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Desenvolvido por Votorantim Cimentos |Suprimentos
Novembro /2018
MANUAL DO
FORNECEDOR
2
Sumário A Área de Suprimentos .................................................................................................................... 5
Nosso processo de Compras ........................................................................................................... 6
Compra Direta ................................................................................................................................. 6
O que compramos ........................................................................................................................... 6
Como compramos ........................................................................................................................... 7
Seja Nosso Fornecedor .................................................................................................................... 9
Documentação .............................................................................................................................. 10
Termo de Condições Gerais ................................................................................................. 10
Código de Conduta .............................................................................................................. 10
Política de Meio Ambiente – Regras Verdes ....................................................................... 10
Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para Contratadas .............. 10
Tutorial: SAP Ariba SIPM ............................................................................................................................. 11
Homologação de fornecedores ..................................................................................................... 12
Pré-Cadastro .................................................................................................................................. 12
Complemento do cadastro ............................................................................................................ 22
Atualização do Cadastro ................................................................................................................ 30
Administração da Conta ................................................................................................................ 33
Tutorial: SAP Ariba Sourcing ....................................................................................................................... 37
Negociação de Contratos ............................................................................................................... 38
Respondendo a uma solicitação de cotação ................................................................................. 44
Tutorial: SAP Ariba Network ...................................................................................................................... 48
Negociação de compras spot ........................................................................................................ 49
Acompanhamento Pedido de Compra .......................................................................................... 56
Confirmação do Pedido ................................................................................................................. 61
Folha de Registro de Serviços ........................................................................................................ 66
Entrega e Faturamento .................................................................................................................. 70
Materiais ..................................................................................................................................................... 70
Transporte e Entrega ..................................................................................................................... 71
Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio ............................ 71
Recibos ........................................................................................................................................... 74
Serviços ....................................................................................................................................................... 75
Envio da Nota Fiscal de Serviços .................................................................................................... 75
3
Resposta da Nota Fiscal .............................................................................................................................. 79
Pagamento ..................................................................................................................................... 81
Acompanhe sua nota ..................................................................................................................... 81
Atendimento Financeiro ............................................................................................................................. 82
Dúvidas Frequentes .................................................................................................................................... 84
4
Introdução
5
A Área de Suprimentos
É responsável pelo planejamento e aquisição de materiais, insumos e serviços necessários para a Votorantim
Cimentos. Além da condução do processo de compras, realiza a gestão do estoque das Unidades desde o
recebimento do material, seu armazenamento e entrega para as áreas requisitantes. Também realiza o processo
de transporte de cargas dos itens adquiridos para as plantas otimizando os fretes e seus custos.
Para o desenvolvimento de suas atividades, busca construir uma relação forte e duradoura com seus parceiros,
seguindo a nossa Política de Compras e nosso Código de Conduta.
Estrutura:
Compradores corporativos
Gestores de
Categorias
Negociação de contratos corporativos que
atendem futuras Requisições de Compras
(RCs)
Administração
de Compras
Negociação e emissão de pedidos para
compras spot de materiais e serviços que não
possuem contrato negociado
Compradores regionais
Negociação de contratos regionais e
de compras spot (pontual) de serviços
Planejamento (MRP)
Planejamento das compras e criação das requisições de
compras (RCs) para atender as demandas das unidades
Follow up
Acompanhamento dos pedidos: do aceite
do fornecedor até a entrega do material
Paradas
Acompanhamento dos pedidos para paradas de fábrica: do
aceite do fornecedor até a entrega do material
6
Nosso processo de Compras:
É iniciado com a Requisição de Compra (RC), que pode ser criada pelo Planejamento ou pelo Requisitante da
unidade Votorantim Cimentos. Confira abaixo as etapas seguintes:
Compra Direta:
Para Pedidos de Compra (PC) abaixo de R$ 5 mil para serviços e R$ 3 mil para materiais (Cimentos) a negociação e
emissão do PC são realizadas diretamente pela área requisitante, sem a participação da área de Suprimentos.
Para esta modalidade, a nota fiscal deve ser gerada pelo fornecedor antes da criação do pedido de compra pelo
solicitante, sendo o prazo de envio até o dia 26 do mês da sua emissão.
O que compramos:
Serviços
Manutenção industrial, limpeza administrativa e fabril, serviços de vigilância e portaria, coleta de resíduos, locação
de equipamentos, transportes em geral, jardinagem, mineração, marketing, entre outros.
Materiais
Refratários, correias transportadoras, mangas filtrantes, britadores, rolamentos, MRO em geral, EPI´s, fundidos sob
desenho, entre outros.
Insumos
Cria requisição de compras
Realiza a negociação da compra e Cria o pedido
Confirma o pedido Cria folha de serviços Envia nota fiscal
Recebe o material e faz a entrada física (somente para materiais)
Valida a nota fiscal
Realiza seu lançamento
Programa e realiza o pagamento da nota fiscal
Recebe o
material
Faz a entrada
física (somente
para materiais)
Valida a nota fiscal Realiza seu lançamento
Programa e realiza o pagamento da nota fiscal
7
Embalagens, coque, diesel, areia, brita, aditivos, entre outros.
Como compramos:
A Votorantim Cimentos transaciona os processos de compras através do Portal SAP Ariba e seus módulos:
8
Seja nosso fornecedor
9
Seja Nosso Fornecedor
Para ser nosso parceiro é necessário passar pelo processo de homologação.
Desta forma, garantimos que estamos trabalhando com empresas que seguem os mesmos valores que os nossos,
que cumprem a legislação e estão em dia com as suas documentações.
O Processo de Homologação
O processo de homologação é realizado através do portal SAP Ariba SIPM e possui duas etapas:
Conhecer melhor os fornecedores, entender as suas características e a capacidade de cada um.
Permite que o nosso time saiba quais empresas têm interesse em fornecer cada tipo de insumo,
material ou serviço, aumentando o seu potencial em obter sucesso em nossos processos de cotações.
Importante: Apenas fornecedores cadastrados no Portal Ariba (SIPM) poderão ter parceria comercial com a
Votorantim Cimentos.
Confira, a seguir, o passo a passo para pré-cadastro no Portal Ariba:
1. Acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register
2. Incluir as informações sobre a empresa
3. Incluir Informações sobre a conta do usuário
4. Após o registro, uma mensagem de confirmação de usuário será enviada ao e-mail indicado
5. Entrar no link constante no e-mail para efetuar o preenchimento dos dados cadastrais da empresa e
questionário de perfil.
Neste momento o perfil de fornecedor foi criado e estará disponível para consulta dos compradores das
empresas Votorantim.
Assista ao video
10
Havendo interesse da Votorantim em seguir com o processo de homologação do fornecedor, será
enviado um e-mail solicitando o complemento da documentação.
Confira, a seguir, o passo a passo para o complemento de cadastro no Portal Ariba:
1. Acessar o link enviado para o e-mail cadastrado no Portal Ariba
2. Digitar usuário e senha cadastrados anteriormente
3. O sistema direcionará para o preenchimento da pesquisa de Compliance
Atenção! O sistema indicará o tempo restante para resposta do questionário
4. Em seguida, incluir os documentos/informações solicitadas
5. Após a finalização do processo, a área de Homologação da Votorantim Cimentos realizará a análise dos
documentos e enviará por e-mail o resultado final
Documentação
Antes de se tornar parceiro da Votorantim Cimentos, é importante que você leia os documentos a seguir e esteja
de acordo com todos os itens estabelecidos.
Termo de Condições Gerais
Código de Conduta
Política de Meio Ambiente – Regras Verdes
Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para Contratadas
Assista ao video
11
Tutorial Portal SAP Ariba SIPM
12
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de pré-cadastro e
complemento de cadastro no Portal Ariba.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site da
Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!
Pré-Cadastro:
Entrar no endereço http://votorantim.supplier.ariba.com/register
Ao acessar o link será necessário o preenchimento das informações sobre a empresa:
Na sequência, preencher os dados de usuário e clicar em Registrar:
Assista ao video
13
Após o registro, uma mensagem de confirmação de usuário será enviada ao e-mail indicado.
Clicar em Ativar Conta Ariba:
O sistema direcionará para o Portal Ariba.
Inserir o usuário e senha criados:
14
Será necessário o preenchimento do questionário de perfil.
Clicar em “Preencha as informações do perfil solicitado”:
Abrirá um pop-up com a série de dados cadastrais para preenchimento.
Selecionar a região e empresas da Votorantim para quais você deseja fornecer:
15
Indicar a Natureza Jurídica da empresa:
Preencher os dados Cadastrais do Fornecedor como Razão Social, CNPJ, entre outros:
16
Preencher o endereço da empresa:
17
Informar a pessoa de contato e o telefone da empresa:
Informar o contato comercial:
18
Preencher os dados bancários vinculados ao CNPJ:
Informar os Principais Clientes:
19
Abrirá um pop-up com uma série de dados cadastrais para preenchimento.
Será necessário o preenchimento dos seus respectivos CNAEs. Tanto o principal quanto os secundários:
Para identificar os seus CNAEs, basta acessar o site da Receita Federal, informar o seu CNPJ e clicar em
Consultar:
Em posse dessas informações, você poderá continuar o preenchimento do pré-cadastro.
CNAE principal
CNAEs secundários
20
Preencher o CNAE principal e secundário de acordo com o cartão de CNPJ obtido na Receita Federal:
Para facilitar o preenchimento, a estrutura de CNAE segue por range de numeração de acordo com o
agrupamento do IBGE, por exemplo, ao selecionar os CNAEs iniciados em 01 a 03, abrirá somente as opções
disponíveis para essa faixa de numeração.
Selecionar suas Categorias de Fornecimento e clicar em Enviar:
21
O seu perfil de fornecedor foi criado e está disponível para consulta dos compradores das empresas
Votorantim:
Outras informações de propriedade Ariba podem ser preenchidas para maximizar e potencializar suas
vendas às empresas Votorantim e também outras empresas que utilizam o SAP Ariba.
Essas informações encontram-se disponíveis nas pastas:
22
Complemento do Cadastro
Havendo o interesse da Votorantim em seguir com o processo de homologação, serão solicitados documentos e
informações complementares aos fornecedores convidados, os quais deverão ser respondidos e enviados para
análise.
Você receberá o convite para participar do processo de homologação via e-mail, basta acessar ao link:
Inserir seu usuário e senha:
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O sistema direcionará para o preenchimento da pesquisa de Compliance.
O relógio, no canto superior direito, indica o tempo restante para resposta do questionário:
Após o preenchimento, clicar em Enviar resposta completa:
24
Clicar em OK para enviar a resposta:
O status indicará se a sua resposta foi enviada:
Até o encerramento da pesquisa sua resposta pode ser revisada a qualquer momento. Basta clicar em
Reenviar Resposta.
25
Voltar para a página inicial para anexar a documentação complementar.
Clicar em Digitar agora para preencher os dados adicionais e anexar a documentação complementar:
Arrastar a barra de rolagem até o fim para identificar a documentação necessária.
Clicar anexar arquivo para armazenar o documento:
26
Ao abrir a tela de adicionar anexo, clique em Escolher arquivo:
Com o arquivo anexo, clique em OK:
O arquivo foi anexo com sucesso.
Se necessário, você poderá substituir/atualizar o arquivo ou eliminá-lo:
Você poderá anexar outros documentos ou então, incluir comentários sobre a documentação.
Basta clicar no ícone ao lado:
27
Abrirá a tela para inserção do anexo e/ou comentário. Clique em OK para finalizar:
28
Você deverá preencher a data de vencimento da documentação inserida:
Após o preenchimento dos dados adicionais e anexada a documentação complementar, clicar em Enviar:
29
Perfil atualizado com sucesso:
Clique em fechar o perfil
Salve as alterações realizadas:
Perfil atualizado com êxito!
Clicar em fechar para voltar a tela inicial.
30
A Votorantim fica, desde já, resguardada do direito de realizar diligências com o intuito de certificar a
veracidade e integralidade das informações e/ou comprovar a capacidade legal, técnica, econômica e
financeira da empresa.
Atualização do Cadastro
A qualquer momento você poderá acessar suas informações e anexar documentações atualizadas.
O sistema efetuará o Monitoramento contínuo e automático da validade dos documentos e enviará notificações
aos fornecedores informando sobre a expiração da data de vigência dos documentos.
O fornecedor deverá acessar a Ferramenta e atualizar a documentação atualizada sempre que notificado.
Basta ir em Exibir campos solicitados pelo cliente:
Abrir o questionário:
31
Atualizar suas informações/documentações e clicar em Enviar:
Perfil atualizado com sucesso:
32
Clique em fechar o perfil:
Salve as alterações realizadas e clique em fechar para voltar a tela inicial:
33
Informações enviadas à equipe responsável.
Administração da Conta
Inserir o usuário e senha para acessar a sua conta no Portal Ariba:
34
Abrirá a sua página inicial. Clique em Configurações da empresa:
Clique em usuários.
Ao abrir a tela de configurações da conta, clique em Criar Usuário:
35
Preencha as informações do novo usuário:
Indique o que ele poderá acessar:
36
Informe a carteira de clientes que esse usuário poderá administrar e clique em Concluído:
O usuário que você criou receberá um e-mail com a senha temporária para acesso:
37
38
Tutorial Portal SAP
Ariba Sourcing
39
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de cotação.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!
Cotação: Negociação de Contratos e de Compras Spot
A Votorantim Cimentos realiza as cotações e negociações, tanto de contratos, quanto de compras spot (pontuais)
pelo Portal Ariba.
Para as negociações de contrato e grandes compras é usado o SAP Ariba Sourcing.
Para as negociações de compras spot é usado o SAP Ariba Discovery.
SAP Ariba Sourcing
Você, enquanto fornecedor da Votorantim, poderá ser convidado a participar diretamente de uma cotação, por
meio do Ariba Sourcing.
Neste caso, receberá o e-mail convite conforme imagem.
Negociação de Contratos SAP Sourcing
Assista ao video
40
Basta seguir as instruções para participar da concorrência.
Ao clicar no link disponível no e-mail, você será redirecionado para o site
Se quiser pode navegar no guia rápido de tira dúvidas
Se já tiver uma conta, pode utilizar a mesma para acesso
Clique em Continuar
Criando uma Nova Conta
Ao clicar em Continuar, você será redirecionado para o site.
Na tela de criação de conta, você precisa checar e/ou alimentar os campos marcados:
41
Ler os termos de uso da ferramenta e clicar em Enviar
Você será redirecionado para a tela inicial do Ariba Sourcing:
Note que o evento ao qual você foi convidado já aparece com o status de Aberto, aguardando sua
resposta:
42
Usando uma Conta já existente
Algumas empresas, eventualmente, podem já ter uma conta, para uma determinada pessoa e/ou área de
atendimento.
Como a mensagem do Ariba Sourcing pode ser direcionada ao e-mail do responsável pelo atendimento comercial,
lembre-se: ao receber o convite, você pode não criar uma conta e sim utilizar uma conta já existente.
Caso, ao receber o e-mail convite, o responsável comercial tenha criado uma conta, mas sua empresa
gostaria de unificar o acesso a uma única área ou responsável, existe esta possibilidade.
Basta ir no seu usuário e criar a solicitação de vínculo a outra conta:
43
O responsável pela outra conta deverá acessa-la, ir no seu usuário e localizar o link: “VINCULAR CÓDIGOS
DE USUÁRIO”:
Em seguida, ir em solicitações recebidas de vínculo e aprovar:
44
Respondendo a uma solicitação de cotação
Na sua tela inicial, localize o evento aberto e clique nele:
Para enviar a sua resposta, terão sempre 4 passos a efetuar, conforme “Lista de Verificação”:
45
Esta será a sua tela principal de resposta. Nela, no canto superior direito, constará o tempo restante para
você responder à Votorantim.
O Passo 1 da Lista de Verificação é a tela inicial.
Você poderá encontrar todos os dados sobre a cotação, fazer download ou impressão dos documentos e,
eventualmente, até declinar de uma cotação:
46
Para o Passo 2 da Lista de Verificação, clique em Revisar pré-requisitos:
Você obrigatoriamente precisa aceitar os termos de uso da Ferramenta Ariba Sourcing e responder aos itens
de Pré-requisitos estabelecidos para esta concorrência.
O conteúdo de pré-requisito pode ser específico de acordo com cada processo, portanto leia com atenção
antes de responder.
Feito isso clique em OK:
47
No passo 3, você deve selecionar os itens que irá participar.
No nosso exemplo, temos apenas um item, mas, em caso de múltiplos itens, é possível selecionar somente
aqueles que irá responder.
Selecione o item e clique em enviar lotes selecionados:
No passo final, 4, finalize a resposta ao conteúdo solicitado, respondendo aos demais campos, valores,
anexos etc.
Revise suas informações e clique no botão “Enviar resposta completa”
Sua resposta foi enviada. Enquanto o prazo ainda estiver aberto, você poderá revisar e alterar suas respostas.
48
Quando o tempo restante finalizar, o comprador será capaz de visualizar suas respostas.
É possível também o envio de mensagens e questionamentos para o comprador através do botão “Compor
Mensagem”. É de suma importância que qualquer comunicação oficial seja enviada por este meio.
49
Tutorial Portal Ariba
SAP Network
50
Você, enquanto fornecedor homologado da Votorantim, poderá ser convidado a
participar de uma cotação de compra spot (pontuais), por meio do SAP Ariba Network.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
Caso você tenha configurado seu perfil para enviar notificações, receberá um aviso via e-mail, via SAP Ariba
Discovery:
Para responder a cotação, você pode clicar no link que consta no e-mail ou acessar
http://discovery.ariba.com/
Neste link você também consegue acompanhar o surgimento de novas solicitações de cotação.
Assista ao video
51
Ao acessar o link, clique em Acessar:
Digitar seu login e senha e clicar em Acessar:
52
Na tela, aparecerão as cotações que estão em aberto, aguardando o envio de sua proposta:
Na tela abaixo, você poderá acessar as cotações já respondidas:
53
Para responder a uma cotação, você deverá estar na tela de Convites e clicar em cima do número da cotação:
Ao clicar na cotação, será aberta a seguinte tela. Nela você conseguirá verificar o prazo de encerramento da
cotação, comentários e anexos enviados pelo comprador:
54
Logo abaixo estarão os itens a serem cotados
Para responder a cotação você deve clicar em Cotar tudo:
Você deve responder as informações que constam na solicitação de cotação, inclusive os impostos.
Alguns campos já aparecerão preenchidos, porém você tem a opção de alterar.
55
Caso queira declinar da cotação de algum item, você deverá deixa-lo com o preço 0,00:
Você também anexar arquivos com o detalhamento de sua proposta.
Para isso, clicar em Escolher Arquivo, selecionar o documento do seu computador e clicar em Carregar
anexos:
56
Caso o item cotado possua ICMS: a base deverá ser informada no campo Imposto de base e a alíquota no
campo Imposto.
Para IPI, informar somente a alíquota.
Caso possua demais impostos, eles também devem ser informados.
Após preencher todas as informações e conferir a sua cotação, clicar em Enviar, ao final da página.
O sistema avisará que sua proposta foi enviada.
Caso queira, até o prazo de vencimento da sua cotação, você poderá revisar sua resposta, através do botão
Revisar cotação:
57
Recebimento do Pedido, Confirmação e Folha de Serviços
Os pedidos de compra, confirmação e folha de serviços são tratados dentro do SAP Ariba Network.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar estas demandas.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
Você deverá acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
Na tela inicial aparecerão os documentos recentes:
Assista ao video
58
Pedido de Compra
Ao clicar em Caixa de Entrada você poderá visualizar os pedidos publicados
Ao identificar um novo pedido, você deverá conferir e responde-lo, aceitando ou rejeitando, caso
encontre alguma divergência.
Para acessa-lo, você deverá clicar no número em azul:
59
Dentro do pedido constarão todas as informações inseridas na cotação e mais os dados para
faturamento:
60
Para exibir os impostos de cada item, clicar em Mostrar detalhes do item ou Detalhes:
Para pedidos de Serviços, no campo Preço, estão inclusos PIS, COFINS, ISS, IRRF, INSS e CSLL, caso incidam,
de acordo com a legislação vigente.
Para pedidos de Materiais, no campo "Preço" deste pedido de compra, estão inclusos PIS e COFINS. Os
impostos ICMS, IPI e ST, caso sejam aplicáveis, constam no campo "Imposto"
No detalhe, também é possível visualizar a descrição longa do item e demais informações. Confirmar as
informações
61
Confirmação do Pedido
Após a conferência do pedido, você deverá responder, aceitando o rejeitando o fornecimento.
Para responder o pedido, você deverá clicar em Criar confirmação do pedido.
Aparecerão 3 opções:
1. Confirmar pedido inteiro: usar essa opção para aceitar o pedido em sua totalidade
2. Atualizar itens de linha: usar essa opção para aceitar / rejeitar o pedido parcialmente
3. Rejeitar todo o pedido: usar essa opção para rejeitar o pedido em sua totalidade
62
Confirmar o Pedido inteiro
Clicar em Confirmar pedido inteiro
Preencher o número de confirmação com um número para seu controle:
Caso você não consiga atender a data de entrega solicitada, deverá preencher o campo Data est. de conclusão
ou Data de entrega com a nova data prevista.
Caso consiga atender a data solicitada no pedido, não será necessário preencher este campo:
63
Clicar em Avançar
Clicar em Enviar:
64
O sistema passará a mostrar a confirmação dentro do pedido:
Rejeitar o Pedido inteiro
Você deverá clicar em Rejeitar todo o pedido
65
Na sequência, o sistema pedirá o motivo da rejeição. Você poderá enviar um comentário, caso queira.
Em seguida, clicar em Rejeitar pedido:
Aceitar / Rejeitar o Pedido parcialmente
Clicar em Atualizar itens de linha:
66
Nesta opção, você poderá responder item a item, confirmando ou rejeitando:
Folha de Registro de Serviços
Após a prestação do serviço, deverá ser criada a Folha de Registro de Serviços no Portal Ariba.
A folha de medição deve ser apresentada em até 48 horas após a conclusão do serviço ou, para serviços contínuos,
até o dia 21 do mês.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
Assista ao video
67
Para criar a folha de serviços, clicar em Criar folha de registro de serviços:
Selecionar o serviço para o qual será criada a folha
Clicar em Avançar:
68
Preencher o número da folha com um número para seu controle
Inserir a data de início e fim da prestação do serviço
Descrever o serviço prestado e ajustar a quantidade, caso necessário.
Se desejar, é possível adicionar anexos:
Caso tenha algum serviço que não deverá ser medido, desmarcar o campo Incluir. A linha ficará cinza:
69
Após conferir as informações, clicar em Avançar:
Revisar as informações e clicar em Enviar
O sistema informará que a folha foi enviada:
A folha de serviço será enviada para aprovação da Votorantim Cimentos.
Você deve acompanhar a resposta para saber se ela foi aprovada ou rejeitada.
Você poderá acompanhar o status das folhas em Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços:
70
O status poderá ser:
Enviado: a folha foi enviada para a Votorantim e está pendente de resposta do aprovador
Rejeitado: a folha foi rejeitada por questões técnicas ou pelo aprovador.
Neste caso, você poderá ver o motivo da rejeição dentro da folha. Após tratar o motivo, poderá criar nova folha.
Aprovada: a folha foi aprovada e você poderá seguir com o faturamento de acordo com as orientações enviadas:
Entrega e Faturamento
Materiais
Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no
momento do transporte, emissão das notas fiscais e envio do arquivo XML para Votorantim Cimentos.
71
Transporte e Entrega
As entregas deverão ser feitas conforme a data de remessa que consta no pedido:
Caso o motorista em exercício nunca tenha realizado seu cadastro na VC ou já tenha
expirado (validade: 6 meses), a Votorantim recomenda que chegue na unidade até às
13h de modo a efetuar o trâmite de cadastro e descarga no mesmo dia.
No caso de antecipação, esta não poderá exceder 15 dias do acordado, sob pena de devolução e
reversão do frete ao fornecedor.
Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio
O número do pedido enviado pela Votorantim Cimentos, bem como o número do item de cada material e o código
do material da Votorantim Cimentos devem constar no arquivo XML, para que nosso sistema possa identificar e
ler automaticamente o documento.
Caso alguma informação esteja inconsistente ou faltando, o documento não será processado automaticamente, o
que pode acarretar em atraso do pagamento.
Os pedidos de compra são publicados no Portal SAP Ariba Network, conforme exemplo abaixo.
Caso não tenha recebido o pedido, por gentileza, contate o comprador responsável pela negociação.
72
Portal Ariba |Exemplo pedido de compra publicado
Orientações para geração do arquivo XML da Nota Fiscal
O número do pedido deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <xPed> dentro da tag <prod> de cada material:
73
O número do item também deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <nItemPed>, também dentro da tag
<prod> de cada material:
O código do material da Votorantim Cimentos deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <codMaterialCliente>,
dentro da tag <infAdProd>, que por sua vez, fica dentro da tag <det> de cada material:
Quadro resumo:
74
O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica deverá ser enviado, no ato do faturamento, para o e-mail
[email protected], obedecendo as seguintes regras:
O arquivo deve estar validado pelo SEFAZ, contendo, obrigatoriamente, o protocolo de validação
O arquivo deve estar na versão 4.0 e na extensão .XML
Não é permitido o envio do arquivo dentro de pastas ou anexado a outro e-mail
Não é permitido o envio de arquivos compactados. Ex.: ZIP, RAR, 7zip
É permitido enviar mais de um arquivo por e-mail, atentando para a regras #c# e #d#.
Após enviar o XML, você poderá conferir a integração dentro do Portal SAP Ariba Network, na opção Caixa de Saída
/ Faturas.
Recibos
Quando o material chegar na unidade e for recebido pelo Almoxarifado enviaremos um aviso para o Portal Ariba.
Você conseguirá ver essa informação através da opção Caixa de Entrada / Recibos:
75
Ao clicar no número do recibo (em azul) você visualizará os detalhes e conseguirá ver qual o número da nota
fiscal que foi recebida:
Serviços
Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no
momento da emissão das notas fiscais de serviço e envio do arquivo pdf para Votorantim Cimentos.
Envio da Nota Fiscal de Serviços
A Nota Fiscal de Serviços deve ser enviada para a Votorantim Cimentos através de uma folha de serviços aprovada.
Confira o passo a passo:
Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
76
O sistema abrirá a tela inicial.
Acessar a aba Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços e localizar a folha que deseja utilizar.
Ao encontrar a folha, clicar em cima do nome dela em azul:
Na tela seguinte, conferir os dados da folha e
Clicar em Criar Fatura:
77
Preencher o número da nota, a data de emissão e marcar todas as linhas:
Inserir o pdf da nota clicando em Adicionar a cabeçalho / Anexo:
Clicar em Escolher arquivo e buscar o arquivo em seu computador:
78
Clicar em Adicionar anexo e
Marcar o arquivo:
Conferir os dados e clicar em Avançar:
Conferir os dados e clicar em Enviar:
Você receberá o aviso de que a nota foi enviada
No caso de DANFE, adicionalmente, é necessário enviar o XML para o e-mail: invoicereceiver-
79
Resposta da Nota Fiscal
Após o envio da nota fiscal, é possível verificar o status da nota em Caixa de Saída / Faturas:
Após o documento ser recebido pela Votorantim Cimentos, será analisado e você receberá a resposta de Aprovado
ou Rejeitado.
Aprovado: significa que sua nota foi aprovada e lançada.
Inicialmente você receberá a informação de que sua nota foi lançada e, posteriormente, receberá a informação de
que o pagamento foi efetivado:
Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes
80
Rejeitado: significa que sua nota possui alguma divergência e não será lançada para pagamento.
Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes e problemas que foram identificados:
Neste caso, você deverá cancelar a nota e / ou corrigir o problema. Se necessário, com o apoio do
requisitante do serviço.
81
Pagamento
Acompanhe sua nota
O Portal Ariba permite que você visualize a programação de pagamento das suas notas fiscais. Para visualizar essa
informação você deve:
Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
Na tela inicial, acessar a aba Caixa de Entrada / Pagamentos Programados:
Você poderá visualizar quais são os pagamentos programados e as notas já pagas:
82
Ao clicar em cima do código, em azul, você visualizará os detalhes da programação, inclusive se seu
pagamento possui impostos retidos:
Atendimento Financeiro
Caso possua algum questionamento ou necessidade de esclarecimento sobre seus pagamentos, entre em contato
pelo e-mail [email protected] ou telefone (41) 3388-5002.
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Dúvidas Frequentes
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Dúvidas Frequentes
1. Como faço para ser um fornecedor da Votorantim Cimentos?
Todos os fornecedores que possuem interesse em trabalhar conosco necessitam primeiro realizar o pré-cadastro
no Portal de Fornecedores da Votorantim Cimentos. Após o pré-cadastro as informações das empresas são
armazenadas em um banco de dados e disponíveis para consulta interna.
Quando houver a necessidade de contratação, será disparado um convite, pelo Portal, para a finalização do
processo de cadastro. A pré-qualificação será válida por um ano.
Importante: esse cadastro prévio não expressa uma relação comercial e não representa vínculo entre as partes,
assim como não inclui qualquer obrigação da Votorantim Cimentos em contratar fornecedores que forem
aprovados.
2. Como faço para realizar o pré-cadastro da minha empresa?
Você deve acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register e seguir as orientações do tópico “Seja
Nosso Fornecedor”.
3. Realizei o pré-cadastro, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?
Não. O pré-cadastro é uma triagem para verificarmos se sua empresa está apta a trabalhar conosco e se seu tipo
de prestação de serviço ou fornecimento está em linha com a nossa necessidade.
Caso aprovado o pré-cadastro e identificada a necessidade de contratação, será enviado um convite pelo
Comprador para a finalização do processo de cadastro.
4. Não fui aprovado no processo de cadastro e homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. O que devo fazer?
A qualquer momento os fornecedores não aprovados, podem identificar no próprio Portal de Fornecedores o
motivo da não aprovação e providenciar a documentação ou informação faltante para uma nova reavaliação.
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5. Fui convidado pela Ariba para me cadastrar. O que isso significa?
Significa que sua empresa foi convidada por um comprador de Suprimentos da Votorantim Cimentos a participar
de um processo de concorrência. Para participar, é necessário garantir a aderência de sua empresa ao Portal Ariba,
pois todos os procedimentos de compras realizados por Suprimentos serão transitados por essa plataforma.
6. Recentemente a Votorantim Cimentos mudou sua plataforma de transação comercial do Portal Quadrem para o Ariba. Por quê?
Mudamos de plataforma para oferecer aos nossos parceiros uma rede global mais ampla, com funcionalidades
avançadas. O novo Portal Ariba está conectado a mais de 2 milhões de empresas mundo afora, auxiliando-as nos
seus processos de compra e venda de mercadorias e serviços. Como principais benefícios temos a utilização de uma
plataforma única de comunicação para receber os convites de cotações em concorrências comerciais, criação e
acompanhamento da aprovação da medição por serviços executados, visibilidade total do processo de pagamento,
feedback em tempo real sobre a qualidade das Notas Fiscais de material sendo sinalizado se há qualquer equívoco
no preenchimento que possa causar atraso no processo de pagamento, entre outros.
7. O que o fornecedor precisa para acessar o Portal Ariba?
Basta ter acesso à Internet para acessa-lo em tempo real e em um ambiente seguro.
8. Quais são os benefícios da adesão para o fornecedor?
A ferramenta permite que você, fornecedor: monitore todos os convites de cotações; gerencie e atualize a
Votorantim Cimentos quanto à previsão de entrega; solicite frete; apresente a sua medição por serviços
executados; e envie suas notas fiscais. Além disso, o Portal Ariba passará a fornecer feedback, em tempo real, sobre
a qualidade das notas fiscais emitidas pelos fornecedores, informando se há qualquer equívoco no seu
preenchimento que possa causar atraso no pagamento. Você terá visibilidade total do processo, incluindo não
apenas a data de compensação, mas também as retenções de impostos feitas.
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9. É possível ser fornecedor da Votorantim Cimentos sem aderir ao portal Ariba?
Não. Todas as compras feitas corporativamente pelo departamento de Suprimentos da Votorantim Cimentos são
feitas pelo Portal Ariba.
10. Me cadastrei no Portal Ariba, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?
Além do Portal Ariba, você precisa certificar que sua empresa já está aprovada no processo de cadastro e
homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. Garantindo esses dois cadastros sua empresa estará apta
a participar dos procedimentos de compras da Votorantim Cimentos e ser contratado, caso seja o vencedor do
processo.
Importante: esses cadastros não expressam uma relação comercial e não representam vínculo entre as partes,
tampouco incluem qualquer obrigação da Votorantim Cimentos vir a contratar fornecedores que forem aprovados.
11. Há algum custo para utilizar o Portal Ariba?
Não há custos para a adesão ao Portal bem como para participação em cotações. As taxas só serão cobradas pela
Ariba quando as compras forem efetivadas, ou seja, quando o fornecedor for efetivamente premiado com uma
venda. Além disso, só há cobrança pela Ariba quando o fornecedor atingir R$100 mil em pedidos em 12 meses e 5
documentos (pedidos de compra e folhas de serviço).
Para os fornecedores que utilizavam o Portal Quadrem e migraram para o Ariba, as taxas permanecem as mesmas.
12. Quais são as taxas envolvidas?
As taxas estão divididas em:
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Taxa de Transação
A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual
Ordem de Material 0,45% do valor, com limite de R$ 800,00 por
pedido (+ impostos)
Ordem de Serviço 0,45% do valor, com limite de R$ 20,00 por
medição de serviço aceita (+ impostos)
Taxa de Subscrição
A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual | Faturamento
Trimestral
Calculada com base no Volume total de transações PO (Pedidos de compra)/CO (alterações
de pedidos de compra).
• Trigger para início da cobrança das taxas a partir do 5o. Documento e spend total > 100k nos últimos 12 meses;
• Fornecedores que não atingirem ao trigger são isentos das taxas.
Confira exemplos a seguir:
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ISENTO DE TAXA
ISENTO DE TAXA
COBRANÇA DE TAXA
13. Quais são os benefícios incluídos?
Há inúmeras vantagens em aderir ao Portal Ariba, dentre elas:
Participar de cotações com a Votorantim e outros diversos clientes;
Receber e conferir pedidos de compra;
Criar folhas de serviço e acompanhar a aprovação;
Enviar a nota fiscal de serviço e acompanhar o processo do lançamento até o seu pagamento;
Acompanhar o status e pagamento das notas fiscais de materiais.
As nossas compras são realizadas, preferencialmente, pelo Portal Ariba. Então, faça já sua adesão e garanta a sua
participação nas cotações!
14. Já sou cadastrado no Portal Ariba e estou com problemas ou dúvidas para acessar e enviar informações. Com quem posso falar?
Utilize os canais de contato do Ariba:
1. “Ligue para mim”:
Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda
E, na sequência, clicar em Suporte
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Digitar o assunto que gostaria de pesquisar e clicar em Início
Responda os questionamentos que surgirem
2. Solicite ajuda por e-mail ou por telefone:
Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda
Clicar em Suporte
Ao final da página, clicar em uma das opções: Obter ajuda por e-mail ou Obtenha ajuda por telefone
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Preencha as informações solicitadas e clique em Enviar
O Ariba entrará em contato com você no e-mail ou telefone indicado.
15. Já sou fornecedor da Votorantim Cimentos e quero saber quando serei pago. Como faço para verificar a previsão de pagamento?
Dentro do Portal Ariba há a funcionalidade de consulta de pagamentos programados. Confira no item “Acompanhe
sua Nota”.
Caso a nota não conste no Ariba, você deverá entrar em contato com o Atendimento Financeiro da Votorantim
Cimentos pelo e-mail [email protected].
16. Prestei serviço para a Votorantim Cimentos. Como faço para enviar a Nota fiscal para o pagamento?
A Nota Fiscal de prestação de serviço poderá ser emitida somente após a aprovação da folha de serviços que deve
ser criada via Portal Ariba. Confira as orientações no tópico “Envio da Nota Fiscal de Serviços”.
Importante:
Notas com Folhas de Serviço não aprovadas pela empresa contratada no Portal Ariba serão recusadas;
A data de emissão da nota fiscal deve ser posterior à data da aprovação da folha. Do contrário, a nota será
recusada;
Informar DDI + DDD + telefone
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A nota deve ser emitida e enviada a Votorantim Cimentos para lançamento até dia 26 de cada mês. Notas
posteriores serão recusadas;
A nota física deverá ser entregue ao responsável da planta;
Notas com valores, quantidades ou impostos diferentes da folha serão recusadas.
17. Como faço para enviar o arquivo XML de NF ou CTE?
Enviar o arquivo para o e-mail [email protected]
18. Qual o canal de atendimento quando necessito alteração de dados cadastrais e/ou bancários?
Caso sua empresa já possua cadastro com a Votorantim Cimentos e precise alterar seus dados bancários, deverá
enviar um e-mail para [email protected] com uma cópia do comprovante bancário
(cheque, cartão ou cópia do extrato online). No documento é necessário que apareça o CNPJ, banco, conta corrente
e agência.
19. O processo de recebimento de materiais pelos Almoxarifados das plantas passou a ser automatizado via TOTEM. O que mudou?
A partir de 16/10/17 passou a ser obrigatório o cadastro do motorista e do veículo em todas as unidades
Votorantim. No novo processo, o motorista deverá bipar as NF’s e CTE’s no TOTEM.
Todo caminhão deverá obrigatoriamente se dirigir até a Casa do Motorista para realização do cadastro do veículo
e motorista antes de entrar nas dependências da Votorantim Cimentos. Somente com esse cadastro será liberada
sua entrada na planta para pesagem e descarga. Além disso, é a obrigatória a utilização de EPIs fornecidos pela
transportadora (capacete com jugular, óculos de proteção, colete inteiro refletivo, luvas de vaqueta, calça comprida
e camisa meia manga e sapato de segurança com biqueira).
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20. Quais são os documentos necessários para realizar o cadastro do veículo e motorista no caso de descarga de materiais nas plantas da VC?
Confira as obrigatoriedades no item “Transporte e Entrega”.
