplicação da tabela do Simples Nacional.

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Obrigações a ser cumprida empresa Simples Nacional:

. escrituração do livro de entradas e saídas;

. escrituração do livro de apuração do ICMS;

. escrituração do livro de registro de inventário;

. escrituração do livro de controle de produção e estoques;

. providenciar a geração e entrega de informações via Sintegra;

. manter em boa ordem e guarda toda a documentação conforme tabela de

temporalidade (ver capitulo VI);

2.1.2 – Sistema de Débito e Crédito

O valor do ICMS devido corresponderá ao ICMS destacado nas notas ficais de

vendas, deduzido do crédito de ICMS, destacado nas notas fiscais de compras de

mercadorias para revenda ou industrialização, como matérias primas, produtos

intermediários e embalagens. Sua apuração é mensal, com vencimento no dia 09 do mês

seguinte.

Obrigações a serem cumpridas pelas empresas Débito e Crédito:

. escrituração do livro de entradas e saídas;

. escrituração do livro de apuração do ICMS;

. escrituração do livro de registro de inventário;

. escrituração do livro de controle de produção e estoques;

. escrituração do livro de crédito ICMS do ativo permanente;

. providenciar a geração e entrega de informações via Sintegra;

. providenciar a Declaração de Apuração e Informações do ICMS – DAPI;

. providenciar a declaração do VAF/DAMEF;

. manter em boa ordem e guarda toda a documentação conforme tabela de

temporalidade (ver capitulo VI);

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2.1.3 – Diferencial de Alíquota

As aquisições de outros Estados destinadas ao uso e consumo e ativo imobilizado, estão

sujeitas ao recolhimento da diferença de alíquota. O recolhimento deverá ser em guia

distinta e no prazo de recolhimento do ICMS das operações mornais da empresa.

2.1.3 – Recomposição de Alíquota

As aquisições de outros Estados destinadas revenda ou industrialização, promovidas

pelas empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL, deverão recolher a diferença entre a

alíquota interestadual e a interna, até o dia 15 do mês subseqüente à operação. Isto

significa que, se a empresa realizar uma compra em São Paulo, o ICMS será à base de 12%

(alíquota interestadual), então deverá ser calculado a recomposição da alíquota,

utilizando o percentual de 18% (alíquota interna) menos a alíquota de 12%, recolhendo

assim mais 6% de ICMS para o Estado de Minas Gerais.

Exemplo:

Aquisição de mercadorias em São Paulo

Valor da Mercadoria 1.000,00

ICMS destacado na Nota fiscal (12%) 120,00

ICMS (alíquota interna 18%) 180,00

Calculo (180,00-120,00)

ICMS a Recolher (recomposição alíquota) 60,00

2.1.3 – Substituição Tributária do ICMS

Ocorre a substituição tributária quando o imposto devido pelas operações subseqüentes

é retido, sendo cobrado antecipadamente do adquirente da mercadoria. Existem dois

tipos de substituição tributária:

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a) As previstas em Convênio, em que todos os contribuintes dos Estados signatários

estão sujeitas às regras previstas em Lei. Nesses casos, quando se adquire uma

mercadoria proveniente de outro estado signatário do convênio, o imposto deverá ser

recolhido pelo remetente, desde que este tenha inscrição no Estado destinatário. Caso

contrário, pelo adquirente, no momento da compra.

b) As internas, em que somente os contribuintes do Estado de Minas Gerais estão

sujeitos às regras previstas no Regulamento do ICMS – RICMS/MG. Nesses casos, quando

se adquire uma mercadoria proveniente de outro estado, e esta mercadorias é

substituição tributária, o imposto deverá ser recolhido pelo destinatário, na primeira

cidade, após a divisa do estado, sob pena de notificações e multas. Em Minas Gerais, você

encontra etas mercadorias no site

WWW.fazenda.mg.gov.br/empresas/legislação/RICMS/anexoXV ir diretamente à parte 2.

Observações:

a) O contribuinte que receber mercadoria sujeita a substituição tributária cujo

Imposto não tenha sido recolhido, é responsável solidário pelo ICMS ST devido;

b) A nota fiscal que contiver mercadorias sujeitas à substituição tributária – ST, cujo

imposto já foi recolhido, deverá conter no campo “informações complementares de

interesse ao fisco” a informação da base de cálculo e o valor do ICMS ST recolhido na

etapa anterior.

Abaixo, segue exemplo prático levantamento da base de cálculo do ST e apuração do

ICMS ST a ser recolhido.

Aquisição de vidro para serviços de mesa (copos de vidro) que tem a Margem de Valor

Agregado (MVA) de 81%. Desta forma iniciamos o cálculo somando o valor das

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mercadorias mais valor de frete e do Imposto IPI para acharmos a base de cálculo da

substituição tributária.

Itens Nota fiscal de Entrada Valores

1 Valor das mercadorias 1.000,00

2 Valor IPI (5 %) 50,00

3 Valor do Frete 100,00

4 Custo de aquisição mercadorias 1.150,00

5 ICMS destacado na Nota (12%) 120,00

Cálculo da Substituição Tributária

6 Custo de aquisição mercadorias 1.150,00

7 Valor do MVA (ajustado) (81%) 931,50

8 Base de Cálculo do ICMS ST 2.081,50

9 Valor da Alíquota interna (18 %) 374,67

10 Valor ICMS NF aquisição 120,00

11 Valor do ICMS ST a recolher 254,67

Observação:

A aquisição de produtos com substituição tributária fora do Estado eleva o custo final do

produto, em análise, em R$ 254,67. Orientamos verificar a viabilidade desta operação.

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2.2 – Documentos Fiscais

Documentos Fiscais

Todas as empresas estão obrigadas a emitir documentos fiscais para acobertar suas

operações de saída de mercadorias e serviços (nota fiscal, nota fiscal eletrônica, Nota

fiscal de serviços, conhecimento de transportes, cupom fiscal, dentre outros previstos em

lei). Desta forma, todas as operações da empresa devem estar acobertadas, nas compras

ou contratação de serviços, a empresa receberá a nota fiscal emitida pelo seu

fornecedor/prestador, nas vendas/prestações de serviços a empresa emite sua própria

nota fiscal.

2.2.1 – Documentos Fiscais

2.2.1.1 - Notas fiscais

Os campos da Nota Fiscal a seguir são de preenchimento obrigatório, sem erro e rasuras.

. Natureza da Operação/CFOP (Venda/Devolução/etc..)

. Nome ou Razão Social (nome destinatário)

. CNPJ/CPF

.Endereço completo, constando município, UF e CEP

. Inscrição Estadual (se não tiver colocar “ISENTO”)

. Data de emissão e Saída

. Discriminação dos produtos e serviços

. Classificação Situação Tributária (código se Normal/ST/Isenta/etc..)

. NCM (classificação do produto na tabela “TIPI”, site da Receita

Federal do Brasil – WWW.receita.fazenda.gov.br)

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. Quantidade, Valor Unitário, Valor Total, Base de calculo ICMS, Valor

ICMS, Valor total das mercadorias e Valor total da Nota, (serão

preenchidos de acordo com o regime de tributação da empresa e a

natureza da operação).

Observação: em se tratando de empresas optantes pelo simples nacional os campos base

de calculo ICMS, valor ICMS não serão preenchidos.

2.2.1.2 - Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e

Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência digital, emitido e

armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma

operação de circulação de mercadorias e/ou serviços, ocorridas entre as partes, e cuja

validade jurídica PE garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e

de integridade) e pela recepção, pela Administração Tributária, do documento eletrônico,

antes da ocorrência do Fato Gerador.

A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as

atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributárias pelo ICMS e sobre

produtos Industrializados IPI. Desta forma, é responsabilidade da empresa, exigir do

fornecedor o envio do arquivo magnético, intitulado “Arquivo XML”, para que possa

armazená-lo e deixar a disposição da fiscalização. Este arquivo é fundamental e deve

ser enviando, uma cópia, à empresa contábil, por e-mail ou em pen-driver, juntamente

com os demais documentos fiscais.

A contratação, Instalação, implantação, treinamento e operacionalização do sistema de

Notas Fiscais Eletrônicas, bem como, a aquisição do Certificado Digital, não são de

responsabilidade da empresa contábil, a participação desta, se restringe tão somente

quanto a orientação fiscal da operação.

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Atenção:

Todos os dados dos documentos fiscais devem estar LEGÍVEIS, pois serão enviados para a

Secretaria de Estado da Fazenda, por meios do SINTEGRA (Sistema Integrado de

Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços). A via a ser

enviada à empresa contábil deverá estar legível pra possibilitar a correta transcrição dos

documentos fiscais, evitando assim ocorrências de erros, que possam gerar penalidades

para a empresa.

Os documentos fiscais devem ser emitidos obedecendo-se a ordem numérica seqüencial

dos blocos e cronológica, usando-se carbono em todas as vias.

2.2.1.3 - Procedimentos para cancelamentos de Notas Fiscais

O documento fiscal somente poderá ser cancelado antes de sua escrituração no

livro próprio e na hipótese em que não tenha ocorrido a saída da mercadoria ou não

tenha sido iniciada a prestação de serviço devendo-se:

. conservar todas as vias no talonário, no formulário continuo ou nos jogos soltos;

. informar na nota fiscal cancelada, o motivo determinante do cancelamento e

mencionar, quando for emitida outra nota fiscal, o número da nota fiscal substituída.

Se for Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o próprio sistema que emitiu a nota terá uma rotina

para promover o cancelamento, e a justificativa. Lembramos que este cancelamento só

poderá ocorrer no máximo 24 horas, após o recebimento da autorização do estado. Após

este prazo, deverá ser impetrada uma denuncia espontânea e aguardar posicionamento

da Secretaria de Estado da Fazenda.

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2.2.1.4 - Formas de Regularizar Notas Fiscais Emitidas com Incorreções

Os documentos fiscais devem ser preenchidos de forma legível, sem rasuras ou emendas.

As correções necessárias, nos casos previstos pela legislação, deverão ser feitas por meio

de Carta de Correção.

O contribuinte do ICMS deverá comunicar ao Fisco Estadual, ao remetente ou

destinatário da mercadoria, irregularidade constante no documento fiscal.

A comunicação da ocorrência do fato deverá ser feita dento de 08 (oito) dias, contados

do recebimento da mercadoria ou do conhecimento do fato, por carta de correção. O

expedidor arquivará a cópia, comprovando a sua expedição com Aviso de Recebimento

(AR) dos correios ou com o recibo do próprio destinatário firmado na cópia da carta.

È vedado a comunicação por carta de correção para:

. corrigir valores, e quantidades

. substituir ou suprimir a identificação das pessoas consignadas no

documento fiscal, da mercadoria ou do serviço e a data de saída da mercadoria.

As correções não autorizadas por carta de correção só poderão ser regularizadas por

meio de denúncia espontânea, antes de iniciada a ação fiscal.

O início da ação fiscal exclui a possibilidade de denúncia espontânea de infração

relacionada com o objeto e o período da fiscalização a ser efetuada.

No caso de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o próprio sistema de emissão, possui a rotina de

carta de correção. As regras para emitir esta correção são as mesmas previstas na

legislação para nota fiscal em papel.

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2.2.1.5 – Nota Fiscal contendo mercadorias ou valor menor que o de efetiva operação

Nos casos de emissão de documento fiscal com a quantidade de mercadoria ou valor

inferior ao da efetiva operação, o contribuinte do ICMS/IPI remetente das mercadorias

deverá proceder da seguinte forma:

.emitir documento fiscal complementar correspondente à diferença de quantidade ou de

valor, mencionando no documento fiscal o motivo da emissão e número da Nota fiscal

original, escriturando-a juntamente com os demais documentos fiscais do período;

.recolher a diferença do ICMS em documento distinto com os acréscimos legais quando

for o caso, devendo constar os números dos documentos fiscais originais e

complementares;

.na via do documento fiscal fixa ao bloco ou na via de arquivo do formulário contínuo

deverá constar que o pagamento ocorreu em documento de arrecadação distinto,

informando o número e a data do mesmo.

2.2.1.6 – Destaque do canhoto do documento fiscal

A identificação e assinatura do recebedor dos produtos no canhoto da nota fiscal são

imprescindíveis, para qualquer tipo de reivindicação que se fizer necessário. O canhoto

deve ser arquivado com a via fixa do talonário, formulário contínuo ou jogos soltos. No

caso da NF-e junto com uma cópia do DANFE emitido.

2.2.2 – Cupom Fiscal

É o documento fiscal de emissão obrigatória por equipamento Emissor de Cupom Fiscal

(ECF) nas seguintes situações:

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. nas operações de venda, à vista ou a prazo, de mercadorias ou bem, promovida por

estabelecimento que exercer atividade de comércio varejista, inclusive restaurante, bar e

similares;

. na prestação de serviço de transporte público rodoviário regular de passageiros,

interestadual ou intermunicipal.

O estabelecimento industrial, atacadista ou distribuidor estará obrigado à emissão de

documento fiscal por ECF, caso realize vendas no varejo, o qual deverá criar a seção de

varejo.

O trânsito de mercadoria destinada a consumidor final situado no Estado poderá

ser acobertado por documento fiscal emitido por ECF, desde que o próprio equipamento

imprima o nome ou razão social, endereço, número de inscrição no Cadastro de Pessoas

Físicas (CPF) ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), ambos do Ministério da

Fazenda, ou o número do outro documento oficial de identificação do adquirente.

A falta do Emissor de Cupom Fiscal pelo estabelecimento obrigado à sua

utilização está sujeita a multas.

Está desobrigada da emissão do documento fiscal por equipamento Emissor de

Cupom Fiscal (ECF) a microempresa com receita bruta anual até R$120.000,00, exceto

quando mantiver, no recinto de atendimento ao público, equipamento que possibilite o

Registro ou Processamento de dados relativos à operação com mercadorias ou prestação

de serviços, ou impressão de documentos que se assemelhe ao Cupom Fiscal.

Atualmente, a Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais, está exigindo a

obrigatoriedade do ECF também para as empresas que vendem por meio de cartão de

crédito ou débito.

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A contratação, Instalação, implantação, treinamento e operacionalização do sistema de

Emissão de Cupom Fiscal, não são de responsabilidade da empresa contábil, a

participação desta, se restringe tão somente quanto a orientação fiscal da operação.

2.2.2.1 – Penalidades

O contribuinte que adquirir ou vender mercadoria sem documento fiscal, ou com

documento fiscal falso, inidôneo, ou que se refira a uma operação fictícia, que falsificar,

adulterar, extraviar ou inutilizar livro ou documento fiscal, estará sujeito ao pagamento

do ICMS devido, acrescido de multa de 40% (quarenta por cento) do valor da

operação/prestação, apurado ou arbitrado pelo fisco.

O contribuinte que emitir com falta de indicação exigida pelo RICMS/MG ou emiti-lo com

indicações insuficientes ou incorretas, bem como imprimir ou mandar imprimir

documento fiscal em desacordo com a autorização da repartição competente, estará

sujeito ao pagamento das multas, por documento, conforme legislação vigente do

RICMS/MG.

2.2.3 – Extravio de documento fiscal

O extravio de documentos fiscais (blocos, jogos soltos, ou formulários contínuos)

emitidos ou não pelo contribuinte, bem como de livros fiscais devem ser comunicados ao

órgão competente por meio de formulário específico.

2.2.4 – Outras obrigações

2.2.4.1 – SINTEGRA

Os contribuintes que emitem documentos fiscais por meio de processamento eletrônico

de dados estarão obrigados a entrega do arquivo SINTEGRA – Sistema Integrado de

Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.

24

O arquivo eletrônico, SINTEGRA, entregue mensalmente pela empresa à Secretaria de

Estado de Fazenda - SEF, pelo próprio equipamento que emiti o ECF. Visa ao controles

informatizados de todas as operações de entradas e saídos realizadas pelos contribuintes

de ICMS. O arquivo eletrônico permite ao fisco controlaras informações declaradas pela

empresa, seus clientes e fornecedores.

2.2.4.2 – TEF/CC

Os estabelecimentos que optarem pela utilização de vendas por meio de cartão de

crédito/débito deverá solicitar ao SETOR FISCAL que providencie o TEF/CC – comunicação

de Opção de usuário ECF - Autorização pra empresa administradora de Cartão de Crédito

ou Débito.

Este procedimento consiste em autorizar a administradora de cartão a fornecer à SEF a

relação mensal das vendas do estabelecimento efetuadas através de cartão. A venda com

cartões de crédito não autorizados pela SEF acarretará multa para o contribuinte além de

apreensão do equipamento não autorizado e obriga o contribuinte (quando não usuário)

ao uso do ECF.

3– Obrigações Municipais

3.1- Inscrição

A prefeitura é responsável pela emissão da Ficha de Inscrição Municipal (FIC) pela

liberação do Alvará de Localização e Funcionamento e pelo Alvará Sanitário. Cada

município tem sua legislação própria quanto à alíquota do ISSQN – Imposto Sobre

Serviços de Qualquer Natureza e retenções, porém devem obedecer à Lei Complementar

116/2003 (federal) e à lista de serviços.

25

3.2- Modalidade de Tributação

3.2.1- Empresa Profissionais Liberais

O ISSQN será apurado por meio de valor fixo, definido pelo município, a ser pago

multiplicando-se este valor pelo número de profissionais que trabalham na

empresa.Prevalece apenas para empresas com atividades que dependem de habilitação

profissional e obedeçam a legislação vigente.

3.2.2- Empresa tributada com Base no Faturamento

O ISSQN será apurado mediante aplicação da alíquota sobre o faturamento mensal. As

alíquotas são determinadas pela legislação para cada tipo de serviço, conforme Lei

Complementar 116/2003.

3.3 - Obrigatoriedade da Emissão de Notas Fiscais

As empresas prestadoras de serviços estão obrigadas à emissão de notas fiscais de

serviços. As notas fiscais devem ser emitidas conforme modelo abaixo com as devidas

retenções, quando for o caso, inclusive de impostos e contribuições federais. No

município de Mateus Leme,

Juatuba, Pará de Minas, Igarapé e outros, só poderá ser emitida Nota Fiscal de Serviços

Eletrônicas –NFS-e, conforme legislação vigente.

3.4- Destaque do canhoto do documento fiscal

A identificação e assinatura do contratante do serviço no canhoto da nota fiscal são

imprescindíveis, para qualquer tipo de reivindicação que se fizer necessário. O canhoto

deve ser arquivado com a via fixa do talonário, formulário contínuo ou jogos soltos. No

caso da NF-e junto com uma cópia do DANFE emitido.

26

3.5-Hipótese de retenção de impostos na Nota Fiscal de Serviços

Os serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de

valores e locação de mão-de-obra, assessoria creditícia, mercadológica, gestão de

crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como a

remuneração de serviços profissionais (advogado, contador, etc) com valores superiores

a R$ 5.000,00 (cinco mil reais) deverá indicar e reter na fonte a CSLL (contribuição social

sobre o lucro), COFINS e PIS, no momento do pagamento da Nota Fiscal ou duplicata

correspondente.

O percentual a ser retido na nota fiscal será de 4,65% do valor do serviço prestado, na

razão de:

Imposto Percentual

CSSL 1,00%s

COFINS 3,00%

PIS 0,65%

O recolhimento do valor retido deverá ser feito até o último dia útil da quinzena seguinte

ao pagamento do serviço, por meio de DARF observando-se o seguinte:

1) Quando a retenção for de 4,65%, ou seja, as três contribuições forem retidas, o

recolhimento será de forma global, utilizando-se o código 5952.

2) Caso a empresa prestadora do serviço seja isenta ou possua sentença judicial

transitada em julgado, suspendendo a exigibilidade de alguns dos tributos em questão,

deverão ser retidos e recolhidos individualmente aqueles não alcançados pela isenção ou

pela sentença, utilizando-se os códigos abaixo:

27

Imposto Código

CSSL 5987

COFINS 5960

PIS 5979

Essa retenção deve ser observada, sem prejuízo das demais já previstas na legislação, o

IRRF 1,5%, observando-se a retenção mínima no valor de R$ 10,00 (dez reais); o ISSQN

observando a legislação específica de cada município; e INSS o percentual de 11,00%

(onze por cento), ressalvando se o serviço for executado pelo próprio sócio e o valor

faturado no mês anterior, for inferior a 2 (duas) vezes o teto máximo de contribuição

definido em lei. Essa dispensa de retenção deverá ser constatada, mediante solicitação

de uma declaração, própria, do prestador de serviços, mensalmente no ato da

apresentação da Nota Fiscal de Serviços.

A não observação destas retenções, poderá acarretar na obrigatoriedade da empresa

ter que recolher, aos cofres públicos, os valores não retidos, acrescidos de juros e

multas, conforme legislação vigente.

3.6-Taxas e Licenças específicas

3.6.1 – TFLF – Taxa de Fiscalização, Localização e Funcionamento

Devida anualmente. O valor será cobrado de acordo com a área utilizada pela

empresa e tabela estabelecida por Lei municipal. O seu vencimento é geralmente até 31

do mês de Março, de cada ano. Após quitada esta taxa, a prefeitura emitirá o Alvará de

Localização e Funcionamento com validade até 31 de dezembro do ano corrente.

28

Os documentos necessários para solicitar o alvará são cópia dos documentos:

CNPJ, contrato social ou declaração de empresário ou estatuto, contrato de locação do

imóvel ou escritura, cópia da guia de IPTU, do ano anterior, quitada, cópia dos

documentos pessoais dos sócios (CPF e Carteira de Identidade) e comprovante de

endereço.

3.6.2 – TFS – Taxa de Fiscalização Sanitária

Devida anualmente pelas empresas sujeitas a fiscalização sanitária, em alguns

municípios, este valor estará incluso a TFLF.

3.6.3 – Licenças Específicas

Dependendo do ramo de atividade da empresa, esta precisará de licenças específicas,

para que a prefeitura libere o alvará de funcionamento, como: Licença Ambiental, Licença

do IEF, Licença do IBAMA e outras. Estas licenças deverão ser providenciadas junto aos

órgãos próprios, por meio de profissionais específicos, ficando a empresa contábil isenta

de tais providências.

3.6.4 - Obrigações a serem Cumpridas

. elaborar e transmitir Declaração Eletrônica de Serviços, para alguns municípios, (arquivo

eletrônico com informações dos serviços prestados e tomados que deve ser entregue

mensalmente.

. Todos os campos da nota fiscal de serviços devem ser preenchidos corretamente e de

forma legível, os dados serão utilizados para preenchimento da declaração.

. Não transmitir o arquivo, transmitir em atraso ou transmitir com dados incorretos,

acarretará multa prevista na legislação.

29

. recolher mensalmente o imposto ISSQN, no caso das empresas enquadradas no Simples

Nacional, este imposto já está junto com os demais impostos federais.

. escriturar o livro de Entrada de Serviços, Registro Utilização de Documentos Ficais e

Termo de Ocorrência e Registro de Serviços Prestados, em alguns municípios estes livros

são dispensados.

4 – Relação de Documentos e Obrigações a serem Cumpridas Mensalmente, pela

Empresa no Âmbito Fiscal

. realizar todas as operações (compra, venda e prestação de serviços) através de notas

fiscais, sem exceção. Cupom fiscal não serão aceitos, neste caso, solicitar a empresa que

emita Nota Fiscal modelo 1 ou eletrônica para acobertar os cupons fiscais.

. solicitar o envio do arquivo XML das notas fiscais eletrônicas, emitidas pelos seus

fornecedores e enviar cópia, dos mesmos, para a empresa contábil;

. Emitir documentos fiscais, de forma correta, clara e sem rasuras, preferencialmente,

notas fiscais eletrônicas e cupons fiscais.

. enviar, à empresa contábil, todas as notas fiscais e entrada (compras e serviços

tomados) e saídas (emitidas pela empresa), destacando, se são a vista ou a prazo, cupons

fiscais, e cópia dos arquivos XMLs das notas emitidas;

. enviar à empresa contábil, o arquivo SINTEGRA, gerado pelos emissores de notas fiscais

eletrônicas;

. enviar todas as guias de impostos, quitadas, no mês.

. fazer o livro caixa, diariamente, e enviá-lo à empresa contábil, juntamente com os

documentos fiscais e contábeis, até o dia 05 do mês seguinte.

Em caso de dúvidas, quanto ao preenchimento e procedimentos a serem

tomados, procurar orientações junto ao departamento fiscal da empresa contábil.

30

Capítulo IV – Orientações Trabalhistas e Previdenciárias

1 - Introdução

O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais

requer especial atenção, seja pela peculiar condição entre a empresa e seus empregados

ou pela exigibilidade de prazos para execução das muitas rotinas envolvidas, aliados às

severas multas quando de sua não observância.

Outro aspecto importante são as várias legislações que norteiam a matéria. Além da

própria CLT e de vários outros Regulamentos específicos, sempre deverá ser verificada a

Convenção Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela

empresa. Isso, porque, na maioria das vezes, são assegurados direitos e vantagens, que

podem variar de uma para outra categoria de trabalhadores.

As considerações aqui expressas não esgotam o assunto. Sempre que surgirem dúvidas,

entre em contato com o nosso Departamento de Pessoal, responsável pelas tarefas

pertinentes às obrigações trabalhistas e previdenciárias.

2. Admissão de Empregados

2.1- Anotações da CTPS

A legislação estabelece que o empregador deverá efetuar o registro do

empregado na data de sua admissão, tendo até 48 horas para devolver a carteira de

trabalho com as devidas anotações. Sempre que possível, a admissão ou demissão de

empregados deverá ser feita até o dia 25 de cada mês, para evitar transtornos no

processamento da folha de pagamento.

31

2.2 – Documentos para Admissão

. Formulário de solicitação de Admissão, devidamente preenchido, com dos dados

legíveis do empregado a ser admitido;

. CTPS – Carteira de Trabalho e da Previdência Social;

. Exame Médico Admissional, emitido pelo Médico do Trabalho;

. Uma foto 3x4 atualizada;

. Cópia da Carteira de Identidade;

. Cópia do CPF;

. Cópia do Titulo de Eleitor;

. comprovante de endereço, atualizado;

. Cópia do Cartão do PIS/PASEP;

. Cópia do Certificado Alistamento Militar;

. Cópia Certidão de Casamento, se for o caso;

. Cópia de Certidão dos filhos menores de 14 anos, se for o caso;

. Cópia do Cartão de Vacina dos filhos;

Na ficha de admissão deverão constar dados dos empregados, tais como: nome,

endereço completo, estado civil, função, salário, linha de ônibus e valores de vales-

transporte utilizados, dia e horário de trabalho, e data de admissão.

2.3 – Contrato de Experiência

O Contrato de Experiência é uma modalidade do contrato por prazo

determinado, cuja finalidade é a de verificar se o empregado tem aptidão para exercer a

função para a qual foi contratado. Da mesma forma, o empregado, na vigência do

referido contrato, verificará se adapta à estrutura hierárquica dos empregadores, bem

como às condições de trabalho a que está subordinado.

32

. Conforme determina o artigo 445, parágrafo único da CLT, o contrato de

experiência não poderá exceder a 90 dias.

O artigo 451 da CLT determina que o contrato de experiência só poderá sofrer

uma única prorrogação, sob pena de ser considerado contrato por prazo indeterminado.

O mais comum é efetuar a contratação por quarenta e cinco dias, renovando o

período de experiência por mais quarenta e cinco dias.

Entretanto, se não houver interesse na continuidade do empregado, o contrato

de experiência não pode superar a data limite, sob pena de ser considerado um contrato

por prazo indeterminado, acarretando o aumento de custos na rescisão do contrato de

trabalho. Neste caso, a empresa deverá acompanhar, de perto, o prazo limite, para, se

for o caso, dispensar o empregado até o último dia do contrato de experiência.

Ressalvando que, se o último dia for domingo, feriado ou dia de folga do empregado,

este deverá ser dispensado no dia anterior.

3. – Contrato de prorrogação de horas

Acordo realizado para o pagamento de horas extras na prorrogação da jornada de

trabalho. As horas extras são aquelas que ultrapassam a jornada normal fixada por lei,

convenção coletiva de trabalho, sentença normativa ou contrato individual de trabalho. O

acordo de prorrogação de horas tem por objetivo o ajuste por escrito da vontade entre

empregado e empregador em legalizar a prorrogação da jornada de trabalho, não

podendo exceder a 2 (duas) horas e nem ultrapassar o limite máximo de 10 horas diárias

de trabalho.

Pode ser feito por acordo individual escrito, acordo ou convenção coletiva. Se o acordo

for individual, observar se não há norma coletiva ao contrário.

Não podem fazer acordo de prorrogação de horas> aprendiz, telefonista, ascensorista e

empregados a tempo parcial.

33

4. - Contrato de Compensação de Horas

O acordo de compensação de jornada de trabalho deve ser firmado sempre que houver

aumento na jornada de alguns dias, com a supressão ou diminuição de horas em outros,

fazendo com que essas horas não configurem como horas extras. Geralmente essa

compensação tem como objetivo a diminuição ou a supressão de sábado ou de dias

pontes que antecedem ou sucedem a feriados.

Para ser válido esse acordo de compensação, devem-se observar algumas regras:

. deve ser ajustado por acordo individual escrito, acordo ou convenção coletiva.

. acordo individual é válido, caso não haja norma coletiva em sentido contrário;

.as horas suplementares não podem exceder a 2 (duas) horas da duração normal da

jornada de trabalho e não podem ultrapassar 10 (dez) horas diárias, respeitando sempre

as 44 horas semanais.

. para as atividades insalubres é necessário inspeção prévia da autoridade competente

em matéria de higiene do trabalho.

Observação:

Não podem fazer acordo de compensação: aprendiz, telefonista, ascensorista.

5. Solicitação de Opção de Vale-Transporte

O Vale-Transporte constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para

utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Entende-se como deslocamento a soma dos segmentos componentes da viagem do

beneficiário, por um ou mais meios de transporte, entre sua residência e o local de

trabalho.

A empresa deverá requerer do empregado o preenchimento da solicitação Vale-

Transporte, o qual deverá informar por escrito.

34

. endereço residencial, com cópia de comprovante da residência;

. os meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e

vice-versa;

. o número de vezes utilizados no dia para o deslocamento

residência/trabalho/residência.

Observação:

O empregado deverá fornecer à empresa declaração negativa quanto não exercer a

opção deste benefício (termo de solicitação de desistência).

Não é permitido, por lei, o empregador repassar o Vale-Transporte, em forma de

dinheiro, somente em vales ou cartão.

O empregador deverá manter um controle de aquisição e distribuição, individualmente,

das movimentações dos Vales-Transporte.

6. Trabalho Noturno

O trabalho entre as 22 (vinte e duas) horas de um dia e às 05 (cinco) horas do dia

seguinte é considerado trabalho noturno, para as atividades urbanas. A hora noturno é

computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna é remunerada com adicional

mínimo de 20% sobre a hora normal.

7. Trabalho aos Domingos

O trabalho aos domingos e feriados, exceto algumas atividades específicas, requer

autorização prévia das Delegacias Regionais do Trabalho, observando o previsto nas

convenções coletivas de cada categoria. A remuneração das horas trabalhadas aos

domingos deverá obedecer à legislação vigente e à convenção coletiva de trabalho da

categoria.

35

8. Horas extras

A jornada poderá ser aumentada em até 02 (duas) horas por dia, mediante acordo

escrito, individualmente ou coletivo. Neste caso, a remuneração mínima das horas extras

é 50% superior à da hora normal. Contudo, muitas convenções coletivas do trabalho tem

fixado percentuais superiores, fato este, deverá ser observado a convenção coletiva de

trabalho da sua categoria.

9. Banco de Horas

É o acordo para compensação de horas excedentes à jornada de trabalho normal, que

permite á empresa adequar a jornada de trabalho dos empregados às suas necessidades

de produção e demanda de serviços. Para aderir ao sistema é necessário acordo ou

convenção coletiva firmado com o sindicato dos empregados, podendo participar todos

os trabalhadores independente da sua forma de contratação.

Nesse sistema, as horas extras não serão remuneradas, se compensadas no período

previsto no acordo ou convenção. A compensação se dará com folgas correspondentes

ou redução da jornada de trabalho até a compensação integral das horas excedentes.

Na hipótese de rescisão do contrato de trabalho, sem que tenha havido a compensação

integral da jornada extraordinária, o trabalhador fará jus ao recebimento das horas extras

não compensadas, calculadas sobre o valor da remuneração, na data da rescisão.

10. Controle de Ponto

As empresas com mais de 10 (dez) empregados deverão manter controles de freqüência

por meio de cartões, livros ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e

saída dos funcionários. Inclusive o intervalo para almoço e descanso. Deverá ainda conter

pré-assinalado o horário de almoço e portar a assinatura do empregado. Lembramos que

36

há convenções coletivas de trabalho que exigem a anotação de ponto para qualquer

número de empregados, o que, aliás, é o procedimento mais recomendável.

Este ponto deverá ser fechado do dia 26 do mês até o dia 25 do mês seguinte e enviado

à empresa contábil, até o dia 26 de cada mês. Caso não seja enviado, o Departamento

Pessoal irá considerar o mês sem alterações e fechará a folha, não considerando as

faltas, horas

extras e outros eventos que por ventura tenham ocorrido. Deixando estes eventos para

serem lançados no mês seguinte.

Os eventos ocorridos entre os dias 26 e 30 do mês serão computados para o mês

seguinte.

11. Intervalo para Repouso e Alimentação

Sempre que a jornada de trabalho for superior a 06 horas contínuas, deverá ser

concedido um intervalo mínimo de 1 hora para repouso e alimentação. Esse intervalo não

é computado na duração do trabalho e não deverá ser superior a 02 horas, exceto se

houver acordo escrito que traga a previsão dessa possibilidade.

Nas jornadas superiores a 04 horas e inferiores a 06 horas, deverá ser concedido um

intervalo mínimo de 15 minutos. Há ainda, situações especiais de intervalo, como o caso

de digitadores e de atividades insalubres.

12. Intervalo entre Jornada

O intervalo entre uma jornada de trabalho e outra, deverá se de no mínimo 11 (onze)

horas. A não observância deste horário pode acarretar indenização para o empregado e

multas perante o Ministério do Trabalho.

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13. Pagamento de Salários

A periodicidade do pagamento de salário não pode ser superior a um mês

(mensalmente), devendo ser efetuado até o 5º (quinto) dia útil do mês seguinte ao

vencimento, incluindo na contagem, o sábado como dia útil.

14. Adiantamento Salarial

As convenções coletivas podem determinar a concessão de adiantamento

salarial, que normalmente é de 40% do salário contratual, pagos até o dia 20 de cada

mês.

15. Itens que Integram os Salários

Além do valor fixo estipulado, deverão ser consideradas para efeito de remuneração

também as comissões. Percentagens, gratificações, diárias para viagens, quando

excedentes a 50% do salário do empregado e abonos.

16. Garantias

A lei estabelece a impossibilidade de redução salarial. Da mesma forma, não pode

haver desigualdade de salários entre funcionários com até dois anos na mesma função,

que realizem trabalho com igual produtividade e perfeição técnica, na mesma localidade.

Bem como a garantia de empregos, previstos em lei e convenções coletivas de trabalho.

Para se ter salários diferentes é necessário que a empresa tenha um Plano de Cargos e

Salários definido e divulgado entre os funcionários. Este Plano de Cargos e Salários tem

que ser elaborado por um especialista em Recursos Humanos.

18. Vale Transporte

O benefício do vale-transporte consiste na antecipação de parte do custeio das

despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. É

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custeado pelo empregados na parcela que exceder a 6,0% do salário do empregado. Sua

aquisição deve ser comprovada por meio de recibo emitido pelas empresas autorizadas à

comercialização de vale-transporte. Bem como a empresa deverá manter em seus

arquivos os comprovantes de entrega dos vale-transporte para os funcionários mediante

recibo de entrega. É vedado o repasse do benefício em dinheiro.

19. Férias

19.1 – Normais

A cada período de 12 (doze) meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30(trinta)

dias de férias, sem prejuízo de sua remuneração. A constituição de 1988 assegura o

pagamento de 1/3(um terço) a mais do que o salário normal, a título de férias. Além

disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 (um terço) de suas férias em abono

pecuniário. Havendo redução do período de gozo, sempre que o funcionário tiver mais de

cinco faltas injustificadas durante o período aquisitivo.

A época da concessão das férias ficará a escolha do empregador. Contudo, se

vencido dois períodos de aquisição, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro

período em dobro. Por isto aconselhamos manter um controle das férias para não correr

o risco de indenizações desnecessárias.

Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos

de idade, as férias poderão ser concedidas em dois períodos, um dos quais não poderá

ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, terá

direito a férias coincidentes com as férias escolares.

39

19.2 – Coletivas

Poderá ser concedidas férias coletivas a todos os empregados, de um setor ou de

um estabelecimento especifico da empresa. Neste caso, deverá ser feita uma

comunicação com, no mínimo, 15 dias de antecedência ao Ministério do Trabalho e aos

Sindicatos que representem os empregados, além da afixação de avisos nos locais de

trabalho.

19.3 – Comunicação e Anotação na CTPS (Carteira de Trabalho)

As férias deverão ser comunicadas, por escrito, ao empregado com antecedência

mínima de 30 (trinta) dias e anotada na CTPS.

19.4 Pagamento

O pagamento das férias deverá ser efetuado até 02 (dois) dias antes do início do

respectivo período, antes da saída de férias.

20 - 13º Salário

20.1 Normais Gerais

A todo trabalhador é assegurado o pagamento de uma gratificação a título de

décimo terceiro salário, podendo ser pago em duas parcelas: a primeira até 30 de

novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro. Para esse efeito, são considerados

como mês completo as frações iguais ou superiores a 15 (quinze) dias.

20.1.1 – Cálculo

A base de cálculo da remuneração é a devida no mês de dezembro do ano em curso

ou a do mês do acerto rescisório, se ocorrido antes desta data e deverá ser considerado o

valor bruto sem dedução ou adiantamento.

Ao contrário do cálculo feito para férias proporcionais, o Décimo Terceiro Salário é

devido por mês trabalhado, ou fração do mês igual ou superior a 15 (quinze) dias. Dessa

40

maneira, se o empregado trabalhou, por exemplo, de 1º de janeiro a 14 de março, terá

direito a 2/12 (dois doze avos) de 13º proporcional, pelo fato da fração do mês de março

não ter sido igual ou superior a 15 dias. Dessa forma, o cálculo é feito mês a mês,

observando sempre a fração igual ou superior a 15 dias.

20.2 Antecipação por ocasião da concessão de férias

A primeira parcela do décimo terceiro salário poderá ser paga por ocasião da

concessão das férias, sempre que o empregado assim o solicitar até 31 de janeiro.

21 – Outras vantagens e benefícios

Os benefícios e vantagens que forem concedidos aos empregados por liberalidade

da empresa, determinação de acordo individual ou convenção coletiva não poderão ser

suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supressão.

Os exemplos mais usuais de benefícios e vantagens adicionais são:

. Vale - refeição;

. Vale - Alimentação;

. Cesta Básica; e

. Assistência Médica

22 – Rescisão do Contrato de Trabalho

22.1 Aviso Prévio

Aviso prévio é a comunicação da rescisão do contrato de trabalho por uma das

partes, empregador ou empregado, que decide extingui-lo com a antecedência que

estiver obrigada por força de lei. O aviso prévio poder ser Trabalhado, onde o empregado

irá trabalhar durante o aviso ou Indenizado, onde o empregado não trabalhará. Durante

41

o aviso prévio, caso a rescisão tenha sido promovida pelo empregador, o horário de

trabalho do empregado será reduzido em duas horas diárias, podendo a redução ser

convertida em ausências de sete dias corridos. Se a rescisão for promovida pelo

empregado e o mesmo não cumprir o aviso prévio, o empregador poderá descontar o

valor correspondente ao período do aviso.

22.2- O prazo para o pagamento

Aviso Prévio Trabalhado: Primeiro dia útil após o termino do aviso.

Aviso Prévio Indenizado: Décimo dia, contado a partir da data da dispensa.

22.3 – Homologação

Para os empregados com mais de um ano de serviço na empresa é obrigatório

homologar o termo de rescisão do contrato de trabalho no sindicato da categoria

profissional do trabalhador ou no Ministério Público ou Juiz de Paz.

22.4 Cuidados especiais na dispensa

Se a rescisão de contrato for realizada nos trinta dias que antecedem a data-base da

categoria, deverá ser paga uma indenização adicional correspondente ao valor de um

mês de salário dói empregado. Faz-se necessária a consulta da Convenção Coletiva

visando a resguardar os direitos especiais assegurados, tais como Estabilidades

(funcionários em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de serviço,

gestantes, etc). Aconselhamos terem em mãos cópia da Convenção Coletiva da Categoria

Profissional de seu estabelecimento, para fins de acompanhamento e cumprimentos das

obrigações, ali, determinadas.

22.5 – Prazo para solicitação de Rescisões

42

Para procedermos a confecção da Rescisão, dentro das determinações legais, se

torna necessário a solicitação da rescisão, ao escritório de contabilidade, com

antecedência mínima de 15 (quinze) dias. Para que possamos solicitar Saldo de FGTS

para fins Rescisórios, gerar a multa rescisória e os documentos necessários.

A solicitação deverá ser formalizada através de formulário próprio, em anexo,

assinado pelo representante da empresa juntamente com os documentos solicitados no

formulário.

23 Obrigações legais e transitórias

23.1 Livros Obrigatórios – Mantidos no Estabelecimento

23.1.1 - 0 Livro Registro de Empregados

O Livro Registro de Empregados é obrigatório para todas as pessoas jurídicas

(empresas) e equiparadas que possuam ou já possuíram empregados, podendo, a critério

da pessoa jurídica, ser substituídos por fichas, nos termos estabelecidos pela

Consolidação das Leis Trabalhistas. Deverá ser apresentado à fiscalização, sempre que

solicitado.

Este livro deverá permanecer no estabelecimento e ser enviado à contabilidade,

sempre que houver alguma movimentação de empregados, seja admissão, demissão,

férias ou afastamentos, para as devidas atualizações.

23.1.2 – Livro Registro de Inspeção

O Livro Registro de Inspeção é obrigatório para todas as pessoas jurídicas

(empresas) e equiparadas, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis

Trabalhistas. Deverá ser ficar no estabelecimento e apresentado à fiscalização, sempre

que solicitado.

43

23.2 – Quadro de Horário de Trabalho

O Quadro de Horário de Trabalho é a relação dos empregados registrados com o

respectivo horário de trabalho, que deverá estar afixado em local visível e acessível no

estabelecimento, para fins de consultas e fiscalização.

23.3 – Convenção Coletiva do Trabalho

A Convenção Coletiva do Trabalho é o registro do acordo realizado entre os

Sindicatos da Empresas que representa a sua categoria (de acordo com a sua atividade) e

os Sindicatos dos Trabalhadores que representam a categoria dos empregados (de

acordo com sua atividade) que dispõe as obrigações e direitos das empresas e

empregadores. É convencionada e assinada anualmente, na data base da categoria

profissional e deverá ser mantida uma cópia no estabelecimento para fins de consulta,

pelos empregados, e apresentada quando solicitada pela fiscalização.

A disponibilização é através dos sindicatos e poderá ser solicitada quando

necessário diretamente, pelas empresas.

23.4 –Registro de Ponto

As empresas que tenham mais de 10 empregados, está obrigada a manter em

seu estabelecimento processo de registro de entrada e saída de empregados, pré-

assinalando os horários de entrada e saída, e os intervalos de almoço e descansos. Para

empresas abaixo de 10 empregados, apesar de não ser obrigatório, sugerimos a adoção

deste controle para fins de evitar reclamações trabalhistas futuramente.

23.4 – Orientações Básicas para correta Aplicação da Legislação do Trabalho

Seguir as orientações básicas exigidas pelo Ministério do Trabalho conforme

anexo DP.001, evitando assim, penalidades quando da fiscalização. A implementação das

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orientações e normas, são de responsabilidade das empresas, que podem contar com

assessoria especializada de Técnicos em Segurança do Trabalho.

23.5- PCMSO – Norma Regulamentadora 7 (Ministério do Trabalho)

Todos os empregadores e instituições que admitam empregados são obrigados a

elaborar e implementar o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

– visando à promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores. São

parâmetros mínimos e diretrizes gerais a serem observados, que podem ser ampliados

mediante negociação coletiva de trabalho.

23.6 – PPRA – Norma Regulamentadora 9 (Ministério do Trabalho)

Todos os empregadores e instituições que admitam empregados são obrigados a elaborar

e implementar o PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais. O PPRA visa à

preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, por meio da antecipação,

reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais

existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a

proteção do meio ambiente e dos recursos naturais.

23.7 - EPI – Equipamento de Proteção Individual

Definido pela legislação como Equipamento de Proteção Individual (EPI) todo

meio ou dispositivo de uso pessoal destinado a proteger a integridade física do

trabalhador durante a atividade de trabalho. A função do EPI é neutralizar ou atenuar um

possível agente agressivo contra o corpo do trabalhador que o usa. A necessidade destes

equipamentos e a forma de utilização, são definidos pelo PPRA e PCMSO, com orientação

de um técnico em segurança no trabalho, ou empresas credenciadas. É através do PPRA e

45

PCMSO que são estipulados se o empregado deverá receber insalubridade ou

periculosidade em seu contra-cheque.

23.8 CIPA –

As empresas privadas e públicas e os órgãos governamentais que possuam

empregados regidos pela CLT – ficam obrigados a organizar e manter em funcionamento,

por estabelecimento, uma Comissão de prevenção de Acidentes – CIPA.

A relação da classificação correspondente à necessidade de ter CIPA e número

de integrantes, de acordo com a atividade, grau de risco e o número de empregados, está

prevista na Norma Regulamentadora nº 5.

24 – Previdência Social

24.1 – Inscrição dos Sócios ou diretores na Previdência Social

São seguradas obrigatórias da previdência social, na qualidade de contribuintes

individuais, as seguintes pessoas físicas: diretor não empregado e o membro de conselho

de administração na sociedade anônima; todos os sócios, nas sociedades em nome

coletivo e de capital e indústria; o sócio gerente e o sócio cotista que recebam

remuneração decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade

limitada, urbana ou rural. Sendo obrigatório o recolhimento de INSS no percentual de

11% sobre a retirada pró-labore mensal.

25 – Serviços de Terceiros

Pessoas físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomas nas

Prefeituras Municipais e no INSS e deve apresentar RPA – Recibo de Pagamento

Autônomos, nota fiscal de serviços ou recibos.

46

Procedimentos na contratação e pagamento de autônomos:

. Comprovar inscrição na Prefeitura;

. comprovar inscrição na Previdência Social – INSS;

. comprovar inscrição no Cadastro Pessoas Físicas – CPF;

. efetuar o pagamento mediante RPA;

. efetuar as retenções previstas em Lei;

. enviar RPA para a contabilidade no mês do efetivo pagamento, até a data de

processamento da folha de pagamento (até o dia 25 de cada mês);

Os procedimentos e informações acima são de suma importância para o

cumprimento das obrigações previstas em Lei, podendo gerar notificações e multas

elevadas.

Na contratação de autônomos deve-se observar a legislação trabalhista, para

não caracterizar vinculo empregatício e ações trabalhistas futuras.

25.2 – Pessoas Jurídicas (empresas)

A empresa que contratar serviços de outra pessoa jurídica deve observar os

seguintes procedimentos:

. providenciar contrato de prestação de serviços, por escrito, estabelecendo

todas as condições básicas, a fim de assegurar os direitos e obrigações das

partes;

. providenciar pagamento mediante nota fiscal de serviços ou documento

contábil hábil;

. verificar se a prestação de serviços está sujeita às retenções estabelecidas em

Lei (IRRF, PIS, COFINS, CSSL, ISSQN e INSS) e proceder as retenções e

47

recolhimentos quando for o caso. Em caso de dúvida enviar os documentos

(notas fiscais ou outros documentos) para a contabilidade antes de realizar os

pagamentos para averiguações e cálculos, se necessários. A não realização

destas retenções, acarretará no pagamento, por parte da empresa contratante,

dos valores que deveriam ser retidos e não foram.

Capítulo V – ORIENTAÇÕES GERENCIAIS

1 – Introdução

O objetivo deste capítulo é trazer para nossos clientes pontos de relevância nos

planos estratégico, tático e operacional sobre os quais deve se concentrar a atenção do

empresário.

As atividades empresariais envolvem recursos e, portanto, devem ser conduzidas

para a obtenção de lucro. As atividades do departamento financeiro têm como base de

estudo e análise dados retirados do Balanço Patrimonial, mas principalmente do fluxo de

caixa da empresa, uma vez que, a partir daí, é que se percebe a quantia real de seu

disponível circulante (saldo em dinheiro) para financiamentos e novas atividades.

Por isso é relevante ter controle atualizado de todos os fatos ocorridos na

empresa, e contabilizados, proporcionando assim, uma exatidão nos dados, que serão a

base para tomada de decisões na empresa.

2. No Estratégico

2.1 – Planejamento

Planejamento é a forma administrativa que possibilita perceber a realidade,

avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e

reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina.

48

É importante que o planejamento seja estendido como um processo cíclico e prático das

determinações do plano, o que lhe garante continuidade, havendo uma constante

realimentação de situações, propostas, resultados e soluções, conferindo-lhe, assim,

dinamismo, interatividade, para processo contínuo de tomada de decisões.

O planejamento estratégico é o processo que instrumentaliza a resposta que a

organização precisa apresentar ao seu ambiente diante de um contexto de mudanças.

Este,requer a formulação de objetivos, levando-se em conta as condições internas e

externas da empresa e sua evolução esperadas, buscando atingir seus objetivos.

Além do compromisso de conquistar e reter clientes satisfeitos, as organizações

bem sucedidas devem estar sempre prontas a se adaptar a mercados em contínua

mudança. O planejamento estratégico orientado ao mercado cumpre exatamente essa

função, e, para tanto, é necessário responder a questionamentos, pois busca manter uma

flexibilidade viável de seus objetivos, habilidades e recursos enquanto mantém um

compromisso com o lucro, o crescimento e sua missão organizacional.

O estabelecimento de um planejamento estratégico de marketing envolve cinco

atividades e para descrevê-lo é necessário responder:

. qual a missão da Empresa?;

. qual é o negócio da Empresa?;

. quais são os clientes da Empresa?;

. o que o cliente valoriza?;

. qual o ambiente da Empresa?;

. a Empresa identifica suas oportunidades, suas forças e suas franquezas?;

. como a Empresa avalia seus clientes internos “os empregados”?;

. a Empresa utiliza as inovações tecnológicas como ferramenta para

desenvolvimento de seu negócio?

49

3. Analisar tendências

De acordo com a análise da situação, avaliar as perspectivas da empresa a

curto(até um ano), médio (até cinco anos) e longo prazo (até dez anos). Discutir metas e

objetivos e definir como a empresa fará para alcança-los.

Assim, poderão ser desenvolvidos diferenciais competitivos e antecipar-se às

situações desfavoráveis do mercado. Dentro do processo de análise, destacam-se a

análise dos ambientes externo e interno à empresa.

4. Ambiente externo

É preciso entender o que está acontecendo no mercado, analisando a

concorrência atual, a possibilidade de surgirem novos concorrentes e produtos que

venham a substituir os da empresa. Vislumbrar oportunidades que possam proporcionar

uma vantagem competitiva e potenciais ameaças, fatores sobre os quais a empresa pode

não ter controle e que podem gerar impactos negativos no volume de negócios. Variáveis

econômicas, cambiais e da política fiscal, tributária e variações das taxas de juros podem

impactar a liquidez da empresa e aumentar o risco de inadimplência dos clientes.

5 – Ambiente Interno

Identificar as forças de seu negócio. Os pontos fortes da equipe. Diferenciais

competitivos. Fortalecer o trabalho em equipe.

Identificar os pontos fracos e atacá-los (eliminá-los). Rever seu planejamento

tático e operacional.

A missão da empresa descreve o que ela é, as suas metas são as formas de

conduzi-la em direção à sua visão.

50

Metas são resultados abrangentes com os quais a empresa assume um

compromisso definitivo. Para atingi-las, a empresa deve estar disposta a comprometer os

recursos em dinheiro e pessoas. As metas definidas para a empresa devem ditar as

opções de negócio, orientando o processo decisório em toda a organização, além de criar

um elo indissolúvel entre as ações da empresa e sua missão.

Os objetivos são declarações específicas que se relacionam diretamente a uma

determinada meta; fornecem detalhes de quando e do que deve ser feito. Geralmente

são associadas a número e datas.

Os objetivos dever ser:

. Específicos;

. Mensuráveis;

.Tangíveis;

. Relevantes; e

. Temporais.

Resumindo:

Metas são resultados mais abrangentes que a empresa assume o compromisso

de alcançar;

Objetivos são as etapas necessárias para se alcançar as metas.

6. Gerência Participativa

É baseada em esforços gerenciais de desenvolvimento da equipe, notadamente

com relação aos potenciais, habilidades e competências que as pessoas possuem e que

têm condições de serem utilizadas para o alcance mais consistente e rápido de

51

resultados.. O fundamento da Gerência Participativa é singelo: não existe gerente nota 10

com equipe nota 5.

Os efeitos que uma boa equipe têm sobre os resultados e sobre a própria

efetividade da liderança são: motivação, qualidade de ações; diminuição de custos, ganho

de tempo, eficiência, ganho de qualidade no relacionamento com clientes e colegas de

trabalho, maiores margens de lucro, entre outros.

Importância/benefícios da Gerência Participativa:

. faz com que os membros da equipe se sitam comprometidos com os resultados a

serem alcançados pela empresa;

.faz com que os empregados sintam-se envolvidos com os processos, fazendo

parte deles.

. permite que os funcionários conheçam os processos a serem desenvolvidos e a

contribuição que devem dar:

. promove motivação na equipe;

. cria um ambiente de trabalho saudável;

. é indispensável que todas as pessoas tenham, exatamente, a mesma idéia do que

a empresa pretende e de qual é a sua missão, com enfoque no futuro.

7. Trabalho em equipe

Estratégia de administração de administração concebida para melhorar a

efetividade do trabalho e elevar grau de satisfação do trabalhador.

Pontos fortes do trabalhador em equipe:

. maior geração de idéias;

. comprometimento com as decisões tomadas;

. melhor aproveitamento das potencialidades individuais;

52

. melhor possibilidade de êxito na implantação de ações complexas;

. melhora o fluxo das informações;

. redução dos níveis de ansiedade e estresse;

. maior probabilidade de evitar erros;

. simplificação de supervisão.

8. Fatores que interferem no desenvolvimento de equipe

. falta de comprometimento e perfil adequado de participantes;

. estabelecer metas e objetivos inadequados;

. liderança despreparada ou sem perfil para a tarefa;

. supervisão inadequada ou inexistente.

9. Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ótima ferramenta para auxiliar o administrador nas

tomadas de decisões. É por meio desse “mapa” que os custos fixos e variáveis ficam

evidentes, permitindo-se um controle efetivo sobre questões empresariais. Para elaborar

o fluxo de caixa é necessária uma visão geral de todas as funções da empresa, como:

pagamentos, recebimentos, compras de matéria prima, compra de materiais secundários,

salários, impostos, contribuições e outros, por que é necessário prever o que se poderá

gastar no futuro, dependendo do que se consome hoje.

Um bom controle de fluxo de caixa possibilita prever a falta ou sobra de recursos

em um determinado período. Ele permite:

. avaliar se as vendas presentes serão suficientes para cobrir os desembolsos

futuros já identificados;

53

.calcular o momento ideal para reposição de estoque ou material de consumo,

considerando os prazos de pagamento e as disponibilidades;

. verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar

preços;

.saber se é ou não possível conceder prazos de pagamentos aos clientes;

.saber se é ou não possível comprar à vista dos fornecedores, para aproveitar

alguma promoção;

.ter certeza da necessidade ou não de obter um empréstimo de capital de giro;

.antecipar as decisões sobre como lidar com sobras ou faltas de caixa;

. saber se é possível fazer investimentos ou não.

10. Administração de contas a pagar

Qualquer política de crédito está apoiada em três elementos básicos:

. condições de crédito., prazos concedidos, descontos oferecidos;

.exigências para concessão de crédito;

.limites de crédito, mínimos e máximos.

11. Administração de estoque

Administrar estoque é evitar o excesso ou insuficiência de abastecimento ou

extravio de insumos ou mercadorias. O excesso de estoques representa maiores custos

para a empresa, não só operacional (mercadorias) como financeiros (capital investido

parado). Por outro lado, a insuficiência representa paralisações no processo produtivo,

queda de produtividade, perda de vendas e má impressão dos clientes.

Por isto, se mantiver um estoque médio, baseado nas vendas dos últimos doze

meses, estará reduzindo a necessidade de capital, sendo este apropriado em outras

54

necessidades da empresa, bem como garantindo que não faltará matéria prima e

mercadorias para produção e\ou vendas.

12. Capital de giro

É o conjunto de valores necessários para a empresa fazer seus negócios

acontecerem. São os recursos utilizados pra financiar as operações da empresa, em

decorrência das atividades operacionais: comprar, produzir, manutenção das despesas

fixas e vender.

Para determinar a necessidade de capital de giro da empresa deve-se conhecer o

ciclo econômico e financeiro do negócio. O ciclo econômico começa com a compra de

materiais primar (industrias) ou de mercadorias para revenda (comércio), tempo de

estocagem, terminando com as vendas dos produtos/mercadorias ou serviços.

O ciclo financeiro começa com o pagamento dos fornecedores, despesas,

salários, impostos, contador, retirada pró-labore e outros encargos e termina com o

recebimento das vendas.

Veja um exemplo: Imagine que a empresa ‘’xx Ltda”, compra de mercadoria para

revenda, uma média de R$ 10.000,00 por mês, têm uma folha de pagamento, incluindo a

retirada pró-labore de R$ 3.000,00 e despesas com impostos, contador, água, energia

elétrica, telefone e outras despesas no valor de R$ 1.500,00. E vende em média R$ 700,00

por dia. Desta forma, ele necessitaria de um capital de giro de aproximadamente R$

7.500,00. Pois se iniciar o mês com este valor disponível no caixa, com o recebimento da

primeira quinzena, pagaria todos os seus compromissos do mês inteiro. No decorrer da

segunda quinzena, recuperaria o capital de giro e sobraria liquido no caixa o lucro da

empresa, para ser destinado de acordo com as metas e objetivos pré-definidos.

55

Adotando o fluxo de caixa, esta situação de necessidade de capital de giro se

torna mais visível e fácil de acompanhar, mostrando diariamente para o empresário a sua

situação econômica/financeira.

12.1- Fatores que reduzem o Capital de Giro:

. compras à vista:

. retiradas em excesso (pelo empresário);

. distribuição de lucros (sem a devida atenção ao fluxo de caixa);

. imobilizações (compras de bens e imóveis);

. estoques elevados;

. prazo de venda muito longo;

. prazo de recebimento estendido;

. ineficiência do sistema de cobrança.

12.2 – Fatores que elevam o Capital de Giro:

. Vendas à vista;

. redução de estoque (conservando a média necessária)

. cautela na retirada pró-labore

. retenção de lucros;

. redução do ciclo produtivo;

. aumento do prazo de compras;

. sistema de cobrança eficiente;

. planejamento nos gastos e investimentos.

56

13 No Operacional (dia-a-dia)

13.1 Livro caixa

É indispensável que se confeccionem o livro caixa, diariamente. Neste livro será

lançado os recebimentos do dia, através das notas fiscais, cupons, recibos emitidos e

outros documentos contabilmente válidos; os pagamentos realizados através de boletos

bancários, depósitos bancários, RPAs, quitação em notas fiscais com o carimbo

“recebemos” assinado por quem recebeu, detalhando as ocorrências por documentos ( a

que se refere o recebimento ou pagamento). Esta ferramenta vai auxiliar, o empresário,

no controle diário do fluxo de dinheiro que entrou e saiu, de sua empresa e trará

transparência perante a fiscalização, evitando assim, possíveis notificações e multas.

13.2 Organização de Documentos

É de suma importância manter os documentos organizados de forma

cronológica, de acordo com os lançamentos anotados no livro caixa e na conta bancária,

pois para a fiscalização a falta do livro caixa e de alguns documentos poderá ser indício de

sonegação, passível de notificação e multas.

13.3 – Documentos a serem enviados, mensalmente, para a contabilidade.

O empresário deverá providenciar a organização e o envio dos documentos

mensalmente, até o dia 05 (cinco) do mês seguinte, à contabilidade para que se possa

processar os documentos, gerar as guias de impostos e a contabilização. A contabilidade

tem datas para gerar informações mensais e enviar à fiscalização, se estas datas não

forem respeitadas, a empresa estará sujeita a notificações e multas conforme legislação

vigente.

Por isto se torna imprescindível a observação dos prazos e dos documentos a

serem enviados conforme abaixo:

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. notas fiscais de compras, vendas e serviços, cupons fiscais, recebidos/emitidos

no mês, inclusive as aquisições de bens e imóveis, para uso e consumo;

. guias de contribuições trabalhistas, sindical, confederativas e assistenciais,

quitadas no mês;

. guias de impostos e contribuições pagas como: IPTU, Alvarás, Licenças

específicas etc;

. comprovante de pagamento da GPS (Guia da Previdência Social);

. comprovante de pagamento do FGTS (Fundo de garantia por Tempo de

Serviços);

. comprovante de recibos de salários, férias, rescisões, 13º salário, devidamente

assinados e datados;

. comprovante de pagamento do ISS, PIS, COFINS, CSSL, ICMS (DAE), Imposto de

renda ou do Simples Nacional(DAS);

. comprovante de pagamento de RPA (autônomos);

. comprovante de retenção de Imposto de renda na fonte ou contribuições

federais;

. copia do recibo de pagamento dos honorários contábeis;

. recibos de alugueis;

. extratos bancários: conta corrente, aplicações financeiras e cartões de crédito

(de todas as contas existentes em nome da empresa);

. duplicatas e boletos de cobranças, se houver;

. contratos de empréstimos, financiamentos, aluguéis, etc.;

. duplicatas de fornecedores;

. contrato de descontos de cheques e duplicatas, se houver;

58

. demais documentos relacionados com a empresa, tais como: contas de água,

luz, telefone, internet, correios, fretes, condomínio, vale-transporte, seguros,

cesta básica, despesas médicas, despesas com reformas e manutenção, etc..;

. Quando houver empréstimo para a empresa por parte dos sócios ou de terceiros,

esta operação deverá ser efetivada por meio de CONTRATO DE MÚTUO, com

firma reconhecida em cartório. Além das cláusulas habituais, deverá ter cláusula

que determine os encargos e juros sobre o empréstimo. O contrato deverá ser

assinado pelo administrador e pela outra parte, com assinatura de duas

testemunhas.

Observações:

1) Para a fiscalização não é proibido o pagamento de despesas em nome dos

sócios pela empresa. Desta forma, não pode haver pagamentos, emissão de

cheques sem a devida documentação (notas fiscais, recibos, em nome da

empresa) legal. Caso isto ocorra, a empresa está propensa a notificação e

multas elevadas.

2) O não envio da documentação no prazo e nas condições, acima mencionado,

desobriga a contabilidade de possíveis notificações e multas, com a perda de

datas, restrições de Certidões Negativas, desconsideração da escrita contábil e

de registro de livros fiscais, junto aos órgãos competentes.

13.4 – Protocolo

É imprescindível que se protocolem, detalhadamente, os documentos que a

empresa enviar a seus clientes, fornecedores, contabilidade, entre outros. Modelo de

protocolo está nos anexos.

59

14 - Documentos que devem ficar afixados em local visível

. Alvará de Localização e Funcionamento;

. Alvará Sanitário;

. Cartão de CNPJ;

. FIC – Ficha de Inscrição Cadastral da Prefeitura;

. Quadro de Horário de trabalho atualizado;

. Quadro de Horário de trabalho de menores, atualizado;

. Escala de Revezamento de serviços para folgas, atualizado, se houver;

. Placa de tamanho padrão com os dizeres “ EMPRESA OPTANTE PELO SIMPLES

NACIONAL e OBRIGATORIEDADE DE EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS;

. Cartaz de disponibilização do Código de Defesa do Consumidor para consultas;

. Cartaz com os telefones do PROCON, SUNAB;

. Licenças específicas de acordo com a atividade (Ambientais etc..).

15 . Atendimento à fiscalização

Em caso de fiscalização ou recebimento de qualquer notificação, entre em

contato com a contabilidade para dirimir possíveis dúvidas e para tomar as providências

em tempo hábil. Em caso de licenças específicas, entrar em contato com o profissional

capacitado.

Solicite ao agente sua identificação funcional. A ação fiscal inicia após a lavratura

do Auto de Inicio de Ação Fiscal, documento este lavrado pelo fisco e entregue ao

contribuinte.

O fiscal deverá ser recebido por uma pessoa da empresa que conheça todos os

setores, atividades, registros e arquivos. O atendimento não precisa ser necessariamente

60

pelo sócio, diretor ou administrador, sendo aconselhável que este acompanhe todo o

processo de fiscalização.

O contribuinte deve facilitar o trabalho da fiscalização, pois está obrigado a

apresentar os livros e documentos que forem solicitados, sob pena do agravamento de

multas e penalidades. Toda a documentação que for entregue ao fiscal para ser

examinada fora da empresa ou do escritório contábil, deverá ser protocolizada,

resguardando a empresa de possíveis extravios.

16- Lista dos principais documentos que devem ficar separados em pastas, para que

sejam apresentados à fiscalização

. cópia do contrato social e alterações contratuais;

. cópia do contrato de aluguel;

. comprovante de inscrição no CNPJ;

. comprovante de inscrição estadual;

. comprovante de Inscrição no Cadastro Municipal

. FIC;

. cópia do Alvará de Localização e Funcionamento;

. cópia da carteira de identidade e CPF dos sócios;

. cópia do Alvará Sanitário;

. projeto de incêndio aprovado pelo Corpo de Bombeiros.

17 Distribuição de Lucros

A empresa que mantém escrita contábil regular poderá distribuir, aos sócios, os

lucros sem a incidência de imposto de renda na fonte. Essa prerrogativa, amparada em

61

lei, está condicionada a não existir débitos, não garantidos, com a União e suas

autarquias, inclusive Institutos de Previdência Social.

18 –DIRPF - Imposto de Renda Pessoa Física

As principais situações que obrigam as pessoas à entrega da DIRPF, são:

. receber rendimentos tributáveis sujeito ao ajuste anual na declaração, cuja soma

foi superior ao limite estabelecido pela tabela do imposto de renda, tais como:

rendimentos do trabalho assalariado, não assalariado, proventos de

aposentadoria, pensões, aluguéis, atividade rural;

. receber rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na

fonte, cuja soma foi superior a R$ 40.000,00;

. participar do quadro societário da empresa, inclusive inativa, como titular, sócio

ou acionista, ou de cooperativa;

. tiver posse ou a propriedade de bens ou direitos, inclusive terra nua, cujo valor

total é superior ao limite estabelecido no RIR.

. passar à condição de residente no Brasil;

. realizar em qualquer mês do ano-calendário: alienação de bens ou direitos em

que foi apurado ganho de capital, sujeitando à incidência do imposto, operações

em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas;

. ter retido algum valor a título de imposto de renda retido na fonte.

O contribuinte obrigado à entrega da Declaração do IR deverá fazê-lo dentro dos

prazos legais, caso contrário ficará sujeito a uma multa de até 20% do valor do imposto

devido.

62

Para a realização da declaração do IR, o contribuinte deverá separar e guardar

todos os documentos referentes a:

. pagamento de médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas e outros

profissionais da área médica;

. pagamentos de clinicas, hospitais e laboratórios;

. pagamentos de planos de saúde;

. comprovantes de dependentes;

. pagamentos de escolas regulares;

. comprovantes de renda anual.

Para fins complementares, documentos de bens, direitos e obrigações assumidas

no decorrer do ano.

CAPITULO VI - MODELOS DE DOCUMENTOS, TABELAS, ANEXOS

1. MODELOS DE DOCUMENTOS

1.1 Aviso Prévio Empregador

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AVISO PRÉVIO EMPREGADOR - INDENIZADO Ao Empregado_____________________________________________

CTPS nº _____________ Série ____________

Prezado senhor

Vimos através desta comunicar-lhe que não é mais do nosso interesse os seus serviços a

partir desta data.

Salientamos que deverá comparecer no dia _____/_____/______, às ___:___ horas para a quitação

de suas verbas rescisórias.

Exame Médico Demissional marcado para _____/____/_____ às ____:____

no endereço: ________________________________________________, nº__________,

Bairro: ____________________________ cidade: _________________________.

Atenciosamente,

_________________________________________________

Assinatura

Empresa: _____________________________________________________________

Ciente, em ___/___/___

________________________________________

Assinatura Empregado

64

AVISO PRÉVIO EMPREGADOR - TRABALHADO

Ao Empregado_____________________________________________

CTPS nº _____________ Série ____________

Prezado senhor

Vimos através desta comunicar-lhe que não é mais do nosso interesse os seus serviços a

partir de _____/_____/______.

Jornada de trabalho durante o Aviso Prévio: ( ) sair 02 horas antecipadas

( ) folgar 07 dias corridos no final do aviso.

Salientamos que deverá comparecer no dia _____/_____/______, às ___:___ horas para a quitação

de suas verbas rescisórias.

Exame Médico Demissional marcado para _____/____/_____ às ____:____

no endereço: ________________________________________________, nº__________,

Bairro: ____________________________ cidade: _________________________.

Atenciosamente,

_________________________________________________

Assinatura

Empresa: _____________________________________________________________

Ciente, em ___/___/___

_______________________________________

Assinatura Empregado

65

1.2 – Aviso Prévio Empregado

AVISO PRÉVIO EMPREGADO

A EMPRESA: _________________________________________________

Prezado senhores

Venho através desta comunicar-lhe que não é mais de meu interesse

continuar a prestar serviços para esta empresa a partir desta data, por motivos

particulares.

Atenciosamente,

Local______________________,____ de _______________ de _______

_______________________________________

Assinatura

Nome:___________________________________________________

66

1.2 – Solicitação de Admissão

SOLICITAÇÃO DE ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

À PASSOS CONTABILIDADE Saulo Antonio dos Passos Prezados senhores, Favor providenciar a admissão do funcionário abaixo, mediante dos dados a seguir: EMPRESA: ___________________________________________________________________________ EMPREGADO: __________________________________________________________________________ DATA ADMINISSÃO _____/______/______ CARGO/FUNÇÃO:___________________________SALÁRIO:____________ HORÁRIO DE TRABALHO: _____ a _____ e de _______ a ________ FOLGA: ___________ SETOR: _________________ SEÇÃO: ___________________ DEPTO: ____________

ESCOLARIDADE: _______________________________________________________ ENDEREÇO: ________________________________________________________________

VALE TRANSPORTE: (S/N) (__) SE SIM:TARIFRA R$ ________ LINHA:______ QUAT.:_____ ESTADO CIVIL: ______________________________________________________________

DOCUMENTOS: ( ) CARTEIRA DE TRABALHO ( ) 01 FOTO 3X4 ( ) CÓPIA DA CARTEIRA DE IDENTIDADE ( ) CÓPIA DO CPF ( ) COPIA CARTÃO DO PIS ( ) COPIA TITULO DE ELEITOR ( ) CÓPIA DO CERTIFICADO DE RESERVISTA ( ) CÓPIA DO COMPROVANTE DE ENDEREÇO ( ) COPIA CERTIDÃO CASAMENTO (SE FOR O CASO) ( ) CÓPIA CERTIDÃO NASCIMEN TO DOS FILHOS ( SE FOR O CASO) ( ) CÓPIA CARTÃO DE VACINA DOS FILHOS (SE FOR O CASO)

Mateus Leme, _______ de ____________________ de ___________________.

______________________________________________________________________

Assinatura

67

1.4 – Solicitação de Demissão

SOLICITAÇÃO DE DEMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

À PASSOS CONTABILIDADE Saulo Antonio dos Passos Prezados senhores, Favor providenciar a demissão do funcionário abaixo, mediante dos dados a seguir: EMPRESA: _________________________________________________________________ EMPREGADO: _______________________________________________________________ DATA DEMI SSÃO _____/______/______ CARGO/FUNÇÃO:_____________________ AVISO PRÉVIO INDENIZADO? (S/N) : ____ DATA DO AVISO PRÉVIO: ___/____/ ____ HORÁRIO AV PREVIDO TRABALHADO: de _____ as ______ e de _______ as ________ Salientamos que estamos enviando os documentos abaixo, junto com esta solicitação: _________ LIVRO REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS _________ CARTEIRA DE TRABALHO DO FUNCIONÁRIO _________ EXAME MÉDICO DEMISSIONAL (EMITIDO MÉDICO CREDENCIADO PELO MTE)

_________ AVISO PREVIO ASSINADO. _________ TODOS OS DOCUMENTOS REFERENTES AO EMPRGADO QUE ESTIVER NA

EMPRESA ( CONTRACHEQUES, ATESTADOS, AVISO DE FÉRIAS, GUIAS DE FGTS E INSS E OUTROS).

Atenciosamente, Mateus Leme, ________ de __________________________ de ________.

______________________________________________________________.

Assinatura

68

1.5 – Solicitação de Férias

SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

À PASSOS CONTABILIDADE Saulo Antonio dos Passos Prezados senhores, Favor providenciar As férias do funcionário abaixo, mediante dos dados a seguir: EMPRESA: _________________________________________________________________ EMPREGADO: _______________________________________________________________ DATA DEMI SSÃO _____/______/______ CARGO/FUNÇÃO:_____________________ FÉRIAS NO PERÍODO ___/____/ ____ A _____/_____/______ PERÍODO AQUISITIVO: ___/____/ ____ A _____/_____/______ ABONO PECUNIÁRIO ( )NAO ( ) SIM de ____/____/_____ a ______/ ______/_____ Salientamos que estamos enviando os documentos abaixo, junto com esta solicitação: _________ LIVRO REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS _________ CARTEIRA DE TRABALHO DO FUNCIONÁRIO Atenciosamente, Mateus Leme, ________ de __________________________ de ________.

______________________________________________________________.

Assinatura

69

2 - TABELAS

2.1 – Tabela Prazo Guarda de Documentos

Documentos fiscais (Notas Fiscais,

conhecimentos de transportes)

05 anos

Recibos, boletos e documentos

contábeis

02 anos

Recibo Pagamento Empregados,

Recibos de Férias,

Rescisões, e

Contrato de Trabalho de Empregados

30 anos

Livros fiscais Indeterminado

2.2 – Tabela Imposto de Renda

TABELA DO IRF 2014 - VIGÊNCIA A PARTIR DE 01.01.2014

Medida Provisória 528/2011 convertida na Lei 12.469/2011

Base de Cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a Deduzir

do IR (R$)

Até 1.787,77 - -

De 1.787,78 até 2.679,29 7,5 134,08

De 2.679,30 até 3.572,43 15 335,03

De 3.572,44 até 4.463,81 22,5 602,96

Acima de 4.463,81 27,5 826,15

70

2.3 – Tabela Contribuição Previdenciária

TABELA DE CONTRIBUIÇÃO INSS DOS SEGURADOS

EMPREGADO, EMPREGADO DOMÉSTICO E

TRABALHADOR AVULSO

VIGENTE A PARTIR DE 01.01.2014 - Portaria Interministerial MPS/MF 19/2014

SALÁRIO-DE-CONTRIBUIÇÃO

(R$)

ALÍQUOTA PARA

FINS DE

RECOLHIMENTO AO

INSS

até 1.317,07 8%

de 1.317,08 até 2.195,12 9%

de 2.195,13 até 4.390,24 11%

71

2.4 Tabela de Obrigações e Prazos - Agenda

Agenda de Compromissos

Setor Tributário

ICMS (Comércio e Transportes) _ DAE Dia 09 do mês seguinte

ICMS (Industria) – DAE Dia 09 do mês seguinte

ICMS (Subst. Tributária) – DAE Dia 09 do mês seguinte

ICMS (DIf. Alíquota) – DAE Dia 09 do mês seguinte

IRRF – Imp Renda Retido Fonte – DARF Ultimo dia da dezena seguinte

Simples Nacional – DAS Dia 20 do mês subsequente se

Sábado/Domingo ou feriado) prorrogar

IRPJ – Imposto Renda Empresa –

Trimestral - DARF

Último dia útil do mês subseqüente ao

trimestre

PIS – Mensal – DARF Dia 25 do mês subsequente

COFINS – Mensal - DARF Dia 25 do mês subsequente

CSSL – Trimestral - DARF Último dia útil do mês subseqüente ao

trimestre

IPI – Mensal – DARF Dia 25 do mês subsequente

ISS –Imposto s/Serviços Último dia útil do mês subsequente

Taxa de Incêndio 31 de Maio

Taxa Alvará Municipal 31 de Março

72

Setor Departamento Pessoal

Salários – Contra Cheque Até do 5º dia Útil

Honorários Contábeis Até o dia 10 (se Sábado/Domingo ou

feriado) antecipar

INSS - Cont. Previdenciária - GPS Até dia 20 (se Sábado/Domingo ou

feriado) antecipar

FGTS – Fundo Garantia - GRF Até dia 7 (se Sábado/Domingo ou feriado)

antecipar

FGTS – Fundo Garantia Multa - GRRF No 1º dia útil após termino Aviso Prévio

INSS – Autônomo – GPS Carnê Até dia 15 (se Sábado/Domingo ou

feriado) antecipar

Fechamento Ponto – Cartões Ponto Dia 25 de Cada Mês

Contribuição Sindical – Empregados Dia 10 do mês subsequente ao desconto

Contribuição Sindical – Empresa Dia 31 de Janeiro

Aviso Prévio – Indenizado - Rescisão No 10º dia contado da data de notificação

da demissão

Aviso Prévio – Trabalhado – Rescisão No 1º dia útil após termino Aviso Prévio

Férias - + 1/3 – Aviso 30 dias antes do inicio

Férias - + 1/3 – Pagamento 02 dias úteis antes do inicio

13º Salário – 1ª Parcela Dia 30 de Novembro

13º Salário – 2ª Parcela Dia 20 de Dezembro

73

Prazos na Contabilidade

CND – Federal Prazo de 10 dias úteis

CND – Estadual Prazo de 10 dias úteis

CND – Municipal Prazo de 10 dias úteis

CND – FGTS Prazo de 10 dias úteis

CND – INSS Prazo 15 dias úteis

Recalculo de Guias - Impostos 02 dias úteis (cobrança a parte)

Recalculo de Guias – FGTS - INSS 03 dias úteis (cobrança a parte)

Solicitar Rescisão – Contabilidade -

Formulário

Até 15 dias antes do desligamento do

empregado

Solicitar Admissão – Contabilidade –

Formulário

Até 02 dias antes do início do serviço

Preenchimento Formulário para

Cadastro Bancos

Ver tabela de preços (cobrança a parte)

Faturamento Contábil – 12 últimos

meses

Prazo 02 dias Úteis

Registro de Empresas – Contrato Aproximadamente 30 dias

Alteração de Empresas – Contrato Aproximadamente 30 dias

Baixa de Empresa - Aproximadamente 60 dias

Balanço Patrimonial Após 31 de Março

74

3 – ANEXO

CHECK LIST DE DOCUMENTOS PARA CONTABILIDADE

DOCUMENTOS Nº OK

Livro Caixa

N.Fiscais compras, vendas e serviços, cupons

Guias Contribuições trabalhistas, sindical, confederativas e

assistenciais, quitadas no mês

Guias de Impostos e contribuições pagas como: IPTU, Alvarás,

Licenças específicas etc

Comprovante Pgto da GPS (Guia Previdência Social); e Pgto FGTS

(F. Garantia Tempo Serviços);

Comprov. de Recibos de Salários, Férias, Rescisões, 13º salário,

devidamente assinados e datados;

Comprov. Pgto do ISS, PIS, COFINS, CSSL, ICMS (DAE), Imp de

renda ou do Simples Nacional(DAS);

Comprovante de pagamento de RPA (autônomos);

Comprov Retenção Imposto de renda na fonte ou contribuições

federais;

Copia Recibo Pagamento dos Honorários Contábeis;

Recibos de Alugueis;

Extratos Bancários: Conta Corrente, Cartões de Crédito

Duplicatas e Boletos de Cobranças,

Contratos: Empréstimos, Financiamentos, Aluguéis

Duplicatas de Fornecedores;

Contrato Descontos Cheques, Duplicatas, se houver;

Contas: Água, Luz, Telefone, Internet, Correios, Fretes,

Condomínio, Vale-transp, Seguros, Cesta básica, Desp médicas, e

com reformas e manutenção, etc.

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